工程建设档案管理规范范文

导语：如何才能写好一篇工程建设档案管理规范，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、重点水利工程建设档案管理的现状

1.相关部门对档案管理制度重视不足，落实不够

在水利工程建设过程中，档案管理工作往往不会被纳入工程建设的同布置、同检查，档案管理与工程建设质量、进度、安全等问题相比，重视程度不够。在工程建设之初各参建单位在工程建设各阶段对档案资料管理应承担的工作职责没有进行明确，造成了档案资料管理职责不清。在日常的文件材料管理方面各单位的岗位责任制、文件归档制度、文件保管制度、档案鉴定制度等大多是流于形式，没有形成有效的管理体制，也就使得水利工程建设档案管理工作无明确的办事规程和行动准则。在实际建设施工过程中，各参建单位对文件材料的管理仍旧是以水利工程建设的实施为主，侧重于科技档案的收集、整理。再加之水利工程建设周期较长、文件材料交接手续不到位，档案验收无档案部门参加等因素，使得档案管理工作的开展未能达到有关规定要求的深度。

2.档案管理人员非专业，保管环境不达标

调查中的重点水利工程内容大多涉及多领域多专业。工程中的各个单项工程会被分成多个标段，标段内又会分包。参与施工的单位多而杂，素质参差不齐。这些施工单位一般重视技术工作，档案收集管理意识薄弱，片面的认为工程质量和按时完工才是主要工作内容，对档案收集管理工作不重视，普遍没有设置专门的档案管理机构和岗位。对于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人员、技术人员兼职管理，这部分人员中又以参加工作时间不长的青年居多，他们经验不足，又没有经过专业档案培训，且身兼数职、精力有限。所谓的档案管理工作只是被动的接受并保存文件资料。再加上工程工期长、临时机构解散、人员流动性等不确定性因素，还会发生文件材料遗失、缺项漏项、签章手续不全等问题。这就造成了档案管理工作明显滞后于水利工程建设工作的情况，还会出现工程面临竣工验收时才会想到档案收集整理工作的现象。于是，为了能顺利完成验收，就会突击补材料，这样材料的真实性就无法保证。此外，水利工程项目在施工建设时都会成立项目部，选址一般都在工程所在地，房屋结构为彩钢瓦。由于场地和条件的限制，项目部无集中统一管理档案的档案室，各参建单位的档案会放在办公室的铁皮柜中保存，项目部环境杂乱，档案保管的“八防”标准无法达到。

3.档案收集整理不规范

一是原始资料收集不齐全，整理归类不合理。因档案管理人员缺乏档案专业知识，导致文件资料收集不及时、内容不齐全、整理不规范、分类不准确、卷内文件联系不紧密，组合不合理，案卷书写不规范。如工程建设中，各单位只顾及工程数据资料的收集，往往不会留存施工建设场面的影像资料。有的工程连基本的工程施工前后的对比照片都不齐全。有照片的也没有按档案整理的要求放入档案专用照片册中，并配以详细的文字说明有。二是案卷内容不完整。工程建设档案的形成与收集整理没有系统的流程，归档范围也没有严格的界定，再加上工程建设档案资料内容繁杂，涉及的单位部门较多，受时间约束较大，造成归档材料不完整。如工程施工、监理日志做不到一日一记，出现对应不上的情况；工程的监理，往往只有监理员在工程现场，监理总监不到位，需监理签字的资料会由他人替签或集中补签。三是文件材料的搜集整理与移交接收工作严重脱节，造成档案的缺失。目前，档案行政管理部门一般不直接参与到水利工程建设实施过程中，这样就造成水利工程建设过程中文件材料收集和整理工作中出现的问题不能及时被档案行政管理部门发现，有些因遗漏而未被整理入卷的应归档的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性几乎为零，从而导致水利工程档案不可逆转的缺失，对今后的保管利用都造成很大的影响。

4.档案信息化程度不高

随着水利事业的不断发展，作为水利工程建设主体的地方水务部门的水利工程档案的数量也在不断增多。从目前调查的情况来看，水务部门及工程参建单位的水利工程建设档案管理工作仍然保留着传统的纸质档案管理模式。计算机的运用主要是进行登记，检索工具只有“目录检索”一种，档案信息化程度低。

二、重点水利工程建设档案规范化管理的建议

1.增强档案意识，建立完善的档案管理网络与制度

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【关键词】工程建设；档案管理；现状问题；解决措施

随着国家经济的快速发展，越来越多的工程得到了建设，从而产生了丰富的建设资料。通过建立档案加强这些资料的管理，则能了解工程的品质状态，并为工程的使用维护和后续工程的建设提供参考。但就目前来看，工程建设档案管理并未得到足够的重视，有关工作的开展仍然存在较多问题。因此，相关单位还要加强解决问题的措施研究，以确保档案管理工作能够更好地开展。

一、工程建设档案管理的现状问题

（一）工程建设档案管理现状。目前，工程建设档案管理已经由完善的法律法规作为开展工作的指导，能够使档案管理做到有章可循。在法律法规的约束下，建设单位基本能够履行自身职责，能够在相关部门的监督指导下开展规范的档案管理工作。近年来，随着档案法律法规宣传力度的不断加大，建设单位、施工单位和监理单位等参与工程建设单位都能依法开展工程建设档案管理工作。现阶段，各单位已经完成了档案管理体制、机构和网络体系的建设，能够使工程建设档案的管理与工程建设保持同步。从总体上来看，有关工程建设档案管理的规范和标准大多已经能够在档案管理工作中得到落实。（二）工程建设档案管理问题。尽管工程建设档案工作已经取得了规范化发展，但是目前仍然有一些单位不重视工程建设档案的管理工作，在工程建设的过程中将绝大多数精力放在施工管理上，忽视了档案管理工作。在这种情况下，目前工程参建单位用于进行档案制作的材料不相同，违背了档案管理的标准和规范。其次，由于缺乏对档案管理工作的足够重视，一些参建单位建设的档案材料缺乏真实性和完整性，以至于档案的使用价值大打折扣，为后续档案的利用留下了较大隐患。最后，在档案收集和归档方面，存在签章不完备、材料缺损和突击补制档案等问题，以至于档案归档时常出现不及时的情况。

二、工程建设档案管理问题的解决措施

（一）落实参建单位档案管理责任。针对工程建设档案管理存在的问题，要通过落实各项档案管理制度来解决问题。为达成这一目标，应落实工程参建单位的档案管理责任。具体来讲，就是在参建单位进行工程规划许可办理的过程中，行政主管部门应与其签订工程建设档案管理责任书，从而使各单位明确自身在档案管理中的责任，并且严格履行职责。在实际施工之前，主管部门还应检查参建单位是否按照标准和要求开展相应的档案管理工作，并且要求参建单位将档案管理标准和要求下发到各部门，进而使档案管理工作切实得到落实。再者，在工程建设的过程中，城建档案管理部门还应加强参建单位的监督管理，确保其能够按照工程进度要求完成档案管理计划的制定，并严格按照计划落实档案管理工作。最后，在工程结束后，相关单位要及时完成档案资料收集、归档情况的调查，并确认参建单位提供的档案是否准确和完整。针对未达标准要求的单位，则要给予一定的惩处，进而使参建单位的档案管理意识得到提高。（二）实现档案建设的全过程管理。为使档案内容的准确性和真实性得到提高，还要加强对档案建设全过程的管理。首先，应结合合同条款进行档案管理计划的制定，以便对工程建设档案进行全过程管理，进而使档案的编写质量得到提高。为达成这一目标，建设单位在与设计、施工和监理等单位签订合同时，还应进行档案工作条款的制定，然后在工程结束后按照条款内容进行档案的验收。其次，为使档案质量得到保证，还应将档案建立与经济效益挂钩，以确保负责人员能够认真进行档案的收集、整理和移交。再者，为使档案管理工作得以有序开展，并且能够与工程建设保持同步，建设单位应联合设计单位完成档案管理协议的编制，并结合工程实际建设情况完成管理流程图的绘制。最后，在工程建设的过程中，建设单位还应加强对档案建立情况的经常性监督和检查，以确保档案各项管理工作能够得到落实。（三）严格规范档案管理各个环节。为确保档案管理质量，还应加强档案工作各个环节的管理，从而使档案管理工作得以规范开展。首先，在档案收集环节，还应从档案完整性角度进行工作的开展，加强对档案装订规格、纸张大小和材料字迹等内容的管理，从而使案卷的质量得到保证。针对不符合要求的档案材料，则要退回要求相关单位整改。其次，在档案鉴定工作中，还应加强档案内容的检查，确保其内容齐全。为提高档案鉴定水平，还应加快新技术的引进，并要求档案管理人才加强新技术的学习，进而使档案鉴定工作能够适应市场发展需求。最后，参建单位还应完成档案管理的信息化建设，加快档案管理信息系统的开发和研究，并利用先进的档案管理软件开展相关工作。而利用该系统，则能为多方档案管理工作的开展提供信息交流平台，并加强对各单位档案管理情况的监督管理，进而使档案管理质量得到保证。

三、结论

通过研究可以发现，工程建设档案管理工作虽然已经取得了一定的进展，但是仍然存在较多问题。针对这些问题，相关部门和参建单位还应联合进行管理责任的落实，并加强档案建立的全过程管理，同时加强各个环节的监督管理，以确保档案管理规范和要求能够得到落实，进而使参建单位的档案管理水平得到提高。

【参考文献】

[1]马进江.浅谈我国水利工程档案管理存在的问题与解决措施[J].无线互联科技,2014(04):198.

