电子化档案管理方案范文
时间：2023-04-21 08:36:02
导语：如何才能写好一篇电子化档案管理方案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
[关键词]单位；档案管理；现代化；电子化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.113
[中图分类号]G275 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）10-0-02
在信息技术迅速发展的情况下，档案管理工作也需要逐渐实现信息化发展路径。我国单位档案管理工作均面临重要的改革问题，对于单位档案管理人员来讲，必须结合当前时展需求，创新档案管理方式，最大化地实现档案管理的现代化及电子化发展。
1 档案管理现代化和电子化发展的必要性
档案中详细记录着单位的日常工作，对于单位工作效率及工作总结具有重要作用，因此，档案管理也是一项重要管理任务。所以如果能够显著提高档案管理水平，实现档案管理的现代化及电子化发展，则能够显著提高档案管理质量及管理工作效率。对于档案管理来说，也将逐渐脱离传统纸质媒介。电子档案更有助于收集及存储信息，显著降低信息存储占据的物理空间。在档案处理及选择过程中，电子档案能够显著提高档案处理的便捷性。随时可以从电子设备上将电子档案抽调出来，并能及时依照实际工作需求，选择相应功能键从而选择信息，有效实现大批量数据的有效处理。电子档案的应用能够显著提高信息选择及存储的准确性。最后还能随时进行电子档案信息处理及数据修改，和传统纸质档案相比具有一定便捷性。
2 我国单位档案管理中的弊端
我国当前的档案管理普遍采用的是传统管理方案方法，档案管理现代化及电子化发展存在较多弊端。首先，档案管理不够规范，例如，工作人员在处理电子档案过程中，由于电子档案体积小、携带方便，导致工作人员忽视档案信息安全性，档案管理工作存在较大随意性，加大了档案信息遗失及泄漏风险。还有些工作人员只会上传档案，不能有效掌握档案信息管理及重要数据备份管理技能，一旦电子设备发生故障将直接导致档案信息丢失，给单位带来严重损失。从这一点上来看，提高档案管理人员业务水平和综合素质具有重要意义，要不断强化工作人员业务培养，提高工作人员档案信息管理意识，加大对档案丢失及信息泄露防范的重视度。
以上重点分析的是电子档案安全问题，其原因主要是档案管理工作人员工作疏忽所致，另外还有一个原因则是技术问题。一些单位不能与时俱进，电子存储设备更新速度慢，因此容易出现电子档案存储破坏问题及各种故障。有些单位电脑本身的配置比较低，信息处理速度较慢，影响电子档案信息处理的工作效率。另外，如果在计算机应用中，没有及时更新软件，也会导致档案数据出现各种各样的错误，影响档案管理质量。针对电子档案管理中存在的各种问题，一方面需要提高管理人员的安全意识，另一方面需要加强电子档案的设备管理，及时更新相应设备，提高电子档案信息处理的速度及管理质量。
3 单位档案管理现代化和电子化发展策略
信息技术已经成为现代社会经济发展的重要工具之一，基于当前经济发展需求必须改善传统的档案管理方式，提高档案管理质量及效率，实现档案管理的现代化及电子化发展路径，促进单位档案管理的创新发展。
3.1 建立健全档案管理制度，提升工作人员专业素养
档案管理工作人员的专业素质及学习能力具有差异，在培训及教育工作中需要因材施教，可以针对档案管理工作人员实际情况开展多层次、多渠道的培训工作，严格遵循学以致用的基本原则。对于单位来讲，首先需要给管理工作人员提供学习机会，提高工作人员的专业技能及综合素质。同时在工作人员技能培训中，要最大化地学习新理论及新技术，并积极改善工作人员的传统理念，引导工作人员接受最新技术及管理理念。对于单位来讲，则需要实现自身管理水平及手段的改革，首先要构建完善的档案管理制度，明确档案管理工作人员的具体工作，并落实相关责任，确保工作人员能够高质量完成档案管理工作。另外，要加大培训力度，定期考核工作人员的综合素质及专业技能，确保档案管理人员能够明确认识到电子档案的重要性，掌握相应管理技能，促进电子档案管理的发展。
档案管理工作不仅涉及管理的专业知识，还涉及很多其他学科知识，如哲学、历史学以及心理学等知识，因此，在培训过程中不仅要重视对工作人员的管理专业知识培训，还要注重对其他学科知识的摄取，促进其知识面的更新。另外，新形势下培训的重点应该是加强工作人员科技知识学习。随着计算机技术运用到档案管理工作中，对工作人员的技术水平有了很高的要求，很多人甚至连电脑都不能熟练运用，难以满足新形势下档案管理工作的要求，因此，必须加强培训，为档案管理工作提供保障。
3.2 通过计算机管理档案资料库房
在档案资料管理中，可以加大计算机技术应用，实现档案管理的现代化及电子化。不断完善基层单位档案管理制度，加大计算机技术在库房资料管理中的应用，以提高档案保存管理工作效率，提高资料库房管理的安全性。
3.3 实现档案保存和查询的电子化和现代化
在信息化及网络技术发展进程中，档案管理工作既面临巨大挑战，同时也增加了发展机遇。传统的手写档案已无法满足时代需求，在日益增长的档案信息管理中，必须加大现代技术应用，加快档案管理现代化及电子化发展。档案管理工作本身专业性较强，对于工作人员来讲需要具备相应的现代化管理技能，再加上相应的综合素质，才能提高档案管理质量。档案管理十分繁杂，劳动强度大，加之档案数量越来越多，工作人员面临着很大压力，而应用计算机等现代化技术手段则能有效提高档案工作效率，节省人力、物力资源，节约时间。其信息化和智能化的特点，能有效减少工作人员的手工操作，充分发挥技术优势，使整个档案管理工作变得更加系统化和条理化，促进资源的合理利用，提高档案管理工作效率，并使档案管理工作更加安全。计算机技术的广泛应用，使手工录入和查询均实现了电子化发展。在档案录入过程中，首先管理人员要整理档案内容，确定无误后即可录入，并对其实施统一保存。传统的档案文档在录入过程中被转化为电子形式，便于保存，同时还能提高档案资料的查询速度。
3.4 构建档案管理网络系统
在档案管理工作中，想要有效实现其工作的现代化及电子化转变，必须构建专业的网络管理系统。这不但能提高档案管理工作效率，同时还能实现档案信息管理的信息化发展。在现代科技发展进程中，管理技术的动态化发展，进一步促进了档案管理工作的不断创新。
4 结 语
单位需要对自身的档案管理方式进行不断优化，以满足时展需求，实现档案管理的现代化和电子化，有效开展基层单位档案管理工作，为单位的其他工作打下坚实基础。本文在阐述单位档案管理现代化和电子化的内涵及要求的基础上，分析当前单位档案管理存在的弊端，并提出相应的解决办法，以供参考。
主要参考文献
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[5]沈彦.企业档案电子化管理存在的问题和解决方法[J].企业导报，2010（3）.
