人事档案电子化管理范文

导语：如何才能写好一篇人事档案电子化管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：国有企业；人事档案；电子化管理；风险

人事档案管理工作开展得好坏，直接关系到企业自身发展情况，开展高效的档案管理工作，能够促进国企向着更加良好的方向发展。这一背景下，国企为了更好地开人事档案管理工作，纷纷引入了信息化手段，以促进人事档案电子化管理方向转变，这一转变有效提升了整个工作的质量与效率。但通过大量实践表明，开展电子化人事档案管理时，很可能出现一些风险，导致整个工作并未体现出最大的价值，在一定程度上制约了国企的发展。所以，国企需要针对人事档案电子化管理中存在的风险，制定出相应的防范措施，降低各类风险的发生率，为国企更好的发展奠定良好基础。

一、人事档案电子化管理的优势

以往阶段，企业开展人事档案管理工作时，通常以人员手工与纸质管理模式为主，管理效果较差，不利于企业对人事档案的使用，在一定程度上干扰企业正常运行，而人事档案电子化管理的出现，则有效改善的这一情况，具体来说，主要体现在下述四个方面：

1.易于分类

对于国有企业来说，人员数量较多，人事档案信息较为庞大，其中涉及很多方面的信息，如人员姓名、联系方式、薪酬待遇、以往工作经验、所处岗位等，对于这些档案来说，需要分门别类地管理，只有这样，才会使档案发挥出最大的作用。以往阶段，通过人员手工管理时，由于档案信息庞大，导致管理人员难以准确掌握档案的真实情况，影响档案的分类，使档案杂乱无章的堆放到一起。而应用信息化管理手段时，会有专业的软件设计人员设计出性能良好、功能较为完善的人事档案管理平台。整个平台由多个功能模块构成，其中包括分类功能，将人事资料导入到该平台后，只需要简单点击“分类功能”，平台会自动对人事资料予以分析，根据分析结果，结合前期设置的分类标准，将人事资料划分到相应类型当中，操作简单，无需人员过度参与，使得人事档案分类更加科学、合理。

2.储存量较多

纸质管理模式是在获取职工信息后，书写到纸张上，通过对纸张的保管，以达到人事档案管理的目的。对于这一管理模式来说，所用的纸张具有边界，只能在边界范围内书写，因而存储的信息量并不是很大，若对大量人事档案进行管理，则需要采用很多纸张，为管理工作带来麻烦。以A4纸为例，尺寸为210×397mm，而人正常写字时，1cm2约为1个字，也就是说，在一张A4纸上仅可书写600字左右，字符较小一些，书写字数可增加一些，但相对于庞大的人事档案信息来说，这些字数依然仅占其中非常小的一部分。而采用电子化管理模式后，则可改善这一问题，大大提升信息的存储量。在电子化管理模式当中，以计算机硬盘为主要的存储场所。对于硬盘的存储空间来说，是虚拟存在的，无须将信息记录到实物上，因而存储量非常高。目前，在计算机领域内，硬盘容量最高已达10T以上，日常常用的硬盘容量也有数百G，能够存储数亿的文字、数字信息，远远高于以往的纸质存储模式。

3.应用方便

对于以往的纸质管理模式来说，将人事档案记录到纸张之后，会将其放置到相应的位置存储，在需要使用档案信息时，由管理人员从庞大的资料当中寻找出来。这样需要消耗很长的时间，导致档案信息的应用并不是很方便。而采用电子化管理模式后，则可有效改变这一问题。该管理模式当中，主要通过计算机完成信息录入、存储以及提取等工作，只需要在电脑管理系统内，录入所需要查找的关键词，计算机可以在较短的时间内将所有与该关键词相关的信息提取出来，并展示在用户眼前，用户只需要根据具体需求，选择出最终的档案信息即可。同时，在信息检索时，录入的关键词越多、越准确，所检索出来的档案信息也会越少，进而对人事档案的应用提供了方便。

4.提升工作效率

对于传统纸质管理模式来说，主要是人员管理为主，任何工作的开展，均需要由人员完成，如由人员抄录信息，由人员查找信息等，而人的精力与时间有限，不仅会出现一些错误，而且工作效率也不是很高，导致整个工作效率有待提升。同时，对纸张存储时，很容易受到外界因素的影响而破坏，如放置到潮湿环境当中，会加快纸张的腐烂速度，还会使纸张上的文字变得模糊；若存储场所出现火灾，将会导致资料内容完全消失等。受到这些因素的影响，使企业无法有效对档案资料进行应用。而应用电子化管理模式时，通过计算机代替了人员，无需人工抄录信息等工作，人员只需要对计算机进行操作，即可在最短的时间内，完成整个人事档案管理工作，大大提升了该项工作的效率。同时，信息存储到计算机硬盘当中，不会受到潮湿、火灾等因素的影响，即便硬盘损坏，也可通过相关技术将其修复，提升了档案信息的安全性。此外，电子化管理无需采用纸张，具有一定的环保作用，有利于社会可持续发展。

二、国有企业人事档案电子化管理常见风险

虽然，相对于传统人事档案管理模式来说，电子化管理模式具有较多的优势，但通过大量实践表明，电子化管理依然会出现一定的风险，导致档案信息损坏，或者是被不法分子所窃取，不仅对职工个人生活与经济财产带来一定隐患，同时还会威胁到国有企业的发展。具体来说，国企人事档案电子化管理中常见风险包括下述几个方面：

1.物理网络安全风险

在电子化管理模式当中，需要应用很多物理硬件设施，如计算机、硬盘、键盘、鼠标等，这些硬件设施性能的好坏，直接关系到档案管理的效果。然而在实际应用时，这些硬件设施很可能受到一些因素的影响而损坏，进而影响在电子化管理中的作用。具体来说，主要体现在两个方面：一是自然方面。自然界作为人们生存的主要场所，一些自然事件很可能对计算机等硬件设施造成损坏，如在雷雨天气下，计算机未做好避雷措施，由于在短时间内电压迅速上升，会将计算机芯片烧坏；在地震、暴风等天灾情况下，也可使硬件设施产生损坏，严重情况下，甚至会出现毁灭性的破坏。二是人员方面。开展电子化人事档案管理工作时，虽然无需人员直接参与进来，但是计算机的操作依然由人员完成，若人员对计算机知识不了解，或是未能正确操作计算机，也会带来一定的风险。如操作人员随意断电，可能会损坏内存、硬盘、电源等原件，对资料造成破坏。

2.内部网络安全风险

在整个网络体系当中，可划分成两个组成部分，一个为外部网络，另一个为内部网络，即局域网，在局域网运行的过程中，可能受到多方面因素的影响而出现信息安全风险，具体来说，体现在下述几个方面：（1）员工安全理念缺失。人员作为局域网的操作与管理者，只有具备较高的安全理念，才会防止各种安全风险的出现。但对于很多国企来说，并未对人事档案电子化管理产生应有的重视程度，没有聘用高素质管理人员，导致人员的安全意识相对较低，进而经常诱发各种信息安全事件。比如，人员应用完计算机后，未及时将系统关闭而离开，为其他人员的观看提供了机会；利用企业局域网浏览一些不健康的网站；未能及时对计算机系统更新等，这些情况均会导致信息泄露。（2）随意安装各种硬件装置。现代计算机领域，存在很多移动硬件，这些移动硬件的出现，为人们的工作提供了方便。但是对硬件使用时，很可能会被植入一些病毒，若将植入病毒的硬件插到企业计算机后，这些病毒就会传输到计算机内，进而对计算机内存储的数据进行破坏或窃取，对国企人事档案管理造成严重影响。

3.外部网络安全风险

对于国有企业来说，通常都有规定表明，网络不可与外网连接到一起，以防止内部信息泄露的事件发生。但职工进入企业后，为了确保职工有效完成本职工作，企业通常会赋予职工自主拨号上网的权利，所以在实际当中，很难防止员工将内网与外网连接到一起，进而对人事档案资料带来了安全隐患。一方面，在系统运行时，会出现一些漏洞，这些漏洞的存在将计算机完全向其他人展示出来，进而为不法人员信息的窃取提供了帮助。另一方面，若在计算机中未能应用安全防护措施，则会在信息管理、传输等活动过程中被各种方式所攻击，如木马、病毒等，轻者会使信息泄露或损坏，严重情况下甚至会导致整个计算机瘫痪，无法正常运行，对整个人事档案管理工作造成非常巨大的危害。同时，需要注意的是，若出现了外网病毒攻击，危害性巨大，很难在企业内部寻找出根源，因而需要严格预防这一问题的出现。

