信贷档案管理范文

导语：如何才能写好一篇信贷档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】信贷档案；风险防控；管理工作

信贷档案管理是一项相当基础的工作，它贯穿了借贷的整个过程，如果信贷档案管理进行得好，那么就能够有效地起到风险防控的作用，因此信贷档案管理工作是一项不容忽视的重要工作。有了健全的信贷档案之后，金融机构就能够通过信贷档案中所收集到的关于贷款客户经营情况、盈利能力等的相关资料来进行分析，掌握信贷风险的情况，能够起到一定的预警作用。如果根据贷款人的资料显示其信誉和资产方面存在问题，那么就能够更快速地做出反应，做好风险防控。健全的信贷档案也有助于依法收贷，有助于帮助金融机构及时发现不良贷款，并且在依法进行诉讼的时候能提供具体而详尽的资料数据。

一、信贷档案管理的现状

信贷档案对于金融机构来说可以说是不可缺少的，但是信贷档案管理工作的现状却令人担忧，虽然说各金融机构对于信贷档案重要性的认识逐年提高，对于信贷档案管理办法的贯彻也越来越好，但是不容否认的是在其中还是存在一些认识不够或者管理不到位的问题。

（一）相关人员认识不够。一些金融机构的信贷档案管理人员对于信贷档案重要性的认识不够，认为只要贷款能够发得出去，收得回来，那就已经足够了，信贷档案管理工作并不是那么重要的。更有些金融机构对于信贷业务的发展十分看重，但是对于信贷档案管理就相对比较轻视了。在实际工作中，一些相关人员没有做到妥善管理，不讲究工作效率，造成工作拖沓甚至是错漏的现象，在面对检查工作的时候抱着一种得过且过的态度。由于他们对信贷档案重要性的认识不够，缺乏风险防控意识，因此导致信贷档案的资料收集不够完整，不够严谨，同时在移交、归档等方面的手续不够齐全，大大地影响了信贷档案管理工作、

（二）资料搜集不够完整。信贷档案对于分析贷款人资料，进行风险防控预警相当重要，但是要让它起到更有效的作用，还必须建立在信贷档案资料收集完整、齐全，文本资料严谨的基础上。但是有的金融机构对信贷档案资料的搜集往往不够重视，并出现了很多的问题。一部分问题体现在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人员由于自己业务不够精通，所以不知道哪些资料是必须要收集的，所以就导致了遗漏一些重要的资料，但是却将一些不必要的资料收集了起来。比如说在土地类贷款项目中，环保评测是一份很重要的资料，有必要搜集，但是有的工作人员缺乏相关的认识，所以就导致这方面资料的缺收。又例如在房贷等贷款中，由于贷款时间很长，所以导致这方面的日常工作没有能够很好地完成，缺少了诸如贷款催收通知书等内容，殊不知这些资料是相当重要的，当贷款发生问题需要进行诉讼的时候，就会因为没有贷款催收通知书而在诉讼时效等方面产生不必要的麻烦。也有一部分问题体现在资料搜集不够严谨上，有的工作人员由于工作态度不够认真或者是缺乏相关经验，所以虽然搜集了某些资料，但是却没有进行认真地检查，有的时候没有给资料进行编码，有的时候甚至连还没有签字盖章的资料都搜集了起来。由于缺乏信贷档案资料的严谨搜集，很容易导致信贷档案缺乏连续性，也会给日后的信贷档案调用产生不利的影响，当发生贷款风险的时候，在诉讼的时候就会导致处于相对不利的境况，产生不必要的损失。

（三）管理移交不够规范。除了信贷档案资料的搜集，信贷档案的管理和维护也是相当重要的，若是信贷档案的移交不够及时，就会导致档案的目录和它实际的内容之间对不上号，以后需要查找信贷档案的时候就会因此而受到影响。如果情况严重的话，还很有可能会因为信贷档案移交不够及时而造成重要的资料被非法篡改等现象，还可能会产生资产不良的情况，后果相当严重。除了移交方面外，信贷档案还有其他管理方面的工作也是需要不断规范化的，例如档案的保存，这就十分重要。信贷档案档案有一定的保存期限，在这个期限中要确保档案得到很好的保存。有些档案室的环境相对比较差，出现潮湿，多虫患等情况，这就会导致一些重要的信贷档案遭到破坏，当需要调用这些资料的时候就会发现因为信贷档案的保管不当而造成了不必要的风险损失。

二、加强信贷档案管理的途径

要完善信贷档案管理，树立风险防控意识，必须采取一些必要的手段，要强化队伍建设，通过培训和必要的考评机制来帮助所有相关的工作人员提高综合素质，明确责任，同时还要规范信贷档案管理工作的每一个步骤，让信贷档案资料的搜集更加完整有效。

（一）明确责任，统一认识。由于信贷档案的主要责任人是信贷员，所以要规范每一个相关工作人员的行为，明确责任，统一认识，对所有的信贷员加强组织领导。信贷档案相关工作领导要注意敦促每一个工作人员及时移交重要的信贷档案，要加强他们对信贷档案重要性的认识，杜绝遗漏、拖延、泄密等违规行为的出现，只有在思想上统一了认识，树立了风险防范的意识，才能够更好地做好信贷档案管理工作。

