采购档案管理范文
时间：2023-04-24 08:56:20
导语：如何才能写好一篇采购档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
根据《政府采购法》相关规定，高校在一定规定金额和范围之内可以自主招标，招标涉及货物、工程、服务等项目，招标过程中会产生招投标文件、评标资料以及合同等相关档案，种类繁多，数量会因投标单位的数量而变化，总量庞大。招标档案是学校的建设过程中的重要资料，是后期的项目实施、验收的依据，也是高校权益的重要保障，是反腐倡廉的重要信息资源。因此，招标档案的科学管理对高校的规范管理和全面发展有着举足轻重的作用和重大意义。
一、高校采购档案管理中存在的问题
（一）档案机构与采购职能脱节
目前大多数高校单位的文书和档案管理是两个相对独立的部门，档案工作在高校不受重视，加之高校招标项目量小、时间较分散、阶段性的工作，从职能角度上讲，工作的交叉性使招标工作和管理存在诸多问题。档案管理部门通常认为招标结果产生后即表示招标工作已经完成。而各级领导、项目负责人及工作人员的档案意识都不强，对招标档案工作缺乏足够重视，没有把招标档案工作实质性地列入专项管理，招标档案没有被作为一种重要信息来认识和保护，致使招标工作形成的档案在归档、保存、查阅上存在很大困难。
（二）采购档案的信息化程度不高
由于编制、开发计算机管理档案软件的大多数是计算机专业人员，他们对档案管理中的一些特殊规律缺乏明确的认识，而档案管理人员对计算机技术的掌握又缺乏深度，因此实际工作中所用软件功能还比较单一，仅局限于档案的编目和检索，许多工作还得靠手工来完成，信息化程度很低。招标工作形成的档案资料种类比较多，这些资料最大的特点就是，纸质资料量大、保存年限较长，事后查阅频率较高。招投标文件都讲究权限和时效性，在规定的时间和要求下必须作出有效的承诺和保证，而这些均以纸质形式反映，保证公平、公正和公开。在信息技术高速发展的今天，有些学校甚至还未使用计算机进行相关数据录入，更谈不上专业软件管理。
（三）采购档案管理目标不明确，缺乏配套的管理制度
有的高校对反采购档案要达到什么没有明确目标，不能根据现有的软、硬件条件和单位实际工作的需要提出合理的工作目标，也缺乏相应的规章制度。招标项目往往涉及的人员多，档案收集不规范。同时会涉及货物、工程、服务等多方面，项目管理人员档案的整理水平差异很大，没有按照统一标准和制度进行整理归档，档案的收集也不完整，遗漏现象等。但高校对这方面工作也缺乏相应的责任制度。另外由于招标工作人员及项目负责人多是兼职，没有额外的报酬和奖金，也没有相应的管理制度，责任心不强，工作不重视，工作中缺乏沟通配合等，直接造成档案质量不高。
（四）采购档案保存存在安全隐患
与纸质档案载体相比，电子文件的存储材料的寿命要短很多，一般仅为5- 15年，而很多采购档案保管期限都达15年以上。在信息化程度比较高的学校，会形成大量电子数据。电子文件的存储材料容易受材料变质和外来磁场的影响导致数据被破坏，造成数据的丢失。由于计算机系统出错造成数据库系统和文件系统故障；录入或更新的数据不满足格式条件或要求；人为地、有意识地破坏活动，对数据非正常修改，对软、硬件的蛮力破坏等都会导致数字化档案的缺失，并且无法修复的可能性比纸质档案大的多。
二、改进高校采购档案管理的建议
（一）重视采购档案管理工作，明确专职专业管理人员
招标档案工作对于高校的权益保障有着至关重要的作用，高校应加强重视此项工作。鉴于招标档案的重要性，应建立学校招标档案工作领导小组和明确档案管理专职人员，并且应保证一定的稳定性。专职工作人员应利用现有的资源，采取科学的方法和手段从各方面及时、广泛地搜集现有招标相关档案，并对照归档范围进行系统的整理、检查分析，确保招标档案符合原始、完整、准确的要求。
（二）加大采购档案的信息化程度
档案是一种信息产品，要合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用并获得最佳效益，必须通过软件开发编制档案检索管理系统。此外，在服务技能上要有自动控制技术等手段的支持，对档案进行全方位、多角度、高效和安全的改造，保证电子文件的管理与监控。高校招标工作的阶段性和时效性特点确定单独开发编制档案检索系统的成本太高，但人工检索管理存在较大的难度，工作效率低。因此，系统检索方法的实现可利用学校资源，比如在校档案室管理软件的平台上进行再次开发利用或者利用学校人才资源开发简易检索工具，这一检索方法的存储量大，检索效率高。另外，各高校档案管理机构需要在其外部与高校图书、情报等其它信息系统取得协作，在制定和实行业务、技术标准化上协调一致，通过构建网上档案服务平台，为更多的用户提供服务。
（三）完善采购档案的专项管理制度
高校招标档案资源建设涉及学校货物、工程、服务等各方面，也是一项系统工作。做好招标档案管理工作的重要基础和保证就是建立健全档案管理规章制度。
建章立制，完善各项招标档案管理办法，并认真贯彻实施。根据学校设置招标组织的情况制定招标档案管理规章制度，明确招标档案管理人员的具体职责，按照问责机制原则进行管理和监督，同时设定一定的奖惩制度，提高工作人员的责任心和积极性，保障招标档案的连续性和完整性，使招标档案工作进一步制度化、规范化。
（四）构建采购档案的保密及安全防护体系
招标过程中每一个信息对于招投标双方的公平都是至关重要的。关系着招标后项目合同的签订、项目的实施验收以及纠纷处理。随着招标的结束，合同的签订、项目的实施及验收陆续进行，包括可能出现的纠纷事宜，招标档案是这一切工作的基础，学校合法权益的重要保障，是具有重要价值的原始资料。这就要求档案专职管理人员要做好招标档案的保管和保密工作，确保档案的安全性和完整性，不能违反相关的操作程序。同时，根据电子档案特点和网络结构的特点，其安全防护也应综合使用各种安全防护措施，构建立体化的安全防护体系。包括设立防火墙和安装杀毒软件，防止未授权系统的侵入；安装加固软件，防止对系统安全构成的威胁。档案信息网络主要是学校内部局域网，其网络上运行有大量的密级信息，除安装各种网络安全防护软件外，还应对网络的安全运行情况进行检测。为了确保信息的完整、准确，必须进行数据备份，并脱机保存到其他介质上，以防止数字信息的丢失或更改。
篇2
1 新时期的政府采购档案信息化管理现状
1.1 管理人员专业素质有待提高
新时期政府采购档案的管理人员如何适应信息时代的发展？这是管理人员首要考虑的问题，解决这个问题还是要从管理员本身出发，提高自身的专业技术与素质才能从根本上解决这个问题！提高档案建立意识，如果管理员不能树立一个良好的档案建立意识，将很难意识到档案收集的重要性，最终导致管理员对档案出现的情况不能进行及时有效的掌握与处理。另外，管理员一定要进行专业的管理知识培训，掌握档案管理专业知识，懂得控制与维护档案信息资源的有效性、可靠性与实时性，根据电子档案的特性进行信息的有效收集管理，提高档案管理工作的整体水平。随着计算机的不断发展，档案管理员的计算机录入知识已经得到普及，但是这并不意味着每个人都能很好的操作，相反，管理员对于相关软件及数据库的掌握还有待提高，除此之外，知识结构老化与服务技能单一的情况依旧存在，政府一定要对这些问题进行改进，因为这种落后的技能已经不再适用信息技术应用的新要求。
1.2 档案信息化建设的不规范性
