文书档案管理办法范文

导语：如何才能写好一篇文书档案管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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文书是目前办公室中一个非常重要的工作岗位，在机关单位的业务办公过程中起到了非常重要的作用。随着机关单位工作的开展，文书工作的职责也随之变大，对于文档的管理、查询利用以及文档销毁等文书档案管理工作也成为文书工作的一部分。尤其是近些年，政府机关的各种文书类型越来越多，版本的文书数量也越来越大，传统的文书工作手工作业以及纸质档案的办公管理很难适应新时代的需求，很难满足当前社会快速发展下人们对各种文书档案的管理要求，亟需一种快速的、科学的、方便的、自动的文书档案管理办法来推动并加快文书工作。现代科学技术的快速发展，计算机已经在社会的各个领域、各个行业中广泛应用，通过计算机科学技术与互联网技术来加快文书工作与文书档案管理工作的信息化进程，设计并开发专门的文书工作与文书档案管理系统来加快各个企事业单位的办公质量与效率，最终实现企事业单位的办公的文书档案管理自动化，这对于推动我国企事业单位办公效率来说具有非常重要的现实意义。

2文书工作与文书档案管理系统开发的作用

就目前我国办公室中大部分的文书工作以及文书档案管理工作的现状来看，开展科学系统的文书工作与文书档案管理系统，从办公室文书档案管理制度、工作衔接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文书工作与文书档案管理系统的开发弥补了传统文书档案管理制度上的缺失。在很多办公室中，文书档案的管理工作归属于行政办公室的范围，所以在日常的文书档案管理中尝尝出现档案归档不及时、档案管理标准低下等情况，这些现象的发生会导致文书档案管理工作上的制度混乱，而且制度的不完善也会造成各部门对事故发生后的相互推诿而使得文书档案管理更加杂乱无章。通过开发专门的文书工作与文书档案管理系统，可以很好地通过技术来实现严格的业务流程，从而要求文书管理人员按照界面的操作来一步步实现文书档案的管理，突破传统人为工作方式下形成的文书档案管理障碍。第二，文书工作与文书档案管理系统的开发解决了文书职位与档案管理上的工作衔接问题。在日常的文书档案管理中，很多企事业单位是将文书与档案进行了分离，虽然实施了一部分的管理办法来提升文书档案的正确性、科学性与实效性，但是由于对文书职位的重视不够，在人员配置方面往往是一个人多职或他人兼职，工作上的衔接问题非常明显，导致了当前文书档案管理工作缺乏系统性和衔接性，文书与档案管理之间形成了很大的差异性，而且在档案管理中，文书并没有让档案发挥其应用的作用。文书工作与文书档案管理系统的实现将系统角色与文书档案紧密联系在一起，只有真正的文书角色，才能对档案进行严格管理，实现了二者之间的衔接性，突破了由于各种管理不当造成的工作差距，真正体现了文书对档案管理的作用。第三，文书工作与文书档案管理系统通过科学的管理办法弥补了传统文书档案管理中缺乏专业管理人才的缺陷。由于传统的文书工作中，对档案管理缺乏专业意识，所以并没有设定专门的管理岗位来实施对文书档案的管理，对于一般性的文书档案的管理办法也很随意，归档工作也效率低下。文书工作与文书档案管理系统的实现以严格的业务流程为导向，专业的数据算法为基础来实现对文书档案专业的管理办法，从而弥补了普通系统用户在文书档案管理工作中专业技术上的不足，提升了办公室文书档案的管理、归档等工作质量，保障文书档案管理工作的顺利开展。

3文书工作与文书档案管理工作需求分析与功能设计

文书工作与文书档案管理工作内容主要是围绕着办公档案来开展，而实现的文书工作与文书档案管理系统则是要充分了解文书档案管理工作内容，而后分析其在信息化转变过程中需要实现的功能点，进而开发出对应的文书工作与文书档案管理系统实现企事业单位的文书档案管理工作。首先，文书档案管理工作的核心是针对档案的管理，在企事业单位的办公室中，会与其他很多部门进行沟通，而文件档案则是较为正式的一种，文书档案管理工作首先要接收到相应的文件之后，将其进行归档，而后进行文件著录、案卷著录进行统一的归纳与管理，方便后期的查询、借阅等的操作。在对文书工作与文书档案管理系统的实现中，首先要实现的是文书档案的电子化转变。在传统的工作模式中，常见的档案大都以纸质的形式进行下发与传输，所以要实现纸质文档的电子化转变，通过添加扫描录入接口来将传统纸质档案转变成数字化数据来进行操作。当然，为了改变传统的纸质档案的工作模式，在实现的文书工作与文书档案管理系统中添加登记入口，来实现对档案的等级工作。同时，在系统中需要添加针对档案的内容修正变更功能，来允许文书人员对档案内容进行修改和更正。其次，文书档案管理工作会将归档的档案借阅给其他人员，会是要对档案进行归还，所以在实现的文书工作与文书档案管理系统要实现档案的查询、借阅以及归还的功能，从而提升文书档案的管理工作。基于上述考虑，在设计文书工作与文书档案管理系统时需要完成企事业单位办公室文书档案管理的基本工作，同时要本着提升管理效率的原则来实现各种功能优化传统的文书档案管理流程。如图1所示，为设计的文书工作与文书档案管理系统功能结构框架图。档案管理档案借阅与归还系统设定综合查询文书工作与文书档案管理系统档案登记扫描录入文件著录文件归档案卷著录档案变更网上预订网上查询档案借阅档案归还借阅人管理综合检索档案统计档案状态设定年鉴销毁图1文书工作与文书档案管理系统框架结构图如图1所示，文书工作与文书档案管理系统包括文书档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等四个最为基本的功能。

