财政部电子档案管理办法范文

导语：如何才能写好一篇财政部电子档案管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

1. 《会计档案管理办法》正式实施的时间是（）。

A．2017年12月11日 B．2017年1月1日

C．2017年7月1日 D．2017年1月1日

2.根据《会计档案管理办法》规定，负责定期将应归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册的部门应是（）。

A．单位的会计机构或会计人员所属机构

B．单位的档案机构或档案人员所属机构

C．单位的人力资源机构

D．单位的有关业务部门

3.根据《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管，再移交单位档案管理机构保管。这里所说的单位会计管理机构临时保管会计档案的时间应为（）。

A．1.5年 B．半年 C．2年 D．1年

4. 会计档案销毁清册也是一种重要的会计档案，它的编制部门是（）。

A．单位会计机构 B．单位行政办公室

C．单位人力资源部门 D．单位档案管理机构

5.根据规定，负责组织会计档案销毁工作的部门应是（）。

A．单位会计机构 B．单位办公室

C．单位人力资源部门 D．单位档案管理机构

6.根据规定，属于企业永久保存的会计档案是（）。

A．总账 B．银行对账单

C．财务会计报告 D．会计档案销毁清册

7.根据规定，保存期为30年的会计档案是（）。

A．总账 B．银行对账单

C．财务会计报告 D．会计档案销毁清册

8.下列不属于永久保管的会计档案是（ ）

A．总账 B．会计档案保管清册

C．年度财务会计报告 D．会计档案销毁清册

9.保存期为30年的会计档案并不少，但（）例外。

A．总账 B．会计档案移交清册

C．会计凭证 D．会计档案销毁清册

10. 关于会计档案所涵盖的范围，以下说法正确的是（）。

A．会计档案，即为会计凭证、会计账簿和财务会计报告

B．会计档案既包括纸质的会计资料，也包括一些电子的会计资料

C．由于银行对账单和银行存款余额调节表均不属于企事业单位的原始凭证，所以它们也就不属于会计档案资料

D．财政总预算、行政单位、事业单位等的基本建设拨、贷款年报（决算）不属于会计档案资料

11.关于会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书，以下说法错误的是（）。

A．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书均应由单位档案管理机构填制

B．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书均属于会计档案资料

C．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书的保管期限并不完全相同

D．会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书产生（或填制）的时间并不一致，涉及的当事人也不完全相同

12.关于会计档案，以下说法正确的是（）。

A．总账、明细账是会计档案，而固定资产卡片和辅助账不是会计档案

B．销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销，单位负责人不需要在会计档案销毁清册上签署意见。

C．对各单位每年形成的会计档案进行整理立卷的部门是立档单位的会计机构或会计人员

D．根据规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，应暂由会计机构保管半年

13.关于会计档案的销毁，以下说法错误的是（）。

A.保管期满未结清的债权债务原始凭证不得销毁

B.正在建设期间的建设单位会计档案不得销毁

C.会计档案销毁需要单位会计机构编制会计档案销毁清册

D.会计档案销毁需要单位档案管理机构与会计管理机构共同派员监销

14. 关于会计档案保管，以下说法错误的是（）。

A. 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为十年和三十年

B.会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起

C.单位的总账和年度财务报告均属于永久保存的会计档案

D.会计档案的保管办法所规定的会计档案保管期限为最低保管期限

15. 按照规定，主管全国会计档案工作，并共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导的部门，是指（）。

A.财政部 B. 国家档案局

C. 财政部和国家档案局 D. 人大财经委员会和档案部门

16. 关于电子会计档案，以下说法错误的是（）。

A. 电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交

B. 属于归档范围的电子会计资料，必须属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案

C.电子会计档案的销毁应当由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销

D.档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全

二、多项选择题（每题2分，共计34分）

1.财务会计报告属于会计档案的一个重要内容，而这里所说的财务会计报告具体包括（ ）。

A.月度财务会计报告 B.季度财务会计报告

C.半年度财务会计报告 D.年度财务会计报告

2. 《会计档案管理办法》修订的依据是（ ）。

A．《企业会计准则》 B．《中华人民共和国预算法》

C．《中华人民共和国会计法》 D．《中华人民共和国档案法》

3.《会计档案管理办法》使用的范围包括（ ）。

A．国家机关 B．社会团体 C．企事业单位 D．其他组织

4. 对于会计账簿，以下属于会计档案的包括（ ）。

A．总账、明细账 B．有关辅账簿

C．日记账 D．固定资产卡片

5.对于会计凭证，以下属于会计档案的包括（ ）。

A．原始凭证 B．文件与合同

C．记账凭证 D．预算

6. 《会计档案管理办法》中所规范的会计档案内容有很多，比如其他会计资料就包括（ ）等。

A．银行存款余额调节表 B．银行对账单

C．纳税申报表 D．会计档案移交清册

7.根据《会计档案管理办法》规定，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存并形成电子会计档案，必须同时满足许多条件，这些包括（ ）。

A．形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输

B．能够采取有效措施,防止电子会计档案被篡改

C．形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

D．能够建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响

8.单位在办理会计档案移交时，按照国家档案管理的有关规定办理移交手续进行移交。以下属于正确说法的是（ ）。

A．纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装

B．电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定

C．特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交

D．单位会计管理机构应当编制会计档案移交清册

9.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为（ ）。

A．10年 B．30年 C．20年 D．15年

10.单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，并组织单位有关部门共同进行，这些部门应当包括（ ）。

A．会计 B．审计 C．纪检监察 D．有关业务部门

11. 会计档案销毁清册，包括拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。为了明确经济责任，会计档案销毁清册还需要有关机构的有关人员签署相关意见。这些机构的有关人员包括（ ）等。

A．单位负责人 B．档案管理机构负责人

C．会计管理机构负责人 D．档案管理机构经办人

12.根据规定，单位电子会计档案的销毁应当符合国家有关电子档案的规定,并由以下部门共同派员监销完成（ ）。

A．单位档案管理机构 B．单位会计管理机构

C．单位信息系统管理机构 D．单位人力资源部门

13.对于保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证，以下说法正确的是（ ）。

A．不得销毁

B．纸质会计档案应当单独抽出立卷

C．电子会计档案单独转存

D．涉及其他未了事项的会计凭证需要保管到未了事项完结时为止

14.根据规定，对于单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在相关资料中予以列明。这些资料包括（ ）。

A．会计档案鉴定意见书 B．会计档案销毁清册

C．财务会计报告 D．会计档案保管清册

15. 单位因分立原因会导致会计档案的保管发生一定的变化，以下说法正确的是（ ）。

A．单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案

B．单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案

C．单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续

D．单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由中介机构保存，并按照规定办理交接手续

16. 对于单位之间交接会计档案，以下说法正确的是（ ）。

A．移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册

B．交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督

C．电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交

D．档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全

17.关于会计档案，以下说法错误的是（）。

A.会计档案是各单位档案的重要种类之一，也是国家全部档案的重要组成部分

B.查阅或者复制会计档案的人员，可根据需要对会计档案进行拆封

C.凡是具备单独会计核算的单位，都会形成会计档案，这是会计档案特征中的

普遍性所决定的

D. 采用电子计算机进行会计核算的单位，只能保存磁性介质的会计档案，不能保存打印出的纸质会计档案

三、判断题（每题2分，本题共计50分）

1.会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 （）

2. 由于财政部门属于会计工作的主管部门，因此，财政部门应当负责主管全国会计档案工作，制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。 （）

