财务档案的管理范文

导语：如何才能写好一篇财务档案的管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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（一）提高财务会计人员工作效率。手工记账时期，会计人员的主要精力是登记各种账簿和编制会计报表，会计的最主要职能表现为会计核算，而会计的监督与管理职能仅体现在漫长手工记账之后，监督的形式主要是事后监督与被动监督。实行财务会计电算化后，一方面会计人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，在时间上保证了会计人员能够有效地行使审核、监督和财务会计分析工作；另一方面会计电算化系统中的预算控制功能不仅可以实现对单位经济活动的“时时监控”，而且由于实行对会计电子档案的有效管理，会计人员可以不用从众多的纸质会计档案中翻箱倒柜，他们可以打破时间的跨度，方便快捷地完成对历史会计信息的使用和对未来会计信息进行分析，较好地协助会计人员进行预测、控制和监督。

（二）方便决策。企事业单位的财务会计人员将历年的会计资料进行加工分析、比较，一方面可以提交给单位的决策者们，让他们更好决策；另一方面通过这些历年的会计电子档案方便快捷地看出本单位以及本部门的过去、现在和将来的财务状况、发展情况与发展趋势，使决策者们在遵循国家宏观政策和市场经济客观规律的前提下，制定出适合单位自身发展的战略，从而改善经营管理，提高单位的经济效益和社会效益。另外，可以基于本单位的财务会计电子资料设计出一些有利于企事业单位管理和决策的数据模型，建立相对比较完整的决策支持系统，以实现财务会计电子数据资料的再使用价值。

二、财务会计电子档案管理和再使用

要想做好会计电子档案的管理与再使用工作，必须根据财务会计电子档案的归集整理、保存和再利用等方面的工作。

（一）财务会计电子档案的归集整理。财务会计电子档案的归集整理是指在一定的时间间隔（通常指一个会计年度），把单位运行的财务软件系统中所有财务数据备份、存储到光盘、移动硬盘或专用硬盘上。这样的备份一般是采用多份数、多介质进行备份，这样备份出来的财务电子数据就形成了财务会计电子档案。单位的财务部门应由专人保管这些备份的电子档案，以便在财务软件系统或计算机硬件系统出现故障修复后能在最短的时间内和最小的损失下恢复财务会计电算化工作。另外，除备份这些财务会计电子数据，单位的财务电子档案管理人员还应该对运行整个财务软件系统的计算机硬件系统、计算机操作系统、网络服务器系统、网络操作系统以及财务软件的系统名称与版本、财务软件的售后服务公司情况、相关系统的使用说明书等进行详细记录在册。在笔者工作过的单位，在20世纪九十年代中期就开始实行财务会计电算化系统，当时使用的是单用户系统软件，每月的记账凭证大约有300份，业务量不大。之后，在2000年以后，随着单位经济业务量呈几何级数的增加，每月要处理的记账凭证数达2，000份，这样感觉原有的单机版财务软件根本不适应单位的经济业务量增加。为此，单位购买了WINDOWS系统下的网络版用友财务软件ACCESS版。再后来，到2003年，又换成用友U8版的SQLSERVER财务软件系统。在近10年的时间里，财务软件更换了好几次，一方面是因为单位业务量的增加；另一方面也是为了适应计算机硬件和操作系统、数据库系统等软件系统的变化而变化。在这几次财务系统的变化中，单位按要求对财务会计电子数据、财务软件系统和计算机硬件和操作系统以及数据库系统进行归档备份、封存。在近期的上级会计档案检查中对封存机器和电子档案进行再使用检查，仍然可以使用。

（二）财务会计电子档案的保存与再使用。就目前的技术手段而言，能够保存电子计算机系统中的电子数据也只有光盘、硬盘、U盘等这些磁性介质。当然，财务会计电子数据的保存也不例外。根据这些能够存储电子数据的磁性介质的物理特性，在形成电子数据档案时必须要进行多种磁性介质的备份，比如，同时每年年底对单位当年财务会计年度的财务电子档案进行光盘双备份、硬盘双备份等工作。备份之后在介质的表面贴上标签，注明形成档案材料的内容、时间和制作人，存放在至少两个不同的物理地点。保存这些电子档案时应远离磁场，注意防潮、防尘和防盗。同时，存放这些电子档案时，还得考虑地震、洪水或火灾等意外情况引起对整个财务会计电算化系统的破坏使系统不可恢复而具有的对策。因为磁性介质材料的特殊性，单位要形成对这些会计电子档案的定期和不定的检查、翻录和再备份工作，防止由于这些磁性物理介质的损坏而使会计数据丢失，从而造成无法挽回的损失。

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高校财务档案是会计核算的专业资料，其内容上具有广泛性、严密性和稳定性，会计档案属于专门档案，是在会计专业活动中形成的。因此，只有在会计核算中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等专业核算材料才是真正意义上的会计档案。而在财务会计各项管理活动中形成的其他文件材料，如政策法规、计划总结、请示批复、制度办法等均不属于会计档案的范畴。它与其他门类的档案一样，具有原始记录性，是原始的会计核算专业材料的直接转化物，其凭证依据性很强，形成范围广泛，档案类别稳定、外在形式多样。

二、高校财务档案管理的重要性

高校财务档案以丰富翔实的原始数据直接反映高校全部经济收支内容。能为高校制定经济计划、经济建设和做出经济决策提供可靠的数据和可比性资料；是指导高校经济建设提供可靠的数据和可比性资料。科学规范化的财务档案管理有利于促进高校整体资金的运筹，使其产生最大的社会效益和经济效益。随着会计工作改革的不断深入，会计档案信息更是被广泛利用，新的形势下，高校财务档案还对保护高校财产、执行国家财务制度和财经纪律有着重要作用。这就要求高校会计档案管理的进一步规范，从而使财务档案真正发挥在高校教学、科研、行政管理和后勤服务工作中进行连续的、系统的、全面的反映和监督。

三、新形势下，更要加强高校财务档案管理

（一）增强财务档案管理意识，建立高校财务档案领导体制

财务档案管理首先要得到学校领导的高度重视，将财务档案管理工作纳入每年学校工作的目标考核来进行管理。组织相关人员学习好《会计法》和《会计档案管理办法》，制定专门的财务档案管理制度和标准。财务档案的形成范围广泛，很多财务信息涉及其他各职能部门。因此，财务管理部门和财务档案管理人员还要加强对高校各职能部门的宣传力度，通过学习与广泛宣传，使教职工增强财务档案意识，形成每个人都重视财务档案，支持财务档案的规范管理并自觉地维护学校财务档案工作的氛围，争取各方面的支持，以便及时、系统的收集到所需的财务档案资料，并结合学校实际情况，建立可行的与高校整体发展相适应的财务档案管理体系。