篇2
【关键词】电子档案管理；科技进步；电子文件；应用1电子档案管理的现状
1.1档案管理的标准化进展缓慢，制约电子文件的整理与归档。 档案管理的标准化是对全系统实施计算机管理的前提与基础。许多单位因实施现行分类法有一定难度，仅仅从微观上考虑本单位的现状，实施本单位制定的分类方法，没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，出现了各自为政，各行其事的局面，使档案工作的标准化、规范化难以实现。
1.2计算机技术尚未大规模应用于档案管理。 由于档案管理部门的人力、物力有限，有些档案部门至今仍没有配备计算机，或者即使有了计算机，对一些重要的电子档案也在传递、承办之后，又辅以纸质档案加以保存，形成两种类型文件共存共用的局面。因电子档案的推厂仍处于初级阶段，很多管理人员没有受过关于使用和保存电子档案的系统教育，档案人员尚不能娴熟使用电子档案软件，或者在选购软件时带有一定的盲目性，从而不能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。
2电子档案管理中出现的问题
2.1电子档案管理过程中出现的漏洞
2.1.1对电子文件原稿保存的忽视。 目前，在计算机上起草和制作文件，已是办公常事。往往一旦文件定稿打印后，作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。
2.1.2信息安全与保密问题。 电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性。使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。
2.2电子档案自身的缺陷
2.2.1电子档案的原始性、真实性、完整性问题。 对于纸质文件来说，肉容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
2.2.2电子档案的长期可读性问题。 当人们使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料和光盘载体上后，电子档案就永远离不开这种技术和设备，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，才能识别它的信息内容。因此，电子档案在阅读上的间接性和对生成环境的依赖性，决定了要处理、阅读电子档案必须借助于电子计算机将信息与载体结合在一起。
3解决电子档案管理中问题的对策
3．1电子档案管理的原则
3.1.1规范性原则。 规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。它要求所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。
3.1.2可靠性原则。 人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存在很多疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要。在电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。
3.1.3高效率原则。 档案信息的电子化工作量大、耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电予化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定，是整个电子化工程成败和效率高低的关键，而优良的电子化加工系统，是档案信息电子化工程的助推器。
3.2解决电子档案管理过程中问题的对策
3.2.1采取切实可行的信息保护措施。 信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专‘机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。
3.2.2重视和加强对档案管理人员的培养。 在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养，一方面，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档窠人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。
3.2.3加强对电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理。 软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护。参考文献
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［5］刘晓红．开发学生档案信息资源提高管理人员自身素质．浙江海洋学院学报．2001.9.60-62
篇3
【关键词】电子档案；管理；信息安全；对策；设施管理
前言
随着科技进步，日常办公与管理离不开电子文件与电子档案的应用。电子档案具有许多有点，但是档案管理工作中发现其也有一定的缺陷。
1.电子档案管理的现状
1.1电子档案认识的局限性
以前对档案管理都是把档案袋贴上封条，放在档案室里，这种做法不利于档案信息公布于社会、服务于社会，需要使用档案的时候极其不便，严重阻碍了档案管理的社会效益和经济效益。随着社会主义市场经济的不断发展，人们的价值观念也随之改变，已经意识到档案在经济中的重要作用，知晓档案信息资源能够带来巨大的经济效益。然而，在实际的档案管理工作过程中，出现了一些问题，少数人认为单位档案是单位的私有财产，档案信息就必须处于封闭状态，不愿意将档案放在网络上进行开放。
1.2电子文件的整理与归档受档案管理标准化进程制约
全系统实施计算机管理的前提与基础是档案管理的标准化。国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》为机关档案工作标准化管理奠定基础，然而，这项政策在各级机关中实施，并非易事。多数单位因为实施现行分类法有一定难度，仅考虑本单位的现状，实施本单位制定的分类方法，没有意识到档案工作的规范化对未来档案电子化的影响。
1.3计算机技术尚未大规模应用于档案管理
档案部门的人力、财力比较有限，某些档案部门没有配备计算机，或者即使有了计算机，对一些重要的电子档案也在传递、承办之后，用纸质档案进行再次保存，形成两种类型文件共存共用的局面。电子档案的使用和推广正处于初级阶段，多数档案管理人员并没有接受过档案管理方面的教育，致使档案人员难以熟练的使用电子档案的软件，或者再软件的选择上比较盲目，计算机网络和计算机在档案管理中的作用没有充分地发挥出来。
2.电子档案管理中解决问题的对策
2.1 电子档案管理的原则
2.1.1档案管理规范性原则
档案管理的规范性要求所有档案信息的电子化尽量用国际通用标准，按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行。档案信息电子化的主要目的是利用网络信息传递方式进行档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递应选用统一认可的标准。
2.1.2档案管理可靠性原则
采取各种档案管理的技术措施严格按照国家制定的规范执行，同时档案工作的制度保障也是不可或缺的。在电子档案管理的全过程中，要确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意电子档案管理各个环节遵守操作规程，建立必要的备份，以防止信息的丢失和失真。
2.1.3高效率原则
档案信息的电子化讲究工作的效率与效益。选择最优化的档案信息电子化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。整个电子化工程成败和效率高低的关键靠合理的技术；而优良的电子化加工系统成为档案信息电子化工程的助推器。
3.解决电子档案管理过程中问题的对策
3.1加强电子文件全过程管理
电子文件的收集、积累的方法和要求受电子文件的特性限制。出于保留文件重要修改过程的目的，对原稿进行收集和积累。起辅助作用或正式作用的文件及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。
3.2注重档案管理人员的培养
档案人员的培养，需要档案部门和各级政府的高度重视、积极配合，一方面，要多渠道引进专业技术强的管理人员，选择文书、档案工作的人员要素质高、思想好、责任心强。另一方面，要对现有档案人员进行现代科技知识和电子技术的培训。
3.3选用可行性强的信息保护措施
电子档案放在网络并不是百分之百安全，存在着一定的风险性。这就需要电子档案上网后采取安全保护措施。常用的技术方法有加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等，有效地防止档案信息被窃取、删除和修改。不断改进档案管理的手段，努力提升电子档案的安全保护水平。
3.4强化计算机软、硬件设施管理
软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，档案管理部门需要配备必要的电脑刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料使用通用格式的光盘进行存储。及时修补管理软件的中出现的安全漏洞。在硬件管理上，改善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，注重防磁设施的完善和维护，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
结语：总之，在科学技术不断发展的时代，在档案管理的日常工作中，不断地积累电子档案管理的经验，应用先进的电子档案管理技术手段，把电子档案管理工作做得越来越好。
参考文献
[1] 陶园.浅谈电子档案管理[J].中国科教创新导刊.2007,27.
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[4] 何玲.电子政务环境下政府电子文件管理新探索[D].四川大学.2007.05.
