毕业生档案管理办法范文

导语：如何才能写好一篇毕业生档案管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】高校；档案管理重要性；内容；建议

一、高校学生档案管理工作的重要性

2008年9月14日，经过长达几年修改的新《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），由教育部部长周济和国家档案局局长杨冬权联合，从2008年9月1日起实行。这是高校档案工作中的一件大事，也是我国档案界的一件大事。《办法》第一次提出了学生类档案的概念，并且把学生类档案纳入高等学校档案管理的范围，而且单独设类，充分体现了“以人为本”的思想，十分明确地指明了学生类档案管理的必要性和重要性。

二、高校学生档案的内容

新的《高等学校档案管理办法》明确规定学生类档案包括：高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

我院根据新的《高等学校档案管理办法》和学院学生档案管理工作实际，规定了在校生的归档材料包括：

（1）高考材料（报名表、体检表、政审表、高考成绩、中学学籍、奖惩材料等）。

（2）入学通知书及准考证。

（3）入学登记表。

（4）军训鉴定表。

（5）在校期间受院级（包括院级）以上表彰、奖励登记表及各种纪律处分决定。

（6）学生的党、团组织材料（入团志愿书、入党申请书、入党志愿书、预备党员考察材料等）。

（7）学年鉴定表。

（8）毕业生登记表、毕业生体检表、学生成绩表、就业报到证通知单（副联）等有关材料。

（9）招生录取大表。

三、高校学生档案管理工作存在的问题

学生档案管理旨在对学生在校期间。以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查阅、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。长期以来，由于诸多原因，高校学生档案未能得到应有的重视，致使档案材料收集不全，质量不高。不能准确全面地反映高校学生的全貌，甚至出现档案丢失等现象。当前高校学生档案管理主要存在以下几个方面的问题：

（1）学生档案不受重视，管理体制不完善。学生档案是学校档案的一个分支，在档案管理二级机构中没有配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导，学生档案管理没有建立完善的考核机制和相关制度，学生档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善。

（2）学生档案的收集整理不规范。目前学生档案一般由学生管理部门（学生处）进行统一管理，而学生档案的整理和移交由院系来完成。由于学生管理部门（学生处）和院系均没有配备专职人员，加上学院缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案在收集整理过程不规范，如归档文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、材料缺失等等。

（3）学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备。因档案的收集不及时，整理、服务环节跟不上，容易产生相关部门相互推诿，有时学生查一个档案跑几天，服务质量和水平有待提高。

（4）毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善。在国家对高校毕业生实行统分统包的时候，高校毕业生档案通常由学校档案部门在学生毕业离校后统一寄往生源所在地人事局或有人事任用权的用人单位，随着高校毕业生就业制度改革，高校毕业生自主择业，国家不再对高校毕业生进行统包统分，毕业生的档案是由人才市场、人才交流中心待管，待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。由于转递环节复杂，容易导致一些学生档案丢失，给学生的就业带来了不良影响。

四、做好高校学生档案管理的建议

（1）首先要统一认识，加强领导。学院领导、院系领导及广大教职工都要强化档案意识，自觉支持和做好学生档案工作。要把学生档案工作纳入议事日程，把学生档案建设当作全校一项基础性的工作常抓不懈。同时加强管理。将学生档案管理工作纳入有关职能部门的目标管理，在布置、检查和总结学生管理工作的同时，布置、总结和检查学生档案工作；另一方面，学院要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题，做到人员到位、经费到位、设备到位。

（2）加强对高校兼职档案人员的培训，兼职档案人员应当重视观念更新，练就过硬的业务技能，拓宽视野、丰富知识，从而提高入档质量，使档案工作经验得到不断的充实。

（3）加强学生档案材料的收集，做好平时收集与重点收集和集中收集相结合，明确收集学生类档案收集范围，做好各部门收集协调工作。学生档案的管理应有一个指定的归口部门进行统一管理，院系要指定专人负责，统一要求，保证学生档案材料的完整、齐全；文字材料纸张规格要统一，书写要规范、字迹工整。档案收集和整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要求填写完整。

参考文献：

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关键词：高职院校；学生档案；管理模式

高职院校作为我国高等教育的重要组成部分,肩负着为国家培养、生产、管理一线高技能人才的重任。高职教育快速发展，为社会、区域输送的是应用型人才，高职院校学生档案是学生从高中（中专）阶段及大学期间个人学习、经历和重要社会实践活动的真实记录，是对学生的综合素质及能力水平较全面的考察，成为用人单位选拔人才的真实、可靠的第一手资料。高职院校的学生档案管理也有其自身的特点，重视和加强学生档案的管理和利用，是新形势下高职院校档案建设工作的重要内容之一。

一高职院校学生档案管理现状与不足

1.档案管理意识淡薄

现在毕业生到社会上工作，只有公务员、事业性单位、国企等少数单位是需要调档案、办户口的，很多公司、企业都不需要办理户口，需求调整档案，导致许多毕业生认为只要有施展才华的舞台和高收入就可以，人事档案已经成为无关紧要的东西，无需什么档案证明自己辉煌的过去；在工作之后，有人认为职称已不是证明人才能力的惟一标准，如果不参加职称评定，就不需要使用档案。我国现行的人事档案管理制度在很长一段时间还不会取消，随着人事制度改革的深入推进，人事管理将逐步进入规范化管理阶段。毕业生就业以后，要面临落户、转正定级、职称申报等问题，这些都需要查阅档案；毕业生继续升学、报考公务员也需要使用档案。因此，档案意识淡漠最终将使个人的权益受到严重的损害。

2.学生档案的内容不够全面，形式比较单一

现高职院校学生档案一般包括学生中高考档案、学生在校期间填写的登记表、党(团)籍材料、奖(惩)材料、高职院校毕业生登记表、成绩档案、体检表等。这些材料基本上能客观地反映学生在校期间德、智、体及家庭状况。但对学生平时表现记录少，如学生参加集体活动、社会实践活动或轻微违纪情况没有反映或只有粗略反映。

3.档案管理标准不统一

随着招生规模的不断扩大，专业和学生数量不断增加，档案整理和在校期间学籍材料归档都大大增加了难度。曾经使用单纯流水号的方法，已经不能很好地完成档案查阅、使用的功能，档案保管情况混乱。一是归档手续不完备，如毕业生登记表没有本人签名、没有学校公章；学生成绩单没有教务部门的公章或用复印件替代。二是书写用笔不标准，填写档案材料时存在采用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔书写的现象。三是纸质材料页面设置不标准。规格不一的纸张开本和页边距设置在学生档案里随处可见，增大了档案标准化管理的难度[1]。

4.入学档案转递途径不规范，新生档案内容缺失严重

实行网上招生后，纸质档案寄发转递不规范。档案都由考生自行带入学校，其中有大部分档案不密封，档案材料丢失、破损情况常有发生。高职院校中，中职升高职学生的档案还经常分地点存放。因中职生毕业后可直接就业，故部分中职院校将学生中职部分的档案全部派遣至人事局，而仅将高考档案交由学生带入学校，造成档案内容不完整。

随着高职院校毕业生就业制度改革，国家不再对高职院校毕业生进行统包统分。应该说，生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任，毕业生的档案通常经过多个环节，从学生本人转到学校立卷各院系，再到就业指导办、地市级教育局（人事局），最终到就业单位人事部门。由于生源地的人事部门没有了保管毕业生档案的权利和责任，因此忽视对高职院校毕业生档案的管理，加上转递环节多、人员杂，导致一些学生档案错投、误投，甚至丢失。

