档案数字化管理范文

导语：如何才能写好一篇档案数字化管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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现代化档案数字化管理的特征主要表现为：①以网络化为基础的特征。档案数字化管理的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化的基础上进行档案的管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度的节省相关的人力物力，对于档案完整性的保持上，网络化的运作也体现出最大的优势。②数字化管理模式的特征。对档案进行数字化的管理就是指基于数字化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源的形式。电子资源的最大优势就是能最大限度的节省空间，提高管理工作的效率和准确性，而且在查询和整理环节，也提供了巨大的便捷。③档案高效使用的特征。档案管理最终目的是合理应用档案信息。采用数字化管理模式不仅能够提高管理的效率同时也能提高对于档案信息的使用效率。上文已经对档案数字化管理的含义有了一定的了解，而结合我国档案管理的现状来看，档案数字化管理的推进有一定的现实意义，不仅能够将管理者从繁琐的管理工作中解放出来，还能促进整个社会的档案意识的形成。

2现代档案数字化管理存在的主要问题

结合笔者实践工作经验，认为现代档案数字化管理存在的问题主要有：①档案数字化建设缺乏有力的支持。a.缺乏国家与政府的有力支持。我国当前的档案数字化建设无论是在技术上还是在组织都缺乏政府的支持，没有明确的技术性与管理性标准，处于自我探索的阶段，影响了档案数字化建设。b.硬件环境问题。我国当前档案馆所开发的计算机软件，实用性与通用性还比较滞后，且设备的性能不能满足档案数字化建设对硬件设备的要求。②档案数字化建设缺乏统一的标准与规范。片面重视高档的计算机系统以及先进通信设备的购置，忽视了档案信息的规范化与标准化建设，这是当前我国档案数字化建设普遍存在的问题。这不仅增加了档案数字化建设中的资金投入，还没能体现出档案数字化的服务功能。

3加强现代档案数字化管理的措施

（1）建立健全现代档案数字化管理制度。①现代档案数字化管理有别于传统的档案管理方式与方法，因此，档案管理部门要结合自身的实际情况，建立一套新的并适合档案数字化管理的规章制度，如档案工作制度、档案信息的管理规范、档案信息安全保密制度以及机房管理制度等，使档案数字化管理有制度的保障，实现档案数字化管理的规范化与标准化。②树立安全保密意识。档案数字化建设中一个重要的问题即是安全问题。电子档案信息是通过数据的形式储存在数据库中的档案信息，若出现安全问题，就可能造成大量的数据损坏。因此，在档案数字化建设过程中，要加强安全防范意识，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。（2）科学利用相关资源。①保证资源的准确性与完备性。对于档案资源的扫描、入库以及整理环节一定要注意资源的准确性，不要出现一些过失性的错误。档案资源数字化系统建设之前仍需要一部分人力劳动，而人力劳动难免出现疏忽，因此需要避免资源遗漏现象的出现。②统一配备软硬件设施。相关软件硬件设施是档案数字化管理建设正常进行的基础保障，其直接决定着档案资源入库后一系列工作的正常开展，因此对于软件硬件设施的统一配备也是建设开始之前必不可少的准备工作，它不仅有利于提高信息资源的使用率，对于一些网络技术的支持上，同样也发挥着重要的作用。③定期检查和更新。社会的快速发展，对于档案管理工作的更新速度方面有了新要求，对于档案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在档案管理数字化建设当中，对于档案的更新也应得到一定的技术支持，同时还应配备相关的专门部门开展档案的更新工作。（3）强化现代档案数字化管理标准化建设。现代档案管理数字建设并不是一项容易的工作，其涉及的环节诸多，且存在许多容易被遗漏的地方，因此在具体数字化建设过程当中，相关档案主管部门应提高重视程度，聘请相关的专家对管理系统的构建做出一套详尽的计划，并且对于相关的工作原则以及工作任务的分工应尽量细致到每个部分和环节，尽量减少疏漏。信息管理系统建设的过程中，提高相关的硬件操作上的要求，并且对于网络安全问题采取相关的措施，按照行业化的标准对档案数字化管理系统进行科学合理的构建。

4结束语

综上所述，长期以来，档案资料一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索时浪费很多时间，存储空间又大，维护不方便，备份需要大量的人力物力，而且容易出现错误。随着计算机信息技术的发展，现代档案数字化管理已成为必然的趋势。

作者:刘玉俊 单位:海东科技投资有限责任公司

参考文献

[1]邹薇.新常态下谈事业单位档案的数字化管理[J].卷宗，2016（05）.

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1 照片档案数字化管理的重要性

随着社会日新月异的发展，各级政府机关、企事业单位以及群众个体在撰写史志、社会宣传、招商引资、多媒体制作、电子邮件等方面的工作需求日益增加。为了适应与满足倍增的需要，势必要运用现代高新技术，如信息技术、扫描技术、计算机技术、存储技术等，与传统的档案收集、归类、整理、保管、查阅、利用等一系列方法相结合，建立起电子照片档案系统，这就形成了照片档案的数字化管理。数字化是一个系统工程，主要包括了档案资源数字化、信息传输网络化、信息资源共享化、信息利用社会化等内容。照片档案的数字化管理具有其必然性和重要性。

首先，数字化管理使得照片档案的收集方式更具灵活性。由于这些传统照片具有稀缺性与宝贵的历史记忆价值，通常有些照片档案的所有者并不具有将照片交给档案部门管理的意愿，并且无法提供可以进行复制的底片，因此，档案馆只能够通过翻拍的方式来收集所需的照片档案。倘若照片档案的所有者对照片保管不妥善，极有可能导致一些珍贵、重要照片档案永久性丢失，给以后的档案收集工作带来麻烦。照片档案实现电子化管理之后，不仅可以实现照片档案在相纸、磁盘、光盘等不同载体上的转移，而且各归档单位通过网络系统就可以直接将照片传送到档案部门。

其次，电子化管理的完善让照片档案的保存更加安全方便。传统的照片档案是以感光材料作为载体，对保存环境有较高的要求，耐久性不佳。无论是黑白照片，还是彩色照片，均会随着时间的推移出现影像褪色、渗化和消失等现象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能够保存下来，其所发挥的作用也会受到影响。照片档案的电子化管理，使得照片档案的载体变成磁盘、光盘、移动硬盘等，这些载体不仅具有容量大、占用空间小、存放方便等特点，而且保存与复制过程中不会存在变质、褪色等问题。同时，在照片修复上，可以先将老化、破损的照片扫描到电脑，再利用Photoshop等软件进行修复处理，使得图片达到较好的效果。

第三，电子化管理实行后，照片档案的利用会变得更加灵活便捷。人们在查阅和使用照片档案时，并不一定按内容一对一地调用照片，而是根据所需有所选择，这给手工操作带来许多麻烦。同时，照片档案的使用具有排他性，同一张照片不可能让多人同时使用。照片档案电子化管理，使得用户对照片档案的利用可通过计算机随时随地检索，使得档案工作人员的劳动强度大大降低，节省了大量的查阅时间，工作效率得到提升。而且查询速度快、支持多人同时使用、调看同一张照片而不必动用原件，还可通过通讯网络以电子邮件等方式进行远距离传输，充分实现档案资源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片档案数字化管理现状分析

近几年，随着国家社会的发展和各地经济的增长，照片档案管理工作也进入到一个新的历史发展阶段。由于传统的照片档案有相应的《照片档案管理规范》，所以在管理实施的过程中会有章可循，相对规范，但对于数码照片档案的管理相对而言就不是那么规范了。

