电子档案归档管理办法范文
时间：2023-04-25 08:22:58
导语：如何才能写好一篇电子档案归档管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
引言
电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。
一、电子档案的优越性
1.1直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。
1.2微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。
1.3微机管理更有利于文档的保密过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。
1.4微机管理有利于提高档案管理工作的质量档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。
二、电子档案的整理、开发和利用
2.1电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。
2.2电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案，互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。
三、规范电子档案管理的几项措施
3.1加强电子档案归档制度建设各档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。
3.2从电子文件的源头抓电子档案的质量为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。
3.2.1档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。
3.2.2设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。
3.2.3电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。
3.2.4为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。:
3.3要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。
四、结语
电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。
参考文献：
[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006(15).
[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案2008(9).
篇2
电子政务环境下电子文件管理所面临的问题
电子文件和数据是所有信息化建设投资最终获得的几乎唯一的回报，是极宝贵的数据资源。如何提高对电子文件管理的认识，切实做好电子文件管理是我们电子政务建设中必须面对和必须解决的问题。
1． 如何保证电子公文归档的原始性
电子文件易于修改，而且改动后可以不留痕迹。电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性，常常需要将原文件加以转换，或者转换为独立于任何电子计算机系统的中间形式，如文本格式；或者转换成新的存储格式，如软件版本升级或更新系统平台时数据库进行相应的转换。因此，长久保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。电子文件不再具有固定的载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出文件，对于长久保存的电子文件，还需要定期进行复制，由于一份文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定文件的原始性了。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。目前电子签名法刚刚实施，借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否是原件，还需要实践。
2． 电子公文归档的复杂性和滞后性
电子文件在电子政务系统中不能做圆周运动。通过办理、办结、立卷、归档等诸多环节，有价值的文件将会沉积为档案，而通过鉴定需要长期和永久保管的档案则在若干年后将通过部门档案室向档案馆移交，在档案馆长期和永久保存和利用。文件向档案转化呈现运行环节多、文件产生的部门多、迁移保管利用的时间长等特点，使档案管理复杂化、滞后化。
复杂化主要体现电子公文的最终流向是档案馆，一个省级综合档案馆要接收和管理面对100多个委办厅局的电子文件，而各单位、各部门所使用的文件处理硬软件以及数据库平台不同，门类多、品种杂，产生的电子公文数据格式、版式各异。
滞后化主要体现在档案从档案室向档案馆移交的周期太长，最长的为20年。档案移交滞后所带来的技术难题更多。因为信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代，每次存储介质的革命都带来存储格式和标准的变革，档案部门必须处理来自不同历史时期未作标准化处理的电子文件，问题多多。
无以计数的办公自动化系统每日都在产生着各种数据格式的电子文件，使得十年、二十年以后，档案部门没有一个平台能完全理解这些排列、格式越来越复杂多样化的信息。现在我们必须解决在数字图像、数字化声音、地区性信息系统、网站和其他电子文件格式等问题对文件的管理、档案的保存和利用等一系列问题。
3． 电子文件管理法规滞后
目前，有关电子文件管理的标准规范和法规文件还严重缺乏，除已颁布的：电子文件归档与管理规范（GB／T 18894－2002）、电子公文归档管理办法（国家档案局第6号令 ），CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（ GB／T 17678－1999 ）之外，有关电子文件的元数据、归档、著录、鉴定、机读目录交换格式、电子公文文档一体化管理规范等相关标准正在制订中。
电子公文归档管理已成为信息时代档案工作者面临的重大挑战和发展机遇。
电子文件管理的基本要求
电子政务产生的电子文件管理应符合以下几个基本要求：（1）有保留价值的电子文件必须归档；（2）归档电子文件必须规范；（3）电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性；（4）应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性；（5）电子文件一般应在办理完毕后即时向档案部门归档；（6）永久长期保管电子文件实行双套制管理；（7）电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责；（8）归档电子文件应能脱离文件生成系统独立运行，并脱机保管。
电子文件管理的主要方法：
文档一体化：电子文件从文件形成、办理到归档、利用是连续的、不间断的，对电子文件管理是全程管理，实施前端控制。文档一体化的核心是在文件形成过程中，按归档要求，记录管理电子文件并形成规范的电子档案。
馆室一体化：档案室所保管电子文件及数据，在内容要求、数据结构、数据管理平台和档案馆保持一致，保证移交数据的无缝连接。
天津电子公文归档管理研究和技术实践
天津市对电子政务环境下的电子公文归档管理研究的总思路是：探讨电子公文管理模式、统一归档电子文件的数据结构、规范归档电子文件格式、实现归档电子公文独立与文件形成系统并脱机保管的目的。
为此，我们组织了天津市政府办公厅、天津市政府信息化办公室、北大方正电子有限公司、微软（天津）XML中心、天津大学天深科技公司等单位，经过一年多的研究探索，初步取得了电子公文文档一体化管理的相关文件、规范标准和相应的软件及应用平台等一系列成果。出台了《天津市电子文件归档管理办法》、《天津市电子文件归档管理办法实施意见》（试行）、《天津市归档电子公文保管元数据规范》（试行）、《天津市电子文件归档数据储存技术要求》（试行）等一系列相关规范，完成了“电子公文文档一体化业务流程管理规范”（草案）。规范了电子公文归档的主要内容和电子公文归档元数据及移交元数据要求、XML数据格式，提出了电子公文归档管理数据结构要求。
归档电子文件的数据结构采取树形结构，一般以“全宗号－年度－保管期限”设置根目录名称，根目录下可再设文件夹，分别管理不同类型的电子文件。根目录下应包括说明文件、盒目录信息、归档电子文件目录信息三个文件以及多个归档电子文件夹。规范规定了说明文件、盒目录信息、归档电子文件目录信息三个文件的XML表述结构。
电子公文归档数据要求：按电子公文归档内容所要求的、并产生符合电子公文数据结构的电子文件和数据；产生电子公文归档所需的32个元数据，并符合规范的XML数据格式；归档的电子公文及数据，必须脱离原文件运行系统；归档电子文件的格式符合规范要求（XML、PDF、TXT、RTF、DOC、WPS、CEB、SEP）；
电子公文归档移交数据要求：按电子公文归档内容所要求的、并产生符合电子公文数据结构的电子文件和数据；产生电子公文归档移交所需的50个元数据，并符合规范的XML数据格式；归档移交的电子公文及数据，必须脱离原文件运行系统；
电子公文日志留痕信息归档要求：1?雪日志文件：电子公文在形成、流转、办理、归档等各个节点，对所有的操作者、时间日期、操作者行为（角色）的记录和描述；文件格式为XML和TXT。2?雪留痕留真信息：电子公文在形成、流转、办理、归档等各个节点，主要领导批示意见。文件格式为TIF、PDF、CEB、XML和TXT。3）完成电子公文文档管理相关软件开发：各种电子公文格式通过CEB转化为XML电子公文格式的电子公文格式转化系统；电子公文归档移交系统（电子公文文档交换平台）；归档电子文件管理和利用系统（归档电子文件中心）。4）天津市文档一体化业务流程应用平台的建立：文档一体化业务流程应用平台就是要建构一个公共的信息化平台，实现与电子政务的对接，接收政府各职能部门和其他相关部门的电子文件，进行电子文件和电子档案的传输、流转和归档等。
