文书与档案管理范文

导语：如何才能写好一篇文书与档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

关键词 管理 文书档案

一、文书档案工作的现状

到目前为止，许多单位的文秘工作与档案工作还在实行分块管理制度，这种体制从某种程度上是拉大了文秘工作与档案工作的距离。负责文秘工作的人员档案意识淡薄，只考虑当前的工作；而档案工作人员墨守成规，也很少考虑文秘工作，从而二者在衔接过程中出现了诸多不规范的现象，这也直接影响了文书档案的建档质量。

在日常的文书档案归档管理中，会出现不同程度影响文书规范立卷和规范归档的情况。例如，归档时出现原稿或修改稿的缺失现象；文件偶用铅笔撰写或标注，不经过复印就直接用原件归档，短期内字迹容易变得模糊不清，影响了档案的质量和存档价值；纸张规格不达标，大小16开纸混用现象较多，文件大小不一致，造成装订中发生掉页、漏页、压字等问题，使档案的美观性和完整性都受到一定影响。文件归档不及时，时有漏归，弃档问题也相对严重，而相近公文重复与立卷组合无序也是一重大问题。

在办公过程中，现行的手工文件处理方式已经运行多年，并且也有一套完善的制度和方法，机关工作人员也习惯了这种文件处理模式，从而我们大部分的文书档案工作仍然在沿用传统的档案管理手段与方式。虽然有些单位使用了计算机，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的文书档案信息，难以达到传输的高通量化和网络化。利用计算机进行文书处理，尤其是实现文书电子化归档还需要一个过程。

二、文书档案工作的改革措施

随着档案改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，而文件和档案数量越来越多，也给保管和提供利用带来了一定的困难。只有实现文档管理现代化，才能有效地解决这些问题。因此，文书档案管理现代化进程势在必行，我们要加大力度，创造条件，改革现行的文书档案管理工作。

（一）争取领导支持

领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。而要实现文档一体化必须要上下达成共识才能实现，所以要采取积极有效的措施，通过大力宣传，转变领导及办公人员的观念，从而使现代文档工作有一个便捷的信息化平台。因此，文档人员要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；要及时为领导提供相关的文件材料，为领导提供档案利用信息，努力做好档案服务工作，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。只有这样，档案信息化管理工作才能得到领导的大力支持，从而给予更多的资金投入，配置与档案管理现代化相适应的软硬件，为文书档案信息化创造条件，使档案信息管理工作顺利进行。

（二）实现文秘工作与档案工作的一体化

文秘人员的头脑中必须要有档案意识，要站在对历史负责高度上来保证档案的质量，来减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，从而使文档工作流程科学化、合理化。对办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，及时整理归档，从而使文件的立卷工作日常化。文秘人员要努力克服畏难情绪，积极创造条件，早日实现文秘工作与档案工作的一体化，从而提高文书档案质量。

（三）规范档案的基础工作

在文书档案管理的实际工作中，要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息繁冗度，提高档案利用的效率和效果。在归档工作中，既要掌握重点，分清主次，严把全宗的入口关，使不该归档文件不致混入。同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，从而提高档案利用价值。建立好全宗卷的案卷目录，按照档案管理要求进行科学的分类、整理、编目，对到期的档案及时进行鉴定、销毁。同时，各单位可以根据自身的具体情况制定总的和分步的计划并逐步实现，使档案管理工作不断完善。

（四）促进档案信息化建设

纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以达到事半功倍的效果。档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，因而要促使档案信息化建设加快发展，在实现了办公自动化的同时，促使文书档案信息化建设迈入一个新的台阶。将文书档案通过网络融合为一体，实现真正意义上的信息资源共享。以前，利用者必须到档案室才能利用，而网络化建成后，利用者可以在自己的办公室对档案数据库进行浏览、访问。将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室阅览，从而提高了档案检索利用服务质量。而新的文书档案剧增，档案信息化管理迫在眉睫，各档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上，要积极参与单位办公自动化系统的设计与建设，密切结合本单位办公系统与信息管理工作的实际，提出档案管理方面的要求和建设，科学推动电子文件归档工作。

（五）提高档案人员的档案信息化素质

档案管理工作者的知识水平和整体素质直接影响到档案工作的方方面面。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。而文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

建立文书档案管理信息系y是档案的发展需要，是档案管理工作中的一个飞跃。要努力实现装备技术现代化，积极运用网络等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使文书档案管理手段由旧变新，将文书档案管理从手工劳动中摆脱出来，实现档案管理人员对这些档案资料的自动管理，同时又能满足利用者的自动查询，这样即节省了人力，又保护了档案原件。而电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此，各档案部门、计算机与信息管理部门要各司其职、各扬所长。

（作者单位为沈阳工学院）

参考文献

[1] 任爱英.用信息化实现文秘工作与档案工作一体化DD提高企业文书档案质量的探索与思考[J].商情（教育经济研究），2008（03）.

[2] 闵涛.浅谈文书档案工作[DB/OL].找法网.

篇2

课程代码：01513

请考生按规定用笔将所有试题的答案涂、写在答题纸上。

选择题部分

注意事项：

1. 答题前，考生务必将自己的考试课程名称、姓名、准考证号用黑色字迹的签字笔或钢笔填写在答题纸规定的位置上。

2. 每小题选出答案后，用2B铅笔把答题纸上对应题目的答案标号涂黑。如需改动，用橡皮擦干净后，再选涂其他答案标号。不能答在试题卷上。

一、单项选择题(本大题共15小题，每小题2分，共30分)

在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的，请将其选出并将“答题纸”的相应代码涂黑。错涂、多涂或未涂均无分。

1.根据指定教材的表述,______是文书工作的性质之一。

A.理论性 B.实践性

C.多样性 D.可比性

2.按照隶属关系，向直接上、下级机关行文，称

A.直接行文 B.越级行文

C.间接行文 D.逐级行文

3.文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后对文件的办理情况和办理结果所作的说明,称

A.催办 B.分送

C.注办 D.承办

4.以年度、机构(问题)、保管期限的文书整理分类方式取代以往按几大特征的分类方式,源自

A.《档案馆工作通则》(1983年4月) B.《机关档案工作条例》(1983年4月)

C.《文书档案保管期限表》(1987年12月) D.《归档文件整理规则》(2009年12月)