纵观大局，我国政府采购档案的信息化建设其实还处于起步期，这就导致了管理员在对档案的管理上具体操作不规范的现象，说到底还是因为政府统一管理机制的缺乏，最终造成了各个集中采购机构采购档案的规范性差、开发性差、服务性差、共享性差的局面，而这种情况下的信息系统与网络建设形势并不能与采购档案信息资源共享的要求相适应。再具体的操作过程中，有的机构甚至会出现将信息化仅用于采购档案的录入，这样无疑造成了人力、财力、物力的浪费，极大的降低了利用率。
1.3 安全保障的缺乏
这种安全保障的缺乏主要体现在两方面，一方面来源于档案管理安全意识的缺乏，另一方面来源于管理方法的缺乏。管理员对档案管理认识的模糊性，往往造成采购档案信息丢失泄密的情况发生，给政府部门甚至国家带来严重的损失。信息技术在档案管理中的运用为新时期政府采购档案管理提供了高效、快捷的管理方法，从而大大提高了档案采购的工作效率，但是需要特别注意的是，一方面信息化的应用提高了采购工作的地位与作用，另一方面它也带来了一定的安全隐患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，这些事件的发生都极易影响档案的准确性与安全性。
2 新时期的政府采购档案信息化管理的优势和重要性
2.1传统的档案管理具有数据大、分类复杂等缺点，造成了查询时间的耗损，另外，传统档案的纸制性，十分容易受到潮气与虫害的侵扰，从而导致了档案资料存放的不长久性，传统档案这种费时费力的管理已经相当落后，不能适应社会发展的需求。
2.2新时期的政府采购档案信息化管理在中学美术档案管理上的运用，将在很大程度上弥补传统档案的弊端。
（1）便于查阅：新时期的政府采购档案信息化管理使得档案进行统一的信息化管理，其完整性便于查阅；
（2）节省空间：这种信息化的管理节省了资料储备空间，不用再大费周章的进行大空间的归纳，，与传统的纸质资料分类相比有明显的优势；
（3）利于维护：信息化管理的有条不紊性，更加方便了管理员对相关档案的维护，提高了管理效率；
（4）节省劳力：传统管理的复杂性往往需要在对档案的管理上花费相当多的精力，投入一定的劳力，但是信息化管理运用的简单化与精细化具有方便快捷，效率高的特点，节省了劳力；
（5）方便检索：信息化管理的另一大优势体现在使用上，传统的资料查阅需要自己深入到各大查阅室，然而进行一一勘察，而信息化管理则可以直接通过编制检索工具，进行关键词的直接查阅，大大提高了工作效率。
（6）通过政府采购档案的信息化管理，对于教育培训机构而言，将会实现全国性教育平台的构建，同时实现学校与图书馆在线统一的局面，最终得以接入互联网和政府教育平台；最重要的是，政府通过自己出资的方式对教育资源进行购买，然后提供给学校和学生；针对性的加强信息技术能力的教育和培训，以适应信息时代的挑战。
2.3政府采购信息化与传统最大的不同就是，它是依据计算机为基础实现现代化管理模式，其将快捷性与有效性集于一体，利用网络平台提高了办事效率，节省了办事时间，真正的造福于人民。此外，随着信息化的日益发展，政府也日渐重视采购档案信息化作，并逐渐形成了跨地区、跨行业、跨部门的联合采购，形成了规模的集中采购。档案信息化管理的运用服务了大众，这是档案现代化发展的客观要求，也是社会信息化的重要要求。
3 新时期政府采购档案信息化管理的创新对策
3.1 加强管理意识
提高管理员的档案管理意识是整个档案完善工作的第一步，也是关键一步，因为只有扭转管理员的思想意识才能为信息化档案采购工作的积极进行打好基础。这种管理意识包括管理员的现代化意识、信息化意识、计算机管理意识等等。另外，政府应该对以往的档案进行科学系统的完善，以网络计算为依托，实现信息化的档案管理系统，政府管理员要充分发挥自身的主动性，积极利用信息化成果进行档案信息资源的开发，把不同层次、不同部门的办公都实现自动化，将其纳入统一的档案信息化系统管理之中，促进管理工作水平的提高。
3.2 提高档案信息化安全保障
政府一定要对档案做好针对性的安全保密规定，以防档案信息的流失，充分确保档案的安全性与完整性。对网络进行必要的防火墙、防毒软件、入侵检测系统的安装，从根本上保障系统的安全。
3.3 提高管理员技术水平
管理员技术水平的高低直接影响着政府采购档案的信息化建设，因此，提高管理员技术水平是实现采购档案工作创新的关键所在。新时期政府采购档案管理的信息化创新要求管理员必须具备坚实的理论知识、专业素养以及现代信息技术，这种复合型人才的打造才是当前政府部门提高档案管理水平的必胜法门。在职学习、脱产培训、外出进修等等都是提高管理员水平的方式，只有不断的更新专业知识，才能适应新时代提出的新要求，从而推进政府采购档案信息化管理工作的开展。
3.4 档案管理规范化
加强档案工作的规范化管理，实现档案管理标准的统一化，提高工作效率。同时，政府部门一定要解决好电子文件与纸质文件“双套制”保存的问题，实现两者之间的“通道”建设，针对两者之间的特点，制定符合现实的管理规章制度。
篇3
【论文摘要】采供血机构继续教育档案管理工作是采供血机构人力资源管理的重要组成部分之一，是一项必须受到重视的工作。本文通过对采供血机构继续教育档案管理工作的特点和存在的问题，以及工作要点来分析说明做好采供血机构继续教育档案管理工作的方式方法。
二十一世纪是一个信息全面覆盖与科学技术飞速发展的时代，信息化已成为推动时代进步的主流。采供血机构也不能例外，它的各类信息均需要进行筛选、整理、分类以及保存，保存形式就是档案管理。为适应输血医学的发展与进步的需要，满足我国现代医学科技的不断发展与保障人民生命健康的需求，对采供血从业人员的资质要求也不断提高。因此继续教育就成为提升现代社会中采供血机构从业人员专业素质，从而使其更加符合现代医学水平不断进步发展的一种非常必要的方法和手段。但是由于现阶段采供血机构继续教育档案管理的方式方法依然还部分沿袭着传统的方式来进行，这就让采供血机构的继续教育档案管理工作有随时代前进的步伐做出改进的必要。
1采供血机构继续教育档案管理的优势
采供血机构继续教育档案管理的特点决定了它现代化办公的众多优势。
1.1采用网上申报的流程，能够让需要填写申报表的专业人员在网上就处理好申报的材料，然后通过网络申报，等待各级主管部门审核，审核后合格的就可以存档并公布。这种设计好处在于各级管理人员能够层层把关，确保了继续教育项目申报的质量。
1.2申报时段明确。能够让项目申报人明确地知道申报的时段，尤其是明确了截止的时间，让项目申报人不会因为截止时间不明确而造成延误，减低工作失误的可能。
1.3申报项目的情况能够及时被项目申报人了解。特别是未能通过的项目，因继续教育申报系统提供查询功能，项目申报人可以明确得知申报项目未通过的原因。
1.4采用电子档申报。相对于传统的纸质档模式，电子档的优点在于便于储存，不占实物空间，而且方便查询。
1.5由于广泛采用互联网技术，各类继续教育项目的申报和批准都能够公开，全国采供血机构的同行都能够查询到相关继续教育项目的信息，便于继续教育工作的开展，促进了全国各采供血机构的交流与合作。
1.6便于管理，随着现阶段输血医学的不断发展进步，对采供血机构从业人员的要求也不断提高，比如，每年的继续教育学时必须达标（75学时/年）就是最佳体现。继续教育档案管理的电子化可以便于合理安排采供血机构各类专业人员参加相关培训，从而有效避免重复培训或者未参加相关培训等问题。
2采供血机构继续教育档案管理工作存在的问题
2.1工作人员对继续教育档案管理工作没有认真对待，需要全体从业人员在整个工作的各个环节的共同参与和支持。对于各类培训的原始文件、培训教材、学分记录、考试成绩和相关文书等材料的收集等工作，是需要相关工作员工来配合进行的。如工作人员敷衍，将会造成档案的缺失或使用寿命降低。
