儿童档案管理范文

导语：如何才能写好一篇儿童档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

为落实《疫苗流通和预防接种管理条例》，规范全国儿童预防接种的信息管理，卫生部下发文件（卫疾控发〔2006〕512号），要求东、中、西部省份分别于2008年、2009年、2010年底以前90%以上的县、80%以上的乡完成儿童预防接种信息管理系统建设。

为此，中国疾病预防控制中心开发了《儿童预防接种信息管理系统》客户端软件供乡级接种单位使用。系统中的档案管理功能包括儿童预防接种档案信息的收集、登记、录入和网络报告等。

通过系统的运行和档案管理的实践，我们发现，儿童免疫接种信息系统在提高工作质量和工作效率的同时，也存在因档案管理指导监督检查等方面的工作不到位，产生了数据质量问题和系统操作与业务不衔接等新问题。如何通过加强儿童免疫接种信息化中的档案管理，充分发挥儿童免疫接种信息系统在业务工作中的作用具有迫切性。

本文认为，档案工作不能仅局限于信息系统中的档案管理模块的操作与使用，而要面向整个系统开展档案管理，承担信息系统运行的档案业务指导、监督和检查职能。通过跟进和拓展档案管理与服务功能，达到解决现有信息系统存在问题、提升系统运行质量目的。

2 系统运行的绩效

2.1 提高工作质量。其一，提升了卡证符合率。系统显著提高儿童接种微机化管理，减少了手工抄写时登记大卡、小证的笔下误。2010年年终工作检查时，对全区19处接种门诊的120名儿童进行了卡证符合率调查，结果发现，卡证符合率由使用微机前的72%提高到现在的95%以上。

其二，保障了免疫程序的准确执行。由于各种疫苗的免疫程序均由电脑控制，避免了人工推算免疫程序所导致的时间误差。

其三，增强了对流动儿童的预防接种控制。全国儿童预防接种信息联网后，对于到外地暂时居住而又忘记带信息卡和接种证的儿童，可以在数据库里查询后给予补发接种证，既能使儿童及时接种疫苗，又不用家长回家取接种证，减少了儿童家长因此而产生的误工费用和往返的旅程费用。同时，有效地减少了流动儿童因流动性大，接种记录不全而导致的错种、漏种、重复接种现象的发生。

其四，提高了接种率报表生成的效率。实行信息化管理后，各种接种统计报表由电脑自动生成，报表时间由过去的1天时间，减少为现在的5分钟，并且绝无差错。

2.2 提高工作效率。其一，简化了登记、预约手续。儿童预防接种登记、预约一次完成，实现了由手工登记接种证改为机打接种证。节省了时间，减少家长等待时间。每登记一名接种儿童，由过去的家长平均等待8min，降为现在的2min。接种和预约记录均由电脑一次打印在接种证上。

其二，缩短了强化免疫预约接种工作时间。强化免疫或大面积加强接种时，我们在省内率先使用机打预约接种通知单的方法，进行了大范围的人群接种预约。在电脑中“强化接种”模块内，选定应种人群，短时间内即可大批量打印预约接种通知单，比手工时代一份一份填写，大大缩短了工作时间。

其三，提高了未接种儿童查询效率。对于应来接种而未接种儿童的姓名、住址、出生年月日等信息的查询，在电脑的“接种管理模块”内一击完成，省去了过去人工翻阅大卡或现场登记一页一页查找的麻烦。

其四，拓展了预约形式。对于数次预约不到或流动人口、临时接种疫苗通知有困难的人群，采取群发短信、提示预约的方式通知。改变了过去上门通知和手写预约的传统方式，既节省了人力、物力，又节省了时间，还能达到非常好的效果。

其五，提高了疫苗接种及时率，降低相应传染病的发病率。由于实行了儿童预防接种档案信息系统管理，使我们在日常工作中，对未接种儿童的查询更加及时，对各种疫苗接种的管理安排更加科学。因此，提高了疫苗的接种及时率，特别是显著提高了流动儿童的疫苗接种率，降低了相应传染病的发病率，取得了极大的社会效益和潜在的经济效益。

3 系统运行存在问题分析

3.1 信息系统管理人员更换频繁，培训不到位。信息管理人员更换频繁且培训不到位，导致了接种门诊在客户端软件安装、维护、数据录入，尤其是数据录入的准确性等方面存在大量问题，部分人员只能进行简单的电脑操作，未完全掌握客户端软件性能，信息系统筛选未种儿童、统计分析等功能还未得到充分应用。

3.2 儿童跨区域接种时，异地接种门诊未利用信息系统“异地下载”的功能，造成产生大量重复儿童，个别市尤为严重。由于接种门诊信息管理人员疏忽等造成信息系统、接种底册和预检登记等所记录的接种信息不一致。

3.3 预防接种门诊存在无故将未种儿童主动“迁出”，排除到管辖范围之外，以提高接种率的现象，人为造成管理盲区。

3.4 部分预防接种门诊儿童预防接种信息系统客户端模块未充分利用，如疫苗出入库管理等项。说明部分信息员工作还不能完全脱离原有工作模式，去更新知识，充分利用信息系统日常工作。

3.5 数据质量存在问题。由于没有认真审核或者没有及时下载，预防接种门诊重复为儿童建立档案，造成重卡儿童出现，部分市问题尤其严重。平台上大量重复儿童信息存在，不利于预防接种工作开展，甚至造成漏种、迟种、重复接种等，同时也影响各项接种数据的统计与分析质量。例如，产科接种门诊信息化系统启用后，个别门诊出现了无法下载新生儿信息的现象，针对这种情况预防接种门诊应谨慎为新生儿重复建卡，应多方确认确实未录入系统后方可重新建卡等。

3.6 及时备份率低。全省预防接种门诊接种数据备份率仍较低，为数据安全带来隐患。

4 面向全系统的档案管理对策建议

4.1 加强系统中信息处理环节的档案业务指导。其一，在基本资料和接种登记环节。将接种对象的基本情况、接种资料准确录入，便于个案查询，同时进行预约接种。例如，工作中如出现儿童跨区域接种时，异地接种门诊要利用信息系统“异地下载”的功能，避免产生大量重复儿童。

其二，在冷链管理、疫苗登记环节。录入接种日当天接种疫苗信息包括冰箱、冷藏背包运转环境，冷链运转开始、结束时间，室内温度、冰箱温度，运转医生等；同时，还要录入接种疫苗编码、批号、厂家及预计使用量等信息。便于出入库核对，疫苗使用交接，打印接种证时会自动显示疫苗批号、厂家等信息。例如，接种当日，工作人员首先要复制粘贴数据才可以进行新的数据录入。

其三，在预约接种环节。根据选定的疫苗种类、免疫程序、接种情况、预约接种日期等可设定的条件，生成包含接种对象及其家长信息、接种日期、疫苗种类及针次等内容的接种通知单，达到预约接种的目的。例如，可全程或单次预约；也可将一类、二类疫苗分别打印预约。

其四，在报表统计环节。统计汇总接种日当天疫苗消耗情况，自动统计满足条件的新建儿童数，儿童接种明细，自动生成国家常规免疫接种情况统计报表，统计、上传上级平台。领导可随时浏览、查询。