5.归档文件，一般要求

A.一式一份 B.一式三份

C.一式四份 D.一式二份

6.殷周时期，铸在青铜器上作为记事和凭信的文字，称

A.甲骨档案 B.石刻档案

C.铭文档案 D.简牍档案

7.下列属于档案业务工作的是

A.档案宣传 B.档案鉴定

C.档案科学技术研究 D.档案教育

8.先将立档单位内的档案按内部组织机构分类，然后在每个内部机构类下再按年度分类，称

A.组织机构——年度分类法 B.年度——组织机构分类法

C.年度——问题分类法 D.问题——年度分类法

9.在档案整理工作中，文件产生和处理过程中所反映和涉及的工作、活动、问题、事件、人物方面的异同关系，称

A.来源联系 B.内容联系

C.时间联系 D.形式联系

10.专门记录档案进入档案机构情况的一种登记形式，称

A.全宗单 B.档案收进登记簿

C.总登记簿 D.案卷目录登记簿

11.由于工作的特殊需要，履行一定手续，将档案借出档案阅览室外利用，称

A.参考咨询 B.档案证明

C.外借 D.档案展览

12.在保护电子档案信息安全的技术中，一种自动检测远端或本地主机安全脆弱点，对重要计算机信息系统进行检查，发现其中可被黑客利用的漏洞的技术，称

A.身份验证 B.防火墙

C.漏洞扫描技术 D.入侵检测技术

13.下列选项中反映特殊载体档案的共同特征的是

A.可以直接阅读 B.载体一致性

C.内容系统性 D.记录信息的非直接利用性

14.答复下级机关请示事项，适用

A.批复 B.函

C.命令 D.报告

15.根据国家质量技术监督局1999年12月27日的《国家行政机关公文格式》，新的国家标准把公文文面的各要素划分为眉首、主体、______三部分。

A.著录 B.版记

C.内容 D.时间

二、多项选择题(本大题共10小题，每小题2分，共20分)

在每小题列出的五个备选项中至少有两个是符合题目要求的，请将其选出并将“答题纸”的相应代码涂黑。错涂、多涂、少涂或未涂均无分。

16.文书处理的基本原则有

A.联系交流原则 B.宣传引导原则

C.高效的原则 D.安全的原则

E.保密的原则

17.以下属于文书立卷的方法的是

A.按问题特征立卷 B.按作者特征立卷

C.按名称特征立卷 D.按时间特征立卷

E.按时代特征立卷

18.档案的属性有

A.科学性 B.原始记录性

C.社会性 D.历史性

E.确定性

19.下列______均属于企业档案馆。

A.福建省档案馆 B.杭州市档案馆

C.鞍钢档案馆 D.天津市档案馆

E.河南油田档案馆

20.档案收集的要求是

A.齐全完整 B.年终收集

C.准确系统 D.平时收集

E.及时归档

21.根据我国制定的档案保管期限的规定,以下属于永久保管的档案的有

A.本机关机构演变、人事任免等文件材料

B.本机关一般事务管理文件材料

C.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料

D.本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要材料

E.下级机关一般业务问题的来函、请示等文件材料

22.按功能划分的档案检索工具有

A.手工检索工具 B.机械检索工具

C.介绍性检索工具 D.查检性检索工具

E.馆藏性检索工具

23.电子文件按数据格式划分有______等。

A.支持文件 B.转换文件

C.图形文件 D.音频文件

E.辅助文件

24.文书大致可以分为______、通用文书和专用文书四大类。

A.科技文书 B.行政机关文书

C.基础文书 D.党的机关文书

E.法定文书

25.下列选项中属于行文基本规则的有

A.“请示”应一文一事、只主送一个机关，不抄送下级机关的规则

B.“报告”中不得夹带请示事项的规则

C.公文由文秘机构统一处理的规则

D.充分利用原基础的规则

E.研究性的规则

非选择题部分

注意事项：

用黑色字迹的签字笔或钢笔将答案写在答题纸上，不能答在试题卷上。

三、名词解释(本大题共5小题，每小题4分，共20分)

26.拟办

27.文书立卷

28.档号

29.档案鉴定

30.档案检索

四、论述题(本大题共2小题，每小题10分，共20分)

31.试论档案发挥作用的规律性。

32.档案室的基本任务是什么?

五、案例分析题(本大题10分)

33.某学院为了科研更上一层楼,在全国范围内进行招聘。某大学黄教授既年轻又学术成果突出，在众多应聘者中脱颖而出，成为某学院引进人才的首选对象。由于人员编制指标、工资报酬等人事权等归学校人事处负责，学院没有具体决定权。学院领导建议，以学院人事科身份发文和学校人事处联系。学院人事科叶秘书草拟了一份公函,希望学校人事处帮助落实解决。

请问：

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1、文书档案管理的特点分析

文书档案具有一些明显的特点，主要表现在以下方面：首先，文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”。文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体（主要是纸质或实质）记录下来，并分门别类地存放在挡案室中；其次，与文书档案直接产生联系的主要是文书工作。文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础，档案主要来自于文书；再次，文书档案内容丰富，载体多样。文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及党群管理、行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。

2、文书档案管理中存在的问题

2.1文书工作与档案工作衔接方面的问题

文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。在现实工作中，文书工作和档案工作应相互配合，形成一个分体式的管理体系。实际工作中，文书和档案实行的是分块管理制，这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是，这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。文书人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘工作，致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。

2.2文书档案管理人员不足

一些单位缺乏专职档案员，档案员往往由文秘人员兼任，他们要负责办公室的收发文、文字综合、后勤保障、信息宣传、档案管理等等方面的工作，投入到档案管理上的精力十分有限，存在收集范围不明确、收集工作不及时、材料真伪不分明、收集合力不强劲等方面的问题。另外，一些档案员对档案资料的收集普遍存在不到位、不完整现象。正是因为档案员的素质参差不齐，主观上又对档案工作缺乏能动力，就使得很多单位在文书档案的收集工作存在很大的漏洞。

2.3领导不重视文书档案管理

档案工作在机关单位办公室众多职能当中的地位不高。在一些领导的心目中，档案工作是说起来重要、做起来却次要的工作。他们把档案工作想象得很简单，“不就是收集整理一下文件，再建立一些档案目录嘛”。而且，档案工作投入大，见效慢，看不见明显的经济效益，只要求单位的文件保存好了，工作需要的时候能够提供参考就行。

3、完善文书档案管理的对策分析

3.1搞好文书工作与档案工作的规范衔接

文件是档案的前身，文件质量的好坏直接影响档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件基础之上的。文书人员要有较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件材料的质量关。

3.2提高对文书档案管理的重视

提高单位文书档案工作的应有地位，转变观念，而且要提高档案管理人员的素质。不断提高领导及员工们对档案工作的认识，努力争取单位领导和员工对档案工作的理解、重视、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和全年工作重点中去，加大档案设施的投入，不断向规范化、现代化、信息化方向迈进。在工作中变被动提供有关档案工作资料为主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性。另外，科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的更高的要求，档案管理人员要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主观能动性，坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务。

