档案管理特色亮点范文

导语：如何才能写好一篇档案管理特色亮点，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1.教务档案转化为教学成果。将教务档案整理归纳，转化为教学成果，是教学改革赋予教务档案管理的新要求。一是要增强转化意识。注重发掘档案的历史意义和现实价值，有意识地将其转化为有利用价值的成果。二是要善于归纳总结。注重对档案的分类整理，对照比较，分析总结，从中提炼出有益的经验和现实成果。三是要运用提升。注重把总结提炼出来的经验和成果，合理地运用到教学实践之中，反复检验，加以提升，形成理实一体，特色鲜明的教学成果。

2.教务档案转化为行事指南。通过对过往档案资料的比对，可以查找不足，发现亮点，用以形成基本的办事规则，作为今后指导教学工作的行事指南。一是要综合比对，分析归纳。找出普遍性的、规律性的规程，用以指导我们的教学实践。二是要符合实际，合理合规。遵循教学规律，符合教学实际，要在国家政策和学校规定范围内，有针对性地总结形成行事指南，使之更具合理性，增强政策性。三是要有条有理，脉络清晰。厘清线索，归并整理，形成一以贯之的行事指南，指导各项教学工作。

3.教务档案转化为决策依据。职业院校教务档案是学校在职业教育教学实践过程中，贯彻国家方针政策，落实学校教学思想所形成的文字材料，将这些档案加以科学转化，使之成为学校构思建设发展方向，编制教学计划规划，制订相关规章制度，提供决策依据。一是要有的放矢，专项收集。有针对性地收集学校教学思想落实情况和实施效果的档案，及时反馈执行情况，以供决策参考。二是要注重比对，突出亮点。要善于把档案资料进行纵横比较，从中发掘特色亮点和创新点，为学校深化教育教学改革提供决策依据。三是要真实准确，完整全面。特别注意档案指标数据的真实性、准确性和完整性，并通过总结分析，突出其科学性，以避免误导决策或决策偏失。

二、职业院校教务档案对教学工作的提升作用

1.提升管理水平。加强职业院校教务档案管理，是规范职业教育教学行为，提升教务管理水平，突显教育教学效果的重要途径。一是加强档案管理全员化，健全档案管理网络。要从纵向建立班级到系部到教务部门的三级管理体系，强化人人重视，人人参与意识；从横向搭建学校———行企———社会“三位一体”的架构，构建全员化、全程化档案管理网络。二是加强档案管理信息化，创新档案管理方式手段。充分利用网络、媒体等多种形式，创新档案管理手段，促进档案管理的现代化、系统化和科学化。三是加强档案管理内涵化，提升档案管理质量效果。从队伍到机构，从体系到手段，从校内到校外，要建立健全管理规章制度，完善自身管理体制机制，促进档案管理良性健康发展。

2.提升服务能力。职业院校教务档案要突出对教学工作的支持服务功能。一是要为教育教学工作的顺利开展提供好支持服务。及时提供相关政策文件、成熟经验和经典案例，较好地指导引导教育教学工作向正常化和规范化方向发展。二是要为创新发展，提升教育教学质量提供好支持服务。做好教学质量工程的文件材料收集、整理、分析工作，及时为提高教学质量提供依据和准则。三是要为校企合作，体制机制创新提供好支持服务。做好校企合作、联合办学等方面的过程记录，文件材料归集，并提供原始依据和分析数据，为创新办学体制机制提供支持服务。

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一、加强学习 促进落实

进一步组织班子成员、教研组长、年级组长及部室管理员学习了《陕西省学校发展水平督导评估316工程实施方案》和《陕西省发展水平督导评估316工程评估指标体系》，对照评价体系中的六个一级指标和二十四个二级指标，围绕提出的六方面建议，结合学校发展规划重新进行了梳理，细化了各项目标任务，明确了办结时限，增强了规则整改的针对性和可行性。

1、成立了学校发展水平督导整改领导小组。

组 长：

同时在政教处设办公室，由####同志担任办公室主任，负责协调督办各项整改措施的落实。

2、将《陕西省学校发展水平督导评估361督导评估得分表》中失分指标内容整理印发各处室，进一步看准问题，吃透标准，议清措施，促进落实。

二、对照落实 逐一整改

对照自查后，学校决定对反馈整改建议中，近期能及时整改落实的务必于12月31日前落实到位，对整改条件不成熟或有一定困难的，等条件成熟后及时予以落实。

1、关于“档案管理”工作。一是学校依照今年新督导体系，对原有档案偏目分类进行适当调整，使档案与新体系保持一致。二是明确各处室、部室、教研组的档案管理制度，落实“谁主管、谁负责”的责任追究制。三是聘请档案管理专业人员对学校档案管理员、各处室负责人进行档案收集、分类、归档、装订、检索等知识培训。

2、关于“部室建设及使用”工作。一是学校将在县局现代化学校建设的总体规划下，千方百计筹措资金，逐步完善理化实验室、音乐室等部室内设，提高利用率，充分发挥部室教育教学的作用。二是加强部室人员专业培训，鼓励和支持部室管理人员外出学习培训，并把部室管理员培训列入本校培训的重中之重，以提高部室管理人员的专业素质，促进学生综合素质的提高。

3、关于“学科平衡问题”。一是学科方面，着力加强教师岗位聘任制落实，尤其是在数学、英语等学科上，加强专业教师配备，注意薄弱学科的教研和学科常规工作的细化落实，竭力改进课堂无效或低效的教学行为，倡导“探究性”学习机制的运行，从“教”与“学”两方面下工夫解决学科短腿现象。二是专业水平方面，充分发挥市、县级教师、名师，学科带头人、新秀的典型引路示教作用，强化校本研训，落实“人人都是培训者”的研训策略，不断提高教师的专业水准。三是继续抓好省、校两级实验课题的研究，充分发挥教学科研的引领作用，巩固和推广好已形成的学科教育特色与模式，力争在研究中有所创新，在解决薄弱学科问题上有大的突破。

4、关于“教育教学时效”的问题。一是要立足校情，深入研究教育教学规律，适当压缩学生在校学习时间。二是通过校本培训、业务进修、学历提高，提高教师的“工作力”。三是通过探究性学习机制的运行，落“四自四组”活动，提高学生的“学习力”。

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（一）基础业务年建设活动成效显著。县档案馆加大了对档案（馆）室所藏档案清理力，做到案卷分类准确，账实相符，题名规范，档号编制规范，案卷排列科学有序。档案库房管理制度健全，“八防”措施得力。2013年，共检查档案2.5万卷册，对820卷册档案资料冷冻杀虫。积极贯彻国家档案局9号令，制定了《县档案馆档案收集范围实施细则》。召开了全县档案工作暨业务培训会，对电子档案管理系统软件操作、各种门类和载体档案的归档整理以及档案的规范化管理工作进行了系统的培训。

（二）规范化管理工作顺利推进。对全县2013年24个到期复查单位、2个新增单位、2个晋升单位和1个民营企业档案规范化管理进行了重点督促、指导，同时对全县其它立档单位的各门类档案整理归档进行了全面的督导。

（三）档案法制建设取得实效。以深化“法律六进”法制宣传教育主题活动为契机，大力开展档案法律、法规的宣传，结合业务工作贯彻执行档案法律法规，下发了《县档案局关于开展档案工作行政执法检查的通知》（档函〔2013〕3号）文件，重点对全县将接受执法检查的24个单位作了相关工作指导。配合县人大实地查看民政局、安监局、农行档案室和县档案馆年开展的档案执法检查工作意见落实情况，对落实不好的安监局和农行发出《档案执法限期整改通知书》。

（四）启动档案数字化建设工作。整合“三网”资源，完善了县档案网相关功能，继续做好文件档案信息中心试点建设，完成重要全宗目录录入30000余条；对全县各单位进行档案统计年报培训，完成40个单位的年报统计工作任务；对全县已使用电子文档管理系统的91个单位进行技术指导；积极争取省、市、县投入资金近10万元新购进了一批扫描仪、电脑、硬盘、刻录机等档案数字化建设的基础设备，现目前已启动县人事局档案的数字化工作。

