档案管理的难点范文

导语：如何才能写好一篇档案管理的难点，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：城建 声像档案管理 难点 对策

一、引言

所谓城建声像档案，其全称就是城市建设工程声像档案，就是在城市规划、建设、管理的过程中产生的，存在着一定的保存意义的照片、底片、影片、录像带、光盘及磁性载体等等，以声像为主，并且辅以文字说明的历史记录。城建声像档案能够通过图形、声音、文字并茂的方式展示出城市的建设过程，对于城市建设发挥着举足轻重的作用，尤其是在新城建设、旧城改造的过程中，城建声像档案能够对于城市的传统特色进行传承和发展，有利于实现城市建设品味的大幅度提升。接下来，本文将首先从不同的角度来深入地探索城建声像档案管理的难点，主要包括：档案的保存处置存在着较大的随意性、不具备健全的管理制度和管理措施、城建声像档案拍摄工作不到位等等；在此基础上，本文将提出解决城建声像档案管理的难点的对策。

二、城建声像档案管理的难点

1.档案的保存处置存在着较大的随意性

在当前形势下，尽管许多城建声像档案已经实现了数字化管理，然而，还是面临着档案的保存处置存在着较大的随意性的问题，导致城建声像档案的损毁或丢失，这就导致城建声像档案的收集面临着一定的困难。

2.不具备健全的管理制度和管理措施

在城建声像档案管理的过程中，不具备健全的管理制度和管理措施。具体来说，在城建项目的建设过程中，一般都是将城建声像档案分散在不同的作业部门，缺乏一个统一的部门来对于城建声像档案开展集中管理。与此同时，没有根据城建声像档案的种类、时间等各个方面的特性来加以分类管理，这就导致城建声像档案的价值不能够得到科学有效地发挥。

3.城建声像档案拍摄工作不到位

城建声像档案收集工作具备非常强的专业性，这就要求城建声像档案拍摄工作者具备较强的工作技能。但是，在现阶段，城建声像档案拍摄工作者工作技能低下的问题比较严重，这就导致城建声像档案的收集工作存在困难。具体来说，部分城建声像档案拍摄工作者是业余兼职人员，这就导致城建声像档案的拍摄时间很难得到保证，也很难确保城建声像档案的内容的有效性。

三、解决城建声像档案管理的难点的对策

1.进一步改善城建声像档案保存条件

城建声像档案的载体存在着特殊性，所以，在保存城建声像档案的过程中，必须遵守其特殊要求。例如，城建声像档案一定要利用声像柜来进行单独地保存，并且也一定要远离光线、磁场等介质。进一步改善城建声像档案保存条件，从而实现城建声像档案的使用寿命的增长，有利于实现城建声像档案的集中管理。

2.进一步建立健全城建声像档案集中管理制度

一方面，必须切实提升广大的公众对于城建声像档案集中管理的重要意义的认识程度。应该大力宣传城建声像档案集中管理的重要意义，通过广播、电视、散发宣传小册子等等各种各样的途径来切实保证广大的公众都真正意识到城建声像档案集中管理的重要意义。

另一方面，必须进一步建立健全档案管理的法制建设，同时通过相关的制度来严格落实。对于分散在不同的业务部门的城建声像档案，必须通过制度的方式来增强城建声像档案管理部门的执法权力，保证档案部门能够依法跨部门收集声像档案，从而能够在很短的时间之内有效地集中城建声像档案。另外，针对现阶段城建声像档案保存分散的问题，必须督促各个保存单位统一建立相应的科学管理制度，实现城建声像档案资料的拍摄、收集和保存流程的完整性。在进一步建立健全城建声像档案集中管理制度的过程中，也必须采取科学有效的奖惩方法来进行保障，通过这种方式，保证城建档案声像资料的归档和科学管理有序进行。

3.搞好城建声像档案集中管理的各个方面的保障工作

一方面，必须切实保障城建声像档案管理的资金需求。城建声像档案的采集、移交和管理，离不开大量的人员和专业设备，更是离不开足够的资金保障。这就要求政府必须保证城建声像档案的资金投入，并且借助于向社会进行融资等一系列的方式来保障城建声像档案管理的资金需求。

另一方面，必须进一步加强对于城建声像档案管理工作者的业务技能培训以及监督指导工作，通过这种方式，最大限度地提升城建声像档案管理工作者的职业素养。在现阶段，城建声像档案实现集中统一管理依然面临着很多困难，必须通过循序渐进的方式来进行管理，先在各工作项目部门形成该项目的完整声像档案的集中管理。由此看来，有必要对于各个项目部门设立专业人员、专门制度和专项经费，切实保障项目部门声像档案集中采集和管理工作的正常开展。

四、结束语

综上所述，必须根据城建声像档案管理的难点，采取切实可行的对策来进行应对，以便促使城建声像档案管理工作的科学发展。在今后的城建声像档案管理工作的过程中，一定要想方设法来科学有效地应对城建声像档案管理的难点，切实搞好城建声像档案工作，为将来城市建设工作的开展奠定坚实的基础。

参考文献

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关键词 城建档案管理 难点问题 解决对策

当前城建档案管理已经延伸、渗透到城市社会生活的各个领域，其收集、整理、编研、保管、利用以及执法等都已经逐渐完善，但随着近些年城建行业的迅速崛起，城建档案管理也面临着诸多的问题亟待解决。

一、城建档案管理存在的难点问题

（一）档案收录存在问题

档案的收集存在着偏差，首先，从整体的收集资源上看，在进行城建档案资料的收集过程中，地上部分收集的多，而地下部分收集较少。在实际的城建档案收集过程中，实际上城建档案管理部门很难将城市建设项目档案收集齐全存在遗漏现象，有些收集上来的资料存在图纸缺失，或审批手续缺失等问题，而且有些甚至收集上来的资料不是最终稿。其次，就管理权限方面来看，建设系统各专业部门，内部资料收集的多，而外部收集的较为欠缺。

（二）城建档案管理工作人员观念落后

现阶段我国很大一部分城市档案管理工作人员其观念依然比较陈旧，仍停留在传统的管理时代，并没有及时更新管理观念，无法跟上时代的步伐，欠缺主动服务的意识。当前已经进入了信息时代，然而城建档案管理工作无法顺应时代的发展，没有主动的进行自我革新，无法为社会提供有效可靠的重要信息服务，城建档案管理工作落后于高速发展的信息社会，似乎与外界的发展相隔离。从而无法体现城建档案应有的价值，档案管理工作人员也无法得到自身价值的体现。

（三）信息化建设滞后

档案的信息化管理要求的是资源共享与快速的流转，但当前的城建档案管理一些硬件设施的配置及网络的组建依然比较落后。当前各大院校的档案管理基本已经实现信息化网络化，软件以及信息的开发应用已经趋近成熟，然而城建档案管理其硬件配置以及网络的组建结构仍然 比较滞后，单纯地靠现有的人力进行档案的收集、整理、保管以及利用显然已经跟不上信息化的步伐