3.3做好文书档案管理的基础工作

收集、鉴定、保管、统计工作是文书档案的物质基础和前提条件，因此，不仅要善于收集的本单位与上下级形成的有关红头文件及各种材料，更要善于收集整理本机关在公务活动中形成的鲜活和生动的，能揭示细节的档案资料，用心整合档案资源，对其进行分析、筛选、研究和综合整理，积极推进档案信息功能的发挥，不断丰富综合档案的资源建设。要努力把握不同时期机关工作的重点任务，明确主题，找准位置，自觉以服务大局来安排和考虑档案工作，形成服务大局的强大合力。

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关键词：文秘；档案管理；一体化

中图分类号：G27

文献标识码：A

文章编号：1672-3198(2009)08-0037-01

1　档案管理与文秘工作的关系

文书工作与档案工作有着各自不同的内容和特点，文书处理工作是接着机关工作活动规律，保持文件之间的历史联系，再根据它们的连锁反映来区分价值，反映历史真实面貌，为档案的保管和查考提供便利。档案工作同文书处理工作是鱼水关系，档案同档案工作不仅伴随着文书与文书处理工作出现而出现，而且是伴随着文书与文件处理工作的发展而发展。文件是档案的前身，档案是文件的归宿；从档案形成的客观规律中可以看到档案工作与文书档案工作之间的关系，它们是一个社会分工不同的两个专业，它们在工作中既相互制约又相互联系。

2　文秘工作与档案管理工作衔接的重要性

文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行。极为关键。首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个单位的工作效率；能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息。使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增。是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。

3　做好档案工作对文书处理工作的影响

(1)档案的利用推动了文书处理的再生工作。

档案管理是一门专业性很强的学科，它是解决处理问题的依据，具有指导考查、总结经验、发展生产、积累知识、提供信息等固有特点。而在实践工作中文书处理部门利用档案起草公文、总结经验、制定规章制度、为领导当参谋、准备讲稿、处理纠纷、落实政策等都是相互制约、相互依赖的。因此，搞好档案管理不但有推进文书处理作用，而且还能直接为其提供信息，提高企业经济效益，促进改革发展发挥特有的作用。

(2)在文件立卷归档过程中能发现文书工作质量的高低。

立卷归档是衔接文书处理和档案管理的桥梁，也是文件转化为档案的必经之路，所以说搞好档案管理的重要意义即是为给档案工作本身打基础，而且通过它可以进一步检查发现文书工作的水平，文件格式是否合格、名称是否贴切、文件在阅办中有无丢失泄密，这对改进文书处理和档案管理工作有极大促进作用。

(3)通过档案业务指导能促进文书处理工作的完善。

健全的归档制度是保证文件收集齐全完整，堵塞丢失文件和防止失泄密漏洞的关键。实践证明，在文书处理文件立卷归档过程中，如若忽视档案工作对他们的监督指导作用，不仅会降低对文件立卷归档质量标准，而且对文件鉴定价值和文件之间内部的有机联系等都是非常不利的。因为我们文档人员对每份文件都要经过严格的筛选去审定，不能有文必档。要找出文件的六个特征，即问题、作者、名称、时间、发文机关地区和文件形成规律等找到文件的归宿。这个关口把握不好势必要影响案卷的质量，最好能将文、档两者之间的两项不同专业的工作能有机结合起来，健全两者之间统一的立卷归档制度。共同负责。使之规范化，这对档案的管理有着深远的现实意义和历史意义。

4　如何实现文秘工作与文书档案管理工作的一体化

(1)强化“文档一体化”意识。

虽然文书处理与档案管理工作各有不同的工作任务，具有相对独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立“文书处理工作与档案管理工作一体化”的指导思想，在实际工作中，把住文书处理规范化的人口关，切实做好实现档案管理工作规范化的基础工作。头脑中要有“今天的文件就是明天的档案”的观念，要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务，更要对历史负责，要了解文秘工作是“文档一体化”的基础性工作，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文。

(2)做好文件整理工作。

按照机关事业单位公文处理程序，文件在阅办前首先要进行登记，登记内容一般包括文件责任者、文号、标题、形成时间等内容，这与以“卷”为单位整理时抄写卷内目录的工作非常相似。我们可以把一个年度内的档案视为“一卷”。把文件登录作为这“一卷”的内目抄写工作。在保管期限属于永久或长期(保管期限属短期的单独处理)的文件左上角编号。从当年的第一份文件编起。考虑到随后要移交给综合档案室，件号应包括全宗号、文件所属年度和文件顺序号，顺序号应一年编一个流水号，编号后，按所编顺序号将文件正文扫描入计算机。这样，文件原件与计算机内保存的文件在内容上是相同的，并且是一一对应关系，然后将文件发出供部门阅办。每隔一段时间，将阅办完毕的文件全部收集起来，按件号先后顺序装人卷盒。在不改变原有件号的前提下，利用计算机对机内文件进行分类，模拟人工立卷，然后按类别将属于目录条的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位的案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成时间先后顺序排列后进行打印。这样，整理工作就在平时的文件登录和次年年初的装订、装盒工作中完成了。

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关键词：文书与档案管理；课程教学

《文书与档案管理》是职业教育文秘专业一门有很强的应用性和操作性的课程，在传统的教学方式上，主要方式还是通过教材，进行纯粹的理论授课。最后，当课程结束，很多学生连归档文件、案卷、档案柜等基本物品都没有见过，所以在以后的综合实习和工作中就很难动手操作。因此职业教育的根本目的没有达到，特色也无法体现。笔者认为，在《文书与档案管理》的授课中，思路模式、内容方法等方面都要体现职业教育的特色，教师一方面要不断地提高自身的素质，另一方面还要在教学中运用一些新颖而且实用的教学方式和途径，以激发学生对这门课程的兴趣，甚至促成学生对本课程更深层次的探索、研究和创新。下面就是笔者结合自身教学经验，做出的一些小结：

一、案例教学法的运用

依据教学环节的要求，通过案例教学的方式，调动学生的学习积极性。这种方式的优势就是可以在已进入课堂状态就能吸引学生的注意力，引发学生的课程认同感以及体验满足感，进而引导对课堂全身心的投入。只有这样，学生的学习积极性、主动性、求知欲以及探索未知的兴趣都能够被有效地激发起来。这种从已知引向未知、从浅入深的教学方式是教师能够轻松掌控课堂气氛、提高教学质量的有效途径之一。