（五）县综合档案馆项目前期工作准备就绪。今年，县档案局将综合档案案馆建设列入核心工作，以县综合档案馆建设项目为重要抓手，改善档案事业发展条件。由于县委、县政府的高度重视，项目前期准备工作已就绪，完成了项目初步设计、选址、可行性研究、环评、地勘、规划许可等相关手续。县人民政府《关于印发县年度国有建设用地供应计划的通知》（府函〔〕22号）文件，下达了县档案馆建设用地计划，下步将进入招投标程序。

（六）实现档案利用多元化。今年，县档案局不断拓展服务领域，变单一服务为多元服务，为不同领域、不同层次的群体提供优质的档案服务。一是编制民生档案检索工具。进一步整合了就业、社会保障、医疗保障、房产、困难救助、教育、婚姻等民生档案资源。二是提供个性化服务：推出了函电代查、网上查阅、跟踪服务、非工作日预约服务。三是实行档案查询利用全免费。四是开展“五个一”温馨服务。即坚持做到一张笑脸相迎、一声问候请进、一杯热茶暖心、一条龙服务到家、一本意见薄测评。五是开展了爱国主义教育展览。截止目前，档案查阅利用工作共接待利用者1800余人次，复制档案3650页，照片档案200余张，及时上报利用者信息反馈情况信息和典型利用效果。

二、工作亮点

（一）强力推进重大建设项目档案工作。围绕县提出的“经济强县、现代新城、幸福县”三大版块的重大重点项目建设，做好项目档案管理服务工作，主动与相关部门衔接、联合开展项目档案的监督指导工作。按照市档案局、市发展和改革委员会《关于开展重点项目档案工作督查的通知》（档发〔2013〕37号）文件要求，重点做好备查项目和抽查项目的检查指导工作，漂水岩工程项目档案规范化管理得到市档案局的指导与肯定。

（二）继续搞好新农村建设档案规范化管理工作。及时召开了全县新农村建设档案规范化管理工作培训会。重点打造了观斗苗族乡新农村建设省级示范乡镇建设精品，在抓好特色农业、基础设施建设、村务公开、民主管理、劳动保障等档案规范的基础上，将苗族文化特色纳入新农村档案建设范畴，整合农家书屋、党员远程教育、省际联建支部等资源，重点突出其区域特色（档案服务跨行政区域）、民族特色实物档案，得到了省、市领导的肯定。积极配合农业部门做好农村土地承包经营权登记试点档案工作。

（三）档案文化建设初见成效。《僰文化生成与积淀》一书受到省、市、县的高度肯定，全力筹措，可于10月底成书出版，全力挖掘馆藏档案文化，己在《日报》刊载4篇。

（四）成功推出新时期档案先进人物。县档案馆退休老馆长先进事迹先后受到人民网，中新网，中国日报，搜狐，新民网等中央媒体关注，日报进行了专题釆访。荣获“好人”称号，入围评选“中国好人”候选人和市道德模范评选候选人，先进事迹选送中央人民广播电台播出。

三、存在问题

（一）县综合档案馆项目推进缓慢。虽然做了大量的前期工作，但是资金缺口仍然较大。

（二）档案安全形势严峻。上世纪80年代中后期档案馆已胀库，造成绝大多数档案只能接收到1985年，极少数单位接收到1992年。全县现有未进馆档案5万余册，且不包括近10年来新形成的档案，无法满足入档单位要求。加之，全县档案安全设施整体较落后，加强档案安全管理刻不容缓。

（三）档案建设资金短缺。重点档案抢救与保护力度不够，档案数字化建设跟不上形势，与周边区县差距较大。

四、2014年工作重点

（一）多方努力，力争完成综合档案馆主体工程；

（二）数字化档案馆建设纳入县政府议事日程，划拨资金全面启动；

（三）档案规范化管理再上新台阶;

（四）加大贯彻落实监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部令第30号）力度,营造重视档案、关心档案、规范档案管理的氛围；

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今年以来，全市两级档案部门围绕市委、市政府推进“四个无锡”建设、率先基本实现现代化的总体部署，在省档案局的指导下，以“档案业务提升年”活动为工作主线，着力夯实各项档案基础业务，努力打造“开放程度高、现代意识浓、基础业务强、社会形象佳”的一流档案部门，取得了多方面的突破与提升。现将基本情况总结如下：

一、 提升档案基础业务，推进年度进馆计划

市档案局针对当前档案工作存在的主要问题，以完善和提升档案基础工作为目标，决定在全市档案系统内开展“档案业务提升年”活动，通过下发《实施方案》文件、召开全市档案局馆长会议等形式进行动员部署，得到各市、区档案局的积极响应。半年来，两级档案部门均制定各自的细化落实方案，明确领导职责和内部分工，将活动各项任务分解到各处室每一名人员。市档案馆和部分明、后年将迎来国家一、二级档案馆复评的市、区档案馆，严格对照复评标准，同步推进提升档案管理基础水平、提升档案资源挖掘深度、提升档案学术研究水平、提升档案数字化应用水平和提升档案进馆计划性五条工作主线，通过全面排查、全面梳理、全面整改的扎实举措，严格库房管理制度，完善档案基础台帐，按照解密开放要求开展档案鉴定与划控，推进馆藏档案整理与整改，合理调整和设置全宗编号，加快电子目录全覆盖进度，进一步夯实了档案馆作为档案安全保管基地、电子文件中心的基础。

在全面提升各项档案基础业务的同时，继续抓好年度档案进馆工作。市档案局根据进馆工作安排，制定下发《关于做好市级各档案进馆单位档案资料移交工作的通知》，明确了2013—2015三年新一轮进馆单位名册，对各类档案资料的收集和移交范围作了扩展和修订，并由业务指导部门负责对各家进馆单位进行移交前的动态督导，确保年度进馆任务按时、按质完成。上半年，两级档案部门还以推进落实国家档案局8、9、10号令为主要内容，对全市各级各类单位开展有针对性的业务指导工作，突出社保、教育、公安、法院、建设、宗教等重点部门和涉及民生领域，通过专人驻点、片组交流、现场指导、业务培训等形式，从源头上提高基层单位档案工作的规范性，确保完整收集、及时归档。

__市上半年共接收20家单位__卷、__件档案，其中仅社保业务档案就达10万件，大大改善了馆藏档案的结构比例。崇安区在多个层面上加强档案基础工作，区委、区政府“两办”下发《关于加强新时期档案工作的意见》，对进一步做好全区档案工作提出指导性意见；崇安区档案局将创建国家二级档案馆作为年度首要目标，对照最新测评标准，分解落实各项工作，全面推进全宗规范、案卷修补、电子目录、鉴定划控等各项基础业务。新区档案馆启动改、扩建工程，对库房、办公用房、辅助用房进行装修，重新安装库房防火防盗监控设备，实现24小时监控。

二、拓展档案事业阵地，推动基层评估达标

今年是市档案局拓展事业发展阵地，打造以市档案馆为主体、以机关档案管理中心和民族工商业档案馆为重要拓展平台的“一体两翼”新格局的收官之年。设在市民中心内的市机关档案管理中心依托“集中式管理、集约化服务”的创新工作机制，通过定员分片包干指导和接收的高效工作形式，有条不紊地对70多家机关部门、事业单位的档案进行规范管理，着力提升现代化管理水平，运用“市民中心档案管理系统”，大大提高了文件归档和档案管理等功能模块的运行效率，不仅实现档案归档和利用的正常运行，还可实时接收各部门、单位最新形成的文件，实现了机关档案“即生成、即抓取、即归档”的网上实时操作。上半年，机关档案管理中心共整理或整改文书、业务、会计等各类档案2万多件及部分影像、照片和实物档案，完成纸质档案扫描11万多页，接待查档利用351人次，并根据不同单位的要求，制作了发文汇编、利用实例效果汇编等资料。市民族工商业档案馆完成全部基建和装修工程，面向社会开放。该馆建筑严格按照技术要求和档案库房“九防”标准进行施工，满足档案安全保管和开放利用等各项功能。

