财务档案管理总结范文

导语：如何才能写好一篇财务档案管理总结，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1 食堂财务档案管理信息化建设的必要性

随着财务工作内容的扩大以及管理水平的提高，要制定切实可行的方法来完善财务管理体系。相关人员要建设电子财务档案管理系统，这样可以实现用网络化管理的手段来管理财务，是符合现代化发展的要求，也对财务档案的整体效率有所提高。

1.1 信息化财务管理具有很多优势，比如：信息存储数量多

符合当今查阅频繁的发展形势，对财务管理的实施提出了较多的要求。随着我国财政工作的飞速发展，财务制度变化很大，甚至一年中会出现多次调整的情况，不同指标规定每年都在改变；每年的会计账簿报表都存在一定的不同，不但需要总结当年度经费的总体内容，而且还需要总结上年或者是下年的总体内容；划分标准越来越要求细化，项目就变得复杂，资料收集时出现问题，这些都会对财务管理体系造成一定的困难。

1.2 食堂财务档案管理对建设项目管理起着重要的作用，财务档案管理的实施可以提高财务管理的整体效益，并且能够达到节约成本的目的

从以上内容可以看出，食堂中应该加大对财务管理工作的力度。由于国家的相关政策调整对财务管理产生一定的影响，所以要提高科学化的管理效率。但是，在当今的财政体系发展深入到宏观背景下，随着财务档案管理体系不断的发展，财务工作也出现一定的困难。因此，实现食堂财务管理网络化体系，不但是符合现代化的要求，而且也是提高食堂财务管理效率的重要途径。

2 食堂财务管理信息化建设存在的问题

2.1 食堂财务管理体系没有较好的明确目标，采取领导一致，按照级别进行层层管理的措施还没有落实

依然按照以往的管理体制来进行食堂财务的管理体系，没有形成信息化管理的理念。除此之外，食堂中的财务管理未与其他相关部门进行合理沟通，需要实施多种信息化建设以及相关的网络资源，然而牵扯到相关职能部门就很难落实。由于一些财务管理信息化没有统一的领导，这样就会出现相关部门在财务档案信息化管理中没有做好本职工作等现象的发生，从而导致财务档案管理信息化没有明确的目标。

2.2 财务档案管理人员缺乏相应知识

经过漫长的变革与发展，财务管理人员的素质已经有了很大改观，在学历、职称等方面已经基本符合岗位要求。但是，长期以来所形成的工作惯性，使得他们在业务上仅仅重视财会理论与实践的学习与研究，而对档案业务特别是档案信息化这项工作的重视程度没有提升到一定的高度。档案资料的收集、整理往往被忽视，以致单位形成的计划、总结、专题报告、预决算资料、基建预决算、市场报告等资料、合同协议书、荣誉证书、工资转移单、工资调整、人员录用资料等散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。在现有的财务人员中，真正懂得财务档案的搜集整理的人员很少，懂得把纸质财务档案转化为电子档案的人员更少。

3 食堂财务档案管理信息化系统的安全风险

3.1 数据安全风险在手工方式下，财务信息以账、证、表等形式存储在纸介质上，修改过的会计凭证或账簿可以从财务人员笔迹和印章上分清责任，但是电算化系统的会计数据直接存储在磁盘上，对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹，存在着档案无纸化和电脑操作无形化带来的数据风险。利用计算机的舞弊具有很大的隐蔽性，被发现的难度较之手工会计系统更大，其造成的危害和损失也更大。因此，在电算化系统下做好安全保密工作意义重大。

3.2 管理安全风险由于相关人员缺乏计算机信息安全基本知识，不遵守本部门的信息安全规则，造成数据损失等，很多财务工作人员普遍对病毒的危害性程度认识不够，任意从互联网上下载资料，在计算机间、局域网和互联网之间交替使用软盘和可移动硬盘、U盘，将计算机病毒带入财务系统中。另外，由于一些计算机的配置较低，安装防病毒软件后计算机运行速度会受到影响，一些员工对安装的防病毒软件私自卸载，造成整体防病毒工作的被动。因此，往往由于某一个人使用过程中的疏忽而给整个会计电算化系统带来风险。

4 加强食堂财务档案管理信息化的建议

俗话说，“没有规矩，不成方圆”“安全保障，制度先行”要以财务管理部门和档案管理部门为主，相关部门为辅，单位积极参与，通过积极探索，真正做到理论结合实际，从实践中来，到实践中去，制订一系列切实可行的财务档案信息化管理制度。比如对数据库系统的监控制度、重要数据备份制度、内网与外网要实现物理隔离制度等等类似的如国家档案局《电子文件归档与电子档案管理办法》中“至少一式两套，一套封存，一套供查阅使用”的要求。只有健全系统的档案管理制度和管理体系，才能从根本上加强档案软环境建设，做到日常的财务档案管理活动有章可循，如综合性的规章制度、立卷归档、档案保管制度，档案保密、保卫制度，开放档案的利用制度，未开放档案的利用制度，档案专（兼职）人员的岗位责任制。

财务档案信息化建设规范化档案信息化的总体规划是档案信息化建设的关键，要积极将电子文件归档管理和档案信息化资源数据库等档案信息化建设的重要内容纳入建设规划，探索利用统一的网络平台整合档案信息资源，是实现信息资源共享的有效途径。同时，根据企业自身规模，明确各人员负责的工作，处理好文件的收集、整理、鉴定、保管、编研、归档，并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记工作，建立和完善财务档案管理网络。会计档案价值的充分发挥来源于长期的积累和扎扎实实的基础工作，要提高会计档案的质量，充分发挥其作用必须从源头抓起，将基础工作及日常管理规范化。

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关键词：电算化；财务；档案；管理

随着科学技术的发展，尤其是网络技术的发展，互联网成为了人们生活中不可缺少的一部分，也在不断的改变人们的生活，特别是网上的淘宝网，京东等网上购物成为人们的生活常态以后，每年在网络上都会出现上亿元的财务帐单，这些帐单都是电子帐单，而随着网络技术的发展，网上交易和网上购物的流行，财务档案也是电子化，如何的对这些电子化的财务档案进行管理是人们应该研究的课题。

一、电算化财务档案管理特点

电算化财务档案管理就是把计算机技术能够应用到财务档案管理工作当中，电算化的财务档案是指把财务数据和财务报表等以电子化的模式保存。电算化财务管理和以往的财务档案管理不同，有一些新的特点。1电算化财务档案的优势第一，由于网络技术的发达，电算化财务档案管理的第一个特点就是网络化。财务档案管理利用网络可以实现一些远程的财务处理，比如远程的财务报账，财务的查帐，财务的审计等。第二，而网络化带来的优势不仅仅使可以远程财务管理，也可以节省时间，节省费用，不受空间和距离的限制。第三，电算化财务档案储存的空间的范围也比以往增大。以往一些非常复杂的财务报表可以快速清楚的查找出来。并且可以快速的对财务进行总结和分析。节约了工作人员的时间，减轻了工作任务。2电算化财务档案的缺点第一，由于电算化的财务档案需要在电脑上才可以观看，所以需要一定的技术支持。第二，电算化财务档案最好打印出来，这就需要数据和机器的支持。第三，电算化财务档案容易受到破坏，而且受到破坏以后不容易恢复，对于财务档案的完整性和正确性不能保障。3电算化财务档案管理的必要性在党校的工作中，财务档案管理工作是非常必要的一部分工作。为了对财务档案管理工作进行改革，必须与时俱进。电算化财务档案管理工作可以提高财务工作的效率，可以促进财务工作的现代化。更为重要的是，电算化财务档案管理更为重视利用，在信息化的今天，可以提供更多的信息为党校的建设。

