档案管理概念范文

导语：如何才能写好一篇档案管理概念，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：市场改制理念；企业；档案管理；策略

市场经济体制改革以及社会信息化发展对企业档案管理工作提出了新的要求，尽管当前我国企业在档案管理方面积累了一定的经验，但是档案管理实际操作具有一定的复杂性，发展不平衡的现象时常出现，部分小规模企业的经济效益并不乐观，技术以及资金等都存在一定不足，甚至部分企业档案管理工作出现孤立情，与企业内部各管理环节之间缺乏有效的衔接，此种情况下严重制约了企业的档案管理效果，对企业的发展造成不利影响，因此加大力度对市场改制理念下的企业档案管理新策略进行研究和分析，具有重要的现实意义。

1 加强企业档案管理平台创新

当今社会经济和科技不断发展，市场经济改革是市场发展的总体趋势，在此种情况下，为了更好的提高企业的自身实力和市场竞争力，应当积极加强档案管理工作，实现管理平台的创新，建立科学高效的档案管理信息系统来承担企业运行及发展过程中各项业务活动的信息，加强信息化建设，促进企业档案管理工作效率的提升。在此基础上积极优化企业内部各项业务活动的工作流程，在对数据库管理技术以及软件编程等技术进行有效应用的基础上，促进企业档案管理工作的顺利开展，为企业电子文件的来源提供可靠的保障。

以企业办公自动化系统为例，创建一个现代化的档案管理平台后，能够实现档案数据信息的登录、流转处理、收集归档以及保存利用的一体化，实现信息的高效传递，促进企业档案管理工作的顺利开展。以电子邮件系统为主要依据，建立机构内部通信，为企业档案信息的交流提供一个良好的途径。通过电子起草、传阅、审核以及签发和归档等电子流转方式，来实现内外部收发文、签报、文件管理、档案管理以及合同管理等工作的顺利开展，真正实现无纸化办公。企业档案管理平台的创新，能够促使企业档案管理实践迈上一个新的台阶。

2 加强企业档案管理的创新

在企业运行及发展过程中，应当立足于市场经济体制改革理念的基础上，积极采用现代化的科技手段，来对企业内部计算机设备硬件等进行有效的防护，最大程度上减少企业档案管理系统的安全隐患，促进管理效率的提升。与此同时，应当规范企业档案管理的工作流程，加强档案信息的管理，确保企业档案信息得以安全稳定的流转。

就企业档案管理的实际情况来看，所谓流程管理，就是对企业档案管理系统的整体运行状态进行规范的监控，并明确企业各项任务活动的流转、执行情况，并加强监督和管理，此种情况下，能够保证系统所产生的电子文件的真实性和完整性，从而促进企业档案管理效率的提升。在信息社会发展的大环境，企业在开展档案管理工作的过程中，应当充分做好机构文件处理流程的梳理和提炼工作，将文件处理过程纳入到企业档案管理工作具体工作流程和环节中，进而从整体上提高企业的档案管理效率。也就是说，文件信息的高效化管理，能够实现对文件信息的全过程管理，对痕迹保留以及收文督办和监控等进行科学化的管理。

3 实现企业档案管理工作的制度创新

为了更好的提高企业档案管理效果，提高企业的市场竞争力，就应当对信息系统进行科学化的应用，确保其能够满足不同阶段以及不同类型客户的实际需求，充分发货企业档案管理的最大效能，加强制度创新，促进企业的经济效益和社会效益的提升。

从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。部分企业在办公自动化系统的应用各阶段，已建立或正在建立的制度有：《办公自动化系统（OAK）应用及运行维护管理规定》内容有文件与档案管理部门、信息管理部门的职责分工；信息系统的身份确认、用户权限管理、用户信息变更管理；信息工作人员的管理等。《OAK系统电子文件管理细则》主要针对归档前的电子文件，要按要求填写元数据格式的内容。《文书档案归档文件整理细则》对归档后的电子文件的整理进行定义，并梳理出整理工作流程。《信息应用系统业务培训管理办法和程序》针对信息系统的正确、规范操作而设立。

4 服务创新

信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。

信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。

在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。通用的信息应用系统，在功能模块设计时，对文件与档案管理的业务工作考虑得多，功能全面。但用户在利用信息时，往往只是希望查找文件本身，他们期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此，有必要为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、快速地获取所需信息。面向用户的信息利用平台，突出了用户的权益，保护了用户信息利用的效果，使用户在共享信息的同时，体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离；另一方面，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务；第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。

结束语

就宏观层面来看，市场改制理念下的企业档案管理工作具有一定的特殊性，若想要切实提高企业档案管理效率，实现长足发展，企业在开展档案管理的过程中，就应当积极探索现代化的管理方式，转变管理理念，实现档案管理工作与企业发展创新保持协调一致，从而促进企业档案管理工作的科技含量的提升，推进企业的现代化发展。

参考文献

[1]刘丽.加强企业档案管理提高档案管理水平[J].黑龙江科学，2016（3）.

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[关键词] 新媒体；高校；档案管理；信息资源

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 01. 115

[中图分类号] G420 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）01- 0197- 02

0 引 言

每个学校经过了长期发展都会留下许多珍贵的档案资料，随着新媒体技术的广泛应用，这些档案资料逐渐从原有的纸质资料转变为形式多样的数字化信息资料，这种转变不仅仅是高校档案管理发展的需求，也同时体现了社会的进步和发展。但是高校的档案具有十分明显的多样性，给档案管理工作带来很大的难度，因此高校档案管理需要充分利用现有技术进行合理优化。

1 关于新媒体概念的介绍

要想利用新媒体技术，首先需要了解什么是新媒体，新媒体概念是相对于传统媒体概念提出的，主要是由于现代化信息技术的发展形成了新的媒体传播载体，比如网络、手机以及数字电视的出现，新媒体的出现颠覆了传统媒体的概念，也是在人群中广泛传播和使用的媒体形式，这些新的媒体形式正在向传统媒体发出挑战，从客户的接受能力和接受速度来看正在快速占领媒体市场，新媒体多数利用数字化技术进行媒体信息的服务，相对于传统媒体技术来讲更容易被年轻人所接受，且对于信息的更新速度更快，传播的速度也是传统媒体无法企及的，新媒体在进行信息的传播时能够以更加丰富的数字信息呈现出来，视频、音频等形象化的信息给予客户更加多元化的感官冲击，在现代化的生活中新媒体已经成为一种不可替代的信息传播途径。

2 高校档案管理在新媒体环境下所面临的机遇和挑战

2.1 新媒体的产生为高校档案管理带来的三大机遇

（1）从传统的媒体形式管理模式向新媒体形式管理模式的转变。传统的媒体以实体经营为主，新媒体则是以人员管理为主。结合现代化的新媒体传播特点，高校的档案管理应该适当的改变传统的档案管理服务模式，以服务广大师生为准。通过将档案管理员和用户同时引入到档案管理服务当中，提升用户在档案管理中的参与度，有助于提高档案管理服务人员的工作积极性，提升档案管理服务水平。

（2）新媒体管理形式的介入使高校档案管理工作更倾向于专业化。以新媒体角度开展高校档案管理工作，充分发挥信息的作用，深度挖掘信息的价值，并做好信息的归类整理工作，在大力提高高校档案信息管理效率的同时，可以在管理中引入先进的信息化管理系统，将新技术和新管理理念相融合，建立高校的档案管理系统，为档案的使用者提供更为优质的服务。

