办公档案数字化管理范文
时间：2023-04-25 08:23:00
导语：如何才能写好一篇办公档案数字化管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
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Abstract: the geological unit documents is the unit in the system construction, deploy work, the appointment, removal and institutions adjustment production, management activities the resulting work files, geological work unit is the indispensable important reference. This paper office automation under the environment of the file management of documents.
Keywords: office automation; Documents; File management; geological
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号
地质矿产局在办公自动化的环境中，文书档案的归档管理工作分为电子文件的归档与纸质文件的归档两个部份，这就要求文书档案的管理工作必须贯穿文件的产生、流转、处理、归档的全过程。在一定程度上，办公自动化对文书档案管理工作提出了更高的要求。
一、文书档案应用办公自动化管理的优势
1.1办公效率大幅提高
计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的优势之一。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果往往费时费力。计算机管理软件应用后，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷、有序。
1.2实现信息资源的充分交流与共享
运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，对所调阅的信息资源做出适时响应和脱机处理，保证其查全率和查准率。同时，通过网络服务平台可以及时了解其他档案工作部门概况、工作重点以及档案管理信息动态。
1.3提高文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，传统文件传递一般是靠邮政系统负责邮发，受到距离长短的限制，影响了传递速度，或办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生。而应用计算机网络技术，具有读取方便快捷、易于传递等特点，可直接通过网络进行文件信息传递，大大提高了文件传递的安全性和时效性。
二、办公自动化环境下的文书档案管理所存在的问题
办公自动化在文书档案管理领域的普及应用，极大的提高了办公工作效率和减轻了管理人员的工作负担。但同时也出现了一些问题，主要表现为以下四个方面。
2.1管理制度不健全、设备落后
虽然各个文书档案部门都制定了相关的档案管理制度，但仍然存在着档案管理制度不健全的现象。一是档案收集制度不健全，使得档案缺乏完整的记录，丧失了部分利用价值；二是保管制度不健全、基本设施不完善，造成档案的损毁和遗失档案现象屡屡发生；三是档案利用制度不健全，造成有的档案没有发挥其应有的价值，而有的档案却莫名流失。此外，不少地质科研部门只重视科研项目、科研经费的管理工作，而对文书档案的管理重视不够，文书档案的基础设施落后，设备设施陈旧。
2.2电子化的档案文件保密性受限制
与传统的文书档案管理不同的是，办公自动化环境下的档案文件不再具有特定的字迹，人们可以根据实际需要而将电子文件以不同的字号和字体输出。因此，也就无法再根据字迹来辨别其原始性。此外，由于不能对电子文件进行签名或盖印，因而无法根据字迹或印章来分辨电子文件是否为原件。由此可见，这些问题都对电子文件的保密性带了极大的困难。尽管网络窃密技术不断地完善，但是仍然无法对进入网络中的电子文件进行绝对保密。
2.3电子化的档案文件对管理人员要求高
随着科技的发展和进步，办公自动化环境下的文书档案管理对管理人员提出了更高的要求。一方面，仅仅懂得传统的纸质档案管理原则、理论、技术以及方法的管理人员，将难以胜任对电子文件进行归档以及其归档后所形成的电子档案的管理。另一方面，如果仅仅懂得计算机技术和网络通信技术的人员也无法胜任。因此，要实现文书档案管理的办公自动化，就必须有相应的现代化高素质人才，要求管理人员不仅具有相应的计算机操作水平，同时还要具有较高的知识层次和先进的管理水平。然而，当前许多档案部门往往缺乏这样的具有现代高技术的管理人才。这样，导致即使引进再先进的现代化设备，也无法发挥其相应的作用，这对办公管理人员的技术水平及业务素质等提出了更高的要求。
2.4信息化水平低
随着计算机和网络技术的引入，文书档案的载体发生了巨大的变化，由原来单一的纸质发展为纸质、电子等多种载体共存的局面。然而不少文书档案管理信息化水平依然很低，没有引进先进的档案管理软件，档案的检索依然主要依靠手工，严重影响了地质科研档案查找利用的效率，大大降低了档案的利用价值。
三、针对文书档案管理中存在问题的应对措施
3. 1提高单位管理人员对文书档案管理的认识
认识转变是提高管理能力的思想基础和保证，只有在思想认识上给予足够的重视，才能保证管理工作积极有效的开展。档案工作者一定要做好档案管理重要性的宣传工作，提高单位员工尤其是领导对文书档案工作的重视，让他们对于该项工作有足够的了解和认识，一方面，加大对管理工作的物质投入，在物质上保证文书档案管理工作的信息化和规范化；另一方面，在工作安排中将文书档案管理纳入到单位全年工作中去，提高单位文书档案管理工作的地位与影响。
3.2做好档案工作与文书工作之间的衔接
由于文书工作质量的好坏对于档案管理工作质量的好坏将会产生直接的影响。因此，在实际工作中，如果不能保证高质量的文书工作，就无法实现科学有效的档案管理。这就需要切实做好档案工作和文书工作之间的衔接。单位中的文书人员一定要具备较强的档案意识，做好对文书材料的归档工作，并且在文书处理的过程中，要力求实现档案和文书工作一体化运行。
3.3提高档案员的专业素质和工作能力
科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的、更高的要求，档案干部要自觉学习新知识、新业务、坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，努力成为管理型、技术型和复合型人才，努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务.