目前，该馆负责人及工作团队配备到位，重点投入档案移库排架、档案整理整改、档案全宗编制、检索工具制作及电子目录生成等基础性环节，同时积极引进国内首家十二生肖博物馆和国家非遗传承大师工作室，不仅成为特色鲜明的专业档案馆，而且成为我市文化事业发展的又一亮点，充分体现无锡作为民族工商业发源地的档案资源特色和区域文化魅力。

基层各级档案馆、室和部门、单位档案机构是全市档案事业发展阵地的重要基础。市档案局依据测评规范和复查意见，向省档案局报送本市4家拟报五星级单位的全部材料，并进行了预检。6月13日，制定下发《关于开展__市档案工作年度评估的实施意见》，明确了评估对象和检查形式，对列入名单的单位开展集中培训、前期摸底和现场督导，落实相关材料上报，为下半年度全面开展评估工作做好充分准备。上半年，已完成宗教系统、教育系统、 卫生系统测评规范的专题培训，并与市医管中心共同制定了医疗单位三年达标计划。

各市（县）、区档案局积极参与并配合档案工作年度评估，深入辖区内各级各类单位进行指导，扩大评估工作覆盖面和省星级档案室参创率，从源头上规范基层档案工作。

__市档案局对列入今年档案工作年度评估的125家单位、20家创星级档案室的单位以及全市基层财政所加强业务指导，上半年已有70家完成归档材料分类工作。滨湖区档案局对无锡传感园、国家数字电影产业园、马山旅游休闲岛、长广溪湿地修复二期等4个重点项目档案进行了登记和报送。崇安区档案局制订了街道档案工作目标考核办法，召开了国企档案工作座谈会，有力推进国家档案局10号令的贯彻落实。__区档案局重点加强对拆迁档案的归档指导。区档案局重点加强对上市培育企业的档案指导，还确定高铁商务区为达标单位，锡山开发区等12家机关、学校、企事业单位为年度复查单位，逐个开展上门指导服务。新区档案馆对辖区内重大建设项目发放档案工作联系卡，主动介入，提供服务，提升重点项目档案管理规范化水平，同时以年内100%全覆盖为目标，加快推进社区、村档案工作创星级，巩固提升新农村建档成果。

三、广泛开展社会征集，丰富档案资源内涵

为进一步提升馆藏档案的内涵和价值，全市两级档案部门以“忠实记录历史、凸现地方特色、体现文化属性”为原则，面向社会广泛开展各类档案征集和后续延伸的挖掘保护工作。市档案局认真做好本年度国家和省级重点档案项目、珍贵档案项目、档案文化精品项目申报准备工作，并以此为抓手，突出“历史老照片”这一反映城市变迁踪影和脉络的特色专题，联合市档案学会、市摄影家协会等组织，通过相关媒体征集启示，从5月下旬起面向社会各界人士征集1990年以前拍摄的反映本市重大事件、重要工程、风景名胜、古迹和古建筑、社会活动、民间生活、民俗风情及其它有价值的各类照片，得到了广大市民的积极回应，获得了一批有价值的捐赠或捐赠意向。上半年，共征集到各类档案资料__件，包括原部长__、著名画家__、中国雕塑院院长等领导、艺术家的题词、字画，以及照片、光盘、模型等特殊载体。 上半年，还完成了精品档案照片整理、__年鉴以及《__档案》杂志编辑等编研项目，参与了全市社科普及计划。

__市开展乡镇企业发展历史档案专题征集，由市政府办公室下发通知，已征集到各类档案资料430件。市档案局成功举办“__与南社”文化研讨会，并联合有关单位汇编了《__与南社》、《徐霞客评传》等书，部分书目被列入《华厦文史博览书系》。宜兴市档案局坚持广征博集，突出民政档案、家谱和名人档案三大主题，征集到各类档案资料824件，并建立中国工艺美术大师专题档案。__区档案局依托征集成果，推出“档案在你身边”主题活动、珍贵资料图片展和4本编研材料。两区档案局均对馆内陈列展厅进行改造，重新设计布展方案，广泛收集布展素材，精心打造富有地域特色的精品展厅。区档案局还对区内重大活动、重要会议进行现场拍摄，上半年共拍摄照片 7500多张。

四、完善档案信息技术，打造数字应用平台

市档案局全力推进数字档案馆正式运行前的数据录入和系统调试工作，将各模块基础性数据的提供、核对、上传、挂接、检测等一系列任务分解落实到各个处室，并由信息处统一协调，提供技术支持和保障。到6月底，已完成数据录入全部工作量的85%以上，包括文本、扫描图片、照片、音视频等各种载体，使数字馆的信息容量和质量均获得显著提升，同时还试运行了在线查档功能，为下半年面向公众正式推出做好技术和数据上的准备。上半年，“无锡档案信息网”的结构和内容又有补充和调整，各处室根据内容挂接和更新责任安排，积极采集、上传、更新网站相应栏目的内容，实现网站内容准确有效、常换常新。

依托档案信息化技术优势，继续发挥纸质档案高速扫描、历史报纸扫描及应用、视频档案数字化转换等技术专长，针对机关档案管理、社区档案管理、历史报纸数字化应用、音视频资料存储等一系列专门软件，进一步提高档案数字化扫描、档案全文数据库等项目的推进速度。上半年，市档案局共完成馆藏档案扫描47万页，数字档案馆数据倒入和质检140万页，对外数字化加工__万页，历史档案裱糊10万页，档案仿真制作300幅，档案全文基础数据库容量在省内、国内处于领先水平。档案信息化技术的提升，为面向社会开展专业外包项目提供了有力支撑。全市两级档案部门先后组建多个工作团队，面向市内外档案机构和人力资源与社会保障部门、公安、法院、检察院等系统提供专业化的档案整理、档案整改、档案数字化加工等服务，提高了多个领域涉及民生重要业务档案的收集齐全性和整理规范性。

__市档案馆上半年新增全文数据18万页，累计达1千多万页，全面加强数字档案馆应用平台日常维护和安全防护。宜兴市档案局为抢救馆藏音视频档案，将220盒老式影带送到北京洗印 公司进行数字化，还对数字档案管理系统目录数据及数字全文进行重新备份，将硬盘数据送省档案馆异地备份。区档案馆加强数字档案室软件的推广，加强对全区进馆单位网络版系统运用的培训和指导，不断完善系统各项功能。

五、颁行《条例实施办法》，加大法制宣传力度

在《__市档案管理条例》修订后全面施行的基础上，今年市档案局将制定颁行该《条例》的配套《实施办法》作为全市档案法制工作的重中之重。在市政府法制办等部门的支持下，经积极争取，《条例实施办法》被市政府列入年度立法计划并确定为规范性文件项目。《条例实施办法》起草小组，根据前期专题调研和执法检查的情况，反复充实、修改关于企业资产和产权变动以及事业单位改制中档案归属与流向；教育、医疗、婚姻、房屋征收、家庭承包等公民个人权益档案的归档与利用；公民个人人事档案的日常管理和转移；档案业务中介服务的备案与管理；广播电视与文化宣传以及网站重要档案信息资源的保存、归属与整合应用；档案管理业务评估规范等内容后，才最终定稿。__月26日，《条例实施办法》经市政府常务会议讨论通过，5月9日，代市长汪泉签发政府令，予以公布，并确定从今年__月 15 日起施行。