（二）加强培训，提高素质。对于工作人员来说，有了工作的责任感还不够，还必须提高业务水平，所以金融机构要做好对工作人员的培训工作，培养出一个高素质的信贷档案队伍。相关工作人员要认真学习《档案法》等相关法令法规，并必须熟悉信贷档案管理中的各项规章制度。为了促进工作人员树立更高的风险防范意识，并不断提高业务水平，可以对相关工作人员进行日常业务考核，并设立适当的奖惩措施，对于一些工作态度差，业务能力不强的员工要提出警示和教育，并采取“传帮带”等方式，让他们更快地提高业务水平。

（三）严格管理，规范步骤。各金融机构要规范每一个工作步骤，及时收集和登记相关数据，尤其是在核实客户真实身份等方面，更要严格按照规定的步骤执行，只有这样才能够更有效地进行风险防控。由于传统的信贷档案管理模式存在各种问题，所以金融机构可以逐步改变传统的信贷档案管理模式，采用信息联网等高科技的手段，建立更加完善的信贷档案管理系统，进行电子化管理可以有效地提高工作效率，同时也能通过设置各种权限，建立多重保密措施等方法，让档案资料更具有安全性。

三、结论

加强信贷档案管理，树立员工的风险防控意识，这对于金融机构来说是十分重要的，相关工作人员应该端正自己的工作态度，明确责任，并通过不断地学习和技能评测来不断提高自己的业务水平。同时信贷档案管理工作也应该与时俱进，可以采用电子化管理等手段提高工作效率，并更好地进行风险防控，维护金融稳定，促进可持续的发展。

参考文献：

[1]张晓莉.谈信贷档案管理[J].陕西档案，2002（1）：21～22.

[2]翁陆平.谈市场经济时期的信贷档案管理[J].浙江档案，2000（4）：24～25.

[3]殷惠国.加强信贷档案管理的五项措施[J].上海档案，2009（4）：14～16.

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1.1管理软件缺乏通用性由于各档案部门使用的计算机规格、型号、系统各异，致使档案管理软件很难适应档案管理与办公自动化系统、电子政务系统一体化的工作要求，严重制约了档案管理现代化的发展进程，阻碍了档案信息共享范畴。

1.2档案管理人员素质欠缺档案管理人员是实现档案信息化管理的主导力量，对推进档案信息化进程起着重要作用。现阶段，尽管档案管理员有专业的档案管理知识，却不能满足信息时代的需求，更有甚者从未接触过计算机和网络。加之档案管理部门缺乏既懂专业知识，又掌握网络、计算机、通讯技术的全能人才，致使档案管理人员整体综合素质缺乏，阻碍了档案信息化管理的快速发展。

1.3档案信息化的服务观念和方式滞后随着社会经济的迅猛发展，档案信息化的服务对象在迅速扩展着，不同行业、不同阶层都有越来越多的需求。但由于涉及到档案信息化服务的保密和安全等多方制约，仍然还有很大的障碍。

1.4标准化、规范化程度偏低档案工作的标准化、规范化，是信息化的前提和必要条件。由于标准化、规范化程度低，致使分类编码标准不完善、不统一，档案著录细则相容性差，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准等，使得多元的档案信息资源不能顺利存储、管理、使用，制约了信息交流的范围和程度，影响了档案信息化建设的步伐。

2.强化档案信息化工作的举措

2.1加强档案信息化基础设施建设计算机网络、数据库系统及应用是档案信息化建设的基础。随着档案信息量的剧增，档案管理员需采用先进的计算机技术、多媒体技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，将传统的纸质载体材料转化为全文、全图、全声的电子信息，并实现自动检索。这就需要投入大的财力，提升软硬件的配置，满足档案信息化管理的基本要求。

2.2提升档案信息化管理队伍素质由于档案涉及的门类众多，知识面宽泛，需要构建一个复合型、多层次人才群体，以便推进档案工作的开展。一是要具备足够的档案管理理论、档案编研、档案管理技术等。二是要有一定的计算机、网络、高科技应用水平以及档案信息资源开发能力。三是要加强档案信息化管理人才、技术应用型人才和青年人才的培养，保证档案管理队伍与时俱进，适应数字化时代需求，更加高效的完成档案管理工作。

2.3完善档案信息化保障措施完善的档案信息化保障体系，是适应新时期档案工作发展的新形势，推动档案事业协调、可持续发展的重要保证。一是要健全与档案信息化相关的政策法规体系。有完善的政策、法规体系的支撑，档案信息化的应用和发展才能有章可循。二是要制定档案信息化标准体系。在统一规划的基础上，研究制定完备的数据格式、软件程序、技术标准、工作规程，为档案信息化奠定基础。三是要加强档案信息化安全保障体系建设。确保档案信息管理系统和数据安全、可靠，防止失密、泄密现象发生。

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［关键词］电子信息时代 档案管理 世贸组织 档案管理现代化

［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1009－5349（2010）11－0063－01

档案是在国家机关、社会团体及个人社会活动中形成的，是记录历史真实状况的重要资料。档案可以是文字、图表、声像以及电子文档等不同形式的历史记录。档案管理是一门社会科学，对社会发展经济建设具有十分重要的意义。因此，如何搞好档案的现代化管理是当前一个迫切需要解决的问题。