[2]米晓霞.浅谈电力工程档案管理现状及解决措施[J].科技创新导报,2012(34):209.

[3]刘娟.浅谈北京市建设工程招投标档案管理存在问题的解决对策[J].城建档案,2013(01):67-70.

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【关键词】市政基础设施工程档案管理 对策

市政基础设施是指在城市规划建设范围内设置，基于政府责任和义务为居民提供有偿或无偿公共产品和服务的各种建筑物、构筑物、设备等。市政基础设施工程一般属于国家的基础建设，包括城市建设中的各种公共交通设施、城市桥梁、轨道交通、隧道、道路、给水、排水、燃气、城市防洪、环境卫生以及照明等基础设施建设，是城市生存和发展必不可少的物质基础，是提高人民生活水平和对外开放的基本条件。市政基础设施工程档案是在市政基础设施工程建设工程中形成的与工程建设有关，对国家、社会和单位有保存价值的各种文字、图纸、数据、照片、声像等不同形式的载体的文件材料，它是工程建设的真实记录，也是一个城市发展的历史缩影，与工程质量密不可分。

近年来，武汉市城市建设加速推进，呈现出建设规模大，重大工程多，技术复杂程度高，工程涉及面广等特点。诸多城建重点单个项目投资超亿元，有的甚至高达几十亿元。工程项目涵盖类型也越来越多，由过去较为单一的道路排水工程、桥梁工程，发展为大型综合立交、过江隧道、轨道交通、全线高架桥梁等多种类型的工程。同时，市政基础设施工程的基本施工队伍也呈现多元化的趋势，一些专业从事钢结构施工、隧道施工、地铁盾构施工的公司加入到武汉市城市建设中来。城市建设的快速发展给市政基础设施工程档案管理工作带来了机遇，同样档案管理工作也面临着空前的挑战。如何加强市政基础设施工程档案管理，保证其真实、完整、准确，并得到妥善的保管和有效的利用，为未来城市发展规划和设施管养提供重要依据，是各工程建设和管理单位必须引起关注的重要问题。

一、加强市政基础设施工程档案管理的重要意义

1、工程档案是工程建设质量状况的综合反映。

随着量化分析和精细化管理的推进，工程建设质量有了一系列精确的评价体系。当对工程建设质量的评价由感观性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时，对工程质量的评价就要以工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段进行综合测评了。由此可见，工程档案直接反映了工程建设质量。同时，从近年来工程质量事故案例的处理看，一旦工程出现质量问题或重大事故，首先要对工程项目档案进行全面调查。这是因为工程档案是工程建设各项活动的真实记录，具有原始性、真实性、唯一性的特点，它是建设活动的直接产物，全面、综合地反映工程建设全过程的实际情况，对划分工程质量责任有着不可替代的作用，是工程建设质量状况的综合反映。

2、工程档案是工程质量管理的重要组成部分。

《城市建设档案管理规定》明确规定：“列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件”。这就表明，如果工程档案验收不合格，工程将无法进行竣工验收，工程档案管理已经成为工程质量管理的重要组成部分。同时，建设部《关于认真贯彻国务院第279号令和建设部第78号令切实加强工程档案管理工作的通知》中也明确指出，建设单位组织工程竣工验收，应当具备工程档案认可文件。建设行政主管部门在办理峻工验收备案时，应当查验工程档案认可文件。这就再次明确了工程档案在工程建设过程中的重要地位，并将工程档案管理作为提高工程质量管理的重要手段。

3、工程档案是城市管理、发展的重要依据。

工程档案是工程建设活动的真实记载，直接反映了工程项目建设活动的全过程，因此，工程档案对市政基础设施工程建成使用后的管理、维修、养护、改扩建等技术工作的决策、设计都起着重要的凭证和依据作用。凡对某项市政基础设施工程进行维修养护、改扩建，都必须依据该项工程的设计、施工、竣工验收等方面的详细记载即工程档案制定出合理的方案。同时，随着现代城市建设的加快发展，城市建设不断向地下和空中纵向延伸，而这一切建设规划编制的基础资料就是前期城市基础设施工程建设留下的档案资料，而在建工程的档案资料又将成为今后城市建设发展的重要依据，市政基础设施工程档案资料的重要性不言而喻。

二、当前市政基础设施工程档案管理工作中存在的主要问题

1、档案意识不强。

部分单位对工程档案管理的重要性认识不够，重施工管理轻档案管理的现象普遍存在。市政基础设施工程档案资料收集整理，本应始于工程前期运作，终于工程竣工验收，列入管理日程，同步施工进展。但在一些工程项目中，平时不重视工程档案和内业资料的收集整理，档案工作与工程建设不能同步管理，资料不规范、收集不齐全。甚至出现为应付竣工验收或有关检查搞突击、“做”资料，的现象，造成原始资料失真，工程档案造假。加之市政基础设施工程大多为政府工程，有的工程因工期紧，协调难度大，基本建设手续尚不完备，更遑论其能够重视工程档案建设。

2、工程档案人员素质有待提高。

一项市政基础设施工程档案资料应包括招投标、勘察、设计、施工、监理等单位形成的档案资料，涉及面广，专业性强。但就工程现场的情况看，大多项目部都未配备专职的档案管理人员，往往是其他人员兼职或临时抽调人员担任，大多没有参加过正规的档案业务知识培训，专业知识欠缺。加上现场工作繁忙，人员调动频繁，原始资料丢失、损毁严重，档案管理处于一种被动应付状态，这必然影响到工程档案的质量。

3、归档时间严重滞后。

《城市建设档案管理规定》明文规定：“建设单位应当在工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。”但现实的情况是，市政基础设施工程档案移交普遍滞后，有的工程甚至竣工多年，工程档案尚未移交。更有甚者，因市政基础设施工程特殊性，有的工程完工后不竣工验收即投入使用，其档案移交工作更是无从谈起。

4、工程档案质量欠佳。

按照相关规定，工程档案资料应做到图物相符、数据准确，填写、审批、签章手续完备，不得擅自修改、伪造和后补，应达到完整、准确、系统，符合归档要求。可从实际的情况看，市政基础设施工程档案资料质量尚存在较大差距。有的项目由于抢工期、赶进度等原因，施工过程中将资料工作放在一边，到验收时再来补写，使资料的真实性大打折扣；一些单位为节约时间，只做一份资料，其余全用复印件代替，有的甚至将其它工程的一些资料放入档案资料之中，从而失去了档案资料的真实性，降低了档案本身的价值；部分档案书写不规范，纸张破损严重，字迹不耐久，不符合工程档案归档的要求。

三、加强市政基础设施工程档案管理的对策

1、提高认识，落实责任是做好市政基础设施工程档案管理的前提条件。

加大对《档案法》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件档案管理规范》及相关市政基础设施工程档案工作法律法规的宣传力度，提高全行业特别是领导同志的档案意识，使他们认识到工程档案是工程建设的重要组成部分，是建设经验的积累和宝贵的技术储备，是城市建设发展的重要依据。要逐步形成领导重视档案建设，人人关心档案建设的良好氛围。同时，抓好档案管理工作责任制的落实，明确参建各方和相关人员的档案管理责任，促进档案管理工作开展。

