电子档案管理管理办法范文

导语：如何才能写好一篇电子档案管理管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：档案管理电子档案优越性开发和利用规范措施

引言

电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。

一、电子档案的优越性

1.1直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。

1.2微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。

1.3微机管理更有利于文档的保密过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

1.4微机管理有利于提高档案管理工作的质量档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。

二、电子档案的整理、开发和利用

2.1电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。

2.2电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案，互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。

三、规范电子档案管理的几项措施

3.1加强电子档案归档制度建设各档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。

3.2从电子文件的源头抓电子档案的质量为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。

3.2.1档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。

3.2.2设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。

3.2.3电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。

3.2.4为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。:

3.3要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。

四、结语

电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。

参考文献：

[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006(15).

[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案2008(9).

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关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理

《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。

一、新《管理办法》的几点变化

1.扩大适用范围,把成人高校纳入办法适用对象

21世纪的高等教育事业蓬勃发展,除普通高校外,成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到发展,而且日益成为高等教育体系不可或缺的一部分,很显然原《管理办法》中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的发展现状和要求。所以新《管理办法》扩大了适用范围,涵盖了各级各类的高等学校,有利于促进所有高等学校档案工作的发展。

新《管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”,特别把成人高等学校列出,这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向,有利于规范成人高校的管理。根据新《管理办法》,成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理办法,这为提升学校的管理能级、规范档案管理工作和促进学校更加科学发展奠定了坚实的基础。

2.明确了高校档案的管理体制和学校领导的机制

新《管理办法》规范了高校档案工作的领导体制,规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”,“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”,确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查职责,明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系,领导体制层次清晰、责任明确,操作性强,有利于高校档案管理工作的开展。

档案管理工作既是一项基础性工作,又是一项服务性工作。要做好这项工作,学校领导必须加以重视。新《管理办法》明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人,强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任,《管理办法》还规定“遇有特殊情况,应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念,增强档案意识,了解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业发展规划,把档案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。

3.规范了档案管理制度和档案人员的职责

新《管理办法》重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围,这样可以使学校档案工作朝着规范化的目标发展,使学校档案的归档内容更加全面。新《管理办法》提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度”,以评促进档案建设;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”,强化学校各部门立卷制度。

《管理办法》要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交”,规定了各部门负责档案工作人员的具体职责,保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完整、齐全。

4.增加了“学生类”档案管理内容

高等学校的主体是教师和学生,原《管理办法》片面强调了学校管理、教师和教学,而忽视了学生和学习。教育以学生为本,学生以学习为本,新《管理办法》对此进行了修订。在新《管理办法》中归档范围里增加了“学生类”档案的保管内容,具体内容“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案,毕业生登记表等”。学生类档案要求从学生入校开始到学生毕业结束,档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理办法中,把学生、学校和对社会有价值的档案并列起来,充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性,体现了学校对学生的人性化管理。

5.从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建设

随着社会信息化的发展,数字校园的建设、数字档案馆建设势在必行,新《管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。

新《管理办法》在档案机构的管理职责上明确规定:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。”提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位,这符合时展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南,档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件”。

6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关怀

新《管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”这个规定可以从根本上改变目前成人高等学校档案机构工作人员,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人高校档案工作发展的局面,为成人高校档案工作发展的人才需要奠定了基础。

对长期接触有毒害物质的档案工作人员,“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助”,这使得多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法取得补助得到了落实,体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。

二、新《管理办法》对成人高校档案管理的影响

目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新《管理办法》提出的规定和新要求,加强成人高校档案管理的基本思路有以下几点。

1.改变档案管理模式,适应成人高等教育事业改革发展的需要

在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源,只有重视开发利用,不断拓展业务范围和服务领域,才能充分发挥信息资源的优势。

     2.加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质

要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训,不断为其提供接受继续教育的机会、更新档案专业知识,通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育发展与改革工作的需要。

3.大力加强电子档案管理,不断探索档案管理现代化的新途径

随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件,从录取新生开始,将学生的姓名、性别、照片等基本信息录入数据库,将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索,将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时,成人高校要适应档案管理发展的趋势,对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份,减少纸质档案的使用,努力做好档案信息管理系统的使用、维护和安全工作。

总之,成人高校的档案是衡量学校教育管理水平和教学质量的重要标志之一,也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此,作为成人教育档案工作者,要按照法制化的要求不断走上正规,不断加强档案管理意识,加强档案的开发和利用,实现档案的数字化管理,充分发挥成人教育档案功能,为推动成人高等教育档案事业的发展和促进学校各项工作做好服务和保障工作。

参考文献:

[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[j].绍兴文理学院学报,2006,(12):136-137.

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随着2016年1月1日新《会计档案管理办法》的实施，对高校的会计档案管理提出了一个新的要求。结合现阶段高校会计档案管理中出现的问题，结合现代电子信息技术，从加大设备投入、完善管理制度，明确权责制度方面，加强会计档案的管理，更全面的完善会计档案工作。

关键词：

高校会计档案；信息化；管理制度

一、前言

会计档案体现了一个单位经济活动，通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉。高校会计档案是记录和反映学校在管理运行中形成的重要财务往来资料和原始凭证，是学校在行政、教学、科研等一系列往来业务中形成的历史记录，同时也是高校档案的重要组成部分。随着经济的发展和科技的进步，高校财务涉及到的事项越来越多越来越复杂，对财务的各项要求也越来越高，会计档案仅仅通过纸质的方式，远远不能满足当下的各类需求。特别是越来越多的会计凭证、报表等均已由原来的手工操作转变成以电子形式产生和传输，由此形成了大量的电子档案。自2010年起财政部、国家档案局对原管理办法进行多方调研论证，再经过科学的研讨和严格的试点，于2015年12月经财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过，于2016年1月1日起施行新《会计档案管理办法》。

二、高校会计档案管理现状及分析

（一）对会计档案的重要性认识不足，责任不明确，软硬件配套设施落后

高校财务的工作重点，普遍在预、决算的编制、执行、报账业务等会计核算工作，而对于涉及到财务的资料档案管理却相对忽视。主要体现在以下几个方面：首先在人员配置上，虽然各高校都有专门的档案管理部门，但是主要职责是管理学校的相关文件、学生资料等等，而且也是档案专业的人员负责。对于财务上交的会计资料，仅仅起到代管的作用，若遇到查阅此类资料，只能由会计人员前去查阅。而财务部门对于会计资料的管理，也没有专职人员负责，都是部门人员兼管，由于缺乏档案管理的相关知识，因此在管理上存在很多问题。其次，会计档案在档案部门存档的，所有查阅、借阅此类资料的，都要办理很多相关的借阅手续，非常不便捷。财务部门自己管理的，则是存放于办公室或者库房，无法满足专业档案资料的存放要求。最后，很多高校没有明确的制度规定哪一类会计资料应该存放于档案部门还是存放于财务部门。因此，很多资料存放比较混乱，一部分在财务部门、一部分在档案部门，不利于会计档案的归档。