二、解决城建档案管理问题的对策

（一）加大管理力度

城建档案是整个城市建设工程完整的历史资料，是城市建筑文化重要的组成部分。因此各级建设行业的管理部门应加大对建筑档案管理的重视，加大对城建档案管理的扶持力度。积极争取上级领导及相关财政部门的支持，从而加大管理经费的投入力度，加强建筑档案管理相关体制及相关编制的构建。随着城市建设项目的增加、档案管理工作量的加大，需要相应的从事档案管理工作人员数量也会随之增加，因此需要相关领导部门意识到这项工作的重要性，进而提供全力支撑。同时相关管理部门及领导还应将档案管理工作列入相关考核内容，升级管理部门应进一步完善《城建档案馆目标管理认定办法》。通过进行灵活有效的管理机制的制定，激励管理人员、加强内部管理、充分调动起相关管理人员工作的积极性，从而推动城建档案管理工作的进一步发展。

（二）强化管理意R

城建档案管理工作是整个城市的大事，做好这项工作的关键就是要强化城建档案的管理意识，尤其要提升城建档案领导的管理意识，这是做好城建档案管理工作的关键。各部门应加大管理力度，同时争取新闻媒体的关注支持、加大宣传的力度，提高市民的关注度，同时想方设法让各级领导部门意识到城建档案管理工作的重要性，创造出良好的管理氛围。同时管理人员应革新思想，转变陈旧的管理观念，每年根据社会需求及社会的发展现状以及当前的管理情况制定相应的管理办法及管理目标，同时完善相应的检查监督管理体系。

（三）加大城市档案管理信息化建设力度

首先，根据当前的信息化需求，充分运用现有的现代化办公设施，进行档案资源流转以及利用平台的建立。从而提升档案归档工作的效率，进一步提升城建档案信息收集的准确性以及利用率。第二、积极地进行软件管理系统的开发，合理地进行开发设计，对横向及纵向档案信息管理实施分步开发的策略，首先满足当前小区既有档案资源信息化的需求，同时兼顾到大区域信息化开发的过度，同时合理地进行大区域城建档案管理信息化规划，为整体城建档案管理信息化提供强有力的支撑。第三、加大城建档案管理信息化的宣传力度，同时注重管理人才的培养，对管理人员采取予以培训、学习、观摩或参与研发等方式，提升管理人员的素质，从而切实转变传统的管理观念，促进信息化建设的进程。

三、结语

城建档案管理工作是城市发展过程中不可或缺的一项重要工作，其记录着每一个城市的发展历程，甚至每一个角落的变化，每一个瞬间的转变都有着详尽的记载。但在城建档案管理工作的发展过程中，难免存在一些难点问题。因此应转变传统的管理观念，提升管理意识，把握好正确的方向，突破难点，完善城建档案管理工作，使其更好地为城市、为社会服务。

（作者单位为山东省威海市文登区建筑工程管理处）

参考文献

[1] 赵雅娟.城建档案管理工作存在的问题及策略探讨[J].产业论坛，2015（28）.

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【关键词】高校；档案管理；难点；对策

高校档案馆是对高校档案进行收集以及管理的地方。高校档案管理工作是高校管理工作中的一个重要组成部分。高校档案管理工作做得好，就能够为高校以后的教学活动、科研活动提供较好的理论基础，能够真实地展现高校的历史面貌。当前，随着我国政府对教育事业的重视与发展，我国高等学校的教学规模越来越大，教学条件越来越好，学校的科研活动以及对外交流活动日益增多，因此，高校的档案日益增多。高校档案管理工作是高校建设中一项基础工作，必须要重视高校档案的管理工作。当前，我国高校档案管理工作中存在一些难点，不利于高校档案管理工作的开展，高校档案管理工作有待进一步完善。本文将从高校档案管理工作中的常见难点以及高校管理工作中的应对对策两方面进行详细阐述，以期促进高校档案的管理工作。

一、高校档案管理工作中的常见难点

1.高校档案管理手段极其落后

当前，大部分高校在进行高校档案管理工作时，都是采取人工方式。所谓人工方式，就是指高校档案管理人员将所要记录的高校信息以手工的方式将其录入高校档案，并对该高校档案以手工的方式进行汇总整编，这种档案录入以及汇整方式，不仅使档案管理人员的工作量大大增加，工作难度加大，延长了档案管理人员的工作时间，而且还会使档案管理人员无法分出精力来进行编研以及科学开发。同时，这种手工的档案管理方式也给档案查找者带来不便。一方面档案查找者在查找自己所需的高校档案时也相应地必须要采取手工方式，这种查找方式一方面会增大档案检索者的检索时间，增大检索能力，降低检索效率；另一方面，由于档案检索者是手工查阅，因此，会在一定程度上造成高校档案的磨损。随着信息化的发展以及办学条件的改善，计算机网络技术在高校中得到广泛利用。其中，很多高校将计算机网络技术引入了高校档案管理工作。很多高校都为本校的档案馆配置了相应地计算机设备并购入了档案管理软件，在很大程度上促进了高校档案管理工作的发展，但是从其管理效果的实现来看，有待进一步完善。

2.高校档案管理工作的重视程度不够

由于受传统档案管理思想的影响，高校领导者往往不能正确认识高校档案管理工作的重要性，因而，在高校档案管理工作中经常会存在一些问题。高校领导普遍认为高效的主要任务就是办好学、搞好科研、培育优秀人才，高校档案管理工作只是个形式问题，因此，在实际工作中，忽视高校档案管理工作。高校领导认为高校档案管理工作只是个形式问题，因此，只是在形式上设置档案馆管理人员这个职位，并且通常职位数很少，造成高校档案管理工作人手紧缺。部分学校部门认为录入档案是高校档案管理人员的职责，与自身无关，因此，在档案材料的提交方面通常会存在滞后现象，导致高校档案管理人员不能够及时将档案资料录入档案，从而造成归档延误。高校档案管理人员的待遇比较低、升迁机会不大，由此，高校档案管理人员的工作积极性不高，不能够认识到本工作的重要性。

3.高校档案的利用率比较低

高校档案馆是对高校档案进行收集以及管理的地方。高校档案管理工作是高校管理工作中的一个重要组成部分。高校档案存在的意义在于，它能够为高校以后的教学活动、科研活动提供较好的理论基础，能够真实地展现高校的历史面貌。但是在现实中，高校档案的利用率却比较低，不能够充分发挥它的作用。高校档案管理人员的管理意识以及管理观念不能够与时俱进，仍固守传统的档案管理思想，不能够正确处理好高校档案管理的开放性与保密性之间的关系。高校档案管理人员的管理手段不能够与时俱进，仍然固守以前传统的手工录入汇编方式，一方面会给档案查找者带来不便，档案查找者在查找自己所需的高校档案时也相应地必须要采取手工方式，这种查找方式会增大档案检索者的检索时间，增大检索能力，降低检索效率。档案检索的复杂性使一些档案利用者不愿意进行档案检索，从而极大地降低了高校档案管理的利用效率，不能够充分发挥高校档案管理的作用。