__月__日“国际档案日”，市档案局联合滨湖区档案局举行广场宣传活动，以《条例实施办法》为重点，向市民展示了20多块法制展板，发放了20__多份宣传资料，并接受了群众的现场咨询，有效扩大了档案法制宣传的普及面，提升了全社会对档案法律法规的知晓程度和理解程度，为下一步贯彻落实和开展专项执法打下了良好的基础。__月13日，市政府办公室、市政府法制办、市档案局联合举行《条例实施办法》新闻会，人民网、新华日报及本市主要媒体现场进行采访，并于当晚和次日作了多方位的深入报道。《条例实施办法》的颁布施行，是我市推进档案法制建设的又一重要举措，对各种违法违规行为及相应处罚条款进行了细化，提高了针对性和可操作性，有利于更加全面地贯彻落实档案法律法规，增强依法治档的能力和水平，标志着无锡档案法制建设迈上了一个新的层次，我市也由此成为省内首个制定出台地方性档案管理条例配套《实施办法》的城市。

六、优化档案服务水平，深化档案宣传效果

在档案开放和查档利用服务方面，全市两级综合档案馆充分利用查档大厅、政府信息公开场所窗口，丰富档案服务的内容和手段，通过档案信息网站开放部分历史档案和当前社会关注的现行政策性文件，并在查档服务现场配备具有电子阅档和自动检索功能的电脑，针对不同需求人员提供人性化服务。上半年，市档案馆共接待各类单位和个人查档利用942人次，调卷1977卷，复印有效材料__页，查档成功率为__%，在帮助工资待遇、确认身份、办理社保、申请房贷（车贷）、转迁户口等方面为起到了重要的凭证作用。宜兴市档案馆上半年查档接待继续保持较高水平，达__人次，调卷__卷，复印7912张，为9343人解决了各类问题。南长区档案馆为下岗、残疾、低保等弱势群体开通查档“绿色通道”，创建回访机制，了解利用成效，上半年在接待查档达715人次历史新高的同时，实现零投诉。

在服务档案专业人员方面，组织好一年一度的档案从业人员上岗资格培训和初、中、高级档案专业职称的申报。市档案局、市档案学会于4月份，为全市近310名新任专兼职档案员进行上岗培训，在课程安排上适应并凸显了当前档案工作面临的新形势、新要求，增强针对性和操作性，受到广大学员欢迎。江阴、宜兴两市档案局也分别完成本年度的上岗培训任务，参训人员共计302人。截至6月底，市档案局和__两市档案局，基本完成档案专业人员职称申报的网上审核和纸质材料报送工作。

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一、增强档案工作整体创新意识

（一）档案工作管理思路的创新

同志指出“迎接未来科学技术的挑战，最重要的是要坚持创新，勇于创新。创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。”创新行为，首先要有创新意识，有强烈的创新欲望，也只有如此才能有创新动力。科技要创新，体制要创新，档案工作也要创新。长期单调而枯燥的工作方式、传统而落后的工作方法，使得许多档案工作者缺少创新意识和创新欲望，他们墨守陈规，按传统办事，视传统和经验为“至宝”，视专家和权威为“上帝”，日常档案工作也只是满足于每年立卷归档多少案卷，提供利用服务多少卷/人/次，而对于市场需要哪方面的档案材料，最前沿学科发展情况如何，档案工作是否适应当前形势和社会发展需要等等，却一无所知或知之甚少，更谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会。而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此要改变档案工作既无动力，又无目标的状况，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。档案工作只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得市场、赢得利用者的满意，才能让档案工作在社会上“热”起来。

（二）档案工作管理模式的创新

我国档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但也有一些传统做法已不再适应当前社会发展的需要，必须进行创新。其中包括档案工作六个环节和一些具体的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。就是在平时的抄抄写写、装装订订的工作中，档案工作者也要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题搞一些小发明、小创造、小革新，这样也能起到事半功倍之效。目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少。其实，我们只要肯观察，就不难发现在我们日常档案管理工作中，还有许多工作可以利用现代化技术来提高我们的工作效率，如采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。类似这种借助计算机来完成本来较繁琐的手工操作的方法应该是很多的，因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，都可以应用计算机进行现代化管理，帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平。

（三）档案工作管理机制的创新

长期以来，档案管理工作以经验管理居多，工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件，这在某种程度上制约了人才的流动，容易产生不思进取的思想，更谈不上去创新。应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，从源头上解决创新的根本问题。积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，档案部门也无“皇粮”可吃，也会有下岗、失业，再也不能靠“铁板碗”混日子了，每个人都有随时被淘汰的危机感，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。同时，要建立一些相应的创新激励机制，如鼓励创新的用人制度、分配制度、奖励制度，将个人创新的内容作为考核的重要指标，进行考核，并与劳动报酬、晋职严格挂钩，努力营造一种鼓励创新的气氛和环境，促进档案工作良性循环。相反如果没有制度的激励和约束，没有精神和物质条件作保证，档案工作者创新的热情就会被扼杀，也就不会自觉、主动地去创新。

二、档案工作应在创新特色上下功夫

（一）体现档案工作服务特色

日常的档案服务只局限在做好为本单位查阅利用本单位产生的档案方面，而对本单位档案如何主动为外单位、为社会服务，怎样利用外单位档案为本单位服务做得就很不够，考虑得也很少。档案部门要一改坐在家里等人上门查档的现状，变被动等待服务为积极主动上门服务，利用现代计算机技术提供远程服务。利用网上信息量大、传递速度快的优势，与其它档案机构联网，共享档案信息资源，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。档案部门还应拓展服务方式和服务领域，充分开发所看管的档案财宝，通过加工、处理，使其变成社会需要的优质“产品”。也可以根据老百姓休闲日增多，追求精神享受的特点，建立一些“档吧”，使老百姓在优雅的环境中，一边从档案中吸取知识、了解历史，一边从中感受档案工作带给他们的便利，拉近档案与百姓的距离。还可以利用档案资料作为出版的资源，出版一些人物传记、历史知识读物、文学书籍等，多方开辟档案服务的渠道。

（二）体现档案工作管理特色

档案工作管理手段的更新是实现档案事业创新发展的重要因素之一。档案工作的技术手段和条件是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的硬件基础。因此，在档案工作管理的手段上，要努力实现档案装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，来提高档案工作技术含量和水平，使档案管理手段由“旧”变“新”。在档案工作管理的形式上，为避免各档案馆大而全，小而全，可以把价值小、保管期限短的档案放到基层，实行分级保管，总馆只需在网上保留基层档案信息。这样既方便基层部门利用档案的需要，又可避免档案馆因馆藏数量庞大，造成库房紧张，同时还可保证档案馆人员有时间开发馆藏信息资源、更好地做好服务工作。

（三）体现档案工作的宣传特色

宣传工作是各项工作的先导。宣传工作做得如何直接关系到人们参与的积极性和重视程度，直接影响到下一步工作能否收到预期的效果。长期以来，档案工作的宣传往往着重于相关法规条例的宣传解释上，多强调重要意义、工作要求，这些说教式的宣传，既不直观形象，也缺少“艺术”性，很难引起人们的重视，也达不到预期的宣传效果。如果能通过上网、制作成VCD等，把馆藏开放的档案以动态的图表形式展现给社会，介绍、宣传档案工作，其效果会更形象、更直观，更易于接受。因此我们在进行档案的宣传工作时，要善于捕捉本单位档案工作的新亮点、新特点，使档案的宣传由“死”变“活”，具有个性化。

三、发挥专职档案人员的创新主体作用

（一）专职档案人员应当重视观念更新

专职档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。因此，专职档案人员有必要进行相应的调整和重新定位，要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，从根本上转变观念，摒弃“皇帝女儿不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的旧观念，主动找婆家、找市场，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。档案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是档案工作者的优良传统。然而在当今社会，档案工作者一方面要耐得住清苦，继续踏踏实实工作；另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。

（二）专职档案人员应当练就过硬的业务技能

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式，给专职档案人员提出了更高的要求。为此，专职档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。

