档案管理四性原则范文

导语：如何才能写好一篇档案管理四性原则，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

[关键词] 项目档案；全程管理；固定资产投资

[作者简介] 徐礼祥，中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定资产项目投资对于促进我国国民经济建设，确保生产能力，提高生产技术具有重要作用。近年来我国加大了对固定资产项目的投资，伴随着固定资产投资项目的建设，产生了大量的固定资产投资项目档案（下称项目档案），项目档案具有数量大、种类繁、载体多、内容复杂等特点。由于项目档案是项目建设的原始记录和真实反映，具有重要的查考利用和凭证作用，国家对项目档案管理要求越来越严格，要求在项目竣工验收前进行档案专项验收，没有经过项目档案专项验收或者项目档案专项验收不合格不能进行项目竣工验收，给项目档案管理带来了严峻的挑战。

项目档案管理既是档案管理工作的重要组成部分，也是固定资产投资项目管理的重要组成部分，所以项目档案管理既涉及到项目建设人员也涉及到档案工作人员。目前项目档案管理分工中项目建设人员负责项目文件的形成，而档案工作人员负责项目文件的接收、归档和提供利用工作。档案管理人员只注重项目文件归档后的档案管理，不参与和干涉项目档案形成前项目文件的控制，同时由于项目建设人员缺乏档案管理工作的专业素质和对项目档案管理不够重视，很难保证项目档案的归档率、完整率、准确率。在项目档案管理中运用全程管理原则，把档案管理思想融入到整个项目管理的生命周期，对于提高项目档案管理质量具有重要作用。

一、实施项目档案全程管理原则的意义

项目档案全程管理原则要求在项目档案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”把档案管理要求纳入项目计划中，对项目档案实现全程有效控制。项目建设初期档案工作人员积极参与项目管理，提出档案管理要求；项目建设过程中全程跟踪，检查指导项目文件资料管理工作；项目竣工档案专项验收前，进行档案初检，为项目档案验收严格把关；对归档后的项目档案实行科学管理和利用。

（一）全程管理原则有利于提高项目档案归档质量

项目建设人员往往只注重项目建设本身，对项目建设过程中附带产生的文件资料没有足够重视。同时，由于项目建设人员文件资料和档案保管意识薄弱，缺乏专业的档案管理知识，对形成项目文件资料的格式、版本、载体没有严格的要求，导致归档项目文件质量较低。如大量归档项目文件为复印件，项目文件内容由铅笔书写，归档项目文件不是最终版本，等等。全程管理原则要求档案工作人员在项目文件形成前，对项目文件的版本、载体、格式提出要求，而不是在项目文件归档时发现项目档案存在的问题，实行事后补救措施。所以，项目档案实行全程管理原则有利于提高项目档案归档质量。

（二）全程管理原则有利于提高项目档案归档完整性

固定资产投资项目包括项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备、竣工投产等阶段，在每个阶段中产生的重要项目文件都需归档；且包括文字、图纸、图表、声像等各种形式与载体的文件材料。固定资产投资项目建设周期一般较长，短则2～3年，长则5～6年。这些特点对项目档案完整性要求提出了重要挑战，如果仅仅通过被动地接收归档项目文件，而不实行全程管理原则，融入整个项目管理过程中，很难做到项目档案管理完整和齐套。通过全程管理原则，档案工作人员明确每个阶段需归档的项目文件材料，并向项目管理人员提出要求，注重平时积累，有计划地收集项目文件，避免在项目竣工档案验收时临时收集各阶段需归档的项目文件。

（三）全程管理原则有利于提高项目档案管理规范性

固定资产投资项目建设过程中涉及到项目建设单位、设计单位、施工单位和监理单位，每个单位对项目文件管理和项目档案管理的要求和规范存在不一致，这就导致同一个项目中形成的项目档案形态存在很大差异，没有统一的模板和标准。解决项目档案规范性问题只有通过项目建设单位档案部门全程参与项目管理，与设计单位、施工单位和监理单位沟通协调，制定本项目统一的项目文件和项目档案管理规范。并在项目建设工程中全程的监督、检查、指导各单位对规范的执行，严格按照规范实行项目文件管理和项目档案管理，提高项目档案管理的规范性。

（四）全程管理原则有利于促进项目档案的开发利用

项目档案管理实行全程管理原则，档案工作人员从项目立项开始参加项目管理，并通过档案管理制度的宣传、贯彻、监督、执行，不仅仅有利于提高档案归档质量和完整性，更有利于提高整个项目组的档案意识。项目组档案意识的提高，对项目档案价值有了充分的了解，有利于项目建设中和项目结束后，项目组查询利用项目档案，发挥项目档案应有的价值。档案工作人员缺乏固定资产投资项目建设的专业知识，制约了项目档案的提供利用和档案信息开发，档案人员全程参与项目建设，熟悉项目管理专业意识，有利于档案工作人员主动提供档案查询服务，有利于档案工作人员对项目档案进行二次开发。

二、全程管理原则在项目档案管理中的应用

全程管理原则有利于提高项目档案管理水平，但全程管理是一项原则，在项目档案管理中的具体应用还需依靠基本手段和基本方法。笔者认为，可以通过前端控制、合同管理、制度建设和人才培养来贯彻执行全程管理原则。

（一）通过前端控制贯彻全程管理原则

档案工作人员一般不参与项目的调研、立项、评估、可行性研究和上报审批等前期工作，在项目实施的各个环节，档案管理人员也没有介入。档案部门往往是半途介入甚至有的是事后介入，这样导致有些项目档案没有及时得到档案部门指导，难以达到规范要求。全程管理原则要求项目档案管理前移，突破以往惯性思维。要确保项目档案的系统性、完整性和准确性，必须加强前端控制，从项目文件材料形成的源头进行控制。档案工作人员从项目立项开始就参与其中，制定项目档案管理制度，并监督贯彻执行。在项目开工之前，组织相关工作人员进行档案业务培训，增加项目建设人员档案管理意识和档案管理业务能力。

（二）通过合同管理贯彻全程管理原则

通过合同约束参建单位项目档案管理工作是一种有效的手段，也是今后的一种发展趋势。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。”将项目档案纳入合同中进行管理，与项目参建单位签订合同时，在合同中明确档案归档范围、归档质量和归档时间，明确各方责任，必要时建立档案质押金制度。建设单位要充分发挥合同的作用，用合同约束参建单位，保证建设单位的项目档案资料齐全、完整、准确。

（三）通过档案管理制度建设贯彻全程管理原则

项目档案管理制度对于贯彻全程管理原则具有重要作用，通过项目档案管理制度的贯彻执行，把项目档案管理意识融入到项目建设的每个阶段和每个项目建设人员的思想中，在项目建设活动中，就会主动按照要求进行档案管理工作。

