营销档案范文

导语：如何才能写好一篇营销档案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

目前电力营销工作所涉及的档案资料主要包括客户档案资料以及涉及防范安全、经营、法律风险等的其他重要资料。[2，3]电力营销档案管理是供电企业营销工作的基础和重要环节，是做好营销各项工作、开展优质服务的关键，对提升营销管理水平、确保经营成果起着至关重要的作用，对企业经营发展水平也具有重要影响。[4]客户档案是供电企业与客户之间在供用电业务活动中直接形成的，具有保存价值的原始文字、图纸、图表等记录，包括业扩报装、变更用电、电能计量、用电检查、客户信息服务等相关资料。客户档案资料的形成可能历经业务扩充报装环节、抄/核/收环节、电能计量管理环节、用电检查环节等，不同的客户类型以及不同的业务类型均有不同的档案资料，因此客户档案资料的收集和整理繁杂且时间跨度可能很长，给档案管理工作带来了困难。客户档案是供电企业为全社会用电客户提供供电服务的最重要依据。客户档案所能提供的相关信息资料是供电企业做好优质服务工作、开展营销专业管理工作的关键。[5，6]客户在报装申请时要提供合法的基本信息资料，供电企业才能对用电申请予以受理并按国家规定提供供电服务。在业务变更、用电检查、重要用户保电等工作中，完整、准确的客户档案资料能为供电企业提供客户详尽的受电方案以及用电设备情况等重要信息，以便更好地开展电力供应优质服务工作。客户档案也是供电企业在供电服务过程中防范安全风险、电费回收风险、供用电合同纠纷中的法律风险等其他风险，维护企业自身利益，切实为广大用户提供优质、可靠电力保障的重要凭证资料。在面临客户或供电公司发起的法律诉讼活动中，供用电合同以及在用电现场拍摄下来的图片资料等都是获得法律支持的重要依据，是决定诉讼成败的关键。

二、营销档案管理工作中存在的问题

1.对营销档案管理缺乏足够重视

目前供电企业已经普遍开展档案管理信息化建设工作，建立并运行营销档案信息化管理系统，对营销档案纸质资料进行电子扫描归档，并建立了专门的档案室对纸质档案进行装袋存放管理。然而在系统建成后对营销档案管理工作的有效性并没有给予应有的重视，还没有建立完备的机制以确保营销档案管理工作深入、有效地开展。设备先进了，技术更新了，观念却是老一套，没有跟上形势，迈上台阶。尤其是在“三集五大”体系建设之际，组织机构、业务流程等均发生重大变革，对营销档案管理工作如何做好新老交替、统筹安排、确保营销档案资料管理的科学性、完整性、准确性等没有引起足够的重视。很多企业还停留在过去的老思想、老观念中，认为档案管理是无关紧要的事，档案管理岗位定岗也都偏低，从事档案管理工作的人员不是快要退休没有太多追求的、就是由于各种原因需要照顾的，人员素质不能满足以计算机、信息技术为手段的新的档案管理业务需要。

2.营销档案管理制度不健全

营销档案管理工作制度不健全，管理办法不细化。对客户档案形成的环节，各部门缺乏制度约束，致使营销档案的记录、收集不被重视，档案收集工作很难开展。尤其是业扩报装工程直接关系到公司的优质服务形象，为了让用户早日用上电，工程在实施过程中通常存在赶工期、赶进度等情况，容易忽视工程实施过程中档案资料的记录整理，导致档案资料收集不全、数据不准等问题时有发生，而事后补做资料的方式也大大降低了工程档案的真实性、准确性和可利用性。对档案资料的借阅没有相关的制度和规定，随意性很大，客户档案资料一经借出，由于没有履行必要的签字借阅手续，不容易索取归还，致使重要客户档案资料流失，给营销工作带来被动。由于客户档案丢失无法提供有效供用电合同而无从对窃电、欠费用户进行的事时有发生。由于无法对违约用户追究相关法律责任导致供电企业利益受到损失，供用电关系遭到破坏，后果极其严重。对档案管理工作人员没有相关的岗位责任制度及监督考核机制，致使工作的开展缺乏制度约束。营销档案管理人员专业技术知识普遍缺乏，且兼职较多，人员不稳定等，使营销档案的收集、整理和归档不及时、不规范。各相关收集单位彼此缺乏沟通和联系，重视程度及责任心不足，导致营销档案管理工作不到位。

3.对营销档案管理缺乏统一标准

营销档案资料收集、整理、归档等各方面工作没有统一的标准可以遵照执行，工作质量因人而异。营销档案资料所涉及的部门多、流程环节多、业务分类多、信息量大，对大量原始资料的保存价值和期限没有统一的标准，可能造成真正有价值的资料收集不全，没有价值的资料大量存放占用原本有限的库房空间资源。尤其是“大营销”体系建设完成后，对于以前存放于客服、电费核算、高压检查、低压稽核等部门的档案资料，如何统一归集、存档没有标准，在新老交替的过程中容易造成档案资料流失。对档案资料的归档方法没有形成一致性，还存在随意性大、整理方法不合理、查找不方便等现象，尤其是当人员变动后，资料的收集整理工作严重脱节，存在档案资料流向不清等问题。

三、对营销档案管理工作的建议

鉴于营销档案管理在供电企业经营管理、持续发展中的重要作用以及目前工作中存在问题，[7]提出以下几个建议：

1.提高认识

供电企业要从上至下重新审视营销档案管理工作的重要性，认清形势，增强认识，要对营销档案管理工作提出高的要求、高的标准，使营销档案管理工作迈上新台阶。首先，公司领导层要重视，应有副经理级领导分管营销档案工作。主要负责营销档案管理工作的营销部在重视各项营销指标完成工作的同时，要将营销档案管理工作纳入营销日常工作的重点。其次，其他中层部门也应该将营销档案管理工作上升到全局工作的高度予以重视和配合。要提升营销档案管理岗位的重要性，不要用老眼光看待新形势、新环境下的档案管理工作，为档案管理配备责任心强、业务素质高的专业管理人员。为档案管理专业人员提供可发展的平台，以吸引高素质的人才。

2.建立健全制度、标准

要积极推动营销档案管理制度化、规范化、标准化建设，建立健全营销档案管理工作相关制度、标准，使营销档案管理工作有章可循、有标准可依、有制度约束。制定营销档案管理责任制落实档案管理责任到人，明确分工；制定营销档案管理考核制度，促进各部门对营销档案管理的重视，加强相关人员的责任心；制定档案借阅制度以加强对档案的安全管理；制定档案销毁制度，对销户用户保存时间到期档案予以监督销毁。

