档案人员考核办法范文

导语：如何才能写好一篇档案人员考核办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

1提高“源头素质”,实现以人为本、科学发展的现代管理

档案工作源于社会生活各个方面,涉及社会的每个领域,然而,档案工作又经常处于被遗忘的边缘。这缘于两方面的原因:客观上是由档案工作的性质所决定;主观上则是受档案管理人员的自身素质的影响。档案管理工作水平的高低在很大程度上取决于管理人员的业务素质。在信息时代,要用现代化的手段管理档案信息。这就要求档案人员必须具备更高的业务素质和工作水平。因此,在档案管理人员的配置上应充分考虑人的素质,以高素质的管理人员来胜任高质量的档案管理工作。

一是要做好档案人员的配置,要精心考评选用综合素质优秀,既有档案专业知识,又懂计算机应用和网络技术,一专多能,且热爱档案事业的人从事档案工作;尽量避免和减少日后因对工作的不适应造成压抑和换岗跳槽等现象。

二是要做好档案人员的思想政治工作,落实档案管理专业技术人员的各种待遇,充分调动档案人员的工作积极性,使之发挥能力,挖掘潜力,以饱满的工作热情投入档案管理工作。要促进档案人员的合理流动,对档案人员进行必要的换岗,避免使档案部门变相成为老弱病残的疗养所。总之,通过人力资源配置最佳整合,构建一支综合素质好、业务水平高,具有探索和创新精神的档案队伍,为高标准高质量完成档案工作提供根本前提和保证。

2立足岗位,与时俱进,重在培养,使档案管理人员从思想上、技能上进入信息时代

信息时代的档案工作,手工的、经验型的、封闭式的传统档案工作方式将逐渐被自动化的、科学型的、开放式的现代档案管理方式所取代。文件的形成几乎完全在计算机上进行,实现了登记、立卷、著录、查阅工作的一体化;档案的保存管理方式依赖电子文件;现代化档案管理系统软件实现电子检索,档案信息网络传送,直接利用。档案信息网络化后,计算机的软硬件可能受到破坏和篡改,计算机系统中的数据在输入、输出、存贮、传输过程中可能会被丢失、窃取等,这就要求档案人员要熟识电子文件的特性和电子档案的全程管理办法。掌握计算机系统和网络安全防护的知识,要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性,并采用技术措施确保网络环境下电子文档的安全。因此,档案工作者不仅要懂档案专业知识、计算机知识,还要熟悉网络技术、多媒体技术。面对信息时代档案工作的需求,档案工作者只有立足本职,不断强化自我学习,自觉接受继续教育,不断更新专业知识,提高业务素质和工作水平,与时俱进、锐意进取,才能跟上时代的步伐,适应时代的要求。

为使档案人员尽快由传统的管理理念向现代管理理念转变,完成由传统的管理模式向现代管理模式的转变,尽快进入信息时代,企业领导要有计划地组织档案人员进行培训学习,特别是对计算机、网络、信息工程等知识的教育培训。进行现代化管理的普及,做到先“化”人,后“化”物。强化档案人员素质能力建设,使档案人员不仅精通档案专业知识,而且掌握计算机等相关知识和网络技术,成为适应信息时代档案事业发展的高素质复合型的档案人才。要鼓励档案人员积极参加各种学习活动,要组织开展现代科技进展和新技术方面的学术讲座,了解档案界的研究动态、档案工作的发展趋势及现代科技在档案工作中的应用,扩大知识面。要组织参加学术研讨和交流活动,到发达地区、档案工作水平较高的单位参观、学习,开阔档案人员的视野。加强教育培训,提高档案人员素质,是搞好档案工作的根本保证。

3创新档案管理制度,用现代化管理规范档案管理人员的工作行为

为使信息时代档案管理工作更加规范,要根据国家电子档案管理要求,结合档案管理实际,在原管理标准的基础上,实事求是,因地制宜,制定适应信息时代的档案管理制度。全面加强档案制度化建设,健全和完善系统、科学的档案管理业务流程和技术规范,细化电子档案管理工作的每一个步骤和细节,做到责任明确、网络权限清楚、操作程序严格。用制度规范工作行为,减少和杜绝因为操作不当引起的档案信息丢失以及网络和档案数据库的毁坏。

同时要制定档案工作考核办法,并纳入经济责任制考核体系。档案考核标准体系应添加档案网络信息新知识、新技术、新技能,制定切实可行的档案工作量化、细化考核办法,并适时制定档案管理人员的职业道德评判标准,使档案人员的职业素质评定有理可循、有据可依。

做好信息时代的档案工作,就是做好人的工作,人的质量决定档案工作的质量。因此,配好档案管理人员,不断强化档案管理人员素质能力,构建一支综合素质好、业务水平高的档案队伍,是高标准高质量做好信息时代档案管理工作的首要问题和根本保证。

篇2

现对照(本镇的)县档案局下发的“山东省档案管理考核书”，结合本真的实际情况，我们进行了一次自我检查，现将检查情况汇报如下：

一、体制人员方面

为确保档案管理各项措施落实到位，镇党委政府把档案管理工作列入了重要议事日程，纳入我镇目标管理考核之中，不断强化管理，结合本单位的档案管理工作实际情况，成立了由第一副书记任组

长的档案工作领导小组，统筹我镇的档案管理工作。配备了业务素质高，管理水平强的专职档案管理员，并在各镇直部门中落实了兼职档案管理员，在村级组织中，由村文书任档案管理员，形成一个严

密的档案管理网络;建立健全了各项档案管理制度，使档案管理制度装裱上墙，把档案工作列入单位公文处理、财务管理、资产管理和具体业务工

作程序，把档案工作与相关人员的年度考核、奖惩挂钩，同时镇领导从强化档案管理着手，组织档案管理人员参加县里举办的培训班，为档案规范化管理奠定了良好的基础。

二、制度设施方面

档案室内建立了文件材料归档制度，档案保管、保密、统计鉴定销毁、查阅利用、档案设备维护使用、重大活动档案登记等到内容完整、操作性强的制度，同时作硬件设施建设，我镇立足本镇实际

，高标准、严要求，整修了档案专用库房，面积达到40平方米;同时在档案室内落实了防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠等“九防”措施。档案橱架、盒、夹、卷皮等档案装

具规范、标准、数量充足;计算机、扫描仪、光盘刻录机、复印机同党政办合用，同时有档案管理软件。

三、管理利用方面

为做好档案资料的确良收案整理工作台，保全档案的完整，明确归档范围，把反映本镇工作活动、具有查考利用价值的文件资料和各种载体的档案管理资料均敖归档范围。我镇2009年档案资料的整

理归档工作从今年4月份开始，根据整理归档的新标准进行了集中分类。对收集整理照片、磁盘、光盘、实物等载体档案，编写文字说明、内容包括时间、地点、人物、制作者，力求做到图文并茂，对拟

修订和签批的公文，按保管要求逐一审查，对书写不符合规定的文件及时改正，对破损文件进行修补，对字迹模糊或退色文件进行复制，档案合格率达到80%以上，档案内容涵盖文书、会计、基建、设备

、科研、照片、录音、电子、实物等12个方面的内容。但由于综合档案室面积受限，所以这些档案都由各站所保存。注重在档案住处开发和效果利用上下功夫，建立健全了案卷目录，全引目录、字号索

引、专题目录等多种检索项，便于随时查阅，为领导决策、经营管理、资产保全等方面发挥了重要作用。

四、监督指导方面

根据省县有关规定，结合实际，制定了*镇档案工作办法，对全镇各部门单位村的档案管理进行了统一指导，组织各部门单位村的兼职档案人员进行研究，并参加县档案局举办的管理业务培训，

进行统一学习，及时更新知识，提高技能。

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Abstract： With the industrial restructuring of coal enterprises， circular economy developed rapidly. The structure of main coal production and the coexistence of a variety of industrial structures formed. Large group enterprises of coal appeared. Each sub-branch， sharing and holding companies work under the unified leadership of large group enterprises， which proposes new thinking topics for archives of coal enterprises about what a records management network need to be built and how to adapt to the development of coal enterprises as soon as possible.