（二）管理方式落后、会计档案质量不高，归档不齐全

当下很多高校，对于会计档案的保管，还仅仅是处于纸质档案保管阶段，仅有少部分的档案管理用到了excel，word等软件。经过长时间的档案管理证明，纸质档案管理存在很大的弊端。打印纸质不仅影响工作效率，大量的会计档案资料会占用大量的空间，增加办公的成本；在漫长的保管期限内，纸质档案很容易字面污染和页面损坏，不利于会计档案资料的完整性；有些档案管理权责归属不明确，特别是没有专门档案管理部门的学校。这样就导致资料传递不明确，关联部门之间可能产生推诿，相关联资料可能分属两个不同的部门管理，甚至导致资料传递过程中的遗失。

（三）核销不及时，容易造成资源浪费

2016年1月1日起实施的新会计档案管理办法，对各类会计档案资料有了一个明确的保管期限。但是，很多高校因为特殊原因，不能按期销毁到期的会计档案。比如很多高校的基建会计档案，因历史原因，很多在建工程没有按期转入固定资产。针对该项目的会计档案，有些的保管年限已经超过了保管年限，但是无法进行销毁，要留待以后备查，还需用专门的文件柜进行存放，这些资料就占用了大量的空间，而且纸张经过长时间存放，发黄变质，大大影响阅读的质量。

（四）保密水平较低，存在安全隐患

目前高校对于会计档案的保管，多数采用纸质方式，主要体现在各类文件、凭证、原始单据等这一类；部分涉及到电子档案的,都是通过word、excel方式，例如各类报表、申请、回复等等。很多高校并没有针对会计档案，制定专门的保密制度。因此在档案的保密方面，存在安全隐患。

三、如何利用现代电子信息技术完善电子会计档案管理

（一）加大会计档案管理的投入，建立设施完善的数据库，实现数字化管理

每年在单位预算经费中，加入会计档案管理专项经费，用于会计档案购买设备等项目使用。建立设施完善的数据库，将财务软件、会计档案软件、学校网络平台相结合，便于部门将会计核算产生的凭证、上级部门下达的相关文件、单位内部文件等需存档文件，转换为可储存文件，便于会计核算使用、会计档案软件进行保管。将繁琐的会计档案工作，通过数字化进行科学的管理。

（二）结合信息化的要求，制定财务档案管理制度，绘制出完整的流程图，明确档案专职管理人员

新会计档案管理制度对电子档案管理作出了更为详细的要求，除了按照制度规定以外，结合本单位实际情况，制定单位会计档案管理制度，并且据此绘制完整的会计档案管理流程图，制度和流程图都需上墙，并且制定专人负责会计档案管理。

（三）严格按照档案管理要求建设档案资料、设备管理场地

对于会计档案保管，不仅是纸质的要求妥善保管，电子信息档案及设备也应当按照要求进行保管，因此，保管的场地也必须达到相应的要求。首先，防火门、防盗门、防盗窗、灭火器等相应的硬件条件必须达到。其次、库房必须适合纸质文件及电子设备的放置、保持温度在15-30摄氏度之内，避免电子设备温度过高；湿度必须在45%-65%之内，防止纸质文件受潮，防止电子设备受潮变形。必要时安装空调及除湿机。

四、发展前景及展望

电子信息化与会计工作相结合，是时展必要的过程，特别是对会计档案的管理具有重大的意义。会计档案是见证高校发展的各项经济业务的重要依据，对会计档案管理的重视，体现了高校对自身经济发展的重视。会计档案通过电子信息化进行管理，为档案的安全性、完整性、便捷性都提供了重要的支持，满足学校的发展需求，推动学校经济管理工作走可持续发展的道路都具有划时代的意义。

参考文献:

[1]郭然.信息化环境下高校会计档案管理设计[J].中国管理信息化.2016（6）.

[2]钱艳.新形势下高校会计档案管理问题探讨[J].扬州大学学报.2015（12）.

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[关键词]档案管理 现代化 信息化

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）20-0145-02

为了进一步加强高校的档案管理，一般高校都能够专门设立档案室、配备专业人员管理档案。与此同时还加强了档案管理制度建设，制定出台相应的档案管理办法，使高校档案管理逐步实现规范化。为贯彻落实围绕中心、聚焦主业、深化“三转”的精神，解决纪检档案资料管理不规范、信息化程度不高的问题，为纪检监察工作提供强有力的后勤保障，柳州地税着力推进纪检监察档案管理信息化、规范化、专业化。

一、高校档案管理工作存在的问题

（一）管理不够专业

现在很多高校不能强化档案管理，使得管理松散。目前，很多高校没有专门的工作人员专项负责档案管理工作以及材料收集、整理和电子录入等相应工作。对照有关档案工作的法规要求，将档案分门别类进行认真细致地归档，才能够实现档案分类明确，排列科学合理，编排规范。档案管理部门制定了相应的法律法规明确了立卷归档、装订整理、保管利用、鉴定销毁、责任追究等每一个流程，建立了《档案管理员岗位职责》《档案保密制度》《库房管理制度》《档案室设备管理制度》等一系列配套制度，在档案借阅、使用等工作中均按规章制度进行，借阅必须经过审批，属资料，还要求借阅者签订保密责任书，使高校档案管理工作走上制度化、规范化轨道。

实现高校档案管理的专业化要求按照一级档案室的标准建设高校档案室，档案室实行库房、微机、办公、阅览四分开，档案库房按标准配备专用档案密集架，配置防火系统、自动灭火装置、除湿机、臭氧消毒机、吸尘器等设备，使档案的管理工作硬件设施齐备，安全保护实现了专业化。

（二）查阅程序不够规范

部分档案管理人员没能对各种档案猿旨笆薄⒑侠怼⒂行У姆掷嗪驼理。只有档案分管管理条件大为改善，才能够提高档案管理工作的效率。

（三）信息化不够完善

实现高校的档案管理信息化需要配套自主研发高校档案管理系统。目前高校的档案编制了全引目录、案卷目录、违纪人员处分索引等索引目录数据库，但是还没有完全实现档案信息查询的电子化、自动化，档案调阅效率低。

二、高校档案管理现代化的具体策略

推进会计档案管理是一项长期而艰巨的任务，加强制度建设、健全监督机制，明确操作规范，各大高校在推进档案管理的道路上，留下了一连串清晰而深刻的印记。为了确保普遍实现各大高校档案的长效管理，按照《档案法》的有关规定，要对需要归档的文件全部整理归档，做到时时收集、年年归档，并严格管理，规范使用，确保档案工作规范化运转。具体措施如下：

（一）加强制度建设实现档案管理精细化

“天下难事始于易，天下大事始于细”，精细化财务管理并不复杂，只是细中求精。各高校应该以细、全、高、严、新、实“六字”精细化管理原则，围绕档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等制定制度，使高校的档案管理水平进一步完善提高。根据《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，各高校应该分别制定适应自己的档案管理办法，进一步明确学校的档案管理工作。

目前，各大高校采取纸介质和计算机、网络通信等信息技术手段管理档案。纸质文档数字化，在收集整理的同时在档案管理系统进行归档，使高校档案管理逐渐走向制度化、规范化。高校数字化档案室的建立，有利于实现国家级数字化档案室。

“数字化档案室”是指将实体档案信息数字化，基于网络来实现档案收集、整理、保管和共享利用，并能够确保档案安全和高效便捷。高校的数字化档案室建设应该获得上级档案局在政策、技术等方面的支持。例如资金方面，用于购买专用档案柜、电脑、扫描仪等档案工作必备用品和配套设备，建成后将实现公文交换系统（OA）与档案管理系统的无缝对接。