二、电算化财务档案管理存在的问题

电算化财务档案给工作带来了方便，大部分的工作单位都采取了适合自己单位的财务软件，但是由于电算化财务档案在中国发展不久，其中存在着一些问题。1对于电算化财务档案管理认识不够电算化财务档案最关键的部分就是需要合适的硬件和软件，大部分单位都没有认识到这一点，对于硬件和软件等需要准备的设施都不完善，对于电算化的认识也不够，没有认识到电算化的优势和缺点，不能及时的对财务工作做出备份。在工作中的态度不认真。2工作人员的素质不高电算化的财务档案管理对于工作人员有着超高的要求，需要有着档案管理的经验，更重要的是需要对于电脑技术有一定的了解。但是在现在的电算化财务工作中很少具有综合素质非常高的工作人员。一些工作人员是血财务出身，对于财务档案的整理，收集和利用等工作没有系统的认识。3没有统一的财务档案管理规定由于财务档案管理工作关系到一个单位的的钱财的实际运用，需要有保密性，这就需要制定完善的规章制度。在财务档案的归档，保管和借阅等制度都应该制定完善的管理制度。还有相应的监管制度。

三、电算化财务档案管理策略

1完善电算化财务档案管理法规和制度电算化财务档案管理工作不断的丰富和发展，我们需要制定完善的相关的法规和制度。首先，因该考虑一样保存制度，是按照双套制度，把财务档案都保存两套，分别存在不同的设施中。还是应该实行双轨制度在电脑中保存一份财务档案，再打印出来保存一份。其次，针对财务档案保密制定规定。在财务出现破坏和损失之后，不同的情况应该有不同的部门负责。是计算机技术部门还是财务部门。还有，针对财务数据规定统一的格式，如果出现格式不同的情况，按照规定的格式进行修给，最后，对工作人员的工作流程修订细则，对监督工作做出安排。最重要的是如何协调财务部门和档案管理部门，应该针对每个部门的工作做出相应的工作范围。建立电算化财务档案管理的归档制度，保管制度，借阅制度，定期备份制度和电算化财务档案管理用户以及权限制度。2做好硬件和软件建设首先，在电脑软件方面，应该设置一个安全的防范制度，每天在统一的时间进行电脑安全的检查。对于财务档案的出入建立一个签到制度。做到每份财务报表的去处可以查找。其次，及时做到软件的升级，保证财务档案的连续性和一致性。在升级前做好保存工作，防止数据丢失。最后，为了保证财务档案的安全，对于每一个电子财务帐单的去处进行IP追溯。而最重要的是选择一个合适的软件，能够满足党校财务工作的需求。3提高工作人员的综合素质首先，和传统的财务档案管理相比，电算化财务档案管理工作人员需要精通计算机技术，财务管理以及档案管理。尤其是计算机技术，要熟悉软件和硬件，平时可以维护计算机，因此，在录取的时候，要选择综合素质较高的人才。然后，需要对工作人员进行业务的培训，加强工作人员的工作态度和工作素质。尤其是道德品质需要过关，才能保证财务的保密性。最后，要根据每个工作人员不同的特点进行不同的培训，财务人员和维护人员培训的内容相同，但是每个人的侧重点不同。在培训的时候注重加强实用性。

四、结束语

总之，在新时代的背景下，财务档案管理工作需要顺应时代的发展，积极的改革财务档案管理新模式，利用电算化财务档案管理工作，建立信息化的工作模式，为党校的信息化添砖加瓦，更好为党校提供信息，为党校发展做出贡献。

参考文献:

[1]孙涛.电算化财务档案管理研究[J];黑龙江大学2011-04-20

[2]李翠颖.电算化财务档案管理的策略探究[J].知识经济2013-11-08

[3]刘晓秋.电算化模式与财务档案管理发展的分析[J].知识经济2013-11-08

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[关键词]企事业单位；财务档案；财务管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.007

[中图分类号]G271；F810.6 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）12-00-02

1 财务档案管理的作用及主要内容

1.1 财务档案管理的主要内容

财务档案管理的主要内容有以下几方面：①作为单位资金流动的凭证，如会计凭证及记账凭证等；②可作为单位内财务总结报告，如按时间划分的会计报表、季度报告及年度报告等；③包含事业单位的详细会计账目，如内部的资金流向、相应固定资产的记录等；④包含企事业单位在银行方面的存款对账、相应会计档案的清单及保管项目等；⑤包含企事业单位的档案电算化，如U盘及移动硬盘等；⑥包含企事业单位内数据库的存档备份；⑦包含企事业单位内系统数据库记录状况；⑧包含企事业单位内财务设备的软硬件设施，如管理系统、软件、网络以及数据库等；⑨包含经审的会计材料及单位内财务记录的材料及数据等。

1.2 财务档案管理的作用

财务档案管理的作用主要表现在以下几个方面。第一，财务档案管理的实施，能切实加强企业单位对内部经济状况的掌控。第二，财务档案中包含了企事业单位和其他企业经济互通的账目，加强企事业单位的财务档案管理，能为合作双方提供完整的报表及数据，从而有效解决企业间因资料不完善而引发的纠纷。第三，加强财务档案管理，可保证企事业单位的总账、会计报表等具备较高的科学性及准确度，从而促使企事业单位在开展各项经济活动时，产生具体的资金投入分配比值，规范企事业单位的经济发展。第四，企事业单位的财务档案是其发展历程及经济情况的直接反映，政府能根据财务档案充分了解企事业单位的发展趋势，并制定出符合单位发展的政策，使市场运营更加规范。第五，财务档案较为详细地记录了经济活动与业务往来，直接给企事业单位提供了良好的经验指导，使企业有效面对持续变化的市场。

2 企事业单位财务档案管理常见的问题

2.1 财务档案管理人员能力偏低

一般情况下，企事业单位内的财务档案管理大都由会计人员兼任，而此类人员普遍对档案管理工作缺乏系统性的认识，更多的是对财务档案进行基本的整理，未对不同类型的档案进行分类整理，直接导致企事业单位财务档案管理工作难以形成有序化管理。在该情况下，员工在查阅相关档案时，通常需要耗费较长时间，直接降低了档案的利用率。此外，各企事业单位在财务档案管理人员的安排上也存在一定的问题，并没有直接形成规范化岗位制，档案管理人员的年龄结构及知识结构不合理，导致管理效果不佳。