四、加强文书档案保密与利用工作
4.1 文书档案管理人员的职责
文书档案管理人员的职责是要维护档案资料的完整与安全。贯彻落实《保密法》和《关于开展地质资料清理工作的通知》的精神，这既是文书档案管理人员基本要求，也是文书档案工作当前主要任务。对于地质科技资料不仅要做到不坏、不丢、不散、不乱，还要保证地质资料实体安全和文书档案资料的安全。
4.2正确处理的文书档案保密与利用的关系
日常工作中，文书档案管理人员十分重视文书档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，文书档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象，由此产生一些弊端：大批文书档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的文书档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成文书档案浪费；不能有效地利用文书档案，失去文书档案的价值。
五、对文书档案管理工作的建议
建立电子文档信息一体的管理系统。在档案现代化管理迈向数字化、信息化的今天，依托信息网，建立文件管理和档案管理合一的信息网络管理系统。使归档文件的真实性、完整性、有效性以及鉴定、编目、著录等在文件生成和处理阶段进行和控制。提升档案管理人员全面素质，坚持可持续发展。面对新时代全新管理理念，面对信息化快速发展的逼人形势，面对行业的需求，档案管理工作者要具备比较宽广学科知识，具有对文件信息进行二三次开发能力，具有较高的组织、管理能力；要有崇高的敬业精神和良好的服务意识及较高的计算机操作能力。运用现代化手段快捷便利地提供服务，满足利用者的目的。加强档案资源的开发和利用，要突破习性思维，把握规律性，实现理论创新，服务创新，管理创新，做好档案工作，从而促进档案事业持续、健康、快速发展，努力开创地勘单位档案工作的新局面。
总结
文书档案管理者只有不断更新理念，解放思想，与时俱进，文书档案管理工作才能跟上时代的步伐，才能在地质调查、矿产勘探、探测试验、专题研究等生产技术活动中发挥更大的作用。
参考文献
[1]郭伟.有关文书档案工作的若干思考[J].西部探矿工程,2009
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一、办公自动化在文??档案管理中应用的意义
首先，能够实现高效的工作。传统的文书档案管理都是人工进行操作的，通过人工的方式收集、整理、储存文书档案资料，会造成人财物的浪费，并且工作效率不高，档案管理服务与人们的实际需要之间还存在着一定的差距。将办公自动化应用到文书档案管理中，就是利用计算机信息技术处理档案内容，计算机的运算速度较快，并且能够很好地对信息进行处理，保证档案资料能够在短时间内处理完毕，有助于提高档案管理的效率。
其次，能够很好地优化档案服务功能。传统的文书档案管理中，资料的共享性不强，档案资料的查找也遇到一定的困难，服务效果并不理想。使用办公自动化技术建立档案数据库，可以通过网络查找档案资料进行应用，档案资料的应用率比较高，能够实现更便捷的服务功能。使用计算机进行精细化管理，使档案信息与网络系统相连接，使得信息的深度延伸，做好档案信息的共享以及在线服务，使得档案服务功能得以优化实现。
最后，使用办公自动化技术还能够高质量地储存文书档案资料。文书档案管理中应用办公自动化技术，实现电子档案的储存，能够提高储存的便利性。此外，还能结合实际需要，实现纸质文档与电子文档之间的转换。传统的纸质档案在应用上是不方便的，并且在传输储存过程中容易出现损坏，使用办公自动化技术能够实现电子档案的保管与储存，使得档案资料更加完整，提高传输储存的安全性。
二、办公自动化在文书档案管理中应用的策略
（一）健全文书档案管理的制度。当前社会不断发展，文书档案管理工作也呈现出新的特点，要结合文书档案管理的实际情况，不断提高文书档案管理的效率和质量，健全文书档案管理的制度，使得文书档案管理工作有科学的制度作保障，实现文书档案的规范化、标准化管理。由于受到传统管理理念以及模式的影响，当前的一些文书档案管理还是分部门管理，不利于文书档案的整体效果实现，而且部门间缺乏交流合作，文书档案管理的专业化、统一化也会受到一定的影响，因此必须进一步完善文书档案管理制度，实现文书档案的统一管理，使得文书档案管理满足现代化的发展需要。
（二）统一文书档案管理的技术标准。文书档案管理过程中，为了充分发挥办公自动化的价值，就需要明确文书档案管理的特点以及实际需要，科学地分析研究，对办公自动化技术进行科学的应用，统一文书档案管理的技术标准，使得办公自动化软件有好的性能，满足文书档案管理工作的实际需要，实现高效的文书档案管理。此外将办公自动化技术应用到文书档案管理中，还需要注重其系统功能的实现，对相关的技术参数进行规范，使得文书档案管理各项工作的开展都有科学的依据，提高文书档案管理的效率、安全性。
（三）技术处理电子档案。将办公自动化技术应用到文书档案中，建立电子档案，使得档案数据内容更加准确，实现高效地工作，对电子档案进行技术处理，当前办公自动化技术的应用逐渐深入，档案管理中会出现很多新的资料，实现电子档案管理是极为必要的，这就需要档案管理人员科学地研究文件资源。对电子档案进行技术性的处理，就需要做好接收、处理、储存等工作，保证文档内容的真实性，技术处理后，将电子文档转变为只读文件，不能进行修改，使得文件的原始性得以保证，使得电子文档更加安全、可靠。将电子档案储存在计算机中，能够避免档案信息丢失，对档案信息进行备份，加密处理。防止档案资料丢失或被不法人员盗取。
（四）强化档案管理人员的综合水平。在文书档案管理中，档案管理人员的素质水平对档案管理的效果有着直接的影响，因此必须要提高档案管理人员的素质水平，实现高效的文书档案管理。文书档案管理中应用办公自动化技术，还需要提高档案管理人员的专业化技能。加强档案管理的投入，使工作环境以及硬件设备得到优化，档案管理人员能够熟练地操作各种设备，具有较高的业务素质。强化档案管理人员的教育培训，树立终身教育的理念，完善奖惩机制的建立，提高档案管理人员的技能以及工作积极性。同时做好职业道德教育，在档案管理工作中能够更加认真、细致。此外，要加强与单位各部门之间的有效沟通和联系，使档案管理的影响力得以提升。还要积极与其他单位加强联系，积极学习先进的经验技术，并结合单位自身的实际情况，通过现代化的网络技术手段，使得文书档案管理工作水平得到全面的提升，更好地为单位各项决策提供科学依据。
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关键词：文书档案；办公；自动化；问题；应用
文书档案资源，对于企业单位领导决策有直接影响，也关系着企业单位未来的发展方向。在改革开放政策全面落实和深入发展的今天，文书资源管理工作走向了新的纪元。信息化办公模式的形成与应用，给文书档案管理工作现代化提供了基础。信息与现代化的文书资源管理模式，让文书档案管理工作结果更加准确，也让工作人员的整体能力得以提升。
1 文书档案资源管理的办公信息化应用难点
1.1 自动化管理模式下文书资源安全性下降
文书档案管理的办公自动化，需要对文书档案进行电子化转变。与过去的传统档案相比，信息档案的格式和内容更容易变化，也就是说，计算机档案极易被他人不留痕迹地更改。电子档案没有个性化的字迹，操作者可以通过字号与字体的变化对电子档案内容进行随意调节。另外，电子档案也没有相关人员专属的签名或者盖章。计算机档案的保存上具有优势，也具有劣势。纸制文档诸多特性的消失，让文书档案的特性消失，安全性不强。电子档案是不是原始档案，很难保证。
1.2 自动化管理模式下文书档案管理难度提升