数字化档案室是高校档案建设中的一项基础性工作，能够稳步提高档案信息化管理水平。建设高校数字化档案室还应增强档案的服务功能，提高档案管理的日常办公效率和质量；通过完善机制，实现档案管理的精细化；并且通过加强档案管理作为促进高校档案管理规范化、制度化、信息化建设的有效手段。

高校数字化档案室建设要做到档案资源数字化、档案管理系统化、传递网络化、档案信息数据化、档案利用知识化。目前，很多高校已经实现了“前三化”，接下来还要继续实现“信息数据化”“利用知识化”等两个目标。除了与OA系统实现无缝对接，高校档案管理还应该将档案管理系统与网络、微信公众平台相结合，部分文档信息通过移动端实时，实现信息公开，也为有需求的人提供便捷。如此一来，通过数字化档案室与移动端的结合，从根本上提高居委会日常办公效率和质量。

（二）明确操作规范实现过程精细化管理

高校的档案的规整和管理是很烦琐和复杂的。因此，各大高校因该明确提出档案管理操作规范。从档案的收集、整理、归档等环节入手，理清思路，摸清家底，健全制度，规范流程，强化责任，推进档案管理工作规范运行，为科学、有序、高效地开展各项外汇管理工作打下了良好的基础。档案管理办法规定，高校应该严格按照《档案管理条例》及相关制度规定进行操作，使档案更好地为高校的管理服务。严格按照要求，逐级分类管理，多措并举、扎实推进高校档案管理工作。完善制度，规范管理。严格按照查借阅手续，在保证档案安全、保密的前提下，提高相关工作人员查阅资料的速度，从而在整体上提高档案的利用效率。与此同时，加强专业人员的培训。包括文件材料的收集归档范围、立卷归档原则、立卷归档分工、文件材料整理原则及要求、归档文件材料质量要求、归档时间和手续等六个方面。培训能够增强工作效率，让管理人员进一步加深对档案工作方法及重要性的认识与理解，看清档案整理工作中存在的差距和不足。及时培训能够进一步提高档案整理的业务水平和实际操作能力，为进一步规范档案工作打下坚实基础，也为今后更好的服务和工作的发展提供强有力的保障。

（三）健全监督机制实现内部控制精细化

用制度约束和规范档案管理，是高校档案管理工作中的一个亮点。档案管理办法明确了高校档案鉴定、销毁、移交的要求，高校将定期对已到保管期限的档案进行鉴定，并形成档案鉴定意见书。档案鉴定工作由高校档案馆牵头，组织其他机构或人员共同进行。加强督促归档、严格审查机制。严格按照条例做到保质保量地完成档案材料的整理归档工作的同时，对档案要及时审查，对符合要求的要及时整理，对不符合要求的要完成未尽事项、补正相关资料。

结语：强化档案管理意识，明确人员责任。今年以来各部门高度重视档案归档工作，严格执行档案管理规定，按照相应的原则，抓好档案的归档整理工作。完善档案制度建设，强化归档工作。先后建立完善档案归档范围和保管期限的规定，档案归档的操作规程等档案管理制度，将资料进行整理、分卷、复核、编目。召开培训班，全员参与，自查自改，进一步完善档案工作。其中的每份档案都应该进行电子档案登记，并针对以前档案目录中只见案卷名不知案卷内容的弊端，专门在案卷目录中增加简单的索引项，借阅档案可以先从电子目录上看有没有自己要找的文件，避免盲目翻阅，大大提高了查阅档案的效率。为了推进实体档案和电子文档同步归档，高校的档案中心应该为档案管理人员进行业务上的培训指导，工作人员利用业务管理QQ群作为信息交流平台，同时采取一对一、面对面的指导方式，帮助资料员掌握电子档案的文件登记、著录、扫描上传、立卷归档等相关业务。高校的档案管理部T为保证电子档案的顺利报送提供可靠保证。当前，实体档案和电子文档同步归档接收工作已经实现，实体档案和电子档案的同步归档，体现了高校档案工作跨入了档案管理的先进行列，同时也表明高校档案事业进入了信息化时代。

此外，为规范完善档案管理，实现档案规范化、标准化，高校应该强化四项措施，进一步加强档案管理工作：一是强化资料收集，指定专人负责档案的日常收集管理工作，办公室注重对平时文件资料进行收集和积累，以及校内开展的重要活动，及时收集照片、录音、录像等各种载体的信息资料，按照月报、季报、年报顺序负责归档整理，按时移交到档案室，由专人立卷归档；二是强化信息化管理，加强档案的电子化管理，对各文书档案、科技档案、会计文件材料、声像材料、电子文件材料等重点数据资料及时进行备份保存，进行电子化管理，方便统计资料的查阅和利用，实现档案管理信息化；三是强化安全保密，遵守保密制度，切实履行公文的收发、登记、传递、借阅、归档和销毁等各工作环节，对各专业报表严格执行签字、登记、归档手续，严禁随处丢放，确保档案资料的安全；四是规范档案装订工作，做好目录索引，统一装订格式，资料归类规范，一目了然。

【参考文献】

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[2]潘昕，李名家.高校档案服务校园文化建设的实践与思考――基于档案管理现代化的视角，华中农业大学学报（社会科学版）[J].2013（03）.

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关键词 文档一体化；电子文档；档案意识

中图分类号G276 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2011）57-0216-02

0 引言

档案是人类知识与智慧的结晶，是人们各项工作与研究的第一手珍贵资料，具有查考使用价值。档案的有效保存，对于个人、单位、甚至整个社会，都有着长远的意义。近年来，随着计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展，每个企事业单位，都在积极的进行信息化建设，各种资源调查平台的搭建，固定资产平台的搭建，各类业务化工作陆续实现电子化，这些种种都预示着，信息化建设的迅猛发展，电子政务正在势不可挡地向前推进，文档一体化作为信息化的一部分，已成为当前和今后一个时期档案部门和档案工作者面临的一项重要任务，也是档案工作的发展方向和必然趋势。

1 文档一体化的含义

所谓“文档一体化”，是指实现从文件至归档管理的全过程计算机控制，包括文件登记和处理、归档、著录、检索、利用等环节。也就是说，文档一体化不仅是指机关文书部门和档案部门的机构一体化和人员一体化，而是内在的涵盖了文件管理和档案管理的一体化，现行文件开放利用服务和档案开放利用服务的一体化。

简单的说文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理。

2 建立文档一体化的必要性

文件生命周期理论建立是文档一体化的重要依据：

档案界认为，文件是档案的前身，档案是文件有条件的转化而来的，从现行文件到档案是一个连续、统一、前后衔接的过程。文档一体化管理是文件、档案自身特点，及两者统一性的内在要求，档案界一直都有文件生命周期的理论，即文件从形成到保存成为档案是一个完成的生命过程，具有连续性、一致性。国际档案理事会电子文件管理委员会在1997年提出，在文件产生之前，电子文件的生命周期就已经开始，并分为三个阶段：现行阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。文档一体化就是在现行阶段为档案的形成做好预备，实现档案的前端控制，以保证档案的保存，还原档案形成的完整过程。