三、国有企业人事档案电子化管理风险的防范策略

1.提升对物理网络的保护

通过上述分析可知，国企人事档案电子化管理过程中，很容易受到自然、人员两个方面因素的影响，导致档案信息出现安全隐患，进而降低整个工作的开展效果，对国企发展造成一定干扰。所以，国企开展该项工作时，一定要提升对物理网络的保护力度，具体来说，应从下述两方面着手：首先，针对自然因素来说，地震、暴风等天灾人们无法予以控制，因而只能时时关注自然天气状况，及时发现可能出现的情况，应及时将信息主要存储装置—硬盘转移到安全位置，待天灾过去之后，重新组装计算机，以保证人事档案的完整性。针对雷雨天气，可采用一些避雷措施，如屋顶装设避雷针，或采用避雷机箱等，以降低雷电对计算机造成破坏；其次，对于人员因素来说，应定期开展计算机相关的培训活动，通过这些培训活动的开展，使人员了解计算机的正确操作方式，避免人员出现随意关闭计算机等现象，进而减少由人员因素而引发的信息安全风险。

2.强化内部网络安全防范意识

内部网络作为人事档案管理的主要管理场所，确保内部网络安全，能够直接提升整个档案管理的质量，减少档案信息的泄露与损坏。所以，国企运营过程中，应强化职工的内部网络安全防范意识，防止出现由人员导致的内部安全风险。首先，提升职工的安全理念。国企运营时，通过会议、培训活动、网络教育等多种途径，向职工传授内部网络安全相关的理论知识，转变职工的落后观念，加强对内部网络安全重要性的了解程度，确保其在日常工作当中，能够有效约束与规范自身行为，使用计算机后，能够按照要求关闭；在工作时间内，不浏览与工作无关的网页与网站；利用专业的技术手段，定期对系统进行更新与维护等，以保证整个计算机系统处于健康状态下，减少信息泄露的机会。其次，在使用移动硬件使用时，也应注意规范性，将生活U盘与工作U盘区分出来，生活U盘仅限于企业外部使用，而工作U盘仅限于企业内部使用，以防网址、U盘交叉使用而被植入各种病毒，降低病毒入侵企业内部网络的机会。

3.加强对外部网络的监管与防控

除上述两个方面之外，国企还应加强对外部网络的监管与防控，具体来说，从下述两个方面着手：首先，制定出完善的网络使用制度，详细明确职工不可将内网与外网连接到一起，并针对这一情况，制定出相应的惩罚制度，以约束职工行为，确保职工工作时不会主动与外网连接，从而减少了外网病毒侵入内网的机会。其次，在计算机中安装各种安全软件，如杀毒软件，自动对计算机进行检查，确定系统内是否出现病毒。若发现，及时向工作人员报告，并将其灭杀；病毒拦截系统，分析想要进入企业内网的所有信息，若发现信息中存在病毒或不良代码，直接将其阻拦下来，禁止其进入内网；设置密钥，在人事档案管理系统上，设置相应的密码，并针对档案信息的重要程度，赋予内部人员相应的查看权利，不同权利的职工，仅能查看相应的信息，进而加强对人事档案的保护力度。

四、总结

综上所述，国企人事档案电子化管理的应用，有效提升了整个工作的质量与效率，为国企发展奠定良好基础，但需要注意的是，受到人员、自然情况、以及黑客等因素的影响，导致电子化管理中经常出现一些安全隐患，使人事档案损坏或泄露，危害国企发展。所以，国企人事档案电子化管理过程中，应加强对物理硬件以及内外网的保护力度，以降低安全隐患的发生率。

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关键词 人事档案 档案管理 电子信息

中图分类号：G271 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.04.0010

The Use of Information Management Electronic Records

in Personnel Management in Schools

CHEN Yating[1]， XIAO Man[2]

（[1] NO.1 Middle School Affiliated to Central China Normal University， Wuhan， Hubei 430223;

[2] Faculty of Light Industry， Hubei University of Technology， Wuhan， Hubei 430068）

Abstract With electronic records information management in the use of various enterprises and institutions continue to promote and popularize， school teachers and personnel records management also need to change the traditional paper-based records management tools， to further standardize and progressive realization of electronic information management.

Key words personnel management; records management; electronic information

随着电子信息技术的发展及其在各领域的发展和应用，档案管理也随着传统的纸质管理发展到档案信息管理电子化，特别在高校和企事业单位中，这种电子化管理可以提高工作效率，优化管理方法，促进档案的科学管理。尤其在教育行业，档案电子的管理显示出明显的优势，是未来发展的趋势之一。本文主要探讨学校人事信息的管理电子化。

1 档案信息电子化管理的定义

档案信息电子化是利用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工利用的一个过程，可以使其转化为可供利用的软件形式的二次文献信息。①档案电子化可以对档案进行系统的管理，减少了对文献整理的时间，有益于各单位间的信息交换，提高了社会和经济效益。其说明的是计算机在档案管理中的应用，通过计算机对档案文献材料进行处理，将传统的纸质材料变为电子形式，以此方便使用者对材料进行查阅、修改、复制、传送，从而提高工作效率。

2 档案信息电子化管理的作用

（1）档案信息电子化可利用软硬件设施便捷进行档案管理。电子化档案管理的工作都是在计算机上操作，利用互联网进行档案文件的查阅、修改、复制、传送等工作，摒弃了传统的档案处理工作需要翻阅大量的纸质文件的繁琐，只需要网络传送就可以解决档案的保存、传输及多次产出，解决了空间和时间的难题。电子化信息保存需要资源和空间。同时，随着科技的发展，图文处理、扫描拍摄等软硬件相继产生，为档案管理提供便捷。

（2）档案信息电子化可让档案信息实现共享。电子文件不再是传统的纸质文件，而是利用计算机以电子文件的形式存在，管理信息数据的人可以利用，其它数据信息可以共享，在单位内部部门之间甚至不同管理单位都能使用档案的数据，不再受时间、空间和地域的限制。同时，学校拥有数据库后，对整体教师管理也有很大的帮助。比如能通过数据对教师采取全面的评价等等。

（3）档案信息电子化可将使档案数据仅编辑一次便可多次重复使用，降低传统的纸质档案文件出版经费成本。传统的手工编制的纸质档案出版需要很多的经费，国家拨给档案部门的经费又是有限的，靠单位解决更是不现实的事情，这样可能会造成档案工作人员辛辛苦苦编制的成果无法出版，信息电子化只需一次的投入，编辑好，保存好，可多次打印使用，降低了出版经费。②而今管理人员只需要将数据整理好，便可作为蓝本多次重复使用，无论是打印或者出版，都便捷许多。

3 学校人事档案管理的现状

学校人事档案管理主要是包含教师、教辅人员、行政人员及后勤人员的人生档案，内容涉及到家庭背景、政治面貌、职称、业绩、考评成绩等等综合指标。人事档案数据庞大、琐碎并复杂，使用频繁。因此，教师人事档案管理信息化是学校信息化的重中之重。信息技术引起档案管理工作革命性的改革和创新，在学校人员档案信息化管理中，面临着缺乏资金投入以及掌握现代信息技术的人力资源缺乏等多种问题。同时，由于学校涉及的工作内容单一，行政机构简单，教师的人事管理不太规范，人事档案管理是比较欠缺并容易忽视的部分，尤其是档案管理电子化更需要普及和优化。

学校人事档案管理软硬件设施落后，手段单一，缺乏互通性，无法共享。大部分人事档案管理部门仍然使用传统的手工输入，再加上目前档案管理人员的信息技术知识没有经过系统的培训，处于一个初级的操作水平。虽然有的单位做了一些改变，投入资金改进了设备，但多是应付检查，或者没有给予重视，更不用说普及了。在学校中，管理人员采用办公软件，如word、excel、wps、powerpoint等软件处理数据，整理档案，数据零散，无系统的数据资源库和集成软件，使用者使用起来非常不便，导致重复工作极多，任务繁重。由于历史的原因，档案工作的基础设施较差，各类档案目录、内容兼容性不强，无法互通使用;各个部门各自为政，资源不共享，规定不统一，并不能全面实施、进行标准化的工作。档案资料的科学性、数据性、可查询性和共享性未能达到现代科学管理的要求。

档案管理技术人员的管理水平和技术水平需进一步提高。档案电子信息化，对其管理的人员是核心，人员的知识水平和操作技术能力，未能达到档案电子化管理的水平要求，对办公软件操作不熟悉。目前大多人事部门职员都是教师兼任，对行政工作不精通，也有的对计算机操作不熟练，学校没有专职技术人员，对档案信息管理都是临时兼职，缺乏系统培训和专业知识，没有经过正规系统的业务培训，不能满足现代先进的技术设备和操作软件，因此对档案信息管理不能胜任。

