人事档案的管理规定范文

导语：如何才能写好一篇人事档案的管理规定，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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那么，什么是人事档案材料在内部网络中录入、整理、分类、保管运行的安全问题，在计算机科学中，网络安全问题，就是防止未授权的使用者访问带有保密的人事档案材料和未授权而试图破坏或更改人事档案材料的行为，网络安全就是一个系统保护人事档案材料和系统资源相应的机密性和完整性的能力，系统资源．即指CPU、硬盘、程序以及其他信息。具体讲包括敏感的人事档案材料的泄露、黑客侵扰、网络资源非法使用以及计算机病毒等。

内部网络安全与人事档案材料运行风险分析

内部网络(局域网)的开发应用，给内部人事部门在处理各类人事档案材料带来无尽的好处与便捷，随着内部网络应用的扩大，网络安全风险也变得更加严重和复杂，原来由单个计算机安全事故引起的损害可能传播到其他系统和主机引起大范围的瘫痪和损失，直接影响人事档案材料在内部网络运行中的安全。内部网络的安全问题主要有：

(一)内部网络物理安全问题。内部网络物理安全是整个网络系统安全的前提，物理安全存在风险主要有：火灾、水灾、地震等环境事故，造成整个系统毁灭；电源故障，造成设备断电以至操作系统引导失败或数据库信息丢失；设备被盗、被毁等，造成系统毁灭或人事档案材料泄漏；不正常的机房温湿度环境，造成服务器、路由器、交换机等局域网核心设备出现故障，甚至烧毁等。上述各种情况的发生，都将使人事档案材料在录入、整理、传递、存储等问题上存在安全问题。

(二)内部网络结构的安全问题。加强内部网络结构安全，防范黑客和病毒的攻击，是人事档案材料在内部网络运行中的安全保障，网络结构安全风险主要有：一是来自因特网的安全威胁，对于内部局域网络系统，就人事档案材料的录入、传递、整理、存档等，人事部门都制定相关规章，明确规定网内用户不得与互联网直接或间接相连，确保人事档案信材料在内部网络运行中的安全。尽管这样，但从技术角度看，用户计算机大多具备通过拨号方式连接因特网的能力；从管理角度看，也无法保证所有用户都能自觉严格执行有关管理规定。二是内部局域网络安全受到威胁，导致人事档案材料丢失和泄密，据有关数据统计表明，发生网络安全攻击事件中约70％是来自内部网络的病毒侵犯。三是内部网络设备的安全隐患，也影响人事档案材料在网络运行中的安全。网络设备包含路由器、交扳机、防火墙等。它们的设置比较复杂，可能由于疏忽或不正确理解而使这些设备使用的可靠性、安全性不佳；四是从系统的安全风险分析来看：内部局域网操作系统主要有Win98、Win2k、winXP、Win2KServer等，不管是什么操作系统，都有其BackDoor和Bug，这些“后门”和安全漏洞都存在着重大安全隐患，但是，系统的安全程度与计算机的安全配置以及与系统的应用面有很大关系，操作系统如果没有采用相应安全配置，则掌握一般攻击技术的人都可能入侵得手。因此．必须正确评估自己的网络安全，并根据网络风险大小作出相应的安全解决方案。

(三)内部网络系统应用安全问题。系统应用安全涉及很多方面，系统应用是动态的、不断变化的，应用的安全性也是动态的，这就需要我们对不同的系统应用检测安全漏洞必须采取相应的安全措施，降低系统应用的安全风险：一是资源共享。网络系统内部通常是共享网络资源，比如文件共享、打印机共享等，由此，可能存在少数同志有意无意把硬盘中重要的人事档案材料共享目录长期暴露在网络邻居上，而被外部人员轻易偷取或被内部其他员工窃取并传播出去造成泄密；二是电子邮件系统。电子邮件系统为网内用户提供电子邮件应用，网内用户可以通过Outlook或lotus进行电子邮件收、发送，这就存在接收或传播一些特洛伊木马、病毒程序等，由于许多用户安全意识比较淡薄，对一些来历不明的邮件．没有警惕性，给侵入者提供机会，给系统带来不安全因素；三是病毒侵害。网络是病毒传播最快的途径之一，病毒程序可以通过网上下载，使用盗版光盘或软盘发送电子邮件，造成人为的病毒感染，病毒程序完全可能在极短的时间内迅速扩散，传播到网络上的其他主机，由于病毒入侵，机器死机等不安全因素，造成人事档案材料和人事机密文件泄漏和丢失；四是人事档案材料范围广、数量大、密级高，有些信息还必须在计算机上处理，因此，人事档案材料在网络上运行的安全问题对人事部门尤其重要。

加强内部网络安全性的对策

(一)树立良好的网络安全意识。增强计算机人员的安全防范意识，定期开展提高网络安全防范意识的培训，加强经常性的安全防范意识宣传教育，全面提高网络安全防范意识。目前不重视网络安全问题在个别单位和一定范围内还是存在，其原因也是多方面的，但主要还是思想认识问题。各单位主要责任人的安全意识对网络整体安全具有决定意义，领导干部应将网络安全意识、责任意识和保密意识联系起来，要把网络安全纳入到谁主管，谁负责；谁使用，谁负责的安全管理体制之中，同时要普及网络安全技术知识，用实际案例不断进行网络安全教育，不断强化重视网络安全的氛围。

