机关档案管理范文

导语：如何才能写好一篇机关档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1.1档案员队伍建设十分薄弱

当前，县级机关往往安排即将退休的老同志或刚入职的年轻人担任档案员，档案员年龄呈现“两头化”趋势。即将退休的档案员普遍工作热情较低，不主动钻研业务知识；刚入职的年轻人缺乏工作经验，且大多不具有档案学专业背景，开展工作困难重重。大多数单位缺乏开展档案工作“传帮带”机制，档案工作质量难以保证；少数单位名义上配备了专职档案员，但他们只承担档案保管员的工作，不能胜任新时期机关档案工作的需要；不少单位的档案员属于编外人员，无法享受正式在编人员的福利待遇，且缺乏职位上升空间与渠道，工作积极性低落。

1.2档案信息资源开发利用水平低下

当前，机关单位档案信息资源以提供本单位内部利用为主，一般不对外公开提供利用，档案面向全社会提供利用的通道不畅，这在很大程度上影响了档案信息资源的共享与开发利用，使得档案的价值难以得到充分体现，档案工作的重要性也无法体现。

1.3档案库房和设施设备浪费严重

以舟山市普陀区为例，全区在商务中心集中办公的机关单位有51家，每家单位都设置了档案库房，并配备了空调、去湿机等档案工作设施设备。然而，各单位产生的档案数量普遍较少，库藏档案存放量占库房面积的一半还不到，档案设施设备的使用率也较低，存在严重的资源浪费现象。

2改革县级机关档案管理体制的若干设想

2.1改革档案管理机构

改革传统的各机关综合档案室门户独立、各自为政的管理体制，探索建立有正式机构编制的实体机构统一管理机关档案工作，即把县级机关综合档案室整编起来，成立机关文件档案管理机构，可暂命名为“机关文件档案管理中心”。该中心是隶属于县级档案行政部门领导的独立机构，其工作职能是贯彻执行有关法律法规和国家有关方针政策，建立健全单位档案工作规章制度，指导各单位文件资料的形成、积累和归档工作，统一管理各单位形成的档案，并按规定向国家档案馆移交。

2.2改革档案管理机制

建立机关文件档案管理中心既管档案也管文件的管理机制。传统的档案管理机制并没有将文件材料的前端监控涵盖进去。事实上，文件就是档案的前身，文件形成是否标准规范、组成是否齐全完整，将会直接影响到档案的齐全完整与规范管理。为此，需改革传统的文件档案收集整理和保管模式，实现机关档案由传统的后端收集整理保管变为前端监控和后端保管同步进行，真正实现文档管理一体化。

2.3建立档案信息资源共享与利用制度

建立档案室与中心档案信息资源共享制度，融合档案室的档案信息资源与中心的档案信息资源，实现档案信息一体化的目标；建立中心现行文件和档案信息资源开发利用制度，整合现有室藏档案信息资源，利用档案数字化成果，最大限度地向各机关单位和全社会提供现行文件和档案信息资源利用服务，全面提升档案工作的社会地位。

2.4改革档案员管理体制

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关键词：档案；记载；创新

档案管理工作是机关重点工作之一，繁琐复杂，需要在创新上下功夫。在新时期档案工作者要抓住机遇，迎接挑战，与时俱进，开拓创新，提高机关档案管理水平，促进机关档案事业的可持续发展，确立档案工作在机关中不可替代的地位。近几年来，机关的档案取得了可喜得成绩，其地位逐步提高，其作用也越来越受重视。随着知识经济的提出和社会现代化的推进，现代信息技术、网络技术的广泛应用，我国机关的档案管理工作也发生啦很大的变化，做为传统文献的机关档案工作，面临着前所未有的机遇和挑战。

1 档案管理工作的“软件”创新

机关档案管理的研究工作可以在多个方向和角度上展开，如果从档案管理与基础建设之间的关系层面上说，我们可以把档案建设分为“硬件”和“软件”两大类。就前者而言，主要指的是档案馆舍、资料设备、计算机网络、配置设施等基础设施建设。就后者而言，又可以分为两个方面，其一是就档案管理人员自身的文化素养、职业道德、工作能力等等，其二是就档案管理在整个机关工作中的影响力、辐射力和创造力而言的，主要指的是档案管理为实践工作提供了具w的帮助、支持和促进作用，树立良好的机关部门形象，提升机关的影响力等等。从理论上说，机关档案管理建设中的硬件和软件具有同等重要的作用，二者不可偏废，一般而言，硬件是软件的基础，软件是硬件的目的。但是，长期以来，在档案管理工作中存在着重视“硬件”、轻视“软件”的不良倾向，一个非常普遍的例子是，在档案管理部门更重视硬件设施建设，普遍重视和下大力气投入资金、人力和物力，这些固然是档案管理发展所必需的，但是，由此忽视了软件建设，则对于档案管理发展无疑是有害的。

按照美国学者约瑟夫・奈的软实力理论，一个国家或地区仅仅依靠经济、科技、资源等“硬实力”建设，很难在未来竞争中胜出，未来的国家或区域经济的竞争主要手段在于文化教育、意识形态、制度观点等等“软实力”。虽然这个思想最初产生于国际政治关系领域，但是，由于其对于文化教育重要性的深刻认识，特别是对于各个学科领域具有的普遍的借鉴意义或者说普适性原则，因而迅速被国内各个学科领域吸收和借鉴，这一点已经被学界所公认。同样，对于机关档案管理工作而言，我们也可以而且应该充分借鉴他的软实力发展战略思想，认识到档案管理中的软件建设所具有的不可替代的作用，以及在档案管理工作领域未来发展中的前瞻性。基于此，我们可以把档案管理建设中的“软件”，称之为一种“软实力”，而档案管理在文化软实力发展中的创新，就可以被表述为“软件”的创新。

