电子档案办法范文
时间：2023-04-23 11:56:22
导语：如何才能写好一篇电子档案办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
引言
电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。
一、电子档案的优越性
1.1直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。
1.2微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。
1.3微机管理更有利于文档的保密过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。
1.4微机管理有利于提高档案管理工作的质量档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。
二、电子档案的整理、开发和利用
2.1电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。
2.2电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案，互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。
三、规范电子档案管理的几项措施
3.1加强电子档案归档制度建设各档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。
3.2从电子文件的源头抓电子档案的质量为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。
3.2.1档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。
3.2.2设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。
3.2.3电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。
3.2.4为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。:
3.3要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。
四、结语
电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。
参考文献：
[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006(15).
[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案2008(9).
篇2
一，当前国库会计档案管理现状
（一）纸质档案名目规格各异，整理、分类、归档难度较大
国库会计档案因不同时期经办的业务种类不一，如乡（镇）金库设立时的各类档案，国债实物兑付期的各类凭证、报表，各个时期收集、整理、归档的档案名目各异，规格各异，数量庞大，加之国库经办人员的新老更替，现有档案管理人员对历史业务的陌生等因素影响，给国库纸质档案的整理、分类、归档带来的难度较大。
（二）档案管理办法几经更替，持续性、完整性不高
根据中国人民银行新的档案管理办法要求，各极分支机构应按照新办法，新的保管期限，完善会计档案管理流程，组织开展会计档案清理工作，银发(2005) 309号文件印发的《中国人民银行会计档案管理规定》同时废止。至此，人民银行的档案管理办法已几经更替，会计凭证、账簿、报告、登记簿及其他会计资料的保管期限数次变更，部分档案已依据原有的管理办法进行销毁，致使现有国库会计档案的持续性、完整性不高。
（三）部分纸质档案时间久远，字迹模糊，修复难度大，不易长期保管
国库会计档案从人民银行履行经理国库职能时就已产生，至今已有二三十年，时间久远，受当时手工编制、纸张质量、打印和复印的清晰度等因素影响，部分档案字迹模糊，辨认难度大，不易长期保管。另外随着人民银行办公楼的新建、维修、改造项目的实施，国库会计档案多次搬移，纸质档案破损比较大，新的档案管理办法要求，各级分支机构及时修复保管期内有破损的会计档案，但部分档案破损严重，修复、保管难度大。
（四）纸质档案成本高，不符合低碳、环保、绿色的科学发展理念
国库会计纸质档案收集了每个工作日及决算时打印的预算收支日报、月报，原始凭证、机打凭证、余额表、集中支付报表、库存日报、年终决算报表、分析、报告等会计资料，耗费了大量纸张、打印机及耗材，国库工作人员在打印时已投入了诸多工作时间，收集、整理、装订、归档又需花费大量精力，国库会计人员每年1-2月份均忙于本年度档案整理，上年度档案移交工作，纸质档案占用了大量人力、物力成本，不符合国民经济和社会发展倡导的构建资源节约的生产方式、消费模式的低碳、环保、绿色的科学发展理念。