与此同时，案例教学法一样能够在教学过程得到充分而有效的运用，课程教师可以将学生引导到一个模拟情景，讨论一些典型案例，让学生自发地进入到文档工作的操作现场，成为其中的“角色”。并以此为契机，举一反三，逐渐提高学生的学习迁移能力。其次，通过对模拟案例的讨论，还能促成学生积极思考、经常分析、准确决策良好习惯的养成。所以，从根本上讲，这个过程也就是引导学生进行思考、探索与实践的一个过程。教师的重要职责就是要给学生的讨论、实践创造良好的氛围与环境，保证讨论的内容与方向的掌握，也要保证学生成为讨论过程中的主角，并适时地给予学生针对性和鼓励性的指导。总而言之，这种授课方式对教师来说，是一种严峻的挑战，也是一种技能与素质的提高，是真正实现教学相长的有效途径。

二、演示法的充分运用

核心内容就是充分搜集、挖掘各种资源，为学生做好比如设施、文件、图片、案卷等实物资源的准备工作，然后在课堂上进行展示或演示。另外，学院的档案室、办公室也可以为教学提供各项教育资源，比如说场地、设施、辅导教师、档案材料、信息等相关资源；同时也要利用好网络、报纸杂志等多媒体资源，以便提供行业中最新的信息，行业法规文件，典型的案例，形象的图片等，充分利用好这些资源，也能够将枯燥的理论介绍转换成真实而直观的形象展示，便于学生的理解和接受，提高教学效果，为实践教学法奠定坚实的基础。

必须了解的是：课堂教学作为素质教育实施的最重要途径，其改革也是教科研工作中非常重要的工作，是促进教学质量的提高，促进教育的可持续发展目标实现的可靠保障。有一位经验丰富的授课教师说过：“课堂教学中包含着非常大的生命活力，只有让师生们的活力有效地发挥在课堂教学中，才能真正促进学生的教育以及教师的成长，课堂才叫真正的课堂。”所以，我们要将课堂教学进行改革的核心集中在不断激活学生思维、促进学生发展上面，因为只有这样，才能让课堂充满激情与活力，这样的课堂，才是高效的。

然而，教学的改革不能局限在课堂上，我们要不断拓展思路，扩大教学视野，通过文档课程实践教学法的实施，将课堂从狭隘的转移到社会这个大课堂中。

三、实践教学法的实施

实践教学法一般有两种：观察型学习与实践型学习。

第一种是观察型学习，主要就是让学生们直接地观察或者通过观看展览的方式对文书与档案工作各环节的全部过程进行记录和体会，加上指导教师的指导和讲解，让学生从感性的角度，对文书与档案工作的整体特点进行探索式认识，或者在一定程度上了解文书与档案工作发展的情况和时事热点。当然，如果具备良好的条件，可以通过与演示法的结合，让学生对某个具体的工作步骤进行细致深透的了解。观察型学习是该课程实习过程中的一个非常重要的环节，接触到文档理论之后，学生首先可以在学校的档案室初步观察和了解文书与档案工作的基本情况，然后再到档案馆进行参观学习。在档案馆的观察实习中，学生可以清楚地了解档案的分类、存放和检索编制等基本实务知识以及当前档案利用的信息；通过观察实习，既可以加强对档案安全的认识，又可以加强对档案工作概况的了解，促进对档案查找、利用技能的掌握；值得重视的是，通过观察对破损档案补救过程的演示，可以加深对档案工作重要性的认识，激发兴趣度和关注度，树立起对将来工作的信心。

观察型学习有着其他途径与手段不可比拟的优势，不仅可以加强对学生观察问题和发现问题能力的提高，促进学生学习兴趣的培养，找寻心底的求知欲。而且这种形式最大的好处就是能够将学生放置到文档课程学习的过程中，促进理论和实践的最佳结合，促使学生的理论能够更好地在实践中发挥出来，激发学习积极性、主动性与专注度，保障长期的自主学习。

第二种是实践型学习。学生的实践地点设在企事业单位办公室或者档案室，让学生参与到文档处理的各个流程当中去。学校应该加强为学生的实践型学习寻找合适的场所、创造合适的机会和资源，保障实践型学习的顺利进行。这种学习方式可以让学生全面地融入到文书与档案工作中去，让学生深入到文书与档案工作的具体实践当中去；能够很好地锻炼学生的工作技能，加深对文书与档案工作的亲身体验，培养学生实践操作动手能力，最终达到运用理论知识和技能解决实际问题的效果。实践型学习的时间一般安排在3-6周为佳。

四、灵活互动的考核评价

（一）课程考核阶段。主要包括基础理论考核与基础技能考核。基础理论考核以笔试为主要方式，实践性教学考核通过工作目标来定制。通过团队合作的形式进行专题考核和综合考核。旨在检验学生基础知识的掌握程度、技能的熟练程度等。不但要注重学生的基础理论知识和基本技能的检验，也要加强对学生创新能力与团队合作能力的考核。

（二）实践性教学总结。项目教学总结是在学生项目教学完成之后的一次交流活动，是在实践性教学环节中必须的一个环节。只有通过总结和交流，才能更好激发学生学习的成就感和学习的积极性、主动性。

五、结语

职业教育《文书与档案管理》课程教学的技能培养是一个不断探索而艰辛的过程。教学方法的探讨仅仅是这个系统工程中的一个步骤。作为一名本课程的授课教师，必须充分考虑职业教育文秘专业人才的培养标准和目标，从国内文书与档案工作的实际情况出发，为各级各类政府机关、企事业部门和社会团体培养出大量的具备较高综合素养的适用型文秘人才，与此同时，要把自身的发展贡献与学校教育的全面改革联系在一起，促进职业教育的不断发展。

参考文献：

[1]石伟平.职业教育课程开发技术[M].上海教育出版社.2006

[2]周铭《档案管理学》教学模式探究[J]科教文汇.2008.9.