(二)打牢过硬的网络技术防范能力。网络安全实质上也是一个综合性问题，技术手段同时也要与有效的管理相配合，充分发挥最大功效：一是做好物理安全防范。保证机房安全和各种设备的物理安全，是保障整个网络系统安全的前提。按照《电子计算机机房设计规范要求》，做好机房的各项防护工作，配备高性能、可靠性强的不间断电源，配置好空调设备保障机房的温湿度环境设备性能，可靠的消防器材，以预防各种火灾隐患，按照“三铁”要求和一定的报警设备，保障机房设备免受被盗被毁，实施机房专人值班和管理，落实各项规定和相关责任等等。二是做好网络结构安全防范。实行网络分段管理，网络分段是控制网络病毒传播的一种基本手段，也是保证网络安全的一项重要措施。网络结构安全主要指网络拓补结构是否合理，防止单独操作影响整个系统，在内部进行网络分段管理的基础上，采取逻辑分段的方式，投入具有三层交换功能的交换机，对局内用户较多的网段，以业务处室为单位再细分同段名，非法用户与敏感的网络资源相互隔离，从而防止可能的非法网络操作，以加强对网络用户的安全管理和网络安全责任的划分。三是做好系统安全防范。强化操作系统的安全防范措施，采用安全性较高的网络操作系统并进行必要的安全配置、关闭一些不常用却存在安全隐患的应用、对一些保存有用户信息及口令的关键文件使用权限进行严格限制，并加强口令的使用管理(增加口令复杂程度、不要使用与用户身份有关的、容易猜测的信息作为口令)并及时给系统打补丁，系统内部相互调用人事档案材料不对外公开。四是做好应用安全防范。由于在网络环境下计算机病毒有不可估量的威胁性和破坏力，因此，计算机病毒的防范也是网络安全建设中应该考虑的重要环节之一、做好病毒的技术预防和检测工作，网内所有计算机安装实时更新病毒特征码软件，对网络服务器和工作站中的文件及电子邮件等进行频繁地扫描和监测，一旦发现与病毒代码库中相匹配的病毒代码，及时采取相应处理措施进行清除或删除，防止病毒进入网络进行传播扩散。

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目前我国人才流动日益频繁，档案质量不高，材料失真，造成很多用人单位尤其是非公企业不再完全相信人事档案。这就要求我们在对人事档案管理制度进行系列改革的同时，制定出专门针对人事档案管理方面的相关法律法规。因为到现在为止，还没有这方面的法规。现有的人事档案管理规定，没有处罚办法，没有强制约束力，很难发挥作用。因此，政府部门很有必要制定一项法律法规，以规范人事档案管理，使人事档案管理纳入法规管理的轨道，做到有法可依。

2人事档案材料应具有个性化

人事档案的构成，应根据人员不同，职业职位不同采用不同的归档标准。同时还应根据时代的不同和职业职位的变化，及时补充当事人具有个性化的材料。如：技术专长、管理才能、综合能力、继续教育情况、个人信用、违法违规及犯罪等方面的材料，要实行跟踪记载，保持人事档案的时效性，及时地把各类人员的各项考核结果存入人事档案，增加动态材料的比重，以提高人事档案的价值。

3建立流动人员人事档案管理中心

根据我国的有关法律法规的规定，以往形成的人事档案（包括干部档案、学生档案、企业员工档案、士兵档案等）都应属于国家所有。因此政府所属的人才流动服务中心向档案相对人收取管理费是不合理的。目前我国流动人员人事档案管理存在分散多头管理的情况。要改变这种状况，建议成立政府所属的统一的流动人员人事档案管理中心。该中心为不以盈利为目的的公益型事业单位，由公共财政全额提供经费，不向档案相对人收取任何费用。

4建立社会化开放式的人事档案管理模式

建立开放式的人事档案管理模式，是经济社会发展的必然。只有创建一个具有社会公信力的集人才信息与信用于一体的、恰当而又合理地处理个人、组织、国家之间的关系，建立国家所有、公共管理、社会共享、个人知情的新型人事档案管理模式，才能实现人力资源的最优组合，才能真正实现对人的宏观管理。做法是：设立全国统一的人事档案网。各用人单位把本单位的人事档案录入计算机，再由各级“人事档案管理中心”按统一的标准归档。“人事档案管理中心”向社会所有合法的用人单位开放人事档案。用人单位以单位密码和代码进入“人事档案管理中心”网，如需查阅个人档案的，输入居民身份证号码后即可。这样，既可以减轻用人单位人事档案的管理压力，也有利于政府对人力资源的宏观调控，为人才战略的实施提供基础。此外，还可以和公安、银行、社会保险、医疗保险等相关部门联合，把有关个人的信息资料全部输入到计算机中，建立全国通用的、标准的、适用的、可靠的人事档案信息库，逐步实现信息资源契约化、社会化、电子化、法制化。形成人事档案信息管理、服务、开发三位一体的人事档案管理格局。

5档案管理人员必须具备较高的政治素质和道德素质

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一、基层单位人事档案管理存在的问题

1、人事档案材料内容失真

真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中却存在着片面、空泛、重复、不真实等问题。例如，将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。而人事档案材料的失真，使得人力资源计划中的配备计划、退休解聘计划、补充计划、使用计划不能正确制定和正常执行，甚至对人员的调资、定职、离退休等工作均造成了极大的负面影响。

2、人事档案案卷质量低下

不少单位的人事档案没有达到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求。干部填写履历表时，存在有头无尾的问题；“鉴定材料”普遍存在厚古薄今的现象；许多干部的档案除个别，因调动而附有极少鉴定材料外，大部分档案均无反应近期表现的材料。

3、人事档案交接不规范

首先是档案交接不及时。很多单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。往往人员离了岗档案还在原单位，以致出现档案责任不明、界限不清等问题；其次是档案交接手续不严密。按档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作。而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理；再次是档案监交工作不严格。而有些单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，对档案交接工作很少过问，使得档案监交工作不严格，工作程序不完整。

4、人事档案管理技术落后

目前，我国人事档案管理还是以传统的手工操作为主，技术落后，尽管耗费了大量的时间和人力，却还难以保证档案的完整和精确。据调查统计，在全国123000多个管档单位中，有49%的单位没有专用库房，而配置空调等设备的库房也只占7%左右，大多数都没有计算机等现代技术设备，多是手工操作，技术手段极为落后。