3.县级以下地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。 （）

4.根据规定，单位的档案机构或者档案工作人员所属机构负责管理本单位的会计档案。单位不可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。（）

5.《会计档案管理办法》中所规范的会计档案有很多，但是会计档案保管清册、会计档案销毁清册属于单位档案的重要内容，不属于会计档案所包括的内容。 （）

6.根据《会计档案管理办法》的规定，单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。 （）

7. 不管是行政单位，事业单位，还是企业，按照规定，固定资产卡片的保管期限应为固定资产报废清理后保管5年。 （）

8. 根据《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管1年，因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。但是单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过两年。 （）

9. 根据《会计档案管理办法》规定，会计档案临时保管期间，出于工作的需要，单位出纳人员可以在此期间兼管会计档案。 （）

10. 单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。 （）

11. 单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。为了保证会计档案的安全，单位保存的会计档案一律不得对外借出。 （）

12.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。根据规定，会计档案的保管期限，是从会计档案归档保管后的第一天算起。 （）

13．会计档案的保管期限分为永久、定期两类。《会计档案管理办法》所规定的会计档案保管期限为最低保管期限。 （）

14. 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。会计档案鉴定工作应当由单位会计机构牵头进行。 （）

15. 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。对于保管期满的会计档案一定要进行销毁。 （）

16. 根据规定，会计档案销毁工作应由单位档案管理机构负责组织并与会计管理机构共同派员监销。但是对于电子会计档案的销毁还应当有信息系统管理机构派员参与监销。 （）

17. 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案。应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。 （）

18.根据规定，单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由上级主管单位统一保管。 （）

19.根据规定，单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。 （）

20. 根据规定，建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在建设项目达到预定使用状态时及时移交，并按照规定办理交接手续。 （）

21. 单位委托中介机构记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。 （）

22. 一个单位的预算、计划、制度等文件材料，也适用于《会计档案管理办法》。 （）

23.不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等不适用于《会计档案管理办法》。 （）

篇2

【摘要】本文根据会计电算化档案的特点,分析了高校会计电算化档案管理存在的问题,提出了加强高校会计电算化档案管理的对策。

【关键词】高校;会计电算化;档案管理

会计档案是重要的经济档案和历史资料,具有不可再生的特点,它是检查以前年度发生的经济工作责任和进行绩效评价的重要依据。高校领导在了解学校状况、预测经费开支、制定事业发展规划和科学决策时都必须借助会计档案记载的各种信息,会计档案是高校必不可少的经济信息资源,具有极为重要的经济意义的法律意义。会计电算化在为我们提供快捷、高效服务的同时,不同程度地存在着某些问题。怎样做好会计电算化档案管理,是摆在我们面前的一个新课题,需要不断深入地研究和总结。

一、高校会计电算化档案管理存在的问题

(一)会计电算化档案管理内容不够完整

目前大部分高校虽已经实现了会计电算化,但由于对会计电算化档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,因此大多数高校定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案,而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等。有的高校为了管理需要进行了会计软件的升级,而原有的会计软件及资料却未能及时进行整理归档,随着时间的推移,不同版本下的会计数据不能被调用,会计档案的完整性、安全性就得不到保证。会计电算化档案管理的最终目的是为了提供利用,但这种服务方式已经制约了会计电算化档案的利用,更无法适应会计电算化档案的改革发展。

(二)会计电算化档案自身存在的问题

1.机制记账凭证内容不完整。尽管机制记账凭证上面已经打印了制单、出纳、记账、审核和会计主管等,但是却缺少上述相关人员的印章或者签字。作为会计凭证,内容不完整,责任不明确。

2.备份打印输出不及时。有些高校不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出,过于依赖计算机存储,没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,从而影响电算化系统的正常工作。

3.硬件设施未跟上。由于某些高校受条件限制,没有配备激光打印机或喷墨打印机,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的会计电算化档案保护措施;没有选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,没有实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失。

(三)会计电算化档案管理缺乏专门人员

会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识,又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多高校比较重视教学和科研的人才引进,对档案的管理不够重视,有的高校甚至让非专业人员管理档案,遇有上级主管部门检查时忙于应付,档案意识滞后。个别高校的档案室多采用打开柜门,让财务部门的同志自己查阅会计档案,有的甚至没办任何手续就随意借出档案查阅,既不符合会计档案管理的要求,也无法满足高校对会计档案的信息需求。

(四)会计电算化档案管理制度有待完善

目前,国家关于会计电算化档案管理的讨论,大多是围绕《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》等几个文件,仅对会计电算化档案的基本要求而谈,未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范。随着会计电算化的普及,会计档案的内容增多了,对环境的要求提高了,而很多高校没有认识到这些变化,认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化,没有及时修订学校的会计档案管理制度,没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员的岗位职责,也没有及时采取相应的保障措施来改善会计电算化档案的保管环境等,会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。会计电算化档案管理中存在的问题越来越突出,原有的管理方式陈旧,不能适应会计电算化档案管理的要求。

二、加强高校会计电算化档案管理的对策

(一)强化领导会计档案的管理意识

各类档案设备的购建,专职档案管理员岗位的设置以及档案

管理制度的出台,都离不开单位领导的积极支持。因此,会计人员一方面要大力宣传国家的财经法规和管理规章,增强大家的会计电算化档案管理意识;另一方面,积极主动地争取领导的重视、关心和支持,强化领导的会计档案管理意识,将会计电算化档案管理工作纳入学校整体工作的范围加以考虑和安排,加大经费投入,完善硬件环境,不断升级软件,确保会计档案管理工作顺利进行。

(二)提高会计档案管理人员的业务素质

会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作,计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出新的更高的要求,会计档案管理人员业务素质和能力是管好用好会计档案的关键,针对目前高等学校档案管理机构中,缺乏既懂档案管理知识又精通财会知识和计算机应用的复合型人才,不能适应新形势下会计档案管理工作需要的情况,高校领导应重视会计档案管理人才培养,进一步加强会计档案管理人员队伍建设,不断提高他们的政治素质和业务素质,使他们尽快掌握现代化的管理方法和技术,不断提高会计档案管理水平。

(三)建立和健全会计电算化档案管理的制度体系

国家制定系统的、细化的会计电算化档案管理办法,以法规制度的形式加以强制,在方法上指导各单位的会计电算化档案管理工作,是做好会计电算化档案管理的保障。财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》第四条规定“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查,防止毁损、散失和泄密”;第七条规定“各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。笔者认为,目前高校可根据财政部的《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》等管理规章,建立和健全一系列具体的、可操作性的会计电算化档案的管理制度体系,保证会计电算化档案的安全和完整,更好地为决策服务。具体可以制订以下制度:

1.建立会计电算化档案管理的定期备份制度。会计电算化档案应定期备份到磁性介质。一般准备三套软盘循环使用,并设立备份登记簿,登记备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。需要备份的内容包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表,应视同会计资料按月做两套软盘备份,交会计档案保管员保管。注意应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据,尽量少采用软盘存储会计档案。