4.高校档案管理人员素质不高

高校档案管理人员素质不高是当前高效档案管理工作中一个普遍存在的问题。高校档案管理人员素质不高主要表现在以下几方面：

第一，高校档案管理人员没有受过专业的档案管理培训，专业能力比较差，专业素质比较低；

第二，高校档案管理人员不能熟练的操作计算机设备以及档案管理系统，大部分高校档案管理人员只能采取手工的方式进行档案的录入以及汇编。

二、高校档案管理工作中的应对对策

1.加强对高校档案管理人员的专业培训，提高高校档案管理人员的专业素质

第一，要注重培养高校档案管理人员的社会责任感以及政治意识。高校档案管理工作要求从事档案管理的工作人员严守高校档案的秘密，不得随便告诉于人。为了保证高校档案管理人员能够更好地履行自己的职责，各高校必须要加强对相关管理人员的政治意识以及社会责任感的培养。

第二，要注重提高高校档案管理人员的专业素质。当前，高校档案管理人员没有受过专业的档案管理培训，专业能力比较差，专业素质比较低，不能很好地胜任目前的管理工作，因此，各高校要定期对其进行专业培训，组织相关管理人员积极学习相关专业知识。

第三，要注重提高高校档案管理人员的计算机操作能力。当前高校档案管理人员不能熟练的操作计算机设备以及档案管理系统，大部分高校档案管理人员只能采取手工的方式进行档案的录入以及汇编。高校领导必须组织高校管理人员进行计算机知识的学习，以提高高校档案管理人员的计算机操作能力。

2.加强宣传，重视高校档案管理工作

由于受传统档案管理思想的影响，高校领导者往往不能正确认识高校档案管理工作的重要性，因而，在高校档案管理工作中经常会存在一些问题。高校普遍认为高校的主要任务就是办好学、搞好科研、培育优秀人才，高校档案管理工作只是个形式问题，因此，在实际工作中，忽视高校档案管理工作。必须要加强宣传，重视高校档案管理工作。一方面，高校领导应该转变观念，高校档案管理工作是高校建设中一项基础工作，必须要重视高校档案的管理工作。另一方面，要增强师生的档案形成意识。部分学校部门认为录入档案是高校档案管理人员的职责，与自身无关，因此，在档案材料的提交方面通常会存在滞后现象，导致高校档案管理人员不能够及时将档案资料录入档案，从而造成归档延误。在现实中，要通过报纸、广播等形式传播档案形成的重要性，增强师生的档案形成意识。

结 语

高校档案管理工作是高校管理工作中的一个重要组成部分。高校档案管理工作做得好，就能够为高校以后的教学活动、科研活动提供较好的理论基础，能够真实地展现高校的历史面貌。高校档案管理工作是高校建设中一项基础工作，必须要重视高校档案的管理工作。

【参考文献】

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关键词：档案管理；工作难点；对策

医院档案是指医院在医疗、教学、科研等活动中形成的各种资料的原始记录，其涉及的方面非常广泛，主要包括医疗、护理、研究、党政管理、公共卫生等活动，对于临床医疗和医院行政管理决策或工作标准等方面的制定、问题和纠纷的处理等都提供了重要的参考依据，因此医院档案管理工作的意义十分重要。

1医院档案管理工作的问题和现状

按照目前各医院档案管理工作实际来看，医院档案管理工作均依照各自的经验进行，缺乏相对统一的标准和模式，医院档案管理工作容易产生混乱。有的医院建有三级档案管理网络，但缺乏强有力的制度约束，档案管理工作人员图方便省事而随意放置档案的现象时有发生，存在着不能及时归档或被丢失的风险，对档案管理工作的考核措施相对也不太健全。另外，目前多数医院档案管理工作者已经意识到通过计算机网络是实现医院档案现代化管理的重要途径，关于这方面的尝试也不在少数[1]，不过由于档案管理工作者不太能参与管理软件的设计与开发工作，软件开发方对档案管理工作的专业要求了解不足，管理软件的支持力度还有欠缺，有的管理软件不仅不能体现快捷方便高效的优点，反而因设计不合理、不严谨而常常出现错误，影响工作效率。

2医院档案管理工作的难点

2.1档案管理工作者自身工作能力不足 当前有部分医院管理者错误的认为，医院核心工作仅仅是向社会提供医疗服务，片面强调提升医疗服务质量以获取更大的社会效益和经济效益，认为档案管理不能产生任何经济利益，反而需要付出投资，因此忽略了对档案管理工作者专业素养和工作能力的要求，再加上部分档案管理工作者对自身工作的意义没有清晰的认识，错误的将医院档案管理理解为简单的档案装订、收集、存放与调用，也就忽视了自身岗位理论知识和专业能力的提高。另外，医院档案管理工作人员多数并非档案管理专业毕业的从业人员，大多是由医疗、护理或行政岗位改行到档案管理室的，缺少系统的档案专业培训，业务能力相对薄弱，管理队伍也不够稳定，容易造成档案管理工作的混乱。

2.2档案管理手段不够完善 医院档案管理的计算机软件没有统一的标准，在实际工作中不具有通用性，管理手段的标准化还有待加强。有些档案管理软件系统只注重了档案专业流程研究，而忽视了与医院办公自动化OA系统的无缝衔接[2]。有些档案管理工作者局限于档案的收集和管理，满足于传统被动式工作模式，缺少主动开发档案资源的意识，对医院档案深层次的开发和利用还不够。有些档案管理的手段、设备落后，工作环境较差，硬件陈旧，计算机等现代化管理设备相对匮乏，一些医院的管理者认为增添这些硬件设备的投资过多，使得相当多档案管理工作基本靠手工完成，不仅造成医院档案管理工作的效率低下，也容易造成档案管理工作的混乱[3]。

2.3医院档案收集、借阅管理不合理 由于医院对档案管理工作重要性缺乏足够的认识，因此在人员配备上，很多档案管理人员专业度存在欠缺，有的甚至聘请兼职人员进行医院档案管理，同时，多数医院各部门间档案处于分室保管状态，管理起来相对分散[4-5]，导致一些档案资料长期未及时作归档整理，档案的相应作用无法得到体现，同时也给档案的查询和使用造成了一定的困难。另外，目前多数医院并未设立专门的档案借阅室，仅仅只配备了档案存放的库房，在需调用档案时，由于没有专门的地方进行阅读查看，只能由调用者借走，而往往借阅也没有严格按照规章制度执行，有时借阅手续不齐全，归还期限不明确，造成借出档案的及时回收困难。若再加上医院档案管理者人员出现变动，交接不科学不合理，时间久远有时档案借阅者主动归还的意识较差，往往容易造成档案的丢失或损坏。

3医院档案管理工作难题的相应对策

3.1加强档案管理工作者自身工作能力 医院管理者应当摒弃档案管理工作不能产生任何经济利益，所以无需对此付出过多投入的错误观念，应加强对档案管理工作者专业素养和工作能力的要求，提高档案管理工作者对自身工作重要性的认识，加大岗位理论知识和专业能力提高的力度。选拔档案管理专业毕业的专业人员进行医院档案管理，尽量少用由医疗、护理、行政岗位改行到档案管理室人员，加强系统的档案专业培训，建立稳定的专业管理队伍，避免造成档案管理工作的混乱。

