工程档案管理制度范文

导语：如何才能写好一篇工程档案管理制度，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、总则

一、为了加强TQ－04标段档案的收集、整理、立卷、归档管理，充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用，根据《江苏省高速公路建设项目档案管理规范》以及有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本档案管理制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性，达到“建一流交通工程，创一流工程档案”的目标。

二、档案工作是企业管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各分部应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作，把此项工作做为考核本分部工作的一部分。

三、档案管理体系与职责

经理负责档案的全面工作，工程技术档案，由项目总工主管。项目经理部诚恳接收通启高速公路建设总指挥部的指导和检查。

（一） 主管经理

1、组织经理部、分部技术部门，贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。

2、负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。

3、布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。

（二）档案管理室

1、档案管理室由工程部负责，贯彻执行本制度统一管理档案。

2、负责检查和协助各分部及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。

3、对各分部档案管理的质量好坏，给予奖励和处罚。

4、 参加建设项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作，专职或兼职档案管理员必须参加。

5、工程技术档案由项目总工负责，由工程部主任根据《公路工程竣工验收办法》或合同中规定要求进行收集组卷，移交通启高速公路建设项目档案室，并办理移交手续。

（三）各分部

1、各分部接收档案管理室的业务指导和检查，在工作中接收主管领导和档案管理室负责人的领导。

2、档案管理员对接收的档案进行分类，编号，登记，统计和日常必要的整理。

四、经理部、分部应加强对档案工作的领导，由分部经理领导分管分部此项工作。并应将档案工作纳入工程计划管理之中，纳入施工管理及考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制，建设项目专职档案或兼职档案员要参加工作例会和工程质量评定会，参加设备开箱、参加各单项验收和工程项目总验收。

二、文件材料的形成、积累、整理、归档和移交

一、高速公路建设项目文件材料要字迹清楚，图画整洁，签署完备，文件材质优良，不得用易褪色的书面材料书写、绘制。归档文件材料应为原始件。

二、做好施工记录、检验试验记录、交工验收记录和各种表格汇总签证施工组织设计、图纸会审记录，施工日志，变更设计报告，设计变更通知单，开工报告，施工技术总结等，按规定在工程竣工验收前编制好竣工图，并加盖竣工图章，由施工单位负责人审核签字。

三、在职责范围内做好与高速公路建设项目有关的文件材料的收集、积累工作，按《江苏省高速公路建设项目文件材料归档范围内及保管期限表》的要求将具有查考利用价值的各种形式与载体的文件均收集齐全。

四、高速公路建设项目形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。其分类组卷做到科学合理，充分保持卷内文件有机联系，归档案卷要符合《江苏省高速公路建设项目档案、案卷质量标准》的要求，分类编号方法依据《江苏省高速公路建设项目档案分类编号表》执行。

五、编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。归档的案卷质量必须符合下列十条标准。

1、归档文件、齐全完整；

2、分类清楚，保持联系；

3、题名确定，容易查找；

4、卷内排列，系统条理；

5、保管期限准确；

6、密级划分恰当；

7、蓝图折叠，符合要求；

8、卷皮书写，正楷整法；

9、案卷装订，整齐美观；

10、声像资料，清楚清晰。

六、在高速公路建设项目完成后三个月内将项目档案文件向建设单位移交、归档。

七、向管理单位移交时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容，案卷数，图纸份数，并有完备的清点、签字等交接手续。

八、负责对全部工程归档文件的汇总整理，并根据江苏省高速公路档案分类编号体系完成案卷的编目工作。

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关键词：建设工程；质量监督；档案管理

建设工程档案管理是建设工程质量监督的前提，做好建设工程档案管理工作，不仅可以做好建设工程的记录工作，还为建设工程质量完善提供了重要的依据，做好建设工程质量保障工作。

1加强建设工程质量监督档案管理的意义

1.1有助于建设工程质量提升

建设工程档案记录了建设工程整体环节的所有活动、数据与结果，是建设工程施工的见证。做好建设工程质量监督档案管理工作，可以帮助建筑行业进行建设工程招投标过程、施工工程、工程质量检测过程的分析，总结建设工程总体环节的优缺点，为建筑行业进行建设工程过程完善，提供了重要的数据，有助于建设工程质量的提升[1]。

1.2有助于工程监督效率提升

建设工程档案管理反映了建设工程的施工情况、施工进度与施工质量，为质量监督管理提供了重要的依据，相关部门可以结合建设工程标准，以建设工程实际施工情况为基础，结合档案记录内容，进行质量监督工作的开展，不仅可以节省质量监督管理的时间和精力，还可以对档案记录内容的真实性进行检验，促进档案管理工作与质量监督工程的顺利开展。

2建设工程质量监督档案管理中存在的问题

2.1认知不足

部分建筑公司并没有认识到档案管理对于建设工程质量监督的重要性，导致工程档案管理工作存在诸多问题，一是档案管理人员认知不足问题，部分档案管理人员并没有根据工作规定，进行日常档案管理工作开展，导致工程档案信息记录不及时，很容易出现档案信息丢失问题。二是管理工作不健全，部分建筑公司档案管理人员，在工作变动时，并没有做好档案管理的交接工作，导致工程档案管理出现衔接不当问题，降低了过程档案管理的质量[2]。

2.2规范性不足

建设工程档案对于档案内容的真实性要求更高，它需要相关工作人员根据建设工程的实际情况，进行档案信息的记录、完善、整理与归档，以保证档案记录内容可以真实反映建设工程情况。因此，建设工程档案填写的规范性要求较高。但是，由于建筑工程的复杂性，相关工作人员并没有根据档案记录规范性的需求，进行导致工程档案记录工作存在诸多问题，不仅影响了档案管理工作的正常开展，还可能会出现档案记录内容真实性不高的问题，影响建设工程后期工作的开展。

2.3应用性差

工程档案对于建设工程质量提升具有重大帮助。但是，在实际应用中，工程档案并没有发挥实际效用，对于建设工程的帮助较小，导致这种现象出现的原因:一是由于工程档案内容的杂乱性，相关工作人员没有按照规范性要求，进行档案信息的记录与整理，导致建设工程在依据工程档案进行工作完善时，无法找到重点。二是质量监督重点不突出，相关工作人员无法借助工程档案进行质量监督工作的开展，导致工程档案的实用性差。三是缺乏统一的地方标准，我国各地区对于工程档案内容的要求不统一，相关工作人员没有统一的标准进行工程档案内容的完善，导致工程档案内容杂乱，对于建设工程的帮不高。

3加强建设工程质量监督档案管理的方法

3.1提高认知水平

建设工程质量监督人员应当提高自我认知，认识到建设工程档案管理对于质量监督的重要性，不断根据监督工作需求，加强对于建设工程档案管理工作的监督，保证建设工程档案管理工作的顺利开展，从而提升建设工程档案管理水平[3]。同时，建设工程档案管理人员也需要提升对于本职工作的重视度，认识到档案管理工作对于建设工程的重要性，不断根据岗位要求，进行自我学习与完善，提升自身管理能力，做好建设工程档案管理工作，为建设工程质量提升做好基础。例如，建设公司可以根据质量监督管理需求，定期为质量监督人员与档案管理人员开展培训工作，通过培训，不断提升工作人员的责任意识，把质量监督工程与档案管理工作相结合，使得质量监督人员和档案管理人员可以根据工作职责，认真贯彻和落实公司布置的任务，做好建设工程的质量监督工作，不仅可以保证建设工程建设质量，还可以提升档案管理水平，有助于建设公司建设水平的提升。