2.建立会计电算化档案管理的归档制度。会计电算化档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管。要保存各版本的档案备份,并在存储介质的标签上注明软件的种类和版本号,同时标注与哪个版本的会计软件相对应。会计数据输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账等账本。报表应定期打印输出,并由记账人员、会计机构负责人、会计主管人员等相关人员签字或盖章。打印输出的档案交会计档案管理员妥为保管,要制定输出档案的内容、件数、保管人和使用人的登记制度。

3.建立会计电算化档案的保管制度。档案保管员要将备用盘与储存盘分离存放在两个建筑物内,即对所有的会计数据进行双备份,每份要注明形成档案的时间与操作员姓名,并贴上写保护,贴上封签,存放在两个不同的地点,并做好防磁、防火、防潮、防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、刻录的光盘等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。打印输出的凭证、账册、报表等纸介质档案,按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理,但必须有制单人员、记账人员、审核人员、出纳人员以及会计机构负责人等的签章才能存档保管,以明确经济责任,保证档案的法律效力。在电子档案和纸质档案并存管理的体制下,可以在纸质档案的卷内目录“备注”栏中注明相应的电子档案的档号及保存地址,以相互对照利用。

4.建立严格的会计档案查阅、复制登记制度。每次调阅,必须有档案管理人员在场监督,根据调阅权限,在调阅登记簿中详细登记调阅日期、调阅人员的姓名和部门单位、调阅理由、调阅内容、归还日期、审批人员等,不得将保存的会计档案借出。本院教职工来调阅或复制会计档案,应经会计主管人员同意,由本单位财会人员调阅、复制后再处理。外单位人员来调阅或复制会计档案,必须持有单位正式介绍信,经学院领导、会计主管人员批准后,由本单位财会人员调阅、复制后再处理。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。必须在确保高校会计档案的安全性和完整性前提下,使会计电算化档案得以充分利用。

5.建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制

度。针对会计电算化档案易被修改且不留痕迹的特点,在进行管理时应注意:对硬盘上的会计档案,应具有相应的安全保密措施加以保护;要有用户设别控制管理;要有加密的机内操作日志管理,监督操作系统;要有数据存取权限限制,防止越权使用。对于普通数据,可较大范围共享;涉及单位机密的数据,仅供一定需要的人员使用;而设计原程序文件、数据结构文件等,则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置,保证电子档案的安全性,减少人为修改的可能。

6.建立会计电算化档案的销毁制度。对保管期满的会计电算化档案,由档案保管人员会同会计机构向单位负责人提出销毁意见,编制销毁清册,列明应当销毁的档案名称、卷号、数量、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,单位负责人在销毁清册上签署意见。销毁时,由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销,并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后,监销人员要在销毁清册上签字。对于保管期满但涉及债权债务未了的、在建工程的、涉外业务的会计档案,均不得销毁。

7.建立会计电算化档案的立卷制度。《会计档案管理办法》第六条规定,各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。高校一般可以根据档案保管年限和管理类别进行立卷。每年保持档案顺序排列的稳定性,没有国家政策的调整,一般不予变更。

8.建立会计电算化各管理岗位责任制度。主要内容包括:根据内部控制制度的要求设置各工作岗位的职责和标准;各工作岗位的人员和具体分工;各工作岗位的轮岗办法;对各会计电算化岗位的考核办法。保证管理的各项工作责任落实到个人。

9.建立会计电算化系统的管理工作规范。系统的管理工作要采取专人负责制;提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具;强化系统的安全防护功能,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

10.建立会计电算化档案移交制度。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管。移交时,要按移交清册逐项移交,接替人员要逐项核对点收,交接双方和监交人员要在移交清册上签名。移交清册应当一式三份,交接双方各执一份,存档一份。

随着高校会计电算化的不断深入,高校应充分重视会计电算化档案的管理,不断解决存在的问题。可以利用会计电算化档案的数据信息,设计和建立一套高校管理与决策的支持系统,以充分实现会计电算化档案的再利用。良好的会计档案管理是保证会计数据安全完整的关键环节,也是会计信息得以充分利用,更好地为决策服务的保证。

【主要参考文献】

[1]财政部,国家档案局.会计档案管理办法.1998.

[2]财政部.会计基础工作规范.1996.

篇3

[关键词]会计；档案管理；事业单位

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.159

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）08-0209-01

1 会计档案的分类

会计档案主要记录与单位业务经济相关的重要资料、各种收据和历史记录等，方便单位查证和核算，包括会计账簿、会计凭证以及财务相关报告。主要有以下几类。

（1）会计凭证类：汇总凭证、账目凭证、原始凭证以及其他会计凭证。

（2）会计账簿类：日记账、辅助账簿、明细账目、总账目、固定资产卡以及其他会计账簿。

（3）财务报告类：年度、季度和月度的财务报告，包括会计报表、附注、附表和相关文字说明等。

（4）其他类：银行对账单、银行款项调节表、会计档案流向清册、会计档案注销清册、会计档案托管清册以及其他需要留档的会计核算相关资料。

2 当前会计档案管理中存在的问题

2.1 电子数据档案应用不广

随着会计电算化的推进，大部分事业单位都放弃了旧式手工纸质记账方式，而采用电算化进行会计工作，给会计核算工作带了诸多便利。财政部门专门颁布的《会计电算化工作规范》，进一步明确了会计电算化的重要性，并详细定义了电算化会计档案内容，规范了电算化会计档案的管理防护工作，要求做好防潮、防火、防尘和防磁细节，养成备注双份重要会计档案的自主意识，以备查证。但是，目前仍有很多单位因为电子设备和工作人员自身问题等各种原因，忽视电子数据备份的重要性，只是把计算机打印的账本和凭单等归纳到会计档案进行保管，没有做好双份备注工作。也有些单位单纯依赖计算机电子数据备份，一旦电脑出现故障就可能造成备份数据丢失，或者财务软件更新后未保存原有数据，致使电子数据无法查阅。

2.2 部门预算方法新形势的要求

《会计档案管理办法》于1999年1月1日实施，随着科学技术的迅猛发展，其中的部分规定已无法适应新形势需求。2002年，我国已经开始全面实行部门预算，所有事业单位都实行了编制部门预算方法，这种部门预算方法在事业单位中得到广泛接受和实施，并取得良好反响。部门预算方法统一和规范了编制预算办法，使财政保障的程度显著升高，有效促进社会经济事业的和谐发展。在事业单位实行部门预算方法时，进行的“二上二下”编程会产生一系列对应的输出表，是部门预算的相关细则业务材料，在会计工作中的意义重大，有着较强的可比性和连贯性，如果只是保存其文书档案的话，无法对财务情况进行准确、有效地分析利用。