5.管理方式墨守成规

高职院校学生档案的管理模式、管理方式墨守陈规，过于强调其保密性和安全性，而忽视了其作为档案的开发利用、为社会提供服务的宗旨，严重制约了高职院校学生档案的提供利用，高职院校学生档案平时只是束之高阁，利用频率比较低。

二新形势下高职院校学生档案的创新管理模式

1.加大宣传，提高全社会档案意识

提高全社会的档案意识并不单纯是学生或学校的事情。想要提高全社会的档案意识必须由社会、用人单位、高职院校和学生共同做出努力。第一，各级人事档案管理部门应通过各种形式贯彻宣传《档案法》，特别是要通过具体的实例宣传人事档案工作，让大家充分意识到人事档案的背后是人事管理关系，涉及每个人的合法权益。管理人事档案的单位就是出具人事证明的担保单位、职称评定的申报单位、社会管理的依托单位。由此可见人事档案的重要性。第二，现在全国大部分地区都实行高中毕业生自带高中学籍档案到录取院校报到的做法，各院校可利用新生入学缴交档案之机让学生了解这一做法的作用和意义，让学生树立初步的档案意识。通过加强宣传教育，让学生知晓在校期间哪些材料将进入毕业生档案；在学生毕业前，学校则应把档案意识教育作为就业教育的重要内容，依托校园网、就业网、校报、就业宣传栏等平台宣传毕业生档案的内容、作用和去处，提高学生档案意识[2]。

2.丰富档案内容，提高档案利用价值

高职院校培养学生的目标是高等技术应用型人才与高技能人才，其档案内容也应注重收集体现其实际动手能力方面的材料，如各种技能证书、技术等级证书等。此外，在校期间因考试作弊、打架等原因受过处分的材料、检查，以及因表现较好撤销处分的材料都应归入档案。这样一方面能真实、全面、动态地反映学生的成长经历，同时也可对学生的不良行为起到一定的遏制作用。学生参加社会有益组织的活动情况，如青年志愿者等，以及反映学生贷款信用状况的助学贷款还款情况、在校期间通过自学同时获得本科学历的证书等等，都归入学生档案，从而丰富了学生档案的内容，立体地、全面地反映出学生的发展情况，使学生档案能真正成为学校或用人单位培养人才、使用人才的可靠依据。

3.建立真实性和完整性相统一的学生档案管理体系

目前，考生档案存在日益简单的趋势，这与网上招生方式有着密切的联系。但是，这种简单化的方式绝不能理解为在档案内容上的可写可不写以及在归档材料上的可有可无。相反，为了促进档案填写内容的真实性与档案材料的完整性，必须做到：第一，电子档案格式要统一，填写内容要真实、完整，相关指标项目的含义要清晰、准确、有效。第二，考生纸质档案归案项目要统一规范。

学生档案信息的开发利用是提高学生档案管理整体水平的重要任务。学生档案管理人员要解放思想，更新观念，破除“重管轻用”的观点，转变“无所作为”的思想认识，把学生档案信息开发利用作为学生档案管理工作的重要内容之一来看待。如：可充分利用学生档案管理软件，编制学生信息库，通过跟踪毕业生的就业信息，对毕业生的就业质量进行分析，为学校进一步改进人才培养模式，加快课程改革，提高教学质量，促进毕业生充分就业提供参考。

4.“双套制”管理方式

笔者结合自身工作经验和高职院校学生档案管理现状，认为高职院校学生档案管理必须实行“双套制”管理方式，即实行纸质档案和电子档案共同归档保存并进行管理和利用的方式，实现高职院校学生档案数据库管理与纸质档案互补、并存的管理方式。采取“双套制”管理，可以在尽量保护纸质档案的同时，便捷、多渠道地利用电子档案资源。将学生档案与计算机网络结合起来,就可以显示学生档案的生命力:便捷性；交互性；易操作性；便于做数据统计；便于查阅；可同时满足不同档案使用者的需求。

5.完善学生档案管理各项规章制度，做到有章可循

以《普通高等学校档案管理办法》为基础，结合实际情况，制定相应的《学生档案管理制度》及《毕业生档案管理制度》，使工作有章可循。制定统一的入学登记表格和《档案材料标准填写方法》，确保归档内容的真实性、准确性和一致性。在严格遵守《毕业生档案管理制度》的同时，建立全面的档案邮寄登记及回执手续，保证毕业生档案不错发、不漏递。根据高职院校某些专业需要借阅档案的情况，制定一系列档案查阅和借取的办法：在由主管领导批准，并严格办理登记手续后，方能将档案密封借出[3]，确实实现档案管理的准确、有效，保证档案材料按时、完整的归还。建立标准化、规范化的工作程序，在保证档案管理高质量、高效率的同时，提高档案管理的基础工作水平。

综上所述，做好高职院校学生档案管理工作，是学校人才培养工作的需要，也是社会经济发展的需要，在当前经济危机的情况下，不仅有利于毕业生就业，还有利于促进高职院校自身建设，提高社会信誉，档案工作者在实际工作中仍需加强研究，不断提高学生档案管理工作水平，促进学生就业，为毕业生将来的道路铺设档案的良好道路，进而提高高职院校的整体管理水平，为社会培养高素质人才。

参考文献：

陈凯侠：高职院校学生档案管理工作的问题及措施.黑龙江档案.2009年3月：85

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关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理

《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的，共七章四十三条，2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》，从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述，对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准，充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位，为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。

一、新《管理办法》的几点变化

1.扩大适用范围，把成人高校纳入办法适用对象

21世纪的高等教育事业蓬勃发展，除普通高校外，成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到发展，而且日益成为高等教育体系不可或缺的一部分，很显然原《管理办法》中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的发展现状和要求。所以新《管理办法》扩大了适用范围，涵盖了各级各类的高等学校，有利于促进所有高等学校档案工作的发展。

新《管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”，特别把成人高等学校列出，这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向，有利于规范成人高校的管理。根据新《管理办法》，成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理办法，这为提升学校的管理能级、规范档案管理工作和促进学校更加科学发展奠定了坚实的基础。

2.明确了高校档案的管理体制和学校领导的机制

新《管理办法》规范了高校档案工作的领导体制，规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”，“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”，确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查职责，明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系，领导体制层次清晰、责任明确，操作性强，有利于高校档案管理工作的开展。

档案管理工作既是一项基础性工作，又是一项服务性工作。要做好这项工作，学校领导必须加以重视。新《管理办法》明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人，强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任，《管理办法》还规定“遇有特殊情况，应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念，增强档案意识，了解本校档案工作的现状，统筹全校档案事业发展规划，把档案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。

3.规范了档案管理制度和档案人员的职责

新《管理办法》重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围，这样可以使学校档案工作朝着规范化的目标发展，使学校档案的归档内容更加全面。新《管理办法》提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度”，以评促进档案建设;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”，强化学校各部门立卷制度。

《管理办法》要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交”，规定了各部门负责档案工作人员的具体职责，保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完整、齐全。

4.增加了“学生类”档案管理内容

高等学校的主体是教师和学生，原《管理办法》片面强调了学校管理、教师和教学，而忽视了学生和学习。教育以学生为本，学生以学习为本，新《管理办法》对此进行了修订。在新《管理办法》中归档范围里增加了“学生类”档案的保管内容，具体内容“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案，毕业生登记表等”。学生类档案要求从学生入校开始到学生毕业结束，档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理办法中，把学生、学校和对社会有价值的档案并列起来，充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性，体现了学校对学生的人性化管理。

5.从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建设

随着社会信息化的发展，数字校园的建设、数字档案馆建设势在必行，新《管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。

新《管理办法》在档案机构的管理职责上明确规定:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。”提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”，突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限，突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位，这符合时展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室，编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南，档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件”。

