人才交流中心档案管理范文

导语：如何才能写好一篇人才交流中心档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：人才交流中心 档案管理 问题和对策

文书档案是对各项工作的真实记录，其作为重要的凭证，不仅可以为查证历史提供重要的依据，而且还可以对各项工作起到较好的指导性作用。作为文书档案管理人员，也需要对文书档案的重要性有一个深刻的认识，这样才能在具体的文书档案管理工作中及时对存在的问题进行解决，确保文书档案管理水平的提升。

一、目前人才交流中心档案管理工作的现状及问题

鉴于就业单位日渐重视人才的社会性、实用性、操作能力、实践能力等因素，以及虚假档案材料的出现，社会各界甚至包括档案人本人对档案的重视度均在日趋下降，为了更好的促进人才资源的整合，有必要对现在人才交流中心上存在的问题进行研究和分析，主要表现为以下几个基本问题。

1、弃档现象严重加重档案管理人员工作负担。人才交流中心进行人事业务主要面向以下人群：（1）社会的流动人员；（2）因私出国人员；（3）需要在规定范围内申报或者组织评审专业技术职务资格认定人员；需要办理转正定级和工龄核定的人员；（4）需要办理接收手续的大中专毕业生；（5）其他人员。面对如此庞大的几大类人群，归档工作无疑需要极大耐心，但是各类人群都有将自己档案放置在人才交流中心置之不理的情况。流动人员弃档主要带来的压力有两方面：一方面，档案“沉睡”不利于提高工作效率。面对大批量的无人问津的遗弃档案，在流动人员人动或需办理就业手续、从业手续时，该类群体才开始到处四处寻找自己的档案材料，在目前尚不能完全电子化、信息化归类管理档案的情况下，对沉睡几年的档案进行查找、归档，在一定程度上加重了管理档案人员的工作压力；另一方面，弃档对于人才交流中心的秩序管理也会造成压力。人才交流中心可以安排不同级别、专业、方向的人才选择与洽谈招聘会，为促进流动人员就业和企业招聘员工提供平台。然即使面对弃档人员，档案管理人员也不得不对其信息进行统计、归类和保管，并按照其自身条件适时地向其通知招聘事宜，对其档案进行管理，这无疑增加了档案管理人员的工作压力，降低了工作效率，浪费了社会的公共资源。

2、档案管理的网络化和信息化水平较低造成大量重复劳动。计算机的广泛运用已经极大的促进了各行各业的发展，尤其是在档案管理、数据统计、资源整合、智能校对等方面的作用不可小觑。当然，国家亦在一定上注意到档案市场管理中一些问题，开始先后制定政策规范档案管理工作，以促进档案管理工作的信息化和网络化。

3、高质量专业档案管理人员供应不足阻碍档案管理工作快速前行。任何工作的顺利完成，都需要一个强有力的合作团队，人才交流中心的档案管理工作尤为突出。人才交流中心管理工作量大、涉及人员数量多、档案涉及事项范围广、档案不可修复等特点，故需要专门档案管理知识的人才对档案进行分门别类进行系统归档和资料编撰。

二、人才交流中心档案管理工作的新思路

1、社会和个人强化档案意识，正视档案的重要性。首先，应保证档案的真实性，提高档案的公信力。个人的档案材料事关个人工作变动，面对严峻的就业形势，一些在校学生为了提高自己的竞争实力在档案中放置虚假证明、虚假优秀证书等，还有些高等院校为了提升本校学生就业率也会适当扩大优秀学生的比率，加大社会活动投入，增加其他社会活动获奖的机会，使证书未能客观反应应聘者的真正实力，故在档案整理时无论是个人还是学校均应当坚持实事求是，提升档案的可靠性；其次，加强档案的重要性教育。只要将档案转入当地的县级以上人才交流中心进行人事托管，在未找到合适的工作时间内，也可以计算工龄、如期转正、工资提升、职务升迁、办理社会保险，防止造成将来这些方面的损失；最后，及时办理档案的转接手续。在找到合适的单位就业或者考取公务员以后，应当及时办理档案转接手续，防止档案拖沓，影响办事效率。

2、人才交流中心中介单位加大工作人员培训力度，提升人员素质。首先，各人才交流中心建立工作人员的定期培训计划。档案管理人T应当坚持与时俱进的思想，保持高度的学习热情去了解掌握现行的科学管理手段，可以鼓励一部分人学习先进技术，回到本单位向其他员工介绍科学的管理手段，也可以运用微博、腾讯、微信等各种现代化手段借鉴其他同类单位的科学经验；其次，建立档案管理的考评奖惩制度，提升档案管理人员的业务水平和服务热情。人才交流中心可以将其工作人员的档案管理服务水平、服务态度、就业信息交流模式、管理效率、错误率等作为档案管理人员晋升职务和领取年终奖金的参考依据，以此促进人员素质的提升；再次，敢于吸引专业化人才，打破就业封闭。人才交流中心也应当积极引进外来人才，广泛招募懂技术、懂管理、有热情的应届毕业生或者其他二次就业人员。

3、政府增加财政投入，全面实现管理的网络化和信息化。一方面，各省市地方人民政府在进行科学的进行财政预算时，适当增加在档案管理方面的支出，鼓励研究开发全国联网的档案查询计算机软件系统，形成一个人从出生到死亡的完整的档案共享机制，实现公安系统、档案管理系统、学校系统、工作系统、社保系统有分工、有合作的档案管理体系。建立反病毒数据库，做好档案管理的安全工作，在加强联合的同时，不能放弃档案管理工作最基本的保密性工作的实施；另一方面，加强各阶段档案的衔接制度，人才交流中心应做好人才档案移交的中间人。人才交流中心档案衔接对于档案人本人工作经验的积累、工龄的计算、工资薪金水平的核定、社会保险的取得具有重要的认定意义等，故在各人才交流中心应对档案本人材料进行认管、信息收集、材料审核时应当提高信息化水平，科学编排档案管理手册，防止档案张冠李戴。

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做好大中专毕业生档案管理工作,有利于满足工作需求，有利于提高中专毕业生档案资源的利用效率，意义重大。本文结合笔者多年的工作经验，深入探讨了做好大中专学生档案管理工作的措施，其中包括：加强日常档案管理工作；多样化措施助力档案服务创新发展；创建微信平台，为快速传播大中专学生档案信息服务；加强大中专学生档案管理信息化建设等，具有一定的参考价值。

关键词：

大中专院校;学生;档案管理

一、前言

大中专学生档案是广大学生在大中专院校阶段各种社会实践、学习、政治表现、日常生活的真实历史记录，既是个人经历的全部记录，又是人才信息的重要载体，还是用人单位对新员工进行入职审查、政治思想审核、工龄审核的主要依据。做好大中专毕业生档案管理工作,有利于满足工作需求，有利于提高中专毕业生档案资源的利用效率，意义重大。本文就做好大中专学生档案管理工作提出一些自己的思考。

二、加强日常档案管理工作

1.及时整理检查，促进管理规范

由人才交流中心专职档案管理人员负责督促各大中专院校将毕业生档案文件资料进行统一收集、分类整理、一一登记、分类归档；严格执行档案查阅、复印以及借阅制度，规范档案使用流程，确保现存档案不丢失、不损坏。