2.3 会计档案管理工作主管部门不明确

很多企业的会计档案管理的主管部门是由出纳兼任的，明显违反了行业规则。在实际会计工作中，主管部门很少关注《会计档案管理办法》，档案部门的年度档案业务培训也没有将会计档案人员包括在内，会计档案管理处于无人管束的境地。企业的会计工作很受重视，每年都会投入资金对会计人员进行业务培训，这些培训虽然偶尔会涉及会计档案管理内容，但大都偏重于理论方面，缺乏实践指导意义。这导致企业会计档案管理质量不高，档案封面信息填写不齐全，装订不够规范，档案分类归纳不够到位，很多档案没有目录或者目录不够详细，使得会计档案管理的处于混乱状态。

2.4 单位财务部门和档案部门职责不明确

《会计档案管理办法》规定：“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂且由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。”很多单位虽然设立了档案机构单位，但是会计档案仍然由会计机构进行保存，由于档案机构处理的档案比较繁多，很难及时对会计档案进行及时归档和整理，会计档案是国家档案的重要组成部分，这样的处理方法明显不妥，影响到档案的处理有效性。

3 如何解决会计档案管理问题

3.1 加强对会计电子档案的管理

会计的信息化程度越来越高，电子档案比纸质档案有更多的优势，很多档案都以电子档案的形式保存，但把纸质档案转换为电子档案，并不意味着档案管理工作的结束，还应严格按照《会计电算化工作规范》的要求，对电子档案数据进行备份，根据档案重要性的不同，选择电子档案的存储介质。载有会计档案数据的光盘和磁盘应该放在防潮防磁的容器里。

3.2 修订会计管理办法的规范操作制度

应该扩大对账单的定义，不仅仅局限于银行出具的对账单，部门预算表也应该纳入会计档案中，使会计档案起到还原企业经济活动和组织活动历史画面的作用。

3.3 加强会计档案管理人员的技能培训

人才是企业发展的源动力，对于会计部门也是如此。财政部门和档案部门应定期对档案人员进行培训，规范会计档案管理人员档案分类、立卷、装订、移动、编写目录等具体操作，把会计档案管理纳入企业日常工作检查中。

主要参考文献

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会计委派制是由政府部门和产权管理部门以所有者身份，委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。实行会计委派制度是我国会计管理工作中的新生事物，是对传统会计管理体制的重大改革。行政事业单位会计委派制有两种形式，一种叫“会计委派直接管理”，另一种叫“财务集中制”。

1.“会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。

2.“财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变，委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权，无支配和使用权。

目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：

一、委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。

二、会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，大多是租用或腾出几间房当做办公的地方，办公用房十分紧张，报销、办公挤在一起，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，环境嘈杂，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理，混乱堆放在柜子里。

综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题，其主要表现为：

1.有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

2.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

3.会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

4.财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

5.会计档案管理制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：

1.加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

2.加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

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关键词：电子发票；高校财务管理；挑战

电子发票的应用可简化报销流程，提升效率，节约成本，但是在使用过程中也存在易伪造、监管难、重复报销等难题。如何克服这些难题将是高校财务所面临和必须迎接的挑战。

一、电子发票概述

2012年以来，国家财政部开始推行为财政票据电子化工作，旨在提高票据监管能力。目前，已有许多高校和财政厅有关单位在使用财政电子发票。在财政部和国家档案局为电子发票的技术实现制定了相关标准的基础上，2015年年底，国家税务总局在全国范围内推行增值税电子发票，并在2016年年初开出了第一张电子发票；从此，电子发票逐渐在各行各业被频繁使用。

二、电子发票的优势分析

（一）对于票据使用方，电子发票节约成本。传统纸质发票带来了大量的票据管理工作，需票据专管员按照规定流程领购、使用、核销、保管和销毁票据而言，而电子发票不仅大大节约人力物力财力上的成本，而且避免了上述的繁杂流程，减少了不必要的错误。（二）对于票据印制发售方，电子发票减少了传统发票印刷、库存管理、发票发售、发票开具等各环节的工作量，使发票的管理工作简单化。（三）快捷安全。电子发票符合无纸化和即时电子商务的特点，它可以在交易完成时及时向消费者提供发票，提高服务质量的同时提高工作效率。（四）便于存储管理。电子发票以信息方式存储，可以在线检查、下载和打印，便于查询和保存，不需要特殊的存放地点，用户也不需要考虑发票的损坏和丢失。

三、电子发票在高校财务管理应用中面临的挑战

（一）如何鉴别电子发票的真实性和唯一性伴随着电子发票的频繁使用，财务人员接触到的电子发票越来越多，但是目前高校财务工作仍以纸质发票为主。另外，基于电子发票可重复打印的特点，电子发票是否已报销尚无行之有效的方法。这就给财务人员的账务处理提出了很大的挑战。（二）如何将电子发票与高校财务报销系统对接随着高校财务信息化程度的不断提高，更多的财务软件在建立了以大数据云服务等技术为特征的技术平台的基础上，并与主要的电子商务交易平台相连接，主要为实现开票、流转、收款、报销等程序上的无缝连接。那么，如何避免重复报销和虚假入账，并将电子发票与高校财务报销系统相连接，是当前高校财务报销工作中的最大难点。（三）如何将电子发票与高校财务收入系统对接高校目前的主要收入来自于财政拨款收入、捐赠收入、学费收入等方面。在电子金融票据，尤其是非税收入票据日益普及的情况下，高校财务管理所面临的问题是如何将电子发票与高校财务收入系统对接。虽然目前已有许多高校在使用电子发票，但电子发票想要作为财务会计的原始凭证，就必须下载和打印，并加盖专门的财务印章才可以。据了解，陕西省高校财务收入系统尚未与非税收入电子发票实现电子化对接，而应用电子化处理尚在电子发票的流转环节中。（四）如何进行电子会计档案的管理随着电子发票的日渐普及，传统会计档案保管的方式受到了冲击。2015年12月，《会计档案管理办法》由财政部和国家档案局联合，2016年1月1日起正式开始实施，《会计档案管理办法》中明确了对于电子会计档案与会计资料的具体管理要求。因为会计档案涉及确认归档、查询借阅、移交流转、库房保管等诸多程序，所以，当前高校财务管理最紧迫的问题就是如何建立有效的电子化档案管理平台，并与财务系统实现无缝对接。

四、电子发票在高校财务管理的前景展望

区块链在本质上是一种分布式的数据库，在解决电子发票实际应用方面提供了有力帮助。（一）区块链技术可有效确保电子发票数据的安全性在区块链系统中，电子发票不能被篡改或伪造，这主要体现在电子发票记录交易信息时将会被打包成块并加密，同时，它将利用加密机制确保电子发票的唯一性，一旦电子发票被认证，它将被广播到所有节点中。（二）区块链技术可有效解决重复报销、虚假入账难题利用区块链技术交易数据不可篡改的特性，将发票、报销、入账等各个信息记录在整个过程中，使得信息的输入需要多方确认，以便实现电子发票的高校流转和使用的唯一性，解决其重复报销、虚假入账的问题，从而维护各方利益。（三）区块链技术助力电子会计档案管理无纸化办公是高校财务办公的必然趋势。使用电子发票时，使其内外部分别与高校财务和供应商对接，在逐步实现数据之间的互联互通，实现数据的一点录入，全过程共享。如果这样，电子会计档案信息就面临着被随意访问、复制和篡改的风险。那么，可以利用区块链的存储、更新、分布式的数据记录和去中心化机制，以及攻击单个节点无法破坏或控制整个网络的特点，解决会计档案信息中被随意访问、复制和篡改等相关问题。目前，区块链技术在电子发票管理中的运用还处于探索阶段，那么，财税区块链的建立便是跨行业融合的又一创新，这就需要考究技术的前沿性和储备性，积极把握区块链技术发展趋势，为区块链技术在财税管理的应用奠定基础。