（三）专职档案人员应当拓宽视野、丰富知识

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[关键词]公司 文书 档案 管理

中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）01-0278-01

文书档案管理是一项机密性、原则性很强的工作，既要严格执行有关档案方面的法律、法规，又要遵循文书档案自身的工作特点和规律性。公司文书档案管理工作的任务就是把各种工作资料按照档案管理的要求组成一个体系，通过分类使之固定下来，为使用者提供方便。公司文书档案是否完整和系统是衡量一个公司管理工作水平的重要标志，它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要。

一、目前公司文书档案管理存在的问题与对策

（一）档案分类方面

档案分类的目的在于把同类的档案集中在一起，便于保管和利用。档案分类既要防止“有档不归”而丧失必要的历史记录和历史凭证，又要防止“有文必档”而造成所藏档案不必要的重复和鱼龙混杂。

1.档案分类脱离实际凭空分类，人为地使档案分类与档案实际相分离。为不脱离实际，二级类目最简单的方法就是按机构职能（结合问题）进行分类，如一个集团企业（包括党群组织）有行政管理职能又有业务管理职能，在管理过程中形成的文件材料实际上都属于文书档案，那么它的分类应该为：1.文书档案；1.1党群行政，1.2业务。这里1.1党群行政是按机构分类。1.2业务是结合问题分类，从分类的标准上虽然缺乏统一性（一个是机构、一个是问题），但按照档案分类的习惯（机构结合问题分类）是可行的，把相关问题的档案集中在一起，便于保管和利用。

2.档案分类与档案实体整理、编目、排列不一致。在日常档案的整理和编目中，往往存在着档案分类与档案实际的整理、编目、排列不相一致的现象，究其原因主要是档案分类不是实质性的分类，而是形式上的分类。要解决这个问题，档案分类必须是“实类”而不应是“虚类”，同时在编目中还应强调和体现类的存在，否则就会失去分类的意义。如上所述的1 文书档案；1.1 党群行政，1.2 业务，在整理、编目和排列时就必须分开，党群行政归党群行政，业务归业务，不要分类是分开了，而实际编目和排列又不分开。既然有了类目，就必须按具体的类目去整理、编目和排列，因为分类的目的就是为了把他们区分开来，便于保管和利用，否则就没有必要把他们区分开来。

3.“有文必档”而造成所藏档案不必要的重复和混杂。档案分类宜粗不宜细，过度细分档案，反而容易造成类目条款对本企业业务涵盖不全、不准，为档案的整理带来人为的麻烦，不利档案的收、管、用。在具体操作时要注意：

（1）按机构设类与按问题设类时层次要少，标准要统一。

（2）在体例结构方面根据立档单位的职能设置问题类目。取消机构类目，在同一问题类目中，按机构顺序列举归档范围，如业务类下不分科室，按科室职能顺序排列归档范围条款即可。

（3）一级类目的设置同样宜粗不宜细。如一般档案的分类大纲（一级类目）可确定为：文书档案、科技档案、会计档案、特种载体档案、人事档案（可按照本企业的特定职能进行增减）。如有必要细分，可在各自的一级类目下再设若干个二级类目。便于相对集中存放和查找。尤其是今后实施电子化的文书档案管理时，要查找所需的档案信息，只要有确切的检索标识（而且还可以用模糊检索），在瞬间就可以显现出来，因此档案分类方法将是一种粗线条的大纲式的模式。

（二）文书档案人员自身理论水平和业务能力

目前文书档案人员大多是非专业的，培训机会很少，因此在档案材料收集、档案分类、材料整理上常会出现使用、查询时的障碍问题。因此，提高文书档案人员自身素质是非常重要的，而且随着档案利用群体及服务需求的与日俱增，必定要实施信息化、电子化的管理模式，这就需要不断更新档案管理方法与技术，因此对文书档案人员的理论水平和业务能力等方面提出了更高要求。

对于秘密文件归档时，虽然内容不能流转，但我们可将其文件目录输入微机，这样既避免了电子文件归档的不齐全，又保证了上网文件的安全。文书档案可以为公司改制方案的实施提供可靠的依据。实施公司现代化制度的改革，必须充分发挥好文书档案信息的重要作用，特别是公司改制后，其产权性质发生了根本性的变化，人事制度也会发生相应的改变，这就需要依照法律和行政法规等等，进行有步骤地清产核资，清理债权债务、评估有形资产和无形资产，而这些内容必须有大量的档案信息作为依据， 才能有效地进行企业的改造兼并资产重组。实现文书档案的电子化、网络化管理，有利于减轻工作人员劳动强度，缩短劳动时间，提高文书档案管理的工作效率。将现代办公技术与文书档案管理相结合，是实现文书档案规范化管理的重要途径和发展方向。

二、加强公司文书档案管理工作的建议

（一）公司对文书档案的管理应该予以高度重视，促进企业文书档案管理标准化、规范化在提高档案管理水平的进程中，一方面，企业领导要对此项工作给予高度重视，加大资金投入，同时，企业档案部门要加大对专业档案业务知识的培训，全方位提高文书档案管理人员的综合素质；另一方面，要加强企业内部各部门间的管理与沟通，充分利用计算机和网络技术，改进服务方式和手段，真正实现档案管理的飞跃。公司领导要将档案管理作为日常性工作来抓，对各分公司的文书档案从不同层面开展检查、评比，检查中出现问题的及时纠正，有突出成绩的予以表彰，充分发挥文书档案管理人员的工作积极性和创造性，使其档案管理的亮点及特色得到充分发挥。

（二）切实有效地提高文书档案管理人员的素质公司有计划地安排文书档案管理人员到兄弟公司交流学习，对通过自学或考学等方式提高学历的人员应给予支持和奖励，使高素质文书档案管理人才培养形成良性循环。

（三）加强电子文件管理和保护

文书档案部门应分门别类整理组盘。对于内部文件，应以年度、组织机构、保管期限进行组盘：第一，按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二，将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找；对于外来纸质文件，应通过文秘部门处理，扫描成影像文件进入本单位局域网络，其传递、批办、督办均在网上操作。文件则应严格按保密原则办理。

（四）改善存放档案的档案室的条件

在总公司档案室保存的档案大多都是非常重要的文书和卷宗，如果档案储存室条件过于简陋，那么就会造成档案不必要的毁坏。从档案技术保护上来说，影响档案寿命的因素主要包括两方面，一是档案制成材料不佳，另一方面是档案保管的环境不佳。档案的制成材料是档案员事先无法控制的，只能从改善档案保护条件方面尽量延长档案保管期限。比如，有些公司档案室过于阴冷和潮湿，而有些公司档案室未做好防虫保护工作。这些都是我们应该引起注意的问题。因此，我们要本着从科学管理出发，从领导重视入手，依靠资金保证来解决这些问题。

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大家好！

全国海关档案培训班今天就要结束了。在这短短的两周时间内，我们学习了档案专业知识、业务实践操作知识以及综合知识等多方面的内容。通过系统的专业知识培训，开阔了大家的视野，增长了知识，也让大家接受了一些新理念，新思维，提高了工作的方法和技巧，促使了对工作应用性的提高，拓展了思路和眼界，从而进一步提高了档案工作的规范化、科学化管理水平。在学习中，大家纪律良好、积极思考，形成了浓厚的学习氛围，也达到了预期的效果。我想这一次培训对大家应该有很好的帮助，让大家都尽快的认识、了解了我们工作的职责，从而为做好本职工作打下了坚实的基础。

这一次的培训我们邀请了国家档案局，上海海关学院领导专家进行授课，领导们通过认真商讨讲课内容，提出了明确要求，使授课内容有的放矢，基本做到能听得懂、学得进、用得上。在此我代表海关档案处对各位领导表示衷心的感谢！同时作为主办方的代表我也感谢在座的各位能在百忙之中抽出时间来到上海海关学院参加我们的培训。

档案工作是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。随着计算机和网络技术的发展，档案工作从比较封闭的状况发展为高度的开放性，档案工作与社会的联系更加广泛，同时也面临着新的挑战，改革开放要求档案工作要有新起点，在新形势下，档案管理工作必须迎难而上。

