企业档案分类管理方法范文

导语：如何才能写好一篇企业档案分类管理方法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：科技成果档案管理

中图分类号：G271文献标识码： A

一、科技成果档案管理工作的意义：

在新兴科技飞速发展的特殊时期，科技档案工作者面临着新的形势，肩负着新的任务，科技档案工作也具有新的特点。目前，一个重要的新情况是企业管理部门对情报（新技术、新工艺、新材料）的需求聚增，为科学管理的调研，日益受到人们的重视，被看成是前进的向导、发展的阶梯、竞争的工具、突破的钥匙，随着经济改革的深入，企业部门迫于产品竞争，要依靠先进技术，着眼新产品开发，他们急于得到新技术、新工艺、新样本、专利等适合于本企业的科技资料。各级管理机构随着由简单的行政管理转向科学管理，越来越依靠技术资料提供科学依据。

科技成果档案资料也是科技档案工作的基本建设中的一个项目，在工厂企业中科研成果资料的收集是科技档案工作收集的主要对象，对发展生产具有一定的经济价值。

我国是个发展中的大国，在实现科技现代化的进程中迫切需要开发利用科研成果这个“第二资源”。

这是一门学问，它的影响将是很大的，它关系到我国社会主义物质文明和社会主义精神文明建设。

科技档案工作决不只是对档案资料进行保管的管理水平上，应在提高科技档案资料的目的上，积极地在进行收集先进的科技资料上下功夫。尤其是对科研成果的收集，管理就更具有一定的意义。从现代化科学技术发展的特点来看，由于科研组织、规模和队伍不断扩大，科研成果日益增多。因此各级档案管理部门，对科研成果必须加强收集和管理，科学技术彼此渗透，科研成果互相交叉，科研成果必须集中集中管理，才可以互相参照使用。此外，知识更新的速度加快，科研成果利用的周期缩短，要求我们自觉地加强对科研成果的宣传、交流，采取各种必要措施促进科研成果尽早的在生产上推广应用，变为直接生产力。

二、科研成果的分类

这个问题要从科研的体系说起，目前，多数科技人员认为：把科研体系分为基础研究、应用研究和开放研究三大环节较为恰当。

基础研究又分纯基础理论研究与应用基础理论研究，纯基础理论研究属于基础科学的范畴。它的任务是探索自然界各种物质运动的基本规律，揭示各种自然现象之间的关系，以便发现新原理，提出新方向。

应用基础理论研究属于技术科学的范畴。它的任务是针对生产中提出的科学技术问题进行理论探索，目的在于为解决实际问题提供理论依据。

应用研究也分两类：一类是应用技术研究，一类是产品试制研究。目的都是为了直接解决生产中的实际问题，在基础研究与开放研究之间起桥梁作用。以便把理论成果转化为技术与生产力。又将生产中提出的问题反馈给科学，从而推动科学理论的发展。

开发研究同样可以分为两类：一类是试生产研究。一类是推广应用研究，目的都是为使科研成果在实际生产中得到应用。

三、科研成果档案管理方法：

综上所述，各类科研虽然任务目的不同，要求也不一样，但是如同接力赛跑一样，哪一环节也不可缺少。作为科研成果，有它的共性，就是都必须有创造性、科学性和价值（包括学术价值、使用价值和经济价值）。这几类成果由于各有不同特点，管理方法也各有不同，可采用三种分类管理方法。

1、按成果所属的科学行业分类管理

主要用于成果的鉴定，奖励等项目管理与成果资料的检索。它的分类原则是由部门的专业管理范围或分类法确定的。其特点是符合实际与使用习惯，便于成果的管理与资料的查找。

2、按成果的科学技术水平与重要意义分类管理。主要划分为重要成果与大量的一般性成果二类。所谓重要成果是指成果的技术在国内有首创性，属于国内先进水平。在全国有推广应用价值，这类成果主要是由国家集中管理的，也是各部门、各地区管理的重点。至于大量的一般性成果，是指达到国内较先进水平或本地区先进水平，具有行业和地方特色，在本行业或本地区有推广应用价值的项目，这类成果档案应由各地方、各部门集中管理，详细成果档案可由成果完成单位集中管理。

3、按成果的应用推广意义分类管理。可分为理论性成果和应用性成果。理论性成果的表现形式主要为论文，主要由各专门学会对其进行评价和交流。应用性成果包括应用研究与开发研究两类成果。其特点是强调成果的经济价值或使用价值。这类成果在管理上还可以根据其是否已在生产上实际应用和推广的情况分为两类，一般地说，开发研究成果属于已在一定范围内应用和推广的；而应用研究成果通常只具备了应用和推广的条件，还要再做些研究工作，才能在生产上推广应用。对于前者，管理工作的重点是加强宣传和交流，使其在更大的范围内应用和推广。对于后者，重点则在于创造条件，使其进一步完善化，尽快地在生产上得到应用和推广。

科研成果的推广应用对科学技术的发展和生产上起了很大的作用。我国今后的经济发展主要靠对现有企业的技术改造，要进行有效的挖、革、改，就离不开对已有科技成果的推广应用。

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备品配件管理包括了财务管理、计划管理、定额计划、仓库管理，因为设备的变更要增加或者删改备件，随着备件的变动定额的改变和单价的浮动，需要对备件信息修改；能够查询系统规定的库存资源和计划单价等等查询；通过计算机可以比较储备量和库存量的报警，实现最佳的库存量；可以根据备件的库存消耗的情况加上设备的维修、改造需要，利用计算机列出所需的备件数量；还可以利用计算机算出各种备件所需的费用。

2网络技术对化工设备管理技术的影响

现代在化工设备管理的运用中，一定会运用到现代的网络技术，网络技术可以为化工设备管理提高非常大的便利，通过网络技术的分析能够将资源合理的分配，调整计划，提高生产效率，缩短计划周期，最大的幅度减少生产费用，使用网络图还可以调整不一样工序的工作人员数量，优化资源配置，减少浪费。