那么，就档案管理的“软件”建设而言，如何实现在文化软实力发展中的创新呢？笔者认为，根据我国档案管理的客观情况，至少可以在如下两个方面进行创新：其一，在档案管理人员的文化素养提升上，改变当前“一单、两低、两缺”的管理现状，即档案管理人员知识结构单一，业务素质偏低、工作积极性偏低；缺乏复合型管理人才、缺乏对其针对性的培训指导。造成这种状况的原因固然是多方面的，但是，档案管理者认识观念上偏好“硬实力”、轻视“软实力”的误区有不可推卸的责任。针对这种状况，在文化软实力发展战略下，亟待实现档案馆工作人员文化素质的提升。在用人机制上，应该加强引进高素质人员，而且，针对现有人员素质的低下，加强针对性的业务培训，尤其是加强对人员成为知识型、复合型人才的培养。其二，在档案管理工作的形象提升上，亟待实现档案馆从“养老院”、“清水衙门”向专业教育平台的创新转型。这需要机关档案管理部门改变传统工作思路，积极把档案工作与机关整体工作联系起来，除了保存职工档案这一基本工作之外，还应该扩宽工作思路，创造档案馆舍为企业服务的新型知识平台，以此改变全体职工心目中档案管理工作专门为安排家属工作的养老院形象，以此提升档案管理部门以及整个机关的文化软实力。

2 从保存守护职能向开放职能的创新

在传统管理观念中，档案管理工作的主要内容在于如何保存、保护重要资料。相对于机关要处理各种繁杂的日常工作而言，二者的本质区别在于，档案部门偏重于被动性的保护和收藏，而整个机关工作则偏重于主动性的解决问题。在文化软实力战略上升为全球性潮流之后，企业档案管理职能中的被动性收藏保护工作面临着向主动性教育转型的创新任务。

在这个意义上，机关档案管理工作的文化软实力提升，可以被表述为吸引力的提升。而在传统的企业档案管理工作中，档案管理工作无疑是缺乏吸引力的，导致档案管理工作吸引力缺乏的原因是多方面的，其中固然有工作自身性质的枯燥乏味，但是，还与机关档案工作被人为地与机关工作割裂有直接的关系。简言之，一旦实现了让档案管理部门成为机关职工的“第二课堂”，档案管理工作就可以更加亲密地融入到整个机关部门工作中，并且为全体员工提供教育实践中获得巨大的吸引力、影响力，从而提升文化软实力。具体来说，就是要改变档案管理工作与员工日常工作割裂的状态，实现档案管理职能的不断延伸和扩展，甚至向承担某些文献资料查找、信息处理等任务的方向积极发展，或者创造条件为企业日常工作实践服务。例如，档案管理部门除了为开设员工开设档案管理、档案保护、档案查询等教学内容之外，可以把档案馆舍作为员工参与实践的基地，特别是对于承担文献资料查询、信息传播、通讯宣传等工作任务的员工而言，充分利用档案部门这个教育平台，为培养和提升员工综合文化素质和多种实践能力，无疑是一个非常宝贵的机会。当然，最重要的作用还不在于此，就文化软实力的影响力和吸附力因素来看，档案管理工作积极参与、融入到企业日常工作中，就会增加自身对于全体员工的吸引力和影响力，这对于改善档案管理部门与企业其他各个部门之间的疏远冷漠关系，无疑是具有十分积极的现实意义。

3 管理方式创新

通常档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定，如单纯地看档案管理场所、设备和馆藏等。但随着时代的发展，档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要转向对用户和档案员的管理，要最大限度地实现档案资源的开发和利用。

机关档案管理在文化软实力发展中的创新，并不仅仅局限于上文所说的三个方面，但是，就当前我国机关档案管理工作中存在的主要问题而言，在档案管理的“软件”创新上，以及从保存守护职能向对外开放的职能转型，无疑是最基本的文化软实力提升之策，其不仅对于提升档案管理部门的文化软实力，也对于整个机关的文化软实力，都将发挥重要的意义，这正是笔者以此为选题进行研究的现实意义。 总之，档案工作者应该不断的更新观念，创新理论；更新知识，创新管理，掌握档案工作的发展规律，树立现代化的档案管理意识，与时俱进，以服务为宗旨，以创新为主题，促进档案管理工作实现现代化、科学化。

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机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。自1983年《机关档案工作条例》以来，机关档案工作取得了辉煌的业绩，县级机关档案工作也取得了长足的进步。以西部地区某县为例，该县各机关共设立了档案室65个，其中59个实行了目标管理，达标率为90．8％，机关档案工作处于“小而全”的管理模式，达标后档案工作滑坡现象较为突出，在实际工作中存在着不少问题。

1．档案服务意识薄弱，档案信息开发利用工作开展不力

按照1987年的《机关档案工作业务建设规范》的规定，机关档案工作的基本任务如下：1．对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导； 2．作为集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务；3．在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导； 4．按规定向档案馆移交应进馆的档案；5．办理领导交办的其他有关的档案业务工作①。然而在实际工作中大部分机关档案室仅仅只是发挥了归档和保管两项职能，机关档案工作人员对档案工作的服务主题认识不足，只是开展了简单的借阅工作，工作很被动。此外，由于各机关档案室处于独立保管状态，档案管理分散，档案信息资源的开发利用一般只局限于本单位，外界没有机会利用，档案信息利用率十分低下。仍以某县为例，2003年该县机关档案室共保存档案35096卷，本年度利用档案2502卷，档案利用率仅为7．1％。

2．档案接收滞后，机关档案室库客严重爆满

根据有关规定，永久和长期保存的机关档案，要在立档单位档案室保存10年后才能向县级档案馆移交。但在通常情况下，机关工作利用较为频繁的是形成5年以内的档案材料，其余档案长期处于闲置状况，不仅造成机关档案室库容的严重爆满(如某县2003年机关档案室所保存的永久、长期档案就多达8382卷之巨)，还导致档案人员对这部分档案管理工作的忽视。

3．机关档案人员结构不合理

机关档案人力资源状况决定着机关档案管理水平的好坏，县级机关地处城乡结合带，具有城市和农村的两重特点，其人力资源结构呈现着明显的“三多二少”现象。

“三多”是指县级机关档案人员中女性多、中青年多、非档案专业学历人员多。“二少”是指县级机关档案人员中高学历人员少、档案专职人员少。

4．受县级机关经费紧张、办公条件差等因素影响，档案设施欠缺，保管条件差

现实情况下县级机关有限的财力和办公条件不可能有过多的房屋单独作为档案专用库房，它们多与贮藏室合并使用，相当一部分单位只能设立单独的档案柜，而档案“八防”工作所需的档案保护设施也屈指可数。如某县机关档案室共有办公用房1224．8平方米，其中80％是一室多用，虽然拥有温湿度计48个、去湿机6台、灭火器55个等设施，但并不能满足档案保护工作的需要，加之部分档案人员责任心不强，相当一部分设施闲置。这些不仅造成档案保管条件差，还使本来就有限的财力和物资遭到浪费。