二、加强人事档案管理的措施

1、注重人事档案材料收集

随着政治经济体制改革的不断深化,干部制度的改革、考察、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了更加严格的要求。对此，档案管理者应及时收集、认真整理有关的档案资料，并认真细致的进行鉴别，及时处理那些与归档要求不相符合的材料，做到取之有据。对个别手续不全的材料要退回补办，以保证档案的完整性、准确性、真实性和权威性。只有及时的对材料进行补充收集，才能使人事档案比较客观的反应干部德、能、勤、绩的全貌。

2、完善人事档案管理制度

要建立健全档案管理制度，使档案工作有规可循，有章可依。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

3、运用信息化管理手段

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【关键词】人事档案；知情权；开放

一直以来，人事档案都给人一种神秘的感觉，很多人从来都没有机会查看到自己的人事档案，至于档案中的材料及保存管理情况更是一无所知。近年来，伴随着社会的进步和人们法治意识的增强，因为人事档案管理问题而引发的纠纷也逐渐增多。人事档案到底能否对个人开放？本人到底有没有对自己人事档案的知情权？相关争论一直没有停过。

一、人事档案的定义

人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

二、人事档案管理现状

被制度锁在笼子里的人事档案。很多人问：我自己为什么不能查阅自己的人事档案？根据《干部档案工作条例》第七章中规定：任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。正因如此，一直以来，人事档案在各级组织人事部门的“保护”下渐渐蒙上了一层神秘的面纱，也逐渐失去了它应有的价值。对于很多普通人可能从一参加工作自始至终在一个单位工作直至退休，而他的人事档案在档案室也就这样静静地躺了几十年。除了档案管理人员不定期的对档案进行收集和整理之外，几乎没有人能接触到他们，以致很多人甚至已经淡忘了自己还有人事档案的存在。

三、人事档案信息对个人开放的必要性

（一）有利于接受个人监督，保证人事档案的严肃性、真实性、客观性。目前，人事档案管理工作的监管，主体是上级组织部门和本单位主管负责人，而且他们的监管方式主要以业务指导为主，档案监管为辅。因此，管理人员可以轻易地对档案进行修改和整理，管理人员水平的高低直接决定了档案管理水平的高低。而引入本人参与人事档案的监管，一方面可以做到对档案进行针对性地监管，另一方面对档案管理人员也起到了有效的监督作用，从而保证人事档案的严肃性、真实性和客观性。

（二）有利于人事档案的开发和利用。现如今的人事档案管理模式不利于人事档案的开发和利用。例如，很多人在填写履历或者加入党团时间的时候，由于时间久远想查看下原始材料。但由于受到不允许个人翻阅查看档案管理规定，很多人只能凭借模糊记忆填写，而所填写的材料恰恰将来也要存入个人人事档案，这样就造成了档案记载时间前后不一致的问题，人事档案管理工作变成了简单的材料收集，失去了它的参考和利用价值。而自2014年至今，从中央到地方各级组织部门进行的干部人事档案专项审核工作，其中一项就是对记载前后不一致的情况进行调查核实。通过审核发现，有大部分是因为记不清楚而造成的填写前后不一致。因此，人事档案信息对个人的开放有利于避免此类现象的发生，也可以达到档案利用的最大化。

（三）有效避免大量死档、弃档的出现。一方面由于管档部门和单位对人事档案的过度保护，在一定程度上阻碍了人才的自由流动。另一方面，由于个人对档案中的情况不够了解，人事档案渐渐成为了“鸡肋”，从而出现了大量的死档和弃档，增加了管理人员的工作量和管档难度。因此，人事档案对个人适度的开放，可以促进人才的自由流动和增进个人对人事档案的了解，有效解决大量死档和弃档的出现。

四、档案信息对个人开放的支持

（一）档案管理工作的信息化。档案管理工作的信息化是人事档案对个人开放的先决条件和基本保证。为了保证人事档案的安全，人事档案对个人提供开放服务的途径必须采用电子信息化的方式，即将档案内容数字化和信息化，使个人在查询个人档案相关信息，了解保管情况时不用直接接触档案原件即可完成。这样，即保护了档案原件，又达到了利用和参考的目的。

（二）对档案管理工作的资金支持。档案管理工作的信息化是对个人开放的先决条件和基本保证，而有力的资金支持则是档案管理信息化建设的基本保障。主要包括电脑、影像采集设备、管理软件、人员培训、后期维护等产生的费用。这就需要档案单位负责人给予足够的重视和财政部门的大力支持。

（三）档案对个人开放工作的日常管理。根据工作实际情况，对档案管理人员操作流程、个人查阅范围、审批流程、查阅登记制度等方面建立严格完善的规章制度和操作流程，是档案对个人开放的制度保证。原本被重重保护起来的人事档案对个人开放，无论对于档案管理者还是个人无疑都是一个新课题和新生事物，在开放过程中必然会遇到各种问题。制度和流程制定的过于严格和教条则达不到理想效果，过于简单则不利于人事档案的保护。因此，制度和流程是否科学全面，决定了对个人开放工作的实效。

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（一）毕业生档案管理模式不规范

很多高校虽然成立了档案管理部门，可是在档案管理上却流于形式，缺乏严格的管理规定和实施细则，管档的业务人员也缺乏对档案管理工作重要性的认识，仅仅只是充当一个保管员的身份，对于收集的学生的档案即没有系统的进行编号和分类，也没有认真的核对档案的完整性，很容易造成档案管理的混乱，对于以后毕业生档案的使用埋下隐患。

（三）档案管理人员素质有待提高

随着社会的不断发展，信息化是必然的趋势，档案管理也应该顺应潮流，加强计算机在档案管理中的应用，这也加强了对档案管理人员的素质要求，不仅要熟悉传统的档案管理工作流程，还要认真学习计算机信息知识，熟悉计算机操作，只有这样才能更好的胜任档案工作，为档案现代管理提供更好的服务。