其五，在数据维护环节。用于数据备份、恢复及数据库整理。避免网络与电脑出现故障，丢失数据。例如，可在系统内设置自动备份功能，点击接种设定——其他参数设定——保存自动备份。

4.2 加强系统中档案生成环节的数据质量与安全控制。其一，强化儿童档案信息控制。各接种门诊应在每个接种日开始时定期通过接种信息系统客户端软件对儿童档案信息进行，并及时向相关人员核实，删除错误的重复记录。县级疾控机构应每日通过信息管理平台，对实施儿童预防接种信息管理系统的乡级防保组织、接种门诊上传的儿童预防接种档案信息进行，督促接种门诊对数据进一步核实，删除错误的重复记录，无市级平台的市应及时开展工作。

其二，加强档案数据质量分析。各级疾控机构应通过国家信息管理平台，对接种门诊上报的档案数据质量进行分析，分析指标包括接种门诊上传率、上传信息及时率、备份率等，提高接种信息录入和上报的质量。市、县疾控机构应经常开展数据的检查复核工作，确保数据准确，预防接种统计报表与信息平台的数据应保持一致。

其三，加强儿童在册数据更改控制。加强监督和指导，规范接种门诊客户端儿童管理，慎重更改儿童在册情况，如儿童确实迁出应有合理证据，并且在客户端相应位置填写迁出理由。

其四，强化数据安全控制和规范系统运行管理。提高上传率、异地儿童下载率和及时备份率，提高免疫规划服务质量，规范预防接种信息管理系统使用，提高我省预防接种的档次与服务水平。

5 结语

篇2

关键词：儿童免疫预防接种档案;微机化管理

自1978年儿童预防接种实行计划免疫以来,儿童预防接种证和接种卡等档案管理工作一直沿用手工抄写,免疫程序全部由人工推算,各种接种数据报表手工统计分析,手续繁杂,人为影响较大。虽然在工作中不断改进，但仍不能避免笔下误、预约时间推算错误、报表数据不准确、流动人口管理难等问题。

儿童接种档案微机化管理，是疾病控制信息化建设的基础。通过刷卡自动计算儿童接种疫苗的免疫程序，自动记录接种信息，各种报表由电脑自动生成，改变手工管理模式，具有操作快捷、信息准确、管理高效、程序符合率高的特点，能提高接种率，降低传染病的发病率，大大缩短儿童家长接种时的等待时间等，具有极大的经济效益和社会效益[1]。

1软件介绍

基层金苗卡系统的主要功能有：(1)为儿童建卡，对新建和迁入迁出儿童进行管理。儿童的基本情况信息包括出生日期、性别、体重、居住地、出生情况、过敏史，父母的姓名、单位、联系电话、是否乙肝携带等。(2)对儿童进行接种登记管理，对接种疫苗情况记录。包括接种日期、疫苗名称、批号、生产厂家、费用、接种者等。(3)生物制品管理：包括疫苗出库、入库及库存的数量、日期、批号、生产单位、规格等信息。(4)辖区人口及行政区划管理情况。(5)各类报表的生成与统计。(6)各类数据的查询。

2004年7月我们将沈苏公司的基层金苗卡系统，在全省率先首次应用到龙口市防疫站、中医院、龙口二院的预防接种门诊，并在实践中逐步探索、研究怎样利用计算机的强大功能，更加完善方便快捷地完成儿童接种记录的所有过程。经过一年的运行，我们在省内率先将微机化管理的工作推广使用到全市所有的预防接种门诊，在全省内率先实现了全市3周岁以内儿童接种个案电子化，免疫预防档案微机化管理，替代了延用近30年的手工操作，解决了手工时代的各种难题，使我市的计划免疫管理工作处于国内领先水平。

2具体做法

2.1实施微机化管理前的准备工作(1)任何一项新技术、新工作的开展，都离不开政府的重视和领导支持。所以就这项技术的优越性、可行性、紧迫性与政府部门各级领导、各镇医院院长进行了良好的沟通，各级政府给予政策、财政等各方面的支持，使这项工作能顺利进行。(2)制订详细、可行的方案。我们在全省内，率先对微机化管理在儿童预防接种工作中应用的可行性，进行了大量的调查研究，根据本市的经济基础和现有的各预防接种门诊的条件，制定了详细的工作方案，决定先小面积试点，积累一定经验后，再在全市进行推广应用。(3)加大宣传力度，广度。充分利用广播、电视、报纸等新闻媒介，宣传儿童电子接种证的好处，儿童接种档案微机化管理的优越性，取得儿童家长的配合。

2.2实施阶段

2.2.1物资配备首先各预防接种门诊要配备一台512M以上的微机、针式打印机、UPS、U盘，读卡器由防疫站统一配发。

2.2.2人员安排及培训为了保证微机化管理工作的顺利进行，要求微机操作员年龄在45岁以下，高中以上学历，具有一定的电脑操作水平。培训采取集中培训的方式，时间2天。有个别不会的再强化培训，务必达到所有人员回去后都能开展工作。

2.2.3总结经验试点先行首先在计划免疫工作较好的防疫站、中医院、二院三个预防接种门诊开展此项工作。第一步首先进行计算机的系统维护，录入各单位的各项基本数据，例如单位编码、接种周期、行政村名称、人口资料等。每个预防接种门诊都有一个全国唯一的用户编码。然后利用2004年12月和2005年1月强化服苗的有利时机，将前来服苗的2000年以后出生儿童的接种证全部收到接种门诊，利用周末和夜间，采取歇人不歇机的办法，1个月内将所有儿童的有关信息全部录入微机。包括儿童的姓名、性别、出生日期、家庭住址、家长姓名、联系电话等基本情况，以及所有的以往的疫苗接种记录、过敏史。之所以用接种证作为录入电脑的本底资料，是因为在实际工作中，接种证的信息记录更加真实可靠。录入完毕后，为每名儿童发放了电子接种证，这个电子接种证就保存着该儿童的全部预防接种信息。每名儿童在电脑里有一个唯一的地址，这样儿童接种数据实时上传时，就不会造成混乱。

2.2.4刷卡接种2005年2月份开始，在全省率先使用了儿童预防接种信息卡。在接种日儿童家长开始用信息卡到预防接种门诊为儿童进行疫苗接种，用信息卡记录了所接种疫苗的接种日期、种类、批号等所有的相关信息，并自动进行下次接种时间预约，达到了方便、快捷、高效、准确无误，使儿童家长体会到了现代化管理的优越性，得到了各级领导和儿童家长的好评。

2.2.5试点成功，全市推行2006年，在试点成功的基础上，在全省内率先实现了以一个市为单位，所有预防接种门诊，全部实行了儿童接种信息化管理。目前，在全市范围内，儿童携带着电子接种证，在所有的预防接种门诊，都可以进行接种，而绝不会出现人为的计算错误，或漏登、漏记现象。

3效果

3.1提高了工作质量

3.1.1卡证符合率显著提高儿童接种微机化管理，减少了手工抄写时登记大卡、小证的笔下误。2006年年终工作检查时，对全市19处接种门诊的120名儿童进行了卡证符合率调查，结果发现，卡证符合率由未使用微机前2003年的72%提高到现在的98%。