3.2档案记录及时性

由于建设工程具有内容多、范围广、施工周期长等多方面的特点，导致工程质量监督与档案管理的难度性较高。为了保证工程档案记录内容的全面性与真实性，建设公司应当根据质量监督需求，不断进行档案管理制度的完善，通过制度对相关人员的行为进行约束，使其可以及时进行档案信息的及时记录，不仅可以保证档案信息记录的及时性与完整性，还可以通过档案管理制度帮助相关人员进行良好工作习惯的养成，有助于档案管理工作效率的提升。

3.3档案内容规范性

建筑行业应到根据建设工程质量监督档案管理需求，进行档案内容的规范，统一档案管理标准，为质量监督档案管理工作的顺利开展奠定基础。首先，建筑行业可以根据质量监督管理需求，进行档案记录内容的明确，帮助档案管理人员明确记录内容，一方面可以保证档案信息记录、整理与完善工作的顺利开展，保证档案信息的真实、可靠。另一方面可以进行我国各地档案内容的统一，为建筑行业质量提升做好更多的数据支持。其次，建筑行业应当根据内容规范性需求，进行档案内容记录格式的统一，规定档案记录信息的词汇，一方面可以保证档案信息记录工作的有序开展，另一方面为档案查询与处理工作做好了前提准备，保证建筑行业后期质量完善工程的顺利开展。最后，建筑行业应当根据质量监督工作需求，做好档案内容完善工作的规范，要求档案管理人员在进行档案信息记录的同时，做好信息真实性与完整性的检查工作，杜绝缺、漏、错等现象的发生，保证档案信息的完整性与真实性，不仅可以提升档案管理工作水平，还有助于建设工程质量监督工作的顺利开展。

3.4档案监督水平提升

建设工程质量监督工作具有很强的专业性与技术性，需要监督人员具备较强的专业知识、监督能力与职业道德素质。因此，建筑行业应当根据质量监督需求，提升工程档案监督水平，提高工程档案监督的深度与广度，从而保证建设工程质量提升。首先，监督人员可以根据质量监督需求，做好监督前文件资料的熟悉工作，根据建设工程图纸，进行监督工作内容与形式的确认，保证监督工作的顺利开展。其次，由于建设工程内容不同，其质量监督侧重点也存在一定的区别，质量监督人员可以根据不同工程，进行监督计划侧重点的调整，保证监督计划符合不同工程质量检测需求。最后，质量监督人员应当加大对于工程档案的监督管理工作，根据工程质量监督的要求，对档案的真实性与完整性进行监督，及时发现工程档案中存在的问题，并提出相应的整改策略，保证工程档案信息的真实性，为建设工程质量监督工作的顺利开展提供更多的依据，有助于建设工程质量的提升[4]。

3.5管理模式的完善

建筑行业应当根据工程质量监督档案管理的需求，进行档案管理模式的完善，通过管理模式完善，为档案管理工作的顺利开展提供更多的便捷性保障，有助于提升档案管理的效果。首先，建筑行业应当根据质量监督档案管理工作需求，转变管理理念，不断进行现代管理模式的学习，根据质量监测档案管理工作需求，结合实际管理情况，转变档案管理理念，有助于工程建设质量监督档案管理模式的创新与完善。其次，建筑行业应当根据质量提升需求，不断分析质量监督档案管理模式中存在的问题，并结合现代化管理模式，提出合理化的解决方案，不断提升质量监督档案管理水平，有助于建筑工程质量监督工作的顺利开展。最后，建筑行业应当根据质量监督档案管理工作需求，进行档案管理模式的明确，使得相关工作人员可以根据管理模式切实开展工作，做好档案信息的收集、记录、整理、归档与保存工作，为建筑行业进行建筑质量提升做好数据保障。

3.6信息技术的投入

建筑行业可以根据质量监督档案管理工作需求，加大对于信息技术的投入力度，基于档案管理工作效率提升的目的，进行企业内部信息技术的完善，借助信息技术进行档案管理工作的完善，不仅可以提高档案管理工作的水平，还为档案数据的保存提供了更多的模式。一方面建筑行业应当加大对于信息技术的投入力度，根据质量监督档案管理工作需求，加大信息技术的资金、人力与物力投入，不断完善行业内的信息基础设施，使得相关工作人员可以借助信息设备，进行建筑工程档案信息的收集，缩短档案信息收集与记录的时间，保证档案信息记录的及时性。另一方面建筑行业可以通过信息技术，进行档案内容填入的规范，保证相关工作人员可以在统一的模板下，进行建筑工程信息的填入，为后期相关人员进行信息的查找与应用提供更多的依据。同时，信息技术在工程质量监督档案管理工作中的应用，也帮助相关工作人员进行档案管理时间与精力的节省，促进工程档案信息化的转变，为档案管理工作效率提升，提供了更多的途径[5]。

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关键词：合作医疗；档案管理；新农村建设

为了解决我国长期以来存在的三农问题，尤其是重要的农村医疗卫生水平问题，我国推行了新的农村合作医疗制度。新农村合作医疗制度自从推行以来，取得了巨大的成功，中国上亿农业人口的医疗卫生水平上升了一大截，农业社会发展水平持续改善，农村看病难、看病贵的问题得到了一定程度的缓解。为了加快新农村合作医疗制度更快更好的实施，合作医疗档案制度的发展和健全成为了下一步的行动目标。

一、完善新农村合作医疗档案管理制度的重要性

（一）合作医疗档案制度对农村合作医疗制度有重要意义

新农村合作医疗制度是一个庞大的系统性工程，为了对亿万农民的健康状况进行记录，合作医疗档案制度必不可少。新农村合作医疗档案制度是新农村合作医疗制度的一个重要组成部分，是新农村合作医疗工作中的一个重要环节，一次落实完善新农村合作医疗档案管理制度成为了每一个相关工作人员面临的重要课题。

（二）新农村合作医疗档案管理制度推进农村合作医疗制度的规范化

新农村合作医疗制度十分复杂和多样，在工作实际中会面临各种各样的问题，尤其在农民当中利益牵扯巨大，事关千家万户的健康和幸福。想要又好又快地完成如此巨大的工作，必须让新农村合作医疗制度走向制度化和体系化。新农村合作医疗档案管理制度就是新农村合作医疗制度走向制度化的重要保证。

（三）新农村合作医疗档案制度对于农村合作医疗制度的持续推动作用

我国国情复杂，人口众多，尤其是广大的农民仍然占据着我国人口的多数。解决农村发展问题不可能一步到位，要在工作实际中不断地摸索，才能找到一条中国特色的解决农村问题的出路。在摸索过程中，需要把经验记录下来，留待参考，这就离不开新农村合作医疗档案管理制度。

二、我国新农村合作医疗档案管理制度的现状

（一）农村合作医疗档案管理意识不足

如今新农村合作医疗制度持续开展，参与其中的农民越来越多，工作量越来越大，工程的体量也在不断地膨胀当中，但是对于农村合作医疗档案的重视程度却始终缺乏改进。基层执行人员把档案管理当做是没有必要的形式主义，工作敷衍了事，对于档案管理工作的重要性缺乏明确认识，是的档案管理工作无法有序开展。

（二）农村合作医疗档案制度不健全

农村合作医疗档案制度并不是一项简单的工作，涉及到多个工作流程，所以需要一个全面完善的信息收集制度、档案收纳制度、信息调用制度和工作监督制度。没有这些制度，新农村合作医疗档案管理的工作就无法有效开展。只有打造规范化的工作流程，才能保证档案管理制度走上长期发展的轨道。

（三）农村合作医疗档案制度缺乏专业人才

再好的制度也需要高素质的工作人员来严格执行，但是目前农村基层档案管理工作人员仍然普遍缺乏档案管理人员所必须的工作素质。由于基层工作人员对于档案管理制度不了解或者不重视，导致新农村合作医疗档案管理制度中的许多条款和规定无法得到其实有效的执行，是的制度出现了漏洞，那么当初设计制度时的考虑和想法就无从实现。