3.1文书档案管理模块

文书档案管理模块是实现最基本的文书档案管理功能，通过设计和实现以下功能点来实现文书档案管理工作。1）档案登记：系统实现档案电子化、信息化、数字化的关键，在对发文登记、收文登记和登记进行合成，从而生成了最为基本的电子化档案，为后续的其他档案管理的业务提供最为基本的数据。2）档案扫描录入：该功能主要是对传统纸质档案进行快速电子化转变的功能，通过高速扫描仪等设备将纸质文档扫描成固定格式的数字化文件，而后通过第三方稳定软件将其转化成可编辑、修改的文件进行存储与管理，方便后期的业务的使用与处理。3）文件著录主要是最初的档案文件进行著录处理，制作成相应的目录、报表等方便后期文书档案工作的开展。4）案卷著录：主要是文书档案的归类，通过创建案卷来将文书档案进行统一分类，而后将相应的文书档案归属到同一类别中的案卷中，从而形成文档的分类与统一管理。5）文件归档：主要实现是文书档案的文件级著录档案创建，从而实现录入的档案的归档操作。6）档案变更：主要是对文书档案内容或案卷内容的修改与更正，根据实际的业务需要将其进行变更操作，从而更加满足企事业单位的文书工作需求。7）年鉴销毁：针对传统的纸质档案销毁进行数据备份的功能，针对档期的纸质档案按照业务规定要进行销毁，通过年鉴销毁的功能可以将其进行备份，并添加上已销毁的标记，以备不时之需。

3.2文书档案借阅与归还

文书档案借阅与归还功能主要是实现其他人员对文书档案的查询、预订、借阅、归还的管理操作。1）网上查询：为了实现文书档案管理信息化转变，在文书档案进行归档与著录之后，其他工作人员就可以对当前所有的文书档案进行查询，通过全部查询的功能或者输入某些条件来将自己需要的文书档案查询出来，根据其状态进行预订或延迟操作。2）网上预订：主要是对文书档案预订操作，当查询到对应的档案未被预订或借出，就可以在网上进行预订。3）档案借阅与归还：主要是对文书档案的借阅状态进行操作，文书人员可以根据实际的工作内容将文书档案的状态进行变更，从而在文书档案被借阅或归还之后快速标记其借阅状态。在此，对文书档案的借阅状态进行设计，主要分为未预订、已预订、已借出、未归还、已归还，通过几种状态的变更来实现对文书档案的查询、预订、借阅与归还的操作。

3.3综合查询

综合查询功能主要是方便文书管理人员对其进行查询，如档案的状态汇总查询，根据相应条件对文书、案卷、各种借阅与归还信息进行统一查询，从而方便文书人员的文书档案管理工作的开展，提升其工作效率。同时增加了各种档案统计表格，以图表的形式形象化地展示其当前的基本状态，极大地方便文书档案管理工作的开展。3.4系统设定系统设定主要是对借阅人的管理以及文书档案基本状态的设定。

4总结

文书工作与文书档案管理系统的设计，主要是以实际的文书档案管理工作内容为需求，本着优化文书档案管理工作流程和提升效率的原则，设计了档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等基本功能，从而满足文书人员的基本工作需求，提升文书档案管理的工作效率与质量。

作者:王琦 单位:南通市人民政府外事侨务办公室

参考文献：

[1]王芳.关于档案管理前端控制与文书工作的思考[J].兰台内外,2016(4):34-35.

[2]魏韩利.文书工作与文书档案管理系统的设计与实现[J].办公室业务,2016(8):109.

[3]李超.档案管理系统在文书档案工作中的应用[J].现代国企研究,2015(12):90-91.