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内蒙古锡林郭勒盟疾病预防控制中心　锡林郭勒盟　026000

【摘　要】随着社会的不断进步，科技水平蓬勃发展，人们开始越来越注重文书档案管理工作。而文书档案管理工作的好坏也直接影响着机关单位的发展。因此，本文主要探讨如何有效完善文书档案管理，首先对文化档案管理当中所存在的问题进行探讨，其次起初对策。

关键词 文书档案管理；研究；完善

文书档案对一个单位的发展具有重大的意义，文书档案包括单位的重大事件、人事档案、历史、行政档案、签订的各种协议等，文书档案一般一纸质为主，并且还有影响、电子档案、照片等档案记载。而随着文书档案管理的不断改革，文书档案管理人员应当紧随脚步，不断进步。

1 目前文书档案管理当中所存在的问题

1.1 文书档案管理制度以及人员相对落后

文书档案管理的工作人员与档案管理有着直接的关系，同时也决定着文书档案管理的水平。目前，存在一些文书档案管理人员知识缺乏并且只是单一。一方面缺乏专业的管理水平，另一方面缺乏信息化管理的知识，同时许多文书档案管理依旧停留在传统的管理水平上，没有进行创新一级思考，对于新问题的出现，难以作出有效合理的文书档案工作解决方法，致使文书档案管理一直停留在原来的基础上。因此，对于现代化文书档案管理人才的培养十分重要。

1.2 文书档案管理工作不够科学化、现代化

目前，随着科技的不断进步与发展，信息化技术不断应用到各个领域，而文书档案管理同样也应当采取科技技术，使得管理工作更为便捷。由于一直以来，文书档案管理，主要是利用人工的方式对档案实行收集、整理、保管和查阅，需要消耗大量的人力资源与时间，并且工作效率低下。而现在人们生活、工作节奏越来越快，显然传统的管理手法已经无法适应。因此，将信息化技术运用在文书档案管理当中，在很大程度上提升了档案的存储量，并且还减少了人力资源，提升了工作效率，促进档案信息化转换为实际生产力。

1.3 文书与档案工作衔接有待改进

文书和档案管理工作，二者之间有着密切的关系，同时二者之间又存在一定的区别。在实际生活当中，文书工作人员对档案管理不太重视，而档案工作人员对一般情况下不太考虑文书的工作；在文书档案管理工作中，二者需要互相合作。因此，以上所述，是文书与档案之间应当协调和衔接的问题。而这样的问题十分容易致使文书工作人员书写不规范等情况出现。

2 有效完善文书档案管理的对策

2.1 加强文书档案管理意识

应当加强宣传力度，加强文书档案法的学习，增强干部、工作人员的文书档案管理意识。

2.2 重视文书档案管理人才的培养工作

在对文书档案管理人员的人才培训中，可以通过专业培训、知识更新、进修学习等方式，将文书档案管理人员的业务水平提高。加强文书档案管理人员的创新能力，使其系统地了解文书档案的新知识。无论是文书档案专业主体知识还是对于主体知识密切相关的知识都需要进行系统的学习，只有这样，文书档案管理工作才能够得到不断的完善以及创新。与此同时，还需要加强对文书档案管理人员的思想价值观，使得文书档案管理工作能够更加深化。

2.3 加强现在化技术在文书档案管理当中的应用

采用信息化技术，能够使归档的资料格式以及纸张都保持统一的字体。因此，这样能够确保归档资料的格式以及字体等统一，如此一来不需要工作人员进行手写，保证了资料信息的规范、整洁，便于阅读。并且传统的文书档案管理工作都需要在库房进行，从而使得库房的占有量增加，导致浪费许多可以利用的空间，同时由于繁多的文书档案，在需要和寻找时也耗费时间精力，为工作人员带来极大不便。但是利用信息化技术管理，不但能够使得服务器的空间优化，节约人力资源，并且在很大程度上改变了管理的模式，提升了工作效率。

2.4 加强部门合作，做好衔接工作

文书档案管理需要各个部门一起合作才能够得到更好的发展。由于档案的基础是文书，因此对于文书工作人员而言，应当加强档案意识，规范书写，及时记录和查找文件是否有误，及时更改。并且需要文书工作人员主动积极了解各个部门的动态、工作等，获取一手资料。在工作的过程当中要严格遵守规定和程序，将文书和档案工作进行协调和衔接。

2.5 建立完善的文书档案管理制度

首先需要建立有效的文书档案管理的制度，可以根据《中华人民共和国档案法》制定保管规定、保密规定等条款。如此有利于发挥避免出现随意管理的现象，保证文书档案管理工作的健康、持续发展。由于文书案管理工作所涉及到的方面的内容比较多，所以，更需要根据自身的实际情况，建立有效合理的文书档案管理制度，并且在实践的过程当中不断完善管理制度。同时还应该注重收集以及传递和登记制度的设立，一旦发现档案遗失或者损坏，能够第一时间查找和补救，保证其完整性。

3 结束语

目前我国科技水平不断进步，文书档案管理占据着越来越重要的位置。想要进一步完善文书档案管理工作，不仅需要加强文书档案管理意识、重视文书档案管理人才的培养工作、加强现在化技术在文书档案管理当中的应用，还需要建立完善的文书档案管理制度，才能够有助于单位或企业的建设和发展。

参考文献

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关键词：文书档案 整理 保管方法

在现代社会发展的新时期，文书档案已经成为社会各个领域广泛应用的记录方式。所以文书档案的整理和使用方法要紧随时代的发展，不断的与时俱进。文书档案工作记录了各个企业领域的发展状况，是促进企业发展的重要手段。因此做好文书的整理和保管工作是档案管理中非常重要的一部分，相关部门要做好对文书保管方法的创新的工作，提高档案的管理效率。

一、文书档案的归档范围和保管期限

因为企事业单位的工作职能不同，所以各个单位的文件种类也不同，归档的范围也各有其区别。但是我们也可以从中发现它们之间的共同规律，通过他们之间的内在联系，判断它们对公司发展的价值。经过仔细的分析我们就可以了解文档对公司发展的价值和重要性。

上级文件归档的主要有二部分文件材料：一部分是针对本单位发的文件，如有关本单位机构、人事、职称、工资、福利、经费、物资、奖惩等方面的批复、通知、通报，这是最重要的依据材料，有的要永久保存，有的要长期保存。另一部分是国家、省、市县各部门发的法律、法规、政策规定，以后要作为执行的依据，要归档作为短期保存。

对单位文件资料的归档，不仅要正是的文件，对工作的总结、汇报、领导的讲话等都要归档。对重要的文档要永久性的保存，对于一般的文档，要做好长期保存的准备，对于作用不大的文件，也要保持其短期性的作用。同级的单位或者具有联系的单位要保持文档之间的联系，一般的参阅件不必归档，对重要的合同、协议都要进行准确的归档，与本单位的重要文档要进行永久的保存。

下属单位的重要文件、制度、计划、总结、统计报表要归档，重要的长期，一般的短期。

具体归档范围：企业的归档主要是党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理这四类。机关事业单位按各自的归档范围执行。