5．机关档案人员更换频繁，文件材料收集不及时，档案工作仍处于手工管理阶段

县级机关档案人员身兼多职，不能够及时、全面地收集文件，加之档案人员更换频繁，档案业务部门的培训无法跟上，相当一部分新任档案人员不能独立按质完成案卷整理工作，尽管《归档文件整理规则》施行后，这一问题得到一定解决，但相当数量的县级机关档案工作基本上仍处于手工整理、手工抄写目录、手工调控温湿度等手工管理阶段。

二、建立县级机关档案管理中心的必要性和可行性

1．建立县级机关档案管理中心的必要性

(1)符合档案工作均衡发展的需求。档案工作是一个“非均衡发展均衡发展非均衡发展均衡发展”的循环过程，其最终目标是实现档案工作的全面均衡发展。目前县级机关因职权不同，财力分配差异较大，导致了档案工作各项投入的差异。建立机关档案管理中心可以最大限度实现档案软硬件资源的共享，促进机关档案工作的均衡发展。

(2)符合档案管理专业化、服务社会化的需求。档案管理专业化、服务社会化是当今社会机关档案管理工作的必然趋势。以专业化的队伍，先进的管理技术和手段，实现机关档案服务工作现代化，对于县级各机关粗放式的档案管理方式，其困难程度不言而喻。建立县级机关档案管理中心或许是解决这一问题的最佳途径。

(3)符合档案馆数字化、网络化、社会化发展趋势的需求。无论是档案馆数字化、网络化，还是社会化的发展趋势，其基础都是必须拥有强大的档案信息资源作为支撑。而现行的机关档案管理工作中存在的档案移交滞后和手工管理等问题在很大程度上制约了档案馆的发展。如果要求县级各机关都配备档案专业软件开展档案管理工作，在现行财力状况下也是不切实际的，建立县级机关档案管理中心，这一难题就迎刃而解了。

2．建立县级机关档案管理中心的可行性

县级机关档案管理中心作为一个机关档案管理的专业机构，它的建立有利于机关档案工作业务建设规范标准的推广执行和管理；有利于加强各机关档案工作的均衡发展；有利于整合现有资源，改善县级机关档案管理软硬件条件；有利于县级综合档案馆数字化、网络化、社会化发展目标的实现，最大限度实现档案信息资源的共享；有利于克服现阶段县级现行文件阅览中心普遍存在的现行文件时效性、有效性差，现行文件移交滞后，重复收入等问题。综上所述，建立县级机关档案管理中心切实可行。

三、县级机关档案管理中心的定位

1．县级机关档案管理中心的性质

县级机关档案管理中心是介于县级国家综合档案馆和各机关之间的过渡性档案管理机构，是服务于机关工作的管理实体，管理着各机关未到进馆年限的档案。县级机关档案管理中心可因地制宜地设在综合档案馆内，为县档案局直接管理的下属机构。

2．县级机关档案管理中心的任务

县级机关档案管理中心负责对县辖各机关形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的未到期进馆的档案进行集中统一保管和提供利用，并实现数字化、信息化管理。与此同时，还可以视实际情况开展档案整理、档案价值评估、档案业务咨询、档案技术服务、档案寄存保管等工作。

3．县级机关档案管理中心的优点

县级机关档案管理中心的优点：一是县级机关档案管理中心人员相对稳定，专业性和专职性较强，便于机关档案工作的长效管理，同时大大减轻了县级档案局基础业务培训工作的强度。二是符合精简、高效、统一原则，实现资源的有效配置。建立县级机关档案管理中心，各机关档案室可自然撤销，缓解了机关办公用房压力，各机关档案人员的工作量也可大大减少。同时实行各机关档案的集中统一管理，既可避免领导认识、财力投入、档案人员素质等对档案工作的影响，又可将财力分散投入转为集中投入，从根本上实现档案软硬件设施的有效配置，使之实现效益最大化。三是符合档案工作数字化、网络化发展趋势，最大限度实现档案信息资源的共享。县级机关档案管理中心可利用计算机等现代化管理手段，对各机关产生的档案信息进行分析、综合、归纳、提炼，建立档案信息库，充分发挥档案信息资源的作用，最大限度实现共享，从而为档案编研、经济社会建设等提供有效服务。

注释：

①《机关档案工作建设规范》，《档案工作政策法规选编》第93页

参考文献：

1．张希功，档案馆利用服务工作分析，《中国档案》2003年第1期

2．王志才，档案馆的功能与发展趋势，《中国档案》2003年第12期

3．郭红解，开放、亲民、文化、服务――未来城市档案馆的发展方向，《中国档案》2004年第8期

4．邓小军，市场需要文档管理业务――访上海信安达档案文件管理有限公司。《中国档案》2004年第10期

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1进一步解放思想，与时俱进，营造机关档案管理与电子政务建设同步发展的良好环境

电子政务建设是新生事物，一些档案部门开始未同步跟进，主客观原因均有。各级政府机关档案管理部门要积极主动、敢于参与到本部门的政务建设工作，为政务建设与机关档案管理融为一体献计献策，要树立五个意识：一要树立创新意识和前瞻意识，按电子政务建设的程序，有规律地介入，提出与之配套管理的规范标准和电子文件形成、运转、留存与开发设计原则；二要树立市场意识，根据现状，预测未来信息市场经济的需要，提出档案信息在“三网一库”建设中的作用，为市场经济服务；三要树立公众意识，坚持以政府信息公开为原则，以不公开为例外，不断满足社会、政府对信息资源的需求；四要树立效益意识，必须以能获得社会效益和经济效益为前提，实现社会效益和经济效益的双提高；五要树立国际接轨意识。“他山之石，可以攻玉”，要学习国际上电子政务建设的先进管理方式，勇于尝试或应用最新的适用技术和规范标准，加速档案管理在电子政务建设中的国际化进程，推动与世界各国联通，尽早实现政务信息在更广泛的范围内共享。

2创新机关档案管理体制，与电子政务建设协调统一

要改变目前政府机关档案部门被排斥于电子政务建设之外的状况，将机关档案管理作为电子政务建设的组成部分，统一领导、统一协调，共同确定政务信息的价值取向和流向。机关档案部门应作为电子政务建设的成员，发挥自身职能优势，就电子文件形成、存贮、归档、读取、运转、传播、上网、开放、公布、移交进馆及与归档纸质文件的配套管理、知识产权保护、安全保密、政务服务等提出相应的管理原则和制度，形成与电子政务建设相协调的各项业务程序，以及各相关环节衔接贯通为一体的管理体系，为政府机关办公自动化、信息化提供组织保证。