2、增大投入，提高素质是做好市政基础设施工程档案管理的有力保障。

各工程现场应设置与工程档案工作任务相适应的机构，配备专门的档案管理人员，增加人力、物力、财力投入，解决必要的档案管理工作经费和设施，保障现场档案整理工作开展。档案管理部门应定期举办档案管理培训班，提高档案从业人员的业务知识和工作能力；要积极主动服务，选派政策水平高、业务能力强的人员充当业务指导员，指导、协助参建单位健全各项档案管理制度，规范现场档案资料整理。

3、规范管理，依法治档是做好市政基础设施工程档案管理的首要任务。

为加强工程档案管理，国家先后制定和了一系列与工程档案有关的法律、法规和规范性文件，初步形成了我国档案管理法规体系，覆盖了工程档案工作的主要方面和主要环节，工程档案管理工作基本做到了有法可依。在当前的工作中，首要的是有法必依，市政基础设施工程参建各方要严格落实工程档案管理法律法规，结合现场实际，制定系统、完善、可行的档案管理制度和操作办法，使现场的档案管理工作有章可循，有序开展。同时，档案管理部门要加大检查督促力度，对拒不履行档案管理相关法律法规规定的行为及时采取措施，加以督促。

4、严把质量，加强检查是做好市政基础设施工程档案管理的核心环节。

市政基础设施工程档案资料的完整、准确、系统是实现有效利用，发挥档案作用，实现档案价值的基础。在档案管理过程中，要牢牢抓住收集齐全、材料准确、整理系统这三个环节，严把质量关。档案人员应及时了解工程的立项、勘察、设计、施工及竣工验收等每个阶段，掌握工程建设的具体内容，合理确定个环节文件资料的归档范围，做到既不重复也不遗漏；由于市政基础设施工程建设施工有较大的动态性，所以档案资料收集整理必须要与工程建设施工同步进行，档案人员要随时掌握工程建设变化情况，确保文件资料的准确。尤其是修改有关文件资料时，一定要按照规定的修改程序进行更正，并保留修改依据和过程记录，保证内容和数据的准确性；在收集齐全、材料准确的基础上，档案人员要遵循市政基础设施工程档案的形成规律和成套性特点，保持归档文件、档案案卷间的有机联系，着眼于方便档案资料的保管和利用，科学分类，合理组卷，确保质量。

同时，工程质量监督管理机构在日常的监督管理过程中，也应加大对工程资料的检查力度，特别是加大对质量保证体系资料、施工日志、原材料、成品、半成品检测报告、地基基础等关键部分、关键节点验收资料、监理日志、监理平行检验记录等资料真实性的核查力度，发现问题及时督促整改，问题严重的及时采取行政执法措施，保证施工档案资料真实、客观、完整反映工程施工进展情况。

做好市政基础设施工程档案资料管理是利国利民的一项大事，也是城市建设发展的必要要求。当前，住建部正组织力量对《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》进行修订完善，这也显示了国家重视市政基础设施工程档案资料管理的决心。各级管理部门和各参建单位，应以高度的责任感和紧迫感推进市政基础设施工程档案管理工作，为更好服务于城市建设发展做出新的贡献。

参考文献：

《建设工程质量管理条例》

《档案法》

《城市建设档案管理规定》

《建设工程文件档案管理规范》

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关键词: 供电企业；档案管理；重要性；

Abstract: in this paper, combined with my practical work experience, mainly on the power supply enterprise archives management and the importance of power archives management innovation mechanism to discuss, to transfer files to achieve standardization, standardization, informationization.

Keywords: power supply enterprise; file management; importance;

中图分类号：G275.9文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)

1 引言

档案管理的主要工作就是严格按照国家标准对档案进行分类、组卷、著录、标引,保证归档文件齐全、完整、分类科学合理,卷内文件排序正确,检索清楚便捷,以适应应用微机管理档案的需要；实现档案管理科学化、高效化和系统化，下文结合本人经验就档案管理的重要性展开论述。

2供电企业档案管理的重要性

事实上，在几年前,供电企业档案系统在实现档案管理方向已经取得了较大的进步。以供电企业系统为例,早就实现了档案的微机管理,这套系统实现公司机关、所属基层单位档案信息资源管理的电子化、自动化。可人工录入档案,也可自动收集MIS、OA 系统产生的档案。该系统还具有强大的查询和检索功能。用户可以根据自己的权限对任何感兴趣的信息进行检索,检索条件可以任意组合。检索的结果是可以看到照片、活动的影像、听到声音。同时,还可以通过这个广域网与上下级,以及兄弟单位之间,以电子公文的形式交换信息,方便地实现上、下级之间的远程查询和全息下载。

3档案管理发展趋势

（1）努力学习现代科学技术知识,积累驾驭现代科技设备,运用现代技术手段的能力。认清形势,调整心态,树立献身档案事业的观念。要适应供电企业档案管理的需要,必须提高认识,认清供电企业改革和发展的方向,认清档案工作的意义和价值,强化职业道德,努力开创供电企业档案工作新局面。

（2） 广泛涉猎现代科学文化知识,逐步完善自身的知识结构,努力使自己成为一专多能的复合型高级人才。以适应档案工作日益复杂、变化的需要。

（3）努力提高业务水平,在实现档案管理规范化、标准化的基础上,积极开发档案信息资源,为供电企业工业的生产、经营管理提供高效的服务。

4 电力档案管理工作创新机制

4.1建立档案管理

建设项目档案的管理是档案工作中的难点、弱点，由于供电企业建设项目需要较长时间才能完成，这期间将会产生大量工作技术文件资料，妥善保管好这些文件资料，仅靠少数几个人是不行的，要有一套完整的规章制度，才能做好这项工作。一个供电企业建设项目参建单位多，要保证竣工档案的完整性、成套性和文件材料的系统性，就要有统一的标准。建设单位应贯彻执行国家有关法规、条例、办法。以《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》及《供电企业档案分类表》为依据，使各参建单位在编制档案过程中有章可循，做好建设项目档案的归档工作，用规范的档案标准促进各参建单位的档案规范化管理，从而有效地做好建设项目档案管理工作。

4.2档案管理要纳入合同管理

在逐步完善的社会主义市场经济条件下，合同起着至关重要的作用，它是用来约束参建各方强有力的法律依据。所以供电企业建设项目的建设单位在进行工程招、投标及签订各项合同、协议时，应把保证建设项目档案齐全、完整、准确等方面的质量要求纳入有关的专项条款，并用经济手段来约束双方履行合同、协议，明确乙方保证质量按期交项目档案后，甲方及时给予结算，如果档案资料收集不齐全、不符合要求，将扣除工程款，争取档案工作的主动权，这是做好建设项目档案管理的有效手段。

4.3 移交档案做到标准化、规范化、信息化

（1）加强工程档案的过程管理。

在工程建设初期，档案工作就要与工程建设同步进行。文件资料收集是档案工作的基础、一项工作，供电企业建设项目工程形成的文件资料数量多，内容庞杂，文件资料形成单位多，随着工程建设的进展，档案人员就要对文件资料进行收集，如果等到整个工程竣工时才进行档案的收集，会给收集工作造成困难，不能保证文件资料齐全完整，因此，加强工程档案的前期管理是非常重要的一项工作。

（2）加强档案人员在工程建设过程中的监督指导。

对正在建设的工程档案加强过程管理，就是档案管理人员在工程建设中，依据前期制定的标准对各参建单位的档案形成、积累、整理归档工作，进行定期监督、检查、指导，针对工作中出现的问题及时处理解决，使档案从形成到整理直到最后完成竣工档案归档工作。应做到档案收集工作与工程建设同步进行，及时做好工程档案的过程管理工作。

（3）加强与施工单位沟通, 力求档案收集的完整性和准确性

施工单位工程竣工档案是供电企业建设工程档案中非常重要的一部分,形成一套高质量的竣工档案,首先各专业工程技术人员负责检验档案的真实性和准确性,然后档案管理员负责检验档案的标准化、规范化。为了能保证施工单位工程档案的顺利移交,从工程一开始,档案管理人员应通过开会、到施工单位现场指导等方式与各施工单位加强沟通,就文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理组卷及竣工图编制和交接验收等具体问题向各专职资料员明确具体档案要求,学习项目档案管理政策法规,统一思想、统一认识、统一做法,有效地控制档案的形成质量,减少因意见不一致而造成的返工工作量,真正做到移交精品工程的同时移交精品档案。