二，国库会计电子档案管理的可行性和适用性
（一）新档案管理办法对加强电子会计档案提出了明确要求
新档案管理办法明确要求核算部门重新设定会计应用系统中电子会计档案的保管期限，根据会计应用系统的实际情况制定补充规定，对符合仅采取电子形式保管要求的会计档案，可不打印相应的会计资料。这为国库会计实现电子档案管理提供了制度依据。
（二）国库信息化系统建设发展为会计档案实现电子化奠定了基础
2000年《国家金库会计核算系统》(TBS)在全国推广上线，开启了国库信息化系统建设进程，2006年国库信息处理系统(TIPS)试点成功，揭开了人民银行国库信息化系统数据集中的序幕，随后国库会计数据集中系统(TCBS)、国库信息管理系统(TIMS)相继在全国上线运行，各级国库的所有业务数据由全国数据处理中心集中存储，国库会计业务纸质凭证大幅减少，国库核算逐渐向无纸化迈进，为会计档案实现电子化奠定了基础。
（三）国库会计档案电子化管理势在必行
随着电子信息技术的发展，电子档案以大容量的数据存储、精确的数据保证、便捷的检索功能促使国库会计档案向电子化管理模式过渡，电子数据的存储、传递、利用等优势使电子档案替代纸质档案成为必然。
三、推动纸质档案向电子档案过渡的意见及建议
（一）建立科学的电子档案管理系统
国库核算数据的高度集中，为各类国库核算数据的电子存储提供了有利条件，国库部门应根据新办法要求，积极开发和建立科学的电子档案管理系统，建立电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系，使各级国库能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料，高效利用电子会计档案。
（二）设立电子签名审签程序实现电子档案安全管理
电子档案在管理中存在容易销毁、丢失、篡改、破坏等问题，环境影响、意外事故、自然灾害、人为破坏都有可能给电子档案管理带来难度，因此需采取有效措施来避免这些因素给电子档案带来的损害。为此，国库电子会计档案一方面需设定经办、复核、审批等必要的电子程序；另一方面建立电子档案备份制度，分别保存制度，有效防范存储介质失效、自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。
（三）建立档案电子化管理制度
电子档案的管理一方面需建立移交、保管、调阅、传递等环节的管理流程，由计算机等电子设备形成、传输的数据和信息整理完成后应按照制度规定刻录光盘、备份，分类进行存放，管理人员应根据介质特性定期检查复制、维护，确保档案的完整性和安全性；另一方面制定严格的管理制度，如法律、法规授权的外部单位查阅国库会计档案时，应持有效证件和文件，经国库核算部门、档案保管部门负责人审核并报单位负责人或其授权人批准后，在专人陪同下查阅，管理人员要严格执行电子签名审签制度，规范管理电子档案。
篇3
1983年4月国家档案局的《档案馆工作通则》第七条规定“档案馆接收档案的期限：1. 省级以上档案馆接收立档单位保管20年左右的档案；2. 直辖市（州、盟）和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案。”而《中华人民共和国档案法实施办法》第十三条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”从以上规定可以看出，《档案馆工作通则》和《档案法实施办法》在档案接收期限上的规定是不一致的，由于《档案馆工作通则》的时间早于《中华人民共和国档案法实施办法》，根据《中华人民共和国立法法》第八十三条规定“同一机关制定的法律、行政法规、地方性法规、自治条例和单行条例、规章，特别规定与一般规定不一致的，适用特别规定；新的规定与旧的规定不一致的，适用新的规定。”因此笔者认为，应以《档案法实施办法》的规定为准来实行，毕竟后颁布的法规效力大于在其之前已施行的规章。由于新的文书档案保管期限将原来的永久、长期、短期三种改为永久和定期两种，而《档案馆通则》第六条规定“档案馆接收档案的范围：1. 本级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案，省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案；2. 属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案；3. 属于本馆应接收的以前的各种档案。”由于没有了长期保管的档案，那么省辖市（州、盟）和县级档案馆在接收永久保存的档案的同时，是否一并接收现行单位定期保存的档案？