有的单位没有项目档案管理制度，或者只有项目档案管理制度，而没有落实到具体的项目档案管理活动中。相关单位需要根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档整理规范》等相关规章制度建立本单位的项目档案管理制度。同时，针对不同的项目，根据每个项目的特点，制定符合本项目档案管理实际情况的项目档案管理办法，明确本项目文件材料的归档范围、归档计划和归档质量，约束项目参建单位和项目建设人员。项目档案管理制度的建设，不仅仅在于管理制度的制定，更在于项目档案管理制度的执行，档案工作人员在项目档案管理制度执行中，具有模范带头作用，负责项目档案管理制度的宣传落实工作，并监督制度的贯彻执行，实现对项目档案全程管理原则。

（四）通过档案人才建设贯彻全程管理原则

项目档案管理过程中，档案管理人员希望管理好项目档案，但由于缺乏土建、设备、工艺、监理等相关专业知识，往往只能被动接收项目档案，对所接收的项目档案的准确性、有效性很难把握，归档后又很难实现系统性的整理。而项目建设人员缺乏档案管理意识和档案管理的专业知识，不能实现项目文件资料归档的完整性和准确性。通过在项目建设人员中任命兼职档案员，对兼职档案员进行档案管理业务培训，提高其档案管理意识和档案业务能力，有助于项目档案归档前管理，确保了项目档案的完整性和准确性，同时兼职档案员可以弥补专职档案工作人员对项目专业知识的缺乏。兼职档案员偏重于项目文件归档前的管理工作，专职档案员偏重于项目档案归档后的管理工作，通过专职档案工作人员与兼职档案员分工和协作，实现了项目档案全程管理原则，提高档案的准确性、有效性和系统性。

三、结 语

档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下两个有形的东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案，这两部分共同组成了一个有机整体。通过全程管理原则，加强项目档案管理，有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性，有利于固定资产投资项目通过档案专项验收，有利于项目档案的开发和利用，实现项目档案的真正价值。

[参考文献]

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[10]石丽.论固定资产投资项目档案的管理[J].机电兵船档案，2010，（3）.

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关键词：档案；安全；信息；载体

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）03-00-01

一、关于档案管理安全性问题的概述

1.档案管理的安全性的含义

关于档案管理的安全性的问题一直是档案管理部门高度重视的问题。对于档案管理的安全性的认识，从不同的角度分析，往往认识也不一样。但通常认为，所谓档案管理的安全性，是指为保证档案的齐全完整，使档案的载体和信息免受外界不利因素的影响的存在状态和保障条件。档案管理的安全性包括档案管理的状态性安全(即档案载体的安全性和档案信息的安全性)和保障档案条件的安全性两部分构成。影响档案安全的条件因素众多，主要包括自然因素(各种自然灾害)、环境因素(档案管理的外部环境和档案管理部门的环境)和人员因素(包括档案管理人员和档案使用利用人员)。

2.档案管理安全性基本要素

所谓档案管理的安全要素，通常认为是指在一定条件下状态下，能独立地成为实现案安全的充分条件。主要包括：人员、设备、环境和全系统四要素。

3.档案安全的特征

档案具有的唯一性的和原始性和特点，觉得了其是一种文化财富和重要的信息资源，如一旦损毁，将会造成不可弥补的损失。档案安全的特性主要表现为以下几个方面:

(1)标准的相对性。由于人类认识水平所限和对科技发展的渐进性所限，对档案安全的认识也随着认识水平和科技技术的进步而进步，揭示档案安全的运动规律是逐步的，对安全本质的认识逐步深入的。而且关于档案安全的标准也受到科技水平、政治制度、文化水平、伦理道德以及安全观念、法制观念的制约。档案安全的标准是一种相对的有条件的安全，并逐步提高的有条件，是相对的，并随着社会的不断发展而不断提高；(2)经济性的特征。档案的安全性，不仅收到经济投入的限制，还要注意为保障档案安全付出和回报的比例问题；(3)复杂性的特征。档案安全会涉及到档案本身、人、环境、系统四个要素。其安全性还取决于档、人、环境及其相互关系的协调，具有极大的复杂性。另外，档案还具有唯一性的特性，一旦损毁，无法再现；(4)潜隐性的特征。其是指控制多因素、多媒介、多空、交混综合效应而产生的潜隐性安全程度。

二、影响档案安全的主要因素

影响档案安全的因素众多，主要有以下几种：(1)自然因素。即各种自然灾害；(2)环境因素。包括外部环境因素和内部环境因素。外部环境因素主要包括经济发展水平、技术水平、立法和执法水平、社会监督体制等。内部环境因素，主要是指档案管理的部门的内部环境，如档案馆库建设情况、档案管理制度与水平、载体因素的形式、信息材料本身的因素等；(3)档案人员的管理水平。主要是指档案管理者的素质水平、安全意识、保密意识直接影响档案安全。目前，档案人员对档案安全的影响主要体现为蓄意破坏和管理疏忽；(4)消防安全和建筑安全。消防安全要注意防火，目前档案消防工作中存在的问题主要有如火灾报警与灭火系统设计不合理，存在较高的火警误报率；有的档案馆库房选址不合理，消防安全存在先天性的不足；用火用电管理不规范，消防安全存在隐患；档案馆消防规章制度不健全，责任不明等，这些都在很大程度上影响档案馆消防安全工作。因此，应提高防火灭火意识，加强组织领导。加大消防投入，加强设备和技术更新。加大对档案库房消防安全建设的投入。加强档案库房配套设施的消防安全工作等。建筑安全主要讲述档案库房建筑的安全性问题。其不安全因素主要表现在：库房选址、设计不合理和档案装具、档案安全防护基础设施不完善；(5)档案信息安全。档案安全包括档案载体安全和档案信息安全。保证档案信息安全，要保证档案的物理安全(即存储环境、设备和载体安全)、网络安全、信息安全和系统的安全。

三、档案管理安全性标准体系构建的构建原则和方法

(一)档案管理安全性标准体系构建的构建原则

档案安全体系的建设需要综合系统的设计和规划，要遵循以下原则：(1)系统性原则，即系统性原则是指构建档案安全标准体系时，要运用系统理论对档案安全管理的各环节、各要素进行系统分析，以达到优化档案安全管理的目的。(2)实用性和通用性原则。实用性要求档案安全标准体系建设要从档案部门的实际情况出发，适时制定有关标准。建立档案安全标准体系要具有通用性的特点。(3)权威性原则。目前的档案工作标准不具有强制性，因此要求档案安全标准体系内颁布的任何一部标准，都具有指导性或强制性。