（3）充分利用新媒体的优势，突破传统媒体传播受到空间和时间形成的约束。形成跨地区之间的合作，将高校之间的档案管理工作做好交互，能够为用户提供更加全面而多样化的档案服务，利用网络进行数字化信息的传输，可以提高信息的共享程度，突破地域性的限制，使得信息具有更强的实用性，为高校档案管理工作和科研工作提供信息支持和服务。

2.2 新媒体的产生为高校档案管理带来的挑战

（1）从事档案管理的人员欠缺，管理人员专业能力都待提高。在传统的高校档案管理队伍中，专业的档案管理人员很少，在上层管理者思想上普遍认为从业人员不需要专业化的培训，且越来越多的年轻人不愿意从事档案管理工作，认为这个行业缺少活力，这样就导致高校档案管理队伍人员年龄偏大，从业素质较低，给新媒体的推进带来一定阻碍。

（2）档案管理人员对新媒体的了解不充分，无法推进新媒体在档案管理中的应用。对于传统的高校档案管理人员来讲，多数年龄较大，对于新媒体的了解不多，多数对于新媒体的应用存在排斥心理，这样就无法使新媒体在档案管理工作中高效率融入。

3 如何推进高校档案管理工作的新媒体化进程

首先从领导层应该充分重视高校档案管理工作的重要性，尤其是新媒体技术的应用需要被提到重点工作中。高校是培养人才，开展科研工作的重要机构，领导的支持对于相关工作的开展具有重要的推动作用，通过领导的努力帮助学校的档案管理工作快速形成新媒体信息化管理模式，明确不同岗位职责，从人员和经费上予以支持，并加大新媒体化技术的宣传，让整个高校重视档案管理的新媒体化管理。

最后就是提高新媒体背景下的档案管理人员素质。要想从根本上提高高校档案服务水平，就需要从档案管理人员的素质入手，无论是档案管理人员的专业能力还是档案管理人员的道德水平都需要进一步提升。同时还应该注重档案管理人员的道德水平，档案工作需要充足的耐心，也需要秉公处理档案借阅工作，对于档案的借阅范围需要严格管理，不能马虎。

4 结 语

通过本文上述分析可以看出，高校的档案管理工作在新媒体的发展形势下面临着机遇和挑战，一方面新媒体的优势帮助高校档案利用率提高，交互性提高，另一方面也暴露了现有高校档案管理工作中的问题，这些问题不解决就难以推动新媒体技术在档案管理中的应用。因此需要高校充分重视档案管理工作，引入新技术来推动档案服务水平的提升。

主要参考文献

[1]刘萍.新媒体环境下高校档案管理工作的探析[J].新媒体研究，2015（13）：34-35.

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关键词：公路档案管理；信息化；发展现状；措施

中图分类号：G270 文献标识码：A

一、基本概念及特点

（一）档案管理信息化概念

档案，是对企业、组织、机关甚至是个人进行社会活动的历史记录，通过文字、图像、声音等多种形式进行信息记录和传递，是一种信息承载的形式。

随着市场经济体制的不断发展和持续完善，数字信息化被越来越多的应用到各个行业，大数据时代正悄然来临。而档案管理工作也积极顺应了社会信息化进程，在档案记录与管理保存中，档案管理机构利用科学原理及灵活的运用方法，将传统意义上的纸介质的相关档案建立可信的数据信息，为档案管理提供更好的载体和服务。

（二）公路档案管理信息化特点

1档案资料繁琐，管理难度大。我国的公路发展历史久远，全国各地公路交通网也十分复杂。由于一条交通要道的修建，所要投资和进行的工程量耗大，特别是西南山区等地质条件较为复杂区域，其耗费的工程量是十分巨大的，这就造成了图纸、概算工程、预决算编制等纸质资料繁琐，使得档案管理难度加大，且十分容易出错。

2操作方式仍主要为手工，档案管理效率较低。由于中国地缘辽阔，使得每一公路线路延伸长，点多却十分分散，再加上其人员的流动性强等特点，使得公路档案管理的效率较低，广大用户在查询相关信息时，数据的传输时效性亦较差，甚至很多地区查询资料仍然需要到档案保管室里借阅，造成不必要的时间成本和诸多不便。

二、档案管理信息化建设的现状

（一）管理尚未标准化，缺乏规范性

公路档案管理起步晚，缺乏基础业务办理的相关经验，而管理制度也尚未形成一定标准，在实际操作中，容易造成管理混乱。这使得大部分的档案管理工作在利用数据信息时质量不过硬，很多数据的引用和建立出现错误或者是明显漏洞。由于缺乏规范性管理，也使得各个时期和各个类型的公路档案信息之间兼容性差，在某些关键点上无法衔接与统一，造成重要资料以及关键数据的缺损与流失，这将是公路档案管理信息化建设的一个重大挑战。

（二）管理缺乏系统的数据库信息

所谓数据化信息，其要求的就是对网络数据的搜集、整理与运用的一体化和效率化。从目前我国公路档案管理的现状来看，信息传递不及时，共享仍存在一定难度，其很大原因在于将纸质信息转化成数字化信息的能力不足，造成数据库信息的缺乏。当用户在通过计算机网络进行数据检索时，由于缺乏系统的数据，常常是找不到相应的信息，或者获得相应的信息已超过时效，这些都是很普遍存在的问题。这个问题的存在一部分原因源于硬件设施跟不上，数据存储不及时，但更多的是对数据的搜集、整理以及转化能力差，无法更新和完善档案数据。

（三）管理人员缺乏相应的专业素质

档案管理信息化要求工作人员对数据的转化和掌握要求较高，需要管理人员具有较高的专业水平和足够的知识层面才能胜任。而公路档案管理多年以来，一直存在工作人员流动性大，工作岗位不固定等特点，这使得档案管理工作人员素质良莠不齐，大多数员工缺乏专业素质和职业素养，对数据信息化的工作模式和具体操作流程不熟悉，从而降低了档案管理工作的效率，信息传递不及时，数据库长期得不到更新，造成档案管理信息化建设进程缓慢，成效不显著。而少数管理人员综合素质不突出，缺乏服务意识，主观能动性不强，没有创新精神，使得档案管理信息化硬件等资源被浪费，制约着公路档案管理信息化的建设。

三、档案管理信息化的具体措施

（一）建立健全相关制度规范

无规矩，不成方圆，要想档案管理数字化、信息化，最根本的措施是要建立健全管理制度，从源头上找到“病根子”。严格的管理制度是规范管理行为的根本保证。因此，在档案管理信息化的建设中，建立健全的档案管理制度迫在眉睫。例如，在进行资料交接和保管过程中，建立严格的问责制度，保证人人岗责在身，营造人人守岗、人人在岗的工作氛围，防止关键资料和数据上掉链子等。建立健全的管理制度，更倾向于对执行能力的考核，各公路档案管理机构，应该加强自身管理执行能力建设，切忌有制无度，造成“空谈主义”，使得严格的制度变成一纸废文。只有让管理工作有据可依，才能让工作人员甩开膀子开干，才能调动管理员工的积极性和能动性，在主观上加强自身的创造思维，为公路档案管理信息化的建设贡献出力量。