二、高校毕业生人事档案管理的对策

（一）加强毕业生对档案重要性的认识、完善学生档案管理制度

高校必须积极向学生宣传档案的重要性，让学生能充分认识到档案在毕业后就业或者继续深造学习中的重要作用。还要提高学生档案的管理水平，完善学生档案管理制度，加大对档案管理部门的考核，严格执行相关规定，对于已经就业的毕业生要及时将档案送达学生就业单位,对于暂时未就业的毕业生就要及时的将学生档案送达相关人才服务机构，不能私自的将学生档案搁置。

（二）改革档案管理模式,实现现代化的档案管理

要想从根本上提高高校毕业生档案管理水平，就要创新管理模式，要根据实际情况制定相应的制度，改进管理工作手段，将现代化技术应用到档案管理中来。从而提高档案管理工作的效率和水平。

（三）做好高校毕业生人事档案管理与转递的衔接工作

高校毕业生档案转递工作涉及到的人和管理部门比较多，稍不注意就很容易出现差错，这就要求高校毕业生档案管理部门要特别注意档案管理和转递工作的前后衔接，体现全方位的管理理念，结合管理活动的各个环节,合理运用现代信息化技术，争取能彻底的解除毕业生的后顾之忧。

（四）进一步做好人事工作,更好的为毕业生服务

由于目前的就业机制改革创新，毕业生也多了一些时间来考虑就业的问题，根据这种情况，高校应该进一步做好人事工作,更好的为毕业生服务，不仅仅是做好个人，还应该对毕业生实行以学校为单位的“集体”。还要进一步完善人事的内容,实行全方位的，只有这样才能使人事成为毕业生就业的有力保障。总而言之,积极做好毕业生人事档案管理工作,既是顺应社会主义市场经济发展的需要,也是我们人事人才工作者不可推卸的责任。

（五）规范档案转递流程，确保档案转递安全

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2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3、负责总经理办公室的清洁卫生。

4、做好会议纪要。

5、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6、负责传真件的收发工作。

7、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8、做好公司宣传专栏的组稿。

9、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

10、做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

11、每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12、管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

13、社会保险的投保、申领。

14、统计每月考勤并交财务做帐，留底。

15、管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。

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【关键词】聘任制 高校人事档案管理 存在问题 应对措施

【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2014）21-0042-02

现在许多高等学校的人事制度改革逐步走向成熟化，教职工都将面临聘任上岗的制度。在聘任制下的人事档案管理工作的重要性也越来越突出，它是学校组织工作的重要组成部分，具有真实性、原始性和其他任何材料都不可替代的依据和凭证作用；它历史、全面地记载着教职工的综合信息，不仅为单位用人、选人及人力资源科研、教学和管理等工作服务，同时也为个人切身利益服务。高校人事档案工作如何在新的环境下提高自身发展，更好地为组织人事工作服务、为教职工做好“后勤保障”，是每个高校档案管理工作者应思考的问题。

一 高校人事档案管理普遍存在的问题

1.对人事档案的重要性认识不足

第一，对聘用人员人事档案的重要性认识不足。当前，很多高校领导和从事档案管理工作者大都觉得聘用制人员的人事档案无关紧要，只要能够把姓名、出生年月、身份证号等基本信息保存下来就可以了，因为他们的不确定因素太大，没有必要去为一个聘用人员管理档案。

第二，职工本身对人事档案也存在不重视和观念意识淡薄。由于高校对人事档案采取封闭式管理，给人一种很神秘的感觉。教职工对档案作用的认知很少，这就造成了个人档案归档意识差。如有些教职工对自己档案不了解，也不关心；有的教师成人教育毕业很多年，但学员成绩表和毕业证复印件都没有及时地交到档案室备案；还有的将档案放在家里，更有甚者早已不知将档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。这不仅违反了管理规定，也不能及时更新个人信息，给人事档案利用工作埋下隐患。

2.档案管理者对归档材料收集质量不高

随着事业单位人事制度改革的不断深入，高校聘用制人员的流动量不断加大，这就增加了管理人员的工作量。而很多领导都觉得人事档案是学院行政工作中最无关紧要的常规工作，只要有一个人在那里保管就行了，不需要把人力、物力、财力花费在上面，致使很多档案管理工作的人员都是“半路出家”，他们都是在上一代管理人员那里学习后出师，由于没有通过系统的、专业的学习，工作中往往出现材料收集、留存等专业问题处理不准确，导致了人事档案材料收集质量不高。

第一，档案收集内容不全面。（1）人事档案内容陈旧。在人事档案里一般偏重工资变动、职称晋升、学历情况、年度考核等静态性资料描述，这些套话并不能真正反映出一个人的学习与工作经历；而与之相匹配各时期的工作指标完成情况、充分突出其个性发展的材料却不多，这与现行的聘用制对人才的引进、考核、评价，以及干部培养、师资队伍建设是不相符的。（2）档案收集内容比较单一。高校的人事档案都是根据《干部档案工作条例》要求只收取履历表、自传、鉴定、考核等九大类材料，缺乏具有个人亮点的指导性材料。而人事档案中重复的和定性的材料很多，如年度考核表等这些每年都有的材料年年都相似；科研学术成果、综合能力、专业素养等动态档案材料都未列入到收集范围之内，致使在干部考察中，考核人员不能从人事档案中找到客观的、个性化的、具有个人特色的相关资料。（3）存档归档不及时。许多高校没有按聘用制度改革的需要，对已存档案做进一步的完善。一些最新的应该收集的人事档案材料没有做到及时归档，导致在需要时临时增加，降低了人事档案管理的严肃性。