2.1 管理制度不完善

国内虽然早已出台了《照片档案管理规范》，但这个规范只适用于传统照片档案的管理，具有一定的限制性，对于新兴的数码照片档案在较长一段时间内一直没有制定出一套相对完整的的管理规范，这给照片档案的数字化管理带来了严重的影响。直至2014年，国家出台了《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014），使得数码照片档案的管理终于有章可循。虽然各级单位在照片档案电子化管理工作中，开始执行国家的相关规范，但由于长时间缺乏一套完整的规范，很多的档案馆（室）现行的管理制度仍不够完善健全，并且存在档案管理人员对照片档案的电子化管理意识还较为薄弱的现象，在管理过程中出现执行不严格，缺乏力度的情况。另外，一些档案馆（室）的上级管理部门仍未结合实际的具体情况，制定出相适应的电子化管理实施细则，如对数码照片档案归档时间、归档范围、归档要求、保管条件以及数码照片档案的利用等未做出具体的规定。因此，实际上，很多单位对于数码照片档案管理工作仍然处在一种无章可循、无序的工作状态，这对照片档案电子化管理工作产生了直接影响。

2.2 收集、整理难度大

与传统照片的管理对比而言，数码照片档案的收集难度更大。数码照片具有无底片、不用冲洗的特点，无需产生购买胶卷和冲洗的费用，使得照片数量比以往大幅增加。在这些大批量的数码照片中，质量参差不齐，也不全都具有收集价值，而且缺乏相应的收集细则，这为档案管理人员的收集工作增加了许多隐性困难。其次，现今数码相机的普及率很高，甚至智能手机也具有优质的摄像功能，不仅照片数量增多，收集对象更是难以把握，这使得档案人员很难将所有照片进行收集归档。

与收集工作密切相关的整理工作难度也加大。上述数码照片的收集已难以做到及时，更遑论做到及时的整理了。数码照片档案的数量相比传统照片?n案的数量更加巨大，在整理数码照片时既要鉴定筛选，又要进行重命名、刻录光盘、编写文字说明等一系列繁琐的工作，数码相片的质量参差不齐，档案管理人员需要对这些照片进行整理、选择，所以数码照片的整理很难做到及时、准确。

2.3 安全隐患严重

数码照片的存储依赖于电子设备和计算机，这给数码照片档案的安全带来了严重的隐患。当存储设备发生故障时，数码照片有可能就会丢失。数码相片是数码文件，其具有数码文件的易损性、易改性，计算机和操作系统有被病毒感染的危险性，这会造成大量数码照片被破坏，甚至丢失。

3 加强照片档案数字化管理的对策

3.1 进一步完善数码照片收集归档制度

数码照片与纸质照片具有一定的区别，就形成模式和保存载体而言，数码照片与纸质照片完全不同，数码照片是电子静态图像文件，需要依靠计算机系统进行阅读、处理。因此，制定适合本地区本单位的切实可行的归档制度是首要之举。各档案馆（室）应当根据当前工作的实际内容以及自身部门的需要来制定一套与当前部门现状相符合的关于数码照片档案管理的规章制度。上级管理部门应当明确提出数码照片归档的各项指标要求，即对数码照片的格式、分辨率等作出细致具体的规定。档案管理人员应当专门制作归档照片著录卡片，对每张照片进行逐张编号并按照编号逐张进行录入说明，包括时间、地点、内容、主要人物和摄影者。严禁对拍摄影像进行加工修改，以保证归档数码照片的真实性、完整性和有效性。只有责任到人，工作要求明确，形成常规才可能有效解决照片由于存放散乱而未存或丢失的问题，形成数码照片档案收集的工作网。

3.2 建立有效的照片归档审核机制

归档的数码照片要求是真实且完整的原始文件，因此，档案管理人员在收集照片档案时，首先要打开数码照片文件仔细检查，通过读取照片EXIF 信息，判别图像是否经过编辑，如添加、合成、修改、挖补等后期编辑制作处理，不允许照片有调整、删改、压缩的处理，以确保归档数码照片的有效性和真实性。此外，对于数量巨大的数码照片必须严格审核，筛选条件主要包括照片的主题是否鲜明、有没有代表性、画面质量清晰度高不高等，以此确定其保存的价值，才能决定能否转化为照片档案。对反映同一内容的若干张照片应去粗取精，将反映事件全貌的或典型细节的图像文件归档，选择清晰度高的、对活动又具有表现力的、有重要价值的照片归档。使得每张归档照片都是有效的、可利用的，提高归档效率和质量。

3.3 加强安全保护

各档案馆（室）对归档的数码照片要严格按照《数码照片归档与管理规范》进行管理，要加强对照片档案电子化管理工作的执行力度。在电子计算机中建立分类整理完毕的数码照片电子版，保存方式分别建立三种备份形式，一是只读式光盘一式两份，进行脱机保存，远离强磁场，数字光盘的储存和利用方便，通用性较强，容量较大；二是移动硬盘，选用存储容量为500-1000 GB容量的，要注意移动硬盘的存放环境，避免磁化、强光照射和磕碰；三是传统的纸质照片，应选取一定数量比较常用的且具有代表性和有价值性的数码照片资料在入档案时就特殊记录，输出一套高质量的纸质照片进行整理存档，方便临时使用时阅览参考。实行一套纸质，两套电子，三备份制度。

电子版照片备份存档后可放置在专用的防磁柜中保存，要定期检查。使用数字光盘和移动硬盘储存的数码照片资料，都有丢失的风险，光盘和硬盘都可能因为灰尘、光照、使用过频、磕碰等环境因素而使寿命缩短，从而造成存储内容丢失。在数码图像都丢失的情况下，也可利用纸质照片进行翻拍、扫描，把丢失的数码影像恢复过来。

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关键词：计算机互联网 网络安全　法制建设

随着计算机技术的普及和发展，互联网技术应用已经遍布我们生活和工作的各个领域。中国互联网信息中心的数据显示，2010年底中国联网用户数量已经超过5亿。McKinsey&Co称中国每月的新增网民数量约为600万，到2015年将增加到7.5亿。数字化、网络化、信息化改变了人们的生产方式、生活方式和思维方式，网络信息的确给人们带来了诸多方便，然而，网络网络安全问题却影响了网络环境建设，并干扰正常秩序，危害社会，稍有不慎造成经济损失难以估量。为了确保档案数字化管理之数据安全，在日常工作中必须高度重视网络安全工作，不断加强管理，加强网络安全技术研究。

众所周知计算机学科分类从研究方向划分基本上可以分为计算机系统结构、计算机应用、计算机软件与理论三个大类，每个分类又划分数十个学科。近年来国内各大专院校在专业设置上几乎没所学校都开设与计算机有关的专业，国家每年通过各种途径培养计算机科技人才数百万人次，1994年经原国家教育委员会(现教育部)批准，由教育部考试中心主办，面向社会，用于考查应试人员计算机应用知识与能力的全国性计算机水平考试体系已经日益完善，全国计算机等级考试(National Computer Raank Examination，简称NCRE)为推动计算机技术普及和提高起到了积极的推动作用。