（二）加强数据库建设的硬件系统，实现数据共享

数据化时代，要求的是网络数据的精确性及快速传递性，这一特性就对进行数据处理及数据搜索的硬件系统有着很高的要求。加强数据库的网络信息建设，淘汰落后的计算机设施，积极营造良好的应用系统环境，增强数据的精确性及传递性，积极实现数据共享。

（三）加强公路服务意识，引进和聘用专业技术人才

公路档案管理人员的专业素质决定档案管理信息化建设的质量。因此注重引进专业人才，培养综合素质强的技术员工，是进行档案管理信息化建设的关键。各级公路档案管理部门应加强落实薪酬制度，首先解决员工的后顾之忧，才能放心踏实的提升自身素质，积极投入到建设中去。对于各级管理层来说，要扭转传统意识，积极营造良好的职业氛围，加强员工的公路服务意识，组织和聘请相关专业技术人员进行培训讲座，让员工从开始熟悉业务流程开始到积极创造新思路为公路档案管理信息化建设做出贡献。

公路档案管理信息化建设对我国公路建设和保养有着重大意义。因此，在顺应市场经济信息化的大趋势下，公路档案管理信息化建设必须从根本出发，在制度和人才引进上转变传统观念，提高服务意识，增强创新能力，从而保证管理效率。

参考文献

[1]徐峰.推进公路信息化建设的对策思考[J].科技资讯，2009（34） .

[2]刘文波.如何加快公路信息化建设的几点思考[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2009（08）.

[3]吴芝芬.网络环境下公路档案信息资源的共建共享设想[J].科技创新导报，2009（14）.

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【关键词】 档案管理 信息化 对策

随着社会的进步，信息化时代的到来，信息资源逐渐进入社会生活的各个领域，成为战略性资源。档案作为一种原生的信息资源，实现其电子化、信息化的管理，对于社会经济的发展有着十分重要的价值。所以，加强档案信息资源的开发利用，推进档案服务体制的创新，形成数字化、信息化管理已经成为迫切客观要求。

1 档案管理信息化的概念和内容

1.1 档案管理信息化的概念

档案管理信息化是指为了实现档案材料由实体保管模式向数字化模式的转变，由国家档案的行政管理部门开展的，以现代技术作支持的信息化资源管理行为，其最基本的特点是服务具有全面性，并有着向集成化、合作化、专业化方向发展的趋势。

1.2 档案管理信息化的主要内容

（1）档案资源技术的信息化：即运用电子计算机的网络传输途径所提供的保存技术以及信息系统的加工技术，将原有档案的各项实体资源转化为数字化、信息化的管理资源，从而实现各项资源的合理分配、社会共享，以便全面实现资源的开发利用的一种信息化形式。（2）档案管理方法的科学化：科学的管理方法作为新形势下档案管理信息化的重要实现途径，旨在利用档案行业客观规律以及社会信息特点实现有组织的、有计划的对档案的控制管理。（3）档案管理人员的素质现代化：管理人员的专业化水平和知识水平，是判断其的素质的重要标准。对于档案的管理，不仅应该有知识渊博的管理人员，还应建立合理的组织结构，实现全面管理。（4）档案服务的社会化：随着电子时代的到来、档案意识的增强以及档案效益的显现，我们不仅需要实现资源全社会共享，还要预见到档案在未来世界的利用情况，比如用户对象明显变化、社会公众和非官方组织对档案利用范围的增大，以及其在经济活动方面的利用将明显上升。

2 新形势下档案管理信息化的对策

2.1 转变管理观念，树立信息化管理理念

在新形势下，转变传统档案信息化建设观念已经成为迫切需求，从现在的发展状况来看要完成观念转变，完成新观念的建立要从以下方面进行努力：第一，管理人员需增强信息化意识，了解档案管理的发展走向，以便为企业发展、社会进步提供更好的服务。第二，大力宣传档案管理信息化，例如提高企业领导对其关注度，让高层管理者进一步了解档案管理信息化的迫切需求，以便针对档案管理的发展做出更科学的决策。最后，为了提高管理和服务效率，为企业谋求最系统、科学、全面的服务，提高数字档案馆建设效率，要不断更新档案管理理念，推进档案管理的现代化水平和信息化程度。

2.2 加强制度建设，规范档案信息化管理

为了认识档案信息化管理的意义及目标，就需要我们完善管理档案信息化的相关制度。对此，可以从宏观角度和具体角度两个方面来看，从宏观上来说，信息化管理的主要目的是，在坚持效益原则、实用原则以及科学管理原则基础上，实现各原则的协调统一，提高管理水平，促进部门稳定、健康的发展。而具体的来说，要将管理工作作为发展重点，提高资源管理服务质量，促进管理机制建设，即增强部门与部门之间独立性，各个管理部门应明确各自职责，还应建立相应制度，以便在日常工作中能够相互制约。

2.3 制定相关法律法规，提供法律保障

为了使信息资源的法律效力得到有效的实现，依法推进档案管理信息化，实现电子资源、数字化档案资源的建设、生成、利用、保管，完成信息化基础设施的构建，信息安全的保障，就必须建立系统的、合理的法律体系，将信息化管理纳入法律保障当中，保证档案资源在信息化建设过程当中的安全、稳妥。

2.4 提高技术水平，实现科学化管理

提高档案的科学化管理主要表现在提高档案管理的信息化技术水平上，而这不仅要注重软件、硬件设备的开发建设，完善信息化档案管理系统的构建和高效率维护，完善路由器、计算机、数据库系统，充分的利用现有设备的各方面优势，并完成新设备的购置，还应该在快速建立信息数据库之后进一步对其进行完善，从而实现信息资源的网络共享和检索。

2.5 打造高素质人才队伍，提供智力支撑

档案管理信息化人才是企业做好档案管理信息化的关键，毕竟信息化档案管理工作是由档案管理信息化人才来执行的。为了给档案管理提供全面的智力、人力支持，需要组建高素质的档案信息化管理人才队伍。在打造高素质人才队伍，必须要以从实际情况出发，建立管理信息化理念，为员工提供各方面技能培训，了解最新形势下的管理模式，实现对信息化管理人才的合理分配。不仅如此，还需要加快对信息化管理人才的吸收，实现团队的专业化，将复合型人才纳入信息化管理团队。

2.6 企业档案管理信息化建设注意原则

企业档案管理信息化建设注意的问题有很多，总体来讲，档案管理信息化建设应该注意以下原则。第一，实用性原则。企业档案管理信息化建设的目的在于促进企业档案管理信息资源的共享，提高企业的社会效益以及经济效益，促进企业档案管理的科学化、有效化。第二，逐步推荐原则。企业档案管理信息化建设并不是一朝一夕所能解决的，它需要企业投入大量的时间以及精力，企业应该抓住档案管理信息化建设大好时机，实现企业管理与档案管理信息化建设同步前进。第三，效益原则。企业进行档案管理信息化建设的主要目的是为了获得更多的利润，一旦进行档案管理信息化建设，企业应该将档案管理信息化建设同企业的短期以及长期效益相结合。第四，全面协调发展。企业档案管理信息化建设并不是孤立的，需要同其他部门其他人员进行相应的合作，必须与企业的信息化建设和经济基础相协调，必须与企业的信息需求相协调， 必须与信息技术发展相协调， 必须与全国信息化工程相协调。

3 结语

在新的社会发展形势下，实现档案信息化管理已经成为迫切需求。而作为一名高素质的信息化管理人才，更应增强现代化、信息化的管理意识，提高自身各方面素质，从而完成我国的档案管理向先进水平迈进，以便进一步适应社会发展需要。

参考文献：

[1]董绍娟.电子信息技术在档案管理中的应用研究[J].东方文化，2011，（22）：235.