（4）发挥工程技术人员的作用。

各参建单位的工程技术人员参与建设项目的全过程，他们熟悉建设项目过程，掌握工程进展与进度情况，随着输变电建设项目达标投产工作的深入开展，工程技术人员的档案意识日渐增强。由工程技术人员和档案人员共同完成档案组卷的工作，是非常必要的。工程技术人员主要是负责审核工程各阶段文件材料是否收集齐全完整，文件材料的签署、盖章手续是否真实完备，文件内容的填写是否规范，标准施工记录数据是否真实可靠，竣工图是否与实际情况相符合等等，这些方面正是工程技术人员的优势所在。

（5）做好项目档案的验收管理工作。

在建设项目竣工验收时，档案验收要同时进行，建设单位应该按有关的规定、标准、办法，组织有关的自检小组对工程档案进行自检，检查归档文件是否齐全、准确、系统，归档文件材料是否是原件，竣工报告、合同、协议等是否履行双方签字手续，案卷质量是否符合要求，对存在的问题提出整改意见，同时下发整改通知单限期进行整改，使归档案卷分类科学、便于档案的保管和利用。

5保证工程档案资料的齐全完整

由于供电企业建设项目的施工单位多,项目档案管理工作面广量大,各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致,而规范化是档案管理的本质要求。要使档案工作有序进行,必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度,从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面做出明确规定,对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始,档案室应向各施工单位分发国家标准《科学技术档案案卷构的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《供电企业建设施工、验收及质量验评标准汇编》,同时还应发放本企业的项目文件归档制度说明,在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理,从而有效地控制档案的归档质量。

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输变电工程档案是社会发展变迁的“晴雨表”，更是电力基础设施改善的真实记录。随着社会经济的飞速发展，电力工程建设步伐加快，输变电工程档案管理变得越来越重要，工作量也越来越大，这对我们以往的档案管理模式提出新的要求。如何提升输变电工程档案规范化管理水平，是当前及今后一段时期需要研究的课题。鉴于此，本文就输变电工程档案管理的现状及对策作了探讨和分析。

一、输变电工程档案的特点

输变电工程档案是工程立项、设计、施工和监理等整个工程建设活动的原始记录，是评价工程质量、创优评先的信用依据，也是工程运行、改造和维护不可替代的权威凭证。它与一般的文书档案在形成和管理上有很大不同，其主要有以下几个特点：

1、专业性强。输变电工程档案管理是一个跨行业、跨部门、跨专业的系统工程，其档案内容有建筑方面的，但大多是电力技术方面的，电力系统的高技术密集型的特性决定了其工程档案专业性很强。

2、面广量大。输变电工程档案中涉及部门、单位有十多家，内容包含设计、施工、安装、监理、调试等方方面面。特别是供电系统外单位产生的工程档案，种类多、数量大、矛盾多，接收难度大，工作纷繁复杂。

3、时间跨度大。一个完整的输变电工程项目建设周期长，从工程立项、可行性研究、图纸设计、招标确定设计、施工及监理单位、工程施工、三级验收、试运行到最后竣工验收投运，一般要跨越一两年甚至更长时间。这给工程档案资料的收集、整理带来很大不便，容易造成资料的散失。

二、输变电工程档案管理的现状及原因分析

㈠存在的主要问题

调研中发现，输变电工程档案常常存在资料不全、质量不高、未按时报送等情况，主要表现在以下几个方面：一是一些项目建设单位对工程档案重视不够。特别在施工阶段，因项目多、时间紧、任务重，忽略了项目前期阶段的资料收集，也未对参建单位提出档案的具体要求。二是参建单位对竣工资料的质量要求心中无数，结果出现了文件表式不对、签字手续不完备、没有原件归档等现象。三是工作职责不明，加之档案员责任心不强，未能严格执行“四参加”制度到位尽职，造成了一些重要设备资料遗失或收集不全。四是大多施工建设单位重视工程形象进度，却忽视了档案工作，等到工程结束办理竣工验收手续时，才投入人力、物力搞突击，造成报送的档案资料质量差，准确性、真实性、完整性达不到规范要求，直接影响到日后的提供利用。

㈡原因分析

――思想认识偏颇。不少项目建设单位有“重工程建设、轻档案管理”的现象，尤其是工程档案资料的收集、报送、利用的意识还很淡薄。有的认为工程档案是单位档案主管部门的事，与已无关；有的认为建设工程“一份合同、一张图纸”足以说明问题，没有必要搞得太复杂；还有的甚至把档案作为“私人财产”，不愿移交归档。显而易见，认识不到位是造成工程档案不到位的首要原因。

――管理工作失职。输变电工程档案缺乏有效的管理制度，部门责任未明确，造成“推诿扯皮”的现象。工程档案往往全部由档案室人员一抓到底，没有落实专人具体负责，即使有也只是兼职。档案网络没有延伸到各个具体工程，未能形成一个覆盖设计、施工、监理等各个方面的立体化的档案工作网络。档案主管部门下现场少，对下监督指导不够。制度缺少、管理失职，是造成工程档案不到位的主要原因。

――考核措施缺位。有相当一部分人认为档案工作没有列入单位或个人年度绩效考核，又无硬性的奖惩措施，档案工作质量好差无关紧要，不会影响评先评优和工资奖金。因此，听之任之，没有把档案工作纳入议事日程，更不把档案工作当回事，这就造成了工程档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。考核激励措施的缺失，是造成工程档案管理不到位的关键原因。

――人员素质不高。工程档案收集归档工作专业性、技术性很强，一般档案人员缺乏技术知识，难以搞好工程档案工作；而项目建设单位档案人员往往一人兼任多职，没有过多的精力和时间投入档案工作，疲于应付日常事务，更谈不上档案业务学习、业务素质提高。档案管理只满足于“不丢失、装进袋子、锁进柜子、你查我调”的状况。人是生产力发展的第一要素，档案人员素质不高，是造成工程档案不到位的根本原因。

三、提高输变电工程档案管理水平的对策

基于输变电工程档案管理中普遍存在的问题，东台市供电公司在工作中进行了积极探索。东台市220千伏金东输变电工程档案管理成绩突出，2006年江苏省27个输变电工程参加国家电网公司优质工程评审，金东变工程荣获第二名，并被授予国网公司“优质工程奖”。结合实际，谈几点粗浅体会。

㈠加强法规宣传，提高对输变电工程档案重要性的认识

做好工程档案的管理，离不开各单位、部门的支持和协作。我们在输变电工程档案资料的收集过程中，注重运用行政、经济等手段，多方式、多渠道、多层次地宣传《档案法》等法律法规，积极主动开展工作，使广大工作人员真正认识到做好工程档案的重要意义，以及各自应尽的责任和义务。领导的档案意识增强了，工程档案管理也就自然摆上了议事日程。

㈡建立工作机制，夯实输变电工程档案管理基础

1、加强组织领导。坚持工程项目建设与工程档案管理两手抓，健全管理网络。项目建设单位要将设计、施工、监理等各参建单位纳入管理网络，建立档案领导小组和档案工作小组，以综合档案室为纽带，开展工程档案的监督管理和具体业务工作。理顺档案管理机构与各档案生成单位和部门的关系，明确职责。规定兼职档案员负责材料的收集、整理、组卷，定期移交档案室；专职档案员负责各部门、单位的业务指导和质量把关，负责档案管理、资料编研、提供利用；项目负责人负责对档案文件材料内容的审核。

2、完善制度建设。建立健全工程档案收集工作制度，将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去。每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序，并将其列入工作质量的考核，使工程档案收集真正成为一项日常性工作，保证工程档案工作有章可循，有法可依，达到规范化管理的目标要求。同时，积极采取多项控制措施和手段，严格手续，做到接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，保证档案的完整、准确和系统。

3、强化责任考核。建立档案目标管理考核机制，把档案工作纳入综合考核的范畴。结合劳动竞赛、达标投产、评先创优等活动，强化考核激励，着重在领导意识、人员素质、资金落实、完善制度、收集齐全、整理质量等环节上加大考核力度，不断增强参建人员的档案责任意识。推行档案工作责任制管理，对不按规定执行的基建单位，在工程竣工验收备案后逾期不交档案的，及时提出口头或书面整改意见，仍不按时移交的，依照规定给予经济和政治上的处罚，严重的实行责任追究。