天津市文档一体化业务流程应用平台是依托天津市电子政务二级平台为基础建立起一个归档电子文件信息平台。
通过努力，实现了天津市政府办公厅的政府办公系统的归档电子文件及数据能符合规范的要求，在线或离线迁移到机关档案室的档案管理系统和天津市档案馆的归档电子文件中心，实现电子文件全程管理和规范管理。
篇3
关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理
《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。
一、新《管理办法》的几点变化
1.扩大适用范围,把成人高校纳入办法适用对象
21世纪的高等教育事业蓬勃发展,除普通高校外,成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到发展,而且日益成为高等教育体系不可或缺的一部分,很显然原《管理办法》中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的发展现状和要求。所以新《管理办法》扩大了适用范围,涵盖了各级各类的高等学校,有利于促进所有高等学校档案工作的发展。
新《管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”,特别把成人高等学校列出,这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向,有利于规范成人高校的管理。根据新《管理办法》,成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理办法,这为提升学校的管理能级、规范档案管理工作和促进学校更加科学发展奠定了坚实的基础。
2.明确了高校档案的管理体制和学校领导的机制
新《管理办法》规范了高校档案工作的领导体制,规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”,“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”,确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查职责,明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系,领导体制层次清晰、责任明确,操作性强,有利于高校档案管理工作的开展。
档案管理工作既是一项基础性工作,又是一项服务性工作。要做好这项工作,学校领导必须加以重视。新《管理办法》明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人,强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任,《管理办法》还规定“遇有特殊情况,应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念,增强档案意识,了解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业发展规划,把档案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。
3.规范了档案管理制度和档案人员的职责
新《管理办法》重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围,这样可以使学校档案工作朝着规范化的目标发展,使学校档案的归档内容更加全面。新《管理办法》提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度”,以评促进档案建设;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”,强化学校各部门立卷制度。
《管理办法》要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交”,规定了各部门负责档案工作人员的具体职责,保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完整、齐全。
4.增加了“学生类”档案管理内容
高等学校的主体是教师和学生,原《管理办法》片面强调了学校管理、教师和教学,而忽视了学生和学习。教育以学生为本,学生以学习为本,新《管理办法》对此进行了修订。在新《管理办法》中归档范围里增加了“学生类”档案的保管内容,具体内容“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案,毕业生登记表等”。学生类档案要求从学生入校开始到学生毕业结束,档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理办法中,把学生、学校和对社会有价值的档案并列起来,充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性,体现了学校对学生的人性化管理。
5.从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建设
随着社会信息化的发展,数字校园的建设、数字档案馆建设势在必行,新《管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。
新《管理办法》在档案机构的管理职责上明确规定:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。”提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位,这符合时展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南,档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件”。
6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关怀
新《管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”这个规定可以从根本上改变目前成人高等学校档案机构工作人员,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人高校档案工作发展的局面,为成人高校档案工作发展的人才需要奠定了基础。
对长期接触有毒害物质的档案工作人员,“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助”,这使得多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法取得补助得到了落实,体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。
二、新《管理办法》对成人高校档案管理的影响
目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新《管理办法》提出的规定和新要求,加强成人高校档案管理的基本思路有以下几点。
1.改变档案管理模式,适应成人高等教育事业改革发展的需要
在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源,只有重视开发利用,不断拓展业务范围和服务领域,才能充分发挥信息资源的优势。
2.加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质
要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训,不断为其提供接受继续教育的机会、更新档案专业知识,通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育发展与改革工作的需要。
3.大力加强电子档案管理,不断探索档案管理现代化的新途径
随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件,从录取新生开始,将学生的姓名、性别、照片等基本信息录入数据库,将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索,将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时,成人高校要适应档案管理发展的趋势,对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份,减少纸质档案的使用,努力做好档案信息管理系统的使用、维护和安全工作。
总之,成人高校的档案是衡量学校教育管理水平和教学质量的重要标志之一,也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此,作为成人教育档案工作者,要按照法制化的要求不断走上正规,不断加强档案管理意识,加强档案的开发和利用,实现档案的数字化管理,充分发挥成人教育档案功能,为推动成人高等教育档案事业的发展和促进学校各项工作做好服务和保障工作。
参考文献:
[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[j].绍兴文理学院学报,2006,(12):136-137.