6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关怀

新《管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”这个规定可以从根本上改变目前成人高等学校档案机构工作人员，因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人高校档案工作发展的局面，为成人高校档案工作发展的人才需要奠定了基础。

对长期接触有毒害物质的档案工作人员，“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助”，这使得多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法取得补助得到了落实，体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。

二、新《管理办法》对成人高校档案管理的影响

目前，成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距，特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比，成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新《管理办法》提出的规定和新要求，加强成人高校档案管理的基本思路有以下几点。

1.改变档案管理模式，适应成人高等教育事业改革发展的需要

在当前科学技术迅猛发展，知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下，成人高等教育学校建设开始出现新的局面，使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要，档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主，提高档案的利用，扩大服务功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源，只有重视开发利用，不断拓展业务范围和服务领域，才能充分发挥信息资源的优势。

2.加强档案管理人员的队伍建设，提高档案人员的业务素质

要实现成人高校档案的科学化管理，关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养，使之能热爱档案管理工作，有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时，要加强对档案管理人员的业务技能培训，不断为其提供接受继续教育的机会、更新档案专业知识，通过系统学习，使之在专业的深度与广度上都有较大的提高，在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力，能够积极开展档案利用工作，为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育发展与改革工作的需要。

3.大力加强电子档案管理，不断探索档案管理现代化的新途径

随着人类进入信息时代，档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展，成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点，这对高校档案机构提出了新要求，必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理，实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用，成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件，从录取新生开始，将学生的姓名、性别、照片等基本信息录入数据库，将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索，将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时，成人高校要适应档案管理发展的趋势，对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份，减少纸质档案的使用，努力做好档案信息管理系统的使用、维护和安全工作。

总之，成人高校的档案是衡量学校教育管理水平和教学质量的重要标志之一，也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此，作为成人教育档案工作者，要按照法制化的要求不断走上正规，不断加强档案管理意识，加强档案的开发和利用，实现档案的数字化管理，充分发挥成人教育档案功能，为推动成人高等教育档案事业的发展和促进学校各项工作做好服务和保障工作。

参考文献

[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[J].绍兴文理学院学报，2006，(12):136-137.

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 关键词  高校  学生档案  精细化  管理 

         在现阶段，高校学生档案分为两种类型：纸质档案和电子（数字）档案。由于多方面的原因，电子（数字）档案的真正普及还有待时日，因而以重、实、杂、多著称的纸质档案依然大行于天下，为了更好地体现“以学生为本”，服务广大学生，其工作的精细化需求已是题中之义。

         一、学生档案的内容

         一般来讲，高校学生档案是指高校学生从高考录取入校到毕业期间所形成的各种文件材料,其基本内容包括：(一)高考档案。 (二)新生入学体检表。(三)学生情况登记表。 (四)学生实习鉴定表、学年鉴定表；(五)学生学籍变更材料。 (六)学生在校期间的各种奖惩材料。 (七)学生在校期间党团籍材料。 (八)毕业生档案材料。

         学生档案的内装材料就是要保证有关单位通过对学生档案的审查，能使其全面地了解这个学生，为其作出针对这个学生的相关决策提供强有力的佐证和辅助。

         二、高校学生档案的精细化管理流程

         学生档案管理的精细化，笔者认为可以从以下几个方面来着手：

         （一）收

         要求所有的“档案邮件的可能收件人”要形成一个联动机制，在接收到相关的档案邮件后，应立即转送到本校学生档案管理部门，由这一部门操控相应的造册登记、归档保存程序；学生自带到校的本人档案，由辅导员负责接收，指定好安全的存放区域，安排相关学生干部协助，工作难度应该不大。

         （二）清

         它与“收”几乎是同步的。“清”就是清查出没有入学前档案的学生名单，告知学生，以便学生本人与高中毕业学校联系，追查其档案的去处，确保其档案顺利归档。二级院（系）在上交其接受的学生档案时，最好以班级为单位进行捆扎，为将来的毕业生建档打好铺垫。另外，应附上此班级的学生名单并标注出无档学生，以便上交后学生档案管理部门能顺利完成相关统计工作，在后续的工作中对相关记录进行核销和公布。当然学生档案管理部门清理完毕收集的学生档案后应向相关院（系）及时通报提供统计名单，方便二级院（系）及时与缺档学生沟通，完成新生档案的最终收集任务。

         （三）存

         1.入学新生档案的存放。一般来说应该按院系、分专业进行集中存放。这样便于日后查找和毕业生建档，也便于新收到的学生档案及时归类。

         2.休学和转专业学生档案的存放。

一般情况下，转专业同学的档案应该及时归到他新的班级中，并作好相关记载，防患于未然；休学的同学应该从原有的班级中抽取出来，按照休学的年限分别标识、存放，为学生复学后其档案得及时归类做好准备。

         3.托管档案的存放。2002 年国家下发文件，允许毕业时尚未落实单位的毕业生档案留校两年。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案迁回生源地。还有一部分高校以前是自己为毕业生托管档案，这部分档案的存放更加重要，特别是人事制度的改革，就是过了托管期限也没有人来认领或查找，这部分档案更是重中之重。这类档案可能会随时被查阅和寄走，因此，一定要与其他类型的学生档案区别开来进行存放。

         4.死档的存放。只所以说是死档，是指存放在学校无人认领的学生档案。这部分学生或遭遇特殊变故而终止学习，或录取未报到但不知道其高中档案的去处，其档案即成为死档。作为机密文件，档案管理的工作职责使然，依然应该专柜妥善、分类保管，而不能随意销毁。

        （四）填

         一般来说，档案材料的填写应该是很严肃的、规范的、详实的。这也跟学生档案管理部门提出了要求，也就是在填写档案时，要根据国家相关部门政策、规定及时出台相关的填写规范。一般用黑色的签字笔正楷字体填写，而不能用其他颜色的签字笔、圆珠笔等；院系、专业、班级的简称一定要参照有关的格式模板而不能随意缩写；加盖印章的区域范围、时间标志的印制规范等，要落实到具体细节部位等等。总之就是要保证学生档案填写信息的客观性。

         （五）装

         一般说来，毕业生档案主体材料的封装在二级院（系）。这些材料主要包括填写好的相关登记表、奖惩材料、毕业登记表，以及由相关部门返回的体检表、心理健康档案、诚信记录、党团材料、派遣证副本等，再加上毕业生的高中档案。直截了当地说毕业生档案的主体工作是在相应辅导员的主持下完成的。在这个环节，学生档案管理部门应该及时去二级院系进行随机抽查样本、现场指导，以便随时更正不规范之处。确保学生档案封装的初步完成，上交后以便学生档案管理部门顺利进入学生档案二次封装工序。

 在二次封装开始前，学生档案管理部门先要对毕业生档案加盖骑缝章，准备好机要信封等相关材料，设计和打印好学生档案转移的存根、通知、回执，并编号、盖章。依照相关部门提供的学生人事档案转递地址制作地址标签，然后将对应的学生档案和学生档案转移的通知、回执装入机要信封，贴上对应的地址标签，最后封口、归类、捆扎。

         （六）寄

         在与邮局机要机构交接学生档案的时候，要根据学生档案邮寄清单逐一核查，及时解决问题，并协商好档案清单的送返时间及相关学生档案的退回事宜。因为部分毕业生档案在机要转递的过程中由于邮寄地址不准确被打回，还有的档案因材料不全被档案接收部门退回。凡此种种，需要跟邮局的机要机构达成一个协议，确保这部分毕业生档案能顺利回收、整理及二次机要邮递。