4、推进信息化建设。一方面，加快做好历史纸质档案的数字化整理工作；另一方面，严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准，统一系统数据库的建设，统一档案信息的存储格式，确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。各参建单位在将档案条目录入的同时，所有资料的电子文件通过扫描等其它形式一并上传数字档案馆，从而通过网络就能实现档案便捷而快速的全文查阅利用，真正做到档案内容的现代化、数字化管理，为档案的开发利用提供方便。

㈢强化过程控制，推进输变电工程档案管理规范化

输变电工程时间跨度大，要想提高其档案管理水平就必须实行标准化、规范化管理，即要求档案管理的收集、整理、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行，做到档案管理与工程建设同步进行，实现全过程管理。

前期介入。坚持从档案材料形成的“源头”抓起，做到前端控制。开工前，档案主管部门要将工程档案具体要求、竣工文件材料的收集范围、归档清单等逐一向工程建设参与单位进行技术交底。各工程参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标，认真分解档案工作任务，将档案管理与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核。

中期控制。档案主管部门要加强现场的检查和指导力度，全程参与，确保工程档案各个管理环节始终受控在控。在业务指导上，应勤跑工地，跟踪了解项目信息，随时检查指导。在具体工作中，要主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案提交之前。遇到收集确有难度的，要积极向领导汇报，及时与施工建设相关单位沟通，争取理解支持。

后期检查。参与工程建设的各施工、安装、监理等单位在工程竣工投运后1个月内，应整理、组卷移交竣工技术文件、竣工图、调试报告等，并提交相应的电子文件。对重大建设项目可采取阶段性归档。档案主管部门应加强督查，发现不符合规范要求的，坚决退回整改。在档案接收方面，要充分利用行政程序把关，建立工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制，保证工程档案的规范化、标准化，保证不出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。

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关键词：工程档案档案管理奥林匹克公园中心区

近些年来，为节约土地资源，实现布局紧凑合理的规划理念，开发城市核心区道路地下空间，建设联系城市干道与核心区各地下车库的交通通道，解决核心区地面交通拥堵问题，大大减少因此而发生的对城市主要道路的交通影响，地下交通联系通道成为实现此功能的首选。北京金融街地下交通联系通道建成于2004年，北京中关村地下交通联系通道于2007年建成，北京奥林匹克公园中心区地下联系通道也于2008北京奥运之前建成。本文从奥运中心区地下交通联系通道工程档案管理经验入手，论述此类工程档案的管理方法。

一、科学管理这些档案的重要意义

（一）工程档案是保证地下交通联系通道开通运行的重要依据

地下交通联系通道工程建设耗资巨大，但利用率却极低，奥运中心区地下交通联系通道自2008年建设完成至今尚未向社会开放使用，施工单位已经撤离，如果一旦开通，工程档案将成为保证其正常开通运行的重要依据性文件。

（二）工程档案为管理、利用、维护、保养等提供重要参考

地下交通联系通道中通风、电力、消防是保证其正常运行的重要设备设施，工程档案中保存了这些设备设施的完整参数，这些参数数据是提供管理、使用及维护、保养的重要参考数据。

二、地下交通联系通道工程的特点及对档案管理提出的要求

地下交通联系通道工程建设具有其自身的特点，对档案管理提出了不同的要求。

（一）地下交通联系通道工程施工技术要求高

城市地下交通联系通道的构造特点使其通风系统设计较常规公路隧道更为复杂，需要计算不同区段正常通风工况和火灾工况下的需风量，考虑火灾排烟的有效性等，在通道顶部回填工程中采用了气泡混合轻质土换填的减荷设计，因此地下交通联系通道工程较一般道路工程、隧道工程施工难度大，技术要求更高。

（二）地下交通联系通道工程分部分项划分无统一标准

地下交通联系通道工程根据服务区域的不同、功能的不同，形成独具特色的建筑风格，它兼具房屋建筑工程、市政工程、隧涵工程、道路工程特点，单独采用任何一个专业的规范、规程和技术标准都不能满足该工程施工技术管理和施工质量控制的需要，造成施工现场同一工程不同标段的分部分项划分完全不同。

（三）交叉施工现象严重

地下交通联系通道是以解决区域拥堵问题，增加各建筑物之间联系为目的，因此其与周围交叉施工现象非常严重，为配合工程建设，地下交通联系通道本身工程必须分段、分仓间断施工且与其他工程交叉施工特点十分明显。

（四）对档案管理提出新的要求

地下交通联系通道在综合利用土地资源方面发挥了无可比拟的优势，但是，地下交通联系通道工程档案的管理却没有相关统一管理规范，笔者查阅大量资料，大都是关于地下管线档案管理规范、规定，而没发现关于针对地下交通联系通道工程档案管理的规范。地下交通联系通道工程是市政工程、建设工程的统一体，工程建设复杂，因此向档案管理提出了新的要求。

1.如何应用档案管理资料规程

此类工程涉及房建、市政等多种建设，没有明确规程可以始终如一地执行，各施工单位依据各自的管理优势，常规化运作方式，运用不同的管理方法，有的使用《建筑资料规程》，有的使用《市政资料规程》，还有一些参与过地铁建设的单位使用《地铁档案管理企业标准》，表现为现场工程资料的整理十分混乱。如何应用档案管理资料规程是此类工程档案管理中提出的新要求。

2.分部分项划分不一致给单项工程档案管理的统一性带来一定的难度

地下交通联系通道工程多为多标段施工的单项工程，由于没有统一规定，各标段各施工单位划分的分部分项完全不同，使得施工文件整理不统一，分项、分部验收不统一，给单项工程档案的统一管理带来困难。

3.交叉施工现象向资料整理的完整性提出新要求

交叉施工使工程不能按照施工计划进行，导致进场物资与试验报告上物资资料对应不上，例如，钢材实验报告上的钢材与进场钢材数量规格对应不上，无法保证文件的完整性。

交叉施工使各施工单位对工程档案的编号产生很大疑问，若按时间顺序编号，则不能反映各部位工程建设情况，若按工程部位编号则时间全部混乱，施工现场的资料编号混乱现象十分严重。

三、科学管理地下交通联系通道工程档案的经验及做法

结合工程特点及档案管理中出现的问题，新奥集团在多年实践的基础上，逐渐摸索出了一条针对地下交通联系通道工程档案管理的途径，形成一套行之有效的管理方法。

（一）全面了解工程建设情况，进行工程档案前端管理

1.了解立项、规划情况：了解立项规划情况，有助于档案人员了解工程属性，工程概况，有利于档案管理人员对整个工程档案的管理形成全局观念，前期基建文件、施工文件、监理文件如何形成，使用何种规程，与哪个监督站建立联系，与城建档案馆哪个部门进行对接都在此阶段形成。

2.了解工程施工组织设计：档案管理人员应参加由建设方组织的第一次进场协调会，全面了解工程施工组织设计方案，对施工方对工程施工安排全面了解，为制定档案编制方案做好充分准备，了解工程施工进度，做到档案整理与施工进度同步进行。

3.开展工程档案前端管理工作，制定档案整理规划方案。

监督施工单位制定档案编制方案，此方案不仅涉及总包的结构工程，还应包括水、电、设备、消防等专业工程档案整理方案。 （二）与项目总工、技术管理人员密切合作，制定分部分项划分基本原则

1.分部分项划分的重要意义：分部分项划分是工程档案整理的纲领性文件，分部分项划分准确，工程档案的制作才能做到有依据。分部分项划分不准确，将给建设工程资料收集、检验、分项、分部工程验收等工程带来一系列问题，会出现档案因此收集不完整的漏洞。

2.制定分部分项划分文本：建设单位作为工程建设的管理单位，统一各标段分部分项划分标准。在施工单位进场召开第一次现场协调会时，档案部门就应将分部分项的基本原则告之各施工单位、监理单位，让其根据建设单位要求，制定符合该工程特点的工程分部分项划分。依靠建设单位工程项目管理部、施工总包总工、技术负责人、监理单位总监，现场资料员共同制定分部分项划分文本。

3.编制有针对性的工程档案收集范围表：地下交通联系通道工程虽然施工内容相近，但因其是周边建筑物、市政的配套设施，因此每一个地下交通联系通道都会因地理位置的不同，地况情况不同、施工工艺不同而有所区别，我们根据施工内容、专业划分情况编制适合本工程需要的工程档案收集范围表，在实践应用中获益匪浅。