2.2 财务档案管理机构设置不完善

单位财务档案管理机构的设立，是内部财务档案管理工作开展的重要保障，同时也是相关法律规章制度的要求。然而，当前多数单位内财务档案管理机构设置不完善，部分单位甚至并未设置此类机构，内部的档案工作交由其他人员兼职，人员职责及架构方面不够科学合理，表现出过度分散的现象。如，单位内的会计档案交由会计人员专门负责，而对档案的归档则交由办公室人员负责，档案的咨询、查询服务却由资料形成人员专门负责。这种工作分配的形式较为分散，会极大地影响企事业单位内财务档案管理的质量及效果。

2.3 财务档案管理工作的规范性不足

在现实的财务档案管理中，缺乏规范、统一的管理标准，对企事业单位工作的顺利开展造成了巨大影响。此外，多数企事业单位在财务档案管理内容方面也不够规范，其档案室的设施设置也不完善，国家《档案法》中所提倡的“七防”并未得到有效落实。

2.4 单位对财务档案管理工作不够重视

当前，多数企业事业单位领导干部、基层员工都对内部财务档案管理工作不重视。多数人员认为，财务信息本身属于保密的资源，应当严加保管，将一些账务信息进行票据封存，不必专门建立档案等。此外，一些单位内的财务管理更多地停留在传统管理层面，针对财务信息的管理，没有切实做好分类建档、记录等；也有一些单位虽然建立了档案分类，但分类非常模糊，导致整个工作混乱不堪。

3 解决企事业单位财务档案管理问题的规范策略

3.1 大力提升财务档案管理工作团队能力

企事业单位必须定期或不定期地开展相应培训工作，大力提升财务档案管理工作团队的综合能力，并辅以监管。在实际工作培训中，企事业单位必须对能力强的人员实施奖励，以切实激发出核心团队的学习能力；而对能力较差的人员，企事业单位要加强对其的鼓励，激发其学习的信心。通过这种监督管理，减少疏忽，切实提升档案管理工作的合理性、科学性，从而实现档案价值的全面提升。

3.2 完善财务档案管理机构设置

在具备充足、稳定的财务档案管理人员的基础上，设置科学、合理的财务档案管理机构。通过该机构大力推行目标管理责任制度，并直接将财务档案管理工作纳入部门内部人员的年度工作目标计划上，将财务档案管理质量作为年度评比的必要条件，通过这种形式，有效激发财务档案管理人员对档案管理工作的积极性。同时，还应协调好部门内部人员的工作，促使财务档案管理工作更加流畅、准确。这样才能有效提升财务档案管理工作的质量、水平。

3.3 强化信息化管理力度

近年来，科技技术发展迅速，要求企事业单位也必须不断强化财务档案管理中新技术的运用。这就可以通过完善会计电算化系统来实现，据此有效强化财务管理工作的数据库构建，并定期维护好系统的更新升级，保持技术的持续更新，以学科技术为主要依托，切实提升财务管理工作的效率水平。而对于移动硬盘等技术类数据存储设备，则要求企事业单位必须强化相应的技术管理。此外，强化对单位内库房建设，也是保障财务档案管理的关键所在，因此企事业单位要充分考虑财务档案存档时所必须的基本条件，据此来建设能够支撑多种不同类型档案存储的库房。

3.4 提升事业单位对财务档案管理工作的重视度

首先，企事业单位要定期组织单位内领导对财务档案的价值进行探讨，在实际探讨过程中，明确档案本身的利用及再利用方向，促使领导深刻认识到财务档案对事业单位发展的重要促进作用。其次，可以根据企事业单位的具体情况，构建和完善相应的档案管理网络，充分结合单位规模及经营发展现状，配备专职人员负责管理，并健全财务档案管理方面的规章制度，将财务档案管理直接纳入整个单位的整体发展中，保证权责分明，实现事业单位财务档案管理工作的协调发展。

4 结 语

在当今知识经济的时代，各个企事业单位要想获得更好的发展，就必须推动自身业务不断进步，充分挖掘出资源利用最大化的方法。只有这样，才能切实有效地控制成本，提升其经济效益和价值。财务档案管理工作的完善，对财务管理水平的提升而言，意义重大。

主要参考文献

[1]刘静.如何提高财务档案管理的规范化和水平[J].城建档案，2016（9）.

[2]刘殿朕.规范食堂财务档案管理，提高财务管理水平[J].决策与信息旬刊，2016（6）.

[3]陈琳.规范财务档案管理提高职业技术学院经济管理水平[J].科技经济市场，2016（8）.

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关键词：会计档案 责任 素质 规范

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案有形成范围广泛、档案类别稳定、外在形式多样等特点，在企业管理中发挥着无可替代的作用，是解决纠纷、打击犯罪的重要依据，是企业前景预测的重要史料，是总结经验、改进工作方法的指南针。近年来国家各级企事业单位、社会团体日益重视会计档案管理工作，随着会计电算化的逐步推行，会计档案管理外延逐步延伸，会计档案管理模式，已由单一的纸质管理模式转变为纸质档案和磁性介质档案共存模式。

尽管越来越多的企业重视档案管理，但是仍然存在许多问题，与企业的发展不协调，无法充分发挥应有的作用，成为企业发展过程中亟待解决的课题。

一、目前企业会计档案管理存在的问题

随着社会的发展，企业会计档案管理问题日益显现，成为制约企业基础管理工作发展的瓶颈。一是认识不足、重视不够。许多企业认为作为企业财务会计部门的工作就是要按规定设置账簿，进行核算，出具财务报告，整理档案是可有可无的，以致不设置专兼职档案管理人员，忽视会计材料的收集、整理和归档，财务业务与档案管理严重脱节。二是定义不清、管理缺失。有些企业认识到了会计档案管理的重要性，也设置了专兼职档案管理人员，但是对会计档案的定义不是十分清楚，造成归档不全面。由于对档案管理知识和信息化管理知识的缺乏和重视，以及专业人才的严重不足，造成在事件回溯和证据采集过程中丢失有力的依据和资料，严重影响了档案的完整性。三是人员素质不高、管理不到位。一方面，会计从业人员的档案管理素质不高。会计档案的收集和整理直接与会计从业人员打交道，会计从业人员的资料收集和整理直接关系到会计档案整理的质量。另一方面，会计档案管理人员的素质不高。会计档案管理岗位属于专业技术岗位，作为专业会计档案管理人员熟悉档案管理流程和管理要求，熟练掌握管理技能是最基本的技术要求。多数企业对所属人员的专业、相关培训和教育均未给予应有的重视，以致企业会计档案收集不完整，档案管理混乱，查询不方便，甚至遗失等。四是制度不完善、管理不规范。据相关部门调查显示目前多数企业在会计档案管理方面没有建立一整套立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理、档案信息化管理工作无章可循。企业会计档案管理的信息化管理制度缺乏，造成纸质档案和电子档案严重脱节，数据不一致，管理不同步，给档案管理工作带来了很大麻烦。