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一、文件生命周期理论相关概念的简要评述

首先，就让我们从基本理论层面，对“文件生命周期理论”的相关理论概念进行初步了解。“文件生命周期理论”中的“文件”概念是一种广义概念，较之常规意义的“文件”概念要宽泛得多。“文件生命周期理论”把文件视为“文件的集合体”，认为“档案”（非现行文件）的形成只是广义文件运动的最终结果，一切的文件运动形态，都只是“广义文件运动过程中某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分”[1]。

由此，“文件生命周期理论”以“文件集合体”的形式，合理的维护了文件各阶段的整体统一性，进而将文件运动以整体的形式，跨越了从形成直至销毁或永久保存的各阶段，并且能让管理者以一个完整、清晰的视角，观察、界定文件运动的整体过程。实际上，基于这一完整过程，可以明确文件价值的阶段性变化，以及在广义文件运动过程中文件价值形态与管理形式、保管场所、服务对象之间的对应关系。而在文件价值形态转化的同时，从阶段性的广义文件运动视角出发，可将广义文件依次划分为现行文件、半现行文件与非现行文件。此三种广义文件的划分，同样适用于我国的文件档案运动过程。

二、中西方文档保管机构的差异、我国文档工作的融合以及推动实现文档工作一体化

实际上，我国的文件档案保管机构同国外存在较为明显的差异。这种差异体现在：我国的半现行文件是存放在本单位档案室或档案馆，而国外的半现行文件则送交文件中心保管。实际上，这种差异显著。根据联合国教科文组织对文件中心的定义：文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各不同行政机构的半现行文件进行经济地保管与提供利用，并在这些文件被销毁或移交档案馆之前进行系统处置的保管机构。文件中心是独立于文件形成机关和档案馆的，又处于文件形成机关与档案馆之间的过渡性机构。

显而易见，国外建立的“文件中心”，作为半先行文件的储存、管理机构，及其文件价值鉴定、销毁、移交机构，既节省了文件来源单位的空间、人力、财务资源，又避免了因单位不同，所导致的文件整理标准各异，以及鉴定、销毁程序的不统一、不规范。再者，又提高了文件管理的整体效率，减少了移交过程中不必要的时间浪费，极大的提升了文件管理的科学性、规范性与效益性。

此外，文件中心与形成机关档案室存在显著差异。其一，文件中心有的归属于档案行政管理机构，有的是独立运营的商业机构，而档案室则明确归属于文件形成机关。其二，二者的保管对象存在差异。文件中心保管的对象是半现行文件， 而机关档案室保管的对象包括半现行文件、乃至非现行文件。其三，二者的职能存在明显差异。文件中心承担文件的保管、鉴定以及提供利用的职责， 而机关档案室则主要承担本机关文件的收集、利用和保管工作[2]。

实际上，相较于西方的文件管理中心，我国各机关档案室的文档管理工作，往往存在着文档管理质量良莠不齐、管理效率偏低、执行标准不统一等诸多问题。而要解决这些问题，则必须要明确文件工作、档案工作的统一性和整体性，统一制定与执行文档工作的管理流程与标准规范，并正确处理好两者之间的有效融合和顺畅衔接的问题，以此真正实现我国文件管理与档案管理的一体化，推动我国整体的文档管理工作实现质的跨越。此外，笔者认为，在符合我国文档工作自身需求、特点的基础上，参照西方文件中心的管理模式、功能设置，对我国众多的机关档案室进行有针对性的改造，是解决文档管理工作现存问题的关键一环。具体来讲，就是要科学、合理的调整我国机关内部的档案机构设置与体系，将本机关办公室的文件管理工作与档案室的档案管理工作实现合并，统一文件档案管理工作与职能；联合不同机构部门的档案室，实现共同办公与集中布局，低成本、高效率的实现文件、档案的一体化管理，并制定和执行统一的文件档案管理业务标准与操作规范，做到文档管理的统一、标准与有序。

此外，基于文件生命周期理论的内在要求，参考西方国家的文档工作体制，总体来看，应将我国的机关公务文书处理工作与档案管理工作紧密联系起来，并从业务体制上将两者建立紧密的联系，把文书处理与档案管理融为一体，将档案室工作与档案馆工作紧密结合起来，形成文书处理部门、档案室、档案馆密切相联的一体化业务体制[3]。实际上，基于文件生命周期理论“连续统一”的思想内涵，参考相关西方国家，如法国、意大利、瑞典等国家所建立的集中式档案管理体制及其特点[4]，结合我国档案工作集中、一体化管理的现实情况与发展要求，笔者认为该建议的理由有如下几点：其一 ，“文件生命周期理论”根本上强调的文件运动的整体性，应该体现到文书与档案的一致性上。将文书处理与档案管理融为一体，可以深刻体现文书形成的主观意图，从而更加明确文件档案的长远价值，有利于文件档案价值的鉴定工作的进行以及文件档案潜在价值的挖掘与实现。其二，实现文书处理与档案管理的融合，可以使文书处理工作统一于国家的相关业务标准。并且，在紧密联系文件档案管理部门之间关系的同时，防止了管理衔接上的疏漏与责任推诿，做到协同配合、有的放矢、权责明确。其三，该措施不仅能降低成本、精简机构，而且能提高文书立卷、归档移交的质量与效率，同时保持文件档案管理的连续性与一致性。

基于上述论述，笔者认为，参照西方的文件中心，在保留我国机关部门档案室的同时，对其进行相应的功能改造、体系调整与集中布局，同时将文件形成及处理工作与档案工作在业务上实现有效融合，构建前后衔接、连续统一的文档案管理体制，进而推动落实文档工作一体化。当然，这种模式仍有待于我们在实践中检验与摸索，并使之逐步符合我国文档工作及其一体化管理的现实需要。

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关键词 民营企业 档案管理 发展

一、相关概念与范畴界定

（一）民营企业

在我国法律术语表达中并没有民营企业这一概念，民营企业是改革开放发展以来，我国经济体制改革的一个特有产物。民企的概念主要分成两种：一种观点认为，按照我国公司法规定，根据企业类型可以分为国有企业和民营企业，即不包含国有资产在内的企业都可以称为民营企业。另一种观点认为，民营企业主要是指生产资金、动产和不动产都属于个人。本文认为，民营企业主要是指除国有独资、国有控股以外的其他所有企业。

（二）民营企业档案

民营企业是促进我国社会主义市场快速发展的重要因素。在现代企业制度下，民营企业对档案工作的重视程度也越来越高，这也间接促使民营企业快速发展。企业档案按照分类划分，可以分为以下几种类型：科研档案、产品档案、员工档案、合同档案等类型。在企业发展壮大的过程中，档案就是企业成长的历史，是企业发展的基础。通过建立工作档案，可以将其中蕴含的资源充分挖掘，使民营企业管理日趋完善。