第二，收集归案信息不真实。由于人事档案管理严格，在调档和转档时手续繁杂，而现在很多高校聘用人员频繁跳槽，他们为了更加自由地流动，待选择到适合自己的新岗位，往往放弃原有的档案。据调查，某高校现存有2500余卷干部人事档案，其中有200多卷是属于“弃档”或“死档”。而“放人不放档案”的做法并没有留住跳槽者，他们往往被一个新单位录用后，就在新单位重建档案，在此过程中，由于缺乏原始材料的支撑和必要的监督，使得这些“新档案”出现“水分”较多的现象。这些“新鲜出炉”的档案，将会给人事档案管理和使用造成严重后果，这为人事部门计算工龄、核准退休时间、晋升工资及组织部门选拔干部带来了诸多问题，也使人事档案信息失去了意义。

3.档案管理方法老套陈旧

现在很多高校还是运用以前的档案管理方法，传统地收集、留存纸质版本资料。这些纸质东西，在收集过程中存在工作量大，信息容易被改动；在留存保管中存在不易保存，查阅困难等弊病。特别是对跳槽频繁人员的档案，他们如果总是更换工作，会因为每个单位的档案盒的规格不统一、打孔位置不一样的问题重新装订，造成对纸质档案的破坏。而新的技术在档案管理上运用很少，当前虽然各高校人事档案管理部门已经配备了计算机、扫描仪等电子设备，但使用范围仍局限于信息检索等方面，并没有利用设备的特点建立个人的电子档案，这严重影响了案卷质量和降低了工作效率。

4.人事档案封闭管理不利于开发利用

人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映了员工个人全貌。如果人事档案不能充分利用，就失去了它存在的意义。根据《干部档案工作条例》的要求，在查阅和借用档案时条件非常严格，所以档案绝大部分时间都是被放在档案柜里，只有在需要某个信息时才被查阅。据统计，高校中教师每年运用次数较多的就是年度考核，在每年的八月份左右，专业技术人员评职称时需要复印自己近三年的年度考核表，而其他方面利用非常有限。这样，不仅使教职工对自己档案缺少知情权，也不利于聘用制下的双方的自由选择。

二 聘任制下高职院校人事档案管理的应对策略

高职院校人事档案管理工作的最终目的在于通过对人事信息的良好管理，更好地服务于人才资源，为高职院校选贤任能，进而提升高职院校的教学、科研整体水平。人事档案的合理利用，能够有效地防止和避免不讲德才条件，只凭主观臆断和个人喜好聘用和提拔干部的情况。

1.确立聘用制下高职院校人事档案管理工作的重要地位

一是结合实际，建立健全人事档案各项规章制度，用制度规范档案管理行为。二是加强人事档案管理工作的组织领导，通过成立由学校分管领导牵头的工作小组，提高人事档案管理在学院工作的重要性，将人事档案管理工作常态化，将相关工作要求落到实处。三是建立奖惩制度，将人事档案与个人的年终目标考核挂钩，提高工作积极性，切实做好人事档案管理工作。四是加大学习宣传的力度，采取邀请专业技术人员专题授课、学校间档案管理人员相互业务交流等多种方式，加强对管理的业务学习。在加强学习的同时，充分利用高职院校媒体如校园网络、校内刊物等形式扩大宣传。通过学习和宣传进一步加强全体教职工对档案管理工作的认识和重视。

2.维护人事档案的严肃性，确保内容的真实性

人事档案是全面地、历史地记录一个人学习和工作，为人事关系转移提供“凭证”的功能，事关个人切身利益和间接反映教职工的工作态度，防止个人材料的不全和造假，维护人事档案的严肃性和权威性就显得极为重要。档案管理的“收集”工作是整个流程中重要的一个步骤，所以首先就必须严格遵守管理工作流程，通过正规渠道收集材料；其次要发挥好人事档案管理的监督作用，对新接收的材料要认真核查比对，发现有缺少的材料请当事人及时补交到位；最后还要重视人事档案材料日常审核工作，对人事档案三龄二历要严格把关，遇到有问题的档案要及时复核、纠正并备案。

3.实现信息化管理，积极开发利用人事档案

学校是教书育人、传播知识的重要载体，所以在先进知识和科技的领域，都应有“先行先试”的精神。对人事档案的信息化、数字化管理应从高校示范做起。首先要解放思想，转变观念，打破传统档案管理理念，在不违反、不突破《档案法》规定的情况下，对一些管理模式和方法进行调整。如增加收集如图片、音频资料等具有个人特色的档案；在保证人事信息安全、限定查询关系权限的基础上，授权查阅档案。通过人事档案的授权查阅管理，解决人才流动中人事档案难以利用的问题。在解决了档案授权查阅的基础上，充分利用高校专业的特点，开发操作性强、安全指数高的网络管理平台，建立人事档案的数字、网络体系，促进高校人事档案管理信息化、数字化、现代化。这样不仅可以提高管理人员工作效率，便于信息查找和统计，减少转递档案过程中对纸质材料的损坏，还加强了对聘用人员的档案材料进行信息管理，促进了人才的流动。高职院校人员档案信息现代化管理的建立将为广大教职工以及社会提供方便、快捷、优质的服务。

4.提高人员素质，加强档案管理人才队伍建设

要实现人事档案正规化、科学化、简单化的管理，首先须解决的就是人的问题，所以专业技能人才的引进，现有档案管理人员的培训就必不可少。针对每年高校的人才引进计划，酌情考虑新型档案管理专业技能人才的引进，以充实人事档案管理队伍。在引进人才的同时，对管理现有档案的老员工要加大培训力度，通过聘请专业授课、安排网络教学、组织专业学术交流等方式对他们进行再教育，以提升人事档案管理队伍的水平。针对人事档案管理工作程序机械、工作相对枯燥的问题，在工作中要关注管理人员的思想动态，及时发现并帮助他们解决工作与生活中的实际问题，增强其归属感，充分调动其工作积极性，发挥其潜力，努力维护人才队伍的团结与稳定。