电子档案信息的安全性、真实性和法律效力有待巩固和加强。电子文件的存储基础是硬件，而传输软件是网络，因此对网络管理尤为重要，与传统笔录方式比较，信息网络在安全性方面存在以下弱点（即使现代网络加强了安全保护措施）：数据可能被复制和盗取;数据可能丢失和无法复原;数据可能被恶意乱用等。因此，这些弱点给保密工作带来极大的困难。③纸质文档形成后，一般具有相应的稳定性，不易被篡改，而电子文档具有相对独立性，随着电子科技的飞速发展，篡改、伪造新的文档不是难事，纸质文档变成电子文档后，原始性被破坏，相应的真实性和安全性也令人质疑。而纸质文档通常带有法律效力，而电子文档在这个方面大打折扣。

4 如何加强档案信息电子化管理在学校人事档案管理中的运用

针对以上几点现状，分析不足，加强档案信息电子管理可以采取的措施如下：

（1）学校要培养先进的现代信息管理人才，提高管理意识。思想决定命运，意识决定成败。说明意识的重要性，意识的提高，需要不断学习专业知识，并且应用与实践。有专业意识的人一般是专业的人员，专业的人才做专业的工作，其意识会比普通人高，如设备管理和操作，软件维护和开发，完善这些都需要人才的引进和利用。使各类档案信息数据能相互转化，资源共享，简化教师管理流程，给学校管理提供可靠、真实、快捷的依据。同时制定使用规范制度，让软硬件开发和使用有依据，成规范，尽量没有漏洞。

（2）学校要提高人事档案管理工作人员的业务素质水平。当前，学校许多人事专员不精通专业知识的技术，提高档案人员的专业知识水平。因此，学校对专业人员进行定期专业素质培养，有计划和针对性地组织人员外出进修，让他们综合学习国内外先进的信息学、档案学、信息网络技术、数理统计、管理学等知识，掌握信息管理技术，这才是健全学校人事档案管理的核心要求。

（3）学校要提高电子设备投入。如可以采购先进的电脑、数码设备、扫描仪和专业软件，在硬件方面达到数据库管理的需要;同时应用专业的管理软件，对数据进行科学管理。使人事档案管理工作人员能够方便地使用这些设备和软件，提高工作效率。

（4）增强档案管理工作人员安全意识。电子数据文件容易被修改，如果没有对修改操作进行专业处理外，电子数据改动在计算机不会残留任何改动痕迹，虽然我们可利用电子信息安全技术为电子档案数据进行加密处理或者将电子文档利用水印技术处理，但是实现档案电子信息化管理后，这些数据通常会在网络中进行传输，在网络上进行传递就有被非法截获的风险，所以对在网络中进行传输的档案数据必须进行多次加密，确保电子档案数据安全。④如果将已完成的电子文稿用“只读”和加密的模式保存，电子文稿不能被轻易改动，就能跟纸质文档一样规范，具有法律效力。同时，在维护电子档案数据时，要与时俱进，不能注重了安全性之后，过于陈旧。因此，要保持严谨、严肃的态度，不断对数据库进行更新和维护，电子化的手段可以很方便地达到这个目的。

（5）加强各单位之间的合作。当今社会是一个高速信息化的社会，各单位之间的信息可以共享，因此，各单位间可以利用档案电子化的共享，达到互相资源共享，提高工作效率。

总而言之，档案信息化管理是档案工作发展的新里程碑，未来还有很大的发展空间，同样的，人事管理利用档案信息电子化管理的手段也需不断改进。加大电子设备和软件的投入，以及专业人才队伍建设，科学管理和考核，提高档案专业人员知识水平和操作技术，创新发展和研发新的应用功能和领域，通过档案科学管理发展质量和水平的不断提升，促进人事管理快速地发展。在电子信息化时代的学校教育中，加快学校档案信息化管理工作，促进档案科学管理水平迈上一个新的台阶，更能有益于学校管理的规范化，进而创造更大的社会效益。

*通讯作者：肖满

注释

① 冯雪菊.档案信息电子化[J].办公室业务，2013（1）：108-109.

② 靖冬超.浅谈人事档案的信息化管理[J].戏剧之家，2013（7）：356.

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【关键词】企业；人事档案；信息化

1.前言

人事档案是个人经历、思想品德、学历、社会关系、业务能力、工作状况以及奖励、惩处等方面的原始记录，是个人参与社会活动的记载和个人自然情况的真实反映。人事档案是企业员工信息的重要载体，是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。为了充分发挥企业人事档案工作在信息社会中的重要作用，企业应积极地将计算机和网络技术应用于企业人事档案管理，促进企业人事档案的信息化建设，不断提高人事档案管理的工作效率，提高企业人事档案管理水平。人事档案信息化是把传统的纸质档案转变为电子化载体、网络化载体和数字化载体，是在保管好纸质档案的基础上，建立电子档案，同时把个人信息资源录入数据库，在丰富个人信息的同时，突出个人特色，达到档案的动态管理。

2.人事档案信息化的优势

2.1 有利于人事档案资料的收集，保证人事档案资料的完整性

人事档案信息化能够通过管理软件对人事档案的目录进行管理，便于档案管理人员及时地发现档案材料是否完整，及时提醒档案人员收集缺失的档案材料。同时，通过管理软件能够对日常需要归档的各类资料进行分类和登记，保证各种资料的及时归档。

2.2 有利于人事档案信息的查询，方便人事档案的使用

很多企业的领导在进行一些人事决策时，想要在短时间快速了解全面或个人的人事档案信息，往往是一件非常困难的事。人事档案信息化能够通过管理软件实现高效、精确的检索、查询。多种检索方式的综合查询，既可以高效、便捷的获取所需的纸质档案的存放情况，又可以快速、准确地获取人员的基本信息、工作简历及德能勤绩等方面的信息。

2.3 有利于纸质档案的保存，减轻档案保管的压力

人事档案的纸质资料形式多样，保存需要大量的空间且不易保存，容易遭受虫、鼠及其它有害生物的侵袭而损毁，容易因温度和湿度的变化而腐烂、变质。加上有很多原始的文稿、图片、照片很难长时间保存，随着时间的推移会变黄、老化。而通过电子化存入计算机中，可以永久性保存，有效地保留了文件的历史原貌，并且大大减轻了纸质档案保管的压力。

2.4 有利于减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率

人事档案信息化能够帮助人事档案管理人员完成动态管理，及时对变动的人事信息进行记载，快捷的文档输入功能可以大大减轻人事档案人员的工作强度。人事档案信息化还能够帮助人事档案管理人员做好采集、验证、鉴定、归档、立卷、销毁等工作，将人事档案管理基础工作程序化、流程化、规范化，简化人事档案分类、排序、组卷、装订等工作，改变过去传统的以手工操作为主的繁重、琐碎的管理方式，把管理人员从手工劳动中解放出来，提高工作效率。

3.人事档案信息化的实施方法

3.1 做好人事档案原始资料的收集、鉴别和整理工作

人事档案信息化管理的有效性，很大程度上依赖于人事档案的基础工作。人事档案是人力资源管理和决策的重要依据，具有很强的严肃性。人事档案管理人员要从基础做起，定期跟踪收集最新材料，做好人事档案资料的分类、整理归档，从源头上做好人事档案材料的进场把关，从而保证资料的真实性、准确性与完整性。

3.2 配备计算机等硬件设施

要提高人事档案的信息化管理，首先要在硬件上投入。包括计算机、数码相机、扫描仪、光盘刻录机等。通过这些硬件设施，将纸质的人事档案进行电子化处理，转换成数据资料，使人事档案信息化、电子化。

3.3 建立个人电子档案

建立个人电子档案，人员的信息都可以在计算机上自由的浏览、下载，减少了工作人员与原始材料的接触，有利于人事档案纸制载体的保护。还可以有效地减少弃档、死档和无档现象，同时，还可以减轻档案工作的工作量，减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏，达到长期保存使用的目的。