3.规范工作方法

对营销档案的收集、整理以及归档要有规范、统一的工作方法。“大营销”体系下营销机构的调整给营销档案管理方式和流程带来了相应的变化，以前分别归档存放于客服、电费核算、高压检查、低压稽核等部门的档案资料，现在都要集中到一个部门统一保存，这样虽加强了档案资料的统一协调管理，但是也存在重要资料将独此一份，一旦遗失将无处可寻的问题。另外，也增大了对档案库的容量要求。规范各项资料的归档方式和方法格外重要，需做到既能确保档案资料尤其是重要档案资料的安全性，又能提高各方面资源利用的有效性。营销档案管理人员本着高度的责任心，在档案资料流转交接的过程中要对档案的完整性、记录填写的规范性予以把关，不合格的不予接受。对营销工程档案的收集要采取提前介入、全程跟踪工程进度的方法，以确保档案资料按期、保证质量地收集并归档。在使用营销档案管理信息系统对纸质档案进行电子化扫描归档的过程中，设定档案分类，制定统一规范的编号原则，避免因业务变更导致类别变化。比如可以将供电客户档案“卷内目录表”和“客户档案归档范围表”嵌入单位电力营销信息管理系统中，利用系统信息库数据，通过相关系统功能模块操作，使客户档案归档内容在系统中能自动生成，并打印出归档案卷内的目录表，从而使档案目录可以随着系统实际业务的流转和变化及时调整，保持档案的有效性和可靠性。优化库藏空间，规范档案整理和排架方式。根据档案保管要求和客户档案分类，供电客户档案装具分为“高压客户”和“低压客户”两种档案盒，放在案卷首页。“高压客户”为一户档案装一盒；“低压客户”为若干户档案装一盒。排架方面，也要按照高压和低压客户档案分类，按序上架保管。对于被鉴定为销户的客户档案，要从“永久档案”中抽出，而将新建的客户档案放入“销户档案”位置，从而以“顶号换空间”的手段来满足供电客户档案库存需求，最大限度地利用库藏空间。对新增的客户增容、更名过户、迁址、移表等业务文件资料，应及时补充到原客户档案中，而不能替换原文件资料。

4.加强档案安全性管理

要加强对档案的安全性管理，一方面要加强库房安全防护的要求。档案库房设计布局要合理，要配备防盗、防火、防潮、防有害生物等必要设施，避免发生盗窃或火灾。尤其是对影像资料等特殊载体档案要采取有效的安全防护措施重点保护。要切实加强对知识产权和涉及商业秘密档案的管理，确保档案信息的完整与安全。要完善档案保密措施，档案管理人员和使用人员应严格遵守国家档案法、国家保密法和公司有关规定，做好档案的保管、保密、查借阅管理。对已销户的高压客户档案5年内不得销毁；已销户的低压客户档案3年内不得销毁。销户档案被确定后，需另柜存放，妥善保管。

5.加强人员业务培训

要配备责任心强、高素质的专职档案人员，加强人员业务培训，利用好先进的技术、设备，充分发挥营销档案管理信息系统的有效应用，使营销档案管理工作迈上新台阶。通过培训，不仅要促进档案工作人员对档案管理工作本身业务的熟练掌握，还要对档案工作人员进行电力法律法规、电力知识等相关知识的培训，以提高档案工作人员综合素质能力，适应“大营销”体系对人员队伍专业化水平的新要求。要加强档案工作人员之间的交流学习，促进沟通与协作，增强工作荣誉感，使营销档案管理工作成为受重视、有业务、出成绩的重要工作。

四、结论

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关键词：客户档案；电力营销；管理

中图分类号： G271文献标识码： A

前言

客户档案的主要内容有客户的基本资料、电源、用电、计费参数、计量、设备以及供用电合同等相关信息，是开展电力营销业务的前提与基础。对于电力营销管理工作而言，其客户档案的管理工作显得至关重要，客户档案信息的准确完整性对于电力营销工作中的线损与电费计算、报表统计与分析等各项业务的准确性和服务质量都有直接的影响。

一、我国的电力部门运营机制

从我国目前的电力部门的运营体制来看，在全国范围内以“厂网分离”、“竞价上网”等为核心内容的电力体制改革已经逐渐开展起来，在目前的这种环境下，导致供电公司所面临的营销环境在不断的发生变化，这种变化意味着供电公司所面临的竞争形态已经由以前的传统的区域垄断转变为现在的比较先进的、科学的广域竞争，产品渠道则由以往比较普通的单向的一厂一网转变为现在的市场状态下的竞价上网，客户主导代替了以往的生产主导的运营模式。主动竞争代替了被动发展的发展动力，国家的相应政策也由局部开放代替了以前的政策管制。在这种情况下，电力公司的经营方式就必须发生相应的转变，因为它已经失去了以前的垄断权，要学会在市场中进行竞争，不断强化营销意识，特别要注意在营销工作中注意客户关系的管理，树立客户关系管理意识，不断提升服务水平，从而达到提升企业的核心竞争力的目的，促进企业的持续、优良、有序发展。

二、客户档案信息对电力营销的影响

1.客户基本信息对电力营销业务产生的影响

客户的基本信息主要有户号、户名、通讯电话等，是供电企业与客户形成供、用电关系的主要依据。如果客户所提供的是一个错误的户名，供电企业与客户之间形成的是一种错误的供用电关系，一旦出现法律纠纷，而其法律依据将不充分，容易使得供电企业的陷入被动局面，造成严重的损失。如果用于日常业务联系的通讯电话不正确，非常状况下供电企业通知客户有关用电信息的时候，客户无法及时获取相关信息，将会给客户产生不便，客户也就无法享受供电企业所提供的优质服务，对于供电企业的服务质量产生负面影响。

2.客户电源信息对电力营销业务产生的影响

客户的电源信息主要包括供电线路、产权分界点、电压等级、容量、电源数量以及电源相数等信息。假如客户的供电线路名称有误，尽管对于电费计算不会产生影响，然而客户的用电量却无法统计到具体的供电线路上，从而导致供电线路实际的售电量出现偏差，对于计算该条供电线路的线损率的准确性产生影响。并且由于供电线路的名称不正确，假如供电企业合同没有经过核实而应用该线路名称，合同中的供电线路就不是正确的，产权分界点也就不正确，合同双方签字生效之后将存在严重的错误。一旦双方由于产权责任出现纠纷而诉诸法律手段，而该合同却没有发生法律效力。假如供电企业计划对客户所使用的供电线路进行短期停电检修必须事先通知客户，则会出现无法通知到位的现象，造成客户没有做好停电的相关准备工作，容易产生较大的损失。并且一条供电线路的信息不正确容易导致多项有关业务出现问题。因此，电源信息对于一个供电企业的各项管理工作显得非常关键，所以供电企业必须确保供电电源信息不出现差错。

3.客户用电信息对电力营销业务产生的影响

用电的具体地址、类别、合同与用电容量以及客户种类等都是客户用电信息。其中用电类别是一个供电企业用来区分各种用电客户，执行电价的重要依据，假如由于工作人员出现错误，将非工业用电当成农业用电，本来应当执行非工业电价却执行了农业生产电价，从而导致电费计算出现错误。假如电量非常大，对于售电均价产生较大的影响，从而对营销分析产生很大的影响，导致供电企业在分析市场用电的结构、负荷以及用电需求等出现偏差。

4.客户用电设备信息对电力营销业务产生的影响

供电企业掌握客户负荷的特点、用电性质以及需求等最直观的一种信息就是依靠客户的用电设备信息，同时也是供电企业对广大客户合理、安全、有序以及节约用电的主要依据。

供电企业必须掌握客户用电设备的准确信息，包括了设备的名称、设备型号、电压、电流、功率、制造厂家、检验报告以及合格证书等，并将所有客户按户逐一进行登记，妥善保管，随时进行更新，确保客户设备的台帐资料与实际使用的设备完全符合，避免不合格设备投入运行，以免对电网的安全、稳定经济运行产生隐患。