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关键词：大学毕业生 人事档案 科学分析

高校毕业生的档案问题，原本不是一个很难破解的难题。探究问题出现的原因，多由大学生主观因素而造成，从而导至毕业生个人工作生活上的被动局面。大学生不能正确地对待档案问题，归由于对档案的重要性认识不够，认为只要有了毕业证、学位证，就可以相对轻松地上岗就业。于是长期对自己的档案置之一边，不管不顾，将记录自己重要人生履历的历史信息主要载体放诸脑后。等到真需要档案的时候，又一时取不到手，错失人生中有限的几次绝佳机会。

1、大学生毕业后的档案留存现状

经在工作中调查，大学生毕业后的档案多放于高校与人才中心（人才市场）。

1.1 仍将档案放置于高校

当前，高校毕业生多为自主择业，有的毕业生毕业一两年甚至毕业几年时间仍没有找到合适的工作，因没有工作单位，就没有办理档案移交手续，档案仍存于高校中。有的毕业生已找到了工作，由于所找的工作单位对档案要求不严格，对毕业生的档案没有强制性的转移要求，学生本人也就将档案问题放置一边，甚至忘记个人档案一事。有的毕业生即使找到了工作，也不愿将档案转入相应的人才市场，因为各地的人才市场每年数百元的存档费对刚毕业的大学生们来说是一笔不菲的开支，不如放在高校之中，即无存档费一说，又有安全性系数可言。

1.2 档案放在各地人才市场

各省市的人才档案管理中心一般经常对失去联系超过5年的流动人员的人事档案进行网上公示，以促使相关人员回人才交流中心交纳档案保管费。从各地公示的档案中，公示的档案份数规模堪称庞大。有的省市的人才中心在公示期满后仍没有前来办理相关手续的毕业生，进行解除原档案的托管关系。 部分人才市场，即使多次公示，许多档案的相关人员一直也不露面，所存的档案也成了“死档”，有的档案一二十年了，都无人前来过问，更何谈交纳档案保管费了。

2、“弃档”原因分析

当前的就业形势十分严峻，大学生找工作难已成一个普遍的社会问题。由于人才流动的加快，几十年前的那种受制于档案、户口的就业模式已早不适应于当今大学生就业的选择。这一方面说明了社会的进步，另一方面，也引发了不重视档案问题的趋势，这种人才择业模式，导致了整个社会漠视档案的现象。由此也发生了大量“弃档”现象的发生。

2.1 就业单位不重视档案

在人事制度改革不断深化的前提下，人事档案的重要性有所减弱，它不再是就业单位考察、选拔人才的惟一标准。 大学生的择业观和思想上追求自由的个性，人才流动也处于频繁的状态，完整的人事档案不再成为就业与人才进步的重要根据。由于毕业生工作单位的不确定性、不稳定性，致使有的大学生宁愿将个人档案放在高校内，也不愿意转到人才市场，除非找到了相对来讲比较正式的工作单位，才想到去找自己的档案。有的由于工作变动过于频繁，最后主动放弃了个人的档案。 部分事业单位在选拔人才时，不再以档案为准，人力资源部门将本单位的人员分为事业编制、长期合同编制、短期合同编制、非固定工等三六九等的用人机制，也导致对档案的要求不再那么严格。重视专业和技能，已成为最大的用人标准，档案则放置一边了。

2.2 对档案的用途知之甚少

尽管人事档案的作用正在进一步弱化，从而减少了档案中客观记录的科学性。在当前的社会转型期，人事档案的作用仍不能由其他方面来代替。大学毕业生不重视自身档案问题，很大程度上是由于对档案的认识上有欠缺，对档案的重要性认识不足。

3、长期不重视档案易发生的问题

尽管档案的作用在部分大学毕业生中没有引起足够的重视，但当他们在选择就业时，尤其在报考国家公务员或事业单位岗位时，档案是必须要过的一关。档案中有不良记录，势必影响到大学生的就业选择。重视并妥善安置自己的档案，作为一个忽视的问题，摆在了大学生的工作日程上。

3.1 档案放高校工龄难计算

没有完整的人事档案，用人单位将不能为其计算工龄。毕业生到人才交流服务中心办理了人事后，人才中心将为其办理转正定级、年度考核、档案工资审批等手续，计算成本工龄。毕业生档案放在高校中，毕业生与学校之间无人事隶属关系，学校没有资格为毕业生出具涉及人事关系的证明。档案留在学校，不但不能计算工龄，还会影响到今后的转正定级及职称评定事宜。

3.2 档案保存不善没有资格报考公务员

有的高校由于与毕业生的联系不畅，把毕业生的人事档案转回原生源地的人事部门，而毕业生本人不想在自己的原籍就业。致使他没有资格在目前居住的城市报考国家公务员，严重影响了个人的发展。

3.3 户口难以落户

有的毕业生不重视档案问题，在毕业后的户口落户时，遇到了很大的麻烦。按照国家的户籍管理规定，大学生的户口落户，需要相关的档案、干部介绍信、落户证明等手续，由于档案管理不善，或不知个人档案在何处，即使找到了工作，在相关城市落户时也是一件麻烦事。户口落不下，就办不了新的身份证。不但如此，在毕业生的工龄计算、研究生考试、公务员考试、职称评定、医疗养老保险的上交、出国手续办理、结婚生育审批上等都离不开个人的档案。

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【关键词】 交通事业单位 改制 企业 档案管理

改革开放三十多年来，我国的经济和社会生活发生了翻天覆地的变化。正如马斯诺的需要层次理论所提到的，衣食住行是人们生活的必需，是第一层次的需要即生理需要。交通事业在近些年蒸蒸日上，对百姓的生活带来了许多方便。社会主义经济经济体制的建立，也对各行各业的管理活动进行了大改革，许多国有企业和股份制企业纷纷进行改制，以适应经济社会发展的需要。毫不例外，部分交通事业单位也在积极地转型，加入全面竞争的行列。但是这里有一个问题，交通事业档案改制以后所形成的档案性质不一样了，那么对这些档案的管理应当如何进行呢？下面我们就来试着分析一下。