二、加强企业会计档案管理的对策

针对企业会计档案管理中存在的问题，笔者认为应该在以下方面加强管理。首先要加强领导，明确责任、提高认识。会计档案管理不仅是档案管理的组成部分，更是财务工作的重要环节，各企业应依法加强会计档案管理工作，明确责任，确定职责。其次要明确定义、细化管理。为全面系统的做好企业档案管理工作，企业培训部门需适时组织培训或者引进专业人才积极配合档案管理部门对本企业档案管理工作准确定位。档案管理部门要明确会计档案管理的内容，通过“6s”管理、“精细化管理”、“贯标体系建设”等方式加强对企业会计档案的基础管理，可以通过课题的形式进行攻关，实现档案管理的深层次探索，从而形成适应现代企业制度发展要求的管理模式。再次要加强培训，提高素质。财务会计部门各岗位是企业财务会计档案整理的第一岗位，财务人员是会计档案资料整理的第一人，直接关系到档案整理的质量。各企业单位应重视和加强对本企业会计档案管理人员的专业知识的培训，不断提高会计档案管理知识和操作技能，招聘、吸收具有计算机知识和信息资源管理专业方面知识的员工从事企业档案管理工作，熟悉会计工作的基本流程、基本规律和要求，熟练掌握

计档案信息资源管理技能，监督指导本企业财务部门做好会计档案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，规范管理。会计档案管理作为企业管理的重要组成部分，制度体系建设是档案管理最基础的工作，必须按照《会计法》和《档案管理办法》等法律法规的要求并结合自身实际建立健全本单位的档案管理制度，明确档案立卷、归档、移交、借阅、保管、安全、销毁等一系列手续，保证有章可循。如对档案的立卷、归档和移交要严格按照规定的时间、规定的格式和规定的要求进行。保管期满销毁的时候，必须由档案管理机构和财务部门共同提出销毁意见，报请单位负责人审批，编制销毁清册并详细列明档案项目等等。实行会计电算化和实现档案信息化管理的企业要同步建立健全档案信息化管理制度，进一步推进企业会计电算化、办公自动化和档案信息化的融合，明确流程，规范管理。

三、总论

会计档案是国家档案的重要组成部分，是企业的重要档案，是对一个企业经济活动的记录和反映。通过会计档案可以了解企业业务信息，可以检查企业的遵纪守法行为，还可以为上级乃至国家制定决策提供参考等。会计档案管理是一项系统性工作，需要企业在发展中不断更新、不断完善，只有充分认识会计档案管理工作在企业发展中的重要地位和作用，加强监管，规范管理，提高从业人员的素质，才能保证为信息使用者提供高质量的资料。

参考文献：

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关键词：会计档案；科学管理；财会部门

会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查考的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料，还包括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值，《会计法》和《会计基础工作规范》以及《会计档案管理办法》等都对会计档案管理做出了规定。会计档案管理是会计工作的重要组成部分，是会计的基础工作。规范会计档案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行为的发生。因此，会计档案管理是会计工作的一项重要内容，必须充分重视和加强会计档案的管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。

1会计档案的特点及作用

1.1会计档案的特点

会计档案是国家全部档案的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，会计档案的特点主要表现如下：

（1）来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。

（2）内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。

（3）形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。

1.2会计档案的作用

会计档案作为一种经济档案，有着不可替代的作用。首先，上市公司需要对外披露真实准确的财务信息，其合法经营的全部经济活动和经营成果都储存在会计档案中。其次，企事业单位对外融、投资，都需要向协作单位提供几年的有关会计数据，而会计数据也都来源于会计档案。第三，司法部门查处违法乱纪、贪污受贿问题更需要财务方面的确凿证据。第四，国家统计部门的统计数据中也有相当一部分来源于财务数据。不仅这些离不开会计档案，而且随着经济、社会的发展，经济活动更加多样化和复杂化，会计档案则保留了全部经济活动的痕迹，为日后分析经济情况、总结经验教训提供依据。只有加强会计档案的科学管理，才能充分发挥会计档案的重要作用，保证为国家、社会、各种机构和企事业单位及时、准确、全面地提供高质量的会计信息。

2会计档案科学管理工作中存在的问题

2.1对会计档案管理工作的重要性认识不够

有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，只注重内部财务项目的实施，认为只要出具了财务报告，提出了财务意见，作出了财务决定，该财务项目就结束了。相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作，甚至认为财务工作过程中大量原始凭证的整理是一件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。形成会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化赘理标准知之甚少。也没有参加过会计档案管理知识的培训与学习。不少单位重会计业务，轻会计档案管理，存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象。会计档案管理制度也不完善，没有配备专人管理会计档案。有的单位甚至由出纳会计兼管会计档案，这是不符合规定的。

2.2会计档案管理制度不够健全

有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视，而对会计档案的管理不够重视，没有建立一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作无章可循。当今社会，企业经营机制不断转换，经营方式不断更新，新情况、新问题不断出现，而与之配套的包括会计档案管理在内的机制并未有效建立和健全，缺乏相应的监管机制和监管办法。目前，我国在企业会计档案管理方面的相关法律、法规主要有《会计法》、《档案法》中的少数内容以及不具备法律竞争力的《会计档案管理办法》，而且一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合，没有专门的适应现代企业制度需要的会计档案法律规范。在以法制经济为基本特征的市场经济体制改革日益深化的大环境下，这显然不能满足推进体制改革和实现建立现代企业制度的要求。

2.3会计档案装订、立卷、归档不规范

会计档案不规范主要有以下四个方面：第一，有些单位不能及时装订会计凭证，而是将会计凭证随意放置在办公桌上，或长时间放在一个纸盒里；第二，装订会计凭证不是按照规范的要求进行装订而是用订书钉装订，或用一根绳子穿起来；第三，活页账簿装订时无封面，也不按规定编好页码装订成册，会计报表各月份分散存放，未按要求按月装订；第四，会计档案立卷时不按保管期限分别立卷归档，而是统统装在一个档案盒里；第五，会计档案销毁难，会计档案越堆越多。

2.4会计档案管理人员综合素质有待进一步提高

就目前一些部门和单位的实际情况看，存在一些财会档案人员不坚持原则，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本，想方设法偷税。这不仅给国家税收征管设置人为障碍，而且造成会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。

3完善会计档案管理工作的对策

3.1统一思想，加强领导，提高认识

各单位要加强对会计档案管理工作的领导，要提高对加强会计档案管理的重要性的认识，设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案同等重视，规范管理，不能厚此薄彼。不具备设立档案管理部门的，应在会计机构中指定专人负责会计档案的装订立卷归档和保管工作，但出纳人员不得兼管会计档案的保管工作。《会计档案管理办法》第3条规定，国家机关，社会团体，企业、事业单位，按规定应建账的个体工商户和其他组织。应当依照本办法管理会计档案。第4条规定：“各单位必须加强会计档案管理工作的领导……”有关法律法规明确规定，各单位都必须加强会计档案的管理，如果不加强这方面的管理就是一种违法行为。因此，各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。