篇4
【关键词】档案；电子化管理；利用；学校
档案的保管和利用是档案的两大基本职能。随着以计算机技术为代表的现代科技技术的普及与发展，学校利用计算机技术辅助管理各类信息资料成为必然。因此，档案管理也被纳入到学校电子网络管理系统。电子网络管理产生了各式各样的电子文件，面对繁多的电子文件，如何更好地进行整理、归档、保护并加以利用，是众多档案管理工作者面临的新课题。
一、正视困难，客观分析学校档案管理的现状
当前学校档案管理领域，信息技术仅仅应用在收集和整理等浅层次的方面，不利于信息的及时共享，制约了档案资料进一步拓展、应用空间和深度，有效利用率不高。
1.学校档案电子化管理存在的问题
（1）档案电子化管理适用范围较浅。按照档案管理要求，我们把学校教育教学所涉及的资料归集存档，一般以年度为时间单位，按保存期限的长短分长期档案、短期档案、临时档案进行分类保存。计算机主要被用来将档案资料的电子版归类放入相应的文件夹，以及编制目录、打印卷脊等，也就是说主要应用于收集整理，并不能在档案的共享、利用上发挥作用。
（2）档案电子化管理收集归档繁琐杂乱。学校的教育教学资料繁多，而且不同工作归属不同部门分管，相关资料由所属部门分类保存。
（3）档案电子化管理查找不方便，利用率低。在实际工作中，文书档案不对外，进馆查阅的人很有限。除了少数教师在晋职、评优时用到，学校档案的主要用途就是应对上级检查、考核。真正使用时，由于档案归类不是按照事务而是按时间和时限，所以检索和查找并不方便，更不方便利用。
2.学校档案电子化管理存在问题的原因
（1）思想认识没有达到应有的高度。一直以来，档案管理者没有认识到档案的价值所在，将自己的工作定位于整理和保管档案上。虽然在从纸质档案到电子档案改进的过程中转变了一些观念，但也是认为只要把档案收集整理好，用时能拿出来，检查时能通过，就是做好了档案管理工作。
（2）电子化管理没有达到应有的深度。一是学校硬件和软件支持不到位，电子设备落后。二是档案管理者还是沿用以前的工作习惯，实行管理人员建档，电子保存保管，纸质信息流转。三是对档案管理没有进行完整的探索研究，导致信息化在档案管理上应用不广不深。
二、科学创新，积极探索学校档案电子化管理的新方法
学校教育教学方式的变革，也影响到学校档案管理的变革。学校改革和发展留下了大量的图片、视频等资料，仅凭纸张和磁盘不足以保存，所以档案管理电子化势在必行。而且，只有在管理创新上下功夫，才能在发展中求得生机与活力，建立一种全新的档案电子化管理模式。
1.科学思考，探索学校档案电子化管理的思路
（1）加强对档案电子化管理的研究。档案管理者要将档案电子化管理当成工作中的一个重要课题来研究，要深入学习关于档案管理的专业知识，全面认识档案管理的范围、幅度、深度和信息的传递方式、安全性，区分信息的有效性。对档案的管理不能仅停留在一个收集、整理的阶段，而要通过研究思考，对工作进行梳理细化，总结出对学校真正有用的档案类别，拓展档案的应用深度。
（2）加强档案电子化管理的规范建设。做好学校档案电子化管理，首先应该确立一个标准，厘清分类方法，明确各部门责任，统一档案工作各个环节的管理和技术操作，简化档案工作步骤。档案管理工作与日常工作结合起来，无论是图片还是文字材料，都可以以电子文档的形式整理归类后通过内部网络移交学校档案室，缩短交接时间，简化交接方式，提高工作效率。
2.勇于实践，创新学校档案电子化管理方法
遵循“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的档案工作原则，建立起符合学校特点的电子档案管理运作机制，实现学校档案的电子化管理。
（1）确立归档标准。大的方面沿用长期以来的学校档案管理中约定俗成的时间期限要求，以时间为单位分类；每年度的长期、短期和临时档案中，再按部门分类，分成文书、财务、德育、教学等类别；在每个小类别下，再按事件进行分类，将学校内的各类教育教学事件条理清晰地归类存档。
（2）设定范围密级。 档案的收集范围是按上级统一规定进行的，一般包括反映学校各项工作的文件通知、计划方案、过程记录、成果展示等；表现形式为文字、声像、图片、合同文件、行政收发文等。档案密级的确定由学校领导负责，确定后通知档案管理人员照章管理。的档案在局域网上不能查阅，除密级档案外，其它档案对学校内教职员工开放。
（3）确定归档方式。以各部门为单位，在规定的时间内，按照规范档案管理标准，将学校相关的档案材料归档上交至学校档案室。因为档案管理人员不可能完全了解各部门的工作具体包含哪些内容，只有部门具体负责人才有可能做的更完善。
（4）拓展收集方法。通过采用数据迁移技术，实现了档案管理系统与学校网络平台的链接，档案管理员可以直接从校园网、校园FTP等平台中调取资料并形成电子档案。对没有电子文件的重要的纸质档案，则扫描成图片形式存档。
（5）深层次利用档案。各部门负责人和工作人员按不同权限，可在网络上直接查阅档案，实现了各部门信息共享，满足了不同层次领导和教师的需求。
三、有效利用，努力提升学校档案的利用率
学校档案电子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有档案管理完全依靠手工管理、检索定位困难、收集归档繁琐、利用不高的弊端，为实现信息增值利用提供了便利。而要提高学校档案的利用，还需要档案工作者做好以下几个方面。
1.强化服务意识
档案管理员要提高思想认识，熟记档案管理的规范制度，熟知档案的归档时间和类别，熟悉电子档案的操作流程，为档案利用者提供热情、周到的星级服务，千方百计地满足利用者的需求，为其找到理想、满意的档案。
2.加强宣传力度
档案管理员要通过自身的努力，提高人们的档案意识，引导人们利用档案，扩大档案信息的利用范围。
3.提升自身素质
加强政治学习与理念学习，掌握相关档案管理知识，充分认识到档案管理工作的必要性与重要性，树立正确的事业观，做到思想到位、职责到位、措施到位。在工作中磨练技艺，提高收集、整理、归类、检索档案的能力，坚持原则，爱岗敬业，认真履行岗位职责。针对工作中出现的新问题，结合工作实际，积极探索，主动思考，尽职尽责做好工作。
随着电子网络技术的不断发展，学校档案电子化管理必将产生新的问题，寻求新的思路。因此，作为档案管理者，要不断加强自身业务学习，与时俱进，在应用中发现问题，在思考中解决问题，将学校档案电子化管理推向新的高度。
参考文献：
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篇5
1 医院档案管理工作的重要性以及面临的主要问题
1.1 医院档案的作用
医院的档案具有很多的作用，首先医院的档案可分为医院人员档案和病患的档案，这两种档案对医疗工作都具有重要的作用。
病患档案可以相当于病历，记载了了病人之前所患病症，相应的处理方式，以及有无家族病史、过敏史等重要医疗资料。这些资料对于病患的医疗工作有着极大的帮助，一方面可以免去医生询问病情的一些步骤，同时对医生判断病人疾病的发展有着很大的帮助，医生可以参考之前的用药方式，然后在根据现在病人的状况，提出适合病人医疗的一个方案，医疗方案具有针对性，医疗效果更好。同时医院可以根据一个时期的病历进行分析，研究相应的流行病的趋势，对工作重心进行合理的调配，起到预防流行病作用。医院人员档案是医院对于人员管理的档案，记录了医院工作人员的工作能力，以及相应的病患评价，然后根据相应的情况对有关人员的工作进行鼓舞、奖励、或勉励等。这种方式能提高医院人力资源的优化。
1.2 医院档案管理中的主要问题