(二)档案管理安全性标准体系构建的构建方法

(1)要处理好不同标准之间的关系，即如何协调国际标准、国家标准和行业(地方)标准的关系。不能一味强调不同标准的差异性和优缺点，应优先采用使用范围较广的标准，尽量做到一步到位。如果国际标准适用于档案安全管理，可以直接采用国际标准；对政策性和特色性要求较强的，可以采用国家标准；同时结合档案工作实际，借鉴、参考其他行业如图书馆、博物馆的标准，适当加以补充和完善，形成符合档案行业实际情况的标准；(2)要处理好与相关领域标准间的关系。档案与图书、文物、遗产等领域在保护对象、保护措施和管理方法上都存在交叉和相似之处；(3)要处理好标准管理与制度管理的关系。构建档案安全标准体系可以以标准管理为主，以制度管理为辅，配合相关的法规制度来保障标准执行中的不足。我国档案安全标准体系的建设要从实际出发，以综合、宏观的角度来设计、规范。对那些重要或是急需的档案安全标准应作为标准工作的重点，及时；对那些已被实际工作证明适用于档案安全工作的技术标准，档案部门要积极采用，促使档案安全工作统一化、标准化、规范化。

综上所述，档案管理的安全性问题是档案管理工作的重要内容，需要在思想上，制度上、基础设施上和管理上做好工作，需要加强建设、提高认识，加强相关法律法规的建设，完善技术标准，使其有章可循，实现管理的统一化、标准化和规范化。

参考文献：

[1]方昀,刘守恒.档案安全风险评估活动实践与思考[J].中国档案,2012(01).

[2]方昀,刘守恒.档案馆档案安全风险评估内容分析和评估指标研究[J].档案学研究,2011(06)

[3]刘璐璐.浅议档案安全管理工作[J].改革与开放,2010(24).

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摘 要 近年来，随着网络技术的普及运用，社会逐渐面向信息化、数据化发展，如何保障信息系统运行的安全性、高效性以及准确性是当前各行业急需解决的问题。在大数据的发展步伐中，信息系统的规范化运行维护以及体系建设日趋重要，档案管理系统运行维护的主要目的是保证网络系统的高速运行，逐步提高企业档案管理的信息化程度，以此更好的促进数据归档的有效性。基于此，本文简要提出企业档案管理系统运行维护以及体系建设的要点，并以石油企业为例，提出当前我国石油企业档案管理系统工作中存在的主要问题以及解决措施，得以为相关工作人员提供理论参考依据。

关键词 企业档案管理系统 运行维护 体系建设

随着信息化技术的快速发展，档案管理系统在各个领域中的运用更加广泛，发展空间也随着扩大。现阶段，为了适应社会发展的步伐，企业对其档案管理系统的运行质量提出了更高的要求，同时，企业档案管理工作中信息化技术的优势越来越突出。信息化电子档案作为新时期企业发展中必不可少一项工作方式以及工具，其运行水平直接关系到企业档案管理工作的正常运行，尤其是在石油企业中，强化其档案管理系统的运行维护以及体系建设具有重要的意义。因此，相关工作人员应当积极分析档案管理运行系统中存在的主要问题并提出有效的措施加以解决。

一、企业档案管理系统运行维护和体系建设要点

在企业档案管理系统的运行管理工作中，通过有效的手段维护以及管理一个已经建设完毕信息系统，保障其长期性的顺利运行并长时间发挥其运用效益，比新系统的建设更具价值。

（一）企业档案管理系统任务

在企业档案管理实践工作中发现，信息管理系统的运行以及维护并非简单的维持系统的顺利运行，同时，也包含多方面的工作任务，具体如：在保证系统正常运行的基础上，对系统运行功能的应用加以推广；不断充实、修改、更新系统中的信息资源，尽可能避免以及排除档案系统的运行风险以及系统错误；逐渐完善以及强化系统功能；实现档案信息系统的实时监控；创新相关新系统的建设；充分发挥档案的利用率等。

（二）企业档案管理系统建设原则

在企业档案管理系统的建设过程中，应当遵循三个基本原则：（1）预警性原则。一般来说，企业档案管理运维系统包括多种预案，争在系统出现故障性问题或者系统的紧急状态，能够及时预警并找出相关应急措施，这对于系统运行维护效率的提高以及运维成本的降低具有重要意义。（2）科学性原则。企业档案运行维护管理系统的不能处于事务性处理这一局面，同时，各级运行维护系统应当避免问题的重复性处理，逐步实现系统工作的科学化。（3）指导性原则。在实际的系统运维中得出，系统问题的发现以及解Q与系统的完善与开发、系统优化机制以及相关业务流程具有紧密的联系，因此，企业档案管理系统运行维护工作具备指导性原则。

（三）企业档案管理系统建设功能

运行维护技术对于档案管理系统平台功能有着至关重要的影响。一方面，系统平台应当实现问题的分析、处理以及问题反馈的高速运行，保障信息系统的正常工作，以此逐步实现系统数据的准确性目标。另一方面，系统平台应当具备指导以及操作功能，企业分公司在使用管理系统的过程中，由于存在系统更新、工作人员缺乏经验、业务变动等问题，常常由于系统缺乏有效的功能指导，应当系统功能的发挥。在系统工作环节，通过有效的指导以最大限度的降低数据故障以及系统故障，能够降低系统运行维护的压力，并逐步提高系统运行维护的准确性。

另外，针对企业方案管理系统而言，还应当具备系统优化功能，即在系统运行维护过程中及时发现系统存在的问题，并不断积累解决问题的经验，进而通过系统的优化设计以及系统功能的不断完善，进一步提高系统的运行功能。同时，档案管理系统也应当具备信息仓库功能，通过信息仓库收集系统故障及其解决措施，这对于系统信息的再利用具有重要的意义；信息仓库也包含信息流转、系统功能运行指导等方面的信息，能够为系统的推广运用奠定良好的基础。

（四）制度保障体系的必要性

在企业档案管理系统的运行维护以及体系建设过程中，管理人员应当建设相关制度保障体系，比如系统运行维护管理制度、考核制度以及应急制度等，以此不断提高系统运维系统的有效性以及实用性。从某种程度上来说，运维制度的完善是系统安全稳定运行的前提，系统管理人员的有效维护，能够降低系统运行中的风险，有效改善系统工作的质量以及系统服务水平。通过科学的考核以及激励体制，合理评价信息系统管理人员的行为，不仅能够激发其工作热情，同时也能够有效提升工作效率，促进系统运行维护的健康发展。

二、石油企业档案管理系统运行维护和体系建设现状

石油企业是我国经济产业发展中的重要组成部分，企业管理人员应当提高对于其档案管理系统维护管理工作的重视，建设统一化的信息资源管理平台。现阶段，石油企业的档案管理系统全面记录着企业的发展历史，是企业发展方向的一大依据，通过档案资料的有效分析，不仅能够明确其自身发展目标、扬长避短，促进企业的长远发展。同时，通过档案资料的管理方便与企业领导及时了解其各个单位的发展情况，并以档案作为实际出发点制定一系列管理方案，保障企业经营的有效性。当就目前而言，我国许多石油企业的档案管理工作依然存在诸多不足，还需不断完善和改进。