关键词： 煤炭企业；档案管理网络；思考

Key words： coal enterprises；records management network；thinking

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）03-0178-02

0 引言

随着煤炭企业改革开放的不断深入发展，循环经济得到较快发展，特别是立足煤、延伸煤、超越煤，拉长产业链条，形成了以煤炭生产为主多种产业结构并存的格局，煤炭企业纷纷成立了各大集团公司，这就使档案馆的工作必然担负起集团公司下属的各子、分公司、参股、控股公司的全部档案管理工作的任务，建立怎样档案管理网络？形成怎样的工作体制、运行机制，是摆在我们面前的紧迫课题，需要深入思考，进行一一探讨。

1 面临的问题

1.1 档案工作运行机制与煤炭企业发展脱轨 目前，不少煤炭企业总是以追求利益最大化为目标，认为档案工作不会给企业带来直接、明显的经济利益，看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作，而忽略了档案馆与档案室及相关部门的作用，不能有序形成以煤炭企业档案馆为中心，以二级单位档案科（室）为重点，部门档案资料网点补充的三级档案管理网络。致使档案管理混乱，机构变更、兼并重组、整合过程中出现档案归属无着落，文件资料、技术资料流失的现象严重。很多企业决策者和管理者还未意识到煤炭企业档案工作在企业的长远利益中所起的重要作用，企业档案工作被忽视。

1.2 档案工作管理模式不适应煤炭企业发展需要 随着煤炭企业改革、改组、改制的不断深入，集团化大公司不仅规模大，而且子公司众多，性质各异、区域分散，比如：潞安集团公司是以煤炭为主业，同时始终把循环经济作为资源型企业，发展煤、电、油、化、硅五大产业为一体的现代化大型企业集团。现有企业档案管理模式已不适应性企业内部管理体制，企业集团和股份制公司企业之间不再是母子公司之间的上下级隶属关系，已经逐步转变为以资产为纽带的两个独立法人单位的新型关系，企业集团原有的内部行政管理关系迅速削弱。企业的生产关系、基本职能、组织机构、管理体制、经营方式、分配方式等都发生了深刻的变化，企业档案的形成大大超越了原来的范围，其形成规律也发生了相应变化。再采用过去“大一统”式的以行政隶属关系而确定的档案管理体制，必然无法满足企业个性化的要求，不利于现代企业档案管理工作的开展。

1.3 档案管理人员的业务素质与企业的发展需要不相适应 档案工作是一项十分专业的系统工程，不是人们想象的档案工作随便安排个人就能干，没有技术含量，抱着资料装装订订，存起来看门守摊就行。档案工作对档案人员要求非常高，档案人员不仅要掌握档案管理理论，还必须全面了解本企业各个职能部门工作性能，生产经营特点及相关的土建、安装、矿建等等工程技术方面的知识，有了较广博的知识面，才能对多方位的工作应对自如。而现行不少企业的档案人员兼职的居多，客观上导致对档案知识的学习、掌握不够，其素质不能适应煤炭企业档案工作的需要。

2 煤炭企业档案管理存在问题的成因

2.1 没有形成一套强有力的管理网络核心 形式多样、性质各异的子、分公司存在，造成煤炭企业档案馆、室、部门各司其职，各自为天，特立独行，没有统一的档案管理网络核心，不能准确把握上级指示精神和要求。在具体工作规范、档案管理制度和运行程序衔接不上，职责不明确。

2.2 没有形成一套系统完备的档案管理网络制度 不少煤炭企业档案管理制度不健全，没有制定一套符合本企业特色的档案管理网络制度。这就给煤炭企业档案工作在办事流程及日常工作中自主性较大，易造成档案管理政策性失控。如：由于档案管理网络监管不到位，某些企业工程项目档案的审批立项与开工不能够同步，往往先开工后审批，导致重要文件、审批手续不齐全、不完整，造成档案资料缺失；没有形成档案管理网络制度或档案管理网络监管不到位，致使同一煤炭企业下的各立档单位档案分类管理没有统一标准，分类混乱。不能确保档案资料完整、准确、系统、有机联系在一起。再如：没有形成档案管理网络制度或档案管理网络监管不到位，大型设备不经档案人员参与验收签字，随意开箱运行，造成档案资料丢失。

2.3 企业档案管理人员兼职过多，且大多不具备档案方面的专业知识 不少单位往往不设立专门的档案管理岗位，而采取兼职的办法，极易造成档案分散保存。同时，档案管理人员的频繁更迭、档案交接手续不完备，必然导致档案缺失。

2.4 在企业产权变动中，企业和主管部门对档案处置不力造成档案流失 如一些公司在关停过程中档案随意堆放；在破产清算过程中会计档案频繁借出，未办理借出、收回手续；企业的设备档案、基建档案已被原企业辞职员工带走；职工调出带走的人事档案没有办理移交手续等，都会给国家、企业造成不可挽回的损失。

3 决解问题的办法

3.1 建立健全档案管理网络体系，统一领导，分级管理 规范全宗管理，统一全宗号。充分发挥档案核心管理体系，统一领导，分级管理，便于了解掌控各级档案管理部门工作动向，及时进行监督、指导，有效防止档案分散管理所造成的档案管理上的空白和失散。以潞安集团公司为例：1988年潞安集团公司档案馆成立，为确保企业发展到哪里档案工作就服务到哪里，集团公司档案馆改进工作思路，及时对公司所属各单位进行调查摸底，对符合构成全宗三要素的单位，给予全宗号。并对有全宗号的单位进行严格管理、规范，并下发“关于潞安集团公司调整、变更档案管理全宗号的通知”。构建了档案管理网络体系，形成档案管理网络有机整体，便于统一领导，分级管理，有效地保护和利用档案。

3.2 健全档案网络工作体制，坚持依法办事 建立健全煤炭企业单位档案网络工作体制，形成开展工作的有效运行机制，提供坚强组织保证，是做好档案工作的根本前提。潞安集团公司具体做法：以公司档案馆为龙头，对公司所属各立档单位档案工作做到“三有”，有目标、有考核、有监督。有目标：开局之年就制订详尽的工作计划和方案，并以文件形式下到所属各立档单位执行，从而推动档案工作开展；有考核：根据每年的工作目标，相应制定考核办法，进一步推进和完善了公司档案工作以考核方式引导各立档单位加强文件材料的归档工作，确保档案安全保管，提高档案工作者的业务技能，增强为集团的服务意识。

3.3 创新管理模式 建立档案协助方阵 为建立起“管理科学、服务高效、运转协调，门类齐全、结构合理”的煤炭企业档案资源管理利用新模式，实现档案管理网络化、档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化。潞安集团是山西五大煤炭企业集团之一，目前，已形成潞安本部、武夏、忻州、临汾、晋中、潞安新疆六大矿区，规模增大，机构层级增多，办公地点分散，这就使得档案管理工作范围扩大。潞安集团公司档案馆根据各立档单位的性质、职能、及地理位置，积极创新档案管理模式。实施了档案工作协作方阵管理。将90个立档单位根据地域，交通情况，划分十二个方阵，每一方阵设有协作负责单位。这些单位是经公司档案馆深入摸底、调研、经过反复考虑，权衡管理水平、人员素质之后，才被列入负责单位。采用这种管理模式，一方面可以加强各立档单位之间档案工作的交流学习和联系；另一方面又解决路途遥远，不必要的人力、物力、财力浪费，可以更高效、更快捷地帮助开展工作。这种管理模式，能够高效、快捷整体推进公司档案工作协调发展，提高档案信息资源开发利用，推进公司档案工作制度化、规范化、科学化、现代化建设，更好地为集团公司服务。

3.4 全面夯实档案管理网络基础，确保档案工作走向规范化、标准化轨道 由于煤炭企业档案工作发展不平衡，各种性质的子、分公司档案管理水平参差不齐，存在太多漏洞，不少单位档案工作得不到重视；档案硬件设施跟不上，档案没有固定存放处；保管条件恶劣；档案库房乱堆乱放杂物等等，严重危及档案安全。所以全面夯实档案管理网络基础，确保档案作走向规范化、标准化轨道非常必要的。以潞安集团公司为例：该公司档案馆为全面推动集团公司所属各立档单位档案工作上水平上台阶，积极与所在省、市档案局联合，制定各项管理措施、下发各种针对性业务指导文件、建立档案执法检查制度，开展评比、达标活动。经过不懈努力，不少立档单位纷纷建立了档案室、档案库，并严格按照档案管理“八防”要求执行、同时配备了相应的专职档案管理员，制定了相应的档案管理制度，建立了符合本单位实际情况的档案分类标准，大大夯实了档案工作基础，为集团公司全面推动档案工作日趋走向规范化、标准化、科学化打下良好基础。

