电子档案管理方式范文

导语：如何才能写好一篇电子档案管理方式，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】房地产 档案 信息技术 现代化管理

目前，在房地产管理部门中，由于房屋产权产籍档案的管理方式相对滞后，因而积压了大量历史信息需要录入。要将这些信息在第一时间内全部录入管理系统并且不能产生误差，需要大量的时间和大量的人力、物力、财力来完成。如何利用现代化手段， 加强房地产档案数字化建设，实现房地产档案管理的新突破，已成为当前房地产档案管理工作的重要课题。利用计算机对房地产档案信息进行管理，具有检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等优点。这些优点能够极大地提高房地产档案管理的效率，也是房地产管理科学化、标准化、规范化的一个重要条件。

一、确定适用标准

信息技术标准化是实现信息交换和资源共享的根本保证。在数字化建设中，必须建立好相应的技术标准、管理标准和工作标准， 最终建立起一个标准化的数字化利用平台，实现档案数字化管理。随着我国房地产市场的迅速发展，房地产交易量日渐增长，交易事项日渐增多，交易手续日渐周密，交易管理日渐规范。进而，档案工作任务更加繁重，工作要求更加具体。而且这项工作不仅涉及到单位的自身管理问题，更关系到国家和人民群众的财产安全与切身利益。这就要求房地产交易管理部门从多方面对房地产档案进行科学的、多元化的管理。、严格日常工作管理。如建立严格的库房管理制度，每天记录档案室温湿度，定期进行安全检查，尤其是逢节假日更加重视检查，并做好安全检查记录。库房管理科学，库内有档案资料存放示意图，档案柜架排放规范，库内清洁卫生，无火灾、水淹事故，无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象。建立规范的全宗卷、详细的档案移交接收、借阅登记、鉴定销毁记录，做到档案进馆详细无误，借有凭还有据。利用现代化设备资源，实现各种音像、图片、资料电子化管理。

二、建设高质量的档案信息数据库

房地产档案管理主要包括两个方面内容： 档案原件及档案数据的管理。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。实现业务管理新突破。房产档案虽不是商品，但却是珍贵的信息资源，房地产档案保存了大量基础资料，并担负着采集、管理与提供房产信息的责任。可是从业务上看，房地产信息管理具有量大、复杂、更新快、用途广的特点，适应这一特点，就必须注意强化业务手段，努力实现业务管理新突破，进一步完善产权产籍信息化建设。完善“数字房产”框架，构建和完善权属登记发证系统、产籍档案管理系统、抵押登记管理系统、房屋产权平面数字控制系统，彻底改变传统的产权产籍管理模式，不断创新管理手段。档案原件作为房地产档案的原始资料有着不可替代的功能， 它是档案数据的来源。房地产档案管理要实行全方位、多元化的服务模式， 房地产档案网站作为一种纽带和桥梁， 是实现这一多元化服务的有效手段。我们应充分利用这一点， 为利用者提供一个交流平台。一方面我们可将房产档案中的建筑面积、房屋坐落以及平面图等无条件公布在网上， 对于有条件利用资料的各级用户可根据自身的用户级别查询相关的房产档案。另一方面，利用者可将自身的相关新问题留在网页上， 房地产档案管理人员可以及时了解适用者的需求，解答新问题，搞好服务， 方便群众。加强档案目录数据库建设。

我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入保存，档案的电子化。

三、重视人员素质的提高

档案人员是连接档案和利用者的桥梁和纽带， 档案人员的素质直接影响到档案的利用在社会公众心目中的形象。应着手档案信息化人才的培养从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥功能，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。

四、要突出服务理念

就现代管理科学而言， 房地产市场管理同时也是一种服务， 是一种由我们管理部门提供给社会层面的服务。当前， 社会层面越来越需要更为全面、便捷、自主的房地产市场信息服务， 也越来越渴望通过房地产市场管理信息系统来获取房地产咨询服务和房地产政策指导， 因此， 我们只有及时、主动、积极地向新型管理服务职能转变， 才能够顺应社会的呼唤、满足公众的需求。房地产市场的信息化建设同样需要。强化服务规范：一是明确服务方向，努力为城市建设和管理服务，为保障房地产权人合法权益服务。对利用工作中出现的新情况、新特点不断改进利用方式、服务手段，以适应新形势的需求。二是了解客观需要，化被动为主动，取得利用者满意的效果。三是利用产权档案的特点和规律，对整个所有权登记情况进行统计分析，改进各项业务工作，促进产权档案管理水平的提高。四是处理好利用和保密的关系，发挥产权档案的作用。在做好提供利用的同时，广泛接受社会各界监督，使产权档案的记载更加准确。四、强化责任意识。在全面落实社会服务承诺制的基础上，规范服务程序考核、职业道德教育；进一步完善工作制度、办事程序，及时调整和改进服务方式，全面、系统的规范服务工作程序要求，抓好工作检查和督查。

五、要着力强化系统的协作效能

在房地产市场的信息化建设中， 需要从全社会的角度去熟悉和把握市场信息。一是要制定统一的技术规范，包括业务分类、数据分项、数据定义等技术规范和格式，为各相关业务部门、各相关业务系统今后进一步实现信息资源共享奠定技术基础；二是要在系统中尽量延伸和拓宽市场数据的采集面， 并规划和设计出必要的数字化实现途径；尽可能多地实现各关联机构、协作部门业务数据的采集、转换，促使更多的业务内容转换成房地产市场所需要和必备的业务信息流；三是要实现系统间的数据交互，新的系统必须支持系统间、部门间数据资源交互和传递， 实现同类业务信息的一致和共享。四、实现数字化管理。数字化使档案的编排效率、检索速度和准确程度有明显的提高。随着社会经济的发展，对档案原件的损坏问题越来越突出。把房产档案资料扫描录入计算机，不仅可以解决利用与保护的矛盾，还提高了档案的完整性和安全性。数字化有利于规范房屋产权产籍管理，提高办事效率。电子档案中的查封，抵押等限制性信息加强了对房产交易和登记发证等工作的控制功能，有效降低了房产发证工作的失误率。同时，电子档案与产权管理系统的网络连接，大大减少房产办证的时间。数字化方便了人民群众，有利于和谐社会的发展。房产档案实行数字化后，可以把公示性信息放在互联网上，方便群众查阅。同时，合理化的建设和要求可以及时反馈回来，有利于房产档案管理水平和服务水平的提高。

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1 电子档案管理与传统档案管理的区别

电子档案管理，就是通过计算机等手段来记录文件内容并且保存管理。记录过程简单易操作，不会用到笔墨等办公用品，并通过网络进行永久保存。与传统的档案管理方式相比，电子档案管理有如下特点：