笔者所在的企业已经将文书档案梳理工作自动化落实有八年之久，在这些年里，文书档案梳理者体会到了办公现代化的技术困难。电子档案的整理与归档是专业性与技术性较强的任务，文书档案梳理者只有具有较高的计算机操作素养，才能应用文书档案梳理自动化工作。日前，相当多企业单位中的文书档案梳理者缺少计算机专业知识，也没有系统地学习过文书资源信息化管理方法，实际工作困难重重。
1.3 自动化管理模式应用对硬件设施要求较高
文书资源梳理的办公自动化发展，无疑需要得到诸多硬件设施的支持。在过去的文书资源梳理工作中，管理人员用手工整理的方法对文书档案进行归档处理。而现在，电子档案的整理需要利用电脑、扫描仪器、打印机等诸多现代化办公机器。为了控制成本，许多企业并没有采购符合文书档案管理工作需求的硬件设施，影响了文书资源梳理办公信息化改革。
2 文书资源梳理的办公自动化应用对策
2.1 重视信息化办公硬件设施建设
文书资源梳理的办公信息化，需要得到硬件设施支持。互联网、计算机与各类数字设备，都是文书档案管理办公现代化发展过程中必不可少的硬件设施。企业要给予文书资源梳理环节以支持，就要重视硬件设施的采购与良好硬件环境的建设。做好硬件环境建设，改善文书资源的办公现代化环境，才能激发文书资源梳理工作者工作热情。硬件环境的优化，能够促进文书资源梳理工作积极去学习，开发资源梳理者的潜能。
2.2 重视文书资源梳理者自动化办公能力提升
资源梳理工作者，是文书资源梳理办公改革工作的主要落实者。档案梳理者的个人专业素养，对于企业文书资源梳理办公自动化改革有着较大影响。在传统的文书资源梳理工作中，工作人员利用手工管理方法实施工作。在办公现代化改革的这几年中，文书资源梳理者感受到了科学技术的力量，也遇到了许多工作问题。计算机操作水平不足的文书资源梳理者，出现了焦躁工作情绪。硬件设备的引入，是服务于文书资源梳理办公便捷化的，不是给管理者出难题的。重视文书资源梳理工作人员的培训，是让企业自动化文书资源梳理工作顺利落实的重中之重。
在社会经济发展的新形势下，企业管理者需要重视文书资源梳理者的培养。首先，要做好办公自动化专业技能培训。邀请信息技术专家到企业内为文书资源梳理工作者讲解计算机、扫描仪以及其它各类数字设备的使用方法以及注意事项，将文书资源梳理工作者培养成为设备使用小能手。企业可以利用专业技能大赛，激发文书资源梳理工作者的学习热情。其次，要做好内部思想政治教育工作。让每一位文书资源梳理工作者意识自动化办公的意义，建立责任感，将文书资源自动化处理工作目标的实现与个人价值目标实现结合起来，做合格的文书资源梳理者。
2.3 采取有效措施提升文书档案管理安全性
保证文书资源的安全性，是文书档案管理工作之重点。解决安全问题，才能使一切文书资源梳理行为具有意义。
首先，文书资源管理者可以应用用缩微技术将纸制档案的特征转移到电子档案上。将字迹相对模糊，具有负责人签名或者盖章的纸制文书档案以扫描或者拍照的形式存档，存留特性明显的电子档案文件，有利于提高安全性。保留个性特征的文书档案不易被他人篡改，也能使原始档案得以保存。其次，企业可以采购正版安全软件或者保密软件，对电子文书资源进行加密处理，明确电子文书资源的浏览与使用权限，促进文书资源自动化管理安全性的提高。最后，要重视电子文书档案的备份工作，以此来减小档案丢失或者失真给企业决策带来的不良影响。
3 结语
综上所述，对于企业来讲，文书档案管理是对企业发展历程的管理。文书档案资源包括企业的发展历史与基本工作记录，这些资源对于企业未来发展决策的制定有重要的参考作用。对自动化办公模式进行有效应用，针对文书资源梳理工作的特点实施自动化管理，保证文书档案资源的安全性，才能促进文书资源梳理工作的优化。
参考文献
[1]张宁红. 浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J]. 黑龙江档案，2011，01：26.
[2]冼汉聪. 文书档案管理的办公自动化应用[J]. 商情（教育经济研究），2008，06：48.
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关键词：文书档案 办公自动化 管理
随着中国特色社会主义建设日新月异的发展，我国档案事业得到了前所未有的迅速发展，文书档案管理也进入了飞速发展的时代。文书档案是档案工作的重要组成部分，随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息满足社会各方面的需求，从而实现文书档案管理自动化，是文书档案工作亟待解决的问题之一。下面，笔者就应用办公自动化的文书档案管理问题谈点粗浅的认识。
一、应用办公自动化进行文书档案管理优势
（一）办公效率大幅提高。计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的优势之一。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果往往费时费力。计算机管理软件应用后，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷、有序。
（二）实现信息资源的充分交流与共享。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，对所调信息资源做出适时响应和脱机处理，保证其查全率和查准率。同时，通过网络服务平台可以及时了解其他档案工作部门概况、工作重点以及档案管理信息动态。
（三）提高文件传递的速度和安全性。日常公文办理过程中，传统文件传递一般是靠邮政系统负责邮发，受到距离长短的限制，影响了传递速度，或办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生。而应用计算机网络技术，具有读取方便快捷、易于传递等特点，可直接通过网络进行文件信息传递，大大提高了文件传递的安全性和时效性。
二、应用办公自动化在文书档案管理中制约因素
（一）电子文件保密性受限制。由于电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术在一定程度上可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断电子文件是否为原件。以上的种种问题都是对电子文件的保密性提出了严峻的考验。
（二）对档案综合管理人员要求较高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出了更高的要求。要实现档案信息办公自动化，档案管理人员不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，要具备较高的知识储备和先进技术水平，从目前情况来看，许多档案部门缺乏档案综合管理人才，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，但不能充分发挥作用。
三、文书档案应用办公自动化管理的对策
（一）办公自动化系统内外网隔离在内部办公自动化网络和外网之间设置物理隔离，以实现内外网隔离，是保护办公自动化网络安全的最有效、最实用的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP 地址，然后有选择地放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