3整合、拓展档案管理职能，规范机关档案工作行为

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关键词：机关事业单位专门档案管理

专门档案是指某些专业范围内产生，有比较稳定的文件名称、格式和形成规律，有各自整理和管理办法的各种门类档案的总称。它是个群体概念，不特指某个档案种类的实体。专门档案类别很多，涵盖内容也很广泛，如艺术档案、工程档案、审计档案、诉讼档案等等。机关事业单位中形成的专门档案是本单位档案管理中不可缺少的一部分，也是各单位不容忽视的极为重要的归档类别。机关事业单位专门档案包括财会档案、科研成果档案、基建工程档案、学籍档案、声像档案和出版刊物档案等。由于专门档案具有特定的形成规律，其收集和管理工作就要有别于文书档案而具有相对独立性。

一、专门档案归档要掌握灵活性

文书档案的归档时间一般是以年度为界，而专门档案记述和反映了机关某些专业方面的工作活动情况，其形成档案的规律和特点各有不同，因而专门档案的归档时间要掌握灵活性。如科研成果档案要以科研项目完成时间归档，一项科研项目根据科技立项、拟定方案及开展研究，到最终完成需要一年、几年甚至十几年时间。基建工程档案要以工程竣工时间归档，基建工程从项目报批、图纸设计、动土施工到项目竣工也不是一年时间就可以完成的。因此，这类档案要以其完成时间归档。如果研究项目或工程竣工时间过长，也可以按照研究程序和工程进度，分阶段归档。

声像档案是实时瞬间和阶段的真实记载，是保存在胶片、相纸、磁盘、光盘等感光材料或磁性材料等载体上的影像和声音。它记载和反映了单位的重大事件、重要活动和重要人物的真实面貌，相比文字档案来说，更直观、真实、形象、生动。为了避免以年度归档时间太长造成影像数据的丢失，声像档案要掌握及时归档的原则，根据某项工作的完成、重要活动的结束随时归档。

二、专门档案收集要重视完整性

由于专门档案形成的规律和特点具有特殊性，一是各专业内容性质不同造成在归档时间上不统一；二是某些档案形成的时间过长，如果专业工作人员归档意识淡薄，就容易造成档案内容缺失。因此在收集各类专门档案时，要特别注意档案内容的完整性。如基建工程档案，具有工程周期长、工作流程长、工期阶段多、涉及部门多等特点，使基建档案具有多样性、复杂性和成套性等特性。一项基建工程项目，要有工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件，从工程立项、勘察设计、审批、招投标、施工、监理到竣工等多项程序。由于基建工程人员流动性大，工程各参建部门缺乏相互沟通，加之基建工程人员对工程档案管理的专业知识不甚了解，极易造成工程项目管理和技术档案存在分散、损坏或内容丢失等问题。在收集基建工程档案时，要特别强调基建工程档案内容的完整性，按照基建工程建设形成规律收集、整理和保存，确保基建工程档案齐全、完整、准确和系统。

声像档案的收集工作存在同样的问题，从客观上看，影像存储随意性很强，产生的电子照片丢失的概率也很高，如果不注意保存和备份，就容易丢失。因此，档案部门对声像档案的归档监督极为重要。在收集工作中，既要重视对某项工作和重大活动形成声像档案的完整性，又要强调单张影像归档的全面性，如时间、地点、人物、工作内容和活动名称，都要注有详细的说明，便于日后的查阅和利用。

三、专门档案管理要强调实效性

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1 目前电子档案管理存在的问题

1.1 电子文件保密性受限制。当前，我国电子档案安全法规还没有形成完整的体系，况且电子文件内容易于变化、易于修改，改动后不留任何痕迹。虽然已有一些技术可禁止传递电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，人们很难把握其内容原貌。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且，不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上种种问题都对电子文件的保密性提出了严格的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难做到绝对保密。

1.2 对档案管理人员要求高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质提出了更高的要求。实现档案信息办公自动化，要有现代化的人才。管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足一般的计算机操作水平。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺。大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能完全发挥作用，更谈不上档案信息电子化了。

2 电子档案安全管理方法

2.1 建立电子档案管理法规制度。相关部门应在我国现有电子档案安全法规制度基础上借鉴国外先进经验，结合本单位、本地区实际情况，制定出具有可操作性的电子档案法规制度，健全安全管理机制。主要包括：①人员安全管理机制：岗位责任制、安全审查制度、离岗人员身份撤销制度等；②系统安全运行机制：机房管理制度、定期维护和定期检测制度、运行管理制度等；③灾害管理机制：灾害预警制度、突发事件应急制度、常规备份制度、灾害抢救制度等。同时，还要强化落实各项安全管理规范，使安全管理工作程序化、制度化。

2.2 运用合适的电子档案安全技术。①办公自动化系统内、外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，实现内外网隔离是保护办公自动化网络安全最主要，同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务，可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型的防火墙，从总体上看，都应具有五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。②做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行。这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改成“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。而且，对长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

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关键词：机关事业单位；档案管理；制度；现代化；服务

1 机关事业单位档案管理工作的重要性

（一）有利于促进机关事业单位发展

在机关事业单位内部，档案管理工作已经成为重要的工作，它不仅是单位员工信息资料的记录，而且是事业单位发展的基础。规范化的档案管理是衡量事业单位管理能力的标准之一。事业单位档案管理工作的水平高低，直接决定着事业单位领导能否清楚了解本单位的具体运行状况，能否做出正确的决策。因此，加强机关事业单位档案管理工作，提升档案管理的规范化程度尤为重要。同时，加强机关事业单位档案管理，提升档案管理理念，探索新形势下有效的档案管理途径，如实高效地将本单位的发展状况反映出来，不仅能促进社会经济的健全发展，而且对于提高机关事业单位的市场竞争力，促进机关事业单位健康发展有重要的作用。

（二）可以为机关事业单位的后期管理提供参考依据

机关事业单位的档案资料不仅包含员工的各项信息，而且包含了单位发展中所取得的成果和总结，以及单位发展的全过程，是对单位集中管理的体现。通过对机关事业单位档案信息的查询和应用，能够为机关事业单位后期的管理工作提供参考依据。同时，机关事业单位的档案资料是单位发展和自身建设的重要记录资料，是机关事业单位信息材料的总体汇总，对机关事业单位健康持续发展有重要的促进作用，因此，加强机关事业单位档案管理工作尤为重要。