3 电子文档管理在文档一体化中的作用

电子文档的科学有效管理是实现文档一体化的重要手段。

电子文档是一个单位或者个人在从事和处理各类社会活动中直接产生的信息记录。而文档分离最大的弊端是容易造成具有重要价值的文件流失。因此及时、准确、科学、妥善保管好这些电子文档，确保其不被丢失、已经成为了我们每个档案工作者和计算机工作者不可推卸的工作职责。解决电子文档的整理、归档、维护保管、科学应用亦势在必行。

4 目前电子文档管理的优势及几个缺陷

1）与纸质文档的区别。工作者没有意识到电子文件的管理与传统的文件档案管理有冲突，档案的管理模式正在产生变革。

目前的文件从起草、形成、归档、移交至档案部门要经历诸多环节和一定的时间段。这其中不仅是说从文到档的运行环节多，另外还有，产生文件的部门多。与纸质文件管理相比，我们管理电子文件的经验要少得多。尽管电子文件与纸质文件有许多共同之处，但其在归档和保存上仍有着很大的差距。有些单位，企图用纸质档案的管理办法来管理电子档案，显然是不正确的，电子文档在保存中的风险是极高的，网络环境变化莫测，大家必须更正观点，并不是电子文件备份了，就安全了，并不是计算机不坏，数据就不会丢失的；

2）电子文档也应及时归档。目前的科技工作，基本都使用计算机来处理数据，数据的保存方式，多以电子文档为主要形式。例如，科技档案归档一般以一年为单位，有些课题是三年、五年，甚至更长的，这些课题在没有结题之前，很多重要的文件是分散在多个部门和多个人手里的，档案工作者难以集中管理，导致课题结题时，很多重要的文件已经不复存在，对一个单位而言，是一种重大财富的丢失；

3）电子文件在各单位尚未真正列入正式文件的范畴，没有相应的电子文件管理办法。对电子文件的处理留存，缺乏档案意识，忽视了电子文件的长远利用；

4）对电子文件的价值鉴定，无明确的标准，致使很多重要的档案资源流失。

5 电子文档管理的几点设想

1）软件的支持

需要研制一套切合实际的文档一体化管理软件，目前的档案管理，仍然是最原始的对接层面，只在形成档案后进行末端控制，要在文件形成的同时就考虑到与档案的衔接，只有将电子文档管理流程与业务工作流程有机的结合，将档案管理纳入到一体化管理流程中，才能对档案进行有效的前端控制。

2）硬件的支持

铺设内网、架设网络安全硬件。将纸质档案转化为数字化档案，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络。而有些单位的档案资源不能与Internet共享，因此，内外网的隔离是必要条件。

3）政策的支持

（1）建立完善的电子文档归档制度。电子文档要像纸质档案一样，可以反映一个项目、一个事件的形成过程，要像纸质档案一样留下修改的痕迹。因此要明确电子文档的归档范围；

（2）建立完善的电子文档管理制度。与纸质文档不同，电子文档的管理，对时限性的要求极高，合理的制定电子文档管理制度，是提高工作效率的有效手段；

（3）制定完善的电子文档安全、保密的管理办法及管理规定，对重要文件、文件进行严格界定，对文件的数字化制定特殊的管理办法。

4）加强业务人员档案意识，对档案人员加强培训数字化的管理技能，作为信息化社会的档案工作者，除学习档案知识外，具备一定的计算机和电子文件管理知识是必不可少的，应该理论与实际相结合，不断提高自身素质，做懂管理、懂业务、懂技术的复合型人才。

6 结论

文档一体化的实现任重而道远，但是文档的信息化已是明确的趋势，随着现代信息技术的飞速发展，电子文件的大量产生，电子文件与电子档案已经没有明显的界限，文件与档案的管理区别也变的模糊起来，相信现在的困难在不久的将来都会逐步的一个个攻克，文档一体化带动管理一体化，必将是未来的发展方向。

参考文献

[1]王健.创新与拓展，信息化电子文档管理[R].北京，中国人民大学.

[2]张辽亚.电子文件和档案集成化管理[J].兰台世界，2005(3).

篇6

一、当前电子档案管理存在的主要问题

1.对电子档案管理认识不足

由于传统档案管理手段和模式由来已久，在档案管理工作人员的头脑中已经形成了思维定式，电子文件的产生、积累、归档、传输、存储、保护和利用等一条龙的作业和服务会使档案工作者在短时间内不适应。主要表现在以下几个方面：在形成文件的过程中虽能依靠计算机操作，但最终仍将纸质文件作为档案管理的对象；对电子文件的重要性认识不足，认为不能将电子文件直接归档；不愿接受将电子文件保存载体直接归档等。

2.对电子文件是否为原件界定困难

由于电子文件具有随时产生、随时更改的特性，并且在改动之后看不出任何痕迹，因此很难界定某个电子文件是“定稿”还是“初稿”，是“原件”还是“复制件”，这种易改性导致了电子文件是否为原件的界定工作具有一定困难。同时，电子文件不具有特定的字迹，可以以不同的字体、字号将电子文件输出，因此无法从字迹上分辨其原始性。

3.电子档案的真实性、完整性难以认定

在纸质档案转化为电子档案的过程中稍有失误，就会导致档案信息失实，信息内容“出错”的机会远远高于纸质档案。同时，在电子档案的复制过程中也容易被篡改，在电子档案的储存过程中又容易造成信息的缺损、丢失。

4.对软硬件设备的依赖性强

电子文件依赖于计算机软硬件设备。当运用电子设备将信息记录后，电子文件就离不开设备，只能依靠计算机读取。随着科技进步，计算机软硬件技术不断更新换代，不少旧版本的电子文件无法在新的软硬件环境下直接使用。

二、解决问题的主要对策

1.提高认识，更新观念

要以“以人为本”作为指导思想，通过加大宣传力度，强化提高主管档案的领导及档案工作人员对电子文档的认识，探索其规律，总结经验。要加大对档案馆的资金和现代化设施设备投入，以推动档案馆计算机技术和网络通信技术的发展，加快实现档案信息资源的共享，最大限度地发挥档案馆在城市文化建设中的“中心辐射”功能，全面提高档案馆文化品位。同时，档案馆要积极运用现代化手段提供利用服务，提高档案管理技术水平，有计划、有步骤地开展档案数字化工作，不断提高为城市文化建设服务的效率。

2.建立完善的电子档案管理制度

近年来，我国先后制定出台了《电子文件归档与电子档案管理办法》《电子文件归档与管理规范》《电子文件管理暂行办法》以及《电子档案移交与接收办法》，对电子文件的定义、形成、积累、鉴定、归档、移交、保管、利用和统计等方面做出了详细的规定，为规范电子文档管理奠定了基础。我们应该结合本单位的实际情况，参照《档案法》及相关规定，建立一套适合自己的管理办法。

3.做好归档电子文件的技术处理工作

电子档案管理的好坏，关系到档案信息的安全性和完整性。档案管理部门应该重视对档案管理硬件和软件方面的投入，配置性能较强的计算机、软件、刻录仪器以及高性能的网络安全软件，如数据加密技术、防火墙技术等，确保电子档案的正常运行。