3.5 用档案管理网路控制单位、控制人员，防止企业档案流失 煤炭企业档案主管部门要及时对自己所辖的各立档制单位制定《煤炭企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，根据自己所管辖各立档单位，有针对性地下发年报统计文件，及时了解掌控全公司各立档单位档案工作动向，从而及时掌握破产企业状况，并精心组织、安排对关闭破产单位开展档案指导工作，督促这些单位夯实责任，加强档案妥善保管，确保档案万无一失；就人员控制：各立档单位形成与人事、劳资携手，档案不移交，不签字，不允许调动制度。

3.6 培训档案管理网络圈内档案人员，需建立灵活多样培训机制，提高人员素质 要有一批以煤炭企业档案馆为核心的管理网络圈内的能胜任煤炭企业档案工作的管理人员。培训管理网络圈内档案管理人员，可根据本单位实际情况而定。一种方法：选送档案人员参加档案专业知识培训，提高档案人员业务素质，稳定档案专业队伍。另一种方法：直接邀请上级档案主管部门选派专业骨干人员深入基层，改变以往站在讲台理论教学模式，采用和学员互动教学或直接亲自手把手教学，以干代训，让从事档案工作人员尽快掌握档案工作基本原则、工作流程、分类方法，同时熟悉了解本单位生产、经营、管理、安全、基建等等方面工作内容，提高档案人员的综合素质和服务本领。

参考文献：

[1]徐建民.档案管理中心[Z].中远集装箱运输有限公司年鉴，2002.

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关键词：档案人员 素质 影响 提高

一、档案工作者应具备的素质

1、档案专业工作人员的政治素质

档案专业工作人员必须具备社会上各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质，即坚持四项基本原则，热爱党，热爱社会主义，热爱祖国和人民，坚决执行党和国家的各项法律和各项方针政策，讲道德，守纪律，不为名，不为利，不计较个人利益，有献身精神。由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性，因此，档案专业工作人员尤应具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素质。同时，档案工作的服务性特点还特别要求档案专业工作人员应具有良好的为人民服务的精神。

2、档案专业工作人员的专业素质

档案专业工作人员应该安心本职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。

3、档案专业工作人员的知识素质

档案工作人员必须具有中等以上文化水平，除了掌握档案学基本知识以外，还要掌握与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识，例如，档案管理人员应该掌握一定的历史知识、古汉语知识和与档案内容有关的其他专业知识或与业务工作有关的科学技术知识；档案行政管理人员应该掌握一定的领导学、管理学、图书馆学、情报学等知识。只有掌握具备了相关的专业知识，才能更好地从事档案工作。

对档案专业人员的素质要求是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。目前，我国有着庞大的档案工作人员队伍，其中不少人还停留在传统的专业知识和观念上，不能运用现代高新技术工具，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。因此，如何提高档案工作者的综合素质已成为我们要解决的重要课题。

此外，档案工作者要建立终身学习制度。档案工作者只有经常参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断扩展自己的知识，提高学历层次，才能适应社会发展的客观需要。因此，要参加系统的培训、讲座或以自学为主要形式的素质教育，有计划地进行继续教育与终身教育。

除此之外，档案人员要具备一种勇于牺牲自我、默默奉献的精神，要有耐得住寂寞、不为名利、甘当无名英雄的境界。在日常工作中，档案人员要做到服务态度热情诚恳，讲文明，讲礼貌，有主动服务精神，想方设法为利用者提供便利。

随着档案事业规模的日益扩大，档案数量日益增多，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多样，档案管理手段日益先进，档案资料的归集、管理和利用之间的矛盾日益突出，同时，也对档案管理人员的素质提出了新的更高的要求。要推动档案事业可持续发展，加强档案人才培养，提高档案人员素质，尽快建设一支高素质和具有创新精神的档案人才队伍至关重要。

二、对提高档案工作人员素质的几点思考

既然我们认识到档案工作在整个组织系统中具有不可或缺、无法替代的作用，也从下个侧面分析了对档案工作认识上的误区可能造成的危害，那么走出这种误区，提高档案工作人员的整体综合素质就成为档案工作迎接世纪挑战与机遇的核心工作，也成为档案主管行政部门和档案所在单位的部门领导的一项重要工作。笔者认为可以从以下几方面着手：

1、从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，从而提高档案人员业务技能。网络发展作为信息革命的载体在当今世界已如火如荼。现代化硬件建设作为档案管理现代化的一项工作也已提上日程，尤其是近几年，一些单位利用计算机辅助立卷、接收和查询电子文档及进行计算机模拟管理，取得了档案管理工作的重大突破，令人欣喜。然而也有一些单位由于忽视投入，使档案工作无缘现代管理的各种硬件设施，工作人员原始封闭操作，对现代化管理手段缺乏感性认识，因而业务技能徘徊不前，对档案管理的规范化、科学化堪掣肘。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。这就要求各单位领导形成共识，把硬件建设放在一个突出位置逐步实现档案管理工作的现代化。

2、以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。知识就是力量，通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径。档案人员的素质教育首先要注重自学，要针对自身素质的实际差距，按照档案人员素质要求，通过学习弥补不足。切不可因条件不具备而放松学习，甚至破罐破摔，最终难以适应将来工作发展的需要。档案工作行政主管部门还要采取多种培训形式加强基层档案科（室）人员素质的培养，培训班要理论与实际结合，针对性强，可操作，使档案人员便于学习掌握，不能为片面追求经济效益而不顾教学效果，对于培训要有切实的考核办法，切忌把学习当作旅游观光，要有压力和动力，基层单位对档案人员的学习要建立激励机制，把档案业务学习成绩做为业绩考核的一部分。对于档案专业毕业的人员，随着时间推移，也存在知识更新问题。因而倡导档案工作者的终身学习，建立档案工作者的可持续学习机制十分必要。不仅要重视理论学习，还要重视现代管理技术、手段的培养，还包括外语的学习及文字能力、口头表达能力、综合分析能力等。这些不是一朝一夕，一蹴而就的，而是一个长期学习不断积累的过程。

3、制定单位档案人员的层级发展机制，促进人员结构的合理配置。作为主管档案工作的领导，要熟悉档案部门人员素质构成情况，并以动态而不是静态的眼光看待档案人员素质的变化。档案人员的层级配置方式就是档案人员在单位内部根据学历、职称、年龄结构及实际工作经验和特长形成不同层级，拉开档次。高层次人员注重信息资源开发工作，加强对档案资源内涵和外延的挖掘，在充当领导参谋上发挥作用；中层次注重信息管理和现代化网络建设；初层次则应培养对档案基础性工作的认识和基础理论学习。按照不同层次确定工作目标，实行目标管理，不仅利用各层次人员本层次素质和工作技能的提高，也对以后发展奠定了基础。层级制配置方式使不同岗位人员能互相配合，又互相影响，利于发挥整体效能，对改变旧体制下素质与岗位不称、职称与能力不符，高能低用，平均主义和人才浪费现象有重要意义，也是人才培养良性机制形成的一条途径。

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一、统一思想，明确认识，高度重视社区档案工作

社区把做好档案工作作为全面推进和谐社区建设不可或缺的重要环节，本着社区工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里的精神，把社区档案工作摆上了社区重要议事日程，纳入社区发展建设规划，多次开展档案法制宣传教育，端正思想认识，调动了社区干部做好档案工作的积极性，同时邀请区档案局业务骨干指导培训了1名业务熟练、责任性强的社区档案管理工作者完成了档案管理、归档、装订等工作，制定了考核办法，明确职责，靠实责任，形成档案工作与社区建设同步发展的良好氛围，保证了社区建档工作的顺利开展。