（二）提高财务档案案卷质量，注重财务档案开发利用服务功能

财务档案管理人员要根据相关制度的要求并结合高校的自身特点，严格执行财务档案管理中的归档范围、归档时间、整理立卷、借阅制度、保管期限、移交时间等，财务档案的齐全、完整、准确，是保证财务信息质量的关键。财务档案管理人员只有熟悉财会业务、档案来源，才能按照财务档案形成的特点进行科学的分类、整理、编目、立卷和规范管理，从源头上做好财务档案的整理规范工作。对一切财务档案范畴做到不坏、不丢、不散，确保档案的完整性和规范性，有效提高财务档案案卷质量。做好档案开发利用工作，力争全面系统完善财务档案工作职能范围，目前财务档案存在着大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被搁置，相当一文不值的废纸，造成档案浪费；以致领导不能及时全面地了解学校财务运行情况，不能有效地利用档案。因此，要健全档案的各种检索工具，汇编各种有利用价值的财务资料，以最丰富的原始数据使财务档案管理更加科学、高效、规范，不断增强档案部门的开发利用服务功能，让财务档案信息资源更好地为学校领导决策服务。

（三）加快财务档案的信息化建设，使高校财务档案管理更趋科学化

随着经济社会的不断发展，高校财务档案管理作为高校信息化建设重要的一部分，必须运用先进的现代化网络技术和管理知识，财务档案信息网络化是实现档案信息利用效益最大化的最佳途径。先将财务档案信息转变为电子信息，各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料存储于磁盘、光盘及移动设备中，不仅便于携带、传输、计算、修正、复制、分析，而且能够方便、快捷的获得所需结果；然后建成目录查询系统，更快捷的为职能部门提供查询、利用服务。利用校园网络管理系统，实现档案的索引、统计、编集、检索现代化，实现财务档案的自动化处理系统和网上检索查询。达到财务档案信息有效范围的资源共享、无纸质查阅和方便快捷的目的，除了能避免原始档案人为磨损外，还有利于档案资源的统一整合，极大的提高工作效率和工作质量，让财务档案服务跻身于高校教学、科研、服务的第一线。更好地服务于学校的经济管理和决策。

（四）加强财务档案信息安全工作是高校财务档案管理的重中之重

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论文关键词: 高等学校　财务　电子档案

论文摘要: 对于这些不断发展、日益更新的“新型”档案，进行有效地收集、整理和保存，为今后提供快捷、方便的利用服务，是高等学校会计电算化应用中的重要环节，也是当前高等学校财务档案管理中不可或缺的主要内容。

在电子与信息技术高度发展的今天，处于知识前沿的高等学校的会计电算化已广泛普及。由会计电算化产生的，蕴含着高科技的档案贮存介质，就是财务电子档案。它不仅体积小，容量大，且易于查阅和传递，而倍受“青睐”。做好这些财务电子档案的管理工作，进行有效地保管、维护与利用，充分发挥其便利、快捷的特性，成为现代档案管理中不可或缺的一部分。

一、财务电子档案特点：

财务电子档案是指存贮于磁盘、光盘等现代电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料和系统开发运行中使用的各种基础语言程序及应用程序。这里主要指用于贮存财务数据和程序的各种电子介质。作为现代高新科技的产物—财务电子档案，较之传统的财务档案，有了许多新的特点：

1、财务电子档案的存贮介质具有多种形式。可存贮于可读写的磁性介质中，还可直接刻录为不可擦写的光盘，也可打印输出存贮于纸质材料中。

2、财务电子档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。

3、财务电子档案的体积小，容量大，占用存储空间小，但对存储条件要求较高。

4、财务电子档案大多不能直接视、读，需要借助一定的仪器设备予以复现；但易于计算、分析，快捷获得所需结果。

5、财务电子档案的高科技信息含量大，要求较高素质水平的管理人员。

6、财务电子档案内涵广泛。不仅包括票据、记账凭证、账簿、报表等传统会计档案，还包括会计电算化中的各种系统软件和应用程序。

二、高等学校财务电子档案管理的状况

高等学校会计电算化生成了财务电子档案。对于新介质的档案，既没有前人的管理模式可参照，又没有当前的技术可查考。所以，早期的管理中往往有些不尽如人意的地方，主要表现在：

1、储存环境欠妥。早期电算化会计生成的是电子输出档案，即通过打印输出的纸质凭证、帐簿和报表。较早的针式打印机色带输出的纸质资料原本不够清晰，又受空间、经济条件限制，经日晒、风化，字迹极为模糊，有的甚至已消失。

2、早期软件、程序存留不利以及运行程序版本的更新，造成了原有数据资料的虚设。如在早期DOS系统环境下，生成的磁性数据资料，虽保存完好，但原有运行环境已不复存在，现今程序又不能兼容，多数数据已不能再现，形同虚设。

3、老化机器的淘汰以及机器设备的快速更新，造成了新、旧运行环境脱节。如早期微机上运行的win3、win95等，已难在现今机器上顺畅运行。

随着会计电算化的不断发展，财务电子档案的形式和数目日渐增多，更多替代了原有传统财务档案的功能和效用，财务电子档案的管理也得到了应有重视。许多高等学校投入了大量资金，用于必要的保护、查询、复现设施的购置和管理人员专业技术的再培训，其财务电子档案管理的环境、条件等“硬”件设施得到了全面改善。

三、高等学校财务电子档案的现代管理

财务电子档案的现代管理是指运用现代技术手段对财务电子档案实施有效管理，包括四个环节即财务电子档案的收集、整理、保存和利用。

（一）财务电子档案的收集

1、设定固定的收集区间。一般可视业务量大小，按月、季或年度来设定；也可以视具体项目周期长短，实行分段、分项或全程设定。但必须注意保证收集区间连续、无间断。

2、制定固定的数据收集程序。选用质量好、可靠性高的贮存介质，备份所有财务数据，存贮于磁性介质，并刻录于光盘，确保备份的一致有效，必要时还可打印备份于纸质介质；同时应在磁性介质上，附加其运行的语言程序版本及操作环境标识，作为以后复现时的参照。

3、制定软件环境更替的收集程序。在更换新程序软件时，应首先备份原有的操作系统及语言运行程序，以备旧资料的往复查询。对转换前的初始数据备份，确保无误后，再做谨慎转换。

4、制定硬件更新的收集程序。详细记录微机主板的级次、型号，内存的大小、硬盘的容量以及外部设备的配套类型等，有时还可记录下微机的品牌和使用起、止期。更新后，视储存条件的许可，尽可能留存一套完整的设备，预防意外。

5、有关登记资料的收集。制作登记簿，详尽记录系统管理员、程序员的操作资料，区分业务具体操作人，以便于后续追询。并认真填制电子档案移交清册，区分责任。

（二）财务电子档案的整理与保存

财务电子档案的整理与保存是其管理的关键，关系到整个管理工作的有效性。不仅需要兼具财务、档案和现代电子技术知识的专业人员来管理，而且还需根据各种介质的特性，实施不同的整理与保存措施。