3.2完善档案管理手段 建立统一的医院档案管理计算机软件标准，提高实际工作中的通用性，强化管理手段的标准化建设。注重档案专业流程研究的同事建立档案管理系统与医院办公自动化OA系统的无缝衔接[6]。形成主动开发档案资源的服务意识，加强对医院档案深层次的开发和利用。加强些档案管理设备、环境和硬件建设，配备计算机等现代化管理设备，能有效提高医院档案管理工作的效率，避免档案管理工作出现混乱情况。档案管理工作人员需要深入医院各职能部门及临床一线，深入了解在医疗、科研、教学等工作中对于档案资料的需求，根据各类人员的各种不同特点，有针对性地为各职能科室人员提供档案信息，在工作实践中使其充分意识到档案管理工作对他们的工作所能起到的积极作用。同时重视档案资源的开发和合理利用，多途径多手段多渠道地进行档案信息资源的开发[7]。

3.3健全医院档案收集、借阅管理制度 应充分认识到医院档案管理工作的重要性，在人员配备上选用专业性强的档案管理人员，杜绝非专业兼职人员。采取各部门档案集中保管形式，实施集约化的档案管理，避免部分档案资料长期未及时归档整理的现象，使档案的实际作用得以充分体现，为档案的查询和使用提供便利。设立专门的档案借阅室，在需要调用档案时，严格按照借阅规章制度执行，借阅者集中在专门的档案借阅室查看，健全借阅手续，明确档案归还期限，以便于借出档案的及时回收。档案管理者人员若出现变动时，交接应科学合理，不仅需要交接钥匙等物品，也要详细交接档案借阅、归档、存放等相关记录，以免造成档案的丢失或损坏。

3.4确保医院档案的齐全完整 档案的收集、归档是医院档案管理工作的基础和重点，其前提是医院档案的归档范围明确。先要结合医院档案的具体特点以及形成的规律，按照院内各职能科室职责这根主线对医院档案归档范围进行针对性的修订，使医院档案归档重点明确，通过与各职能科室进行积极的沟通，完善并确定医院档案的归档范围[8]。在医院档案管理的实际工作中明确区分文件与资料，特别是将内容、形式、作用等具有相似之处的文件资料进行区分，以降低医院档案管理工作的重复性和冗余度[4]。根据各类医院档案保管的期限明确划分具体年限，如永久性、50年、20年、10年等，以适应档案材料日益增长的数量以及鉴定销毁的需求。要求档案管理员认真对照档案的归档范围，进行文件资料的收集整理，追踪档案资料的去向等，确保医院档案资料齐全、完整、去向明确。

总之，目前在医院档案管理工作中的确还存在着一些难点问题，大体而言主要是由于医院档案管理人员专业能力不够以及医院对档案管理工作重视程度不足引起的。近年来的大量经验证明，只有医院管理者对医院档案管理工作高度重视，建立健全科学合理的医院档案管理制度，任用专业程度高的医院档案管理人员，强化现代化高科技管理技术、设备的运用，加大档案管理资金的投入度，改善医院档案管理工作软、硬件环境，才能够真正提高医的档案管理工作水平。

参考文献：

[1]张海波，姜蕾.医院档案管理难点分析[J].健康必读，2012，11（10）：545-546.

[2]陆艳，蔡栋.当前医院档案管理工作分析[J].中国医院管理，2000，20（10）：55-56.

[3]李文旭.当前医疗设备档案管理的难点及对策分析[J].健康之路 ，2013，（12）：537-537.

[4]彭诗媛.医院文书档案管理的难点及应对措施[J].办公室业务，2014，（3）：180.

[5]叶兹礼，欧霞.关于如何加强医院档案管理工作的分析[J].中国医药指南，2012，10（23）：691-692.

[6]杰，医院档案管理的现状及对策[J].兰台内外，2013，6（6）：50.

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【关键词】档案管理信息系统 院校教学 设计开发

21世纪，计算机技术的应用日渐广泛，借助其强大的数据归纳、处置功能，能够实现许多繁杂数据的妥善处理，将其应用于院校的档案管理中，能够极大的提高管理的效率和质量。随着技术应用的优势逐渐体现，档案管理信息系统成为各高等院校着力设计和开发的重要系统，对高校档案管理的发展起到无可取代的推动作用。

1 院校教学档案的基本内容

教学档案是高校在进行教W活动中形成的档案资料，包括文字、图表、音频、视频等，是高校发展的缩影，具有极高的纪念和参考价值。按照档案的内容分类，院校的教学档案大致分为以下几类：

1.1 文件、规定等政策性资料

该类别涵盖上级教育主管部门、学校、学院等下达的各类与教学活动相关的文件、规定，是对教学活动进行框架搭建、完善，制度体系理顺和重、难点问题处置的重要资料，应该将其作为重要的档案内容进行妥善的整理、归档。

1.2 教学大纲、培养目标等实践性资料

这是对教学的文件、规定的细化和落实，包括具体的教学培养目标、要求，专业设置和课程设计等。在此基础上，还应该对专业教学的教材、老师备课的教案和教学评价等进行整理，形成归档资料。

1.3 学生名册、成绩等学生资料

学生作为教学活动的对象，其个人资料是极为重要的，是教学档案的基础构成。概况来说，包括学生的姓名、籍贯等基本信息，所学专业级课程学习情况，在校表现和毕业跟踪等。是院校检验和反思自身教学质量的重要资料。

2 档案管理信息系统的功能需求分析

2.1 海量数据高速处理

毋庸置疑，院校的档案资料数据量是极为庞大的，且呈现显著的逐年增长态势，对信息系统的数据处理能力提出极高的要求，设计的档案管理信息系统必须能够快速存储和处理海量的教学档案，满足院校对档案管理工作的需要。

2.2 系统服务器虚拟化

伴随这数据总量的增加，院校的档案存储所需要的计算机硬件的容量大幅提高，导致相关费用占据院校财政支出的较大比例，给院校的发展造成极为不利的影响。鉴于此，应该借助先进的云技术，通过系统服务器的虚拟化降低对系统硬件的要求，起到降本增效的目的。

2.3 多平台高效利用

档案管理信息系统的应用初衷在于提高档案管理和利用的便捷性。所以，应该顺应计算机终端的多元化发展潮流，构建计算机、手机等多种载体的档案管理系统平台，实现档案的高效利用。

2.4 档案管理安全防护

档案管理信息系统是依托网络构建的数字化档案管理体系，受到档案属性和网络特性的影响，系统的安全防护成为设计和开发的重点，应该设置相应的权限和访问限制，对用户进行分类和管理，以此提高档案管理的安全水平。