2.加强组织领导，强化责任意识

人才交流中心领导班子务必要对大中专学生档案管理工作予以足够的重视，要将其作为主要工作之一来开展，并且还要为大中专学生档案管理工作的完整性、真实性、执行情况担负领导责任。人才交流中心领导班子应该要定期组织档案管理人员来开展工作汇报，对大中专学生档案管理工作中所存在的问题和难点予以协调解决、统筹处理。人才交流中心所开展的一切与大中专学生档案管理有关的重大事项之前，要应该要对档案人员的意见予以充分听取，在人才交流中心领导班子集体研究决定通过之后，才可具体予以实施，并形成文字纪要。

3.健全各项管理制度

人才交流中心应该结合自身实际情况来健全大中专学生档案整理、归档、保管、销毁、统计、利用、交接、离岗清点等制度，并上墙公布，使大中专学生档案管理有章可循，有规可依。并且还要建立起严格的大中专学生档案资料查（借）阅制度，做到档案借阅有登记，送还有注销，用完的档案及时入库。严格落实《大中专学生档案数字化信息安全管理制度》，加强对档案的管理，严格审核档案扫描内容，一律采用局域网传输档案，不得携带使用磁盘、U盘、光盘、移动硬盘等存储介质。

4.加强档案利用

人才交流中心可建立大中专学生档案利用效果登记簿，定期编印档案利用效果实例汇编，将大中专学生档案资料的登记和信用信息公示到位、利用共享到位、保存保护到位，降低交易成本，维护公共安全。

三、多样化措施助力档案服务创新发展

随着人才交流中心改革进程的逐步深入，人才交流中心所面临的工作任务明显加大，大中专学生档案服务创新迫在眉睫，人才交流中心应该积极引进高层次的档案人才，采取有效政策和措施，吸引和聘用更多的优秀专业档案管理人员为大中专学生档案工作服务，改善大中专学生档案管理人员结构性短缺问题。与此同时，政府专业的档案管理部门应该要主动深入到人才交流中心，采取多样化档案服务培训助力大中专学生档案管理工作能够取得创新发展。例如成都市档案局近日开展了各区县人才交流中心大中专学生档案服务创新应用培训会，来自成都市80名人才交流中心专兼职档案管理人员参加了培训。培训会上，成都市档案局专业技术人员结合《文件材料归档范围和档案保管期限表》的制作及报送工作，利用实际案例讲解了大中专学生档案归档范围和档案保管期限分类，现场宣讲了新颁布的《档案管理办法》和重大事件档案著录规则，并针对与档案管理人员关注的国家基本专业档案类别及管理要求进行了详细解读。

四、创建微信平台，为快速传播大中专学生档案信息服务

为了提供更加方便、快捷的信息服务，适应移动服务的迅猛发展，人才交流中心应该对档案服务平台的使用方式进行了调整与升级，申请微信公众服务号，开发“大中专学生档案快车”之类的移动APP。微信公众服务号主要从资源检索、特色服务以及中心动态等几个方面为用户提供档案信息资源的检索、信息推送、专题跟踪、决策参考等信息服务，活动通知、在线咨询以及中心工作简报等，通过微信公众服务号加大对平台的宣传与推广。“大中专学生档案快车”之类的移动APP是以移动无线通讯网络为支撑，以集成管理系统平台和基于元数据的信息资源整合为基础，以适应移动终端一站式信息搜索应用为核心，以云共享服务为保障，通过手机、iPad等手持移动终端设备，帮助用户建立随时随地获得全面信息服务的档案信息移动服务平台。

五、加强大中专学生档案管理信息化建设

1.加大投入，夯实基础

人才交流中心应该综合统筹原有的学生档案资源，进一步增加对学生档案信息化基础设施建设的投入。人才交流中心可在原有的基础上投入专项资金来改变数字档案信息的储存模式，强化全文扫描的软硬件建设，购买数字档案管理所需的计算机、打印机、复印机、照相机、扫描仪等管理设备，努力改善全系统的信息化条件，促进学生档案信息化工作的发展。例如，四川某市人才交流中心投入专项资金用于大中专学生档案管理信息化建设，2016年完成馆藏纸质档案全文数字化8537卷、51788件、303935张。达到馆藏档案的30%。与目录挂接共3198卷、15306件、95337张、合成PDF格式15306个。达到馆藏档案的20%。完成机检目录52493条。实现了馆藏全部学生档案目录数字化检索及查询，全部完成馆藏照片档案数字化，并实现了3636张照片与目录挂接。

2.加强领导，提高认识

为进一步加强大中专学生档案管理信息化建设的领导，人才交流中心可专门成立大中专学生档案信息化建设领导小组，将大中专学生档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，努力提高工作水平和工作效率，提高服务质量。同时积极与当地档案局及相关部门沟通，加强协作，及时将档案信息化工作纳入全市信息化建设总体规划之中，统筹、协调、规划大中专学生档案信息化建设工作。与此同时，大中专学生档案信息化建设领导小组务必要将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。将数字化档案信息化作为一项重要的日常工作来抓，从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真，确保数字化档案的完整性和准确度。此外，人才交流中心内部也应该多次举办档案管理员信息化专题培训，经常开展业务交流，就大中专学生档案管理规范化工作标准进行学习讨论和详细解读。总之，大中专学生档案管理工作要不断创新，紧跟时展，不断夯实人才交流中心档案基础业务工作，推动档案工作整体水平的持续提升，努力提供高质量、便捷的档案服务，为提高人才交流中心的工作效率做出应有的贡献。

参考文献

[1]窦晓光.努力建设具有中国特色的档案管理体制——转型期的档案管理体制改革研究之二[J].档案学通讯，2006，22(1):181-184

[2]孙雪莹,姜异楠.大中专学生档案管理中存在的问题及解决方法[J].中国保健营养,2013,24(1):144-146

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个人档案应该存放在就业单位、户籍所在地的人才交流中心管理、学校。人才交流中心接收毕业生个人档案需要持有学校和教育部门发放的报到证到当地的人才交流中心报到并存放个人档案。

人事档案作为记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。档案管理费首先是用于档案封装保存的装订、档案盒等文具费约30元，其次是人员经费、场地费、日常运营这三大支出。如果在机关或国企，一般不用自行承担管理费用。

（来源：文章屋网 ）

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1 人才流动引发人事档案管理的问题

1.1 重建档案现象增多

单位的发展壮大离不开优质人才，这一资源尤为重要，但是近些年因为人才流动不规范，造成重建档案的现象日益增多。此外，在人事档案管理中，档跟随着人员的流动而迁移是一项重要制度，然而由于现阶段市场经济不断发展，极大影响了这一制度。因此，为了经济可持续发展，各地政府、企业等加大力度吸引各方面的人才，甚至常打开绿色通道，允许人才仅提供个人证明材料进行档案重建。针对以上现象，若时有发生，便会形成严重的恶性竞争，从而使得人才流动不规范，进一步增加重建档案的现象，以及制约市场经济的健康发展。