（二）提高档案管理人员的综合素质：一是从硬件建设和投入上下工夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能对这些设备（施）了解、学习直至熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”的模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度，不断扩大自身的交际面。通过交流，学习兄弟单位成功的经验方法，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断扩充档案管理人员的信息源和创新思维。
篇5
1.数字化档案管理有利于提高事业单位经济效益。事业档案过去传统粗放式的档案管理过分依赖增加办公人员和费用，使事业单位的费用开支大幅提升。通过采用数字化档案管理，将传统纸质档案变为电子档案，缩小了档案占地空间，节约保管成本，在档案调取和查询上也十分便利，有利于提升事业档案的综合经济效益。
2-数字化档案管理是提升事业单位办公效率的必要手段。采用数字化档案管理，能够使档案数据快速、准确归档，随用随提，快捷、高效，是提升事业单位档案管理效率的必要手段。
3-在数字化档案管理模式下，档案数据的利用率明显提升。众所周知，传统纸质档案大多保存在档案室或档案馆，用户查阅与调取时很不方便。档案采用数字化管理后，用户能够、快捷、方便地查询到自己所需的档案信息，极大地提升了档案的利用率。
二、推进事业单位档案数字化管理的具体措施
(一)大力促进事业档案文书处理过程与归档数字化，提高档案管理效率
在档案管理中，文书处理是最基础性工作，文书处理效果直接关系着档案的质量和水平。在现代信息技术不断普及，事业单位每天处理的档案量不断增多形势下，档案管理者应该将每天收到的档案信息利用计算机进行归档处理，按照批办流程在事业单位内部网内传阅，设置具体的传阅、催办时间。当传阅的待处理文件未按设定的时间进行信息反馈，就应该利用信息技术的优势，及时提醒相关人员及时处理，确保档案管理工作的有效性，防止档案处理延误，档案堆积量不断增大的现象出现;同时，通过这种网络数字化的处理方式，大大缩短了信息传递和反馈的时间，不仅能减轻档案管理人员工作负担，还能极大提升档案管理效率。
(二)构建事业单位档案数字化管理体系
从长远的角度来看，事业单位档案数字化管理是今后的必然趋势，同时也是一项较为复杂的系统工程。在这个过程中，数字化管理体系的整体构建、硬件设备采购、软件系统开发与升级、档案录人、资料备份、档案查阅等都是该系统必备要素。对事业单位而言，其每天工作量大，档案资料较多，数字化管理系统应该采用双服务器的备份方案，确保档案管理安全;此外，要细化档案管理工作，将数字化档案管理细化为操作系统管理、系统维护管理、档案密级管理、性质种类管理等，不断提升档案管理效率。
(三)将数字化档案管理融于单位办公自动化系统中，从而整合数字信息资源，提高事业单位管理的综合效率
在当前事业单位运作中，自动化办公系统已运用得十分广泛，显现出了自动化办公系统的巨大优势。在这种背景下建设成功档案数字化管理系统后如何将该系统与办公自动化系统有效整合在一起，发挥出整体优势成为事业单位档案数字化管理必须要面对的考验。对此，笔者认为应该对办公自动化系统进行软件升级，两个系统间需要开发相互兼容性端口。例如在办公自动化系统中增加档案查询功能，同时档案管理系统要开放查询权限，确保两系统有效整合，实现各系统的无缝链接，提高事业单位管理系统的综合效率。
(四)确保档案数字化系统得到可靠的信息支持
维护好档案数字化管理系统，确保其能安全、高效运行，辅以可靠的信息支撑十分重要。具体来讲应强化以下工作:
1.确保档案数字化管理系统拥有良好的系统升级能力。系统拥有良好升级能力是不断丰富、完善系统功能的必备条件，只有这样，数字化管理系统才能不断与时俱进，发挥强大的管理功效。
篇6
传统的笔纸化医疗办公已经不能满足现代办公的需求。我国的医疗网络正在飞快的发展，这种以网络为基础向医疗行业发展的技术，已经得到医学界广大学者的好评，医院的工作形式也转变成为了无纸化办公，大力利用数字网络技术为医院的档案信息进行收集和存储，这样的改变也为医院数字化管理提供了条件。先进的网络档案管理方式代替了传统的纸张式档案管理，这不仅大大减少了医院在档案管理方面的费用，还给医院节约了空间，而且对于查阅和储存也可以随时随地进行操作，极其便捷，并且还避免了纸张的浪费和打印清晰度不足的问题。数字化的档案信息管理，既节省了人力还对医院工作效率有所提高。
二、医院档案信息数字化管理的主要问题
（一）张纸存储和信息储存同时存在。在医院的医疗活动和医疗研究中，大量的会议记录和研究结果，都是通过电子文件的形式进行记录，并在各个科室和部门之间传递，这样大大的提高的医院各科室的工作效率。但是通常在电子文件阅读完毕和工作完毕时，都要进行纸张归类进行保存。这样就出现了电子文件和纸张文件同时保存的情况，浪费了医院的经济，妨碍了数字化管理在医院中的发展。
（二）电脑网络的安全问题。电脑网络存储档案信息具有空间小、速度快、传阅便捷等特点，但是随着信息时代的发展，对电脑网络有威胁的因素也随之出现，例如数字档案信息可以随意修改、不稳定性、对硬件有所要求等一些问题。网络病毒的出现更是对医院的数字化档案信息造成巨大的伤害，严重的可能导致整个医院网络系统瘫痪，对医生的工作造成很大的影响。
（三）对数字化档案管理认识不深。我国大多数医院已经推崇档案信息数字化管理多时，但是医院的医疗工作者都还是习惯传统的纸张式办公，把档案信息数字化管理当成软任务，没有得到很好的重视，借阅文档信息和传递文档都还是采用人力的方式，这样就极大的浪费了数字化带来的便捷服务，还加大了人力的劳动程度，造成了数字化管理不合理的现象。
三、医院档案信息数字化管理需要注意的细节
对于医院档案信息数字化管理中存在的各项问题，应该认真对待，组织管理团队解决问题。在医院开展档案信息数字化管理时，应该做好以下几个细节：
（一）建设信息系统工程，实现信息共享。档案信息数字化管理，是由一套系统的网络工程实现的，是一套硬件和软件共同完成的系统，由整体设计、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理和网络安全等一些软硬件组成。因为医院每天都要产生大量的文字，所以在录取和存储文字方面应该采取多服务器、磁盘排列储存、高速扫描仪集中扫描、硬盘和云储存双备份的解决方案。同时，为了改变提取数据率低的情况，应该在提取数据的设备上采取触摸提取方式，通过触摸的查询方式能够及时和准确的查看医院的档案信息数据，这样还达到了数据共享的目的。
（二）数字管理的横向性和安全性。医院数字化的档案信息管理系统成立后，不应该是单方面的接受和信息，而应该在这个基础上建立横向的系统，同时还应该研究出一套安全的数字化管理方案。数字化的信息管理系统以电子形式存在，为了保证医院学术不被坏人利用，其中有一些档案信息的电子文件就要进行加密处理，并且在一定时间之后要对密码进行修改。在医院数字化管理的软件方面，对于医院的机密文件进行多层密码加密、建立防火墙，避免黑客的非法访问和窃取。
（三）医院应该建立专业的数字化档案信息管理团队。由于医院档案员的工作形式和特点，他们长时间处于医院的档案室，远离医院的医疗活动，因此医院档案室的人通常都不会参加医院的重点医学教育，对医院的实时动态不能及时的把握，在对医院编研选题的时候跟不上时间的脚步，可能就显得不是很实用。这些传统的弊病就需要医院的档案信息数字化管理团队加以改变，这样的一支队伍要做到医学的精确把握和动态的掌控，尽快从传统的档案管理模式走向数字化管理模式。
篇7
关键词：高校档案数字化管理优势弊端要点
档案数字化是指利用计算机等技术手段将经过鉴选、原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索利用的系统工程。档案数字化管理是利用计算机系统进行管理，形成了一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，提高了工作效率。