[4]张文华.改进文书档案管理工作的方法[J].黑龙江档案,2014(4):157.

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关键词：企业文书；档案管理；档案保密

一、企业文书档案管理现状

随着我国《档案法》的颁布与实施，对于档案管理的重要性提到了新的高度。现代企业普遍都建立档案室，尤其是营企业，其档案室的规模较大，机制和体系的都较为完善，管理工作也比较到位，但一些中小企业或是民营企业、私人企业等文书档案管理存在较多的问题。本文将针对这种状况，对问题进行深入的分析，并提出一些建议。

二、企业文书档案管理问题

随着时代的进步，一些企业的结构调整不断深入，使得企业的档案工作者积极开展工作，取得了一定的成绩，但同时还存在一定的缺陷。

（一）文书档案保密管理信息化建设滞后

由于受传统思想的束缚，部分企业文书档案依然是采取年度归档的方式，收集鉴别、整理归档、查阅借用等没有健全的规章制度；除此外，文件归档、登陆统计等一系列的环节，仍旧采取手工操作；并且文书档案员一般由企业办公室人员兼职，而接受高级的专业系统的学习的人不多，因此他们对于计算机知识掌握甚少，也就难以应对现代文书档案信息化的要求。

（二）文书档案保密管理制度建设不到位

一些企业的档案意识浅薄，不仅缺乏对文书档案保密管理原则、方式等的制度性顶层设计，而且还没有做出文档管理的收集、鉴定、整理、保管等细化方案；企业文书档案管理工作没有严格制定工作计划和规章制度，各级领导的分工监督也不到位。除此外，要足够的重视各个档案管理制度，而对于企业文书档案管理的工作人员，要熟悉档案的管理制度，对每一步都要有较高的标准和要求。各部门领导要健全完善的档案管理制度还，就要定期的进行工作管理的视察和不定期抽查。

（三）文书档案管理工作中人员队伍建设亟待加强

企业文书档案管理人员中存在专业素养和知识素养的欠缺，有些企业为节省人力而有些职员身兼多职，因此对于文书档案的保密管理工作不够重视；再者，他们当中大多缺乏对专业知识的掌握，因此不能对文书档案管理工作做到认真钻研，使得企业的档案管理工作得不到有效保障。

（四）各个部门对档案管理工作的配合不够

文书档案的保密管理涉及收发、登记、送批、归档、销毁等工作环节，工作程序性强，急需各个部门的协助，完成一整套的业务流程，各单位应制定工作标准化程序，形成操作性强的工作规范，加强各个部门的联系，为岗位人员做出工作上的指导，使工作更为流畅。

三、企业文书档案管理对策

文书档案管理工作是企业的一项重要工作，同时也是国家法律赋予的责任，尤其是对于百年昌盛的大企业，更不能够忽视文书档案管理工作。鉴于此，要树立对企负责，对历史负责的高度责任心，才能够做好文书档案管理工作。

（一）强化企业文书档案保密管理的信息化建设

正如当今，电子文件的优势对档案管理的转型提出了新的要求。目前，在各项档案管理工作中，电子文件充分凭借自身的优势取代了传统的纸质文件，一方面提高档案管理的效率，另一方面也为信息的使用者提供更加先进的信息查询方式；除此之外，要进一步加强企业的软硬件设施建设，如配备必要的扫描仪、打印机等，以提高文书档案管理的物质信息化条件。

（二）建立健全完善的管理规章制度

例如针对电子文件取得难、收集难、管理难的问题，就要建立健全各项规章制度，监督相关部门江收集和保管等的电子文档当成一项重要的任务来完成，以保证电子档案内容的齐全和完整。据有关的档案管理办法，企业要根据实际情况，健全档案工作机制，明确原则和管理方式等。要严格规定文书档案的收集，编制的范围，界定文件形成等一系列的档案保密管理工作。

（三）加强管理人员队伍建设

加强教育培训，提升业务能力等，都是做好档案工作的基本保证。在人才引进方面，要选择良好的档案管理专业人才加入企业，以提升企业的专业化人才数量；在人员培训的角度，组织岗位人员参加国家档案局等的专业机构的理论业务知识培训，将文书档案基础业务、信息化知识和应用技能作为岗位人员培训的重要内容，以提升业务能力。

（四）建立相关部门间的沟通联系机制

要建立完善的责任保证体系和监督管理网络，在这其中，档案管理部门起到中枢和主导的地位，要全过程的参与其中，并通过岗位责任制来约束各部门及其相关人员的行为，以保证所经办文件责任落实到人，保密工作有据可依，同时要有相关领导带头，协调各部门人员的行为，以保证严格按照规章制度，进一步落实文书档案保密管理工作。