1.2 出现弃档、死档、人档分离等现象

由于我国经济全球化进程加快，促进了外资、民营私企的快速发展，同时也极大创新了用人机制，转变了择业观念，为人才的发展提供了更多良好地契机。然而，由于各单位缺乏科学完善的择人标准制度，因而造成产生了严重的弃档的问题，比如，企业招聘人员过程中，对其实力和发展潜力不够重视，仅让求职者提供个人简历、学历学位证书、职业资格证等证明文件即可，再对其潜在发展能力进行评价，最后确定录用与否，因此，“人到档到”的要求被忽视；再比如，事业单位与国有企业，在档案方面上的要求也不够重视，只要看中人才即可。以上措施虽然为人才发展提供了较多的机会，但实际上导致跳槽现象越来越明显，继而逐渐出现弃档情况，以致于弃档、死档、人档分离等现象越来越多，并且越来越严重。

1.3 档案相关材料出现缺失现象

一般来说，用人单位工作期限内全部员工的人事档案通常有人事部门进行保管。由于频繁的人才流动促使档案的流动性逐渐增大，但目前在人事档案管理中还没有规范、完善的材料移交制度，同时加上人事档案管理较大的复杂性，进而导致档案相关资料移交不完整，甚至出现缺失现象。所以，如果人事档案中证明材料一旦丢失，便会造成极为严重的后果，极不利于人才的调整和使用。

2 人才流动的人事档案管理对策

2.1 完善人事档案管理制度

由于人事档案信息和人事管理间具有紧密的联系，当前，人才流动不断加快，传统档案管理制度下的用人单位可能面临档案信息严重缺失的问题，不能继续开展原有的人事管理工作，必须适应当前制度的要求作出相应的改革。通过制度的形式，明确确定人事档案管理部门对外提供相关人事档案信息的责任，也就是对全部单位的人事档案管理部门保管职责的再次确定，并且要利用另一种形式将原单位人员的档案信息提供给流出人员现在所在单位，进而实现人事管理实践对档案信息的需要。如此，既满足了现行人事管理实践对档案信息的需要，同时也可为人才作用的充分发挥和人才发展提供相应档案信息保障。表面上看，如此改革现行档案信息管理制度，是在“纵容”人才流动，其实不然。既然人才流动是市场经济社会的一种正常现象，想用人事档案来制约人才流动既不可能也不可取，在这种情形下，出于保障现有人事管理工作正常开展，同时也为人才作用的发挥和进一步发展提供信息保障的考虑，我们就有必要改革传统的单位人事档案信息管理制度，以此来顺应现实社会发展所出现的新情形。

2.2 更新工作理念

在传统人事管理基础上建立的人事档案管理理念，具有显著地部门特点，换言之，人事档案管理是以为本单位的人事管理实践提供服务的。面对当前人才作为企业发展重要因素的时代，该理念具有一定的合理性。然而，当前市场经济社会中人才的流动已经司空见惯，因而这一理念也将被推翻。其问题的核心在于基于这种服务理念的影响，人事档案管理的现实将对人才流动产生极大制约作用，也就是利用人事档案这一固定的事物，将对“活人”产生限制。而受到人才绿色通道的影响，该限制措施将失去其有效性。如果人才流出原服务单位，其人事档案还留在原单位，则将大大失去其现实价值。所以，当前必须充分结合市场经济社会人才流动的现状，对人事档案管理理念作出革新，也就是人事档案管理不但要为人事管理服务，还必须为人的全面发展发挥服务的作用。转变管理理念对人事档案管理有至关重要的意义，主要体现在，人事档案管理不但要结合人在组织内部中的发展，按照人事管理需要建立完善的人事档案，同时要符合离开原单位的人在新范围发展对反应其成长、展现其历史能力和业绩的档案信息的要求。只要??现上述要求，则将彻底改变传统人事档案管理的性质，拓宽其服务范围，不再仅仅是为本单位的人事管理和单位内部人员发展服务，更重要的是为其相关部门的人事管理和相关人员的发展提供良好地服务。人事档案管理理念的这一转变既根源于市场经济社会人才流动对人事档案管理的内在要求，同时也是人事档案的特殊性对有效发挥人事档案管理功效所提出的要求。就前者而言，既然人才流动是一种正常的社会现象，那么作为服务于人事管理的人事档案管理就因具有社会视野，即立足社会来从事档案信息管理。否则，所有单位都面临着潜在的现实人事管理缺乏必要的人事档案信息保障的困扰。从这一意义上讲，在人事档案信息管理上与人方便等于与己方便；就后者而言，人事档案管理及其开发利用直接关涉人的发展与自我实现。人事档案与人的发展的内在关联性客观上要求档案管理理念顺应人的发展路径转变的要求。

2.3 建立流动人才人事档案信息网络

面对当前不断发展的网络时代，广泛应用信息技术，逐渐使得档案管理和档案信息管理相分离。详细而言，如果用人单位接受，能继续对人员档案进行保管，进而使得本单位的档案更丰富。另外，充分使用当前现代信息存储和传播技术，构建独立的区域性和行业性，广阔分布于全国范围的人事档案信息网络。作为公务信息网络，从原则上说，该业务必须保持严密性，不得对外开放，只开放给加入单位或授权单位。考虑到现有基础，可以考虑把这项工作交由各地的人才交流中心来承担。具体说来，可以首先由省级人才交流中心牵头，由交流中心与各用人单位合作，将已流出本单位的人才的人事档案进行数字化处理，然后将处理后的人事档案信息汇集成流动人才人事档案信息库，在此基础上，组建全国性的人才人事档案信息中心。人事档案信息库的日常管理、维护以及信息的对外提供利用工作，统一由人才交流中心负责。由人才交流中心负责制定人事档案信息利用规则与收费标准，并向用人单位的人事部门发放档案信息查询授权。用人单位欲查询相关人员的人事档案信息，只要在网上缴纳相应费用，便可随时查询。人才交流中心除了保管流动人才的人事档案信息外，还应主动与各用人单位合作，收集各类兼职人员的人事档案信息，以便形成相对完整的人事档案信息，以此来解决因人事档案分单位形成和管理而造成的某一处人事档案对人才基本情况反映不全面的问题。此外，人才交流中心还可以根据用人单位的要求，在必要时接收流动人才的全部或部分人事档案，实现流动人才人事档案管理的相对集中。

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乙方（受聘人）：________________________

身份证号码：____________________________

丙方（人才中心）：______________（盖章）

兹因甲方工作需要，决定采用人事方式聘用乙方从事相关工作。经甲、乙、丙三方协商一致，达成如下协议：

一、聘用期限

自______年______月______日至______年______月______日止，其中试用期自______年______月______日至______年______月______日止。

二、聘用岗位及职责

乙方应服从甲方工作安排，在聘用期内履行以下义务：

（1）工作岗位：____________。

（2）职责及要求：按甲方规定执行。

（3）遵守国家的法律法规、甲方的各种规章制度，接受甲方的职业道德、技能及劳动安全教育，遵守甲方的规章制度，确保安全、高效地完成甲方交给的工作。

三、乙方完成本合同规定的岗位工作职责后，甲方应向乙方支付以下待遇

1．甲方以工资卡转帐形式支付乙方工资，采取（月、周、日、定额）工资制，（月、周、日、定额）工资标准为人民币______元。此外，误餐费（______元/月）、住房补贴（______元/月）、校内津贴等视出勤及工作量完成情况根据甲方规定发放。