档案是企业管理的基础，真实反映了企业的发展现状，对于维护企业利益具有参考作用，也是企业改革成功的参考依据。作为快速发展的民营企业，更应当认识到档案对民营企业工作的意义。档案工作的目的是为企业生产经营提供保障，从而使企业资源得到最大化的利用，使企业在资源有限的情况下获取最大利润。

二、当代中国民营企业档案管理的优势与劣势

民营企业自诞生以来就具有自身特点，所以民营企业的档案管理工作也具有固有的优点和缺点。

（一）民营企业档案管理的优势

目前，我国经济正在转型，民营企业依靠其灵活的经营方式不断与外部环境相磨合，走出了一条创新发展道路。

民营企业是自主经营的法人单位，在经营过程中具有独立性。因此，民营企业在档案管理时也拥有自。民营企业在进行档案管理时坚持低成本、高效率的原则，这是民营企业与国有大型企业在机构设立时的主要区别。国有大型企业以高标准要求设置档案管理机构，以便更好地进行档案管理；民营企业由于规模有限，根据自身实际情况适当降低管理等级，由企业其他部门兼管档案工作。

（二）民营企业档案管理的劣势

我国民营企业在发展过程中拥有自，国家对民营企业未进行过多干预，所以民营企业具有一定弊端，这种弊端在一定程度上成了民营企业的劣势。

我国民营企业发展较晚，相对于国有企业来说规模还较小。虽然我国的一些民营企业进入世界五百强，但是绝大多数民营企业还存在档案管理问题。例如，一些民营企业不重视档案管理工作，认为档案管理工作无关紧要，没有投入足够人力、物力。很多民营企业都是家族企业，通常使用家族管理办法，管理企业由一家之长决定，任人唯亲的用人制度影响了档案工作的顺利开展。很多民营企业家在创业之时都是凭借冒险和开拓精神，但是缺乏专业知识和长远的发展眼光。在这种情况下，企业家往往被临时的利益所诱惑，忽视企业内部管理和综合能力培养，根本不重视档案管理。

三、民营企业档案管理存在的主要问题

（一）关于民营企业管理者重视程度的问题

第一，对档案管理意义认识不深刻。在我国，民营企业主要依靠灵活自主的经营模式和高度集中的权力体制进行运作。绝大多数民营企业的领导者不仅是企业决策者，同时还兼顾企业的部分管理工作。因此，他们对档案管理的重视和了解程度直接影响着民营企业档案管理质量。很多民营企业员工只有在领导重视档案管理工作之后才会加强档案管理工作，然后将档案管理工作纳入企业整体规划，与企业日常生产经营同步进行。

很多民营企业领导者往往只重视短期利益，没有看到档案管理的长期效果，认为企业档案管理无关紧要。在现实生活中常常出现以下情况：很多企业认同档案管理的重要性，但是在具体落实时却一直没有得到实施。在民营企业进行档案管理的过程中，民营企业档案管理工作者应当认识到自己工作的重要性，需要由肤浅认识向深刻认识转变，并影响企业领导，共同形成档案管理工作非常重要的意识。

第二，档案管理的资金投入不充足。在民营企业档案管理工作中，经费投入不足又是另一种表现。企业始终将获取利润作为使命，管理投入与企业收益比是企业管理者首先考虑的问题。现在，许多民营企业档案管理工作不能给企业带来效益，许多民营企业因为资金不足，对档案工作也存在心有余而力不足的客观情况。许多民营企业在分配资金时，常常将资金投入生产经营环节而忽视了长远利益投资，如档案管理投资。

（二）关于民营企业档案管理人员问题

民营企业常常追求利益最大化，要求以最小成本换取最大利润。在这种理论影响下，民营企业工作者常常在人员配置方面力求达到兼顾的效果，使工作人员身兼多职，工作量非常巨大而且业务非常繁杂。管理档案的工作人员常常也身兼数职，难免会造成顾此失彼的现象，使档案管理工作不能够落实到位。而且档案管理工作者往往缺乏档案管理专业知识，面对日益增多的资料缺乏装订整理等基础技能，使得民营企业档案管理杂乱无章。

另外，民营企业工作人员流动性大，每年新招聘员工占绝大多数，职工在入职、离职前都可能存在档案调动现象。同时，档案管理工作者如果调出本企业，往往不能与接任者对接工作，致使民营企业档案管理工作问题百出。

四、做好民营企业档案管理工作的几点建议

（一）档案人员职业技能的培养

随着民营企业不断发展壮大，企业发展越来越离不开档案管理，档案管理又要求企业管理人员提升专业素质。企业档案管理人员具有良好的专业素质必须从源头抓起，在招聘上必须选择专业对口或者接受过专业教育的人员。在民营企业档案管理过程中，我们不仅需要加强立卷工作，还需要加强对档案的利用和开发工作，充分发挥企业档案的作用，为企业效益添砖加瓦。例如，企业可以专门聘任对档案管理具有实践经验的管理者，这样可以提升企业档案管理工作的效率。

（二）员工业绩与档案工作挂钩列入考核指标

在绩效工作管理体系中加入档案工作，可以提升职工的工作积极性，充分挖掘职工工作潜能。在档案管理工作中，要坚持谁主管、谁负责的原则，将档案管理工作分解到各个部门，由部门专门人员对档案进行管理。与此同时，还应加强分工，使档案管理工作有专人管理。

（三）提高民营企业档案管理人员的职权

在民营企业机构设置中，档案管理部门常常处于边缘地位，职权不如财政部门和人事部门，因此容易受到企业管理者的忽视。在实际工作中，管理者常常会遇到很多困难，影响档案工作。因此，企业应当提升档案管理部门的地位。各部门负责人都需要接受档案知识培训，加深对档案管理重要性的认识，熟悉档案管理的基本流程，e极配合档案管理工作者的工作。

（作者单位为云南省农业科学院农业经济与信息研究所）

参考文献

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关键词：计算机技术 档案管理

1 计算机管理档案的优势

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

因此，为了实现档案管理不同文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强档案管理综合应用计算机技术的研究，购买文档管理一体化系统软件，进行档案管理的综合化管理。

2 档案原件的准备工作

从现有的技术条件和需求出发，电子计算机在档案工作中的应用，主要是编目和检索两个方面。要实现这两方面的应用，必须首先对档案文件进行预处理，它包括：

2.1 依据档案文件或案卷的内部特征和外部特征，将其中具有检索意义的各个信息摘出，制成档案的二次文献卡，它是文件中有用信息的集合。这样一个对文件或案卷的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程称作著录。著录是信息输入计算机的前提。目前，全文存贮，有赖于高密度的存贮介质，如光盘、缩微胶片等，在这些存贮技术尚不能应用之前，必须首先将档案文件加工处理成二次文献，输入计算机，实现非全文的线索检索。著录质量的高低，直接影响到检索结果的好坏。