四、结束语

企业文书档案是推动企业发展的重要资源，其为企业的文化水平和管理经验的积累，也是企业管理工作的基础和条件，为该企业的进一步发展提供重要的资源。档案安全是确保档案保密工作的基础，对此，加强保密工作是保障档案安全的重要措施，因为只有做好档案的保密工作，才能提高档案管理的安全性，为员工的基本工作奠定良好的基础。

参考文献：

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关键词：文书档案 科学化管理 管理人员 管理模式

随着社会的不断发展进步，文书档案的管理也在逐步更新。文书档案记录了一个社会组织所从事的各项管理活动，它是由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。随着社会发展步伐的不断加快，文书档案管理工作也迎来了新的挑战。如何才能更好地实现文档管理的科学化是每一个管理人员都需要解答的问题。由于网络信息的普及，企事业单位和组织对专业的文书管理人员的技能和水平提出了更高的要求，以此来保证档案的准确性和真实性，最终来满足社会的需求和要求。

一、文书档案科学化管理的准则

档案工作法制化、制度化、规范化是实现档案工作科学化的重要保障和必要条件。《档案法》、《档案法实施办法》《机关档案工作条例》等法律法规，以及相关的政策规定、档案业务建设标准等，是文书档案工作必须遵循的规范准则。在文书档案档案制作产生、收集整理、建档保存、日常管理、合理利用等整个过程中，必须严格执行相关的法律法规和规章制度。机关无论大小，都会产生文件等各种信息载体，产生时往往是随机的、渐进的，甚至是芜杂的，必须经过一个日积月累的收集过程、一个科学研判的取舍过程、一个规范有序的管理过程，使鲜活的原始记录固化为纸质或电子形式的文书档案，为今后的利用打下坚实的基础。其中，文书整理是形成文书档案的起始环节，对各种门类和载体的档案要严格按照国家规范和标准进行整理，文字档案要符合《归档文件整理规则》，照片档案要符合《照片档案管理规范》，音像档案整理要符合《磁性载体档案管理与保护规范》，各就各位，对号入座，从细节入手，真正确保档案资料的完整性、安全性、规范性。

二、文书档案科学管理的要求

文书档案管理人员必须牢固树立档案质量意识。档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，因此，要求从事文秘工作和档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量的提高。要不断提高档案人员的素质，良好的政治思想和业务素质是搞好各项工作的基础，从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。

1.政治意识

大部分的文书档案与我党和国家的根本利益、人民群众的切身利益息息相关。文书档案工作是一项政治性很强的工作，这就要求文书档案管理人员具备良好的政治素质和意识。在日常工作中，每处理一件文书档案，都要站在政治的高度来把握，把国家和人民的利益放在第一位，坚持正确的政治方向，具有坚定的政治立场、高度的责任感和事业心，把政治思想放在第一位，在整理、保存、利用的每一个环节上首先确保文书档案的安全和可靠。

2.责任意识

机关文书档案工作居于机关核心，肩负重任，从事着光荣而又严肃的事业，使命光荣，责任重大，必须始终保持一丝不苟、严谨细致的工作作风，在信息保密、管理缜密、使用规范等方面真正做到万无一失。同时要热爱文档工作，甘守寂寞，敬业奉献，乐于奉献。

3.质量意识

文书档案从生产、收集、整理、保存到利用的每一个环节都是非常重要的，因此管理人员应该对每一个环节都要对其进行不同程度的分析管理，确保每个环节没有错误。一份文书档案是由许多部门、许多人在不同的时间、地点共同完成的。因此，要树立“我直接面对的就是利用者”的观念，为下一个环节提供高质量的“半成品”，这样，整个文书档案质量就会有可靠的保证。同时，管理人员对文书档案的形成和利用要有整理意识，明白自己负责的每一个环节工作质量的好坏，直接关系到整体的质量。因此，要努力做好文书档案的管理工作。

4.职业道德

文书档案工作具有强烈的服务性，文档进柜不是目的，充分应用、服务于事业科学发展才是文书档案的最基本属性。因此，文书档案工作者必须增强服务意识，具有良好的职业道德，端正服务态度，提高服务质量，严谨求实、严肃认真，严守工作纪律，为文书档案利用服务作出积极的贡献。

在新形势下，文书档案管理人员还需要树立主动服务的观念。一是管理人员要主动积极地去上网查询，积极热情提供服务，对一些可以公开的资料，要积极运用现代化的计算机网络系统，主动上网，让那些材料变为大部分人可以使用的材料，提高材料的利用价值。二是要开展编研工作。文书档案中蕴藏着丰富的有用信息，特别是一些年代久远、受当时历史条件限制，以及那些卷宗浩繁，在利用原始档案不易发现有效信息的情况下，就需要管理部门对其进行编研，形成方便利用、准确、简明的信息资料，从而使资料发挥其最大用途。