二、加大投入，加强档案基础设施建设

为了确保社区档案工作的规范化、制度化和经常化，投入5000余元，购置档案柜5个、档案盒200余套、档案影集册、配置了防火、防盗等设施，使社区档案工作做到了5个统一，即：统一铁柜装具，统一档案卷盒，统一整理方法，统一集中保管，统一规定制定，特别是利用微机管理社区党建、计生、卫生、综治、民政、社保、社区服务等专项工作的档案资料，基本达到档案安全保管、查阅方便的要求。

三、抓好培训，提高社区档案人员的业务素质

为了提高社区居委会干部档案业务水平，我们先后4次邀请区档案局业务骨干对社区开展培训工作，并指派社区档案管理专干到区档案局边学习理论，边整理档案，通过理论和实践相结合的业务培训方式使社区干部熟练地掌握了档案整理归档保管技术，为社区建档任务的全面完成和社区档案工作今后的发展提供了有力的保证。

四、规范管理，强化社区档案规范化整理。

社区居委会干部经过培训后，依据《社区档案归档范围》和《社区居委会归档文件整理办法》的要求，对本社区成立以来在社区建设各项工作中直接形成的具有保存价值的文件、图表、实物等档案，按照党务工作类、行政事务类、民政工作类、文化卫生工作类、社区服务类、文件科技类、社会治安综合治理工作类、劳动保障服务类、人口与计划生育、照片类、实物类等进行重新整理，排列有序，编目准确，检索方便，卷盒整齐美观的标准，累计共整理各类档案92盒，档案起止年代从*年至20*年,文书档案24盒，其中(永久7盒173件、长期5盒142件、短期12盒164件)计生档案26卷，文化卫生档案11盒，(永久5盒38件、长期2盒66件、短期4盒61件)民政低保档案卷26盒，劳动和社会保障档案5卷，禁毒档案78盒，各类图书资料125册。目前已累计保存各类照片档案3册119张，收集报刊186期。

五、建立健全制度，为搞好社区档案提供方便

为了进一步加强社区档案的管理，充分发挥社区档案的作用，我们根据社区的实际，制定了《社区档案工作人员岗位责任制》、《社区档案整理归档制度》、《社区档案管理制度》、《社区档案保密制度》、《社区档案查借阅利用制度》等，突出了为群众服务的主题，建立了民政低保档案、老龄人员档案、离退休人员档案、下岗失业人员档案、困难职工档案、残疾人员档案、育龄妇女档案、“两释”人员档案、涉毒人员档案、人员档案等，全面掌握辖区居住人员的基本情况，有针对性地开展便民服务，为群众提供教育、法律、卫生、就业、社保等政策法规咨询服务，档案在处理经济纠纷、邻里矛盾、司法调解、社会保障等方面发挥了重要作用，累计接待查阅档案的群众55人次，并根据辖区特困家庭、下岗职工的择业推荐档案，先后安排下岗职工和特困居民再就业58人，社区居民从帮困服务中感受到社区的温暖，也看到了档案的作用，社区指定专人坚持每月将社区党建、文明建设、计生、民政、劳动保障、社会稳定等有关档案信息记录下来，为社区各项工作提供了参考依据。

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关键词：水利工程；档案管理；存在问题；努力的方向

中图分类号： TV 文献标识码： A 文章编号：

2005年11月1日水利部关于水利工程建设项目档案管理规定（水办【2005】480号）文，同年11月新疆维吾尔自治区新水建管【2005】190号文，要求我区加强水利工程建设项目档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充分发挥档案在水利工程建设管理中的作用，并转发（水办【2005】480号）文，要求我区水利工程建设项目档案管理按此规定执行。

1水利工程档案管理的重要性

在水利工程整个建设期，将产生大量的工程档案，其具有个体性、专业性、针对性等特点。水利工程档案是整个工程建设的记载者，其真实有效的反映了工程建设过程。是水利工程管理工作的依据，为以后水利工程的安全运行、合理使用、生产维护、维修改造提供完整、准确、可靠的基础资料。因此，做好水利工程档案管理工作具有十分重要的意义。

实际工作中，要按照《水利工程建设项目档案管理规定》的要求，对工程建设前期工作文件、工程建设管理文件、施工文件、监理文件、设备材料文件、科研项目文件、生产技术准备文件、财务管理文件、竣工验收文件等9个方面的材料进行收集、整理、分类归档和保管工作，具体的讲，就是根据各类水利工程建设内容的不同，本着规范管理，便于操作，有利工程评价的原则进行分类整编归档。整体上按是否真实客观地反映工程建设实际作为衡量标准。

2水利工程档案管理存在的问题

2.1档案管理人员专业性不强、能力低下，档案意识淡薄。

水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。工程项目施工建设期档案的收集、整编、移交、管理尤为重要。

因水利工程一般地处条件艰苦，其一线档案管理人员多不具备水利专业知识，且无水利档案管理工作经验，对于工程档案的收集、整理、整编毫无技术而言，只是单纯的完成从别人手中接过，放入档案盒中，未完成整理、整编，导致档案查阅工作无从入手，这完全违背了档案管理的工作原则；其二，一线档案管理人员多身兼数职，档案管理知识有限，且因工作繁重，常将档案工作置于角落，只将其看作工程检查及工程验收突击完成的一项任务，档案管理意识淡薄；其三，参建各方档案管理人员能力偏低，对于成形档案的审核及移交工作还不能完全胜任。水利工程档案管理工作具有政策性、专业性、技术性强的特点,这要求水利档案人员要有较好的专业素质,才能胜任档案管理工作。

2.2档案管理制度不健全

水利工程建设项目参与单位多,工程周期长,档案资料形成范围广。由于人员、资金、办公条件等影响,有些单位没有健全或完善档案管理规章制度;有些单位虽然建立了相关的规章制度,大多却流于形式。

这种现象使得施工单位在施工中不注重档案资料收集,监理部门对在监理过程中形成的原始资料,未移交建设单位,散存在个人手中,临时组建的工程指挥部档案室缺乏严格的管理制度,缺乏科学的行之有效的检验工作标准,没有严格合理的考核办法和健全的规章制度做保障,工作的随意性很大,导致了部分档案不能及时存档,影响了档案资料的完整性。

2.3参建方管理意识淡薄、忽视档案在工程中的重要性

当前，许多水利工程建设单位档案意识淡薄，对工程档案工作缺乏应有的重视，在工程建设过程中存在“重建设，轻档案”的思想，没有认识到所形成的水利工程档案是工程建设和日后管理的重要依据。未把工程档案管理列入重要的建管工作中, 在工程施工阶段，由于任务重，参建单位往往比较重视工程建设进度、质量等问题，忽视档案资料的收集、整理工作，导致施工资料归档不及时,出现资料缺失以及档案建设与工程建设不同步等问题。

3今后档案管理努力的方向

3.1配备专职档案管理人员、加强档案人员的培训

项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。

提高水利工程档案人员的自身素质既关系到水利工程档案管理工作的水平，又决定着水利建设项目的成效，必须加强对档案人员的培训。可以通过档案人员交流会、参加地、州、自治区乃至国家档案人员培训活动，建立档案人员考核、考评等制度，不断促进档案管理专业队伍综合素质的提高。

档案管理人员要增强服务意识，认清水利工程档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，以适应新时期水利工程档案管理的新要求，更好地服务于水利工程档案管理工作。

档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，要有较强的责任心，严把工程档案质量关，整理出完整、准确系统的工程档案，为水利事业贡献力量。

3.2健全制度，明确职责

各级水利建设管理部门、单位应建立健全相关水利档案管理制度，定期组织对国家制定的工程档案管理制度和法规进行研究学习，并结合自身工程建设与管理实践，不断探索建立完善适合本部门、单位的档案管理规章制度，并认真组织实施。

同时，水利工程的各级建设管理部门、项目业主和勘测、设计、施工、监理单位都需明确职责，落实分工，在开展工程建设过程中对相关档案资料进行全面、认真、仔细的检查，切实做好职责范围内的水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作，并确保档案内容完整、详实，保证文件材料不疏漏、不散失，使水利档案管理工作实现系统化、规范化、标准化。