（四）农村合作医疗档案缺乏基本设备支持

新农村合作医疗档案管理制度德尔执行需要比较好的硬件支持，随着参与的农民越来越多，工作量越来越大，档案数量也越来越臃肿，就需要更好的基础设施来收集和储存。目前，我国大多数档案管理人员仍然在使用原始的书面方式，落实农村基层工作信息化势在必行。

三、完善我国新农村合作医疗档案管理制度的方案

（一）在思想上加强对农村合作医疗档案的重视

只有思想建设跟上了，档案管理工作才能够顺利开展。要加强思想学习和思想教育，树立正确的新农村合作医疗档案管理制度重要性的认识，让广大基层工作人员和参保农民能够正确认识到档案管理制度的重要性。

（二）加强相关专业人才的培养

要解决人才缺失的难题，必须从根源抓起，从头培养合格的档案管理工作人员。建设一支真正具有高水平的，适应农村工作实际的干部队伍。也可以对现有的基层档案管理人员进行专业培训，提高他们的工作能力。新农村合作医疗档案管理制度对于新农村合作医疗制度有着十分重要的意义，它关系到我国新农村建设能否正常开展。本文通过对完善新农村合作医疗档案管理制度的重要性进行探讨，分析了我国新农村合作医疗档案管理制度的现状，针对目前存在的一些问题，提出了一些有益的思考和建议。

参考文献：

[1]张予宏,李莹.2004年～2012年我国新型农村合作医疗档案研究综述[J].档案管理,2013,04:72-73.

[2]沈跃.农村合作医疗档案的形成与管理[J].兰台世界,2009,10:49-50.

[3]张静静.浅析新型农村合作医疗档案管理工作[J].黑龙江档案,2013,05:95.

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(1)档案意识不强，没有足够重视档案管理工作。很多单位领导常常只重视工程建设的质量、施工进度、资金投入和生产安全，认为档案与经济效益无关，重不重视都无所谓。

(2)档案工作与建设工作不同步。长期以来，在建设项目中，一直存在着“重外轻内”的思想，抢工期，抓进度，重安全，往往忽视了对工程文档产生过程的控制和管理，造成“内外业不同步，内业资料缺乏及时、准确、真实和完整性。

(3)档案管理机构和人员不到位。考虑到人员和经费等因素，许多工程项目单位没有设立档案专员以及专门的档案管理部门，管理网络没有建立，档案室和相关设施设备缺乏，无法保障档案的质量、安全;还有些单位虽然成立了相应的机构，但未落实到具体工作中，形同虚设。

(4)档案管理制度不健全，虽然一些单位建立了档案资料管理方面的制度，但是档案管理方法和操作流程不规范，制度不健全，无法保证资料整编有效开展。主管单位的档案管理部门没有及时监督、检查和指导，致使档案资料不符合工程验收的标准和要求。

(5)人员素质有待提高。从实际情况看，对高速公路建设项目档案管理人员要求很高。从事高速公路工程档案的人员要懂工程专业方面的技术，还要要懂得档案管理知识。在工程建设中，填写施工技术表格、整理竣工图纸及对资料的专业分类组卷、往来文件的归档等工作都需要专业技术知识。因此，提高项目档案管理人员的综合素质是非常必要的。

高速公路项目档案的管理

(1)建立健全档案管理机构。建设、勘察、设计、施工、监理等明确项目档案的分管领导及各部门职责分工。建立与工程档案编相适应的管理机构，配备专业的档案管理人员，并完善内部管理制度，建立健全工程项目档案管理网络。

(2)制定档案管理制度。从制度上抓好工程资料的形成与管理，有效的管理制度可以使档案管理系统、全面、真实、安全的进行。档案管理制度内容广泛，可以包括以下内容:工作的目标、性质及管理体系;档案的收集、整理和利用机制;档案资料形成与归档部门;档案的收集范围、分类与保管期限。

(3)加强档案人员的管理和培训。采用多种方式，对参建单位档案人员和相关工程技术人员进行分层次档案管理、工程技术等培训，使档案管理人员优化知识结构，拓宽知识面。使工程技术人员掌握档案管理知识，注重现代管理理论和方法等知识的学习，全面提高自身素质。增强服务意识，扎实工作，提高做好档案工作的积极性和责任感。

(4)加强工程档案安全性。工程项目档案数量众多，很多是纸质的材料且多数为唯一的纸质凭证。在传递过程和保管阶段的保证档案的安全是工程档案管理的基本要求。提供设备、场地、经费，组织人员，建立工程档案的安全管理网络，防止档案的丢失、破损，确保档案的安全。要定期、定人进行检查，杜绝安全事故的发生。

(5)建设单位加强监督指导，严格进行竣工验收工作。从工程一开始就严格要求，把工作做到前面，对工程档案工作实行全过程跟踪，了解工程进展情况，主动配合各参建单位。要积极督促配合相关单位对工程档案的严格把关。工程建成通车后，要抓紧档案的整理和编制工作，尽快通过档案专项验收，使项目档案真正完整，为高速公路的管理提供有效的服务。严格执行有关法律法规和技术标准要求，对不符合要求的文件材料，一律不予验收。

结语

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档案是社会活动和经济活动过程中形成的具有一定保存价值的历史纪录，这些档案记录了过去与现在发生的各种活动、组织机构调整等信息，成为了为未来各项事业发展作出规划或进行各项决策的依据，或成为维护团体或个人合法权益的凭证，所以，档案是一笔宝贵财富。建立健全档案管理制度体系，使各类档案都得到有效保管和利用意义非常重大。但是，在目前的档案管理制度体系当中，还存在许多不利于提高档案管理效率的问题，例如：档案管理制度的制定仅以档案管理业务的需要为导向，而很少兼顾到与管理制度相关的各方利益主体的需要，档案管理理论仍停留在“单位本位”上，而没有顾及档案管理的目的与目标，没有树立起为社会服务的档案管理理念；许多档案管理制度的制定都没有听取与档案管理制度相关的利益主体的意见与建议。在这种档案管理理念下制定出的管理制度自然无法满足社会需求，制定的管理制度也由于缺乏外部约束力而使其执行力大打折扣，弱化了档案制度管理的效力。

二、加强档案管理制度体系建设

构建档案管理制度体系没有现成模式用来“克隆”，档案管理制度体系的完善是一个长期的系统工程，需要做出认真规划。在“向管理要效益”社会发展背景下，档案管理效果的评价标准，已不再以上级部门或上级领导的标准作为依据，而取决于建立的档案管理制度能否符合社会发展的要求，制度能否得到贯彻落实。当代的管理潮流是“创新”，档案管理的“创新”首先体现在制度体系建设中的创新。如何实现档案管理制度体系建设的“创新”呢？笔者认为应做好如下几点：

第一，从开发“管理层”入手。档案产生于各类社会活动和经济活动，档案的作用是记载历史事件，为维护相关利益主体的合法权益提供凭证，所以，档案也是具有重要价值的无形资产。当前，部分档案管理单位仍缺乏对档案管理在社会活动与经济活动中重要性的认识，缺乏对提高档案管理水平的切实举措，这与整个社会发展趋势及行政体制改革形势不相适应。造成这种现状的根源，主要是档案管理部门管理层缺乏重视，所以，提高档案管理水平首先应提高档案管理层的现代管理意识，树立档案管理是服务社会、提高社会效益的理念。