3系统工程对化工设备管理技术的应用

3.1运筹学在设备维修中的应用

运筹学是整个系统工程的基础，统筹学中的线性规划、二次计划法应用在维修物理分配中，动态规划应用在维修、检查程序选定中，库存理论和排队理论应用在维修物资的车库管理中，博弈理论应用在拟定维修方案中，搜索理论应用在确定检查顺序当中，样本调查理论和抽样统计检查应用在完善维修方案中，实验计划法应用在分析故障原因中，统计检验和估值应用在维修效果的评价中，计划评审和关键线路法应用在拟定检修计划中，模拟应用在维修对策中，信息理论应用在维修信息的传递中，这些就是运筹学在设备维修的运用。

3.2系统分析中的设备投资

系统分析中的设备投资包括了设备投资盈利的分析和寿命周期费用的研究，还要设备投资效果的评价的敏感分析，基本来说设备投资的系统分析的程序是这样的：设计出可行性方案，监理处模型，比较收益，优选次序。

4ABC管理方法在化工设备管理中的运用

A类设备是化工企业的重点设备，大概占生产设备的百分之五到百分之十左右，B类设备是化工企业的主要设备大概占生产设备的百分之十左右，C类设备是一般设备。A类级别的设备是化工产业的重要设备，能够保证正常的生产运营，例如我国某企业引进的美国文氏技术国内配置的氢氯化反应器，但是因为提高了装置的产量后氢氯化反应器的设计和制造的缺点暴露了，导致设备失去了效用，但是调整了生产工艺改进了制造缺陷以后能够满足设置生产的要求。A类设备在企业设备分类管理项目中，即在设备卡片、固定资产明细登记表、设备技术档案、运行记录、日常维护对象、定期检查对象、检修制度中都起到重要的作用，特别是设备技术档案、运行记录、日常维护对象、定期检查对象中是必须要有的B类级别的设备和A类级别的设备一样处于化工产业设备非常重要的一个部分，能够考核化工类企业的设备标准程度，B类设备在企业设备分类管理项目中，即在在设备卡片、固定资产明细登记表、设备技术档案、运行记录、日常维护对象、定期检查对象、检修制度中一定要有，特别是日常维护对象、定期检查对象中是重点。C类级别的设备为一般的设备，C类设备在企业设备分类管理项目中，即在在设备卡片、固定资产明细登记表、设备技术档案、运行记录、日常维护对象、定期检查对象、检修制度中应该要有，特别是重点建立设备技术档案。

5结语

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关键词：计量仪器 标识管理 措施

根据国家的相关计量法律法规的规范，计量机构需要建立完善的计量仪器和设备的管理机制。保证计量仪器和相关检测设备的准确，保证其运行状态良好，保证其处于良好的受控制状态，才能保证计量工作的质量和标准。在目前的计量仪器和相关设备的管理工作中，大部分企业采用标识的管理方式。在个别企业进行管理工作时，在过于注重对成本的控制时，对计量仪器和相关检测设备进行粘贴，忽视对相关设备的校准和管理，存在很多相关的问题。部分企业在进行ABC标识的管理过程中，根据自身情况添加了其他的标识，使得管理工作不规范，标识管理工作过于繁杂，缺乏规范性和严谨性。对于计量仪器和检测设备的管理上，需要建立规范的标识管理方法，提高管理的规范性，保证管理工作的效果。

1、标识管理方法在计量仪器及检测设备应用

在进行计量设备管理时，对计量设备进行分类是重要的原则，只有确定计量设备的实际管理情况与检查周期，才能保证整体计量仪器的管理工作的质量与效率。对于计量设备的分类中，主要将计量设备按照重要级别进行分类。大体上，对于计量仪器的分类分为最重要、较重要以及一般重要的分类。最重要的计量仪器设备是属于强制检测的类型。一般来说，，此类的计量检测设备主要包括安全、医疗、环境、贸易方面的设备，并且属于被国家列入强制检测类别的检测设备；企业进行工艺的控制、能源经营管理、质量的检测等对数据精度要求高的设备等。较重要的，主要是企业在日常生产中有质量和工艺要求的测量检查设备、企业内部能源物资管理的计量设备、固定生产线的测量设备、其他限定范围的计量范围的检测设备等。这类的计量检测设备主要是对于日常不频繁装卸、观测较为稳定、数据检测有一定需求的设备类别，此类管理设备的管理需求与最重要的类别相比整体要求要低一些。对于一般重要的计量设备分类上，主要是包括计量特性较为稳定，对管理工作无特殊要求的设备，同时也包括企业在生产过程中流水线上具有可靠性高，使用不频繁，计量特性较为稳定的特点的设备。对于这类设备的管理上，一般实行一次性检定的管理方式，整体管理需求较低，检查周期较长。

对于计量仪器和检测设备的管理工作来说，最高级别的计量仪器在标识管理中应该贴上红色计量标准的相应标识，并标明计量仪器的标准证书其有效日期。我国计量事业不断发展，相应的计量和检测设备标准和规范不断完善，在计量检测设备的管理中，要对计量和检测设备进行合理的标识管理，对仪器的使用情况进行合理分类，粘贴相应的标识。对于个别的仪器，要根据实际使用的需求，粘贴停用或蓝色的封存标识。在进行计量检测仪器检定工作时，企业要根据实际的使用情况，科学经济的确定相应的检测准则，对于非强制性的计量检测设备，根据自身生产和研究的需要，企业自行决定是否送往检定机构进行检测。我国出台相关的计量设备检测政策，为设备管理人员建立了良好的管理环境，有效的保证了分类管理工作的便利性。在日常计量仪器管理工作中，对于仪器检验设备，企业单位根据自身使用情况，确定检测和管理方式，保证管理工作的经济性和科学性，在管理工作中，自行确定相应的检查周期，自主进行检测工作。