2．甲方按当地标准支付乙方的其他待遇（保险方面）：养老保险金______元/月，失业保险金______元/月，医疗保险金______元/月，公积金______元/月。甲方与乙方各负担相应部分，由甲方一并交丙方到社会保险部门办理。

四、聘期管理

1．甲、乙、丙三方执行均应执行本《人事聘用合同书》的有关规定。

甲方负责管理的事项

（1）与人才交流中心（丙方）签定人事协议，

（2）负责人事人员（乙方）聘用前的审核及报到手续；

（3）负责与人事人员（乙方）合同的签定、管理；

（4）按照有关规定核定乙方各项保险、住房公积金的基数，并通知有关部门向中心缴纳及时拨付；

（5）负责与人才交流中心的联系、协调，并协助人事人员办理相关手续；

（6）核定、收取聘用合同规定的违约金；

（7）按照有关规定协助人事人员评定职称，出具有关证明材料；

（8）负责人事人员在校临时档案的建立，负责将人事人员在校表现、职务职称聘任等档案材料收集整理后向中心转递；

（9）负责将用人单位与人事人员解除工作关系、终止合同等的事宜书面通知人才中心；

乙方（人事人员）的权利与义务

（1）乙方在甲方聘用期间的工作关系、党团关系、工会关系在甲方，人事及档案关系在丙方；

（2）乙方人员的工资福利（含社会保险、公积金等）支付标准及方式按照合同中的约定发放，原则上从事教学工作的教师、教辅及行政管理人员工资、津（补贴）按校内同类人员标准执行；

（3）乙方人员必须遵守甲方的校规校纪，认真履行岗位职责。聘用期内，人事人员参加学校举行的评优、考核和奖励等工作。今后在有编制及上级下达接收指标的情况下，被聘人员工作1年以上成绩特别突出，本人申请经学院批准可办理正式接收或调入手续。如有违反合同、校规校纪或考核不合格等，学校可以按照有关规定予以处理，直至解除合同。解除合同者，受聘人须五日内办理离校手续，交人才交流中心管理；

（4）聘用期内，乙方人员未经甲方同意，不得自行脱岗、脱产学习、出国（境）等。乙方如有违反合同、校规校纪或考核不合格等，甲方可以没收违约金、解除合同并按照有关规定予以行政和纪律处理。解除合同者，受聘人须五日内办理离校手续，交人才交流中心管理；

（5）人事费由乙方交纳。乙方受聘时还须缴纳违约押金（不少于______元）。解除及不续签合同的人事人员在规定的期限内办理离校手续后，学院退还其违约押金。对不按期办理手续或给由于其他原因给学院造成损失的，学院不但没收其违约金，还要追究其赔偿责任。

（6）聘期结束前一个月内，学院和人事人员根据工作情况，可以协商决定是否续签合同；不续签合同者，按上述解除合同的有关规定办理；

（7）甲方不提供住房。

丙方（人才交流中心）受甲方委托实行人事的具体内容为

（1）办理人事人员的流动等相关手续；

（2）办理人事聘用合同签证；

（3）办理乙方的档案保管、利用和转递等档案管理工作，并保留人事人员的原身份；

（4）经甲方书面同意，为乙方出具结婚、计划生育、公证证明、进修证明和办理出国（境）等手续；

（5）按照有关规定为人事人员代缴社会保险、医疗保险、失业保险和住房公积金等；

（6）按照有关规定办理人事人员的职称评审；

（7）按照国家有关规定核定、调整人事人员的档案工资；

（8）按照有关规定为人事人员办理集体户口的落户手续；

（9）三方协商同意的其他人事内容。

2．聘用期间，乙方人事档案、人事关系由丙方，所需费用由乙方支付。

3．聘用期满后，经双方协商，可以续聘，续聘合同另行签订。

五、在聘期内出现以下情况之一，甲方可以提前解除本合同，但须提前一个月以书面形式通知各方。

1．乙方在试用期内不符合聘用条件的；

2．乙方违反国家法律法规和甲方规章制度，情节较为严重的；

3．甲方因工作原因必须撤消岗位的，按国家规定支付乙方补偿金后可以解聘；

4．乙方因病或非因工负伤，医疗期满后，不能从事原岗位工作的；

5．乙方不服从甲方工作安排的；

6．按照国家及甲方有关规定可以解除聘用关系的。

六、甲、乙双方聘用关系解除或终止后，乙方自谋职业，乙方人事档案、人事关系由丙方管理。

七、甲、乙双方协商的其他条款

合同终止不再续聘或解除合同的，乙方须按协议规定办理离校手续。

八、本合同在执行期间产生的争议，由丙方负责调解，调解不成的，任何一方可提请上级人事仲裁机构进行仲裁。

九、乙方若有违反本合同约定条款的，按甲方人事聘用人员的有关规定承担相应责任。其他未明确的，按甲方有关规定执行。

十、本合同经甲、乙、丙三方签（章）后生效，合同期限届满，合同自行终止，甲、乙双方聘用关系终止。

十一、本合同一式三份，甲方、乙方、丙方各执一份。

甲方（用人单位签章）：____________

__________年_________月_________日

乙方（受聘人签）：________________

__________年_________月_________日

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摘要：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的重要文字材料，是职工完整的历史记录。近年来，随着市场经济的逐步发展，人才市场的相继建立和人事制度改革的进一步深入，企业职工档案管理工作中管理混乱、档案损毁丢失等现象时有发生。由此造成的职工身份无法核定、离退休职工福利政策难以落实、个人养老金不能按时发放等问题屡见不鲜。加强企业人事档案管理工作，优化企业人力资源管理配置，已成为当前企业亟待解决的问题。

关键词：企业职工档案管理

1当前企业职工档案工作存在的问题

1.1现行企业职工档案管理体制落后职工档案是劳动和社会保障工作的基础,是职工个人维护合法权益、政府有关部门落实政策的法律凭证，是现代企业制度下职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保障情况的重要凭证。在新的形势下职工档案的内容已不单是侧重职工政治历史情况、工资晋级等形成的材料，而是侧重于养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、公积金、住房补贴的缴费和发放，签定、解除劳动合同等形成的材料。现有企业职工档案多为分散管理、多头管理，有的在企业主管部门管理，有的在企业管理，没有实行集中统一管理，资源整合。地方政府行政管理部门及企业专业主管部门对所辖企业的在职人员、失业人员、再就业人员没有一份清晰、准确的统计或人员名单。现代企业制度下职工档案管理没有统一的要求和模式，这种管理方式给企业的职工基础管理工作带来许多麻烦，也不利于维护职工个人利益和建设科学、规范的劳动力市场。

1.2企业职工档案管理工作制度不完善。企业以追求利润为目的，普遍存在档案意识淡薄的情况。企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上，认为档案工作不重要，甚至片面地认为企业与员工是雇佣关系，没必要把太多的精力用在人事档案管理上，导致对档案基础工作投入不够，造成了档案工作处于被动应付局面，难以高质量地完成。加之现在还有很多企业的人事档案管理仍停留在经验管理和手工管理阶段，这种方式严重制约了人事档案功能的发挥，越来越不能满足现实工作的需要。