1、贮存的磁性介质。磁性介质档案应远离磁场或者专设磁场屏蔽柜，以防消磁，丢失数据。收集的双备份，应载明操作员姓名、运行环境和形成时间，连续顺序编号，再分放于不同储柜，以防意外。

2、贮存的光盘介质。光盘介质档案对储存环境的清洁度要求较高，需要专用的防尘储柜；光盘的保护膜应完好无损，防止的盘面磨损、刮擦；每张光盘应附有硬质护壳，避免挤压损毁，不可读取。

3、贮存的纸质介质。纸质介质是电子介质的辅助文本，多是打印输出，字迹由墨粉形成，见光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥处。

财务电子档案的多种介质各有其性，管理方式要因质而异。良好的储存环境是每一介质都所必需的，保持清洁，定期通风，控湿温，创造良好的储存环境，使电子档案维持优良状态，以期最佳利用效果。

（三）财务电子档案的利用

财务电子档案的充分利用是电子介质新载体、高科技特性的全面展现，也是档案管理有效性的最终体现。财务电子档案具有密集性和微化性，需要配套有较高性能的复现媒体，方能充分发挥其效能。

1、财务电子档案的查阅。

查询帐目，可直接利用微机检索，参照版本记录标识，打开相应程序和运行环境进行读取，省时、快捷。但磁性介质易于修改，所以要专设查阅微机，提供只读方式查阅界面，防止不法修改。仅许使用双备份中一个盘面，保证另一盘面的无介入、封存性。

2、财务电子档案的计算与分析。财务电子档案的数据汇集，通过微机计算，集成产生多项分析结果。但因其涉及的盘面多，范围广，存有潜在危险，因此应指定专业人员，在内控专用机器上调阅、操作，避免实在危险。同时还要注意各介质的运行环境，以免不同软件带来的误差，生成错误的分析。分析结果一经得出，可以直接打印、复制或传送，为决策者提供迅速、快捷、详尽的数据信息。

随着数字化、信息化时代的到来，财务电子档案会有不断的新发展，档案管理工作者要紧跟时代步伐，不断更新知识结构，使财务电子档案的效能得以充分发挥。

参考文献：

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关键词：财务档案；档案管理；信息化建设

1 财务管理信息化的必要性

(1)财务管理的难度增加。作为基本建设项目管理的重要内容,财务管理能够有效推动财务组织参与到项目全方位管理之中,并达到节约建设投资的目的。从这一角度而言,水利基本建设投资体制改革越深入,水利基本建设项目及其财务管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受国家宏观政策调整和水利改革发展形势等的影响,财务管理需要进一步提高预算管理的科学化、精细化水平。然而,在当前整体财政体制改革逐步深入的宏观背景下,水利财务预算管理改革深入推进,财务管理水平不断提高,财务工作难度和强度也逐年增加。所以,随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高,改进财务档案管理手段和提高管理效能的问题迫在眉睫。而建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,既是适应现代化管理的需要,也是搞好水利工程建设财务档案管理的必然选择。

(2)信息化档案彰显优越性。首先,将财务文件档案转变为电子信息,即电子介质的财务档案后,可以存储于磁盘、光盘及移动设备中,这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。较之传统的财务档案,《财务文件汇编》等,电子财务档案具有无可比拟的优点,能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。具体表现在：电子财务档案易于修正、复制和重置,便于纠错、携带和传递；电子财务档案的存储形式多样,既可以存储于软盘、硬盘、光盘中,也可以打印输出到纸质材料中。另外,随着信息科学的发展,当前数据统计分析的软件很多,以信息化方式存储的数据便于计算、分析,能够方便、快捷获得所需结果。而且,财务档案信息化后,还可以通过计算机操作和网络交流,满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。这样既节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。

2 财务管理的问题及解析

(1)财务管理不够严谨规范。财务管理的不规范体现在诸多方面,首先是部分单位财务人员配备不足或业务素质不高。一些单位尤其是机构较小的单位由工程技术人员兼职担任财务人员,或者由于编制等原因兼职、财务外包情况较多,造成会计处理不当,账目混乱,甚至引发机密资料外泄,造成重大损失。还有些实行国库集中支付制度的单位,领导对会计核算和财务管理质量不重视,只设一位报账员,而没有独立的管理体系,也就更谈不上规范信息化的建设。其次是项目执行管理与财务管理程序矛盾重重。有些水利工程项目,其内部制定的管理办法与资金管理职能部门在中央投资计划指导下所编制资金管理办法存在冲突,往往使得项目法人具体执行为难。某些水利工程建设项目在管理中不注重自身规范性,甚至在监理、施工、建设管理等环节出现“同体”现象,这既给建设项目违规使用建设资金提供了温床,也对工程财务管理、会计核算工作等实际工作造成极大不便,直接影响账目的可靠性和有效性,为日后的信息化处理埋下巨大隐患。

(2)财务信息化管理流于表面。随着电子化逐步取代纸质化后,电子财务信息的数据整理也面临诸多问题。首先，很多单位的纸质会计财务档案在整理、装订时类别不清,更新不及时,往往导致数据统计不够权威和有效。转化为虚拟数据库后,许多部门仍存在资料管理低效的问题,数据冗繁和重复的现象屡见不鲜,致使信息化后的财务状况提效有限。其次,财务信息化不能促进科学化和准确化。目前很多单位,为谋求更大利益,面对客观的数据往往随意操作,篡改数据，例如在处理债权债务时,将收入挂债权债务账户来偷税漏税等,将信息化引导下的规范化和精细化扭曲变形,因而信息化程度还不到位。

3 加强信息化建设的理论策略

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1 医院财务档案管理的重要性

医院财务档案管理，主要利用文字、影音等资料真实记录医院活动，涉及医疗、科研、卫生、行政管理、教学等方面，具有较高的保存价值与意义。首先，医院的财务档案能够真实地记录医院从成立到现在的成长过程，能够记录一批又一批优秀的医务工作者的劳动成果。其次，医院的档案信息不仅记载了人类繁衍发展过程中的重大轨迹，也反映了人类文明的发展史。这些档案为我们研究人类社会发展的相关课题提供了可靠的参考信息。再次，通过整理医院的财务档案，我们可以分析出医院财务制度的优劣点，以便更好地发现问题和开展各项工作计划和决策。总体来说，财务档案不仅可以指导医院各项工作正常运行，还可以协调医院财务部门与其他部门的协作，促进医院的整体发展。

2 医院财务档案管理的困境

2.1 信息收集不规范，无法实现综合利用

首先，由于我国大部分医院财务档案管理制度还不健全，所以尚未建立起一种相对便捷和规范的财务档案收集方法。目前，很多医院在财务档案的收集上的不规范主要由以下两方面表现出来：一是医院的部门与部门之间缺乏沟通，有的部门并没有严格按照相关规定移交档案；二是许多医院的财务部门并没有对收集的财务档案仔细进行鉴别和细化，也没有进行?Y选和分类。这些现象的存在导致收集的档案信息无法在各部门之间共享，无法综合利用，使得医院财务档案的利用价值极低，进而影响了整个医院财务档案管理工作的质量。