3.1.2儿童接种的免疫程序准确无误由于各种疫苗的免疫程序，均由电脑控制，避免了人工推算免疫程序所导致的时间误差。

3.1.3对流动儿童管理更加有效减少了流动儿童因流动性大，接种记录不全而导致的错种、漏种、重复接种现象的发生。全国儿童预防接种信息联网后，对于到外地暂时居住而又忘记带信息卡和接种证的儿童，可以在数据库里查询后，给予补发接种证，既能使儿童及时接种疫苗，又不用家长回家取接种证，减少了儿童家长因此而产生的误工费用和往返的旅程费用。

3.1.4接种率报表更快捷、准确实行微机化管理后，各种接种统计报表由电脑自动生成，报表时间由过去的1天时间，减少为现在的5min，并且绝无差错。

3.2提高了工作效率

3.2.1登记、预约一次完成在省内率先实现了由手工登记接种证改为机打接种证。节省了时间，减少家长等待时间，每登记一名接种儿童，由过去的家长平均等待8min，降为现在的2min。接种和预约记录均由电脑一次打印在接种证上。

3.2.2强化免疫或大面积加强接种时，更显示出信息化管理的强大优势我们在省内率先使用机打预约接种通知单的方法，进行了大范围的人群接种预约。在电脑中“强化接种”模块内，选定应种人群，短时间内即可大批量打印预约接种通知单，比手工时代一份一份的填写，大大缩短了工作时间。

3.2.3未接种儿童查询快速、方便对于应来接种而未接种儿童的姓名、住址、出生年月日等信息的查询，在电脑的“接种管理模块内”，一击完成，省去了过去人工翻阅大卡或现场登记一页一页查找的麻烦。

3.2.4短信、电话通知对于数次预约不到或流动人口、临时接种疫苗通知有困难的人群，在国内率先采取群发短信、电话语音提示预约的方式通知。改变了过去由多名防疫医生或乡村医生骑车上门通知的传统方式，既节省了人力、物力，又节省了时间，还能达到非常好的效果。

2006年12月，我站接种门诊强化免疫服糖丸时，开始的服苗率只有65%，对于没来服苗的儿童，如果采取送上门通知或挨个打电话的方式通知，就需要大量的人力和时间。由于采取了微机化管理，所以就从微机上调出所有未种儿童的电话号码，与电信运营商联系，通过网络发送了短信和电话语音通知，只用了很小的费用、很短的时间，就完成了上述任务，使接种率上升到98%，圆满地完成了接种任务。

3.3提高了疫苗接种及时率，降低相应传染病的发病率由于实行了儿童预防接种档案信息微机化管理，使我们在日常工作中，对未种儿童的查询更加及时，对各种疫苗接种的管理安排更加科学。因此提高了疫苗的接种及时率，特别是显著提高了流动儿童的疫苗接种率，降低了相应传染病的发病率，取得了极大的社会效益和潜在的经济效益。

4小结

(1)在这项工作的开展过程中，课题组根据工作进展情况，及时调整工作方案，对工作中遇到的困难及时与上级业务部门及各级领导沟通，对金苗卡系统中一些不易操作的内容及时与沈苏公司联系，提出建议。由于在全省内率先将儿童预防接种微机化管理应用到全市所有的接种门诊，积累了大量经验，对沈苏公司提出了很多切实可行的建议，更改了不合理的程序，增加了短信和语音服务功能，进行了系统升级，使儿童预防接种微机化管理，更利于在基层应用和推广。(2)在省内率先推广和使用儿童预防接种微机化管理，使儿童接种档案更加规范，记录更加详细，调阅资料更加方便，信息全面而真实准确。为政府、卫生行政部门制定免疫规划政策、财政投入、设备更新等提供更加科学的依据。(3)儿童预防接种微机化管理，能指导预防接种工作实施，为接种单位提供疫苗管理、接种服务对象基本情况等具体信息，提高预防接种工作服务质量。(4)儿童预防接种微机化管理，能及时为儿童监护人提供儿童接种完成情况，能使儿童家长及时了解还需要开展哪些预防接种服务内容。全国联网后，还可提供异地接种实时传输功能，使流动儿童的接种管理更方便。还可开展多种方式的预防接种查询服务，例如电话查询、网络查询等，提高疫苗接种及时率。因此而降低传染病所发生的经济效益，将在以后的工作中逐步显现。(5)儿童预防接种微机化管理，易学易掌握，只要稍微具备电脑知识的计划免疫专业人员，经过2天的培训都能学会，所以很适合在基层接种门诊推广使用。

篇3

关键词：Silverlight；档案；系统

0、引言

学生档案是在中学、大学学习期间所形成的各种材料的汇总，是学生在校学习、生活、成长的真实记录。学生档案管理旨在对学生在校期间所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。一方面近年来学校办学规模迅速扩张，学生数量急剧增加，有关学生的档案信息的数量也在成几何级数增长。面对如此庞大的海量信息，传统的纸质管理已远远不能满足需求，另外为适应学校学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全及管理的严肃性、连续性和完整性，充分发挥学生档案在学生管理工作的作用，利用计算机信息管理系统对学生的档案信息进行统一管理已经成为一种必然趋势。

随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，电子文件和电子档案在国内外都已普遍存在，档案资料的数字化、光盘存储、计算机管理和网上检索查询利用是档案管理发展的必然趋势。

1、Silverlight技术

RIA（Rich Internet Applications）富互联网应用，具有高度互动性、丰富用户体验以及功能强大的客户端。RIA具有的桌面应用程序的特点包括：在消息确认和格式编排方面提供互动用户界面；在无刷新页面之下提供快捷的界面响应时间；提供通用的用户界面特性如拖放式以及在线和离线操作能力。RIA具有通信的特点则包括实时互动的声音和图像。客户机在RIA中的作用不仅是展示页面，它可以在幕后与用户请求异步地进行计算、传送和检索数据、显示集成的用户界面和综合使用声音和图像。Silverlight是一种新的Web 呈现技术，具有RIA的特点，该技术使开发的程序能够在各种平台上运行。该技术支持创建丰富的、具有绚丽视觉效果的交互式体验，并且可以随处实现：无论是在浏览器内、在多个设备上还是在桌面操作系统中[1]。区别于传统网络程序的开发是基于页面的、服务器端数据传递的模式，把网络程序的表现层建立于HTML页面之上，而HTML是适合于文本的，传统的基于页面的系统已经渐渐不能满足网络浏览者的更高的、全方位的体验要求。使用Silverlight进行学生档案管理信息系统的开发，能够实现数据的快速读取、查询，并且实现用户权限的安全访问，实现高效的MIS系统。

2、系统设计与开发

2.1系统开发的必要性

开发学生档案管理信息系统，可以做到对毕业学生档案信息进行安全、规范和高效的管理，为各级用户提供充足的信息和快捷准确的查询手段，让毕业学生可以快速和清楚地查找学生档案的基本信息和档案的处理方式及去向，从而解决因学生档案信息管理而产生的大量繁琐工作，使档案管理工作能够系统化，规范化和自动化。