经常上网的朋友都还记得2006年12月至2007年1月，那段让中国网民遭遇浩劫的日子。“熊猫烧香”在短短两个多月时间时间内席卷整个互联网，病毒不断入侵个人电脑、感染门户网站、击溃数据系统，上千万台次的电脑遭到病毒攻击和破坏，给众多个人用户、网吧及企业局域网用户带来巨大的损失，被《2006年度中国大陆地区电脑病毒疫情和互联网安全报告》评为“毒王”。在那段令人惊心动魄的日子里无数家著名网站遭到攻击，数以万计的计算机相继被植入“熊猫烧香”病毒。由于这些著名网站的日浏览量特别大，致使“熊猫烧香”病毒的感染范围扩散速度快，范围广，许多企业和政府机构相继中招，其中不乏税务、金融、能源等关系到国计民生的重要部门。一个技工学校毕业的中专生，没有受过计算机知识的专门训练的计算机业余爱好者，竟然荼毒了半个中国的互联网。若不是由于当初地震引发海底光缆故障，那只颔首敬香的熊猫，极有可能远涉重洋，荼毒整个互联网。

网络的构成是由无数个终端前的个体构成的小群体，进而够成一个庞大无比的大群体，就个体而言是指每个终端，而终端的操作者通常是一个或者数个人。也就是说，网络社会的构成最基本要素仍然是人。网络技术的日趋进步和完善，网络应用的日渐普及，互联网已经成为很多人生活工作重要的一部分。就象电被发明以前，蜡烛和各种油灯是每户家庭夜晚照明用必须物品。然而，这样一个方便沟通联络的信息渠道，却因为不文明甚至龌龊行为导致变味，甚至与原功效背道而驰。种种现象的发生已经导致了网络的负面影响不断加深，很多家长因为孩子迷恋网络而视网络如大敌，当然，这虽然只是片面的局部的表象，但却在一定程度上反映了客观存在的事实。

当然，也存在一些如“黑客”攻击、骚扰、制作传播网络病毒、流氓软件等等，作为一种对某种元素不满的发泄也好，作为对自身“超凡”本领的无忌惮展现也好，这些行为也给其他用户造成了损失和伤害，也是一种不道德的行为。比如“黑客”可能是由于好奇心使然，也可能是技痒难耐，但却只实施的过程中给受者造成困扰甚至是巨大的经济损失，通常这种行为的后果是损人不利己，相信在现实社会中这种损人不利己的行为发生的概率是相当低的，但为什么在网络上发生率却如此之高?而且屡禁不止?

即使有各种各样的“防火墙”、“防病毒”软件出现并被大规模利用，但这些手段还是不足以防范和控制掌握着更高技巧却用心不良的网络使用者，况且，从来就没有一种真正有效的手段出现过，这是网络应用的一个巨大缺陷。另外，相关互联网管理法律的缺失和不完善导致出现不文明行为以及所产生的负面效应局面难以得到有效且合理的处理，这又在一定程上助长了该行为的日益嚣张。

计算机、互联网作为当代高科技产物，在改变着人们的生产生活方式的同时，也深刻影响着社会文化发展。党的十七届六中全会《决定》指出：“加强网上思想文化阵地建设，是社会主义文化建设的迫切任务。”我们从事计算机技术、网络技术教育要着眼于发展健康向上的网络文化，不断强调依法管理，加强网络法制建设，依法惩处传播有害信息行为。通过依法管理计算机网络，发展健康向上的网络文化，通过积极推进网络法制建设，改变我国现有互联网法律法规还不完善，与网络管理执法工作实际需要不相适应的现状，不断建立健全互联网法规体系，实行依法管网、依法办网、依法上网。要不断加快立法进程，抓紧制定完善有关计算机、互联网方面的法律法规，加强对现有法律法规适用网络管理的延伸和司法解释工作。同时，加大执法力度，壮大执法队伍，健全执法体系，落实执法责任，真正做到有法必依、执法必严、违法必究。

计算机、互联网给人们带来的便捷的同时面临的最大问题是数据安全问题，档案数字化管理数据安全问题是不容忽视的，必须采取有效措施妥善解决数据的安全问题。做好档案数字化管理数据备份工作，不仅要积极做好本地数据备份，还要根据现有条件做好数据异地备份，只有这样才能在防止本地计算机、互联网故障的同时，做好防地震、洪水等自然灾害造成数字档案数据安全工作。避免像汶川地震、98长江洪水那样的重大自然灾害造成不可挽回的损失。随着电子信息技术的飞速发展计算机、互联网技术日臻成熟，数据库管理，数据集成的成功经验比比皆是，要做好数据集成的软件开发工作，档案数据化管理系统要像第二代居民身份证管理系统那样便于数字化档案录入数据库，便于查询检索，便于实时更新数据库管理数据。

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［关键词］医院档案；数字化管理；安全防范

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.02.134［中图分类号］G270.7；R197.3［文献标识码］A［文章编号］1673-0194(2016)02-0173-01

医院档案数字化管理是互联网+时展和信息技术进步必然产物，数字化医院档案的发展成为当前医院档案管理主流，给医院管理工作带来很大便利。但是，医院档案数字化管理过于依赖互联网技术，更多的是以不同地理位置、载体数字化信息资源进行存储，利用互联网进行连接实现档案数字化管理。因此，在医院档案数字化管理工作中，需要综合考虑互联网技术、档案安全性和保密性，否则将会给医院档案数字化管理工作带来安全隐患，这已成为当前医院档案工作人员需要重要考虑的问题。

1医院档案数字化管理工作安全问题

当前，很多医院档案数字化管理正在建设并逐步完善，在信息化管理方面取得了很大成绩，给医院管理带来了极大便利，但仍需要关注医院档案数字化管理工作的安全问题，主要涉及技术系统不可靠、工作保密等问题。医院档案数字化管理工作面临技术系统不可靠的安全问题。医院档案数字化管理系统受到黑客恶意攻击破坏，在传输保存时感染病毒，直接威胁医院档案的安全性；医院档案数字化管理系统尚不完善的，作为一个开放式管理系统，很可能存在不少管理系统、技术支持等方面的漏洞，一旦系统受黑客攻击或感染病毒，技术安全问题将再次升级，面临系统安全问题；在医院档案传统管理中，安全使用和保密工作更多是依靠档案载体开展工作。在医院档案数字化管理工作中，安全使用和保密工作面临全新变化，导致传统档案安全管理措施不再适用。当前医院档案数字化管理工作中，仍存在档案保密管理漏洞，如很多档案信息没有设定保密级别，存在随意复制、拷贝现象，档案管理工作人员安全意识薄弱，没有按操作规范实施档案管理工作，存在档案信息泄露问题，很可能遭受重大损害。

2医院档案数字化管理工作安全防范对策

2.1技术防护

医院档案数字化管理通过录像、照片、纸质档案等进行数字化整理、加工形式，工作安全主要是为了确保医院档案实体安全基础上，防止数字化档案数据丢失、被盗、更改、破坏、非法下载等问题，针对档案实体管理、数据管理、信息管理三方面，实施的虚拟化档案规范管理。笔者认为加强医院档案数字化管理技术安全防范主要从源头运行和备份入手。第一，坚决从源头杜绝安全隐患，医院档案数字化管理需要配置基本技术安全系统，应用防火墙、数字签名、用户认证等技术安全工具，对医院档案实行分级管理。第二，及时安装后期安全程序，在医院档案数字化管理工作中，往往会在不经意间感染恶意病毒程序，导致医院档案系统遭受攻击，或计算机程序面临篡改缺陷，使得医院档案泄密、破坏，这就需要工作人员及时发现系统漏洞，安装各类安全补丁或程序，弥补系统程序缺陷。第三，为了防止医院档案数据、信息丢失，医院应设立档案备份系统，通过对档案数据、信息进行拷贝、异地备份，实现档案数字化管理安全存储、安全管理，确保数字化档案安全。