一、解放思想，更新观念，适应社会总体发展

（一）彻底地从封闭半封闭的思想意识中转变到适应世界的总体发展观念

档案管理要从思想意识上更加开放，思路放宽，提高整个社会的档案意识，逐步与世界整体发展相适应。通过得到社会的支持和关注，得到社会各界的认可，才有利于档案工作的开展，有利于档案质量提高。促进档案管理现代化，只有提高档案工作的现代化程度，才能与世界经济贸易的各种现代化的档案管理相衔接。因此，现代化的档案管理与世界经济贸易密不可分。要提高整个社会的档案意识，包括机构体系建设和档案工作者队伍建设非常重要。首先要在机构体制上创新，改变以往的思维方式和工作运行机制。档案工作者要树立起社会意识、世界意识、责任意识，从长期封闭半封闭的工作环境中彻底解放出来。虽然普遍具有勤勤恳恳、任劳任怨、默默奉献的敬业精神，但有相当一些人墨守陈规，观念老化，思想保守，与社会接触少，更谈不上了解世界经济贸易。他们先进的现代化管理手段不会应用，致使社会协调能力和社会活动能力较弱。因此要改变档案工作默默无闻的封闭局面，要开阔视野，破除传统的用人机制，提高工作人员的素质；调动档案管理人员积极性，激发档案管理人员的创造性，把档案管理的作用充分发掘出来；想千方设百计扩大服务范围，拓展服务领域，扩大对外档案工作资源范围。只有这样才能开创档案管理工作的新思路、新局面，推动档案管理事业的健康发展。

（二）要不断强化培训意识

加强档案管理工作基础知识教育，通过各种理论培训、档案专业知识教育、世界贸易组织及相关知识的培训，培养一支坚强过硬的档案队伍，让优秀人才充实到领导岗位和其他重要岗位上，使这些人才不仅具有较高的政治理论水平和业务素质，而且还具备相当的世界经济知识，以及较强的开拓意识、创新精神。只有这样才能提高档案工作者的社会责任、全局观念，更好地为档案管理工作服务。

二、档案管理现代化离不开融入世界经济贸易，离不开现代化

发展离不开经济投入。实现档案管理的现代化同样需要资金、人才、机制等注入。没有资金、设备，应想尽办法，根据现在的条件和可能，配备先进设备；如果没有资金投入，不能创造条件，不注重培养管理人才，档案管理事业就不能健康发展。因此，要积极培训，不断选拔高素质的专业人才充实档案管理队伍，把现代化档案管理工作纳入单位工作计划，列入本单位的考核内容进行考核，机制不活的话可以改变现有的工作模式和运行办法，各级领导尤其是主管档案工作的领导要经常过问此项工作，实行例会制度、督促检查制度以及培训制度。各个基层单位要经常研究档案管理工作的重大事项、重大动向、重要问题，听取档案管理工作人员工作汇报，了解本单位档案管理工作状况，提出新要求，下达新任务；不断指导本单位档案管理部门依法开展管理工作，帮助本单位档案管理部门解决工作中实际存在的困难和问题；还要有宏观指导总体战略、总体思路，实现档案管理发展战略上的创新，具体工作环节当中管理内涵和技术手段的创新。做好档案现代化管理，对促进我国在国际经济贸易中的融合与发展都有着长远和现实的意义。

三、加快档案管理的现代化步伐，发挥档案管理在国际贸易活动中的作用

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一、改进高校档案管理模式的必要性

首先,信息时代现代信息技术的迅猛发展,加快了社会数字化、电子化、网络化的进程,越来越多的电子文档应运而生,高校的馆藏模式由传统单一的纸质档案向电子档案转化,档案管理正在逐步实现信息化,档案从实体管理向信息管理转变,管理范围更加扩大,管理方法也更加智能化。改革高校档案管理模式是信息时代对高校档案管理的客观需要,是档案事业发展的动力。随着高校自身改革的不断深化,档案管理也出现了许多前所未有的新模式、新问题、新动向和新内容,档案信息利用主体越来越多,对档案的管理要求也越来越高,面对这些变化,要更好地体现档案所具有的价值,就必须大胆改革创新。

其次,改革高校档案管理模式不仅是高校档案管理服务手段的发展需要,同时也是服务方式的现实需要。传统高校档案管理服务手段是以手工检索为主,难以跟上信息化社会的发展步伐,档案的信息化著录和检索是时代赋予我们的发展要求,而这些又直接关系着档案管理服务模式的创新。而传统高校档案管理服务方式往往是单一式和被动式的,已远远不能满足信息化的现实需求。信息时代变革高校档案管理服务方式就必须改革创新高校档案管理模式。

二、实现改革高校档案管理模式的具体设想

第一,以人为本,提高档案工作者的自身素质。档案工作人员的自身素质高低直接决定了其创新精神的强弱。首先,档案工作人员要在思想意识上更新服务理念,也就是,档案工作人员要跟上社会发展的步伐,树立竞争参与意识,以创业取代守业,以经营取代“看摊”,把握时代脉搏,为学校教学、科研工作保驾护航。其次,要不断提高档案工作者的业务技能。培养和造就一支高素质的创新型档案工作队伍,就是要努力培养适合档案馆数字化和现代化需要的复合型人才,使他们既掌握信息理论与信息知识,又能熟练地应用数字化技术、信息存储技术、网络通信技术、多媒体技术及档案专业技能。这是档案干部队伍建设的时代之需,当务之急。