2、加强计量仪器与检测设备的标识管理工作的措施

2.1完善计量仪器与检测设备管理工作中的档案管理工作

加强设备的标识管理工作的基础是做好相应的设备档案管理，进行标识管理工作时，管理人员需要对相应的仪器和设备有全面的记录和掌握，通过相应的设备的自身运行情况，进行科学准确的管理。根据自身的工作需求和政策规定，在档案设备管理工作中，需要对设备的采购进行管理，将调研报告与采购合同进行档案封存。对于采购设备的管理上，需要对随机的说明书与其他材料进行记录，注明设备的型号、出厂日期、规格等数据。在设备采购之后，要对设备的相关操作流程、维护流程、修理、校准、调试等相关数据进行良好的记录。在进行设备的标识管理上，通过对记录档案的合理分析与掌握，对设备与仪器的运行情况进行全面的了解，从而提高标识管理工作的合理性与准确程度，界定合理的设备检测维护周期。

2.2加强设备管理和日常的维护

在日常的运行和使用中，需要加强对仪器设备的管理和维护。建立具有良好专业能力和责任心的管理团队，对计量仪器设备进行良好的维护与管理。对设备的使用周期、损坏情况、保养情况、计量结构的准确率等相关情况进行及时的检查，在出现相应问题时，进行及时的解决和处理。在日常的管理和维护中，要对设备的安置、运输、使用、贮存等各方面进行一按个的要求，根据ABC分类的标识管理工作原则，保证设备和仪器在科学规范的情况下使用。在保证仪器设备使用的规范性的情况下，对仪器设备进行合理的标识管理，通过合理的标识管理界定仪器的重要性，加强仪器使用的规范性。

2.3建立完善的维护与管理制度

计量仪器和检测设备对于企业的日常运行具有重要的积极，加强维护和管理制度的建设，保证管理制度的完善性是重要的管理内容。在设备的使用过程中，难以避免遇到很多不符合相关规范的情况，从而增加维护费用，增加不必要的成本投入。在仪器设备的日常管理中，要建立合理的设备确认间隔。对于设备确认间隔的确立上，要保证检测设备的良好的运行状态，避免过长和果断，从而避免浪费，减少企业的生产成本。在设备的确认周期管理上，要根据设备标识管理工作，以ABC类标识管理的规范为根据，将设备的实际使用情况作为参考依据，进行合理的检测周期界定，对于故障率高的设备进行合理的缩减，对于较为稳定的设备进行合理的周期延长，根据自身实际情况，在保证仪器设备的使用状态的情况下，减少维护与管理的成本投入。完善的设备管理与维护制度为仪器设备的日常管理工作提供了良好的基础。

3、结束语

计量工作是现代社会生产与研究中重要的工作内容，做好计量设备仪器的管理可以保证计量工作质量。计量仪器与检测设备的管理者需要在管理工作中，要根据国家的相关政策和法规，规范自身的计量标识管理工作，根据国家规定的标识分类原则对自身计量设备和检测仪器进行合理的分类管理。管理人员要适应现阶段计量工作的实际需求，保证计量仪器与检测设备保持良好的运行状态，为计量工作提供良好的设备基础。在日常的管理工作中，管理者还需要完善自身的管理与维护制度，加强对设备的管理，提高标识管理工作的效果，促进企业的生产与科研工作。只有加强计量仪器和检测设备的管理工作，才可以有效的提高设备的检测准确度，加强产品的质量管理工作，减少产品质量问题，有效的保证正常成本，从而促进企业的持续发展。在进行日常管理中，要提高自身的认识，严格遵守相关规范，加强设备的标识管理工作，对国家的相关规定进行严格执行，保证仪器设备的管理效果。

参考文献：

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【关键词】社会保险；档案；创新

随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。

一、社会保险档案管理现状分析

（一）社会保险的参保人数增长迅速

我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011－2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2．23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1．2亿，工伤保险参保人数超过1．4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。

（二）社会保险经办机构实施改革计划

近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定(草案)》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。

（三）负责社会保险档案管理的部门分散

我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。

（四）社会保险档案工作缺乏硬指标考核

社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。

（五）社会保险的经办效率和范围需要扩大

社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。

二、我国社会保险档案管理系统存在的问题

（一）对社会保险档案管理工作不够重视

由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。

（二）社会保险档案管理体制不规范

由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。

（三）社会保险档案存档的条件差

由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。

（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。

三、社会保险档案管理的解决办法

（一）将纸质档案转换成数字档案存档

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。

（二）根据社保档案类别进行分类管理

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。

（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准

建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。

（四）在全国统一管理下设分支机构

在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。

（五）统一公民社保档案管理号码，可供查询

实行对每个公民发放社会保障号码的制度，让公民个人档案号码与本人身份证号码、劳动保险号码统一起来，由国家劳动和社会保障部的分支机构负责公民个人社保档案内容的定期增加和更新，送交国家劳动和社会保障部统一保管。从发放的号码上就可以反映出从什么时候起、在什么地方发的，便于记录公民的工资收入和保障费的缴纳情况，同时便于投保者本人的查询。

参考文献：

[1]刘秀红.做好社会保险档案管理工作之我见[J].劳动保障世界(理论版),2010(04).

[2]张静.农村社会养老保险档案管理的困境及对策分析[J].兰台世界,2010(08).

[3]锅彩虹.浅议社会保险业务档案管理[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2010(04).

[4]张予军.对档案工作创新的思考[J].决策探索,2005(06).