三、文书档案科学管理的特点

每个从事文秘工作和档案工作的人员必须树立对文书档案进行科学管理的思想，使档案质量不断提高。其核心是强调提高档案工作管理水平，以保证档案的高质量。

1.全体人员参加

文书档案全面质量管理要求与档案形成过程有关的工作人员，包括领导、拟稿人、校对人员、印刷人员、档案人员等密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和立卷归档管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。

2.领导的高度重视

领导要充分认识到文书档案在企业的经营和生产中的重要作用，并在全体职工中大力宣传，以增强全员的档案意识，在公司上下形成齐抓共管的局面，把文书档案工作作为提高公司整体管理水平的一个重要途径。在具体工作中，领导要经常督促指导、及时解决文书档案工作中的困难和问题，为搞好文书档案工作创造必要的条件。

3.全过程控制

文书档案管理工作是一项复杂具体的数据管理工作，提高其工作水平需要从各个环节抓起，例如从文件的起草、核实、审阅确定到最终的录入等，必须由专门的负责人员进行全程跟踪，并保证数据的真实性、可靠性。

4.运用科学的手段

管理人员需要根据档案管理工作的实际情况，适当选择相应的科学管理办法，并同时运用相应的数据管理设备，利于计算机等高端产品，运用科学的手段既能提高工作质量也能保障工作效率。

四、文书档案科学管理的手段

1.文档一体化

所谓的文档一体化就是要把当前在管理工作中的各单位相对分散并独立的文件管理和档案管理统一成为一个完整的整体来进行有效的管理。随着科技的不断进步，文档一体的管理方式已经成为了一种新颖模式，这一新的文档管理模式的主要内容是彻底改变过去文件管理和档案管理相对独立而分散的状态，把它们统一成为一个更容易实施管理的有机整体去进行有效的管理。这种新颖的管理模式真正地体现了文书档案管理有了科学、合理、有效的管理模式。

实现文档管理的一体化能够把公文的处理和文档的管理顺利归纳为统一的一个生命运动，从而使文书档案的管理避免了因文件管理与档案管理分离而导致的错误易出、程序复杂、效率低下等不良效应，从而使文档的管理得到更科学的处理和更有效的控制。

实现文档管理的一体化能够为文书档案的科学化管理带来新的发展空间，从而使文书档案的管理顺利进入一个更加科学和有序的管理阶段。在文书档案管理一体化的过程中，文书的处理工作成为了需要最先处理的前端任务，这就意味着文件处理工作的质量将会大大影响着文书档案管理工作的有效性和准确性。而在另一方面，要实现真正有效的文书档案一体化就必须要实行规范化的公文处理，这从文书的处理工作环节中就需要实施的了。而也只有文书档案在文件的前期处理中能要达到真正有效的规范化要求，实现文档的超前控制，才可能真正体现出文档管理的科学性与有效性，充分发挥文书档案的真正价值。

2.计算机及其网络技术的普及

以往的工作经验表明，计算机操作管理能够提高文书档案管理工作的质量，同时也能够提高工作效率。计算机及其网络技术的普及，改变了传统的手工操作式文书档案管理。随着办公自动化的广泛应用，机关文书档案的计算机化管理越来越普及，文书从形成、运行，到积累、转换等各个环节，基本上实现了全程计算机化，文件的起草、修改、删减、检索、登记、流转、汇集、统计等进入了无纸化流程。

首先是电子文件的归档与接收，电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息动态、数据信息。静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录。动态数据信息包括创建、校审、审定、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。

另一方面是电子档案的存储与备份，如文本文件、图形文件等，应采用通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能；对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力；电子原件的存储方式也是关键，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份、恢复系统。

然而电子文档的信息数据由于具有共享性，所以在使用的过程中难免遭到人为的恶意更改，或者由于病毒等入侵造成信息数据的完全消失。所以，为了保障信息数据的可靠性和安全性，工作人员需要对重要的文件进行特殊存储，并进行备份。当故障发生时，原始保存数据能够进行替代。当然，在进行文件备份时，应该避免同一台机器或者同一个文件夹之下的保存，在一台机器出现故障时，备份文件也可能遭受到破坏。

使用计算机操作能够方便数据档案的调整和修改，传统的纸质文档在某一部分信息调整后，伴随的其他相关文件都需要进行手工检索和调整，工作效率低，工作质量差，计算机操作之后的数据档案更改和调整只需要按照程序录入即可完成。