在医院现在的档案管理中，有些知名医院以及开始了网上挂号，网上病历的模式。但是还未普及到乡镇上的医院。大部分的医院的档案管理系统都是存在很大的提升空间的。随着环境污染和食品安全问题的加重，以及养生健康话题在自媒体上的大量传播，人们对健康越来越重视，医院的患者也不断的增加，这给医院的医疗能力提出了较大的挑战，医院面临人手不足的状况，在这种形势下，档案管理工作人员被压缩，因此造成了档案管理工作的推挤。有关人员为了相应的工作进度，简化了病历建设工作，只对病人的基本信息进行记录，对病人的病情和用药等信息记录减少，同时因为任务重所以容易出现错误和偏差，因此在医生的利用病历时得不到有效的信息或者信息错误，导致医疗判断失误，造成治疗效果的下降。同时在档案的查找中存在一定的问题，经常出现查找失败的结果。对于档案的日常维护和安全也是医院档案管理面临的重要问题。利用局域网建立的网络安全性较低，没有相应的防火墙措施，所以对非法入侵的地域能力较差，一般泄露就会对病人的大量个人信息造成侵犯。另一个方面，医院人员的电脑操作能力一般不高，长时间使用不进行一定的系统维护，有着很大的系统崩溃的危险。所以档案信息化的系统维护管理是影响档案管理工作的一个重要因素。
2 医院档案管理的创新工作
2.1 档案管理方式的转变
传统的档案管理方式过于单一，造成管理难度大的问题。在过去的档案管理中，计算机并不是十分流行，因此主要采用纸质档案的管理方式，纸质档案在管理中存在较多的安全隐患，一旦发生火灾等险情，这些档案就会不复存在。并且长时间的保管中，还会出现纸质变黄的情况，造成信息的缺失。在这种情况下，随着新时代的来临，计算机的应用也更加普遍。将档案管理朝着电子化的方向发展具有重要的实践意义。电子档案管理方式能够有效的避免上述问题的出现，并且还能够为医院节省出大量的空间，无论病人多少，只要将信息资料输入进电脑之中，就能实现管理的目的。这样一来，医院的档案就能得到更加有效的保护。在现代化的发展过程中，信息技术确实为档案管理起到了重要的作用。例如在病人取药的过程中，医生会将药方输入进电脑中，患者只要前往药房取药即可，实现了信息一体化的进程，同时也大大提升了工作效率。
2.2 档案电子化管理中的安全措施
第一，设置访问权限。很多大型医院的因为人流量大，工作人员多，所以无限制的访问权利只会让档案丢失，因而要限定档案管理的访问权利。一般而言，只有主治医生及医院管理阶层的人有访问权限。这样访问的范围就控制在了较小的范围内，保证了档案的安全性。
第二，专业管理人员。虽然减去了纸质档案的很多麻烦问题，但是电子档案管理依然需要专业人员的及时管理和维护。一般而言，除了每天及时入档以外，管理人员还要及时清理已经超过保管日期的档案，对电脑进行及时的保养维护，防止因为系统崩盘而使档案丢失的情况发生。
第三，技术维护。随着计算机技术的不断进步和发展，越来越多的地方开始普及计算机，实行电子管理。但是同时随之而来的是黑客技术的不断进步。很多著名的医院，他们经常会接待一些重要的人物，这些人在社会上有重要的地位，同时他们也更加看重这些信息的安全性。黑客入侵医院档案管理系统，窃取他们的私人信息，为了防止类似情况的发生，医院要聘请专业的技术人员，定期对电脑进行清理和检查，防止黑客入侵导致信息外泄。
2.3 档案电子管理中的问题和要求
虽然计算机的不断发展极大的方便了医院档案的管理，但是在管理技术上依旧不是很完善，还存在有很多漏洞，不断提高计算机技术水平，加强安全性能管理是现代电子化管理的一大要求。医院在这一方面的发展也是不容忽视的。只有重视计算机发展问题，不断从中提高管理水平，才能做好新时期的档案管理工作，确保患者的隐私安全。4、档案管理创新发展的未来。
档案的创新管理是计算机的应用管理，是电子化、网络化、自动化、智能化的管理。同时也是不断面临挑战的管理。档案管理也要坚持与时俱进，保证管理技术的及时更新发展，最新技术的及时接收学习，这样发展的档案管理的未来才是更加优越的管理技术和管理方式。新时期的档案管理的发展未来是值得期待的，也是难以预测的。
篇6
关键词：档案管理；档案信息化
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 14-0000-01
档案信息化建设是一项长期全面而又具体的工作，是运用多学科知识和专业配合，多个部门之间相互协调以及多个环节相配套的复杂系统。档案信息化建设由布局走向整体，通过与电子政务建设的紧密结合，成为国家信息化战略的重要组成部分。因此，要加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，从各方面加强档案事业的信息化建设。
一、档案信息化建设的现状
（一）社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。档案部门使用的计算机型号不统一，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息化的进程。
（二）档案管理工作标准化规范化仍需改进。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差，档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某一个系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
（三）档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档文件资料是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类办法及有关规定已不能完全适应。
（四）档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，但不能充分发挥作用，更谈不上档案信息电子化了。
二、档案信息化建设的意义
（一）加强电子档案管理，有利于节省人力物力。在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
（二）加强电子档案管理，有利于提高服务质量。档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
（三）加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
三、档案信息化建设措施
（一）建立档案利用制度，整合各类档案资源。要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
（二）规范档案利用方式，避免不可挽回损失。电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
（三）提高现代化管理手段，管理方式从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识网络化管理和数据化管理，实现信息共享共建的目的。对此，开展现代化管理工作，必须做到档案管理软件的选择，推广要慎重，选择的软件具备规范化通用化，并有很强的包容性。
（4）加强工作人员管理，提高档案保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。
档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务能力的不可缺少的手段。但是档案信息化是一个艰苦的、长期的过程，对档案信息化建设应有理性的思考。档案部门应以档案信息化为契机，进一步加强基础工作，改革档案工作管理体制与运行机制，切实把档案信息化建设落在实处。
参考文献：
[1]彼得・莱曼.把万维网档案化[J].信息化参考，2004（13）.