本课题为浙江经贸职业技术学院大学生创新一般扶持项目。

作者简介：

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【论文关键词】社会保险；档案；创新

随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。

一、社会保险档案管理现状分析

（一）社会保险的参保人数增长迅速

我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011－2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2．23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1．2亿，工伤保险参保人数超过1．4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。

（二）社会保险经办机构实施改革计划

近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定(草案)》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。

（三）负责社会保险档案管理的部门分散

我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。

（四）社会保险档案工作缺乏硬指标考核

社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。

（五）社会保险的经办效率和范围需要扩大

社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。

二、我国社会保险档案管理系统存在的问题

（一）对社会保险档案管理工作不够重视

由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。

（二）社会保险档案管理体制不规范

由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。

（三）社会保险档案存档的条件差

由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。

（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地﹑市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地﹑市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。 转贴于

三、社会保险档案管理的解决办法

（一）将纸质档案转换成数字档案存档

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。

（二）根据社保档案类别进行分类管理

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。

（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准

建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。

（四）在全国统一管理下设分支机构

在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。

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一、存货管理的重要性

实施存货控制和管理关键在于控制存货的占用总额是否合理，构成存货总额的各项存货所占比例是否恰当，分析查明企业存货占用不合理和形成积压的原因，以便采取措施控制存货储备，降低企业存货的平均资金占用水平，提高存货的流转速度和总资产的周转率，最终提高企业的效益。由于中小企业或乡镇民营企业正处于创业和资金积累的发展阶段，如何使中小企业的存货价值最大化，减少持有存货的成本和风险是企业发展中需要解决的重要问题，也是提高企业经营效率和赢利能力的重要途径。

二、存货管理的目标要求

在现代企业中，存货是企业的重要资产，企业日常管理中的存货管理既要保证生产经营连续性，又要保证尽可能地少占用资金。一般情况下，在企业生产和销售预算已确定的情况下，存货量的大小取决于采购。采购量太少会使存货不足，影响生产和经营的正常进行，无法完成预算。而存货过多则要占用较多的资金，会增加包括仓储费、保险费、维护费、管理人员工资在内的各项开支，致使企业的资金成本会上升，效益会下降。企业进行存货管理，就是要尽力在各种存货成本与效益之间做出权衡，从而达到二者的最佳结合，这就是存货管理的目的。总之，企业必须从整体出发，统筹全局，根据企业自身的生产特点和存货种类的特点，从而采取不同的存货管理方法。

三、存货管理的方法

1.存货ABC分类管理。存货ABC分类管理就是按照一定的标准，将公司的存货划分为A、B、C三类，分别实行分品种重点管理、分类别一般控制和按总额灵活掌握的存货管理方法。A类存货的特点是金额很大，但品种数量较少；B类存货金额一般，品种数量相对较多；C类存货品种数量繁多，但价值金额却很小。经济订货量模型(EOQ)。所谓EOQ，即经济订货批量(Economic Order Quantity)，它利用数学的方法求得在一定时期内储存成本和订货成本之和最低时的订货批量[2]。典型的存货订货规模就是估算出适度的订货规模，使得成本实现最小化。

2.保持适当的存货周转率。一个公司若要保持较高的盈利能力，应当十分重视存货的管理。在流动资产中存货所占比重较大，存货的流动性对公司的流动比率有重要影响，因此，对存货的流动性的分析很重要。

3.准时生产制(JIT)。准时生产方式是日本在20世纪50、60年代研究和开始实施的生产管理方式，是一种有效利用各种资源、降低成本的准则。其中心思想是寻求、消除在生产过程中形成浪费的一切根源和任何不产生附加价值的活动。

四、存货管理的现状

1.内控制度不健全，岗位责权不明晰。由于企业人员较少，管理部门相互兼职较多，销关键环节缺乏市场的预测和有效的监控，往往都是一人说了算，负责完成采购销售、付款收款和办理出入库手续等全过程。

2.存货储量不合理，资金占用过大。根据分析提供的资料，一般情况下中小企业存货资金平均占用为流动资产总额的40%—50%，也可因行业的不同而有所不同。企业往往从最初忽略存货的管理，不在乎库存占用资金的多少，发展到企业存货积压，流动资金严重紧缺，无形中积压了大量资金，造成资金周转速度明显减缓，在一定程度上影响了正常的生产经营活动，控制存货成本困难，这是普遍存在的问题，也是长期困扰企业发展的难点。

3.存货管理不规范，造成账实不符。信息失真部分企业只顾眼前利益，而忽略了企业长远发展，账务处理不规范，实现销售不做销售收入，不按实际结转库存产成品，对收回货款不列账，形成资金体外循环，造成存货账面数大于实际库存数，账实不符；部分相关联企业之间的货物转移，双方不签订代销合同，代销或赊销商品不如实计入库存，形成实物数大于账面数；部分企业不按规定设置保管员岗位，不按规定设置明细账。

4.利用存货偷逃国家税款。这些企业在创办初期，大量购进库存商品，以取得大量的进项税金，使得相当长一段经营期内出现留抵税额，在存货达到一定程度，将有税款产生时，即以经营不善为由向税务机关申请注销，再以其他名义重新注册登记新企业，以达到不缴或少缴税款的目的，对注销企业的存货是作进项税额转出处理，还是按适用税率征税，目前还没有明确规定，给纳税人利用存货偷逃税款造成了可乘之机。

五、强化存货管理和控制的对策

1.建立健全内部控制制度，发挥存货内控制度的作用。企业要依据《会计法》、《公司法》健全法人制度，履行法人的权利和义务，组织建立存货内部控制制度，结合企业的生产经营特点，从严格采购、销售制度，规范存货采购、消耗、销售环节，建立供应、销售方的信息档案，加强对其信誉、资质等级管理，进一步明确各职能部门的岗位职责，严格执行不相容岗位分离的原则，发挥存货内部控制制度的相互牵制作用。

2.注重企业管理人员的培养，提高其综合素质。企业要适应市场经济的发展，不能永远停留在“小打小闹、小富即安”的经营理念上，要实现从粗放型的管理向集约化、精细化管理的跨越。必须建立人力资源管理制度，选拔或任用思想品德好、能为企业尽职尽责服务、具有专业技能、工作经验丰富的管理人员担任存货的采购、进出库、销售、财务管理的关键岗位工作；加强对管理人员的学习和培训，不断提高自身综合素质，用制度管理人、约束人、激励人，要选好人、用好人，充分调动发挥管理人员的积极性。