1.3企业职工档案管理不规范，利用率低。一是企业职工档案内容简单雷同，个人材料分散。企业职工档案材料只记录员工的姓名、年龄、性别等基本信息，这种简单的企业人事档案内容不仅不能为选人、用人提供参考，进而影响到人员的正常晋升与轮换，失去了真正意义上的参考价值。二是档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位；有的企业违反规定，把人事档案当作普通邮件寄送，不作机要转递，这就容易造成档案丢失；还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失档案的现象时有发生。三是有人利用档案管理的漏洞，制造虚假材料。例如，将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。

1.4档案管理人员素质不高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。而目前企业的档案管理人员大多素质较低，文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。有些人员责任心不强，造成企业职工档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄与身份证不一致，前后出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。

2加强企业职工档案管理的建议及措施

2.1明确企业职工档案的管理机构。当地政府应制定本地《企业职工档案管理办法》，明确规定档案管理者，一是经当地劳动和社会保障行政部门认定后，具备保管条件的的用人单位，二是当地劳动和社会保障行政部门的人才交流中心。严禁职工个人或他人保管档案，民营中介服务机构也不得保存职工档案。三是要明确改制、破产企业职工档案的流向和归属。企业合并、重组、破产后，对有单位接收的人员应及时将其档案办理交接；对临时未落实单位人员，归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理，待落实单位后，办理转递；对解除劳动关系的人员，其档案归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理；对下岗人员的档案，应及时转递到劳动和社会保障行政部门的人才交流中心保存，以便再就业时使用。

2.2强化档案意识，提高企业职工档案工作地位。一是加强宣传，提高企业领导的档案意识。充分利用报纸、电视等媒体，加大档案法规及有关劳动保障法规的宣传。采取正反两方面宣传手法，通过法院对有关丢失职工档案处置的案例宣传，转变企业领导不重视职工档案的现状。另外通过依法管档用档事例的正面宣传，使他们把档案工作纳入重要议事日程，并使之在企业发展规划中占据一定的位置。二要通过各种有效的舆论形式及培训形式，使企业职工档案工作的性质、任务和作用，最大限度地被企业领导了解和认识，工作实践中自觉地形成利用档案、关心重视和支持档案工作，加大职工档案工作经费投入，使职工档案工作与企业的管理、生存、发展有机地结合起来，促进企业全面发展。

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关键词：人力资源管理 人事档案 作用

如何更好地选人用人，充分发挥人才的主动性、积极性、创造性是关系到我们事业成败的大事。怎么能够任人唯贤，怎么能选出德才兼备的人才，让他到合适的岗位发挥最大能量？不论哪个行业，不论职业身份，在选人用人时，必须坚持全面的、历史的、发展的观点。要想看到一个人的全部历史和全部工作，记载着每个人信息的人事档案成为了最有价值的凭据，并且起着至关重要的作用。

人事档案是指劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用员工等工作中形成的各种资料的综合，是有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。因此各单位在招聘人员、选调学生、接收干部时，首先是通过查看档案来了解他们的基本情况和德才表现的。人生中的很多大事都离不开人事档案，确定工龄、评定职称、晋升职务、攻读学位、出国留学、申请住房、享受社保等都需要从人事档案中查找凭证和参考资料。从某种意义上讲人事档案相对于每个人，就像照相机、录音机。因此要使这个影像清晰、真实，不夸大，不缩小，不扭曲，不变形，客观、全面、真实再现每个人的一生。随着国家人事制度的改革，人才交流力度的加大，能进能出机制的建立和完善，人员的流动日益频繁和活跃。借助于人事档案的信息平台，可以有效地开发人才资源，科学地配置人才资源。人事档案管理部门通过人事档案，为人才的培养、选拔、交流、使用提供了翔实而准确的服务。组织人事工作的重要任务是善于了解人、使用人和培育人，做到知人善任，选贤举能。知人是善任的基础，要真正做到知人，就要全面地了解人，既要知其德，也要晓其才；既要明其长，又要知其短，才能使人尽其才，才尽其用。人事档案无疑为领导知人用人提供了翔实的材料。

从人事档案的管理部门来看，国家应加快人事档案管理的制度建设，理顺人事档案管理流程，形成完整顺畅的人事档案管理链条。目前我国的人事档案管理还处于多头分散管理状态，组织部门、人事部门、人才交流中心都分担着人事档案管理的职能。人事档案是一种专业档案，不是每个单位都能自己管理，一般也不由综合档案室负责管理，即使放在档案室，也是专柜存放，由组织人事部门来管理的。个人是不能转接和保管人事档案的。根据相关法律法规，人事档案只能由人事档案管理部门统一转接和保管，个人转接和保管的人事档案不受法律保护。人事档案管理是人力资源管理工作中必不可少的一项基础工作，应该往深处思考。人事档案要想更好发挥其利用服务作用，不但要注重基础环节，而且在人事管理各个环节也要把好关。

各级各类人事档案管理部门要做好相关知识、政策的宣传和普及工作，提高公众的人事档案意识。因为人事档案是记录着一个人不同人生阶段中的真实状况，是自然形成的人生痕迹，同时人事档案的重要性也决定了它的严肃性。人事档案一旦出现应有的材料没有，甚至丢失损毁材料，个人会出现工龄认定就只能依据档案有据可查的年份算起，福利、养老待遇等方面也会受到影响；而组织和人事部门在个人档案材料不齐全的情况下也无法从人事档案全面准确地衡量一个人的品德和能力。因此，档案中断了，应该立即准备能证明工作经历的材料，将档案补充完善。对于缺失的材料例如上学期间的成绩单、毕业登记情况，应该到学校调出来，在档案中进行完善。工作后的情况，应找到原单位，找出当时签订的劳动合同，凭借合同将工作经历、工作单位情况在档案中进行完善。

人事档案工作引起的社会公众的注意比其他门类档案多得多，人们在升学、留学、就业、升迁、调动等过程中，不得不主动或被动地关注如影随形的人事档案。在我国的人事档案管理中坚持的基本原则就是档随人走，其人事档案的管理一般情况下要在其所在的人事或者组织部门管理；有人事档案管理权的单位，单位人员的人事档案自然是人档合一、档随人走，相反，没有人事档案管理权的单位，只能是人档分离了。现在有很多的大学毕业生，由于没有找到理想的工作，到处流动，他们的人事档案肯定也是人档分离的。如果没有工作单位接收自己的人事档案，应该托管到人才交流中心来延续人事档案的生命，以保证其全面完整，为以后有更好的发展打下基础。

加强对人事档案的管理和综合利用将为人力资源管理提供更有力的支撑。让人才在适合的工作岗位上发挥应有作用，人尽其才，才尽其用，使我国人口资源的潜在优势转化为现实的人才优势，促进人力资源的有效配置。

参考文献

[1]朱玉媛，周耀林.人事档案管理原理与方法[M].武汉大学出版社，2011（11）

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关键词：人事档案 管理 思考

人事档案是人才信息的重要载体，人事档案能历史全面地记载个人经历、业务能力、工作实绩等信息，使企业的各类人才都能在适合自己的工作岗位上充分发挥每个人的工作积极性、主动性和创造性。

Abstract: the understanding of personnel files management in the new era characteristic and effect, analyse the problem of existence and inadequacy, and do a good job of personnel archives management work, to mobilize staff enthusiasm for work, complete units and individuals of the objectives and tasks, promoting economic and social progress has certain positive significance.