参考文献：

[1]韦蔚.“互联网+”时代高校财务工作的机遇与挑战——以电子发票为例[J].商业会计,2017(08)

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1 会计档案管理的现状和存在的问题

实现会计电算化后，会计档案的范围扩大了，管理的内容也增加了，除了按照《会计档案管理办法》对纸质会计档案进行管理外，还要对电子会计档案进行管理。电子会计档案管理需要档案管理人员不仅懂会计知识，还要具备较高的计算机软硬件操作技能。目前，我国绝大部分企事业单位都实现了会计电算化，会计档案的管理工作比以前更加繁重，管理成本也提高了，具体表现在会计档案的内容增加，管理难度加大，需要的管理人员也相应增加，并且对管理人员的素质要求也提高了，会计档案所占用的库房面积也增加，生成、打印和保管会计档案的机器设备投入更大。也就是说，实现电算化后，会计档案管理的人力、物力和财力等相应增加，管理范围增加了，难度加大了。会计电算化只是将会计人员从繁重的会计核算等工作中解放出来了，会计档案管理的工作不但没有减轻，反而更重了，难度更高了。

目前的会计档案管理工作存在哪些问题？我们如何才能减轻会计档案管理工作的任务，提高会计档案管理工作的效率呢？

1.1 会计档案保管期限规定不切实际。1999年1月1日施行的《会计档案管理办法》第八条规定了会计档案的保管期限分为3年～25年的定期保管和永久保管。现在的市场竞争越来越激烈，很多企业存续的时间很短，根据2013年8月份国家工商总局的统计数据，中国企业的平均寿命6.09年，60%的中国企业平均寿命仅5年，中小企业的寿命就更短，平均寿命仅2.5年。而我们目前的法规规定会计档案要保管15年、25年乃至永久，其实际意义究竟何在？作为法律责任的主要承担者的企业已经不复存在，档案留着还有什么用？即使有法律责任要追溯，向谁追溯？这一规定显然与目前的经济形势不符，特别是对中小企业和民营企业更是不切实际。国有企业和大型的企业集团存续时间稍长，平均寿命也不过7年～8年，当然也不排除像“同仁堂”、“六必居”这样的百年企业，但这样的企业在中国屈指可数。

同时，《会计档案管理办法》第十三条规定，单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。很多中小企业没有业务主管部门，那么，这些已经终止的中小企业的会计档案应该由档案馆代管，或者由财产所有者代管。但保管这些会计档案是需要成本的，这个成本由谁来承担？档案馆的人员和空间也是非常有限的，已注销企业的会计档案全部由档案馆来代管显然是不现实的。财产所有者通常认为企业已经没有了，与企业有关的法律责任也应该终止了。会计档案“是扔还是留”也是很多业内人士的困惑，实际情况是，随着企业的注销，很多企业的会计档案也就慢慢散失了。

1.2 会计档案管理方式不统一。尽管很多会计人员都知道纸质会计档案和电子会计档案应该并存，但是究竟哪些会计档案需要纸质保存，是原始凭证？还是会计报告？或者是全部的纸质会计档案？实际的情况是，有的企业保留了所有的纸质会计档案和对应的电子会计档案，有的企业只保留了电子会计档案，当税务部门来检查时，再把所有的纸质会计档案打印出来。但是，有的企业又反映税务局查账的时候根本不看打印的账本，只看手工账。还有电子会计档案要定期备份，哪些电子会计档案需要定期备份？用什么介质备份？多久备份一次？众说纷纭，这就给企业的会计人员造成很大困惑，不知何去何从。

1.3 会计档案销毁工作不及时。《会计档案管理办法》第十条规定，保管期满的会计档案可以进行鉴定后销毁。但是在实践中，保管期满的会计档案进行鉴定销毁的企业寥寥无几。以郑州市的二十几家大型企业为例，厂龄40年左右的有6家企业，超期保存的会计档案占所有会计档案的60%左右，厂龄在30年左右的12家企业，超期保存的会计档案占所有会计档案的40%左右。这些占用了大量库房和档案管理人员的档案平时也很少被利用，被调查企业都希望销毁这些期满的会计档案以节约管理成本。但是会计档案的销毁要按规定的程序进行，在销毁前要申请、造册和鉴定等一系列繁杂的程序，特别是鉴定工作，不仅工作量大，而且没有统一的鉴定标准，如果会计档案一旦鉴定不当而销毁，法律责任谁来承担？这一系列问题不仅使期满会计档案不能及时销毁，占用大量库房，而且使得查找和利用会计档案也变得十分困难。

1.4 会计档案管理成本过高。一张张的光盘、磁盘等电子会计档案日益增加，并且还要定期备份，这些电子会计档案的保管对库房环境和管理人员的素质要求更高。另外，还要再把这些电子会计档案打印出来，不仅耗费电脑、打印机、纸张，劳力费神，而且厚厚的纸质会计档案也占用大量的库房。特别是那些公共服务行业，比如银行、保险公司和通讯行业每年的业务量巨大，需要大量的纸质会计凭证。仅以中国人保财险为例，仅2012年其资金支出业务量就超过3000万笔，使用发票数量超过7000多万张，再加上相应的纸张、仓储、运输、打印装订和人工成本，管理成本超过千万元。推及开来，整个保险行业的会计档案管理成本会有多高，整个中国企事业单位的纸质会计档案管理成本又有多高呢？耗费巨大的财力、物力和人力，而这一切与我们目前一直倡导的“低碳会计”、“绿色会计”背道而驰。目前，会计档案管理存在上述诸多问题，那么，会计档案管理该何去何从？会计档案数字化将解决以上这些问题，是会计档案管理的未来趋势。

2 会计档案数字化的优势

会计档案数字化就是将所有的原始凭证通过影像扫描、电子签名、OCR等先进的技术手段转化成电子文件，通过会计软件而随之生成的记账凭证、会计账簿和财务报告等会计档案都以电子文件的形式出现和管理。只保留极少数重要的原始凭证纸质档案，原始凭证也不再附在记账凭证后面作为附件来装订，不需要打印纸质会计档案。即从原始凭证的输入开始一直到最后的财务报告的生成，整个流程都通过电脑来完成，全程实现数字化采集和数字化处理。日常活动也都通过计算机和网络来获取、查找、利用和管理会计档案。会计档案数字化的优势主要体现在以下几个方面：

2.1 数字化的会计档案节省空间。会计档案实现全程数字化后，每年的会计档案只有几张光盘（或磁盘等）和一本原始凭证，数字化前每个月的会计档案都比这个要多不知多少倍。以一个小型企业最低限度来估算，每年至少也需要12本凭证，一本总账，两本日记账和一本活页式的明细账，财务报告几十页吧。相比之下，是不是节省了很多存放空间，这里只是列举了一个小型企业，那么大中型企业的会计档案更多，可能是小企业会计档案的几倍到几十倍。数字化会计档案为我们节省了巨大空间，一间库房存放几十年的会计档案都绰绰有余，不像现在很多企业的会计档案室爆满，需要好几间甚至十几间库房来存放，而且成堆的档案，很难查找和管理。