笔者认为，除县级档案馆应将定期保管中的期限为30年的档案接收进馆外，其他各级国家综合档案馆应该只接收永久保存的档案。为什么要这样区别对待？这是因为县级国家综合档案馆接收档案的期限是10年，也就是说30年期的档案在接收进馆之后，还有20年的时间可以提供利用；而设区的市级国家综合档案馆的接收期限是20年，保管期限为30年的定期保存档案在接收进馆之后，能够提供利用的时间只剩下10年时间。因此笔者认为，国家档案局应该根据当前档案利用工作的新情况，适时修改《档案馆工作通则》的相关规定，方便基层国家综合档案馆做好档案接收工作，以促进档案馆工作的正常开展。
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第十条规定：“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。”与1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》相比较，这也是新规定的另一大亮点。基层档案室在学习贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》过程中，应该做好电子文件相关数据和信息的收集归档工作。为了保障国家档案信息资源的安全，国家综合档案馆应该适时将电子档案接收进馆。那么到底应该在电子档案形成几年以后接收这些电子档案进馆？
篇4
一、加强医院会计档案管理的重要性
会计档案作为医院经济活动的信息载体，最重要的功能就是反映和监督。这里的反映和监督功能一方面是按照国家财经制度及相关法律法规要求，对财务管理、会计核算活动中形成的资料进行归类整理保管，使得会计档案具有法律依据功能，另一方面是医院加强自身内部管理的需要，积累发展历程中的重要数据，为当前和未来管理决策提供参考和支持。真实、完整的会计档案对医院的经营管理具有重要的支持、保证和促进作用，加强会计档案管理对提高医院管理水平有重要意义。
二、医院会计档案管理的现状问题
《新办法》对会计档案定义别指出各种形式的会计资料，包括电子会计档案。显然会计凭证类、会计账簿类、财务报告类及其他类都属于其范畴，其涵盖收集、整理、保管和销毁过程。其中行政事业会计档案定期保管年限分为10年和30年，较之前有很大区别。
近年来医院随着业务工作量的增长和经济活动的增加，以及新的结算形式给会计档案带来的冲击，使得会计档案的数量增长过快。例：某大型三级甲等综合医院，单月全部原始记账凭证为194册，组成结构为：门诊收入原始凭证101册，占全月总量的52.06%；住院收入原始凭证43册，占全月总量的22.16%；全院报销支出原始凭证50册，占全月总量的25.78%，其中：总务、科研、教学等支出原始凭证44册，占全月总量的22.68%；药品报销支出原始凭证6册，占全月总量的3.1%，以上原始凭证中未含原始POS机小票约1.26万张，此部分档案单独存档。通过对上述档案连续三年数据的测算，每年均以10%的速度进行增长。会计档案涵盖了所有与财务相关的信息，收集、整理、归档、储存、查阅工作都比较繁杂，往往是周期长、流程多、专业性强，有的资料还涉及核心敏感信息，其管理工作需要专业的知识、规范的制度和敬业的精神。笔者工作实践中觉得目前档案管理还存在以下几方面的问题。
1.未设置独立的档案部门及未对档案进行分类管理
《新办法》规定会计档案在会计年度结束后可暂由会计机构保管一年，最长不超过三年，期满之后原则上移交本单位档案部门统一保管。实际工作中大多数医院均未设置专门档案机构，使得会计档案的保管和销毁工作缺乏统一指导、监督[2]。财务部门不仅要为日益增加的会计档案寻求保存空间并负责妥善保管，还要承担接待各部门甚至外界查阅会计档案的服务工作。由于未对会计档案进行科学合理的分类管理，导致查询效率低，工作量大等问题的产生。
2.未将电子财务档案完全纳入管理范围
《新办法》规定内部形成和外部接受且符合相关要求的会计资料可作为电子会计档案保存。这是从制度上弥补了电子档案归档、保存的空白，可以说是档案管理里程碑式的进步。很长时间来财务活动中形成的电子资料打印成纸质存档，不仅耗用了审核岗位大量时间精力和实物资源（纸张和墨粉），同时也占用了大量档案空间；同时会计专业软件系统的安装光盘、磁盘、用户名称密码、用户服务卡及使用手册等资料也散落在各岗位手中，没有做到统一归档入库，不利于维护和查询工作[3]。
3.未充分利用开发档案的内涵价值
会计档案涵盖医院各项经济业务活动的财务信息，专业性很强，这就要求会计档案的管理者要具备会计、档案、医学、信息等知识背景，才能更好地管理、利用会计档案资源，发挥其应有的价值。目前会计管理机构和档案部门没有专门的管理会计档案的人才，没有充分开发利用档案资料的信息资源。基于会计档案资料的丰富内涵，如果不能对其充分开发利用，不仅无法有效体现档案的价值，也直接影响管理者和使用者对会计档案管理工作重要性的认识。
4.未按规定及时销毁