1 交通事业单位档案管理现状

交通事业单位档案是交通档案的一部分，不包括交通行政系统或个人的档案，而是交通事业单位在交通活动中直接形成的对经济和社会有价值的历史记录，是交通行业发展的重要信息资源。当今时代，交通事业在科学发展观的指导下，进入了全面持续快速发展的新时期。交通事业单位具有明确的内容和鲜明的特点。

1.1 交通事业单位档案管理内容

交通事业档案主要包括各业务方面档案和行政文书档案，而业务档案包括各个部门活动所形成的档案如行政执法档案、公路航道建设（改善）档案、运输管理档案等，业务档案在交通档案中占较大的比重。

交通事业单位一般有公路、运管、航道、海事等部门， 其业务各自独立，所以主管部门档案人员要经常深入基层进行业务指导，每月组织档案业务学习， 对归档立卷的标准要求严格，定期收集与整理业务档案。

档案管理活动包括收集工作、整理工作、鉴定工作、保管工作、编研工作和利用工作等各个环节。2007年以来，交通部和省各级档案行政主管部门陆续下达了如何进一步加强建设项目档案管理以及贯彻重大建设项目档案验收办法等管理性文件。在具体工作中，各档案机构把好工程前期所形成文件材料的质量关，开展经常性的自查活动，对自查中发现的问题及时整改，以保证项目档案的准确、完整，保证档案工作与工程建设同计划、同施工、同验收。[1]

1.2 交通事业档案管理特点

1.2.1 集中统一管理档案

根据2005年《交通档案管理办法》规定，各单位形成的档案应由各单位档案部门实行集中统一管理并由档案部门对本单位的归档工作进行指导。

1.2.2 设立专门的档案部门

由于交通事业单位发展比较成熟，一般都会专门设立档案管理部门，或录用专职档案工作人员。档案室对本单位各部门或各环节的归档工作进行指导。档案室会同本单位有关业务部门对已超过保管期限的档案进行鉴定。总之，档案室有自己的一套管理方案，能够保证档案活动的顺利开展。

1.2.3 交通事业单位档案定期向同级档案馆移交

档案馆的档案主要包括机关、企事业单位档案和部分个人档案或家族档案。各类档案馆所收藏档案的内容各不相同。各交通事业单位在完成了文书处理程序，把有保存价值和经过有序整理的档案向各事业单位档案室移交，再由档案室定期向档案馆移交。

2 企业档案管理特点

企业档案是企业生存与发展的记忆库，借助企业档案，我们能够了解企业的过去，现在和预测其未来。企业档案主要包括企业在研发、生产、经营和管理等一系列活动中形成的资料文件。企业档案由企业自身单独保管，但是受到各地市档案馆的监督和指导，各破产企业的档案在一般情况下交由档案馆来保藏。[2]

3 交通事业单位转制改企后的档案管理应注意几个问题

事业单位改革是手段，最根本目的是要发展由这些事业单位所提供的各种公益服务，使其成为中国经济社会发展的新动力。在事业单位改制后，根据事业档案和企业档案管理的不同特点，我们发现，对其所形成档案的管理活动要进行重新思考。

3.1 在会计档案管理方面

如今，交通事业单位体制改革正在如火如荼进行，在会计档案管理方面企事业单位的管理方式不同，主要体现在两个方面，一是，企业对应收帐款质量的控制是提取坏帐准备，而交通工程事业单位的应收帐款虽越来越多，但在这方面没有做出任何规定，因此，交通事业单位应该参考企业的做法对应收帐款提取坏帐准备，并对坏帐准备的提取方法和提取比例做出明确的规定；二是，交通事业单位固定资产不计提折旧，固定资产的损耗不在成本核算中体现出来，而企业是通过计提折旧的方法计入成本。这些方面的不同要求事业单位能够进行认真地反省和借鉴。

3.2 在人事档案管理方面

在交通事业单位中，人员的变动比较小，整个组织结构模式相对比较稳定，而竞争因素在企业体现地越明显，导致人事档案在企业中相对比较复杂，需要档案管理者足够重视此方面的内容。人事档案的管理依据也需要从《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《交通管理处干部档案管理制度》等规定转变成企业人事档案管理规定，由干部向普通人转变。

3.3 移交单位的变化方面

一般来说，交通事业单位档案向档案馆移交，除此之后，没有其他的地方。但是事业单位改制成企业后，可以适用企业档案管理的办法，由档案寄存中心进行寄存管理，引入市场化因素。寄存管理服务项目是为企业档案提供档案寄存的一种有偿服务，为配备档案保管条件代价太大，或者不具备保管条件的企业提供了档案保管归宿。

4 结语

总之，交通事业单位的改制势在必行，基于档案管理方式的不同，对交通事业单位转企业后应注意的某些方面需要更加重视，比如在会计档案、人事档案和服务理念上，在工作重心和移交单位的变化上，是档案管理一个方面，不容小觑。企业档案工作当然也需要转换其管理方式，以期能够为交通事业单位的发展提供更好的服务。由于我国是实行集中制的国家，在档案管理方面，一致遵行在组织的集中统一领导下，分散地管理档案。在集中统一原则下，取其事业单位和企业档案管理的精华，共同为交通行业的档案管理工作谋福利。

参考文献：

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一、主要工作内容

2010年1月1日至2010年4月30日，负责公司行政及后勤管理工作，其工作重点是进行公司规章制度的建设；2010年5月1日至2010年8月31日，全面负责总经理办公室的行政、后勤及人力资源管理工作，该阶段的工作重点是人力资源工作规范性建设；2010年9月1日至2010年10月31日，全面负责总经理办公室的行政、后勤及人力资源管理工作，同时负责项目部的全面管理工作，该阶段的工作重点是项目部规范管理的建设；2010年11月1日至今，负责公司行政及后勤管理工作。本人实际上是从事了12个月的行政、后勤管理工作，6个月的人力资源管理工作，2个月的项目部管理工作。