第二,创新工作方式,健全工作规范。新形势下,校园网、局域网、互联网已经成为信息交换最便捷、快速的途径,人们迫切要求能够在网络中寻找到自己需要的数字化档案信息,以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已不再适用数字化档案管理,必须创新工作方式,建设工作规范和标准,加快纸质档案数字化的进程。这个过程要分几步走,首先在引进先进的档案管理软件的基础上,将所藏档案进行全面数字化处理,这里包括的档案内容是整个学校建立档案归档制度始就形成的珍贵资料,尤其是对那些年代久远的已经受损,或者是容易受损的利用率较高的档案资料进行数字化加工,实现档案信息资源数字化数据库,这是档案信息化建设的重要基础工作,也是一项会出现各种问题和遇到各种困难的比较艰巨的工作。与此同时,要构建网络实体,建立档案部门内部局域网,并接入外部网或者互联网,制定相关的、适应网络运行特点的规章制度,以便在网络环境下的档案管理,具有可操作性和跨平台运行能力,对电子文件管理规范,有章可循,这是档案信息化得以进行的基本条件,做到档案信息服务利用网络化,档案信息管理法制化。其次,我们还要坚持文档一体化、纸质档案和电子档案双轨制原则,档案信息化建设必须以文档一体化为前提,文档一体化也是实现数字化校园对档案管理提出的必然要求,学校在规划和组织实施办公自动化时,要将档案管理现代化纳入其中,统筹考虑,统筹安排,使档案管理与高校办公自动化同步发展。

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现阶段，我国的医疗事业改革不断的深入，在医院管理过程中，档案管理是其中一个重要的组成部分，随着现代化技术的快速发展，给医院档案管理工作带来了很大的机遇和挑战。与传统的档案管理相比，医院的档案管理工作存在很大的不同，主要是其涉及的原始材料比较多，当今现代化医疗卫生管理的一个重要的手段是档案信息管理。就信息化时代医院档案管理工作的创新进行探究，仅供交流借鉴。

关键词：

信息化时代；医院；档案管理；重要性；创新

随着社会市场经济和科学技术的发展和完善，信息化技术在社会上很多领域得到了应用，而社会各行业对档案信息的需求越来越大，因此，在进行档案管理的过程中，应该广泛的应用信息化技术。在医疗卫生系统，档案管理部门是一个重要的组成部分，其也是为医疗卫生系统提供有力的决策依据，为了更好的提高档案管理工作的水平和质量，需要改进传统的档案滚利理念和管理方式，还要不断地加强档案管理工作的创新，从而促进医疗卫生系统的高效运行。

1信息化时代医院档案管理工作的现状及问题

在医院的档案管理中，由于涉及的档案原始材料比较多，造成传统的档案管理够工作比较复杂，加之档案管理工作人员严重缺乏档案意识，而医院对于档案的利用效率也普遍不高，在进行医院管理的过程中，往往忽视档案管理工作，各个科室之间的界限也不是很明确，信息的交流也不够及时，信息资料的共享更加难以实现，这样一来，工作过程中就会造成严重的脱节问题，影响医院的管理工作的水平。随着信息化时代的到来，医院在进行档案管理的过程中也广泛的使用了信息化技术，并确实取得了较好的成果，但是由于医院档案的来源多样，档案管理工作中还是存在一些不足和缺陷的，档案管理对网络设备的依赖程度比较深，如果网络运行出现不稳定或者是出现故障的话，就会档案资源的开发和利用会受到较大的影响。信息化技术的应用，极大的提高了医院档案管理工作质量的提高，然而在管理过程中，对档案信息资源要进行备份处理，避免网络设备出现故障造成的档案信息丢失的问题。

2信息化时代医院档案管理工作的特点

2.1保密性差。现阶段，很多医院的档案管理工作还是通过人工操作来完成的，加之，医院的人员流动性比较大，对于医院档案材料的需求也会比较大，从某种意义上来看，接触档案资料的人员是比较多的，因此，在档案工作的日常管理中，许多的意外事故就会发生，特别是秘密等级较高的档案资料，其的安全性和保密性得不到有效的保障。

2.2查找效率低。传统的医院档案管理工作都未能得到医院领导的重视，过于重视医务工作者的升学率，医院档案工作对于医院发展来说是非常重要的，良好的档案管理可以让医院了解医院师生人员的生活和思想情况，有助于医院领导根据医院实际情况做出相应的决策。但是目前我国许多医院都有或多或少的因素影响着其档案管理工作的发展。医院传统的档案管理工作都是以卷宗的形式来开展，并且如果需要查找的话也是人工来操作，在实际工作中，由于卷宗的数量过于庞大，单纯的人工方式效率极低，从而影响了医院档案管理的工作效率和质量。