3.3理清关系, 建立机制是开展水利工程建设档案管理的重要保证

水利工程建设档案管理工作主要牵涉到建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位和主管部门或档案馆等, 各参与单位要依法按要求相互配合,理清关系,共同为水利工程建设档案管理规范化承担义务,负起责任。

建设单位是工程建设的组织者, 是工程建设过程中文件材料的汇总口,在一项工程建设过程中,建设单位与勘察设计、施工监理单位以及相关单位之间有明显的“制约”关系,因此,工程建设文件材料必须由建设单位汇总、审核整理和保管、报送;施工单位是项目实体的建造者,是工程施工中技术变更的实施者,了解施工过程,熟悉隐蔽和变动部位,掌握施工原始记录等一手文件资料,因此,应负责收集水利工程建设施工、竣工验收文件材料,并及时移交给建设单位; 勘察设计和监理单位完成所承担的建设工程的勘察设计和监理工作中形成的勘察设计、监理等文件资料,应负责收集该部分的文件资料,并及时移交给建设单位; 各主要参建单位应收集的文件材料各有侧重。建设单位应承担起集中统一管理的职责,协调好关系,确保水利工程建设档案收集的准确性、完整性以及整理、归档的规范化。

3.4做好水利工程项目档案验收

水利工程项目档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，可提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程不得通过档案专项验收；未通过档案专项验收或档案专项验收不合格的工程，不得进行或通过工程的总体竣工验收。为此，项目法人应认真组织人员做好档案专项验收前的各项准备工作，重点是做好验收前的档案自检工作。

4结语

总之，为了保证水利工程建设质量，必须做好工程档案的管理工作，使工程档案工作贯穿于工程前期建设、设计、施工、鉴定等各个环节，有效地适应并服务于各项水利工程建设，促进水利工程档案工作沿着正确轨道健康发展，为水利工程建设事业的发展做好信息资源服务工作。

参考资料

[1] GB/ T50328- 2001，建设工程文件归档整理规范[S].

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水电建设项目档案的安全包括实体安全和信息安全，但由于水电建设项目大多周期长、参加单位多、建设地点偏远以及自然条件艰苦等因素，往往使得各单位对档案的安全管理因重视不够而存在安全隐患。而随着移动互联网、云计算、大数据等技术在水电建设项目的快速推进，档案的实体安全和信息安全已面临着越来越多的挑战和风险。本文通过分析水电建设项目档案实体安全和信息安全管理中所存在的问题，提出了具体的对策，以供人们在提升项目档案安全管理方面借鉴。

2水电建设项目档案安全管理存在的主要问题

2.1档案安全管理体系不健全、职责不清、制度不完善

近年来，随着人们档案意识的逐步增强，水电企业，特别是业主单位依据国家、行业等档案管理规范要求，结合本单位的实际情况均建立了项目档案管理体系，明确了项目档案工作分管领导，并设立了与项目建设管理相适应的档案管理机构，配备了专职档案管理人员。但是，在水电建设项目档案管理体系中对项目档案安全的领导责任规定不明确，未将水电项目参建单位的档案安全体系建设纳入整个项目安全管理体系，未将项目文件的安全管理的职责纳入到设计、监理、施工等单位领导和项目资料管理员、项目技术人员、项目安全员的岗位职责。在项目日常的安全检查、节假日及汛期等专项安全检查时，未同步进行项目纸质文件和电子文件的安全保管检查。特别是在水电项目施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况，参建各单位往往只重视建设项目进度、质量、安全的管控，而忽视项目文件的收集和安全保管等工作，使项目文件的安全管理不能与工程安全管理同步进行。另一方面，虽然大部分水电企业都制定了档案整理制度，但涉及档案库房管理、档案利用、电子档案管理和档案信息安全保障方面的制度还不够健全。这使水电项目档案的前身——水电项目文件的实体安全和信息安全保管存在着一定的安全隐患。

2.2档案安全保管的软硬件设施设备配置不齐全

在水电建设项目的实施过程中，大部分水电企业的业主单位也建立了专门的档案库房，但由于水电项目建设项目周期较长，项目文件在正式整编归档移交给业主单位之前需要在施工单位保存较长一段时间，施工单位为了控制生产成本，大多没有单独设置档案库房，往往是档案库房与项目部办公室混用，加上项目建设期间人员流动较大，项目文件日常收集、积累、保管的中间环节多，以及衔接的不及时等容易出现文件的丢失，使项目文件的完整性存在隐患。或者是一些施工单位的档案库房设置过于简陋，或将档案库房设置在了地势低洼的位置，使得项目文件长期处于潮湿的环境，减损了项目文件的寿命，甚至存在被泥石流冲毁的安全隐患。此外，随着大量的自动化仪器设备在水电建设项目的应用，由这些仪器设备直接生成的电子文件越来越多，但一些施工单位平时不太注重这些电子文件的妥善备份保管、及时整编，时常因仪器设备的故障造成数据丢失，从而造成无法弥补的损失。

2.3档案信息安全治理意识较弱，信息安全管理的复合型人才缺乏

随着档案事业向信息化、数字化、网络化方向的快速发展，对水电建设项目档案管理人员也提出了新的更高要求。但现实是一些水电建设项目业主单位、参建单位的部分专职档案人员虽然从事水电建设项目档案工作数余年，有着丰富的档案管理经验，对日常档案业务工作驾轻就熟，但在水电建设项目档案安全管理方面，牢固树立档案“安全为天”，落实档案安全管理责任，创新项目档案安全管理措施，构建档案实体和档案信息安全体系的意识不强，档案实体安全和档案信息安全的知识和经验比较欠缺。既懂档案业务，又懂档案信息安全管理的复合型人才缺乏，使得一些水电建设项目业主单位虽建立了档案信息管理系统，但对系统的访问控制、入侵检测、档案利用中的安全保护等不能得到有效的控制。

3水电建设项目档案安全管理存在的问题应对措施

3.1建立健全档案安全管理体系，落实档案安全管理责任

如果把档案安全比作一艘航船的话，那么其“压舱石”就是责任、制度和机制这三个关键。因此，首先应从落实档案安全管理职责入手，在业主单位应明确分管档案工作的领导必须同时分管档案安全工作；二是需要将档案安全责任延伸至水电建设项目参建各方，要求各施工单位的项目经理、监理单位的总监作为档案安全管理的第一责任人；三是将项目文件具体的安全保管职责纳入到设计、监理、施工等单位项目资料管理员、项目技术人员、项目安全员的岗位职责。只有这样，通过建立岗位责任制，层层抓落实，才能将项目档案安全管理工作落到实处。

3.2不断夯实档案安全管理基础，完善档案安全管理制度

有了责任的落实还需要有配套的管理制度作保障。因此，只有通过建立健全和不断完善档案安全管理制度，将档案安全各项要求贯穿于项目文件的形成、整理、归档及项目档案的接收、保管和利用等工作环节，制定《项目文件编制与档案整理实施细则》《档案利用管理办法》《档案库房管理办法》等，从制度上为档案实体和档案信息安全管理提供保障。其次，针对电子文件与电子档案的安全管理，确保电子文档的安全和信息的可用性，需要制定《电子文件归档与电子档案管理办法》，将电子文件从产生形成，直到被永久保存或销毁，实施全程控制与管理，这样才能确保归档电子文件的真实、完整、可用及安全。第三，为有效预防和及时处理、解决档案工作中的突发事件，确保档案信息资源的安全，需要制定《档案工作突档案工作突发事件应急处置管理办法》，并将档案实体安全和档案信息安全的考核纳入到《档案工作管理考核办法》。只有这样，才能将档案实体安全和档案信息安全的各项要求落地落实。