篇4
1. 《会计档案管理办法》正式实施的时间是（）。
A．2017年12月11日 B．2017年1月1日
C．2017年7月1日 D．2017年1月1日
2.根据《会计档案管理办法》规定，负责定期将应归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册的部门应是（）。
A．单位的会计机构或会计人员所属机构
B．单位的档案机构或档案人员所属机构
C．单位的人力资源机构
D．单位的有关业务部门
3.根据《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管，再移交单位档案管理机构保管。这里所说的单位会计管理机构临时保管会计档案的时间应为（）。
A．1.5年 B．半年 C．2年 D．1年
4. 会计档案销毁清册也是一种重要的会计档案，它的编制部门是（）。
A．单位会计机构 B．单位行政办公室
C．单位人力资源部门 D．单位档案管理机构
5.根据规定，负责组织会计档案销毁工作的部门应是（）。
A．单位会计机构 B．单位办公室
C．单位人力资源部门 D．单位档案管理机构
6.根据规定，属于企业永久保存的会计档案是（）。
A．总账 B．银行对账单
C．财务会计报告 D．会计档案销毁清册
7.根据规定，保存期为30年的会计档案是（）。
A．总账 B．银行对账单
C．财务会计报告 D．会计档案销毁清册
8.下列不属于永久保管的会计档案是（ ）
A．总账 B．会计档案保管清册
C．年度财务会计报告 D．会计档案销毁清册
9.保存期为30年的会计档案并不少，但（）例外。
A．总账 B．会计档案移交清册
C．会计凭证 D．会计档案销毁清册
10. 关于会计档案所涵盖的范围，以下说法正确的是（）。
A．会计档案，即为会计凭证、会计账簿和财务会计报告
B．会计档案既包括纸质的会计资料，也包括一些电子的会计资料
C．由于银行对账单和银行存款余额调节表均不属于企事业单位的原始凭证，所以它们也就不属于会计档案资料
D．财政总预算、行政单位、事业单位等的基本建设拨、贷款年报（决算）不属于会计档案资料
11.关于会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书，以下说法错误的是（）。
A．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书均应由单位档案管理机构填制
B．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书均属于会计档案资料
C．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书的保管期限并不完全相同
D．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书产生（或填制）的时间并不一致，涉及的当事人也不完全相同
12.关于会计档案，以下说法正确的是（）。
A．总账、明细账是会计档案，而固定资产卡片和辅助账不是会计档案
B．销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销，单位负责人不需要在会计档案销毁清册上签署意见。
C．对各单位每年形成的会计档案进行整理立卷的部门是立档单位的会计机构或会计人员
D．根据规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，应暂由会计机构保管半年
13.关于会计档案的销毁，以下说法错误的是（）。
A.保管期满未结清的债权债务原始凭证不得销毁
B.正在建设期间的建设单位会计档案不得销毁
C.会计档案销毁需要单位会计机构编制会计档案销毁清册
D.会计档案销毁需要单位档案管理机构与会计管理机构共同派员监销
14. 关于会计档案保管，以下说法错误的是（）。
A. 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为十年和三十年
B.会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起
C.单位的总账和年度财务报告均属于永久保存的会计档案
D.会计档案的保管办法所规定的会计档案保管期限为最低保管期限
15. 按照规定，主管全国会计档案工作，并共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导的部门，是指（）。
A.财政部 B. 国家档案局
C. 财政部和国家档案局 D. 人大财经委员会和档案部门
16. 关于电子会计档案，以下说法错误的是（）。
A. 电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交
B. 属于归档范围的电子会计资料，必须属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案
C.电子会计档案的销毁应当由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销
D.档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全
二、多项选择题（每题2分，共计34分）
1.财务会计报告属于会计档案的一个重要内容，而这里所说的财务会计报告具体包括（ ）。
A.月度财务会计报告 B.季度财务会计报告
C.半年度财务会计报告 D.年度财务会计报告
2. 《会计档案管理办法》修订的依据是（ ）。
A．《企业会计准则》 B．《中华人民共和国预算法》
C．《中华人民共和国会计法》 D．《中华人民共和国档案法》
3.《会计档案管理办法》使用的范围包括（ ）。
A．国家机关 B．社会团体 C．企事业单位 D．其他组织
4. 对于会计账簿，以下属于会计档案的包括（ ）。
A．总账、明细账 B．有关辅账簿
C．日记账 D．固定资产卡片
5.对于会计凭证，以下属于会计档案的包括（ ）。
A．原始凭证 B．文件与合同
C．记账凭证 D．预算
6. 《会计档案管理办法》中所规范的会计档案内容有很多，比如其他会计资料就包括（ ）等。
A．银行存款余额调节表 B．银行对账单
C．纳税申报表 D．会计档案移交清册
7.根据《会计档案管理办法》规定，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存并形成电子会计档案，必须同时满足许多条件，这些包括（ ）。
A．形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输
B．能够采取有效措施,防止电子会计档案被篡改
C．形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
D．能够建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响
8.单位在办理会计档案移交时，按照国家档案管理的有关规定办理移交手续进行移交。以下属于正确说法的是（ ）。
A．纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装
B．电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定
C．特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交
D．单位会计管理机构应当编制会计档案移交清册
9.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为（ ）。
A．10年 B．30年 C．20年 D．15年
10.单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，并组织单位有关部门共同进行，这些部门应当包括（ ）。
A．会计 B．审计 C．纪检监察 D．有关业务部门
11. 会计档案销毁清册，包括拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。为了明确经济责任，会计档案销毁清册还需要有关机构的有关人员签署相关意见。这些机构的有关人员包括（ ）等。
A．单位负责人 B．档案管理机构负责人
C．会计管理机构负责人 D．档案管理机构经办人
12.根据规定，单位电子会计档案的销毁应当符合国家有关电子档案的规定,并由以下部门共同派员监销完成（ ）。
A．单位档案管理机构 B．单位会计管理机构
C．单位信息系统管理机构 D．单位人力资源部门
13.对于保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证，以下说法正确的是（ ）。
A．不得销毁
B．纸质会计档案应当单独抽出立卷
C．电子会计档案单独转存
D．涉及其他未了事项的会计凭证需要保管到未了事项完结时为止
14.根据规定，对于单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在相关资料中予以列明。这些资料包括（ ）。
A．会计档案鉴定意见书 B．会计档案销毁清册
C．财务会计报告 D．会计档案保管清册
15. 单位因分立原因会导致会计档案的保管发生一定的变化，以下说法正确的是（ ）。