5.客户计费参数信息对电力营销业务产生的影响

计算标准与方式、电价代码以及功率因数标准等是计算客户电费的标准与依据。基本电费、电价、变损以及功率因数标准针对不一样的用电类型与容量的客户执行不一样的标准，执行了错误的标准，计算的电费就会出现错误，导致收取客户的电费就会出现错误。计算的电费出现错误，统计报表就会错误，不仅影响到售电收入，还影响到供电企业对售电的统计与分析。

6.客户计量信息对电力营销业务产生的影响

客户计量信息主要包括电能表、失压仪、互感器以及计量点等信息，这些信息都是一个供电企业准确计量客户电量的重要依据。计量设备参数必须准确无误，所设置的计量点以及计量方式必须科学合理，从而确保供用双方能够实现双赢，真正体现出公平、公正、公开，否则也很容易出现计量纠纷。一只互感器变化将会导致电量出现异常，电能表表号如果登记有误，会让客户对电量的准确性发生怀疑，进而不相信供电企业，影响到供电企业的形象及其电力营销工作。

7.供、用电合同信息对电力营销业务产生的影响

供、用电合同当对于供、用电双方行使的权力和履行的义务作了明确规定，同时也明确了各自需要承担的法律责任，供、用电合同是收取电费的关键依据，也是客户缴纳电费的重要依据。假如供、用电合同信息不正确，容易导致双方的权利、义务以及法律责任产生变化，应将严重影响供电企业拓宽电力市场以及提升服务水平。为了确保客户档案的准确可靠性，供电企业的负责采集客户信息的相关责任人必须对业务非常精通，并且具有高度的责任感，从而确保所采集到的第一手资料的准确可靠性。电力企业负责客户档案管理的工作人员、维护工作人员必须对存档进行严格审核，严禁任意变更与涂改，确保档案信息的准确性，为电力企业顺利开展其它各项业务提供信息保证。

三、结语

综上所述，电力营销当中的客户档案管理是多方面的，包含有客户的用电信息，基本信息，电源信息，供用电合同，计量信息等各种重要资料，是电力营销管理工作实施的基础和前提，本文首先对我国的电力营销管理工作做了分析，继而阐述了电力营销管理过程中档案管理的重要性，以及客户档案管理对电力营销的影响。

参考文献：

[1]王敏,许世辉,王宏军,赵光静等.国家电网公司标准化建设培训教材[M ].中国电力出版社,2012.

[2]杨期余.配电网络[M ].中国电力出版社,2008.

[3]国家电力监管委员会电力可靠性管理中心.电力可靠性技术与管理培训教材[M ].中国电力出版社,2007

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1.1客户基本信息给营销业务带来的影响

客户的基本信息包括用户名、户号以及联系电话等等，是供电企业为了保证与客户建立良好关系的前提和基础。如果用户的户名出现错误，供电企业则容易与之建立的用户发生问题，进而引发法律纠纷，导致供电企业后续工作的开展存在巨大难度，供电企业陷入被动局面，不利于供电企业的社会效益和经济效益的提高。如果用户的联系电话不准确，供电企业一些重要通知就无法及时传达给用户，给用户造成一些不必要的麻烦，导致用户在享受供电企业优质服务这一项大打折扣，直接影响供电企业的形象，供电企业的供电质量无法保证。

1.2客户电源信息会影响营销业务

客户的电源信息种类较多，主要有供电线路、供电容量以及电源数量等等。假如档案中某客户的供电线路名称错误，虽然不影响电费计算，但该客户的用电量不能统计到实际供电线路上，实际供电线路售电量产生误差，影响该条线路线损率计算的准确性。同时因供电线路名称错误，供电企业合同制作人员不经核实在合同中应用这个线路名称，那么合同中的供电线路错误，产权分界点错误，合同一经供、用电双方签字，将会产生一个严重的错误。假如供、用电双方因为产权责任发生纠纷对簿公堂，已生法律效力的供、用电合同，此时发挥不了应有的法律效力。如果供电企业对客户实际使用线路计划检修停电时，需提前通知客户，工作人员没经核对直接查询客户档案线路信息，不属该线路所带客户，不通知客户，使客户不能提前做好停电准备，可能造成巨大损失；如果供电企业对客户档案中错误线路计划检修停电时，依据客户档案中的错误线路信息确定客户属该条线路供电，告知客户停电，客户提前做好了停电准备，实际没有停电，给客户造成停产损失，也给供电企业造成不良影响。一条线路信息错误可引起诸多相关业务错误，电源信息对供电企业管理重要客户非常重要，因此供电企业一定要保证供电电源信息的准确性。

1.3客户用电信息会影响营销业务情况

用电地质、类别、种类以及合同容量、用电容量等等都是客户用电信息。供电企业将用电客户进行区分的方式就是用电类别，有助于根据一定的标准执行电价，一旦相关工作人员出现失误，将非工业用电划分为农业用电，原本应该按照非工业电业收取的费用变成农业用电去收取，最终会导致电费计算出现错误。如果使用电量过大，则不利于供电企业做营销的相关分析，供电企业对市场的分析则会出现偏离。

1.4客户用电设备信息会影响营销业务

供电企业为了掌握客户负荷特性、用电性质以及需要等最直接的用电信息被称为客户用电设备信息，其是供电企业帮助指导客户安全、合理、节约用电的重要参考依据。作为供电企业为了保证参考依据的准确性，应认真记载客户用电设备信息，根据每户的真实情况去记录，然后妥善保存。此外，供电企业还应该及时考察，做好客户用电设备信息的更新，确保用户实际运行设备资料与记载的资料是一致的，严格防止不符合标准的设备进入运行队伍，保障电网的安全有效运行。

1.5客户计费参数会影响营销业务

客户用电电费的计算应该严格遵守相关标准和规定，具体则应根据电价代码、电费计算标准、功率因数标准等等进行计算。这些标准应该针对不同用户情况进行调整。如果标准的确定存在问题，那么电费计算的结果就难以保证，对电费的收取则会出现过多或过少的情况。电费计算不准确，电费统计报表数据的准确性难以保证，最终会严重影响供电企业的经济效益情况，不利于其长远发展。

1.6客户计量信息会影响营销业务

客户计量信息是供电企业用来正确计量客户用电量的设备信息，包括电能表信息、互感器信息、失压仪信息、计量点信息等。客户信息的计量应严格遵守公平公正的原准，因此要保证计量设备参数准确，计量方式及计量点设置合理，使供用双方公平交易，互惠互利，否则会产生计量纠纷。

1.7供、用电合同信息会影响营销业务

供用电合同具有一定的法律效力，其明确规定双方的责任与义务，因此，应保证合同内容的正确性和实用性，条款具体分明。我们知道合同是供电企业为了保证用电用户的权益和利益，也是想用电客户收取供电费用的参考依据，能够有效保证用户按时按量缴费。如果合同信息存在问题，那么供电方和用户方的权利和义务就不明确，面对具体问题时则难以解决，不利于法律效力的实施，更不利于供电企业的未来发展之路。