二、文书档案的整理方法

（一） 文书立卷责任部门：文字档案一般由文书、收发人员进行收集，立卷归档，这是我国长期以来的立卷制度。1956年4月 16日国务院《关于加强国家档案工作的决定》中规定：“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。”这一决定说明了文书立卷的重要性，确立了文书立卷是文书处理部门。档案对企事业单位起到的是一个监督的作用。一些小规模的单位没有健全的文件管理制度，档案工作也不规范，档案整理工作一般都是文员在做。还有一些其他的单位建立了规范的档案室，把立卷的任务交给了档案室，这样的方式虽然保证了文档管理的正规性，但是无法确保档案收集的全面性。文件材料的产生规律和内在联系都不清晰，导致档案的内在质量不高。所以建立标准的立卷制度十分必要，有关部门要明确文书档案管理的工作。

（二）文书立卷的基本要求和主要方法：

文书立卷的基本要求是遵循文件材料形成的客观规律，维持文件的内在联系，对不同价值加以区别和认定，为文档的保管和使用提供方便。

文书立卷的主要方法是“四分四注意”。

1、分年度，注意把文件形成年度和针对年度相结合。 一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按针对年度立卷，如计划、总结、统计报表要按针对年度立卷。

2、分级别，注意上下级文件之间的密切联系。一般文件应把上级、下级与本级文件分开组卷；但请示与批复，来文与复文应与本单位文件一起组卷，转发上级文件可以与上级文件一起分类组卷。

3、分类别，注意问题的专门性和问题之间的联系，按分类方案分成若干类，如企业先按四大类分开，每一大类再按文件多少分成若干卷。

4、分保管期限，注意保持问题的完整性。一般需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷，但为了保持文件间的有机联系，少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时，保管期限从长。

（三）文书立卷的操作程序：

1、初步立卷：根据每年形成的材料数量， 剔除不归档文件，按“四分四注意”的方法组成案卷。

2、拟写案卷题名。案卷题名应当准确概括本卷文件的制发机关、内容、文种，文字应力求简练、明确，一般案卷题名应具备作者、内容、文种三要素，如涉及重要地区的要标出地区，涉及特定时间的要标出时间。

3、卷内文件排列与编号

a卷内文件排列

密不可分的文件应当依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；多种文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；处理同一问题的文件与电报应根据内容和文件一起依次序排列；案件材料结论、决定、判决材料在前，依据材料在后。一般文件可按问题或时间顺序排列。

b装订的案卷要编页号，

卷内文件凡有文字、图象等页面都应每页编写一个号，空白页不编号。编写应该用阿拉伯数字每卷从1开始，文书档案在正面的右上角，背面的左上角编写页号。不装订的文件编件号，要盖档案号章，在档案号章内写档号、件号。

三、文书档案的保管措施

计算机辅助确定归档文件保管期限的方法主要是使用的是比较抽象的方法，可以在月末或者年底进行分批的处理，也可以及时的对特定的单独文件进行处理。

1.编制归档文件责任者、内容、文种的报表，并按上述分支对每个词条给分，这些词条我们可以预先找出一部分，其他的一部分可以通过计算机进行找出。另一方面，我们可以通过对列出归档文件的性质，把文件分为重要性和一般性，通过各种性质进行合理的归档。

2.根据现行文件的格式，确定不同的模板。如模版一：责任者、内容、文种；模版二：内容、文种。这样可以为计算机的自动抽词提供方便。

3.编制计算机的归档程序。对电子文件的标题名中各个字段进行比较，对责任者、内容进行一次性的抽取，并给予相应的分数。它们共同组成了编制工作的核心

4.每一份文档形成电子文件后，需要在设计好的程序中运行，通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限，并对其进行人工审阅。

四、结束语

文书档案的整理需要档案管理人员明确自己的职责所在，确定文书档案的管理范围。本文通过对文书档案的管理的基本要求和归档方法的详细阐述，提出了对档案创新保管方法。做好文书档案的管理工作要与科技的手段相结合，运用计算机辅助文档的管理，达到管理的合理性和科学性，为社会各个领域的发展提供完整的参考资料。

参考文献

[1] 史卫军. 新时期档案工作的走向[J]. 吉林水利. 2003（S1）

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[关键词]文书办公；档案；现代化管理

1 前言

所谓的文书办公档案管理，就是针对文书办公档案的收集、鉴别、整理、存档、保管、统计等所进行的一系列活动。随着经济的发展和社会的进步，加强文书办公档案的信息化和科学化管理，使其能够在个人及组织单位的发展过程中发挥积极的作用，具有现实的意义，是各街道机关事业单位深化改革、创新发展的的必然选择。

2 文书办公档案管理工作的重要性

首先，做好文书办公档案管理工作是为了保守人员档案机密。文书办公档案，真实的记录了个人的成长，是个人经历的客观体现。目前，个人的工资涨幅、福利待遇、职务晋升、医疗保险等诸多方面都与文书办公档案有着密切的联系。

其次，虽然文书办公档案管理工作起步较晚，但是经过近些年的发展，办公档案管理已经在促进街道单位和谐发展方面发挥出巨大的潜力。做好办公档案管理能够有力的保证办公档案的完整性，避免人事资料的遗失或损坏。

最后，做好文书办公档案管理工作，便于办公档案的使用。科学有序的档案保管就是为了方便合理的使用，是档案得以高效使用的前提条件，在维护社会和谐稳定方面发挥着越来越重要的作用。

3 文书办公档案管理工作的现状及存在问题

目前，我国的文书办公档案管理工作的发展主要受以下几方面因素的制约：

第一，主观方面，主管领导和相关工作人员没有充分认识到文书办公档案管理工作的重要性，管理意识不足。人在社会活动中发挥主观能动作用，是各项社会和工作活动的载体。现阶段的文书办公档案管理工作中，部分工作人员的思想不够重视，没有充分的认识到文书办公档案管理工作的重要性，还有部分工作人员缺少工作责任心，岗位专业技术欠缺，这些都是制约文书办公档案管理工作发展的主要原因。

第二，文书办公档案管理工作量大，工作内容繁琐，需要相关工作人员具有较强的专业技术，相应的岗位人员需求量大。目前，多数组织的文书办公档案管理人员配备数量不足。档案管理人员供求机制体制的不完善、不健全，是制约文书办公档案管理工作的客观原因。良好的制度是文书办公档案管理工作高效运行的基础，但是，目前条件下相应的保障制度不完善，文书办公档案管理工作设施环境得不到保障，现代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通畅，这些因素都导致了文书办公档案管理工作无法高效运行，不能为单位和组织发展提供积极动力。