2.2档案管理人员的业务能力仍需加强.档案管理人员缺少档案管理所需要的专业素质和技能。
3档案管理的工作建议
3.1要做好采供血机构继续教育档案工作，首先还是要在前期工作上下功夫。对于档案材料的收集工作要有足够的重视。只有完整、规范的材料才能够让档案的系统性得到体现。也就是说，材料的完整和规范是做好继续教育档案管理工作的前提。首先，要对继续教育档案的对象进行明确。最主要的是将材料中有价值值得保存的部分整理出来，进行统一的保存形成档案。其次需要对材料进行规范。材料的来源很广，因此形式很多。而继续教育档案的目的就是要形成统一的格式来方便管理。因此需要将收集到的材料进行归类整理，规范后才能进行下一步工作。而且，平时就要有材料收集的意识，只有形成了这种意识，才能保证材料的完整性。 转贴于
3.2档案的形成形式要方便查阅。制作继续教育档案的目的就是要在事件发生过后的很长一段时间里，能够通过继续教育档案的情况记录，对采供血机构继续教育中的各类事件进行还原，通过继续教育档案的记录，能够真实地反应继续教育工作的原貌。参加继续教育的各类工作人员专业分类繁杂，参加的各门类项目也很多，这就给继续教育档案管理的工作带来一定的难度。因此，继续教育档案管理不应该按照继续教育的内容来进行分类。我们通常按照时间来进行分类。在同一时间段中，又细分为管理、学籍和学习内容三个内容。三种材料的组卷不同，但又可以保持内部联系。通过某一部分的查询也可以找到其他的相关资料，能够给查询的人员提供完整的资料数据。
3.3采供血机构继续教育档案管理要在继续教育的全部环节进行。只有在继续教育的全部环节都进行，才能保证继续教育材料的完整性，这个因素是保证档案管理工作顺利进行的前提。在继续教育的全程中都进行档案管理，可以让教学内容真实有效地反应在档案中，方便后期的整理和查询。
4结语
采供血机构继续教育档案管理工作非常重要，要做好这项工作就需要有相关领导足够的重视，系统的档案管理机构，以及专业的档案管理人员共同的努力。做好了继续教育档案管理工作，就能够让采供血机构从业人员整体业务素质和水平得到很大提高。
参考文献
[1]李淑芳.关于加强继续教育档案管理工作的思考[J].山西档案.2006.
[2]周彩英.试谈继续教育的档案管理工作[J].成人教育.2002.
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前言
医疗设备是医院固定资产的重要组成部分，随着医疗服务水平的提高，医院医疗设备的数量不断增加，相应的档案管理工作也受到广泛关注。积极推进医疗设备档案管理工作的发展不仅有助于医院加强固定资产管理，同时也能更好地服务于临床工作，展现医院的综合管理能力。
一、医院医疗设备档案管理工作的重要性
医疗设备档案管理是指从论证、申请、采购、安装、验收、应用、维修、保养、报废等各个方面对医疗设备的档案信息进行的全程跟踪管理。医疗设备是医院开展诊断与治疗工作的基础，在医疗设备全生命周期的管理过程中会产生大量的资料档案，档案管理工作也因此具有重要意义。
一方面，对医疗设备档案管理本身就是医院管理工作的组成部分。通过档案信息的生成以及持续跟踪，能够及时掌握设备运行情况，提高设备的使用率，防止资源损耗。另一方面，医疗设备档案信息与临床工作有着紧密的关联。大数据时代对数据信息的分析利用至关重要，医疗设备档案信息的生成可以为医院临床工作提供参考，例如设备使用频率、故障率等信息都是医院合理布局医疗设备、制定采购计划、进行设备更新的依据，同时也体现出医院的医疗技术水平。
二、医院医疗设备档案管理工作存在的问题
第一，医疗设备档案管理意识不强。对于医疗设备的管理，建档是一项基础工作，不仅要生成大量的档案信息和相关文件，而且还要为今后的临床工作提供参考。但是档案管理并不直接创造经济效益，医院对医疗设备的档案管理未能给予足够的重视，很大程度上只是对设备购置时的静态信息进行收集，后续的动态档案信息生成则普遍缺乏。
第二，档案管理制度不健全。医疗设备的采购成本高，设备使用周期长，且设备使用过程中要持续开展档案管理工作，涉及多个部门的协同参与。但是在不少医院中，由于缺乏严格的管理制度，医疗设备采购、管理、使用环节的档案信息并不能及时生成，各部门对自身应承担的责任缺乏清晰的认知，设备使用与档案管理常发生脱节，另外相应的监督和考核制度也流于形式。
第三，信息化管理水平不高。对于医疗设备的档案管理是一项系统性的工作，不仅设备采购、验收需要建档，后续的使用、维护、计量、降级、报废等各个环节也要记录在档案中。由于档案信息量大，单纯依靠传统的档案管理方式已经不能满足工作的要求。但是医院档案管理仍以手工为主，尤其是对持续生成的动态档案信息跟踪记录不全，建立的信息化档案较少。
第四，专业档案管理人才不足。近年来随着我国医疗卫生体制改革的深入，医院综合实力显著提升，医疗设备更加先进，采购数量不断增加，医疗设备的管理和使用也向着更加精准的方向发展。但是相应的医疗设备档案管理工作还未跟上步伐，现有?n案管理人员往往是从其他部门调任，专业知识和能力储备不足，难以对档案信息的真实性、完整性做出判断，档案管理效率不高。
三、加强医院医疗设备档案管理的举措
第一，深化对档案管理工作的认识。国家卫生部和财政部对医院医疗设备档案管理工作提出了明确的要求，医疗设备在申请购置和使用过程中都必须做好相应的档案管理工作。因此，医院应当深刻领会相关工作精神，积极转变思想，更新观念，对医疗设备档案管理工作给予充分的重视，明确档案管理与医院临床治疗和内部管理之间的密切关联。同时医院领导更要以身作则，在医院内部开展相关的宣传教育活动，使各科室人员认识到工作的重要性，树立起全员意识。
第二，建立健全档案管理制度。严格的制度是医疗设备档案管理工作实施的基础和保障，医院应根据医疗市场和医院发展的需要，制定严谨的档案管理制度，明确档案管理与使用人员的具体职责，形成岗位责任制，将医疗设备采购、使用、维护、保养、维修、报废等各个环节的工作责任到人，并与相应的档案信息生成工作对接，确保动态档案的及时记录。管理人员要注意检查设备使用和维修过程中的档案记录，及时反馈给临床科室参考。另外医院还应对档案管理工作给予监督和考评，从而增强档案管理人员的责任意识。
第三，加强档案管理信息化建设。近年来医院采购的设备数量不断增长，医疗设备的功能以及维护要求更加复杂，使用过程中生成的信息量大，积极开展档案管理信息化建设成为当前的一项紧迫工作。信息化管理不仅有助于提高档案管理效率，而且更利于保证档案信息的完整性和可靠性，促进信息共享的实现。因此，医院应建立功能强大的档案管理信息系统，科学设计档案信息的生成、更新、查询、分析等功能，并结合不同部门的实际情况，设立相应的使用权限，以便于各部门在工作中随时进行档案信息的查询和使用，发挥档案信息的使用价值。
第四，组建专业人才队伍。档案管理是一项专业性较强的工作，特别是对医疗设备的档案管理，本身具有动态发展的特点，设备从采购计划制定开始到验收使用，以及长期的维护，都需要不断丰富档案信息，并实现对档案信息的分析利用。所以一台设备档案的生成只是管理工作的开始，后续还要涉及一系列专业的工作。这就要求医院充分重视复合型人才的培养，吸纳具备高度责任意识、档案管理背景和一定医学知识的专业人才，立足长远发展，组建起高素质的档案管理队伍，并定期组织相关培训，切实通过人才素质的提高为临床提供帮助。
篇5
一、综合性医院医疗设备档案管理现状