2客户档案的完整性程度会影响营销业务

客户档案信息完整、资料齐全，有利于供电企业开展各项营销业务。如果一个专变客户有2台250kVA变压器，因工作人员疏忽在档案资料上只登记了1台250kVA变压器，抄表核算人员没有核实，就按资料上的1台变压器计量电量和计算电费，造成少计电量、电费，给供电企业造成损失。即使用电检查人员现场检查，发现此问题及时更正客户档案信息，补算电量电费挽回了损失，但在此期间，供电企业失去对该台变压器用电的管理、监督，也没有为客户提供全面的服务。当前，我国供电企业在受理用户信息时，自然人一方应该保证提供信息的准确性，出示身份证件，法人一方则应该提供营业执照、企事业单位组织机构代码证、法人有效身份证件，验证无误后留存复印件，目的是供电企业要与客户建立有效的供用电关系。为了保证营销管理的高度有效性，需要确保客户档案信息填写完整和准确。供电企业应妥善保存客户档案资料，保证提供服务的质量和效率，为提升工作质量和效果奠定基础。

3结束语

篇4

【关键词】高校；档案管理；电子档案；应用；浅析

将电子档案应用到高校档案管理中，实际上也是信息社会发展的必然结果，相应的也使得高校相关档案管理工作的内容也发生了变化。虽然电子档案的重要性不言而喻，但是很多的高校却并没有引起高度的关注和重视。正是由于对其缺乏一定的认识和了解，加上部分人员的电子档案应用意识的欠缺，从而使得高校的档案管理工作存在诸多的问题，同时也造成了类似档案内容流失、档案资料不全等问题的频繁出现。在这样的情形之下，高校电子档案的应用价值则难以得到体现，最终必然使得大量人力和物力资源被浪费，并且也不利高校教学事业的发展。

一、高校档案管理中电子档案的应用问题

（一）相关电子档案管理人员的素质低下。随着社会的进步和我国高等教育的振兴，高校档案管理的重要性在近年来受到了高度的重视，但是却由于管理水平低下等原因，从而使得高校档案管理工作中存在诸多的问题。其中比较明显的一个问题就是电子档案管理人员的素质低下，这也就使得他们难以做好相关电子档案的管理工作。虽然不少高校都招聘有专门的电子档案管理人员，但是他们的文化水平普通比较低，而且很多还不是科班毕业。由于没有接受过专门且全面的电子档案管理培训，因此在档案管理中无法及时对相关材料进行收录和整理，进而也无法使得电子档案在高校档案管理中得到有效的应用，而这样只会加大后期相关资料管理和查询的难度。

（二）电子档案应用方面的资金欠缺。我们身处在21世纪互联网时代，学校档案室作为重要的信息聚散地，在将电子档案应用到高校档案管理中的时候也遇到了诸多的问题，主要体现在技术资金的投入上。在资金投入上主要有两方面的问题：一方面是很多高校都将大量的资金投入到了整体硬件设施的建设上，比如教学楼、食堂、宿舍等公共设施等建设方面，以致于没有足够的资金应用于电子档案管理工作中。另一方面则是个别高校在资金投入和使用上存在盲目性，虽然相关部门划拨了一部分资金用于电子档案中，但是部分负责人却不能根据实际需要统筹安排资金，盲目购置各类数字化资源与设备，这无疑也造成了巨大的资源浪费。虽然电子档案应用使得整个高校的档案管理取得了一定的成效，但由于资金投入不够等因素的影响，依旧对其发展产生了诸多的阻碍。

二、加强电子档案在高校档案管理中的应用

（一）提高电子档案管理人员的素质。随着电子档案在高校档案管理中的应用逐渐加强，同时也就对相关的电子档案管理人员提出了相应的要求。尤其是作为高校档案管理的主要负责人，为了确保电子档案管理工作的顺利开展，他们必须在日常的工作中注重提高自身的素质和能力。主要体现在以下两大方面：一是要具备专业的电子档案相关管理知识。这也就意味着他们不仅要深入钻研专业知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相关理论知识，进而才能有效提高自己的工作的能力。二是要具备较高的政治素养。由于高校电子档案中录入的都是一些重要的内部资源，如果电子档案管理人员没有坚定的意志和较高的政治素养，就可能导致信息的外漏，并做出一些损害学校利益的事情。因此高校在招聘相关现职档案管理人员的时候，除了对他们的基本能力进行考察以外，还要考察他们的政治素养。也只有这样，才能确保高校以及师生的利益不会因此受到不同程度的损害。

（二）加大对电子档案应用资金的投入力度。随着电子档案在高校档案管理中的应用趋势逐渐有所加强，在信息化技术的时代，加大技术资金的投入力度则显得尤为必要。只有这样，才能确保高校档案管理工作能够有序开展。如何才能通过资金的投入促进电子档案管理工作的发展，主要可以采用以下方式：作为高校，一定要加大对对现代化设备的购置资金投入。比如利用计算机进行检索则更加便捷；通过微缩技术、扫描技术等则能对档案资料进行有效的保护。也只有利用现代化高科技手段，才能有效提高电子档案在高校档案管理工作中的应用效率，从而有效克服以往档案工作的人工操作的落后性。由此可见，添置现代化的设备显得尤为必要，同时也能使整个高校档案管理工作走向更加现代化的管理模式。总而言之，作为高校，在对电子档案应用进行资金配置的时候，一定要充分考虑到档案管理的重要性，只有这样，才能确保高校档案管理工作的有序性和科学性。

三、结语

虽然高校档案管理室只是存储相关资料的一个地方，但是只要对这些资料加以合理利用，则能展现其存在的价值和意义。尤其是随着社会的不断发展和变化，人们对于高校电子档案的应用重视性也逐渐有所加大，相应的也意味着相关工作人员肩负更大的使命和责任。总之，借用电子档案的应用来保障高校档案管理工作的顺利开展，才能确保每一位师生的利益不受侵犯。

【参考文献】

[1]杨小华,唐日梅.关于高校人事档案管理工作的几点认识[J].沈阳建筑大学学报2006(01).

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[关键词] 档案管理，电子档案

一、高职院校电子档案的类型

1、用WORD、EXCEL等办公软件制作的电子教案、试题库、文件、邮件、表格等等，这些用文字处理软件生成，用字、数字、符号表达的电子档案。

2、学校主页上的新闻、校园风光、视频、招生宣传片等等，这些用影像设备制作的动态画面生成的电子档案。

3、高职院校服装设计、机械制造、汽车工程、土木工程等专业学生绘制的CAD文件等等，这些用算法绘制的曲线图、图表形成的电子档案。

4、高职院校举办的各类学术讲座、科研项目报告会、各项重要会议的录音等等，这些用音频设备录入生成的电子档案。

5、高职院校学生学籍管理数据库、学校固定资产数据库、教职员工基本情况数据库等等，这些用数据库形式生成的电子档案。

二、高职院校电子档案效益分析

1、使档案资源的齐全性、时效性得到提高

计算机网络技术的应用，为档案信息的收集提供了极大的方便，档案工作人员可以通过网络进行信息的采集与核对。方便、省力，并确保了档案信息的齐全性。由于采用的网络技术，档案管理部门能够及时地通过网络收集到最新的信息，确保了档案信息资源的时效性。