1.1 在时间上

电子档案管理和纸质档案管理存在着一定的差异，体现在采用电子档案管理的方式可以做到在记录的同时归档，或者在一定的时间和范围内，在满足档案管理部门要求的情况下，可以通过网络把文件发送给管理的机构并进行归档，这一点，可以节省送档案，打印档案等不必要的时间，为人们的工作生活提供了很多便利。传统的纸质档案管理方式略显麻烦，它需要提前设定计划或者安排时间，以便相关部门把文件资料集中归档，并且需要特定部门进行回收和处理。这一过程既浪费时间，又浪费人力物力。

1.2 在方式上

二者的归档方式具有一些差异。电子档案的管理，需要掌握一定的信息技术操作的能力，并且会操作相关的软件。操作过程为：工作人员通过相关的管理软件，在各个档案上粘贴标签，每一份档案都有单独的编号，以便归档。这样的过程操作起来比较繁琐。而纸质档案管理比较简单，开证明就可以办理。

1.3 在存储方面

电子存储方式和纸质的管理方式也存在差异。电子档案是在计算机或者网络上存储，但计算机或者网络易出现故障，或者电子数据会出现纰漏，不利于档案的保存。因此，现在的电子档案管理有所改进，一般情况下要进行备份，还要对文件的具体格式进行转换，操作完成后才进行统一的保存。而传统的纸质档案管理只需要保存好纸质的资料，使之不受损坏即可，但是对环境的要求会比较高，需要干燥安全的环境，因此更加困难。

1.4 在管理的方法方面

电子档案管理的方式比较复杂，需要对待管理的档案进行分类，并需要对资料进行编目，在接受文件的第一时间，工作人员需要给每一份档案一个唯一的编号，同时还有给出相应的类别号、档案号、文件号，以便在使用时能够方便查找。这样，在查找使用时，就可以通过专业的检索工具进行电脑检索。

1.5 在查询使用方面

电子档案管理和传统的档案管理也存在一定的差异。电子档案管理可以在计算机上操作，无需固定地点和时间，但需要注册用户的个人信息，在使用时通过个人帐号和密码才能够登陆查询或使用所需档案文件。而传统的档案管理则需要向相关部门进行申请，并且有工作人员帮忙查找才能使用档案，这个过程效率比较低，浪费时间。

2 电子档案管理的优点和缺点

2.1 电子档案管理的优点

用计算机或网络进行电子档案管理这种方式，最大的优点就是可以大大提高工作效率，无论是在保存方式上，还是在查询使用方面，都节省了宝贵的时间，尤其是在传输方面，电子档案管理通过网络进行传输，省去了打印，发送等步骤，节省了时间，同时省去了不必要的花费，现如今随着专业管理软件的开发和不断完善，使电子档案的管理变得更加方便和规范。

采取计算机信息技术这种形式进行档案管理，不仅提高效率，也对环境保护作出了一些贡献。首先就是采用网络的形式进行档案管理，节省了纸张，这一点不仅节省了资金，同时也减少了对树木的砍伐，保护了树木和环境，其次是这种方式可以减少笔墨和办公用品的使用，再一次节省开支，避免了不必要的浪费。

2.2 电子档案管理的缺点

使用这种方式进行档案管理，除了以上我们例举的几个优点之外，还存在着一些不足，主要有以下几点：

1.立法不够完善，虽然我国法律部门已经制定了一些关于档案管理方面的法律章程，但不健全的法律实施环境也给电子档案管理带来了许多挑战，受法律保护范围不够明确，法律实施困难，破坏性大等问题仍然存在，这需要我们在此领域进行进一步的研究和完善。

2.计算机等电子信息技术的不安全性也给电子档案管理带来了不安全性，这体现在计算机易出现漏洞或中毒的情况，一旦计算机发生硬盘损坏现象则不利于档案的保存。因此，这需要我们在技术上进一步的完善，我们需要加强电子备份，运用云技术等新兴技术手段进行保存，并且还要通过加设密码，定期清理消毒，安装杀毒软件等方式进行维护。

3.用于管理电子档案的存储设备容易发生过期、老化或亟待更新等问题，长时间保存或许会出现无法读取等严重后果。这就需要相关的工作人员定期维修更新，并且备份保存。

4.对于工作人员的技能要求较高，因为电子档案管理需要工作人员具有熟练的操作技能，这就需要工作人员有专业的技术储备以及长期的工作经验。因此需要长期锻炼或进行技术培训。

3 可采取的措施

（1）根据电子档案的存储特点和方式，进行科学的计划安排，确定传输时间，并在年内进行信息汇总处理，及时增加新的信息。

（2）由于电子档案的信息处理都是通过计算机等设备完成的，所以应招募合格的信息操作人员，并及时进行培训。

（3）保管时应注意环境条件，电子档案的保存需要适度的环境，保存档案的设备需要防尘，防磁，防划。工作人员也应对存储设备维修更新技术有一定的了解，以便能够及时处理设备的突发状况，保证档案的安全。

（4）健全电子档案查询使用的相关制度，设立实名制，并进行权限限制，确保使用者通过身份进行实名登陆，以确保档案的安全。

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关键字：医院档案管理； 创新； 发展

一、传统医院档案管理模式概述

1.1、传统医院档案管理的方式

传统医院档案管理主要是纸质档案，医院专门设置档案室进行存放。医院每天的人流量是超大的，而且要求每个就诊的患者都要登记个人信息，特别是重症患者。从最初的检查到后期的治疗，整个过程当中使用的信息表格就更多。档案管理人员通常按照一定的规则将档案分类。这时还要求有干燥的专门的档案室来存放档案，这就要求定期的打扫和管理。总而言之，传统的档案管理是纸质档案的人力管理方式。

1.2、传统档案管理中存在的问题

传统档案管理的管理难度较大，无法保证档案私人信息的安全性，主要是因为他存在一下的不足之处：（1）纸质档案保存难度高。和现在兴起的电子档案不同，纸质档案在长久的空气和潮湿环境下，会出现字迹模糊不清和纸张腐烂的情况，这会导致很多重要档案损坏。（2）人力管理的不确定性大。档案管理人员的个人疏忽或者是未预料到的情况常常会使档案丢失或者患者私人信息泄漏。（3）成本高。传统档案不仅需要专门的干燥的空间用来储存档案，还要在适当的时期销毁已经发到信息保留期限的档案。从前期的档案表格设计到后期的管理和销毁。整个过程都会消耗很多人力、物力以及财力。高成本的管理工作带给医院的压力也比较多。

二、档案管理的创新发展

2.1、档案管理方式的转变

传统的档案管理方式已经不符合现代社会的发展要求，因而只有快速转变管理方式，才能在社会竞争中继续前行。现代医院档案管理主要是电子化的档案管理模式。随着计算机的逐渐普及和发展，电子化管理已经成为一种趋势，医院只有转变管理方式，迎合时代需求，才能走的更远。电子化管理模式是现代医院档案管理的创新和发展。

