数字档案管理范文

导语：如何才能写好一篇数字档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：数字档案档案管理

中图分类号：C93文献标识码： A

一、 实施数字档案管理之目标

1、开发建立与企业各应用系统之接口，实现与各应用系统间的无缝连接，各应用系统所产生的电子文件实现在线自动归档，将企业各业务系统数字资料，按档案的管理规范，完整无损地保存到档案资源库中。实现在企业网上的跨主机、跨地域、跨门类的快速检索应用，为企业提供便捷而全面的服务。

2、采用J2EE、NET等技术开发管理与利用软件，与企业综合信息系统集成，按数据仓库规范开发数字档案数据库作为企业数据仓库的一个组成部分，使档案资源库在服务器上的逻辑与物理定位明确，使管理员像管理自己的纸质档案一样，脱离开所有目录和软件，仅凭资源管理器就能管理数字档案。

3、加强对电子原文的防护，通过权限配置、归档文档专题推送、元数据锁定、电子原文只读性封装等各种手段，从技术与管理两方面，确保档案实体与信息的安全，确保网络传输及档案数据库的安全。

4、部分电子原文按业务部门要求的模式分件存储，根据需求显示为业务部门所要求的台账模式。使电子原文便于迁移、移动载体携带、单件抽查、随环境升级迁移，即便脱离开本系统在其他环境下仍可方便利用。同时，数字文件的阅读器符合国家规定的标准。

二、数字档案的收集

数字档案的收集是档案信息化建设的源头工作，所收集的数字档案的数量及质量是数字档案馆赖以生存的基础。随着办公手段的现代化和无纸化办公的推进，各部门产生的电子文件呈数量级的增加，因此，数字档案的收集工作显得非常重要，对收集的范围要做到丰富实用、质量优良、结构合理等。数字档案的收集方式不同于以往的实体档案，它可以通过网络存储转发等方式实现对电子文件的实时接收、存储，收集范围也可以适当扩大，不仅仅局限于以前实体档案的归档范围，对于归档范围以外有重要价值的档案信息也应该进行收集，即使不作为档案归档，也可以作为资料保存，为日后尽可能提供更多的服务社会、满足各方面的需要奠定良好的基础。

三、移交归档的重要性

数字档案的归档分为物理归档和逻辑归档。传统档案部门之间的档案移交，多采用物理归档的方法， 即将档案的原件直接归入档案馆保管， 而数字档案馆的归档则对档案部门的归档工作程序和内容有了新的要求。数字档案馆归档分为物理归档和逻辑归档， 而逻辑归档则是数字档案馆归档的重点。所谓逻辑归档， 即依靠网络通信技术将应归档保存的档案（电子版本）发送至档案馆的归档过程。逻辑归档更加注重归档部门与档案馆之间的信息传送渠道的畅通和安全。在保证逻辑归档的档案能够及时准确的归档的同时， 要保证档案在传输过程中的安全， 以防被窃取和遗失。

四、数字档案管理中存在的安全隐患

1、基于计算机技术特性的档案数据风险

数字档案信息的存贮、传输和利用是以计算机、存贮设备、应用软件系统和网络为基础的。档案数据的读取完全依赖于存贮介质和读取设备。现代技术还不能完全解决数字档案的长期贮存问题。当前常用的存贮介质(光盘、移动硬盘等)与传统介质(纸张、胶片等)相比，虽然具有能够存贮海量信息的优点，但是其存贮的条件相对苛刻，对温度、湿度、磁场的要求较高，寿命与传统介质相差甚远；数字档案信息的读取必须依赖计算机设备。如果出现硬件故障，如服务器故障、网络出错，磁盘阵列出错、电源掉电等，数字档案信息就无法读取；如果出现软件故障，如系统瘫痪或关键应用发生问题等，数字档案仍然无法读取。形成于不同软硬件环境下的数字档案不能完全兼容，格式转化困难，给数据的读取造成障碍。当软硬件升级换代时，不及时解决格式转换问题，数据也无法读取。目前计算机语言更新速度很快，平均每三个月就问世一种，而大部分语言之间不能兼容，不能预测现在形成数字档案时所使用的计算机语言在未来是否依然能够通行。另外，无论是Windows操作系统，还是Unix操作系统，都存在着漏洞和薄弱环节，都有遭到病毒、黑客恶意攻击和破坏的可能。以上情况对数字档案的长期安全保管提出了考验。

2、基于管理能力和技术水平的人为风险

影响数字档案安全的风险因子是多元的，除了技术问题之外，数字档案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我国档案数字化建设起步较晚，档案信息数字化方面的法律、法规还不健全，档案数字化过程中以及电子文件的形成到归档保存都缺乏严格规范的程序管理，缺乏科学统一的标准体系和业务管理制度。从概率上讲，档案数据灾难是小概率事件，所以很容易让人产生麻痹思想，对可能造成数字档案的风险抱有侥幸心理，对防范数字档案风险的高成本投入望而却步。另外，电子文件有易传播、易修改、易删除等特性，而档案管理系统是个多用户多管理的系统，因管理不善导致数字档案载体的损害或工作人员的操作失当也会带来误删除、误覆盖，越权访问、恶意篡改等安全事故。

五、数字档案的鉴定

目前，只有关于实体档案的鉴定管理办法，对数字档案的鉴定工作尚未深入展开，许多接收电子文件的档案机构基本上都是文件形成单位交什么就收什么。所以首先，有关部门要制定相应的数字档案的鉴定管理办法，鉴定内容包括与纸质文件对应的电子文件的鉴定、纸质文件归档范围以外的但有重要价值的电子文件的鉴定以及纸质档案数字化后的电子文件的鉴定等。鉴定工作内容也不仅仅是判断某份电子文件归档或不归档，保管期限是多久，还要涉及到数字化鉴定、知识产权鉴定、数字签名鉴定等。

六、数字档案整理

对于传统档案而言，档案整理工作是最重要，也是最主要的一个环节，工作量大，涉及到组卷、装订、编目等一系列工作，而对于数字档案而言，笔者认为这部分工作可以尽量简化。因为利用数字档案时与它们的存放位置是毫无关联的，它们不像实体档案那样禁锢在某一具体库房内，而是借助于计算机和网络技术，将实体档案信息从载体上抽取出来并在网络上传播，供用户在任意终端进行查询利用，所以，数字档案的整理可以借鉴教务管理系统，考试系统等类似的形式，比如试题库都是日积月累建立的，需要一份试卷时，根据考核目标、考核内容、难易程度等条件综合检索，自动生成一份试题；学生的成绩也是各任课教师在不同终端录入，查询成绩单时也是根据检索条件自动生成，试题库里的每条试题信息、成绩库里各门课的成绩信息彼此之间是独立的，本身没有先后次序、没有相互联系的。同样，数字档案整理是否也可以类似它们做到一次著录标引、多次输出呢？在著录时不硬性按实体档案目前的分类法进行人为组卷，不需要档号、类目号等，而是通过计算机技术进行虚拟“组卷”，实质是利用数据库技术在各份有联系的文件的目录或内容间建立关系，随时自动整序，互相参见指引，计算机可以对数字档案目录和内容从任何角度进行分类组合，尽情展现它们之间在来源、内容、时间等方面的联系。