《新办法》对会计档案的销毁流程做出明确规定。而一直以来，作为会计档案管理重要环节的销毁工作在实际工作中却并不重要，呈现无人来销、无人敢毁的局面。这里面原因很复杂，既有主观上耗时耗力、怕有疏忽承担责任的顾虑，也有客观上缺乏专门管理机构、明确操作制度和可行操作流程，使得会计档案越积越多，占用大量库房空间，一旦需要转移就是浩大的搬迁工程，耗费人力、物力和财力。
三、新形势下加强医院会计档案管理的思考和建议
1.设置独立的档案部门并对档案进行分类管理
设置独立档案部门既是贯彻相关法律法规要求，也是加强和规范档案管理工作的组织保。这样可以一方面逐步实现档案的归口管理，提升会计档案的服务功能，另一方面也可以对档案的收集、归档进行指导和监督，在不违反国家有关规定的前提下对会计档案进行瘦身。会计档案分类整理是档案管理的重要组成部分，如：对合同、POS机刷卡凭证等原始资料进行分类整理保管后，可随时根据国家有关规定进行定期销毁，这样可以达到提高档案的查询效率及工作质量，节约有效的空间，提升服务品质的目的。
2.加快会计电子档案管理，通过信息化手段全方位提升档案管理的水平
根据《新办法》要求加快电子档案的归档、保存，一方面对于电子数据易被修改的特点，采取严格授权审批、权限管理、电子签名和及时备份等方式加强相关数据的安全保密措施；另一方面电子档案也要分类归档、安全存储，从而方便整理和查阅，提升会计档案的利用效率及价值。
3.切实转变观念提升档案的利用功能
会计档案管理不仅仅是对资料的整理保管以备查阅，还有对资料的开发、利用，从而最大程度实现档案的作用和价值。因此，在对会计档案的整理、归档和保管中要做到合理规范，建立严格的查阅制度，保护档案完整、安全的前提下，为相关部门和个人提供查阅服务，同时档案管理部门也应该根据实践经验和反馈信息做好效果分析，积极主动采取措施，借助各种信息化手段，方便管理者和研究者使用档案资料，在加强档案管理的同时提升人们对档案管理认识。
4.做好保管期限届满会计档案的鉴定销毁工作
篇5
随着机关办公自动化进程，电子文件的大量产生，带来如何解决纸质档案与其对应的电子文件归档的问题。1983年国家档案局制定的《机关档案工作条例》第十三条规定，机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案（指的主要是纸质文件归档），而按国家档案局2003年下发的《电子公文归档管理暂行办法》第六条规定，电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档，实行实时归档（主要指电子文件归档），这归档时间的不一致将带来什么样的困难？《电子公文归档管理暂行办法》第七条规定，电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。这就要求纸质公文与原电子公文两者之间建立互联，也就是说它们应具有统一的档案编号，通过机关办公自动化系统导入档案管理系统下的电子档案与机关档案室归档的纸质档案应具有同一个档号。但它们因归档时间要求的不同，带来了整理上的困难，如何解决纸质档案与电子档案档号一一对应的问题呢？如果按第二年上半年向档案部门移交档案，会造成归档时间过长，积压大量的电子公文无法编号、归档整理及提供借阅利用；若按电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档，先行整理、编号，第二年再整理纸质文件，又存在纸质文件的编号必须与电子公文的档号一致造成工作量大和整理难的问题。
2 在“双套制”下如何解决纸质与电子档案的归档
要解决这个矛盾，本文认为电子公文可以实行实时归档，先行整理，而纸质文件的归档则应改变过去的做法，执行文件办理完毕一个月后集中向机关档案室归档，这样归档的文件数量有限，便于实现纸质文件的整理、编号与电子公文的整理、编号一一对应。
篇6
关键词：电子会计档案；法律依据
随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递，形成大量的电子会计档案。及时规范管理电子会计档案工作，推行电子文件电子化单套制归档，既能够严格规范会计档案管理的各个环节，还能为电子政务的健康有序发展提供重要支持。
1电子会计档案提出的法律依据及内容
1.1电子会计档案的法律效力
新《会计档案管理办法》最大亮点就是肯定了电子会计档案的法律效力。一是明确将电子会计档案纳入了会计档案的范围，规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二是满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存。这些新的规定将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，推动节能减排，形成绿色环保的生产方式；有利于推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息。