（一）医疗设备档案管理的部门归属不明。医疗设备档案的管理涉及多个部门。如作者所在的医院，是三级甲等医院，目前正在使用的中大型医疗设备有1350台，其中2015年购置中大型医疗设备50台，2016年1至10月购置38台。形成的设备档案1264卷，其中万元以下335卷，1-5万元436卷，5-20万元265卷，20万元以上228卷。这些医疗设备前期的采购以及日常维护、保养属于医疗设备科，具体使用则是由使用科室进行操作，设备档案管理部门则负责档案的采集、照管和调用。但在实际的医疗设备档案管理过程中，各部门之间未明确分清职责，工作不协调，重点是未明确医疗设备档案管理权限的归属，没有一个具体的部门来统筹协调、负责档案的管理工作。在实际档案管理过程中，往往出现以下情形：管理科室仅仅关注设备的考察、议价和采购；使用科室仅仅关注设备的安装、调试和验收，而对于医疗设备相关资料的采集、保管则予以选择性忽视，从而未能形成完整的设备档案。
（二）医疗设备档案管理制度不健全。目前综合性医院医疗设备档案的管理工作重视不够，相当一部分医院未认识到医疗设备档案管理工作的重要性，导致设备档案管理活动混乱无序，缺乏一定的系统性和科学性，普遍未建立规范的、有效的规章制度，重视文书档案或人事档案的管理，形成管理规范，忽视了对医疗设备档案的管理，相关部门的职责分工不明确，互相推诿，医院管理部门缺乏行之有效的管理和监督手段，难以协调三者的关系，造成医疗设备档案管理混乱，不能及时、有效地提供给维修人员使用，不能很好地服务于临床、医技科室，甚至造成档案遗失的现象。比如未建立完整适用的医疗设备档案管理系统，设备档案管理混乱，借阅查询制度不健全，未能充分发挥设备档案的作用和深入挖掘设备档案的深层价值等。2015年笔者所在的医院新购进一台高新设备，因档案管理员未按要求登记借阅，造成购置合同遗失，给医院带来难以挽回的损失。因此应充分重视医疗设备档案的规范管理，医疗设备档案管理作为一项经常性、系统性的工作，是医院医疗设备稳定运转的重要技术支持和保障。
（三）设备档案管理人员专业培训未完善。医院对设备档案重视不足，认为设备档案是一项无关紧要的工作，常常由设备维修人员或其他行政管理人员兼任设备档案管理员，甚至没有经过专门的档案管理培训，更不可能选择档案专业技术人员来担任设备档案管理员。由于缺乏专业的档案管理技能与知识，对档案管理的具体内容不了解、不熟悉，导致出现档案文件保管分散、档案资料采集不完整等问题。同时，由于部分资料散布于使用科室或基层维修人员手中，收集起来比较困难，个别情况下还会出现资料残缺丢失的问题。此外，部分医院未制定完善的借阅制度，档案的借阅和归还手续不规范，加之档案管理人员更换频繁，移交手续不清，对于一些久借未归档的资料未能及时进行催还，最终导致设备档案的永久遗失。
二、提升医疗设备档案管理水平的途径
（一）提高医疗设备档案管理意识。首先必须从院领导到具体管理人员都要从思想上认识到医疗设备档案管理的重要性以及必需性。对于综合性医院来说，医疗设备是医院现代化水平的体现，更是保障其长期经营以及今后发展的重要因素。认识到设备档案的重要性才能最大程度提高设备的使用效率，提高医院的经营管理水平。在医疗设备的日常使用中，设备档案可以提供或记录设备各方面的信息，为医院管理层制定相关决策提供可靠依据，提高采购活动的科学性、有效性，防止贵重仪器的闲置浪费，实现医疗资源的科学配置。医疗设备从最初的论证、议价、采购，到设备的调试、使用、维修，再到最后的淘汰、更换，需要经历一个周期性的过程，整个过程与设备档案的管理密不可分。因此，作为医院的管理者，应该把设备档案的管理列为医院的重点工作之一。
（二）明确医疗设备档案收集的内容。要做好设备档案的收集工作，保证档案内容的完整性，首先要明确需要收集的内容，一般来说医疗设备档案内容主要源自两个方面：一是采购过程中产生的文件。二是使用过程中形成的各种资料。因此完整的医疗设备档案内容也应包括两大方面：一是院务会议上讨论同意采购立项的会议纪要，以及采购过程中签定的具有法律依据的合同书；与设备配套的相关证件、说明书、手册等。二是设备使用期间形成的一些记录性资料，包括使用记录、维护记录、合格证、设备使用的效益分析等，这些都可以为后续的售后服务、维修活动以及日后购买设备提供有效的参考和依据。其中，对于合同书的收集主要是为了保证各项合同条款的有效性，防止医院的合法权益遭到侵害；对于设备说明的收集则是为后续的检测和维护提供原始的技术资料支持，从而维护设备的安全、稳定运行。当医疗设备进入报废环节时，需要根据设备档案中记录的资料来进行报废审核，以评估设备的真实价值，确保资产的合理报废，杜绝资产的流失和浪费。由此可见，医疗设备档案与医院的各项管理活动息息相关，日常收集过程中应注意把医疗设备在论证立项采购、安装监测检查、故障维修、日常维护以及审核报废等过程中产生的相关档案资料及时、准确地收集到设备档案中。
（三）完善医疗设备档案管理制度。建立一套科学、完善的规章制度是医疗设备档案工作走向规范化、法制化的重要基础。根据综合性医院的实际工作情况，以《档案法》等法律法规为准绳，建立一套适用于本单位工作的医疗设备档案制度，使档案的采集、归档、审核、保管、交接、整理、调用、借阅等各个环节有章可循，使医院设备档案管理步入标准化、制度化的正轨，从而真正挖掘设备档案的潜在价值，确保医疗设备的正常使用，提高医疗设备的使用效率，为医院的医疗、教研工作奠定坚实保障。另外，要从当前的设备保养、维修人员以及档案管理工作人员中选出一批思想素质较高、专业能力过硬的人员来组建一支专门负责设备档案管理活动的档案工作小组，并由医院档案中心进行统筹管理，以充分协调医院的设备档案管理工作，并具体负责档案管理制度的编制和修订。
（四）加大医疗设备档案管理的硬件以及软件设施投入。要做好设备档案的管理，提高医疗设备档案管理重要性是第一步，同时重视硬件和软件设施的投入，还应给档案管理工作提供必要的条件。应按要求严格选择设备档案管理场所和设备档案存放的库房。其次，应配备设备档案管理的工具，如空调、密集架（或文件柜）、防磁柜、除湿机、加湿器、温湿度计、打印机、扫描仪、二氧化碳灭火器等。第三，应引进先进的设备档案智能化管理系统，促进设备档案管理的信息化，信息化的基础硬件设施主要包括网络设备、服务器、存储设备、安全设备、档案数字化加工设备以及其他支撑设备等，同时做好软件建设，选择适用的设备档案管理软件，有条件的综合性医院可根据本院特点来自行研发一套功能全面、使用方便的设备档案管理系统，并设置相应的档案信息数据库，同时做好检索设计等配套工作，以满足?t院的档案信息检索需求。此外，还要增加一套档案统计分析工具，为档案管理、数据分析提供详细、准确的统计信息，以更好地为医院工作提供便利。
篇6
关键词 渔业档案管理；作用；问题；建议
中图分类号 G271 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2015）08-0309-02
Abstract Described the application of archives management in fisheries production，quality control of fishery products and fisheries economic operation，pointed out the current situation and problems of fisheries management，put forward recommendations of fisheries archives management，so as to provide references.