七、数字档案的保管利用

如果数字档案的收集、鉴定、整理等工作能够顺利完成到位，那么检索利用工作就变得相当容易，可以从根本上改变目前档案馆“重藏轻用”的局面，变被动利用为主动利用，为领导或各部门工作主动提出决策，让数字档案信息的现实实用价值和历史参考价值得以充分实现。而数字档案的保管就不如实体档案那样简便，实体档案要注意防火防盗等，而数字档案的保护在此之外还要注意防磁防病毒等，另外数字档案存储的载体不同，寿命也不同，那些载体比如光盘、磁盘等寿命比较短，要记住定期转录、介质转换，同时，为了保证信息不丢失，至少要以不同的载体形式双重备份。

八、如何做到数字档案管理安全

传统档案馆只有在白天开放， 而且纸制档案保存在监管严密的库房中， 其安全性极易得到保证。而数字档案馆以网站为其服务的平台， 对外全天二十四小时服务， 而且信息资源库只需要用户名和密码就能够进入，其安全防卫系统很容易通过尖端的计算机黑客技术得以攻破， 因此， 档案信息资源库的安全隐患很大。

实体档案的原件能够作为凭证作用主要是通过签署具名来保证的，数字档案的签署就需要通过数字签名和CA认证（Certificata Authority，也称电子商务认证中心，是负责发放和管理数字证书的权威机构，并作为电子商务交易中受信任的第三方，承担公钥体系中公钥的合法性检验的责任。）来实现，核心技术就是密码体制。常用的认证方法大致是这样：发文方和收文方各自都有一对密钥，分别称作公开密钥（以下简称公钥）和私有密钥（以下简称私钥），用其中任何一个密钥对原文加密都只能用另一个密钥解开，公钥是对外公开的，密钥只有自己才知道。所以一般都是发文方用收文方的公钥对发送的文件进行加密，而后再在网络进行传播，收文方收到后用自己的私钥解开密文即可。但是仅仅如此还不能证明文件是收文方发过来的，所以还需要发文方在发送密文的同时对原文进行一次hash算法（又称哈希函数，是一个数学方程式，它可用文本，如电子邮件信息等来生成称为信息摘要的代码，该算法是不可逆的。）得到原文的摘要，并用自己的私钥对该摘要进行加密，收文方用发文方的公钥对收到的摘要进行解密，然后对同时收到的密文也进行一次hash算法，如果得到的摘要和收到的摘要是一致的，则可以证明文件是发文方发的。至于彼此的公钥真假性则是通过CA中心这个机构进行认证的。

结束语：随着信息化的快速发展及建设，电子档案的出现给档案者管理提出了一个亟待解决的课题，如何实现它的收集、保存和快捷、有效利用，完善档案管理，实现企业档案管理与企业信息系统的无缝链接，是现代企业档案管理的发展方向。

参考文献：

[1]范文霞.加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考.内蒙古电大学刊，2007，（9）.

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社会的进步，促进了科技大幅度的提高，以此来制作出了很多有利于人生生活的高科技产品，这些产品也很快的融入了人们的社会，并且起着很重要的作用。数字化技术的出现，是科技史上的一个里程碑，它很大程度的体现出了科技的价值，它主要体现在档案管理上。因为数字化科技的出现，现在的档案管理都实行了数字化管理，以此来使得档案管理变得更容易，能为企业或者集团带来更大的好处，为人们的生活带来更大的利益。

二、浅析数字档案管理以及它的重要性

数字档案管理顾名思义就是利用数字化科技技术，对档案进行合理的管理。数字技术是现在最新的一项科技技术，它的出现，为人们的生活提供了很大的便利以及带来了更多的利益和好处。数字管理技术其实指的就是出现的新型档案管理方案，它主要使用的就是现在最高的科技技术，譬如：摄影技术；扫面技术等，借助这些技术，把文本的形式的信息转化为数字信息，然后利用最新的数字存储技术来储存这些信息，使得这些信息能很好的被保留下来。数字档案管理的出现对人类社会有很大的作用，它主要的目的就是使用数字化技术，保存想要储存的一些重要的信息，把这些信息整理成档案，以便在使用的时候能很快的找到，不至于丢失。数字档案被看重的原因是它有很多的优点，而这些优点都很适合档案管理，首先就是不占空间，数字管理就是把文本直接转化成数字信息，把它们储存在计算机中，使得不占空间；其次就是容易找到；最后就是好管理。

三、数字档案管理所出现的问题

（一）技术不完善。数字档案所用到的数字化技术所使用的时间是非常短的，虽然它的出现为人们的生活带来了很大的好处，但是，因为所使用的时间较短，缺少很多的经验和借鉴资料，导致它的技术还不是很完善，在使用的过程中难免会出现一些问题。众所周知，数字化技术是依附于计算机而出现的，因为我国的计算机水平还不是非常的成熟，对于计算机的各个部分都有待于改善。因为计算机经常会出现各种不同的问题，这就会导致储存在计算机里面的信息出现一些问题，对于档案管理来说，最长见的就是信息安全的问题。很多企业和单位所储存的档案信息都是非常重要的，其价值都是非常的大，所以，要求数字管理必须确保机密，但是因为技术不完善的问题，使得档案的机密性无法保证。

（二）缺乏完整的管理体系。有一套完整的管理体系对于任何一个团体都是非常重要的，因为它就是团体发展的基础，有好的管理体系，团体就会有更好的发展潜力。而数字档案管理也是一样的，为了它有更好的发展，它就必须要创建一套属于它自己的管理体系，但是，在现在，数字档案管理的安全却出现了威胁，主要的原因就是其缺乏完整的管理体系。因为数字档案管理措施没有完整的管理措施，所以在进行档案管理的时候，经常会出现录入错误、操作不规范、系统奔溃等问题，这些问题的出现严重的影响到了数字档案管理的发展。

（三）所使用的储存载体不安全。数字档案管理所储蓄信息的方法和传统的方法是完全不一样的，它已经摆脱了纸上记录的时代，在现在，档案一般都记录在计算机中，以数字的形式存在着。但是，数字档案储蓄也存在着很多的弱点，其中一个就是它的脆弱性，它的出现会为档案带去毁灭性的打击。数字档案的载体本身是非常脆弱的，譬如：光盘；U盘等，这些东西的共同特点就是特别脆，很容易被损坏和遗失；其次就是数字档案的载体是需要经常进行更新的，只有在最新的设备中，信息才能得到最好的保存，才能更加的安全。

四、对数字档案安全管理的措施进行浅析

（一）提高专业技术水平。数字档案管理是非常严格的，在进行管理的时候是不能出现任何错误和过失的，要不然就会造成不可挽回的损失，所以，为了能够达到最好的效果，就需要提高专业技术水平了。对于数字档案管理来说，最重要的就是信息的保密了，所以，为了保证档案更加的安全和绝密，信息加密技术就出现了，它的目的就是对网络中的信息给予多重保护，防止被窃取。其次，为了能使得数字档案更加的安全和自由，就需要设计出认证程序，其主要的目的就是通过一些特殊的密语，来控制档案能否预览，为了防止被人获得密语，就需要设计防火墙来阻挡，以此来增加保护层。

（二）创建一套完整的管理体系。数字档案是非常重要的工作，为了能使得它正常运行，就必须要创建出一个完整的管理体系来控制它的运转，以此来保证能获得更大的利益。完整的管理体系必须要借鉴成功的实例，通过分析它们成功的原因，结合自己的现状，来制定出一套完整的管理方案，这个管理方案一定要适合数字档案管理的现状，要保证能控制数字档案的正常运行。