通过对学校的实际情况和特点进行认真了解分析，通过计算机技术对学生的档案信息进行分析处理，理清并优化学生档案管理工作流程，使学生档案管理工作更加安全、准确、及时、迅捷、高效；从而推动学校数字化校园建设。

2.2 软件环境要求

该系统是基于Web的一个开放式系统，需要在服务器端进行软件环境设置，操作系统为Windows Server 2008；数据库为SQLServer 2008 Express；开发平台为Visual Studio 2010 sp1+Silverlight4.0；开发语言使用C#4.0；

软件客户端需要用户使用IE 6.0及以上版本浏览器、其他兼容浏览器（FireFox等）。

2.3 系统体系结构

本系统包括服务器端应用程序和客户端Silverlight应用程序。表现层（Silverlight+浏览器）通过WCF与服务器端进行数据交互，数据约定公开了服务器应用程序中的实体类结构[3]。WCF技术最基本的通信机制是SOAP（Simple Object Access Protocol 简易对象访问协议），这就保证了系统之间的互操作性，即使是运行不同的上下文中[2]。因此使用WCF可以跨进程、跨机器甚至于跨平台的通信，只要支持标准的Web Service，即可进行通信，减少了开发的难度，是系统兼容性更强。

2.4 数据库设计

本系统数据主要包括了毕业生的基本信息和档案信息，数据库字段主要包括：姓名、学号、性别、专业、所在学院、档案寄送地址、机要号、材料（包括报到证信息和登记表信息）。采用SQLServer2008数据库可以快速、方便的存储和读取，实现和Silverlight平台的无缝集成。

2.5系统主要功能

①系统管理：对系统进行初始化，对用户进行管理；

②数据导入功能：将每年的毕业生信息导入到SQL数据库中；

③毕业学生档案信息查询：学生档案实时状况，档案存放情况，档案去向及处理方式，档案查询；

系统运行界面图如图1所示：

3、结论

Silverlight技术是RIA应用的开发技术之一，具有丰富的媒体元素，能够呈现绚丽的界面、流畅的动画、开发时数据内容分离，以及支持与客户端的多种方式的网络通信能力，能够开发具备丰富表现力和互动要求高的应用程序[4]。西南林业大学学生档案管理信息系统综合利用Silverlight技术的特点，进行对毕业学生档案信息进行安全、规范和高效的管理，为毕业生提供了充足的信息和快捷准确的查询手段，让毕业学生可以快速和清楚地查找学生档案的基本信息和档案的处理方式及去向，从而解决因学生档案信息管理而产生的大量繁琐工作，使档案管理工作能够系统化，规范化和自动化。

参考文献：

[1]魏永超，银光志.Silverlight3.0开发详解与最佳实践[M].北京：清华大学出版社，2009.

[2]谭淇.基于WCF服务框架与Silverlight的Web应用研究[J].计算机与现代化，2011，（01）.

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档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，对档案工作者来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。但在长久以来传统的保密观念影响下，档案长期处在松进严用，甚至不用的现象，也就是常说的“重保轻用、利用不足”的现象。使档案没能充分得到利用，没有能够体现其价值。也使得需要信息的人员和部门不能够及时、有效、准确的利用和了解。因上所述，中国儿童中心档案管理要改变传统观念，在做好档案保密工作的同时，要切实完善工作职能，积极进行开发利用。档案又是一种重要的社会信息资源，档案信息很多都涉及国家的安全和利益，涉及经济技术秘密，涉及社会秩序和个人隐私等内容。所以在利用档案信息资源，为社会提供更好服务的同时，如何做好档案的利用及保密工作就显得尤为重要。对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源共享。

要正确处理好制度与措施的关系。俗话说，没有规矩，不成方圆。既要档案保密，又要大胆利用，必须有一整套严格的制度和与之配套的措施作为保障。在实际工作中，中心要建立档案阅览制度、外借制度、复印制度等，规定不同的审批手续，档案利用工作才能有章可循。与此同时，按照国家相关法律法规，对收发、分送、传递等各个环节，建立工作措施。为保证各项制度和各项措施的落实，必须建立由中心主要领导同志任组长的保密工作领导小组，定期监督检查。档案应该保密，但保密的目的是为了利用。保而不用，只会失去保密的意义和档案的价值。然而，在实际工作中有的工作者因害怕失密，或心存顾虑，不敢大胆利用，使许多很有利用价值的档案被束之高阁，造成档案资源的浪费。档案工作者一定要放下思想包袱，端正认识，与时俱进，改变观念，在做好严格保密工作的基础上，积极为利用者提供方便，才能使档案的价值真正在利用中体现出来。具体办法如下：

做好档案保管过程中的保密工作

严格库房管理是做好档案保密工作的重要前提。档案的库房管理是档案保密工作的重点。档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。首先，从档案保密的角度来看，库房不宜设在办公楼的最底层，档案库房应配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控设备等防盗设施，并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。其次，档案库房应指定专人负责管理，落实双人双锁等严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。其三，要坚持日常监督与重点检查相结合，不定期组织全面细致的安全检查，在认真清点核对档案数目的同时，及时发现和消除档案库房的安全隐患，做到及时检查、及时清理，采取切实的有效措施，堵塞危及档案安全的漏洞。

加强档案的科学管理。档案应与非档案分别保管。要注意把文件和非文件分开组卷、分开保管、分开提供利用，对涉及国家秘密的档案应单独保管，要设带锁的移动密集档案架、带密码锁的保险柜等，从保管条件上确保档案的安全。在档案管理工作中，应对不易保管的磁盘、光盘等存储介质配备专用的档案防磁柜；对容易破损的硫酸纸图等重要档案配备防潮、增湿设备等。应定期与不定期地组织安全检查，在认真清点核对档案数目的同时，及时发现和消除档案库房的安全隐患，堵塞危及档案安全的各种不安全因素与漏洞。

做好档案密级的调整工作。档案在管理过程中，其密级不会是固定、一成不变的，档案的密级会随着时间的推移而发生变化的，其基本变化一般为升密、降密，直至解密。

对档案要定期审核，确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本中心工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。

保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。

《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。

这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

应当自行解密的自行解密，需要延长保密期限的，要在原保密期限届满前重新确定保密期限。要主动接受保密部门对调整密级工作的监督指导，齐心协力搞好档案文件的清查鉴定，严格确定密与非密的划定原则和区分界限，要明确哪些档案能够开放利用，哪些档案必须限制在一定范围内利用，哪些档案不能开放提供利用，为进一步强化档案建设打下扎实的基础。

提供利用是做好档案保密工作的关键环节

正确处理好档案保密与利用的关系。档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。

制度建设。档案利用规章制度是阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，在大力开展档案利用的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。

队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

严格按照规定手续办理档案借阅手续。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复印制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。

做好档案利用中的监督工作。档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。档案利用监督可以从以下两个方面实施：一是制度建设。二是监督措施。在利用中，要了解和掌握档案利用人的心理与思想动机，根据不同的利用对象的不同目的，加强重点监护。在条件允许的情况下，档案馆室还应该安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案，避免档案损失。监督措施。在利用中要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。档案室还可以安装摄像监视器。要防止偷撕或涂改档案。