Key words fisheries archives management；role；problems；recommendations
随着传统渔业向现代渔业发展，档案管理在现代渔业生产中的重要性日益突显，本文就档案管理在现代渔业生产中的应用进行探讨。
1 档案管理在渔业生产中的作用
1.1 档案管理在选种选育中的应用
1.1.1 引种驯化。通过广泛的天然鱼类资源调查，根据养殖目的要求有选择性地进行品种试养，确定其是否有养殖价值。这种方法可以较快地培育新品种。在调查中，要对天然鱼类各品种进行系统资料记录整理，包括鱼种名称、数量、来源地、水体水温情况、生态情况、气候条件等内容。在试养殖中，也要做好资料记录整理，包括鱼种名称、数量、来源地、水体水温情况、饲养管理情况、生长发育情况等内容。
1.1.2 选育提高。在鱼类生长发育各阶段，选择优良性状个体，淘汰劣质个体，避免近亲引起的退化现象。这就需要有原品种完整的遗传系谱档案，包括个体编号、出生日期、来源、谱系、生长发育、繁殖、图片等。
1.1.3 杂交培育。选用2种不同鱼类进行杂交，利用杂交优势产生所需的新品种。在杂交遗传培育过程中，要详细做好相关性状的数据记录及资料收集保存。
1.2 档案管理在鱼料研究中的应用
渔业养殖的规模化、集约化发展，在一定程度上促进了鱼用饲料的研究和工厂化生产，档案管理在鱼料研究中有重要作用。
1.2.1 鱼料原料品种情况调查。鱼料在养殖生产中占50%以上成本。因此，对鱼料原料品种情况的调查了解、检测分析、记录存档显得十分重要，这是确保配合鱼料生产质量的基础工作。如果没有各原料品种的基础档案，比如含水量、粗蛋白质、能量、维生素等成分的分析档案管理，就不可能研究出科学合理的鱼料配方，就无法满足鱼类生长发育的需要，甚至造成鱼料营养浪费[1-2]。
1.2.2 鱼料原料或添加剂的采购与使用。鱼料原料或添加剂生产供应方必须备有各种鱼料原料或添加剂的质量清单档案。鱼料原料或添加剂采购方在采购各种鱼料原料或添加剂时，必须向原料方索取相关质量清单，同时采样检测是否符合质量清单标注的指标，确认后方可采购，这样才能确保采购的鱼料原料或添加剂的质量与使用安全。
1.2.3 配合饲料。配合饲料是根据各鱼类品种不同生长阶段的营养需要，在充分了解掌握鱼料原料成分的基础上，经过科学合理搭配而成的全营养鱼料，这一过程离不开建立或查阅相关档案。
1.3 档案管理在鱼料生产、销售与使用中的应用
每生产一批鱼料都必须建立有营养成分比例、生产日期、保质期、添加有保健药物的休药期、使用说明等档案。销售过程中必须建立有进出库时间和数量、保质期、客户名称地址等档案。使用过程中必须建立有采购日期、保质期、使用数量和效果等档案。
1.4 档案管理在鱼病防控中的应用
1.4.1 规模养鱼场备案管理。渔业管理部门应当对规模养鱼场进行备案登记管理，登记内容包括养殖场名称、地点、业主姓名、鱼类名称、养殖面积、投放鱼苗数量、产量等，并建立纸质文档和电子文档备查。
1.4.2 防疫档案。渔业疫病防控机构应当建立养鱼场防疫档案，内容包括养鱼场名称、地址、鱼类名称及数量、预防药品名称、投药方法、投药日期、休药期、处方人及投药人姓名等。
1.4.3 疫病监测档案。包括流行病学资料、鱼病监测技术标准、规程、程序等相关资料。
1.4.4 疾病治疗档案。疾病治疗档案包括病鱼所在池塘编号、临床症状、实验室检测报告、确诊病名，用药名称、用药量、给药方法、用药时间、休药期，治疗效果以及处方人、用药人姓名等。
1.4.5 病死鱼处理档案。包括鱼死亡时间及原因、处理方式（深埋、焚烧、煮沸、化学处理、微生物处理等）、处理时间、负责人员等。
1.5 档案管理在生产管理中的应用
建立完善的生产管理档案，有利于规范管理及进行成本核算。
1.5.1 引种。建立品种、来源、规格、数量、健康情况等档案。
1.5.2 生产档案管理。养鱼场应当建立养殖档案，包括品种、来源、养殖数量、繁殖情况和进出场数量日期等档案。
1.5.3 投入品管理和使用档案。建立鱼料、添加剂和药物采购的来源、名称、数量、入库时间、领用名称和时间、使用对象和用量、经手人等有关情况。
1.5.4 发展养鱼户档案。包括农户姓名、所在乡村屯地址，品种名称、数量、投放鱼苗规格及日期，领用鱼料和用药情况，产量等。
1.5.5 产品销售档案。包括产品产地、业主名称、养殖时间、用药情况、产品数量、客户名称地址、销售日期人、运输车辆牌号等[3-4]。
2 档案管理在渔业产品质量监管中的作用
建立和完善质量监管档案，有利于确保产品质量安全及其可追溯。
2.1 生产环节质量监管档案
包括引种来源，鱼料、药品等的采购与使用，防治情况，休药期情况，销售情况；岗位责任制及责任人；技术操作规程等等。
2.2 运输环节质量监管档案
包括装载地点，运输数量，卸载地点、时间，运输车辆号牌，运输人。
2.3 加工和销售环节质量监管档案
包括来源、数量、时间、用药情况，检疫情况，加工过程记录，包装储藏记录；销售数量、时间、产品规格、客户等。
3 档案管理在渔业经济运行分析中的作用
通过信息档案留存分析，可以了解某一时期渔业发展动态、特点，从而预测某一阶段发展趋势，为政府提供决策依据，为生产者提供指导服务。
3.1 价格、销售信息
包括市场价格动态信息、销售动态信息等情况。
3.2 各类鱼养殖面积
包括鱼苗需求变化情况、养殖面积动态等。
3.3 各类鱼产量
包括养殖、加工生产量及同比环比，与全国或相关省比较分析情况。
3.4 产值和增加值
包括各品种的产值和增加值及同比环比，与全国或相关省比较分析情况等。
4 渔业档案管理现状及存在的问题
4.1 重生产轻档案管理
不管是传统渔业生产，还是现代渔业生产，绝大多数养殖业主根本没有档案管理的概念，只注重如何扩大生产和销售。由于缺乏档案的管理，在成本效益、工作效率、开源节流等管理方面无从下手。随着我国传统渔业向现代渔业发展，特别是规模化、标准化、健康养殖的不断发展，渔业生产的档案管理工作逐步摆上了议事日程，但重生产轻档案管理的现象依然普遍存在，无论是渔业监管部门还是养殖业主，绝大多数未建立相应档案，即使建立有档案，也存在较多的缺、漏项现象，记录、整理、归档、保存不完整。由于各环节缺乏档案管理，一旦发生事件时，无档可查、无法追根溯源，严重者失信于消费者、失信于社会，最终损害自己的利益。
4.2 缺乏有效约束机制
渔业生产的档案管理仍然是以业主自愿施行为原则，加上档案管理是一项繁杂工作，需要一定有人力成本支出，由于缺乏有效约束机制，业主自然不愿开展此项工作，即便开展了档案管理工作也是应付了事。
5 渔业档案管理的建议
5.1 加大培训宣传力度
加大对渔业档案管理重要性的舆论宣传力度，营造渔业行业重视档案管理的氛围，加强对涉及档案管理的相关人员进行系统档案管理的业务培训，提高对档案管理重要性的认识和档案管理的水平。
5.2 建立监管约束机制
办理渔业相关许可、审批事项、相关证照时，必须强调相关档案的完整性，否则，不予审批；在申报和审批渔业相关项目时，将档案管理作为项目管理要求；将档案管理作为检查验收项目的重要内容。
5.3 强化服务立法
制定渔业生产各环节的档案管理技术规范；将档案管理纳入渔业相关法规规定内容。
6 参考文献
[1] 王梦娉.渔业船舶技术档案管理存在问题及对策[J].档案与建设，2014（4）：86-87.