2.2、电子化管理的特点

电子化的档案管理具有以下特点：（1）信息保存的持久性。和传统的电子档案管理方式不同，电子档案管理是将所有的患者信息录入电脑，用电子格式存档。这样的存档方式不再像传统的贮存方式一样会受到周围环境的影响。因而更具有持久性。（2）信息保存的安全性。传统档案管理是人力的管理方式，一般医院为了节省支出，所以对于档案管理工作的人员配置也不是很多。这就导致在日常的工作中很多档案会丢失或者是被人蓄意偷窃。这样的弊端在很大程度上威胁着患者的隐私安全，也影响着医院的可信度。电子化的管理模式可以在计算机上设定访问权限，这样就可以保证权利范围以外的人是没有办法获得信息的，从而保证了信息的安全性。（3）信息保存成本低。电子化管理一般只需要一至两位专门的信息登记员就可以了，不需要专门的档案存放室，也不需要更多的管理维护人员以及不必要的其他支出，节省了医院的成本支出。（4）电子化管理的高效率。电子化管理模式无论是从信息的录入、管理还是从信息的查找和审查都是十分方便的。这在一定在程度上节省了时间，提高了工作的效率。

2.3、医院电子化档案管理的意义

电子化管理是现代医院档案管理的新型模式，从根本上提高了管理水平，也是对其他行业的管理理念的一个引导。档案电子化管理从根本上解决了传统档案管理当中存在的很多的问题，改善了医院档案管理中的弊端问题，为医院的改革做出了重大的贡献。同时，作为档案管理中的创新发展，也取得了巨大的成果。总而言之，电子化管理是一种从落后到先进的蜕变，是一种生产管理的发展。

2.4、电子化档案管理存在的问题及处理方法

尽管电子化档案管理对于现代医院档案管理工作来说是一次巨大的飞跃，但是因为现代技术发展的不完善，常常会出现以下的问题：（1）系统崩盘问题。电脑有时候会出现系统崩盘的情况，在这种情况下，保存在电脑当中的数据就会消失，这是一个很让人头疼的问题。因而，为了解决这样的麻烦，在记录数据的同时要做好数据备份的工作，以防止这类问题的出现。另外，还要做定期的电脑检查，及时修正电脑存在的问题。（2）黑客入侵问题。很多医院的网络都会受到黑客入侵，从而使得越来越多的客户信息流向大众。黑客入侵是属于电脑程序设置问题，因而要定期请专业的技术维修人员维护网络健全。

三、医院档案管理创新与发展的展望

从传统的人力管理到现在的电子化管理，医院档案管理实现了巨大的飞跃。可见，创新发展对于一个企业机构的巨大影响。电子管理的技术还在不断地探索发展当中，很多存在的问题也正在被一一解决，未来的电子化管理将呈现更加完善的管理模式。同时从根本上变革现代的管理模式，推进市场的发展。

参考文献：

[1] 杨洋. 医院档案管理的改革与创新[J]. 中国新技术新产品. 2011（08）

[2] 徐斌. 浅析医院档案管理工作的现状与对策[J]. 经营管理者. 2011（01）

[3] 马欣. 浅谈医院档案科学化管理[J]. 现代经济信息. 2010（24）

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关键词：档案管理；数字化；信息化；方式

引言

档案是一种客观的历史记录，随着社会科学的不断发展，档案管理的方式与技术也随之不断进步，建立规范化、标准化档案管理现代模式已经成为各个单位档案管理的重要内容。档案数字化管理相比传统管理而言，是一个新生事物，档案信息化建设促使档案管理模式发生了转变，将原本以保管、利用为主的档案转向为数字化储存与服务为重心，从而使档案管理更具有规范化、标准化、社会化。

1档案数字化管理的重要意义

档案数字化管理是信息时代的产物，其促进了现代管理技术的应用，提高了工作效率，对管理者知识结构与队伍结构具有优化作用，同时对原有的纸质档案进行了有效保护，改变了档案利用的方式。数字化管理是对计算机的利用来整理档案，一是利用计算机模拟人工立卷时可以智能排序，二是避免了人工立卷中的文件遗漏三是可以降低人工立卷归档时的工作量，提高了工作效率。其次，档案数字化管理要求档案管理人员具有更加专业的知识，掌握计算机信息管理技能，培养一批既懂档案管理，又能熟练操作计算机网络技术的专门人才，从整体上促进了管理者的综合素质的提高。此外，通过档案数字化管理方式可以对许多历史悠久的档案进行妥善保管，如采用计算机扫描将历史文献上传，进行数字化处理，将原本保留，副本利用，以此避免长期翻阅造成档案破损。

2档案数字化管理方式的利弊

档案数字化管理方式具有信息管理数字化、资源管理虚拟化、信息资源管理职能化，以及用户使用更为方便等优点。但是，实现数字化档案管理也有一定的局限性，例如电子档案如果没有“原稿”会难以确定法律地位；在数据传输过程中容易泄露；对计算机硬件与软件系统的依赖性较大；电子档案缺少个人字迹特征，一旦篡改，无法识别；电子档案的记录缺乏长期稳定性等。对此，可以看出不能过于依赖档案数字化管理方式，必须根据各个单位的实际情况采用档案数字化管理，才能真正发挥档案数字化管理的作用。

3档案数字化管理的方式

3．1加强对电子档案的鉴定：为了对档案的价值进行鉴别，在对档案进行归档前，首先要鉴定电子文件，以确定对这些电子文件的保管期限，从而也可以对一些没有保存价值的电子文件删除，予以销毁。电子文件自动鉴定的方法主要是通过制定电子文件保管期限表来实施，在电子档案管理系统的设计阶段，就应该开始对保管期限表进行制定，能否有效的实现自动鉴定最主要就是取决于电子文件保管期限表的制作质量，通过系统自动运用保管期限表可以避免审阅全部文件的低效率工作。因此，提高电子文件保管期限表的应用效率是非常重要的，根据本单位的实际情况，将生成的文件与保管期限表条款相对照，让文件可以进入正常的处理流程。此外，电子文件保管期限表应做的详细、具体，以便补充新的电子文件。

3．2完善电子文件著录：为了可以形成完整的电子文件著录工作，可以分为归档前文件级著录、案卷级著录与归档后案卷级以上著录等。对此，就必须在文件形成前考虑到著录的信息与收集。自档案数字化管理系统设计初期，设计人员就必须要完成档案部门所设计的著录单，之后才能进行下一步设计。此外，为了可以使档案数字化管理更加标准化，档案管理人员应根据单位需要将著录项目统一编制表格软件，确保档案管理工作与系统设计工作可以相互合作。