4.加强档案管理人员的培训

电子档案管理是一个新生事物，从事电子档案管理的人员不仅要运用存储、传输、检索等技术对电子档案进行管理，更需要掌握档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，理解电子档案长期保存的必要性和严重性，实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档。因此，要适应信息技术和档案事业的发展，必须重视和加快电子档案管理人员的培养。对在岗人员进行各种形式的再教育，以适应技术发展过快的需要，同时注意引进多方面的专业技术人才，充实档案干部队伍以适应档案管理工作的需要和档案事业的发展要求。

5.重要文件采用“双轨制”归档法

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关键词：渔业船舶；船员档案；管理

渔业船员档案，是船员考试发证机关在船员培训、考试和发证管理等工作过程中形成的具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料，是考试发证机关活动的原始依据。船员档案真实反映每个船员完整的海上资历、业务技术水平、教育培训、考试情况和适任能力。依据2015年1月1日实施的《中华人民共和国渔业船员管理办法》，以及2015年6月21日实施的《〈中华人民共和国渔业船员管理办法〉江苏省实施办法》，赣榆渔港监督负责海洋渔业普通船员、船长12米以下或主机功率50千瓦以下海洋渔业职务船员的考试发证工作，以及内陆渔业船舶机驾长及普通船员的考试发证工作。连云港市赣榆区拥有海洋渔业船舶上千艘，涉渔乡镇船舶1313艘，从业人员数万人，所要管理的渔业船员档案数量巨大，只有依据《江苏省渔业船员档案管理办法》，由专人负责，依规章制度管理，按规定收集归档材料，才能管理好并利用好船员档案，为渔业安全生产服务。

1.加强学习，提高档案管理人员的素质

渔业船员档案管理工作看似简单、平常，其实不然，从业人员应有较高的素质才能胜任。渔业船员档案管理人员的职责：（一）执行档案管理工作的各项法律、法规、规章制度；（二）具体负责船员档案的建立、利用和管理；（三）负责编制适用的档案检索工具，汇编档案资料；（四）负责定期对船员电子档案进行备份；（五）负责渔业船员档案及时归档及核查工作，熟悉所保管的船员档案情况，掌握档案管理现代化技术；（六）保护船员档案的安全，做好防护工作。

依据档案管理员的职责，档案管理人员首先要有高度的责任心，热爱档案管理工作，对工作高度负责，有干一行爱一行，干好一行的事业心；其次，工作认真细致，做事有条理，才能适应档案工作一丝不苟的要求；再者，具有档案管理的专业知识和渔业船员考试发证的相关知识，才能适任渔业船员档案管理。目前档案管理人员虽是专职，但大多数都不是专业人才，只有加强学习，不断提高自身素质和业务能力，才能适任档案管理工作。不但要学习档案管理工作的各项法律、法规、规章制度，还要学习档案管理的专业知识和渔业船员考试发证的相关知识，要学习计算机技术，掌握档案管理现代化技术。通常以自学为主，学习相关的理论知识，在工作实践中边干边学，学习档案整理与管理的相关技能。有条件的单位，应当将档案管理人员送出去接受系统专业培训。

2.建章立制，规范渔业船员档案管理

要做好渔业船员档案管理工作，必须建立健全档案管理制度，以规章为依托，规范档案整理。船员档案管理是渔港监督机关一项重要基础工作，可根据单位的具体情况，制定一些符合本单位实际的可操作性强的规章制度，明确渔业船员技术档案管理的归档范围、归档时效、归档内容和标准，规范档案管理行为，使这项工作规范化、制度化。建立收集、整理、保管、利用、销毁等管理制度，一般有：归档材料范围、档案保管制度、档案室管理制度、档案查阅制度、档案销毁制度等。建立健全这些制度，在船员技术档案管理中能做到有章可循，也就能真正发挥其在船员监督管理中应有作用。

3.依规建档，规范渔业船员档案内容和整理标准

《中华人民共和国渔业船员管理办法》及江苏省实施办法均已实施，与船员管理办法相配套的《中国渔业船员管理系统》也已投入使用。无论是海洋渔业船员，还是内陆渔业船员，都应持有船员证书，普通船员持普通船员证书，职务船员持职务船员证书，一人一证。渔业船员档案应从船员业务办结之日起1个月内建立，职务船员证书档案，应以一人一档方式、以签发时间为序建立档案；普通船员证书档案，可按照发证时间和证书号码整理建立集体档案。

根据《中华人民共和国渔业船员管理办法》要求，渔业职务船员档案归档的材料有：1.渔业船员证书申请表；2.渔业船员健康状况证明；3.原职务证书（和/或普通船员证书）；4.身份证复印件；5.培训证明；6.准考证；7.考卷和实操考评表。普通船员档案应归档的材料有：1.渔业船员证书申请表；2.渔业船员健康状况证明；3.身份证复印件；4.考卷和实操评估表。船员档案材料的收集要主动，材料收集后，在归档和鉴别阶段，要注意材料收集是否齐全、办证各环节人员的签名是否完备，健康状况证明的时效性等方面进行认真细致的鉴别，对不符合要求的档案材料及时退回，限期纠正后再归档。档案整理应认真细致，对收集的材料依上述顺序排序，接着该船员原有档案页码编制页码，装订成册。

职务船员档案应有卷内目录，卷内目录的主要内容有：姓名、证书编号、序号、档案内容、职务、等级、有效期、备注等。卷内目录以表格形式记载，因姓名和证书编号固定不变，可放在表格之上，其它项目列在表格之中。

《中国渔业船员管理系统》中的证书编号共18位，前14位与船员身份证号码前14位相同，后四位也不是顺序号，且证书编号不分轮机、驾驶专业，该证书编号虽然终身不变，但不便以此作为档案检索号将档案排序。系统中还有一档案号，但据了解该号也不分轮机、驾驶专业，且在今后的发证活动中将有所变化，也不能以此作为档案检索号。档案检索号应稳定不变，便于档案排序放列，也便于检索。档案管理人员应自编档案检索表，按轮机、驾驶分列，我们认为检索号包括证书系列代码，发证机关代码，该船员在该发证机关利用《中国渔业船员管理系统》首次发证的年份，及档案检索顺序号组成，即L（J）+单位代码（六位）+在系统中首次发证年份（二位）+顺序号（四位）。

《中国渔业船员管理系统》使用规定，渔业船员持在该系统中发的渔业船员证书，可以向任一有发证资格的考试发证机关申请考试发证或换发证书，发证机关自行建档，该船员在原发证机关的技术档案不转档，由原发证机关保存。这样就省却了来回转档案的麻烦，减轻档案管理人员的工作量。

船员档案原则上提供渔港监督机构在船员管理活动中使用。查、借阅船员档案应在考试发证机关内部进行，并予以登记。有关机构或利害方进行法律允许的查询时，须凭单位证明和个人有效身份证件，并经船员档案管理部门负责人批准。

销毁到期或失去保存价值的船员档案，由船员档案管理人员与相关业务人员鉴定后提出意见，列出销毁清单，经船员管理部门负责人审核，考试发证机关主管领导批准后，方可销毁。 当海洋渔业船员年龄满65周岁，内陆渔业船员满70周岁，或死亡（含失踪）后，其船员档案再保存5年后可以销毁。

4.利用信息技术，实现船员技术档案电子化管理

利用计算机技术、网络技术科学地进行船员档案管理，是规范化、信息化管理船员档案的需要，也更有利于统计和为利用者服务提供优质高效的服务。利用信息技术，实现船员技术档案电子化管理，可提高渔业船员技术档案的管理效率和利用效率。