（三）使用专业的技术性人才。人才是所有团体发展的技术，他们是团体的资本，拥有好的人才，团体的竞争力就越大。对于档案管理来说，它是一项高技术含量的管理措施，所以，需要很多的专业性人才，尤其对现在的数字档案管理来说，人才更是非常重要了。现在需要的人才，首先是要对计算机能有足够的了解和认识，掌握关于它的知识，这样在进行档案数字化的时候，就会变得更加的方便和快捷了。除此之外，这些人还必须要懂得档案的管理知识，以此来保证档案管理的正常运行。

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一、数字档案的特点

（一）便于存储。纸质档案在保存过程中，需要占用较大的空间，并且随着档案数量的逐渐增加，还需要修建新的档案管理室。同时，纸质档案对档案管理室内部的环境要求也较为严格，例如要保证档案管理室具有较好的通风条件，保证空气干燥，避免档案潮湿、发霉。而对于一些年代久远的档案来说，在档案借阅和搬运过程中，容易出现破损问题，尤其是一些具有珍贵价值的档案，一旦出现损害，将会造成不可逆的损失，档案的利用价值也会受到影响。而数字档案则不需要考虑上述问题：首先，数字档案以数据形式保存在计算机中，一台普通计算机的内存在200G以上，其储存的数字档案数量甚至比一座标准化的档案管理室还多，这也就意味这数字档案的保存不需要占用太多的空间。其次，数字档案可以被多次复制和拷贝，并且通过异地备份的形式，将档案资料分开保存，即便是发生不可抗拒的影响因素（例如设备突然断电、非法网络攻击等），也能够保证备份资料的安全。

（二）资源共享。信息和资源共享是互联网最显著的应用特点。而借助于计算机和互联网发展而来的数字档案管理，则继承了这一特点。人们在查询、借阅、归还档案资料时，不需要通过档案室的前台服务人员，而是在各种服务端设备上自行完成上述工作，极大地提高了档案管理的效率。同时，人们可以在网络平台上分享这些公共的档案资料，确保档案的价值得到充分体现。利用互联网将多个数字档案室连接起来，还能够实现相互之间的信息沟通，一方面能够实现优势互补，弥补了单个数字档案馆存在的信息缺陷；另一方面也能够分享管理经验，对于全面提升数字档案管理水平有一定作用。

二、数字档案管理的作用

（一）管理数字化。档案形式发生变化后，为了适应档案管理工作的需要，档案管理模式也必须要与时俱进进行变革。由传统的人工式管理转向数字化管理，不仅确保了档案管理效率的提升，而且也降低了人工管理压力。可以预见的是，随着信息技术的成熟发展，数字档案的应用范围也会越来越广。只有充分掌握数字档案的特点，认识到数字档案管理的重要性，才能推动数字档案管理工作的稳定开展。

（二）资源扩展智能化。档案管理是一项动态的工作，由于档案数量的不断增加，档案管理工作的压力也会相应增加。如果仍然沿用以往的管理手段，不仅档案管理效率极低，而且很难体现出档案管理的服务职能，也就不能为用户提供完善的档案借阅体验。因此，档案管理部门需要集中有限的人力、物力和财力资源，实现档案信息资源的优化和开发，在保证发挥档案管理应有功能的基础上，不断降低管理成本。

三、数字档案管理存在的问题

（一）数字档案本身的安全性不高。数字档案是以数字化信息的方式储存，而这种储存方式具有一定的安全隐患，因其储存需要考虑到介质的质量与磁场等，如果达不到要求，档案会很容易丢失，数字档案丢失后比较难以找回。除此之外，数字档案具有容易转移的特点，这里就存在着一定的安全隐患，数字档案容易转移，那么数字档案在进行转移的过程中就有可能出现因为转移过程中的某些问题，造成原档案的丢失。

（二）互联网给数字档案带来的不安全性。互联网作为一个完全开放的环境，本身具有一定的不安全因素。近年来，因为遭受网络黑客攻击而导致商业信息泄露或档案资料丢失的新闻屡见不鲜，如何保障信息化背景下数字档案的安全，成为现阶段档案管理人员需要重点解决的问题。除了网络黑客的非法攻击外，网络系统不稳定、突然断电或人为操作不当等因素，也有可能给数字档案的管理造成负面影响。

（三）人带来的不安全因素。人为影响因素又可分为主观因素和客观因素。主观因素就是部分不法分子出于某种目的，人为破坏、损毁或是偷盗某些具有重要参考价值的档案；客观因素就是档案管理人员由于业务技能不熟练，或是操作失误，导致数字档案被误删。与其他问题相比，只要加强数字档案的管理工作，就可以极大程度上避免类似问题的出现。

四、信息技术在数字档案管理中的改进

（一）加强硬件设施的管理。硬件设施的质量不过关，或是相互之间的兼容性不好，就会影响数字档案的管理质量。例如，硬件设备运行稳定性不好，（下转第179页）（上接第169页）在文件传输或保存过程中出现问题，就会导致数字档案受损，甚至是丢失。因此，必须要及时更新硬件设施，并且定期开展系统检测工作，确保硬件设施的安全运行。另外，对于重要的档案资料，还要做好异地备份，即在不同的硬件设备上分别进行复制和保存，从而提高了档案资料的存储安全。

（二）提高数字档案信息的安全性。一是要从外部着手，构建安全的网络环境，杜绝不法分子利用网络漏洞和攻击手段窃取档案资料。近年来，市场上各种网络杀毒和保护软件层出不穷，档案管理人员可以根据实际需要，安装一些网络杀毒软件，避免木马、病毒破坏数字档案管理系统，造成档案资料的泄露。

（三）提高档案信息数字化的覆盖率。数字档案作为一种新型的档案管理模式，在实际运用中体现出了较好的应用优势。但是我们也应当看到，受技术条件、管理理念等因素的限制，现阶段档案数字化管理的覆盖率还相对较低。因此，需要通过投入一定的人力、物力和财力资源，推广数字档案管理理念，建立数字档案管理库，利用网络实现多个数字档案库之间的信息交流和资源共享，为用户提供更加完善的档案查找和借阅服务。

（四）满足用户的多元化需求。服务性是数字档案管理工作的基本属性之一，满足用户多元化的需求，也是加强数字档案管理工作的重要内容。数据库开发人员提高专业素质，不断地补充完善数据库功能，建立特色的、专业的、系统的信息数据库。档案管理员要具备相关专业知识，熟悉管理系统的功能，了解档案管理、信息技术等综合知识，具有良好的全面分析能力、数据处理能力以及较好的沟通交流能力。同时，相关部门可以通过后续教育，帮助管理者和用户加强?Φ蛋腹芾硇畔⒒?的理解和实施，充分发挥信息技术的作用，提高员工的整体专业素质、道德水平，从而提高档案的管理水平和服务水平。

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关键词：文化馆;档案;数字化管理

一、前言

随着科学技术的不断发展，数字化技术得到了非常广泛的应用，为了适应当今社会文化馆档案管理的要求，需要将数字化的管理方式运用于文化馆的档案管理工作之中，进而提升档案管理工作的水平，从而为珍贵的档案资料提供良好的管理。在文化馆档案管理的实际工作中，要对当前档案管理工作的不足进行充分的分析，再通过有针对性的引入数字化的管理方式，进而弥补传统档案管理方式的不足，经数字化技术充分的运用于档案管理之中。