3.4 采用专业管理软件，建立电子档案和信息数据库

人事档案信息化要充分利用计算机在人事档案管理工作中的作用，采用专业的管理软件，建立和完善人事档案数据库，及时更新，动态化管理人事档案信息，使档案信息的查阅、统计、分析等日常工作方面实行电子化操作。首先，人事信息数据库的建立离不开专业管理软件的支持，企业应自主开发或选用市场上比较成熟的软件，软件的功能应当包括：电子档案管理（建档管理、归档管理、档案综合检索、档案借出、借阅登记、档案盘点、档案转出处理等）；人事信息的管理（信息的输入、查询、修改、统计、对数据库的信息自动生成各种类型的干部花名册、打印表格等功能）。其次，数据库的建立离不开基础数据的支持，要根据数据库的特点设计动态信息收集的流程、规范收集的内容，保证数据的及时性和准确性。最后，人事信息数据库还要做好系统备份、数据备份，确保系统的不间断运行；档案数据要求做到物理归档，与其他业务系统的数据实行物理访问和存储的隔离。

3.5 建立人事档案信息网络化平台

为了使信息得到充分共享，提高劳动效率与工作质量，应通过网络技术建立人事档案信息网络化平台，通过网络使信息共享，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。根据人事档案信息的内容和相关要求，对各种信息资料的密级进行严格界定，按不同的用户、不同的数据和信息授予权限。

4.人事档案信息化应注意的问题

4.1 建立健全人事档案管理制度

实现人事档案信息化，建立规范的管理制度是前提。人事档案管理信息化工作内容多、要求高、难度大，企业应当坚持从实际出发，根据人事档案管理工作需要制定信息录入、信息分析、设备管理、网络维护等管理制度和规定，建立信息化工作自检自查制度，做到有章可循。

4.2 提高人事档案信息管理人员的素质

尽管技术进步对档案工作信息化建设起着至关重要的作用，但是人员的专业素质是决定因素。人事档案信息管理工作是一项专业性很强的工作，建设一支高素质的档案管理队伍，是提升档案管理水平的关键。实施档案人才培养建设的核心就在于帮助人事档案管理人员深刻转变角色定位，使他们由人事档案的实体管理者向信息管理及信息的驾驭者转变，由微观到宏观的转变、封闭到开放的转变，从而有效的提高各项管理工作的综合能力。随着信息时代的发展，对每位档案管理人员在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，而且还要根据形势的需要熟练地掌握现代化的管理方法和先进的计算机及网络操作技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。同时，档案管理人员要提高政治素质。人事档案信息化管理对安全保密制度提出了新的要求。由于人事信息传送的特殊性，档案管理人员要有更为敏锐的安全意识，掌握必要的信息安全技术，才能有效完成档案信息化管理中的安全维护工作。

4.3 解决好电子档案的保存问题

要注意电子档案载体的使用和存放。电子档案保存采用光盘、硬盘等载体，虽然存储量大、读取方便，但相对于纸质来说，电子化档案载体的使用寿命较短，一般光盘6-8年，如使用频繁，则寿命更短。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，采用等距抽样或随机抽样和方式进行，样品数量以不少于10%为宜，发现有问题的载体，及时进行有效的修复。

4.4 注重人事档案信息的安全性

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。人事档案信息化将电子档案和网络相连，网络具有很强的开放性。无孔不入的电脑黑客、防不胜防的病毒和计算机的故障给我们电子档案的安全和保密工作带来了隐患，使得电子人事档案容易泄密、丢失、错码等。

我们要高度重视人事档案的安全保密工作，牢固树立安全保密意识，严格遵照国家有关安全保密的规定和要求，运用先进的安全保密技术，全面强化安全管理。因此，在管理中一定要认真研究人事档案管理的相关政策，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对电子数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系。同时，一旦发现有文件损坏或计算机感染病毒，要立即对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。

5.小结

做好人事档案管理工作，是档案管理工作改革的需要，也是企业发展的需要，企业人力资源管理部门要充分认识人事档案信息化建设的重大意义，遵循人事档案管理工作的客观规律，充分利用计算机和网络技术促进人事档案信息资源的开发和利用，加强档案信息化管理，为企业在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面提供完整性、准确性、公正性的第一手资料。

参考文献：

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（1）学校人事档案管理主要是包含教师、教辅人员、行政人员及后勤人员的人生档案，内容涉及到家庭背景、政治面貌、职称、业绩、考评成绩等等综合指标。人事档案数据庞大、琐碎并复杂，使用频繁。因此，教师人事档案管理信息化是学校信息化的重中之重。信息技术引起档案管理工作革命性的改革和创新，在学校人员档案信息化管理中，面临着缺乏资金投入以及掌握现代信息技术的人力资源缺乏等多种问题。同时，由于学校涉及的工作内容单一，行政机构简单，教师的人事管理不太规范，人事档案管理是比较欠缺并容易忽视的部分，尤其是档案管理电子化更需要普及和优化。学校人事档案管理软硬件设施落后，手段单一，缺乏互通性，无法共享。大部分人事档案管理部门仍然使用传统的手工输入，再加上目前档案管理人员的信息技术知识没有经过系统的培训，处于一个初级的操作水平。虽然有的单位做了一些改变，投入资金改进了设备，但多是应付检查，或者没有给予重视，更不用说普及了。在学校中，管理人员采用办公软件，如word、excel、wps、powerpoint等软件处理数据，整理档案，数据零散，无系统的数据资源库和集成软件，使用者使用起来非常不便，导致重复工作极多，任务繁重。

（2）由于历史的原因，档案工作的基础设施较差，各类档案目录、内容兼容性不强，无法互通使用；各个部门各自为政，资源不共享，规定不统一，并不能全面实施、进行标准化的工作。档案资料的科学性、数据性、可查询性和共享性未能达到现代科学管理的要求。档案管理技术人员的管理水平和技术水平需进一步提高。档案电子信息化，对其管理的人员是核心，人员的知识水平和操作技术能力，未能达到档案电子化管理的水平要求，对办公软件操作不熟悉。目前大多人事部门职员都是教师兼任，对行政工作不精通，也有的对计算机操作不熟练，学校没有专职技术人员，对档案信息管理都是临时兼职，缺乏系统培训和专业知识，没有经过正规系统的业务培训，不能满足现代先进的技术设备和操作软件，因此对档案信息管理不能胜任。电子档案信息的安全性、真实性和法律效力有待巩固和加强。电子文件的存储基础是硬件，而传输软件是网络，因此对网络管理尤为重要，与传统笔录方式比较，信息网络在安全性方面存在以下弱点（即使现代网络加强了安全保护措施）：数据可能被复制和盗取；数据可能丢失和无法复原；数据可能被恶意乱用等。因此，这些弱点给保密工作带来极大的困难。纸质文档形成后，一般具有相应的稳定性，不易被篡改，而电子文档具有相对独立性，随着电子科技的飞速发展，篡改、伪造新的文档不是难事，纸质文档变成电子文档后，原始性被破坏，相应的真实性和安全性也令人质疑。而纸质文档通常带有法律效力，而电子文档在这个方面大打折扣。

二、如何加强档案信息电子化管理在学校人事档案管理

（1）学校要培养先进的现代信息管理人才，提高管理意识。思想决定命运，意识决定成败。说明意识的重要性，意识的提高，需要不断学习专业知识，并且应用与实践。有专业意识的人一般是专业的人员，专业的人才做专业的工作，其意识会比普通人高，如设备管理和操作，软件维护和开发，完善这些都需要人才的引进和利用。使各类档案信息数据能相互转化，资源共享，简化教师管理流程，给学校管理提供可靠、真实、快捷的依据。同时制定使用规范制度，让软硬件开发和使用有依据，成规范，尽量没有漏洞。

（2）学校要提高人事档案管理工作人员的业务素质水平。当前，学校许多人事专员不精通专业知识的技术，提高档案人员的专业知识水平。因此，学校对专业人员进行定期专业素质培养，有计划和针对性地组织人员外出进修，让他们综合学习国内外先进的信息学、档案学、信息网络技术、数理统计、管理学等知识，掌握信息管理技术，这才是健全学校人事档案管理的核心要求。

（3）学校要提高电子设备投入。如可以采购先进的电脑、数码设备、扫描仪和专业软件，在硬件方面达到数据库管理的需要；同时应用专业的管理软件，对数据进行科学管理。使人事档案管理工作人员能够方便地使用这些设备和软件，提高工作效率。

（4）增强档案管理工作人员安全意识。电子数据文件容易被修改，如果没有对修改操作进行专业处理外，电子数据改动在计算机不会残留任何改动痕迹，虽然我们可利用电子信息安全技术为电子档案数据进行加密处理或者将电子文档利用水印技术处理，但是实现档案电子信息化管理后，这些数据通常会在网络中进行传输，在网络上进行传递就有被非法截获的风险，所以对在网络中进行传输的档案数据必须进行多次加密，确保电子档案数据安全。如果将已完成的电子文稿用“只读”和加密的模式保存，电子文稿不能被轻易改动，就能跟纸质文档一样规范，具有法律效力。同时，在维护电子档案数据时，要与时俱进，不能注重了安全性之后，过于陈旧。因此，要保持严谨、严肃的态度，不断对数据库进行更新和维护，电子化的手段可以很方便地达到这个目的。