 （七）查

 有条件的高校可以设计一个毕业生信息平台，将档案信息及时录入毕业生信息系统，并开通毕业生的网络查询端口，既方便学生网络查询又为人工查询提供便捷之途。留校托管的学生档案也要进入查询系统，及时更新相关信息，特别是超过托管期限后寄回生源地的学生档案，更要作好充分的、详细的备注记录工作，让查询人一目了然。

         （八）退

         在这方面主要是针对中途退学或其他原因被开除学籍的学生档案，一般来说这类档案的处置应该在学生办理退学手续时同时办理。由学生提供相关的地址，其操作方法应与正常的毕业生档案转递一致，由邮局机要机构转递，并做好相关的记录，及时收取回执、备案，以便处理后续的查询事宜。

          “一切为了学生、为了一切学生、为了学生一切。”要真正做到这一点，说难也难，说不难也不难，关键是我们的态度。学生档案管理是学生工作的重要组成部分，他既是一个为学生服务的可操作平台也是一个服务窗口；他既是学校管理水平的体现，也是学校教育质量高低的形象标志；他既需要在细枝末节上的修修补补，也需要在宏观的战略层面上去灵活把握工作的度。作为高校工作人员，恪尽职守，服务好学生，就是服务教师本人，也就是在服务人民大众，也是在回报社会。

 

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成教生档案归档材料从产生到整套档案流转，整个过程涉及学生本人、各班班主任、各专业成教工作负责人、学生档案管理人员等。建立材料完整、内容准确的学生档案，需要各层面人员充分认识到成教生档案的重要性，进而认真对待每份材料的产生、归档。学校可以根据成教生的学习方式，在新生开学初布置学生填写学籍卡相关内容时给他们组织一次学生档案知识讲座或者发一封信，告知学生档案的性质、价值等相关知识；在学生毕业填写毕业生登记表时再次灌输相关内容，以提高成教生对自身档案材料的重视程度，严肃对待自身档案材料，保证自身所填写材料信息的准确性。对于各班班主任、成教工作负责人、学生档案管理人等学校相关人员，可以请档案部门专业人员开展有关档案工作性质、地位和作用等知识的讲座，从思想认识层面提高其档案意识；将涉及学生档案管理工作的内容纳入个人工作岗位职责，将学生档案工作情况纳入年终考核内容，以制度约束来增强其档案意识；在布置相关工作的同时布置档案材料的归档工作，在日常工作中增强档案意识。

2.修订业务规范，梳理工作流程

《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）首次将学生档案纳入高校档案类别，使高校开展学生档案管理有了规章依据，但对具体如何操作并没有明确规定。所以，有必要修订业务规范，以使学生档案的日常管理规范有序。成教生档案最终将充实到个体人事档案中，作为用人单位对毕业生学历进行认定的依据材料，因此，《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号文印发，以下简称《规定》）中的相关规定可以作为修订成教生档案业务规范的主要依据。根据此《规定》，结合学校实际情况修订《成教生档案材料收集归档规定》，明确成教生档案的归档范围及归档时间、载体要求等。成教生档案归档范围：报考登记表或网络报名信息卡、入学考试各科成绩表、学生（学员、学籍）登记表、学习成绩单、毕业生登记表、学位授予材料、毕业证书、学位证书复印件等。为保证归档材料的完整性、维护归档材料的严肃性以及利于整理和长期保管，可以明确如下收集归档要求：①材料产生之日起一个月内归档；②归档材料填写规范、内容真实、手续完备；③归档材料一般为原件，如果是复印件，必须注明复制时间，并加盖档案材料复制单位公章；④材料载体使用16K型或国际标准A4型公文用纸，材料左边留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。完整的成教生档案管理包括建档和转递两个方面。建档即通过收集、编目等方式，为每个成教生建立完整的个人档案。具体包括以下环节：收集审核材料入袋编目。收集材料，即向各相关人员催收产生的材料；审核即档案管理人员对收集到的材料进行内容、形式等方面的核对，这一环节要求档案管理者将存有错误的材料及时退回材料产生源头，并要求重新完成后移交归档；材料入袋，即将收集到的材料装入相应的个人档案袋；编目，即将放入档案袋的材料名称、份数等相关信息填写到案卷目录纸上。由于成教生在各学习阶段会产生不同的档案材料，所以，“收集审核材料入袋编目”这个过程会重复多次。转递是指通过邮局、快递等物流方式将学生档案移交给毕业生人事档案保管单位，或直接交给学生由其自行带回其人事档案保管单位。需要注意的是：在档案转递前，必须将档案袋封口，即对材料袋进行密封，贴上封条，在封口上加盖骑缝章。在对档案袋进行封口前，要再一次核对所收集到的材料与目录登记信息是否一致，以便保证归档材料的完整性。档案转递工作需要注意转递手续的完备性，填写学生档案转递通知单，并及时查收回执，以方便今后可能出现的档案去向信息查询。由学生自行携带档案时，学校还需向学生强调两点：①为维护材料的严肃性，档案袋不能私自开封；②必须交给本人人事档案保管单位，以充实个人人事档案，为用人单位开展学历认证等工作提供依据材料。

3.明确管理主体，抓好队伍建设

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要实现这一任务，必须加强和完善学生学籍管理工作，因为学生学籍管理工作在稳定教学秩序、提高教学效果、优化育人环境、保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。本文认为，为加强高职院校学籍档案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重视程度， 健全规章制度

在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争， 更是各类专业人才之间的竞争， 而在激烈的人才竞争中， 高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用， 直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人， 都应提高对学籍档案的重视和认识， 自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作， 在人、财、物配备上给予支持， 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作， 改善办公、管理环境， 加强关于学籍档案工作的宣传， 为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律， 制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度， 规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定 学籍管理规定、学籍收集整理制度、 学籍管理人员岗位职责等， 使学籍档案管理做到有章可循， 有据可依， 照章办事。

2. 搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务

随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。

3. 加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质

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关键词 高职院校 二级学院 档案管理

中图分类号：G472.4 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080

On the Archives Management Work of Second Level

College of Higher Vocational Colleges

SONG Ge

（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）

Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.

Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management

高职院校的二级学院是高职院校党政、科研等活动的组织和实施者，在教育教学过程中会形成丰富的档案资料。高职院校二级学院的档案记录和反映了二级学院建立、建设和发展的历程，为高职院校的各项统计工作提供源头的基础数据，是评估和衡量二级学院管理水平、教学水平、人才培养质量等的重要平台，是领导决策的重要支撑和保障。1989年10月，国家教委以第6号令颁布了《普通高等学校档案管理办法》，使高职院校档案管理工作步入正规化、标准化。①

1 高职院校二级学院档案管理的范围

高职院校二级学院在日常的教学管理、教学过程、学生管理、科研等方面形成了大量的资料。②这些文字、图像和声像等材料均应归档。归档的重点要以高职院校二级学院形成的不同载体和不同形式的文件材料为主，归入的档案要真实地反映二级学院的各项工作活动情况。

1.1 党务行政资料的归档

包括学校下发的党务、行政、人事、科研、学团、工会工作的的文件资料;高职院校数据采集的报表;二级学院的工作设想、工作总结、会议记录、规章制度、合同协议、荣誉证书等。

1.2 教学常规资料的归档

包括教学计划、教学大纲、教学任务、校历表、课程总表、教材征订计划、考试安排表、期中和期末考试的试卷、学生的毕业设计论文;教学规划、规定、办法、会议纪要;各类教学检查、专业建设、课程申报、评奖评优资料等。

1.3 师资队伍资料的归档

包括二级学院行政人员、辅导员、实训室人员、专任教师的基本信息;师资培养计划、人才引进计划、骨干教师和专业带头人申报资料、人员年度考核、人员培训进修资料、兼职人员、外聘人员、兼职教师人员的资料;人员、教材、科研成果、发明专利等。