随着高校体制改革的深入与队伍交往活动的增加，一方面，使得档案种类不断增多，内容复杂多样，档案数量急剧上升；另一方面，随着社会信息化程度的深入，社会对档案信息的依赖程度也越来越高，更需要提供一些系统、安全的档案信息服务，这就使得档案载体类型已经不单单是过去的纸质档案，更多的发展为图片、音像等多种载体模式。由此可见，档案数字化已是信息化时代的必然趋势。本文就高校档案数字化的优势和弊端发表一下我的看法：
一、高校档案数字化管理的优势
1.有利于提高经济效益
随着社会经济的日新月异，信息量的博大与政府机关及行政事业单位办事效率的低下就显得格格不入，过去办公为粗放型模式，这样便无形中增加了办公人员及相关费用。为了解决、消除成本大幅上涨等一系列问题，数字化管理档案便突出了其优点。传统档案信息一般为纸质，这样不方便保存及管理，如今通过数字化管理档案使其成为文档保存于电脑中，不仅节约了一大笔保管费用，节省了使用空间，而且管理、搜索起来也异常方便，这也避免了纸张浪费及相关人员配置等问题。
2.有利于提高办公效率
数字化档案管理应用于高校当中，不仅可为学校办公人员提供了便利，而且可以时时更新资料并归档保存。除此之外，此管理技术可以方便用户进行资料查询、修改等操作，使工作更细化、更简化，可真正让用户随时掌握网络信息。不得不说数字化档案已经实现了信息化、现代化，为国家发展带来了重大推动作用。
3.有利于高校各行政部门和系部立卷制度的落实
以往高校档案管理员对学校各部门的工作并不了解，档案管理与各部门实际工作之间便产生了差异、不同步，从而导致材料不完整、档案质量存在问题等现象出现。当我校应用数字化管理之后，数据进行网络化，各部门可以通过网络数据传输至档案管理室，这样档案管理员可以通过网上操作进行档案数据更新及归档，为档案管理等工作提供便利，也从根本上保证了档案齐全，立卷制度得到落实。
4.有利于提高高校档案信息全面化
通过调查发现，以往管理模式主要是对档案进行分类、分区域、分时等来进行整理、存档，这样只能有利于单一文件查询和保管，但并不利于数据的及时更新和众多文件查询。实现档案数字化管理后，通过网上管理信息资源，对各档案进行分类、存档并保存于指定硬盘中去并标注。若办公人员想查询某一文档，可以通过检索等功能来搜索所需文档及数据。若同一时间发生众多的事情，可以在文档分时的情况下再细化。这样便使办公人员可以各方面掌握情况并能添加或修改所需数据，及时更新资料防止数据遗漏。
二、高校档案数字化管理的劣势
在我国档案数字化管理应用还没有几年，属于新兴管理模式。我校在此方面的应用也只是属于初级阶段，难免应用过程中遇到一些问题，如下：
1.由于病毒等因素导致电子文件保存、归档时间有所限制，所以不能长期无限制保存，存在不安全隐患。虽然电子文件具有占用空间小、方便用户操作以及网络传输速度快等优势，但在安全方面却存在众多不确定因素，难以控制，如信息的保密、利用工作等。由于电子文档可根据用户需要进行修改，通过修改，以往的数据信息将不再存在，而以修改后的最终信息来进行保存，用户也无法查询最初数据情况。如果用户误操作保存的话将损失重要数据及文件资料，对工作也带来不利因素。
2.数字化档案存储受载体制约性强
数字化档案应用，其性能、数据传输等功能与所使用的计算机软硬件有所关联。虽然计算机存储容量很大，但总有“山穷水尽”的时候。不仅如此，现今网络发展迅速，技术先进，计算机软硬件更新速度比较快，很可能会出现文档在旧系统下可以正常更新、保存，但在新开发的系统下却存在识别问题，不能完整兼容或不能正常读取。若依旧使用原有系统，可能出现技术落后，对日后管理操作顺利进行带来了一定影响。虽然每个文件占用空间小，有时只有几KB，但这些都是各部门、各办公人员的劳动成果，都花费了人力和物力。这些电子文件跟纸质保存有很大区别，容易受到计算机病毒的侵害或人员误操作等导致数据丢失，这些因素都会给电子文件保存和管理带来了巨大的挑战和威胁。
3.档案进行双重保存，加大空间利用及资源浪费
通常文件档案需经过纸质、电子文档的保存，有时为了更加可靠的保存会进行电子文档备份，虽然文件保存可靠性提高，但是操作多、占用空间大、资源也有所浪费。由于在文件保存过程中，文件通常人手一份，给办公人员及时更新数据提供便利，但无疑加重了工作量和人员量，通过电子文档的数据更新及保存，纸质档案保存也得更新。虽然保存方式不同，但内容相同，工作细化的同时便造成了人员及资源的浪费。
4.高校数字化档案利用率低，阻碍现代化管理进程
虽然档案信息管理系统在高校推行多时，高校各部门及人员对此管理系统的认识还不到位，并没有产生合理利用这一想法和具体操作。办公人员由于长时间使用以往管理模式和理论，信息数据的检索模式已经有所习惯，对这数字化管理系统了解不深，便会或多或少忽略其优势。人们对于档案管理认识有所局限性，忽略网络传输的便捷及网络资源。长此以往，办公人员对数字化档案认识不足使其利用率降低，计算机网络功能在工作中的应用也仅限于文字编辑，信息传输及打印等小功能，这样便使数字化档案管理系统不能被充分利用，造成了人员及其资源浪费。
三、实施高校档案数字化管理需要注意事项
通过本人对高校档案数字化管理具体应用中存在的一些问题，我从以下几个要点发表一下我的看法：
1.建设好高校系统工程
如何进行信息共享、档案电子化保存等，是一个重要目标，具体可以下几方面：
软件方面：对于软件开发方面进行研究，使网络资源、文档信息在最新系统下可兼容应用，尽可能使用最新、功能简单便捷的软件。硬件方面：对于硬盘存储容量有所扩充，使其最大程度保存更多文件。包括档案整理、备份、查询管理以及安全措施等工作。由于高校办公人员每天都会更新电子文档，添加或修改信息，因此该系统应采用双服务器，同时辅以扫描仪、光盘等。系统建设：可进行查询系统建设，方便资源利用率及工作效率的提高，并实现网络资源共享。
2.做好高校数字化档案的安全工作
由于电子档案存在不安全的因素，同时电子档案还有保存、修改等方面的隐患，应制定相应的管理制度来进一步完善管理系统，如文件归档、保密、鉴定等制度，从而使数字化档案建设可以在具体应用时安全可靠进行。这些管理制度中最为重要的便是安全管理制度。由于档案关乎个人信息，有些如工作经历、所获证书、知识技能等方面信息可以公开，但有些重要私人信息应该进行保密，这样便对数字化管理系统的安全性有所要求，显的格外重要。安全管理主要包括硬件和软件两部分。硬件方面，主要是对所使用设备的寿命及质量有所要求，从而提高信息保存时间。除此之外还得安排专门人员进行档案管理或设备保养、检修，防止文档引设备问题而导致丢失。软件方面，主要是通过文档密码加密或设置系统应用权限，对于重要信息应进行多层结构的通讯、监控，这样便可使文档更安全，使其数据免受非法修改或破坏，真正做到校园数字化信息的保密性和安全性。
3.组织档案管理团队，提高管理水平
由于现今网络发展迅速、信息现代快，高校档案管理模式也发生改变，从以往的劳动密集型向现今的技术密集型转化，大大提高了工作效率。这些进步便对管理者要求有所提高，这一方面要求他们有较强分析力，可以对一些较专业性问题提供建议和操作方法；另一方面则要根据用户需求提供大量的数据信息。这类岗位需要高素质、高技能管理人员才能更好的胜任。所以学校应该加强档案管理人员的自身培养，使其更多的学习相关管理知识，形成文件保密意识，使管理人员思维发生转变，跳出原有档案管理理念，投身于现今数字化管理理念研究、应用当中。
总而言之，随着现今网络发展的要求，高校数字化档案管理已成为必然。不过高校档案管理数字化方面认识、应用还有一定不足，需要进一步的研究和解决，逐步实现高校档案数字化管理的完美应用。
参考文献
[1]王建萍.浅谈高校档案数字化建设[J].常州工程职业技术学院学报， 2007（ 3） .