3医院档案管理工作现状创新的重要性

3.1促进医院科学决策。医院日常工作的管理时刻都离不开医院领导的正确决策，在面对一些重大问题时，医院领导能不能根据医院的实际情况来进行决策关乎医院未来发展的持久性，也关系着医院当前管理的稳定性。医院档案是领导做出决策所依据的现实基础，只有实现档案管理的信息化，使信息储存及时、有效并得到高速传递，才能为医院领导的正确决策提供信息支撑。

3.2提升档案管理效率。现代医院档案管理工作的构建将会向着数字化模式发展，信息技术将会成为数字医院档案的主要技术力量。医院档案是能够采用计算机科学管理，避免了人工的繁重的工作。高效能计算机能够将复杂的信息有效的整合组织起来。数字化医院档案是有一套完整的高效的数字分析系统，能够实现医院档案资源的高效整合利用，提高医院档案管理工作的效率和质量。

4信息化时代医院档案管理的创新策略

4.1医院档案管理与服务意识的创新。医院作为一个服务型的行业，其面对的服务对象是广大的社会群众，其信息资源的也是面向社会公众，有利于社会公众个性化需求的满足，通过信息化技术的应用，为社会公众提供良好而周到的服务，改进传统落后的档案管理模式，从而实现现代化的档案管理，有利于促进医院管理水平的提高。在管理档案的过程中，档案业务的服务理念要不断地创新，同时加强档案管理工作人员对档案管理重要性的认识，并能够积极主动的投入到档案管理工作中，保证档案业务服务的质量，有利于科学合理档案服务体系的关键，档案服务意的树立应该以医院整体为基础，做到与时俱进，满足信息化时代对档案管理创新发展的需求。

4.2医院档案管理模式的创新。档案安全的管理是档案管理的核心部分，存在档案场所的防火、防潮和防盗是传统档案安全管理的主要工作内容，同时还包括档案服务相关设备的安全管理。然而信息化时代的档案安全管理的内容是网络运营的安全管理。在进行医院档案安全管理的过程中，医院网站的服务功能要不断的完善，还应该建立一个供医院内部使用的档案系统，并在统一的信息平台上构建信息系统，这样一来，信息的使用人员在不同的计算设备上都可以查阅到自己需要的信息材料。档案管理国工作人员要收集和整理医院的信息资源，建立医院的电子信息中心，使档案信息资源得到丰富，从而信息资源的共享得以实现，档案资源的使用小效率也会得到较大的提高。医院档案管理模式的创新，有利于档案信息资源的统一管理，同时档案信息资源的共享也得到了良好的落实，从而满足社会公众个性化的需求，并为其提供高质量的社会服务。

5结论

随着医疗体制改革的不断深入，在医疗卫生系统中的档案管理工作已经实现现代化的管理，极大的提高了档案管理的水平和质量，为医院做出科学合理的决策提供有力的依据。但由于多方面的因素的影响，现阶段的医院档案管理工作中还存在一些不足和缺陷，阻碍了医院档案管理事业的进一步发展，因此，医院档案管理部门应该立足于自身的特点，加强工作人员对档案管理重要性的认识，从而采取有效的措施进行处理，实现档案管理工作的创新，促进我国医疗事业的蓬勃发展。

参考文献

[1]许桂清.王志信息化变革档案管理探析[J].档案事业管理，2006（3）.

[2]李巍.网络环境下档案管理工作的创新与安全防护[J].湖北函授大学学报，2013（3）.

[3]张兴文，李林波，王晓丽.加强医院电子档案管理的对策探讨.中国医学装备，2009.

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关键词：档案管理工作；创新；建议

随着社会的发展，人类已经进入信息时代，有力的推动着社会变革的发展进程。在此背景下，对档案管理信息化有着较高的要求，因而相关工作人员必须在工作实践中实现创新，以寻求新的发展路径，提高档案管理工作效率。在信息时代下，相关部门对档案管理的要求逐渐增多，以达到推动档案管理信息化建设进程的目的。基于此，作者认为，有必要针对档案管理工作创新的问题而提出合理的创新建议，保证档案管理工作有效开展。

一、信息时代下档案管理工作的要求

在信息时代背景下，要求档案管理工作开展中，将现代信息技术有效应用于其中，并设立专门的档案管理机构，对管理工作进行必要的组织和规划，以提供优质的信息服务。因此，档案管理信息化建设是必然趋势。在档案管理信息化建设中，能够对档案信息资源进行合理的开发和利用，有助于提高信息化管理水平。所以，社会各部门对时下档案管理工作有更多的要求，主要表现在：首先，要加快档案管理信息化建设，必须加强基础设施建设，为档案管理信息化的实现提供有力保障。基于此，有必要创建统一的平台，以推进基础设施建设。其次，加强档案信息资源建设，保证管理信息库、数字档案馆、公共档案信息资源库建设工作的全面开展。再次，各单位部门根据自身发展实际情况，制定明确的标准规划，确保单位能够有效开展档案管理信息化建设工作。第四，应用系统是档案信息化建设的关键技术，因而在档案管理信息化中，应合理选择应用型软件系统。最后，加快人才队伍建设，培养高素质人才，为档案信息化管理提供有力支持。