2.2安全使用

为加强医院档案数字化管理安全使用，需要强化对档案工作人员的安全教育，强化安全使用措施。第一，实施物理隔离措施。医院档案数字化管理使用计算机要坚持“专机专用”原则，从源头隔离外网混用现象，避免遭受黑客攻击，最大化降低安全威胁。第二，禁止在医院档案“专机”安装未经安全认证的程序、软件，禁止安装非工作软件，如游戏等娱乐程序，避免因木马、病毒带来的系统可靠性威胁，避免系统遭受瘫痪安全隐患。第三，尽可能减少使用优盘管理档案行为。优盘自身具有随机读写数据特性，且在不同计算机读写数据，很可能交叉感染病毒，成为系统病毒传播主要途径，所以应尽可能少用优盘管理医院档案。第四，医院档案工作人员还需要注意陌生文件，不轻易打开来路不明文件，因为很多木马、病毒都是捆绑在这些文件中的，因此要保持高度警惕，避免系统遭受病毒感染。

2.3安全保密

医院档案数字化管理安全保密需要强化工作人员保密意识，设置分级管理制度，独立管理医院档案。第一，培训医院档案工作人员的风险防范意识和安全意识，加强档案工作人员法律意识，强化档案工作法律保护意识，做好工作保密自我防范，避免职业风险；第二，设置分级管理制度，在管理系统中设置不同的管理权限，对医院档案实行分级管理，尤其要加强保密档案的管理，以封闭式档案数字化工作环境隔离档案泄密，杜绝档案信息随意查阅、盗取的可能，实施档案数字化独立管理。同时，还可采取档案保密措施，严禁工作人员、外部人员私自沟通档案信息，严禁工作人员向外部传递系统档案，一旦发现严重处理。

3结语

医院档案数字化管理工作在互联网+时代既是一大机遇，也是一项挑战，先进科技的背后势必存在安全隐患，档案工作人员要解放思想，积极创新，但也要注意数字化档案管理工作安全防范，维护医院数字化档案管理工作安全。

主要参考文献

［1］刘丽春.浅析医院档案信息与数字化管理［J］.办公室业务,2015(5).

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摘要：如今许多数字技术出现，呈现出良好的发展态势，奠定了档案数字化的基础,而照片档案在档案中占据着重要地位，因此，对照片档案进行数字化管理具有一定意义。

关键词 ：数字技术 照片档案 数字化管理

档案能够真实记录实践活动和作为信息的载体。为克服传统照片中出现的问题，应不断提高现代化管理水平以及照片档案管理质量，在保证照片管理同时尽可能优化数字化管理。

一、照片档案数字化管理的基本概述

照片档案实际上是具有一定保存价值的利用光感材料和影响为主体的能够切实反映历史的记录。一般的照片档案主要包括照片、底片和文字。照片是通过底片构成的，在选择数字化管理对象的时候，是把扫描对象还是底片作为数字化管理对象成为数字化管理首要问题。在进行数字化照片档案管理的时候包括两种主要方式，数码相机翻拍录入以及扫描仪扫描输入。在选择照片保存格式的时候，具有很多种类，例如，JPEG、BMP等，为了可以永久的保存照片，可以刻录具有一定自动播放和查询功能的光盘，建立说明文件方便于以后的管理。

二、照片档案数字化管理的步骤

1.妥善整理好原有的照片档案

（1）重新对照片进行编号。以件为基本单位，依据年度进行编号，尽可能把对应的照片和底片使用相同的编号，如果它们因损坏或者褪色没有相应的利用价值，应该剔除。对于具有相同场景的很多照片，适当选择主要的进行归档。对于处于同一活动或者事件的照片依据照片的内容进行排列，保证管理期限，能够以适当的标准入册。

（2）对照片卷内目录进行正确编制。依据国家相关保准，归档照片的时候需要确保具有齐全的照片、底片以及说明，照片应该与底片相符合，并且对于照片具有明确规范需求，文字说明主要包括时间、人物、地点、事件、背景以及摄影者。为了能够从根本上对照片档案进行数字化管理，需要在保证具有原来照片面貌的前提下，对照片卷内目录进行正确编制，保证具有完整、齐全的照片档案。

（3）实现照片档案的数字化处理。扫描输入传统照片进行存储。可以利用数码相机或者扫描仪来对传统底片和照片进行数字转化，然后适当的存储到计算机中。在扫描照片的时候，需要设置好相关参数，例如，色彩位置、分辨率等，一般来说分辨率都是30 0 dpi。扫描之后一般利用TIFF和JPEG格式进行储存。如果是比较重要的照片，建议是圆通TIGG格式。

2.对照片进行相应的图像处理

对于已经输入的照片合理的存储为JPEG的形式，在不会失真的前提下利用Photoshop软件进行一定的处理，例如，锐化、校色，以此合理修饰老照片的瑕疵。一般情况下，利用自动对比度以及自动色阶的调整就可以很好的提高照片质量。

3.完成照片档案的数字化管理

数字化管理照片档案的重点就是数据录入，建立数据库属于长时间、工作量大并且很细致的工作，需要具备一定的专业素质以及实际操作能力，保证数据录入具有一定安全性、准确性以及时效性，为实现数字化管理提供基础。建立数据库给利用照片档案带来一定发展，为检索照片提供了很大方便，只有输入相关要求，才能够精确的进行查询，还可以在一定程度上保障安全性。

三、照片档案数字化管理的优化

1.增强照片档案数字化管理的先进意识

照片因材质和特性不同，保护及存储需求也不同。一般来说，主要的照片档案材料就是片基和乳剂膜。因此，对于数字化档案管理就有更加严格的要求和规范，充分分析制成照片的实际材料，可以尽可能保证具有一定的完整性，对于修复破损照片具有一定意义。

2.落实与提升行政监管的职能，制定有效制度

针对照片档案数字化管理所出现的问题，国家相关部门需要依据档案法的的规范和标准，不断落实政策，严格处分在管理照片档案的时候出现严重错误的人员，达到警示的作用，避免出现损坏、分散以及流失照片的问题，带动数字化管理的发展。

3.做好照片档案的收集归档与鉴定方面的工作

需要定期对档案照片进行归档和鉴定，例如，检查照片图片的质量、清晰度以及数字化格式等，上述几方面对于照片档案具有一定价值，不管是什么方面出现问题都会造成很大影响，导致照片失去原有的价值。

总而言之，对照片档案进行数字化管理能够保证可以长久的存储照片档案，充分保障具有一定的安全性和完整性，方便与使用人员查询照片档案，能够最大限度降低成本。在照片档案数字化管理的时候，合理的实现规范化和标准化的管理是一项需要长期坚持的项目，需要进行充分分析和研究。

参考文献

[1][1]刘萍.照片档案数字化管理初探[J].云南档案,2011(3):57-58

[2]姚丽文.照片档案数字化管理的探讨[J].数字与缩微影像,2010(2):33-34,36

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关键字：档案管理；数字化；技术变革

中图分类号：F299.23；G270.7

随著互联网信息技术的发展，数字化技术运用到人们工作和生活的许多个方面，在档案管理中，数字化也得到了极大的运用。档案管理的数字化就是在档案管理过程中利用计算机技术和信息技术，使档案变成数字化和网络化的利于管理和处置的电子档案。采用数字化的存储方式，能够节约大量的存储空间，方便检索，便于保存，对于更好的高效利用档案资源有着积极的意义。在档案数字化的运用中，要坚持真实性、安全性、便捷性等原则，提升档案数字化管理的效率。