第二，从管理“规范化”切入。“10号令”的出台，为档案管理制度体系建设提供了必要的法律依据。完善档案管理制度体系建设，就是要依据这一法令建立起适应社会发展需要的档案管理规范。法令强调了档案资料收集的重要性，将档案收集视为档案管理实现规范化的关键环节，没有完善的档案收集管理，档案管理就成了无源之水。所以，对档案收集管理应在档案管理制度体系中作出明确规范，使档案收集管理目标落实到管理部门和具体负责人。

第三，从优化“档案员”队伍抓起。档案管理制度体系要想得到切实落实，档案管理人员作为执行者具有关键性作用，档案管理人员应在档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案编研和档案利用等环节认真执行各项管理制度。同时，要精通档案专业知识，提高档案管理的准确性与有效性，全面提升档案管理水平。要做到这一点，档案管理人员应通过学习掌握新知识、技术、以提高自身综合素质。在档案收集管理中，对各类档案资料做到认真查验和及时收集，对发现的档案信息源认真追查，并对收集的档案资料按所属类别进行归类整理。在档案保存管理中，保证档案资源的安全、完整、并为档案使用者提供查阅方便，使档案资源真正发挥其应有的价值。做到以上几点，才是符合现代档案管理要求的档案员。

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当今社会由于科技的不断进步和更新，各种信息通过各种途径向我们袭来，面对如此大量的信息，我们已经应接不暇了。于是人们想到利用科技的手段来接收这些信息，并且通过科学的引入，将这些信息进行分类记录，在必要的时候还可以很好的利用，这便是顺应社会法的数字化的信息管理。它的出现为我们解决了很多以往难以解决的信息管理难题，所以被广泛的应用在任何领域。水利工程作为一项既环保又可以提供能源的绿色工程在经济发展的潮流下受到社会的推崇，越来越多的水利工程开始投入进行。档案管理特别是会计档案管理对于一个工程建设来说是至关重要的，我们就需要建立完善的管理机制来提高水利工程中会计档案的管理的水平。

1 数字化背景下的水利工程会计档案管理的意义

水利工程在社会经济发展中有着举足轻重的地位，于是我们开始关注怎样能够推进水利工程的高效运行。档案管理对于水利工程来说是很重要的，它记录了工程中每个部门每个环节甚至于每个人的具体情况，能够帮助工程在内部管理机制上有序进行，从而推动整个水利工程的进程。其中的会计部门掌握着整个工程的经济命脉，但是对于会计档案的管理却是企业最容易忽略的。

会计部门是一个企业内部的核心，掌握财政大权。这个部门是由专业的会计人员组成的，在这里他们运用自己的专业知识来对整个水利工程的运行做着财政上的计划和监督，对工程的每个环节需要的资金和实际花费的资金进行记录和研究。他们还要根据工程的进度和规划来灵活的对资金做出预算，包括对员工的工资发放。所有的这些工作都需要能够精确的记录下来，涉及到资金的数额，那么就要求记录可以准确无误，能够大量记录，这样才能确保在研究的时候没有失误，并且可以充分考虑企业以前的情况，在这个基础上做出更符合企业自身的财政规划。所以说，对水利工程中会计档案的管理对于水利工程来说是有着和重要的意义的。

2 数字化背景下的水利工程会计档案管理存在的问题

虽然水利工程中的会计档案管理对水利工程的发展很重要，但是实际的实行过程中却存在很多的问题。

首先，我们国家对企业的会计档案管理是有专门的规定的，但是水利企业中的会计部门几乎都没有按照国家的规定来对会计档案进行管理。例如，国家规定了会计档案要及时更新，每一年都要讲会计档案都要交给档案管理部门，不能积压往年的会计档案。但是现在的很多会计部门并没按这个要求去做，这就导致了会计部门的档案量很大，特别的混乱，使得对档案的管理很吃力。其次，水利工程企业对会计档案管理的重要性认识不到位，很多企业还没有认识到会计档案管理的重要性，所以企业内部对这方面的管理机制还很不完善，也就造成对会计档案的管理很没有效果。再次，企业的会计档案管理是由会计专业的人员来完成的，他们都具有专业的会计知识，但是对档案的管理却没有系统的知识，也不一定会运用先进的信息化管理知识，只是做一些很浅显的保存、记录。这样一来就会导致对会计档案的管理缺乏系统的方法，也就不利于随之而来的查询、研究等工作的进行了。

3 如何做好数字化背景下的水利工程会计档案管理

通过上面的分析，我们很清楚的看到了在实际的实行中会计档案的管理还存在各种各样的问题，这些都会影响企业对会计档案的很好的管理，也就影响到了整个水利工程的运行。企业可以从以下三个方面来努力。

3.1 加强宣传，提高国家规定的约束力

国家的规定对于企业来说是一个很好的约束，但是很显然现在这方面的约束力并没有起到很有效的作用。那么国家的档案管理部门这些有关部门就可以发挥自己的作用了。可以在水利工程企业当中加强对水利企业档案管理的宣传，特别是水利工程中会计档案的管理，推广国家在这方面的规定。例如，相关机构可以定期到企业中去，通过开管理宣传大会，录制宣传片等等方式来宣传，让企业认识到档案管理是一项很重要的制度，有国家在这方面是有专门的规定的，企业应该充分重视这一点，并且要严格要求自己的企业按照国家规定来实行对会计档案的管理。这样国家的规定才能被水利工程企业更好的了解，也从主观上重视对会计档案管理，从而促进企业去实施这项管理制度。

3.2 建立完善的水利工程会计档案管理机制

水利工程企业自身的努力是最重要也最有效的，这就要求企业可以从自身的管理机制着手。一方面，企业总体的管理机制要完善，从整体上来确保对企业的有效管理。对工程的每个领域都要涉及到，每个阶段的权责要明确，责任细化到人，奖惩有度。只有企业整体的管理体制是完善的，才能为会计档案管理这样细化的管理制度的实施提供一个良好的背景环境。另一方面，企业对于会计档案的管理也要设置相关的管理机制，对那些上有缺陷的管理体制要进一步去完善。例如，会计档案管理设计到对信息的录入、整理、保存、查询、研究、上交等过程，在设置和完善会计档案管理制度的时候要结合这些过程来进行，每个环节都要有明确的规定，让环节之间环环紧扣，形成一个系统化的管理体制，这样的体制才能真正发挥它的价值和作用。

3.3 提高会计人员的整体素质水平，增加对会计档案管理知识的培训

会计人员的操作是会计档案管理制度实施的主体，他们的一举一动都会直接影响对档案的管理是否到位。这就要求企业能够加强对会计人员的培养，提高他们的整体素质。一般的会计人员是具备会计专业的知识的，这点我们无需担心。重要的是要对会计人员进行会计档案管理知识的培训，让他们能够认识到对档案的管理是需要有专业知识的指导的，是需要对数字化管理知识有一个深刻的认识的，不是简单的记录和保存，从而规范他们对会计档案的管理行为。例如，定期对会计人员进行培训，开设对会计档案管理知识的讲解课程，教授他们信息化的管理知识，让他们和其他企业的会计人员多进行专业上的交流，从而提高自身的专业素质水平。

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1树立科技档案服务意识，强化设备监理科技档案管理工作

科技档案是设备工程项目管理的基础工作，科技档案的质量好坏和完整程度影响到设备工程项目管理工作。设备监理是依据国家有关法律法规和技术标准，对重要设备的设计、制造、检验、储运、安装和调试等过程的质量、进度和投资等实施监督，设备工程质量是对工程性质、品质和安全的综合表述是，对设备工程质量的评价就是以科技档案为基础，以量化的指标进行综合测评。因此作为项目负责人应当提高科技档案管理意识，从思想上重视科技档案管理工作，注重培养科技档案管理人员的服务意识和调动他们的工作热情，同时作为科技档案管理人员需要转变思想，增强科技档案管理意识和服务意识，把科技档案工作作为一项重要的工作来做，摒弃科技档案工作可有可无，可做可不做的思想意识，要注重加强档案专业知识的学习，努力掌握科学管理的原则和方法，提高科技档案质量，要积极探索科技档案管理模式，确保科技档案工作更科学、更实用，为设备工程项目管理提供有利资源保证。