二、文化馆档案数字化管理的必要性

文化馆档案的数字化管理是指通过扫描、拍照、手打等方式，将纸质的档案资料输入到数据库的服务器之中进行存储，进而实现档案资料的存储、备份以及检索利用等。对文化馆档案进行数字化管理的必要性主要体现在以下几方面：（1）由于档案资料往往都记录于纸张之中，而纸是一种比较脆弱的载体，经过长时间的使用会不可避免的发生不同程度的破损，会对档案资料的完整性造成严重的影响，因此，将纸质资料转变为数字形式有利于档案资料的安全保存；（2）由于纸质档案会占用大量的空间，随着档案数量的不断增多，对其进行管理的难度也会越来越大，尤其是对纸质档案进行查阅时，会浪费大量的时间，通过将纸质档案转变为数字档案，能够大大提高查阅效率，而且还有利于纸质档案的集中管理。

三、文化馆档案数字化管理的问题所在

由于档案的数字化管理所涉及到的内容较多，而且具有非常强的专业性，在当前文化馆档案数字化管理过程中，存在着如下的问题：（1）档案数字化处理设备配备不足，某些文化馆的数字化处理设备还比较落后，仅配备了计算机和扫描机等最基本的处理设备。在对文化馆档案进行数字化的转化过程中，还停留在本机上处理本机上保存的管理模式，没有专业的数据库服务器、存储设备及配套的安全设备。同时，还无法对数字档案进行有效的共享和进行异地备份，导致数字档案的安全性无法得到有效的保障。（2）档案馆缺少专业的数字化管理人员，文化馆中的档案管理人员往往都缺乏档案数字化管理的理念，也就无法对数字化档案进行良好的管理。同时，档案管也没有对档案管理人员进行系统全面的数字化档案管理培训，虽然很多档案管引入了先进的数字化档案管理软件，但是档案管理人员缺乏相应的数字化档案管理知识，也就无法充分的发挥出档案管理软件的作用。

四、提高文化馆档案的数字化管理水平的有效措施

为了进一步提高文化馆档案的数字化管理水平，需要结合当前数字化档案管理的实际情况，采取以下有效的改进措施：（1）加大数字化档案管理的投入，配备充足的数字化档案管理设备。文化档案馆要加大档案数字化管理设备的投入资金，并建立有效的监督机制，确保资金能够有效的投入到档案数字化管理设备上。在设备类型的选择上，要充分的考虑当前文化馆的实际需要以及经济上的合理性，优选出技术先进经济合理的数字化档案管理设备，进而提高档案管理的数字化水平。（2）制定切实可行的人才引进制度和培训制度，文化馆要通过引进专业的数字化档案管理人员和对档案管理人员进行有效的数字化管理培训，进而提高档案管理人员整体的数字化管理水平。文化馆要加大人才引进资金的投入，进而吸引到更多优秀的档案数字化管理人才，从而快速提升档案管理人员的整体水平。同时，还要加强档案管理人员的数字化管理培训，通过进行系统全面的有效培训，逐步提高档案管理人员的整体数字化管理水平。

五、结语

综上所示，在文化馆的档案管理工作中引入数字化的管理方式是大势所趋，也是档案管理发展的实际要求。通过对文化馆档案进行数字化管理，能够有效的提高档案的安全性，在实际的文化馆档案管理过程中，要对档案管理的实际情况进行充分的分析，尤其是档案数字管理中存在的问题，进而对问题采取有针对性的改进措施，从而提高档案管理的数字化水平。

参考文献

[1]赵红颖.图书档案资源数字化融合服务实现研究[D].长春:吉林大学,2015.

[2]彭清清.我国数字档案馆信息资源服务研究[D].合肥:安徽大学,2014.

[3]王镇.县级档案馆档案数字化建设研究—以太原市X县为例[D].太原:山西大学,2016.

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关键词：数字档案；安全；策略

档案信息是记录社会活动历史过程的文化财富。随着信息技术的快速发展，档案信息的数字化和网络化也越来越广泛深入发展。在人们享受数字档案信息带来的种种便利的同时，屡屡发生的数据丢失事件以及普遍存在的故障与事故隐患等档案信息安全管理问题，日益引起档案界对档案数据安全的忧虑，研究数字档案的安全管理策略，对丰富数字档案理论研究，促进和推动我国档案信息化建设健康发展具有重要的意义。

1、数字档案管理中存在的安全隐患

数字档案是在数字设备及环境中生成与传输，以数码形式存储于特定载体之上，必须依赖于专用设备和软件才能读取的一种记录。当前数字档案安全隐患主要体现在以下三个方面：

1.1基于计算机技术特性的档案数据风险

数字档案信息的存贮、传输和利用是以计算机、存贮设备、应用软件系统和网络为基础的。档案数据的读取完全依赖于存贮介质和读取设备。现代技术还不能完全解决数字档案的长期贮存问题。当前常用的存贮介质(光盘、移动硬盘等)与传统介质(纸张、胶片等)相比，虽然具有能够存贮海量信息的优点，但是其存贮的条件相对苛刻，对温度、湿度、磁场的要求较高，寿命与传统介质相差甚远；数字档案信息的读取必须依赖计算机设备。如果出现硬件故障，如服务器故障、网络出错，磁盘阵列出错、电源掉电等，数字档案信息就无法读取；如果出现软件故障，如系统瘫痪或关键应用发生问题等，数字档案仍然无法读取。形成于不同软硬件环境下的数字档案不能完全兼容，格式转化困难，给数据的读取造成障碍。当软硬件升级换代时，不及时解决格式转换问题，数据也无法读取。目前计算机语言更新速度很快，平均每三个月就问世一种，而大部分语言之间不能兼容，不能预测现在形成数字档案时所使用的计算机语言在未来是否依然能够通行。另外，无论是Windows操作系统，还是Unix操作系统，都存在着漏洞和薄弱环节，都有遭到病毒、黑客恶意攻击和破坏的可能。以上情况对数字档案的长期安全保管提出了考验。

1.2基于管理能力和技术水平的人为风险

影响数字档案安全的风险因子是多元的，除了技术问题之外，数字档案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我国档案数字化建设起步较晚，档案信息数字化方面的法律、法规还不健全，档案数字化过程中以及电子文件的形成到归档保存都缺乏严格规范的程序管理，缺乏科学统一的标准体系和业务管理制度。从概率上讲，档案数据灾难是小概率事件，所以很容易让人产生麻痹思想，对可能造成数字档案的风险抱有侥幸心理，对防范数字档案风险的高成本投入望而却步。另外，电子文件有易传播、易修改、易删除等特性，而档案管理系统是个多用户多管理的系统，因管理不善导致数字档案载体的损害或工作人员的操作失当也会带来误删除、误覆盖，越权访问、恶意篡改等安全事故。

1.3基于自然灾害的档案数据风险

如火灾、水灾、地震、雷电、飓风等突发且极具破坏力的灾难。其特点是突发性、高破坏强度、大范围，无论是对实体档案还是数字档案都具有极强的破坏力。

2、数字档案安全管理策略

2.1构建行之有效的数字档案安全管理机制

行之有效的数字档案安全管理机制的架构主要应体现在以下三个方面。

一是贯彻前端控制思想。前端控制是数字档案安全预防保障中的重要内容，体现未雨绸缪的智慧。在数字档案馆建设之初就要充分考虑抗毁性与灾难恢复，制定和不断完善数字档案的操作规程、应急预案，抢救预案等配套措施。在设备的选择时，充分考虑档案管理软件和数字档案存贮介质的技术成熟度及普及程度，购置合适的档案管理软、硬件，从而规避因技术淘汰过快而产生的读取风险。合理配置、储备档案技术力量，优化数字档案运行环境。通过前端控制，提高数字档案保存和维护的相对稳定性。