3.建立必要的激励体制

文书档案管理工作要提高质量就必须从市场发展的实际出发，适当引进激励机制，以提高工作人员的工作积极性。对于业绩能力突出、工作态度端正、并能为文书档案管理工作提供必要的发展计划的优秀工作人员可以适当给予奖金和职称等奖励，而对业绩能力比较差的工作人员进行必要的处罚。

4.加强文书档案的法制建设

任何一个企业和工作部门没有相应的规章制度，工作措施就难以落实和执行，因此，文书档案管理工作也必须进行法制化建设。必须保障该项工作有法可依，在工作中遇到的困难和难题能够找到法律的参考标准，便于落实责任，追究事故责任和管理漏洞等。现有的文书档案管理工作的法律规范不健全，有明显的漏洞，需要得到有关部门的重视，并进行改革。

五、文书档案科学管理人员应具备的条件

1.熟悉档案管理相关的专业知识

要担负文书档案的管理工作是需要拥有一定的专业知识和过硬的文书档案管理技能的，这是对文档管理工作者的要求，也是一个合格的文档管理人员所拥有的一些基本特性。而在另一方面，管理工作者还需要把自身所掌握的一些科学管理理论灵活运用到文书档案的管理工作中，通过先进的管理方法来深化文书档案的管理工作，从而实现真正的现代化文档管理。

2.坚持不懈地做好档案管理的基础工作

文书档案的管理工作做得好与不好对其文献资料的日后运用影响很大。万丈高楼平地起，要做好文档的管理工作就要从其最基本的要素开始。这就要求管理工作人员从基本做起，全心全意对待文档管理工作的每一个细节，坚持不懈地做好文书档案管理的基础工作。

3.有高尚的职业道德修养

文件管理工作关系到个人的基本信息和未来发展，因此必须保障其真实性和可靠性，这就要求工作人员必须具备专业的职业道德操守和一定的业务能力，能够面对枯燥数据和文件进行坚持不懈的工作，并能够如实地对待各种复杂数据，不以任何个人原因影响数据工作的质量。

总之，随着社会经济的快速发展，对于文书档案管理的工作也随之加大了难度。因此，作为文书档案的管理人员就必须打破传统的管理模式，向现代化的管理模式慢慢地转变，在实际的工作中断创新、不懈努力。文书档案实行全面科学化管理，有利于实现文书档案管理的规范化、标准化，并加强档案管理质量，使企业切实发挥文书档案的作用，提升档案管理和利用水平，充分发挥档案的功能，真正实现其应有的价值，以文书档案科学化管理的实际成效来服务机关工作科学化推进，为经济社会发展、为率先实现基本现代化，提供更好更有效的服务。

参考文献

[1]曾文芳.论文书档案的科学化管理[J].淮南职业技术学院学报，2006（1）

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关键词：电力企业 文书档案 问题 解决

1.新社会背景下电力企业文书档案管理的趋势

随着时代的发展，电力企业档案管理工作的内涵和外延也进一步扩大。档案是经济形态存在和发展的必然产物，是电力企业实施描述的最原始记录。随着时代的发展，载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式不断涌现，采用档案信息内用属性划分档案的外延建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。在近些年新产生的档案管理模式的引导下，电力企业档案的管理也出现了一些新模式，这对电力企业档案的处理和分析工作都有着深远和重大的影响，从技术水平和实践操作上都加速了电力企业档案管理工作的进步。

电力企业是知识型密集企业，对于技术和科技的要求较高。信息化的发展趋势促进了有用信息的开发利用，要求企业文书档案管理和信息化建设紧密结合。电力企业档案是在企业的经济活动中产生的，是企业经济活动的真实反映，对企业的现状和发展规律研究、日常经营管理和战略决策等都有重要的价值。信息社会对电力企业文书档案管理发展提出了新的要求，如何有效的发挥文书档案的作用为企业服务，为社会信息管理、建设服务成为摆在信息开发和管理者面前的重要问题。当前，加快信息自动化系统建设，实现文书档案工作各个环节的计算机化，是实现文书档案工作现代化、提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。

2.当前电力企业文书档案管理存在问题分析

近年来，绝大部分电力企业经过艰辛努力，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息化管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高，为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备，但电力企业文书档案管理的整体现状不容乐观。

2.1档案机构设置不明确

在有的电力企业中，档案部门没有良好的分工，对企业的文书档案管理仍然只停留在人事管理的层面。有的企业虽然有看似庞大的文书档案管理队伍，但根本没有做到“谋其政”，档案管理部门是完全混乱的，没有清晰的机构设置。当需要某方面档案的时候，相应的负责档案管理的人员不知道自己应该做什么，负责什么。

2.2文书档案标准化、规范化滞后和应用软件多且乱

系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。要彻底的解决这个问题就要提高档案标准化、规范化水平。档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。