Key words: personnel file management thinking

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

一、分析人事档案的特征

人事档案工作经过几千年历史进程的总结提高，已形成了自己独立的体系和规律，有专门的法规和管理方法，有独立的范围和任务。人事档案的主要有四个特点：一是机密性，人事档案中记载了个人的自然情况、健康、婚姻状况、政治面貌、业务成果等方面的情况，其中有些涉及个人隐私，在相当时期内是保密的。不能对外开放，一般只能由单位人事部门掌握。在成为历史档案死亡解密之前，具有机密性，这是由人事档案的内容特点决定的。二是主体性，人事档案是以个人为单位，按内容分类整理立卷的，这与人事管理工作的实践相适应，“一人一卷”方便利用和查找，符合人事档案工作的基本原则，是切实可行的。三是动态性，人事档案立卷之后， 不是一成不变的，其内容将随着个人社会实践活动的增加而不断丰富增加。因此，人事档案的归档不可能一次完成。需要不断收集和追加材料，直至一个人死亡，才停止归档材料的收集。四是派生性，各级组织人事部门在工作中形成的有关人员的履历、工资、党团材料，考核、任免、学习进修、思想政治表现等方面的人事材料汇集起来，共同形成人事档案。所以，人事档案是依附于组织人事部门产生的，是组织人事部门工作的衍生物。

二、人事档案管理中存在的问题

（一）人事档案信息资源利用率低。历来人事档案工作就被认为是保密性很强的工作，人事档案作为国家档案的重要组成部分，是党和国家的机密，这给人事档案披上了神秘的面纱。“还有就是现单位人事档案利用工作大多是被动服务，只是等待领导及有关人员来查阅， 缺乏主动精神，而且利用材料主要是党团材料、落实材料和工资调资方面的，真正用于人才选拔，培养开发及预算等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。”另外，人事档案检索工具单一，查找方式落后，案卷质量不高，严重限制了其信息服务和交流作用的发挥。相对于历史档案、文书档案的宣传活动较少，使人事档案信息资源开发利用的广度和深度受到极大的制约。

（二） 人事档案内容缺乏实用性和真实性。 随着我国改革开放和社会主义市场经济体制的建立，各企事业单位纷纷涌入市场，流动人口增多，再加上一些单位和个人对人事档案的认识不足，我国人事档案出现了 “分散多头” 管理现象。 其主要表现在两个方面： 一是保管分散， 人事档案有的保存在当前的用人单位， 有的保存在过去的单位， 还有的保存在人才交流中心， 甚至保存在私人手中， 使得一个单位的人事档案处于一种“分散” 的管理状态； 二是隶属混乱， 参加主管人事档案的有组织部门、 人事部门、 劳动部门等， 甚至一些无权保存或管理人事档案的科室、 部门和单位也来保存和管理人事档案， 人事档案出现 “多头” 管理状态， 常常导致在出现问题的时候各个部门之间权责不明， 相互推诿。也有些基层单位档案意识淡薄， 档案材料收集不齐， 不能做到及时补充新材料， 导致部分档案材料内容不完整， 不能跟上个人经历的变化， 给工作带来诸多不便。不少单位的人事档案挂靠劳动人事部门管理，大都没有专职人员分管人事档案工作， 人事档案长期无人整理， 没有经过严格审查， 材料是否真实无人监督， 根本做不到“归档齐全完整、 鉴别认真、 分类准确、 编排有序、目录清楚、 装订整齐” 的要求， 严重存在零乱无序和丢失部分档案内容的问题。

（三） 人事档案管理手段落后， 信息化程度低。相比较当今世界计算机信息管理系统的高速发展，我国干部人事档案管理方法， 仅局限于 “看堆式” 的管理，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用。重管理， 轻服务， 方法繁琐， 不易操作， 反应较慢，信息化、 现代化管理水平不高， 档案的功能没有充分挖掘和发挥，使用起来很不方便。 特别是在基层单位、 边远地区， 基本上还停留在经验管理和手工操作的阶段， 这越来越满足不了现实工作的要求。

三、人事档案的收集方法

（一） 定向收集。 就是向形成人事档案或与形成人事档案有关的单位和部门收集。 因为个人工作的现单位、 原单位、上级主管部门(含职称评定和科技成果评定、 奖励部门)可能形成有关人员的人事材料。为了做到不致遗漏， 可根据有关人员的经历和社会活动变化情况．列出有关单位和部门的名单， 逐一进行收集。

（二）按时收集。由于人事档案的形成具有持续性的特点， 其收集工作必须坚持经常化。 所谓按时收集， 包括随时收集、 定期收集和不定期收集几种情况。随时收集，是根据形成人事档案的时间特点和掌握的信息，及时向有关部门进行收集。 定期收集，是根据本单位工作的实际情况， 确定每个季度或每半年与有关部门联系， 收集在一定阶段内形成的人事材料。 不定期收集， 就是从人事档案管理和利用的实际需要出发， 不确定收集的具体时间。这三种收集方法相互配合、 相互补充， 在实际工作中应当灵活掌握，使收集工作能够持续有效地开展。

（三） 追踪收集。这种方法是根据人事档案内容的需要， 沿着人事档案在清理、 核对中发现的问题和线索进行的收集， 它是帮助拾遗补阙的一种重要措施。以上是人事档案收集的主要方法，在具体工作中也可根据不同情况采取其他一些方法， 例如， 对于人事档案管理基础差、 存在问题较多的单位， 就需要集中一定的时间。集中人力， 广泛动员， 突击进行收集工作； 对于人事档案管理较好、 制度健全、 内部分工责任明确的单位， 有关部门和人员能主动、及时地向人事档案机构移交归档， 就此简化了收集的方法和形式。 总之， 人事档案收集工作应当立足单位实际， 尊循其形成规律， 以收集齐全、 完整，能够适应人事管理工作的需要为原则，积极主动地为人事管理工作服务。

四、 加强人事档案管理的建议

（一） 合理选拔配备人员， 提高人事档案管理水平。人事档案管理人员的政治素质和业务水平的高低，对提高人事档案管理水平， 推动人事改革步伐， 有着极为重要的作用： 一是要合理配备人员。 按照有关规定， 管理千卷以上档案的单位， 需配备一名专职档案工作人员， 千卷以下的要有兼职工作人员， 并且主要精力从事人事档案工作。二是要严格挑选档案管理人员。档案工作是一项政策性、 保密性很强的工作， 要注重选拔事业心强、 作风正、 守纪律、 守机密、 具有一定工作能力和文字水平的人员从事档案工作。三是要加强档案管理人才的引进与培养。要加大档案管理人员的培训力度， 或上级领导能多为从事人事档案工作人员创造培训和学习机会， 走出去开阔视野， 向兄弟单位档案工作先进单位去学习他们的新鲜经验， 吸取营养， 充实思想、 提高认识。