1.2电子会计档案接收管理过程真实有效
新《会计档案管理办法》对于电子会计档案接收管理过程提出了如下要求：形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。
2电子会计档案管理的发展趋势
2.1电子档案将成为财务档案管理的主要形式
随着财务信息多元化的发展，积累起来的大量财务管理文件必须实现由纸质档案管理向数字化电子档案管理转变，才能充分发挥财务管理文件的指导作用。财务电子档案将是财务数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地，通过实时更新和共享，及时、准确地为经营决策提供依据。
2.2电子会计档案的真实可靠性得到保证
在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的原数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性。
3.3电子会计档案的移交和接收职责清晰
电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。电子会计档案接收分为单位内部会计部门向档案部门移交的接收和单位之间的移交接收。对于前者，要求“单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收”；对后者，要求“档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全”。
3做好电子会计档案管理工作的几点思考
3.1加强电子会计档案管理政策宣传培训
各级财政部门、档案行政管理部门要充分运用媒体、网络等多种渠道，切实加强对电子会计档案有关政策的宣传，做好政策解读和引导；各单位财务部门、档案部门要加强对从业人员的业务培训，积极引导从业人员正确理解电子会计档案内容，全面掌握《会计档案管理办法》关于电子会计档案生成、管理等有关要求。从传统纸质会计档案管理模式逐步过渡到电子档案阶段，单位领导对电子会计档案管理的重视程度对会计电子档案管理具有重要的影响。因此，迫切需要单位领导深刻认识到电子会计档案的重要意义，我国长期以来形成的纸质档案管理模式不是一下就能完全电子化，电子化是一个逐步发展的过程。在前期应该注重掌握电子化的专业技能，跟上现代网络发展的步伐，慢慢接受新知识和新理念，逐渐实现过渡。会计电子档案管理并不只是某个人的工作，而应该是全体成员的共同责任。
3.2加大配备软硬件设施投资力度
电子会计档案的接收、保管和提供利用，必须配置完备的现代化硬件设施，基本的如计算机、打印机、扫描仪、服务器、交换器、系统软件等，并不断完善和应用系统软件。因此，尽可能地争取把更多的资金投入于硬件配置中，同时要加大培训资金的投资，让档案管理人员积极地设计和开发各类符合本单位实际的会计档案管理系统平台，从实践角度对完善系统软件提出反馈建议，更好地保证电子会计档案的规范化、电子化、标准化管理。
3.3建立电子会计档案管理系统
为规范和加强电子会计档案的管理，要建立涵盖财务经营管理全过程的财务管理体系。对照国家《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》要求，及时升级会计核算系统，实施并完善电子档案管理，确保单位对电子会计凭证的利用、保管等符合有关法律和行政法规的规定。一是合理地构建电子会计档案信息管理系统。单位档案管理系统应结合本单位的实际情况进行系统设计，有选择性划出主次。利用计算机系统在信息处理方面的强大功能，建立起完善的电子档案信息管理系统，及时跟进更新信息，提高工作效率。二是提高安全和防范意识。档案信息的安全性问题是关乎社会稳定的重要因素，必须严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用实名制、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保电子档案信息的安全。
3.4提高全体干部职工的综合素质
针对大多数干部职工档案管理知识欠缺的问题，要通过定期培训使全体干部职工不断掌握档案专业知识，不断拓宽知识面，重点掌握现代信息管理技术，做好电子会计档案信息的整理、保管和维护工作。积极开展学习与研究活动，多走出去和引进来，组织工作方法与经验进行交流，取长补短，积累电子会计档案收集管理的经验。加大培训力度，有计划、有目的地对档案管理人员进行基础知识和专业知识的培训，以适应不断更新的电子化模式。必须了解现代信息技术的相关知识如电子文件的特征、电子档案的全程规范管理、计算机网络安全知识等以确保会计管理活动记录的完整性与信息的安全性。
参考文献：
［1］洪源清.对信息化建设项目中档案管理系统建设的思考［J］.卷宗，2017（2）.