强化管理职责是做好档案保密工作的有力保证

要不断增强对档案保密工作的责任感和使命感。档案工作人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，需要有很强的综合素质、专业知识、政治责任心、法制观念和保密意识。要深刻了解所保管的档案内容；在档案利用中，要做到手续齐全，防止头脑中秘密在无意间的外流。档案人员要熟悉法规，在工作中严格执行国家保密法律规定，能及时处理档案开放、利用中出现的新问题。

要加强档案管理人员的职责和素质，切实维护档案的完整与安全。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管人员要时刻警惕，确保档案的安全。

总之，档案在利用过程中很容易造成泄密，这一点应引起档案部门的领导和业务人员的注意。做好档案利用过程中的保密工作，既要向社会作广泛的宣传，也应加强档案部门的内部管理工作，提高管理人员的整体素质，以做到万无一失。

为中心档案信息提供利用服务当好铺路石

档案提供利用工作是档案工作为中心服务的直接体现，也是档案工作的最终目的和中心任务，对档案信息的提供利用，应该本着全面、历史、发展的观点，端正服务态度，努力了解和研究利用者的需要，为中心经济建设、经济发展提供有效的依托。我认为主要有以下几点：

多种形式搞好档案信息提供利用服务。做好中心档案室传统利用方式准备工作，为开展档案阅览、外借、制发档案复制本、档案证明、档案原件展览等工作。档案管理者要提高对中心各门类档案的专业性熟知程度，以便于给利用者提供准确的参考咨询，降低漏查率、误差率。

转变档案信息提供利用方式。做好档案信息提供利用的技术创新工作，实现网络、数字化环境下档案利用方式的转变。在如今的时代，不仅计算机产生的公文很多，而且，计算机媒介保存的文件也越来越多，因此要求档案管理者要提高自身的工作素质，为这些以新媒体方式存在的档案文件材料的有效利用做好准备。

主动开展信息资源提供利用服务。端正档案服务态度，及时主动为中心各个职能部门档案利用者提供准确及时的档案检索信息。信息时代的档案利用方式不仅仅局限在查询档案之后对档案复制利用这么简单，而是更多地通过参考咨询、定题服务为档案利用者提供全方位的智能支持。这就要求档案工作者切实端正档案服务态度，及时耐心地解答利用者的疑问，协助他们找到或挖掘出所需要的信息，方便中心各个职能部门组织各项活动。节约利用者的查找时间，人工成本。

现代档案管理的主要革新在于网络化、数字化环境下档案信息利用工作的改变，包活思维方式、工作模式、管理方法等多方面。网络环境下，用户提供利用的方式变为了下载利用、网页浏览、数据库查询、定向网络传递等，而在计算机条件较好的单位，可以在OA环境下做到档案利用工作全程数字化管理。因此这些变革要求档案信息提供利用做好相应准备，如在档案信息提供利用工作中做好文档信息的用户权限管理，保护不同用户级别之间利用信息的权限，防止档案信息外泄。同时档案工作者也要加强自身对档案利用手段相关知识的学习，转变工作观念，创新档案提供利用的工作手段。

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（一）文书档案主要是以纸质或其他载体

记录发生的事件、过程记载、物品存档、关键文件为管理对象文书档案的管理重点主要在于收集和保存资料。分门别类的存放，此阶段的工作重心应放在收集、管理、编目编册、保存等方面。

（二）文书档案载体的多样性

文书档案涉及方面众多，是单位发展进程中的真实反映和记录，行政管理、科技档案、新设备档案、会计档案等都是文书档案所涉及的内容。由于文档内容丰富多样。所以文书档案的保存载体也具有多样性。例如：照片、录音、录像、协议、合同、责任书各类文件以及各种电子档案等等。

（三）文书工作与文书档案之间的联系

文书工作包括文件的整理收集、立卷和归档，文书档案的管理包括文件的书写材料、文件的格式、是否及时归档等。文书工作可以说是档案工作的基础和前提条件，文书工作的全过程也是办公室文书档案形成的过程。

二、关于医院办公室文书档案管理中存在的问题概述

（一）医院文书档案管理的投入过低

由于医疗用房的紧张，医院存放档案的地方也十分有限；医院文书档案职责不明,管理不完善，医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合，与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。

（二）医院办公室文书档案意识薄弱

长久以来医院多偏重病案档案，医院文书与文书档案相对于病案档案来说,医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值,相关的科室对于文书档案也是只保存不利用,有效资源的利用率下降，浪费程度极其严重，不能达到预想的可观状况。

（三）医院在文书与档案工作中存在的不规范现象现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如：版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。

（四）医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高

目前，我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识，责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象，不符合办公室文书档案管理的规范准则。

三、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施

（一）强化医院文书档案管理工作的规范衔接实现文书、档案工作一体化，要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关，实现标准化和规范化，在公文办理完毕后，应及时整理立卷及归档。

（二）提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进，办公现代化是社会发展的必然趋势，信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。

（三）提高医院文书档案管理工作人员的积极性

健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关，增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情，提高实事求是的工作态度，及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。

（四）建立医院文书归档的制度

具体到一个立档单位，不仅要真实、客观，要有归档的时间、范围、要求，保证文件的完整。文书档案整理的内容：档案的系统化（档案的分类、案卷的排列、档号的编制）和基本编目（编制案卷的目录）。

四、结束语

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《出生医学证明》是依法许可的医疗保健机构依据《中华人民共和国母婴保健法》的有关规定对新生儿出具的法定医学证明，有着“人生第一证”之称，其作用不仅是证明该婴儿是在中国境内出生的新生儿状态，而且可以为判断血缘关系提供最原始、最科学的原始依据，为公民获取中华人民共和国国籍提供医学依据，为公民进行户口登记、取得公民身份证号码的原始法律凭证，为儿童能依法免费获得接种疫苗等保健服务的科学凭证。随着经济的发展和社会的进步，孩子的上学、民族的更换、出国留学居住、对遗产的继承等都需要《出生医学证明》作为凭证，其价值愈来愈大。

《出生医学证明》重要性，对《出生医学证明》的档案管理也很重要。在《档案管理法》中就规定：《出生医学证明》的档案作为人从出生到死亡的最基本资格资料之一，是民生档案的重要组成部分。科学、有效的《出生医学证明》的档案管理能直接促进公安机关对户口办理的速度和效率，提高其为民服务的质量与口碑；能提升医疗机关对母婴保健工作的质量，增加人们对保健机构的满意度，从而协调医患之间的矛盾冲突，维护社会的安定与和谐，可以通过为某些事项提供最为原始的医学凭证，最大限度地维护国家、社会组织和公民的合法权益，保障公民的切身利益。所以，随着社会的进步和发展，生活中越来越多地利用到《出生医学证明》档案，健全《出生医学证明》档案管理工作势在必行并迫在眉睫。

二、目前《出生医学证明》档案管理中存在的问题

（一）保管部门不明确，影响管理质量

由于上级主管部门没有对《出生医学证明》档案管理做出统一的规定，造成各个机构的档案管理缺乏统一性：有的把作为病历在病案室管理；有的因新生儿出生在妇产科，由妇产科管理；有的统一上交到医院的档案室管理。由于管理部门的不明确性，造成其档案管理的不规范性，不同程度地造成《出生医学证明》档案材料的破损、混乱，甚至丢失，不同程度影响到保管的质量，为档案管理的服务性造成一定的障碍。