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0 引言
如今，随着知识经济时代的到来，无形中改变了人们的生活和工作方式，信息通过计算机技术的整理，越来越便捷化、电子化，而电子文件的档案化也应运而生，越来越受到人们的青睐。当然，在科学技术不断创新发展的当下，在信息时代日新月异的今天，电子文件趋于档案化管理是新型管理模式的产物，实现了我国档案管理工作的规范化、便捷化。
1 电子文件的档案化管理
文件档案管理的电子化发展有效弥补了传统纸质档案管理的缺点，一种新型的管理模式广泛应用推广，在计算机技术与网络有机结合的作用下，档案管理实现了统一管理、规范管理，更加清晰化。这种管理应用模式在电子计算机网络中进行存储，有序分类整理，方便快捷性能大大提高，其长期高效的管理让档案管理服务工作为城市管理的安全稳定发挥了巨大作用。
2 电子文件档案化管理的优势
2.1 档案资源实现了共享
传统的档案记录由于是纸质记录，在档案使用时带来了时间及空间的诸多限制，而电子化的文件档案管理形式，则弥补了传统记录的缺陷，完全不受时间和空间的影响，通过计算机网络的系统管理实现了档案信息资源的共建共享，解决了纸质档案存在的问题，而且电子档案可以在电脑终端进行互相传递，大大提高了服务效率，使得档案资源跨越了地域限制，可以在任何地方查阅，充分发挥了档案利用的价值。
2.2 存储占用的空间小
传统的纸质档案随着信息内容的不断增多，在保存和管理工作中相应需要占用的人员、空间就相应增加，极大的浪费了人力物力。而对于档案管理的电子化过程中，工作人员将档案文件内容存储到计算机的硬盘中，并加以分类保存，硬盘的存储量是非常大的，上万张纸记录的信息通过电子化处理后占用的内存都能进行保存，这正是档案管理信息化的优势所在。
2.3 电子文件档案化管理操作简单
通过相关档案人员利用计算机进行操作，将文件内容输入到计算机中，档案文件管理电子化实现了建立，在增加或删除相应档案时都可以通过计算机进行，与传统纸质档案不同，避免了修改痕迹的工作，让更改档案变得容易许多，规范了档案管理，在日常查询中节省了大量时间和精力。
3 电子文件档案化管理新思维
3.1 工作流程介绍
对于新型的工作模式，要熟悉其工作流程，相关部门在进行电子文件档案化管理过程中，一是对需要记录的档案文件进行搜集分类整理，同时借助扫描仪先将内容扫描到计算机中，通过互联网传输显现到工作人员的视野中；二是把需要的内容文件集中汇总到计算机中进行保存；三是将分类保存整理好的电子档案信息分享发送到各个档案管理部门，通过这种信息共享的方式，各个档案部门对电子档案信息结合本部门职能进行筛选，根据不同的内容在计算集中进行保存储备，并根据实际进行修改完善。当然，为了提高档案信息的安全性，防止计算机被黑客或病毒破坏，对于重要的档案信息要进行备份，或者采用更加安全的措施进行保管。
3.2 电子化文件应遵循顺序整理
档案文件管理通常会通过日期进行属性区别，由于文件在更改或者备份时，文件中的日期标识是不会发生变化的，所以电子化档案文件管理时，应重视管理的顺序排列，无论在查找、更改或是共享时，都会提高服务的使用效率，避免排序不当造成的混乱，或查找的不方便，只有这样才能保证档案管理的规范有效使用。
3.3 电子文件档案化管理的注意事项
电子文件档案化管理的安全保障也不同于传统纸质档案管理方式，对于加密和重要的文件资料，在保管过程中往往要加强安全保障，我国计算机安全网络并不能保证档案文件的绝对安全，所以通常在保存时对于重要文件应采取加密隐藏的方式，并使用防止病毒或恶意程序侵蚀的安全软件进行防护，避免重要文件的窃取、丢失等情况发生，所以相关管理人员在日常的电子化档案信息管理时，应对重要文件提前备份，确保档案信息的安全性。
3.4 电子文件档案化管理的检测与维护
电子文件档案化管理工作内容是不断增加的，由于其存储载体通常是硬盘、U盘或者是网上云盘等，这些存储介质的特殊性往往会受到外界因素的干扰，所以在存储归档的同时，应对存储设备进行日常维护修复，专业档案管理人员需要对计算机进行定期检测，数据采集修复也是不可避免的，只有细心维护，才能保证文件档案电子化的安全管理。总之，进一步加强对存储载体的检测和维护工作对于保障档案管理工作的安全性意义重大，及时检测、及时处理出现的问题才能保证存储设备的使用效能，针对检测出的问题进行标记研究分析，制定档案信息化管理技术方案，是优化电子文件档案化管理的重要途径。
4 电子文件档案化管理的应用前景
4.1 信息化将进一步推动传统档案管理的变革
随着档案信息化的深入推进，使得传统档案管理向数字化迈进，档案管理渐渐适应了从纸质环境向数字环境的转变和迁移，档案信息化使得档案工作的管理从方法、理念、流程等多方面产生了明显的差异。信息化、数字化的到来，让以手工操作为主的传统档案管理方式淡出了人们的视野，通过运用计算机技术将归档、馆藏建设、目录、统计等各项业务顺利快速开展，数字化给电子文件档案化管理的各业务环节实现了无缝衔接，大幅度提高档案管理的效率和质量是毫无疑问的。新的技术、新的模式不断促进档案管理的自动化、现代化发展，并激发档案保护的新思路，彻底改变了档案目录检索方式，档案资源数据库的探索建设，档案网站的创新开发，都使得传统档案业务工作插上了新的翅膀，不断向更加规范高效的模式迈进。
4.2 促进档案工作标准规范体系的完善
文件档案的电子化发展有利于电子文件管理标准体系的建立与完善，我国传统档案管理的标准规范在长期发展过程中逐渐健全，但为了适应新技术、新环境，尚需将部分标准进行修订，建立新的标准规范。
4.3 提供更多的有效资源与服务
电子文件档案化管理满足了当代社会的日益增长的档案信息需求，不断推进了档案信息资源的深度开发利用，信息化的最大优势就是以先进的技术手段实现了最大范围的信息资源共享，实现了档案管理的真正价值。正是基于种种新模式带来的社会效益和经济效益，有计划、分步骤推进传统档案管理的数字化发展，是今后档案信息化建设的重要方向。
4.4 推进信息技术应用的纵深发展
电子文件档案化管理的信息化、数字化发展体现了信息技术应用的纵深发展，以数字档案馆的应用为例，其中就应用到信息扫描技术、识别技术、图像处理技术、光盘库技术等诸多数字化关键技术，而数字档案馆的建设也是现代信息技术与传统档案管理深度融合发展的成功结晶。
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1.疾病预防控制档案的规范化管理与利用的必要性
疾病预防控制档案所包含的内容较多，既有各种规章制度，也有统计数据、研究报告，还包括卫生监督相关资料，其管理的规范及利用具有重要的现实意义，特别是随着社会公众对政府服务信息公开期望的增强，这种规范化管理将为信息的公开和利用奠定坚实的基础。
1.1疾病预防控制档案规范化管理有利于推动各种法规制度的执行