3．3加强对电子档案的维护：由于档案数字化管理是信息时代的新产物，数字化形态使日常维护的难度加大，档案数字化对于计算机系统的依赖性很高，不仅要使电子文件的载体得以保存，还要确保可以保存完整的读取环境。因此，必须要加强对电子文件的维护，控制好环境的温度、湿度及防尘工作，确保载体无恙。其次，还应加强对电子文件信息的保护与保管，重要的数据与程序应做好备份，一套封存，一套供查阅。对于加密的电子文件应解密后进行拷贝。制定严格的档案管理制度，明确管理责任。

3．4提高电子档案安全管理：除了要加强对电子档案的维护工作，最主要的是确保档案数据库的安全，加强系统管理，实行身份认证来保护电子档案的安全。在电子档案的使用中进行授权管理，注意防毒查杀，树立“预防为主，防治结合”的观念，以提高电子档案的可靠性，为实现单位各部门资源共享奠定数字信息基础。

结束语：

综合上述，档案是否能实现现代化管理，直接关系到各个单位的生产、经营与发展的命脉，必须要改变传统的档案管理模式，跟上时代的步伐，加快档案信息化建设，才能发挥档案管理在各个单位管理中的作用。对此，在档案信息化、数字化建设中，必须要充分加强数字化管理方式，加大档案信息化建设的投入，提高电子档案信息化管理与安全管理，并根据本单位的需要给予档案数字化管理正确的定位，从而真正发挥档案数字化管理的作用。

参考文献

［1］林华．信息时代如何做好档案管理工作［J］．科技信息．2010（21）

［2］林卫华．信息时代的档案管理及安全性考虑［J］．科技资讯．2009（35）

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[关键词]信息时代;科技档案;现代化管理

科技档案是保存备查的直接记录和反映科技、生产活动的科技文件，是科学技术档案的简称。科技档案是人类在科学技术活动中形成的，在国家建设中起着重要的作用，是国家生产力发展水平的重要代表。而随着时代进步和信息技术的发展，传统档案管理方式已经逐渐不适用载体和形式越来越多样化的科技档案，科技档案管理的现代化已经迫在眉睫。

一、传统科技档案管理存在的问题及其原因

传统科技档案管理存在着各种误区和缺陷，而这些现象又是由于多种原因所引起的。如：人们在科技档案管理方面存在观念误区，档案工作者自身技能方面的短缺，档案工作人员素质方面的不足，管理方式方法的问题。多媒体计算发展为科技档案的管理提供了很大的便利，但是同时也造成了科技档案载体的多样化。以上种种主观客观的原因都阻碍了知识的传播和科技档案的利用，而为了解决这一问题，我们必须实现科技档案的现代化管理。

二、实现传统科技档案管理现代化的途径

在实现科技档案管理现代化之前，我们应该知道什么是档案管理现代化。档案管理现代化是运用现代管理学原理，采用现代先进管理技术和设施，通过档案管理手段现代化、科学化、标准化，实现档案基础工作、储藏保护、提供利用等，进而提高工作质量和工作效率，更好地为国家建设服务。而如何实现档案管理现代化则应该从多方面进行。

首先，改变观念。这里改变观念的受体不只是档案工作人员，还包括公司领导以及整个社会成员的档案意识。领导是公司的决策者，只有领导有了档案管理现代化的观念，公司才能在经济上对档案管理工作进行投入，才能让档案工作人员参与业务培训并最终提高档案工作的素质;才能引进先进的档案管理工具和管理理念，适用于现代复杂档案的管理;才能提高档案工作人员的待遇，提高其工作的积极性，终促进档案管理的现代化。档案工作不受重视现在已经是一种社会现象，而造成这种现象的根源在于社会成员没有良好的档案意识。提高社会成员的档案意识也是实现档案管理现代化不可或缺的一部分。只有在得到了社会的支持和关注之后，科技档案管理现代化才能真正得到社会的支持和帮助，同时也能更好为社会建设服务。使全社会充分认识到科技档案的作用，为科技档案管理现代化解决某些问题。改变档案工作人员的观念就是要提升他们对档案管理现代化的认同，让他们充分了解档案管理现代化的优势，了解档案管理现代化的理念，并且在自己工作过程中坚持这些理念，中而不是日复一日抄录登记保管入库。

其次，培养现代化档案管理人才。科技档案档案管理人员综合素质的提高，是现代化管理中不容忽视的问题。档案人才是知识管理人才，信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案工作者的劳动是知识性劳动。档案管理人员的素质包括知识素质和业务素质，知识素质主要是指档案工作人员的学历、知识的深度和广度等，业务素质主要包括现代社会中应具备的职业技能，如计算机水平、组织协调能力等。科技档案工作人员要树立“终身教育”的观念，不断深化专业知识。同时还要不断学习与档案事业相关的学科知识，建立起合理的知识结构。当前，档案现代化管理的主要内容和核心就是计算机技术的运用，即档案计算机管理。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须学会利用现代化档案管理手段――档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，否则难以胜任计算机时代的档案管理工作。档案工作人员必须掌握现代化信息技术，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护。我们只有通过不断地学习、培训，不断地加强自身的科学文化教育，努力提高自己的综合素质特别是科技素质，才能满足现代化档案管理工作的需要，使档案管理工作能够顺利进行，科学地管理好现代档案。

再次，采用现代的科技档案管理方式和方法。随着计算机的普及，越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境中，电子文件的形成，使档案载体形态发生很大变化，出现了电子材料、磁性材料、光电材料、光学材料等载体。无论是以感光材料为载体的档案，还是以电磁材料为载体的档案，它们都与纸质档案有着显著不同，传统的档案管理手段已不能适应对新型载体的管理。电子文件具有易修改性和拷贝性，使用传统管理方法已经不能保证科技档案的真实性和完整性;现代化档案管理中，由于许多文件都需要通过网络传输，网络安全问题、在传输的过程中及存档后的保密问题也是传统管理方式无法解决的问题;纸质科技档案数量大、种类繁多，利用传统手工方式输入数据库困难;新载体科技档案又缺乏国家统一标准，传统管理方式在这里是一片空白。这一切都要求文件材料的形成、收集、整理、编目、鉴定、保管、检索等环节都需要用新的管理方法，即现代化的档案管理方法。

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一、电子档案的两种管理手段

电子档案的管理手段目前主要有两种：其一是在OA系统中包含档案管理的功能，将所有的档案全部统一在OA系统中；其二是采用专业的档案管理系统，并将两者做无缝的链接，已达到文档一体化和规范的档案管理水平。