3.加强存量信息追踪分析，严格存货控制管理。企业要根据自身经营特点，合理确定一定数量的基本存货为管理原则，勤进少购，以免大量资金积压在存货上，采用现代存货管理手段，及时了解追踪存货量的变化，详细分析并尽量以能使存货的存储成本、存货不足引起的短缺成本、订货、装运和提货成本三者之和为最低时，确定企业合理的进货批量和进货时间，要尽量在各种存货成本与存货效益之间作出权衡，达到两者的最佳结合。

4.增强自律观念，营造适合企业发展环境。企业在抓好自身内部管理，建立健全各项管理制度的同时，应加强与各级工商、税务等政府部门的沟通、联系，争取各职能部门在政策、技术和环境等方面的支持和帮助。针对企业规模小、经营范围广、涉及税收、工商、银行政策多的特点，加强组织学习法律、法规和相关政策，举办相关法律和业务知识培训班，提高了经营者的管理水平，提高了财会人员业务核算的实际操作能力；增进与社会政府职能部门的沟通和了解，营造了良好的宽松的经营环境，取得对企业的支持和发展，实现国家、企业和员工利益的三赢。

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Improvement and Suggestion on Classification Management of

External Teachers in Higher Vocational Colleges

LIU Leiguang[1]， GUAN Bing[2]， CHEN Honghua[3]， LIU Zhaolin[1]

（[1]Beijing Vocational College of Electronic Science and Technology， School of Continuing Education， Beijing 100015；

[2]Beijing Vocational College of Electronic Technology， Office of Teaching Affairs， Beijing 100015；

[3]Beijing Vocational College of Electronic Technology， Basic College， Beijing 100015）

Abstract The external teachers in higher vocational colleges are the important teachers in higher vocational colleges， which make up for the lack of the power of higher education teachers， improve the structure of teachers' power and improve the teaching level. Establishment of incentive mechanism and supervision mechanism， the improvement measures of the foreign teachers in vocational colleges are analyzed. By strengthening the management of the external teachers of vocational colleges， the teaching level of higher vocational colleges is promoted.

Key words higher vocational colleges； external teachers； management

0 引言

随着高等教育的大众化发展，高职学院不断增多和扩大，高职学院的招生规模逐年提高，在改革开放不断深入和教育事业不断发展的今天，高职学院的办学规模不断扩大，与之而来的矛盾就是高职学院的师资力量不足，教育资源不充分等问题逐渐突出。在高职学院的师资力量补充和建设中发挥着重要的作用。百年大计，教育为本，而发展教育事业的根本在于教师的管理，对高职学院的外聘教师的管理一直是高职学院教师管理的难点，研究高职学院外聘教师的分类优化管理方法，结合高职学院外聘教师的学科分类和其它相关属性的分类，系统分析高职学院外聘教师的管理现状和存在难题，并给出了高职学院外聘教师管理的改进措施和建议。对高职院校中外聘教师的管理提出了自己的思考和建议，以期提高高职学院的师资管理水平和教学水平，为促进高职学院的教育发展提供指导性建议。

1 高职学院外聘教师的作用

随着我国高职规模的扩大，高职学院外聘教师作为一个特殊的师资力量和教师队伍，出现在高职学院的教师资源配置组成中。高职学院的外聘教师的出现，有效缓解和高职学院的教师队伍和师资力量不足的问题。同时，高职学院在引入校企合作办学理念下，通过招聘外聘教师，通过组建一支专职教师与外聘教师相结合的教师队伍，不断深化教学管理资源的开拓，有效合理地解决高职学院教师队伍的量和质量两方面的师资欠缺问题。外聘教师作为高职学院教师队伍的重要补充，在高职学院的发挥着重要作用。主要体现在如下几个方面：

一是通过招聘外聘教师，有效解决了高职学院师资力量不足的问题，降低了教学成本。通过数据分析和调查研究得知，当前我国高职院校的缺口比例较高，师生比例不平衡，高职学院中几乎大多面临着师资力量不足的问题，导致在编的教师的负担较重，势必影响了教学质量和教育水平。

二是高职学院通过招聘外聘教师，能优化师资结构，改善了高职学院的教师配成结构，为高职学院的教学资源的充实提供了活力。高职学院招聘外聘教师都是通过严格的筛选机制，外聘兼职教师的素质能力通常都较强，知识构成完整，特别是一些研究所和企业的外聘教师，他们都有较为丰富的生产和工作经验，专业业务精良，对学生的学习兴趣的激发促进性较好。外聘教师的引入，有效推动了高职学院的内部师资结构体系的优化，促进了高职学院的教学水平的提高。

三是外聘教师的引入能有效促进校企合作，拓宽了高职学院学生的就业渠道。外聘教师通常的地方相关配套企业的工程技术人员，通过聘请行业相关技术人员作为外聘教师，能把一线的专业生产技术引入到学校课堂上来，从而促进了学生的知识能力向实践能力的转化和生成，而高职学院的院系对应行业的企业友好合作关系，能较好地拓宽了学生的就业渠道，为高职学院的毕业生提供了较多的就业信息。

2 高职学院外聘教师管理中存在的问题和改进建议

由于外聘教师自身体制构成和属性等特征，导致高职学院的外聘教师管理中存在着棘手的问题需要解决，高职学院外聘教师管理过程中存在的问题主要体现在如下几个方面：

一是外聘教师自身教学素质水平的问题。外聘教师在行业企业中的工作经验较为丰富，工程实践颇丰，但是在理论教学和整体知识结构上还存在着断层和差异，理论教学水平有待提高。高职学院招聘的外聘教师通常都没有经历过系统的教学系统和院校的培训，其主要任务是把工作过程中得到的专业技术知识和工作经验传达给学生，而学生在接受知识过程中的个体差异性教导，导致教书和育人的关系中出现矛盾，课堂的教学效果不好。