3.2制定规范，健全会计档案管理各项规章制度

要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合实际，建立和健全一整套相关的制度。首先，建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次，建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。各单位要定期组织对财务档案管理工作的检查，对做得好的要给予表扬奖励，充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性。反之，对于工作做得差的要提出批评，责令他们及时纠正，并予以必要的处罚。凡涉及到本部门房屋买卖、土地使用、财产划分、固定资产、债权债务、经济积案、退休退职材料要另编检索工具，以便长久保管，方便查找利用

3.3规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作

规范会计档案管理工作，需要做好以下三个方面：第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。第二，综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。

3.4加强会计档案人员知识培训，提高管理人员的综合素质

会计档案管理人员的综合素质既包括思想素质、业务素质。又包括职业道德。作为会计档案管理人员，首先必须做到严格自律、廉洁奉公，保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；其次，会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。作为一种专门档案，不能视同一般档案，应按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。因此，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育。主要是通过每年的轮训学习更新知识，一方面，提高会计档案法制意识和依法归档观念；另一方面，提高业务水平，使企业会计档案的管理和监督职能更加有效、更加科学、更加适应建立现代企业制度的要求。

4结语

在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，从而使得财务档案相关信息在质量上得到较大提高，进而对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到至关重要的作用。

参考文献：

[1]财政部、国家档案局.会计档案管理办法[M].北京：工商出版社，1984.

[2]马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津财会，2007，（4）：40-41.

[3]张雪珍.会计管理体制改革中的会计档案管理[J].财会通讯，2007，（7）：73-74.

[4]时立真.试析改善职业院校财务档案管理的措施[J].内蒙古水利，2006，（3）：112-113.

篇6

关键词：财务档案；质量标准化管理；管理措施

虽然现阶段社会上的数据信息都已从传统的纸质信息转变成了数字信息，但是本身纸质载体的信息依然具有十分重要的作用，尤其是对于财务档案，纸质案卷的管理是极为重要的，需要企事业单位的相关工作人员给予其足够的重视。所有财务信息都是从财务档案案卷当中查阅而来的，因此在搜集财务信息时，应保障信息的质量，使所形成的财务档案案卷十分准确可靠，能够为日后相关财务信息的查阅奠定良好的基础。

1 财务档案案卷质量标准化管理的意义

财务档案能够记录企事业单位在运营过程中的每笔收入与支出，反映出企事业单位的运营情况。财务档案管理还能够保障企事业单位活动的正常开展，在企事业单位中发挥着重要的作用，其具体表现如下。

（一）为企事业单位提供参考数据

企事业单位在开展任何活动时，都会产生各种财务数据，从而形成财务档案。企事业单位中的相关管理人员需要对这些财务数据进行搜集和整理，并对其进行研究和分析，从而便于为企事业单位的日后运营提供参考[1]。现阶段，所有企事业单位都向财务档案质量标准化管理模式发展，提高了企事业单位的财务档案管理水平。在这个发展过程中，财务档案信息将会能够为企事业单位提供真实的参考依据。企事业单位在做一些决策时，需要完全依靠财务档案信息，使其能够一直朝着有利的方向发展。

（二）作为事件发生的事实依据

很多财务档案都是企事业单位财务支出的凭证，有利于企事业单位的管理和运行。财务档案管理工作与其他工作存在很大区别，其给企事业单位所带来的效益是不能够具化，但是在企事业单位运行过程中的很多地方都会起到至关重要的目的。财务档案管理还能够反应企事业单位以往在财务方面的具体事实，其档案文件资料能够作为证明这些事实的凭证[2]。

2 财务档案案卷质量标准化管理存在的问题

（一）对财务档案案卷的管理缺乏重视

财务档案管理对于企事业的运营和发展具有重要的影响，但是很多身处档案管理职位的工作人员由于对其本身工作的不重视，导致对财务档案的管理也缺乏一定的重视。并且，很多人由于受到传统观念影响，将财务信息视为机密，将财务档案资料封存起来，不对其进行管理。此外，还存在一些管理人员所采取的管理方式还十分落后，只对其进行整体管理，将其放置在固定的地方，没有对其进行详细的分类[3]。即使有一些企事业单位已经对财务档案案卷进行了分类管理，但是其分类较为混乱，达不到理想的效果。上述情况的出现，究其根本原因还是源于管理人员对财务档案案卷管理的不重视，从而给财务档案管理带来了很多问题。

（二）缺乏完善的财务档案案卷管理制度

我国在档案管理上已经出台了相关法律，但是其具体实施来看，企事业单位的工作人员对这些法律的遵守意识较差，导致档案管理法律成为了一纸空谈，没有实际意义。很多企事业单位高层管理人员甚至认为财务工作只是简单的记账、结算等，没有意识到财务档案案卷对财务工作的重要性，因此没有按照国际的规定进行财务档案管理工作，这在一定程度上严重阻碍了财务档案管理的发展。随着社会的进一步发展，很多企事业单位意识到了财务档案管理的重要性，也按照我国相关法律规定进行财务档案管理。但是，由于缺乏较为完善和统一的相关管理标准，导致企事业单位的财务档案管理难以顺利完成。

（三）财务档案的安全问题

财务档案中记录了一个企业和单位从建立之初到今的所有财务数据，这些数据信息对于企业和单位来说具有重要的意义，所以应严格保密财务数据信息，避免出现财务信息外泄的情况[4]。很多企事业单位虽然设置对财务档案的查阅权限，避免所有人都能够查阅财务档案。但是，由于人情、金钱等方面的诱惑，使档案管理人员难以严格坚守相关规定，使企事业单位中的很多工作人员都能够查阅财务信息，这将会给企事业单位带来很严重的财务信息安全问题。

3 财务档案案卷质量标准化管理措施

（一）保证财务档案案卷质量

控制财务数据信息质量应该从以下几个方面进行：首先，应该在财务档案数据信息的搜集上保障数据信息的质量，既要将所有具有价值的财务信息搜集在档案当中，还要剔除没有任何价值的财务信息。从另一个角度而言，既要保障财务档案信息的合理性，还要保障财务档案的可用性，并划分不同财务档案的管理期限，便于区分保管。其次，对于财务档案信息还应做好超前控制，这主要是财务档案的质量会在其生命周期范围内受到各种因素的影响。如果想要提高财务档案质量，需要对所有财务档案形成过程进行监控，确保所有具有价值的财务信息能够完整、正确的放入财务档案当中，也为财务档案的日后管理工作打下良好的基础。