2.2 通过对档案原文的审读和分析，确定文件的主题内容，并用规范化的主题词，将其主题内容表达出来。这样一个用主题词来标识文件或案卷的主题内容的过程称为主题标引。

档案检索的全过程包括档案信息的存贮和检索两个方面。档案信息的存贮指编制检索工具和建立检索系统；档案检索指利用这些检索工具和检索系统来查找所需的档案。当存贮档案信息时，档案标引人员要把档案文件的主题内容分析出来，使之形成代表文件主题的概念，并选择主题词，把这个概念标识出来。然后，纳入检索工具和检索系统。当检索档案时，档案检索人员也应首先对检索的课题进行主题分析，把它所涉及的检索范围确定下来，使之形成若干能代表检索目的的概念，并把这些概念转换成主题词。随后，从检索工具和检索系统中查找正是用该主题词标引的档案文件，从而找到利用者所需的档案文件。由此可见，主题词是沟通存贮和检索这些两个过程以及标引人员和检索人员双方思想的桥梁。

对档案文件进行主题标引，必须依据统一的档案主题标引规则进行，它是个需要花费大量劳动、付出很多时间的工程。因此，必须在引进计算机前着手这方面工作，否则，计算机将因等待输入数据而无法顺利运行。

3 专业技术人才的准备

面对计算机二次开发的艰巨任务，我们必须拥有雄厚的技术力量，必须拥有既懂档案管理业务，又通计算机专业的“两栖人才”。目前，有不少企业把整个档案计算机的应用工作，从系统设计到系统实现，从数据输入到提供利用全都交给计算机研究部门去办，其结果很可能是档案与计算机衔接松弛，系统缺乏实用性。退一步说，即便系统是成功的，仍然有一个维护和使用的问题。档案人员如果自己不懂计算机，那么计算机的应用就永远是个零。因此，必须首先作好档案部门计算机专业人才的准备，它包括： 转贴于

3.1 应用软件人员的准备 档案管理应选择有一定数字和逻辑思维能力的工作人员，进行计算机原理及应用软件方面的培训。使他们学会计算机高级语言，学会操作和使用机器，学会设计和上机实现一个完整的系统，能够把应用系统或与计算机专业人员接零的任务知识很好地衔接。

3.2 主题标引人员的准备 档案管理应选择有一定语言文字能力的档案工作者，学习和研究档案主题标引的方法和原则，使他们懂得主题标引的基本原理，了解主题词的性质和选词原则，学会使用汉语主题词表，学会依据档案主题标引规则，正确分析主题内容，正确选择主题词标识，学会如何进行主题词的组配，学会特殊情况的特殊处理等。通过学习，能够胜任档案主题标引和参与汉语主题词表管理的工作。

3.3 全体档案工作者，无论领导还是具体工作人员，都应积极进行计算机扫盲

档案工作者是信息工作者，在当今的信息社会中不懂信息的现代化处理，必定寸步难行。因此，应当通过举办各种讲座、分期分批培训以及通过自学等多种形式，提高计算机应用的水平和能力，适应档案管理新形势的需要。

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关键词：办公自动化环境 医院 档案管理 存在问题 改善建议

中图分类号：R 197 文献标识码：A

医院档案一方面记录了医院的发展历程、发展轨迹、发展中的重大事件，另一方面还保存着大量的医疗科技成果，是医院医疗工作以及医疗工作研究者的重要参考数据，故医院档案对于医院发展举足轻重。鉴于此，医院应做好档案管理工作，充分发挥档案管理的重要作用。毋庸置疑，随着医疗卫生体制的改革和科学技术的发展，医院档案管理数字化趋势愈加明显，这就意味着档案管理工作即将或正在向着自动化、电子化、现代化的方向发展。因此，在办公自动化环境下，改进与完善医院档案管理工作十分必要。

一、办公自动化概念与优势

（一）概念

所谓办公自动化，即利用计算机网络、计算机技术设备等实现网络信息与办公室工作的对接，做到办公信息的自动传输、自动发送、自动接收以及自动存储等流程，以此来加快信息流动，确保信息稳定性、安全性、精准性与可靠性的一种现代科学的办公状态。实现医院档案管理办公自动化，有利于克服传统档案管理模式的弊端，提升档案管理工作质量，最大限度增强档案信息的有效性。

（二）优势

在医院档案管理中，办公自动化优势显著：第一，精准迅速。办公自动化能促使各部门对各类档案信息进行及时、迅速的有效录入，并克服人工档案管理“速度慢，误差大”的缺陷，使档案管理时效性与精准性更强。也就是说，办公自动化不仅使档案信息的录入系统化、自动化与科学化，更使信息查询显得及时、高效。第二，较高的资源共享性。办公自动化能利用电子互联网建立资源共享中心，强化了医院各部门的沟通与交流，提升了医院的档案资源利用率，更有利于各部门的工作效率的提高。第三，办公自动化使医院档案信息存储方式更加灵活。在办公自动化环境下，医院档案信息存储由纸质逐渐过渡到电子存储，记录形式也由单纯的文字形式拓展为文字、图像、表格、视频等多种记录存储形式，存储效果更为直观，保存时间更久，价值更高。

二、办公自动化环境下医院档案管理面临的问题

（一）电子存储文件的保密性遭受质疑

网络技术的迅猛发展一定程度上也推动了盗密技术的发展，这使得电子存储文件的保密性遭受严重质疑。在办公自动化环境中，医院电子档案经常存在被篡改、被盗用的迹象，这极大削减了电子档案信息的可靠性，不利于电子档案作用的充分发挥。电子文件虽易于保存，但毕竟没有统一、固定的形式，故其较纸质档案更容易修改与盗取，这是医院电子化档案管理目前面临的一个重要难题。例如，电子病历涉及到医疗安全与患者隐私，如果保密工作不够，产生的后果将十分严重。

（二）医院档案管理缺乏规范统一的标准

医院档案管理的办公自动化虽然给员工工作带来了诸多便利之处，但同时也衍生出很多问题。这些问题的产生很大程度上是由于档案管理缺乏规范、系统的管理标准。例如，随着办公自动化的发展，很多员工对重要的档案信息进行了电子存档，但是却忽略了纸质原稿的保存。再如，在用打印机打印材料，传真机传输与接收材料过程中，忽视原底稿，将复印件作为底稿存档的现象很常见。也就是说，办公自动化后，医院电子化档案管理实施方面缺乏健全、统一的标准，不利于档案管理效率的提升。

（三）n案管理人员的综合素质有待提升

在办公自动化环境下，医院档案管理的技术方法、原则、标准等与原本手工档案管理存在很大差距，这对档案管理员工的综合素质提出了更高的要求。一些老员工思想观念、技术手段等依然停留于纸质管理阶段，如知识面窄、信息技术水平低、对数据信息通讯知之甚少等等，不能胜任目前电子档案管理工作。从当下来看，员工只有具备现代电子档案管理相关知识，并灵活运用计算机网络信息技术，成为信息技术水平高、管理能力强、档案知识丰富的专业复合型人才才能适应医院档案管理工作需求。

（四）档案管理办公自动化水平低，问题多

随着医院医疗水平的提升，很多医院走向了档案管理自动化、现代化与信息化道路。但纵观当下医院档案管理办公自动化现状，水平低、问题多成为档案管理面临的新困境。这主要表现在医院档案管理办公自动化资金投入少、软件开发能力弱以及软件使用水平低等。由于部分软件开发商缺乏软件开发经验，技术水平不够，其开发出来的软件系统质量不高，无法满足当前档案管理的现代化工作。例如，一些软件系统的实用性太差，不能满足用户需求；还有一些软件无法实现电子文件运转与电子档案管理的一体化，这大大减低了档案管理效率。