疾病预防控制法规制度是档案管理的重要内容，而规范其管理，既可以便于政府决策者、相关监督机构以及社会公众查阅，而且这种系统性的存档可以为执法过程中执法人员提供参考，从而便于制度法规得到执行。
1.2可以为决策者提供参考
疾病预防控制档案中包含大量的调查报告、统计资料以及疾病材料，这些调查报告与材料既包含对以往数据的一种统计，可以发现各种疾病预防事件的发展规律，从而便于人们从规律中得到启示，做出有针对性的安排，尽可能的推动疾病预防与控制，也包含当时针对疾病预防控制采取的举措，取得的成效，可以为类似疾病出现后采取有针对性的措施提供参考。
1.3有利于强化卫生监督与管理
疾病预防控制档案还包含对学校、对国境口岸的卫生监督资料，截止2012年，全国被监督学校达到22.4万所，78.2%的学校已建立学生健康档案，这些档案的管理对于预防疾病控制，推动卫生监督与管理具有重要的价值。
2.疾病预防控制档案的规范化管理与利用的基本途径
要对疾病预防控制档案进行规范化管理，并推动其应用开发，必须把握好其基本途径，只有这样才能提高规范化管理与利用水平。但从实践来看，目前这种开发应用还处于较为粗放的阶段，档案管理信息化程度不高、管理制度不够健全，档案服务决策、服务社会的作用尚未得到全面的发挥，这为未来进一步加强档案规范化管理与应用提供了方向。
2.1疾病预防控制档案规范化管理的基本途径
疾病预防控制档案包括档案的建立、档案的保存、档案的查阅以及外借管理、档案的销毁等内容，其规范化管理的基本途径主要包括三条。首先，管理制度的规范化，即要针对疾病预防控制的实际情况，制定细化的、针对性的管理制度，真正做到档案管理的任意一个环节都有制度可依，有制度可执行。其次，管理流程的规范化，在实践当中，涉及档案管理的各个流程要规范，如档案的存档要有责任人签字审核后依照一定的规则分类存档，在档案的借阅中要有负责人的签字才能查阅，如果要外借必须履行完善的手续。通过流程的规范化推动管理的规范化。再次，管理服务的信息化，即要充分利用信息技术带来的便利，利用电子档案等方式将纸质档案转化为电子档案，做到纸质档案与电子档案并存，以更好的保障档案的完整性。同时这种电子化管理还可以为档案查询等提供便利。
2.2疾病预防控制档案规范化利用的基本途径
疾病预防控制档案规范化利用包括供卫生、疾控部门利用，还包括供研究者、统计单位利用，其规范化的利用途径也包括三个方面。首先，对档案数据的开发利用，通过统计软件或者统计手段，挖掘数据中隐藏的信息，通过数据挖掘找出疾病预防控制的内部规律、发展态势，从而为相关个体提供参考。其次，对疾病预防控制经验的对比总结，通过对同类疾病不同预防控制方案的比较，对不同疾病应对方案的比较，可以发现各方案的优劣，从而便于形成一套完善的应对方案，以提高疾病预防控制能力。再次，对疾病预防控制问题的查摆，通过对档案的查询，可以发现疾病预防控制中存在的突出问题，这就为问题的解决提供了方向。
3.促进疾病预防控制档案规范化管理与利用的思考
疾病预防控制不仅事关政府部门各项工作，而且与群众生活密切相关，因而规范其档案管理是一项影响深远的工作。实践当中，要以基础设施的完善为前提，以档案管理的创新和档案利用的创新为导向，积极推动档案管理的规范化。
3.1完善基础设施为档案规范化管理与利用奠定基础
档案规范化管理与利用的前提是有完善的基础设施做为保障，首先，要积极构建档案管理场所，特别是基层疾病预防控制单位，要积极利用现有的办公场地开设专门的档案室，并购买档案架、档案袋等配套设施，通过设施的完备推动档案管理的规范化，为档案管理和利用提供便利。其次，要积极开发各种软件设施，疾病预防控制部门要通过与档案管理软件供应商合作，开发出符合疾病预防控制部门实际的管理软件，通过软件实现档案数据的查询与管理。特别是，这一过程中要积极推动档案的电子化管理，通过将纸质档案进行编码，并与电子档案相对应，做到纸质档案与电子档案并存的管理模式。
3.2创新渠道推动疾病预防控制档案管理规范化水平的提升
首先，要创新性的完善档案管理制度，在贯彻执行《档案法》等国家法律法规的前提下，要根据档案管理信息化等要求，制定出台适应时代要求的档案管理制度，如信息化条件下的档案信息归档制度等，以此提高档案管理水平。其次，要创新性的完善档案管理模式，在当前疾病预防控制档案分级管理体系下，要通过规范化的制度明确归档信息的收集、整理、存档工作，避免由于工作衔接失误导致信息失真。再次，要创新性引入档案管理新理念，将服务等理念贯穿到档案管理工作当中，提高档案管理水平。
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关键词：档案；管理；问题；对策
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2013）35-0128-02
档案管理，亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理工作的内容主要由档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。在当前社会经济全面发展的情况下，档案管理工作迎来了全新的发展和挑战。社会经济发展越来越离不开档案信息资料的运用，尤其是在经济飞速发展，知识经济突飞猛进的时代，对科技档案的需求不断增长。档案管理工作迎来飞速发展的同时，也存在着问题，主要表现在档案管理意识上、管理技术上和管理制度上。本文以此三问题为阐述核心，并提出相关对策分析，以期对档案工作有所帮助。
1 当前档案管理面临的问题
1.1 案管理意识上：管理与服务
档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。并且档案工作的管理属性，一直以来为档案工作部门所推崇。
管理属性也是与档案工作的内容性质有密切的联系，由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。基于保密的需要，主管档案的部门往往以行政的角度来看待档案工作，将档案工作作为一个管理工作。同时，就档案管理工作的客体来看，档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，需要严格的保存。这些都使得档案工作的管理属性具有正当性。但是，档案部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。从这里可以看出，档案管理工作不仅仅具有管理的属性，更具有服务的属性。