二是高职学院外聘教师管理中存在机制体制不健全的问题。当前，各个高职学院在招聘外聘教师的体制机制不够完善，相关的配套设施和设备不够健全，招聘对象和门槛的设置随意性较大，导致在外聘教师的招聘和管理中出现宽严不一致，教师素质水平参差不齐的问题较为突出。

三是高职学院教师管理过程中学院方的管理层的思想重视程度不够，导致对高职学院教师的管理失之于宽，失之于软，管理水平低下。当前，对高职学院的外聘教师的管理过程中，学院的领导管理层往往对高职学院外聘教师的关心和重视程度不够，缺乏必要的人文关怀，对外聘教师的管理通常满足于正常的课程教学，对外聘教师的选拔和评定与校内在编教师的门槛和标准差异性较大，影响了外聘教师队伍的完善和高职学院教学水平的发展和壮大。

3 外聘教师分类管理改进建议与举措

当前，我国高职学院的外聘教师管理和聘用方面还存在体制机制以及制度落实等方面的问题，需要从招聘任用、聘任和审批程序、日常管理体制、素质培养和教学能力提高等方面进行改进，实现对高职学院外聘教师的分类管理优化改革。结合上述外聘教师的管理中存在的现状和问题，给出相关的对策如下：

首先，结合国家教育的十三五规划纲要，加强高职学院外聘教师队伍建设，从完善高职学院外聘教师的相关人事制度管理着手，严把外聘教师的入口关，建立外聘教师的招录和退出机制。通过分类管理方式打破以前在高职学院中招聘外聘教师存在的不合理制度，发挥国家教育主管部门政策导向作用，不断扩大外聘兼职教师队伍的同时，严把质量关，注重建立外聘教师的信用档案，建立规章制度，在考核考评和外聘教师的录用聘任中，经过认真资格审核，给与必要的岗位培训，发挥教师的专长，实现分类管理。

然后，注重高职院校外聘教师的能力培养，结合岗位教学，利用外聘教师的工程技术优势，通过开展上岗培训，在外聘教师的分类管理过程中，提高高职学院外聘教师的理论教学水平。通过加强对外聘教师的岗位培训，增强外聘教师爱岗敬业的事业心和责任感，增强教师的责任意识和危机意识，建立高职学院外聘教师的考核和激励机制，完善考核措施，促进外聘教师能力素质的自我完善和提高。

最后，需要建立高职学院外聘教师的长效监督机制，校方通过对外聘教师分类管理方式，多关心外聘教师的生活和工作，加强与外聘教师的沟通，通过采取听课和监督检查方法，增强教师的使命感和责任意识，促进高职学院的教学水平的提升。

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摘 要 在企业管理的过程中，加强采购管理，降低物资采购成本，满足生产的进度和质量要求，从而使资源达到最优配置，对企业提升核心竞争力具有十分重要的意义。本文主要从如何加强采购管理方法入手，从而达到降低企业采购成本和提升企业的核心竞争力的目的。

关键词 采购管理 采购成本

对企业来说，物资采购成本是影响运营成本的关键因素。从企业采购成本构成方面来看，企业采购成本一般包括物资材料买入价、运输费、包装费、装卸费、保险及相关税费，其中物资材料买入价构成了采购成本的主体，企业要切实降低采购成本，必须深入分析影响购入物资材料成本的各种内外因素，有针对性的制定控制措施。

一、正确的采购模式

物资采购部门应以“供管结合、服务为本、优质优价”为指导。通过成立专门部门，认真贯彻国家的政策与法规，规范企业采购的组织、制度、程序、办法等，建立适应企业需要的采购体系；加大集中采购的力度，实施归口管理，加强物资采购管理部门的管理力度，负责企业各类物资的采购供应工作；发挥批量采购与零星分散采购的优势，发挥集中与专业化采购的主渠道作用，为企业提供高效优质、及时供应的服务。

实践证明：成功的采购组织结构应该是各专门机构为主，技术和使用部门为辅，相互配合来组织特定的采购需要，满足特定的采购目标。所以，当前企业的物资采购应该在资产物资的归口部门设立物资采购中心，也可以在其他资产（物资）分管部门设立，物资采购的工作应该根据物资用途分为生产、基建、贸易、研发等组织下实施规范采购。

二、精干的专职人员

精干的专职人员是形成有良好的采购技术与商务活动能力的采购队伍的必要条件。企业要通过公平、合理的方式选择物资采购人员。因为采购不仅是购买东西的简单行为，它更是一门专业技术。采购人员应熟悉业务，具有能满足工作要求的业务素质。具体包括：掌握企业采购政策和与采购、采购质量控制有关的书面程序，并能在工作中认真贯彻执行；了解市场，能熟练使用计算机及其它信息技术；具有扎实的专业技术知识，具有与采购货品有关的技术、质量等专业知识，包括理化特征、检验和判定质量好坏的标准和方法等。确保采购的物资质量优异、价格合理、到货及时，从而降低采购成本。所以采购人员应具备以下几方面素质：一是法制观念明确，具有高度的政治责任感，忠于职守，不；二是有一定的人际关系处理能力；三是不仅通晓本企业物资采购规律和特点，而且熟悉采购方法及商业谈判方式，掌握物资管理、材料性能等专业知识。

三、高效的采购流程

采购流程：采购计划-询比议价-确定合作商-下采购单-审核-跟催-收货-付款-退货等各个环节，企业可以从以下几个方面制定降低采购成本的措施。

（一）合理制定采购计划。原材料的采购量应该根据生产需要合理制定。采购计划的制定，是在合理分析当前库存的情况下，制定出合适的采购品种、数量、预算价格、到货时间等行为，是对组织内部各种工作进行稀缺资源的配置，从而达到控制物资采购成本的目的。