三、办公自动化环境下提升医院档案管理质量的建议

（一）医院应加强网络监管，降低网络安全隐患

在办公自动化环境中，维护电子档案管理的安全性，尽可能排除一切网络安全隐患，提高电子档案信息的客观、真实性显得尤为重要。这就要求，医院要强化网络安全系统建设，建立一个完整、系统、安全、可靠的信息化电子档案网络系统。具体来说，医院可以通过加密网络信息系统、使用防火墙、设置权限等方式减低网络安全隐患，还档案管理一个宁静、真实的外在环境。例如，在档案管理工作中，为了防止因人为恶意修改而造成重要文档信息被破坏、丢失或盗用等，工作人员可以对重要文档进行加密处理，或者进行权限设置，将不符合查询与阅览文档的人排除在外，减少安全隐患。除此之外，医院更要强化网络监督。网络监督的方式多种多样，医院要选择适合自身的方式强化网络监督。例如，可以对系统网页进行设置，当不法分子访问网页时进行适度的拦截。

（二）医院档案管理要做到统一标准、规范管理

为提升医院电子档案管理效率，医院档案管理必须做到统一标准、规范管理。具体来说，可从以下三方面着手：第一，文书管理与电子档案管理要做到统一标准。文书管理与档案管理分属于不同的管理部门，文书部门负责文档前期工作，而档案部门负责文档接收、规整、管理等后期工作，但二者在管理上要规范体制，统一标准，这样才能使二者相互配合，相互协调，共同服务于医院管理工作开展。第二，制定规范、统一的档案管理业务流程进行标准。办公自动化环境中，医院档案管理必须要有严格、规范统一的管理流程与标准，以此来引导工作人员规范进行，提高电子档案管理效率。第三，统一技术操作标准。电子档案管理与纸质档案管理不同，需要有统一的技术操作标准。例如，在流程设计时，应采用兼容性强、性能相对较好的系统，并对相关的技术标准（数据接口标准、数据安全标准、数据转化标准等）进行规范化处理。

（三）强化对工作人员的培训，提升其综合素质

近年来，我国医疗卫生事业呈现出蓬勃发展的趋势，与此同时，各式各样的新技术、新内容正广泛应用于医院档案管理中，这对档案管理人员的综合素质提出了严峻的挑战。因此，针对当前档案管理人员素质低的现象，医院应强化对工作人员的培训工作，循序渐进提升其综合素质。具体来说，医院应做到以下两点：首先，把好档案管理人才招聘关。人才招聘是医院进行档案人才管理的第一步，招聘人员要严格依照招聘流程，挑选理论扎实、经验丰富、信息技术水平高的优秀人才充实档案管理人才队伍。在招聘中，要禁止“裙带关系”，做到“任人唯贤”。其次，要强化对新人与老人的培训。要对新人做入职前培训，使其尽快上手，轻松投入工作。对于在职员工的培训要更加倾向于对现代档案管理知识的渗透，如档案信息化管理手段，电子档案管理注意事项等，全面提升其综合素质。

（四）完善医院电子档案系统，提高信息化水平

完善的电子档案管理系统对医院档案管理办公自动化水平的提升具有重要的促进意义。鉴于此，医院必须完善电子档案系统，提高档案管理的信息化水平。首先，医院要对办公自动化系统进行深入研究。对办公自动化系统进行深入、全面、广泛的研究是提升办公自动化水平的第一步，有了研究做基础，办公自动化系统的运用、升级、更新便显得游刃有余、得心应手了。其次，医院要加大资金投入，开发兼容性强、性价比高的办公系统，使该办公系统不仅能满足客户需求，又能实现文件转运、文件管理等的一体化，最大限度提升办公系统运行效率，推动电子档案管理质量的提升。最后，医院可建立专门的电子档案管理信息化系统，为医院各部门搭建信息化档案资源共享平台，提升档案信息的利用率。

综上所述，在办公自动化环境下进行医院档案管理工作的开展是一项繁琐复杂、循序渐进的系统工程，不可一蹴而就。医院要强化对档案管理信息化的重视，并加大资金投入，完善硬件建设；建立统一规范的医院档案管理标准等，为办公自动化提供良好的外在条件。与此同时，医院档案管理人员也要不断提升自身综合素质，以扎实的基础知R、较高的工作技能以及良好的工作状态投入医院档案的信息化管理中，真正提高医院档案管理工作的质量与效率。

参考文献：

[1] 梁惠志. 办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J]. 办公室业务，2014（23）：190.

[2] 汪亚琼. 办公自动化环境下医院档案管理探讨[J]. 办公室业务，2015（02）：74.

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一、知识服务的概念

知识管理是一项具有创新性的管理方法，其是社会不断发展的产物，在应用的过程中，需要先在组织内部建立有效的管理机制，可以挖掘员工潜力，通过对员工的培训，可以使其掌握新的知识，从而提高工作的效率。知识服务是知识管理的重要内容，其强调对知识的创新，可以提高企业的竞争力，可以培养出更多具有创新意识的高素质人才。在信息大爆炸的时代背景下，员工必须做好知识的补给，要不断的学习新知识，还要提高创造力。知识服务可以实现人与信息的结合，可以对传统的管理理念进行创新，有助于提高企业管理的水平。知识服务需要建立相关服务体系，要实现信息的共享，还要做好知识的宣传工作，使员工积累更多知识，企业可以建立知识库，将信息资料集中在一起。在知识管理的模式下，要提供信息增值服务，要围绕知识管理提高服务的水平。

二、知识服务在档案管理中的实现

知识服务对档案管理水平的提升有着促进作用，在当前信息时代下，档案馆的管理者需要做好培训工作，还提高服务管理水平，还要提高档案文件的利用价值，管理人员需要做好文件价值的鉴定工作，还要加强对档案的整理与分类，做好检索设置工作，这样才能节约档案查找的时间。在很多现代化的档案馆中，都采用的是后管理模式，这对电子文件的管理有着极大的适用性，可以发挥出档案机构的职能。加强知识服务，可以提高社会的档案意识，可以保证档案收集的全面性，还可以增加档案利用的价值。强化人们的知识服务意识，可以促进档案事业更好的发展，下面笔者对知识服务在档案管理中的实现进行简单的介绍。

1、档案知识服务理念的确立

知识服务首先是一种理念，一种认识和组织服务的观念。与传统信息服务相比较，知识服务的目标不再是基于文献物理获取和传递的服务，而是以信息知识的搜寻、组织、分析、重组的知识和能力为基础，根据用户的问题和环境融入用户解决问题的过程中，并能提供能够有效支持的信息增值服务。因此，档案管理与服务的目标应以此为主，而不仅仅是基于馆藏占有、劳务服务等来体现档案管理的价值。这样一种理念的确立，会使档案工作者重新审视自己的立身之本。

2、档案信息服务机制的创新

档案在信息化和市场经济的大环境下，必然以满足社会需求为宗旨。社会对档案显性知识和隐性知识的双重需求，使得档案信息服务的机制应在新环境下有新的发展，其中，档案信息咨询机构、文件中心和档案事务所等商业化服务机构的产生与发展即是应运而生的产物，它丰富了档案信息服务机制的内容，更好地发挥了档案信息与知识的作用，这是档案管理机制与体制在市场经济环境下的改革与创新。特别是档案咨询业的发展，已经由一般信息的处理过渡到利用可以辨别信息并做出取舍的能力来帮助社会组织以及个人的层次，这是档案信息服务更深层次的变革。