［2］潘晓露.关于档案管理信息化建设若干问题的思考［J］.黑龙江史志，2015（7）.
［3］姜新.档案管理信息化建设的思考科学中国人［J］，2015（30）.
［4］财政部国家档案局《会计档案管理办法》自2016年1月1日起施行.
篇7
【关键词】 企业档案 档案管理 计算机 信息技术
随着计算机技术的发展，企业为实现不同阶段文献信息的共享和交换，减少数据的重复输入，规范数据接口，便加强开发文档管理一体化系统。此时计算机的应用，使原有的手工管理更加规范化、系统化和高效化。
1 企业档案载体的转变
在企业实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据在远近传递交换和处理。电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击。在企业各项管理活动中，它更以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力，并且有意义得多。但要想更好地发挥电子文件在企业档案管理中的作用，就必须了解电子文件与纸质文件在技术寿命和信息保护方面的差异。
1.1 技术寿命的差异
纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一但技术过时，则载体上的信息就无法读出。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。
1.2 信息保护的差异
纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，所以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。保护电子文件信息不被修改、窃取、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。
在了解了以上这些差异后，我们会让电子文件这一现代电子信息技术发挥到极致，充分运用到我们的企业档案管理中。
2 企业档案的分类变化
已有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。虽然企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、更规范。正是由于计算机科学的分类，才能使查找更加便捷，档案管理更加符合现代企业的要求。
此外，在企业档案接收和保管上也有所改变。企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。的确，无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也无法坐等档案的最后形式与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本企业的《电子文件管理办法》，提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。例如在计算机辅助设计过程中，要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息，要在不同的版本上注明当前的有效资料，以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。
3 在企业档案管理中对档案工作者的要求亦发生了转变
掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求。重要的是要在企业信息集成系统中及时掌握企业的产品信息及开发过程。档案工作者也绝不能是思想守旧、图安逸、躲清静者；档案工作也绝不是仅靠几种目录、几间库房就可包容的。作为企业档案工作者应力求一切以企业生产建设为中心，找准档案工作为企业服务的切入点。做到把正确的信息，在正确的时间，以正确的方式传递给正确的对象，以达到高层次的档案信息处理要求。
综合企业档案工作的诸多变化和电子文件的不断产生，要求企业档案工作者应根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，即对电子文件的整个生命周期进行全程管理。
在企业信息集成系统下，我们档案管理人员应把全程管理原则运用到企业档案工作中去，将电子文件的全程管理原则体现在电子文件管理体制与模式的确定中，体现在管理系统的设计和运行中，体现在管理制度的内容和执行等各方面，以保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制，保证文件运转和业务流程的顺畅、周密和高效。
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1 水文行业档案电子化的特点