2建立健全有效的设备监理科技档案管理制度，规范科技档案工作

设备工程项目管理科技档案是一个动态的过程，这一过程的目的和结果都是需要建立真实、完整、系统的工程档案，因而需要从积累、形成、鉴定到整理、归档、利用，所有环节都需要有符合设备工程项目管理实际情况的科技档案管理制度和设备监理工作程序，实现动态管理和绩效考评，才能客观反映设备工程项目管理的完整面貌，为设备工程建设项目服务。为此建立档案需要遵循以下要求：①科技档案管理制度要体现合理性、有效性。建立的设备监理科技档案管理制度和程序需要考虑设备工程建设项目的特点和科技档案管理的实际情况，以适应实际工作需要。②科技档案管理制度要体现实用性、科学性。依据GB／T26429－2010《设备工程监理规范》，建立的设备监理科技档案管理制度和程序应当具有实用性和可操作性，以便于更好地发挥制度的指导性和规范性。③科技档案管理制度要具有权威性。建立的设备监理科技档案管理制度既需要有效执行就要监督落实，因此制度在执行的过程中要做到有功奖赏，有过惩罚，充分体现制度的权威性。

3加强设备监理科技档案管理人员的业务知识培训，提高综合素质

做好设备监理科技档案，加强业务学习，提高自身文化素质和业务素质是保证科技档案管理工作的需要。科技档案管理人员的综合素质和管理水平决定着设备监理科技档案管理质量的好坏，因此需要加强设备监理科技档案管理人员的业务知识培训，提高综合素质。为此需要从以下几方面入手：①按期参加内蒙古档案局和呼和浩特档案局组织的档案系列专业知识继续教育培训和岗位培训工作，提高理论知识和水平，不断加强对科技档案管理工作的认识程度，完善科技档案管理人员的知识结构，培养较强的档案技术能力，同时重视信息技术和网络知识的教育培训工作，以适应设备监理科技档案管理工作的需要。②注重加强科技档案管理人员和档案管理单位之间的业务交流。同时参加设备监理单位之间的业务交流，通过交流，相互学习，相互切磋，取长补短，吸收更好的经验应用于自己的科技档案管理工作当中。③注重加强个人素质教育和自身修养的培养，科技档案工作枯燥繁琐，不容易被支持和理解。对于科技档案管理人员来讲，就需要注重个人素质教育和自身修养的培养，要耐得住寂寞和失落，任劳任怨，默默奉献，以饱满的工作热情做好科技档案的管理工作。同时为科技档案利用者提供方便，不断提高科技档案利用率，为科技档案管理工作开创局面。④注重加强质量管理知识的培训和学习。设备监理科技档案是设备工程项目质量管理中的重要环节，完善的设备监理科技档案可以为公司质量体系认证提供原始凭证和法律依据，也是公司通过质量体系审核的前提条件和必要的保证。为此作为科技档案管理人员需要加强质量管理知识的培训和学习。

4加强设备监理科技档案基础设施建设，提高档案的利用价值

科技档案的利用是实现科技档案的价值重要途径，也是科技档案发展的力量源泉。丰富的，高质量的设备监理科技档案是档案管理的基础和前提，科技档案资料匮乏、不专业、不系统、不准确、不完整，就难以保证设备监理科技档案的有效利用。如果科技档案放在档案柜里不使用，也会失去科技档案的价值。保管是一种手段，利用才是目的。如何提高档案管理的利用价值呢。必须加强科技档案的基础设施建设工作。①科技档案管理人员要转变思路，不断创新，深入设备工程项目现场，根据实际需要和设备监理工程项目程序和工作规范到项目和制造厂家对各监理项目和监理人员进行指导，了解工程进度，帮助项目部和监理人员做好基础资料的形成、整理、归档工作，确保设备监理科技档案完整、准确、系统地归档保存。②科技档案管理人员要做好科技档案的基础性工作。丰富的、高质量的科技档案材料是科技档案利用的前提和条件，科技档案材料如果缺乏、不系统、不规范、不准确、不完整、不专业是很难做到合理和有效利用。作为科技档案管理人员应当了解设备工程技术资料和设备监理工作内容、范围，按照科技档案管理专业方法，开展科技档案的收集、整理、归档、立卷、鉴定和保管工作，确保科技档案基础性工作，以提高科技档案的有效利用价值。③加强基础设施建设，建立适宜的科技档案存储空间，配备相应设备设施以顺利开展各项职能工作，建立健全方便快捷高效提供利用科技档案平台等。设备监理单位要根据档案数量和档案内容重要程度，完善科技档案设备设施，争取能够确保有效管理各种载体的科技档案，进而确保科技档案资源体系的建设，促进档案规范化管理工作不断深入开展，与时俱进。④加强科技档案信息化管理，实现科技档案信息资源共享。要想对科技档案实现信息化管理，需要用现代化的管理手段，对科技档案进行信息存储、检索、利用公司网络平台实现科技档案信息网络化管理，从而实现科技档案资源共享。⑤加强科技档案的宣传工作，提高科技档案意识。利用公司的网站、局域网、微信群等现代化办公条件，从档案基础知识、馆藏资源、档案查阅利用等几个方面开展档案宣传工作，从而体现科技档案开发利用所产生的作用和为公司各方面带来有益的帮助。

5结束语

篇8

现代工程项目管理经过长期的工程实践形成了独具特色的管理体系，作为该体系的一个组成部分，档案管理工作也是根据工程项目的实际需要应运而生的，具有其不可或缺的重要意义。档案管理工作与勘察测量、方案设计等工作不同，不是立竿见影的产生直接效用，而是在整个工程项目的实施过程中发挥综合作用，具有多方面的实际意义:(1)档案管理工作是项目管理中必需的辅助工作。档案管理工作是针对工程项目过程中产生的各类具有保存价值的文件材料的收集、整理、保存工作，担负着保证档案材料的完整、安全的职责。因此，在广义上，工程项目过程中任何具有保存价值的资料一旦产生，就进入了档案管理工作的环节。无论资料是否立即在工程人员手中得到使用，档案材料都已经是在档案管理制度的管理范畴之内，应由专职的档案管理人员或是正在使用档案材料的工程工作者根据档案管理的制度要求妥善保管档案材料。从以上角度来看，档案管理工作在工程项目管理中可以说是无处不在、贯穿始终的一项工作，它是占据了资料在产生与使用以外环节的工作，也是所有工程资料的最终归宿。(2)档案管理工作对于控制工程效率与质量具有重要意义［3，4］。大型工程项目涉及的学科面广、持续时间长、工序众多，整个过程中会涉及并产生种类繁杂的大量文件资料，诸如公司资质证书、项目合同、地质资料、施工设计、测量记录、材料检验记录、监理月报、竣工图等等。这些文件材料对于工程来说是不可或缺的，而档案管理就要对这些材料的管理负责，在这些材料产生后进行收集、整理、备份等等工作，在任何档案材料有使用需求时保证能够及时准确的提供材料，并始终确保材料不会损坏或遗失。关键材料的使用对于工程效率与质量管理的重要性不言而喻。通过合理的档案材料管理，做好档案的备份与转手工作，能使各项工作及时获取所需的文件资料，从而提高工程效率。通过良好的档案管理为工程各项工作提供所需的完整、齐全、准确的文件材料是保证工程质量的基础。(3)档案管理工作面向未来，档案材料具有进一步使用的可能与历史价值。档案管理工作不仅仅立足于现在，它同时是对未来未知可能的考量，而后一种作用正是档案管理在现代管理体系中成为必备环节的原因。档案材料进一步使用的可能，具有的历史价值，对爆破施工企业来说其价值有着太多可能的体现方式，比如:在资质申请中需要用到企业过去的业绩材料，在企业宣传中需要以往突出成果的影像资料，在工程成果推广应用中需要的以往的技术资料，在发生事故时需要调查生产施工的资料文件，等等。