1.4 实验实训资料的归档

包括实训室建设方案、实训室改造方案、实验实训教学大纲、实验实训报告、实验室实训文件、记录表、制度、工作计划和总结、管理办法、使用记录、维修及故障记录、实验室评优申报等。

1.5 学生管理资料的归档

包括各年级学生名册、毕业生名册、学生学籍档案及学籍变动（休学、转学、退学、留级等）情况原始资料、学生成绩单、毕业生就业去向、学生参加各级各类竞赛获奖情况等。

2 高职院校二级学院档案管理的重要性

随着高职院校的蓬勃发展，高职院校的规模不断壮大，高职院校二级学院承担的管理和教学任务也不断增加，逐步加强高职院校二级学院档案管理工作是必然的趋势。二级学院在学校的统一部署下开展日常管理运维工作，工作中形成的规划、方案、总结、纪要等原始资料都真实记载和反应了二级学院工作活动开展的过程和结果，是二级学院历史的记录和成长的见证，也是学校总档案的完善和补充。根据高职院校档案管理工作的要求，要加强对二级学院档案管理规范，这是搞好学校档案管理工作的基础。目前，如何合理科学的建设和管理高职院校二级学院的档案，成为了各个二级学院乃至整个学校发展中需要思考的迫在眉睫的问题。

3 高职院校二级学院档案管理存在的问题

（1）管理机制不健全。高职院校对档案管理工作的意识过于淡薄，没有意识到档案管理工作的重要性。学校没有成立专门的档案管理工作领导小组，统一指导规范学校的档案管理工作。同时，二级学院的档案管理工作也没有固定的分管领导专门负责。档案管理员也是由行政人员或富余人员兼职承担;教学档案由教务秘书归档、党务行政档案由行政秘书归档、学生档案由辅导员归档，这些档案谁收集谁管理，导致档案散乱不齐全。

（2）管理意识淡薄。二级学院由于日常承担了学校繁重的教学、科研、学生管理等任务，认为二级学院的中心工作是教育教学，对档案管理工作方面缺乏足够的重视。导致从事档案管理的人员责任意识淡薄，档案管理工作中过于依赖学校的职能部门档案室;对日常工作中形成的档案资料不重视，过程文件和资料散乱，随意堆放，集中统一梳理归档的意识欠缺。

（3）管理队伍素质不高。二级学院的档案管理队伍大部分是兼职人员，不是科班出身，缺少系统的档案管理的业务培训和学习经验，应用现代信息化手段管理档案的能力缺乏。在从事档案管理过程中，心有余而力不足。这部分兼职的档案管理员，人员变动频繁，没有连续从事档案管理的岗位工作经验积累，严重影响了档案管理的水平和质量。

（4）管理没有统一的存放地。二级学院没有专门的存放档案资料的档案归档的地方“档案室”。档案资料都是分别散落存放在各业务板块的兼职档案员的办公室柜子或电脑中，档案资料分散、不安全。

（5）管理方式落后。二级学院的档案管理还是停留在纸质文档的存档，纸质档案由于时间的推移和自然的不可抗力，会出现变质和老化、发霉、受潮的现象，致使档案材料破坏和缺失。由于人员的素质能力的局限性，导致缺少信息化的档案管理方式，没有形成电子档案。

4 高职院校二级学院档案管理的建议

（1）充分认识档案管理工作的重要性。二级学院的档案为学校的各项统计和考察借鉴提供了原始的数据，折射了二级学院在成长和发展过程中的不足和进步。在全校范围内，要加强对相关文件的宣传和学习，提高二级学院领导、档案管理员等对档案的重视。要加强对档案管理工作的人力、物力、财力的投入，为档案管理工作保驾护航。

（2）建立健全的档案管理队伍。二级学院没有档案管理队伍，需要建立党政主要领导任组长，专职档案管理人员组成的档案管理工作队伍，把档案管理工作的责任落到实处。对档案管理统筹规划，明确档案管理人员的工作职责，确保档案管理队伍的稳定性。

（3）规范档案管理制度。规范档案管理体制，健全管理制度，档案工作的整理、归档、利用、借阅、上交要有章可循，按照规范操作。当档案管理工作的情况作为档案管理人员年终考核的依据之一。在二级学院教师范围内，宣传档案管理制度，使全体教师了解档案归档、利用、借阅等的流程。

（4）设置专门的档案室。统一存放二级学院的档案资料，集中对二级学院的档案进行管理。由二级学院的档案人员负责接收登记档案，配备专门的资料柜，对档案进行分类保管，重要的档案要及时移交给学校档案室保管。

（5）加强对档案管理人员的培训。对二级学院的档案管理人员开展培训，提高档案管理人员的思想素质和业务素质，让他们系统的学习档案管理的专业基础知识;对从事档案管理工作的人员，进行上岗前的培训考核，考核后颁发上岗证书;开展深层次的进修，定期组织档案管理工作学习交流会，到同类院校档案室学习等活动。

（6）提升档案管理的信息化水平。信息化时代对高职院校二级学院档案管理工作的要求也逐步提高，要充分发挥信息化手段在档案管理工作中的重要作用，应用现代化办公技术，提高档案工作的管理水平。③要根据档案资源的时限和内容，建立信息资源查询库，提高档案的利用效率。

5 余论

随着高职教育事业的蓬勃发展和内涵建设的逐步深化，对二级学院的档案管理工作会提出更高的期望和要求。高职院校二级学院的档案管理工作是学校基础工作中不可缺少的部分，还存在不少问题有待解决。高职院校二级学院的档案管理工作是一项长期复杂的系统工程，在高职院校各阶段的工作中起到承前启后的作用。如何落实《普通高等学校档案管理办法》，进一步推进高职院校二级学院档案管理的工作进程，是新时期需要我们不断思考、探索与实践的。

注释

① 金华丽.高职院校二级学院学校档案分类方法初探[J].文教资料，2007（5）.

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关键词：普通高校成教学生 学籍档案 重要性

中图分类号:G473.3 文献标识码:A

文章编号:1004-4914（2011）08-099-02

普通高校成教学生档案真实地记录了成教学生在校学习情况，是原始性、凭证性的根本依据。成人高等教育是我国高等教育的重要组成部分，普通高校的成人学籍档案是反映学校教学管理过程和学生在校学习期间德、智、体、能诸方面的原始真实记录，这项工作非常重要，不容忽视。成人高校学籍档案以它的数量多、专业领域广、学习形式多样化、利用率很高的因素，受到了社会上的广泛重视。因此做好学籍档案管理工作对进一步完善学校的教学管理工作，对国家和社会考查和选用人才，对学生学历的证明都具有非常重要意义。

一、普通高校成人学籍档案管理存在问题

1.对成人高考报名审查工作把关不严。目前，我国已经进入信息化时代，山西省成人招生工作也从2009年开始进行网上报名，从而使山西省已经实现了从报名到录取的网络化管理，考生报名和学校招生录取工作都是在网上进行，大大提高了工作效率，同时也基本上保证了学校的生源质量。但是学校在每年录取工作结束后并审查学籍档案时，还是发现以下问题需要引起重视：

（1）存在考生信息档案与现实不符问题。凡是参加全国成人高考的考生，在学校录取后应有一张带有学生本人照片的“考生信息表”电子档案，这份电子档案是学生毕业时的入档材料之一。近几年来，我们发现有许多学校或多或少都存在着学生的“考生信息表”与现实不相符现象，如姓名有一个字错误或身份证号错误等现象。这就说明当时考生参加成人高考报名时，自己没有认真核对自己的相关信息，而相应的工作人员也没有把好这一关口。这种现象的出现，会给日后学校新生档案审查工作、教育厅为各高等院校的新生注册工作都带来了很大的困难。