第三，档案资料流于形式，内容缺乏，档案资料缺乏真实性。档案资料来源于自然个人，不可避免的存在主观因素的影响。此外，文书办公档案管理工作量较大，要求相关工作人员细致、认真，重复性的工作容易使人产生疲惫、懈怠的心理，直接导致文书办公档案管理工作形式化严重。

4 如何做好文书办公档案管理工作

新的发展形势下，做好文书办公档案管理工作不仅仅可以维护个人的合法利益，更重要的是可以维护单位的和谐稳定，促进社会的繁荣发展。具体来说，可以从以下四个方面来改善目前现有的文书办公档案管理工作：

第一，加强档案管理工作的思想宣传，提高领导干部及相关工作人员的思想认识，重视文书办公档案管理工作。文书办公档案管理工作的重要性，已经越来越凸显，对于各类不同的单位来讲都是不可缺少的重要管理手段，应该引起单位和组织管理层的充分重视，将文书办公档案管理工作中纳入到常规的管理手段中来，积极主动地做好文书办公档案管理工作，支持和推动文书办公档案管理的合理发展。

第二，思想上的不重视，导致文书办公档案管理工作资金投入不足，专业技术人才短缺。一方面，政府及街道应该把文书办公档案管理纳入正常的财政预算，加大资金投入，并将此项工作作为意向长远的任务有效的开展下去；另一方面，相关的文书办公档案管理人员应该在岗位上加强自身主页技术的学习，掌握现代的档案管理技术，努力使自己成长为具有主页素养的办公档案管理人员。

第三，文书办公档案材料客观真实地反应街道单位的人事状况和组织架构，同时也见证了街道的发展和变革，其重要性对档案管理人员的素质提出了很高的要求。健全档案材料的核实制度，增强工作人员的责任心，必要时可以实行档案管理工作的实名制管理模式，将每一份档案资料的存档实施落实到人，减少工作懈怠心里。

第四，通过加强信息化建设，建立更加完善的文书办公档案管理体系。良好的信息沟通是单位和组织发展的积极因素。将现代化的统计分析技术与传统的文书办公档案管理模式相结合，能够更加有效地促进文书办公档案管理工作开展和高效发展，使得文书办公档案管理与快速的社会和经济发展相适应。

5 结语

综上所述，文书办公档案管理工作是一项系统性的工作，具有复杂性和严谨性的显著特点。本文从四个具体的方面探讨了提升和改进文书办公档案管理工作的方法。如何让文书办公档案管理工作更好的适应现代社会的发展，仍然要求我们相关的单位组织提高思想认识，加大相关资金投入，档案管理工作人员加强自身档案管理技术水平，积极学习先进档案管理技术，更好的服务于文书办公档案管理工作，促进文书办公档案管理工作的不断发展。

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关键词:计算机技术；电子档案管理

信息时代人们进行各种交流的媒介主要以数字化为主,由于其生成简便、传送迅速,必将产生大量的数字信息,对于其中具有保存和利用价值的数字信息人们称之为电子档案。电子档案的产生,使信息的存储方式发生了深刻变革,由此建立和完善电子档案库就成为必然,就是利用计算机系统和一些必要的辅助设备使档案信息数字化,利用网络技术、多媒体技术最大限度地实现方便快捷的资源共享。

一、电子档案库的组成和特点

1.组成:(1)用户终端。电子档案库应具备使用户能轻松方便地获得所需资料,操作简便、界面友好的用户终端,使查阅手段简单化,提高资料的利用率。(2)通讯系统。网络和通讯系统是电子档案库的基础,只有在完备的通讯网络环境中,才能实现资源共享和各种联机服务扩大使用范围。(3)数据库管理和检索服务系统。电子档案馆中各种信息的加工储存,由数据库系统来实现,通过联机服务系统为用户提供检索服务。数据库系统和检索系统,是关系到电子档案库正常运行的关键。

2.特点:(1)管理对象数字化。随着办公自动化和信息技术的发展及在各个领域的应用,档案管理对象将转向以机读档案一一存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主。(2)档案信息媒体多样化。传统档案信息媒休以文字形式为主。随着多媒体技术在办公、控制、科研等各个领域的应用,档案信息将以图像、动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存贮和利用。(3)档案信息存贮与传递数字化。信息技术、办公自动化技术和网络技术的广泛应用,使信息资源存贮与传递向数字化、电子化发展。机读文件和机读档案将大量出现,使档案信息的存贮以数据库为主,档案信息的传递也以电子数字流的形式进行。(4)工作方式计算机化。管理对象信息化、信息处理数字化、媒体多样化和信息存贮与传递数字化,导致档案工作的工作手段和工作方式计算机化。没有计算机及一些必要的辅助设备机读档案就无法存取、管理、传递和开发利用。(5)档案信息服务模式用户中心化。用户通过网络在办公室或家里的终端前,就可对远程数据库进行实时浏览、检索等访问。电子档案库以用户为中心提供面向用户的多种形式的信息服务。

二、信息时代电子档案管理应解决的问题

1.抓好档案信息数据库建设

计算机对档案信息的处理技术最初只是用于信息的检索。近几年借助于图形处理技术和光盘大容量存贮技术进入到原文图形信息管理,成为全文信息检索系统。目前,数字化信息处理技术和电子存贮技术的发展,更为档案信息数字化提供了技术手段和可能。利用这些技术可以“捕捉”任何现存的东西,包括照片、纸张等非常容易损坏变形的档案材料,把它们转换成数字形式妥善地保存起来。利用计算机、扫描仪等现有技术和设备,将档案信息数字化建成各种专业性、综合性档案信息库,不但方便档案信息的检索和查询,同时也是保护档案信息的重要手段。从目前已有的档案计算机管理系统来看,系统处理对象正由档案目录信息向全文信息发展。今后一段时期,档案工作的重要任务是利用现有技术和服务对档案信息进行数字化处理,建成各种档案信息资源数据库。

2.加强电子档案库的研究和建设

电子档案库有五种基本功能:数字化档案信息内容的制作和获取,存储和管理,档案信息分发技术,信息安全和权益管理,支持和实现这五种基本功能的技术形成了电子档案库的技术基础。目前这些领域中己有许多成熟的技术,同时也有许多有待进一步研究的新课题。加强电子档案库的建设,目的是实现信息资源互补和共享,提高利用率,有效缓解人员、资金、存储空间紧张等问题。有利于各级各类档案、图书、情报、信息中心等部门朝有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展,更好地满足企业发展的需要。超级秘书网