（一）真实性问题

一方面，现代社会处于信息化发展的新时代，档案是石油企业中重要的信息资源，管理人员应当确保其真实性。以往的档案管理模式难以保障档案信息以及相关重要数据的安全，使用档案文件时很有可能出现信息篡改或者数据遗失的情况，无法保障信息的安全，极大降低了企业档案信息的真实性。另一方面，在石油企业中，石油企业的档案管理系统中多为图表资料，档案资料的负责人不明确，无法保障资料的权威性，或者存在档案资料的删改情况也难以发现，因此，企业档案管理的真实性问题是应当逐渐引起重视。

（二）保密性问题

随着信息化技术的进步，以往的电子式文件档案或者手写档案已经难以适应社会的发展，文件档案容易出现遗失等问题，极大影响其安全性以及保密性。而使用计算机作为网络终端，能够极大提高信息传递速度，提高档案管理的工作效率，但是不利于档案资料的保密。

（三）长久性问题

随着办公系统的数据化发展，许多单位逐步面向无人办公状态发展，信息化文件档案的运用范围也不断拓宽。现阶段，企I信息、数据均可以储存在电子档案中，工作人员只需手动操作就可以在较短时间内得到企业所需要的信息，企业档案管理的信息化方式简化了办公程序，但是一旦计算机出现故障，就会导致档案信息在较短时间内全部遗失，造成难以估量的后果，影响企业档案管理的长久性发展。

（四）广泛性问题

档案管理按照原来传统管理制度，利用率并不高，查阅资料难，不能准确、快速的找到相关文档，档案不能被广泛应用。企业档案管理系统运行维护后，可以快速定位档案位置，准确找到原始档案，并能让存放的档案内容得到更好的运用，充分发挥历史档案资源的作用。

三、企业档案管理系统运行维护和体系建设措施

（一）库房的智能化管理

随着信息化技术的不断推进，其在企业各个领域的运用更加深入，有关工作人员应当以计算机技术作为基础，建设全新的、能够与之适应的档案库房管理系统，并充分发挥计算机的优势，通过其时效性特点逐渐实现库房的实时监控，有效控制库房的空调设备以及温度，在提高工作效率的同时，逐步实现库房管理的现代化以及智能化。

（二）建设档案管理相应的网络

现代化社会的信息数据量不断扩大，档案管理部门的工作质量已经逐渐成为企业市场竞争中不可忽视的一个成分，因此，在这一时代中，企业应当不断完善其档案管理模式，充分发挥企业档案管理系统的价值。建设档案管理系统是改善传统管理方式中问题的主要手段，信息化系统的建设不仅能够促进计算机技术在档案管理中的推广化运用，同时也能满足数据量剧增情况下人们的工作需求。企业应当根据自身的实际发展需求，不断创新更加方便的管理方式，通过计算机的硬件共享，有效建设档案管理部分与企业其他部门的联系，实现档案资源的共享。

（三）提高工作人员综合素质

在石油企业中，档案管理工作人员的素质直接影响其工作水平，因此，管理人员应当提高重视，定期组织企业档案管理系统运行维护管理与体系建设的工作人员开展培训工作，在提高其职业技能的同时，强化对于工作人员职业素养的培养。同时，石油企业应当加大人员培训投资，邀请相关专家举办讲座培训活动，需要指出的是，在实际的培训过程中，管理人员不仅要重视理论知识的学习，也应结合实际案例进行实际演练，以此培养工作人员发现问题，解决问题的能力，为企业档案管理工作质量的提高创造条件。

（四）积极引进信息技术的应用

近年来，我国经济发展速度较快，信息技术逐渐被运用在各个领域。尤其是在企业档案管理国策过程中，信息技术的运用从根本上转变了以往的工作方式，在企业的经营过程中发挥着积极作用。然而，就现阶段来说，我国信息技术水平与发达国家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企业的档案管理系统运行与体系建设并不完善，因此，相关管理人员应当树立正确的意识，充分意识到技术发展的中心作用，引进国内外先进管理技术，通过有效措施提高信息化系统在档案管理中的可靠性。

四、结语

石油企业的发展不仅关系到人民的正常生活，同时也影响我国国民经济的健康发展。企业档案管理系统运行水平影响着企业的正常运营，在信息技术的支持下，企业档案管理系统的运行维护以及体系建设水平将进一步提高，有关人员应当引起重视，积极分析其中存在的问题，并通过有效措施加以解决，以促进企业的健康发展。

参考文献：

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[3] 祝云飞.企业数字档案馆（室）建设解析[J].机电兵船档案，2016.05（12）：251-253.

篇4

关键词：档案管理；现代化；基本工作；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

为了更好的完成档案管理工作，实现现代化档案管理建设，我们首先应从基础工作抓起，奠定良好的工作基础，才能为我国档案管理工作的长期可持续发展奠定扎实的工作基础。档案管理人员要从档案管理的基础工作进行深入的分析，并根据其工作中的不足予以补充和加强，借此不断提高我国档案管理工作的质量和效率。

一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

现代档案管理中做好档案管理基础工作是提高档案管理效率和管理水平的前提，档案管理基础工作直接影响现代档案管理的标准化和规范化，因此需要进一步完善档案管理基础工作，提高现代档案管理工作水平。

（一）档案管理的规范化和标准化。现代档案管理的规范化和标准化是档案管理水平的重要指标，由于一些部门对档案管理工作不够重视，一定程度上存在一些无用的档案，通过档案管理工作可以将这些档案剔除，将现有的、有效的档案进行重新组合，提高档案管理的工作效率。档案管理的规范化和标准化很大程度上取决于档案查找的效率以及档案的完整性，档案基础管理工作将档案进行标题分类管理，对档案的页码和信息进行了归类和管理，提高了现代档案管理的规范化水平。

（二）档案检索的准确性 。档案管理基础工作其中重要的一项内容就是进行档案信息的输人和档案的归类，便于今后档案的查找和管理。做好档案管理基础工作可以方便档案的检索，随着信息技术的应用，档案管理也逐渐采用信息技术，将档案信息输人信息库，方便档案的检索和使用。要想及时准确地找到档案信息这需要在档案管理中正确将档案分类，准确输人信息，如果其中一个环节出现问题，都难以找到准确找到档案。

（三）档案的利用率。档案管理基础工作水平的提高有助于提高档案的利用效率，在档案管理基础工作中会对档案按照轻重缓急进行分类，对于一些比较重要的档案信息优先加工，一些不重要的档案信息可以稍后加工，这样可以挑选出一些比较有价值的档案，提高档案的使用率。另外在档案信息输人信息库中可以对档案的检索进行完善，比如可以检索关键词或者主题词，这样可以提高检索效率，更快更准地找到所需档案信息。

二、档案管理的基础工作中的问题分析

当前我国档案馆以数量繁多、内容庞杂的卷宗为主，这样查阅资料耗费时间长。一直以来档案管理工作仅以保管不丢失为原则，各个时期档案整理规格、要求各不相同，因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象。其中存在主要问题总结如下：