一、档案管理数字化的意义

实现档案管理的数字化管理是十分必要的，档案管理数字化技术的运用主要是指利用计算机、数字摄影和扫描等先进技术，将档案资料以数字化信息的形式进行保存并加以利用，形成系统的档案管理信息库，进一步提高档案管理的质量和效率。方便快捷的档案数字化管理将改变以往传统的管理模式，有效地提高管理效率。

档案管理数字化主要具有两个方面的意义。一是数字化能够节约档案管理的空间。纸质档案比较厚重，占据较大的空间，保存纸质档案需要较大的场地，在保管的过程中，对于库存的条件要求比较高，在搬运的过程中需要的人力财力也比较高。而采用数字化的存储，更够有效的节约存储的空间，存储较为便捷。二是数字化资源方便档案的处置和共享。采用数字化档案管理的模式，档案检索利用都较为方便，且电子化的档案馆也方便读者进行查阅下载，这有利于对档案资源行进行有效的管理和处置，以达到档案资源的高度共享。

二、档案管理数字化的现状和问题

虽然我国进行档案的数字化管理的时间还不是很长，但也取得了可喜的进步，自上个世纪九十年代行业实行档案数字化管理以来，档案管理逐渐从手工管理向信息化转变，既保护了档案信息，又加快了档案的开发和利用，全面提高了档案管理的合理性。但档案管理数字化技术的运用还是一个不稳定的、易出现问题的新事物，这也体现了事物发展的普遍规律，发展都需要过程，不会一蹴而就。所以，对于不成熟的档案管理数字化管理工作而言，并不是十全十美。当今档案管理数字化技术的运用所出现的问题可以归纳为以下几点。

（一）档案管理的数字化系统不健全

档案数字化管理的目的就是为了方便档案的存储查阅和利用，这就需要建立起完整的档案管理的数字化系统。从档案的存储管理和利用都有着一套较为便捷的平台。但是就目前来说，档案管理的数字化系统并不健全。长时间以来，档案管理资料的作用只是为提供咨询或者证明等简单的服务，在实际利用效果和服务上都缺乏深入和创新，使得档案管理工作只是停留在表面，开发程度还不够，所以很多服务还无法开展。

（二）缺乏标准的档案数字化管理标准

在如今经济和科技都快速发展的时代背景下，信息技术与计算机技术越来越发达，为人们的生活、工作提供了很多便利，但事物的属性都是相对的，大量信息的每日更新使得档案管理资料在搜集与整理的过程中都存在着一定难度，这可能会造成资料的缺失和错误。对于档案管理的数字化建设，需要统一的标准和流程。但是目前，我国在档案管理标准化建设还没有统一的标准，对于档案管理的数字化的相关规范和要求还不够健全。

（三）缺乏专业的档案管理人才

对于档案创新形式的运用，最重要的是要培养熟悉档案数字化管理的人才。但是目前来说，我国对于档案管理学方面的培养力度还不够。很少有专门的大学开设档案管理学，所培养的专门性人才还不多，难以满足档案数字化管理的现实需要。

三、档案管理数字化的改进措施

（一）培养专业性人才

人才是第一生产力，这一点在各行各业中都有很明显的体现，当然，行业中的档案数字化管理工作同样注重人才的培养和利用。只有拥有大量既懂得先进计算机技术，又懂得档案管理的人才，这一领域才能在时代洪流中获得更好的发展。而我国档案管理数字化管理人才的培养主要可以从两方面入手。首先，对已有的数字化档案管理人才进行专业知识的培训，使他们逐渐改变陈旧观念，更新知识结构，提高创新能力和管理能力，进一步改善该行业的人才结构。其次，要积极吸纳高水平、高技能的数字档案管理人才，要从招聘、管理、激励等方面，留住人才。

（二）加强标准体系的建设

缺乏标准化的档案数字化管理会造成档案管理资料保存的不完整且不规范，那么档案管理的数字化管理就失去了满足社会需要、加快档案管理建设的意义，更不用谈档案管理数字化应有的价值。然而，目前档案管理数字化管理中，这种现象还普遍存在，一些档案馆的数字化管理手段和管理制度还不标准、不规范，这极大的阻碍了档案管理数字化管理的正常发展和创新。于是，加强档案管理数字化建设就具有重要意义，只有健全了相关体系，保证档案管理信息的规范和完整，那么数字化技术在档案管理中才能得到更好的利用。此外，规范档案管理的标准和体系，会对档案管理数字化建设、发展产生极大的促进作用。

（三）健全电子档案数据系统

原始的档案管理资料大多是纸质的，通过人工录入或者用扫描仪进行扫描等两种方式，将纸质版的档案资料转化为数字版的档案资料。这是数字档案制作的两种最主要的形式，但前者是一种效率较低、容易出错且占用大量人力资源的方式，而通过扫描仪将纸质版档案转变为电子版档案就是一种比较实用的方法了。但要保证档案管理资料不遗漏、不缺失，就要健全电子档案数据系统的建设。这主要体现在两方面，首先，数字档案的管理人员通过扫描仪在将纸质档案转变为数字档案时，也要将纸质版资料重新录入，并及时修改、补充、更新数据资料；此外还要讲原始的纸质资料保存完好，因为数字档案在存储或传输的过程中可能会出现很多不可控的因素导致资料的丢失或损坏。

四、结论

档案管理数字化极大地节省了人力资源，将人力逐渐转向服务行业，简化档案管理流程的同时，还提升了档案管理的质量和效率。在运用数字化进行档案管理的过程中，要注意坚持可用可查可共享的基本原则，简化档案的查询流程，方便档案的使用。为了推进档案数字化的进程，必须进一步培养专业的档案管理人才，加强档案标准化体系建设，进一步健全电子档案的数据系统。

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[关键词] 装备机关； 档案数字化； 信息系统

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 062

[中图分类号] G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）05- 0108- 02

1 档案数字化及其发展现状

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，以网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要内容。

近年来，随着我国基层档案工作规范化的推进和社会信息化整体进程的加快，数字档案室已成为城镇、社区和机关单位档案信息化建设的重要目标。2000年起，国家档案局、中央档案馆开始机关单位电子文件归档管理的试点工作[1]。在此基础上，2011年初制定的《全国档案事业发展“十二五”规划》要求“在试点基础上推动机关电子文件管理工作，加强对在办公区域相对集中机关事业单位建立‘文件（档案）管理中心’的指导”。一批国家部级单位以及北京、上海、杭州等地市级机关数字档案室试点工作的开展，在标准制定、数字档案管理系统推广、制度规范等方面取得了一定成绩，为机关数字档案室建设积累了宝贵经验。

要实现机关数字档案室的顺利运行，对传统档案进行数字化并对数字化档案进行高效管理，最重要的解决方案即是构建数字化档案管理系统。这种系统将开发先进的管理模块、软件和档案信息资源库，并强化档案行政管理职能，可以更加规范、高效地管理档案工作。数字化档案管理系统能够实现档案收集、管理、提供利用、上报移交、年检、业务指导及监督指导等功能，最大限度地满足档案部门管理、监督和指导的需求，使档案管理现代化迈上新的台阶。