（二）档案管理无序，影响服务质量

目前在《出生医学证明》的档案管理上存在许多漏洞和混乱，比如签发机构关乎人情存在弄虚作假的现象，比如现在许多家长为了让孩子能赶在8月31日前报名入学，就需要寻找关系更改出生证明，更改户口本上的身份证号；再如档案管理人员缺乏必要的管理知识，对出生医学证明的档案随意排序，电子档案也项目不全，甚至有缺录的现象，造成需要时难以寻找，费时费力，甚至丢失，耽误他人的事情办理。

（三）管理交接脱节，造成人力重复

在医疗保健单位的《出生医学证明》档案管理虽然是专业管理，但由于人力资源的合理流动，管理者存在管理移交等问题，但由于《出生医学证明》档案相对其他医学案例档案受到的重视度相对弱，就存在了管理移交脱节的问题，造成每一届管理者都要重新进行整理、归档等，造成人力资源的重复劳动和浪费，甚至造成对于档案的管理总是处在原地踏步，而无所创新。

三、提升《出生医学证明》档案高效管理的措施

（一）加强学习，提高职责意识

档案管理中的问题存在，说明从上到下对《出生医学证明》乃至档案管理的不重视，因此提高档案管理的有效性，首先要提高从签发机关到具体管理者的档案管理意识，保证《出生医学证明》乃至档案的真实性、完整性、有序性。卫生管理部门和医疗保健部门要定期对签发科室和档案管理人员进行《母婴保健法》中关于“出生医学证明”知识学习，提高有关人员对“出生医学证明”重要性的认识，树立“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的工作宗旨，从而提高自身的工作职责。签发机关要明确责任主体的职责，做到及时签发《出生医学证明》，严格审核补签、换签的手续，确保真实性和公平性；档案管理人员要规范档案归类，做好有效档案、问题档案、废证档案的科学管理，促进管理工作的有序性和快捷性；档案管理人员在流动时做好移交手续，保证后续管理者对档案管理的规律掌握，避免错误管理、费时管理，保证出生医学证明发放工作的连续性和稳定性。

（二）统一管理，实现服务高效

对于《出生医学证明》的档案管理应该实行统一要求、统一管理，就是各医疗保健机构对《出生医学证明》的档案统一规定为档案室专业管理，若能统一到县局、市局档案室统一管理更好，能保障公民利用时求助单一，快捷高效，避免四处打听，万般求索。

（三）规范管理，提高工作质量

对于档案的管理要定位好《出生医学证明》的归档种类，统一于签发类档案，与管理类档案区别开来；《出生医学证明》档案由于存在历史存档和即时调取的双重作用，所以在整理时一定要对零乱的档案进行条理化整理，进行分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗、录制电子档案等，组成有序的管理体系，并在整理的过程中遵循档案的时间特性和形成规律，保持档案文件材料之间的有机联系，并区分档案的价值实行分类管理，为后续管理工作和服务工作提供方便。所以，要对管理人员进行专业培训，提高其规范管理的专业技能，提高管理工作的质量。

比如在对《出生医学证明》的档案管理中做到以下几个重要工作：

科学分类：在对档案按照“年度――保管期限――文件种类――事件分类（首次签发、补发、换发、废证）”进行分类，确保档案整理有理有据，相对稳定，体系连续，便于查找和利用。

规范整理：对“证明”文件的整理中，做到“正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、印件在后；改签在前，原签在后；换发在前，原发在后；废件挑出，另行整理”。

有序管理：对所有的档案进行编号，做到不空号、不漏号。对编号进行科学设置，让编号中包括全宗号、年度码、保管期限码、件号。实现一个年度一个保管期只现编一个流水号，每年度从1开始。并在档案首页附编码（如图所示），在档案盒上编制案卷目录，方便查找。

（四）互联管理，实现快捷服务

对于《出生医学证明》的档案管理要实现现代化管理，在对“出生医学证明”的附件、原件复印件归档时同步录取电子档案进行归档，确保档案的真实性。

档案管理部门还可以在同一档案管理的同时，利用医疗机构的信息化管理平台打造“出生医学证明”管理的信息化高速通道，实现婴儿出生、签发证明、录取信息三同步，减少差错，避免不良事件的发生。

档案管理部门对《出生医学证明》实现信息化系统平台的管理，在平台中设置基本的信息查询，方便群众自己查询，为管理人员提供必要的档案编号，节省档案管理工作者的查找时间；也可方便档案管理人员对“出生医学证明”信息的核查、更改，提高为民服务的质量与效率。

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1　概述

服务平台的业务应用模型主要涵盖临床医疗业务、费用核算业务、药品管理业务、后勤管理业务以及综合统计与咨询业务五大部分。系统数据实行主题分类架构，即分为基础资源库、交换共享库、业务库、统计分析库。业务库按照不同的业务条线又可以分为公共卫生业务库、健康档案业务库、医疗业务信息库、卫生管理信息库4个主题库。数据分布策略采用集中与分布相结合的策略，实现卫生局数据中心和公共卫生单位(社区卫生服务中心)的两级存储，同时各个底端社区卫生服务站数据需要定时传递到社区服务中心，供社区服务中心汇总，再传送卫生局数据中心进行统计分析。卫生局数据中心要建设一个交换共享库：主要是支撑医院与医院、医院与社区之间的信息资源交换与共享。包括病人主索引信息、病人基本信息、双向转诊信息、就医信息、电子病历信息、以及与公安、交通、监察平台等外部单位的交换信息。

2　系统组成

系统主要由以下十二个子系统构成，分别为政府补贴药品统计系统、门诊挂号系统、门诊收费系统、药库管理系统、药房管理系统、系统管理系统、医保接口系统、健康档案系统、保健系统、预防系统、健康教育系统、计划生育系统。为了应对突发事件，系统还制定了应急方案以备用。

3　具体应用

社区卫生综合平台从应用上分为，健康档案管理和综合管理两大信息应用，核心业务健康档案管理业务分为健康档案模块、全科医疗模块、双向转诊模块、慢病管理模块、免疫接种模块、孕产妇、新生儿管理模块、儿童保健模块、计划生育管理模块。办公系统、健康数据中心管理、公共卫生控制报告模块、医疗业务监测模块、综合事务管理模块划入综合管理信息应用内。健康档案管理信息和综合管理信息日常应用产生的数据保存在各自的业务生产库内，通过每个系统特定的接口将部分特殊数据传输到统一的数据交换平台上，数据交换平台提供业务规则处理、业务流程处理、数据映射、消息路由、消息管道、管理与监测等功能，对以上的业务数据进行抽取、转换、过滤以及整理。在数据交换平台之上通过数据仓库构建出用来分析的数据模型，通过多维模型数据库提供多维查询、数据挖掘、报表服务等服务。数据交换平台还为卫生部传染病和信息直报系统、卫生局、疾控中心、卫生监督所、医院相关职能单位的系统提供统计及业务数据的支持。除此以外整个卫生机构的电子政务平台也囊括在社区的相应业务系统之中。整个社区卫生综合平台的应用还为其他相关系统提供数据接口。包括医保系统接口、监察系统接口、药品采购系统接口、健康档案系统接口、公共卫生接口。