第一，未建立明确的档案档号、目录号，经常出现一卷多册的现象。第二，未制定规范的案卷标题，标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容，并且很多案卷没有标题的现象也是极为普遍的。第三，由于案卷目录，因此许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到，且无法得到有效的利用。第四，案卷中未标示页码的现象也极为普遍，若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现。第五，存在较为严重的组卷混乱的现象，有时按照职能部门的管辖权限组卷、有时按照时间或文种等组卷。第六，卷宗厚薄差异较大，有的一两页纸一卷、也有几百页纸一卷的。综合性档案馆的建馆时间越长，档案积累也就越丰富，类似的问题也就越发严重。

三、提高档案管理基础工作水平的对策

（一）全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（二）重新组合案卷实现案卷规范化。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（三）统一分类号保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

（四）规范题名保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。

四、案管理基础工作的发展

同志曾提出：“借助档案，我们能够更好的了解过去、把握现在、预见未来。”作为生产建设、科学研究、宣传教育等的重要依据，档案文件种类繁多、涉及我国国民经济的各个方面。在现代档案管理中，包括档案的统计、标题制定、分类和编号、文件排序、文件保存在内的基础工作具有重要作用。档案基础工作面临时间跨度大、档案种类多、工作量大等问题，要在浩如烟海的档案中理清思路，做到“数量充分、质量优化、成分充实、结构合理”，加强档案基础工作是推进档案管理现代化的前提。

参考文献：

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关键词：档案管理；科学水平；有效途径；功能化发展

一、引言

档案管理工作以各种档案信息的收集、整理、保管、利用等为主要内容，与我们的工作和生活息息相关，这就要求不断提高档案管理的科学化。随着科学技术的发展，特别是网络信息时代的到来，如何从不同的角度和技术层面来提高档案管理的科学化水平，已经成为我国当前档案管理工作亟待解决的重要课题之一。

二、提高档案管理科学化水平的必要性

提高档案管理科学化水平要在科学理论的指导下，用科学的方法推进，以制度为保障，以达到档案管理的制度化、科学化、现代化，最大程度提高档案管理的科学水平[1]。

提高科学水平是档案管理的时代要求：随着时代的发展档案管理的任务也将越来越重、信息化服务功能要求也越来越高，因此提高档案管理科学化水平的要求日益紧迫。

提高档案管理科学水平是国家文化软实力的需求：民族文化是国家凝聚力和创造力的源泉，是综合国力竞争的部分，而档案作为文化传承的载体，也是文化软实力建设的重要组成部分，因此不断提高档案管理科学水平迫在眉睫。

提高档案管理科学水平是网络信息化发展趋势的需求：在社会经济繁荣发展的当今社会，信息技术飞速发展，信息技术已经应用到各行各业，为人们的生活和工作带来了极大的便利。将信息技术运用于档案管理的日常工作中来，可以很大程度上丰富档案管理的渠道、载体以及存储空间等，可以极大的提高档案管理的高效化，因此提高档案管理科学水平是网络信息化发展的需求。同时提高档案管理科学水平更是档案管理其自身健康发展的需求。

三、提高档案管理科学水平所必须遵循的原则

（一）服务原则

档案信息的价值在过去往往只有管理人员才掌握，同时由于其自身所笼罩的神秘色彩致使大部分人都认为档案资料是很神秘的东西。其实不然，档案资料以及信息不仅仅局限于国家有关部门才能解除，也是为大众服务的一种工具，提高档案管理科学水平应在提升档案资料服务性的原则下展开。

（二）发展原则

经济在发展，时代在进步，科学技术也在飞速推进。因此，提高档案管理科学水平也应该注重科学技术发展的内在规律，顾忌科学技术内外在因素，从不同角度分析当前的科学技术发展的总体趋势，并在现有的档案管理技术基础上开发新技术。档案管理科学水平要定位高远，不断发展。

（三）参与人员高素质原则

档案管理工作的主体是人才，提升人的素质是提升档案管理科学水平的重要因素，无论是在岗的工作人员，还是档案管理后勤保障人员，尤其是档案管理的高层管理人员，都应随着科学技术水平的提高而提升自身的综合素质和掌握驾驭科学技术的能力，只有综合素质提高了才能够把科学管理的效果充分发挥出来，只有掌握了科学技术的能力，才会更高效的提高档案管理科学水平，并使其体现出真正的意义。

四、提高档案管理科学水平的有效途径

（一）加强制度建设

加强档案管理制度体系建设是提高档案管理科W水平的重要途径[2]。完善规章制度建设，建立起档案管理的相关制度，才能使得整个档案管理工作规范化、制度化、标准化，才能高效的推动档案管理的自主创新。同时完善的制度可对档案管理形成严格的约束，也是提高科学水平的政策导向。人大、党政有关部门应把把推进档案管理事业的科学化发展纳入到中长期发展规划纲要当中。

（二）提高档案管理的信息化水平

随着网络普及以及科学技术的不断发展，在新时代的大背景下，档案管理也应紧跟发展的脚步，推动档案管理朝着现代化科学化的方向不断发展[3]。在档案管理工作中配备专业的管理设备，创建档案管理信息数据库，并可针对不同的单位或者部门建立单独的档案信息平台，做到统一入库信息共享，进而可以实现档案信息的快速的处理、检索、分析和保存，进而提升档案管理水平，降低档案管理的工作量。

（三）转换服务方式

在实际工作中，特别是科学化技术的融入，档案管理工作的服务方式和理念也应随之发生改变，直接要求档案管理部门从信息提供和保存者转换为档案信息信息服务的咨询者。因此，应在传统的服务模式的基础上应提升档案服务的能力和水平，还可通过创建的网络档案信息咨询平台，打破区域空间的界限，提供档案资料的跨区域咨询。

五、结语

在信息化和现代化背景下，通过建立网络创建档案管理信息数据库，并针对不同的单位或者部门建立单独的档案信息平台，做到统一入库信息共享，这将成为档案管理未来发展的方向，值得广大档案管理研究者和参与者的广泛关注。

参考文献：

[1]李国兰.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].山东社会科学，2011（01）：174-176.