这一次的培训我们具有针对性、实用性、灵活性、多样性和技能性，以多层次、多方面、多形式的培训，全面提高大家的素质和能力，增强档案管理意识、法制、服务意识，为经济的发展保驾护航，实现档案法制化、规范化管理。这些实质上的目的就在于你们的工作能力和职业能力，从而促使你们的工作运作有章可循。希望大家通过这次培训，在领导专家的带领下通过学习与交流，能够转变观念，增强能力，真正做到认识到位，组织到位，措施到位，全面加强档案事业的宏观管理，掌握更多的理论知识以及本职岗位的业务技能，为今后能进一步提升水平奠定良好的基础

这次培训班时间虽短，相信大家收获是比较大的，大家应该把这次培训作为新的起跑线，进一步抓实抓好学习，着力提高自身的政治素质和业务水平，做到思想上高度重视，增强全员参与档案工作的主观能动意识；

一、主动学习，提高素质

“一语不能践，万卷徒空虚”。学习的目的全在于运用，要做到学以致用，关键就是要把学与思、知与行结合起来，做到学用相长、融会贯通，希望大家能通过此次培训提高自身的综合素质以适应新形势下档案工作发展的需要，认真贯彻实施档案工作法律法规，积极主动学习政治理论，切实增强依法治档观念，把握观点、提高业务技能、不断进步，不断的完善自己的本职工作，促使档案工作能进一步推进。再次，要学他人。海纳百川、有容乃大，在座的每一位都要敞开心胸，向他人学习、借鉴，善于和敢于向与观点不一致的人学习，取长补短，为我所用，营造一个有利于自身进步的良好环境，与时俱进，把握正确的方向与动态，有创新的精神与意识，不断的提高自己、不断进行自我加压和充电，在综合素养上下功夫，增强信息意识，从而不断增加知识储备。

二、提高认识，树立目标

这次培训指导性、实用性、操作性都很强，增强了大家对工作的掌握，提高了对工作的信心以及凝聚力。这不仅要求大家要思想政治端正，还要求大家要提高认识，不断学习，树立目标，坚持理论与实践的良性互动，用理论指导实践，用它与实际工作有机地结合起来，在实践中去理解、去运用、去升华，增强工作的前瞻性，提高学习的实效性，把学到的专业知识融会到工作实践中去，从而能起到一定的推动作用。希望大家通过培训，在自身更新优化的同时，树立学习的思想与目标，只有不断学习，不断充实自己的知识，不断更新自己的观念，不断否定自己，才能不断进步，才能全面提高自身的素质。

三、加强建设，树立形象

“勿以恶小而为之，勿以善小而不为”希望大家在以后的工作中，认清岗位职责，提高对档案工作的认知性、紧迫性和时代性，能最大范围地为档案工作站好岗、执好责，不断提升档案工作质量，增强价值意识。从小事抓起，从小事要求起，做到防微杜渐，保持良好的生活作风和生活习惯，摆正位置，严格遵守规章制度，勤恳塌实、兢兢业业，团结协作，完成领导布置下达的一切工作任务，再次是要保持艰苦奋斗、勤俭朴素的优良传统，做到清正廉洁，真抓实干、明确责任，在维护利益的同时也实现自己的价值，以高标准要求自己，树立起自己的良好形象，认真努力工作，高度重视，层层抓落实，防止工作流于形式，对档案管理保证专人、专库、专款专用，为开展工作奠定坚实的思想基础。

四、提升服务，促进发展

档案管理工作是一项服务性很强的工作，服务是目的，服务是前提，没有良好的服务，就失去了档案工作的价值和作用，因此，我们要坚持工作就是服务的观念，实现档案职能，增强服务意识，让档案工作服务于运输生产，服务于领导，服务于机关，服务于基层。在实际工作中正确认识职业，树立爱岗敬业精神，做到爱岗敬业、诚实守信、忠于职守，促使档案工作的规范有序，从而能达到为大家提供方便快捷的服务，促进发展。

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一、身份证和人事档案年龄不一致的种种现象

1.为了符合招工年龄，改大、改小的都有。这种现象时期比较明显，反映出时期档案意识淡薄，招工程序不严谨，留下了很多后遗症。

2.参军改大、改小的。部分为了参军改大或改小年龄，以便能顺利参军。

3.结婚改大的，离婚为了再婚改小的。为了符合晚婚晚育政策改大和为了再婚改小的，这部分人较少，一般还有隐私心理，不愿宣扬。

4.为了高考复读改小的，调动工作改小的等等。这部分人比较复杂，考虑深远，有的为了后来的事业晋升发展而改小了年龄。

5.还有少数人因为家庭成员填写错误，或是真的阴历和阳历混淆。

二、身份证和人事档案出生年月不一致成因

（一）体制管理与社会管理脱节。我国公民身份证上世纪80年代才开始启用，初始的身份证出生年月都是自己报填的，虽然大部分人比较慎重对待第一个身份证，但不排除少数人因为种种原因造成出生年月不客观，留下身份证年龄和档案年龄不一致的历史问题，反映出体制管理与社会管理脱节。

（二）政策研究的缺乏一致性和连贯性。目前，各省市组织、人事部门关于办理退休手续认定出生日期问题的文件，依据是中央组织部2006年10月下发的【2006】41号文件精神，强调以档案里最早记载的为依据，没有强调最早的记载有弄虚作假如何处理。就给少数人断章取义留下可乘之机，给投机者留下操作空间。

（三）部分人社会诚信度不高。由于就业一直关系到一个人生存发展的大事，无论是招工也好，参军也好，包括应聘，调动，一些人隐瞒年龄，虚填虚报，包括假身份证，都是一个原因，缺乏诚信。缺乏用正常的手段谋取正常机会理念和习惯，有投机心理必有投机环境。

（四）规章制度与管理权限缺乏统一。档案管理有一系列制度，甚至档案法过多的强调管理者，档案管理局限于“理”，没有规范被管理者和权力者的“权”，使档案事业各种关系不够顺畅，对用人过程把关不严造成的遗留问题无法过问，使档案容易缺乏连贯性和完整性，档案里出生年月前后不连贯、不一致不能早处理。

（五）基层实践人员的岗位与权限不匹配。目前，事业单位对于人事档案只限于“用”，没有充分发挥其他作用，工作人员没有权限，也受不到重视，档案事业留不住人，就是优秀的人才也发挥不了作用，矛盾就容易后延。还有的单位合并、轮岗频繁，不乏泄密，出生年月不一致的问题到有关人员退休时，就成了麻烦或矛盾。

三、身份证和人事档案出生年月不一致处理办法

（一）严格户籍制度。身份证终身制，避免一人多证，户口迁移，个人出生年月不能更改。户籍管理部门要选用严谨、认真、负责的工作人员，本着尊重历史，尊重客观事实的原则，杜绝任何关系多证和多个出生时间的现象。

（二）规范人事档案管理，保持延续性。要做到档转人变，档案内容不变，信息不变。需要各单位选用责任感强的管理人员，要给其一定的管理岗位职能的发言权和监督权，利于其大胆执行制度，规范管理；给其一定的职业生涯发展空间，稳定安心，使工作的连贯性得到很好的保证，纵向传递有交接，横向交流有制度，衔接好，自然问题就少。

（三）加强宣传和道德教育。要广泛宣传户籍制度和人事档案管理制度，让制度深入人心，人人自觉遵守。同时也要宣传提高实事求是、尊重客观、尊重历史的意识，提倡诚信的道德观。这不仅是出生年月问题的需要，整个社会工作、生活各方面都需要提倡。

（四）规范奖惩制度。投机有理，诚信无功，是社会奖惩不力的一种体现。制度和规章对不诚信的投机行为要有明确的处理意见。

（五）制度或规定要从基层来，到基层去。一项制度或规定的制定要广泛收集最底层的各种信息和建议，才能在执行过程中做到有章可循，发现问题，逐步完善，从基层来，到基层去。