2、档案资源的归档速度得到提高

电子档案可以正确、高速地检索，可以借助网络传输技术充分实现资源共享，可以产生图文、声像并茂的效果，这些都能够提高档案资源的归档速度。

3、实现了文档一体化

计算机网络技术的应用，使公文处理和文件归档有机地结合起来，使文档一体化成为现实。实现了文书与档案管理的接口转移数据，实现了计算机网络技术对档案工作的效益和质量的倍增。

4、使档案管理人员从高强度的劳动中解脱出来

档案管理部门给每份文件编制一个唯一的分类号、档案号以及相对应的文件，在用户利用时只要给出文件分类号或是主题号就可以准确地查找，这样就能够使档案管理人员从高强度的劳动中解脱出来，减轻工作压力、负担。

三、高职院校电子档案存在风险分析

1、电子档案对设备及软件系统的依赖

电子档案是利用二进制代码来编制档案信息的，人工无法识读，必须借助一定的存储介质和相关设备才能制作和阅读。电子档案必须要在软件的环境才能存储和取出，电子档案的制作质量和使用方法、途径、效能取决于软件系统的状况。

2、电子档案的安全性较差

电子档案必须借助计算机网络技术才能生成、保管和利用，开放的计算机网络对电子档案的真实性和完整有着极大威胁，“黑客”骚扰、病毒侵入及在传输过程中的泄密、窃取等等，这些都直接影响着电子档案的安全性。

3、电子档案载体的变化带来的立卷归档问题

电子档案由拟稿者直接写在存储介质上，一经形成就上传到办公信息数据中，由档案工作人员、技术人员共享。既可以在计算机网络上，也可以在存储设备上进行移交。所以，电子档案的归档已不能按照传统的归档制度来执行。

4、电子档案的保存问题

电子档案的载体特殊，多为高科技产品，它对环境的要求比较苛刻，地点的选择必须将温度、湿度、灰尘、强光、有害气体这些因素都要考虑入内，其中一项不合格对整个档案工作带来的损失是无法弥补的。

四、正确、高效管理电子档案的对策建议

1、重视电子档案的重要作用

高职院校各级领导要切实采取措施，加强管理。高职院校档案工作人员要转变观念，提高认识，改变过去重纸质档案轻其它载体档案的观念，不断完善电子档案的归档工作。要加强对电子档案重要性的宣传力度，提高电子档案在各项工作中利用率。

2、完善制度、规范流程

重视档案管理人员的职业道德和安全操作意识，从学校实际出发，出台、完善相应的管理制度。加强培训，使档案管理人员具有较高的管理技能和职业素质，熟练掌握档案管理工作中的要求与规范，具有娴熟的电子档案应用操作技巧，推动电子档案管理的现代化进程。

3、加强档案管理队伍建设

高职院校要切实转变观念，走出管理管理队伍建设认识的误区，切实增强紧迫感和危机感，推进档案管理队伍的建设。制订适合学校实际的档案管理队伍规划，配足、配好档案管理人员，使档案管理队伍在职称、学历、年龄、知识等方面更加合理，实现档案管理队伍的专业化、正规化。

4、加强电子档案的存储设备、网络的安全性

要针对性第加强档案存储设备的安全性，对相关软件应要进行定期检查、更新、维修、升级，对相关的网络服务及设施进行检测、维护和淘汰。配备专职的网络安全监督员，定期对重要文件、软件进行备份、更新，加强身份验证、数字签名、网络防火墙的应用，最大限度地保证电子档案在传输、利用过程中的安全性。

电子档案已经实实在在进入到我们的生活和工作中，它在高职院校档案管理应用的作用是不可忽视的。我们要正视当前面临的困难和存在问题，不断地进行总结、分析、创新，把握机遇，增强信心，规范相关操作流程与制度，积极采取有效措施推进电子档案的利用，提供更好的服务。

参考文献：

[1]浅谈电子档案在高校档案管理中应用的利弊，开封教育学院学报，2009.03

[2]高校电子文件归档管理存在的问题及对策，百色学院学报，2012.12

[3]刍议高校电子档案管理信息化，长春师范学院学报，2009.04

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一、我校电子图片档案管理现状

随着经济发展和教育普及，高校学生的人数逐年增多，面对庞大的学生人数和教职工人数，各高校档案管理系统存在一定问题。目前，我国高校档案管理系统存在以下问题，具体情况如下:①工作量大:高校档案管理所处环境较为特殊，每年都会面临着大量学生进校和毕业，这就意味着学生数据需随时进行变动，因此高校档案管理系统会存在数量大，变动频繁目_复杂等难点，加上档案管理系统应用时需配用大量专业人员对系统进行维护和应用，这对学校都是来说必不可少的巨额开支;②电子信息化应用程度及范围较低:目前，各大高校仍以纸质档案为储备学生数据的主要方式，电子管理系统仅被简单应用于学生信息检索、交换、备份等低级功能上，电子档案管理应用仍处于初级阶段，未达到充分使用的层次;③档案管理操作无一定标准纲领:因各个高校的实际情况不同，其管理系统也各不相同，因此各高校所设定的制度和规范也存在一定差异，因此各档案管理系统大不相同，急需规定范围，形成统一规范;④档案管理在各高校中地位普遍较低:目前档案工作在学校的地位普遍较低，在学校机构改革中，不少档案的地位又被削弱，只看到其服务功能，而忽视了其行政协调、监督指导的职能。

二、我校电子图片档案管理系统分析

电子图档管理系统能够自动、实时、完整、准确的收集归档CAD电子文件，对收集归档的电子文件施行有效的管理和控制，实现CAD电子文件从设计、打印、收集归档、统计、在线浏览图形、检索借阅、文件管理等全过程的信息化管理图。在高校电子图片档案管理系统中，图片在归档的过程中应包含管理信息、内容信息、属性信息和归档信息4个方面的内容。管理信息应当包括存放地点、保管期限等等;内容信息包括文字说明、拍摄者、拍摄口期等等;属性信息应当包括图片类型、分辨率等等;归档信息包括归档人、归档日期等等。

三、高校电子图片管理系统的应用

1.电子图片档案具有的优点

①操作过程简便，能够极方便的对其进行增加、删除、修改等操作，且进行修改后并不会留下修改痕迹，有效保证整个档案页面完整、整洁;②资源传输方便快捷，能够实现资源的共享。在现实的阅读过程中，若是纸质档案就只能提供给能够接触该纸质档案的人进行阅读，而针对电子图片的管理档案，由于此类电子档案是由计算机以及网络技术进行处理的，因此能够避免受到该限制，摆脱纸质档案在时间以及空间上存在的制约;③不会占用较大的存储空间，纸质文件数量会不断增长，但实际的存储空间确实有限的，两者之间一直以来都存在着激烈的矛盾，但若使用电子图片档案进行管理，电子档案不会占用较多的空间，便能很好的将矛盾有效解决;④文件进行复制的过程中，电子文件能够有效避免信息和数据的丢失。由于在实际操作中，纸质文件进行复制或是缩微品进行拷贝时，经常会导致清晰度的下降、畸变、信息的丢失等等问题，与电子图片档案进行比较，纸质文件具有较大的不足之处。因为电子图片档案进行复制时，由于信息处理过程是信息化的，极少出现该类问题，因此电子档案在文件进行复制和拷贝的过程中，更能避免文件信息、内容、数据等的丢失和缺损。