二是全程管理。全程管理是伴随着数字档案生命周期而开展的安全保障活动。包括日常维护、灾难备份、恢复和抢救，实现数字档案安全的全程监测。

三是后续监督与评价。首先，划定数字档案安全评价系统的范围，选择适当的评价方法，确定适当的评价指标。然后，收集有关数据进行统计分析，得出评价结果，再进行持续改进，以不断提高数字档案信息安全管理体系及具体过程的有效性和效率，实现数字档案信息的保密性、完整性和可用性。

2.2加强数字档案管理的人力资源建设

加强数字档案安全保护意识的教育，提高档案人员安全防护意识和能力，对数字档案的安全管理具有重要意义。只有安全意识提高了，档案人员才会发自内心地重视数字档案工作，自觉遵守各项规章制度。数字档案的安全教育要做到经常化，防护知识普及化，特别要增强管理操作数字档案信息内容的档案员的安全防护意识。加强安全管理制度的培训和考核，包括安全审查制度、岗位安全考核制度、安全培训制度等。加强安全保障技术的培训，包括计算机能力培训、数字档案的收集、整理、传输、贮存、利用、鉴定、迁移、备份、加密等技术的培训，增强档案人员的安全防护能力。

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关键字：数字化档案管理 管理效率 信息化管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

基于数字化的档案管理工作是指利用信息技术将档案信息转换为数据信息，并进行存储、传输、共享以及销毁的管理过程。数字化档案管理是档案管理信息化的产物，信息化技术普遍应用的时代促使档案管理要实现信息化，档案信息要实现数字化管理必然要依赖于信息技术的发展。然而，数字化档案管理虽然是科学进步的表现，适合社会发展现状，但是它本身也具有一些缺点。那么，数字档案管理工作应做到扬长避短，即数字档案的优点充分利用，而将电子档案的缺点克服掉。

基于数字化档案管理的优点

提高了档案管理效率

档案的管理工作主要包括归档、验收、保管、提供利用等内容。传统的纸质档案在进行管理时，每一项工作的完成都必须通过人工，手动的查找，然后记录，并手动的归位存档，当领导查阅时，也主要以人工操作为主，档案的管理效率极低。国土资源的业务工作较多，因此，档案的数量的也较多，复杂程度也较多，管理工作就变得异常复杂，因此，传统的档案管理方式具有管理效率低的缺点。而电子档案管理依托与信息技术，无论对档案进行哪些工作，只需要在系统中点击相应的按钮即可，其管理效率大大提高。

丰富的档案管理的类型

传统的档案管理只能保存纸质文档，纸质文档对于信息的存储具有很大的局限性。而基于数字化档案管理系统可以实档案管理类型的多样化。国土资源业务方面的很多档案可以是Word文档，如果再加上图像、图形、音频、视频等类型，信息的保存就更全面了。对于比较重要的国土资源信息，丰富的信息类型所起到记录效果也是不同样的，音频、视频对信息的描述也是不一样，显然比纸质文件保存的信息更具有说服力，更有保存价值。

扩充档案管理的数量

传统的档案管理工作管理的纸质档案，因此，档案的数量受到了局限。国土资源的业务档案一年一年的累积下来，不但要占用较大的空间，同时也查阅、归档工作等也要花费更多的人力，因此，档案管理的数量是十分有限的。而基于数字化的档案管理系统管理的文件都是数据文件，它主要存储到硬件存储器上，可以是硬盘，也可以是光盘，一张小小的光盘就可存储35000万字万字，相当于A4纸的23万张，由此可见电子档案可以有效的减少存储空间。这样，更加全面的、详细的档案管理信息就可以得已保留。

电子档案管理的缺点

存储时间短，容易被破坏

数字档案管理系统存储的都是电子档案信息，而这些电子档案信息存储在存储器上，存储时间与传统的纸质存储时间相比短很多。纸质的档案信息存储，如果不发生火灾等意外事故，注重档案室的防潮、防虫等环境因素，保存期限长达几十年甚至上百年。然而电子存储器中光盘的存储时间理论上只有20年，并且它有存储还会受到磁场等因素的影响，容易被破坏。而存在硬盘存储器上的信息却有可能由于操作的操作不当而被删除。

保密管理的难度加大

档案信息的管理一项的重要职责就是要不能泄露一些档案信息。然而，电子档案有些是存储在电子存储器上，而有些为了使用方便可能只是存在档案管理人员的电脑上。有规范的档案管理系统还可以有效的实现档案的保密工作，如果没有档案管理系统，或者是档案管理系统的权限设置存在问题，那么，档案信息的保密工作就不易实现。对于国土资源的业务信息来说，它是具有一定的保密级别的，这就为基于数字化的管理系统提出了规范、安全管理的更高要求。

依赖于计算机系统实现

基于数字化的档案管理系统是信息技术的产物，它也必须依赖于计算机与网络上才能实现相应的管理。那么，这就意味着它不能脱离计算机与网络来进行工作，这就要求国土资源数字化档案管理系统的实现要具备较好的计算机硬件条件和网络环境，还要有熟练运用计算机技术和网络技术的专业人才，实现档案信息的查询与调阅可以在计算机网络上的管理，因此，计算机系统的性能就必须是可靠的，网络系统的安全性也要符合档案管理的要求。虽然电子档案是借助于计算机技术实现的，但是这种完全依赖于计算机的做法也是它的缺点。

基于数字化的国土资源业务档案管理工作如何扬长避短

基于数字化档案管理中的存储制度应扬长避短

对数字档案进行管理时，要充分的发挥数字电子档案易于存储，可以实现多处类型文件的存储并且存储量大的优点。而要克服掉存储时间短，数据容易被破坏的缺点。可以建立一个完善的数字档案存储制度，将国土资源的业务相关信息的数字档案分成几个存储等级，再按存储等级的不同分别备份多个文件，送交不同部门进行管理。对于已经存储的信息要定期进行检查，如果出现数据读取错误，一定要及时的采取补救方法，建议一些比较重要的档案信息还要保留原有的档案管理方法，就是采用纸质档案备份的方法。数字档案的存放也要定期的进行检查，除了基本的检查外，还要对磁化环境进行检查。

基于数字化的档案管理中的保密管理应避短

数字档案的保密管理是其管理内容的一大难题。由于采用数字档案管理方式，很多单位都会将大量的信息进行存储，大量的、数量繁多的信息进行管理起来十分不方便，如果没有信息管理系统的使用，其保密性必然受到影响。加强电子档案的保密管理，首当其冲的就是建立数字档案信息化管理系统，设置系统访问权限，还地专机专用。其次是要制定严格的查阅制度，对于越权查阅的行为坚决的制止，并根据情节严重与否提高批评建议。

基于数字化的管理档案中的管理内容要适宜

数字档案的管理数量较大，可以管理的文件类型也较多，这是档案管理的优点，但是不能将所有的数据不做甄别与挑选，一股脑的存储在计算机或存储器上。对于国土资源的业务信息而言，如前面所述，存储的内容多、全面有有利的一面，但是也要依据一定的规则，数字档案的管理内容也要做到适宜，既内容要具有存储的价值，数量也要适宜，无论信息社会如何发达，电子存储容量也是不断扩充，但是总不能把所有的过去全部记录下来，总不能把工作中的一切都记录下来。因此，档案内容的选择工作还是必须要进行的环节。