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水电建设项目档案的安全包括实体安全和信息安全，但由于水电建设项目大多周期长、参加单位多、建设地点偏远以及自然条件艰苦等因素，往往使得各单位对档案的安全管理因重视不够而存在安全隐患。而随着移动互联网、云计算、大数据等技术在水电建设项目的快速推进，档案的实体安全和信息安全已面临着越来越多的挑战和风险。本文通过分析水电建设项目档案实体安全和信息安全管理中所存在的问题，提出了具体的对策，以供人们在提升项目档案安全管理方面借鉴。

2水电建设项目档案安全管理存在的主要问题

2.1档案安全管理体系不健全、职责不清、制度不完善

近年来，随着人们档案意识的逐步增强，水电企业，特别是业主单位依据国家、行业等档案管理规范要求，结合本单位的实际情况均建立了项目档案管理体系，明确了项目档案工作分管领导，并设立了与项目建设管理相适应的档案管理机构，配备了专职档案管理人员。但是，在水电建设项目档案管理体系中对项目档案安全的领导责任规定不明确，未将水电项目参建单位的档案安全体系建设纳入整个项目安全管理体系，未将项目文件的安全管理的职责纳入到设计、监理、施工等单位领导和项目资料管理员、项目技术人员、项目安全员的岗位职责。在项目日常的安全检查、节假日及汛期等专项安全检查时，未同步进行项目纸质文件和电子文件的安全保管检查。特别是在水电项目施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况，参建各单位往往只重视建设项目进度、质量、安全的管控，而忽视项目文件的收集和安全保管等工作，使项目文件的安全管理不能与工程安全管理同步进行。另一方面，虽然大部分水电企业都制定了档案整理制度，但涉及档案库房管理、档案利用、电子档案管理和档案信息安全保障方面的制度还不够健全。这使水电项目档案的前身——水电项目文件的实体安全和信息安全保管存在着一定的安全隐患。

2.2档案安全保管的软硬件设施设备配置不齐全

在水电建设项目的实施过程中，大部分水电企业的业主单位也建立了专门的档案库房，但由于水电项目建设项目周期较长，项目文件在正式整编归档移交给业主单位之前需要在施工单位保存较长一段时间，施工单位为了控制生产成本，大多没有单独设置档案库房，往往是档案库房与项目部办公室混用，加上项目建设期间人员流动较大，项目文件日常收集、积累、保管的中间环节多，以及衔接的不及时等容易出现文件的丢失，使项目文件的完整性存在隐患。或者是一些施工单位的档案库房设置过于简陋，或将档案库房设置在了地势低洼的位置，使得项目文件长期处于潮湿的环境，减损了项目文件的寿命，甚至存在被泥石流冲毁的安全隐患。此外，随着大量的自动化仪器设备在水电建设项目的应用，由这些仪器设备直接生成的电子文件越来越多，但一些施工单位平时不太注重这些电子文件的妥善备份保管、及时整编，时常因仪器设备的故障造成数据丢失，从而造成无法弥补的损失。

2.3档案信息安全治理意识较弱，信息安全管理的复合型人才缺乏

随着档案事业向信息化、数字化、网络化方向的快速发展，对水电建设项目档案管理人员也提出了新的更高要求。但现实是一些水电建设项目业主单位、参建单位的部分专职档案人员虽然从事水电建设项目档案工作数余年，有着丰富的档案管理经验，对日常档案业务工作驾轻就熟，但在水电建设项目档案安全管理方面，牢固树立档案“安全为天”，落实档案安全管理责任，创新项目档案安全管理措施，构建档案实体和档案信息安全体系的意识不强，档案实体安全和档案信息安全的知识和经验比较欠缺。既懂档案业务，又懂档案信息安全管理的复合型人才缺乏，使得一些水电建设项目业主单位虽建立了档案信息管理系统，但对系统的访问控制、入侵检测、档案利用中的安全保护等不能得到有效的控制。

3水电建设项目档案安全管理存在的问题应对措施

3.1建立健全档案安全管理体系，落实档案安全管理责任

如果把档案安全比作一艘航船的话，那么其“压舱石”就是责任、制度和机制这三个关键。因此，首先应从落实档案安全管理职责入手，在业主单位应明确分管档案工作的领导必须同时分管档案安全工作；二是需要将档案安全责任延伸至水电建设项目参建各方，要求各施工单位的项目经理、监理单位的总监作为档案安全管理的第一责任人；三是将项目文件具体的安全保管职责纳入到设计、监理、施工等单位项目资料管理员、项目技术人员、项目安全员的岗位职责。只有这样，通过建立岗位责任制，层层抓落实，才能将项目档案安全管理工作落到实处。

3.2不断夯实档案安全管理基础，完善档案安全管理制度

有了责任的落实还需要有配套的管理制度作保障。因此，只有通过建立健全和不断完善档案安全管理制度，将档案安全各项要求贯穿于项目文件的形成、整理、归档及项目档案的接收、保管和利用等工作环节，制定《项目文件编制与档案整理实施细则》《档案利用管理办法》《档案库房管理办法》等，从制度上为档案实体和档案信息安全管理提供保障。其次，针对电子文件与电子档案的安全管理，确保电子文档的安全和信息的可用性，需要制定《电子文件归档与电子档案管理办法》，将电子文件从产生形成，直到被永久保存或销毁，实施全程控制与管理，这样才能确保归档电子文件的真实、完整、可用及安全。第三，为有效预防和及时处理、解决档案工作中的突发事件，确保档案信息资源的安全，需要制定《档案工作突档案工作突发事件应急处置管理办法》，并将档案实体安全和档案信息安全的考核纳入到《档案工作管理考核办法》。只有这样，才能将档案实体安全和档案信息安全的各项要求落地落实。

3.3创新档案安全管理措施，提高档案安全管理水平

3.3.1配置必要的档案安全保管软硬件设施设备按照档案管理“库房、阅览室、办公室”三分开的要求，业主单位不仅需要设置满足档案管理的库房、阅览室、办公室，配置满足“八防”要求的设施设备，并配置相应的档案库房管理人员，而且还应督促参建各单位设置满足档案安全保管的档案库房，并严禁将档案库房设置在地势低洼和存在坍塌及泥石流安全隐患的位置。3.3.2定期加强安全检查，及时排除安全隐患在项目建设的推进过程中，一是需要将项目文件的安全管理与项目建设安全工作有机地结合起来，做到同研究、同部署、同检查、将项目文件的安全保管情况纳入工作规划和年度考核。特别是应加强汛期档案安全管理工作，严格落实防汛责任，将汛期档案安全保管工作作为防汛工作的一项重要任务来抓落实，督促参建各方将尚未归档移交给业主的项目文件存放在安全系数较高的地方。并根据《档案工作突发事件应急处置管理办法》，组织参建各方档案管理人员、安全管理人员开展档案应急培训和演练，加强与消防、气象等部门联系，在预警信息上实现资源共享，增强研判能力，形成应急处置工作合力。二是需要建立常态化档案工作运行机制，开展经常性的档案安全状况自查、排查和问题整改工作，严格节假日期间的值班值守制度，并配备和更新档案安全保管的设施设备，同步定期做好检修维护，以确保项目档案安全万无一失。3.3.3织密电子档案安全防范的“安全网”在档案信息化建设过程中，应将档案信息安全纳入本单位信息安全建设，由信息部门负责；同时将档案信息安全纳入到档案信息化建设的整体布局中，借助现代技术手段做好档案数据的异地异质备份等，以提升档案安全工作的科技水平。采取权限控制+操作日志+防护软件等措施，对档案管理信息系统中的档案信息资源进行保护；采取加载水印和工作流的方式，对下载的电子文件进行安全管控。对归档的光盘则采用专用存储柜保管，并实行异地备份存放，以确保项目档案数据安全。3.3.4加强档案安全知识教育培训，全面提高档案人员安全意识确保档案安全，是对档案工作者的基本要求，是档案工作者的基本职责和天大责任。可通过“走出去，请进来”等方式，加强对档案人员的档案安全专业知识、计算机安全知识、互联网安全知识、知识产权知识等方面的培训，为档案安全工作提供人才支持。