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一、城建档案管理信息化的背景与意义

（一）城建档案管理信息化的背景

城建档案管理信息化是指在日常档案管理工作的过程中，结合现代化的技术手段以及先进的计算机技术来进行档案管理的一种管理模式。主要工作内容有：计算机技术与档案管理自动化、多媒体技术与档案信息服务的多样性、网络传播技术与档案信息传播技术、网络储存技术与档案信息储存技术、数据库建立技术与档案信息网络组织技术和虚拟技术与电子档案技术[1]。

（二）城建档案管理信息化的重要意义

首先，城建档案管理信息化与现代化进程相适应。计算机技术以及网络技术迅猛发展的当今社会，对档案管理工作提高管理效率与服务质量提出了新的要求，促进档案管理技术现代化与智能化、信息化与网络化。其次，城建档案管理信息化能够有效保证城建档案工作的健康可持续发展。

二、信息化环境下城建档案管理相关问题分析

（一）硬件管理设施设备不够完备

目前，有的档案管理部门没有配备信息化管理模式的档案管理设施、设备，对档案的收集、管理、查阅利用都是实行手动的管理方法，不能实行管理、查询信息化、自动化，不能提高档案管理质量与档案服务效率。

（二）档案管理软件建设工作不完善

目前，档案管理的软件种类较多，功能参差不齐，而且各有各的特点，在选择档案管理软件时，必须注意一些问题：

首先，利用软件进行管理，目的不仅是为了进行档案信息管理的便捷性，更多的是需要能及时针对管理平台进行及时的维护与升级。

其次，注重高效性原则。软件管理系统必须具备较快的反映速度，满足查询以及操作的需求。软件必须规范，应当符合国家以及环保等行业的相关规范和标准，软件应当通过国家的认定。行业或地区间相统一原则，一个行业或一个地区应当尽可能的用同一种管理软件，便于统一规范、统一标准、统一技术、统一服务，另外，还要注意经济性原则，即确保档案管理工作的投资与回报成正比。

（三）档案管理人员的综合能力有待提升

档案管理信息化就是要求档案管理工作者利用现代化设备与信息化技术来对档案进行分类管理。而一个真正优秀的城建档案管理人员既要懂档案管理，又要懂建筑工程知识还要懂计算机操作等，这就要求档案管理工作人员积极发挥主观能动性，主动掌握新的档案管理业务知识，加强对档案管理的操作管理能力。

三、信息化环境下城建档案管理实施措施

（一）提高城建档案信息化意识

城建档案管理部门要有发展理念，转变观念、开拓创新，提高职工队伍素质，推进档案管理信息化进程，实现档案信息化、网络化、智能化与现代化相统一，提高城建档案管理整体水平，满足新形势下政府有关部门及社会大众对城建信息的日益增长需要，进一步发挥城建档案的作用价值，提升城建档案事业的作用地位，提高城建档案影响力。

（二）强化城建档案信息化建设

首先，提高档案建设管理的数字化建设规范，将工程档案的纸质文件以及声像文件等采用扫描等技术输入到档案管理的信息化数据库，这些电子文件的扫描与建立，经过档案管理工作者的系统化组织，最终形成具有一定系统性的完整的档案信息资源库。其次，加强对文件档案的网站信息建设。城建档案信息库的建设依托于公共网站的有效建设，通过网页以及连接的方式对档案的使用与管理进行规划。

（三）加强文件档案储存数据化

实现城建档案管理工作的信息化的主要方法是在对城建档案进行整理后，通过一定的设备将所有城建档案相关的文献档案数字化。并将城建档案文件中的相关档案信息与图像资料等进行有效的结合，对文件进行分门别类的收集与整理工作。

（四）建立完善的管理体系

在信息化背景下计算机的网络安全对档案管理储存模式的安全性存在着一定的威胁，导致信息泄露的主要手段有黑客入侵、网络数据被篡改以及计算机的病毒等，针对这种现象对建筑档案信息的安全管理就成为了档案管理活动的重中之重，采用一定的科技手段，提高网络安全管理安全性：

首先，有纸化和无纸化相结合。对电子文档进行及时的归档整理，以确保工程建设档案信息能够被有效、完整的保存。其次，计算机档案管理者要充分利用档案管理的科学技术管理手段，设置一定的访问权限，对档案公开性进行分类，在保证信息能够被合理安全的使用的前提下，开放资源。再次，做好数据库备份工作，保证信息安全。应对系统数据做到定期进行备份。对比较大的数据库采用双机备份，多介质多份备份、异地备份。要建立备忘记录。

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关键词：水利工程；档案资料；管理

一、引言

水利档案信息化建设具有广泛的内容,它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建没以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等。

水利工程是当前社会发展过程中，人们生活和生产中的重要组成部分，是人们生活和生产的基础设施。它不但是城市供水的前提和基础，更是保证各个生产领域顺利进行的基础设施。在过去，人们对水利工程认识不够，造成水利工程在管理过程中的种种失误与不良，致使水利工程没有发挥其具体作用。

随着科学技术的不断发展，水利档案管理已成为当前企业发展中的重点成分。在我国传统法的水利档案管理过程中，由于人们对水利档案管理的重视不够，使得我国水利档案管理中存在着多种问题。随着当前市场经济的飞速发展，人们对档案信息的认识不断加深。档案信息化已成为当前水利档案管理过程中的主要形式，是加强水利档案管理工作的重点。随着当前社会化建设的不断加快，如何实现档案信息自动化管理是当前水利档案管理工作中的重点。在水利档案管理信息自动化的过程中，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析其中管理过程中存在的多种问题，结合当前各种实践来进行其阐述与解决方法。

二、水利档案信息化建设存在的问题和困难

当前,水利系统内档案信息化建设初步运用微机进行档案信息的存贮、检索,提高了档案利用的查全率、查准率,但仍然存在一些亟待解决的问题:一是重视力度不强。系统内部偏重于防汛防旱、工程建设、资源管理等业务的信息化建设,对支持和服务于全局的综合水利档案管理信息化建设重视不够,推进力度不强,减弱了档案信息化建设推进全局工作的功能和贡献。二是档案人员缺乏现代化水利档案管理技能。在办公自动化普及过程中,档案计算机应用仅限于目录级检索,因未进行系统地培训和学习,一些水利系统水利档案管理人员尚未完全掌握电子档案归档管理、室藏档案数字化、网络咨询服务等方面的专业知识和操作技能。三是档案信息资源建设重点不够突出。四是缺乏统一规划和技术支持。开发一些专业应用软件时,没有同步建设综合水利档案管理系统,信息化建设各自为政,未形成统筹安排、全面协调、整体推进的局面。水利档案信息化建设的长远规划和近期目标不够明确,尚未确定数据的统一格式和标准。

从总体上看,水利系统档案信息化工作还不能适应形势发展的需要,主要表现为:

思想观念落后,信息意识淡薄。受传统的档案服务观念的制约,部分水利档案管理人员思想观念落后、信息意识淡薄,没有能够用科学的、发展的眼光去看待和应对,在信息化、数字化面前显得束手无策,缺少应有的开拓精神。

档案人员缺乏现代化管理技能。部分人员虽然使用了计算机,但仅限于目录级检索,缺乏电子档案归档管理、室藏档案数字化等方面的专业知识和操作技能。

档案信息化建设力度不强,进程缓慢。在开发一些专业应用软件(如防汛防旱指挥系统、水质监测系统、水资源管理系统、电子政务信息系统等)项目管理系统时,没有同步建设综合水利档案管理系统,已购置的水利档案管理软件在系统内尚未普及运用。