A．单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案
B．单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案
C．单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续
D．单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由中介机构保存，并按照规定办理交接手续
16. 对于单位之间交接会计档案，以下说法正确的是（ ）。
A．移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册
B．交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督
C．电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交
D．档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全
17.关于会计档案，以下说法错误的是（）。
A.会计档案是各单位档案的重要种类之一，也是国家全部档案的重要组成部分
B.查阅或者复制会计档案的人员，可根据需要对会计档案进行拆封
C.凡是具备单独会计核算的单位，都会形成会计档案，这是会计档案特征中的
普遍性所决定的
D. 采用电子计算机进行会计核算的单位，只能保存磁性介质的会计档案，不能保存打印出的纸质会计档案
三、判断题（每题2分，本题共计50分）
1.会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 （）
2. 由于财政部门属于会计工作的主管部门，因此，财政部门应当负责主管全国会计档案工作，制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。 （）
3.县级以下地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。 （）
4.根据规定，单位的档案机构或者档案工作人员所属机构负责管理本单位的会计档案。单位不可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。（）
5.《会计档案管理办法》中所规范的会计档案有很多，但是会计档案保管清册、会计档案销毁清册属于单位档案的重要内容，不属于会计档案所包括的内容。 （）
6.根据《会计档案管理办法》的规定，单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。 （）
7. 不管是行政单位，事业单位，还是企业，按照规定，固定资产卡片的保管期限应为固定资产报废清理后保管5年。 （）
8. 根据《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管1年，因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。但是单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过两年。 （）
9. 根据《会计档案管理办法》规定，会计档案临时保管期间，出于工作的需要，单位出纳人员可以在此期间兼管会计档案。 （）
10. 单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。 （）
11. 单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。为了保证会计档案的安全，单位保存的会计档案一律不得对外借出。 （）
12.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。根据规定，会计档案的保管期限，是从会计档案归档保管后的第一天算起。 （）
13．会计档案的保管期限分为永久、定期两类。《会计档案管理办法》所规定的会计档案保管期限为最低保管期限。 （）
14. 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。会计档案鉴定工作应当由单位会计机构牵头进行。 （）
15. 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。对于保管期满的会计档案一定要进行销毁。 （）
16. 根据规定，会计档案销毁工作应由单位档案管理机构负责组织并与会计管理机构共同派员监销。但是对于电子会计档案的销毁还应当有信息系统管理机构派员参与监销。 （）
17. 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案。应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。 （）
18.根据规定，单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由上级主管单位统一保管。 （）
19.根据规定，单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。 （）
20. 根据规定，建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在建设项目达到预定使用状态时及时移交，并按照规定办理交接手续。 （）
21. 单位委托中介机构记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。 （）
22. 一个单位的预算、计划、制度等文件材料，也适用于《会计档案管理办法》。 （）
23.不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等不适用于《会计档案管理办法》。 （）
篇5
关键词：电子文件；管理；办公自动化
对于目前电子文件的管理，国家也采取了积极的措施，及时颁布了《电子文件归案与电子档案管理办法》，但是也只能算是宏观上的法规，而没有微观的操作可行的细则。加强对电子文件的管理，除了要有宏观的管理制度，本人认为还应该做好以下几个方面：
一是领导重视，宣传学习到位。各级领导要高度重视电子文件管理，只有领悟了它的重要意义，才能充分认识到电子文件管理的时代性、紧迫性和重要性，广泛发动学习电子文件的管理知识，深刻认识其重要性，增强全员的电子档案意识，营造人人关心、齐抓共管的浓厚氛围。
二是建立健全规章制度，随时完善。由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法进行管理会更周全，更易于操作。电子文件归档与管理必须依照相关法规和技术标准，纳入科学化、法制化的轨道，才有利于做好现时代的电子文档管理，才能发挥出电子文档的重大历史借鉴用途。档案部门要积极参与和指导电子公文的收集和归档等各个环节。同时，要按照国家、省、市档案局有关精神和要求，制订可行的电子公文归档管理办法、实施细则、技术标准等。
三是电子与纸质同时保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，对于重要的电子文件有必要制成纸质加以保存归档，同时硬盘拷贝存档，以确保电子文件的真实性、安全性。电子与纸质文件归档后，“两套制”档案检索目录或备注中应当相互注明，以便查询时参照互补。
四是做好电子文件安全保密工作。随着计算机信息管理网的建立与发展，以及OA办公系统在各行各业的广泛应用，网上传阅、批示、输送归档的电子文件利用率非常高，现在各类电脑病毒的冲击以及“黑客”的猖獗，使电子文件的机密性受到严重威胁。要做好电子文件的安全工作，应做好以下几个方面：
1、电子文件归档时，应严肃归档程序，必须由创件人亲自整理拷贝至档案室，同时报送纸质文件，以确保电子文档的原始真实性。
2、使用“只写一次式光盘加背书”方式制作归档原件，确认其内容信息的原始性。也可用只读光盘、电子签名、数字水印、隐形条码、数字时间、印章法等来确认电子文件内容信息的原始性。
3、利用中的安全措施：设置分级查询权限密码并定期或不定期地更改，属于保密范围信息内容的复制拷贝更是要严格控制。系统对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关的查询修改记录，作为利用工作查证的依据。而且利用系统应有较强的容错能力以及自动备份功能，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。
4、多重备份，以备应急之需。对于归档保存的电子文件至少要备份一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密的电子文件，则应在解密后再制作拷贝。目前，对于长久保存的电子文件，则需要定期进行检查复制，以防止信息丢失。
五是加强收集管理，及时保存。由于电子文件对技术环境的限制、存在存贮介质的质量和使用寿命等问题，归档时间一般以不超过2个月为宜。这就要求档案管理人员加强督促收集管理工作。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理考核工作，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