二、信息时代下档案管理工作的创新建议

在信息时代条件下，档案管理工作的重要性逐渐凸显，因而对管理水平有着更高的要求。然而，档案管理工作开展中，受诸多复杂因素的影响，致使档案管理工作水平相对较低，难以满足信息时展的要求。因此，作者认为，相关人员有必要针对档案管理工作的创新而提出合理的建议，以加快档案信息化管理的建设进程。

（一）创新档案管理体制

创新档案管理体制是信息时代下档案管理工作创新的重要内容。新时期，通过对信息技术的有效应用，能够将档案管理上升至新的高度，并实现档案信息的集中统一管理。但是，根据档案管理实践可知，国内档案信息管理体制仍然存在着许多不足之处，难以发挥强化档案管理的积极作用。近年来，国内各部门虽然对档案管理工作重要性的认识不断增强，但在信息系统建设方面仍然具有分散性，且不能选择优质的软硬件设施，在一定程度上阻碍档案管理工作的进程。因此，创新档案管理体制是必要的。首先，针对档案信息系统建设做明确的、统一的标准，以达到规范档案信息系统建设的目的。其次，加大档案信息集中管理力度，在应用现代信息技术的基础上，对档案信息实现自动化管理。

（二）提高档案信息共享度

就国内档案信息管理工作现状看，档案信息资源的共享性较小，不能满足档案管理工作的实际需要。究其原因，主要表现在：一方面，国内对档案信息管理工作缺乏统一的标准规范，因而在系统软件使用中，存在着杂乱的问题；另一方面，系统硬件设施达不到相关标准要求，难以充分发挥档案管理工作的优势。由此可见，相关人员应采取有效的解决策略。首先，针对档案管理工作的内容、范围做明确的规范，以促进档案管理工作的有序开展。其次，对档案管理各项工作、各环节制定统一的标准，确保各单位在开展档案管理信息化建设工作时，能够有效应用信息技术，完成系统工程建设的任务，提高档案信息的共享性，以适应信息时代的实际需求。

（三）加快档案信息数据库建设进程

随着社会的发展与进步，人类的档案信息量逐渐加大，是造成国内档案信息化建设进程缓慢的重要原因。当前，我国档案信息管理工作正处于从文件管理向信息化管理过渡的发展阶段，而确保过渡顺利的关键则是构建数据库，为档案信息管理奠定良好的基础条件。但是，数据库建设并非一朝一夕能完成，是漫长的过程，要求建设者在实践中对数据库加以不断完善和创新，才能充分发挥档案信息资源的优势，实现科学管理的目标。基于此，各单位在档案信息数据库建设中，不仅要牢牢的将档案管理工作和信息技术紧密结合，而且要确定数据库构建形式，如网络开发式、分布式等，有利于提高档案信息管理工作水平。

（四）提高人员素质

信息时代下，要促进档案管理工作的创新，提高人员素质是关键环节，有利于为档案信息管理工作指明发展方向。首先，档案管理人员必须具备较高的职业道德水平，如爱岗敬业、保持高度责任心、忠于职守等。在管理实践中，管理者可以针对工作进行积极的思考，并及时发现和解决问题，遵循一丝不苟的奉献原则，促进档案管理工作开展。其次，档案管理人员应积极参与培训学习活动，以提高自身的信息技术素养，掌握先进的理论知识和操作技能，为档案信息化管理提供有利条件，更好为社会而服务。最后，提高管理者的创新思维能力，要求管理者能够对本职工作进行独立思考，并以积极饱满的情绪投入到管理工作中，为档案管理工作创新主动献计献策。

三、结语

在信息时代下，档案管理工作越来越占据重要地位和发挥重要作用。然而，档案管理工作十分复杂，对管理工作的要求越来越高。所以，相关部门人员应针对档案管理工作进行创新，并提出有效的创新建议。首先，创新档案管理体制；其次，提高档案信息共享度；再次，加快档案信息数据库建设的进程；最后，提高人员的综合素质。如此，有利于推动档案管理的信息化建设进程。

参考文献：

[1]葛金石.关于信息时代下档案管理工作的创新分析[J].现代职业教育,2016,(15).

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关键词：档案管理电子档案优越性开发和利用规范措施

0引言

电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。

1电子档案的优越性

1.1直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。

1.2微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。

1.3微机管理更有利于文档的保密过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

1.4微机管理有利于提高档案管理工作的质量档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。

2电子档案的整理、开发和利用

2.1电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。:

2.2电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案，互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。

3规范电子档案管理的几项措施

3.1加强电子档案归档制度建设各档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。

3.2从电子文件的源头抓电子档案的质量为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。

3.2.1档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。

3.2.2设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。

3.2.3电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。

3.2.4为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。

3.3要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。

4结语

电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。

参考文献：

[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006(15).

[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案2008(9).