3.3创新档案安全管理措施，提高档案安全管理水平

3.3.1配置必要的档案安全保管软硬件设施设备按照档案管理“库房、阅览室、办公室”三分开的要求，业主单位不仅需要设置满足档案管理的库房、阅览室、办公室，配置满足“八防”要求的设施设备，并配置相应的档案库房管理人员，而且还应督促参建各单位设置满足档案安全保管的档案库房，并严禁将档案库房设置在地势低洼和存在坍塌及泥石流安全隐患的位置。3.3.2定期加强安全检查，及时排除安全隐患在项目建设的推进过程中，一是需要将项目文件的安全管理与项目建设安全工作有机地结合起来，做到同研究、同部署、同检查、将项目文件的安全保管情况纳入工作规划和年度考核。特别是应加强汛期档案安全管理工作，严格落实防汛责任，将汛期档案安全保管工作作为防汛工作的一项重要任务来抓落实，督促参建各方将尚未归档移交给业主的项目文件存放在安全系数较高的地方。并根据《档案工作突发事件应急处置管理办法》，组织参建各方档案管理人员、安全管理人员开展档案应急培训和演练，加强与消防、气象等部门联系，在预警信息上实现资源共享，增强研判能力，形成应急处置工作合力。二是需要建立常态化档案工作运行机制，开展经常性的档案安全状况自查、排查和问题整改工作，严格节假日期间的值班值守制度，并配备和更新档案安全保管的设施设备，同步定期做好检修维护，以确保项目档案安全万无一失。3.3.3织密电子档案安全防范的“安全网”在档案信息化建设过程中，应将档案信息安全纳入本单位信息安全建设，由信息部门负责；同时将档案信息安全纳入到档案信息化建设的整体布局中，借助现代技术手段做好档案数据的异地异质备份等，以提升档案安全工作的科技水平。采取权限控制+操作日志+防护软件等措施，对档案管理信息系统中的档案信息资源进行保护；采取加载水印和工作流的方式，对下载的电子文件进行安全管控。对归档的光盘则采用专用存储柜保管，并实行异地备份存放，以确保项目档案数据安全。3.3.4加强档案安全知识教育培训，全面提高档案人员安全意识确保档案安全，是对档案工作者的基本要求，是档案工作者的基本职责和天大责任。可通过“走出去，请进来”等方式，加强对档案人员的档案安全专业知识、计算机安全知识、互联网安全知识、知识产权知识等方面的培训，为档案安全工作提供人才支持。

4结语

影响档案安全的因素无处不在，档案安全工作只有进行时，没有完成时，永远在路上。档案安全是档案工作的生命线和底线，应始终将档案安全摆放在档案工作头等重要位置，坚持档案实体安全与信息安全并重，切实提升安全保障能力，对档案部门、档案工作者来说，安全永远第一，安全重于泰山，安全高于一切。

参考文献

[1]米彪.流域水电工程项目档案管理存在的问题及对策[J].四川水力发电,2014,33(01):142-146.

[2]王宏月.县级档案馆做好档案安全工作的几点思考[J].兰台内外,2020(33):13.

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一、高校院系教学档案管理存在的问题

（一）领导重视程度不高，人员变动过于频繁

由于部分高校对教学档案的作用和意义认识不足，重视程度不够，资金投入和物质保障跟不上，大多数高校的教学档案还停留在纸质档案和档案柜保存的状态[1]，更谈不上如何去建设该项工作。大多数教学、教研人员对教学管理工作认识不足，甚至对教学档案的归档持抵触态度[2]。只有学校在迎接各项评估，领导们才会想起需要各类教学档案作为支撑材料。一方面教学档案的收集、整理、管理是一个繁琐、复杂的过程，并不是每个人都能坚持下来。另一方面独立学院高等教育的发展，专业方向不断地增加，招生人数也在不断攀升，随之而来教师数量也在不断增加，这意味着教学档案管理的工作量不断增大。由于上述两种原因，就会导致管理者流动性比较强。

（二）缺乏教学档案管理的相关培训

根据《普通高等学校档案管理办法》规定，高校的档案机构一般是综合档案室或档案馆，由专职档案人员负责这项档案工作，各部、处、院、系、所等部门，必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视情况配备一至二名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作[3]。大部分高校各院系兼职档案员的角色通常由教学秘书来担任，或者专任教师辅助。而大多数这些兼职档案员并不是档案学毕业的，或者说没有接受过教学档案收集与管理方面的培训。他们很少，甚至没有深入教学一线，导致各方面的教学档案归档不合理，资料不齐全。

（三）教学档案管理者综合素质偏低

在高校普遍存在这样的现象，领导们认为教学档案管理者只是简单地收集教学档案材料，没有什么理论可言，谁都能胜任。在招聘人员时并没有按照岗位特点提出很合理的应聘条件，导致部分教学档案管理者学历偏低，动手能力偏差，综合素质偏低，主要体现为：

1.沟通能力不强。教学档案主要来源于教学一线的教师与学生。这就需要管理者向教师索要相关教学资料，例如教学大纲、考核大纲、、获奖证书等。有些教学管理者自我，认为高人一等，在与教师沟通关于上交教学档案时就会有语气过重，用词偏激等行为，导致有些不是教师岗位职责要求上交的资料，像发表的论文、获奖证书、课题证明等文件则可能没有能够收集得到，以致档案的不完整。但是，也有教师因个人原因而不配合提交教学档案的情况。

2.写作能力不高。在院系编写的教学质量报告、教学状态报告等与教学档案相关的报告写作中，存在着由教学档案管理者完成的报告质量偏低的问题。

3.计算机应用的相关技能不强。大部分教学档案管理者对计算机的各方面应用水平不高，有的则不会使用打印机、扫描仪等办公设备，有的则不会安装打印机、扫描仪的驱动程序，有的甚至不会使用常用的办公软件。这样会严重导致办公效率的低下，使教学档案管理者无法适应现代高等教育飞快发展的节奏。

4.缺少教育学、心理学及教育管理方面的基础理论知识。有的教学档案管理者没有参加省教育厅统一组织的高校教育学、心理学培训，也没有重视学校安排的新入职员工培训，导致没有摸清教学规律，不熟悉教学改革、教学建设、教学管理，在收集、整理教学档案时出现粗枝大叶，囫囵吞枣的现象。

5.身心健康程度不够好。大多数教学档案管理者都是学校与家庭两点一线，早上上班到学校，下午下班回家，很少人有参加健身锻炼的良好习惯。有些人则心理承受能力差。在各项教学评估期间，或者工作量稍微增大时，他们比较容易得病，甚至出现脾气浮躁、心理压力过大等不良心理行为。

二、加强高校院系教学档案管理的对策

（一）学校及院系领导重视，规范管理

学校各级领导应该重视教学档案人员以管理者身份的存在于教学管理之中，不再有谁都能干好的思想，充分认识他们在教学管理与档案建设中的重要性，肯定他们在教学管理中不可或缺的地位和作用，认可他们在整个教学管理中所作的贡献。学校应该联合所有教学档案管理者研讨制订一系列关于教学档案的指导性文件。对各类教学档案规定保存内容与保存期限、整理与管理工作流程、使用管理制度，以学校正式发文的程序通告全校教职工。

（二）提供相关培训、进修机会

严格执行岗前培训的原则，参加高校教师岗前培训，学习教育学、心理学等相关知识，参加学校组织的教职工培训，学习学校教学管理规章制度，熟悉学校教学工作开展流程，熟练使用学校教学管理系统、办公系统。只有通过高校教师岗前培训与校内教职工培训的，才可以胜任岗位工作，否则不以录用。以上“两训”可以增强他们的进取意识和思维能力，使他们关注人才培养的改革方向，提高工作效率和档案管理水平，勇于改革创新。另外，学校组织队伍外出参观考察，参加教学管理与档案管理相关的专业培训、进修、研讨会，到兄弟院校参观、学习宝贵经验。最后，学校给予经济上的扶持，鼓励与支持优秀的人员读硕士研究生、博士研究生等进修，形成一支梯队结构合理的教学档案管理队伍。

（三）加强职业道德素养，强化各项工作技能

由于教学档案收集涉及范围广的特点，工作中必然遇到问题和矛盾。不断学习相关理论，更新教育思想观念，提高职业道德素养和自身心理修养，及时调整心态，才能以轻松愉快的心境面对复杂繁琐的工作。教学档案管理者要有强烈的事业心、高度的责任感，做到务实崇真，乐于奉献。随着高等教育的改革与发展，教学档案管理者也要求自己不断提高各项工作技能。由于涉及的工作技能较多，邀请心理专家学者开设讲座，培养及强化沟通能力;邀请教育学者开设专题，加强写作能力;邀请计算机应用技师培训各项计算机软硬件应用，提高计算机信息处理的能力。各项工作技能培训成绩纳入年度考核。