二、主要工作业绩

(一)行政管理工作

1.完成了公司规章制度建设工作。主持制定了17套规章制度，其中亲自主笔编写11套，这些制度基本上满足了公司目前的管理需求，从而使公司的各项管理有章可循，员工有“法”可依，为公司实现企业现代化规范管理奠定了良好的基础。

2.公文管理工作实现了制度化、规范化。建立了各种内、外公共文书的管理流程，使公文的收、发、送、阅、审、存、借有了严格的管理程序，确保了公文传送的及时性、公文执行的有效性及公文使用的安全性，从而对提高公司的工作效率起到了促进作用。

3.档案管理工作实现了规范化。建立了公司专业的档案室，并实行了专人管理，对公司档案进行了分级、分类、编号登记管理，对档案的归档、保管、调阅、借用实行了严格的审批管理，并实行了纸质版和电子版同时保存的管理方式，确保了档案管理的安全性及延续性。

4.完成了前台接待的标准化管理。公司现有三个前台，均进行了统一的形象布置，并对前台接待员的岗位进行了全面培训，统一了公司的接待流程及工作要求，为树立公司良好的企业形象起到了积极作用，为公司各部门的业务接待起到了模范作用。

5.会议管理基本上实现了标准化。公司对内、对外的会议，从会前准备到会中服务及会后跟踪，都能全面完成，无论是会议接待、资料制作、会场布置都能较好地完成，保证了各项会议的成功召开。

6、印章管理工作基本规范。严格按照《印信管理办法》执行印章使用审批制度，对印章的启用、保管、使用均进行详细的登记管理，确保了印章使用的合法性和安全性。

总之，公司的行政管理工作，在海南企业中已达到了上等水平，我们的公司也跨入了现代化规范管理的企业行列。

(二)信息管理工作

1.加强了网站的管理工作，对网站内容进行了严格审核，并不断充实网站内容、更新网页，及时上传新信息、搜集外来信息，为企业建立了一个良好的宣传窗口，并对网站后台进行了分析、汇总，及时掌握网站使用动态。

2.建立了企业信息库，完成了公司信息的统一管理，规范了公司信息的使用流程。目前已建立客户信息、通讯信息、项目信息、新闻信息、资讯信息五个子库，并完成了通讯信息、客户信息及资讯信息三个子库的信息收集，共收集信息515条。

3.加强了信息收集与信息传递工作，增大了公司的信息量及信息流，按照公司领导要求进行了《资讯周报》编制，并提供给公司中、高层领导学习与运用，方便了领导的工作，同时也提高了工作效率。

(三)人力资源管理工作

1.制定并实施了《人力资源管理细则》，规范了招聘、录用、转正、离职等人事工作流程，明确了人才选聘标准。

2.完善了人事档案管理工作。制定了人事档案规范内容，健全了人事档案，规范了人事档案管理流程。

3.企业文化建设初具规模，先后组织了项目开工典礼、周年庆典、抗震救灾捐款、新年联欢晚会等大型活动，组织了大、小六场培训活动，并组建了篮球队，开展了多场篮球比赛，以及印发《项目简报》41期、参展冬交会、参展海洋渔业博览会等多种宣传活动，不断地提高了企业知名度，有效地塑造了企业文化。

(四)后勤管理工作

1.资产管理工作规范化。对公司资产在进行彻底清查的基础上，依据公司《资产管理办法》分别按部门对资产进行了分类、编号登记，并将管理责任落实到具体的使用人或保管人，规范了资产采购、验收、入库、领用、回收、调拨等管理流程。

2.车辆管理工作得到了加强。对公司车辆的调度审批、调配使用、维修维保、行车安全、违章处理、费用控制、车辆保管等方面进行了严格管理，并严格执行了派车审批制度，达到了有效地使用车辆和有力地控制费用的双重效果。

3.办公用品管理工作规范化。实行了办公用品月计划制度，并结合以旧换新的节约措施，既保证了工作需要，又避免了不必要的浪费，有效地控制了办公成本。

(五)总经理办公室管理工作

1.以创建先进集体为目标，加强本部门的团队建设与管理，使本部门具有较强的凝聚力和荣誉感，且具有很好的团队精神。本部门在公司的重大活动中均取得了最好的成绩。

2.本着严要求、勤指导的方式，以树立模范、培养骨干为目的，加强本部门员工的教育和培养。

三、主要工作经验

1.做人原则：做员工表率，为下属老师，当同事朋友。

2.做事原则：原则坚定，奖罚分明；身先士卒，带头实干。

3.管理原则：理论上高度，实践到深度；分工要明确，责任必到人。

四、工作中的不足：

1.行政管理力度欠佳，行政监督职能不强。

2.规章制度执行不严，执行制度时有宽松之短、仁慈之弊。

3.考核制度还待进一步完善。

五、新年工作愿景

1.为总经理分忧解难，与员工一道艰苦创业，为实现公司的宏伟目标而奋力拼搏。

2.不断学习、不断创新、不断提高，努力成为一名优秀的职业经理人。

3.务实敬业、勇担重任，希望有机会为企业做出更大的贡献。

六、新年工作设想

(一)行政管理工作

1.在对现行规章制度执行进行调查研究的基础上，进一步修正和完善现行规章制度，并加大各项规章制度的执行力度；

2.新建《合同管理办法》、《保密管理制度》、《会议管理制度》、《办公场所管理规定》、《员工行为规范》、《工服管理规定》等规章制度，以满足公司发展的需要；

3.建立企业危机管理机制，有效预防或应对企业经营危机；

4.建立规范的行政监督机制，加强行政管理力度。

(二)后勤管理工作