3 院校教学档案管理信息系统的功能架构

按照各自功能的差异，系统的功能架构分为三个层次，即平台层、档案管理层和业务规则模块。

3.1 平台层

所谓平台层是指档案管理信息系统的基本框架，包括管理系统的用户界面、基本的功能按钮和系统所能提供的基础服务等。该层次是教学档案管理信息系统的基础所在，直接关系到系统的功能性。因此，必须重视该层次的设计和开发工作。

3.2 档案管理层

档案关联信息系统是面向教师和学生的系统，理应包涵学生和教师两部分内容，进行设计时，应该对档案管理层进行分别设计，赋予不同的权限、功能和职能，确保用户身份与档案管理需求的相匹配。

3.3 业务规则模块

该模块是对档案管理工作进行梳理和归类，形成相应的数字档案管理体系，实现档案管理工作的信息化改进，形成体系齐全、架构合理的教学档案管理分支。

4 档案管理信息系统的设计与开发思路

4.1 系统设计与开发的软硬件设施

硬件是支持系统设计与开发的基础，应该根据院校的档案管理的内容、数据量和功能需求进行谨慎选择，确保功能与需求相适应。此外，还应该考虑系统未来升级的可能，注意其拓展性和兼容性。本系统打算采用B/S结构，前段页面采用jsp技术开发，后台程序基于Servlet+JavaBean技术及MySql数据库，系统的最终目标是大部分数据显示和操作都能再浏览器中完成，达到简单易用，权限明确，稳定，方便维护，扩展性良好的特点。

4.2 档案管理信息系统的设计与开发步骤

4.2.1 数据库的构建

对于院校的档案管理信息系统来说，数据库是数据存储、管理和调用的核心所在，应该高度重视，通过妥善的构建策略实现档案资料的合理存储。在进行设计时，首先对档案数据库的概念结构进行梳理，构建数据库结构图，之后进行数据模型的转化，形成精练的逻辑结构，进而构建数据库。

4.2.2 主界面的设计

主界面是系统面向用户的主要内容，其设置的合理性和便捷性直接关系到用户的使用体验。一般来说，档案管理信息系统的主界面采取菜单式设计，即在界面的左侧和上方设计对应各功能的菜单，通过鼠标单击即可完成相应功能菜单的调取，进而按照相应的指令进行操作完成档案的管理、查询等功能。

4.2.3 用户管理

从用户的账号功能角度分析，用户分为三类，一是教师、二是学生、三是管理员。进行设计时，应该确保管理员具备足够的权限，对系统进行日常的维护，确保系统的正常运行。与此同时，应该给予教师、学生不同的功能权限，使其能够有效利用档案管理信息系统。

4.2.4 附属功能的实现

在实际的档案管理工作中，涉及到打印、复制等多项内容，这是档案利用的主要途径，系统在进行设计时应该考虑此问题，留设相应的打印、复制接口，从而实现档案管理信息系统的打印、复制等附属功能，提高系统利用的便捷性。

5 结束语

综上，借助档案管理信息系统实现院校教学资料的有效管理是社会发展的需要，能够提高档案管理的效率和质量，应得到院校的支持，实现系统的快速构建和应用完善，发挥信息化的优势，推动数字化校园建设。

参考文献

[1]翟菲.舞蹈院校教学档案管理系统的设计与实现[J].教育科学：全文版，2016（06）：44-45.

[2]胡晓云.新建高校教学档案管理的问题分析与系统设计研究[J].佳木斯教育学院学报，2012（08）：89-90.

[3]赵翔.档案管理信息系统设计与开发[J].电脑编程技巧与维护，2013（24）：36-38.

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关键词：设备竣工档案；属性；难点；管理方法

核电项目总包模式按照专业化运作的要求，业主方以安全生产运行为主业，总包方以工程建设、四大控制为主业。项目建设的四大控制任务主要由总包方负责，业主方负责生产准备以及作为营运单位最小化的运作，业主原则上不介入总包方的建设工作。在总承包模式下设备竣工档案管理的方式和方法将发生较大的变化，业主对工程建设阶段的不介入性使设备竣工档案收集的及时性、完整性和准确性面临新的挑战。如何提高设备竣工档案的质量，确保总承包模式下核电项目设备制造类文档的系统、完整和准确是设备竣工档案管理的重中之重。

一、设备竣工档案的内容及特性

设备竣工档案是指用以证明其设备的安全、质量，按照一定格式和内容汇集制造全过程中产生的所有记录性文件集合。核电设备竣工档案在设备检修维护、变更改造、老化管理及核电设备国产化中具有极高的参考价值；其载体形式多种多样，包括电子文件、纸质文字记录、图纸、胶片、光盘、照片等。设备竣工档案丰富的内容在设备安装、调试、运行以及维护、检修、改装过程中发挥着重要的作用。

二、总承包模式下设备竣工档案的管理难点

（一）设备竣工档案管理的准确性

设备领域文档繁复，种类浩瀚，又涉及调试和生产阶段的全寿期管理需求，既要策划总包方和（或）制造厂家应提交的文件，又要规划两个换料周期的备品备件、专用工器具文件，同时要对文件格式和内容作好规划。既要能够满足管理要求，也要能够适用信息系统，避免数据重复。如何提高设备竣工档案管理的准确性是难点之一。

（二）设备竣工档案管理的跟进性

由于招投标采购模式，设备采购包供应商具有不确定性，原策划方案与中标方案有偏差，文档的格式和内容需要调整；在设备设计和制造过程中，存在文件内容变化大，设备运行维护手册需要变更等问题。如何及时跟进设备竣工档案的管理是难点之二。

（三）设备竣工档案管理的深入性

在总承包模式下，监理单位除必须的监证会签，其管理主要表现为离线监督，因此，分析、评价总包方进展报告、质量趋势分析报告是监督总包方的重要管理活动。对标管理、分指标管理是有效办法，这就需要业主/监理单位建立工程建设各类指标数据库，提高数据分析总结能力。如何提升设备竣工档案管理的广度和深度是难点之三。

三、总承包模式下设备竣工档案的管理方法

鉴于以上关于设备竣工档案管理的难点分析，我们在工作中总结出以下几个方面的解决措施：

（一）建立设备竣工档案组织体系

在设备竣工档案管理方面，总包方全面负责项目建造期设备竣工档案的收发、运转、整理归档、移交与服务。业主负责提供文档管理相关法律法规和标准要求并监督分包商设备竣工档案管理工作的指导和监督检查。设备竣工档案到达现场后，向业主移交机组运行所需的设备竣工档案，满足业主生产准备人员使用。为避免相关问题在最后使用环节才被发现，造成竣工档案无法整改。在合同责任不转移的前提下，建立由项目总包方采购管理部门全面负责，总包方文档管理部门、业主生产准备部门和文档部门全面参与的“设备竣工档案联合专项组”管理新模式，共同推进设备文档管理工作。在设备竣工档案形成过程中通过该专项组进行对每一设备合同包进行跟踪和确认，确保移交的设备竣工档案的完整性和准确性。