2.2 缺乏专业的财务档案管理人员

首先，很多医院的财务档案管理工作人员不是专业人员，大部分是医院的会计人员或是一些从临床一线退下来的医护人员。这样必然会出现工作态度不端正、思想滞后、知识面狭窄等问题，从而导致现有的档案管理人员整体水平低下。而且还会经常出现由于档案管理人员不足而临时配备的现象，这些人不具备专业的档案管理知识，流动性大，无法承担起管理人员的本职工作。其次，在当今这个信息化时代，财务档案管理工作已经发生了变化，工作中的任何环节都离不开计算机，而这些人大部分缺乏计算机应用技术，很难较好地利用计算机管理档案，而这会严重阻碍档案管理工作的进展。

2.3 财务档案管理意识淡薄

档案管理这一项重要的工作，对于医院而言，承担着保存历史、服务现实的责任。但是这一重要的工作却没有受到医院领导的重视，而财务负责人也对档案管理工作缺乏实质性的落实。都说政策是行动的指向标，但没有行动也不可能体现政策的可行度。因此，领导的忽视以及监管的不到位使财务档案管理工作常常流于表面形式，而没有实际效果。正是因为如此多的人对财务档案管理意识淡薄，医院财务档案工作也常存在经费不足、设备陈旧以及专业人员缺少等严重问题，不利于工作的有效开展。

2.4 财务档案宣传工作未能完全放开

当前医院财务档案宣传工作还仅仅限于局部或就档案宣传档案，由于长期以来存在的自我封闭问题尚未得到解决，医院工作与到当前社会实际的结合度还比较弱。此外，人们对医院的性质和地位等方面的认知能力还比较欠缺，一定程度上也制约着医院财务档案的宣传。

3 解决医院财务档案管理的措施

3.1 建立和完善管理制度

管理制度的建立和完善是医院财务档案管理工作能否有序进行的必要前提。只有制定出合理可行的管理制度，让相应的工作人员做到有章可循，才可能相对规范工作人员的工作态度。在建立财务档案管理制度时，医院应该根据国家的相关法律法规，结合自身的实际情况，制定出让工作人员明确权责、有法可依的制度。同时，医院领导以及相关负责人应该认清形势，提高支持力度，让每一件财物建档归档，确保每件财物发挥出其最大的价值。此外，在建档归档的时候重视档案信息的准确性、真实性及完整性，确保档案本身的价值。

3.2 努力提升档案管理人员的职业素质

医院财务档案管理人员良好的专业技能与职业道德修养有助于财务档案更真实、准确、完整地收集。任用财务档案管理专业人才，努力提升档案管理人员的职业素质，建立更为科学的约束机制。财务档案管理人员真正重视提高职业道德修养，才不会使职业道德教育流于表层。医院应该结合自身的实际情况，充分考虑个体差异性，利用“鼓励机制”并实施相应的奖惩制度来帮助工作人员建立一种自律的职业道德，使工作人员养成自律的习惯，自我约束、自我完善，促进财务管理人员职业素养的提高，进而提升工作水平和效率。

3.3 增强医院财务管理意识，实现规范建档

在当前的新形势下，医院工作者尤其是医院领导应当认清形势，转变只重视医疗技术、医疗设施、医生服务等的陈旧思想，转而对财务档案管理给予更多重视。更新旧的基础设施，翻新档案室，配备计算机协助工作。管理负责人应该向工作人员强调确保档案工作的真实、准确和完整，实现每件档案的价值最大化，充分发挥医院财务档案的服务功能。同时，各个岗位的财务人员必须明确自身的管理责任与内容。制定出科学有效的档案收集管理办法，将所有具有保管价值的核算资料等进行全面地收集并装订成册、立卷编号。在此过程中，发现有遗漏或错误现象应在第一时间与当事人联系或是采取一些必要的措施补救。只有这样，财务档案的收集才能基本得到开展。

3.4 加大财务档案管理的宣传工作，促使公众全面了解档案知识

良好的宣传可以使公众对医院的档案管理工作有一个基本的认识，进而对医院财务档案管理的工作有所理解。只有为医院财务档案管理营造一种良好的社会环境，才有利于充分利用档案资料，同时也激励档案管理工作人员的工作态度，有助于医院档案工作的顺利开展。

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关键词：会计电算化；财务档案；管理

会计电算化，是指计算机技术在会计工作中的应用，即采用电子计算机和专门财务软件代替人工记账、算账、报账，以及对会计信息进行分析和利用的工程。会计电算化后，提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性，减轻了财会人员的劳动强度，使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来，有效提升了工作效率和财务分析能力[1]。

一、电算化下财务档案管理的新特点

1、载体本身性质带来的新特点。由于不具备传统会计档案的直观可视性，电子财务档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才具有可读性。电子档案易被修改，其保存受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等多种因素的影响。

2、操作流程和系统维护要求引起的归档范围的新特点。档案保存的要求就是要保证可读性，电子财务档案只有在特定的软硬件系统中才能打开，因此软件系统要作为财务档案的必要组成部分进行归档，以保证电子财务档案的完整性。

3、电子档案带来的财务档案利用的新特点。传统的财务档案，由于文件多，报表繁多，在实际处理中分类很细化，查找起来也不方便。而电算化财务档案就不同，它可以把历年的财务数据用数据库进行集中处理，并以图表的形式表示出来。

4、计算机的作业程序和计算机信息系统，以保持会计档案要求范围的新功能，所有的会计业务是由计算机完成，计算机是一个特殊的作业程序文件，计算机的数据结构以及各种代码既是电算化会计信息系统的前提，也是电算化会计信息系统能够运行的条件，而且要确保会计电算化信息系统的正常运行以及故障维护查询数据[2]。因此，这些计算机信息系统虽然不占活动，又没有具体的数据和表，但没有他们的支持，整个会计过程无法运行，它必须作为一个特殊的会计电算化档案保存。

5、从事工作人员的素质和系统的质量安全操作性是会计电算化必须具备的条件，会计电算化要求除了管理人员不仅有专门的经验，对会计核算工作的熟悉，还必须掌握计算机操作和保养知识，系统的安全性，改善由于网络和计算机本身的原因，对工作中的安全操作与使用作出新的要求。

二、电算化财务档案管理目前存在的主要问题

1、对电算化财务档案管理认识存在偏差，导致档案管理工作有缺陷。从实际的工作来看，很多企事业单位的财务人员对于电算化财务档案认识不清，很多存有财务数据的介质、光盘都没有及时归位。