（二）经济合理地选择供应商。物资采购时，应该本着“公平竞争”的原则，给所有符合条件的物资供应商提供均等的机会，一方面体现市场经济运行的规则，另一方面也能对采购成本有所控制，提高物资采购的质量、降低采购价格。因而，在进行供应商数量的选择时，要考虑到采购价格、运输成本，既要避免单一渠道，同时又要保证供应及时，这样既能保证采购物资供应的质量，又能有力地控制采购支出。一般来说，从数量上来讲，供应商以不超过3-4 家为宜。为了保证整个采购过程高效而有序的进行，为供应商建立档案加强管理就显得尤为必要。企业采购的项目通常涉及到多个领域的多种产品，对供应商按照所提供的原材料进行分类管理，登记在册，建立诚信档案。同类供应商之间应根据所报价格平行比较，并选出最合适的供应商。促进各供应商之间进行良性竞争，对于诚信度高，且又价格合理的供应商可以谋求长远合作，以争取更多的优惠，实现双赢。

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关键词：档案管理；信息化；功能；工作效率；科学技术；

文章编号：1674-3520（2015）-06-00-01

随着我国经济的高速增长，我国的信息化有了显著的发展与进步，信息化代表了一种信息技术被高度应用，信息资源被高度共享，从而使得人的智能潜力以及社会物质资源潜力被充分发挥，个人行为、组织决策和社会运行趋于合理化的理想状态。随着计算机技术、网络技术和通信技术的发展和应用，档案管理信息化已成为实现档案管理事业可持续化发展和提高市场竞争力的重要保障。在档案管理中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化建设就是档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。

一、档案管理信息化的功能

（一）档案管理信息化具有明显的数字化功能。随着数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段的高度利用，档案管理已经从纸质文件、声像文件等团同方式进化成系统的、有序的档案信息库，不仅做到了档案目录信息的数字化，还做到了档案全文信息的数字化。档案信息管理的数字化模式，充分利用现代科学技术，大大缩短了档案管理分类、整理的时间，使档案文件的筛选和利用更为方便，提高了档案管理的效率。

（二）档案管理信息化具有服务社会、服务民众的宣传导向功能。随着网络的广泛利用，网络也被人们称为信息交流网络，在档案管理中运用网络的优势，建立以公共信息服务网站为基础的档案网站，通过页面方式向人们提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站充分体现着档案管理信息化的服务功能、宣传功能、交流功能、导向功能。

（三）档案管理信息化具有资源共享、信息共享的智能化功能。运用信息化条件进行档案管理工作，利用先进科技取缔传统手工操作管理档案资料，避免重复性的脑力劳动，通过机器的高速运转达到对档案信息的系统、精炼加工，通过深层次的智能操作满足不同的需求，从而实现档案资源、信息最大程度的共享，提高档案利用效率。

二、档案管理信息化建设的措施

当前我国档案管理信息化建设存在着众多阻碍与困难，我们必须充分认识到档案管理工作中存在的不足，重视现代科技带来的前所未有的优势力量，重视档案管理信息化建设的发展方向，采取积极有效的措施，推动档案管理信息化建设迈入新的。

（一）提高领导认识，重视现代化管理，强化统一信息化管理标准。档案管理，重在人的管理，管理者的优劣决定着档案管理事业的发展方向。加强档案管理信息化建设，就需要档案管理领导者具有卓越的眼光，最大程度地发挥管理者的积极性和创造性，重视现代管理模式和提高员工工作能力。要想档案管理工作跟随信息化的进程，就需要领导者扎扎实实地从管理上下功夫，要实行权责明确、管理科学的新型管理机制，重视档案管理工作的发展水平，促进档案管理事业可持续发展能力的提升。

（二）加大资金扶持力度，在技术上进行设备更新，完善基础设施的配备。科学技术作为第一生产力，决定着经济和社会的发展，高新技术科技促进了劳动生产率的大幅度提高。档案管理信息化建设就需要依靠科学技术的力量，通过科技的高速运转来提高档案管理工作的效率。实现档案管理信息化建设，需要国家和政府的财政支持，需要技术部门支持，需要打破传统的手工操作的模式，依靠科技的力量，实现科技与经济的有效结合。

（三）创建员工培训机制，提高档案管理人员的整体水平。员工的素质以及员工的知识水平决定着档案管理工作的服务水平，档案管理员工的能力直接决定着档案管理的工作质量与工作效率。因此，必须针对档案管理员工的素质、能力、等全方面进行再教育和培训，提高其关于档案服务和管理的综合水平，提高员工整体的工作能力，提高档案管理人员的专业素质，加快档案管理信息化进程，适应现代化档案建设的需求和发展。

（四）建立健全档案管理体制，规范档案管理系统。档案管理信息化建设必须要确立信息化环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，这就要求企业必须建立并完善相关的档案管理制度，统一规范，互联互通、协同办公，通过专业的档案管理系统，实现档案管理体系的规范化、档案管理的系统化、信息获取的高速化，档案借阅的流程化、工作实施的可控化。系统的档案管理模式不仅可以有效提高档案管理的工作效率，同时能够提高工作质量，规范性、安全性的操作方式也能够保证客户档案信息的安全性和可靠性。

（五）以成就客户为使命，以客户满意为愿景，持续为客户创造最大价值。无论什么样的管理模式，客户满意才是企业服务的宗旨。档案管理信息化建设不仅要注重技术的开发、设备的更新、工作效率的提高，更在意的是客户的满意程度。要时刻聚焦客户的关注和需求，提供高效、有内容的管理解决方案和服务，在档案管理领域帮助用户获得成功，秉承正直、诚信、感恩、责任的理念，稳健经营，与客户建立长期合作关系，为客户创造长期价值。

档案管理信息化建设不仅需要国家、企业领导的高度重视，还需要每位员工的加倍努力。推动档案管理信息化建设，必须要积极完善档案管理信息化建设体制，转变落后的、陈旧的思想观念，充分运用信息技术提高档案管理工作的现代化水平，重点思考档案管理的新情况、新问题，实现档案管理的规范化、安全化和社会化。加快档案管理信息化建设，必须要构建高效的档案资源管理系统，实现档案数字化加工、信息化咨询，构建以客户满意为导向的业务模式，打造卓越的信息化管理方案，不断创新和努力，推动档案资源的共享和交流，实现档案管理水平的不断提高。