4结语

影响档案安全的因素无处不在，档案安全工作只有进行时，没有完成时，永远在路上。档案安全是档案工作的生命线和底线，应始终将档案安全摆放在档案工作头等重要位置，坚持档案实体安全与信息安全并重，切实提升安全保障能力，对档案部门、档案工作者来说，安全永远第一，安全重于泰山，安全高于一切。

参考文献

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篇9

关键词： 高等学校 电子文件 档案管理

高校档案是高等学校从事教学、科研、党政管理及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是高校师生创造性劳动的结晶。随着信息化的发展，高校的办公自动化水平不断提高，内部产生了大量的电子档案，电子档案是指以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的数据资料，由此产生的电子档案已在高校档案中占有极大的比重。高校档案关系到学校发展的历史，是历史的积淀，更是见证事关学校发展重大事件的依据材料，关系到高校可持续发展的一个不可忽视的重要问题。而归档是档案管理的一个重要环节，工作中保证电子文件的齐全完整，充分发挥电子档案的作用，是许多高校的不足之处，本文就如何做好高校电子档案归档管理工作谈几点建议。

一、电子档案的特点

（一）电子档案具有快捷性和可塑性。

与纸质档案相比，电子档案具有存储体积小、检索速度快、方便远距离快速传递，可同时满足多用户共享等特点。利用计算机可直接进行文件的修改、收发传递，极大地提高了办文的效率。

（二）电子档案具有对设备的依赖性。

离开了计算机网络，电子档案就不能传递，不能直接阅读，因此，电子档案必须依赖于特定的软件和相应的硬件条件才能识别和利用。如果没有特定的设备和软件，那么电子档案很可能会失去利用价值。

（三）电子档案具有不安全性。

电子档案的出现，使秘密的载体发生了革命性变化，信息传播从“有形”走向“无形”，电子文件在网络环境中传播和存储，极易受到黑客攻击，造成信息被盗、被删除或被改写等严重后果，一旦出现此类问题，电子档案就会被破坏得面目全非，从而失去应有的作用。

（四）电子文件的法律效力尚不明确。

中华人民共和国教育部第27号令《高等学校档案管理办法》颁布实施不久电子文件归档工作才处于起步阶段，多数高校还没有把电子文件与电子档案的归档工作纳入档案管理工作的轨道。电子文件由于其信息和载体的可分离性、易更改性等特点很难制定出相应的法律认定条文，而各单位在管理电子文件、设计处理软件时，往往各行其是，自成系统，采用的标准也各不相同，造成资源不能共享。这些问题的出现在很大程度上限制了电子文件作用的有效发挥。

二、电子文件的归档管理存在的问题

充分认识和了解了电子文件的上述特点，有利于我们在日常工作中加强对电子文件的管理。但是，日常工作中常常会遇到很多问题，比如大量的电子文件通过网络直接传输，接收单位形成了大量的电子文件，有的单位因计算机系统的存储容量不够，为接收新的电子文件已开始清除部分原有的电子文件。由此可见，电子文件的管理并不像纸质文件的管理那样规范和有章可循。

（一）电子文件收集归档难。

电子文件从形成到归档往往要跨越多个部门，给电子文件的收集工作带来了难题。影响电子文件收集的主要原因有：（1）随着信息化的发展，有些部门如教务处、财务处、科研处等都有各自独立的办公系统，对口上级部门直接通过系统发送到相关的单位，改变了传统的由学院办公室接收文件的模式。各单位、各部门可直接从网上收、发文件，自行办理，形成的电子文件却散落在各个部门；（2）有些部门不重视归档工作，未明确专人负责，导致大量的具有保存价值的电子文件散落在各个部门；（3）由于学校各职能部门的工作环节有时是互相交错的，文件归档职责难以界定，为了方便使用不将电子文件按要求归档，而是存放在个人手中。对电子文件的归档要求不甚明了，难以达到归档前的规范整理；（4）有些部门设备落后，存储器的容量小，新产生的电子文件不得不覆盖旧的电子文件，使很多有归档保存价值的电子文件被删改。

（二）电子文件的技术保护难。

电子文件的载体一般是以磁介质为主，对存放环境的要求比较高，但是目前存储选用的载体不耐久，性能不稳定，加之保证电子文件真实性的技术过于复杂，难以采用等，都是在管理过程中遇到难题。另外由于电子文件自身存在的问题，目前尚未制定出相应法律认定的条文，这在很大程度上限制了电子文件的归档管理。电子文件都依赖于特定的软硬件环境，如果离开特定的设备，电子文件不能生成、识别，电子文件就失去了利用价值。一些早期电子文件，由于设备陈旧、技术落后即使当时保存下来，现在也已经不能识别了。

三、电子文件的归档管理

虽然电子文件的归档管理还存在着不少问题，有些方面和目前档案管理的一些做法不尽相同，但它毕竟是档案管理向更深层次发展的必然趋势。随着人们对办公自动化认识的逐步深刻和计算机网络技术的广泛应用，电子文件改变了传统观念中对档案的理解，也改变了对档案的形式、特征、特性和意义的认识。那么，在信息化发达的今天，高校的办公系统已日渐完善，产生的电子文件越来越多，如何进行电子文件的归档管理是一项新的课题。

（一）加强制度建设，形成一套完善的电子文件归档管理标准。

由于电子文件的记录格式、载体形式有别于纸质文件，电子档案与纸质档案也存在很大差别。目前，国家科委和国家档案局已制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理办法》和《电子文件归档及电子档案管理办法》标准，高等学校在各职能部门的活动中生成的电子文件类型繁多，有文本文件、图形文件、图像文件、数据库文件等，将如此复杂、数量众多的电子文件收集、归档，必须靠制度约束，各高校应根据标准，结合本单位的实际情况，制定一个包括电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的管理办法，在工作中严格执行。合理选择电子文件的存储载体，确定电子文件的归档格式，同时要注意归档文件的鉴定，对归档的电子文件定期进行检查、维护等。同时，我国应加快相关的立法步伐，进一步提高电子档案管理的规范化。