2.2 数字化的会计档案方便查找和管理。会计档案实现数字化后，一切会计档案都可通过计算机和网络进行查找、统计分析、计算和管理，实现了资源共享，大大提高了工作效率，也提高了档案的利用率，同时也避免了纸质会计档案因翻阅和借阅造成的磨损和丢失。比如需要查找一张2年前的原始凭证，我们只需要通过计算机设定查找内容，就可以看到这张凭证的具体内容和存放地点，只需几分钟的时间便可做到。同样，对于保管到期需要销毁的会计档案，可以先在电脑上进行销毁前的鉴定，不需要一本本地翻阅纸质凭证和账本，节省了大量时间和劳力。

2.3 数字化的会计档案大大节省了管理成本。数字化会计档案不但节省存放空间，方便查找和管理，而且也节省了大量的人力、物力和财力。由于土地资源的稀缺，房价不断上涨，在这个寸土寸金的时代，节省了存放空间就等于节省了资金。会计档案数字化可以减少大量纸质凭证、账簿和报表的打印、传递、装订和保管成本，也符合国家“十二五”规划提出的绿色、低碳发展理念。2012年底，中国电信广东省分公司和中国联通两家企业率先开展了会计档案数字化管理的试点工作，中国电信广东省分公司已从中尝到了甜头，每年带来直接经济效益约1000万元，众多企业都翘首以盼实行档案数字化管理。2013年12月，财政部印发了《企业会计信息化工作规范》，从2014年1月开始实施，这一法规的实施也加快了会计档案数字化的进程。

3 会计档案数字化需要解决的问题

3.1 数字化会计档案的安全性。会计数据的保密性、安全性非常重要，试想，正在传输数据突然出现死机，内部会计信息对外泄露，未经授权的人可以轻易获取、篡改企业的会计档案，计算机遭受病毒侵袭，这对企业将是多大的损失。目前，财政部和国家档案局已经鼓励中国联通等企业开始了这方面的尝试，我们也可以借鉴各商业银行的经验，银行系统已经在会计档案数字化方面先行了一步，取得一定的成绩，可以采取统一身份认证、设置权限、密码保护、数据监控等措施确保数字化会计档案的安全性和保密性，同时还可以尝试建立“灾难恢复中心”确保会计档案数据万无一失。

3.2 会计档案数字化的IT人才。会计档案数字化不仅需要专业的会计知识，还需要较高水平的计算机技能，而我国目前这方面的人才非常短缺。全国各大高校至多设置了会计电算化这样的常规课程，仅仅具备这一知识还远远不够，在一般的企业中，基本没有这方面的人才，只有很少数的大型企业通过自己研发，才培育出会计档案数字化的专业IT人才。不过我们可以通过社会培训等方法来培育这方面的人才，为会计档案数字化的早日实现铺平道路。

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1 “会计委派直接管理”形式

即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。

2 “财务集中制”形式

即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自主权、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位的银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。

3 目前，会计委派制下会计档案管理存在的一些问题，主要表现为：

3.1 有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案

这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

3.2 纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档

会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。

”保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

3.3 会计工作与会计档案管理相脱节

会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案管理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

3.4 会计档案管理制度亟待完善

制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

4 针对会计档案管理的上述问题，我认为，医院财务方面应做好以下几个方面的工作：

4.1 加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制

实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

4.2 加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量

会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

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关键词:高职院校 内部控制 会计档案 会计电算化

随着高职院校教育资源整合力度的不断加大，一院多区的财务核算工作量迅速提升。会计电算化系统的应用，替代传统手工记账，极大地提高了会计数据处理的及时性和准确性，为加强会计的全面核算和监督创造了有利条件，让会计人员有更多的精力加强学院财务管理。但是在会计电算化建设中还存在着相应的内部控制措施不完善，会计电算化档案保存不当等状况。因而建立、健全适应会计电算化系统内部控制制度，进一步完善会计档案管理，是当前会计电算化建设过程中不可忽视的重要工作。

一、会计电算化建设中存在的问题

(一)会计核算流程和会计岗位设置尚未科学完善

传统手工记账方式下，凭证的填制、传递、保存等各个环节都要经过具有相应权限人员的审核和签章，会计账簿由会计人员逐笔登录，会计业务处理客观实在。会计电算化方式下，凭证及会计科目的运用由出纳人员在凭证填制过程一次性录入，会计人员在复核和记账后系统自动记账，记账凭证打印出来后由会计人员直接装订成册。这就与《规范》中关于“打印出的机制记帐凭证要加盖制单人员、审核人员、记帐人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字”相违背。

传统手工记账方式下，财务岗位设置最少应有出纳、会计两个岗位，像资产管理、收入核算等岗位等可由会计兼任。实行会计电算化后，软件的安装、日常维护及数据库的管理等构成了电算化核算模式下的一项重要内容。但当前部分高职院校中懂财务知识又熟知计算机的财务人员比较少，有的学院由出纳员兼任系统管理员，有的未设此岗位，或委托其他院系人员维护，这对财务信息的安全造成了相当大的压力。

(二)内部管理制度尚未建全

据调查当地五所高职院校的会计电算化内部管理制度建设情况，发现其中相当一部分院校没有《规范》中要求的管理制度。有些院校甚至凭证录入人员、审核人员、记账人员的用户名和密码都由一个人管理，或者审核记账环节全由凭证录入人员用其用户名和密码登陆系统后代为审核、记账，这就失去了会计相互约束和监督的职能，势必造成违规事件发生。

(三)会计电算化档案管理存在漏洞

1、电算化会计档案管理制度尚不完善

在实施会计电算化后，许多院校未根据财务核算模式的变化及时制定或修订相关的电算化会计档案制度。电算化会计档案的制作、传递、查阅、保存等仍沿用以前手工记账时的制度。

2、档案管理人员的业务素质不全面

档案管理人员的计算机应用能力不高，制约着电算化会计档案管理工作的顺利发展。部分会计人员重纸质档案，轻电子档案。部分院校只将打印出的纸质档案予以存档，没有将会计电算化的数据资料做二次异体存储，一旦所用的计算机或服务器出现病毒或操作不当，将对财务数据造成不可逆转的破坏。

3、电算化会计档案载体存在问题

电算化条件下,会计档案载体本身发生了巨大变化,它除了包括打印输出的记账凭证等纸制档案外,还包括财务数据库及相关文档资料。由于会计数据被记录在硬盘等存储介质上,在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,这种通过技术手段实施的信息篡改、修改等违法行为具有很强的隐蔽性,发现难度非常大。

二、会计电算化建设的相关对策

(一)提高认识，加强学习，稳步推进会计电算化建设

1、不断提高会计人员会计电算化操作水平

不断加强业务培训，及时进行知识更新，以胜任实际工作的需要。可组织本单位会计人员分期分批进行会计电算化知识培训，逐步使多数会计人员掌握会计软件的基本操作技能；具备条件的单位，使一部分会计人员能够负责会计软件的维护，并培养部分会计人员逐步掌握会计电算化系统分析和系统设计工作。