[2] 陶卫忠，张良.海域使用权档案管理初探[J].海洋开发与管理，2008（C00）：45-47.
篇7
我们可以通过设备档案中记录的应用设备质量、运行状况和检维修等情况，了解设备的综合状况、功能效用和适用领域，以便最大限度的发挥设备档案在服务生产生活、教学科研等活动中的积极作用，设备档案的建立对设备资源的充分利用、降低运营成本和企事业单位的发展都具有十分重要的意义。
一、设备档案的形成
1.设备采购的参与工作
目前，大多数企事业单位还未能真正让档案人员参与到设备采购的全过程，这就要求档案管理人员要充分发挥自身的主观能动性，到设备采购部门收集采购的论证、合同等资料，明确购入价格在2万元以上的设备均要形成设备档案；在条件允许的情况下要积极争取参与招标采购过程，避免重复购入造成资源浪费，更好为企事业单位服务。
2.资料的收集接收工作
设备档案具有一定的特殊性，要做到一机一档。此类档案资料主要有两部分，一部分是原始材料，即大型设备采购的可行性报告、审批报告、设备样品图片、供方企业法人资料、购货合同、设备配置清单等；另一部分是随机材料，包括设备的使用说明书、线路图、安装调试、检修报告、参数变更、维修记录等。
3.使用过程的档案收集
在设备的使用过程中，使用者难免由于误操作等原因造成设备的损坏，甚至造成事故。这就需要对设备进行维修维护，此过程中形成的记录就成为了设备不可或缺的重要资料，也为企事业单位发展提供了重要的技术储备，对于这类资料也一定要认真收集归档。
4.供方资料的入档工作。
设备的采购是个长期的过程，所以务必将设备采购供应商的资质、廉洁诚信协议、商品质量、价格、售后服务等信息资料进行收集整理，建立设备供应商档案信息库，为企事业单位决策层提供设备采购诚信依据。
二、设备档案的管理
1.档案管理制度化
设备档案管理是质量管理的重要组成部分，从档案的收集、整理到最后的归档，都要制定工作程序、明确工作职责，实施严格责任管理，建立完善的设备档案管理制度，做到条理清晰、目标明确、档案保存完整，为今后设备的有效使用打下良好的基础。
2.管档人员专业化
管档人员素质的高低直接决定了档案管理水平的高低，设备档案具有较强的专业性，更需要具有一定专业知识的管档人员来管理。在日常管理中，要不断提高管理人员业务水平和专业素养，结合设备日常使用及运行的情况对设备档案进行管理，要注重设备原始资料的积累与保存，做好档案的查借阅工作，确保档案的安全和完整，保证设备信息的查询、处理及上报数据准确无误。
3.使用记录完整化
工作人员对设备的操作，要按照管理制度和操作规程，对使用情况做好详细记录，做好情况记录的归档工作。对于情况记录要编号使用，由使用者认真填写，不得随意涂改，保持记录的完整性和原始性。还要对使用情况记录妥善保管，要待设备报废一年以上才可鉴定并进行销毁。
4.维修保养规范化
设备的使用及维护规范正确，可以在很大程度上避免损耗，这就要求操作人员、设备管理者要严格参照操作、保养、维修手册进行一系列操作，及时归档此过程形成的原始档案材料，以便起到很好的参照和借鉴作用。
三、设备档案的应用
1.设备采购的合理性
为避免资源闲置浪费及节约企事业单位经费、成本，在设备采购过程中一定要参照设备档案，这不仅可以避免不必要的浪费，还能有针对性的采购适合本单位、质量信誉好的设备。正确选购设备有利于迅速投入生产产生效益，盲目和重置设备必然给企事业单位带来不必要的浪费。
2.设备维修的参考性
设备的日常使用要严格按照设备档案中的操作规程、保养手册等进行，操作人员在正常操作设备过程中的情况记入档案，可以为技术维修人员提供更好的参考价值，不仅缩短维修时间，节约了维修成本和费用，还能提高维修质量，更好地为企事业单位服务。
四、设备档案的销毁
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【关键词】医疗设备；档案管理；难点；对策
一、当前医院医疗设备档案管理的现状分析
现阶段，国内各大医院在医疗设备档案管理过程中“重设备而轻档案”的思想普遍存在。因此，在医疗设备档案管理工作中大量问题浮现，主要有两方面的问题：一、医疗设备档案管理的专业设施落后，档案管理中材料的收集与归档的范围不明确，且没有专业的医疗设备档案管理队伍；二、医院医疗设备档案管理制度不够健全，对医疗设备档案材料的收集、审核不及时，记录不完整，档案材料缺失现象严重，在整个档案管理过程中，管理混乱现象严重。
二、当前医院医疗设备档案管理的难点分析
（一）医疗设备档案管理不受重视，管理意识薄弱
医疗服务是医院日常工作的重心，因此，多数医务人员都将注意力放在医疗服务与提高医疗技术上，而对于医疗设备的档案管理重视程度不够，医疗设备档案管理的意识较为薄弱，主要表现管理人员在收集档案材料时就抱着应付的心态，只重视文书档案与病理档案的收集；此外，医疗设备档案管理是一个动态档案管理的过程，在医疗设备档案管理中，对于前期设备验收与设备说明书的材料收集较为齐全，然而在后期设备的运用、维修等动态情况的材料收集较缺乏。
（二）医疗设备档案管理人员前期参与少，管理难度大
医疗设备档案的管理主要分三个阶段：前期的设备购置、使用过程中的设备维护以及后期的设备报损与转让，是一个贯穿始终的系统过程。若医疗设备管理部门在制作设备购置计划时，档案管理人员没有参与其中，档案部门没有在制定计划时参与前期档案管理，致使整个管理过程严重脱节，增加了设备档案管理的难度。
（三）设备档案归档中材料收集缺乏完整性
1、收集周期长。由于医疗设备档案材料收集的周期比较长，需要从医疗设备的购置到完全报废的整个环节中进行设备档案材料的收集整合，一旦其中任一环节出现问题，就难以保证医疗设备档案材料收集的完整性。
2、使用过程中，操作者流动性比较大，容易造成医疗设备的使用说明书、线路图纸等材料的破损、丢失，造成医院不必要经济损失。医疗设备的操作人员流动性比较大，设备档案使用涉及多个科室、操作人员多，特别是设备的性能介绍、使用说明书、线路图纸、故障维修记录等材料，使用频率高，造成医院经济不必要的损失。如：2008年，我院彩色B超机发生故障，无法正常使用。供应商对设备进行了详细的检测，发现零件损坏需要更换，维修费高达几万元。医院提出了质疑，但无法提供有力证据，只能支付相关的维修费。
3、设备种类多，使用人员多。医疗设备种类繁多，涉及病房护理设备、手术设备、放射治疗设备、核医学治疗设备、理化设备、透析治疗设备等多种不同功用的设备类型，设备使用人员多不胜数，使医疗设备的档案管理更是难上加难。
三、加强医院医疗设备档案管理的对策
（一）转变医疗设备管理观念，提高重视程度
医院要加强对医疗设备档案管理的宣传工作，强化医疗设备档案管理意识，引起对设备档案管理的高度重视，将设备档案管理中的前期静态管理与后期动态管理有效地结合起来，定期召开医疗设备工作会议，定期向医务人员报告医疗设备档案材料的动态收集情况，真实反映医疗设备的使用情况。
（二）建立健全医疗设备档案管理制度
医疗设备档案管理制度的建立要有质量保证，如医疗设备档案管理的预立制度、收集与归档制度、审核制度、借阅制度与销毁制度等，从医疗设备的采购、运行、维修保养的整个过程中，都要建立相应的设备档案管理制度，并突出大型设备与重点设备的档案管理制度，并做好明确的分工，指定专人跟踪设备的使用情况，并做好记录，这样就建立了一个医疗设备档案管理网络，使管理工作做到有章可循。
（三）实行集中统一管理，保证医疗设备档案材料的完整性