六是要将先进的科学技术应用到电子文件管理中。电子文件随着信息技术的发展和应用而产生，而信息技术的迅猛发展，电子文件管理工作将会不断出现新问题，必须认真研究新情况，积极主动学习，利用先进的管理方法和技术成果，解决电子文件保真、保密和保存等问题，使电子文件一样得到科学的保管和有效的利用。
七是加强电子档案管理人才的培养和队伍建设。纸质文件管理经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有成熟的管理经验。开展电子文件管理也要以人为本，形成一支高素质的专业队伍，承担此项工作。由于纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，有必要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
1、广泛吸纳高素质的复合型人才。从档案管理人员选拔上，就要高瞻远瞩地看到当前电子文档对管理者的要求，公开选拔或者聘请那些既懂的档案管理，又精通计算机办公软件的应用者到档案管理部门，真正发挥其专业所长应用到档案管理中来。
2、必须坚持对档案管理者进行各项技能培训，而且培训还要常规化。网络改变了人们传统的生活习惯，档案工作者需要借助现代的传播媒介进行有效的电子文件管理。因此，档案工作者要接受相关的技能培训。比如：无纸化办公软件的培训、电子文档的流程培训、计算机应用培训等等。
3、建立健全档案竞争考核机制，激发档案管理人员的创新精神和自主学习的能力。要加强电子文件的管理，必须造就一批高素质的人才队伍，既要强调政治素质和专业素质，同时也要鼓励竞争，力求高效多能，以适应档案工作不断发展的需要。档案人员要适应信息技术和档案事业的发展，必须具备自主学习的能力，加强自身知识的更新，引进、消化信息技术成果，使自身拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。
篇6
1.1 对会计档案管理的重要性认识不足。许多部门只重视会计工作，而不重视会计档案的管理工作，导致会计工作与会计档案管理相脱节，造成会计档案管理混乱。
1.2 会计档案管理人员的综合素质有待提高。部分单位的会计工作人员未经过正规培训，不懂得操作规程，对归档范围和标准不明确，这样整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学化管理。有的会计工作人员责任心不强，存在惰性思想，还有伪造、篡改、变换记录凭证、开假发票、建假账等违法行为，造成了会计信息失真，危害极大。
1.3 会计档案资料收集不完整。许多单位只重视收集会计凭证、会计账簿、报表等专业的资料归档，却忽视了会计文件材料和会计档案电子数据的收集，影响了会计档案的完整性。
1.4 保管期满的会计档案没有按照规定进行销毁。按照《档案法》和《会计档案管理办法规定》的规定，到期的会计档案应及时销毁，但是很多单位没有开展此项工作，其原因是不敢担当，“怕”字当头，几乎所有的领导都不愿意承担这个责任。另外，销毁会计档案是一项繁琐的工作，这也是到期不进行销毁的重要原因。
1.5 会计电算化管理不规范。实施会计电算化以来，会计档案拥有双重会计档案载体，即传统意义上的会计档案和计算机硬盘中的会计数据，以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据等。许多单位对会计档案电子数据的收集和保管不符合要求，安全性不高。
2 提高会计档案的管理水平的对策
2.1 统一思想，加强领导，提高对档案工作重要性的认识。《档案实施办法》第五条规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《会计档案管理办法》第四条规定：“各单位必须加强对会计档案管工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损坏、散失和泄密。”重视会计档案的管理工作，是一项严肃的法制行为。各单位领导要加强对《档案法》《档案管理条例》的学习，提高认识，使会计档案管理工作逐步走向法制化、正规化。
2.2 加强对会计档案管理人员的全面培养，提高其综合素质。《档案法》第九条规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”因此，各单位应该依法加强对会计档案工作人员的全面培训，提升会计档案管理操作技能，做好思想教育工作，增强责任心，严格按照档案管理相关法规办事。
2.3 按要求定期做好会计档案的鉴定和销毁工作。《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定。对于保管期满的会计档案，除了尚未结清的债务原始凭证和涉及未了事项的原始凭证要单独抽出立卷外，其余都应当销毁。作为档案管理和会计工作人员有责任和义务提醒单位领导遵循《会计档案管理办法》规定，及时按要求销毁到期的会计档案。
2.4 会计档案电算化管理的新要求。提高会计人员思想素质和计算机应用技能，完善硬件设施建设。在一定的时间间隔内，把计算机系统中的所有会计数据拷贝储存到磁性介质或光盘上，形成脱离于原计算机系统的会计档案。可采用双份备份法进行数据备份，并分别贴上标签注明形成的时间、操作人员姓名，存放于不同的地方，防止意外发生。保存时应远离磁场，注意防潮、防尘等，并定期检查，定期复制。
篇7
（一）会计档案管理制度相对滞后
由于多方面的原因，会计档案的管理目前还没有及时制定相应的管理办法。从技术条件讲，首先是操作系统的版本偏低引起生成的会计信息出现运行问题；其次是系统软件的升级可能会造成旧数据无法读取。这不仅会导致信息资源的流失，而且也会对将来的会计核算带来很多不必要的负担。
（二）会计档案得不到充分利用
在单位内部，作为重要资料管理的会计档案工作，对事业单位的发展具有重要意义。可是由于受到传统思维的影响，事业单位内部通常对支出和收入状况相对重视，没有做好会计档案的管理工作。在经济管理和活动中，会计档案管理也未能发挥它应有的作用和效能。对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，严重影响了这样工作的开展。
二、事业单位会计档案管理工作应当采取的措施
（一）完善事业单位会计档案管理制度
以事业单位的实际情况为基础，同时，财务部门也要参考财政部《会计档案管理办法》，从实际出发制定会计档案管理制度。细节内容包括定期规范打印产生的会计账簿、报表、凭证、日志等数据条款，然后通过统一装订并存档处理；会计账簿的处理一定要填制科目目录以及启用表，并把单位和账簿名称工整填于封面。同时，文件目录和卷宗目录也要正确填写，并在打印的时候必须附上相应的页码；事业单位的档案移交工作也必须制定专门人员来负责，认真做好交接任务，确保会计档案完整无损和送档和归档无误。对于电算系统产生的会计档案，事业单位要进行必要的备份管理。首先是专用计算机的备份；其次是使用光盘和磁盘备份；然后是对于一些特殊的档案进行异地备份；最后是会计电算化的管理和保存。
（二）加强事业单位会计档案管理硬件管理
事业单位应该设置专门的电子会计档案室，在硬件条件上要具备防潮、防尘和防磁的功能。会计电算化在入库的时候，管理人员必须装入软件盒子中，并且要把这些盒子进行防磁处理后放置在统一的固定位置。建立有效的授权批准制度，便于对这些电子数据的查询和归档。除此之外，研制计算机防火墙和病毒库，确保计算机数据安全，以避免数据丢失和外泄带来的损失。对计算机系统加强监管，一般的计算机不要安装光驱和软驱设备，系统员统一安装必要软件，根本上避免中毒的可能。
（三）加强组织领导，提高会计档案管理水平
在国内，搞好会计档案工作的关键的前提条件是得到领导的高度重视。在会计档案管理人员的招聘上，单位要站在全局利益的高度，择优录取。把那些有能力、有经验、有责任心的人员引进到事业单位的会计档案事业上。设置奖惩措施，优则奖，劣则罚，公平对待。定期组织人员积极学习相关业内知识，把激励制度引进单位内部，不断提高会计档案人员的综合素质和业务能力。与此同时，会计档案管理制度以及《会计档案管理办法》也可以作为会计人员学习的参考内容，让他们从知识和思想上认识到会计档案的重要性。会计档案的借阅手续制度和和使用权限制度也需要不断完善，避免数据流失和泄漏。定期检查存储会计档案数据的盘片，从而避免档案数据的流失。
篇8
关键词：农业基本建设项目；档案管理；对策
中图分类号：G271 文献标识码：A DOI编码：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011
Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project
YI Ya-lan， LI Li-yin， ZHANG Chun
（Yangtze River Fisheries Research Institute， Chinese Academy of Fishery Sciences， Wuhan， Hubei 430223， China）
Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project， then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project， and propose appropriate advices.
Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure
“十一五”以来，我国对“三农”的投资力度不断加大，农业基本建设也不断加强。以农业部归口管理的农业基本建设资金为例，“十一五”期间，国家安排农业基本建设投资830.97亿元，较“十五”增长了1.77倍，2010年投资总量是2005年的2.9倍。与此同时，国家对农业基本建设项目的管理力度也在不断加强，分别于2003年、2004年、2007年颁布了《农业部基本建设项目财务管理办法》、《农业基本建设项目管理办法》、《农业基本建设项目竣工验收管理规定》及《基本建设项目档案管理办法》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等一系列管理办法。但是，农业基本建设项目的承担单位很大部分是科研事业单位，专业管理意识较差，重建设、轻管理的思想非常严重，尤其是对档案的管理缺乏重视，没有将档案管理提高到应有的层次上。
笔者拟就农业基本建设项目建设档案管理存在的问题进行分析，并结合自身单位在农业基本建设项目档案管理过程中的经验教训，提出相应的解决对策，力争对农业基本建设档案管理作出一定的贡献。
1 农业基本建设项目档案的概念
农业基本建设项目，是指全部或部分使用农业部管理的基本建设投资，以扩大生产（业务）能力或新增工程效益、增强农业发展后劲和事业发展能力为主要目的而实施的新建、改扩建、续建工程项目。 农业基本建设项目档案即指在整个农业基本建设项目建设过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表及声像等各种载体的文件材料。农业基本建设项目档案在工程建设阶段是农业基本建设项目的全过程真实记录和历史凭证，在利用中是国家发展和支持农业的凭证和依据，在农业决策中是国家农业建设项目投资的重要参考。
2 农业基本项目建设项目档案的特点
2.1 涉及主体多方位性
农业基本建设项目从提出项目方案到项目竣工验收，涉及主管单位审批、农业部及财政部审批、地方政府部门及设计、施工、监理、材料及仪器设备供应商等多方位的主体，这决定了农业基本建设项目档案材料来源具有广泛性。
2.2 涉及内容的整体性
农业基本建设项目的档案应是以该项目或者该项目的一个单项工程为单位形成的一整套资料，从内容上看是一个有机的整体，从项目方案的提出到项目的批复到施工到竣工验收，每个阶段是紧密相连、不可或缺的，这些构成一个整体。
2.3 涉及专业的复杂性
农业基本建设项目涉及勘察设计、环保、建安、结构、给排水、配变电、消防、仪器设备等众多专业领域，这些专业领域在整个项目建设过程中的有机结合，决定了项目档案管理所涉及专业内容的复杂性。
2.4 保存时间具有长久性
根据国家建设部《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2001）规定，建设项目档案资料的保管期分为永久、长期和短期三种，长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。农业基本建设项目档案资料在项目竣工验收后相当长一段时间内仍发挥作用，仍具有较高的保存价值，在保存时间上具有长久性。
2.5 服务三农效益评价的重要性
农业基本建设项目的宗旨是服务三农，增强农业发展后劲和事业发展能力，因而项目建成之后的效益评价就显得十分重要。应从经济效益、社会效益及生态效益等方面来综合评价该农业基本建设项目的效益，能让建设单位对该项目公益能力做一个自我评估，从长远来看对建设单位的总体布局以及发展方向具有一定的指导意义，也能为上级主管单位投资决策作为一定的参考。
3 农业基本建设项目档案管理存在的主要问题
3.1 建设主体对档案管理意识不强
农业基本建设项目档案资料不齐全、整理不规范的现状，究其根源是建设主体对档案规范管理的意识不强，对档案管理的认识不到位，一味重视工程质量、进度和资金使用情况，没有意识到档案管理的重要性。由于建设单位对档案管理意识不强，从而施工单位、设计单位及监理单位等各相关单位都不会对规范化的档案管理有足够的重视，未按照建设项目档案管理的要求归档资料，或者未设置专业人员专门负责档案资料的收集、整理工作，从而造成部门资料缺失，影响档案的成套性和完整性。
3.2 档案资料收集整理缺乏规范性和实效性
部分农业基本建设项目的承担者是科研事业单位，这些单位的档案管理人员对农业基本建设项目的建设过程并不了解，对档案资料的来源认识不清，无法准确、及时地将搜集到的档案资料归类。部分具有法律效力的关键性资料原件丢失，仅留存复印件，或者重要文件签字、盖章不齐全，文件资料存在涂改痕迹等现象普遍存在，文件资料的整理缺乏规范性，使得归档资料的价值大打折扣，也给日后项目验收带来一定的隐患。