2、循序渐进、逐步提高会计电算化应用水平

根据《规范》要求，各单位开展会计电算化工作，可根据具体情况，循序渐进。例如：可先实现帐务处理、报表编制、往来帐款核算、工资核算等工作电算化，然后实现固定资产核算等工作电算化，再进一步实现财务分析和财务管理工作电算化；在技术上，可先采用微机单机运行，然后逐步实现网络化。也可根据单位实际情况，先实现工作量大、重复劳动多、见效快项目的电算化，然后逐步向其它项目发展。

(二)进一步优化会计核算流程，完善会计岗位设置

严格按照《规范》要求，科学合理的设置会计岗位。在账务核算过程通常可设出纳、会计、系统管理员三个基本岗位，收入、票据、固定资产管理等岗位可根据会计相互牵制原则由上述人员兼任。系统管理员负责会计电算化的初始、财务数据及软件系统日常维护工作；出纳员负责凭证的录入、打印，现金及银行日记账的打印及日常保管工作；会计人员除由本人在财务软件系统中审核和记账并初步核实科目和金额的正确性外，还应将出纳员传递的记账凭证再次逐一审核，发现科目及内容错误要及时取消复核和记账，让出纳员予以修正。

(三)完善与会计电算化核算方式相配套的内部控制制度

1、制订单位自己的《会计电算化工作实施细则》

细则中应对会计电算化核算方式下的岗位设置、内部审计、财务数据库的维护、计算机硬件等使用要求等做出详细规定，并根据当地财政部门的要求和国家政策的变化不断修订，让财务人员在任何时期都能做到有规可依。

2、制定会计电算化内部审计制度

内部审计是学院内部会计监督机制的主要方式，制定电算化内部审计操作规范，审查电算化会计帐务处理是否正确；审查电子数据与书面资料的一致性，对不妥或错误的的账务处理应及时调整并分析原因；监督数据保存方式的安全、合法，防止发生非法修改电子数据的现象；对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。

(四)加强会计电算化档案管理

1、完善和修订单位《会计档案管理实施细则》

在细则中将会计电算化电子档案及纸制档案保存时限、保存介质、存放环境、电子数据正确性和完整性的检验措施、电子档案移交方式给予详细规定。建立健全相关规定是电算化会计档案管理的最好保障。

2、定期打印整理各类会计账簿和会计报表

纸制档案便于保存，对于温度、温度、存放地点等比电子数据要求低，是当前会计电算化档案信息的主要承载者。根据当地财政部门要求及实际工作需要，主要打印如下会计账簿：总账、现金日记账、银行日记账、收入明细账、支出明细账，往来款项明细账；会计报表根据需要主要有收入支出总表、支出明细表、收入明细表、资产负债表等。

3、定期整理备份系统数据

在一定的时间间隔内（如一个会计年度），将计算机系统中的财务数据库完整备份存储到移动硬盘或光盘上，作双备份或三备份。系统管理员应将每次数据库管理过程以电子文档方式予以记录，并作为会计档案的一部分定期交会计档案管理员予以保存。以便在计算机软硬件系统损坏后，能够在最短的时间内，恢复原有的系统数据。

4、保证存储介质的存放环境良好

根据会计电算化档案信息载体的物理特性，在形成这些档案时应注意将数据双备份或三备份，注明会计档案形成的时间及操作人员相关信息，存放于两个或三个不同的存储介质上。注意防潮、隔热、防尘、防磁，对采用磁性介质保存的档案还应定期进行检查复制，防止由于磁性介质的损坏导致会计档案丢失，造成无法挽回的损失。

会计电算化系统是一个人机交互作用的“智能型”管理信息系统，是会计改革和会计工作现代化的发展趋势。健全和完善会计电算化环境下的内部控制制度,才能确保会计电算化工作在合法、健康、高效的轨道上运行；而电算化会计档案代表着未来会计档案规范化、现代化的发展方向，我们应该健全电算化会计档案管理规定，加强对电算化会计档案的管理和控制，使电算化会计档案发挥出更大的作用。

参考文献:

[1]财政部:会计基础工作规范.1996.6

[2]财政部:会计电算化工作规范.1996.6

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关键词：会计电算化；电子档案；传统会计；纸质档案

传统的会计档案是手工劳动形成的,电算化会计是用计算机来辅助会计核算和管理，是现代化技术应用于会计领域的产物。它的主要特点是利用计算机输入会计数据并校验数据的正确性，会计信息以不可见形式存储在磁性介质载体中，同时也可以以灵活的方式及时满足需要。软件系统代替手工劳动成为会计操作系统的关键，这就使会计档案产生了翻天覆地的变革，也出了新的特点和问题。

一、会计档案管理工作的现状和问题

在1988年以前，会计凭证与会计账簿一直都是以手写为主要表现形式，并采用单纯的纸质载体来保存的，对于会计凭证、账簿、报表，各单位基本上做到了收集齐全、分类造册、排列有序。对于经费申请报告、财会活动分析、会计工作移交清册、上级审计等部门有关的文件资料等会计资料忽略管理。主要原因是《会计档案管理办法》规定，预算、计划、制度等文件材料按文书档案办法管理。但有的单位对各职能部门归档范围不明确，这样在实际工作中形成了两不管，因此忽视了收集和管理，造成会计档案资料残缺不全，整理也不规范。主要存在以下三方面问题：

会计档案的归档及拆封问题。财务会计部门应按照国家财政部和国家档案局的“《会计档案管理办法》及其实施办法”整理好会计档案，全部移交给档案部门，不能自行封包保存或任人长期分散保存。档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷（宗）册的封装，不得随意拆封，这是会计档案的拆封原则。个别需要拆封重新整理的，应会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。会计档案的拆封，直接关系到会计档案的完整性与安全性。

会计档案的管理及借阅问题。对会计档案应当进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，不得随意堆放，严防损毁、散失和泄密。调阅时，要严格办理手续。本单位人员调阅，要经会计主管人员同意；外单位人员借阅，要有调阅单位的正式介绍信，并注明调阅会计档案的内容，只能调阅与调阅内容有关的资料，原则上档案原件不得借出，也不得拆散原卷（宗）册。如有特殊需要，如单位经济业务部门需要查阅与其业务相关的会计凭证，或公检法等监察部门需要查询与案件的关的会计资料等，经本单位负责人批准后，在不拆散原卷册的前提下，可提供查阅或者复制原件，但必须办理登记手续，以便备查。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度，为会计档案的利用提供依据。

会计档案的保管期限问题。会计档案的保管期限原则上按《会计档案管理办法》所列期限执行。保管期限分为永久和定期两种，属于定期保管期限的档案如因特殊需要，可以延长保管期限。凡是在本单位会计核算中形成的记录和反映会计核算的，对工作总结和考查及研究经济活动有长远利用价值的会计资料作为永久保存。如年度会计报表（决算）、财政总预算、行政和事业单位的决算、税收年报、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等，要特别注意保存和管理。