2、打印设备比较落后导致档案保存时限达不到要求。由于激光打印机的成本比较高，不少单位仍然使用针式打印机，很多针式打印机打印出来的纸质档案经过一段时间就会褪色，无法识别。这个时候如果没有对电算化档案进行保管的话，对给企业的正常运转带来不小的麻烦。

不难看出电算化条件下的会计档案管理工作也存在一些问题和面临一定的挑战。首先，依赖性特别强。因为必须借助一定的计算机硬件设备和计算机软件环境才能查看和利用。其次，安全性要求高。由于电子档案容易被人为修改，而且不留痕迹，所以，管理中始终面临着安全问题的挑战。再次，管理难度大。传统档案只是对纸质档案的分类保管，但电子财务档案既要保存纸质档案，还要用“双套”制备份电子文件，这无疑增加了管理的难度。第四，对管理人员素质要求特别高。在电算化条件下，一个合格的财务档案管理人员，必须是一个懂档案学、会计基本规则、计算机等知识为一体的复合型人才[3]。

三、会计电算化环境下的财务档案管理

电算化会计档案是电算化会计活动的产物，是企业经济活动的重要史料和查询依据。所以，加强电算化会计档案管理是适应会计电算化环境的需要，也是为单位发展提供基础保障的需要。因此，要深入细致地做好电算化会计档案工作，更好地为企业管理和发展服务。

（一）不断强化与企业财务档案管理相关的软硬件建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础所在。在硬件设施方面，根据实际需要购置计算机、打印机等硬件设备，按照国家档案局规定的库房管理规定标准，建立专门的会计电算化档案保护措施，实行备用盘与存储盘分离存放，并选择质量优良的磁盘介质进行数据备份。在财务软件方面，在电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密软件技术对电子原件进行保护。其中，数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护；数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改；数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止非法拷贝打开。此外，为便于财务软件升级，保证不同开发商提供的软件能够相互使用，必须提高财务数据存贮形式的标准性、兼容性。

（二）全方位做好与电算化会计档案相关的信息资料收集工作

所谓电算化会计档案的收集是指在一定的周期内，把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质上，从而形成脱离于原计算机系统的独立的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，以最小的损失恢复原有的会计电算化系统[4]。除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号、销售公司相关信息。

（三）认真细致地做好电算化会计档案的管理与保存

由于电算化会计档案是存储在磁性介质上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应采取“双备份”法进行数据的备份，并且每份上应注明形成档案的时间、操作员姓名和存储内容，贴上保护字样，装入包装盒内，注意防潮、防尘、防火，存放在两个不同的地点应安全洁净远离磁场，以防止地震或火灾等意外情况，引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，导致会计档案丢失，造成无法挽救的损失。同时，一旦电子信息遭到计算机病毒的侵蚀，容易造成资料的丢失或打不开，因此，要不断升级和更新病毒库，提高杀毒软件的清除病毒能力。

（四）提高财务档案管理人员的综合素质

财务档案管理是集档案、财务、信息技术为一体的综合管理服务工作，管理的主体是“人”，管理人员素质的高低直接影响着财务档案管理的水平和对企业的服务能力。因此，建设一支高素质的财务档案干部队伍，是财务档案管理的重要基础。财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍知识面单一的情况，满足信息化建设工作的需要。为适应信息技术的飞速发展，要不断加强财务档案人员的继续教育，以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则，着重加强财务档案管理人员的信息化技术及应用计算机软件新技术、新设备、新方法的培训，提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定，对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰奖励，提高大家学信息化、用信息化的积极性。

结论

总之，电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，需要单位内各部门相互协调共同完成。相信做好以上几方面工作，电算化财务档案的管理应该会更为便利。

参考文献：

[1] 马香兰. 论电算化财务档案管理[J]. 中国外资，2013，08：85.

[2] 张伟. 浅谈会计电算化环境下会计档案管理工作的重要性[J]. 黑龙江史志，2013，15：108.

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关键词：新型农村社会养老保险 财务 档案管理 困境

一、引言

新型农村社会养老保险档案是对农民参保过程真实有效的记录，是在农民参保业务办理过程中形成的专业性的文件、纸质文档、电子文档、图像等，这其中与财务内容有关的信息记录材料总称为财务档案。新型农村社会养老保险财务档案主要包括与养老保险缴纳明细，支取明细、申领明细、记账凭证等有关的信息资料。财务档案是对财务收入、财务支出等财务信息的有效记录。财务档案管理对于财务的统计、核算等工作具有重要的保障作用。然而目前由于我国新型农村社会养老保险参保人数多，涉及范围广，养老保险财务档案管理还存在一系列的问题，需要我们不断地去分析与探讨，找出我国新型农村社会养老保险财务档案管理发展的新路子。

二、我国新型农村社会养老保险财务档案管理面临的困境

（一）新型农村社会养老保险财务档案管理存在意识缺失

新型农村社会养老保险财务档案是对养老保险缴纳、申领等信息的有效记录，是解决财务纠纷的重要凭证，同时还是打击经济违法犯罪，对养老保险金进行监督管理的重要依据。尽管随着我国农村社会养老保险事业规模的扩大，新型农村社会养老保险财务档案管理有所进步，但是目前我国有关单位却依然没有对财务档案管理给予充分的重视，也没有加大对财务档案管理的投入力度，没有能够真正意义上意识到财务档案管理的重要性，部分人员思想比较保守，认为财务信息是保密的，所以对于一些财务票据等资料进行了封存，并没有建立财务档案。

（二）新型农村社会养老保险财务档案管理存在制度缺陷

完善的财务档案管理制度是做好新型农村社会养老保险财务档案管理的重要保障。然而目前我国新型农村社会养老保险财务档案管理制度却有所缺陷。一方面，虽然我国相关法律法规对财务档案管理做出了明确规定，但是有关单位却并没有严格按照法律法规的内容建立财务档案管理体系，农村社会养老保险财务档案管理标准不一，管理缺乏统一规范，没有明确的账目分类规则，财务信息记录标准等，这使得财务档案的记录显得杂乱无章；另一方面，财务档案管理规章制度不完善，管理人员职责不明确，多数单位缺少专门的财务档案管理部门，缺少档案室，档案管理制度，财务档案管理人员缺口也较大，并且财务管理人员管理技能与水平有待提升。

（三）新型农村社会养老保险财务档案管理信息化水平较低

随着社会的发展以及信息技术的进步，当前社会已经进入到了信息化时代，财务档案管理也进入到已信息化为主的阶段，但是目前我国新型农村社会养老保险财务档案管理信息化水平却相对较低，财务档案仍以纸质档案为主，电子档案相对较少，这极容易造成财务档案的损坏与丢失，并且财务纸质档案内容与电子档案内容不同步，无法便捷的通过电子档案查找所需信息，造成时间上的浪费。此外，财务档案信息化管理人员存在不小的缺口，并且有关单位对财务档案管理人员信息技术培训力度不够，财务档案管理人员信息技术能力与水平不高，综合素质相对较低。