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1.电子化的档案载体

传统的人事档案管理资料主要为纸质的载体，档案管理人员需要花费大量的时间、精力考虑如何存储和保管人事档案资料，纸质化的档案载体需要耗费很大的存储空间。随着信息技术的发展，目前人事档案资料已经可以用电子化的方式实现。档案管理人员只要使用使用计算计，就能完成电子化文档的处理工作，只要拥有大容量硬盘，就能存储海量的人事档案资料。

2.数据化的档案管理

如果人们需要一份人事档案资料，档案管理人员需要花费大量的时间在档案的分类中查找。随着信息化的发展，人们可以使用数据化的方法管理电子人事档案资料。人们可以预先制作一套管理模板，然后轻松的为电子人事档案添加分类标签，需要人事档案资料时，人们只要输入查找命令，只花一、两秒钟的时间人们就查找到需要的资料。

3.分级化的查阅方式

随着信息技术的发展，企业或部门均有属于自己的门户网站，人们可以进入门户网站查阅自己需要的人事档案资料。然而，这些人事档案资料根据保密的程度具有分级性。比如说非企业或该部门的人员只能查阅已经对外开放的人事档案资料；企业人员可以根据自己的权限查阅一些较为保密的资料；企业单位或负责人可以查阅非常机密的人事档案管理资料。

4.网络化的共享平台

在信息化的时间，人事档案资料已经成为展现部门或企业实力的一种途径；也成为企业或部门里人与人之间相互了解的一种途径；同时也成为人们熟悉自己工作环境的一种途径。人事档案资料已经成为一种可供共享的资料，这种共享性给企业或部门工作的开展带来很多便利。

二、信息化的人事档案管理模式的革新

1.革新封闭性的服务对象

旧时代的人事档案，一般应某个单位、某个组织的需求而建立，它服务的对象为这个单位或这个组织的人，这种服务的对象影响人事档案的记录范围，即该人事档案记录的主要是与这个单位与组织有关的事。信息化的人事档案的共享性要求人事档案管理人员必须全方面的记录人事档案资料，这种人事档案资料比过去的资料具有更多的价值。

2.革新单一性的资料来源

旧时代的人事档案资料，一般由人事档案相关的当事人自行填写，或由管理人事部门的工作人员填写。由于个人因素，这使人事档案管理资料可能会出现偏差。在信息化时代，档案管理人员可用多种渠道采集档案资料，使用新的档案采集模式，能使人事档案资料更全面。

3.革新指定性的查阅人群

旧的人事档案资料由档案管理人员专门保管，只有指定的人群才能够向档案管理人员要求调阅人事档案。因为查阅的人群范围有限，所以旧的人事档案管理模式的利用率较低。在信息化的人事档案管理模式里，人们可以在自己权限的范围内自主的查阅人事档案管理资料，获得自己需要的信息。

4.革新被动性的管理方法

旧的人事档案的管理方法为由人事档案管理人员采集和管理人事档案资料，日后，档案管理人员会根据企业或组织活动的开展补充和更新资料，这种管理方法非常的被动。在信息化的时代，人们要求档案管理人员优化人事档案资料，使这些资料能位部门或企业创造更多的价值，人们的需求使档案管理人员必须主动的思考如何才能做好人事档案管理工作。

三、信息化的人事档案模式表现的形式

1.社会性的服务对象

过去的人事档案管理模式以封闭的方式为企业或部门提供资源服务。然而信息化的技术共享性的特点，使人事档案资料成为一种推动企业或部门工作的重要资源，人们从人事档案资料能了解到企业或部门工作的情况。这使人事档案管理要以整个社会成员为对象提供服务。广泛的服务对象是大人事档案管理的方向。

2.广泛性的资料来源

随着信息技术的发展，人们可以从多种渠道得到各种信息，这就使人事档案资料的来源变得多元化。人事档案的管理人员可以从人们的记录、相关部门的纪录、网络渠道、其它社会渠道得到人事档案资料，档案管理人员需要全面的收集这类资料，并合理的筛选与整理，才能使人事档案资料具有更多价值。

3.多样性的查阅人群

随着信息技术的发展，人们会根据自己的需要查阅人事档案管理资料。比如一部分企业或部门外的人员为了了解企业或部门的运作情况，需要查阅人事档案资料；企业或部门的人力资源管理部门为了作好人力资源的配置，需要查阅人事档案资料；部门或企业的工作人员在工作时，有时需要负责某项工作的人员与自己配合，他们也需要查阅人事档案资料。多样性的查阅人群要求人事档案资料更真实、更全面。

4.开放性的管理方法

由于过去人事档案管理模式的封闭性，使人事档案的管理由档案管理人员说了算，他们得不到有效的建议和帮助。随着人事档案共享化，人们在使用人事档案资料时能够了解到人事档案管理现有的弊端，他们能给人事档案管理人员更多建议，人事档案人员能根据诸多意见改变管理方法，使人事档案管理的水平进一步提高。

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一、人事档案信息量稍显单薄，无法满足日益增大的档案开发利用需求

人事档案作为个人信息缩影，是各类人才在社会实践活动中形成的最直观的记录，综合反映其德、能、勤、绩等各个方面的信息，是企业选贤举能、知人善任的第一手依据和资料。但随着企业对人事档案管理工作重视程度的不断加深，人事档案信息量单薄与企业巨大的人力资源开发利用需求之间的矛盾也日益凸显。

产生这种矛盾的原因是多方面的：首先，基于早期军事环境的我国人事档案内容政治色彩浓重，偏重于德、勤而失之于能、绩，对现行人力资源管理帮助有限。过分的强调某一方面内容使得人事档案内容“千人一面”，“优势”不真实，“缺点”不填写，很难客观、真实、全面的反应个人性格、特点、专长等信息。其次，人事档案工作在市场经济发展、政治性弱化的大环境下被人们所“丢弃”，这种“不思变只思简”的工作误区使人事档案管理工作在很长一段时期一直维持在基本水平，不丢失、不泄密，可以提供日常证明及社会福利办理即可。导致人事档案工作力度不够，收集内容滞后、间断、遗漏、虚假、混乱，严重影响人事档案质量，降低了人事档案的开发利用率。再次，人事档案本身还受到库容的制约。

面对这种供需极度不平等的人事档案管理工作现状，很多专家学者和从业人员都提出了相应的对策：人事档案管理体制及制度的改革立法势在必行；企、事业领导必须进一步加强对人事档案工作的重视和投入；人事档案管理工作者必须走出被动服务的框架转向积极主动收集和开发利用的工作模式等。这些对策都抓住了各个环节的症结所在，给笔者很多启发，同时笔者认为现阶段还可通过下列可行手段改进人事档案管理工作部分环节，改善人事档案供需矛盾现状：在人事档案中增加学绩、业绩、荣誉、非岗位内容培训经历、特长奖项、技能等级等相关内容，提高人事档案信息参考价值，避免一些选拔的盲目性；缩短人事档案信息收集周期，降低档案信息因收集周期长产生的丢失等自然损耗率，提高人事档案内容时效性；扩大宣贯人事档案管理工作意义的范围，提高员工对自身人事档案意义的认知，调动其关注度与参与感，使其自发的完善自身人事档案信息完整性等。

二、人事档案信息化管理发展缓慢，信息化管理优势效果不明显

人事档案信息化管理的主要优势在于：1、利用高效的电子信息处理技术将管理人员从繁琐的传统人事档案管理工作中解脱出来，提高人事档案管理工作效率，降低管理人员的工作强度。2、利用扫描、摄影等技术将纸质载体的原始档案资料变为易于传播和利用的电子信息，以授权的方式开发利用，降低原始档案资料的折损率，延长人事档案使用期限。3、利用计算机进行数据录入和动态调整，提高人事档案信息的时效性和准确性。4、通过计算机网络互联打破制约传统人事档案信息共享的机构及地域方面的空间限制，提高人事档案开发利用率。但这些在现在遍地开花的人事档案信息化管理系统应用中却没有得到充分体现。