[2]薛四新.档案馆信息化与档案管理变革--数字记忆之思考[M].机械工业出版社，2008.
[3]蔡海飞.档案信息化建设浅谈[J].科技情报开发与经济，2007（12）.
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一、纸质档案数字化制作的必要性。
高质量的档案数据库是档案信息化应用的基础，档案数字化制作是档案数据库建设的必要手段。纸质档案数字化制作的必要性表现在以下几个方面：
（一）历史档案的抢救问题：我院档案中心有很多透明底图文件是十几年或几十年前的，这些档案由于经历时间较长、加上保管不当的原因，已经处于非常“危险”（字迹模糊、破碎）的状况，如不及时加以“挽救”，很可能造成档案彻底消失。
（二）档案移交后利用难的问题：通常各部门档案移交后，都保存在档案中心内，当需要查询用时，必须到档案室现场进行查阅，查询过程比较繁琐。
（三）档案管理利用难的问题：由于传统档案数量的庞大，传统档案查询工作被动性的现状，增加了档案管理利用的难度，已影响到档案信息服务的效率和档案价值的挖掘。
（四）传统档案利用局限的问题：一般存档的档案资料只有一份，一旦某人借走这份档案，其他人只有等待，这样不仅使档案工作效率降低，而且还会存在损坏原始档案可能性。
（五）传统档案的安全问题：每份档案都是有价值的资料，如果遇到自然或人为的灾害将造成无法挽回的损失。
针对上述问题，我认为有必要对传统纸质档案实施数字化制作。
二、纸质档案数字化是数字档案建设最基础的工作。
随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
三、纸质档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性。
（一）提高经济效益
随着我院每年工程项目的增加，馆藏量越来越大。为了保证及时整编归档资料，唯有以增加办公人员和办公费用来解决这一难题，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，首先大大节省了占地空间；其次，将历史纸质档案数字化后，更是节省了人们的查阅时间。使用起来极为方便迅速，既方便了设计人员，又避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
（二）提高办公效率
纸质档案数字化，使得档案管理更为高效。资料能及时归档，并尽快提供利用。目前，我院有电子版的文件才能在电脑上实现检索、查询。但是一些历史档案，由于年代久远，检索起来，非常不便，只能翻查帐本、卡片，甚至要到库房逐件翻查；有时候为了找一份历史资料，要花上半天的时间，浪费设计人员大量精力。如果将历史纸质档案数字化，相信这样的局面不会出现。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，所有的查询工作，都可以在电脑上完成，大大缩短查询时间，提高工作效率。真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
（三）增强档案原件保护
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【关键词】档案数字化 独立经济 监督视域
为加强审计机关的工作效率，需要在现今不断变化的经济形势下积极推进审计工作的信息化建设，充分利用多媒体等高新技术手段，加强审计档案的规范管理，逐步形成档案信息高效处理的整体环境，并改变相关职工老旧的固有思维方式和传统观念，实现集中管理，提高经济管理水平。
一、审计软件在档案工作中的应用
审计软件传统定义是指利用计算机强大的辅助功能，编写相应的计算机软件，以便辅助审计工作的进行，提高工作效率。而现今主要应用的审计软件主要分以下两个方面：
（一）基于C/S模式下的审计档案管理系统软件
C/S模式下的档案管理系统主要是按各种类别：文书、文件、音像、影像等对各种材料进行管理分类，是便于查询、统计、管理的综合信息平台。相关人员在进入此平台后，能极为便捷的找到自己所需要的审计资料，而管理人员进行档案管理时，也能减轻较大的工作负担。另外，由于计算机自身可以和云客户端进行联系，这在一定程度上保证了相关资料的完整性和安全性，若存在缺失或者丢失的情况，可以进行数据恢复和备份。
（二）基于B/S模式下的审计档案管理系统软件
基于B/S模式下的审计档案管理系统软件与C/S模式的区别就是它有其自身的专用网，和互联网是分离的，因此不会出现档案泄露等一系列安全问题。其优点是，它整体上的结构更为清晰，各个模块之间是分离的，系统的各个功能融入审计之间，能较为方便的实现项目计划的建立和安全管理，各种文件的流转，为出差在外的人员提供了一个信息查询平台。
二、数字化档案管理系统
传统档案管理已经无法和现代化的经济发展相配合，在如此形势下，信息化档案管理应运而生，它是管理工作的一次创新，不仅能够实现传统档案具有的档案收集、鉴别、整理、统计等基本特性，还具有网上数字化浏览和远程查询等现代化特征，这在极大程度上便利了相关出差在外人员的工作，充分提高了其工作效率。
数字化档案管理系统现今主要可以分为日常业务管理、档案数字化采集系统和数字化档案查阅系统三大部分。以下是对这三个部分的简单介绍：
（一）日常业务管理系统
日常业务管理系统主要是实现各种人事档案的管理工作。包括对相关人员档案及材料的收集、鉴别、整理、缺少材料登记、其任前审核、档案转递、统计、查阅等业务处理功能。
（二）档案采集系统
数字化档案采集系统主要进行对纸质档案材料的数字化采集，将纸质素材转成数字化形式。现今较为常见的档案采集系统主要有了目录编辑、档案采集、数据审核这三大功能。并在现今高新的现代化网络技术的服务下，能够实现单客户端多人使用、多客户端多人等运行模式，能够同时对多本档案和材料进行采集和数据整理，为数据的入库提供了很大的便利，也便于查阅。
（三）档案查阅系统
档案查阅系统是以组织系统专用网为网络基础，采用B/S模式架构，系统主要在安全方面进行了多方面的考虑：可按日期、时间等多种方式，判断是否具有阅读档案的权利，并对其阅档的过程进行详细的记录。也可以采用信息采用加密信道传输等方式，确保档案真实安全可靠。
三、档案数字化替代传统档案管理的先进性
随着电子信息化技术在各个方面的综合使用，在审计档案管理上也推进了信息化建设，为审计工作高质量、高效率的展开提供了保证，主要优点分以下三个方面：
（一）提高经济效益
过去一旦出现档案管理不够完善，规整出现困难的情况，我们一般就会采用增加办公人员的方式来解决问题，这就导致了职工人数过多，财政支出相应增加，管理成本大幅上涨。
另外一个方面，数字化的档案管理大大节约了纸张，油墨等物质，将传统的纸质材料转化成可以重复使用的电子材料，大大节约了成本和保护了环境，很大程度上节约了人力物力财力，提高了经济效益。
（二）提高办公效率
数字化档案管理有其自身的特征，能保证使用过的资料存有记录，也不会因为他人的使用对后来人员的使用造成了阻碍。以相关组织部门为例，干部的聘请和提拔都需要极为详细而准确的档案信息，档案数字化管理是完全可以提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务的。
同时，数字化档案管理真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的流动速度快，对空间没有限制等特点，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也基本变成了利用方便的信息控制中心，大大提高了办公效率。
（三）增强档案原件保护
将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，也可以防止部分档案被随意修改的行为。
四、结束语
现今各种现代化技术的发展无疑为档案信息化建设带来了便利，审计机关及时推进审计工作的规范化，法制化，根据整体经济要求，将文件、档案管理提高到空前的高度，将审计工作带入数字化时代，并实现档案数字化管理。
参考文献
[1]刘艳林.开展档案数字化建设的实践与思考[J].科技情报开发与经济，2008，18（15）.