2 军队装备机关业务档案数字化管理的内涵

军队装备机关业务档案数字化管理，就是在部队主管装备工作的各级机关，改变以纸质资料形式存储保管业务档案资料的传统方式，采用先进的信息技术，借鉴和运用档案数字化管理理论及先进方法，开发建设装备机关数字化业务档案管理信息系统，将部队各级装备机关日常业务工作及各专项活动中形成和积累的各种计划、方案、批示、报告、规章制度、法规标准、会议材料等文档资料及图片、视音频多媒体资料进行采集、归类、整理、维护，实现装备机关各种业务档案资料数字化存储与管理，并提供检索查询服务。通过数字化业务档案管理系统，可解决装备保障业务工作档案资料的积累、储存、管理、查询等难题，对装备工作的开展具有重要的辅助支撑作用。

3 装备机关业务资料管理现状及问题

军队各级装备机关负责本级部队军事装备建设与发展、使用管理、维修保障、器材筹供等装备工作，每年都会形成和保留种类复杂、数量庞大的工作资料。从内容上讲，包括年度业务工作文件、专项活动工作文件资料；从形式上讲，包括各类报表、文本文件以及图片、视频等多媒体资料。这些资料记载和反映了装备工作的发展，是装备保障业务工作的成果积累，对装备保障的建设发展具有重要作用，应给予安全存储和有效利用。

目前，装备机关文档资料的存储管理方式有两种：一是传统的以实物形式保存，手工立卷加纸质目录的档案管理方式在装备保障系统普遍存在。实物化的方式占用空间大、不利于储存管理和及时收集整理，容易造成文件失存，查询检索困难，已经不能满足文档资料储存管理需要。二是部分能够电子化的资料在各业务信息系统中分别生成和保存。部分业务信息系统生成的电子化文档分散存储于不同业务信息系统中，存档文件不能集中存放，查询不便，不利于对车辆装备保障工作文档的整体掌控和运用。

应用数据库技术，实现数字化档案资料管理是当前条件下文档资料管理的必然趋势。将装备文档资料全面电子化，并集中存放管理，有利于形成装备保障工作的历史积累，有利于文档资料的科学管理，能够显著提高资料信息查询使用效率。

4 装备机关数字化业务档案管理系统建设目标

装备机关数字化业务档案管理系统的建设目标，是采用先进的计算机技术建设基于数据库的数字化档案管理系统，将装备保障系统工作档案资料进行集中管理，实现电子档案接收、档案资料整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定等功能。系统应具有高可靠性和安全性，适应海量存储需求，易于管理和维护，并具备较高的开放性，即能够提供各种接口及服务，以利于其他业务系统的调用，与相关业务系统紧密耦合，使得业务数据能自动归档到系统中，提高工作效率。

5 装备机关数字化业务档案管理系统功能规划

装备机关数字化业务档案管理系统包含两大部分：档案资料数据库和档案资料检索维护系统。

5.1 档案资料数据库

装备保障档案资料数据库是以特定方式组织起来的文档资料数据集合。装备保障档案资料数据库由目录数据库、业务资料数据库、文档资料数据库、多媒体资料数据库组成。

（1） 目录数据库：将各类档案信息按照一定格式录入到计算机中保存形成的数据集。即过去手工抄写的案卷目录、文件目录等检索工具的内容，录入计算机，形成机检目录，以备查询利用。

（2） 业务资料数据库：是装备保障业务数字资源的数据集合。具体地讲就是借助数字设备及第三方软件将以纸质等载体形式存在的、需要存档的重要业务文件转化为可用计算机等数字设备阅读、处理的电子文件信息的数据集合。具体包括：装备保障维修文档资料、器材筹措供应文档资料、训练工作文档资料、科研学术项目情况及文档资料、经费管理文档资料、专项重大活动文档资料等。

（3） 文档资料数据库：具体包括已经颁布实施的装备保障系统相关行政法规、规章制度、标准规范等的数字化文档。

（4） 多媒体资料数据库：业务工作或重大活动形成的需存档的图片、音像资料等多媒体数据集合。

5.2 装备保障档案资料检索维护系统

（1） 装备保障档案资料分类管理功能。能够进行装备保障档案资料数字资源分类管理，能够完成类别的增加、删除、修改和查询。

（2） 数字档案录入功能。系统能对文档、图片、音频和视频等内容进行录入、上传。在录入时可设立多级目录，分类存放各部门文件。用户端可上传、浏览文件，并可设定共享单位，指定共享、不共享或有限共享，显示上传时间及用户名。

（3） 数字档案检索功能。可以基于资料文件名、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录和关键字（主题）等属性组合搜索，从海量文档中快速准确定位所需文档。支持联网远程访问，使资料得以多人共享，方便协同查看，工作人员需要访问调阅某些文件时，只需登录系统即可查看，再也不用重复传输及复印，节约了成本。

（4） 统计功能。主要根据发文时间、资源上传时间、资料类别等进行统计。

（5） 用户级权限管理功能。系统应能够创建用户，并根据用户的不同等级，实现对访问各类档案数据的授权和管理，并确保用户不能越权访问数据。

（6） 系统管理功能。主要功能包括：系统数据的备份、查询用户登录系统情况等。系统管理功能的使用者是系统管理人员。

（7） 系统帮助功能。一是系统操作使用的电子教程，二是系统版本说明。

6 系统建设中的难点与关键问题

6.1 档案文件的系统分类

工作文件资料涉及装备工作的方方面面，既有业务资料，也有首长重要批示和讲话、上级机关下发的各类文件及法规标准、行政规范；既有手写文档资料，也有油印和打印资料，还有照片、音频视频等多种资料。总体数量庞大，种类复杂，需要按照档案电子化需求重新进行梳理分类，构建装备保障档案资料分类框架体系，为下一步方案管理和查询奠定良好的基础。

6.2 档案存储与检索技术

一是要科学设计各类档案资料的存储方式和存储结构，做到低冗余、全覆盖、安全高效；二是对于文档、资料进行存储时，是将其转换成图片进行存储，并没有直接存储该文件资料的全部文字性内容，同时音视频文件在存储时，存储的只是具体二进制文件，为了进行检索，还需要在保存文档时，对文档的主要内容进行描述，比如采用关键字方式对该资料（文档图片、音视频）进行描述，如何根据用户输入的查询关键字进行文档匹配，保证查全率和查准率，对查询结果进行排序，保证系统的检索速度等都是建设系统时需要研究的内容。

6.3 档案资料数字化过程控制

将大量的档案数字化，是一个庞大的系统工程。首先要做好收藏文件情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、数量、档案信息利用等基本情况。其次要制订档案数字化的科学规划，包括服务器、电脑、扫描设备等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化是一项费时较长的工程，在大规模、流程化的数字化过程中，所有档案原件都需从档案库房分批大量取出，一定要保障档案原件的完整，不允许出现损毁和遗失的现象。档案数字化过程要实施全程控制，要对文档资料做全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容：一是数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。二是数字化中的人员业务培训。数字化工作是需要人来完成的，人员业务培训不过关，直接导致返工，间接导致成本的增加，时间段的延长。三是数字化后的数据质量、图像质量检查。录入后的档案信息要有非常高的正确率，扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描。

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关键词：数字化管理；查阅；开放式管理

房地产又叫不动产，是指房屋及其占用的宅基地、院落等使用的土地。房地产档案是房地产管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房地产权属工作中，直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同历史时期所形成的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记载和重要依据。

所谓房产档案数字化，就是指在房产档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。

为了更好地分析房屋权属档案的数字化工作，本文拟从数字化管理的原则、具体实施以及对数字化管理的思考三个方面加以阐释。

1.数字化管理的原则

1.1实用性原则

所谓实用，是指在数字化管理过程中，应采用性能稳定、与现有房产运行系统相兼容的技术与设备，以最大限度地满足房产档案馆（室）现有业务和未来发展的需求。实用性原则的本质要求乃在于新建系统能够长久稳定地运行、使用。