2 机关事业单位档案管理工作的难点

（一）档案管理人员素质有待提高

部分机关事业单位没有配备合格的工作人员来专门从事档案管理工作，因而只能让其他工作人员身兼数职，或是通过招聘临时整档人员来应对档案管理的工作需要。专业人员不足的现状，导致这些人员在繁杂而专业的档案工作面前力不从心，错误百出，档案管理工作较为混乱。同时，即便是在配备有足够专职人员的情况，档案管理工作人员的工作态度也直接影响到档案管理工作的实效。部分档案管理工作人员工作中抱着消极应付的态度，缺乏责任心和岗位自豪感，导致档案无法整齐归类，或是及时更新。又或是，在档案管理人员变动的时候，没有做好交接工作。以上这些都不利于档案的充分利用。

（二）机关事业单位内部缺乏科学规范的档案管理和利用制度

规章制度和工作流程是机关事业单位工作顺利开展的依据。然而，目前部分机关事业单位档案管理还只是停留在依靠各个部门自己来进行管理的阶段，导致档案分散在各科室，缺乏统一高效利用的制度。此外，在档案管理方式还停留在传统的“信袋式”管理的阶段，不能做到科学的专业管理，导致对信息的提取和利用较为困难。并且原有的纸质档案管理方式和设备还存有不足。

（三）机关事业单位的档案信息化管理程度不高

随着互联网以及网络技术的应用日益普遍，社会的日常办公以及档案管理工作的面貌也为之一变。电子档案较纸质档案更能够实现便利高效的管理，且保存量大，方便利用。部分机关事业单位已经实现了档案的信息化管理，但是在档案的保密制度建设上还有待加强。

3 加强机关事业单位档案管理工作的对策

（一）健全档案管理制度，明确档案管理职责

首先，机关事业单位要依据自身发展的状况建立一套完善详细的档案管理制度，合理划分各个岗位人员的职责，严格依据档案管理的制度进行档案管理工作，严禁杜绝违法违纪行为。

其次，机关事业单位档案管理人员要遵循“统一领导、分级管理”的原则，

遵守领导的安排，对档案信息进行分级管理，依据制度要求进行分类管理，保证档案管理的规范化。同时要将档案管理工作列入重要日常工作中，在单位内部建立专门的档案规范化管理小组，制定健全详细的工作计划，明确依据工作计划开展工作，保证档案规范化管理的有序进行。

（二）提升档案管理工作者素质

由于档案管理工作自身具有综合性特征、专业性特征以及复杂性特征，档案管理工作的这些特征要求工作者必须要具备很高的能力和素质，档案管理人员不仅要具备专业技能和知识，还要有很高的责任心和政治素养，可以说，档案管理工作者自身素质直接影响到档案管理工作的质量和水平。因此，机关事业单位必须要注重提升档案管理工作者的素质。机关事业单位要尽可能避免档案管理工作者频繁变动，使档案管理队伍具有很强的稳定性。此外，机关事业单位要加强档案管理工作者的培训和教育，促使工作者具备良好的综合素质。由于档案管理工作需要坚持与时俱进，所以，机关事业单位对工作者进行培训和考核，促使工作者对原有知识进行不断总结和更新，注重提升工作者的职业道德，提升工作者的职业道德观念以及荣誉感，这些均能够从本质上提升机关事业单位档案管理工作的水平和质量。

（三）加大档案管理资金投入

想要提升档案管理工作的水平和质量，不仅要在思想上和观念上高度重视档案管理工作，还要在物质上对档案管理工作进行支持。因此，事业单位必须要加大资金投入，促使档案管理工作的基础设施得以逐步完善，更加有序、安全以及科学的存放档案资料。

首先，要求事业单位的领导层要高度重视档案管理工作，对档案管理工作的作用、重要性以及地位进行高度重视，为档案管理部门拨放充足的资金，逐渐完善档案室基础设施。促使档案管理部门建设档案库房，做到防火防潮，还要购买档案柜。这样可以对档案进行妥善的保存，杜绝发生档案材料损坏等情况。其次，要求档案管理工作者必须要对档案室基础设施进行及时的检查，包括档案柜、空调、灭火设施等，一旦设施出现损坏，必须要及时上报，申请维修。

（四）充分运用现代化的设备，提高档案管理的现代化程度

随着社会经济和科技的发展，计算机技术已经逐渐普及，通过计算机进行档案管理，不仅能够提高档案管理的效率，而且可以促进档案分类，为单位发展提供更加全面的资料信息。机关事业单位可以建立档案共享平台，通过档案共享平台进行档案的查询和登记工作，可以方便对档案资料的利用。还可以通过计算机加强档案信息的搜集力度，记录更加全面清晰的档案信息，争取让档案信息涵盖图像、影音和文字等信息，提升档案信息的全面性。另外，要加强对单位档案管理人员的现代化知识培训，提升档案管理工作人员的积极性和效率，让档案管理人员通过现代化的设备进行档案信息的完善，提升工作的效率和质量。

（五）开展档案管理的创新服务，提升档案管理的服务意识

档案管理人员要摒弃传统的管理理念和服务理念，积极开展新形势下的创新理念，提高服务意识。可以依据目前网络方便、快捷的优势进行档案信息的自主查询功能、分类查询功能的开展，对档案信息进行及时的更新和补充，充分发挥档案信息的有效性和准确性，为领导决策提供参考依据。也可以改变传统的档案管理模式，采用与单位发展相符的档案管理模式，将单位发展的实际状况融合进档案管理制度的制定中，提升档案管理的效率。档案管理人员只有创新管理理念，转变保守思想，开拓新的档案管理方式，创新服务意识，才能提高档案管理的效率和质量，促进档案管理工作更上一层楼。

4 结语

综上，机关事业单位要依据本单位具体的发展状况建立全面的档案管理体系，并针对目前档案管理工作中存在的问题找出相对应的解决办法，同时要提升档案管理人员的素质和积极性，积极推进机关事业单位档案管理的标准化和规范化进程，为机关事业单位高效发展提供保障。

参考文献

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[关键词]档案管理;机关事业单位;信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.22.120

[中图分类号]G270.7;D630.1 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）22-0-01