引进专业人才或对已有工作人员进行电子信息技术专项培训可以提高档案管理人员的信息化素养；将人事档案依据利用的频次多少分级，只将利用频次高的档案信息电子化可以相对合理有效的利用电子信息存储空间；与信息共享机构联合制定统一的标准化规范化的人事档案信息电子化模式可以有效提高人事档案信息的共享利用率，这些方式方法都可以在一定程度上改善人事档案信息化管理现今面临的“虚有其表”的尴尬处境，但想从本质上改变这一现状，必须更好的把握人事档案信息“保密”与“共享”之间的度。在局域网范畴内，通过人事档案分密级管理，电子授权分级查阅的方式基本解决了电子信息开放性与档案保密性之间的矛盾。但面对更为广大的互联网环境，现阶段恐怕很难打破对网络安全性与保密性的质疑，建立互联共享的实质意义的人事档案信息库还需要档案人不断的探索和努力。

三、多种用工形式并行，人事档案管理难

随着市场经济改革的进一步深化，人才流动日趋频繁，各种中介服务机构应运而生日趋成熟。这种转变使企业原本单一的用工形式逐步向多种用工形式并行方向发展，给人事档案的管理工作带来了新的困难。

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1.1档案管理人员的管理意识不强

在现今医院人事档案中，由于管理人员对档案的不重视，导致人事档案中出现伪造、丢失和错漏等情况。另外部分医院出现了“弃档”问题，原因是这些档案没有对人才的整体素质进行反应，医院不能通过档案看到人才的综合能力素质。因医院人事档案没有专业的管理人员，一般是由其他相关人员兼职管理，所以忽视了档案管理的重要性，对于其管理也只是走流程，应付上级检查

1.2管理方式落后

良好的管理方式离不开先进的档案管理设备和完善的系统，然而部分医院对于人事档案管理没有重视，对于建设完善的档案管理没有投入过多的资金，导致缺少必备的基础管理设备，甚至没有相关的管理部门。人事档案管理还停留人工操作上，电子化管理没有得到普及，也不能利用先进的网络技术进行管理，从而降低了医院人事管理工作的工作效率，档案的处理也变得更加的困难。

1.3档案管理制度不够完善

由于一些医院没有根据实际情况来发展人事管理制度，也没有相关的制度考核措施，档案通过不同的渠道、不同的部门、不同的时间被移交人事档案管理部门，导致人事档案材料的不完善和不规范。从事人事档案管理的工作人员对人事档案管理的责任心不强，没有充分认识到档案的重要性，使人事档案的操作不合理、收集不够及时甚至出现丢失的情况。因人员的流动较大，医院使用人才的手续也变得简洁化，在人事档案管理中，终身制没有得以及时纠正，补充，既阻碍医院人员的流通性也对上级人事部门的审批工作造成一定的困难。

1.4档案管理制度单一化

尽管时代在不断的发展，部分医院在对人事管理的工作上没有跟上时代的步伐，仍然使用很多年前的老方法对其进行管理，由于其管理制度的单一性，不能为医院更好的创造价值，延缓了医院的发展。

1.5档案过于陈旧

因为现今医院的人事档案大多放在档案室中，常年没有人进行翻动，需要查询信息时非常困难，而且档案中由于人员的疏漏存在不真实或与真实情况不符合的情况，如果需要对人事档案进行修改，则具备一定的工作难度。

2对医院人事档案管理的方法措施

2.1对人事档案进行现代化管理

医院需要根据人事档案的管理流程和指定的规章制度对人事档案进行信息自动化的现代化管理。医院人事档案的编制不要根据国家相关政策来执行，在管理执行过程中可以根据档案所属人的具体情况进行分级处理，然后由档案管理人员利用电子系统对人事档案进行管理，对医院的每个工作人员进行电子存档。人事档案的电子档可以跟人事管理同步进行，这样既避免了因人事档案材料的滞后性引起的失真，又有利于让医院的人事档案具备真实性和完整性。将计算机运用到医院人事档案的管理工作中，快捷的对人事档案进行检索相关人员、归档相关信息、查询人员、传递旧信息、接收新信息、输出需要的内容，对人事档案进行合理利用。由于人事档案的唯一性，在对人事档案进行查阅长，需保证人事档案的完整性，不能进行随意的修改和删除资料。同事档案具备一定的严密性，没有得到相关允许，严禁私自查阅信息。完善真实的人事档案有利于医院对于医护人员的素质情况、人才结构等进行准确且快速的分析，为人才指定相关数据表格，方便医院对人才的管理和相关人才政策的指定，有利于实现知人善用的效果。另外可以根据人事档案中不同员工的特点指定培训计划，使人事档案更好的为提高经济效益和社会效益做贡献。

2.2对人事档案系统进行及时维护更新

人事档案管理系统不能只在系统出现问题的时候才对其进行维护，日常的生活中也需要专门的人员对医院人事档案管理进行维护。平时不注重对系统的运转维护，出现问题时会加大修改的难度。人事档案管理维护需要对其软件和硬件两方面进行维护，因其软件维护的复杂性，要求相关人员需要对系统做好相关的数据备份工作。其中重要的文件部分需要进行多项数据的备份。

2.3对相关管理人员进行培训

随着信息化的发展，医院传统的人事管理方式需要被淘汰，取而代之的是现代化的人事管理模式，医院人事档案作为个人信息的真实记录，要求对其进行录入的人员必须提高管理意识，要充分认识到人事档案管理的重要性；认识到医院的潜在生产力是新世纪人才，可以为医院创造更大的效益。医院的人事档案管理人员也需要具备主动服务的观念，帮助医院挖掘优秀的人力资源，是服务功能得以延伸。将医院人事档案中的人才信息金属快速准确的传递给相关科室，为医院的相关科研部门提供方便快捷的服务。同时院方需要增加对人事管理软硬件设备的资金投入。利用先进的科学技术手段帮助医院人事档案进行人性化管理，实现医院人事管理的现代高效化发展模式。

2.4完善人事管理制度

无规矩不成方圆，医院为更科学、有效的进行人事档案管理，需要制定一系列例如《医院人事档案管理规范》的人事档案制度，它们有利于为医院人事档案的归档、整体利用收集等方面提供可靠依据。在医院进行人事档案管理相关活动时，需要实际情况，使活动中所有的内容都有相关的制度参照。医院人事档案管理制度的建立需要根据医院的实际情况，结合人事档案管理的规律进行指定。使档案可以做到“档随人走”，避免出现人为篡改档案和编造假档案的现象发生，使人事观看档案具备严谨、合理和科学的原则。

3结论

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1 当前国家机关人事档案管理中存在的问题

1.档案管理责任意识和诚信环境不容乐观

人事档案管理工作不仅需要有关国家法律法规和制度的约束，对从业人员的诚信意识和责任心也有很大的要求。现阶段的人事档案管理人员诚信环境和责任意识并不乐观，很多人员存在利用职务之便弄虚作假的问题，工作中粗狂马虎，对档案鉴定工作的把关不到位。而人事档案不仅是有关机关选人用人的重要基础资料，更是政策性很强的宝贵文件，一旦有虚假信息融入，会对人事档案的公信力和效能发挥造成严重的影响。

2.档案管理工作的规章制度不够健全

对于档案管理的细节问题，我国在制度上还存在很多空白。在政府信息公开的大背景下，人事档案当前的公开程度还不够高。很多当前的工作条例和技术规章还是十多年以前颁布的旧规章，缺少新工作方法和工作制度的要求。此外，档案作为每一个人的基础资料，其内容的真实性很多未经过本人的验证，本人对档案内容毫不知情，不具备发言权和知情权的档案制度使得档案的真实性受到考验和怀疑，这一点也体现出档案管理制度方面不够健全的问题

3.人事档案的收集内容不够全面

传统的人事档案中所收纳的内容大都由每一??人的个人履历、考核、政审、党团、奖励、处分、工资晋升及出国等材料共同构成，这些是人事档案的基础。但是随着时代的发展和进步，档案管理内容一直都未进行有效的创新，沿用着过去的收集方式和收集内容。传统的内容形式单一，老材料居多、新材料补充不及时，且政治历史材料多、业绩材料少。人事档案的全面性主要由人事档案的收集工作决定，收集是否广泛直接影响着干部考察的前提和基础。当前的档案收集中往往套话、官话居多，仅有的资料难以对当事人进行客观而准确的评价，不能反映出综合情况。

4.对人事档案信息资源的开发不够深入

人事档案信息是重要的资源，其中蕴含了重要的可利用价值，通过编排、整理、筛选和汇纂才能够发挥和获取其中有特定价值的资源。档案的收集工作应当是以使用为目的的，但是当前的档案工作往往陷入了以收藏为目的的收藏误区，没有高效的发挥出档案资源的利用价值。