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【关键词】信息时代；电子档案；管理

0.引言

所谓电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，这给档案管理带来了一次革命性的挑战，档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。

1.电子档案的特点及优越性

1.1与传统档案相比，电子档案具有如下特点

1.1.1文件记录方式多样，变化性大

传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。

1.1.2与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点

电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。

1.1.3电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性

电子档案的前身是电子文件，其传送往往是在网络上进行，操作者互不见面，体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或补充这部分背景信息，将会给将来的档案的有效利用带来隐患。

1.2基于电子档案的特点，电子档案具有独特的优越性

1.2.1电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率

在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

1.2.2电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺

传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。

1.2.3档案管理的电子化更利于文档的保密

在传统的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。

1.2.4电子档案的微机管理有效地提高了档案管理工作的质量

档案工作的根本目的在于查阅和使用，但要提供可供查阅和使用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。但若文书档案管理进行微机管理，即成为电子化档案后，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。

2.做好电子档案管理的措施

2.1要完善体制，建立统一的电子文件管理标准

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

2.2要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。

2.3应做好电子档案使用中的控制与管理

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

2.4应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍

在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

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高校档案信息化管理系统通常包含以下几个子系统：第一个是综合布线系统。它首先要满足人们的基本需求，即查询方便、快捷，数据交换传输准确、安全，以及整理归档方便、及时；同时还要考虑今后系统的可靠性、扩充、易维护管理等问题，最终能给档案馆带来好的效益。第二个是网络系统。可靠性、安全性、适应性、扩展性一直是网络系统建设的四大目标，现代化档案管理系统在网络设计时，必须满足这几个基本条件，同时基于档案服务对象的特殊性和广泛性，其网络系统务必要管理方便、使用快捷。第三个就是身份验证系统。现代档案馆系统一般是使用数字证书，运用非对称和对称密码等技术建立起严密的身份认证系统，以此保证信息不被除发送方和接收方之外的他人窃取，并保证信息在传输时不被篡改，确保发送方可以通过数字证书确认接收方身份，确保发送方对于自己发送的信息不抵赖。第四个是数字化系统。数字化系统包括数字化加工子系统、缩微子系统和综合档案馆管理系统。第五个是安防系统。安防系统包括门禁子系统、视频子系统及广播子系统。第六个则是档案库管理监控系统。通过电动密集架支持子系统和计算机温度、湿度管理子系统进行智能化的有效管理。

二、高校档案管理信息化建设的必然性

1．信息化时代的必然要求

《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务:本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数字库建设，开展公众档案信息网上查询服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和信息化建设[2]。信息化时代，高校档案的工作对象、任务和性质都有很大变化，各项管理工作正日益朝着自动化、信息化的方向发展，档案管理信息化建设作为“数字化校园”的重要组成部分，必须加快步伐；同时，高校档案信息化建设作为全国档案信息化建设的重要组成部分，也应结合自身的特色和优势，改变高校档案管理信息化进程相对滞后的局面。

2．高校档案事业发展的必然趋势

需求决定了市场。高等学校和社会对档案的实际需求决定了我们建设和改进档案工作的方向，我们必须紧跟社会变革发展的步伐。随着高校体制改革的不断深入，高校档案作为高校管理重要组成部分，其管理难度不断增加，档案门类越来越多，档案内容趋于复杂化、多样化。首先，高校档案的用户群包括了高校内部和社会公众两类人群，他们对信息的需求包括数量、系统性和时效性等，传统的档案管理方式已远远不能满足这三个方面具体需求的变化。其次由于文件数量日益增加，库容量日趋饱和，加工、利用和存贮工作如果仍然使用传统手段将导致档案管理工作不胜负荷。一批批纸质历史档案逐步自然老化，拯救这些档案对技术手段不断提出更高的要求。再次，记录档案的信息载体和方式已日趋多样化，机读型、声像型、缩微型等新型载体早已得到广泛应用，其管理方式、载体形式、信息互动等方面具有不可替代的优势。所以原有单一的管理模式很难适应档案工作发展的要求，高校档案信息化管理方式的改革成为必然。

3．高校档案管理和资源开发利用的必然需求

随着档案信息化建设的不断深入，档案信息在推动社会进步方面的作用越来越大，档案信息服务也变得更加系统、全面。纸质档案在整理装订过程中需要耗费大量人力、物力和存储空间，保管过程中也容易遭遇发霉、蛀虫、字迹退色等现象。此外，利用过程中反复复印或翻阅都会使其受到一定程度的磨损。高校有许多档案保存一定期限就要销毁，有可能造成信息流失。对电子档案来说，高密度贮存、体积轻巧，使用寿命长、传递速度快、容易复制，它的生命力极强。因此，高校要保证信息完整和安全，必须进行信息化管理。[3]

三、高校档案管理信息化建设的路径选择

目前，高校档案管理的问题主要表现在以下几个方面：

1．思想理念落后。

高校的档案管理是高校管理的一项重要工作，高校的档案真实地记录着高校发展的点点滴滴，对高校的各项工作具有重要的参考价值，是高校的宝贵财富。但是一般情况下，很难得到各级领导的高度重视。他们通常认为档案管理的目的在于收集、整理、保管信息。结果在形式上都表现出安于现状、不求进取的态度。

2．管理手段有待改善和提高。

许多高校在档案管理的信息化建设中投入资金不足，结果使得信息化建设所需的硬件得不到改善，信息化基础设施建设不到位，管理软件不能及时升级，这些都严重制约了信息化建设工作的开展。