2.电子图片档案缺点

首先是其储存的安全性，安全性对于系统的正常运行和内部资料的保密极为重要，电子档案采用的录入方法完全相同，各文件之间差异性较小，特征性较差，因此文件一旦受到侵害则不易被发现;其次技术支持不全面，电子档案的特殊性使文件的保管条件和保管期限等存在局限性，需重视解决;最后高校的档案管理人员专业知识掌握程度较低，不能完全掌控档案管理的相关工作，为其应用带来极大影响。

3.解决措施

针对以上系统在我校应用时存在的问题进行总结并采取相应措施，具体如下:①规范化原则:是电子图档应用中的重要原则，我校要制定规范、严格、科学、合理的管理制度，以便系统正常运行，同时我校的原有档案的数据化工作应按特定规格进行，确保其真实性;②确保档案的安全:由于电子图片档案能在不同载体上进行相互转换，虽能保证图片的真实性，但不能保证其原始性，因此，我校的档案管理人员应详细了解计算机功能以便对档案系统进行全面维护;③加强控制和管理工作:首先要对权限关系进行划分，分级管理，避免越级管理;其次是加强拷贝的严密性，使用者在使用权限后，系统要对使用者得到的信息进行及时拷贝，以便查询，最后是加强安全措施，保证系统的使用安全;④加强人才队伍建设:我校现存系统技术人员较少，目_水平较低，大多只会使用电子图片档案的简单功能，我校要加强对相关人员的技术培养，定期学习，以便更好地使用系统，为我校学生及教职工服务。

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关键词:信息化;招标;企业管理

一、高校档案管理工作面临的现状

第一，重视程度不够。由于高校对档案管理重视程度不够，在档案管理工作中，沿用传统的工作模式，对档案进行人工检索、整理、立卷和归档。即使大部分高校引进了先进的计算机设备，但是仍然只是发挥基本的输入、输出功能。由于缺乏现代化的管理系统，使得高校的档案管理工作繁琐，效率低下，限制了档案管理的价值。教师及学生的档案采集不全，档案卷内目录填写不完整，档案序号、文件编号、责任者、卷内文件的起始时间等信息有遗漏，档案文件保密级别不限定。第二，从事档案管理的人员素质不够。部分高校没有严格按照规定，完成档案管理工作，甚至缺乏专门的档案管理，只是简单的将档案堆在墙角里，使得档案丢失，这给档案查找工作带来非常大的困难。而且从事档案管理的人员，大部分是为了解决高校代课老师或教授配偶的工作，临时安排的，他们大部分人员缺乏计算机操作技能，不能利用计算机技术对档案信息进行开发和研究，并且缺乏工作积极性。第三，档案管理平台不健全。近些年来，高校电子文档、表格、音频、视频等各种数据信息，种类繁杂，这些庞大的数据信息难以有效的管理及存储。高校档案数据资源不断扩张，若不引入虚拟云存储技术，就有可能引发资源存储容量不够，导致数据库膨胀危险。

二、大数据技术在高校档案管理中的应用

大数据的意义不是数据信息庞大，而是对数据信息进行高质量的处理。面对大数据时代的到来，高校如何在招生、教学、管理、就业方面进行大数据整合和管理，为高校的发展提供技术支持，是学校发展的重点工作。目前，很多学校已经建立了信息门户、统一用户管理与身份认证、综合信息服务门户，已经在信息管理中取得了进步，但是目前高校档案管理仍存在很多挑战。第一，组织维度。高校内各个部门应该优势互补，实现不同类型的大数据资源的优质整合。例如在高校内各部门建立数据管理机构、将数据整合和管理常态化，该机构由各个部门分管领导直接负责，协调部门内部事务，并将数据整合工作纳入年终评价体系，保障数据整合工作的效果。为加强高校档案管理，建议高校成立活动领导小组和工作小组。如下：其一，领导小组。组长；副组长；成员；职责；其二，工作小组。组长；副组长；成员；职责：统筹安排档案管理，研究制定管理措施；负责对档案信息进行协调、监督、考核。工作小组办公室设在公司后勤，负责日常工作联系及相关组织工作。第二，数据维度。高校档案来源丰富，包括教师和学生的人事档案、学籍档案、医疗保健档案、试题库、学校的基建档案、学校的资产档案、财务原始报销凭证、公文、电子邮件等。在档案大数据应用时，要将档案资源进行数据模型的转换，将二维的信息转换为多维的模型。第三，技术维度。在高校大数据时代，信息应用服务引领高校档案由常规分析向广度、深度分析转变。师生用户可以共享档案信息，并从海量档案信息中，挖掘出自己可用的信息，并从这些信息资源中进行价值判断和趋势分析，找出用户和档案之间的逻辑关系。4G移动通信终端、云技术与云存储服务、校园APP等媒介渠道的引入，可以解决档案资源存储的问题。

三、大数据技术在高校档案管理中应用的有效措施

第一，增强服务意识，提高服务水平，争取领导重视。大数据时代的来临，档案管理工作会面临许多新情况、新特点、新问题。实现现代化的管理，需要提高领导干部的档案意识，配备先进的设备，实现档案管理的现代化，网络化。第二，加强档案管理教育培训，提高管理人员的综合素质。大数据的管理不在是传统的简单数据和信息的归集，在信息化管理工作中，提高管理人员的素质是有必要的。加强人才培养，实现竞争上岗，培训上岗，加强业务宣贯，为档案管理创造一个新台阶。第三，提高档案管理信息化利用水平。引进现代化档案管理设备，用于快速档案查阅、检索、分析，提高工作效率，实现档案管理的现代化办公。一是加大资金投入，不断完善档案信息数据库，不断摸索档案应用软件和实际工作的结合，建立可行的档案信息系统，提高档案数据的实用性，使得档案查阅更快捷、更方便、更可靠。二是建立规范的制度保障体系，提高信息化管理的技术水平。

四、结束语

今年两会，大数据第一次出现在政府工作报告中，这表明，大数据已经上升到国家层面。为了适应大数据时期，档案管理工作对管理人员的要求越来越高，学习现代计算机技术、网络技术、多媒体技术，跟上当代时代的节拍，对高校的发展有着重要的意义。

作者:张贤恩 高秀英 单位:枣庄市团校

参考文献：

[1]杨似海，闫其春.大数据背景下的高校图书馆档案管理策略研究[J].四川图书馆学报，2016，4（35）:81.