（二）财务档案案卷分类管理

财务档案的分类管理是使规范档案的基本措施，虽然现阶段财务档案管理已经进行了分类管理，但是随着档案数据的不断增多，项目数的增加，应该对其进行更为细致的划分，使其变得更为标准化。一个完美的分类方案，需要其在项目的设置上具有一定的科学性[5]。所以，财务档案的分类应该遵守以下几点原则：首先，应该保持分类项目的稳定性。企事业单位需要根据其自身的实际情况，设置项目的类别，一旦项目设定完成，便不能够轻易对其进行更改；其次，分类项目应该十分简洁明了，不能够太过复杂。这点原则也主要取决于企事业单位的具体情况，设置不同的级数；再次，在财务档案的分类避免重复和交叉，使其具较强的整体性，便于工作人员的后续查找。

（三）财务档案案卷编目明确

档案管理人员搜集到的财务档案案卷，不管其是否进行装订，都必须要在其表面标上案卷的详细信息，如案卷的编号、名称、时间等。对于装订的财务案卷，需要在封面填写案卷的总页数，而没有装订的财务案卷则需要在封面标明其总件数。当案卷所有信息全部完成以后，应该由相关工作人员进行签字，以便当案卷出现质量问题时，能够找到相应的责任人。如此一来，能够切实保障财务档案案卷的质量，使财务档案案卷管理变得更加标准。

4 总结

虽然案卷质量标准化管理在很大程度上取决于相关工作人员对这项工作的重视程度，但也还需要事业单位中所有相关部门的配合。因此，财务档案案卷的形成和整理，涉及的范围较广，人员较多，只有通过企事业单位所有人员的共同配合才能够更好的完成财务档案案卷质量的标准化管理工作。总之，只有提高企事业单位对财务档案管理的重视，才能够更好的完成财务档案管理工作；只有通过企事业单位内部所有人员的共同努力才能够保障财务档案案卷质量，使档案管理人员能够对其进行标准化管理。

参考文献

[1]曹晶.规范财务档案管理提高财务管理水平[J].吉林省经济管理干部学院学报，2010，02（05）：86-87.

[2]孙凤玲.关于事业单位财务档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2012，01（03）：47-48.

[3]容宁.财务档案管理中存在的问题和对策探究[J].办公室业务，2012，01（03）：96-97.

[4]高春雷.浅谈财务档案管理的规范与水平的提高[J].行政事业资产与财务，2011，05（12）：103.

[5]崔P.浅论如何搞好财务档案管理[J].全国商情（理论研究），2013，01（01）：67-68.

篇7

1 加强科研单位会计档案管理的必要性

科研单位会计工作具有较强的专业性。科研项目种类和内容繁多，财务需要按项目类别分别核算，因此形成的档案资料数量也较多。目前，科研单位的资金来源主要包括财政拨款、科学技术成果转让收入、贷款及合作引入资金等四类。其中财政拨款包括科学事业费、科技三项费用、拨入专项资金、自然科学基金、科研基本建设资金等，财政拨款仍然是各科研单位的主要资金来源。但是随着科技体制改革的不断深化，科学研究面临着重大转变。科研单位将面向经济建设、面向市场自主经营，成为独立自主的科研经营实体，科学技术成果转化收入将成为科研单位的最主要的资金来源，科研工作逐步实现经费自给。会计档案可以真实记录科研项目或试制产品成本，据此准确定位成果转让价格，反映科研经济效果，创造更好的经济效益。因此，科学管理与利用科研单位会计档案，对推动和促进科学事业发展具有不可估量的重要作用。

2 科研单位会计档案管理存在的问题

2.1 归档资料不完整，管理不善

2.2 会计档案保管不规范

2.3 会计档案工作存在重保管、轻利用

3 加强科研单位会计档案管理与利用的建议

3.1 提高对会计档案管理重要性的认识

加强宣传，帮助、引导单位领导与广大科技人员，正确认识会计档案资源的重要价值，将会计档案管理作为一项重要任务常抓不懈。

3.2 完善会计档案管理的组织机构，引进和培养高层次的信息资源管理人才

篇8

关键词：会计档案管理运用

一、会计档案的作用

1.凭证作用。会计档案如实记录了企业资金周转活动的全过程，利用它对于加强企业管理、开展专项工作、打击犯罪等可以起到十分重要的凭证作用。

2.依据作用。会计档案又是会计分析和会计检查的主要依据。利用它可以进行各项经济指标的数量分析，并针对实际情况找出差距、发现问题最终提出改进工作的建议和措施。

3.史料作用。通过对历年会计档案的研究，发现生产经营和企业管理规律性特点，总结企业发展轨迹，加以借鉴，从而制定出可行性计划、决策。

二、会计档案管理与实际运用间存在的问题与对策

笔者经过几年对会计档案的管理，认识到会计档案管理与运用存在着一些尴尬对峙。浅叙如下：

1.帐簿与凭证的对应管理

现金日记帐、银行存款帐的保管期限为25年，而其对应的现金凭证和银行凭证的保管期限则为15年，也即一旦凭证15年后到期面临销毁，可相应帐簿却要独自再行保管10年，而凭证是帐簿的原始依据，这样一来独存的帐簿无疑就成了无本之木、无源之水。

对策：配合帐簿的管理相应凭证顺延管理至帐簿到期或业务结束。

2.会计档案中其它类的工资、奖金的管理与实际

工资、奖金的保管期限是15年，而近年来却有多起利用是工资、奖金做为工龄错误、遗失的唯一原始凭证（考勤表也可，而实际其又不在归档范围中，故并未保存），使得我单位的工资、奖金面临着只是按管理规定移出库存而根据实际需要却不能销毁的尴尬。

这一问题的解决需要社会保险、劳资、档案等多个部门协商解决。

3.财务机制资料与档案装具矛盾

自2003年始我公司的财会帐簿、报表等改用“用友”软件机制，可其外形尺寸却又是不和我公司用于会计档案保管的装具（标准A4档案盒）一致。这也给管理带来了很大不便，为了它的25年、15年寿命，我们不得不小心谨慎地再加工（去其边角却又不能伤其筋骨）。

对策：制作时即应考虑到今后数十年的保管方便。

4.延期收集的必需及问题

会计档案的收集为第三年，即考虑到财务工作实际的需要，在本会计年度结束后，其当年产生的会计档案由财务部门自行保管一年，以满足其中未结事宜利用的需要，之后次年再交于单位档案部门正式进入档案管理阶段，这其中就有了一个实际问题—档案的未及时收集（这是目前全国统一执行的归档例外），这样经过了一年后，档案的收集齐全、完整，以及资料的破损、损耗等将很难把握。

这就需要财务部门和档案部门协同动作，财务部门要对所暂管的上年度会计档案认真负责、严格管理；档案部门也要经常督促检查，切勿有不在档案库房就不归我负责的认识和想法。

5.档案到期可其中债权债务未了结

会计档案保管期满需要销毁时，对其中未了结的债权债务的原始凭证、明细账应独立抽出，另行立卷，列入“其它会计档案”，由档案部门保管到结清债权债务为止或未了结事项完结五年后，或至超过法定期限—这时其将不再具备溯及力也即凭证作用消灭，方可进行销毁。