水文行业除与建筑、电力、机械、气象等专业联系紧密外，还牵涉农业、工业、交通、通信、生态环境等各个方面，水文档案在种类上也具有多样性，包括水文基建档案、文书档案、财务档案、声像档案，等等。这类档案涉及各机关部门正式发文的文件及各类科研项目在规划、咨询、勘察、设计、招标投标过程中形成的电子文件，如项目建议书、可行性研究报告、环境影响评估报告、试验报告、总体规划、方案设计、初步设计、施工图设计、招标投标文件、设计修改等有关文件。可行性研究阶段的文件材料主要由设计单位提供给管理单位归档，工程投产运行管理阶段的文件材料由管理单位归档。施工建设阶段涉及的文件材料比较多，有设计文件、建设管理文件、监理管理文件、施工管理文件、设备文件等。这些档案包括了纸质和电子两种文件。其中，有些文件只有纸质形式，如收到外单位的来文、验收签证等，有些文件只有电子形式，如邮件、外界报道、各种类型的数据库文件、声像、照片等，也有些文件同时以两种形式存在，两种档案归档形成了两种介质的一套档案。对于纸质文件按照传统的做法将其归档保存，对于各种电子档案则根据电子文件档案管理规范管理，为了保证有效利用，应根据电子档案特点，对电子档案采用两种格式归档的方式。
2 水文行业电子档案的移交
在电子文件归档过程中，各归档单位要按电子文件移交目录及有关说明归档（移交），填写电子文件登记表，电子文件载体要求为光盘，并刻录为一次性只读。这是因为光盘既具备大容量和低成本的优点，又是一种可以移动的存储介质，并且不能被修改。存储归档电子文件的载体中除存有归档的电子文件外，还应同时存有相应的说明文件和电子文件目录，说明文件内容包括案卷名称、档号、形成时间、电子档案份数、归档时间等。
3 电子档案的利用
根据电子文件归档与管理规范，“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存”。为了更好地使用，应采用“一档三存”的办法管理电子档案，即一种电子档案三种保存办法，既保存了原始文件的原始性，又使使用者能正常使用。由于光盘多次使用易磨损，易造成无法读取数据。如果使用大容量移动硬盘，不仅能减少光盘的磨损，也不用从大量的光盘中查找，而且硬盘容易组织数据，体积小，还可以节约大量的查找时间。
4 水文行业档案电子化的长处与不足
电子文件实现了快速检索查询，提供重复利用，减少档案利用人员工作时间，提高生产，同时减少对纸质档案造成的磨损，有利于保护纸质档案。减轻电子档案管理人员的劳动量，提高档案管理的工作效率和水平。但电子文件具有不稳定性，①所依赖的软硬件不稳定性。现在计算机软、硬件系统更新换代快，尤其是软件系统，几年的时间就出现新的电子文件存储的数据结构变化而需要转换的问题。②载体的不稳定性。从磁带到磁盘、光盘电子档案的载体也在发生变化，有的载体寿命短，不易长久保存。③电子档案具有可改性，经更改后除与原文对照，否则，不能确定是否更改。④容易被损坏。如碰撞、电磁干扰等都易造成全部数据的不可用。
5 水文行业档案管理人员的素质有待提高
档案部门缺乏现代高端技术人才，其中，档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。要加强培训学习，以提高档案管理工作人员的业务素质。
6 水文行业档案电子化管理的作用
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【关键词】电子信息档案管理；风险控制；方法
目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1．积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2．制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3．及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4．及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。
简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参 考 文 献
[1]冯惠玲．论电子文件的风险管理[J]．档案学通讯．2005（3）：8～11
[2]王兆新，裘洁．浅议电子文件信息的安全与保密[J]．浙江档案．2004（1）：36～37
[3]邹生．开放网络环境下的信息安全问题[J]．信息安全与通信保密．2004（4）：28～29
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关键词:电子文件 立法 修改 档案法
随着计算机技术的发展和电子文件的与日俱增，传统的纸质档案的管理办法和标难已经不能适应电子文件和电子档案的管理要求。因此世界各国在档案立法方面都开始着重对电子文件和电子档案法规的完善。我国电子文件的立法严重落后于电子文件发展的客观要求，应当加强这方面的立法工作。在现行《档案法》中增加电子文件的内容，是《档案法》修改的重点内容之一。