三、我国新型农村社会养老保险财务档案管理的对策与出路

（一）强化新型农村社会养老保险财务档案管理意识

新型农村社会养老保险财务档案管理意识是做好财务档案管理的思想保障，所以有必要对此进行强化。一方面，有关部门要加大对新型农村社会养老保险财务档案管理的宣传力度，强调财务档案管理的重要性，使相关领导与工作人员在思想上对此重视起来，充分认识到财务档案的重要价值；另一方面，要加大对新型农村社会养老保险财务档案管理的投入力度，使相关人员在思想上重视起来，并积极引进优秀的档案管理人才充实财务管理队伍，着力提升财务档案管理质量，使相关人员时刻保持高度的责任感与档案管理意识。

（二）完善新型农村社会养老保险财务档案管理制度

完善新型农村社会养老保险财务档案管理制度可以从以下两个方面着手：一是要严格按照有关法律法规之规定，建立统一规范的档案管理标准与规范，包括财务信息的记录标准、养老金的缴纳记录规范、养老金的支取记账凭证、财务信息的立卷和归档等都要进行严格的分类规范等；二是要建立财务档案管理室、档案管理部门，优化财务档案管理人员结构，重新规划财务档案管理部门职责，将责任落实到人，保障财务档案管理工作的有序开展。

（三）提高新型农村社会养老保险财务档案管理信息化水平

财务档案管理信息化是新型农村社会养老保险事业可持续发展的有力保障。提高新型农村社会养老保险财务档案管理信息化水平，一是要将先进的信息技术，包括计算机信息存储、数据维护等引入到财务档案管理当中来，以此来提高财务档案管理的信息化、数字化技术水平；二是要加大对财务档案管理信息化建设的投入力度，包括计算机硬件、计算机软件的投入等，为财务管理信息化建设提供基础保障；三是要加强对财务管理人员信息技术的培训力度，提高他们的信息技术水平与能力，为提高财务档案管理信息化水平做好人才保障。

四、结语

新型农村社会养老保险财务档案管理是保证我国新型农村社会养老保险事业有序发展的重要保障。但是目前我国新型农村社会养老保险财务档案管理还存在意识缺失、制度缺陷、信息化水平低等问题，仍需要我们不断探索，不断强化新型农村社会养老保险财务档案管理意识，完善财务档案管理制度，提高信息化水平等，保障我国强化新型农村社会养老保险事业健康有序发展。

参考文献：

[1]冯舒俪.农村社会养老保险财务管理的困境与突围对策研究[J].财经界：学术版，2015，（33）.

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[关键词]人才交流服务中心；档案管理；社会化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.114

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-01

1 充分发挥人才管理服务职能，为人才社会化管理提供保证

我国人才交流服务中心的档案实施社会化管理，主要是为了在最大程度上为各界的人才以及更多的企业、单位提供更多、更好的便利，这不仅可以在最大限度上改变人才交流服务中心档案管理的现状，还在很大程度上为各个企业提供的人才档案做出了保障，针对人才入职后的后续工作也能得到有效的管理，真正实现了我国人力资源具有科学、合理、人性化的分配特点。

1.1 积极有效地发挥政府人事部门的作用

我国现有的、与之相关的法律明确规定，一个企业的人事部门是隶属于政府人才服务交流机构下的，这也就表示，企业的人事部门在对档案管理上的职位职能也是直接由国家政府中的人事档案管理部门所赋予的，只有这样才能真正地保证每个人才的个人档案不会被更改，才能最大限度上保证人才档案的完整性与准确性。而人才服务交流中心也在一定程度上被当作为人才与企业之间重要的共同交流途径，也能很好地为企业与人才之间搭建一个良好的交流平台，当然，人才交流服务中心也是作为两者之间的重要交流媒介。

1.2 转变原有职能，创新完善相关机制

随着社会经济不断的发展与进步，21世纪以来，在多种方面都显示着人才才是重要的资源，而现代社会的人才管理中，人们也越来越重视人才交流服务中心在人才市场中的重要性，这在很大程度上提高了我国人才的就业概率。而人才交流服务中心档案要想实现社会化管理，就一定要突破原有的管理理念，并以实际的情况为主要出发点，不断寻找全新有效的管理措施，并充分地将自身原本的管理理念与服务意识做到积极的完善与创新，逐渐增加新的服务范围以及内容。而在以往的人才档案管理模式当中，通常对人才档案管理都是处于被动状态，只是有企业在有需求时，才进行相对应的管理工作，只有真正改变这一状态，将被动变为主动，积极拓展人才服务的内容与领域，并将人才与企业紧密的联系在一起。而只要是有企业需要人才档案时，人才交流服务中心可以马上对其进行人才配置，这样才能真正地提高人才交流服务中心人才档案的管理水平。

1.3 提升人才档案的管理水平

21世纪是一个充满科技信息的时代，并主要以多媒体、互联网等技术为主要代表，我国的人才交流服务中心在这个充满科学技术的时代，更应加大对人才档案管理的科学性，Y合当前的MIS或ERP等管理模式，在最大限度上提高对人才档案的管理质量水平，此外，还要实现人才档案管理与企业需求之间产生联动性，能够按照各个企业所提出的不同要求，快速准确地找到相对应的人才，以此在最大程度上提升人才交流服务中心档案管理的整体效率。

2 营造社会化的人才管理环境

2.1 以具体代表整体，完善社会化服务的功能

我国人才交流服务中心的人才档案管理，一定要充分结合起各个企业不同的需求，再提供准确、快捷、高效的人才档案，在做好已有的服务基础上，对新的服务内容进行积极探索，以人才档案管理为主要的核心目标，以此提供便捷化的管理内容，并根据不同企业提出的不同类型的人才要求，为其提供不同的人才档案管理服务，充分地将人才的特点以及基本情况与企业所提出的要求相匹配。

2.2 以政策为主要导向，为社会化管理与服务打下基础

随着我国经济文化的转变与发展，企业单位也对人才的需求上发生了很多改变，逐渐地重视起具有多元化、全面性的人才，因此，我国现存在的人才交流服务中心也要遵守我国的人才培养策略，在最大限度上促使人才交流服务机构为企业单位实现改革，这也能很好地加强对人才档案的管理，也能有效地突出广大人才自身所具有的优点与特点，这样才能在最大程度上实现人才交流服务中心人才档案管理的个性化，改变与改善原有的人才档案管理方式所带给人才与企业之间的信息问题。

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关键词 档案事业 档案管理 人才队伍建设

中图分类号：G271.6 文献标识码：A

当今世界科技进步日新月异，给档案工作带来了巨大的变化。为了顺应时代的发展潮流，做好新形势下的档案工作，促进档案事业的发展，关键是要建设一支高素质的档案人才队伍。重视和加强档案人才队伍建设是提高档案工作服务功能的保证。本文就结合档案工作实际，以我县档案人才队伍建设为例，浅析基层档案人才队伍建设的策略。