（二） 创新人事档案管理方式，使管理工作现代化、 信息化。虽然纸质档案最具原始凭证性，但在人们流动性增强的情况下， 纸质档案的弊端也更加明显。这就要求把原先的纸质型档案转换成电子型档案， 从实际情况来看， 沿用几十年的人事档案具有偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、 不具公共性和共享性， 不能动态反映个人信息状况等缺陷，这样的人事档案在市场经济当中所起的作用有限甚至是不良的， 因而它不具备市场经济价值。加之纸质型人事档案传递过程中的人为性， 也可能导致因磨损而毁坏乃至个人信息失真的现象。 倘若实行人事档案电子化， 查阅档案人员利用计算机在不接触纸质档案的前提下就可以看见档案原件， 既可以提高档案的查阅速度， 节约人力、 物力， 也可以减少对纸质档案的磨损，有利于人事档案的保密和安全。

（三） 创新人事档案的管理制度， 实行人事档案管理社会化。人事档案管理社会化就是要求围绕人事档案工作所开展的人事认定、 人事争议、 人事流动、 档案保管等必须让渡给拟建或已有的社会中介机构―― ―人事事务所、 人才交流中心、 公民文件中心等，让公共权力机构或公共事业单位与公共雇员 “袖手旁观” ， 从而充分实现社会的 “人事” 和公共管理。例如， 人事工作的认定与仲裁可以交给人事事务所， 人才的开发与流动可以由专门的人才交流中心完成，人事档案可以由专门建立的公民文件中心保管。

人事档案管理社会化的意义在于，一方面通过规范人事工作、 严肃人事档案内容，可以有效杜绝因人事档案产生的种种失真现象， 克服现行人事档案制度所出现的种种弊端，使人事档案制度走向公平、 公正； 另一方面也极大地节约各种社会成本， 减少各个单位琐碎的、 复杂的 “人事臃肿” ， 从而把更多的时间、 精力用于其本职工作。 当然， 其社会化的意义还在于打破城乡、 区域、 部门、 行业、 身份和所有制的限制， 推动人力资源逐步实现由 “单位所有”转变为“社会所有” 这一远景目标。

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关键词: 高校学生 档案管理 建议

档案是个人信息的重要载体,在求学和求职中发挥着重要的作用。大学生档案更是记载着大学生在校期间学习和生活的情况,反映了大学生的思想品德、学习成绩、个人特点、奖惩情况、身心素质、专长爱好等信息,是衡量大学生综合素质的重要依据;同时也是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据。大学生档案的管理是高校学生管理的重要一环,直接影响大学生的切身利益,但目前大学生档案管理存在不少如档案材料混淆、档案材料不完整和转递不及时与不准确等不足,因此在高等教育改革不断深入及高校招生规模不断扩大、大学生就业日益市场化的新形势下,加强和完善大学生档案管理是必须且必要的,我们可以从以下几个方面加强大学生档案管理。

一、加强大学生户籍档案管理

户籍管理是学校安全保卫的一项基础性工作,是高校管理工作的重要组成部分。按照公安部门的规定,高校学生户口属于城镇集体户口的一部分,且存在一定的特殊性,它紧密联系着高校的招生、教务、思想政治教育及毕业分配工作。近年来,随着社会市场化的深入,市场需求的出现人才多样化和复杂化,同时高校的办学模式、招生办法、教学体制和就业管理诸方面的改革逐步深入,有必要对户籍管理进行加强和深入。首先建立严格的收集制度,以保证户籍档案的真实和完整。高校每进出一个人,因为需要经过许多部门和好几道程序,往往会出现材料不全或不材料失真的情况,因而必须有严格的收集制度作保证。其次建立科学的立档和整档制度,保证户籍档案管理的有序开展。每年新生入学时对新生进行立档,严格检查新生档案的真实性和完整性;然后根据院系分学年分卷建档制度,即根据高校自身的特点和档案工作的规律,先分学年度,再按院系按专业然后按学号逐人建档,并分正副卷。可以依法公开的材料,立为正卷;尚不能公开的材料,立为副卷,只供内部参考。最后建立转退修学和毕业生档案卷。每一学年结束后,把本年毕业生的毕业生名册、户口迁移证存根、常住人口登记表等整理归档;对中途退学、转学者的户籍档案进行及时的整理,注明时间、去向及原因,以备查考。

二、加强大学生成绩与活动档案管理

大学生成绩和活动的记录最能反映大学生在校期间表现的好坏。当前高校学生档案的归档形式仍很传统,主要是政治表现(学生奖惩材料、入党入团材料、毕业鉴定表等)、学籍和学习成绩(入学成绩表、学籍变动材料、毕业成绩卡片、授予学位证书及各种奖励证明)、身体状况(入学学生体检表、毕业生体检表及各种疾病史等)和家庭政治及经济状况的少量材料等,不能全面反映学生的素质和水平。大学生成绩与活动档案主要包括如下几个方面:(1)学校对学生的考察、录用、培养、教育和学生德、智、体、美、劳等方面的第一手材料;(2)大学生英语四六级证书,计算机等级考试证书等吸引用人单位的证书;(3)大学生心理测试成绩,发明、创造证书,能力、技能竞赛证书,社会实践活动材料等。

三、加强大学生心理健康档案管理

大学生因心理问题而无法正常学习和生活从而退学、休学的学生人数呈现上升的趋势。学生心理问题或心理障碍的形成往往是长期的,如果能定期测查学生的心理健康状况并建立学生心理健康档案,对有问题的学生进行及时有效的指导、干预与防治,大学生的心理健康状况就会有一个很大的改观。加强大学生心理档案管理可以从这几个方面着手:(1)在恰当的时间建立学生心理健康档案。新生入学军训结束后进行心理测试,测试前安排有关的心理学知识教育活动,让学生明白建立心理健康档案是了解自身、获得心理帮助的有效途径。测试过程的组织要严谨,包括场地布置、时间安排、指导语标准化、组织秩序等方面;(2)规范心理档案的内容和形式。大学生心理档案不仅仅要涉及学生的基本状况、心理健康状况、既往病史,还要包括学生的人格特征、智力状况、学习心理、职业能力倾向等;(3)建立多种方法相结合的信息收集机制。心理档案信息的收集不同于一般文书档案、人事档案等的资料归集,很难通过让学生填写“心理档案表”的单一方式掌握学生心理状态。因此,必须综合运用心理测查、问卷调查、观察法、访谈法等,从多角度、多层面了解学生的内心世界;(4)建立畅通的档案资料采集渠道。畅通的原始档案资料收集渠道是档案资料建设的必要前提,心理健康档案原始资料的采集主要有三条渠道:一是校医院,即学生在医院就诊的病历;二是心理咨询室,记学生的咨询纪录及个人心理资料;三是班主任、辅导员等专门人员采集的学生信息。

四、加强大学生毕业档案管理

20世纪90年代末,高校毕业生就业由计划分配转入双向选择,就业渠道多种多样,毕业生的档案管理也就出现了新的变化,形成了单位管理与社会化管理的模式。各地的就业指导中心和人才交流中心作为专门从事毕业生就业服务的机构,一方面为毕业生搭建完善的就业信息服务、指导、培训和研究等的平台,另一方面为毕业生档案管理提供保障。就业指导和人才交流中心在前一方面的工作做得很尽心,也取得了一定的成绩,但对后一方面的工作却存在不少问题,如档案的缺失、去向及异动等方面。因此,对高校学生毕业后,特别是没马上找到工作档案需要进入人才交流中心的档案必须加强管理。管理可以主要从以下几个方面着手:首先,对档案定时的进行检、阅和编号,发现材料缺漏及时标注和通知到个人;其次,尽量对档案进行信息化管理,最好建立网上查询系统,方便查询个人档案的状态;再次,每到毕业生离校之际,派专人到各高校讲述档案的重要性,并提供管理服务等;最后,对几年还未找到工作的毕业生的档案的管理费用适当降低或先免费后补交的政策,给暂时经济困难者提供帮助。