[2]丁建雄，张徐驰.企业纸质档案数字化若干问题探析[J].科技情报开发与经济，2008，18（29）.
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关键词:数字化;城建档案工作;精细化管理;途径
中图分类号:G275.3
文献标识码:B
文章编号:1008-0422(2009)12-0106-02
1概述
精细化管理理念最早是在企业管理中提出来的,是企业管理从粗放式向集约化、规模化管理发展过程中提出并推广应用的一系列新的管理理念和管理方法。目前,精细化管理已引入企业、事业、社团和政府机构管理等方方面面。精细化管理要求对工作主体、目标对象、操作流程和规范标准等都实行精确和细致的管理。基于精确和细致本身就是相对的概念,“没有最好,只有更好”,因此精细化管理代表的是一种理念、一种追求,一种管理思维,一种持续创新、持续改进、永不止步、永不懈怠的管理实践,其管理成果符合人们需求永恒增长这一客观事实,对企业持续改善产品,事业、社团和政府机构持续改进服务有着非常重要的指导意义。因此,我们研究精细化管理,一个重要的方法就是找到精细化管理的切入点,即精细化管理的实现途径,找到了这一途径,精细化管理的方法和措施也就水到渠成了。根据我们的实践和思考,数字化就是城建档案工作精细化管理的最佳途径。
2城建档案工作的发展现状及特点
我国城建档案工作兴起于上世纪70年代末、80年代初,与改革开放后经济建设全面发展同步;2000年以来,随着我国掀起新一轮城市建设,城建档案工作也进入了一个新的高速发展时期。至今,全国660多个设市城市中,已建立了近500个城建档案馆,区(县)城建档案室达1000多个,馆藏量在4000万卷以上。在具体工作上,各城建档案馆主要是收集城市建设活动中,特别是各项建设工程中形成的具有保存价值的各种技术资料,加以整理、入库、保管,并提供查阅和复制利用。对人的管理、对工作过程的管理和对工作对象(即各种技术文件、图纸、影像资料)的管理,还是以原始手工方式为主。城建档案工作的核心就是城建档案,一切工作和活动都是围绕着城建档案展开的。而城建档案的本质不是其外在的形态,而是内在的技术内容,是信息。如果我们能用现代信息处理技术手段对城建档案进行处理,那么城建工作管理模式就会发生根本的变革。长沙市城建档案馆从2000年以来,不断加大城建档案收集工作力度,进馆档案逐年增长,达到了30000多卷/年,如果按照原来的管理模式,档案整理跟不上,档案查阅利用越来越困难,档案存放也是一个大难题,库房空间严重超负荷,多次倒架腾库,仍是应付不了档案迅猛增长的局面。我们把档案的信息特征从纷繁复杂的档案形态中抽取出来,实行数字化,就能挣脱档案实体的桎梏,使档案的收集、管理、利用都抛离了档案的实体,完全在信息的流转中完成,这就为城建档案工作精细化管理的实践开辟了一个全新的途径。
3数字化在城建档案工作精细化管理应用的几个方面
数字化在城建档案工作中的应用是多方面的。事实上,数字化是一种技术手段和工作机制,它既可以变革原来的城建档案工作内容和模式,还可能创新出城建档案工作一系列新的业态,这就为城建档案工作精细化管理提供了一个技术平台,使城建档案工作对象、工作流程和工作成果控制能在现代信息处理技术帮助下精确计划、精密控制、精心操作、精准落实,从而真正实现最佳效果的精细化管理。具体地讲有以下几个方面:
3.1 档案接收的数字化
传统纸质档案的接收是指工作人员对建设工程过程中形成的文件材料和图纸,按照城建档案管理有关规范要求进行收集、初步整理,在工程竣工后向城建档案馆移交的过程。实现档案接收的数字化,首先是要按照城建档案管理规范要求,建立建设工程电子档案报送系统,然后由工作人员根据建设工程进展,将建设工程信息(文件材料和图纸信息)同步录入该系统,最后以光盘等形式直接报送数字化打包信息。工作人员将按系统程序要求,一步步、一项项、一条条地完成建设工程信息的录入,避免了纸质接收模式的那种随意性导致档案缺项漏项或重复冗余,也杜绝了工作人员集中在事后补制档案导致档案不真实。数字化接收在档案接收质量检验环节也体现了精细化管理的优势,可以用质量检验软件对档案信息包进行检验,避免了人工检验的主观性。数字化接收的最大优势还是工作效率,对很多类似的信息,我们可以用复制的方式,不用再重复打印出文件或图纸,大大提高录入工作效率,降低了工作成本。
3.2 馆藏档案的数字化以及档案保管的数字化
传统的档案保管都是基于档案实体,档案实物的搬运摆放、库房空间的占用调整以及档案的保管防护是主要的日常工作。数字化的模式从两个方面对这一过程进行革新,一是原有馆藏的数字化扫描录入,对已完成扫描的档案实行真空包装后永久封存,非特殊情况不用再开包调用;另一方面是新进档案接收数字化信息,直接并入档案信息数据库;这样日常管理的操作对象就是虚拟的档案信息数据库而不是档案实体。这对档案实体是一种保护,而且,档案信息实行计算机数据库管理的优势是多方面,包括可以方便地制作多个备份,异地存放,防止突发灾害对档案信息的破坏。当然,原来的各种物理活动,如清理、搬运、消毒、温湿度控制等都不存在了,档案日常管理的内容与方式就发生了质的转变,更少的人、更少的空间、更少的投入,可以完成更加高效的工作,这正是精细化管理所追求的核心目标之一。
3.3 档案查阅利用的数字化
档案查阅利用的数字化应该是最能展示精细化管理成果的方面。与传统档案查阅方式相比,数字化查阅可以真正实现查全、查准。多年来,在档案利用中我们有一个难以明说的事实,就是档案查不到并不是因为档案不在库房中,我们往往只好回答说,“这个检索的条件可能不准确,再找找看看。”我们的馆藏量是如此之大,如果单凭人工的手段,或者只是录入了档案的目录信息,要查准、查全的确是勉为其难的事情。如果我们实现了全部档案的数字化,情况就完全不同了,我们可以深入到档案的内部去挖掘档案的每一个信息点,而且这一个过程是由计算机来完成,在这种条件下,即使是“大海捞针”,也只是举手之劳。数字化查阅的另一个优势是,在档案查阅出来后,目标信息的阅读、摘录、下载、拷贝、打印都是十分方便的,因为我们的利用方式完全抛弃了档案实物,是一种完全的数字环境,就好像我们在互联网上用GOOGLE搜索信息后游览与下载一样方便;当然,我们可以肯定的是,目前所有的档案馆数字化信息量与互联网信息量相比只不过是“沧海一粟”,而且我们的档案信息都是集中管理,所以对它的查阅利用肯定比GOOGLE还要来得快,来得方便得多。