4.统一规程规范要求

（1）以工程建设规划许可证为依据，统一规程规范要求。规划许可证批准为市政工程的，我们即以市政资料管理规程为主要依据，以其他工程资料管理规程辅助，共同形成该工程的完整档案；规划许可证为建筑工程的，我们就以建筑资料管理规程为主要依据，以市政规程进行辅助整理。

（2）各规程的融会贯通，解决档案编号问题

在使用不同的规程过程中，档案人员在编制档案号时出现不知按哪个规程进行编号的问题，因为两个规程中分部不同，代字代号也不相同，针对这种情况，我们执行了用哪个规程即用哪个规程进行编号，与城建档案馆的编号原则一致，很好地解决了该问题。

5.落实监督检查

（1）监督监理工作：加大对监理工作的管理力度，敦促监理发挥现场监督检查的作用。

（2）定期检查现场工程资料整理情况：实行定期现场检查工作制度，随时关注工程档案整理情况。

（3）发现问题及时整改：针对检查中发现的问题，制定整改落实方案，及时进行整改。

（4）配合结构长城杯验收等工作进一步促进工程档案的整理工作。

总之地下交通联系通道工程档案管理难度大，综合性程度高，要求档案管理人员深入实际，了解全局，加强对各专业档案的掌控能力，这对档案管理人员提出了更高要求。

参考资料：

[1]段旺，杨佩英.地下机动车联系通道解决市区交通问题的尝试[J]地下空间与工程学报，2006年51期.

[2]姜学鹏.《通风竖井在地下联系通道通风系统中的应用》[J]地下空间与工程学报，2009年06期.

[3]北京新奥集团有限公司.《北京奥林匹克公园中心区地下交通联系通道气泡混合轻质土填筑工程技术规程及质量检验验收标准》.

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[关键词]工程；基础设施建设；档案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.137

[中图分类号]G278 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）04-0-01

随着社会经济的快速增长，我国政府加大了在基础设施建设方面的投资。近年来，基础设施建设规模不断扩大，随之而来的是基础设施建设前期的档案数量不断增长，对档案管理工作的要求也越来越高，工程基础设施建设前期档案管理成为新时期档案管理工作的一个难点。在新形势下，必须充分认识工程基础设施建设前期档案管理工作的重要性，分析其中存在的问题，积极寻找解决对策，提高工作质量与效率。

1 当前工程基础设施建设前期档案管理存在的问题

1.1 对前期档案管理认识不足

在工程项目档案中，前期档案是重要的组成部分。工程基础设施建设前期档案又称为工程准备阶段文件，主要是指工程开工之前和工程准备过程中形成的文件材料，主要包括立项材料、审批材料、勘察材料、设计材料与投标材料等，是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。现行前期档案管理体制产生于我国工程基础设施建设进程的基础之上，并对我国基础设施建设具有重要作用，地位非常重要。但是，前期档案管理的重要性并没有得到充分认识，长期以来，工作人员的工作中心都在工程建设之上，没有抓好前期档案管理工作，在工作中存在的随意、随便性管理，使工程建设工作不能顺利进行，因此，一定要充分认识到新形势下做好前期档案管理工作的重要性，做到思想高度重视、工作常抓不懈，水平不断提升。

1.2 前期档案管理与建设速度脱节严重

当前我国工程基础设施建设不断加快，前期档案管理与城市基础设施建设速度存在严重脱节问题。众所周知，基础设施建设工程周期长，涉及诸多部门，因此基础设施建设档案具有多样性、复杂性的特点。受经济利益趋势或工期所限，管理者一直重视工程建设速度，轻视工程档案，这就导致工程建设与基础设施档案管理工作不能同步进行，这不仅影响前期档案管理工作效率，而且也影响其他档案资料管理工作的正常进行。

1.3 管理人员素质参差不齐

管理人员对档案管理工作的重要性不言而喻，其不但是档案管理工作的核心，也是工程基础设施前期档案管理工作正常运行的保障。工程基础设施前期档案资料需要管理人员及时整理，但是与工程基础设施建设的快速发展相比，管理人员的综合素质明显偏低，管理水平相对低下。工程基础设施前期档案管理工作很复杂，缺乏较高的理论水平与实际管理能力是无法胜任的，管理人员素质参差不齐就不能满足工程基础设施前期档案管理工作的需求，档案管理工作的效率必然会低下。

2 加强工程基础设施建设前期档案管理工作的建议

2.1 提高对前期档案管理的认识

工程基础设施建设前期档案管理工作对工程建设的顺利开展具有重要影响，提高对其认识是做好管理工作的内在要求。工程基础设施建设的快速推进，对前期档案管理的要求也越来越高，提高档案管理工作效率势在必行。档案管理人员应加深对前期档案工作重要性的了解，从思想上重视档案管理，认真研究档案管理规范，才能真正做好工程基础设施建设前期档案管理工作。

2.2 完善前期档案管理体制

无规矩不成方圆，档案管理工作亦是如此，完善工程基础设施建设前期档案管理必须建立完善的管理体制。因此，相关管理部门需要积极转变管理职能，积极推进前期档案管理工作在精细化、常态化方面的建设。进一步明确前期档案管理工作重点，规范档案管理工作程序，实现前期档案管理工作有标准可依。另外，还应建立相应的监督制度，对相关单位的前期档案管理进行监督，对其中存在的问题进行整改，保证档案管理工作的稳定、有序。

2.3 提高管理队伍综合素质

在档案管理工作中，管理队伍起着主导作用，工程基础设施建设前期档案的采集、整理、维护都需要管理人员去做。前期档案管理的综合性要求管理人员只有具备相应的专业技能和素质，才能真正提高前期档案管理工作实效。因此，务必要加强管理队伍建设，提升管理队伍的整体综合素质，比如：可以采取考核制度、加强培训、开展互帮互学活动等措施，实现管理队伍整体综合素质的提升。

2.4 采用新技术，促进管理数字化

时代进步的要求档案管理工作必须积极采用新技术，这直接关系到档案管理工作的创新和发展。工程基础设施的大量建设必然会导致前期档案大量增加，造成查阅不便、存贮空间不足、维护困难等问题，这就会增大管理成本，工作费时费力。推进管理数字化能有效解决这些难题。推行数字化以后，前期档案资料存储在计算机的硬盘里，解决了大量档案资料的存储问题，而且可以利用软件技术对前期档案进行归类，提高前期档案查阅的便捷性。

3 结 语

在新形势下，工程基础设施建设前期档案管理工作面临着诸多挑战，工作人员必须充分认识并积极采取措施应对。只有不断提高对前期档案管理工作的认识，建立完善的体制，管理队伍整体素质，努力促进管理数字化，才能满足当前工程基础设施建设档案管理工作的需求，提高工程基础设施建设效率。

主要参考文献

[1]陈英.谈基础设施建设项目的档案管理[J].广东科技，2013（8）.

[2]李殿波.浅谈工程基础设施建设前期档案管理[J].黑龙江史志，2013（19）.

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关键词 电力工程档案管理对策

中图分类号 F426 文献标识码 A 文章编号 1673-9671-（2012）111-0231-01

随着国家经济的发展和科学技术不断创新，电力建设事业也在飞速发展。目前电力建设投资规模不断扩大，同时在电力建设工程质量和管理水平，技术进步、节能环保，保障投资效益方面提出了更高的要求。充分发挥了电力工程建设项目在推动经济社会又好又快的发展中的重要作用。而做好电力建设项目档案管理工作，是档案工作者为企业效益服务，也是为经济建设添砖加瓦的一项重要途径。

工程建设是百年大计，质量和效益是工程为经济社会发展的基础保证。而工程档案作为工程建设的重要组成部分，全面反映和记真实录了电力建设项目的基本面貌和建设全过程；是项目达标投产、运行、维护、改扩建和技术改造的重要依据；是维护企业合法权益的重要基础工作和信息资源。笔者从理论出发，结合多年实际工作经验，对工程档案管理中普遍存在的典型问题，提出了切实可行的对策，保证工程档案归档完整、准确、系统。以完善工程档案管理过程，从而提高工程档案管理的水平和效率。