由此可见，会计档案（尤其是会计凭证，因为其为源头）的销毁与否，不能仅仅以保管期限为界，还要考虑债权债务关系是否结束等因素。

6.保管要兼顾档案的证据作用、查考价值等因素

实际中，凭证的证据作用、查考价值是不会随着债权债务关系的结束而结束的，对欠债不还的企业，哪怕已经列入呆账，债权人也可以保持对其随时追索的权力；而涉及经济、民事、刑事等法律案件纠纷的时候，凭证更是随时可以作为至关重要的呈堂证物，而一旦被销毁，其损失难以弥补。

因此，在保管期满并已结清债权债务情况下，会计凭证是否能够销毁，还要考虑其社会、经济、法律等多方面的作用是否已经结束，这里也蕴含着许多难以人为预料的因素。

7.而综上所述中的延期保管不加销毁则又会造成另外一些困惑

首先，随着档案的不断增长，档案部门要持续不断地投入人力、物力、财力，建设档案库房、购买档案设备、加强档案管理，这对企业的经营管理来说，无疑是一个较重的负担。其次，已过期的和未过期的会计档案混同保管，难以区分保管价值，无法对重要会计档案实行重点保管，从而影响档案整体管理工作的质量和效果。

篇9

【摘要】随着我国会计电算化事业的不断发展,会计业务执行主体发生了变化,使得会计档案的管理工作也发生了变化,手工会计下所采用的档案管理办法已不适应电算化会计的需要。因此,必须加强会计电算化系统的档案建设,即加快会计档案管理的信息化建设,以适应新时期会计电算化提出的新要求,建好用好电子财务档案,提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率,更好的服务于企业经济建设。

【关键词】财务档案电算化档案管理信息化

所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的工程。会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策,加强财务管理。加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时展的必然,是会计档案管理发展方向。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。

一、会计电算化特点

1、数据处理方式发生了变化

在传统手工会计工作环境下,科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算,使得财务人员的工作量很大,同时也容易造成数据上的计算错误。在电算化会计环境下,只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录,通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出,科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成,同时可以根据需要生成会计报表,这大大降低了财务人员的工作量,也避免了计算加总等工作出现的错误。

2、数据记录方式和保存介质发生了变化

手工会计方式下,数据记录主要依靠工作人员的手工记录,出现记录错误的可能性加大,而且同一类数据可能会重复多次记录。数据保存介质是“纸”介质,保存这些介质需要占用很大的空间,还需进行防火、防水、防潮、防盗等工作。在电算化会计工作环境下,数据保存介质是“磁盘”,磁性介质。磁性介质的采用节约了数据的保存空间,也使数据存取方便,同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象。磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外,还要进行防病毒、防磁化等工作。由于磁盘存在着物理易损性,需要对磁盘进行备份工作。

二、会计电算化会计档案的特点

众所周知,传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性,不得随意篡改。在企业信息化建设的过程中,财务保障范围的拓展和管理要求的提高,迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,是搞好企业财务档案管理的必然选择。各级企事业单位实行会计电算化以后,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成,随之而使会计档案赋予了许多新的特点。本文根据工作的实践,总结出会计电算化会计档案具有以下显著特点。

第一,较之传统的财务档案,会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。

第二,传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。

第三,会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。

第四,电子财务档案便于计算、分析,快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。

第五,电子财务档案易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递。

正如上面所述,电子财务档案或财务档案信息化有很多优点,但也有不足的一面。如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学的管理。因此,即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。

三、电算化会计档案工作的内容

1、搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据

档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,其他的一切工作都建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地,是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上,必须建立企业财务档案数据库,可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立,立即着手数据的录入,将本单位的财务档案资料都录入计算机。

2、搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率

档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络,一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务,也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之,网络财务档案的在线管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理能力和质量。

3、搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案

财务档案信息通过采集整理和网络传输,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高,仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的,必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。

四、如何做好电算化会计档案工作

电算化会计档案是电算化会计活动的产物,又是电算化会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证,是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证,是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此,必须做好会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。

1、加强企业财务档案管理的基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期,应该由财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。

2、做好电算化会计档案的收集

所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

3、做好电算化会计档案的管理与保存

由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,贴上保护字样,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。

此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此,本文建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。显然,其收集与管理工作也是比较艰巨的。

4、做好电算化会计档案的整理和利用

电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。另外还可以得出本单位、本部门,甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范,改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现会计电算化会计档案的再利用。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。

5、提高财务档案管理人员的信息化素质

财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况,满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定,对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰,激励大家学信息化、用信息化。此外,还要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍,使其了解财务档案工作的客观规律,更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。

五、电算化会计档案应注意的问题

1、实行会计电算化之后,存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份

根据《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》的规定,账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。备份次数每月不得少于一次;备份的软盘与档案管理员办理存档手续;用做备份的软盘必须妥善保管;备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封;备份软盘应装在保护封条和包装盒内,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转贮;双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。

2、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患

会计电算化系统数据执行主体是计算机。计算机系统由硬件和软件构成。由于硬件系统存在物理易损性,一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因,将导致数据不能被处理,会计工作不能进行。数据处理的准确、高效主要依赖于财务软件的质量和性能。一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度。一旦程序中出现严重的病毒,将会严重危害系统的安全,若不能及时排除病毒很有可能扩大损失。会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中,一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏,保存的会计数据将会丢失,如果没有相关备份的话,将给会计电算化系统造成严重的损失,严重影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息,如果数据被人恶意修改不会留下任何痕迹。所以我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作,如计算机病毒的防范。

3、电算会计档案必要有专人管理

会计电算化系统的实施主体是“人”,但无论软件质量如何优良,规章制度如何完善,作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用,有制度而不去执行,甚至恶意地修改软件程序,修改数据库中的数据,非法取得口令,都是不行的。因此,企业管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养,增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平,达到电算会计档案管理系统的主体诚信。这就要求会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理,并制定相应的管理制度。

4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护

网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取;起用防火墙,隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系,限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问;采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患,保障会计电算化系统网络环境的安全运行。

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关键词：预算；档案管理；思考

财务总监管理中心的部门预算是重要的工作内容。作为相对独立管理部门，主要承担各项预算工作，也因此而产生各种档案资料。虽然部门预算所产生的资料会有资料管理人员统一管理，但是，由于这些管理人员并不是专业的档案管理人员，所以对于预算档案资料的管理缺乏科学性，使得这些资料的服务功能难以充分地发挥出来。为了强化部门预算大难管理工作，就要针对部门预算档案管理的重要性充分认识，针对预算档案管理中所存在的问题进行研究，并具有针对性地提出有效对策。