（四）规范考核制度，建立物质激励机制

教学档案管理者的考核，主要由领导的主观臆断评分，根本谈不上科学、合理。教学档案管理者作为高校教职工的一部分，学校应制定出相应的考核办法及工作量计算方法，进行年度考核评定。对责任心强、精通业务、管理工作出类拔萃的人员，按照合理比例分配，给予与优秀教师同等的物质奖励，以及授予荣誉称号的精神奖励，借此充分调动他们的工作积极性和主动性。对于教师提交教学档案也应该纳入个人年度考核，如没按时按质量提交教学档案者，不能参与优秀教师评选，不能是考核优秀，并通报批评。

不管在哪一行业哪一岗位，当事人都会忧虑个人职业发展前景的问题。高校应该深刻体会到他们职业发展问题，从人材利用方面考虑，制订出一系列关于职称评聘、晋升、转岗等政策。首先，让他们参与职称评审，能够拥有管理人员的一套评聘制度。其次，提供岗位晋升机会。例如优秀的教学档案管理者可以晋升为主任助理或办公室主任。因为教学档案管理者肯定非常熟悉教学管理各项事宜，使教学工作与教学管理工作更上一层楼。最后，对获得硕士学位及中级职称的，并有一定资质的，可以考虑安排他们讲授一些课程，逐步转向教师岗位。

（五）合理更新教学档案管理队伍

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（一）缺少资金

如果没有政府资金支持的话，城建档案的工作就寸步难行。自档案保证金被取消后，还有一些地方的城建档案技术服务费在实行过一段时间后也被上级部门强制性取消，这就导致城建档案工作经费只能来源于当地政府财政部门的拨款。因为城建档案工作需投入的资金量大，见效慢，而其资金都是来源于政府。一方面政府的财政资金拨款毕竟有限，除了城建档案工作中必要的支出外，还需要支付工作人员的工资；另一方面，用来投入城建档案工作建设的资金所剩无几，这就不能很好地满足城建档案工作的需要，从而严重影响了城建档案现代化管理进程和实现城建档案信息资源共享的进度。

（二）城建档案工作进度不一

目前的城建档案工作中，虽然地市级的建设部门对此都非常重视，但在一定程度上还存在着轻管理、重建设的情况，尤其是因价值判断失当而造成无法充分认识城建档案对城市长远发展的重要作用。这样的城建档案工作现状具体表现在以下两个方面：首先，部分县区的组织机构不健全，没有专门的城建档案机构以及工作人员，缺少城建档案办公机构，城建档案建设经费没有纳入县级财政预算；其次，有些县区的城建档案仍然由建设主管部门内部的档案室负责，相关的其他档案也保存其中，缺乏相应的保管措施与环境，使得许多有价值的城建档案资料埋没其中，不能发挥应有的作用，而且这样的工作环境与机构也使得工作人员没有精力发掘这些城建档案的作用。

（三）城建档案业务急需拓展

当前全国各地的大部分城市都在扩建新区，在新区规划与建设的过程中，形成了大量的城建档案资料。但因城市对新区及其功能的衔接不到位，城建档案工作机制不健全，城建档案工作基础薄弱，而且建设施工单位多、开发建设进度快，导致城建档案工作滞后于城市建设。面对这样的现状就需要城建档案工作人员解放思想，改变传统的工作思路，积极拓展城建档案业务的范围，充分发挥城建档案的社会价值与经济价值。

二、相应的对策

解决城建档案工作对策的关键是要提高各级领导对城建档案工作的认识，让其认识到城建档案管理工作的重要性，才能解决当前城建档案工作中存在的问题。

（一）挖掘人才，加强人员培训与学习

挖掘城建档案人才，加强学习，积极培养，营造一个城建档案发展的新环境。对于城建档案工作人员，要努力提高其业务娴熟程度，优化服务质量与服务水平，提高业务效率。此外，坚持争先创优的工作要求，要求在职的工作人员改变传统的旧观念，着力开展主动服务和真心服务。档案部门的领导可以就档案馆内部作为考查阵地，不定期抽查各工程项目档案的完整性、准确性、联系性及案卷质量等，发现问题后及时纠正。城建档案部门还需要加强学习，定期对工作人员进行培训，多方创造条件培养新型人才。但需要注意的是，由于各级的城建档案存在的问题都不相同，管理部门要实事求是、立足现状，采取不同的方式分门别类地进行指导与培训，不能大而化之，走走形式。比如，对于一些设备资源充足，但城建档案工作稍微落后的单位，培训的立足点应该在加强管理与监督，建立健全的法制体系和规章制度。

（二）加大经费的投入，建立灵活的激励机制

各级主管部门都应该注意到城建档案的重要性，给予必要的重视，促进城建档案工作的发展与城市建设齐头并进。加大政府的资金投入力度，争取编制。与此同时，建设主管部门还可以将城建档案纳入到相关的考核范围内，省级相关部门要进一步完善《城建档案馆目标管理认定考核办法》。除此之外，还可以建立灵活的城建档案工作机制，强化制度建设，加强内部管理与优化，充分地调动每一位城建档案工作人员的积极性与创造性。充分利用和发挥城建档案的资源优势，坚持改革创新，优化服务意识，为城乡建设提供高品质的服务，全面推动城建档案工作的发展。

（三）建立健全城建档案工作制度

要建立健全城建档案工作机制，改变以往的混乱不堪的状况。为了提高城建档案归档的质量与管理水平，要规范城建档案从资料收集到移交、归档等整个流程都要进行统一的规范，制定相关的规章制度加以约束。此外，城建档案具有珍贵的保存价值，在保存的过程中，也要保证保管条件满足保存要求，提高档案的保存质量，争取做到稳妥保管。

（四）立足现状，拓展城建档案的收集渠道

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摘 要 目前我国煤炭企业正步入转型发展、资源整合的重大时期，加强会计档案管理工作对于煤炭企业财务管理信息化建设来讲具有十分重要的意义。本文结合信息化时代背景，对煤炭企业的会计档案管理工作做了一些有利的探讨，指出了目前煤炭企业会计档案管理工作存在的不足，提出了会计档案管理的思路和对策，以期推动煤炭企业会计档案管理水平进一步提高。

关键词 煤炭企业 会计档案 管理

随着我国煤炭企业步入转型发展和资源整合的重大时期，煤炭企业会计档案管理迫切需要跟上企业发展的步伐。在过去矿务局的基础上改制后组建的国有企业通过近几年的跨越式大发展，走多元化一体化道路逐步形成了具有煤炭开采、煤化工、火力发电、房地产等多个产业的大型煤炭企业集团。由于受传统计划经济体制和旧的手工账下的会计档案管理办法的双重影响，煤炭企业会计档案管理逐步地与财务管理信息化的要求不相适应。会计信息化发展提高了会计核算、资产资金管理的准确性，进一步规范了操作流程，提升了财务人员的工作效率，降低了他们的劳动强度，使他们从繁重而繁琐的核算工作中解脱出来，更好地参与到企业的经营管理决策中来。加强会计档案管理工作既是当前企业财务管理信息化发展的客观需要，也是时展的必然诉求。管好用好会计档案是企业每一个财务工作者的重要责任，也是会计工作向高水平方向发展的重要前提。

一、会计档案管理工作中存在的问题

1.对会计档案管理工作的重视度不够。不少企业重会计业务工作，忽视会计档案管理工作，未设置专职的会计档案管理员，在制度设计上缺少档案保管项目，监督管理缺乏。这种作法导致会计业务工作于档案保管工作差距日益拉大，不利于企业的管理水平的提升。会计档案的鉴定、销毁工作迟延拖沓，不少单位的会计凭证、会计账簿多年来只归档不鉴定，更不销毁，认为地将会计档案的鉴定销毁工作一拖再拖，导致新的凭证档案不能顺利归档，会计部门暂行保管的凭证超出一年的情况甚至成为普遍现象，这甚至影响到后续会计业务的开展，从而影响了财务管理工作的质量和效果。