2爆破施工企业档案管理工作特点及存在的主要问题

2．1档案管理工作特点

除了传统的拆除爆破与土石方爆破项目的承包，许多爆破施工企业近年来更深入的参与到基础设施建设工作当中。这种趋势使得爆破施工企业的档案管理工作由单一的爆破施工资料向多学科、多类别的资料管理转变，因此具有如下特点:(1)基建工程档案文件数量较大，品类较多［5］。爆破施工企业从事的主要工程项目是铁路公路道路建设、地下工程施工、建设平场等等，其中很多工程都会产生大量施工图纸、设计书等等各类文件。传统的拆除爆破一般规模较小、施工单一，这些工程相较产生的档案材料类别繁多、资料量大。(2)工程档案管理工作涉及面较广。大型工程项目一般是分段承包，同时设计、施工、监理等参与单位也各不相同，因此档案的管理往往涉及到多家单位，需要一定的协调工作。同时，设计爆破的基建工程项目有很多关键性文件需要同时提供多份材料给业主、施工方、管理部门。(3)档案材料保存价值高［6］。工程档案材料是工程设计、施工、验收等一系列情况的真实记录，对于日后的质量检验、维护、事故调查、工程借鉴等等工作都是必不可少的。爆破施工由于涉及到爆破器材这一危险源的制造、储存、运输及使用，受到国家的严格管控，保管好爆破施工的相关档案材料也是确保企业安全生产及配合国家有关部门开展安全生产管理工作的需要。(4)档案管理工作贯穿工程始终。随着工程的推进，设计、施工等各方面的重要资料不断产生，这些资料中的大部分文件在多个部门、不同时期会有使用需要，因此档案管理工作需要实时跟进，不断收集、整理，做好归档工作。

2．2存在的主要问题

爆破施工企业的档案管理工作中存在着多方面的普遍性问题，事实上这也是我国工程档案管理工作的现状，具体来说存在着以下主要问题:(1)对档案管理工作的重视程度不足，管理意识淡薄。企业追求经济效益，讲求效率与实效。因此，工程项目中能够创造明显经济效益的各项业务便自然的受到重视。相比之下，档案管理工作在工程质量及工程管理上的作用不具有直观性，作为历史材料保存的价值也具有时效性，其重要意义容易受到项目管理人员的忽视，于是在工程项目管理中便成为了受到普遍轻视的一环。特别是小型的爆破施工企业中，随意的处置档案文件，毫无管理意识，导致了档案文件管理混乱，档案文件遗失等问题频现。(2)档案管理制度不健全。许多爆破施工企业都未曾建立基本的档案管理制度，各种重要的资料从产生开始都得不到妥善的管理，而是由内部工作人员随意的使用、存放，档案的收集、整理、归档没有规划，因此对保持资料的完整性与安全性带来了很大的隐患。由于缺乏相关制度的规整，标准不能统一，档案文件在分类整理、归档、存放等方面都存在质量问题。在档案管理工作涉及多家单位的情况下，档案管理制度缺失带来的问题更是尤为突出。(3)工作人员档案管理的水平、责任心不足。由于企业漠视档案管理、制度缺失，也导致了档案管理工作人员工作质量的低下。工程档案的管理工作是一项复杂体系工作，但是目前爆破施工企业中大部分档案管理人员并不具备档案管理所需的基本知识，工程档案材料的管理人员往往也由其他工作人员兼职，同样不具备相应的专业素养。实际上大部分爆破施工企业缺乏具备专业水平的档案管理工作技术人员。

3档案管理措施建议

从爆破施工企业工程档案管理的现状来看，档案管理工作存在的问题是长期以来漠视的结果，并不是一朝一夕能够改变的，同时也需要在多方面进行改进，本文对此提出以下针对性措施:(1)加强宣传教育，提高爆破施工企业对于档案管理工作的重视程度。档案管理工作问题的根源就在于没有形成良好的管理习惯，工作人员档案管理意识淡薄。大部分人将档案最后的归档视作档案管理工作的全部，而没有意识到资料自产生时就已经进入了档案管理的范畴之内。因此，需要在企业内部展开宣传，扭转漠视档案管理工作的观念，使员工充分了解档案管理工作所具有的现实及历史意义，从而在工作中能自觉重视。爆破施工企业的管理人员更有必要认识到档案管理工作所涵盖的范围与意义，切实作为一项重要的工作来进行。(2)建立健全档案管理制度。良好的档案管理制度是做好档案管理工作的基本前提。爆破施工企业应当依据国家对于工程档案管理的相关规章制度，同时结合实际需要，建立完整、严格的制度，对于档案管理的收集、整理、编目、保存、检索等做出细致的规定，在制度上使档案管理工作有章可循，并可以通过奖惩性措施提高员工对于档案管理工作的责任心。同时，归档文件材料应当依据国家颁布的《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)等国家标准、行业标准的要求设定明确而统一的标准，从而确保归档文件材料质量符合要求。(3)进行培训教育，提高档案管理工作人员的职业素养。良好的档案管理工作要求爆破施工企业的工作人员普遍具有必要的档案管理知识，因此有必要采用统一培训、文件教育等手段提高员工的相关知识与业务水平。同时，企业有必要培养具备足够档案管理工作素养的专职或兼职工作人员，并落实岗位责任制。由具体的档案管理人员督促各个部门的相关人员，并根据制度确保归档材料的质量，能够使企业的档案管理工作尽快步入正轨。除人员外，企业也应当配备好档案保存所需要的专用库房及文件柜等硬件设施。(4)建立良好的档案管理协作机制。工程档案的管理工作往往涉及到多家单位、部门，因此与相关单位做好沟通工作，建立共识，并进一步形成良好的协作机制是工程档案管理工作顺利开展的需要。(5)做好档案管理的信息化建设［7，8］。信息化是当今的时代潮流，充分利用计算机技术，采用先进的档案管理软件，建立完善的电子档案体系，可以通过先进技术提高档案材料的使用效率，采取多种载体的保存方式也利于档案保管工作的安全性。

4结语

篇9

（1）建立了项目档案管理机构和管理体制。明确了项目管理层中的档案负责领导，并把档案管理工作纳入到项目部的议事日程，纳入到项目部的计划管理，纳入到各部门工作人员的岗位职责、工作范围。成立了项目部档案室，配置了4名专职项目档案人员，由总承包双方各派资深档案人员组成，同时还根据不同阶段项目档案管理的需要，聘请了2~3名临时档案员。在工程后期档案突击阶段，项目部还从各部门抽调人员协助档案室整理档案，给予了档案工作极大支持。此外，在领导关心下，根据国家相关标准配置了标准档案库房。（2）建立健全了项目档案管理制度。根据工程项目统一领导、分级管理的工作原则，建立健全了项目档案管理制度，完善了档案管理体系，确保了总承包工程过程中档案管理工作的全过程控制。项目部一成立，就在熟知并掌握国家、行业关于建设项目档案工作的有关法规、文件及工作标准的基础上，针对本工程项目文件形成的特点制定出各项档案管理制度，如：领导及各岗位责任制、技术（图纸）资料管理制度、竣工图编制管理规定、工程管理文件编号办法、工程竣工档案整编规定、分包商资料移交管理办法、电子文件归档与电子档案管理办法，声像档案管理制度、档案库房管理及借阅制度等，为规范管理项目档案提供了制度保障。