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一、英语写作存在的问题与档案袋评价

从历年高三备考过程及高考各题型的得分率对比来看，写作题的得分率相对其题目的难度设置来说，是偏低的。很多考生即使学了多年英语，但是在英语书面表达上还是不尽人意，尤其是表达日常生活中的一般情景和感受时，常常出错，甚至有一部分考生根本就是无从表达，包括对一些极为常用简单词语的准确应用，不知如何下笔，干脆放弃。

由此可见，对高中学生进行写作能力的训练和培养，是高中英语教学中不可或缺的重要环节，而如何把所掌握的语言知识与写作能力结合起来，则是写作训练的重点。基于这一点，在过去几年的写作教学中，我对写作档案袋评价进行研究，并利用它对学生的个人作品，学习精彩片段记录或取得成绩的记载，通过有意识地收集材料和信息，并及时引导学生反思，调整学习策略。结果发现档案袋评价在写作教学中具有着相当重要的作用，如果利用较好，不但可以给学生提供展示自己成绩的机会，而且可以让他们的个性得以充分张扬。

二、档案袋评价功能的有效应用

档案袋评价既具备系统化功能，又是个人化的一种评价手段。主要是通过教师，以及学生的评语和评价来进行信息反馈，促使学生更加端正学习态度和明确学习的方向，并且在不断的反馈和努力下获得成就感。因此，我们完全可以通过档案袋形式来对学生的学习过程进行跟踪。同时，还可以让学生根据自己的兴趣爱好对档案袋的封面进行个性包装和设计，从个人信息、学校信息、就读信息等几方面进行分门别类的统计，以便日后更能准确反映学生每一个阶段的学习情况。为了便于对学生今后学习进步情况进行评价，我们还可以鼓励学生填写个人学习情况表，并作以简单分析。在学期初或学年初都要因人而异地帮助确立适合于学生各自发展的学习目标，这样能够更好地激发学生学习英语的兴趣，有助于他们树立自信心，期末或年末结合档案袋的统计，记录对学生进行科学的评价。这对于提高他们的综合能力和综合素质是大有裨益的。

事实上，利用档案袋的评价功能，最终目的就是要求学生注意收集、积累课内外所学的好词、好句、好文章。通过多记、多背佳句、范文，使他们写起作文来得心应手，语言得体规范。这样一来，极大地调动了学生英语写作的积极性和主动性。

三、档案袋评价应用所带来的启示

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关键词：“27号令”；特点；影响；启示

由国家教育部和国家档案局联合签署，以教育部第27号令公布的《高等学校档案管理办法》（简称“27号令”），于2008年9月1日起实施。然而，该办法自公布实施至今已经四年多，各高校档案工作并没有因为“27号令”的出台而发生明显的改变，究竟原因和问题出在那里？让我们结合目前工作实际，重新解读“27号令”，希望从中得到启示，充分利用好政策优势，及时把握发展机遇，促进高校档案工作迈上新台阶。

一、《高等学校档案管理办法》的特点

1、权威性和业务指导性

由国家教育部、国家档案局联合签署公布的“27号令”，既是行政命令又是业务指令，这种双重性体现了“27号令”更具权威性和业务指导性。同时其适用范围不仅包括了普通高等学校（公办或民办），也包括了成人高等学校等各种类型的高等学校，是所有高校的法规受控体。

2、理清了档案工作的行政主管与业务主管

在领导体制上，明确了高校档案工作的保障机制。提出了高校档案工作是高等学校重要的基础性工作。“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责高校档案工作的业务指导、监督和检查”。这一规定，从根本上解决了教育行政部门和档案业务部门管理体制和职责不够明确的缺陷。

3、明确了领导职责，新增了学校领导的工作职能

“27号令”首次规定高校档案工作由高校校长领导，并明确其主要职责。这一规定，开创了我国高等院校档案管理体制改革的新纪元，使高校档案工作领导职责分明。

4、强化管理职责，新增服务职能

在“27号令”中，把“基本任务”转变为“管理职责”，进一步强调档案机构的管理职能，并赋予档案部门“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”，对纸质档案材料与电子档案材料实行同步归档制度，突出了“27号令”的时代特征性。

将“编研、出版档案史料，开发档案信息资源”列入了高校档案机构的工作职责，突出了高校档案工作的学术性。

首次赋予高校档案服务社会的职能。指出“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”，“采取多种形式积极开展档案宣传工作”，“申请创设爱国主义教育基地”等，指明了高校档案工作的服务方向，开拓了服务社会的新领域。

5、扩大了高校档案收集归档的范畴

“27号令”中将“招生”活动中形成的档案纳入高校档案的范畴，并将学生档案单独设类，列入文件归档范围。同时，明确了高等学校归档材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式，体现了电子信息技术的发展，电子文档和电子介质在档案中的存在价值，对于高校档案信息资源的收集和完整保存，加大高校档案信息化建设的力度，方便学校和社会利用档案信息资源，具有重要的现实意义。

6、明确档案机构人员的职级属性

“27号令”中规定，担任档案机构负责人要具有高级以上专业技术职务，专职档案工作人员实行专业技术聘任制或职员职级制。显而易见，“27号令”对档案机构负责人技术职务的要求提高了，对档案人员可选择专业技术聘任制或职员职级制的二种身份方式规定，充分体现了“以人为本”和符合实际工作需要。

7、档案馆的建馆条件更宽松

“27号令”中规定的建馆条件更为宽松，只要具备三个条件之一的高校（①、建校历史在50年以上；②、全日制在校生规模在一万人以上；③、已集中保管的档案、资源在3万卷（长度300延长米）以上），就应当设立档案馆。这为各高校扩大档案馆（室）规模，提升档案实力提供了很好的政策依据。

二、《高等学校档案管理办法》对高校档案工作的影响和启示

“27号令”的颁布实施，对高校档案工作的影响是不容置疑的。特别是对高校档案工作的管理体制、机构设置、队伍建设、经费和馆库保障、归档范围和奖惩等内容修订，促使我们必须从学校建设和发展的全局对档案工作进行思考，并联系学校自身的实际，以“27号令”的实施为契机，把握高校档案发展的机遇，解决好存在的问题，促进高校档案工作更好更快的发展。

1、完善档案馆（室）架构，促进高校档案规模发展

长期以来，各高校档案人员都希望档案工作在学校中占有一席之地，而档案馆（室）架构的建立和完善就是“着陆”的最好的根基。“27号令”的公布实施，无疑就是一场“及时雨”，为高校档案馆（室）的建设提供了的最好政策利器，有条件的高校应当借此机遇，申请建立档案馆，扩大档案馆（室）规模，提升档案实力，这是不容错失的机会。

但是，我们不能就此放弃、要紧紧抓住“27号令”这把“尚方宝剑”，努力创造条件，充分利用政策优势，加快档案馆（室）建设和规模发展，只有架构建立、规模扩大，根基筑牢，档案事业才做会做大做强，这是“27号令”给予我们的启示。

2、发挥再生功能，提高整体素质和业务水平

“27号令”明确规定档案工作人员不仅要“具备档案业务知识”，还要具备“相应的科学文化知识以及现代化管理技能”。

目前，高校档案队伍人员素质和专业技术水平参差不齐，学历层次不高，专业知识和管理技能有所欠缺。因此，档案人员必须明确自身不足，快马加鞭，奋起直追，加快学习新知识和新技术，在业务知识和专业技能上有所提高。档案馆（室）负责人更要担当起部门的行政指挥员和业务指导员的重任，不断开拓创新，带领档案人员做好新时期档案工作，才能跟上现代档案事业发展的步伐。打破固步自封，抛弃长期养成的懒惰，奋起前行、努力进取，重塑新形象，这是“27号令”给予我们的要求和启示。