二、电算化会计档案的特点及存在的问题

1.电算化会计档案的特点

电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在，另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在，包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效期等因素的影响很大，保存不当容易遭到破坏。电算化会计档案较传统会计档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学地管理。电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前，且使用时具有方便、快捷、直观，容易产生一些分析结果，可以对管理和决策提供较好的支持。

2.电算化会计档案的弊端

第一，会计电算化档案对环境的依赖性强。会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统，会计电子档案的储存对周围环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，而且对温度还有一定要求，从而增加了数据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强管理，则数据丢失和毁损的可能性较之传统纸质会计档案大大提高。第二，会计电算化档案缺乏直观可视性。传统的会计档案是手工操作来完成的，从原始凭证到会计报表的编制都是靠人工来完成的，具有直观可视性，不易被修改。而存储在磁性介质上的会计电子档案必须在特定的计算机硬件和软件环境中才能可视。数字化的特征使会计电子档案缺乏视觉的直接感染力，导致会计电子档案与会计信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系。第三，会计电子档案管理缺乏有效的安全与保密措施。由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹，若被修改，就很难辨别出经济业务的“原貌”，会计档案的真实性就难以保证。加之，电算化会计档案又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响，因此，电子档案在保密性和安全性等方面都比传统的会计档案要求要高。

三、电算化会计档案与传统会计档案的比较

1.电算化会计档案较之传统会计档案的优点

第一，较之传统的会计档案，电子档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递；电子档案的存贮形式多样，既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中；电子档案便于计算、分析，快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网，不仅能满足日常条件查询．统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量；还可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差，实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越。第二，进一步提高电算化会计档案的整理和再利用水平。电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。电算化会计档案通过计算机系统的运营，使用起来更方便、更快捷、更直观，而且通过计算机数据处理系统的整理，可以利用历年的数据对本单位本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为领导提供可靠的决策依据。

2.两种工作模式相辅相成，各有千秋

第一，电算化会计档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。首先提高了查全率和查准率，拓宽了服务领域。但电子档案的管理相对于纸质档案的管理要更加复杂，传统档案之间的档案移交多采用物理归档的方法，即将档案的原件直接归入档案室内保管；而电算化会计档案的归档则对档案部门的归档工作程序和内容有了新的要求，即电算化会计档案在归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。由此可见，传统档案在数字化时代依然有着不可替代的作用。 第二，传统档案对保密、保护和方便本机构使用来说具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大。新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，但档案容易被修改且不留痕迹，存在易泄密、丢失等问题。因此，应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使档案管理模式更加充实与完善。

四、实现传统与现代管理模式相结合的对策

首先，针对会计工作的专业特点，为更好地发挥会计档案的作用，会计档案宜采用纸质档案与电子档案并存的管理方式。会计资料在形成、保管、利用等方面都有自己的专业特点。大量的资料以纸质形式存在，才具备原始资料所具有的凭证作用，为此还是以传统档案的管理标准保管为妥。同时由于电子档案存在可修改性、可复制性等不安全性，电子档案作为凭证性还缺乏可靠性。因此，实行会计电算化管理的单位，会计凭证、会计账簿、会计报表及形成的其他会计资料，都储存在磁性介质上，形成会计电子档案，另外再打印一份内容完全相同的纸质文件，利用纸质文件将电子文件的内容固定，解决电子文件易变动、易修改的问题，使会计纸质档案与电子档案并存。这样既兼顾了传统的视觉阅读习惯和维护原始凭证的法律效用，又能防范电子凭证的不安全性，可谓两全其美。

其次，会计档案专业性强，利用率高，会计档案的收集管理还应走电子文件和纸质文件一并保存的“双轨”制。对一些利用频率高、又需查阅原件的纸质材料，可有选择地通过扫描、摄影等方式，进行数字化处理，转化成储存在磁性介质上的电子信息，充分利用磁性介质存储量大、查阅方便的特点，快速、准确定位，然后再查原始资料，能大大缩减翻阅、查找原件的时间，满足信息利用者在计算机环境下随时随地快速查阅利用这部分资料的需求，最大限度地发挥档案的服务功能。

作者单位：郑州市财税学校

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企业会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据。目前，各企业一般将会计档案的管理重点放在收集、整理、编目和利用工作上，而鉴定销毁工作没有引起足够重视。笔者认为，在会计档案的整个工作内容中，定期开展鉴定销毁工作同样是一项非常重要且必不可少的工作。本文试对如何做好企业会计档案鉴定销毁工作提出几点建议。

一、企业会计档案鉴定销毁工作现状

早在1984年6月，国家财政部、国家档案局就联合颁发了《会计档案管理办法》（1998年8月修订），对会计档案的保管期限及过期会计档案的鉴定销毁工作做了明确规定。所以，应当说会计档案的鉴定销毁工作已经有章可循。但是，由于过期会计档案鉴定销毁工作政策性、业务性、程序性、责任性很强，使大家产生了畏难心理，导致目前没能很好地开展此项工作，保管的过期会计档案数量很大，挤占了有限的档案库房容量。

前几年，面对档案快速增加的现实，单位也曾成立了档案鉴定委员会和领导小组，开展过几次档案鉴定销毁活动，但主要是针对到期的短期普发性文书档案和一些到期及无法再利用的设备档案，而并未涉及会计档案的鉴定销毁。针对过期会计档案也曾做过一些鉴定工作，但也是只做鉴定而从未销毁，使得这些应该销毁的会计档案挤占了库房容量，浪费了人力物力。

二、企业会计档案鉴定销毁工作滞后的原因

1、工作责任性强，企业领导有所顾忌。在《档案法》第十五条中，对“禁止擅自销毁档案”作出了明确规定，并在第二十四条中将这种行为明确列为应当追究法律责任的行为；《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案应当经过一定的鉴定和审批程序后予以销毁也作出了规定。但以上两个法规性文件却均没有对不开展此项工作的行为提出追究责任的要求，加上对到期会计档案进行鉴定时很难做到百分之百的准确，所以，企业领导出于避害趋利的心理，为了预防万一，往往一律从长，一般不主动开展过期会计档案鉴定销毁工作。

2、缺乏效益观念，忽视保管产出关系。保管档案需要很多方面的费用支出，如库房费用、处理费用、保护费用等等。随着企业的发展，会计档案数量急剧增长，档案数量的无限增长与有限的保存能力之间的矛盾日益突出。解决这个矛盾既可以通过扩大库房面积，也可以通过对到期档案的鉴定销毁，压缩档案存量来解决。现在企业为了便利和保险起见，往往宁肯增加费用，放弃可能的效益而不想及时开展鉴定销毁工作。

三、做好企业会计档案鉴定销毁工作的对策

1、转变观念，坚持经济效益与社会效益的辩证统一。关键是要转变企业领导和档案管理部门的观念。档案保管和提供利用这个过程本身就是为了追求某种效益，在市场经济发展的今天，更需要转变只重视社会效益而忽视经济效益的观念。在对会计档案的管理中，要注重保管费用等因素的考虑，适时开展鉴定销毁工作，这对优化馆藏，提高效益具有重要意义。因此，在鉴定工作中应摒弃不计成本、多多益善的观念，要考虑每份档案是否值得保存，值得保存多久。