（2）存在专升本学生无专科毕业证的问题。按照教育部规定，专科起点升本科的考生在报名时，必须要携带具有经过教育部批准的国民教育等系列高等院校颁发的大学专科毕业证书方可报考。但是学校在录取新生后进行再次核查学生的专科证件时，还是会发现无专科原始证件的学生为数不少，这又说明当时考生报名时各地市招办的工作人员没有把好专科毕业证书“认证”这一关，这种“伪证”现象的出现又给日后学校和省教育厅的“验印”工作带来了诸多不便。

2．对日常学籍管理工作制度不严谨。普通高校成人学籍管理是一项十分严肃而认真的工作，其工作性质是环环相扣，如果在日常工作中出现不衔接的情况，则会严重影响学校其它教学管理工作的正常运行。学籍管理工作是学校教学管理工作的基础，其工作主要包括：成人高校招生录取、成绩管理、学生档案管理、学籍注册管理、毕业注册管理、学士学位管理工作等，因此所产生的学籍档案资料也很多。可见一所学校的教学质量高低、学籍档案质量高低与这所学校所制定的学籍管理制度是否完善有着很大的关系。有些高校还是存在问题，诸如：

（1）学校的学籍管理制度不够严谨。目前有些普通高校的成人学籍管理不够严谨，对成人高等教育工作不太重视。如日常教学工作没有程序、管理不够规范、学籍档案质量不高等。学校只求省事、省力和省时，不求原则、规范和质量，没有及时督促、检查、收集相关学籍档案材料，归档完整性不高。这样在很大程度上又失去了学籍档案管理的及时性、真实性、完整性和可靠性。显然也就失去了它日后的参考价值和利用价值。学校这种办学不够严谨的工作作风在很大程度上影响了普通高校成人高等教育在社会上的办学声誉。

（2）对学籍管理没有实行计算机网络制度。目前大部分普通高校的成人教学管理工作还是在日常的手工操作上，没有做到与时俱进和开拓创新。有些高校虽然对于成人学籍管理利用了计算机管理，这样在注册等方面大大提高了工作效率，但还没有实现真正意义上的学籍网络管理和网络共享，有的学校函授站较多，对于学生的学籍管理也在很大程度上依靠函授站的管理人员，没有网络共享势必影响了成人高校学籍管理工作效率。

3．对成人学生毕业设计（论文）的要求不够。普通高校的成人学生大部分是来自不同专业岗位的在职工作人员，他们来学校上学的目的不仅是要获得学历，还是想再次给自己“充电”，将所学到的专业知识运用到实践中去。所以说，高等教育对他们来说是至关重要的学习阶段，是吸收专业知识最富有实际意义的时期。尤其是最后的毕业设计或者是毕业论文是检查学生在校期间综合培养的重要环节，学校应该严格把好毕业设计这一关。然而，有些高校还存在着以下不足现象，诸如：

（1）没有毕业设计（论文）的讲座或教学环节。毕业设计是对学生学习进行全面检验的一个重要的教学环节，是检测毕业生综合分析能力的最好办法。毕业设计的具体实践过程将使学生进一步适应社会的需要。但是有些学校没有毕业设计的具体教学和实验环节，对毕业生的考核制度不够完善。教师对学生毕业设计的指导无章可循，不负责任，不注重考察和培养学生的学识水平和解决问题的实际能力。

（2）毕业设计（论文）的资料收集和保存不完整。不管学生学的是什么专业，最终都要经历最后一个学期的毕业设计（论文）的调研准备工作。它包括毕业设计（论文）的选题、教师指导、毕业设计（论文）的实施过程、毕业设计（论文）答辩、成绩评定等，学校应该将那些公认的优秀毕业设计（论文）收集整理存档，作为今后的教学研究和教学评估所参考，对于每次指导教师对学生的指导评语等资料都应留存保管，但是有些学校将毕业指导和答辩后的所有资料当作废纸处理掉，使毕业设计（论文）资料的保存不完整。

（3）忽视毕业生档案材料的保密管理。全省普通高校成人毕业生的档案材料不一定要求统一，但是其中至少不能少于三样材料，即：成人高考考生信息表（含有照片），新生录取政治思想鉴定表，毕业生登记表（其中包括学生简历、自我总结、学生成绩、学校评语和签字）。但是我们发现有些学校发给毕业生的档案材料中只有一份“毕业生登记表”，档案袋不作密封便直接给学生带走，没有丝毫档案保密意识。致使有不少学生所在单位打电话向学校询问有关学生档案的真伪事宜，在很大程度上反映了学校办学不够严谨、工作态度不够认真的问题

二、对普通高校成人学籍档案管理的建议与具体措施

1.对成人高考报名审查要严格把关。

（1）把好考生报名审查关口。面对上述种种现象，首先我们建议各城区招办、各地市招办应预先对本单位接待报名的工作人员进行业务素质培训，应委任那些业务精、作风正、工作实、纪律严的同志来担任此项工作。从2009年开始，山西省实行了成人高考网上报名制度，有些人在网上报名时，将自己的姓名或身份证号填写错误。在现场确认时，不仅让考生按照要求认真核对相关内容，同时还必须要当场给考生本人拍摄照片，如果考生姓名或身份证号错误者，工作人员不能给该考生进行确认，真正从源头上杜绝考生信息档案不符出现，即把好考生“入口”关。

（2）把好对专科学历“认证”关口。成人高考网上报名结束进行现场确认时，各地市招办在对专升本考生专科毕业证书进行“认证”时要严格把关，以防“伪证”现象出现。对于无专科毕业证书原件的考生一律不予确认，要坚持“公开、公正、公平”的原则。学校录取工作结束后，若发现专升本学生的专科证书有疑问，可通过登录网站省略,（中国高等教育学生信息网）再次进行查询。一旦确定属于“伪证”情况，学校必须立即对这些学生进行“退学”处理。要认真做好学校学籍档案文件管理的完整性。用实际行动打击社会上的“伪证”现象，确保学校的生源质量和教学质量，真正做到维护普通高校成人高等教育学历文凭的严肃性和权威性。

2．对日常学籍管理工作要严格把关。

（1）学校要制定严格的学籍管理制度。学籍档案是反映一所学校学籍管理过程中的真实记录，是反映成人高等教育发展的见证。作为一所成人高等院校，应把学籍管理工作列入到学校的重要议事日程，因为学校是以学生为本，学生则以学籍为主。若不注重“学籍”管理，学校的其它工作则无从谈起。所以学校应结合成人教育特点和规律，制定出具有本校自身特点又要切合实际的学籍管理实施细则。只有这样，学籍的各项工作才能做到有章可循，违章必究，才能保证成人高等院校学籍档案管理的严肃性。完善学籍管理制度，对提高工作效率，对提高管理者水平，对实现学籍档案管理规范化、制度化、科学化具有十分重要意义。

（2）及早实现成人学籍计算机网络管理。高校的一切教学动态和学籍信息对学生来说是一种很重要的信息资源，特别是学生的学籍变动和考试成绩等情况应该随时公布。所以学校应该考虑通过互联网实现学籍档案管理共享，使学生和家长能够在任何地点以最快捷、最方便的操作来获得他们最关心的学籍和其它方面信息，从而大大提高了教学管理工作效率和学籍档案利用率，拓展了学籍档案管理的服务领域，也是高校学籍档案管理对社会的一种创新服务。