基于数字化的档案管理中档案的销毁工作要规范

数字档案信息如果存储的不好，容易被破坏，或丢失，但是这不能作为一些工作人员工作失误的理由，更不能成为一些人销毁信息的借口。数字档案的销毁工作一定要规范，制定出严格的档案销毁制度。要以档案主管部门的指导性文件和本单位的文件销毁制度，由档案管理部门组成的鉴定小组做成鉴定。

国土资源的档案管理实现数字化是众多单位面临的一个共同的议题，上面分析的数字档案管理的优点与缺点，也是众多档案管理工作中都会遇到的问题。基于数字化的档案管理虽是社会档案管理的必然趋势，但是，适应发展趋势的情况下克服其缺点，才能利用好信息技术，让信息技术为我们的工作与生活服务。

参考文献：

[1]曾嵘 .电子档案管理中的问题及其解决对策研究[J].新一代：理论版.2011(7)

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第一，数字档案馆应当具备数字档案接收和加工的能力

数字档案馆是对数字档案信息进行规范接收、有序管理、长期保存、高效利用的集成系统。数字档案信息包括立档单位形成并按照相关要求向档案馆移交的电子档案，馆藏传统载体档案转换形成的数字化档案，区域内与馆藏档案信息密切相关的重要数字信息等。

数字档案馆系统应当具备接收各立档单位移交的电子档案的能力。电子档案接收首先需要建立一整套接收机制，保证接收过程责权明确，杜绝安全隐患，从源头上保证电子档案的真实完整和长期可用。数字档案馆系统应当提供选择在线接收和脱机接收方式，在线接收方式需要建立电子档案移交和接收平台；系统能够批量导入或导出数据，保证数据的可靠和可用；能够对电子档案数据进行真实性、完整性、可用性验证；具备目录数据和内容数据等多种信鼠资源的采集功能。

数字档案馆系统应当具备将各种模拟信号档案进行数字化转换的能力。传统载体档案数字化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。档案数字化工作是一项系统工程，涉及档案保管、保护、整理、鉴定、扫描、存储、利用等多个环节，应当通过数字化工作，对馆藏档案进行全面梳理。档案馆开展数字化可采取自行组织加工和委托专业公司加工两种方式。对于加工量较大、开放程度较高的情况一般采取委托专业公司加工的方式。即使是全部采用委托专业公司加工的方式，各级档案馆也需要配备必要的各类档案的数字化转换系统，以便日常之用。

数字档案馆系统应当具备采集区域内与馆藏档案内容密切相关重要数字信息的能力。重要数字信息采集一般需要配备多媒体采集系统、网页信息采集系统等，同时应当随着新的数据类型的不断出现而配备相应的系统和设备。

第二，数字档案馆应当具备有序管理数字档案的能力

档案工作的主要内容就是建立各种规章制度，运用各种方法手段对档案实体和档案信息进行科学、有序的管理。采用信息化的技术方法对数字档案信息实行科学、有序的管理是数字档案馆系统建设和运行的中心环节，是数字档案馆的核心功能。

数字档案馆系统应当能够按照设定的分类方案，将数字档案信存储到系统中，并根据管理要求进行适当调整；能够过滤重份数据和重新分类、编号；能够对档案内容进行抽取和添加元数据等操作，目前档案管理都是基于目录数据库挂接方式来实现，将来不排除使用新的技术方法对数字档案进行有效管理；能够辅助人工完成档案的开放鉴定工作；对档案内容数据及其元数据等相关信息建立持久联系，形成长期保存档案数据包和利用数据包；能够对档案类型、数量大小等按照设定要求进行统计、显示或打印输出所需各类档案信息；能够辅助完成馆藏实体档案编目(著录、标引)、整理、出入库房管理等工作；能够定制档案业务流程或进行流程再造。

第三，数字档案馆应当具备保证馆藏数字档案信息可靠可信和长期可用的能力

保证馆藏数字档案信息可靠可信和长期可用是数字档案馆系统有别于一般档案信息管理系统以及其他类型信息管理系统的最重要、最显著的特征；是数字档案馆建设发展到一定阶段的必然要求；是数字档案馆关键技术和管理要求的核心内容。

保证馆藏数字档案信息可靠可信和长期可用采用的技术方法、管理手段，会随着信息技术的不断发展和档案管理要求的不断变化而不断发展。当前需要采取的技术方法、管理手段包括，一是建立功能完备、技术先进、符合相关要求的数字档案信息管理系统，这是数字档案信息保存、管理、利用等各项工作的环境和基础；二是数字档案信息采用符合国家标准的存储格式，暂时未制订标准的，选择开放格式或主流格式，如确需保存特殊格式的数据，应同时保存相关的源代码、软硬件等；三是接收、保存、记录反映数字档案信息内容、背景、结构及其变化过程的元数据，并与相应数字档案内容信息保持持久、有效的联系；四是系统采取防非法修改的技术方法；五是建立完善的管理制度，定期对载体及其软硬件环境进行读取、测试，发现问题，及时解决；六是适时采用迁移技术方法，计算机软硬件以及技术或标准规范发生重大变化或发生重大事件时，采取迁移等手段进行技术处理。

第四，数字档案馆应当具备提供多种形式信息化服务的能力

运用信息化手段为各类用户提供方便快捷的档案利用服务，是数字档案馆建设的根本目的。数字档案管理系统应当根据不同服务对象和不同档案开放范围建立相应的服务平台。一是基于局域网面向档案馆工作人员和来馆利用档案人员服务的馆内档案利用服务平台；二是利用当地党政网建立面向本级党政机关各立档单位服务的电子文件归档、电子档案移交和档案信息共享平台；三是利用互联网建立面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台。系统应当能够实现档案查询、资源、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等功能。

系统能够运用最新检索技术方法满足利用者在各种利用平台对档案数据进行快速、准确、全面的利用查询要求；能够通过网络平台或特定载体档案信息和信息资源共享；能够辅助档案业务进行档案信息智能编研、深度挖掘；能够为档案管理者和利用者提供在线交流、远程指导、远程教育等服务；能够辅助开展数字档案信息的增值服务；能够进行档案利用访问量统计、分布分析、舆情分析等相关工作；能够对用户、数据项、功能组件进行利用权限的角色授权处理，能够进行门类设置、结构设定、字典定义等系统代码维护工作。

第五，数字档案馆应当具备对馆藏数字档案安全保障的能力

档案安全体系建设是“三个体系”建设的三大任务之一。数字档案馆系统的安全保障能力建设是一项基础性工作，是数字档案馆有效运行的保证，包括数字档案数据、信息系统和网络平台等方面的安全要求和保障。数字档案馆安全保障体系建设应当针对安全保护要求，建立安全保护制度，应用安全技术方法，配备安全防护设施。

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档案记载了大量的信息和知识，是一种重要的信息和智力资源，具有信息和知识双重属性。当档案馆形态发展到数字档案馆这一高级阶段，数字档案馆不再是单纯拥有或存取档案信息的场所，而是组织档案信息交流的中心，是知识经济时代社会的知识信息中心和重要的知识宝库。那么数字档案馆的知识管理，就是为了适应这种发展，通过把对数字档案资源的单一的信息管理，转变为对包含在数字档案馆里的信息、知识等各种要素进行综合管理，尤其注重对数字档案知识和人力资源的管理，最终实现档案知识信息功能与效益的最大化。简单来说，数字档案馆的知识管理就是更加注重隐性知识的开发、人力资源的发掘和数字档案利用服务的深化，为实现知识的共享和转化提供新的途径。