档案信息资源建设落后。系统内各级水利档案管理工作发展不平衡,综合档案室偏重于纸质档案的收集,对电子档案、声像档案、实物档案、专业技术档案的收集还不够。

三、水利档案信息化建设基本原则

水利档案作为水利建设过程的真实记录,应不断改进思想观念、管理方式及管理手段,依据适合水利行业和档案工作规律和特点的档案信息化建设的基本原则,加快推进水利档案信息化建设,利用较短的时间,初步实现水利档案资源数据化、服务利用网络化、管理工作科学化。

以档案信息开发和利用为中心的原则。在档案信息资源中除去部分关系到国家利益和安全以及个人隐私的以外,大部分是可以开放和利用的。档案信息化建设,特别是各种系统和软件的开发,要围绕开放和利用来设计、展开。

统一规划、统一标准规范的原则。由于受档案实体管理模式和方法的影响,档案信息化管理的标准规范也变得比较复杂且较难统一,再加上系统内档案信息化起步以后,未能及时研究统一标准和规范,给档案信息的传输、接收和整编带来较大困难。

抓住重点、阶段性推进的原则。水利档案信息化建设不可能一蹴而就,要经过起步、试运行、成熟、全面应用的发展阶段。现阶段工作的任务应为档案信息的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、信息资源的开发利用、档案信息化人才的培育以及开发利用的政策法规、标准的制定等。

以基础工作带动数据库建设的原则。档案信息化特别是信息库的建立,要依靠基础工作一点一滴地建立起来。夯实基础工作,建立和完善数据库,是信息化建设的核心和关键所在。

四、水利档案信息化建设的具体措施

第一,加强领导是核心。应成立由分管领导挂帅的,各部门负责人参加的领导小组,研究总体发展方案,确定阶段性工作目标,统筹协调解决在建设过程中遇到的问题和困难。明确工作机构和工作人员,落实具体工作任务并跟踪监督检查。把档案信息化管理纳入系统内的年度工作计划,列入所属各部门管理目标责任制内容内进行考核。

第二,加大投入是关键。水利档案信息化建设是一项综合性、前沿性的系统工程,不仅需要完成大量的基础工作,配备一定规模的硬件设施,还要进行适合本行业的软件开发利用,这些都需大量的人力、物力和财力,每年度资金的投入要与信息建设的任务相匹配,支撑系统的有序发展和正常运行。

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关键词 管理机制 档案管理工作 运行机制

中图分类号：G275.2 文献标识码：A

一、档案管理工作的内容

档案的管理工作主要分为四个部分；第一，档案的管理：将所有档案分门别类，按照单位的要求或者规章制度进行档案管理，依据存档的时间、来源和内容分成不同的层次和类别，并且根据分类的依据进行档案卷宗的目录编制；第二，档案的保管工作，单位应该设立专门的档案库进行文件档案的管理，并且做好安全措施；第三，档案的鉴定和统计，从档案文档的来源、内容和时间、形式等进行鉴别，对档案的名称、价值和保管期限进行鉴定。统计好档案的时间、来源、内容和形式，编制成册；第四，对于超过保管期限的或者应该予以销毁的文档，要办理好销毁档案的名单名册，办理销毁的手续，并且经过单位负责人的批准、签字，由专人监督，监督人员和销毁人员签字后，进行档案的销毁。

二、档案管理中存在的问题

（一）单位对档案管理的忽视。

单位的领导和负责人对档案工作管理的不够重视，导致档案管理的工作人员不重视本质工作，忽视了档案的管理工作。管理人员的在档案管理工作中效率低下，分类、鉴定和统计时不够详细，部分档案甚至在归类中与其他档案混淆，统计统计中存有遗漏，登记在册时出现重复和漏记等行为。档案管理工作的低下，会直接或间接的影响单位的经济效益和社会效益。

（二）档案管理制度的欠缺。

单位对档案管理的不重视以及档案管理不能与新的经济制度相适应，档案管理的制度不健全，规章制度形同虚设。在档案的收集、鉴定和统计过程中，没有规章制度可循或者不能按照已有的要求进行操作。在档案的管理过程中，不能做好保密、保管等工作，遗失了很多重要的文件，在查阅时难以寻找或者找不到需要的文件。现在很多单位档案管理的制度缺失，并且没有完善的监管能力，因为单位的档案管理制度不健全，单位的档案管理工作出现各种问题。实际操作中，管理工作的效率低下，文件堆积，整理不善，档案收集不全，出现丢失、遗漏等问题。工作人员在收集、整理的工作中不能做好本职工作，在借阅的过程中不能按流程办理，出现有借无还、篡改档案资料等现象，档案资料缺乏本身的真实性和经济价值。

（三）新技术难以得到利用。

新的经济体制下，出现了新的设备、新的技术，而新兴技术设备的运用则会促进档案管理工作的效率。现在大部分企业仍运用原有的技术对档案进行管理，计算机和网络技术等没有得到很好的利用。有些企业单位仍用原有的技术和手工进行档案的收集管理，影响了档案管理的时效性和科学性。

三、档案工作管理的分析和原则

（一）档案管理工作的整体和微观分析。

档案管理工作可以细分为收集、鉴定、统计等内容，同时也可以划分为整体管理的体制部分和微观管理体制部分。整体和微观是两个相互统一，互相促进的一个有机整体。不同的企事业单位应根据单位的性质和实际经营等情况，制定适合本单位发展的档案管理制度和监督制度，使档案工作有据可循，并且在实际操作中进行有力的监督。在档案管理工作的各模块之间，要做好衔接工作，并且每个模块必须遵循单位的管理机制。只有做好档案管理的整体规章制度的健全和微观部分的完善，才能确保单位的档案管理工作有条不紊的进行。

（二）建立科学的管理责任制度。

档案管理人员是档案管理工作的主体，提高档案管理人员的综合素质是提高档案管理的首要条件。提高工作人员的综合素质要从三个方面进行：第一，必须提高档案管理人员的专业知识，加强对档案的管理；第二，培养档案管理者的责任感，重视本职工作并且对本职位尽忠职守；第三，培养档案管理者学习新型知识，运用新技术、新设备来管理档案。单位要定期对档案管理工作人员进行培训，宣传专业知识，并且鼓励工作人员接触新型技术和新兴设备。

不仅要制定好档案管理的制度，同时也要做好档案管理的监督机制。单位应该建立好完善的监督机制，从档案资料的收集、鉴定到档案的统计再到查阅、借阅过程，为了防止个别人员不遵守档案管理的规章制度，必须做好监督管理的工作，以提高档案管理工作的效率。

四、档案管理工作的创新性举措

（一）档案管理工作的原则性。

档案管理的工作必须遵循既定的规章制度，并且无条件的执行管理制度中的各项条款。首先要对档案管理人员进行培训，培养工作人员的责任感以及道德素养，使每个模块的工作相互配合，协调统一，进行良性的运行。