3.4 业务工作数字化
主要是开发办公自动化系统,以数字化的办公平台替代过去的人工模式和有纸办公方式。业务工作数字化一是可以提高工作效率,二是可以规范工作流程。这两个方面都是我们实行精细化管理所追求的核心目标。数字化办公将由网络环境的计算机系统对各种工作流程进行界定和标注,既不能越位,对时间上的延误也记录得非常精确、细致,对工作人员本身进行了管理和约束,是一种阳光工作模式。当然,系统设置的各种督促提醒或提示还会起到人工管理根本达不到的效果,在现实管理中,督促提醒或提示一是不能保持经常性和充分性,另一方面也碍于情面,而办公自动化系统,可以由计算机系统预设的机制来完成这一工作,工作中有延误、有松懈、有差错等都可以由计算机系统发出警告,并自动生成工作日志,这使精细化管理中的考核环节变得非常容易。
3.5永不下班的城建档案馆――互联网上的城建档案馆
数字化可以彻底改变城建档案馆传统的办公模式,使城建档案馆走上互联网,实行全时上班开放,扩大城建档案的社会影响,提升城建档案的利用效果。当然,我们首先要对数字化城建档案信息进行分类,档案信息是有保密规定及密级划分的,能在互联网上的当然是可公开的部分,这是一个精细区分和精细控制的过程,而且需要一定的行政授权。但数字化为我们提供了这么一个技术条件,使城建档案馆在互联网的时代前行。
3.6 基于城建档案信息的综合平台
城建档案信息的内容是非常广泛的,其利用潜力也是巨大的。通过数字化,城建档案信息就成为了一个基础的信息源和信息库,结合GIS、GPS、RS和MIS等各种技术工具就可以建立各种综合平台,对城市建设变迁、历史文化保护、建筑设计、规划设计以及城市动态管理等等展开应用研究并投入管理实践运用。这是一个发展前景非常广阔的领域,将使城建档案的信息价值发挥到极致。我们在下面将以长沙市城建档案馆数字化实践为基础,列举出多个这方面的应用实例。
4长沙市城建档案馆数字化工作的实践及精细化管理成果
从2000年开始,长沙市城建档案馆就开始探索档案数字化和数字城建档案馆的建设,开发了基于目录的城建档案检索系统,解决了档案数量比较大时,人工检索工作量非常大、效率非常低、经常出现漏查的问题;开发了馆内网站,初步实现了档案远程检索和建设信息;但这些工作数字化水平还比较低,不足以改变城建档案工作管理模式。2005年以来,随着“长沙市地下管线信息化工程”项目被长沙市发改委科技立项和财政的不断投入,长沙市城建档案馆数字化工作得到全面推进,共有五大数字化系统(项目)启动开发、建设和运行,目前总投资已超过2100万元,长沙市城建档案馆正朝着真正意义上的数字城建档案馆目标迈进,取得了丰硕的精细化管理成果。
4.1 长沙市地下管线信息化工程(地下管线GIS)
该工程项目是长沙市城建档案馆数字化的主体工程,也是最早实施的数字化工程。2005年就开始调研,2006年开始实施,2007年通过验收。该工程对城建档案信息中最重要的部分――地下管线工程档案信息――实行全数字化管理。其基本原理是采用GIS技术,对长沙市城市规划区范围内的各种管线的三维矢量信息和各种文本属性信息与三维数字化地图建立对应关系,实现查阅、计算、修改和动态更新等功能。在实施过程中,我们一方面与长沙市勘测设计研究院用光缆专线连接,保证管线及地图信息动态更新;另一方面,我们把建设工程数字化档案与三维数字化地图也建立对应关系,从而在这一个综合平台上也实现了档案查阅利用功能。这两个方面是这一系统最大的技术优势,也使它成为了国内最先进的地下管线GIS系统。目前,该系统成为了长沙数字城市建设的基础平台,为城市规划、建设和管理的精细化提供了极大帮助。
4.2 城建档案数字化扫描管理系统
该系统从2007年着手开发,2008年全面投入运行,主要包括档案扫描数字化录入、质量检验、入库管理和扫描作业控制等功能。目前,共有40多名工作人员正在加班加点地工作,数十台计算机、高速文件扫描仪、工程图纸扫描仪、条码打印及识别仪、激光打印机等设备设施正在高速运转;已完成档案扫描20万余卷,图纸50万余张,档案数字化入库信息量已达到1200G。该系统已经实现了与地下管线GIS的对接,数字化档案信息的查阅利用已经实现。
4.3 长沙市城建档案馆业务办公自动化系统
该系统2008年着手开发并投入试运行,2009年起已经在业务办公中使用,在使用过程中,针对各科室工作需求,又进行了一系列的修改、补充和完善。目前,全馆一室五科(办公室和五个业务科室)的日常业务工作,包括档案的接收、验收、整理、入库、人事、行政等事务处理都在办公自动化系统中得到了实现,长沙市城建档案馆内部管理的技术条件飞跃提升,精细化管理水平大大提高。
4.4 长沙市城建档案声像媒资管理系统
声像档案是城建档案的重要组成部分,对声像档案进行数字化管理其成效是非常显著的。长沙市城建档案馆在雄厚的声像档案工作基础之上,经广泛考察、调研和论证,2008年以来共投入300多万元资金,与在媒资管理领域颇有建树的北京中科大洋科技发展股份有限公司合作,联合开发了“长沙市城建档案馆声像媒资(档案信息)管理系统”,2009年6月已通过验收并投入运行。该系统采用“双码流”技术,不但较好地解决了声像档案海量存储和高速访问的问题,还实现了与现有的地下管线GIS的对接,针对声像档案的多种来源,统一归档渠道,实现了对声像档案的全程管理,总体功能包括:收集整理及审核、关键信息提取分析、格式转换、编目审核、检索浏览、下载输出、编辑利用、数据交换、存储管理、系统管理、业务管理,为全国城建声像档案数字化管理开创了成功的范例。
4.5 长沙市建设信息中心网站
从1996年起,长沙市城市建设档案馆就加挂了“长沙市建设信息中心”的牌子,实行“三块牌子,一套人马”的管理体制(长沙市城市建设档案馆、长沙市城建档案管理处、长沙市建设信息中心),但建设信息中心的职能落实缺乏有效机制。从2005年开始,随着数字化工作全面开展,建设信息中心的职能不断健全,对全市建设系统信息化工作实行精细化管理的条件不断成熟。在数字化城建档案馆基础之上,2007年,我们全面改版了“长沙市建设信息中心网站”,承担了建设信息收集和、建设系统部门联动、行业监督管理和投诉在线办理等职能,发挥了长沙市建委政府门户网站的作用。正是基于长沙市城建档案馆数字化成果日益丰硕、长沙市建设信息中心网站影响日益扩大,在多年的努力下,“长沙市建设信息中心”机构终于2009年11月由市编委下文批准正式成立,全市建设系统信息化工作精细化管理就有了强有力的法定工作机制。