二、数字档案馆知识管理的意义

首先，知识经济时代要求档案管理必须与时俱进，扩大知识的传播与共享成为数字档案馆的最新职能。面对机遇与挑战，档案馆只有实施知识管理才能促进其新的发展。数字档案馆的知识管理，是在开放式的网络环境下，借助于网络和高科技设备等手段，档案馆开展知识资源的获取、整合和开发利用等服务。它将一改传统的档案工作结构，突破简单的信息管理和信息利用模式，转向知识管理和知识服务。其次，数字档案馆实质上是一种开放环境下面向用户的网络化数字资源体系，在这个体系里面既有整合的知识，又有参与知识整合的管理者，还有参与整个运作的知识管理模式，它一改简单通过资源管理向用户提供零散、浅层次的一次信息，转向为用户提供有序的、深层次的系统知识服务，这就构成了一种新的知识型实体，而知识管理就是根源于这种体系并被创造出来促进其本身发展的一种最佳模式，这早已在其它多种知识型组织中实践过。再次，传统的数字档案馆建设已初显成效、循序渐进，但是又很难达到另一个新的高度，服务要深化、资源要共享的设想还是遥不可及。因此，在数字档案馆建设中，迫切需要添加一种新的理念、新的元素，而知识管理作为一种全新的管理理念与模式，它的注入，将突破原先数字档案馆建设中固有的思维，给数字档案馆建设以重要启示，带动数字档案馆的建设上到一个新的水平，实现其生存发展的又一次飞跃。

三、数字档案馆知识管理的策略

1．加强对数字档案馆知识管理的认知

知识经济的快速发展强烈要求档案馆服务层次的提升，真正发挥数字档案馆知识信息中心和知识宝库的强大作用。面对这种机遇与挑战，如何才能使知识更为有效地发挥作用，以满足人们对知识更迫切、更复杂的需要成为档案部门的首要任务，而数字档案馆只有积极实施知识管理的运作模式，通过对包括档案信息在内的所有知识资源进行整合并提供利用才能达到预期效果。档案部门在其必要性和紧迫性上必须统一思想、加强认知、达成共识。

2．创新数字档案馆知识管理的工作机制

数字档案馆的建设，不仅意味着传统意义上的完善，而且是对现有档案管理体制、服务体系的全面优化和深层次改革，建立与之相适应的工作机制才能有效实施数字档案馆的知识管理。数字档案馆的知识管理应强调知识资源管理、知识服务中人文因素的研究和运用，而不是仅仅强调技术。围绕知识管理目标确定工作机制:一是确保档案管理人员能管理好档案知识;二是通过对知识的整合利用，增强对用户需求的快速反应能力;三是开发新的知识产品，以满足更深层次的知识服务，真正实现更大范围的知识共享。

3．获取和转化数字档案馆的隐性知识

知识经济时代，隐性知识是最关键、最具有竞争力的资源，是数字档案馆能否成功实施知识管理的前提条件之一，数字档案馆应更加注重对隐性知识的收集、加工、提炼与服务。隐性知识主要是指档案人员头脑中所包含的直觉、知识、阅历、情感等(如一些重要的传统工艺、技术诀窍、专业知识和丰富经验等)，因此知识管理强调对隐性知识的管理，实际是注重对数字档案馆中人的有效管理，鼓励其头脑中隐性知识的转化与创新。数字档案馆的建设要求档案人员能综合运用各种资源，发挥其主观能动性，突破传统束缚，更新陈旧观念，探索新的信息规律，以新的视角开发档案信息资源，使其隐性知识得到更好地发挥、交流和增值并转化。所以数字档案馆承担着及时将隐性知识获取出来并共享，转化为社会记忆，缩短隐性知识显性化周期的任务。

4．深化数字档案馆的知识服务

档案馆历来把“为利用者服务”作为最高宗旨，但落实到行动上往往只是满足于提供表面的“你查我找”等浅层次服务。进入知识经济时代，这是远远不够的，数字档案馆的发展需要更加强劲的动力支持和更为有力的保障，尤其在数字档案馆中引入并推行知识管理后，只有把知识服务当作数字档案馆的首要目标和最高标准来追求，才能满足用户日益多样化的知识需求。数字档案馆的知识服务是一种面向知识创新、知识传播与知识应用的服务方式，是传统的“档案利用服务”的高级形式，服务的高知识含量是其优于传统档案馆的主要特征，因为知识服务“是在运用馆藏档案信息的同时，大量吸收并运用馆外各种非档案信息和档案人员头脑中的隐性知识”。从一定意义上看，数字档案馆的知识管理是通过整合馆藏档案信息等显性知识，综合档案人员的隐性知识，依靠隐性知识与显性知识的互动，发挥数字档案馆强大的知识库作用，为利用者提供更为有效、更广泛的深层次的知识服务，从而充分实现数字档案信息资源价值。同时，数字档案馆在综合利用显性档案信息与隐性知识的过程中，要注重以用户的知识需求为导向，对档案信息资源进行深层组织，揭示并挖掘档案信息资源的潜在价值，形成知识产品，提供知识与价值服务。

5．构建“以人为本”的数字档案馆文化

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一、实现数字化档案管理的利与弊

实现数字化管理的优点：一是信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。二是资源管理虚拟化。通过网络互联来建设虚拟资源，从而达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以使利用者进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。查询速度快：一次查询只需几秒钟；保存时间长：100年以上；保真性高：而一般的纸介质只能保存10年左右；内容全面完整：不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容；真正实施在线：授权使用者可以随时访问自己所需要的档案资料。

但是以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体积小、信息量大、检索迅捷的优势，其局限性也很明显，如不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大；其影像记录的稳定期限不长。

二、数字化管理模式下对电子文件的归档管理

目前，对于电子文件的管理，有些企业将原电子文件保存在形成部门，没有归档。也有一些企业将归档的纸制文件和电子文件分别归口到档案部门和信息技术部门。这两种做法都有缺陷。形成部门看中电子文件在处理现行事务中的作用，由其自行管理往往出现短期行为，而且管理不规范，造成企业对这些电子文件的失控。由信息技术部门统一管理，常常把电子文件视同于一般的电子信息，主要着眼于技术管理，不能全面把握电子文件的价值和联系性，对其真实性、完整性、长期可读性的保障措施不够得力，无法确保其行政有效性和法律凭证性的管理要求。电子文件与纸制文件分口管理可能造成因管理方法的不一致，给日后的查找利用带来困难。根据《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）中都明确规定机构内部的电子文件应由档案部门归口管理。档案部门通过建立统一的管理系统，制定和推行统一管理制度等措施，对本企业电子文件进行统一管理。这对于保证电子文件的完整安全和有效利用有明显的优越性。

三、电子文件的鉴定

归档前要对电子文件进行鉴定。这一工作主要是鉴别档案的价值，确定其保管期限，并据此删除已收集积累但无保存价值的电子文件，并予以销毁。也可以说，是保证归档电子文件准确、完整、系统，确定档案属性的工作。