2项目档案管理的“超前介入”

项目档案贯穿于工程建设的始终，包括从建设项目的立项、审批、招投标、勘测、采购、施工、监理到竣工验收全过程活动中形成的各类档案，它形成的周期长、来源广、内容繁杂。为加强总承包工程项目中对项目文件的控制和管理，避免项目档案材料的流失，确保项目档案的完整、准确、系统，档案管理工作必须“超前介入”到工程总承包项目每阶段工作中，特别是前期准备工作中。项目档案管理的“超前介入”，能够使档案人员掌握主动性，了解整个工程项目建设的情况；掌握项目文件产生、流转的规律；监控项目文件的流向；及早制定有关项目档案管理的标准、制度；及时对参建单位、项目部各部门文件资料的收集、整理进行指导，从而对保证项目档案的完整、准确、系统提供保障。项目档案管理人员刚到马鞍山总承包项目部时，项目还没有最后核准，许多部门的人员都没到达，他们觉得档案工作介入太早，没有多少事可做，认为档案管理工作主要集中在工程后期。在完整经历了整个工程后，才深刻体会到工程初期项目档案管理超前介入的重要性，档案管理的前期介入为今后高质量地向业主移交完整准确的档案提供了有力保障。要做好项目档案管理的“超前介入”，首先，要争取项目领导对项目档案管理工作的重视，将项目档案管理纳入到项目管理中，及早设立项目档案机构，及早配置项目档案人员，及早建立档案库房；及早制定项目档案管理标准并纳入项目管理标准体系。其次，要有业务能力较强的档案专业人员的及时介入。总承包工程项目档案管理工作是一项以项目管理为中心的专业性和服务性的工作，它既有项目管理的技术基础工作的特点，又有自身独立的工作对象、内容及工作方法。由于工程参建单位众多，涉及面较广，档案工作人员不仅肩负着项目文件的收集、保管和利用，还要及时准确地传递各单位（业主，监理，设计，施工，设备厂家等）的技术文件，成为文件流转的枢纽；还要协调各单位的文件管理，及时指导和培训各参建单位的档案工作人员。项目档案负责人在工程前期，要能参与工程项目的开工启动会，了解工程项目的总体安排和规划，以便及时收集工程前期文件并做出相应的档案管理工作计划；要能参与合同、协议的评议和签订，把有关工程档案资料各项具体要求（归档责任，归档时间，归档份数，档案编制质量要求等）纳入协议条款中，借助合同、协议的约束力争取档案管理工作的主动权；要能及时与业主、监理档案主管充分沟通，了解他们的具体要求，以便提前制定档案管理细则，统一归档要求，统一文件编号办法，统一工程用各种表格，避免各参建单位档案管理各行其是。

3项目档案管理的“全过程控制”

项目档案管理的“全过程控制”，是指对总承包工程的不同时期，不同阶段产生的各种有价值的文件材料在承办、运转、收集、积累及整理归档中始终处于受控范围，确保档案的真实、准确、系统完整。其工作内容包括：前期准备，中间检查，竣工审查验收。3.1前期准备首先要加强总承包档案人员自身的业务学习，提高管理水平。总承包专职档案人员必须熟悉工程设计，施工，管理等方面的基本知识，了解电厂的主要系统，熟练掌握火电企业档案分类表，通晓工程档案形成的阶段性特点，从而高效率地开展档案管理工作。其次要要求各参建单位配备专职档案管理人员，并进行系统的档案培训。在熟练掌握档案管理的国标、行标及总承包项目部制定的档案管理制度下，统一标准和要求。实行帮监结合，制定出奖罚措施。可以先由总承包档案管理人员帮助建立一个示范性文本，使其后续文件材料的分类整理有参照标准，达到规范统一。另外，要根据现场条件，建立符合《档案馆建筑设计规范》要求的库房，并配备相应的设施。如：空调，去湿机，温湿度计，灭火器材等。订制适量的各种规格的档案管理工具和耗材。如：资料柜，档案盒等。3.2中间检查在马鞍山工程项目建设中，同样存在档案意识淡薄的现象，认为档案工作不直接产生经济效益，而且琐碎繁杂，在紧张繁忙的工程施工中，大家对工程质量和进度的重视影响到对文件材料的控制管理不能与生产同步；另外，由于各参建单位档案人员业务素质参差不齐，有的甚至是临时聘用的未通过档案上岗培训的人员，对文件材料的编制要求、分类管理等知之甚少，极易造成文件内容不完整，文件格式不规范，文件编号不统一等现象，为今后档案整理和验收留下大量隐患。因此，中间检查工作占据着极其重要的地位，能及时发现问题，采取纠偏措施。在马鞍山总承包工程中，档案“中间检查”工作的具体措施是：制定对各参建单位档案工作的指导、监督和检查的工作计划。每月定时组织监理专工、技术专工和档案专工对参建单位技术资料的归档整理进行核查。具体来说，根据各标段项目划分表中的各分项工程、分部工程、单位工程的进展情况进行核对，制作出文件材料中间核查表，及时发现问题并提出整改措施，列出检查结论（完整率、准确率、预立卷合格率等）；监理专工和技术专工从案卷内容的齐全完整，真实有效上把关，以确保主要施工技术记录，质量检验记录，出厂证件及检验材料等原始产生的文件材料完整有效。档案专工从案卷质量是否符合档案管理各项标准上把关，以确保文件为原件，签署完备，字迹图表规范等，同时检查是否按要求正确进行预立卷分类编目等。对检查后发现的问题以整改通知单的形式下发，并以整改报验单的形式提出整改措施，以便复查。总之，总承包方档案管理人员只有经常“走出去”检查监督各参建单位的档案管理工作，强化中间检查，才能保障将来“坐下来”较好地审查验收各单位的竣工档案，按时向业主移交，确保高质量通过竣工档案基建达标和档案专项验收。3.3竣工审查验收随着工程的推进，项目经过设计、施工、安装、调试几个阶段，各参建单位分包的各标段的工程都即将竣工或已经竣工，这时对各参建单位的工程档案进行验收成为总承包方档案工作的重点。在马鞍山总承包工程中，当第二台机组也顺利通过了168h满负荷试运行并通过业主验收后，我们依照《火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程》的规定，联合业主、监理档案负责专工对各参建单位的工程档案进行预验收。首先下发通知，要求各参建单位档案自检，并提交自检报告，再由总承包档案专工对其重点档案进行抽查，及时提出整改意见，并限期完成。最后还要检查整改后的闭合情况，由档案主管签字确认，确保各参建单位档案的顺利归档和移交。对接收的竣工档案及自身形成的工程管理文件进行汇总整理，统一分类、编目、编制检索工具，编制档案整理情况说明等。在项目正式通过竣工验收后的三个月内，总承包方应根据《重大建设项目档案验收办法》规定，编写项目档案验收申报材料，填写申请项目档案验收申请表，按程序向当地档案主管部门申报，完成建设项目档案验收；最后，按总包合同向业主及相关单位办理档案移交。移交时应明确档案的内容、案卷数、图纸张数等（含电子版）并进行清点，签字等交接手续。

4项目档案的“网络化管理”