5.新技术应用与传统理念的冲突明显

尽管当前档案管理信息系统的应用正逐渐扩发和深入，为人事档案的电子化提供了一定的便利，但是受到我国传统观念的影响，新技术的作用发挥受到了限制。电子化管理的过程中仅仅是将纸质材料进行了电子化处理，使用和传递时还是以纸质材料为主，传统管理理念与新技术之间存在脱节和冲突。

2 制度化、规范化、科学化建设的路径思考

1.提高档案工作者的思想觉悟和执行力

《干部档案工作条例》中对从事档案管理的工作者有明确的要求，即必须具备政治可靠性、党风端正性、作风优良性、纪律严格性和工作保密性，同时还要具有一定的文化水平和工作能力。当下，提升档案管理工作要从档案管理工作者的执行力和思想觉悟方面着手，对从业者进行必要的培训和教育，提升人事档案的鉴别力，确保档案内容的准确性，消除档案中内容失真的现象。对涉嫌在档案中造假的人员，要依据有关规定严肃处理，并且在人事档案中如实的记录，增加诚信档案的比重和影响力。

2.加强制度化建设，管理机制更加严密

在档案管理工作中要始终把制度建设当作重要问题来抓，制定专门的管理、审查、传递、借阅、鉴别、收集、整理制度，必要的时候装订上墙。针对部分地方管理制度不健全的问题，要注意人事档案的鉴定、披露和查询环节，通过法律法规的制定明确相应的法律责任，加快监管制度的同步建设，修订现行制度中不合理之处。将个人隐私与档案使用适度结合，适当开放档案内容以方便个人和有关部门的使用。积极探索档案中有价值的信息和资源，促进档案价值发挥。

3.加强规范化建设，尝试信息化服务

要把握人事档案管理信息化的目标，运用信息化建设更加规范和高效的使用人事档案资源，强化领导负责制，通过制度提升和完善工作人员的责任心和基本素质。积极开发综合性的人事档案信息管理系统，一方面更加全面的收纳人事档案信息和内容，一方面更加便捷的为使用者提供有用信息和人性化的服务。要强化人事档案的使用效能，改善传统的单一收藏模式，增加对档案管理工作的重视和利用，更好地促进管理人员的工作效率和工作热情。

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[关键词]干部人事档案；制度化；规范化；科学化

[中图分类号]G271 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2013）11 — 0120 — 02

干部人事档案工作是组织人事工作的重要组成部分，是干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节。近年来，随着我国行政体制的改革，人事制度也加快了改革的步伐。相比而言，人事档案管理改革的步伐则明显滞后，尽管我国人事档案管理也作出了一些调整，但是整体上仍在不断的探索和调整之中，人事档案管理仍存在不少问题。我们必须从全局和战略的高度，不断深化对做好这项工作重要意义的认识，进一步推进干部人事档案工作制度化、规范化、科学化建设。

一、当前国家机关人事档案管理中存在的问题

1. 档案管理责任意识和诚信环境不容乐观

人事档案管理固然需要法律体系和必要的制度安排，但其在很大程度上取决于档案工作者和公民诚信意识的培养。目前我国的档案管理责任意识和诚信环境并不乐观，比如一些人在利益的驱使下弄虚造假，而一些档案管理人员责任意识不强，对人事档案鉴定工作把关不严。我们知道，人事档案的鉴定工作是国家机关人事档案管理过程中的一个重要的环节，其主要工作是审查档案材料，鉴别档案的真伪以及是否完备，以判定其保存价值。鉴定工作是保证人事档案真实性的重要工作，同时也是一项政策性很强的工作。而一些人事档案管理人员，由于把关不严或者是受利益的驱使，没有严格按照人事档案鉴定工作的要求和步骤，采取了放任的态度，也导致了人事档案中掺入了一些虚假信息，给人事档案的公信力造成了不利影响。

2.档案管理工作的规章制度不够健全

我国在人事档案鉴定制度的设计上，也缺乏针对档案造假制定出相应的应对措施。在政府信息公开的背景下，人事档案开放程度不高。在人事档案的公开方面，我国沿用的依然是1990年中央组织部颁布的干部档案工作条例，采取严格保密的方式。一些人甚至一辈子都没有见过自己人事档案的内容，对于里面写了什么，档案里面对自己反映的情况是否正确属实，个人失去了必要的知情权和发言权，这也对人事档案的真实性造成了一定的矛盾。

3.人事档案的收集内容不够全面

传统意义上，干部人事档案一般由个人履历考核、政审、党团、奖励、处分、工资晋升及出国其他材料组成。这是构成人事档案的基础，然而，随着时代的发展，一些档案也需要在内容和形式上有所创新，而不能一直沿用过去的一套方式去收集。同时，传统人事档案呈现出内容单一空洞、政治历史材料多、业绩材料少、老材料多、新材料补充不及时等问题。

其实，人事档案的收集决定着人事档案内容的全面性和广泛性，这也是做好对干部全面考察的基础和前提。尤其是国家机关人事档案，更是考察一个官员的重要依据。目前，我国国家机关人事档案的收集渠道不够广泛，收集内容不够全面。这些档案内容在干部的考核和升迁过程中很难以起到应有的作用，既不能反应他工作的现状，也不能反应出他的个人能力和素质。档案中缺乏一些具体数据信息的支撑，多是一些官话、套话，难以对个人作出准确客观的定性。这也给一些真正在平时的工作中有能力的人造成了不利，即个人的综合情况不能在档案中反应出来。

4.对人事档案信息资源的开发不够深入

人事档案的信息资源开发，主要是发掘人事档案中蕴藏的有利用价值的信息资源，通过鉴别筛选、加工整序、编目汇纂，寻找和获取较为集中系统或者有特定价值的档案信息资源。档案收藏的目的是为了满足应用的需求，而当前我国陷入了一个误区，那就是为了收藏而收藏。把辛苦收集而来的人事档案材料，收藏起来了之。通过人事档案信息资源的开发，将一些人的经验教训，或者独特技能以一种更加直观的方式表现出来，不仅可以很好地体现出个人的综合能力和素质，也可以为国家机构对于干部的考察和培养管理提供大量的现实素材。

5.新技术应用与传统理念的冲突明显

当前，许多国家开发了人事档案管理信息系统，为人事档案电子化提供了便利。但是我国由于受传统管理理念的影响，限制了新技术作用的发挥。开发人事档案信息管理系统的目的，是对人事档案进行电子化的管理，节省人力物力资源。在这个过程中，很多单位仅仅是将传统的纸质档案进行了电子化处理，而在人事档案的传递过程中，管理人员依然在采用传统的纸质档案方式方法，这种新技术与传统管理理念的冲突，不仅影响了新技术作用的发挥，也对社会资源造成了浪费。

二、进一步推进干部人事档案工作制度化、规范化、科学化建设的路径思考

1.提高档案工作者的思想觉悟和执行力

《干部档案工作条例》指出，干部档案管理工作人员必须由政治上可靠，党性强，作风正，能够遵守党的纪律，严守党的秘密，同时具有一定的工作能力和文化水平的党员干部担任。当前，我国机关档案中出现的很多问题与档案工作人员责任意识不强、缺乏思想觉悟有关。因此，在开展国家机关人事档案管理制度改革的同时，也要对人事档案的工作人员进行思想上的认识教育和培训，使其认识到人事档案工作的重要性。同时要提高人事档案鉴别能力，确保档案材料的真实性。国家公务员人事档案是党和国家的宝贵财产，也是国家选拔人才、任用人才的重要依据。因此，必须要加强对人事档案的鉴别，消除人事档案内容失真现象。

由于受社会不正之风的影响，个别人出于个人私利，弄虚作假，使一些人事档案材料失去真实可靠性。针对近年来出现的一些高科技档案造假，人事档案工作部门要有相应的应对手段。对于在干部人事档案中造假的人员，一定要加大打击惩处力度，坚决杜绝这一现象。同时，要通过建立国家工作人员人事诚信档案，对于涉嫌造假的人员，要在人事档案中如实记录下来，并且在人员的升迁和考核中，增加诚信档案的比重。

2. 加强制度化建设，管理机制更加严密

在档案目标管理工作中始终把制度建设贯穿于档案管理工作全过程，建立了档案收集、鉴别归档、档案整理、安全保密、查阅借阅、档案转递、检查核对等八项制度，并分别装订上墙。针对我国人事档案管理制度不健全的问题，应对人事档案管理的三个基本环节，即鉴定、披露和查询，制定相应的法律法规，明确违法应承担的法律责任。要加快对政府监管制度的建设，修订与现行人事档案管理不适应的法律法规。