2.3从业人员素质不高

文书档案工作人员对其重视程度不够，对电算化环境和信息技术不熟悉。特别是在很多电力基层单位中，文书档案制度不健全，业务指导不强，从业人员没有一个是专业的档案管理人员。一些档案管理人员素质低，水平差，不具备最基本的业务知识。这些问题充分地反映了文书档案的从业人员在管理和利用现代技术方法时所面临的困境。

2.4国家电网协同办公系统存在若干问题

国网新版协同办公系统主要包括发文管理、收文管理、签报管理、工作计划、通知公告、会议管理等模块，其中档案管理模块使用最为频繁。文书档案在文件流转完毕，电子件可自动归入整编库。但是本人在实际操作过程中存在不少问题，如工作量增加的问题（如纸质材料、电子材料均要组卷）；如果需要在光盘等载体上保存，则存在不能直接导出等等问题。

3.电力企业文书档案现代化管理应重点解决的问题

电力企业文书档案工作现代化管理，就是应用现代科学技术特别是以电子计算机技术为核心的信息处理技术，采用科学的文书档案管理体制和管理方法，开发档案信息资源，提供高质量、高效率的档案服务，其中人是最重要的因素。

3.1切实提高电力企业文书档案管理发展意识

电力企业文书档案工作者及分管领导必须树立起档案管理及档案保存的重要意识。一是要改变档案工作长期无声无息的收集整理局面，面向电力企业文书档案和科技档案管理工作，要积极参与，并应用相关档案的电子计算机管理办法和要求加强管理，提高电子计算机管理水平，为文书档案工作的开展创造良好的企业环境，为电力企业的发展提供服务：二是要提高档案工作人员的工作积极性，把管理档案工作的作用充分发挥出来.千方百计扩大服务领域，只有这样才能打开电力企业文书档案工作的新局面，带动电力企业档案事业的全面发展。

3.2加大电力企业文书档案现代化管理的软硬件投入

制约电力文书档案和科技档案现代化管理的因素有很多，如资金、人才等，但起主要决定因素的是分管领导者的现代化意识管理水平。一是应投入较大的精力关心和支持这一事业，没有资金，应想方设法创造条件投入资金。二是各基层单位领导，尤其是分管档案工作的领导，要经常过问此项工作，定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。三是要有宏观指导的总体思路，实现微观动作上管理内涵和技术手段的创新。

3.3建设高素质的电力文书档案工作者队伍

电力企业文书档案管理现代化对档案管理人员的素质提出了新的要求，档案管理人员应具有现代意识和服务思想，应掌握现代知识和技能。档案人才是知识管理人才。当前，文书档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。电子计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给电力档案工作者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。文书档案管理工作者必须掌握现代化信息技术，熟练和运用电子计算机以及现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用、立卷归档和维护，胜任计算机时代的文书档案管理工作。电力企业应强化训练，对档案专（兼）职工作者分层次进行基础知识培训及档案专业知识培训，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案管理生力军，培养和选拔优秀人才，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。只有这样才能在实践中建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的文书档案管理队伍，进而全面提高电力企业档案工作的服务意识和管理水平。

3.4加快电力文书档案管理的现代化进程

电力企业文书档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节。电力文书档案工作被看成是一项知识性管理工作。知识性管理档案是电力企业信息管理的延伸和发展。知识不是一般的信息，而是能在信息运用中改进人的行为的特殊信息。知识管理要求把信息与信息，信息与活动、信息与人连接起来，实现知识的共享和社会化。把档案管理从信息管理看成知识管理，这是认识的又一深化，无疑也提升了电力文书档案工作的重要地位。文书档案是企业资料信息源，是企业的财富、智慧的积累，文书档案管理实现自动化、信息化和现代化管理，可使信息资料资源更好地发挥作用。

参考文献：

[1]林象述；电力企业信息化建设效率分析[A]；西部大开发 科教先行与可持续发展——中国科协2000年学术年会文集[C]；2000年

[2]王萍；王强；王志才；电子档案安全保护措施的局限性及对策分析[J]；档案学研究；2007年05期

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一、会计档案现状及认识误区

基层机关如县区级部门，以宁波市江东区各部门为例，原先因单位小，会计工作量小，无专业会计人员，会计档案统一由核算中心管理，大多数单位无会计档案。但是近年，随着机构加大、人员增多及会计独立性加强，各单位会计档案工作普遍化，90%以上机关配备专兼职会计人员，仅个别部门由核算中心管理。