3.促进和推动多媒体技术在档案管理中的应用

随着信息技术的发展,档案信息载体的多媒体化,是档案信息载体发展进程中的一种必然趋势特别是电子图文显示技术、声像技术的开发利用,使档案信息存储向大容量、高密度、电子化方向发展。CD-ROM光盘以其存储量大、检索速度快、使用查找方便、人机界面具有图文并茂的特点,很易于代替传统的档案载体。利用多媒体技术可以对文书档案、科技档案、专门档案进行存储和管理,并能很方便地进行有关图形、图像的存储、显示和打印,特别是能够将档案库中保存的档案资料进行储存与管理,以保护档案原件,并可对某些因时间太长而破损的重要的历史档案原件,利用多媒体计算机的编辑功能进行存储、修补和复原,以提高档案信息的管理能力。可以建立一个多媒体档案信息管理系统,把各种媒体有机地结合起来,改善档案信息的表示方法,使其输入输出尽量按人类最习惯自然的方式进行人机界面直观、友好,即使完全不懂计算机的用户,也能通过屏幕模拟按键进行操作。

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关键词:高校档案管理;创新;数字化问题分析

众所周知，随着我国社会市场主义经济的高速发展，科学技术的显著提高，促使我国的各行各业迅猛发展。其中教育行业尤为突出，得到质的飞跃，各个高校档案管理工作也得到显著提升。随着我国网络技术的发展以及广泛应用，数字化管理高校档案方式应运而生，高校档案管理需要不断创新，紧跟时代的脚步，紧扣时代的需求。今天，本文就以“高校档案管理创新及档案管理数字化问题”为主题进行探析。

1.高校档案管理创新

据调查可知，现代管理方案是我国各高校进行档案管理创新以及档案管理数字化的必要前提和必然基础。现代管理方案中具有先进的管理观念以及管理形式，我国各个高校有效结合先进的管理形式，从而能够有效打破传统落后单一的档案管理形式，促使高校档案管理能够进行有效创新，高校档案管理形式能够逐渐变得规范化、科学化以及系统化。笔者通过查询高校传统的档案管理形式发现，将传统档案管理形式与现代化档案管理形式进行对比分析，现代化档案管理形式具有多种多样的特征，呈现多元化趋势。主要表现为占据空间较小，有效减少教学资源的流失，档案信息储藏形式丰富多样。

2.高校档案数字化管理的具体含义

据调查可知，档案数字化是随着计算机技术、OCR技术、多媒体技术、数字摄影技术以及存储技术的不断发展而衍生的一种新型档案信息形态，能够把各种各样载体的高校档案资源巧妙转化为数字化的档案信息，存储方式呈现数字化趋势，运用网络化的形式将诸多档案信息进行连接，进而结合计算机系统来统一进行管理，形成一个有结构性、有序性的高校档案信息库，能够实现资源共享，推动高校的进一步发展。显而易见，高校档案管理数字化建设是必然发展趋势，能够紧跟时展的脚步，顺应时代潮流，高校档案是一种原生资源，其重要程度不言而喻。

3.高校档案管理创新及数字化管理中存在的主要问题

众所周知，随着我国国民经济的高速发展，我国各个高校的档案管理工作取得一定成效。然而“金无足赤人无完人”，高校档案管理以及数字化管理中不可避免地存在一些问题，主要表现在以下三个方面：

3.1档案管理工作缺少统一性

众所周知，我国各个高校的发展时间以及发展形式都存在差异性，从而促使各高校档案管理工作缺少统一性。各个高校的发展时间不同，从而导致管理技术存在差异，进而导致高校档案管理工作没办法进行统一。并且，高校档案管理室的设施应用的效率以及使用时间也存在不同，种种因素导致高校档案管理工作缺少统一性。

3.2档案管理形式缺少创新性

随着时代的发展，高校档案管理发展趋势逐渐演变为数字化管理。众所周知，随着我国的信息技术的不断提高，我国对档案管理现代化发展越来越重视。然而，笔者通过调查发现，我国多数高校档案管理工作存在局限性，档案管理形式缺少创新性。由此可见，高校档案管理应该具备创新观念，紧跟时代的脚步，紧扣时势的需求，进而能够促使档案管理不与时代脱轨。

3.3构建的档案数据库缺少实用性

目前，我国在投资高校管理经济上，对档案管理工作的资金投入比较少，没有重视高校档案管理工作。正因如此，我国多数高校在开展工作的时候存在局限性，不能够及时更新一些优质的管理设备，从而促使构建出的档案数据库缺少实用性、档案管理形式比较单一、落后，高校档案管理工作不够规范化，大大减少了档案管理的完善性。

4.高校档案管理创新及数字化管理的有效措施

各个高校负责人应该针对档案管理创新以及数字化管理中存在的种种问题，进行具体问题具体分析，进而寻找促使高校档案管理创新以及数字化管理的有效措施，并将措施加以落实，进而能够有效推动高校档案管理具有创新性，并且能够做到数字化管理，有效提高高校档案管理水平。笔者结合自身多年的工作以及查询相关资料，提出以下见解：

4.1完善高校档案管理的系统

各高校负责人想要有效创新档案管理，实现数字化档案管理，首先就必须完善高校档案管理的系统，一定程度上减少网络影响，开发出有效的高校档案管理软件。一般情况下，优秀的档案管理数字化技术需要具备以下几个特征：（1）必须满足各种各样形式的档案需求，做到“有求必应”；（2）数字化技术应用起来非常容易；（3）能够有效保障高校档案管理信息不受网络平台的约束。高校负责人应该结合以上三个特征来进行高校档案管理创新，进而能够促使数字化技术满足管理人员的需求，保障档案信息的有效性。

4.2构建数字化档案管理

据调查可知，构建数字化的档案馆是推动科技技术进一步发展的必要前提和必然基础，能够有效创新档案管理形式以及档案管理方向。基于此，为了实现高校档案管理的创新以及数字化管理，我们应该构建数字化档案管理。随后，档案管理人员可以通过扫描以及手工录入的形式将优秀的信息资源储存到U盘以及光盘等系统中。

5.结束语

综上所述，随着我国计算机技术以及多媒体网络的不断发展，人民群众的物质生活水平得到显著提高，促使人们对学习形式的要求越来越高。在信息数字化的社会背景下，现代化管理形式应运而生。传统的档案管理形式已经不能与时代接轨，需要将其摒弃，从而灵活运用现代化管理形式，推动高校档案管理创新，从而能够推动高校档案管理数字化理念的发展以及广泛应用。

参考文献

[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报(自然科学版),2014(03):164-165.

[2]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业与科技论坛,2016,15(15):209-210.