适当开放与保护个人隐私相结合。档案管理的本质作用在于利用，如不积极加以利用，就会失去其存在的意义与作用。而要对人事档案进行充分利用，对档案信息内容的公开是前提和保障。但是，人事档案中又包含着很多涉及个人隐私性质的内容，如健康状况、婚姻状况、财产收入状况、职业经历等不适宜对社会公开的内容，这就要求档案公开要适度，保护个人的合法权益不受侵害。

此外，对于上级领导对员工的工作鉴定，本人可以查看鉴定结果，如本人对鉴定结果不满，可向更上一级领导反映，以取得公正的评语，从而保证人事档案的科学性。

强化领导负责制，对于档案工作者出现的失误，相关领导要承担连带责任，只有通过制度上的完善和工作人员素质的提高，才能最终提高我国国家机构人事档案管理的质量。

3.加强规范化建设，尝试信息化服务

全面收集、严审细甄、规范管理，促进档案管理规范化建设。加强科学化建设，尝试信息化。以《干部信息管理系统》、《干部人事档案管理系统》为应用平台，尝试对干部档案的日常工作进行计算机管理。

人事档案信息化的目的就是更有效地管理和使用人事档案信息资源。在公民的网络档案中包含着公民学习、工作的个人基本信息，以及个人的信用记录、驾驶记录、司法记录等多方面内容。并且通过类似于身份证号码的社会保险号码可以对档案的内容进行查询，比如司法部门可以通过这个社会保险号码调查每个人的司法记录，公民个人也可以通过特定的密码在网上进行查阅。

当前，随着我国国家公务员队伍的扩大，人事档案管理工作和利用需求增加。我们可以积极地开发国家公务员人事档案网络化系统。一方面，可以全面收集人事档案信息的内容。通过国家公务员人事案信息数据库，进行公务员人事信息的查询、检索和统计分析，并且将个人信息以各种图表和表格等直观化的形式表现出来，在组织人事部门选拔考察干部时可以以更加的明确和对比的方式呈现每个人的优势。另一方面，可以开发人事档案信息资源，实现资源共享。通过大型扫描仪将个人的简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容都进行扫描，建立一个国家公务员系统人事档案全文数据库，利用者通过网络就可以方便地查阅人事档案信息，不仅可以实现单位内部人事档案的电子化管理，还可以实现部门单位之间以及上级主管部门对全国公务员人事档案信息资源的共享。同时，以《干部信息管理系统》、《干部人事档案管理系统》为应用平台，尝试对干部档案的日常工作进行计算机管理。以光盘为介质对电子档案材料进行存储，实现自动生成干部任免审批表、干部花名册，对领导班子进行年龄、文化程度等多角度分析，以实现干部档案自动编号、自动查找和表格套打等。

在新的历史时期，档案工作人员一定要不断革新思想观念，加强调查研究，积极征询档案教学科研单位和专家学者的意见，组织业务能手开展专题讨论，在实践中认真总结经验，探索解决干部人事档案工作制度化、规范化、科学化建设问题的新途径、新方法。

〔参 考 文 献〕

〔1〕 唐高计.揭去人事档案的神秘面纱，增加档案的透明度〔J〕.档案学研究，2005，（06）.

〔2〕崔晶. 国外人事档案管理的特点及启示〔J〕.北京档案，2006，（01）.

〔3〕方彤. 国外人事档案管理的经验及其启示〔J〕.教育管理研究，2008，（09）.

篇10

【关键词】人事档案；管理工作；存在问题；解决方案

一、人事档案管理工作中存在的问题

(一)对人事档案信息开发利用不充分，无法体现档案信息应有的作用。造成这一问题的原因主要有三点：第一，现阶段的档案利用缺乏主动精神，档案生成后往往会被管理部门束之高阁，只是被动地等待领导或者其他相关人员来查阅。并且查阅的材料主要是以团材料和工资调整这两方面为主，忽视了其他个人资料对于人才开发的重要性，不利于根据职员个性特点来合理的配置工作任务。第二，当前人事档案信息开放程度还较低，只有部分领导才有权利进行人事档案查阅，而普通职员则被拒之门外。不仅使得人事档案失去原本存在的的意义，还导致人事档案管理工作得不到职工支持，给管理工作带来一定的挑战。第三，查询效率低是造成人事档案信息开发利用程度低的重要原因。

(二)人事档案管理基础设施不完善，管理的科学化、信息化程度不高。一方面是指人事档案保管的环境设施不完善。以普通办公房充当档案库房，使得库房温湿度得不到有效控制；库房门窗一般为普通门窗，封闭性差，极易使纸质档案遭受人为损坏。另一方面是指人事档案保管的现代化设备不完善。当今有些事业单位还没有引进电子化的人事档案管理系统，档案材料局限于纸质档案的建立与保管，使得人事档案管理工作效率低、科学化程度低。

(三)人事档案管理手段落后，管理水平低。现阶段，尽管单位已经开始将电子化的人事档案管理系统运用到工作中来。但是在实际操作中，有些职员对于电脑的使用仅限于信息录入，在进行档案信息检索查阅时，依然依靠手工操作来完成，先进的技术手段仍然没有被充分发掘，这就使得人事档案管理手段落后于现代化、智能化以及数据化的发展趋势。

(四)部分管理人员专业素质低，档案管理工作效率低。职员素质低是造成人事档案管理工作措施落后的重要因素。单位很多档案管理人员缺乏一定的职业培训。达不到“归档齐整完全、条目分类清晰、编排条理有序、目录清楚完整、装订齐整完好”的要求，难以保证工作的准确性。除此之外，单位领导、普通职员对规范化档案管理工作的意识淡薄，重视程度不足，也造成了档案管理工作效率的低下。

二、改进人事档案管理工作的建议

(一)加强人事档案收集管理，完善档案功能，发挥其应有的作用。我们前文提到，人才的合理开发利用是促进单位可持续发展的关键性因素，而人事档案则是职员信息的载体。因此，要想实现单位的发展，做好人事档案管理工作尤为重要。这就要求我们首先一方面要妥善保存原有的职员档案，另一方面要扩大人事档案的内涵，适当增添一些与职员有关的医疗保险、养老保险、住房情况、业绩记录、日常工作表现等内容。从多方面来加强对人事档案材料的收集，完善职员信息，最大程度地实现档案收集的完整性与真实性。此外，人事档案管理还应该根据单位发展的实际需求进行功能改革，从而使人事档案更好地服务于单位发展，提高档案使用率，发挥其应有的功能。

(二)完善档案管理工作的基础建设，提高档案管理的安全性。基础设施建设也要从两个方面入手。第一，是要完善环境设施。通过加大对人事档案管理部门的人力物力财力投入，改善工作环境，建立起防火、防潮、防盗等功能兼备的专用库房，提高档案管理的安全性。第二，是要积极引进先进的系统设备。通过资金投入为其配备现代化人事档案管理工作所必需的设施，一改往日只能依靠手工操作收集、查阅档案的现象，使档案管理工作成为促进单位发展的重要因素。

(三)创新档案管理的方式与手段，逐步实现人事档案管理的信息化、现代化。要想实现人事档案管理的信息化与现代化，就必须创新档案管理的方式与手段，转落后的手工操作为先进的计算机操作。建立起职员档案数据库，充分运用计算机、扫描仪等现代设备，发掘先进的档案管理技术。不仅要通过计算机进行简单的信息录入，还要利用现代技术对信息进行必要的处理，把图片以及声像资料转变为文字资料进行归档。除此之外，为防止资料丢失，要将档案的纸质版与电子版进行双份并存。

(四)提高档案管理人员素质，架起人才流动的桥梁。首先要从提升职员工作意识入手，使其能够充分意识到档案管理工作的重要性，具体的可以通过宣讲、考核等方式进行。其次要加强对档案管理人员的专业技能培训。例如，单位可以邀请专业素质较高的人员进行模拟示范；举办技能大赛，并鼓励档案管理人员积极参与到其中；安排部分职员外出进行业务学习……只有这样，才能提高实现管理人员意识与技能的双提高，促进档案管理工作的规范性，为单位人才开发与流动提供真实可靠的凭证。

三、结束语

总之，随着事业单位人事改革工作的推进，人事档案管理事业在迎来发展机遇的同时，也同样面临着巨大的挑战。要想使人事档案管理工作更好地服务于企业，就不仅要促进管理制度的改革，同样也应该促进管理观念的革新，积极探索现代化的管理模式，引进先进的信息技术并运用于工作当中，以提高档案管理工作的效率，从而为企业合理配置人才资源，充分发挥人才优势，促进企业可持续发展作出应有的贡献。

【参考文献】