在国内，第一种情况基本上已经处于淘汰的地步，主要因为：

第一，在OA中包含的档案管理功能实用性比较差，而且不能根据档案业务管理的发展进行持续的升级；第二，OA中包含的档案管理对一般的文书档案管理尚能满足，但若包含企业所产生的其他档案(如图纸、声像等)，OA中的档案管理系统将不能胜任；第三，OA平台一般都采用将文件存储于数据库中的方式，这样便于文件流转的控制，但是带来的负面效果是数据库因此而变得很大，随着档案数量的日积月累很快数据库就会出现不能支持系统的情况；第四，由于OA专业软件公司的主要开发文件的流转过程，对于科技档案不熟，如果要做的话，OA专业软件公司就必须花很大的精力去了解各种需求，通常情况下，OA专业软件公司不会花这么大的力气去做这样的功能。类似的情况也同样出现在PDM软件供应商，PDM的软件供应商只做图纸的档案管理。

由于上述原因，目前电子文件的主流管理方式都是采用OA系统和档案管理系统二者相结合的方式。

二、档案管理系统与OA系统的实施顺序

但是企业在信息化建设过程中应该先上档案管理系统还是先上OA系统呢?或者是两者同时上呢?笔者认为，档案管理系统应该提前于OA系统建成。

首先，对于大多数企业而言，两个系统完全可以分开实施，待OA系统运行稳定之后在进行两个系统之间的接口工作。大多数企业的档案类型都多种多样――既有固定的文书档案，也有会计类、科技类档案资料，对于规模稍大的企业来讲，每年的实物档案(荣誉档案)也是非常重要的档案资料之一，都需要进行系统的管理。而OA系统中产生的档案仅仅只限于文书档案，如果档案管理一定要等到OA系统建成之后再进行考虑的话，就等于是所有其他类型的档案的电子化进程都要等着文书档案的前期电子化进程完成之后再进行，无意中浪费了时间成本。

其次，文书档案的管理在各种档案类型的管理中是比较简单的档案类型，从传统纸质档案管理转化为电子档案管理时相对容易，尤其是国家档案局颁布文书档案管理新规则后，用软件对文书档案进行管理更加简单易行。但是其他类型档案的数字化过程就不是这么容易的事情了，众多的档案类型中，归档与收集管理最复杂的当数科技档案，科技档案与企业的生产与经营息息相关(贸易型企业除外)，通常包含企业的核心技术，是企业中最受重视的档案类型。科技档案的信息化收集来源广泛，主要来源于企业的PDM系统和ERP系统，在具体整理时，还将细分为基建档案、设备档案、产品档案等。鉴于其广泛的来源和诸多的类型，在一个大企业的内部(如各个分厂之间)传统的纸质科技档案的管理方式都有可能不同，如果将其全部统一规范起来进行数字化的管理将更是一个比较漫长的过程。

所以，一套灵活的电子档案管理系统可以帮助我们在规范与整理上进行统一的要求，企业档案数字化管理的重中之重在于全套档案管理方式与规范尽量与数字化档案管理系统相结合或接近。只有档案管理系统建成之后，结合系统逐步进行各种档案数据格式的统一、档案分类整理的统一、档案移交的统一，才能真正做到档案信息化的网络应用。

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关键词：科技档案管理；规范化；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-01-00-01

就目前而言，档案管理工作还存在很多改进的方面，例如：服务对象少，服务内容单一等，因此，想要在档案管理的工作中解决这些问题，就必须紧跟时代的步伐，不断寻求创新的管理方式，只有通过不断创新，才能够使得档案管理工作的效率得到提升。

一、档案管理工作创新的重要意义

创新是事物发展的根本动力，没有创新就没有进步，因此无论在任何领域，创新都是保持事物与时俱进，兴旺发达的根本方法。在档案管理的工作中，创新的重要意义更是不言而喻。在当前，社会迅速发展，信息资源更加丰富，这些外在的条件都为档案管理工作带来了新的挑战，因此，档案管理工作者应当认识到当前创新档案管理工作的重要意义，在管理工作中不断寻求创新的工作方式，只有这样才能够保持档案管理工作的高效性，体现档案管理工作的服务性，并且与时俱进，保持档案管理工作的活力，体现档案管理工作的价值和意义所在。

二、档案管理创新的方式

（一）在管理方式上进行创新

当前档案的管理方式已经不能很好地满足社会的需要，产生了一定的问题，需要及时进行创新并加以改进，就目前的档案管理状况来说，大部分的档案馆虽然能够对各种方面的资料进行收藏，但当前社会的需求和查阅者的需求越来越多样化，在这样的情况下我们还是能够看到档案馆收藏资料的丰富程度，以及管理方式方面还存在一些不足。因此，针对这一问题，档案管理者不仅需要对档案馆的收藏内容进行不断的丰富和扩充，提升档案馆资源的持有量，同时还应当针对不同群体的不同需要，有重点，有针对性的收集一些使用的资料。除此之外，档案管理的工作上还应当不断进行管理方式的创新，不断优化档案管理的组织性以及规范化，从而方便用户的查阅，也方便档案管理工作的进行。除此之外，在当前，随着经济的发展，电子信息技术也得到了巨大的进步，电子信息技术应用在档案管理方面能够十分有效的提升档案管理的工作效率，也能够方便用户的查阅，在传统的档案管理工作中，档案管理工作主要是依托纸质档案以及人力管理来进行的，而电子信息管理系统能够顺应社会信息化的发展趋势，可以储存电子档案以及声像档案，为用户带来方便的同时也大大减轻了档案管理工作人员的工作量，提高了工作效率，保证了服务的质量。因此，在档案管理工作的创新方面，应当积极引进先进的电子信息管理技术，建立档案的电子信息管理系统，并且要对档案管理人员加强这种新技术的使用方法的培训，让相关的管理人员都能够熟练地掌握和使用电子信息管理系统，从而保证服务质量的提升。

（二）管理观念上的创新

思想意识对人的行为有着指导的作用，因此在思想意识和观念方面进行改进，就能够帮助和促成行为的转变。而在档案馆管理的创新方面，首先应当做好的就是创新思想认识的建立。在进行档案管理创新的过程中，创新观念始终能够起到指导作用，并且能够在不断的创新实践过程中产生新的创新思想，从而进一步促进档案管理工作与创新工作的发展。在当前，档案管理工作者应当顺应社会的发展趋势以及用户的个性化需求来进行管理方式上的创新和改进，将档案管理的信息化，知识化，服务化作为当前档案管理工作创新的重点所在。要不断对过去传统的管理观念进行改进，将重收藏轻使用，轻服务的管理理念进行改变。在当前的档案管理工作中，应当时刻注重提升管理的效率，改变传统的档案管理思想，从而更好地将档案管理工作做好，帮助档案管理工作更好的适应社会的发展要求，更好地发挥档案管理的价值。