3、运用信息技术加快档案现代化管理

电子信息管理技术的迅速发展，打破了传统档案文件的管理模式，需要我们熟练地掌握电子信息管理技术，运用现代管理模式对电子文件进行科学管理。因此，必须深刻认识到：不进则退，落后就要挨打。赶快跟上时代的脚步，进一步加快档案信息化建设，完善电子文件的管理模式，使档案工作迈向数字化、信息化，是“27号令”给高校档案工作赋予的历史使命。

4、提高档案队伍的科研能力和学术水平

一直以来，由于传统档案工作模式，限制了档案人员的科研能力和学术水平的提高，从而导致了档案人员在高校科研队伍中长期处于弱势地位。“27号令”赋予档案人员的职责和开拓服务社会的新领域，迫切地需要大力开展科研和学术活动，只有快速提升档案人员的科研能力和学术水平，才能完成“27号令”中提出的“编研、出版档案史料，开发档案信息资源”、“开设有关档案管理的选修课”、“举办各种档案展览、陈列”以及“创设爱国主义教育基地”的任

（下转第109页）

（上接第149页）

务。因此，促使高校档案人员必须快速提高科研能力和学术水平，是时代赋予高校档案工作者的任务和要求。

5、建立良好的档案保障体系，适应时展需要

为适应知识经济和电子信息技术迅速发展的需要，档案的保存已经不再是单一的文书档案。

总之，《高等学校档案管理办法》的公布实施，让我们看到了档案事业的发展前景，也给高校档案人员提出了更高的要求。我们要以此为契机，抓住机遇，与时俱进、开拓创新，为高校档案事业建设和发展做出贡献。

参考文献

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【关键词】信息化建设；高校档案管理；分析

随着社会的发展和时代的进步，人类进入了信息化时代，高校的档案管理方式也发生了很大改变，已经由传统的管理方式向信息化方向发展。信息化技术给高校档案管理带来了极大的便利，同时能够促进档案管理的可持续发展。高校档案管理员面临的最大问题是，如何将信息化建设更好地应用到档案管理中，这也是当前他们的重要任务。将信息化建设应用到档案管理中，不仅能提高工作效率，还能减轻工作人员的工作负担。当前，高校进行档案管理的信息化建设受到很多问题的阻碍，积极对高校档案管理中的信息化建设进行分析，便于更好地促进高校的可持续发展。

1.关于高校档案管理的概念和内涵

1.1在高校的管理中，档案管理是其中的一个重要方法，对高校的建设意义重大。高校档案管理包括的内容有很多包括招生工作、科研管理档案及教学档案等，它将一些具体的事物用文字和图表的方式进行表示，方式简单，便于保存，是以后高校教育和教学的重要参考和历史记录依据。它能为高校日后的发展积累丰富的经验，从而奠定了高校可持续发展的基础，对高校的未来发展影响深远。实现高校档案管理信息化指的是利用网络和多媒体等先进技术对高校档案进行信息化管理，对一些高校的档案资料进行合理的开发和利用，以达到实现其进行社会共享的目的，从而提高其社会利用价值。

1.2高校档案管理信息化通过网络化和数字化的手段将高校中的各类档案资料进行收集，从而实现数字化管理。通过网络和计算机等技术手段，实现将高校档案进行自动化和一体化管理的目的。还能通过技术手段进行资源的共享，实现高校档案的共享价值。高校档案管理信息化是进行推广和应用信息技术的过程，也是进行二次开发和利用高校档案资源和信息的过程，是一个将信息服务达到最大化价值开发的过程。

2.信息化建设在高校档案管理中存在的一些问题

当前高校的档案管理工作已经成为了各校管理工作的重点，在当今信息化时代的大背景下，为了促进学校管理建设，各高校都采用了很多的方法，但是受到一些客观和主观问题的影响，仍然存在着很多的问题，主要表现在如下方面：

2.1档案管理人员整体素质不高，能力和水平有限。很多高校的档案管理人员都是临时聘用的，没有经过专门的知识和技能的培训，对于档案管理工作中的具体流程和注意事项没有明确的概念，在工作中按照自己的思维进行管理，这样在工作中容易出现信息流失和信息不全的问题。高校也没有对学校管理中档案管理人员起到的重要作用有着清晰的认识，在资金和经费的投入上明显不足，没有对档案管理人员进行专业知识培训，使得他们的技能始终得不到提高。

2.2落后的档案管理设施和技术服务水平。在档案管理工作中，我国各高校存在着明显的南北方差异，总体而言，南方的高校管理水平要高于北方的高校管理水平。存在着差异的重要原因就是资金投入水平不同，一些一流的高校其资金来源较广，学校能利用的资金相对较多，对学校档案管理工作投入的资金就多；而一些普通的高校相对而言缺少资金来源渠道，对学校的档案管理工作投入的资金就少，从而使得学校的档案管理工作发展受到了限制。

3.如何有效进行高校档案管理工作的信息化建设

现代高校档案管理工作的重要目标是实现信息化和数字化的管理模式，从而实行促进高校建设的目的。如何将各高校的档案管理水平进一步的提高，以保证档案管理的效力，可以从下面的几个方面进行考虑：

3.1将档案管理队伍进行强化建设，档案管理人员的素质必须进行提高和培养。高校档案管理人员的素质对档案管理工作的开展具有很大影响，当前档案管理工作滞后的一个重要原因就是管理人员的素质偏低。所以加强管理人员的素质培养和专业技能培养成为了当前的首要任务，定期对档案管理人员进行培训，提高其专业技能，同时要提高他们对工作重要性的认识，及时对他们进行一些应用到档案管理中的先进技术培训，让他们能在工作中学会操作，从而有效提高高校档案管理工作的能力。

3.2加大对档案管理工作的资金投入，充分提高档案管理的信息化技术水平。当前高校档案管理工作中的一个重要问题就是档案管理设施落后、严重缺乏资金投入。没有雄厚的资金作为后盾，档案管理工作就不能得到切实的落实。各高校应积极加大社会各界对学校的资金投入，扩大资金来源，从而能够引进先进的设施，提高档案管理的整体水平。

3.3创新管理方式，进行特色档案管理体系的建立。大多高校在当前的档案管理工作中，都是简单的对档案进行分类划分。这种简单的划分模式存在着较大的缺点，容易造成以后在查找档案中存在困难或是流失了一些重要的档案信息，同时也不利用进行特色校园的建设。为了将高校档案管理信息化建设进行有效提高，就需要在日常工作中对技术创新进行不断加强，实现管理手段的不断信息化发展，建立起具有自己校园特色的个性档案管理体系。小结高校档案管理的主要方式已经逐步改变为进行信息化的管理，为了将档案管理人员的工作效率进行提高，促进高校的可持续发展，实现最大价值化的高校管理，就需要不断完善和改进高校的档案信息化管理，找到发展中存在的问题并提出相关的解决策略，从而保证能有效进行高校档案的信息化管理，以此促进高校建设的顺利进行。

参考文献：

[1]陈程.高校档案管理的信息化建设探析[J].魅力中国,2014,(13).

[2]姜翠娥.高校档案管理信息化建设研究[J].商情,2013,(46).

[3]罗丽萍.浅谈高校档案管理信息化建设[J].城市建设理论研究(电子版),2013,(02).