1 做好前期筹划，将工程档案纳入法制化管理

工程档案管理贯穿工程建设全过程，并形成了大量的文件材料，涉及面广，专业性强。很多实际工程中并没有重视工程档案工作，没有提前规划，没有建立专门的工程档案部门，责任不能落实，规章制度不健全，人员没有提前介入和参与到工程的全过程，致使工程资料收集不完整，特别是个别项目合法性文件缺失，归档文件质量不符合要求，给工程竣工验收及投产后的运行维护等工作造成很大麻烦。

因此，在工程前期就要做好档案管理的规划，在建立工程领导小组的同时建立工程档案领导及工作小组，建立工程档案法人责任制，将工程档案管理工作法制化。设立专门的工程档案管理部门并配备相应的专职工程档案管理人员。将工程档案工作纳入合同管理，在与设计、施工、监理、调试等单位签订工程合同时，把关于工程档案的归档责任以专门的条款或者技术协议的形式纳入工程合同，以法制化的手段保证了各个参建单位对工程档案工作的重视和责任的落实。

2 建立健全规章制度，使工程档案管理规范化

目前建设规模大，参建单位众多已经成为电力建设的普遍特点。因此工程的档案管理工作牵扯面广、工作量大。然而许多参建单位的档案管理工作经验性做法普遍存在，致使归档要求和做法不尽一致，造成档案文件整理和组卷不规范和不合理，产生了大量的返工现象。

规范化是使工程档案管理高效有序进行的基础，也是提高档案的归档质量和管理水平的必要手段。所以必须根据工程的实际情况编制建立一整套科学、合理、操作性强的项目档案管理规章制度。明确工程档案管理的组织领导、健全管理体系、落实职责分工。对文件材料的形成、收集、分类、整理、立卷归档提出具体要求，规范案卷质量以及竣工文件编制、移交验收等工作，使工程档案管理工作做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动工程档案的规范化管理。

3 加强人员培训，提高档案工作人员素质

电力工程建设既有通用性，又有很强的专业性。档案人员既要精通档案管理的理论和业务知识，同时又要熟悉电力行业工程建设相关的各方面管理标准和要求。而现状往往是各个参建单位的档案管理人员不仅没有经过系统的档案知识的培训，而且缺乏必要的电力行业相关知识，同时人员流动性大，档案管理人员和工程技术人员对工程档案的掌握和理解程度不一致，造成档案整理不规范。

要形成一套高质量的竣工档案，就必须对档案管理人员进行系统培训。可以在工程前期邀请相关档案专家对工程各参建单位的档案管理人员进行培训，组织相关人员赴优质工程单位学习档案管理的先进经验。通过对档案管理政策法规和各项规章制度以及必要的电力建设相关的技术标准和规范的学习，统一认识、统一做法，有效地控制档案的形成质量。同时工程建设过程中加强各参建单位之间的沟通交流，按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题并提出整改要求，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集整理工作。

4 抓好过程控制，保证档案工作与工程建设同步

电力工程项目规模大、建设参与单位众多、时间跨度长，客观上给工程档案的及时收集、整理归档带来一定难度，造成了工程的档案管理工作不能与工程建设同步，时间上明显滞后。

因此，要加大对工程档案的过程控制，在档案的收集、整理、保管各环节要按照统一的程序和科学的方法进行，将工程档案工作纳入程序管理，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制，做到档案工程和工程建设同步进行。特别要注重平时对档案的收集和积累，加强前端控制和过程控制，事后控制改为事前控制，在工程施工阶段中检查质量情况的同时检查档案积累及质量情况，发现的问题，要求相关部门及时解决。从项目的初期提出档案部门就要做到超前介入，在立项、设计、施工、调试、竣工投产等各阶段，也要积极参与，跟踪监督，使工程档案形成一个整理有序、联系有机、全程控制的完整记录体系。

5 加强档案信息化建设，充分发挥利用效率

随着信息化和网络技术的快速发展及应用，工程档案管理信息化是电力建设工程发展的趋势和必然结果。目前虽然很多电力建设工程都采用了现代化的档案管理软件系统，但数字化率不高，功能开发不完善和利用效率低，只停留在目录浏览和检索的阶段，阻碍了工程档案信息化管理水平提高和管理效率的发挥。

如何充分利用现代化的档案管理系统，切实提高工程档案管理的信息化水平和效率，是工程档案信息化管理的重点工作。在工程前期就需要采用设计专业、功能完善的档案管理系统，即能实现档案收集、整理、归档、利用工作的规范有序进行，有效地保证工程文件材料收集的完整性、准确性、系统性和电子文件的及时归档，并建立档案数据库，实现了档案信息资源的共享。同时又能实行全程监控，及时发现和解决档案管理的问题，从而保证归档文件的质量。同时利用权限管理开通网络查询功能，并开展纸质档案的电子化工作，但一定要做到统一载体、统一格式，既方便管理人员在工程管理过程中的及时查找，也有利于今后查阅各种参考信息，实现了信息资料利用效益的最大化，对档案编研工作起到了一个快速整合的作用，提高了工程档案管理的水平和工作效率。

参考文献

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一、本市轨道交通建设的基本情况

上海地铁建设，始于1990年开始建设的轨道交通1号线工程。经过十几年建设发展.现已建成8条轨道交通运营线路，分别为1、2、3、4、5、6、8、9轨道交通线路，运营线路总长度达到234公里，共计有地铁车站161个。上海申通地铁集团有限公司是承担上海轨道交通投资、建设和运营的大型企业集团，其前身是由上海申通集团有限公司与上海地铁建设有限公司于2《X抖年8月合并而成。为了配合上海轨道交通建设，申通地铁集团公司非常重视档案工作，将工程档案管理纳人工程建设的全过程，加强项目文件材料的形成积累和收集归档。目前保存工程档案19525卷，为轨道交通建设、运营、管理和改扩建等工作提供了重要依据。