（三）不断提高档案管理人员的素质

档案管理工作的创新从某种程度上来说也是一种围绕着管理人员进行的创新，管理人员在档案管理创新工作中扮演着极为重要的角色，与此同时，档案管理工作的创新也能够帮助管理人员自身得到更好的发展。作为档案管理工作人员，首先应当对档案管理工作有着正确的认识，应当明确档案管理工作的重要意义以及工作的性质和目标。档案管理工作人员应当认识到档案管理工作是一项为社会服务的重要工作，也是为社会提供服务的一种方式，因此在工作的过程中应当做到爱岗敬业，尽职尽责，树立良好的服务意识。除此之外，为了更好地进行档案管理工作，应当对档案管理工作人员进行专业的培训，提高管理人员的专业素质，帮助档案管理工作人员熟练地掌握电子信息管理技术，并且掌握各种创新的工作方式。作为档案管理工作人员，较好的专业素质和职业素养是当前档案管理工作发展对档案管理工作人员提出的新要求，在过去的档案管理工作中，往往由于管理者的不够重视，而导致档案管理人员的专业技能以及文化素养较低，并且也在工作中无法提高工作效率，因此，想要对这样的管理状况进行创新，就需要从工作人员的专业知识以及职业道德培训做起。

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关键词：水利档案；管理方式；转变

1 利档案管理方式转变的必要性研究

一般以纸质为主要载体的水利档案在现代信息化的社会中有许多局限性，纸质的档案信息容量较小，查阅费时费力，这不仅使得水利工作效率低下，更给档案管理工作带来诸多不便。所以，实现水利档案管理从传统向现代方式的转变具有很大的必要性，这是发展水利事业的时代化要求。

1.1 档案管理方式的转变为水利事业现代化提供重要保障

水利档案是对水利事业起步与发展、出现的问题及解决方案的记载，几乎记录了一切关于水利事业的活动，其数据量大、涉及方面广，参考性强，实践性强等特点无不体现着对水利发展的重要作用。当水利工程遇到问题时，可以查阅档案的解决方案再结合现实情况来解决。也为水利事业的发展提供经验与教训。

现代化的先进技术使得水利档案的载体形式发生了变化，趋于多元化。现在越来越要求水利档案公开化，现代化的管理方式使满足这种需求成为可能。同时也丰富了水利档案信息公开的方式，除了书报等传统的方式外，还能用电视、手机、网络等现代技术来传播。

在现代信息化的社会中，水利档案管理量越来越大，空间存放限制性很大，因此需要转变传统的管理方式，促进水利事业的现代化进程。将纸质的档案管理方式向电子档案管理方向发展，这样可以保证保存质量，提高工作效率，提高检索速度，为水利事业的现代化发展提供方便。

1.2 档案管理方式的转变符合水利档案工作发展的需要

就水利档案资源来说，记录和保存数据也应是很重要的事业。对档案的管理对水利事业的发展有很重要的影响。例如近几年内陆地区实现对水利资源有效利用的成功案例说明了水利事业新的发展。正是这样，档案资源管理也需有新的转变。如在检索方面，若一页一页翻资料则会费时费力，对水利工程造成影响。无论怎么讲，水利档案管理方式转变为现代化的方式，是其自身发展的需要，符合水利档案工作的发展要求。

因此，促进水利档案管理向现代化方式转变成为重中之重同时也是非常紧要的工作。计算机等先进的技术应用于水利建设档案管理方面会更好地促进水利事业的发展。这种技术也为转变水利档案管理方式奠定坚实的基础，为促进自身的发展提供了行之有效的办法。

2 水利档案管理方式转变的基础条件及限制因素研究

2.1 水利档案管理从传统向现代方式转变的基础条件

首先是法律的保证。我国是法制国家，对水利档案管理方式从传统向现代转变的方面要进行法律的保护，针对现代化的管理方法进行立法，因为传统方式所依赖的法律不能适应现代的管理方式。所以要健全法律法规，对水利档案管理工作给予法律保护。

其次，要有技术措施。在转变管理方式，实现现代化管理方面，不仅要改变外部环境，更需要加强技术措施工作。过硬的技术基础才能更好地运用现代化的管理方式，并且积极地促进水利事业的发展。

2.2水利档案管理从传统向现代方式转变的限制因素

计算机网络技术不断发展，水利档案管理引用该技术并得到较好发展。然而，在水利档案管理方式向现代化转变的过程中存在着一些限制性的因素。

首先，一些水利档案从业人员没能正确认识到档案管理的重要性，认为档案管理对水利建设的发展没有太大作用，不会造成很多影响。因此在转变水利档案管理方式上重视程度不够。

其次，水利档案内容复杂，而施工时间长等因素又使得具体信息转换为档案的过程漫长而复杂。这对管理方式的改革也具有限制性。

另外，一些基层水利档案从业者习惯用传统的管理方式，不习惯用计算机来整合。而且在电子存档技术方面存有缺陷，使得原始数据存有质疑，这也制约了管理方式的转变。

3 水利档案管理向现代方式转变的途径

3.1 建立坚实的理论基础

随着经济政治体制的改革，水利档案管理工作也随着有了相应的改变。对于我国的水利档案管理，应该积极探索相关的理论知识，建立一套完整全面的水利档案管理理论体系，为管理工作奠定坚实的理论基础。总结之前的工作经验，吸取教训，以便于有效而正确地开展新时期的档案工作。把以往的工作经验提升到理性的认识中来，并进行系统化的处理。从而实现对实践的指导作用。

水利档案管理学是国家档案的重要组成部分之一，分属于档案学的一个分支。所以，积极探索水利档案管理的理论，是转变管理方式的重要措施，同时也是促进我国档案工作研究的重要方面。坚实的理论是促进水利档案管理从传统向现代方式的基础，是促进管理工作有效开展的保证。

3.2 制定标准化的管理

标准化的管理是从国家部门的角度来设置的，是对某项重复的工作进行概念化的规定，以统一的操作标准，这样有利于是活动开展更有秩序。在水利档案工作的标准化当中，筛选出管理时用到的技术手段和管理提纲，对实践操作和实施的规范与标准进行修改和完善，使之成为一整套标准化的方法，以此来改善档案管理工作，提高工作水平和效率。制定标准化的管理是促进水利档案管理从传统向现代化转变的客观要求。

实现管理的标准化是水利档案工作的有效手段，水利档案管理采用现代化方式则需用最新的科技和标准化的管理来进行，以此来提高效率、完善经验、加强管理。相反，若没有一套行之有效的标准化管理体系，从业人员各做各的，那么必将会造成水利档案管理混乱的局面，现代化的管理进程也不会得到发展。