3．对成人学生毕业设计（论文）要严格把关。

（1）注重毕业设计（论文）的教学环节。毕业设计（论文）是学生在校学习时期的最后一个教学环节。这个教学环节为四个部分：讲座；选题与调研；编制设计或撰写论文；审阅与答辩。学校应根据不同专业学科的现状和特点制定出一系列具体科学的管理办法和考核制度。例如：实验的基本操作、资料的查阅和整理、实验工作记录，论文撰写注意事项等都应该有明确的要求。应该总结教学经验和成果，应将每届的规章制度、经验和成果以及相关文献资料立卷存档，对日后教学研究和学校评估均具有很大的参考价值。

（2）注重毕业设计（论文）资料的收集和保存。毕业设计的教学时数在各门课程中是最多的一项教学内容，是对学生在校期间所学知识的一次检验，也是对学生在思维方法和分析解决问题方面的一次较为严格的综合训练。所以学校应当将学生开始做毕业设计时指导教师对于学生各个阶段的评语等留存，对于学生的优秀的毕业设计和优秀论文也应归档，因为这些资料也是知识财富，对于今后学生的毕业设计等具有一定的参考和利用价值。

（3）注重毕业生档案的保密管理。普通高校成人学籍档案工作是反映一个学生在校期间的从入学到毕业的全部求学经历，是学校对学生教育做了一个全面的客观的真实记录，学籍档案材料对学校、对学生本人、对社会都具有重要依据和利用价值，学校要认真对待毕业生档案管理工作，应当本着对学生、对学校、对社会负责态度去做好毕业生档案整理和保密工作；一定要将毕业生在校期间的全部档案清点密封后加盖启封章，确保学生档案的保密工作，保证学生档案材料的完整和安全性。

综上所述，普通高校的成人学籍档案管理工作不仅只局限于学校，而且也是整个社会档案体系的重要组成部分之一，在社会发展中，学籍档案扮演着十分重要的角色。所以普通高校在成人高等教育的管理过程中，首先要严格把好成人高考报名审查“入口”这一关；其次是对平时的学籍管理工作严格把关；第三要把好学生的毕业设计（论文）最后一关。只有这样，才能确保普通高校成人学生的教学质量，确保学籍档案质量，即确保学籍档案的真实性，可靠性、完整性和严肃性，才能使普通高校成人学籍档案管理工作为学校、为社会、为学生真正实现它的自身价值。

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关键词：自考生；考籍档案管理；问题；意见

1 引言

自学考试是我国为了提高广大国民素质开设的一项考试，于1981年开始试点，1983年进行全面推广，三十四年以来，仅湖北省统计就累计有4800万人参考，全国累计约9亿人次参考，为我国的人才培养做出了巨大贡献。但是由于自学考试的考生人数的庞大性、生源组成的复杂性以及考试科目的多样性使得自考生的档案管理一直以来是一项自学考试管理中的难题。考籍档案是自考生学业水平以及之后毕业资格审核的依据，同样也是相关政府单位对该地区自学考试所取得成果的研究的基础，考籍档案管理的不合格不仅影响着学生的发展也制约着自学考试发展。

2 自考生考籍档案管理存在问题分析研究

（一）考籍档案管理人员的素质问题

现今我国自考生考籍档案管理所采用的办法是以省为单位，实行省、市、县区或者招生办三级自考考生考籍档案管理体制。据调查发现，许多考籍档案管理的工作人员整体素质不高，主要表现在两方面，一是文化素质不高，许多自考生考籍档案管理人员是相关领导的家属，或者是随便找一个其他部门的工作人员兼职管理，尤其是县区或者招生办对自考生考籍档案管理较随意。二是自考生考籍档案管理意识较弱，许多工作人员认为自考生能力差，对档案的管理没有太大必要，在管理过程中马虎，导致档案信息的失真甚至是档案丢失。

（二）自考考生考籍档案管理的方法问题

省、市和县级考试机构对自考考生的档案管理有着明确的分工，所以对考生考籍档案管理的方法也就不尽相同。现今我国许多地区考生考籍档案的管理方法存在严重问题，有的考试机构将自考生的人事档案和考籍档案混在一起，没有分开。有的仍然采用的是纸质档案管理并没有对自考生建立电子考籍档案。考籍档案管理方法的错误以及方法的落后，不仅给学生在档案调动时造成困扰，也增加了相关单位的工作量。

（三）相关单位考籍档案管理的制度问题

自考考生考籍档案管理制度问题目前在我国各个地区都很严重。由于制度的不完善，许多地方的考试机构为了获得利益，私自将考生的考籍档案泄露给别人，或者对考生的考籍档案进行造价。例如，2013年陕西省的某县自考考生考籍档案信息泄漏事件，不仅给学生造成严重困扰，也影响了该地区自考考试的正常进行。另外制度的不完善，也影响着工作人员的积极性和对档案管理的重视性。

3 自考生考籍档案管理意见探讨

（一）提升考籍档案管理人员的素质

要加强自考考生考籍档案管理水平必须提高相关工作人员素质，尤其是县级教育机构或者招生办在选择自考生考籍档案管理人员时，要选择有相关工作经验并且经过专业培训后的人才，坚决杜绝走后门的现象，对于省市级的档案管理人员则应该从中国较好的高校毕业生中招聘。其次，是相关机构要定期举行有关自考生考籍档案管理的培训与考核，一方面提高工作人员素质，另外一方面可以增强自考生考籍档案管理意识。，对于考核不合格的要及时进行处理。

（二）完善自考生考籍档案规章制度和管理体制

我国有关自考生考籍档案管理制度还存在许多不足之处，必须完善。省级教育机构在制定相关规章制度时候要全面考虑该省各个地区的情况，其次是市级县级以及招生办要根据自身实际情况制定相应的管理体系和规章制度，要明确自考生考籍档案管理的奖惩机制、以及人员招聘原则、档案管理办法、考籍档案信息保密制度以及相关的档案管理细节都要一一的编写在规章制度里面。在管理体制方面，要加强对自考生考籍档案管理的监督力度，上级领导机构要成立专门的监督小组定期的对下属单位自考生考籍档案工作进行检查，同样，各级教育机构内部也要成立监督小组，只有完善了考籍档案规章制度和管理体制，自考生考籍档案管理才能有参考依据，才能约束好工作人员，保障自考生考籍档案工作的顺利进行。

（三）加强考籍档案管理信息化建设

随着社会的不断发展，我国出台有关档案信息化建设的政策之后，档案信息化建设工作越来越重要。自考生考籍档案信息化建设有利于档案的及时更新、档案的分类管理以及各相关部门对自考生考籍档案的调动。各级考试机构都应加强自考生考籍档案的信息化建设，首先应大力投资以便于购买相关硬件设备，其次招聘有经验的专业的档案信息化建设的工作人员，并将之前纸质版的档案转化为电子版，做到一档两份，最后要制定相应的管理办法，例如定期的对自考生考籍档案进行更新并派领导层进行复查审核等。

4 结语

我国经济正在不断地发展，对人才的需求也越来越大，从而自考生在我国教育事业中所起的作用也越来越明显，做好自考生考籍档案管理工作不仅对我国教育事业有着重要作用，同时也为我国社会的发展的稳定奠定坚实的基础，为实现中华民族伟大复兴的中国梦作出一定的贡献。

参考文献

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关键词：高等院校 学生档案 管理研究 信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A

档案信息化是现代社会的发展趋势，而档案数字化建设是信息化建设的一个重要基础，特别是在信息网络技术的飞速发展和高校教育体制改革的冲击下，高校学生档案的相关问题得到越来越多档案学者的重视。