（二）健全设备竣工档案制度体系

根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及《核电文档管理要求》等国家及核行业标准，业主和总包方共同编制统一标准、统一内容及统一要求的设备竣工文件制度体系，并纳入总包合同中。这些制度涵盖了文档管理的各个方面，包括《供应商文件编码导则》《设备竣工文件管理》《项目竣工文件整理与归档要求》等。设备竣工档案管理制度体现了从文件的编码规则、文件的收集、编制、格式及整理及提交等具体要求，同时也规定了设备竣工档案中的每项工作要求、责任和工作流程。统一的管理制度和工作流程避免了各方要求不一致而造成的返工和重复劳动，提高了工作效率，并真正实现了工程竣工后设备竣工档案向业主的无缝移交和向生产期间的平稳过渡。

（三）构建设备竣工档案全过程管控体系

1.信函及业务接口管理

信函是核电企业在工程建设和生产运营活动中与参建单位之间联系事物、知照情况，经双方同意建立正式通信渠道，确认授权人签发，传达双方意图的一种重要书面信息的传递方式。在总包模式下的项目建设过程中，在文档接口管理上应以程序和规定对通信渠道的建立和工作开展做好明确的控制要求。涉及设备竣工档案相关重要事项的审查或决策必须以信函的方式给予记录和保存，并与设备竣工档案一同组卷归档。

2.格式及文件编码管理

设备制造有严格的质保体系，对供应商的设备竣工档案管理主要通过完善的制度体系实现，这也是供应商必须执行的准则。其中文档的相关要求是质保体系的重要组成部分。文件格式是最基础的要求之一，它反映文件所属类型，而且封面信息必须体现文件的主要内容，目录便于检索定位，签字手续要完备。文件编码是检索文件最重要的信息，具有唯一性，它既要体现文件与系统和设备之间的关系，又要体现文件相互之间的联系，还要区分不同类别文件的身份和特点，以便于归档、识别、查询和利用。所以格式及文件编码管理控制是统一和提高各设备供应商文件文档质量的关键。

3.合同及计划执行管理

合同约束是一切管理活动的基础，核电工程复杂，供应商众多，唯有通过合理准确的合同才能约束各方权责。在合同签订之时应强制供应商的文件编制行为，文件不但在内容上要齐全完整，在文件载体和外部形式上也应符合国家、行业和业主的文档规范。总包方负责组织项目启动会，业主与监理公司的设备质量监督控制人员通过控制点见证时除对工作质量认可及放行外必须对其工作产生的文件和记录也一并进行检查和确认。

4.组卷及问题整改管理

为避免由设备采购部门或文档部门收集后自行组卷，很难确保设备竣工文件的完整性和准确性的问题。核电项目推行设备竣工档案“谁产生，谁组卷”的模式，要求设备承包商在设备出厂验收前，收集完整所有相关文件和记录供联合专项组审查，审查通过后按照规定的组卷要求提交成套的设备竣工档案到现场。设备承包商更加了解设备的制造过程及工艺流程，能够更准确的把握文件之间的历史联系，保持文件的成套性和组卷的合理性。在设备竣工档案审查和现场使用过程中，都会出现一些问题，如图纸不清晰、文件内容不完整等等，对于这些问题必须建立以设备合同包为基础的的跟踪台账，逐一进行跟踪和落实，确保问题的闭环管理。

四、结论

设备竣工档案前端和全过程质量控制是提高核电设备竣工档案整体质量的重要方式，总承包模式下的设备竣工档案管理面临着许多新的问题需要思考与解决。通过以上的分析，我们认为总承包模式下的设备竣工档案管理必须要更新观念与方法，文档工作者将在项目的实践过程中，通过业主方、总包方及设备制造商的共同努力，形成一套适合项目发展的核电项目设备竣工档案管理理念和工作体系，为国产三代核电机组走出国门做出贡献。

参考文献

[1]施千里,谢石香.“联合文档管理中心”模式在核电示范项目中的应用分析[J].浙江档案,2016(6):63.

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基层机关档案管理工作探析

“五水共治”水利档案管理

乡镇档案工作的现状及建议

依法做好企业档案管理工作略谈

集团企业档案管理工作方式探索

维护档案的真实性是档案工作者的职责

高速公路档案管理人力资源建设的思考

档案信息化管理中档案人员应具备的素养

应正视档案管理工作中存在的问题

关于档案开放与保密若干问题的思考

基层档案人员素质提升对策探析

高校档案外包的风险与应对策略

民生档案管理工作现状与对策

我国档案中介服务的现状及其发展思考

论民生档案工作如何向广度和深度拓展

试析民生档案管理中的隐私权保护

国有企业重组中加强档案管理的思考

高校非常规工作档案项目化管理实践

高校机要工作为决策服务的三要素

新形势下城建档案监督指导工作探讨

法院诉讼档案业务外包的实践与探析

疾控档案星级创建与医院档案规范管理

环境保护综合档案服务能力建设思考

企业文件材料归档范围及保管期限表编制探析

企业信息载体销毁方法及应注意问题

档案室环境空气质量监控实践

沿海地区加强档案保护工作之思考

推动高校档案事业可持续发展的法治思考

新《环境保护法》下如何做好环保档案工作

构建JCI论证标准下的医院文件架构体系

信息时代档案管理队伍存在的问题及对策

摭谈档案登记备份与档案部门的职能拓展

电力工程档案质量控制的难点和解决办法

加强医院档案管理服务医院持续发展

医院图书、档案实行一体化管理初探

基于PDCA和JCA循环法则的医院档案管理

电力企业档案管理中存在的问题及应对措施

加快体制内档案中介机构改革之我见

论以“五档共建”理念推进“五水共治”档案工作

改善县级档案馆档案征集工作现状的对策分析

新常态下提高市政设施工程档案管理水平之策略

开发区档案管理优化研究——以宁波国家高新区为例

创新档案宣传工作的实践与思考——以海盐县为例

略论大数据时代下医院档案管理模式创新

完善村级档案管理的思考——以德清县武康镇为例

新形势下企业复合型档案工作者建设的实践与探索

档案信息化背景下高校兼职档案员业务技能提升途径

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随着国家和社会各界对于民生档案的关注度越来越高以及人民自身对档案信息的重视程度越来越明显，民生档案的管理方式得到了很大的优化和改善，档案的保存环境也得到了很大的改良和提高，部分机关部门通过加大档案的管理费用、丰富档案的内容和领域以及强化对档案管理和投入力度等方法提高民生档案的社会地位以及群众关注度。众所周知，民生档案是人民活动、工作和学习的最基本的信息，它管理情况和存储情况的优劣以及其所具备的合理性对社会的安稳以及人们的生活有着极为重要的影响，所以，我们必须要在彻底了解民生档案实质的前提下改善和加强民生档案的保存条件和环境。