3．档案管理人员的业务综合素质有待提高。

人才在档案信息化建设中起着关键的作用。目前我国高校档案管理信息化建设的物质条件已初步具备，但相关专业人员仍然严重缺乏，更不用说建立素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍了。现有的档案管理工作人员中，有的档案工作者计算机方面知识可以，但档案管理知识缺乏；有的档案管理经验丰富，但计算机操作能力较差。档案管理信息化建设对管理人员的要求越来越高，所需人员不但要具备档案专业知识，也应熟练掌握信息化建设所需要的各项操作技术。

4．软件开发利用水平不高。

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信息时代的到来，使得人们对档案信息的需求越来越大。医院的档案管理部门，作为医疗卫生资料的重要来源，只能顺应时代的发展，实现现代化管理。即使是面对许多困难，也应充分认识到档案管理在医院工作中的重要作用。如何强化医院的档案管理，使之成为现代医疗管理的重要方式，是新时期各医院应当解决的难题。所以应结合其特点充分认识到重要性，提出新的改进措施。

一、信息时代下医院档案管理具有的特点

信息的收集来源更加多元化。面对信息时代的背景，在医院里，各个部门之间加强了合作与交流，这种多渠道的沟通，实现了对档案信息实现多元化管理的特点，使其收集到关于人事、教学、医疗、后勤、行政、财务等部门的档案信息。

档案的处理效率更高。医院的档案管理部门在具体的工作中，不仅仅局限于医院的各个职能部门，其上级主管也同样要求为其服务，提供相关资料，为病人更好的服务。对信息资料需求大，就要求管理部门提高工作效率，增强服务的时效性，并做到信息的系统话与电子化，方便他人使用。

储存方式更加多样。以往的档案管理大都是采取纸质档，采用文本记录。随着科学技术的不断进步，信息时代与现代化的到来，丰富了档案管理的形式。不再仅仅是以往的文本记录，在服务病人时，大都会采取视听档案、电子文件的形式。记录方式的革新、在一定程度上增加了档案信息的存储范围，也使得档案信息保存得更长久。

二、医院档案实现信息化管理的重要性

社会的不断发展决定了信息化管理是必然趋势。现在社会发展日新月异，人们对高价值、高效的档案信息有越来越大的需求，通过网络实现资源共享的想法更加强烈，同时对信息服务的质量要求不断提高。面对这些新的要求，传统的管理模式已经在面临新的挑战。因此，面对这样的现实，医院的档案管理人员就应顺应时代的发展。把压力变为动力，抓住发展机遇不断加强档案信息化的建设，促进档案管理现代化的实现，才能在信息时代促进医院档案管理的发展。[1]

迎合医疗事业持续发展的需要。医疗事业的发展和运行需要造就、培养和发现大量的人才，因此这就需要借助现代化的信息技术才能获得人才的来源。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源只有保证档案信息作用的充分发挥，才能为医疗事业的持续发展创造条件。从而为以后的医疗事业提供更加全面、准确、迅速的档案信息，从而提高档案管理的工作水平与工作效率，因此档案管理信息化的实现显得更为迫切。

有利于提高医疗单位的服务水平。档案管理信息化的实现是的人们从繁忙的手动记录中解放出来，就有充足的精力与时间对新的业务及信息知识进行研究学习，不断积累知识，从而有利于提高管理水平，促进档案事业的不断发展。这不仅为医院造就、发现、培养了人才，服务于医院事业，而且也提高了工作效率，是档案资源得到了充分的开发与利用，也延长了档案的保存时限。

三、如何加强医院档案的信息化建设

加强硬件与软件的配套建设。新时期的档案管理工作要求建立稳定的管理体系，这不仅是一项基础性业务，也是实现信息化管理的大前提，是档案管理工作未来管理与历史管理的有机链接。所以，资金的投入是必不可少的，确保档案管理实现信息化所需的硬件与软件设备齐全。另外，档案管理部门的信息化应该同医院的网络同时进行，在医院同档案网络间设置权限，在医院内部建立以档案室为中心的内部网，有利于信息在统一的平台管理，方便人们随时随地使用，查阅相关资料。这不仅实现了资源的共享也是数字化管理的体现，也有利于办公自动化的实现。

对电子文件实行制度、规范、标准的管理。对电子文件实行标准化、规范化、制度化的管理，符合了档案管理信息化的需要，贯穿于档案信息化实现的全过程。如果没有统一的运行标准与规范，电子文件的管理将会杂乱不看，对信息资料的存储和使用都有很大影响。各级档案部门对档案管理给予了充分的重视，对其制定了血多规范制度。对于医院档案部门，应结合自身行业的特点，促进相关规范的出台。吸收相关行业的经验，建立关于规范管理电子文件的规范。[2]例如文件的归档、销毁、收集、鉴定规范。结合文件自身的特点，利用相关技术标准，规范其格式，对电子文件实现全程的管理。同时借助技术力量，落实好各项制度规范的执行，促进档案工作的有序进行。

定期对档案管理人员组织培训。信息化的档案管理，其管理人员不仅需要具备档案管理的专业技能，同时也应该对网络知识有很深的了解，复合型的人才是档案管理信息化实现的重要保障。档案管理人员在工作中应该不断学习，从而提高自己的管理水平。掌握一定的计算机理论以及相关运用技能，使自己能够熟练的运用现代化的工具，尤其是关于网络传输方面的；另外要实时的了解各部门对档案信息的要求，熟悉档案资料的存储，快速的提供便利。