二、轨道交通工程档案管理的方式

轨道交通工程是一项技术性强、专业面广的综合工程，为了确保工程档案的完整、准确和有效利用，我们根据工程建设特点，形成一套切实可行的建设项目档案管理体系。我们的做法是:1、制定档案规章制度，明确档案管理要求为了进一步规范轨道交通工程档案的管理，申通地铁集团公司除了严格执行国家和本市有关档案法律法规和档案业务规范标准之外，结合公司管理的实际情况，制定了《轨道交通建设工程竣工资料归档范围》、《轨道交通建设工程竣工资料整理统一要求》、《轨道交通建设工程竣工图的编制要求》和《轨道交通工程竣工档案验收及移交办法》等一系列管理规章制度，对竣工文件的归档要求，档案的分类、组卷、编目、装订，以及竣工档案的验收移交等方面作了明确规定，使轨道交通工程档案管理有法可依、有章可循，确保了轨道交通工程档案的完整、准确和系统，为轨道交通建设和管理提供了有效服务。2、建立档案管理流程，纳入工程管理程序为了确保在建工程项目档案的完整性、系统性、准确性，申通地铁集团公司制定并颁发了《建设项目档案管理工作流程》，主要内容是:(l)建立建设项目档案管理体系和网络，明确建设项目档案管理责任人，落实各阶段、各单位工程档案管理责任人。(2)严格贯彻并执行国家、地方和本公司有关档案管理的法律、法规、规章制度和标准亡(3)档案管理责任人负责对建设项目立项阶段有关归档文件和资料的收集、整理等工作(4)在建设项目设计阶段档案管理责任人负责在设计委托合同中明确设计技术文件的归档要求，并督促设计单位及时提供需归档的设计技术文件和资料。(5)在建设项目施工阶段档案管理责任人负责组织对施工单位、监理单位档案管理工作交底;在工程实施阶段对施工单位、监理单位档案编制工作进行检查，对检查发现的问题在原因分析的基础上，采取相对应的措施如培训等，并通过中间检查或验收验证实施措施的有效性〕(6)在建设项目竣工阶段档案管理责任人负责组织工程预验收前竣工档案的预验收工作，对竣工档案预验收中存在的问题，整改销项的落实情况进行检查;负责组织工程竣工验收前的竣工档案的验收工作，并取得档案管理部门的认可证明;对已竣工的各单位王程的竣下资料进行排列组卷;收集、整理并汇总竣工验收文件(7)对建设项目档案统一整理和汇总，并负责交付至集团公司档案室、城建档案馆及运营接管单位r从上可以看到，申通地铁集团公司的《建设项目档案管理工作流程》，大致是由“人、制度、责任、交底、检查、培训、验收、归档”八个环节组成，每个环节环环相扣贯穿整个项目工程，确保了档案与工程同步二工程竣工，档案完成收集、编制、组卷，L程与档案一并进行竣工验收，决不留下隐患与尾巴。这样，就从根本上保证了建设项目档案的完整、准确、优质3、加强过程监督指导，提高文件归档质t轨道交通工程具有投资规模大、建设周期长、专业构成复杂、参建单位和管理部门多的特点。因此，在工程建设过程中，我们始终将“完整、准确、系统、安全”作为对轨道交通建设工程竣工档案质量的基本要求“完整”是要求轨道交通建设的竣工文件、图纸内容齐全，真实地反映轨道建设工程全过程;“准确”是要求文件及竣工图应与工程实际及竣工实貌相一致;“系统”是要求文件及竣工图的分类、排列、组合具有逻辑性和整体性，并保持相互间的有机联系;“安全”是要求档案的制成材料要有利于相对延长档案的使用寿命。为保证上述要求的贯彻和执行，我们采取以下几方面的具体措施:(l)制度保证措施。通过加强与技术、质监部门的联系，以取得他们的支持。由于技术人员精通专业，我们在制定归档范围及评分标准时，广泛听取他们的意见，使制定的文件、标准更符合轨道交通建设的专业特点:准确、合理、操作性强。(2)培训措施。创造条件，使各级档案人员(兼职)能有机会参加各种形式的业务培训。这些业务培训，除了有市档案局、城建档案馆、市政工程局举办的档案业务知识培训外，还有市政质检站举办的‘•质量保证资料培训班”、上海及本集团公司举办的各种档案知识讲座。通过这些业务培训，扩大了各级档案人员的视野，对于保证工程档案的编制质量，很有益处(3)常效检查措施。将施工文件材料的指导、检查贯穿于工程全过程。工程开工时，我们即下工地进行档案管理交底。在建设过程中，我们又不定期地下去做好检查、指导、督促工作。我们还与质监部门一起参加工程的中间交工检查和质量大检查。通过经常性地指导、检查，我们就能及时解决施工单位在编制竣工材料过程中遇到的问题，纠正错误做法，使编制质量在施工过程中即达到有关文件的要求，避免有些问题因得不到及时发现而导致最终无法整改的后果。(4)层层把关的控制措施。保证竣工档案的质量，需要层层把关。地铁工程档案的专业性强，单靠档案人员的检查，经常有许多问题不可能被及时发现。我们就充分发挥监理、现场项目组的作用，在施工单位材料编制完成后，先要通过监理、现场项目组的检查，方可进行档案预验收。(5)验收评定措施。成立竣工档案联合验收小组，对每一个已竣工的单位工程，共同做好竣工档案的验收工作。联合验收小组由市档案局、城建档案馆、监理单位、现场项目组、质监站及档案人员组成。进行共同检查但又各有侧重点，以此来确保整套竣工档案，从专业技术到文件材料整理、竣工图绘制的标准化、规范化、科学化等各方面都检查到位。再汇总检查意见，统一评分及评定竣工档案等级。(6)经济制约措施。所谓经济制约，就是施工单位在办理工程合同销号手续，提取工程尾款时，必须有档案部门签证。对相关材料不符合要求，未通过档案验收的工程，档案部门有权拒绝签字，并督促施工单位抓紧整改，以期确保档案的质量。4、强化中间交工档案的验收.提高项目档案管理水平由于轨道交通工程建设周期长，项目大多分期完成。为了把好各个单位工程(单项工程、标段工程)的质量关，工程建设项目一般采取中间交工验收的方式。为此，我们将单位工程(单项工程、标段工程)档案验收也纳人到中间交工验收范围。通过成立竣工档案验收小组，采取初验和终验等形式，对每一个单位工程(单项工程、标段工程)档案进行评分验收。凡验收不合格的，不能与工程同步竣工，不具备建设工程竣工备案条件。以此，来督促施工单位及时做好竣工档案的整改工作，从而提高竣工档案的质量，为整个建设项目档案的验收，奠定扎实的基础。

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1概述

随着我国社会主义市场经济建设不断发展，各种工程项目建设也愈来愈得到了深入的发展。基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性

2在建项目档案管理存在的突出问题

2.1工程档案不能及时归档

工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交按工程项目管理要求，档案应随工程项目竣工而及时归档，但在实际工作中，由于档案管理人员不能及时整理，领导对工程档案的不够重视往往造成工程档案迟迟不能及时归档。

2.2档案资料经常缺失

在建工程项目档案涉及专业面广、数量巨大，从前期到最后的竣工备案移交。任何一个环节疏忽都有可能造成资料丢失，且经过多层环节传递移交，最终到达档案人员手上就已缺乏，特别是对于工程中的一些细节资料，普遍不被人们重视，或因人员的变动所以在实际工作中的遗失几率较高。造成最后工程竣工时档案归档率偏低，档案的严重缺失。

2.3归档信息与实际不相符

该类问题主要体现在设计与实际产品的不一致或替代性信息资料方面。一些设计单位不了解设备厂家产品信息，而设备厂家定型产品没能按典型设计生产产品，一些集成厂商只提供设备总装资料，而没能提供单元设备资料或提供的是通用替代性资料。

3正确认识工程档案管理的重要性

3.1工程档案是在建工程项目日常管理的一个重要的关节。

一般情况下在建项目在施工之前工程档案就应该由专门档案管理人员开始收集并积累了，并由业主方制订相应的档案管理规范和制度确保在整个工程建设过程中对档案的有效管理。任何工程项目都是从前期核准、可研、初设、施工图、施工到竣工验收完整的过程。在建设工程项目开工建设前，已经有大量的前期文件材料形成了。如果把这部分前期文件积累过程从建设工程中剔除，建设工程是根本无法成立，也是无法开展的。贯穿在建设工程项目过程一直有两种，一种是技术性的，是抽象的，以文件材料为表征；另一种是操作性的，是实体的，以工程物理结果为体现。

3.2工程档案是建设工程项目质量的真实反映

建设工程质量最初是一个生活化的概念，是一种感受性评价，是对建设工程性能、工程质量和工程安全的综合性表述。但随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展，对建设工程质量有了更严格更规范的定义，即建设工程质量是指工程满足业主需要的，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合，包括：适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境协调性六个方面。随着工程管理量化分析和精细化管理在管理中不断的推动，对建设工程质量有了一系列精确的评价体系。当由感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时，对建工程质量的评价就不再是像以前到随便工程现场看看就行了，而是以建设工程在册档案为指标依据，以指标的量化统计分析为手段，进行综合测评了。这实际上是说，一个建设工程质量的好与否，工程管理的质量如何在建设工程档案直接反映出来了，作为一个建设工程管理者我们应以建设工程档案为依据来全面评价工程质量。

3.3工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节

建设工程档案是建设工程质量控制的一个关键环节就是体现在档案管理过程中要严格把关每个收集关环节，这一过程就要求各参建单位制定本单位的竣工档案管理制度，明确分管责任人、策划人以及竣工档案的职责分工，编制本单位的竣工档案，并对竣工档案的质量终身负责。建立完善的档案管理组织框架，负责整个工程的竣工档案管理工作的全面组织、策划和管理。对工程档案管理过程进行深入、清晰的研究，就会发现工程档案管理事实上不是一个单独的、孤立的行为，而是归属工程项目管理的一部分，是关于工程项目最后的竣工资料的移交和备案。从工程质量控制的角度出发，工程档案管理在整个在工程项目管理有着主导关键地位，对工程档案管理的重视程度不能轻视。

3.4工程档案管理是促进建设工程质量的重要手段

工程档案管理在建设工程项目管理上表现为一种强制性管理模式，这种强制性往往跟建设单位的行政管理职能有着高度密切的联系，既可以作为行政许可的前置条件，也可以作为建设项目最后工程竣工验收审查程序的一部分，还可以作为行政执法检查的一个内容。这一系列的行政管理行为，就是为了加强在建工程档案管理一种模式，却能取得提高工程质量的效果。

3.5工程档案正确、有效、及时、完整的收集和完善管理对发生自然灾害造成建筑物毁灾性与破坏性后灾后重建的一个重要参考依据。

工程档案对于防范自然灾害的破坏 以及破坏后的恢复重建工作有着十分重要的意义，同时也是预防灾害和减少损失的重要手段之一。