3、档案知识服务模式的新发展

首先，档案知识服务将是基于专业化和个人化的服务，而不是“批发性”的服务，它需要档案工作人员针对具体用户的具体需要和过程提供服务，这种服务要求纵向上全程跟踪。其次，应注重网络环境下的信息服务方式的转变，网络服务的特点体现在内容上实行增值服务，包括编制档案网络资源导引工具，能为用户提供专业分类导引和对传统的档案信息服务产品增加新的附加值，即“从提供相关信息到提供答案”的重要转变，这需要档案人员具备利用“信息解决方案”来满足用户需求的能力。它要求我们不仅掌握有关的信息技术，更要研究用户的信息需求，学习应用信息解决问题的方法，针对查询问题的具体要求和特点来解决实际问题。这正是知识服务的要求，是档案信息服务新的发展方向。

4、融入新的事业合作圈

知识管理的重要特点就是在协作系统中求得管理增值与创新，因为知识只有在整合、流动与应用中才可能增值，它需要打破更多的门户和专业壁垒，需要前所未有的协作精神，才能共享彼此的知识，这一点在电子文件管理中尤为突出。因此，档案工作此时将不再是档案部门独家经营和档案人员独善其身的行为了，而必须融入新的合作圈：

①档案部门将离不开信息技术专家的指导和帮助。档案管理系统的开发、维护、使用甚至增值都离不开信息技术人员，只有将档案人员的功能需求和技术人员的开发有机结合起来，才能达到系统的良性运转；

②档案部门将更需要与法律专家、安全专家的合作，事实上电子文件管理过程中的一些诸如知识产权问题、证据问题以及隐私权问题等等都远非档案部门一家所能担当；

③与网络信息服务商（ISP）的合作，将是档案信息知识服务的又一生长点。目前我国ISP有100多家，大部分从事的是接入服务和提供检索功能，多数站点没有自己的较大型的数据库，更不能提供深层次的信息服务，因而发展后劲不足；

④档案部门与其它信息源的合作与融合。在网络时代，利用者关心的将是如何迅速准确的获取信息，而不是信息的来源，信息共享是根本趋势，也是知识共享的基础和前提。可以预料，不仅档案馆室之间需要信息资源的协调共享，而且档案馆、图书馆和其他信息资源中心为避免信息资源管理中的重复和浪费，也会连为一体，组成一种基于通信网络之上的国家信息系统。

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一、电子档案管理的基本特征

随着电子技术的迅猛发展和推广，档案工作产生了由纸质到光电介质载体的飞跃，从而给档案的纸质管理带来新的机遇与挑战。电子档案是一个新概念，全新的档案形式，是一种新形式、新内容、新载体的档案。如果说档案电子化、多媒体档案只是档案物理载体的量变，而电子档案管理则是从内容、形式到手段的质变。相对于传统的纸质或多媒体而言，电子档案具有鲜明的特征。主要是：

1.实体的虚拟化。电子档案是存储在计算机或者网络中的，看不见摸不着。电子档案海量信息，使得未来的数字档案存储只能是分布式存储的。

2.档案中各项内容集合性较高。文本、图片、音频、视频等融于一体，甚至通过超文本链接、跨库关联等方式扩展相关内容，并且可以多角度的展示。

3.易于编辑、管理、传输等。所需要投入的大量编辑、邮寄、通讯、复印、打字、装订等费用都节省下来，直接降低了成本。

4.交互性强、投资成本低。电子档案的形式是在线的、实时的、网络化的，使得用户之间可以十分便利地沟通。

基于电子档案管理的上述优点，随着经济及电子信息技术的发展，电子档案管理已逐渐成为档案管理领域中最为重要的一种表现形式。企事业单位、高等院校、社会机构甚至个人都可能产生大量的电子档案。电子档案属于档案学领域，涉及到一定的信息安全，目前还没有一个强制性的电子档案管理行业标准，并且电子档案的管理还存在一些问题，亟需不断深入研究和解决。

二、现有的电子档案管理方案

电子档案现有的安全管理措施包括载体管理、硬拷贝管理、电子拷贝管理和“双套制”管理等多种措施，各种措施都具备各自的特点，优缺点并存，具体分析如下。

1.载体管理。载体管理是指从电子档案载体制作材料的质量和载体物理性安全两个途径实现安全保护的。制作材料包括磁盘、光盘、输入输出设备等，都极大的影响档案获取人对信息的收集、保存、整理、修改、调取等活动。因此载体保护就是电子档案最底层的保护措施。

2.硬拷贝管理。硬拷贝管理是指在纸质保管时，将电子档案材料进行删除。这种保护措施利大于弊，不复合档案管理学发展的趋势。

3.电子拷贝管理。电子拷贝管理是指脱机媒体措施包括载体保护、硬拷贝保护、电子拷贝保护和“双套制”保护等多种措施，各种措施都具备各自的特点，优缺点并存。

4.载体管理。载体管理主要是指从电子档案载体制作材料的质量和载体物理性安全两个途径实现安全保护的。制作材料包括磁盘、光档案资料，制作磁带、光盘、磁盘等载体的档案备份并存在档案库中的一种保护机制。此方法具有较多优越性，但是对备份载体存放环境要求较高，管理风险较大。

5.“双套制”管理。以硬拷贝和电子拷贝双重备份方式，形成两种介质备份档案的“双套制”管理方式。该方案安全性较高，但是存在人力、物力、资金成本高，纸质版本档案不具备数据相关性和证据性等特征，不能很好反映档案内部数据之间的关联性。

三、电子档案管理存在的问题

上面介绍了现有的多种电子档案管理措施，都能起到很好的管理作用，并从专业技术的角度，探讨了各种方案的优缺点。但我国电子档案管理领域在管理制度、管理理念、管理风格上，存在着非系统性、盲目性、被动性、缺乏制度性和低效率性等问题，严重制约着档案管理工作的发展。

电子档案管理是一项系统工程，要求对各个环节进行有序的、相关的综合管理。但是在现实管理过程中，不管是内部因素还是外部因素、不管是体制原因还是人为原因，都使得电子档案管理出现“头痛医头脚痛医脚”的现象，说明我国部分机构还没有建立起电子档案管理的系统论、科学性理念。

管理的盲目性表现在“人云亦云”，现有管理没有了解档案管理基本特点、没有针对性、没有深究性，只是简单跟风，不能很好地控制管理风险。这和很多工作者的观念、技术以及其所在岗位整体素质有一定的关系。有的部门相关人员对电子档案管理知识掌握较少，没（下转第16页）（上接第12页）有相关的安全保护意识，工作处于被动状态，没有很好的主观保护意识，这就为风险的来临提供了机会。另外部分行业缺乏相关档案管理制度和标准，在管理实施过程中，会出现因为缺乏制度和执行标准，而导致电子档案不能受到很好的保护。

传统管理措施还具有低效率性。表现在，由于保护成本高，使得风险的控制成本相应较高，从而造成人力、物力、财力等的巨大投入，从而得不到相关部门的重视和支持，使得效率性很低。