虽然档案管理工作具有管理和服务的属性，但是目前来看我们档案管理工作仍然偏重余管理，这点可以从“档案管理”这样一个概念名称可见一斑。然而，时至今日，社会形态和经济结构发生了翻天覆地的变化，社会主义市场经济建立，知识经济时代来临，互联网改变了生活。人们生活在一个信息爆炸的年代，社会生活的各方面对信息的需要极为迫切，尤其是以知识产权为代表的知识经济，对各种科技档案的需求尤为急切。社会经济发展对档案管理工作提出了更高的要求。这种要求在档案管理工作的意识上表现为，档案工作以服务为主。而目前档案管理工作仍然突出管理的属性。这点与社会经济发展的需要相矛盾。这个也是当前档案管理工作所面临的一个问题。
1.2 档案管理技术上：互联网化
档案管理工作是一个系统性的工程，为了能够安全、快捷和长久保存档案的需要，档案管理工作在技术上会采取一些特定的技术手段。传统的档案管理技术上采用的仍然是以纸质文档资料为主的技术手段，有些地方的档案管理工作仍然采用卡片文字检索目录，效率低下。同时，基于以纸质文档为主的档案管理技术，使得档案的传播效率低下。有些档案管理机构对一些珍贵的档案资料，以保存为由长期库存，与世隔绝。虽然这样做能够较为安全的保护档案，但是极大的阻碍的档案信息的传播。互联网极大地改变了当今社会的形态和经济发展。对档案管理工作而言，以互联网为代表的电子信息化技术极大的方便了档案管理工作和档案信息的传播。以电子信息化技术为代表的互联网技术，使得档案的载体发生了变化、档案的分类、档案的接受保管发生了巨大的变化。
在档案的载体上，原来由纸质为主转变为现在的电子化文档。通过计算机和各种扫描设备，将纸质文档转换成电子文档形式。而电子文档的保存和传输远比纸质文档较纸质文档更为快捷方便。在档案的分类上旧有的关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。电子文档的出现使得档案管理工作者必须在产生电子文件的源头进行档案的监督指导职能。面对互联网化的影响，档案工作者必须掌握各种信息化技术手段，学会对电子文档真伪的辨别技术，同时必须面对电子档案容易泄密的和防止黑客损毁电子档案的危险。
1.3 档案管理制度上：法制化和标准化
档案管理工作最基本的要遵循集中统一管理国家档案的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存，并制定统一的法规进行管理。档案管理工作的内在要求决定了，档案管理工作必须实行法制化，尤其是在当今信息化的档案管理环境中更是如此。虽然档案管理工作在制度层面上已经有了《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》为代表的立法和部门规章，但是目前的档案管理工作中法制建设仍然落后于当前的社会经济发展需要。我国社会经济的飞速发展，人口大量迁移，档案工作遇到了各种新的问题，而在全国层面上缺乏全国适用的相关法律、法规，在遇到具体问题上，各地采取各自为政的方式制定档案管理的制度。显然，此种方法能够解决某地当前所遇到的档案管理工作中的实际问题，但是在全国一盘棋的局面下，此种做法实为各自为政、画地为牢。而档案工作必须遵守统一性的要求。这个是档案管理制度上遇到的再一个问题。
在档案管理互联网化的背景下出现了档案管理的标准化问题。在档案管理的信息化过程中，大量使用计算机辅助实现档案的电子化，而计算机软件研制大大落后于硬件的发展，远不适应各方面存储的需要，具体的表现就是档案管理部门采用的软件不同，纸质档案转换成电子档案后所形成的最后格式，各不相同。并且即使是采用了相同的软件转换格式，在档案系统方面仍然是标准化各异。各个地方采取档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。标准的不同，必定影响到档案的利用。
2 解决当前档案管理问题的对策
2.1 树立档案管理工作的服务意识
2.1.1 树立从业人员的服务意识
树立档案管理的服务意识，首要的是要让档案管理从业人员梳理服务意识。服务意识的树立不是一朝一夕能够自我完成的，需要加大对从业人员的培训。通过长期的培训，不断的强化从业人员的服务意识。服务人员的服务意识树立起来了，档案管理工作中重管理轻服务的问题便迎刃而解。
2.1.2 对档案进行筛选扩大公众开放档案范围
档案管理中无法有效的开展服务，很重要的原因就是目前馆藏的档案相当大一部分是不对外开放的，仍然处于保密状态。这些处于保密状态的档案往往本身已经不具有保密的价值了，但是仍然按照计划经济时代的思维惯性，使得这些对社会大众具有极大价值的档案无法公开。因此，非常有必要对目前的库存档案进行梳理筛选，扩大对公众开放的档案的范围，最大限度的满足社会公众的需要。
2.1.3 完善档案机构的服务硬件设施
目前档案管理工作的硬件设施偏重于保存，在档案馆的建设上更多的考虑的是如何长久保存，而忽视了向社会公开，在硬件建设上直接的体现就是对公众服务的场地和设施严重不足。应当晚上档案机构的硬件设施，方便广大社会公众查阅档案。
2.2 积极面对档案电子化的发展趋势
2.2.1 加大对从业人员的电子化技术培训提高其科技素质
档案管理工作的根本在于从业人员，面对电子信息化的趋势，档案工作解决电子信息化的问题必须提高从业人员的电子信息化的素质。只有从业人员具有较高的电子信息化技术水平，才能解决在档案互联网电子信息过程中遇到的各种问题，如前文所述的保密、保存等问题。
2.2.2 加大预算运用成熟的信息化技术
目前档案管理中的电子信息化程度不断提高，从档案的收集、整理、归档、保存到档案的、研究等，都离不开先进的信息化技术。尤其是在互联网背景下，档案管理系统离不开先进成熟的信息化技术。因此应当加大预算，运用成熟先进的信息化技术，防止档案的泄密，使得电子档案能够长久保存。
2.3 加强档案管理工作的法制化和标准化建设
2.3.1 加强法制化建设制定相关法律法规
档案是社会大众的共有财富，目前社会经济快速发展，档案管理工作的重要性日益得到社会的认可，社会各界对档案管理工作也提出了更高的要求。更好的为社会公众提供档案服务是档案工作者的重大任务，面对汗牛充栋的档案文献，如何管理，如何运用，都需要有详细的制度建设。目前我国的档案管理法制建设虽然取得了一定的成绩，但是在新的情况下，如何界定档案的法律地位，如何更好的保护档案所有人、知识产权人的利益，仍然需要从制度层面上予以规定。因此应当加强档案管理工作的法制化建设，不断完善《中华人民共和国档案法》，做好与其他法律规范的衔接工作，使得档案管理工作在法治的范畴内进行。
2.3.2 建立全国统一的档案管理标准
由于电子信息技术在档案管理中普及，电子档案的标准问题成为档案管理工作中的不可忽视的内容。鉴于各地档案管理中杂乱的电子档案标准，应当由国家档案局从全国层面上制定电子档案的国家标准，消除地区、行业之间的电子档案的标准差异，方便档案的保存、公开和利用。
参考文献：
[1] 曹锋.当前档案管理面临的问题及解决对策[J].民营科技，2013，（5）.
[2] 刘淑敏.浅谈目前档案管理存在的问题及建议[J].内蒙古科技与经济，2011，（17）.