随着国家信息化水平的不断发展与进步，机关事业单位也在不断进行着改革。信息化进程的加快，使得现代社会很多管理工作都建立在信息技术的基础上。在这样的背景下，机关事业单位的档案管理工作也在发生着变化，传统的以手工登记为主的管理模式已经逐渐被信息化的管理方式所取代。档案管理是任何一个单位的基础性工作，尤其是机关事业单位，科学完善的档案管理工作更是单位取得长足发展的基石。因此，以科学化和信息化的手段，不断完善机关事业单位档案管理，已成为现代社会档案管理工作的必然趋势。在目前的机关事业单位档案管理工作中，还存在着一些不足，例如，没有合理利用信息化手段进行档案管理、档案文书内容不够完善等。如何有效利用信息技术的手段，完善单位档案管理工作，是摆在档案管理工作者面前的难题。本文中，笔者结合自身的档案管理经验，分析在信息技术背景下机关事业单位档案管理工作的创新策略。

1 机关事业单位档案管理信息化的优势

1.1 档案管理信息化有利于提高工作效率

在传统的档案管理模式中，往往采用的是纸张、照片或者录像的形式。这样的管理方式，存在着很多不足，比如管理不方便，不利于长期保管等。机关事业单位档案管理工作是比较复杂的，各种文书、文件通常是数以万计，如果仅仅以手工登记的方式进行档案管理，势必会让单位的档案管理工作显得更加繁重。而信息化的管理方式，可大大改善传统的档案管理工作带来的不足。档案管理信息化，很多管理工作，如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样不仅大大缩短了时间，还节省了大量的人力、物力、财力，大大提高了单位档案管理工作的效率。

1.2 档案管理信息化有利于促进信息的交流和共享

传统纸质档案，无论是在搬运或者保管上都存在着很多不足，而且在查阅时也极为不便。因此，传统的档案管理工作，不利于信息的交流和共享。档案管理信息化有效解决了这个问题。采用信息化的手段管理档案，很多文书的保管或者查询、共享，都可通过网络的方式进行，不仅方便快捷，而且安全无误。大大提高了机关事业单位各部门之间的交流与合作，提高了单位的档案管理工作质量。

1.3 档案管理信息化有利于促进档案保存的稳定性

传统的纸质档案，在保存上，容易受到保存条件和自然环境的影响。如果保存不当，容易导致很多极有价值的档案遭到损坏。而电子档案就不会受到自然环境的影响。相对于纸质档案来讲，电子档案具有保存方便，保存寿命长的特点。通过电子载体的方式保存，不仅可提高档案保存的安全性和稳定性，还可节省大量空间，提高了单位档案管理的效率。

2 机关事业单位档案管理信息化创新策略

对于机关事业单位来讲，采用信息化的手段进行档案管理工作，就已经是管理工作的进步和创新。那么，在单位档案管理工作信息化的背景下，管理工作者如何不断创新，来完善单位的档案管理工作呢？

2.1 加强培训，不断提高档案管理工作者的综合素质

在信息化的社会背景下，单位促进档案管理工作的不断进步，首先要加强培训，不断提高档案管理工作者的基本素质。在目前的机关事业单位中，某些部门档案管理工作者存在着一些不足，有些单位的档案管理者甚至不懂得使用电脑，不懂得计算机操作。因此，现代社会的档案管理工作要取得进步，就要依赖高素质的人才，实现档案管理工作的信息化。机关事业单位要加强档案管理工作者的培训，不断提高其素质和技术水平，促进单位档案管理的信息化建设。

2.2 完善档案管理制度

就目前我国的档案管理工作来讲，部分单位的档案管理工作是比较薄弱的，有些单位甚至出现不重视档案管理工作的情况。出现这样的现象，主要在于管理人员思想观念落后，单位主管领导不重视，缺乏相应的制度支持等原因。因此，要完善单位的档案管理工作，首先要建立相应的档案管理制度，完善管理体系，规范单位的档案信息管理工作，对档案管理工作定期考核，建立相应的奖惩制度，才能从根本上解决单位档案管理工作薄弱的问题。

2.3 不断完善档案管理信息化系统

对于档案管理工作而言，管理者的基本素质是软件，而信息化系统则是硬件。因此，要加强机关事业单位档案管理信息化水平，首先需要完善档案管理信息化系统。只有信息化系统水平提高了，档案管理工作的各环节才能发挥应有的作用。只有系统的运行不出现问题，才能保证机关事业单位档案管理工作的顺利进行。因此，任何一个机关事业单位，要不断完善档案管理工作的信息化，首先需要提高硬件设施的水平。

3 结 语

不断完善机关事业单位的档案管理工作是社会发展的必然趋势。各级部门应充分利用信息技术所提供的便利，不断创新管理方法，促进单位档案管理工作信息化的长足进步。笔者结合自身管理经验，阐述了信息化技术在机关事业单位档案管理中的优势以及相应的管理策略，希望为机关事业单位档案的信息化管理提供借鉴。

主要参考文献

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一、切实加强领导，是做好档案管理巩固提高工作的关键

据了解，有的单位在档案管理升级后，产生了满足现状的思想，只求过得去，不求过得硬，致使档案工作止步不前；还有的单位由于人员变动和内部机构调整，使档案工作的组织机构和档案工作人员出现了缺口，致使档案工作很少有人问津。上述骄傲自满情绪和组织上的不健全，削弱了档案工作的力度，制约了档案工作的开展。因此，切实加强领导，就成了做好档案管理升级后巩固提高工作的关键。要解决好这个问题，必须抓住如下几个环节：

（一）宣传、贯彻《档案法》，增强档案意识

从社会的角度来说，《档案法》是全民的单项法律，要求任何一个公民都要认真遵守和执行。所以，机关档案管理升级后，仍要通过各种形式，继续宣传贯彻《档案法》，使《档案法》深入人心，进而增强全民的档案意识。

做为一个单位，至少要把《档案法》普及到本单位的全体工作人员当中去，使全体工作人员都能掌握这项法律，理解档案工作的性质、内容、意义，重视本单位的档案工作，把档案工作作为本部门整体工作的重要组成部分，增强保护档案、利用档案、支持档案工作的自觉性和责任感，调动各方面的积极因素，创造良好的档案事业发展环境，这样才有做好档案管理巩固提高工作的坚实基础，进而推动档案工作不断发展。