4　实施效果

4.1　形成集团化管理模式和一站式服务模式　从社区卫生内容管理上，实现了全科诊疗服务的集中式管理，使下属各个社区卫生服务站作为中心独立运行科室，进行统一规划和管理，类似于行业内应用较为成熟的集团化管理模式。同时通过一站式统一门户管理，完成统一认证、登录和应用访问，实现社区六位一体的业务应用集中运作，体现一站式服务模式。由此兼顾社区卫生中心对社区卫生站业务进行应用和管理的双重要求，实现社区卫生服务中心工作人员一人多职的实际需求。

4.2　以居民健康档案为驱动实现社区卫生内部信息的互联互通和资源共享　以慢病管理子系统、妇幼卫生保健管理子系统、儿童健康保健管理子系统、儿童计划免疫管理子系统等业务需求为前端应用，将居民健康档案融入各业务系统中形成一条索引，贯穿到社区卫生居民健康各个信息关联点，实现社区卫生内部信息的互联互通和资源共享。

4.3　依托居民健康档案实现双向转诊机制　通过社区居民健康档案管理系统的家庭病床管理子模块，实现与大医院HIS系统的接入，提供双向转诊的信息资源互通，为社区诊疗服务提供可靠的行业支撑。

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【关键词】医院档案；信息化管理；优势；措施

医院档案作为医院生存和发展的重要凭证，在当前新形势下，通过努力提高医院档案信息化管理水平，可以有效的提高档案工作的效率，确保档案工作质量的提升。而且在档案管理工作中引入现代信息技术和网络技术，这对于医院档案的信息化和网络化建设进程起到了极其重要的推动作用，为档案管理现代化的实现奠定了良好的基础。

1医院档案信息化管理的内涵

1.1档案信息化管理的定义

医院档案包含的内容较多，主要由管理文件、会议记录、各类报表、病历档案及各种影像资料等共同组成，在医院档案信息化管理工作中，主要是利用计算机技术、通讯技术和网络技术来确保档案管理工作效率的提高，努力提高医院档案服务水平，加快推动医院档案信息资源现代化管理的进程。

1.2医院档案信息化管理的具体内容

1.2.1对患者病历档案进行信息化管理

利用信息化技术来对病历档案进行管理，可以将其进行编号后在网上进行登记，应用网络对相关的病情进行分析，并在病例上进行记录，从而为医院治疗过程中提供必要的思路。同时医生通过网络来对治疗的过程进行记录，通过计算机来对这些信息进行整合，从而为提取重要信息提供更多的便利。

1.2.2对人事档案进行信息化管理

人事档案作为医院档案的重要组成部分，在对人事档案进行管理过程中，可以通过在网上进行分房，加快人事档案网络化发展的进程。而且在日常人事档案信息化管理过程中，需要对工作中遇到的问题进行分门别类区分，将其具体规划在不同的档案之下，为查阅带来更好的便利的同时，也有利于进一步提高人事档案的管理水平。

1.2.3对医院图书资源进行信息化管理

医院具有数量较多少图书和资料，对这些图书和资料进行查阅十分麻烦，通过信息化管理，可以有效的节约查阅图书资料的时间，同时借阅者还能够将自己对这些资料看过的感想在网络上进行记录，这可以为其他借阅者提供有效的参考价值。

2利用信息化手段管理医院档案的优势

（1）现代化信息管理手段的利用免除了立卷归档、检索查找的过程，克服了以往工作中存在立卷难、利用效率低和查准率不高的困难，有利于提高档案管理的工作效率，减轻劳动强度。（2）以往医院档案立卷方法遇到信息收集不齐或者漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做，拆卷后，卷内文件又得重新排列，编档页号、编抄卷内目录、装订、修改填写案卷封面，费时又费力。现行电子环境下信息管理后，医院档案按"件"管理，有利于文件和病案的补漏增缺，也使工作人员有时间提高业务水平。（3）信息化管理方法的应用，摆脱了以往的经验式管理模式，完成档案由案卷级向文件级管理的转变，将手工立卷变为计算机自动管理，极大地提高了各类文书档案和病案管理与利用的质量、精度和效率。摆脱了传统档案管理工作消耗大量人力、物力，档案信息含量与档案实体量的比值处于较低水平的弊端。（4）信息化档案管理使档案人员可以从繁琐的整理工作中解脱出来，将精力放在档案编研和二次信息开发利用上，从而提高医院档案管理工作的质量和利用效率。摆脱了传统的文书立卷工作中人为的纸张立卷，对立卷标准掌握的制度很难做到完全统一的弊端。

3完善医院档案信息化管理的措施

3.1加强基础设施建设，创建良好的管理环境

良好的软硬件基础设施和管理环境是实现档案信息化建设的物质基础条件，技术基础设施包括软、硬件的建设，医院局域网的建立要立足高起点，不仅要方便内部信息的交流，还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用。医院档案部门在规范室藏的基础上建立局域网，将文书、病案、人事和图书档案纳入其中，扩建成医院信息中心，并在中心网络平台上编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件。这样，不仅可以大大提高办公效率，方便利用者，同时还可以实现档案资料的在线利用。

3.2加强医院档案管理人员的培训和继续教育

医院档案信息化管理工作对于医院的健康发展具有极其重要的意义。所以为了能够有效的提高医院档案信息化管理水平，在医院领导给予充分的重视的基础上，还需要进一步强化医院档案管理人员的培训工作，通过培训和继续教育，从而有效的提高医院档案管理人员的专业知识水平，使其在档案工作中能够熟悉掌握各种先进的档案管理方法和手段，熟悉计算机、网络及数据库建设等相关知识，主动接收档案，并对医院内部信息的传递进行控制，确保医院档案能够更好的为医院管理和科研提供优质的服务。档案管理人员在掌握各种先进的技术和知识的基础上，还要树立良好的学习意识，从而更好的确保医院档案信息化管理水平的提升。

3.3加强安全管理

档案具有原始性，不得被篡改，要防范病毒攻击，对于涉及个人隐私问题，还要设置访问权限，制定严格的档案信息化安全保密制度，强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能，晚上档案管理系统和严密的流程化处理机制，引入科学使用的网络安全策略，加强安全管理。

4结语

在当前新形势下，运用先进的技术手段来加强医院档案信息化建设，加快推动医院档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理更加科学化、规范化、标准化，更好地为医院的管理、教学、科研提供方便快捷的档案信息服务，为医院的发展服务。

参考文献：

[1]王兆学.浅议医院档案管理信息化建设[J].黑龙江科技信息,2010,8:182.