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【关键词】高职院校;信息化;档案管理;管理创新
目前，随着档案信息化建设步伐的加快，数字化、网络化技术被广泛应用于人事档案管理工作。但针对高校的人事档案信息管理工作来说，则存在着档案管理人员认识不够、管理方式传统落后、缺乏适应性较强的人事档案管理系统等不足。这些因素严重制约了高校信息档案管理工作向着更长远的方向发展，影响档案管理效果。基于此，加强高职院校档案管理信息化建设显得尤为重要。
一、当前高职院校信息化档案管理的要点探析
(一)纸质文件与电子文件归档仍需同步重视。电子档案管理模式下，归档载体变得更为多样，同一份档案会有纸质与电子两种形式。因此，电子档案在安全性上能得到较高的保障。及时电子文件损坏，也有原版纸质原件文件。这也就是为什么在电子化档案管理模式下，仍需重视对纸质档案归档的原因［1］。在当今高校，档案管理电子化推进进程进展不一，甚至存在着办公电子化尚未完全普及的现象。这其中难以推进的原因较为多样，最常见的原因即为资金不足，更深层次的原因在于国家针对电子档案的法律管理部分立法尚未完善，虽然其在查阅借取方面较为便捷，但同样一份文件，纸质版档案一定比电子版档案有法律效力。针对这一现状，高校档案管理人员应对归档档案所涉及的类别，法律意义，实际效力进行更深一步探讨。不论何时，都不应当放松对纸质文件的管理，档案归档时必须保持同步，同时立卷。控制两者相互归档时纸质文件与电子文件能够相互对应，在数据库中能找到每一页的详细内容。
(二)电子档案的安全管理需得到加强。档案安全管理，一方面需要充足的技术支持;另一方面需要档案管理人员自身具备足够的安全意识。从数据库安全方面，软硬件能否稳定运行，网络环境是否安全，是否存在数据库漏洞等内容均是影响因素。故在实际工作中，要做好电子档案的安全管理，需紧抓如下工作:思想认知维度，要认识到档案泄露后对于高校对于社会的影响，能够从工作的各个环节中层层把关、层层负责，强化流程管理［2］。安全技术维度，定期开展对档案管理系统进行更新，更新其内部病毒防范机制，用户准入机制等。做到未经授权的用户无访问档案权利，获得部分访问权限的用户仅可开放一定权限;同时在数据传输途中，能够做到数据不被拦截，数据加密等安防性干预。在档案的阅读与更改方面，也是影响档案安全度的重要因素之一，在此将引出安全管理能力的第二点，档案内容原始性的保证。电子档案作为数据的集中性表现，其在内容与形式上很容易被改动，不论是出于有意或是无意。故在系统安全性防范文件原始性保存方面，应对具备档案修改权限的用户层层限制，最大程度的做到无权限的用户难以进入，看不见，改不了。通过措施干预保证电子档案的真实性与完整性。当有关档案管理细则发生更改时，应当根据文件核心精神，对电子档案操作模式重新规划。针对重要程度较高的，且需长时间持续保存的文件，人事任命文件等，办理权限需交由专人，并单独设置一监督人员，严禁越权办理，严格按照规定操作程序开展工作。从设备配备的安全角度来看，应单独设置一处理电子档案的电脑，且接入的网络属单独支线的校园内部网，最大限度地提升专用网络安全程度。同时，在电子档案准入制度方面，则应用用户口令予以约束，定期更换统一的用户口令，也减少了信息泄露的几率，即使对于存在档案管理人员人动的情况，也不会发生档案信息泄露;从信息存储安全的角度看，部分高校存在多个校区，但高校整体间的人事档案信息是共用的，则此时，档案管理人员需根据学校自身情况及部门设置，选择是否需要异地存储，多套备份等［3］。
(三)采取多元化管理措施，保证电子档案能长期有效保存。电子档案的储存完整性受到多方面因素限制，详细为档案读取系统的解码方式、储存介质理化性质是否稳定、电子档案磁盘放置方式能否保证磁盘与磁盘之间不受影响等。具体到实际人事档案管理工作来说，则需注意以下事项:首先，能否开展对电子档案的有效维护与检测。考虑到电子档案载体较为多样，各类载体的理化性质有着些许差异，不能按照统一的保管模式管理，同时加之以储存环境难以受到人为因素调控，则无形中增加了信息储存的质量风险。另外，除对电子档案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术加以转换。因此，应对电子文件至少每半年开展一次信息安全性检测与备份。并将每次验收与检测的结果记录到档案管理登记表中。这类电子介质存储的硬盘等载体，均专人、专地储存，且不得外借。同时建立相关信息管理维护日志，为日后复核工作的开展提供便利。
二、高职院校信息档案创新化建设的对策与管理干预
(一)人事档案管理信息化，网络化。将通过审批的人事档案全部电子化处理，并录入数字化档案信息管理数据库中。根据档案类别的不同，予以同类型分类，并建立多种汇总检索方式，使电子档案的查找方式能更加多元化。对于特殊类型档案来说，如保密级别较高的、仅具有一份档案，对安全保存要求较高的档案，应在常规保管基础上，根据档案密级，设置相关的查阅权限，保证仅有特定人群可对档案内容予以查看。针对部门间的档案，其他与之无关的人或部门调取需通过审批，并对调取档案的目的进行说明，只有被授予使用权限的用户才能拥有部分查阅权限。这样严密的权限划分，有助于档案信息在内部信息共享范围内，安全的查阅。对于使用者而言，安全性与工作效率均能得到同步提升，而对于管理者而言，通过在档案信息库中应用SQL语句编码方式，可使得档案的查询、管理、系统运行数据信息收集变得更为方便，极大地减少了档案管理日常的工作量。
(二)上级管理部门应强化对档案管理信息化的重视，增加资金设备与人才投入。人事档案信息化建设初期需要投入大量的人力、物力、财力，一是在设备上的投入如扫描仪、专用的档案管理系统、打印机、编码系统等均需要投入大量的资金。当上述条件均具备后，为满足档案管理的要求，需要对系统，设备实时更新。有条件的高校，应结合设备使用主客观情况，制定相关预算，用足够的资金保障来更快的推进信息化建设的进程［3］。二是在人才上的投入。档案管理信息化，一方面需要从业人员具备扎实的档案管理基础;另一方面需要从业人员具备能够满足工作需要的计算机操作技能。在信息化建设的初期，高校应联合档案管理人员，与本校的信息技术教师，共同探讨出适宜学校实际情况的信息化管理方式。对于部分软硬件条件配备不充足的环节，高校应适当借助外部力量，外部软件研发团队，共同做好信息化人事档案的建设。
(三)应用更为简洁底层编码语言，充实人事档案数据库中的内容。人事档案是学校长时间的人才资源积累的成果，如若对档案内容加以合理利用，则能将档案管理所起到的成效进一步延伸，从而强化其人才信息资源库的作用［4］。根据学校人事档案调取的实际需要，研发更多的，满足实际需要的功能，从而为各类人才提供信息化的服务。在录入档案初期，应在档案内容中将体现人才工作水平的项目着重体现，在扩大档案信息资源库的同时，录入更多高质量的人才信息。
(四)创建新型档案管理人才考核模式。信息化时代，对档案管理人才提出了更高的要求。高校必须对档案管理人员的知识结构予以全面更新，详细为:信息资源开发素质、计算机能力素质、信息化档案管理知识素质。将传统上的纸质档案管理工作，转换为电子化档案管理形式，例如档案的归档、立卷、整理等，传统方式下人工录入不仅错误率高，且耗费的时间较长，对于档案录入字体的清晰度，笔墨选用等方面要求较多，这是传统档案管理模式下的弊端。而应用电子化档案管理模式，则能一站式的将上述工作通过电脑录入，准确且便捷完成，不必担心字体录入不清，选用的笔墨不符合规定等繁杂的要求。故只有将档案管理与计算机操作技术紧密融合，充分挖掘档案的价值，才能更好地开展档案管理工作。当今优秀的档案管理人员，不仅需要具备细致、严谨的管理心态，开展实际工作，还应对档案中所蕴含的价值予以充分挖掘，总结规律，开展专题研究，著成。在提升自身工作能力的同时，头脑中的知识也可以不断更新，这类人才是新时代高校档案管理所迫切需要的人才，所有档案管理人员都应向着这一方向发展。故而，在档案管理人员的考核方面，可按照以下模块展开考核:档案管理实践能力、计算机基础操作能力、信息化档案管理能力、与素质拓展模块的考核［5］。根据考核成绩分布，也使得档案管理人员能够对自身工作中的薄弱点予以识别，展开针对性地工作训练。
三、结语
综上，无纸化办公是文职工作发展的必然趋势，更是档案界发展的主流方向。高校在进行人事档案管理是越依赖计算机，无纸化进程推进速率也就越快。伴随着高校每年应储存、管理的人事档案越来越多，传统的纯手工工作方式将会带来巨大的工作量。因此，高职院校应紧跟社会发展信息化的脚步，结合发展实际，革新理念，整合资源，充分挖掘人事档案所蕴含之价值，为更好地推进人事档案之于学校发展不断奋斗，为部门领导和工作人员提供更优质的服务。
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