做为一个档案工作者，更要坚持不懈地学习《档案法》，同时还要学习《档案法实施办法》、《档案管理规定》等一系列档案管理的法规条例，以保证档案工作沿着法制轨道逐步向规范化、标准化和科学化的方向发展。

（二）调整充实力量，完善组织机构

调整和充实档案管理人员，不断完善组织机构，是做好档案管理升级后巩固提高工作的又一必要前提。在人员调整时，要注意专业素质的考核，做到配置的合理性。从这一点来讲，绥化市道路运输管理处的做法是很值得借鉴的。几年来，这个单位主管常务和档案工作的副处长因组织调动和工作需要先后调整了三人次，具体负责档案工作的秘书科长调整了两人次；还培养选拨了两名专职档案员，使档案工作没有因为人员的变化而受到影响。通过这些努力，不但保证了档案工作组织机构的稳定性与连续性，而且还较好地适应了行业管理工作的需要。从而，使档案管理升级后的巩固提高工作有了可靠的组织保证。

（三）加强制度建设，做到有章可循

对于机关各立档单位来说，根据档案工作的需求，结合本部门档案工作的特点，建立健全档案工作各项规章制度，是实现档案工作制度化、规范化的有力手段。各立档单位，都应建立立卷归档、档案保管、借阅、统计、保密、销毁等项制度以及档案的分类方案、档案员岗位责任制等。同时要把落实这些制度同贯彻、实施《档案法》联系起来。在档案管理制度的执行过程中，要批评有章不循的现象，处理严重违章人员，维护制度的严肃性。从而，发挥这些规章制度在机关档案管理巩固提高工作中的监督和保障作用。

（四）舍得资金投入，加强阵地基础设施建设

加强阵地基础设施建设，主要目的是改善档案室的管理条例。促进档案工作的进一步发展。在这方面，绥化市道路运输管理处已取得了成功的经验。他们采取统筹规划，逐年投入，不断完善的方法，在新建的办公楼内建立综合档案室1个，建立业务档案室共6个，设备都是先进的密集架，还增设了录音机、电视机、照像机、吸尘器、电风扇、电话和干湿温度计等一系列设备，为档案工作的发展提供了必要的物资保证，使阵地基础设施建设不断得到加强。

（五）加强队伍建设，努力提高业务素质

培养和选拨优秀的档案工作人才，是加强档案工作队伍建设，提高档案工作人员素质，做好档案管理巩固提高工作的重要措施。只有建设一支过硬的档案工作队伍，才能创造过硬的档案工作质量。因此，各立档单位要采取各种形式培养和选拨优秀人才。通常可以采取以下几种方式：

1、普及档案知识、开展全员培训。档案工作是一项事业性很强且涉及面较广的工作。通过开展全员培训，可以全面普及档案知识。同时，也给档案工作人员提供了深造的机会，进而可以全面提高档案工作人员的素质。

2、送出去学习，培养骨干力量。主要是选送骨干力量到外地学习，开拓视野，吸收先进的管理办法和经验。

3、开展岗位练兵，提高业务技能，科学管理，精益求精。使档案工作人员达到五会（会收集、会立卷、会整理、会编检索工具、会利用）的要求。

二、不断丰富档案内容，是做好档案管理巩固提高工作的基础

档案工作的根本目的是有效利用。收集门类齐全、结构合理、内容丰富、数量充足的档案资料，是实现档案利用工作的重要基础。也只有满足各项工作对档案提供利用的要求，才能使档案工作在现有的基础上进一步升级。丰富档案内容，应该注意以下两点：

（一）做好各种资料的收集和征集工作，保证档案资料收集齐全。每一个立档单位都要根据自己的业务特点，全面地、分门别类地收集相关的资料。这样，不但能丰富档案资料的内容，而且还为辅助档案提供资料开展利用工作，打下坚实基础。否则，资料残缺不全，缺档断代，不但给利用带来无法克服的困难，而且档案工作本身也无法巩固、提高。

（二）档案类型变单一型为多种类型。根据单位业务性质的不同，可以把特点较鲜明，较集中的档案分离出来，设立不同的档案管理区域，由专人负责，在“统一组织形式，统一管理制度，统一工作标准”的原则指导下，实行专门管理，满足不同岗位对档案利用的需要。

三、注重开发利用，是做好档案管理巩固提高工作的途径

我们党所确定的档案工作的方针是，档案工作必须为党的中心工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会的文明建设服务。搞好档案信息资源开发利用工作，对经济建设和社会发展至关重要，也是档案工作的生命力所在。因此，档案工作人员在单位档案管理工作升级以后，要把加强管理和开发利用紧密结合起来，在继续提高管理水平的同时，应把档案工作的落脚点及时转到开发利用上来，充分发挥档案的综合效用。所以，档案工作人员要积极发挥主观能动性，切实做好工作，为机关工作提供良好服务。

一是要变“看堆守摊”的封闭式被动服务为开放式服务。有的档案管理人员工作比较保守，为了管档案而管档案，工作范围狭窄。这些都不利于档案服务功能的发挥。所以，档案工作人员要积极深入到单位的业务工作中去，主动探求档案资料的需求信息，从而全面而准确地提供档案资料。同时，还应根据实际工作需要，有针对性地进行相关档案资料的编研工作，使这种服务更直接，更条理，更有效。此外，还应按规定，开放档案目录，让大家都了解档案室所藏档案，以方便各行业对档案资料的利用。

二是要抓好年度立卷归档工作，对于各种资料都要定期收集到一起，在年末集中装订成卷，使档案材料门类化、齐全化、规范化，这样就能使档案资料更好地发挥效用。

三是要结合本部门本行业的特点，认真开展编研工作，对于现有档案史料，进行挑选、加工、编排和评价，发挥档案的经济效益和社会效益。

利用的侧重点，应从以下三个方面加以把握：

1、为部门和领导宏观决策提供必要的依据。实践证明，任何一项决策，要想达到科学和正确，只凭主观良好的愿望是不行的，除了要对现实情况作必要的调查分析外，还必须参考相当的数据和以往的经验教训，而这些只有在档案资料里才能找到。因此，作为档案工作者，就应当在领导决策重大问题时，提供必要的档案资料和信息方面的服务。