1、实行集中统一管理。设立专门科室，负责医疗设备的采购、维护等工作。在医院的医疗设备档案管理中，可以成立仪器设备档案管理小组，建立过硬的领导集体，例如以医院的医学工程科为核心，实施集中统一管理；此外还可以成立专门的科室，专门负责仪器设备采购与维护，并且将仪器设备档案管理工作纳入医院对科室的考核，直接与相关管理人员的考评以及年终评优挂钩，成为医院目标责任管理的一部分。
2、建立健全归档制度。健全归档制度首先要明确设备档案的管理范围。结合医院医疗设备档案管理实际要求，对设备申购过程中形成的各类文件以及设备运行到报废过程中累积的文件均要建立档案进行档案管理。此外，还要将相关档案材料复制下发到各科室，使各科室的设备操作人员档案归档的要求与内容，各科室要全力配合医院的资料归档工作。并对档案资料采取定期与不定期的收交、整理、归档。
3、加强科室与科室之间沟通。医疗设备的档案管理涉及医院的各个科室，因此加强各科室间的沟通非常必要。各科室间加强沟通，是内部沟通与外部沟通的有效统一。在各科室内部，加强仪器设备使用人员与档案管理人员之间的交流，对设备的运行情况要及时了解；科室之间，特别是器械科要加强与其他科室如财务科、医务科、信息科以及设备部等加强仪器设备管理知识的交流，以及设备的维护使用情况等的信息交流，不仅可以使档案材料的收集更加齐全、完备，保证档案收集与归档无积存现象，还可以提高设备档案的利用率，从而为提高医院医疗质量服务。
医疗设备技术发展日新月异，医院设备管理人员有义务医疗设备的发展动态，积极主动地参与到仪器设备档案的管理工作中来。设备档案归档完整，不仅可以延长设备使用寿命，而且减少了医院因设备档案的管理不当而造成的经济损失。
参考文献
[1].医疗设备档案管理在服务医患中的积极作用分析[J].医学信息（上旬刊），2011，（04）：2222-2223.
[2]苏羽.基层医院医疗设备档案管理工作现状分析与对策[J].淮海医药，2011，（04）：370-371.
篇9
【关键词】工程项目；档案管理；措施
建筑设计是一个动态的过程，从项目的勘察、设计到施工、竣工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。建筑设计的档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好建设项目的档案管理，仅靠档案管理人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。
在建筑设计的过程中，影响工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分工作人员不重视。为了解决这个问题，档案管理人员要注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，摆正档案和建设项目的关系，确保建设项目的收集归档工作的正常有序进行。
1 建设建筑设计档案管理中存在的问题
1.1 施工综合管理文件原件不齐全
由于空间和时间的关系，有的非常重要的文件，在下发或转发时就是复印件，难以满足档案资料管理规定中“竣工资料中不允许出现复印件”的基本要求。有的单位疏于资料管理，造成原始文件丢失。也有的单位频繁更换专业技术人员，在资料移交时又把关不严，同样造成了原始文件遗失。
1.2 工程资料验收签证不齐全，存在代签现象
随着工程施工进度的需要，或为了急于满足施工进度要求，工程进行现场验收后，没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，结果，等验收小组解散后，找不到当事人签字。
1.3 竣工图编制不规范
有些施工单位不能按照有关竣工图的编制要求进行编制，在竣工图的形成过程中，或使用旧的施工图改制成竣工图，或对原图修改过多，或使用计算机图的复印件，或划改不当，以上种种现象均不符合竣工图编制要求。
1.4 施工资料格式不规范
施工过程中形成的资料格式不统一，不规范。有用A4的，有用16开的，有用32开的，文件幅面的页边距不等，差距较大，使案卷的装订工作被动。
1.5 施工原始资料书写不规范
施工过程中原始资料的书写五花八门，形形，有用钢笔的，有用圆珠笔的，有用铅笔的，有用复写纸的。而这些签证都不利于档案资料的长期保存，与竣工资料归档要求不符。
1.6 施工原始验收签证资料填写不规范
交工证书、隐蔽工程、竣工报告、质量保证资料里，有的栏目没有签署意见，有的随意进行涂改，降低了原始资料的可信度，从而降低了竣工资料的使用价值。
2 建筑设计档案管理的措施
2.1 施工图设计文件的管理
目前，有些建筑施工单位为了抢时间，抢进度实施“先上车，后买票”，边施工、边设计、边办手续，造成返工、停工，严重影响了工程质量，给工程档案收集、管理带来诸多弊端。
2.1.1 要健全城建工程施工图预报审查制度
各施工单位在工程施工前办理《报送工程竣工档案责任书》的同时，将工程施工图报送城建档案管理部门，经城建档案管理人员审查，确定符合要求，再行通知施工。这样就可以避免无工程施工图先施工，或边设计边施工。同时，城建档案管理人员也熟悉和掌握了工程施工的要求、进度，从而增强业务指导的可行性和目的性，也为工程竣工后档案收集工作奠定了一个良好的基础。
2.1.2 要加强施工单位档案人员业务培训，提高业务素质，依法管理工程档案意识
档案管理人员要掌握《档案法》和《工程档案管理办法》等法律、规章，严格依法管理，坚决禁止无施工图先施工、边设计边施工的现象，要及时做好工程图纸、资料收集。及时把工程施工档案的归档范围、归档时间送到施工人员手中，并经常深入施工第一线，了解施工进度，了解施工工程图的实施情况，确保施工档案材料齐全完整。
2.2 厂家档案管理
厂家档案资料由厂家提供，经采购方验核后移交，有合格证、检验报告、使用说明书、图纸等多种内容，包括设备、仪器、仪表和材料等多种类别，有国产和进口之分。资料本身复杂繁多，加之涉及厂家多，各厂家提交的资料又各有其特点，情况复杂，给厂家资料的验核工作增加了不少难度。一般情况下，商务合同及其技术附件会对厂家应提交的资料有一个要求，除了参与签订合同的部门，如：采购部门、使用单位、专业管理部门等，工程管理单位及档案管理部门也要参与其中，在厂家提交资料时，核实其完整性。
厂家档案资料包含了物供中心采购部分（即甲方采购）及EPC项目由总包单位采购的部分。对于甲方采购部分，档案部门要保证主要的资料收集齐全。做到按要求领取及验核，并结合经验，主动出击，避免随机资料不齐，给归档工作增加难度。在没有合同或协议的情况下，对照设计图纸，了解采购情况及应提交的资料，争取在工作中处于主动，及时做好催交工作，迫使业务人员重新重视，对照合同或协议检查厂家资料，完善所交资料。对于EPC项目，要监督厂家按合同汇总移交，EPC单位质检人员要认真把关，保证随机资料归档齐全并且不影响归档时间。
2.3 施工文件的档案管理
2.3.1 竣工资料的收集应从工程项目立项做起
设立工程项目资料管理机构和管理人员应从工程项目立项开始，负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作，负责对施工单位竣工资料的指导、监督。竣工资料编制工作应实行“三同步”管理制度，即工程立项开始与竣工资料收集同步；工程施工过程与竣工资料形成同步；工程完工验收与工程资料验收同步。将资料管理贯穿到工程施工的全过程。
2.3.2 建立健全资料管理制度