3.3 共享水利档案资源

从现在的实际情况中可以知道，水利档案资源被部分部门垄断，每个地区都完全垄断自身资料，很少与它地进行交流。而这样的情况造成各个地区水利发展不平衡，更阻碍了我国整体水利事业的发展进程。

水利档案资源的共享与管理方式的转变是相辅相成的。共享资源、加强交流、积累经验促进了现代化管理方式的发展。另一方面，现代化的水利档案管理方式，利用信息化手段使得资源共享成为现实。这样不仅促进各地的交流，又有效地解决了水利事业现代化发展过程中的一些问题，提高了档案管理的效率和质量。这样，任何人可以通过网络技术在任何时间都可以检索到所需要的水利信息，是现代化水利档案管理的重要体现。

4 结束语

水利档案管理工作是水利事业的一个重要方面，实现水利档案管理从传统向现代方式的转变具有非常重要的意义，也是现代化的水利事业发展的需要。近些年，我国在档案管理工作方面取得了较大成果，但并未完全实现档案管理方式向现代化管理的过渡。若要完成这一过渡则需要与本地区的实际情况相结合，这样才能更加科学而有效地向现代化的管理方式转变，避免棘手问题的出现。总之，实现水利档案管理从传统向现代方式的转变势在必行。

参考文献

[1]魏颖，郭雅.谈水利档案管理工作的现代化[J].兰台内外.2011（03）.

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【关键词】办公自动化 档案管理 应用

随着我国信息化的不断加强，档案管理已从过去管理的文书档案不断发展为当前的综合档案，计算机及信息数字技术推动了办公自动化的普及，办公自动化给档案管理带来巨大的便利，我们可以随时进行调用的重要资源。因此，解决目前档案管理方面的问题，实现合理、有效的办公自动化管理，已成为当前档案工作的重要部分。

1 传统的档案管理存在的问题

传统的档案管理的保存工作不容易做好，造成档案资料容易出现不同程度的遗失、由于多数文件档案需要长期保存，为了改善文件存储的环境，避免可能造成档案纸张受潮、虫蚀或火灾等灾害，相关单位每年都需要投入大量的文档保管费用。此外，由于认为翻阅而产生资料和信息的遗失现象也市场发生，这会给相关单位带来不同程度的损失。此外，由于档案需要反复查阅，有需要时还有带出查阅场所，这样就存在元件受损或者遗失的可能性，影响了档案保管与利用管理工作的顺利进行。传统的档案管理方式存储档案的数量极其有限，而当今社会由于科技和文化的迅速发展，档案的种类和数量也在不断增加，涉及的方面也很广，当信息大量、频繁的产生时，则会使归档工作难度加大，是管理工作的效率极大地降低。根据传统档案管理存在的上述问题，我们可以清楚的看到传统的档案管理方式已不适合当今的情况，我们需要对传统的管理方式进行改革，实行档案管理的办公自动化，这样才能更好的做好档案管理工作。

2 办公自动化对档案管理的影响

2.1 对档案工作的规范化标准化要求更高

办公自动化的应用要求档案工作必须做到规范化及标准化，只有规范的档案信息才能用电脑处理，才能在公共网络上实现交流与共享。所以，档案管理的各项基础工作必须实行标准化。

2.2 有助于实现文件与档案管理一体化

办公自动化中文件处理和档案管理直观地表现为一个连续的过程。例如，在电视台所有的公文都需办公室处理，当办公室接到贡文化，除了要在电脑上对其特征进行著录，利用数据库编制检索工具还要对文件内容和主体进行分类确定其内容特征标识，完成标引过程。这就是文档一体、随办随归的档案综合管理。这种管理模式极大地降低了档案管理工作者的劳动强度，简化了工作程序，提高了工作效率和质量。

2.3 对档案保管条件要求更高

办公自动化对档案管理和保管环境有很高的要求。机读档案对保管环境的温度要求在20士2℃，对相对湿度的要求在50士5%；此外，归档的磁盘需要写保护措施，磁盘按编号顺序竖放到专门的载体上，使用时，不能用手直接触摸磁盘的处，也不能弯折磁盘、用硬笔在保护套上划写，以防止机械损伤。

2.4 对管理人员的素质要求更高

办公自动化要求档案管理人员不断提高自身素质及科学文化水平才能胜任本职工作。档案管理人员凭借原有的管理和保护知识是管理不好新型载体档案的，只要及时更新自己的知识体系，学习新知识、掌握新技术，了解和熟悉新设备的工作原理、特点、功能使用芳芳，提供自身的管理水平与业务能力，才能适应现代管理工作和科学技术发展的需求。

3 办公自动化往档案管理中的应用

3.1 电子档案的收集工作

在办公自动化中，电子档案管理过程的前端必须延伸到系统设计阶段，这就要求相关档案部门积极参与档案管理的办公自动化的开发中，以功能合理的文件管理管好电子文件。

3.2 电子档案的整理工作

电子文件的整理是指根据有关原则和方法，把收集积累的电子文件进行分类处理。具体到某一单位，首先，此单位各部门的文书人员根据纸质档案的归档范围将需要归档的电子文件进行分类、划分保管期限；然后，定期归入档案库及档案数据库的文件，档案人员可以随时检查文书人员所做的分类和保管期限是否正确，并及时作出更正，并在年终进行计算机辅助组卷，之后系统会自动生成各种检索目录，这样不仅完成了电子档案的整理工作，也形成了各种检索目录。

3.3 电子档案的保管工作

电子文件的特征不同于纸质文件，任何做好保护和维护工作，使其安全可靠并长期处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。

3.3.1 要保证电子档案载体物理上的安全

通常情况下，电子档案以脱机的方式存储到一定介质中，此时需要创设一个适宜其保护的环境，比如温湿度的控制；并保证避光、防变形的需求；远离有害气体等。

3.3.2 要保证电子档案内容逻辑上的准确

电子档案的存储必须依赖一定的计算机硬件平台，将其以人们能够直接阅读的格式展现在读者面前，所以，在运用电子档案时，不仅要保护好电子档案，更重要的是对电子档案所依赖的技术、数据系统及相关定义参数进行保存。

3.3.3 要对电子档案载体进行有效的检测与维护

对于电子档案的检测与维护，一定要综合考虑技术、人员、环境、设备与电子档案自身的特性，根据它们的综合因素来确定技术方案和管理模式，以确保电子档案能更安全、更可靠地进行保存与管理，能够长期处于可准确提供利用的状态。

3.4 电子档案的利用工作

相比于纸质档案，电子档案存在更便捷的特性。但此特性是建立在电子档案所依赖的技术上的，只有采取一定的管理手段才能实现。电子档案提供利用的方法有：提供拷贝、通信传输、直接利用等。

总之，随着科技的进步，计算机技术的广泛使用，档案管理的办公自动化逐步变为一种发展趋势，我们也能清楚的得知办公自动化具有更多的优势，其能极大地改善传统档案管理的许多缺陷，查阅者能够更快速、更便捷的获取他们所需的资料，从而提高了查阅速度和工作效率。因此，在不久的将来，档案管理的自动化势必会被更多的单位所利用，受到更多工作者的青睐。

参考文献

[1]尚文宇.企业档案管理中存在的问题与对策[J].现代经济信息，2013（11）：101.