二、民生档案信息化管理的新思路

（一）服务手段创新是民生档案工作创新的关键

要想使民生档案为人民提供更加高效、快速的服务就必须在传统的档案管理体系的基础上完善过去管理方式和操作手法，依靠档案的现代化管理平台创建新型的信息数据库。针对群众对档案的需求，从最基本和最需要解决处理的地方入手，帮助群众解决诸多社会难点和热点，优先创建与群众生活紧密相连的如医疗档案、保险档案、产权档案、户籍档案、低保档案、养老金档案等等信息化数据库，为人民创建一个最方便、快捷的查询民生档案的网络化和信息化数据服务信息平台，确保实现民生档案的信息数据共享，维护群众的根本利益和社会权益。除此之外，还要创建电子民生档案备份体系，构建政府信息和开放档案的公共服务平台，进一步扩大民生档案在信息查阅方面的范围并使其内容有所突破，坚持丰富，民生档案的信息内容和来源，建立特色性较强的民生档案。通过创建民生档案信息数据库可以很大程度上缓解档案管理人员的不足以及服务质量不高等，并且更好的达到服务群众的目标，为群众提供最优质、最精准最迅捷的服务，解决诸多与群众直接利益相关的问题，维护群众自身的社会权益，为稳定社会带来不可估量的贡献。

（二）培养高素质档案管理人才，以适应民生档案快速发展的需要

高素质人才的培养是确保民生档案管理创新的重要条件。因为民生档案所涉及的范围非常广阔，所以包含的种类十分繁多，这就进一步要求民生档案的管理人员不但要掌握大量的历史文化知识、精通档案管理理论和方式、熟悉档案整理和分配流程、及时更新档案管理的信息化技能和理论，还要求其具备高度的责任感和服务理念，能够对档案的管理方式运用自如。由此看来，有关民生档案管理的机构应当加大档案管理技术方面人才的培养，为他们提供创新的机会，有组织、有重点的组织相关人员进行培训，不断提高管理人员的整体素质和应用技能，以便更好的满足民生档案信息管理的飞速发展需求。

（三）更改观念、关注民生档案的资源价值

民生档案具有体察民情、解决民忧、维护民权等特点，具有极高的权威性和应用性。我们应当根据民生档案所记录的信息更好的为群众服务，尤其是就目前的社会形势而言，法律条令是管理和限制人民行为的主要方式，而民生档案则是最为其权力行使的重要依据，不但是惠民的基础，更是一种合法的信息来源。

三、总结

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摘 要：合理科学的对档案进行管理，不但可以对或单位的业绩给予衡量，还可以对单位的管理水平给予衡量。由于档案中所记录的内容包括着发展过程的优秀成果，因此，档案可以为日后或单位的发展提供资料和依据，方便做出科学合理的分析，是制定发展方向最好的参考。本文首先分析了基层档案工作的重要性及主要内容，提出了基层档案的科学管理措施，在此基础上对今后基层档案管理工作发展进行了分析。

关键词：档案管理；基层档案；管理工作

引言

随着我国的全面发展与进步，基层档案管理工作不仅在观念上需要改变，在管理的方式上同样需要改变，利用新的理念与方式从全面角度反映出现状和成果。因为或单位的资源取向、模式、战略，以及未来的发展都受档案管理工作的影响，所以基层的档案管理工作为或单位取得市场竞争，全面发展有着重要意义。

1.档案管理工作的重要

1.1档案管理工作的规范化

由于档案管理工作具有保密性，因此，只有对档案管理工作采取集中式的管理以后，才能确保档案的卷案质量和不泄露。不仅对档案袋实行统一的印制，对工作人员进行统一的培训，还统一确定档案整理及验收的方式，制定一个标准。对每个环节的档案工作严格控制，例如：档案的借阅和复印等。只有严格统一使档案管理工作规范化，才能为日后档案管理工作奠定稳定基础。对于档案基础工作，档案服务创新也起着广泛而深刻地影响，档案服务创新很好的带动了档案基础工作，对于档案学的理论研究发挥着重要的促进作用。

1.2档案管理工作的信息化

档案入录的及时与灵活性，影响着档案管理工作的成果和效率。与以往的档案管理工作相比，如今的档案管理工作新增加了信息化的管理，将以往的纸质档案与现代的电子档案结合共同管理。改变了档案管理工作的及时和灵活性，用现代合理科学的管理方式，实现信息化，不仅提高了档案管理的成果，还提高了档案管理的效率。

1.3档案管理工作的安全性

由于档案管理工作中的每一个环节都需要通过严格的管理机制进行把关，不管是在档案的查阅上，还是在建立档案的过程中都需要在档案工作人员规范和信息化的监督下才能确保它的完整、保密，以及安全性，因此安全性是档案管理工作中的重要性之一。在档案的查阅上，则制定了非与档案相关的人员或没有通过批准的人员是不能进行查阅的，这样一来就使档案管理工作得到了保证。

2.基层档案管理的主要内容

2.1对职责予以明确

根据国家以及相关的法规政策，以党制定的政策方针为指导，统筹规划档案管理工作。主要对党政机关和基层档案工作的相关业务予以协调、监督检查、组织指引。对机关的档案管理进行统一和集中，并对党、国家以及工作单位的重要机密档案予以保密，维护资料的保密安全性。

2.2对工作范围予以明确

对机关相关资料以及档案的整理保管和接受征集等工作，能够有效完善现代管理的科学化、现代化转变，并在管理中为提供材料依据。通过对专业的档案管理人员进行专职的培训和管理，统一组织相关工作的交流以及研讨会。将领导交予的档案管理事宜放在工作首要位置，努力完成。

2.3对资料来源予以明确

档案管理工作任务在所有的管理工作中并非是一项简单的工作，其任务之繁重、艰巨，其工作的本质还是稳当的记录性。这种稳当的记录不仅仅体现在其内容上，同时在形式上的体现也是档案记录性的表现。例如，当事人的手稿、相关领导对于文件的签署，这些则是档案文件原始性的体现。档案所具有的原始性正是其区别于情报、资料以及图书等信息的主要特点，并且具有一定的法律效力。从一定角度分析，档案是在一定条件下由文件转化而成。档案的管理工作中对于文件的来源需要予以严格的规范，以提供者组织机构以及文件形成机构要求为基础。只有对来源予以明确才能了解其文件的性质，才能从行政管理或者是法律责任等方面对档案文件予以理解和正确合理的整理，才能保证档案的管理在发展上符合实际的需求变化。

3.基层档案工作的科学管理

3.1自主创新要以档案工作为基础条件

档案是对真实的活动记录，为今后管理以及生产营销的进一步创新提供了基础条件，具有一定的参考价值。科技的创新是以之前的技术以及经验为基础，从本质上讲是一种突破，而一系列的突破是经验积累的过程。而档案则是连接了过去的经验以及未来的创新之间的最佳载体，因此可以说档案是自主创新的必要前提。其次，能够启迪创新。档案作为科技创新的主要信息诱因，信息量的增大实则也能够拓宽科研工作者的思路并激活灵感，从而实现创新。因此，档案要认真收集工作中的信息整理成档案文件，并做好管理和开发工作，进一步提高其档案服务手段、质量。