由于农业基本建设项目档案存在上述涉及主体多方位性及涉及专业复杂性的特点，从项目立项到竣工验收需要经历很长的一个周期，档案资料不能及时归档的现象非常普遍。往往某一建设工序完成，相应的档案资料归集并未到位，而项目建设却进入下个环节，档案资料后补的现象普遍存在，而这样留下的痕迹会对日后档案资料的查阅造成很大的误差，档案管理工作不能与建设工程同步发展的现象在项目竣工验收时常会遭到质疑，对建设单位造成不良影响。
3.3 系统化档案管理意识薄弱
鉴于农业基本建设项目档案管理存在涉及内容整体性的特点，项目建设的每个阶段是紧密相连、不可或缺的，是一个有机整体。因而项目各个阶段产生的档案资料也应是一个连续的、有迹可循的整体，应将各个阶段产生的档案资料进行系统化管理，不能只重视施工阶段的工程资料，而轻视项目立项、初步设计等阶段的资料，任何一个阶段的档案资料缺失或者不规范都会造成整体档案质量下降，建设单位应树立牢固的系统化档案管理意识。
3.4 档案管理的硬件投入不足
国家住房和城乡建设部于2007年颁布的《建设电子文件与电子档案管理规范》要求建设项目在形成纸质档案的同时，还应收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件，并加强电子档案管理。因而，在此基础上，农业基本建设项目实现信息化管理是十分必要的。在项目建设过程中产生的大量电子文件，须跟纸质文件一样，严格按照国家相应电子文件的归档要求，并与纸质版的同步录入。这较之前的管理理念、技术处理及设备方面都有了较大变革，而农业基本建设项目的承担单位绝大部分在这方面的投入是明显不足的。
3.5 档案管理人员的专业水平有待提高
建设项目档案管理人员的专业水平也是影响档案质量的关键因素，由于农业基本建设项目档案涉及内容的广泛性，大部分建设单位档案管理人员并不具备这方面的专业知识，甚至存在兼职人员管理档案的现象，加上基本建设项目档案管理方面的培训比较少，他们对档案的收集、鉴定、分类、归档等工作不熟悉，导致项目档案资料质量不高、流失严重。
4 加强农业基本建设项目档案管理的对策
4.1 增强档案管理意识，完善档案管理制度
首先应加强对建设项目档案管理规范及农业基本建设项目管理办法中相关档案管理规范的宣传力度，从上到下各级领导都要牢固树立重视档案管理意识，使建设单位及施工单位、监理单位、设计单位等相关单位都认识到档案管理工作的重要性，将档案管理工作放在与工程质量同等重要的位置，这是做好基本建设项目档案管理工作的有力保证。
4.2 竣工验收档案资料管理与工程建设同步进行
从项目的提出、方案的设计开始，随着项目建设的环环相扣，农业基本建设项目的档案资料的收集、整理，与建设项目的立项、勘察设计、建设施工、竣工验收同步进行，形成全过程化的管理体系，将档案管理的理念贯穿整个项目建成过程，保证档案资料的齐全、准确。
由于农业基本建设项目涉及主体的多方位性，参与建设的设计、施工、监理、仪器设备供应商等都是该项目档案管理的范围，因而对这个范围内主体的档案资料也必须管理到位。例如设计单位应向建设单位提交设计文件资料，监理单位应提供监理日志等一系列资料，施工单位应提供竣工图等，建设单位应及时做好这些文件资料的收集工作，也可由上述单位分阶段向建设单位档案管理人员移交上述资料，并认真检查档案内容是否齐全、质量是否符合归档要求，如不符合归档要求，应停止进入下一步建设程序，待该阶段的档案资料规整到位后方可进入下一步建设，这样从源头上对项目建设档案质量进行把关，确保档案资料管理与工程建设同步进行。
4.3 建立系统化、规范化的档案管理制度体系
建立系统化、规范化的档案管理制度体系是牢固树立档案管理意识的具体表现，只有健全档案管理制度，才能使农业基本建设项目档案管理有章可循、有法可依。首先，要力争将建设项目的一整套档案资料收集、积累、整理及归档落到实处，明确建设过程中建设主体与其他参与主体的职责，使档案管理意识贯穿于项目建设的每一阶段，形成从项目的筹划、立项、开工直至竣工验收首尾相接、全过程管理的系统化体系。其次，将档案资料的管理落实到人，通过制定档案资料归档标准，并将档案资料管理纳入合同管理范围，通过合同对档案资料的质量、完整程度、数量等作出规范，明确建设单位对档案资料的要求，以便对各参与主体形成一定的约束，确保档案资料规范化。对于不符合归档要求的资料，应及时与参与单位沟通、协调，并给予指导解决。
4.4 提高档案管理人员的专业素质
除了制度上对档案管理加以统筹规范外，档案管理人员的专业素质也是影响档案工作的重要因素。电子信息化的应用和普及，推动了档案管理的信息化，也给档案管理人员带来很大的挑战。面对档案管理新技术的挑战，档案人员应不断加强业务学习，积极主动参加档案管理相关理论培训和讲座，及时学习和掌握运用现代信息，与时俱进，以适应档案管理现代化的需要。
总之，农业基本建设项目档案管理是一门系统化工程，应不断探究其内在规律，加强对档案的系统化、规范化管理，有效利用档案管理成果，推进农业基本建设的发展。
参考文献：
[1] 方松，赵红萍，王征硕.基于HACCP管理体系研究农业基本建设项目过程管理[J].科技管理研究，2012（3）：197-201.