[2]张M.档案管理的办公自动化初探[J].办公室业务，2012（01）：53.

[3]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案，2011（01）：26.

[4]于海英.文书档案管理的办公自动化应用[J].才智，2010（11）：267.

[5]辛影.浅谈现代化档案管理[J].才智，2009（29）：289.

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关键词：人事档案管理 现状 趋势

人事档案是掌握人才信息的重要途径，是选贤举能、管理人才的重要手段。现代社会是一个向管理要效益的社会，企业人力资源管理水平的高低，直接决定了企业未来的发展。同时，高效率的人事档案管理既是档案管理人员实现自身价值的重要体现，也是企业管理水平提升的重要标志。为此，我们必须要对企业人事档案管理的现状有一个宏观的把握，才能够保证人事档案的管理水平有所提升。

一、人事档案管理的现状

（一）人才对档案的重视程度日趋弱化

随着改革开放的不断深入，企业的经营模式正在朝着多元化的方向发展，在这样一个社会背景下，传统的人力资源分配制度逐渐被淘汰。现代企业的人才引进，多数采用聘用制，用人单位更加重视人才的能力，而非资历。同时，目前的转档手续周期长、程序繁复，这直接导致人才在工作变动过程中放弃转档。特别是沿海地区，由于这一地区的人员工作变动更为频繁，加之很多人认为档案在求职就业过程中发挥的作用并不大，尤其是一些非党员、年轻人更是如此。据相关资料显示，在我国各级人才市场中，保存的人事档案有将近60万份无法于主人取得联系，而且这一数字还在持续增长。

（二）档案管理水平有待加强

由于社会对档案管理工作的不重视，企业对于档案管理人才选拔的标准也在降低。目前，在岗的档案管理人员，多数为非专业人士，档案知识相对匮乏。比如认识不到档案管理工作的重要性；对档案材料的整理、归档、建档、装订等业务不熟练；许多企业中的档案管理人员身兼数职，或者档案管理干脆就是其他部门的在职员工；对档案管理工作没有热情。这些因素严重制约了企业档案管理水平的提升。从档案管理设备配备方面看，多数企业几乎没有一个标准的档案室，而是集办公、仓库、阅档为一体，没有铁窗、铁门等保护措施，防潮、防火、防鼠、防盗的技术仍然十分落后。许多档案由于反复使用，加之阳光照射，已经出现了纸张发黄、字迹褪色等情况，档案的安全性与完整性得不到保障。

（三）档案的信息化程度较低

随着网络技术的飞速发展，计算机已经渗透到社会生活诸多领域。目前，档案信息管理系统已经建立，并且逐步得到推广。但是多数企业的档案管理信息化还停留在对将个人信息输入电脑中的阶段，很多技术并没有应用于档案管理中去，部分企业的资料检索、档案查阅仍然采用手工方式，实现无纸化阅档、信息化管理还有很长的路要走。

（四）非公企业忽视档案管理

社会对档案管理的不重视，除了表现为个人放弃档案之外，还有就是非公企业忽视档案管理。现代企业越来越重视人才的能力，用人机制也日益灵活，企业管理者认为考察档案不如考察人才的工作表现更为直接。这直接导致员工的职业道德、性格特点、个人资历等信息无法让下一个企业了解，而且断档也有可能给员工的工作、学习、生活带来一些困扰。

二、人事档案管理的发展趋势

（一）档案管理电子化程度不断加强

伴随着网络技术的快速发展，信息化、电子化已经成为社会发展的必然趋势，在这种形势下，传统的人事档案管理模式已经出现种种弊端，而无法适应市场经济的客观需要。转变档案管理模式，推进信息化、电子化进程，已经成为企业人事档案管理的当务之急。其中，档案资料的电子化，是实现档案管理信息化的基础，也就是说只有正确的将纸质档案信息录入到计算机中，使纸质档案转化为电子档案，才能够正确的使用档案，提高档案的使用效率。然后再以电子化为基础，逐步加快人事信息的数据库建设，引进现代办公自动化系统，使其他部门能够快捷、迅速的查找、使用档案，同时实现电子化档案与原始档案的协同配合，极大提高档案的使用效率。而且档案管理实现电子化之后，能够提高档案的科技含量，同时还能够有效防止对原始档案的磨损与破坏，降低档案管理的成本风险。

（二）档案管理朝着网络化方向发展

档案管理的网络化是建立在电子化基础上的，而档案管理网络化的前提则是遵循国家的相关保密规定。档案信息网络化是充分利用当前的网络优势，从而实现档案信息资源的共享。企业在推进档案信息网络化进程时，必须要与档案信息保密建设同步进行，要对档案资源使用的部门设置一定权限，没有权限的部门或者个人，将无法查阅相关档案资料。与此同时，我们还需要加强档案管理人员的素质建设，提高档案管理工者的职业道德水平与业务技能水平，使他们在做好保密工作的同时，能够对档案管理业务以及各种管理软件熟练掌握，能够在管理理念、管理方式不断创新，从而依托现代的科技手段，实现企业档案管理的标准化、高效化。

（三）档案管理方式日益多元化

目前，人事已经成为人力资源管理的新方式，这是市场经济发展的客观需求，也是人才产业化发展的重要保障。从微观层面上讲，人事制度就是将“单位人”转化为“社会人”，这种管理方式实际上就是将人事关系管理与人才使用管理相分离，简单说就是企业只负责用人，而人事负责档案管理。诸如工龄的计算、职称的评定、各种保险的缴纳等等，均由人事来负责。随着社会经济的发展，人事的服务方式也在逐步得到拓展，比如“人才租赁”制度，已经在部分地区开始实行。这种方式主要是由人才市场作为人员的雇主而存在，全面负责员工的人事管理，而用人企业与人才市场签订的是租赁合同。这种制度不但提高了人力资源配置的效率，同时也减轻了企业档案管理的负担。

综上所述，随着我国社会经济的快速发展，档案管理工作面临着新的管理环境。档案管理者必须要把握时展的趋势，以及企业发展的客观需要，从档案管理的现状入手，不断探寻管理的新技术、新方法来解决档案管理过程中遇到的新问题，积极推进档案管理的信息化、电子化以及网络化发展，从而为企业的平稳、健康发展提供有力保障。

参考文献：