1 转变观念、提高认识

逐步转变对档案管理工作的认识，改变以往存在的认为档案工作不重要，任何人都可以干的态度，创造人才留得住、用得上、得发展的局部环境。（1）大力开展思想政治工作，使档案人才树立正确的人生观、世界观、价值观，立志为档案工作贡献出自己的才华。（2）组织政策向人才倾斜，如破格提拔青年人才，使他们早日走上领导岗位，觉得在档案部门有奔头。（3）奖励政策向人才倾斜，缩小部门之间的收入鸿沟，让人才得到实惠，使得档案干部队伍逐步稳定下来。（4）在排忧解难上下功夫，坚持以人为本，投入更多的精力，多想办法、多出实招，切实帮助档案工作者解决后顾之忧，使这支队伍始终热爱档案工作、安心档案工作、倾全力投身档案工作。（5）在激发干劲上下功夫，用正确的导向引导人心，坚持以成绩论英雄，让肯干事、能干事、干成事的人得到褒奖和重用，让不思进取、无所事事的人感到压力和危机，从而引导档案工作者把心思用到工作上，形成推动事业发展的强大合力。

2提高档案管理工作者的素质

首先，把好入口关。在选配档案工作人员时，要认真坚持德才兼备的标准，特别是在道德品质方面，要挑选那些公道正派、遵纪守法、爱岗敬业、乐于奉献、保密观念强的同志从事档案工作。

其次，档案业务培训是人才成长的重要推动力量。加大对档案人员培训的经费投入，各级档案部门要积极创造条件，加大人才培养工作的力度，提高档案工作者的政治素质和业务素质。让他们出去考察学习，开阔眼界，不断提高档案管理的业务水平。做好年度培养计划和长远规划，不断推进知识更新，不断提高档案系统人才队伍的学历层次、科研能力和创新水平。通过举办培训班、进修班、研修班等多种形式开展继续教育。建立起合理的培训机制，对于孕育人才和人才成长至关重要。

3 改善人才结构

3.1改善档案管理队伍的年龄结构

档案队伍年龄的连续性是由档案管理工作本身的属性决定的。要千方百计弥合人才断层面，档案工作对于管理经验依赖性很强，缺乏经验而想搞好档案工作是不可能的。其一，要吸收具有丰富档案管理经验的老同志，创造年轻人成长的自然环境，带出一批年富力强的接班人。其二，稳定中年人。中年人虽然经验比老同志少一些，但属于承上启下的一代，有些已经成为本单位业务骨干。想方设法稳定中年人，发挥他们的聪明才智并将青年人团结在自己周围，以增强档案工作的凝聚力。其三，培养年轻人，让他们早日成才，顶起档案事业的新天地，这是档案事业发展的百年大计。

3.2改善档案人才队伍的知识结构

全面提高档案人员的学历层次，吸引档案专业学历的人员和其他专业人才进入档案系统工作，改变档案人才队伍所学专业单一、知识结构单一的现状，不断扩大充实档案人才队伍，搞好档案人才资源配置。

4 健全档案人才管理方式

4.1改革档案人才评价方式

职称工作是人才工作的风向标，要深化职称制度改革，打破专业技术职务终身制，建立并推行评聘分开和重在业内认可的专业技术人才评价体系。要克服重学历、轻能力，重资历、轻业绩的倾向，对敢于创新、勇于开拓、业绩突出的人才，特别是青年人才要敢于破格聘任。

4.2实行分配制度改革，建立激励机制

打破“大锅饭”的传统分配形式，扭转“干多干少一个样，干好干坏一个样”的局面。要进一步扩大事业单位内部分配的自，将档案工资与岗位工资分开，按照效率优先、兼顾公平的原则，把收入与业绩、贡献挂钩，向优秀人才和关键岗位倾斜。要积极探索知识、能力、管理等生产要素参与分配的实现形式，重实绩、重贡献，对有突出贡献的拔尖人才要给予重奖，做到一流人才、一流业绩、一流报酬。

4.3 进一步关心档案干部成长，调动其主动性和积极性

要努力为档案工作者办些实事，统筹解决涉及他们切身利益的职级待遇、编制等问题，不让这些默默无闻、埋头干事的人吃亏。

总之，档案管理既是一个古老的领域，不难把握，又是一个崭新的课题，不易做好，需要下功夫研究和探索。只要我们解放思想，大胆创新，锐意改革，推陈出新，就一定能够使目前档案管理工作中的诸多问题迎刃而解，开创基层档案管理工作的新局面。加强档案工作者队伍建设，是确保档案事业在新形势下不断持续发展的重要条件和基础。建立起一支政治强、业务精、作风好的高素质档案工作者队伍，我国的档案事业将会有广阔的发展前景。

参考文献

[1] 黄彝忠.档案管理之理论与实际[M].北京：档案出版社，2007.

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【关键词】学校；财务档案；现状；对策

一、引言

在会计电算化事业的不断发展，会计业务执行主体发生了明显变化的情况下，会计档案的管理工作也随之发生了较大的变化，手工会计下所采用的档案管理办法已不适应电算化会计的需要。因此，加强新形势下的会计电算化系统的档案建设工作十分必要。高等学校“新型”电子财务档案的应运而生，对传统的手工档案管理是一种全新的挑战。高校财务档案管理部门和人员，应适应高校财务工作范围的拓展和财务档案管理的要求，通过不断努力应尽早建立起全新的财务档案管理机制。

开发和设计财务档案信息化管理系统，最终目标是要提升现代财务档案的组织管理能力，通过信息技术手段，从形式上促进财务档案传统管理向信息化、科学化管理的提升。通过建立健全财务档案信息系统，从而能够进一步规范财务档案的管理模式，更好地整合行财务档案的管理流程，提高财务档案整体管理水平和效率。作为计算机应用的一部分，使用计算机对财务档案信息进行管理，具有着手工管理所无法比拟的优点，它具有检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等优势。

二、高校财务档案管理中存在的问题

（一）思想观念落伍，信息化管理的功能被忽略

财务档案工作是保存历史，服务现实，承上启下的一项重要工作。在较为长期的管理实践中，高校一部分从事传统财务档案的管理者积累了较为丰富的经验，他们往往抱残守缺，坚守着自己的主观认识，不愿意主动分析和吸纳新的管理经验和先进的管理手段，没有认识到信息管理系统的重要性，财务信息化管理对他们思想观念中所固守的地位构成巨大的挑战。从库存档案资料看，具有时代信息和较高科技含量的档案材料所占比例较小。

（二）档案管理规章制度不完备，档案立卷存在着较多的随意性

目前，财务档案保管制度因其管理条件和人员的局限，部分高校尚未全面落实《会计档案管理办法》，会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度上不够健全，基本没有建立会计档案信息化管理制度。会计档案保管人员职费不够健全和明确，会计档案的人为破坏和自然损坏现象较严重。缺乏科学的财务档案资源开发与利用制度，财务档案的综合服务功能较弱。