2、为部门进行重大生产经营活动和业务工作服务。实践证明，一个企业要想把生产经营活动搞得红红火火、生机勃勃；一个工作部门要想把部门的工作搞得井井有条，卓有成效，除了其他因素外，必须有必要的、丰富的档案资料作参考、作依据。档案资料就是企业和工作部门的重要财富，它与我们各项事业的命运息息相关。档案工作只有在企业的生产经营活动中和部门的工作中充分发挥作用，才会有作为、有生命。

3、为解决各种纠纷和问题、落实党和国家的政策服务。在市场经济条件下，尤其是处理各种经济纠纷，时时处处离不开经济合同档案、票据档案、劳动工资档案等等。档案工作者应当通过档案资料在这些方面发挥作用。

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一、机关档案室人本管理模式

在现代信息管理中，档案管理系统始终作为一个独立系统，主要是由档案信息、档案设施、档案管理人员、档案管理目标和任务等相关要素组成。其中，机关档案管理人员是现代档案管理系统各个要素中最活跃和最重要的因素，因此在机关档案管理模式中，必须把管理的视角和关注点从“档案”向“人”进行转变，要树立“以人为本”的管理理念，在工作设计和管理方式等方面，要更多地考虑人的因素，要对人充分尊重和关心，对机关档案管理人员的工作积极性进行充分调动，积极思考和主动学习，从而实现机关档案管理系统现代化功能。首先，现代档案服务知识性新特点，要求机关档案室管理必须充分重视知识和人才。现代信息化管理是当前经济社会发展的必然趋势，这种信息管理服务的形式也是与电子化、信息化、智能化相互融合。档案服务的知识性特点，要求机关档案室工作人员必须具备更高的计算机网络知识与技能、现代信息技术开发与应用能力，必须从观念上转变传统档案管理的服务意识，要能够根据现代信息管理和档案知识性特点要求，对机关档案管理工作进行重新规划，更好地适应现代信息管理和服务要求。其次，现代档案的服务社会理念的建立，要求机关档案室管理必须具备更强的服务意识，以用户为中心。以用户为中心，是机关档案管理事业存在和发展的关键所在。但是，由于传统档案管理中的“重藏轻用、以藏为主”的档案管理理念影响深远，导致一部分档案管理人员的思想意识仍停留在传统的档案管理模式中。在现代档案管理中，强调“一切为了用户”的服务意识，要以档案用户为中心，积极开展各种档案服务活动。特别是随着我国档案管理体制改革的深入，对于档案服务有了更为全面的要求，档案用户对于档案管理部门的服务质量要求也更高，要求档案管理部门不仅要能够提供档案原始资料，还要能够快速编写其所需要的相关参考资料，开展档案信息二次加工，甚至是三次档案加工工作。这些都要求机关档案室必须转变档案管理模式，树立“以人为本”的人本档案管理新模式。

二、机关档案室“人本管理”模式构建策略

1.积极开展机关档案深层次档案信息服务。机关档案室人本管理模式构建，就是要以档案用户为中心，通过各种现代信息技术的应用，积极开展深层次机关档案信息服务工作。社会管理需要是机关档案管理开展的前提。机关作为非盈利社会组织，其所有工作的开展都要以为社会提供服务作为基础和前提，档案管理工作也必须更好地服务社会。机关档案室只有在对自身价值和定位有准确认识的基础上，坚持服务社会和服务机关的宗旨，并在为社会和机关提供档案服务中不断发展，在不断提升档案服务质量中获取档案管理工作的长足发展。因此，机关档案室的档案管理工作要尽可能满足社会和机关档案需求，尽可能更多地参与社会管理和服务活动，从而使机关档案室工作人员对机关档案重要性和价值有更加清醒的认识，认识到机关档案是机关服务社会的重要组成部分。机关档案使用需求是机关档案室开展机关档案管理工作的前提和基础，机关档案室是否能够为使用者提供优质档案服务，是衡量机关档案管理工作的主要标准。首先，机关档案室要做到自我加压，练好内功，自觉接受档案使用人员的监督。机关档案室作为机关档案使用者查档唯一场所，档案管理人员的服务态度、服务质量、对馆藏资源熟悉度，都是体现机关档案室服务质量和形象的重要方面，因此机关档案管理人员在提供档案服务中，要热情、熟练，给档案使用人员一种轻松氛围，使其感觉机关档案室并不“神秘”。其次，机关档案室要采取各种措施加强与档案使用者之间的沟通与联系，如设立机关档案室意见建议箱，在机关档案管理人员和使用人员之间建立良好的沟通渠道，广泛收集档案使用人员的合理建议，要让档案使用人员乘兴而来、满意而归。

2.充分尊重机关档案管理人员的工作兴趣。国内心理学家在研究中发现，在人们日常工作的重要性排序方面，晋升机会、工作满足感和成就感、责任感等非物质激励因素占据比较重要的地位与作用。因此，机关档案室在人本管理模式建设中，必须为机关档案室工作人员提供更多的发展机会，使他们可以向着既定的目标和方向发展，同时也要根据档案管理人员的个人兴趣与性格特点，为其提供更多的晋升与发展机会，并配合机关档案管理人员培训，使他们能够以更加积极和饱满的工作热情投入到机关档案日常管理和服务工作中。通过机关档案技能培训，大大缩减机关档案管理人员和机关档案管理需要之间的能力差距，使档案管理人员成为机关档案室人本管理模式转型发展的重要资源。

3.建立健全机关档案室人本管理激励机制。第一，要建立机关档案室人本管理物质激励机制。机关档案室在人本管理模式建立过程中，必须充分认识到物质激励的重要性，特别是针对机关档案室的地位和机关档案管理人员物质收入，采取相应的物质激励手段，如奖金、福利待遇等方面，给予相应的补偿，使其能够充分感受到自身价值所在，从而以更加积极的态度投身于机关档案管理工作中。第二，要建立机关档案室人本管理精神激励机制。对于机关档案管理人员而言，物质激励虽然比较重要，成就感和认同感的精神激励发挥的作用也是不可忽视的。机关档案室要为机关档案管理人员提供更多的晋升和发展机会，使他们对自身的工作成就感更加认可。第三，要建立机关档案室人本管理领导行为激励机制。对于机关档案室人本管理模式的建立，领导者发挥的作用是十分明显的，机关单位领导要以身作则，以自身良好职业操守引导机关档案管理人员的行为，稳定机关档案管理人员的心理与情绪，更好地激发他们的工作积极性，使机关档案管理人员更加真切地感受到领导行为的感召力，从而更加自觉地增强自身工作的责任感。