身份证和档案出生年月“打架”问题，不是一出现就能马上解决的，有可能会延续几十年，碰到新问题时再发生连锁反应，在规章制定上要分不同情况不同处理。有的人档案最早记录确实是家人或其他人代填的过失错误，有的是本人或家人刻意填写的错误，一概而论欠妥，既要尊重事实，也要考虑长远，不能统一以“最早”定论。对于为了招工、参军、顶职等比较重要的时期，明显目的性改年龄，就算找得到户籍档案或人事档案最早记载的出生日期也不应作为依据，因为有的就是招工表和入伍登记表为最早，由于时期档案破坏比较严重，很难找到最早的佐证材料。对于确因过失或旁人代填错了的出生年月，可以按档案或户籍档案里最早记载为依据。

（作者单位：湖北第二师范学院人事处）

文/李翠萍

身份证和人事档案为出生年月“打架”问题分析

纵观全国的档案事业，中石化档案工作处在最活跃、最生动、最有亮点的前沿。近几年，由于中石化企业改革的不断深化，档案工作受到各级领导的关注，档案管理专业人员与其它专业技术管理人员享受同等待遇，档案干部地位有了大幅度提高。随着企业经济实力的增强，企业档案专业人员待遇虽有了显著提高，但与企业的发展相比，还有待进一步完善。笔者仅从档案专业人员职称现状及影响档案人员心理等因素的角度，结合实际谈谈看法。

一、档案系列职称现状分析及影响档案专业人员心理和行为因素

据笔者了解，中石化关于“专业技术职务任职资格评审（条件）”中均没有“档案系列高级任职资格”这一项。

（一）企业档案专业评审体制缺憾，阻碍了档案人员享受同等待遇的份额。档案专业人员职称是企业档案人员待遇中最能体现个人价值的重要因素之一。企业明文规定：“档案专业人员享受与相关专业技术人员同等待遇”。但随着企业的发展，档案专业人员参与高级专业技术职称评审的关系发生了新的变化。笔者认为：一是各种规定没有形成自上而下的管理模式，企业人事部门文件没有涉及档案系列高级专业技术职务任职资格评审条件，隶属单位人事部门无依据可操作。二是隶属企业与驻地所属地方政府没有建立正式的合作评审渠道，企业档案专业人员怎样参评？企业档案专业人员心里是未知数。

（二）企业档案职业技能受到限制，造成了档案人员参与评审形象的弱化。首先，社会和企业对档案职业技能的认识有误区，认为档案职业缺乏技能或档案岗位技能要求低。笔者认为：档案工作基本方法的容易掌握是档案职业技能程序性的体现，但程序性工作的高效和优质却与技能水平直接相关。社会分工和岗位需求导致不同职业技能具有不同特色。其次，档案职业技能同样具有程序性强的特点。例如：档案鉴定是一项难度较高的技术性工作。档案岗位的低技能要求将会影响鉴定的质量，并直接影响业务记录的保管和利用效果。因此，档案专业人员高级职称评审与企业其他行业竞争的差距显而易见，这是造成档案人员与整个企业其他专业人员进行参评时，横向对比弱于其他专业形象的原因。

（三）企业档案专业激励机制不完善，影响了档案人员的心理与行为因素。首先，保障档案专业人员诸多个人待遇增值的体系趋于滞后。如：从事档案工作时间长、专业工作经验突出的档案人员，不能在最佳时机给予提升、晋级、奖励，总是有所顾及地论资排辈。其次，档案工作通过企业的其它生产经营活动间接地为企业经营目标或利润产生作用。这往往导致相关领导对档案工作存在着偏见，实际工作中，各级领导重点关心较少，得到相关领导的支持不具体，造成档案人员干劲不足，成为影响档案工作欠活力的因素。争取档案专业人员待遇是一项政策性很强的工作，因此，极待强化大环境下完善保障体系。否则，部分档案人员就会重新定位，而实际上这是高级档案人才的一种流失。

二、完善档案系列职称待遇的前景设想

企业价值链其中的一个重要环节，就是促进企业档案工作的快速、持续、健康、蓬勃发展。企业凭什么赢得利润？只有服务。服务是企业实力的综合体现，完善企业档案系列职称待遇是企业差异化竞争的一环。

（一）给予合理待遇，激发档案专业人员的工作热情。一个良好的企业，若要充分发挥档案人员的绩效水平，管理者给予企业档案人员相应的职称待遇是职责，是稳定档案人员的基础。成功的企业给予专业人员的职称待遇，在其所在的专业中往往属于最高水平，这并非由于管理上的成功而使他们有权限对待专业人员待遇刻意体现，而是因为他们认识到提供最高的职称待遇是慰藉专业人员的一种有效的方法。

（二）建立晋升机制，使档案专业人员看到希望。企业职改部门为职称晋升创造更多有利条件，细分晋升等级。逐步建立、健全档案专业人员考核制度，对档案人员各方面工作保持动态调整，进行综合量化考核，为今后职称评审工作的标准化、信息化打下良好的基础。对于自觉参加多种方式学习、管理手段先进、成绩突出的档案人员适时进行奖励。满足企业发展及个人职业追求的双重需要，档案人员不必等着有各种指标的空缺就可以提升待遇。

（三）为档案专业人员营造宽松的工作环境。突显档案专业人员在企业的工作业绩，营造宽松的工作环境，调节管理心情，加强人才创新能力的培养是非常必要的。首先，领导要以全新的标准鉴赏识别人才，用全新的技术培养人才，用全新的方法使用人才。企业要创造健康成长的工作环境，鼓励他们在全面提高素质的同时，学有所专、用有所长。其次，加大档案管理的投入，在物质上、精神上都给予体现。

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今年是深入贯彻落实党的十七大精神开好头、起好步的第一年。以党的十七大精神为指导，统筹规划，抓好布局，对于今年乃至今后五年的基层政权和社区建设工作的提升发展至关重要。根据局党组关于连续完善、创新提高、争创品牌的要求，市局决定，在全市开展创建基层政权和社区建设工作品牌县（区）活动，现提出以下实施意见：

一、创建内容

基层政权建设主要包括村委会建设、社区建设和村务公开民主管理三大主要工作，每项主要工作中又包括具体的分项工作。创建活动既可以围绕三大主要工作进行创建，也可以在分项工作上进行创建。创建项目可围绕以下内容进行选择：（一）村委会建设方面：村委会换届选举工作，村委会干部队伍建设，村委会干部培训表彰，村委会民主作风建设，村委会干部考核评议，落实村委会干部履行承诺践诺工作，村委会办公场所建设，村委会工作制度建设，村委会配套组织建设，村委会建设创新等；（二）城市社区建设方面：社区覆盖设置工作，社区换届选举工作，社区党建工作，社区工作者队伍建设，社区经费落实，社区办公和服务场所建设，社区干部和工作者工资待遇保障，社区图书援建，社区文体开展活动，社区志愿者活动，社区制度建设，社区管理，社区服务，社区廉政文化建设，社区档案管理，社区星级达标活动，社区干部培训，社区建设创新等；（三）农村社区建设方面:试点实验工作，面上推进发展工作，社区有效治理机制建设，社区为民服务建设，社区办公场所建设，社区居民活动场所建设，社区居民文体活动，社区制度建设，社区和谐社会建设，社区经济建设，社区治安建设，社区环境卫生建设，社区干部队伍建设，社区居民自治建设，社区建设创新等；（四）村务公开民主管理方面：村务公开目录编制，村务公开阵地建设，村务公开方式形式建设，村务公开监督落实，村务公开监督小组建设，村民代表队伍建设，民主理财小组建设，村务公开长效机制建设，村务公开工作考核，村务公开制度建设，村务公开实效机制建设，村民代表会议制度建设，乡村有效治理机制建设，村务管理规范化建设，村级财务、合同、印章、现金有效监管工作，村务公开民主管理工作创新等。（五）其他方面：工作调研，宣传报道，队伍建设，课题研究，档案管理，统计汇总等。