1.2安全性原则

安全是数字化档案建设不可忽视的重要方面.甚至是头等大事。如果由于采取措施不当，导致应该保密的房产档案信息外漏或必要的房产档案信息毁损，使房产权利人因此而遭受合法权益损失的，档案馆要承担必要的民事及行政责任。而客观上，由于存储电子文件的计算机软盘、光盘等化学磁性材料寿命较短，不易长久保存以及软件系统的更新换代可能产生电子文件存储的数据结构是否兼容及其数据结构转换等问题。电子档案本身又具有不稳定性的特点口。为此，必须采取一系列的措施，使系统无论是硬件还是软件都具有免受自然灾害和人为破坏的能力，防止房产档案的散失、泄密。

1.3真实性原则

真实是电子档案的基本要求。在数字化管理过程中，如果未及时发现并纠正虚假或错误的档案信息，可能会引起不必要的房产权属争议，加剧纠纷当事人的矛盾，并可能导致档案管理部门承担民事、行政责任。因此，在实践中，必须贯彻真实性原则，从录入、运行、维护等各阶段严格要求.建立权、责、利相结合的制度，避免产生失真档案。

2.数字化管理的具体实施

2.1数据库选择

建立产权数字化档案馆（室）是一项庞大、复杂的系统工程。为此，对于房产权属电子档案数据库建设，应尽量采用最为先进的存贮系统。针对产权电子档案极高的安全性要求，在采用高可靠性存贮系统的同时，建立完善的光盘库备份和恢复系统，以保持当前电子数据库的光盘复本。光盘备份，恢复系统采用智能化调度机制，可实现定时、定量（全备份，增量备份）的自动化操作。另外，与其它静态的档案不同。产权档案随时因房产权属的改变而发生增量变化，应构建一个动态的电子档案系统。通过在数字化档案馆系统中内置权属档案异动的动态更新机制，可为房产测绘应用和房产管理应用提供相应的系统接口，在线跟踪房产的权属变化（转让、变更、抵押，查封、灭失等等），动态更新电子档案的状态和内容，保证了电子档案与房产权属现状的严格同步和一致。

2.2人员培训

人员培训主要包括两个方面：一是针对选择的数据库技术，对员工进行培训；二是数字化管理的职责划分，即分清谁是权属档案微机数字录入员、扫描员、审核员、备份员，并明确其相应的工作内容、责任后果。

2.3录入、扫描及备份

对相应人员进行培训后，就进入了由纸质档案转化为数字化档案的生产运行程序。

第一道工作程序：房屋权属档案资料的录入。档案资料录入人员必须具有极端负责的工作态度，熟练的打字基础，对所输入的每一卷房屋权属档案的内容不得有丝毫的疏忽和大意，确保所输产权档案内容的真实性、可靠性、完整性。

第二道工作程序：房屋权属档案资料扫描。房屋权属档案资料扫描人员在扫描过程中，不得漏扫或随个人意愿随意增减、丢失房屋权属档案中每一页资料，不得造成因在这个工作程序中，房屋权属档案资料得不到应有的完整保护而丢失或散失，给房屋权利人造成不可弥补的损失。

第三道工作程序：对录入、扫描的全过程进行检查。房屋权属档案资料每一个信息历经录入、扫描以后，就进入检查阶段。检查阶段是至关重要的阶段，是纸质档案转变为电子档案的最后一道关键环节。检查人员要对房屋权属档案中每―个信息的真实性负总责，并对图片的歪斜程度进行必要的调整。

第四道工作程序：对形成的电子档案进行及时备份。此时的房屋权属档案已经是传统的纸质档案的载体与信息的一体化，其生命具有了明显的整体性。因此，在保管纸质档案时，要更多地关注其整体存在。在这一点上，工作人员必须有清醒的认识和严肃认真的工作态度。每天房屋权属档案的录入、扫描、检查全过程完毕后，都要认真做好电子档案的备份工作。要严格按照备份制度进行备份，把备份制度真正落到实处，以防由于不可知的破坏性.为数据丢失后的补救工作打好坚实的基础。

2.4开放性管理

所谓开放性管理，是指按照法律法规的规定，以公开方式对房产信息查阅、变更所进行的管理。其主要包括两方面内容：一是权利人对房产信息的公开查阅。根据建设部《房屋权属登记信息查询暂行办法》第七条规定，“房屋权属登记机关对房屋权利的记载信息，单位和个人可以公开查询。”但是，需要注意的是，公开查阅并不是无限制的查阅，其只能在权限范用内查阅，未经特别委托许可，原则上不得查阅他人的房产信息，为此，《房屋权属登记信息查询暂行办法》第八条、第九条对此进行了详细规定。二是权利人对房产信息的变更。变更与查阅的性质不同，其直接涉及了当事人的权利义务内容，因此，必须严格遵循法定程序，审查当事人的变更请求，并要求当事人提供相关的原始凭证，否则，由于房产档案管理部门的疏漏而对权利人造成的损害，房产部门要承担赔偿责任。

3.数字化管理的思考

房屋权属档案的数字化管理已势在必行，然而，变革之余，重新审视、反思，却仍然会发现数字化管理的诸多弊端。与传统纸质档案的真实性、稳定性、可靠性及原始性相比，电子档案要逊色不少，并且，由于以下三方面的事由，可能影响档案的运行管理：一是录入错误，即由于录入员的粗心等原因而导致的档案信息错误；二是病毒侵入，导致电子档案信息残缺不全。三是非法修改而致的电子档案失真。电子文件具有可变性，其真实可靠性远不如纸质档案，随时都可能被非法修改。当然针对如上弊端，我们也可以采取如下措施进行预防：一是加强培训，提高档案工作人员的素质并帮助其树立责任心，从主观上避免疏忽大意，并要建立责任追究制度。二是加强电子档案的使用管理.安装杀毒软件，减少外来软件、硬件的拷贝、编辑，阻断病毒侵入途径，建立完善的光盘库备份和恢复系统，以保持当前电子数据库的光盘复本。三是设定登录限制、使用文件权限，更改文件属性，不与他人共享文件资源，减少无关人员的接触机会。尽管瑕不掩瑜，数字化管理的弊端并不能根本性地阻碍改革的步伐，但是，房产档案的重要性，需要我们慎之又慎，在完善数字化管理的同时，对传统的纸质档案管理方式绝不能完全抛弃。更为理智的做法是，取长补短，将纸压档案与电子档案管理结合起束，共同为房产事业服务。

参考文献：

[1】曹苏慧.关于档案信息化建设的思考Ⅱ】山西农业大学学报（社会科学版）2004，3（3l

【2】任松华，陈辉.论房产档案管理的信息化啪兰台世界，

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数字化病历档案室的建设要以病历档案使用需求为原则，以最大限度服务病历档案使用者为导向，建立一种多功能的数字化病历档案智能平台。数字化病历档案室主要由两部分组成：

（一）病历档案信息资料的数字化是数字化病历档案存在的基础

病历档案信息资料的收集是病历档案工作者的最基础工作。将病历档案信息资料数字化是数字化病历档案室存在的基础。数字化病历档案是传统病历档案管理通过“应用数字技术处理和存储病历档案”的方式来管理病历档案信息资料。它们的区别不只是处理和存储病历档案的方式上，同时也是在病历档案室发展阶段的不同上的区别。在电子病历后时代，数字化病历档案室是传统病历档案室发展的一个全新阶段。病历档案信息资料的数字化来源包括：