统计，我国学生档案信息化的相关研究从1998年开始，通过对相关研究成果进行归纳和分析，发现理论研究为主要方向，比重超过70%，主要是对学生档案数字化的认识、现状、存在问题和对策进行了阐述。实践类文章的相关研究不足30%，主要是介绍高校学生档案数字化系统设计、平台建设、应用现状等问题。另外，有少数文章虽然主题涉及了高校学生档案数字化的相关内容，但是其中很多内容却是阐述其他领域的档案数字化工作。学生档案管理信息系统的建设和研究是很多学者共同研究的重点，几乎80%的文章都有提及，一些学者的研究成果中提到了学生档案管理的网络架构和办公智能化，并指出高校学生档案信息资源的开发及利用是学生档案信息化建设的最终目标。

目前，国内各高校由于人员、资金的限制，档案的信息化进程有所差别，除了少数有条件、实力雄厚的高校外，大部分高校的档案信息化建设刚刚起步，而作为高校档案的重点之一的学生档案工作，应该紧跟社会发展趋势，在管理方式上更加注重信息化，在档案处理过程中追求数字化，力求突破纸质档案的瓶颈，为高校学生档案的信息化建设提供有力保障。

一、创新高校学生档案管理方式，强化服务理念

学生档案管理工作是高校管理工作中的一项重要内容。虽然《高等学校档案管理办法》明确提出高校档案工作由高校校长领导，将档案工作纳入学校的整体发展规划，把档案信息化建设与学校其他工作同步发展确定为校长的主要职责，[1]但是大多数高校依然对学生档案管理不够重视，学生档案数字化与高校办公自动化无法有机结合，不能同步发展。要改变这一情况，应该从以下两方面入手：

（一）做好宣传工作，深化档案意识

从思想根源入手，转变对待学生档案工作的思想误区[2]，学生档案与学生的学业、就业和前途密切相连，可以通过新生入学教育、课堂实践、就业指导、毕业生教育等环节向学生宣传，让学生了解档案的构成内容、相关作用及政策法规，加深学生对于档案的认识，了解对自己的档案负责也就是对自己的人生负责，使学生认真对待自己的档案。在学校各相关部门加强宣传，深化学生档案工作有利于推动学生工作的开展、教育质量的提高及人才全面发展。

（二）加强数字化管理，鼓励学生参与

数字化时代要想做好学生档案管理工作，就必须树立新的档案管理观念，高校学生档案数字化管理可以弥补纸质档案的不足，学校应划拨专项资金用于购买计算机、建立一套学生档案管理的信息系统，也可以按照学校具体需求开发新的数据库，探索学校办公网络平台、教学网络平台与学生档案管理系统的融合互通。[3]

鼓励学生参与档案收集，主动向辅导员提供个人相关的档案资料，再由各院系阶段归档，定期向档案室提供，不断充实学生档案内容，形成以新生档案收集为前提、以在校期间阶段补充为基础、以毕业前夕复查为保证的管理模式，真实完整地反映学生情况，为学生将来的就业、求学、晋升和未来发展提供第一手资料。

二、合理利用数字化技术，探索档案管理信息化模式

学生档案的数字化和网络化是档案发展的必然趋势。档案数字化管理系统的建立为档案的查找利用、数据统计、档案的安全保管、异地备份提供平台。高校学生规模的扩大和流动性增强，学校的搬迁和合并等，需要对学生的个人信息进行快捷的更新和管理，高校学生数字化管理恰恰弥补了传统档案管理上的不足。

不少高校的招生、人事、学籍、就业等部门都已实现数字化和网络化管理，这为学生档案的数字化建设创造了条件。学校可以整合各部门的信息资源，在建立学生档案目录数据库的基础上筹划建设学生档案全文数据库、多媒体数据库，最大范围地利用以计算机为核心的现代技术手段，有计划、有步骤地将学生档案分类归档，再逐步将已归档的学生电子档案与目录数据库对接，实现高校内部档案共享，将学校档案室的学生档案数据库与各归档单位通过校园网连接起来，最后通过因特网实现各高校学生档案数据资源共享，最终实现学生档案的网络化管理，通过设置使用人权限、条件和密码等验证信息，为学生及就业单位提供便捷的检索、准确的查询、安全的认证、档案的转递等一系列服务，让学生档案积极发挥其功效，提升学生档案管理工作在高校数字化校园建设中的功能和水平。

三、改革档案管理制度，提升档案管理水平

针对学生档案管理体制杂乱、管理制度不健全的情况，需要对学生档案管理体制进行改革，制度建设以适应数字化时代的需要为导向，从收集归档、查询借阅、转递等几个方面进行研究，协调处理好档案与学生档案形成的相关部门，如教务处、学工处以及学院档案室之间的合作关系，出台学生档案数字化管理制度，提升高校学生档案信息化的重视和认知度。 信息化管理制度的建立可从以下几个方面具体开展：

（一）建立信息资料收集归档制度

在内容收集上，按照学校人才培养方案，合理扩充学生档案归档范围，将个人发展材料、诚信档案、心理档案等纳入学生档案收集范围。建立各部门归档时间表，明确各部门学生档案材料的具体归档内容和归档时间，做到随档案形成及时归档，确保档案材料的连贯和齐备，避免在毕业生离校前突击整理。

要本着对学生高度负责的态度，明确学生档案的主管部门，制定具体可操作的制度，划分参与学生档案管理工作各阶段、各环节工作人员的工作职责，做到分工明确、各尽其责，避免工作中出现相互推诿的现象。

（二）建立学生档案交接制度

档案交接看似平常，但是在实际工作中很容易出错，漏交、e交现象时常出现。因此，需要建立档案材料转交制度，明确移交规范，让档案交接工作变得有章可循，不会随着各部门的档案管理人员的变动出现交接问题。

（三）制定学生档案录入标准

在建立学生档案的数字化管理系统之后，对学生档案信息的录入提出新的要求，需要建立规范的学生档案信息录入制度，对相关部门的档案管理员进行要求。比如：学生姓名、学号、班级等基本资料，考试成绩、课程设计、实训实习等，这些涉及到学生的切身利益的信息需要及时录入，相关部门必须予以重视，对未能按时录入学生资料信息、错录学生信息的相关人员要追究责任。

（四）健全学生档案借阅、查阅制度

改变目前高校的学生档案成“闲置物”的现象，鼓励辅导员、学生和有关单位查阅学生档案，同时健全学生档案查阅、借阅制度，保密制度，在维护学生的隐私权、遵守相关制度的基础上，尽可能减少审批步骤，提高服务效率。但在具体操作上必须严格遵守相关规定，借阅人员手续必须齐全，杜绝随意扫描、复印、拍摄、改动、损坏档案材料等不良现象。

（五）建立完善的学生档案转递制度

档案转递制度尽量做到准确、精细、可操作性强。学生毕业期间的档案整理时间紧、数量多、任务重，往往需要多部门多人员的合作，因此在档案转递环节、转递方式和交接手续上，需要有严格规范的转递制度作为保障，从而消除安全隐患，保证学生档案在转递过程中滴水不漏。

高校学生档案的信息化管理是当代高校档案工作的主题。学生档案管理方式的创新，有利于转变学生档案工作参与者的思想，让各部门之间的工作衔接更加顺畅；合理利用数字化技术，采用先进的管理模式，让学生档案管理更规范和科学；建立信息化管理制度，顺应数字化时代的需求，有利于转变传统落后的学生档案管理体制，为学生档案信息资源的开发和利用铺平道路。

参考文献：

[1] 顼迎芳.《高等学校档案管理办法》所规定校长职责的履行[J].长治学院学报， 2011（4）：121- 122.