（二）明确电子文件的归档范围和归档时间，采取安全有效的保存方式。

凡是反映高校及其各部门的主要工作，具有参考利用价值的电子文件都应纳入归档范围。确定电子文件的归档时间要视归档的具体情况而定，电子文件的归档管理分逻辑归档和物理归档两种。逻辑归档应随办随归，经归档后的信息可供使用者通过网络检索利用，逻辑归档的随时办理可及时甚至实时地实现档案资源共享；物理归档原则上要参照纸质文件的归档时间，在一个工作年度完成后进行，这种归档方式便于实现电子文件的集中管理，有利于保证档案数据的安全。保存方式可采用以下几种方法：一是将应归档的电子文件最终版本确定保管期限，录入在磁、光记录介质上，脱机后可存放在别处。二是压缩归档。采用数据压缩工具，对计算机网络上应归档的电子文件，经过一段时间积累后进行压缩操作，录入到磁、光记录介质上。三是备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上，避免电子文件丢失。[1]

（三）电子文件与纸质文件同步归档。

由于电子公文本身存在着现有技术手段难以克服的缺陷，所以电子文件应与纸质文件同步归档。用可脱机保存的载体将电子文件备份下来，以纸质与磁盘形式制成双重备份，分别归档管理，但要保持一定的联系。对电子文件和纸质档案的管理要实行同步归档、同步鉴定、同步整理、同步著录和同步利用。这样，利用纸质文件将电子文件的内容固定，解决了电子文件易于被修改的问题，确保其法律效用，还可对电子文件分类组盘，进行著录标引，保留电子文件在检索、存储方面的优点，从而既能高效、方便利用电子文件，又对电子文件起到较好的保护作用。

（四）加强办公自动化系统和电子文件的安全防护工作。

要做好安全保密工作就要处理好共享与保密关系。电子文件可以同时满足多用户共享的要求，但文件的共享只能给经过核准的人员使用。在电子文件处理系统中应建立安全可靠的加密机制和分级权限控制，并对登录的所有人员进行全过程的跟踪和登记。此外，系统必须确保文件数据的安全，防止由于硬件的偶然故障、人为损坏所引起的数据丢失。为确保数据安全，做好数据备份工作也是至关重要的。

（五）对档案管理人员进行电子文件和电子档案管理知识的培训。

从电子文件和电子档案发展的方向看，档案管理人员要提高自身素质，加强业务技术学习，掌握现代信息技术，逐步熟练运用计算机进行电子信息的使用和维护，介入文件的形成和保管，保证电子档案的完整与安全，促使电子档案管理走上规范、有序、健康的发展之路。

参考文献：

[1]王波.高校电子文件归档管理刍议[J].黑龙江档案，2010（3）：48.

[2]杨萍.浅谈加快高校档案信息化建设[J].潍坊学院学报，2010（3）：145-146.

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关键词：学校 档案管理 网络化

随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进人人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案信息进行网络化管理，具有手工管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高学校档案管理的效率。虽然学校档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设学校档案室网络化的条件已经成熟。

一、学校档案管理的网络化条件已经具备

1.网络硬件的发展。随着当前学校标准化建设的实施，学校配置计算机用于教学和管理已经较为普遍，部分学校实现了班班通，校园网。使用计算机为学校档案室服务，实现档案的网络化查询，当前的学校办学条件已绎具备。

2.学校档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案室均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案室的服务手段.提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案室网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、档案网络化管理的特点

1.管理对象数字化。网络化管理不会改变档案的性质和内容。档案在网络化管理中的变化主要发生在其形式载体上和人们对其实体和信息内容的管理与使用方式上。从目前来看，档案的载体首先会进一步多样化，然后会进一步趋向非直观化，也就是说以“机读档案”为典型代表的适宜于计算机等现代化信息技术处理、管理的载体形式将日趋取得统治地位。传统的档案管理对象是以纸质载体形式的档案为主，这使得档案的载体与内容信息密不可分。而现在工程档案管理的对象正随着办公自动化及信息技术的发展逐渐演变为“机读档案”――存储于计算机中的集图、文、声、像于一体的多媒体信息。这就意味着，档案的实体管理与内容信息的管理在使用上将趋向分离。档案的内容信息将主要通过电子计算机等技术媒介发挥其对公司业务活动的日常作用，而档案的实体将会从日常的使用中彻底脱身。分离后的档案内容信息将日趋实用化，而档案实体将被作为最原始的也是最终的凭证精心保存。当然这会引起到底什么是档案，数字化的档案信息具不具有理论上和法律上的效力的争论。而如果数字化的档案信息彻底解决了其可靠性、可信性问题，传统的、直观性的纸质档案恐怕真的会被彻底淘汰。

2.档案收集网络化。收集工作的业务内容并不复杂，专业性也不很强，但它却有着决定收藏水平，决定档案室身价的重要意义。过去收集主要针对项目负责人，及时了解设计进度，做到随时收集入库，而现在随着信息技术和网络技术的日臻完善，网上电子文件的传输已被广泛采用，这为档案部门的收集开辟了一条新途径，可充分利用网络优势进行电子档案收集。

3.档案、查询网络化。档案室保存着大量的档案信息资源，我们把一些可共享利用的非保密的档案公布于网上，凭着其是历史记录的原始性、真实性、权威性的特点，会吸引更多的读者，这是档案室扩大影响、开发利用档案信息的有效途径。

三、实行网络化管理的对策

1.实行网络化管理应重点抓好数据库建设。数据库最基本的信息单元是每条档案信息的著录项目，也是进行检索的一条途径。所以，在进行档案处理时，所提示的档案信息须有一定的广度和深度以确保系统存储的档案信息内容丰富，有较强的网络性。否则难以满足利用者的各种检索要求。我们在设置字段类型时，本着方便利用者查询，又能满足自身工作需要的原则，注意从利用者的角度来考虑问题。

2.实行网络化管理应注意数据库结构的设计。数据库结构的设计并不是简单地将单机数据库向网络中移动。单机数据库中不合理的地方要加以改进，不足的地方要予以补充。

3.实行网络化管理应注重电子文件的收集。目前，计算机已基本普及，各类资料也都存在电子文本，所以现有档案的数字化已不是难题，因此，我们应把工作重点放在这些档案资料电子文本的收集上，实现纸质文本与电子文本同时收集。这样，不仅在很大程度上解决现有资料再次数字化的麻烦，而且也节约了大量的人力、物力和财力。在此，要借鉴此办法，修订文件移交管理办法，强调电子文本的移交与收集问题，使现有档案资料的移交与收集逐步实现电子化。电子文件今后将在网上传输，直接与档案管理系统挂接，可以避免以后通过扫描转化为数字信息。所以应将电子文件的收集纳入到档案工作中来，使其成为今后网络工作中的一个重要部分。

4.实行网络化管理应及时进行设备的更新换代。实现网络化管理的目标，计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。因此，适时地更新设备则是保证“网络化”高效率的重要前提。

总之，学校档案管理实现网络化， 并不意味着传统的档案管理方式的彻底摈弃。由于文件的法律效力通常都是与其相关载体来确定的， 例如纸质文件、文件的缩微品等。而电子文件由于没有固定的载体， 因此电子档案的法律效力是很难明确的。再加上一些原始档案具有历史价值， 也不是电子档案所能替代的。因此， 传统的实体档案管理仍是当前所需要的。在学校实施档案网络化管理的同时， 仍要注意加强原始档案的保存， 这仍是档案工作者必不可少的一项职责。

参考文献：

[1] 徐富荣.论电子档案的法律凭据[J].档案学研究，2009（02）。