其中自动鉴定的方法是制定电子文件保管期限表。它是电子文件鉴定的依据性文件。在电子文件管理系统设计的调查阶段就着手制定保管期限表。电子文件保管期限表是自动鉴定功能能否实现的重要因素，通过系统自动运用保管期限表，鉴定时完全可以不必审阅全部文件，因而也就避免了为挑选少量文件长久保存而必须审阅全部文件的低效率现象。为提高电子文件保管期限表的实际应用效率，保管期限表的制定工作应纳入电子文件系统的设计阶段。文件一旦生成，系统将文件与保管期限表的条款对照判断，确认文件是否能进人正常的处理流程。参考本单位实际情况，将电子文件保管期限表做的更具体，保管期限划分可以更小一些，还应具有可拓展性，以便及时更新与补充。对于保管期限到期的文件，系统自动提示用户进行处置。

四、电子文件的著录

完整的电子文件著录工作可分为归档前文件级以及案卷级著录和归档后案卷级以上的著录。其中文件级以及案卷级著录一般由电子文件形成部门完成，著录文件与电子文件同时归档，即归档光盘中存放着相应的“著录文件”。要实现这一点，就必须在文件形成之前将著录信息的形成和收集纳入考虑范围，从而实现“前端控制”。从设计的开始阶段，设计人员先完成由档案部门设计的著录单，然后进入设计系统界面开始设计工作。为了保证此项工作的标准化，档案室可以根据需要将著录项目编成统一的表格软件，发给对方。以便于两个部门的合作与衔接。案卷级以上的著录由档案室完成。要将机构所有文件纳入考虑范围，再在全宗内根据文件之间的有机联系划分类别。

五、电子文件的维护

电子文件的数字化形态加大了日常维护的难度。例如：电子文件对系统有很高的依赖性，因此不但要保存好电子文件载体，还要保存完整的读取环境，这无疑会增大管理成本。电子文件使用的是磁性、光学材料等精密型载体。因此，在电子文件的管理过程中要保护好其载体。控制好环境的温湿度，做好防尘、防磁、防震工作。避免紫外线和有害气体的影响。在日常管理中，软盘和磁盘都应垂直放置。对电子文件信息的保护也是保管电子文件的重要环节。对重要的程序和数据要进行备份。尽量选择容量大、寿命长的备份介质进行定期备份，并指定专门人员完成备份，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝；定期进行病毒的检测和清除；制定严格的管理制度，明确管理员职责和权限。

六、电子文件的安全问题

采用杀毒软件控制网络上病毒的传播，树立“预防为主，防治结合”的观念。不要寄望于恢复手段。对不需要再写入或修改的软盘加以写保护。

综上所诉，我们既要接受数字档案馆这一必然的发展趋势，也要根据本单位的实际需要为它的发展道路做一个正确的定位。使数字化管理更好地为公司服务。

参考文献：

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一、房地产档案数字化的技术原理以及要点

房地产档案数字化的技术就是对房屋的档案采用数字化的发展趋势，但是很多的情况是房地产档案管理脱离的数字化的改革，或者大量的户主的名字存在造假，这样对我国的房地产档案数字化的目标提供了很大的阻碍，但是由于各方的利益的缘故，我国房地产档案数字化的技术一直处于这样曲折发展的情况。房地产档案数字化的技术的发展主要面临以下几个问题：

（一）房地产企业不配合工作。有些人认为一个人拥有什么应该受到隐私权保护，但是我国推行了不动产登记制度，其目的在于方式商人炒房，让我国的房地产经纪逐步回归到一个正常的水平线上来，对投机者起到警示作用。同时是实现我国共同富裕的一个重要的手段。但是房地产企业手里握着大量的住户资料却不愿意配合我国的行政人员的工作，导致工作难以展开。

（二）档案填写不规范，重要信息全无。档案信息的不规范是一个重要的问题，首先档案信息因为是房地产企业进行对内部资料的转录所以难免有着很多的漏洞和信息，有些档案户主只有一个姓名，身份证号码以及其他信息都没有。所以不能用于不动产登记以及其他的用途，档案形同虚设，同时在档案中还存在很多档案的填写不全的现象。随着信息技术与计算机技术的不断发展，房地产档案资料随时处于更新状况，而在搜集房地产档案资料的过程中，极易出现信息和资料收集遗漏的现象，因此，需在档案资料的整理和收集中，采取动态化的信息管理形式，以完善房地产的档案管理工作

（三）缺乏人才的管理培养。人才的培养是一个重点的项目，在人才的管理上，我国房地产档案自动化发展有着很多问题，其中最大的问题在于不同形式的档案文件需要一个统一的制式进行资料的整理的分析，在档案的处理过程中，人员素质低就会造成档案的管理工作进展很慢，在施工的过程中，档案整理的进程慢直接影响了下一步不动产登记的进度。但是想要处理这些资料就必须具备多种信息的处理的能力，不仅对常见的计算机软件操作熟悉，对于一些冷门的软件知识也要熟练掌握。

二、房地产档案管理中有效运用数字化技术的策略

（一）建立健全的管理制度。在房地产档案管理的过程中，需建立健全的管理制度，从管理人员的培训到硬软件的要求等，均需给出明确的规定。档案管理制度的主要内容有：一是规划和控制已存储的数字档案资料，并对其进行密级分类：将敏感和机密的资料信息进行加密处理，也可将其脱机存储于一个安全性较高的地方，以此预防房地产档案资料信息被变更、窃取或者毁坏；二是系统运行环境安全管理制度：包括房地产档案机房的出入控制、环境条件的保障管理、自然灾害的防护、防护设施的管理等内容；三是应用系统运行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作权限的管理、操作监督管理、操作恢复管理、操作规范管理、操作责任管理和应用系统的备份管理及应用软件的维护安全管理等内容，通过相关的技术，预防数字档案信息出现窃取、修改的问题，从而增强数字档案信息的安全性。同时组建信息保管制度，并严格将其落到实处；建立房地产的数字化档案的记录制度，记载资料信息的搜集、管理及使用等情况，并在记录中确保信息的真实性。

（二）规范房地产档案资料。在房地产档案资料信息管理中，传统的手工搜集、整理纸质材料，容易出现材料丢失、储存不当、资料信息不规范等档案管理不到位的现象。因此，采取数字化技术对房地产档案资料进行管理，不但能达到档案资料纸质管理和信息化管理齐头并进的目的，而且能使档案资料管理更加完善，避免或者减少档案资料遗失、损坏等。同时还可通过视频、音频等技术手段，使房地产档案资料管理更加丰富化、动态化。

（三）建立数据的系统和内部的平台。房地产信息有关个人的重要的财产信息，按照现在中国人消费模式，房产是最大的支出之一房地产档案所以可以侧面的体现一个人的资本情况，所以这是重要私人的信息，房地产档案数字化的管理过程中，要注意的方面就是建立良好的数据库，通过数据库的管理提高房地产管理方式，同时要建立可靠的数据传输平台，在很多的时候在数据的传输模式是按照数据的质量决定的，房地产档案数字化的管理上通过平台与管理方式，要确保平台的安全性和传输高速性。在房地产档案数字化管理的过程中，还需注意以下两点：一是组建数据库。可通过扫描仪对纸质档案进行扫描，将扫描资料组建成数据库的形式，降低人工录入出错率，提高管理人员的工作效率；二是建立传输平台。在房地产档案信息的数字化管理过程中，需以实现其价值为中心，以此有效利用房地产档案的数据库。但是在建立传输平台的过程中，需确保传输平台安全性、高效性和保密性，从而防止档案信息在传输过程中丢失，或者人为窃取