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（一）流程档案。流程档案是医院培训组织者在开展培训过程中形成的过程文件，包括医院培训规划、课程评估记录、讲课老师记录、培训通知、培训报名记录、考勤记录、培训评估报告、培训结果，包括如试卷、成绩、证书等相关内容。
（二）授课档案。授课档案主要包括以专业类别划分的培训课程内容的档案资料，可以是文字档案，也可以是图片、音视频档案；还包括老师的备课笔记和教学笔记。
（三）讲师档案。讲师档案主要由医院人力资源部提供或者授课教师自己提供，包括讲课老师的基本信息、研究方向、讲课内容、讲课风格、培训计划，还包括培训后对学员的评价等。
（四）学员档案。学员档案主要包括培训者的基本情况、对培训课程接受的情况、对培训课程的满意度、培训后的成绩、培训后的反馈等。
二、医院培训档案信息化的意义
医院培训档案信息化的意义包括以下几个方面：
（一）保管科学。医院档案综合管理部门利用计算机技术，将医院培训档案电子化，使得信息化后的医院培训档案便于保管，并且保存、管理更加科学、有效。
（二）利用方便。将医院培训档案信息化有利于实现医院培训档案资源及时、有效利用。培训档案信息化后，使用便利、查询高效，档案利用者不受空间与时间的限制，可最大限度体现档案的利用价值。
（三）传播快捷。信息化后的医院培训档案不仅可以满足现场培训者回顾培训内容的需求，还可以将培训内容通过计算机网络推送给更多需要此类培训的人群，满足他们的培训需求。
三、医院培训档案信息化的现状和存在的问题
目前，医院培训档案多采用纸质档案归档模式，即由医院综合档案管理部门搜集每次培训的具体信息，将培训分类，按年度立卷归档，每年度一个流水号，每一次培训编制一个归档号。如果是图片、声音或者影像档案，则应该刻录光盘或者制作成电子文件存档，但是，从实际情况来看，医院培训档案图片、音视频档案缺失严重，档案形式、归档模式单一，直接影像了医院培训档案的利用价值，具体存在的问题包括以下几个方面：
（一）归档材料收集缺乏及时性和完整性。要想做好档案保管工作首先要做好档案收集工作，档案收集工作是档案业务的基础。如果没有完整丰富的档案材料，就无法充分体现档案的利用价值，无法满足社会对该类档案的需求。目前，医院培训档案普通存在档案材料收集不及时，对档案的归档范围、保管的期限及整理的标准不明确，没有将收集到的材料加以整理和编研，大部分就是将收集到的文字材料直接塞进档案盒，这样造成档案资源的不完整、不系统、不统一。
（二）信息化滞后，跟不上档案资源利用的需求。大部分医院培训档案以纸质档案为主，将此转换为电子档案需要一个过程，常常出现纸质档案向电子档案转换滞后的情况。特别是一些医学前沿技术的培训档案，由于信息化滞后，直接影响了医护人员的学习、利用。另一方面，音频、视频档案缺乏，也给档案的利用带来了一定的困难。
（三）缺乏医院培训档案管理制度。目前，医院培训档案管理没有建立一套完整、科学、系统的管理制度。这使得在该类档案的保管上没有一个统一的工作流程和工作标准。
四、医院培训档案信息化管理的几点思考
（一）建立完善的医院培训档案管理制度。医院培训档案管理制度可以借鉴医院已形成的其他比较完善的档案管理制度。依据这些完善的档案管理制度，确定符合本单位实际的医院培训档案材料的收集范围和保管期限，制定医院培训档案鉴定、保管、复印、转办、借阅、移交等一系列具体办法和立卷归档制度，并依据制度要求，明确工作人员职责，完整、规范及时完成归档工作，避免医院培训档案资料遗失。此外，在医院培训档案管理制度的制定中还应当依据国家《档案法》规定及卫生部印发的《医疗卫生系统档案管理办法》等法规，并参照《归档文件整理规则》及《归档范围和保管期限规定》的要求。
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为适应社会保障档案工作发展的需要，应为社会保障档案管理部门配备必要的设施、场所，使其有充足的档案装具和符合档案保护要求的库房，并根据需要为其配备适应档案管理信息化要求的技术设备。首先，解决好保管所需的库房、阅览室、办公室等档案用房问题及密集架、铁皮柜等档案装具，保证社会保障档案统一存放管理的基本要求。其次，按“九防”要求安装铁门、防盗网、厚窗帘、防爆照明灯，配备灭火器、温湿度计、空调、去湿机、吸尘器、消毒灭菌机、防虫药品等，不断完善设施设备的配置。
二、规范管理，不断提高社会保障档案管理水平
社会保障档案工作具有面广量大、种类繁多、利用率高和动态性强等特点。在开展社会保障档案工作时，要突出重点，着力抓好养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等内容档案的收集、整理、归档工作。加强业务建设，重点要加强档案的收集，着重在提高档案管理的规范化上下功夫。要正确界定各类社会保障文件材料的归档范围，全面收集社会保障工作中形成的各种门类和不同载体的文件材料，确保归档文件材料完整齐全、真实准确、安全耐久。同时，要做好社会保障档案的规范化整理与编目，使社会保障档案管理科学、方便利用。社会保障档案的整理要遵循适用性原则，针对不同类型的社会保障档案，区别情况，分类进行，确保整理的规范与有序。负责社会保障档案管理的部门应当对接收的社会保障档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。
三、健全制度，实现社会保障档案管理的制度化、标准化
在深入调查研究的基础上，结合社会保障档案工作的特点和具体情况，加强社会保障档案管理规章制度的建设，制定完善各项管理制度，逐步建立社会保障文件材料归档制度、社会保障档案保管、保密、统计、鉴定、销毁、移交、查阅利用等管理制度，如《社会保障文件材料立卷归档制度》、《社会保障档案管理制度》、《社会保障档案工作人员岗位责任制》、《社会保障档案查（借）阅利用制度》、《社会保障档案保密制度》、《社会保障档案管理办法》等，使社会保障档案工作有章可循、有制可依，使社会保障档案工作走上制度化、规范化、标准化的轨道。
四、立足实际，积极推进社会保障档案管理信息化建设
各社会保障行政管理部门要将社会保障档案信息管理系统纳入电子政务和办公自动化建设的总体规划之中，统筹安排、整体设计、同步实施；要把电子文件的管理纳入社会保障档案管理的范畴，制定电子文件归档与管理办法，电子文件要实行脱机备份，要与纸质文件建立相应的有机联系，确保电子文件的齐全完整和信息安全；要按照社会保障行政管理部门的统一部署，做好社会保障档案资料检索数据录入、扫描等信息化工作，实现管理信息化；社会保障系统要统一使用同一套社会保障档案管理系统软件，实现全系统联网，信息共享，以适应新形势下社会保障档案管理信息化建设的需要。
五、搞好开发，为社会保障工作提供优质、高效的档案利用服务