马鞍山电厂扩建工程作为较大的总承包项目，其参建单位多，产生的文件材料数量大，流转时间要求紧迫，必须要求总承包单位和各参建单位的所有文件材料上网运行，以各单位网站为节点，构建自总承包单位到各参加单位纵向沟通、横向链接的信息网络体系，开发具备文件浏览、查询、表格填录、文件编辑、删除、恢复更替等各项功能的动态管理系统，实现区域信息共享。在该项工程中，我们使用了较先进的工程管理软件“POWERON”。若通过该项目管理系统与业主要求使用的档案管理软件的“无缝连接”，就能了解项目建设全过程的文件形成情况，保证项目文件材料收集的完整、准确、系统，保证电子文件的及时归档；同时利用用户权限管理对文件材料进行预归档，开通网络查询系统，就能为项目建设提供便利的档案查询利用，也能为档案工作人员节约了大量人力，物力和时间。最后，还能通过对档案信息资源的整合，提出对今后总承包项目有借鉴的各专题报告、优化设计方案等重要成果。这里最重要也急需解决的一个问题是，如何较好地做好软件系统之间的“无缝连接”,这受到项目建设时限、项目管理软件和档案管理软件开发时间周期及用户应用水平等多种因素限制，当这两个都很优秀的系统软件的“连接”不够完善时，往往会使档案管理工作回到以单机版档案管理软件进行辅助管理的简单方式，失去了在网络环境下对项目档案进行管理的巨大优势。目前，网络版档案管理软件已逐渐取代单机版的档案管理软件，使档案人员可以通过计算机在网络环境下，在线完成档案的收集、整理、编目、移交和提供利用，提高档案管理工作效率。因此，建立一个能将工程管理与档案管理紧密结合起来的统一工程管理信息平台，成为总承包工程项目“网络化管理”的当务之急！

5结语

篇10

关键词： 底图档案； 档案管理； 档案人员； 管理制度

中图分类号： G271；G275.3 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）07-0056-01

底图档案是设计生产过程的原始记录，也是一种设计文件，它不同于一般的档案资料，既是设计人员智慧的结晶，又是企业用于晒制蓝图的底版、组织生产的依据。底图与蓝图不同，它既不能折叠，也不宜装订。因此，对底图档案的保管和利用尤为重要。我院档案室自1958年建院至今已有五十四年，馆藏包括发电、变电、送电线路、院基建、其它工程、标准图等各类工程底图约有9万余卷，近80万余张，如此庞大的底图档案怎样管理好、利用好，使之能更好地为生产一线服务，成为我院底图档案管理人员急需解决的一个问题。

一、根据底图档案的特性，建立规范的底图档案管理制度

底图档案是科技档案的重要组成部分。底图档案是在工程过程中直接形成的，具有原始性的特点。最初底图都是设计人员手工画图，随着科技进步，如今是CID制图，设计人员在电脑上就能绘制出需要的底图。底图注重最终版，而且是只留存一份，丢失或破损严重都会给再利用带来无法弥补的损失，会严重影响晒出图纸的质量，因此底图档案管理在企业中的重要性不言而喻。

为了管好用好底图档案，我院制定了底图档案管理办法，并严格规范底图的归档、利用、保管、作废鉴定等一系列标准管理制度。细化了从底图的归档、整编、调图、置换、调用电子版、图纸刮改、库房排架、工作量统计、作废等十几个岗位管理操作手册，而且工作全过程形成了一个比较完善的标准化管理制度体系，确保了底图档案管理制度的程序化、规范化、标准化。如设计人员需要进行底图修改，必须先进行刮改底图登记，登记内容包括工程号、卷册号、图号及刮改原因，并签字。再如对需要销毁的底图要先进行载体转换并登记造册，提供给鉴定委员会，然后经院分管领导批准后，由档案馆制定专人监督销毁。在库房管理上，底图库房认真做好“八防”工作，定期打扫，保持库房的通风、清洁，有专人负责检查库房的温湿度，以保持库房的良好状态，并在库房配备自动灭火设备，确保万无一失。

二、运用先进科技手段，采取多种措施，提高底图档案管理水平，确保提供利用的底图质量优

由于底图库存越来越多，保管负荷越来越大，传统的人工检索已经不能适应我院生产需要。人工检索不仅降低了档案的利用率，而且影响设计人员工作效率。为此，我院于2010年上线使用北京立思辰软件公司提供的档案管理系统软件，使档案实体管理和信息管理实现了计算机化和现代化。不仅把档案工作人员从繁重的手工劳动中解脱出来，又能科学合理、有效地利用科技档案信息资源，使设计人员能从种类繁多、数量庞大的图纸中准确、快速检索。对我院的底图管理工作提供了很大的帮助，它具有检索、查阅、浏览、统计等功能，且局域网上的数字档案馆能够进行底图库查询，便于设计人员查询、检索、浏览，并根据相应的角色功能设置了权限，提高了工作效率。如查阅一份工程图纸，需要输入工程号即可模糊搜索，然后再找到相应的卷册进行查阅，操作简便易行。

近年来随着我院工程量的增大，生产任务急剧增加，每年底图档案归档量近10万张，库存压力越来越大。为此，我院2008年下半年开始通过工程扫描仪将底图进行扫描，并把它们转化为电子文件，同时备份，既方便管理和利用，又大大节省了库房空间。我院已建院54年，档案室馆藏的底图档案经过成千上万次的翻阅、调用、拿挪及晒图机的强光照射，其中许多标准图、典设等常用活用图已变黄、变脆，有的已破碎不堪，以致无法再次使用。为了解决这一问题，使其更好地为设计生产服务，我们采取了以下措施：

1.外委将底图档案通过扫描转换成电子文件，同时异地备份保存一份。根据生产需要，可将电子文件制成二底图或直接出白图，从而实现旧底图的翻新。

2.将部分频繁使用的较破损标准图、典设图重新绘制成新底图，由技质部牵头，经生产部门的专工检验确认后，加盖底图图章，替换旧图，重新使用。

3.对已缺失的底图，用蓝图去做二底图，以备用。

三、对扫描图进行查验，精益求精

为了保证图纸的准确、清晰、无误，外委的底图扫描后，在上传到档案管理系统的底图数据库的同时，也拷贝一份给底图。我们安排专人负责检查，检查的内容包括：扫描图与上传电子版图纸是否清晰、一致，图号是否正确，归入的工程与图纸目录是否一致等等。对有问题的图纸，我们先借蓝图对照，然后针对出现的问题逐一解决，并重新扫描，保证上传的电子文件与拷贝的电子文件、蓝图一一对应。不定时抽查扫描文件，随机抽调电子版图纸，直接做成白图与蓝图对比，对照查看扫描后的底图与原图的比例，清晰度等是否一致，以达到出图的最佳效果。

四、提高底图档案管理人员的综合素质

（一）管理人员必须有极强的工作责任心。底图档案管理人员必须养成良好的职业道德和敬业精神，严格遵守档案管理制度，规范工作流程。

（二）管理人员必须具有多元化的知识结构。需要学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科知识，为实现对档案管理信息化、数字化提供储备支持。通过不断学习和加强培训，来掌握先进的信息技术，从而达到科学管理的目的。

（三）管理人员必须具有良好的职业道德和端正的工作态度。良好的职业道德是保障档案管理工作稳步发展的前提。不断丰富档案工作的宣传教育，定期对底图档案资料的管理进行检查考核，提高管理水平。

随着近些年电子信息技术的飞速发展，建立数字化档案馆成为企业的迫切需求，我院正朝着这个目标发展，这就要求档案管理人员要与时俱进，在掌握档案专业知识的同时，还要具有更深厚的专业素质。全面掌握档案专业知识，如档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业的知识和基本技能。使档案管理工作能更好地适应信息时代的发展要求，不断学习了解与档案相关的法律法规知识，应对新时期的新问题，发挥绿叶作用，作出应有贡献。

参考文献：

[1] 陈蓉，图纸档案的计算机管理[J].四川建筑，2008（03）.