（三）很少利用信息化管理手段，档案管理方式落后

目前，多数高校财务档案自动和管理程度不高，财务档案仍采取传统的手工方式管理。究其主要原因不外乎两个方面，一是信息化管理设备资金投入不够，现有设备不能完全适应信息化管理的需要，先进技术设备很少进入档案管理部门。二是缺乏必要的计算机维护和网络安全人才，难以应对信息化管理条件下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业问题，档案人员素质制约了档案现代化管理工作。虽然少数高校在财务档案转化为虚拟数据库后，仍存在着数据冗繁和重复的现象和档案资料管理低效的问题，财务档案信息化管理流于表面。

（四）凭证装订整理不到位，会计档案立卷保管不规范

按照国家档案管理有关规定和要求，财务会计凭证、帐簿和会计报表等会计资料，应定期整理，装订成册或立卷后送相关档案室存档。然而，一些财务档案主管人员和财务负责人，缺乏管理财务档案的经验，对财务档案的组成内容不是很了解，有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表及会计文件等资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计凭证装订后没有封粘或封粘不规范。一些单位只是保存了纸质档案，没有将全部会计信息备份到磁性介质上归档保管。存档管理不遵循相关规定，违背存档时必须由财务负责人核对、清点数量无误后签署存档记录表，档案管理人员方可给予存档，任何人未经批准不可查阅财务档案存放会计档案。档案柜必须双锁开关，钥匙由主管会计和财务负责人各持一把，必须由主管会计、财务经理共同开锁，由主管会计妥善保管等相关要求。会计档案移交时双方没有做到按册清点，没有填写移交清单等现象也有发生。

（五）档案资料查询渠道不畅，开发利用效率较低

努力强化、开发学校财务档案室的服务功能，使财务档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主是高校财务当管理最终的目标。受思想认识的局限，当前一些高校财务部门，没有健全财务档案检索工具，在接受财务档案信息查询服务方面的工作做得不多，有时服务态度，服务质量也跟不上，不能够很好地发挥财务档案资源服务教学服务师生的作用。

三、改进高校财务档案管理的应对策略

（一）转变管理观念，增强服务意识

档案是承上启下的桥梁，是继往开来的纽带。具备较强的创新意识、创新精神、创新能力是开拓档案工作局面的关键所在，服务于现实是档案的一个重要功能。高校档案工作人员应转变观念，树立财务档案应主动服务教学，服务师生的意识，使财务档案工作产生一定的效益，提高财务档案工作的自身价值。因此，财务档案工作人员要提升实际工作能力及责任心，自觉加强岗位练兵，努力提高会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，能按管理标准进行科学的分类、整理、编目立卷。应主动适应现代计算机软件及网络的发展，提高自身信息分辨和处理的素质和能力，熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好财务档案的规范化管理工作。

（二）加强规章制度建设，确保财务档案运行安全

高校财务部门应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》的具体要求，结合本单位实际，进一步建立和完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续。进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程，确保会计档案收集的齐全完整。要建立有效的监管机制，加大对会计档案的整体性和连续性的检查与监督力度。要建立健全财务档案管理人员“保密守则”，严格会计档案的调阅、销毁制度。要建立财务档案安全保障体系，采取内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，存储财务档案信息的设备要加装有效的防毒软件等，切实有效的技术手段和管理措施。加强对财务档案管理系统的监控，各种数据库要及时进行备份，确保财务档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。做好身份认证和密钥管理，任何人员调阅会计档案须经财务负责人批准，销毁的财务档案须填写“会计档案销毁清册”，“会计档案销毁清册”要长期保存。

（三）加大设施设备配套投入，努力实现管理手段的现代化

信息化档案的优势在于，它能够将财务文件档案转变为电子信息，即电子介质的财务档案后，可以存储于磁盘、光盘及移动设备中，这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。目前的高校财务档案管理部门在硬件设施、数量和质量方面不符合财务档案管理需求，经常发生电脑不够用或是服务器容量太小等情况，影响财务档案的信息化管理和档案的利用。办公自动化是提高档案管理工作水平和效率的重要手段。实现财务档案管理手段的现代化，就是要由传统的手工操作过渡到以电子计算机为中心进行管理的方法。财务档案管理手段的现代化，就是利用计算机等现代设备对财务档案进行存储、检索、统计分析等。因此，根据财力适当增加市和财务档案管理的数字化先进设备，是档案工作逐步实现现代化管理的先决技术、条件保证。高校财务部门在工作中应逐步淘汰一些老化的管理手段，逐步增加计算机、扫描仪、刻录机等现代设备，以满足财务档案科学管理的需要。

（四）加强创新管理，提高财务档案内在质量

有效的管理是提高财务档案内在质量的必要前提和手段，也是提供高效服务的基础。提高财务档案内在质量，重点应包括档案收集、整理、保管、处理和利用等内容。对财务会计凭证、帐簿和会计报表等会计资料应定期整理，装订成册立卷。任何会计档案、帐本、凭证等会计资料需复印必须由财务负责人书面批准。高度重视财务档案管理的重要性，就要在档案管理的制度、质量和方法管理的科学上下功夫，对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，大胆改革现有的高校财务档案管理模式，实现财务档案管理的现代化、信息化、服务化。

（五）树立服务意识，发挥好财务档案的潜在作用

加强财务档案管理工作，树立服务意识，提高服务水平是对高校财务档案管理人员的基本要求。财务档案工作者不能只是将档案收集起来便万事大吉，而是要充分挖掘财务档案的自身潜能，不断完善、丰富、创新服务内容，充分挖掘和发挥财务档案资源作用，使财务档案发挥出应有的效益，更好地为学校建设和发展经费科学合理运用提供保障。要努力创新服务手段，方便用户通过电子信息系统查阅会计档案资料。应编制好财务档案检索案卷目录、索引等档案检索工具，方面用户运用计算机进行检索，确保调档迅速准确，提高财务财务档案服务的效率。建立财务档案查阅登记簿、财务档案数量统计台帐、财务档案移交清册等，方面人工查询服务。

四、结束语

学籍档案管理工作是一项细致又繁忙复杂的业务管理工作，从事这项工作应具备广博的科学文化知识，系统的教育理论知识和专门学科知识责任心，还应有一定的计划决策能力，组织指挥能力，协调沟通能力及高尚的职业道德和敬业精神。只有全面掌握学籍档案管理的特点，并在实践中不断地总结经验，才能提高管理水平，使学籍档案管理在培养人才中发挥更大的作用。

参考文献：

[1]高德武，周爱东，李文.档案工作创新思路[J].科学与管理，2005（2）.

[2]徐君平.影响高校会计档案利用的因素分析[J].浙江档案，2006（11）.

[3]刘云.高校教学档案管理初探[J].长江大学学报（社会科学版），2010（3）.