3.2档案是资产管理的基础依据

国有资产作为国家以及集体的财富，不具有私有和个人性，而档案作为该种资产的载体，反映出的是管理中的资产成本、股权资金以及营销等原貌，ψ什档案管理的准确性予以保证，只有建立起完整准确的档案管理系统，才能对国有资产的不明流失予以制止。只有充分重视其与资产管理密切相关的材料以及同调度联系紧密的档案进行归档管理，才能真正在管理资产中做到管理的集中、统一，才能维护其真实性以及有效性。

3.3认真做好基层档案管理

我国传统档案管理体制要求每一立档单位都应建立自己的基层档案管理部门、配备档案人员开展本单位档案工作，因此它具备了良好的文件管理硬件设施，稳定而又业务素质较好的文件管理者队伍。档案馆内的文件形成单位服务，形成单位不会因文件脱离自身进入档案馆而感到利用不便。使文件的方便利用达到了最优化，满足了科学处理文件的社会化、集约化和专业化管理的特点。

4.基层档案管理工作未来发展方向

4.1充分认识信息技术对档案工作的深刻影响

随着信息技术的迅猛发展和广泛应用，以计算机、网络和存储技术为核心的现代信息技术发展已经极大地影响到经济发展、人民生活、国家安全和社会发展进程。信息化的提出及发展，也给传统的档案工作理论、技术、方法带来严峻挑战。档案管理如何适应信息化带来的文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的发展要求和趋势，也成为档案工作能否适应信息技术应用和持续、健康发展的关键。

4.2档案管理人员知识结构的变革

我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。将档案信息化建设的难点在于信息系统及文件数据的复杂多样。对这些信息系统中的文件如何收集、归档、整理、保存和利用，既是面向信息化的全新课题，也是档案管理创新重要方面和标志。信息化对档案管理来说，既是促进，也是压力。信息化将推动电子档案信息化管理系统的建立，并将其整合在单位信息管理系统之中。但是档案信息系统建立和维护的难点，在信息化建设中要重视并加强对档案信息的数据安全和管理，处理好档案信息资源开发与创新管理中对电子文件电子档案的安全和保护的关系。

5.结语

总之，未来的档案工作中应将积极应用吸收、引进、采用现代科技与理论成果，会极大提高档案管理现代化水平，将使基层档案工作在完善市场经济体制的进程中经历一场深刻的变革。文章通过对基层档案管理中存在的问题和解决方式进行了论述，希望对档案管理事业的发展以及进步予以促进，并同广大同仁进行交流。

参考文献

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高校教学档案是伴随着教学活动的展开而产生的大量有价值的各种类型的材料记录。显而易见，教学档案是高校的所有档案里相当重要的一部分，处于核心地位，在教学管理中也具有很重要的作用。档案管理工作是高校的重要组成成分，是教学评估不可缺少的依据。近年来，地方性大学在不断地扩招，招收人数的不断增加将会导致档案的激增，从而使档案管理工作量加大，给档案管理人员带来压力，同时也带来了前所未有的挑战。面对这种情况，要想使高校正常运转，认真正确地处理这些问题显得至关重要。

一、高校教学档案管理存在的问题

（一）教学档案管理人员整体素质不高、队伍游动性比较大

高校的档案管理工作属于服务性事务，它最根本的目的就是为教学、科研及教学改革提供服务，使它们有据可查，同时档案管理工作也是高校管理工作的重要构成成分，其管理情况直接影响高校的未来发展。近些年来，地方性综合大学的招收规模一直在不断扩大，由此导致大量新档案的加入，毫无疑问，新档案的加入使学校档案数量迅猛增多，这给高校档案管理带来前所未有的压力。

（二）教学档案管理方法和手段原始陈旧

目前很多高校仍采用原始的档案管理方法，即主要用手操作，以纸张、案卷为工具进行收集、归档、检索等，根本无法充分使用现代数字媒体对教学档案进行管理。显然，随着高校的入学人数的增加及高校规模的不断扩大，仍然使用传统的档案管理方法显得力不从心。高校的迅猛发展需要现代化的档案管理方式的帮助。现代化的管理即是借助于计算机、网络来进行的，工作的完成不仅要求管理人员熟练掌握档案管理的基本标准、手段和方法，还应该掌握计算机网络新技术手段。

（三）对教学档案的利用意识较差，服务效能低

现代管理理念强调人文关怀，要求管理工作应当以人为一切工作的出发点和归宿，一切为了人，为了人的一切。与时俱进的档案管理当然也不可与这种理念相违背。但是调查显示，档案管理的现状远远不符合这一理念。很多档案管理人员为了使档案能够保存完好，免受损伤，视档案的完好存放为工作的出发点，反而采取“以档为本”的价值取向，认为只要使档案保存完好就完成了档案管理者的任务，工作至此结束，他们的任务就是守着档案，从未考虑过保存档案的真正目的在于日常应用。有的档案室内的档案仅可供高校领导或者相关部门使用，外人根本没有查阅的权利与机会，只有领导才可以利用，这种现象的存在只能导致一个结果，即大量有价值的资料被整齐完好地保存起来，但是资料的价值却得不到发挥。档案管理不能为人所用，不能为人提供服务，最终导致档案的根本价值不能得到有效发挥，成了一堆毫无意义的符号。

二、高校教学档案管理对策

（一）重视教学档案管理工作，加大档案管理工作资金投入，提高人员素质

教学档案管理是学校发展及存在的重要组成部分，具有很高的保存和使用价值。学校领导应当足够重视档案管理工作，改变以往观念，认真彻底地了解档案管理的难点及重要性，高度重视档案管理情况，经常对管理工作进行评估及改进，真正把档案管理当成影响高校正常运转的基础性任务，认真对待。同时应当把管理工作落到实处，加大档案管理的财政投资力度；同时要注意引进档案管理专业人才，尽量使用经受过专业档案管理培训的业内人士管理档案，对于现存的非管理专业出身的管理人员，应当经常组织培训，提高他们的理论修养及实践操作能力，同时对其进行思想道德教育，转变他们的传统管理意识及理念，使他们可以并且勇于采用新技术，从而能够面对档案管理工作的挑战。

（二）实现管理手段的现代化

目前，利用电子系统对高校档案进行管理的情况在高校还很少见，大多数学校仍然以纸为主要介质，同时高校的档案室严重不足，这些问题的存在与近几年的高校人数急剧扩大产生了矛盾。很明显，如果继续采用传统的信息处理方式对日常教务进行管理，不可避免地会影响高校的档案管理工作的顺利开展。而档案管理的发展趋势明显表现为：充分发挥现代技术的作用，采用现代化管理方式，用电子化管理取代传统的纸质手段，从而实现教学档案管理的现代化，网络化。不难发现，电子档案在不久的将来势必成为高校教学档案的主流。

（三）增强服务意识，充分发挥教学档案的知识作用

从本质上讲档案即是知识。众所周知，知识就是力量，但是力量不是来自于保密的知识，而是来自于共享的知识。与其它物质不同，知识被传送后，传播者仍然拥有知识，甚至通过知识的交流，传播者的知识还会增加，从而发生价值增值。