（二）档案管理工作的监督力度。

在档案管理的工作中，不仅要制定好完善的规章制度，同时也要做好监督管理，杜绝不良现象的发生。

（三）档案管理工作的服务性。

档案管理的工作本质上是为单位服务的，因此工作人员要有服务于单位的心态。提高档案管理的工作效率，确保档案在流通的过程中安全、齐全，做好查阅、借阅的准备，随时服务于单位。

本文通过对档案管理工作内容的介绍以及实际操作中出现的问题的分析，探讨出问题发生的原因以及解决问题的方法。企事业单位必须从档案管理的制度、工作人员、新技术和新设备以及监督管理几个方面加强档案管理工作。随着经济的发展，相信档案管理工作也会不断发展，更好的服务于政府、企事业等单位。

（作者单位： 咸阳师范学院）

参考文献：

[1]胡佳.档案工作管理体制和运行机制的改革与创新[J]；华章；2011年15期

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（一）含义

人事档案管理的实质就是人事档案整理、存储、应用等活动人事档案为人事管理活动中产生的，记录与反映个人业务能力与经历，基于个人为主构成的文件资料。一般是由人事、劳资、组织等部门在招聘、培养等工作活动中产生的，是个人学历、道德素养、工作情况、社会关系等方面的初始记录。在新时期下，企业内部管理内容与需求发生了变动，进而人事档案管理内容也随之发生了变动，需要在新的背景下不断创新、优化。

（二）内容

构建完善的保管机制是保管人事档案的要点，其内容主要包含5个方面，其中有转递制度、统计制度、归档制度、核对制度、保密制度。1.归档制度。新生成的档案需要及时归档，归档的流程为：第一，鉴别材料，探究其是否满足归档的实际要求。第二，依据材料内容和属性，明确其归档的位置。第三，在目录上将材料名称等内容补登上去。第四，把最新材料归放到档案中。2.核对制度。核对为检验人事档案是否安全、系统的主要方法。需要检查的内容有很多，不但要检查人事档案本身，如是否有虫蛀与霉烂等，还需检查人事档案存储环境，如库房门窗的完整性，有没有错放等。检查核对的工作大都每周一次。但在下述状况下，也需开展核对检查工作：第一，发生突发事件，如火灾与丢失。第二，档案受损，如发现虫蛀和霉烂的情况等。3.保密制度。具体要求为：第一，对于大型企业，通常都会设专人管理人事档案，配备先进的存档设备。第二，库房布设防潮与防火器材。第三，保证档案柜的清洁性，不能存放其他物品。4.转递制度。它是同档案转移投递相关的制度。档案转移多半是因为工作原因造成的。5.统计制度。需要统计的内容有下述几方面：第一，人事档案的数量。第二，档案整理的具体情况。第三，档案存储情况。

二、新时期企业人事档案管理中存在的问题

（一）对人事档案管理不够重视

因为受传统理念影响较大，之前企业人事档案管理工作相对较片面，只重视个人政治面貌、受教育程度、家庭背景以及社会关系等基本资料收集，这些已无法满足当前社会发展的新需求。目前部分企业对人事档案管理工作依旧认识不全，未意识到该项工作的重要性，认为档案管理工作不过是资料收集和归档工作，未给予信息化建设高度重视，上述这些都会影响我国人事改革的进程，不能满足新时期背景下的管理需求。

（二）人事档案神秘性严重

一直以来，企业人事档案管理都秉承封闭式管理原则，过度强调人事档案管理的保密性与政治性，未重视人事档案管理的其他作用，如社会化作用。另外，企业档案管理意识缺乏，思想保守，没有积极宣传档案管理的服务性，不能为企业员工提供有效服务。在工作中会发生档案查阅难的问题，为此企业内部员工对人事档案充满了敬畏感与神秘感，不能便利地获取个人档案。

（三）信息化建设力度不足，未实现信息共享

目前，企业在信息数据库建设方面缺少资金投入，在实际建设中还有数据录入不全、更新不及时、检查不到位的问题。此外，因为网络的不稳定性，部分计算机病毒、网络犯罪还会影响档案数据库的整体安全。另外，人事档案数据同网络建设形式不一致，导致人事档案管理的规范性不强，使人事档案信息共享受阻，严重制约档案信息化建设的步伐。

（四）人事档案管理者的综合素养有待提高

在互联网迅速发展的背景下，人事档案管理慢慢实现了信息化处理，这便需要档案管理者的综合素养提升到新高度。从整体看，企业人事档案管理队伍的综合素养还相对低下，管理人员的业务能力与道德素养都亟需加强。因为缺少应用型档案管理人才，加上对档案管理者的培训力度不够，导致企业具备计算机技能与专业知识的人才少之又少，无法满足新时期企业人事档案管理的需求。

三、解决新时期企业人事档案管理问题的对策

（一）创新人事档案管理理念

基于新时期背景下，以往以保密为主的管理方法已不能满足企业人事档案管理的需求。为此，人事档案管理者需要积极转变管理理念，树立新兴的服务意识，增强档案管理工作的实效性，从单一的收集归档变成主动开放的应用档案的理念。在人事档案管理中，需严格遵守以人为本的原则，充分发挥档案管理者的积极性，转变以往的档案管理模式，让人事档案管理同企业人事工作同步，创造新的工作局面。

（二）转变滞后的管理方法

目前，企业人事档案管理工作方法相对滞后，严重阻碍人事档案管理工作效用发挥，为此需不断创新管理模式，促使人事档案管理工作朝着现代化方向发展。如添加新兴的打印设备与计算机设备增强人事档案信息化建设，构建高效且系统的管理系统，让人事档案资料可以得到及时存档，能够利用系统及时输进输出。此外，需提高人事档案管理的层次性，从手工管理过渡到智能化管理，重视工作人员对人事档案现代化管理手段的掌握，切实加强管理的实效性。

（三）提高信息化管理的安全性

若想确保企业人事档案信息化管理整体安全，需做好下述三项工作。第一，需构建健全的人事档案管理法规，对人事档案的安全标准与管理机制进行严格规范，不断优化信息安全保证体系。第二，企业需加大人事档案管理者培训力度，从思想意识上加强人事档案管理者的安全意识。第三，需加强人事档案管理的规范性，制定健全的管理规则与标准，并积极优化人事档案信息化管理系统，做好定期维护与更新工作。

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一、公文制发是推进档案管理工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。公文制发的质量，影响和决定着档案管理工作规范化、标准化的进程。因此，在公文制发中必须要打好规范化、标准化工作基础，以提高档案管理的整体质量，为档案管理工作实行规范化、标准化做好前期工作。首先，公文在用纸规格上要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要，注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题、主送单位和抄送单位是否准确，落款与公文是否一致，有无日期等。三是，公文字迹要清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后规范化、标准化、现代化工作打下坚实的基础。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化、案卷完整化和检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档原则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即将归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档的重点，要区分文件与资料，特别是要在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是，在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证