二、创建原则

品牌创建工作要与正常的政权业务工作相结合，在认真完成各项政权工作任务的前提下开展创建工作。一方面，要严格按照业务工作的有关法律法规和政策进行，确保创建工作的合法性，在落实法律法规和政策的要求及目标上下功夫，力求有突破，有提高；另一方面，要在依法无据的情况下，按照于法周延的原则，在工作中大胆进行创新，力求有特色，有高度。同时，提倡创建工作以主项工作创建为主，以整体工作创建为主，以本地原有的亮点工作为基础。努力实现一县（区）一品牌或多品牌，一县（区）一亮点或多亮点。在创建工作中，要把点上的好经验、好做法及时地在面上推广普及，力求整体水平的提高。各县（区）创建的项目数量不限，但不得少于一个主体项目和两个分项目。

三、创建目标

创建的工作品牌，原则上必须是创新的工作，一流的工作，亮点的工作，经验性的工作，对外积极影响较大的工作。争创品牌要立足于全市，面向全省和全国。在横向上，要走在各县区的前面；在纵向上，原则上不落后于省内其它地区，乃至在全省和全国排在先进行列。

四、命名表彰和结果使用

每年度由市局对各县（区）的创建活动进行考核评估和命名表彰，分别授予年度业务工作品牌县（区）和单项业务工作先进单位称号，并实行动态管理，每年度进行一次考核命名。把创建活动纳入市委、市政府每年度对各县区的科学发展观考核体系进行考核，量化打分。同时，对获得业务工作品牌和单项业务工作先进单位荣誉称号的县（区），在有关政策和资金等方面给予倾斜。

五、组织领导

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第一，整理老照片之前要进行调查论证。面对凌乱且破损程度不同、尺寸各异、未经过系统整理的老照片、老底片，如果不了解其中的情况，简直就无从下手。所以，要做好老照片档案的整理工作，首先要对老照片、老底片的基本内容、质量、破损程度等进行摸底调查，才能制定出好的整理方案。从整理老照片档案的初始阶段，就要确立有利于老照片利用和保管的整理原则。

第二，要学习领悟好方法。通过学习好方法、好经验，可以使我们少走弯路，避免错误的做法。例如，可以到照片档案收集、整理和保管经验都很丰富的部门观摩学习，深入研究声像档案管理办法，并重点学习老照片档案的整理方法，从而明确本单位老照片档案整理工作的方向。

第三，要根据实际情况，确定工作方案。经过调查论证和学习，结合本单位工作实际，确定老照片整理工作方案。首先，要保证工作人员到位，可以请了解、熟悉情况的老同志一起进行老照片的整理工作，请老同志回忆历史，为老照片做文字上的注解。其次，提前订购老照片整理过程中所需要的必备用品，提早进行准备，对所需用品精心准备，严把质量关，为老照片的整理工作打下良好基础，不能因为准备工作不足而影响整个老照片的分类整理工作。

第四，要详细鉴定与注解文字。老照片整理工作中一个非常重要的阶段，就是老照片的详细鉴定与注解文字说明。对照片、底片逐一鉴定，并根据其重要程度、画面的清晰度、照片的损毁度决定取舍，对照登记的文字及当事人、知情人的回忆写出详尽的文字说明。老照片很珍贵，但如果考证不清其人物、事件等信息要素，缺乏必要的文字说明，老照片也无从发挥其应有的历史见证作用。因此文字说明是照片档案不可缺少的一部分。如果没有文字说明，许多照片所涉及的出处、事件、人物等因素就无法分辨，更无法判断其价值，也无法规范建档。说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等“六要素”。文字要简洁，语言要通顺，表述要清楚，“六要素”缺一不可，否则照片价值也会大打折扣。另外，充分利用现有馆藏的文书档案，也可以为老照片的文字注解起到帮助作用。

照片的文字注解要注意以下几方面:首先，注释的内容要繁简恰当。一组照片的第一张总说明要详细注释，尽量揭示照片所包含的全部内容。其他照片的注释则要求简明扼要，因为主要内容已在总说明中揭示，只要把一组中单张照片的主要内容交待清楚即可。因此，在照片档案注释中要繁简合理、恰如其分。其次，注释的内容要齐全完整，不能随意省略。照片档案的文字说明是由时间、地点、人物、事由、背景、摄影者六要素构成。历史照片档案因时间久远，一些要素残缺不全，全部考证有一定困难，这类照片数量不多，但很珍贵，在鉴定整理时要慎重对待，要素不齐全的要抓紧时间补齐，力求完整。但也不能因为要素不齐全而随意剔除、销毁。只有综合地运用档案注释的六要素，才能客观地揭示照片影像的全部信息。最后，注释时要避免以误传误。照片注释中涉及到的地点、时间、人物等要素必须核实准确。特别是人物的姓名、身份更要准确无误，切忌主观臆断，随意编造。不可靠的注解会给后人研究历史造成假象，导致错误的判断。

第五，进行老照片的分类归档。可根据本馆照片档案的现有分类方法和国家颁布的有关法规，把这些老照片进行先分类后立卷的归档整理工作。在每个类别下，根据老照片档案的具体内容进行立卷排列。例如在外事类照片中，可以组成国际学术会议卷、外国党政官员来访卷、外籍专家讲学卷等，按顺序排列后，归于外事类照片下面排好序，可排成ASX12—6—30、ASX12—6—31和ASX12—6—32等案卷号，其中的ASX12代表照片档案，6代表外事类，30、31、32等代表这些案卷在外事类照片中的案卷号。

第六，老照片档案的数字化。随着计算机网络通信等高新技术的飞速发展，数字技术给传统的文献开发带来了巨大的变革，数码影像技术为这些珍贵的历史照片更好地保管和提供利用开辟了新途径。为此，购进专业的扫描仪和数码相机，将老照片进行扫描、翻拍，可提高老照片的品质，增强老照片的现代化管理水平，保障照片数据库的质量，从而拓展服务范围，满足社会和不同利用者的需求。老照片档案的数字化、规范化管理可以减少老照片档案的调用频率，延长照片资料的寿命。同时，运用数字化管理技术，也大大加快了照片档案的检索速度，简化利用照片档案的程序。对于老照片档案的数字化，可使用扫描仪对老照片档案进行数字化转换，应用计算机图像技术对数字图像进行处理并用各种数字图像的输出手段进行复制。扫描过程是照片档案数字信息转换不可缺少的一个重要环节，扫描仪的分辨率是照片档案数字化转换质量的主要指标，扫描仪分辨率的确定应综合考虑图像质量、存贮空间、扫描时间、还原输出等因素来选取分辨率。而色彩位数和灰级度数值大小与扫描质量成正比，它是数字图像反映颜色精度的重要指标。因为老照片主要是黑白照片，一般来讲，选用300-600dpi的分辨率，16位灰阶，反射稿属性，根据需要把老照片存成TIFF或JPG格式。经过扫描，完成数字化，这将丰富照片档案的利用方式，扩大利用范围，为对外宣传、地域规划等做出不可缺少的贡献。例如可以利用馆藏照片和档案，举办老照片回顾展，从而拉近照片档案与百姓的距离，使尘封已久的照片档案发挥更大作用。

总之，老照片不仅是历史瞬间的定格，同时，它也能够满足人们百闻不如一见的愿望。我们加大老照片整理开发的深度和广度，也是顺应当今社会对照片档案的需求。照片档案同其他载体档案一样，是人们社会实践活动中真实的历史记录，是党和国家的宝贵财富。照片档案的建立，极大地丰富和完善了人们的历史记忆，为人们以更容易感受的方式再现历史，为传承历史文化、弘扬民族精神发挥巨大的历史作用。老照片整理工作是一项艰苦而细致的工作，是一项承前启后的历史性工作，只有发扬锲而不舍的精神，积极努力地进行老照片档案的整理归档工作，才能及时满足本单位和社会的需要，开辟各种类型的特色服务，使老照片档案成为档案馆特色服务的新亮点。

参考文献

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