一、加强部门预算档案管理的重要性

（一）做好部门预算档案管理工作有助于预算工作的顺利展开

预算管理工作内容复杂，多于财务管理有关。由于预算部门内部的每一名员工都有本职工作，包括销售预算、采购预算、生产预算等等，所以，几乎每年的预算管理目标都是由管理层决定，然后将目标下派到相应的部门进行预算编制工作。在预算的一系列工作中，会产生各种资料作为预算管理流程的凭证。如果这些资料丢失，就会对预算工作的顺利展开造成不良影响。因此，预算部门要做好档案管理工作。当预算工作进入到执行阶段的时候，很有可能存在预算与实际差距。这就需要对预算作出调整，并对实际运行成本采取有效的控制措施，由此而达到成本控制管理的目的。

（二）做好部门预算档案管理工作有助于预算目标的实现

预算不是简单地将预算作为财务金额的反映，而是对资源进行有效分配，做到有计划地投入，最大限度地产出，因此，预算关乎资源分配的计划性和有效性。通过编制预算，以使得各项收支得到有效控制。做好预算档案管理工作，各项资料都规范整理。当进行预算管理的时候，就可以查阅相关档案资料对预算管理工作做出调整，以促使预算目标实现。

（三）做好部门预算档案管理工作可以提高预算工作的成效

在编制预算的过程中，要将预算目标具体化，就需要分解预算指标，并将预算指标落实到个人，做到责任到位。当进入到实际行动中，预算编制就成为了成本控制标准，通过有效地控制成本达到预算目标，其中，做好预算档案管理工作是关键的内容。当预算编制工作进入到执行环节，需要控制的内容有很多，包括材料的采购、销售等等，都属于预算范畴，可以对各项工作运行中所产生的出来变化呈现出来。因此，要做好部门预算档案管理工作，使得预算工作效率有所提高。

二、部门预算档案管理工作中所存在的问题及做法

（一）对预算档案管理工作没有给予高度重视

如果在预算档案管理工作中没得到单位领导的支持，就会在人财物上难以调配导致预算档案管理工作中存在很多问题。即便是预算档案管理人员有心提高工作质量，但是，财力不足，设备运行不良或者面对量大而繁琐的预算档案管理工作而人员不足，就会影响预算档案管理质量和管理效率。

（二）没有按照制度要求执行预算档案管理工作

预算档案管理工作中，由于没有完善的管理制度，所以，档案管理人员在履行职责的过程中，就不会严格要求自己。虽然一些单位已经将预算档案管理制度构建起来，但是，在具体的执行中，就不会严格按照制度完成档案管理工作，而是将制度虚设。比如，在预算档案管理工作中，对预算档案资料没有及时地收集、分类整理，没有及时而规范地对预算档案资料进行立卷和装订。在档案资料的保管中、资料的移交中，都没有认真履行程序，在借阅档案预算档案资料和销毁档案资料的时候，没有在专门的管理人员的监督下执行，导致预算档案资料丢失。特别是预算档案管理工作中进行人员调动的时候，就会出现档案随着人员的调走而流失的现象，或者部分预算档案资料出现随意打开封装袋或者损坏的问题。

（三）预算档案管理工作中存在设备落后的现象

一些单位虽然执行了预算档案管理，但是没有建立专业的资料库，档案管理设备更是落后，导致档案管理工作无法按照规定展开。部门预算档案资料甚至存储在预算部门，而没有存储在档案橱柜中。

三、部门预算档案管理工作的思路及对策

针对部门预算档案管理工作所存在的问题，就需要采取集中管理办法，包括相关的管理制度、档案管理设备以及档案管理人员都需要强化管理。

（一）完善档案管理设施以部门做好预算档案安全管理工作

部门预算管理部门有必要将专门的档案管理部门设立起来，建立预算档案管理库房，根据预算工作以及档案管理工作实际将专门的档案管理机构构建起来，并完善管理制度。首先，要将预算档案票据管理部门建立起来，设置两个编制人员对预算档案资料实施专业化管理，除了对会计资料进行管理之外，还要对相关的档案资料和各种空白票据进行管理。其次，需要将专门的预算档案资料库房构建起来。库房的各种安全设施要齐全以保证档案资料的安全。所需要配置的安全设施包括防火设施、防潮设施、防尘设施、防盗设施，还要做好防虫、防鼠管理工作。为了避免预算档案资料在库房中遭到损坏，还要安装现代化的档案管理设备，诸如空调设备、密集架设备、除湿机以及计算机等等。

（二）完善档案管理制度以对部门预算档案管理工作形成约束

完善档案管理制度，就是要将预算档案管理各个环节的工作都制度化，形成约束机制，包括预算档案的移交、立卷、归档；档案资料的保管、调阅；档案资料的销毁等等，都要按照具体的制度执行，同时还要做好档案保密工作。针对档案管理制度是否落实到位的问题，不要有关管理人员定期考核，作为工作岗位责任是否履行到位的依据，并将考核的结果指标化。对预算档案管理工作要采用现代化管理措施，实施信息化管理，应用计算机网络技术实施预算档案管理，包括预算档案资料的目录以及资料检索工具等等，都可以在网络上运行，实现预算档案自理哦的共享。有关部门和个人登录到指定的档案管理平台，就可以对所需要的预算档案资料进行检索，并履行监督职能。

（三）严格执行档案管理流程强化档案管理控制工作

档案管理工作中，档案资料的移交是严格重要的环节。预算档案需要移交到档案管理部门，预算部门就要按照相关规定在“档案移交清册”中做好记录，按照规定填写并有管理部门审查并盖章后才可以向档案管理部门移交。预算档案的调阅手续要严格管理。预算档案要做好财政归口管理工作。当进行调阅预算档案的时候，要求预算管理人员必须陪同，提供单位提供的借阅证明才能够准许调阅。预算档案中，除了规定长期保存的档案资料之后，其他的预算档案资料都是有期限的。预算档案资料的保留期限到期后，就要进行销毁工作。由于档案资料关乎预算工作的历史，对后续的工作具有重要的参考价值。在进行“档案销毁清册”的时候，要严格按照规定执行，填制档案销毁清册并报归口管理部门，经过审查盖章后才可以进行销毁处理。在预算档案资料销毁的时候，要按照规定在有关人员的监督下销毁。

四、总结

综上所述，预算档案管理中，由于预算档案管理设施不足，加之有关管理人员对预算档案管理没有基于高度的重视，特别是没有专业的预算档案管理人员执行相关的工作，导致预算档案管理工作中存在一些问题。具有针对性地提出有效策略，以强化部门预算档案管理工作，却倒预算工作顺利展开并获得成效。

作者:李良春 单位:吉林省白城市财务总监管理中心

参考文献：

[1]和爱丽，周知勇.档案部门开展预算绩效管理工作的几点思考——以省档案局为例[J].云南档案,2012（12）：24-26.

[2]和爱丽.如何确立档案部门的预算项目——以云南省档案馆数字档案馆建设项目为例[J].云南档案,2014（09）：14-15.