1.病历档案数字化影像处理系统:主要是将传统的纸质病历档案进行影像化处理，然后以文档和数据库的方式存储并配以加工、管理、应用的体系。目前我国纸质病历档案数字化技术主要有三种：翻拍、扫描、缩微扫描结合三种方案。数字化影像处理系统将纸质病历档案数字化后，存储成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空间比较小，易于传输与储存，也易于阅读和展现。一般医院都采用PDF格式存储。

2．电子病历系统：这是未来数字化病历档案室数据来源的主要形式。电子病历是指医务人员在医疗活动过程中，使用医疗机构信息系统生成的文字、符号、图表、图形、数据、影像等数字化信息，并能实现存储、管理、传输和重现的医疗记录，是病历的一种记录形式。电子病历系统则是采集、存储、传输、处理、使用电子病历的一整套工具和应用程序。在电子病历系统中，电子病历存储的格式通常有两种:一种是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是当前处理结构化文档信息的常用工具。另一种格式是PDF，电子病历可以采用虚拟打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持电子签名、支持带水印的显示输出，有助于保证数字化病历档案的安全性和合法性。一般医院都采用PDF来实现数字化病历档案的归档和存储。PDF是数字化病历档案的较理想存储格式。

3.病历档案数字化影像处理系统与电子病历系统相结合形成一份完整的电子化病历。根据卫生部电子病历基本规范：对目前还不能电子化的植入材料条形码、知情同意书等医疗信息资料，可以采取措施使之信息数字化后纳入电子病历并留存原件。因此，即便在电子病历时代，电子病历所无法包含的知情同意书等也必须通过数字影像化处理后，才能形成一份完整的电子化病历。故完整的数字化病历档案管理系统包括了数字化影像处理系统与电子病历这两种存储方式。

（二）数字化病历档案的管理与服务参照传统病历档案管理及三级医院评审要求，数字化病历档案室的病历档案管理与服务的应用应包括如下几系统：

1.病历档案管理系统：对病历档案资料、病历档案服务及对象进行管理。有病历档案信息管理模块；病历档案查询与检索模块；病历档案报表管理；病历档案科研检索模块等。

2．病历档案资料提供与服务系统：提供病历档案复印、复制及打印功能。还包括用户登记、身份证明资料存储、复印的病历档案资料项目登记及服务收费登记等。

3.智能数据平台。这是数字化病历档案室的终极目标。它是一个使用方便、界面友好的通用数字化病历档案智能信息服务平台。是基于电子化病历档案信息系统、电子医学图书馆、电子医学期刊及相关医疗信息及医疗法律法规等有关电子病历档案系列知识的一个综合性平台。主要是对病历档案信息进行二次开发，包括针对科学研究及统计分析建立的智能专题病历档案信息数据库。其功能包括：数据检索权限管理、智能数据应用导航、专题病历档案数据检索系统、自定义数据库设计及智能知识库检索系统等。当然，在医院数字化病历档案室的基础上，未来，还可建立区域数字化病历档案室。

（三）数据化病历档案室的实践

我院电子病历于2007年6月4日开始实施，至今其电子病历档案管理拥有的信息集成及应用系统有：

1.电子病历档案管理系统集成了如下几子系统：电子病历系统、医嘱子系统、手术麻醉子系统、检验系统、影像系统、护理系统、临床路径、日间手术等，基本涵盖了所有的病历资料。图片导入功能：对不能电子化的纸质病历档案案如知情同意书等进行扫描或拍摄导入电子病历系统，以保证病历档案的完整性。

2.电子病历档案管理工作站：含这几个模块：电子病历档案编码、审核模块；病历档案回退管理；病历档案归档管理；电子病历档案借阅管理：电子病历档案复印管理；电子病历档案封存管理；

3.数据化病历档案应用系统目前只有病历档案首页管理模块及综合查询模块。

（四）体会

数字化病历档案室提高了病历档案的服务能力，它是数字化医院的重要组成部分，是提升病历档案管理与信息利用水平的必由之路。

1.年轻化、专业化的人力资源队伍是实现数字化病历档案室的基础。我院是一所新发展起来的专科“三甲”妇幼保健医院，其病历档案室成员的专业化与年轻化是它的主要特点；和其它医院相比，它少了老医院病历档案室的种种冗余，多了观念的创新及病历档案信息新技术和主动服务技巧；同时，科室文化倡导积极主动的学习与参与意识，积极参与医院的各种有关病历档案建设；同时，努力按照PDCA管理模式精细化管理病历档案，力争打造一个服务型、学术型病历档案管理队伍。

2.专业素养的建立。病历档案管理是一门边缘学科，其管理人员除了具有病历档案管理及医学知识外，还必须具有计算机技术、网络技术及知识产权保护、法律法规等多方面知识的一种全新的复合型人才。

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档案管理数字化具有很多的有点和意义，主要表现在以下几个方面：第一，档案管理数字化可以使得档案的储存空间变得更加简略，它可以节省很多文字信息的存放空间。我们可以利用现代的网络存储技术，将那些纷繁复杂的纸质的档案资料以数字化的形式放在计算机里面，这样可以避免纸质档案的残缺和破损；第二，档案管理数字化可以提高我们的档案信息管理的时效性，缩了我们在整理档案信息资料时的加工时间；第三，档案管理数字化把档案信息的利用率迅速提升。现在的网络技术如此发达，档案管理数字化可以将档案信息和最新的科学技术连接在一起，同时在以先进的网络技术和计算机技术为基础，可以充分得将档案管理数字化的功能发挥出来。我们可以利用现代网络系统将整理的档案信息的成果快速的发到各个部门，延展了我们的信息的可利用范围；第四，档案管理数字化可以缩短查找档案信息的查找时间。传统的手工档案信息在检索时，是需要大量的查找时间的，我们得先检索档案目录，在进一步查找，这个过程中需要很多的时间和浪费人力。而在档案管理数字化中，我们进入页面，只需要搜索相关信息的关键词就能快捷地找到相应的档案资料。

2、关于落实档案管理数字化的方法问题

2.1既然档案管理数字化能够给我们的生活带来这么多的方便和快捷，那么如何真正落实档案管理数字化的方法就是我们面临的重要问题。我们要保证档案的原件处于安全状态，同时要把档案信息的利用率提高。这样我们就得注重档案管理数字化，这是比较基础的工作。那么在进行档案数字化的管理时我们需要从以下几个原则上进行把握：第一，遵循方便利用的原则，这是数字化管理的主要目的和要求；第二，掌握排序的原则。在管理档案数字化中，我们要提前建立好每个文件的相关的目录数据库，这是数字化工作得以开展的基础，在目录数据库建立中，我们要注重质量，准确无误地对档案信息资料进行整理、著录、分类以及编页，这样就能可以建立一个质量很高的文件目录和案卷目录。同时我们也为档案数字化打下了牢固的基础，杜绝了数字化管理在源头上的错误。这一定程度也决定了管理档案数字化的胜负；第三，掌握复制克隆的基本原则。我们要在管理档案数字化中注意信息的完整性，在进行缩微、鉴定整理、数字化以及仿真复制这些工作中，要进行合理安排和布局，不要出现扫描错误，不能多次重复扫描。当然我们不能因为信息的敏感程度和重要程度不同而对有的信息进行删除，这样会造成档案的不完整性，从而给档案的利用带来不必要的麻烦。要尽可能地保持档案的原来面貌，减少损害档案原件的可能性。