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关键词：社会福利机构；档案管理；收集；电子档案；开发

1 概述

近年来，社会福利社会化不断深入，各级民政部门加大了对作为社会福利事业发展的重要载体的社会福利机构建设的指导。2013年《养老机构基本规范》、《儿童福利机构基本规范》、《精神卫生社会福利机构基本规范》等三个行业标准陆续，更进一步规范了社会福利机构的管理，“三个规范”第一次对机构建立档案提出了要求。社会福利机构形成的档案记录了社会福利机构建设、运营、管理、收养人员、从业人员等基本情况，关系到社会福利机构管理的各个方面以及老年人、儿童、残疾人等服务对象的基本权益。但多年来，社会福利机构档案管理基本上是一片空白，当前，社会福利机构如何有效地开展档案工作，更好地为社会福利机构的各项工作服务，促进社会福利机构的规范化管理，是当前面临的一个重要任务。

2 当前社会福利机构的档案管理存在的问题

（一）档案资源管理有待规范

由于缺少全国统一的社会福利机构档案管理业务标准，致使实际工作中各

机构各种文件的保存方式、保存时间等都不一样。由于没有明确的分类方案，致使现有一些文件是归入文书档案还是归入专业档案里，在实际工作中无法确定。目前绝大多数机构档案工作都是在摸索中进行。

（二）档案工作发展不均衡，档案人员业务能力偏低

数据显示只有12%的机构有专职从事档案工作的人员，且一般是精疗机构，精疗机构一般都是医养结合的单位，基本都参加了卫生系统的管理考评，中、高级专业技术人员相对较多，接受档案知识能力较强，档案人员素质相对较高，档案工作整体水平普遍较高，而其他机构档案工作则相对较弱。

（三）档案保管装具和设施落后，保管条件差

受条件制约，很少有机构档案集中保存在专门的档案室，其他机构均放在各业务部门，各自为政现象比较普遍。档案有的装订有的不装订，也没有按顺序排列，零散地装入文件盒或文件夹里，与办公文件放在一起管理。办公室不具备档案的保管条件，存在一定的安全隐患。

3 加强社会福利机构的档案管理措施

（一）整合资源，全面收集档案资料

对于福利机构人员中涉及的各类社会福利档案资料，机构管理人员要按照一定的规则进行初步的筛选、整理和收集。例如，根据老人身体状况按照生活能够自理、基本能够自理、部分自理（半失能）和完全不能自理（失能）M行分类，将取得的资料进行逐项整理，尽可能全面地将前述档案内容，收集到个人档案。对于已经有的资料应该进行合并，避免产生数据的冗余，带来查找、整理的不便。无论是纸质的还是电子文件的档案，都应该做到逐字逐句地认真填写和录入，保障录入的真实性、安全性、完整性。

（二）集中专人管理档案资料

入住福利机构的“三无”人员、“五保”供养人员，档案内容应该有身份证、户口本、学历、就业、失业、婚姻、家庭关系、房产、医保、社保、低保、病历资料、个人档案资料、社区证明、入院申请、审批文件、调查资料等内容。入住福利机构的疗养人员，档案内容应该有原住院的出院证、重大疾病检查报告、入院前体检报告、入院申请、身份证、户口本、退休证、婚姻、家庭关系、子女情况、家庭住址、联系电话、监护人（联系人）、入院协议等内容。要一人一卷的归档，入院后的重大疾病、诊断报告、照光照片报告、出院证明等应及时收集装入个人档案，做到所有档案资料集中管理，不得分散、多头管理；必须专人管理，不得各自为政、多人分管。归档应该严格按照归档制度进行，做到及时收集，及时归档。保证档案不流失、不散失，确保档案的齐全完整。

（三）重视纸质和电子文件档案的管理

1、纸质档案库存管理

福利机构应当为档案管理工作营造良好的环境，首先应该加强档案基础设施建设，要有符合规范要求的档案室。档案室应按规定安装铁门、铁窗、窗帘等防护措施，购置灭火器、计算机、交换机等管理设备。其次应当注意防潮、防尘、防光、防盗、防鼠、防虫、防火等事项。为档案管理工作提供必要的物质条件，达到安全、保密、利用方便的要求。最后要坚持高标准，规范管理，使档案工作适应新时期建设的需要。从基础工作就认真落实，加强文书档案整理方法的改革，达到分类科学、组卷合理的要求。更要严格保护，严格避免丢失、损毁档案，保证档案的完整可读性。对于一些已经失去效力的档案应该做到及时清理、销毁。

2、电子数据库的维护管理

随着当前社会经济的快速发展、人们思想意识和思想水平的不断提高，人们对于新事物、新方法的接受程度和接受能力越来越强，网络科技所引发的信息时代的高速发展，促使越来越多的项目、越来越多的产业将科技信息化纳入到其自身生产发展以及经营的过程当中，力求实现效率的提升和管理的愈发便捷。在这样一种信息化进程快速推进的局面之下，加强社会福利档案管理工作的信息化进程就成为一种全新的趋势，其不仅有助于管理人员化繁为简，将冗杂的纸质信息档案转化为电子资源，方便检索和调阅，更有助于在网络信息化这样一个宏观立体的大平台上推动全网络范围内的资源共享，实现办事效率最优化。

要管理好电子数据库，首先就需要建立良好的计算机硬件环境。布置性能稳定的服务器与管理计算机，保证有工作人员对服务器进行监控。其次，数据库需要定期进行资源的整理，需要对数据进行分析，运用数据库软件进行数据的筛选，剔除一些冗余的信息，保证良好的运行查询速度，另外还需要对数据进行备份，保证数据的安全。最后，应当建立起网络保护机制，保护数据库网络不受入侵，避免数据丢失。

（四）深度开发和利用社会福利档案隐性价值

对于社会福利档案隐性价值的开发与利用，不仅有助于为广大政府部门出台政策和方案提供强有力的参考依据和数据支撑，同时能为广大领导进行相关决策的制定提供一定的理论支持。伴随着档案管理信息化进程的加快，越来越多的社会普通民众可以利用相关单位的综合网络平台浏览最新的社会福利政策，利用平台对话的服务功能向政府及相关部门做好适时反馈工作，相关部门同样可以借助这样的平台将民众心声进行汇总整理，及时反馈，以便于围绕民众所需，及时做出调整和改革，从而更好地为广大民众服务。

（五）重视档案开放工作，注意潜在的风险

从密切社会福利档案管理安全性角度看，社会福利档案资源的高利用率并非意味着对档案资源不加筛选、区分地全部加以开放利用，所以，应注重对“秘密、机密、绝密”类档案资源的妥善保管，避免泄密。基于此种情况，在社会福利档案资源实现最大化利用过程中，提升档案资源的信息安全性，规避潜在的风险，以免档案资源因被不当利用而为国家、集体、公众带来损失，是信息技术时代每一位社会福利档案管理从业者应思考的问题。

4 结语

综上，社会福利档案管理人员必须充分意识到工作对于维系社会民众切身利益的重要性，以及其充分发挥国家社会公共服务职能，对于推动和谐社会建设的积极意义。管理人员更要认真履行职责，精心指导、帮助，促进福利机构的民生档案有序推进，规范运作。

参考文献

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1基建档案在医院管理中的作用

1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义

医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。

1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据

基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。

1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富

随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。

2医院基建档案管理工作中存在的问题

2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导

随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。2.2档案知识缺乏

由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。2.3全员档案意识不强

基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。

3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议

3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证

基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。

3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训

开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。