参考文献：

[1]王超，边俊士，时峰，刘静.医院科研档案分类管理方法的探讨[J]. 办公室业务. 2013（03）

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关键词：国有企业；存货；管理

中图分类号：G622 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2016）09-219-01

众所周知，在现代社会中，随着市场竞争环境越来越激烈，企业的生存环境越来越残酷。企业的竞争从增大销售、提高市场份额逐渐转变为加强企业的内部管理方面。存货是企业一项重要的流动资产，存货的存在通常会占据企业大量的流动资金。因此，加强存货的日常管理，降低存货的管理成本和占用的资金量，加快企业资金的周转，提高企业资金的利用效率，使企业的存货既能适应市场变化、又能保持均衡生产力，对企业的盈利能力和长期发展能力具有不可忽视的意义。

在现代企业中，存货是企业的重要资产，企业日常管理中的存货管理既要保证生产经营连续性，又要保证尽可能地少占用资金。一般情况下，在企业生产和销售预算已经确定的情况下，存货量的大小取决于采购。采购量太少会使存货不足，影响生产和经营的正常进行，无法完成预算。而存货过多则要占用较多的资金，会增加包括仓储、保险费、维护费、管理人员工资在内的各项开支，致使企业的资金成本会上升，效益会下降。企业进项存货管理，就是要尽力在各种存货成本与效益之间做出权衡，从而达到二者的最佳结合，这就是存货管理的目的。总之，企业必须从整体出发，统筹全局，根据企业自身的生产特点和存货种类的特点，从而采取不同的存货管理方法。

从理论角度出发，企业的存货种类很多。并且不同的行业存货的种类和比重也不同，管理方法也不尽相同，对企业的意义也不一样。我公司采用的是零存货与即时性管理。

零存货是指平常时企业的库存降低到最低程度甚至没有存货，只有当有了客户订单时才进行生产和经营，才进行购置材料和零部件。零存货是适时生产系统对存货管理的基本要求。零存货管理可以达到降低存货储存过程中的各种费用，如仓储费、占用资金的利息开支以及管理人员工资。可以消除产品制造周期中可能存在的停工待料或者是有料待工等浪费现象。要达到零存货，就要求企业必须选择好稳定、可靠地供应商，将所需的原材料、外购件等适时送达生产现场缴企业使用；各生产程序之间也不保存半成品；在销售环节上也要做到没有产成品存货，要广开销售渠道，建立完备的销售体系，做到在最后一个程序保质保量的加工出产成品后，就能够及时将产品销售出去。企业实现零存货的好处主要表现在以下两个方面：首先，零存货消除了原材料的库存现象，大大节省了原材料的保管、储存、领发手续和对原材料存货的确认和计价等方面的开支；其次，企业由于实现了零存货，产品成本不受期初存货成本结转的影响，这不仅可以大大简化产品成本的计算工作，而且由于当期产品成本中没有掺杂上期成本高低的因素，从而有助于正确评价企业当期生产经营工作的质量和经营业绩。由此可见，零存货是一种较高级的存货管理办法。

在经过改革开放二十多年的发展中，我国国有企业在资产管理、经济效益提高、管理水平提升等方面都取得了长足的发展，在保持我国经济快速、稳定、健康发展方面起到了举足轻重的作用。但同样不可忽视的是，我国国有企业在资产管理的某些方面还存在着很多问题，尤其是存货管理方面。主要表现在：

1、内部控制制度存在缺陷。由于企业的内部控制制度不健全、不完善，使得企业的存货管理存在着巨大的漏洞，造成存货的账实不符。许多国有企业在历次固定资产清查中，都会发现部分资产有物无账，而有一部分资产是有账无物。造成账实不符的原因很多，包括工程转资不到位、账务处理不及时、资产购置手续不规范等等。

2、对存货管理的控制权缺失。很多企业财产物资已经入库，但财务部门并没有及时入账。这样就造成了采购业务与财务信息的处理脱节，财务信息不能真实反映物流信息，造成财务核算信息失真。同时，由于财务部门不能对基层单位的自有存货进行有效控制，很少通过实地盘点来核对账实，所以入库只是账面行为，存货只是以数据形式存在极有可能造成账实不符等问题，不能对存货实施有效掌控。

针对我国非上市国有企业存货管理存在的问题，我们应该从以下几方面加强非上市国有企业的存货管理：

1、提高相关人员素质，充分运用存货管理理论对存货进行管理。不同的存货种类要求有不同的管理方法和管理要求。企业根据自身拥有的不同种类的存货，运用存货管理的相关理论对存货进行分类管理，以达到提高存货使用效率、减少存货浪费和占用过多资金等问题。同时，因为存货管理涉及到很多存货管理的先进理论和方法，所以要不断提高供销人员、管理人员等相关管理人员的业务水平和业务素质，对重要岗位人员实行定期轮换制，并定期不定期的对在岗人员进行业务培训，并制定岗位人员业绩考评制度，加大考查力度，奖惩分明。

2、建立和完善企业的内部控制制度。建立一个健全有效的内部控制制度，对于加强企业的存货管理具有基础性的作用。内部控制制度是企业管理的基础，离开了健全有效的内部控制制度，一切管理制度都是空谈。内部控制制度是企业执行管理决策的重要保障和基础。因此，在加强我国国有企业的存货管理方面，建立一个完善有效的内部控制制度是一个重要的方面。企业应当建立健全存货管理制度严格规定存货的购进计价方法、发出方法、盘存方法，并且严格按照企业会计准则的规定，计价方法一经确定，不得随意变更；企业应设置明确的请购、购进、付款、销售、收款、保管等岗位职责，实行明确的分工，以确保存货管理落到实处。