五、结语

随着招生、就业制度的改革和人才市场的完善,大学生培养与就业随之发生了改变,与大学生密切相关的人事档案也直接受到了影响,人事档案必须加强管理。因此,我们在档案的日常管理工作中要不断更新理念,改进工作方法,积极与学校信息化建设接轨。当然大学生档案的管理不仅仅是档案管理人员或高校的事,还需要教育行政部门、高考招生部门和各地中学等部门的协助和配合,只有这些部门相互协作,才能将大学生档案工作做到科学化、制度化、规范化。

参考文献:

[1]朱芳.加强高校户籍制度改革以促进人才流动.杭州电子工业学院学报,2003,23:16.

[2]邱河.浅谈高校学生户籍档案管理之改革.景德镇高专学报,2009,3:60-61.

[3]张立.新形势下加强大学生档案管理的思考.福建教育学院学报,2009,4:31-33.

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在旧体制管理下，人事档案存在着立卷不及时、对学习工作奖罚情况记录不明确，或随着人员调动档案缺失等问题。解决这些实质问题，人事档案必须要顺应时代而发展。社会各行各业的发展都离不开计算机，在档案管理上应用这一先进技术不但方便快捷，还减少了人为记录造成的错误。从传统实体的记录保管方式转型为现代化档案信息记录，是提升企业选取员工择优录用的有效途径。不单是在技术上，各单位在对档案的保存分类上也要进步，国家宏观经济发展作用下对各工作岗位员工编制划分也逐步明确，一些管理岗位人员人事档案划分复杂。及时跟随政策对档案分类做出新规划，对企业用人有很大帮助，更方便后期人员调动，使之从事擅长的工作。

二、新时期人事档案管理工作中存在的难点

（一）身份认定的复杂性

新技术的应用解决了旧体制下很多问题，同时对工作人员技术水平要求也增大，促使了很多新问题产生。身份认定就是一项繁琐的任务，也是很是问题的根源所在。一些企业被兼并鲜闻易见，很多国企也转变为私有企业，这当中就涉及到原企业员工下岗或重新雇佣的问题，员工不管是重新找工作还是留在现有企业，档案都会滞留在原单位，应对大变动没有应对能力。由于重新成立的企业对编制划分不同，员工档案分类有所改动，对原单位管理层人员会有重新安排，就造成了身份认定复杂。新成立企业面对问题较多，着重与人员安排雇佣，企业投入生产正常运转，往往疏忽了人事档案管理，不能做到实时立卷记录。为后期身份认定岗位调动埋下了隐患。

（二）政策执行的差异性

在目前中国的国情下，编制的差异直接决定了各种政策执行的差异，这些具体的项目都会在人事档案中得到详细体现。其一，工资待遇差异。根据目前中国的现实，一般存在四种人事档案，行政、事业、国有企业其他非国家供养的所有人事档案。在现有的政策框架内，其工资待遇有着根本性的区别。其二，职称评定差异。同上述，编制不一，在各种专业职称的认定上，也有着根本性的区别。其三，社会保障的差异。当前，企业单位实行的是“五险一金”，即养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险和住房公积金，各种保险已经属于社会保障。但是，行政、事业单位只实行“三险一金”，即养老保险、医疗保险、失业保险和住房公积金，出现了双轨制现象，成为社会的焦点之一。

（三）人事档案管理上存在混乱现象

根据传统的人事档案管理制度，人事档案管理机构一般设在党政机关和国有企事业单位。随着体制改革的深入，出现了一大批非国有的组织和企业，人们的择业观念也随着发生了很大变化，自主择业、流动性大等特点最为突出。应运而生的人才交流中心也只是保存档案而已，根本谈不上科学管理。所以出现了“死档弃档”、“虚假档案”、“手提档案”等现象，而且日渐增多，使得用人单位难辨雌雄，不能实现人力资源的合理配置。

三、新时期做好人事档案管理的几点探索

（一）档案精细分类管理

既然人事档案各种差别的存在绝大部分源自于体制，那么其管理工作就在立足当前体制的情况下，做出框架内的创新。第一，根据编制性质分类。立足上述编制情况，对各种编制人员人事档案做出分类，这种分类让当事人的职务、职称、工资及其等个人动态项目在人事档案中很容易体现出来，便于对职工的行政管理。尤其是在相关政策、法规的引用上更加科学，避免运用不当对单位与个人造成不必要的伤害或损失。当前，行政编制和事业编制的人事档案管理都采用这种分类管理。第二，根据岗位分类。这种分类抛开编制的区别，只依据岗位和个人实际才能做出分类。这种分类可以真正发挥人事档案对单位人力资源的优化整合作用，如把每个人的业务能力作为首要档案内容，这种管理对单位用人决策具有推动性的影响。在实际工作中，可以实现唯才是举，在用人的标准上实现体制性的突破。企业编制的人事档案多采用这种管理办法。第三，根据专业分类。无论是什么编制性质，或者是保管在人才交流中心等部门的人事档案，都会有其具体的专业学习与成长项目内容。立足在该内容上，可以把人事档案的主体按照其专业适应性分类，这种分类对于人力资源的整合与调度，更具有指导性的意义。

（二）共性集中管理

人事档案是以人为核心，那么，也就会立足在围绕人的管理方面产生很多的共性。作为人事档案管理者，在现实的管理中，要注意加强研究，发现其共性，总结在面对性质不同的人事档案中，简约管理办法。笔者认为，就目前我国人事体制下，有以下两种共性：一是管理的法规政策共性。无论是任何性质的人事档案，其所依据的法律、法规都是一样的，因而，管理者要立足相关的法律、法规对各种人事档案做出整合，既可避免违法管理失误，也可以让自己的工作更有说服力。二是工作年限共性。与国家的相关工龄年龄段结合起来，对所有人事档案做出分类管理，如10年以下的，11年至20年的，20年以上的等，按照这样的共性管理，无论是在工资还是在职称及其它待遇的管理上，都会节约更多的管理资源。

四、建立用人与档案管理分离的人事档案管

理机构随着社会的快速发展和体制改革的不断深入，人事档案利用的范畴不再仅仅局限于党政机关和国有企事业单位，越来越多的非国有组织和企业成为当代大中专毕业生择业的首选对象，如一些合资企业、外资企业就很受年轻人的青睐。所以，这些非国有组织和企业逐步成为人事档案利用的生力军。针对这一现实，笔者认为政府部门应该建立专门的人事档案管理机构，这种机构不以盈利为目的，社会公信力强，为用人单位无偿提供人事档案利用服务。这种人事档案管理机构的建立，还可以大大减少“死档弃档”、“虚假档案”等现象，从而实现人力资源合理配置最大化。