一、电子文件的法律效力
电子档案能否具有法律效力，关键在于它能否为事实提供法律证据，这是电子档案能否具有法律效力的基础。按照我国现行法律的规定，证据是指能够证明某一特定事实的真实存在的一切事实，它具有客观性(也称真实性)、相关性、合法性三个基本特征。显然，电子档案在理论上具备法律证据的三个基本特征:电子档案作为办公自动化的产物，是电子计算机技术应用于现代办公业务处理、日常事务处理与社会活动的直接结果，是人类现代生活的客观真实反映;电子档案作为人类社会活动的新型历史记录，必须与社会各项事务息息相关，是社会各项工作的直接记载;在证据的取证程序合法的基础上，电子档案作为证据符合我国《行政诉讼法》所规定的七种类型证据中的“视听资料”类证据。《人民检察院刑事诉讼规则》第一百九十二条规定:“扣押犯罪嫌疑人的邮件、电报或者电子邮件，应当经检察长批准，通知邮电机关或者网络服务机构将有关的邮件、电报或者电子邮件检交扣押”;《中华人民共和国合同法》第十一条规定:“书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式”;《电子签名法》第三条规定:“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力”;第七条还规定:“数据电文不得因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用”。可见，在以上法律条文中电子文件仅仅可以作为证据使用，使用的范围仅仅在民事活动中，其法律证据性范围还是比较狭窄和片面的。《档案法》中对电子文件法律证据性的条款有必要单独列项:电子文件与纸质文件具有等同的法律效力。
三、对《档案法》中增加电子文件立法的几点思考
(一)加快电子立法相关标准的制订和实施
自1998年以来，我国完成了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的国家标准和《电子文件归档与电子档案管理方法》的试行标准，及《电子公文归档管理暂行办法》，这些标准的出台对档案界管理电子文件是个极大的促进，但不是说这些制度都是完善的，《电子签名法》是电子文件立法的基础，但该法对电子交易、电子签章、数据与隐私权保护、消费者权益保护等涉及交易安全环节的有效性、安全性和相关方权益保护的问题方面，却基本没有涉及或涉及很少，应增加有关保护消费者权益特别是用户隐私与商业秘密的相关规定，将其作为电子认证服务商的法定义务。因各种原因，不能排除电子认证服务商有可能泄露甚至出卖电子签名人的信息。因此，消费者权益保护的内容在该法中应得到增补。所以，完善电子文件相关法律法规也是完善现行《档案法》的重要手段之一。
(二)明确规定档案的开放期限
国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。二十年以来，我国档案的管理、开放一直遵守并履行这个规定。电子文件的出现加快了信息的传递，特别是经济、科学、技术、文化等类信息的更新速度加快，使得人们对这方面信息的需求也不断增多。随着《政府信息公开条例》的颁布，政府公开的信息会越来越多，这部分的文件多以现行文件的形式存在和公布。所以，建议现行《档案法》第十九条修改为:国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，开放期限为十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。并增加一款作为第二款:政府已经公开的信息一经归档，划归于开放档案，以方便公民随时查阅。建议第三款为:国家档案馆、公共档案馆和机关档案室应当定期公布开放档案的目录，中华人民共和国公民和组织，持有本人身份证、工作证、学生证等有效证件即可利用已经开放的档案，可以进行检索、复制、邮寄。对公民要求公开的信息要做出及时响应;对公众提出的公开申请，国家档案馆、公共档案馆应在十五个工作日内做出可以公开或不予公开的决定;对一些特殊需求，如果须花费较多的搜寻时间应及时向利用者说明，但延长答复的时间不能超过三十个工作日。
(三)明确规定电子文件认证服务机构的设立、权利和义务
在网络环境下，行为主体的身份往往难以确定，单单具有技术手段还不能保证其法律效力。电子文件在作为档案进馆保管时，也需要对电子文件的原始性进行认定，那么认定的标准是什么，由谁认定呢?这些问题在《档案法》中应该得到解决。《电子签名法》中对电子认证服务机构的设立、权利和义务作了明确规定。如规定电子认证服务条件，规定政府对认证机构实行资质管理。建议《档案法》明确电子文件认证机构的职责和权利。条款内容建议拟为:为保证电子文件的真实性、完整性、可靠性，机关、团体、企业事业单位和其他组织必须统一归档，并由符合国家规定的电子认证服务机构认定。
参考文献
1.张畅，肖文建.关于《电子签名法》的几点认识.山西档案， 2005(2).