项目管理部门在工程建设初期就应结合工程项目的实际情况，制定适合本工程项目的资料管理规定，明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。工程项目管理单位和监理单位，在项目开始之初就应制定出一套可行的、适合本工程特点的竣工资料所要求的表格及样本，以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据，好操作，这样，才能避免资料格式的多样性、不规范性。只有加强工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。
2.3.3 加强过程控制是保证竣工资料真实有效的手段
建筑设计的相关单位、工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到建筑设计与资料整理同步进行，避免设计施工与资料分离，切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生，负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场，对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查。
2.4 结语
建筑设计档案管理工作是工程项目管理的一项重要内容，认真抓好此项工作有利于促进工程管理工作的顺利进行，缩短交工验收的期限，避免工作完工后牵制建设、施工单位大量的人力、物力，顺利完成建筑设计档案的验收和移交工作。
参考文献
[1]蔺湘：《施工企业应重视工程项目的文件档案管理》，《陕西建筑》，2008年第11期。
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在新时期，企业的发展至关重要，一些大型机械设备、大型精密仪器进入各大企业单位，这些设备仪器档案在企业设备管理中有着突出的作用。设备仪器包括外购设备仪器、自制设备仪器、特种设备仪器和信息设备（计算机软、硬件）四大类，设备仪器档案一般是指能够反映设备仪器的计划选购、开箱验收、安装调试、运行维护和改造各阶段全貌的、具有保存价值的各种文字、图表、图册等不同载体类型的信息记录。设备仪器档案作为项目档案的重要组成部分，直接关系到相关项目的竣工验收。
1.设备仪器档案管理的重要性
2006年国家档案局、国家发改委联合下发了《重大建设项目档案验收办法》（档发?z2006?{2 号），对建设项目包括设备仪器档案的管理提出了详细、明确的要求。并在“总则第四条”中指出：“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”。设备仪器档案在管理上有其特殊性，企业在发展的过程中逐渐认识到，加强设备仪器档案管理，规范工作流程，是提升项目质量，保障项目顺利竣工验收不可或缺的重要环节。
2.设备仪器档案管理中存在的问题
设备仪器档案在形成的过程中，涉及到的单位比较多，管理起来相对要复杂，也会出现一些问题，主要的原因是对档案管理制度宣传力度不够，还有也是因为档案管理工作不能直接产生经济效益，所以档案工作也没有受到应有的重视，下面从几点总结仪器档案管理中存在的问题：
2.1缺少实际档案管理制度与规范
《重大建设项目档案验收办法》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》是项目档案管理工作的指导文件，但在实际的工作中，却缺少执行有力的制度与规范。很多企业的档案管理员都是兼职的，并不十分了解档案工作。单位也没有具体可行的档案管理制度，没有针对企业本身制定具体的操作手册和实施细则，以致于档案管理员在执行过程中出现偏差。
2.2保管方式不合理，没有成套管理
《重大建设项目档案验收办法》中明确规定，项目档案需要实行统一管理，即对设备仪器档案按“成套性”原则进行管理。购置设备的流程是从购置申请的提出到最后入库使用，其中会产生“计划”、“开箱”、“安装”、“维护”等不同阶段的各种记录。有些单位，根据本单位的职能设置，把应按单台套管理的设备仪器档案分成两块分别保管：一块是前期的购置请示、批复、招、投标书等；一块是设备仪器的随机资料、使用说明书等。虽然两大块合起来看，收集比较全面，但未能体现设备仪器档案单台成套的整理原则，不能全面地反映设备仪器在项目建设过程中的历史全貌，也不利于后期的利用。
2.3 档案整理不规范
设备仪器档案整理不规范主要有（1）随机软（光）盘与纸质文档混放在一起；（2）外文资料没有将题目、目录等翻译成中文；（3）卷内文件排列顺序混乱；（4）案卷中存在不符合档案保管要求的装订物。
3.企业设备仪器常见问题的解决措施
3.1.建立有效的过程控制管理机制
建立良好的企业设备仪器档案过程控制管理机制，首先就要了解、掌握企业设备仪器档案的形成特点与文件材料流转特点及规律，企业设备仪器档案形成于设备仪器购进时的开箱验收，那么开箱验收阶段就是我们加强过程控制管理的切入点，因此，加强档案人员参加设备开箱验收机制的实施就是设备仪器档案过程控制管理的最好手段。在实践工作中档案工作人员可通过把握以下几点来保证制度的实施：（1）做好档案人员参加设备开箱验收工作重要性的宣传工作，可通过部门领导帮助沟通协调、上交提案及下发文本通知等多种形式，力争做到档案人员及时参加设备开箱验收。（2）明确开箱验收的目的，档案人员参加设备仪器开箱验收的目的是保证应归档的设备仪器随机文件能全部及时归档保存。（3）明确开箱验收的范围，档案人员参加开箱验收应该限于有归档价值的设备仪器的开箱验收。（4）验收过程中做好设备仪器随机各种文件材料的登记
3.2明确不同阶段各部门的职责，确保设备仪器档案的齐套
设备仪器的购置从立项申请到竣工验收，一般有四个阶段，即计划阶段、采购阶段、开箱验收阶段和使用管理阶段。在这四阶段中，各相关部门分工不同，职责也不同，在项目档案管理上，也应承担相应的责任。在立项阶段，资产管理部门应负责收集本阶段形成的文件材料，如“购买设备仪器的请示、批复”等。
在采购阶段，采购部门应负责收集归档购买设备仪器的招、投标书，合同，协议等。特别要注意的是，合同、协议一定要归档原件，必要时，采购部门应根据实际情况，增加合同签订的份数。在开箱验收阶段，设备仪器的兼职档案员应参加设备仪器的开箱验收，收集开箱验收及安装调试过程中产生的文件材料。在使用管理阶段，资产管理部门应协调设备仪器的使用部门，及时归档在设备的培训、使用、维护等过程中形成的文件材料。
3.3设备仪器档案的整理工作
（ 1） 分类要科学。分类必须符合本单位的生产、工作性质与特点：根据本单位生产规模的大小， 主要生产设备的多少， 以及本企业的体制结构， 灵活地选择合适的分类方法。简单地、机械地搬用别单位的现成分类方法是不适宜的。
（ 2） 组卷要遵循设备仪器文件材料的形成规律， 保持卷内文件材料的系统联系， 便于档案保管利用。与设备仪器关系密切的管理文件材料， 如设备管理工作计划、总结、指标考核、设备转让、固定资产折旧管理以及其他综合性文件材料， 应列入设备仪器类中组卷。设备维修中形成的文件材料单独组卷， 外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。
（ 3） 案卷和案卷内文件材料的排列应有机联系。设备仪器类案卷可按设备依据材料、外购设备开箱验收（ 自制设备的设计、制造、验收） ， 设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。案卷内文件材料排列要求文字材料在前、图祥在后。