2.会计档案制度缺乏具体操作规程，责任不明确。目前国家会计培训教材往往偏重于规范会计业务操作，属于会计档案管理内容，主要是规范了保存年限等内容，对于具体的装订等方面没有做具体要求。具体档案保管操作规范需要企业在本企业会计制度中自行规范。会计档案是会计信息的载体，对于档案要求不明确，会计人员执行主观性偏大造成会计档案达不到管理要求。对于合同类会计档案，财务部门往往错误认为合同属于煤矿企业管理科管理，自己就无须整理了，这样不仅导致了会计档案不全，还造成了财务付款缺乏依据，不能按照合同进度进行付款，甚至出现超付，给企业带来了一定的财务风险。

3.会计档案整理工作不够规范，未能实行分类别管理。往往在整理归档时侧重于会计凭证、会计账簿、会计报表资料的打印、装订归档，但是与会计业务相关的文件资料并没有进行整理，如财务决算批复、审计意见等资料未能及时附到凭证后面。部分煤矿财务由于出料单多装订到凭证后面较厚，出于省事而未作为凭证附件单独装订。对于资料的轻重缓急区分不够，遗漏重要会计文件的存档工作，给未来查阅带来了不必要的麻烦。会计档案在销毁时未能及时将土地使用权等涉及资产购置的凭证、未了结的债权债务的原始凭证及时抽出，导致对未来会计期间会计工作产生重大影响。

4.会计档案管理人员职业道德素质不高，责任心不强。从业人员由于缺乏档案管理经验，对档案的基本操作规程、财务档案的归档范围等标准不清楚。有的单位甚至存在财务人员利用会计档案管理的职权违反会计法规，私自伪造、篡改、变换原始凭证、记账凭证，为个人谋取私利。有的单位为完成虚假收入指标，在没有实际经营业务的情况下违反国家税收征管和发票管理规定，为他人虚开、为自己虚开、让他人为自己虚开、介绍他人虚开增值税专用发票，玩企业的考核办法于股掌之间，欺骗上级监管部门。有的则为了完成项目部经营指标而人为调剂原煤与项目部利润。建假账、建账外账、虚列成本设置“小金库”行为造成会计核算工作的很不规范，会计信息失真，进而影响了企业集团的战略决策。

5.财务档案管理重书面资料，轻视电子档案的保管。随着计算机普及和网络信息化的迅猛发展，企业逐步地考虑到将纸质文档以电子文本的形式保存下来，但是由于保存措施不当，未能进行防火、防水、防潮、防盗等工作导致数据丢失。由于没有及时办理借阅手续，导致不知所踪难以找回。由于网络传播的普遍性和及时性，不经意间透露的企业的某些会计档案信息有可能会被人利用，泄露企业的商业机密，给企业造成不必要的损失，加强电子数据安全性成为当务之急。

二、完善会计档案管理工作的对策

1.提高认识，切实加强对会计档案工作的领导。我国会计法律体系的基本法《会计法》第二十三条规定：“各单位对会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”单位负责人负有依法办理本单位会计工作移交和保管会计档案资料的责任。单位负责人作为会计工作的主要责任人，要进一步提高对档案工作的认识，树立“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的理念，从维护企业真实面貌的高度，切实加强对本单位档案工作的组织领导，把档案工作列入议事日程，纳入本单位发展规划，及时解决会计档案管理工作中的实际困难和问题。本单位的财务机构负责人要把会计档案工作列入本部门年度岗位目标责任制考核，落实会计档案工作人员职责，有效地开展工作，为会计档案工作创造有利条件，确保会计档案完整有效。

2.加强会计从业人员的档案管理知识的考核培训，提高管理人员的知识技能和职业道德素养。作为会计档案整理的直接责任人，专职（或兼管）会计档案管理人员对会计档案规范化整理的认知和熟练度，直接决定了会计档案工作质量。会计档案工作是一项政策性、专业性很强的工作，会计档案管理人员除了具有较强的专业技能以外还要求具有一定的档案管理能力，培养知识技能全面的会计档案管理人员是做好新形势下财务管理工作的保证。要从政治上、工作上和生活上关心爱护会计档案工作人员，为他们排忧解难，选派会计人员参加档案部门举办的岗位培训和继续教育，充分调动和发挥好会计档案工作人员的积极性、主动性和创造性，不断提高企业财务部门会计档案管理水平。

3.建立健全本单位会计档案工作机构，明确工作职责。为落实会计档案管理责任制，加强会计档案工作，做到管理到位、责任到人，各单位要建立健全会计档案室，明确财务机构负责人和专（兼）职会计档案员，会计档案管理员要保持相对稳定，若要更换则要做好交接手续。会计档案室主要履行以下职责：贯彻执行会计档案法律法规，建立健全会计档案工作规章制度；对本部门和相关业务部门会计文件材料的归档工作进行指导和监督；统一保管财务部门的各种会计档案，并按规定向本单位档案室移交；负责所保管会计档案的提供和利用；协助税务、财政机关查阅会计档案；完成领导安排的工作任务。建立健全会计档案收集整理、立卷归档、安全保密、开发利用、鉴定销毁、档案人员岗位责任制等制度，并严格执行。因管理不善或给档案造成严重损失的，依法追究有关负责人及直接责任人的责任。财务工作实行定期轮岗制度，会计档案管理人员也不例外，通过档案管理工作定期轮岗有利于提高财务档案管理工作水平。

4.会计档案管理内容按照会计档案管理办法，根据企业经营管理的实际情况以及事务特点，将会计档案分类进行管理以提高会计档案利用率。会计档案可以按照来源不同分为内部会计档案和外部会计档案。外部会计档案是按照会计档案管理规定要定期移送到档案管理部门的资料，如年度财务报告、会计凭证、会计账簿等，而内部会计档案是财务部门自行保存的会计档案，如预算管理类报告、工程管理类、税政管理类、资产资金管理类、合同管理类等等。在整理档案时要根据档案的连续性、系统性加以筛选保存，制定统一格式，实行标准化管理，便于查询利用。

5.建立健全会计档案安全机制，维护企业商业机密。安全是会计档案工作的头等大事，必须高度重视，警钟长鸣。信息技术的发展给我们的工作带来巨大的变化，电子文档在信息存储上相对于传统的纸质文档具有空间小而容量大的特点。这给传统的档案管理工作带来严峻的挑战，但并不意味着纸质档案不重要。我们要在保留一份纸质会计档案的同时，保留一份电子档案，实现双备份，双保险。在保存上对电子信息要定期刻制光盘加以保存。要定期检查档案保管情况，制定档案安全应急方案，确保档案绝对安全。在信息化时代，会计信息作为一种资源在企业经营管理工作中的地位越来越显得重要，企业应当加强信息资源的安全保障，避免被不法分子所利用。目前有的企业设置了财务信息专网，要设置权限限制非本企业财务人员登录访问，及时修改登录密码，防止财务信息泄露。对于财务部门以外人员要求提供财务报告、审计报告等会计信息要建立健全责任追究制度，未经财务部门负责人的批准不得对外提供企业的财务信息，否则要承担相应的经济法律责任，情节严重的还要加以辞退。

6.深化ERP系统应用，实现记账凭证与原始凭证电子档案联查功能。会计核算软件中不能仅仅是账务处理系统，应当深化会计档案功能的应用，实现记账凭证与相关原始凭证和支持文件的联查功能。目前个别国产软件如用友的NC系统实现了该功能，即在编制凭证分录的同时，能够在对应的凭证分录上实现相关文件资料的上传和查阅功能，但不足的是对于上传附件的大小不能限定，造成了资源的极大浪费。因此应当在满足电子查阅功能的同时，最大限度提升系统空间的使用效率，加强凭证附件上传的监督管理工作，防止无效文件上传，并定期做好数据备份工作。

总之，会计档案工作应当要紧密联系会计信息化发展的时代要求，在遵守现有的档案管理法律法规的基础上积极采取有效措施，探索创新会计档案管理模式，促进煤炭企业财务管理工作更上一个新台阶。

参考文献：

[1]赵清和.谈财务部门会计档案的管理.沈阳建筑大学学报：社会科学版.2005（4）.

[2]张雪珍.会计管理体制改革中的会计档案管理.财会通讯.2007（7）.

[3]苗巍.如何做好电算化会计档案管理工作.现代商业.2008（14）.