领导重视，人员专业，是会计档案一大优势。相比文书，领导显然更重视会计工作。配备专职的会计人员兼会计档案，工作较单一，专业素质高；人员稳定性、领导认可度远高于文书档案员。但会计档案管理水平远不如文书档案规范。基于多年对基层机关会计工作深入了解，笔者认为相当一部分原因是片面的档案意识。领导、会计人员等由于对档案工作认识较片面，不够深刻，不免存在这样或那样的误解，主要归结如下：

（一）收集越多即完整规范。文书档案普遍存在收集过少的现象，这是由于很多资料掌握在他人手中，对于产生资料全面性认知、把握有一定难度，收集较难。会计档案由会计、出纳共同完成。会计负责记帐，完成年报、账本等整理，出纳负责报销完成凭证整理工作。会计材料全部掌握在自己手中，必须符合资料完整才可报账入账，因此收集相对容易。

会计人员因其职业特点，不仅仔细，责任心也强，往往认为收集越多就越完整。会计人员收集档案内容多于会计档案。1998年的《会计档案管理办法》中明确规定决算、年报属会计档案，将预算、计划、制度等文件材料规定按文书档案管理办法执行。而实际工作中，很多材料都由会计另外收藏未归入文书，同时很多人事工资、重大固定资产买卖单据等都作为凭证类归入会计档案。但是，这些保管期限远远高于会计凭证年限，因此，归入相应保管期限的文书更合适。既加强保管期限又免去了销毁鉴定拆卷的麻烦。

（二）整理装订成册即归档完毕。档案员对文书档案归档完毕都有大概的认识。但会计档案却大不相同。领导、会计甚至综合档案室的档案员都认为档案已整理装订成册就是归档完毕。很多“归档完毕”的会计档案整齐地排放在档案柜内，虽已分类造册，但多数没有全宗号、目录号、案卷号，只有常规的年、月、日及流水号。无编号、无目录，因此无从清点、查找困难。由此带来档案容易缺失，利用不便等状况。

（三）独立保管即重视保密。与文书档案、其他档案相比，领导对会计档案十分重视，甚至单设档案室。但领导认为会计档案具保密性、重要性，脱离综合档案室，完全由会计独立管理，未能集中统一管理。会计档案存放往往各自为政，情况不一。有的存于独立会计库房，有的则置于办公室，由会计自行管理，仅有部分由综合档案室管理。

（四）收进即移交。所有档案都应按规定向档案室移交。综合档案室档案员对文书档案比较熟悉，接受专业知识培训多；会计档案接触少，对会计档案内容、具体标准知之甚少，往往会片面认为移交只负责收进清点，而无视对会计档案质量把关。移交必须按会计档案规定操作。若为独立会计库房可实现目录移交，即综合档案室只收进目录进行综合管理。

（五）纸质即全部档案。文书档案包括纸质、电子档案的意识形成已久。机关会计电算化起步较晚，对电算化会计档案的工作内容理解不到位，缺乏管理会计档案的经验，只是将打印纸质存档。按规范化要求，除纸质打印外，会计信息磁性介质备份，会计软件的版式与软件系统应一起保存，保证软件升级后，不同版本下的会计数据被调用。

（六）能存就不销。会计档案十分重要，万一不慎销毁，导致要用数据无从查找。不知怎么销毁，档案员怕麻烦，领导怕挑担，这些都使领导、会计形成一个共识，即能存就决不销毁。但机关档案室用房紧张、空间有限，会计档案数量大且年限短，年复一年，档案室十分拥挤，保存众多却毫无价值，而且不方便查找、利用。

（七）查阅即全部利用。档案人员常会根据文书档案编写有关材料以方便利用。与文书档案相比，会计档案这方面始终处于零开发状态。档案员、会计人员认为会计档案仅用于会计查账、领导查阅、单位审计等，没有为领导做基础汇编作参考的意识。应转变观念，积极开发会计档案信息资源，使档案服务领导和单位管理。

二、应对措施

这些错误意识究其原因很大程度是领导、会计、档案人员未经过会计档案培训。当然也有会计档案宣传力度不够等原因造成的。

虽然会计档案现状并不乐观，但领导重视、人员稳定，会计档案加强不难，只要正确引导、宣传，消除错误意识，查缺补漏、规范管理，会计档案很快就会上新台阶。

（一）强化培训，树立专业人员档案意识。会计人员未参加会计档案的培训，主要原因是未组织类似培训或培训中少有类似的内容。会计部门与档案部门沟通协作，填补会（下转第51页）（上接第46页）计档案培训的真空。一方面会计人员接受档案培训，另一方面档案人员加强会计档案学习。相关人员通过系统学习会计档案的归档要求及保管等内容，特别是对归档范围、案卷编号、编目等短项学习，达到全面掌握会计档案知识，树立正确档案意识。

（二）强化宣传，树立领导档案意识。以专业人员在领导前宣传会计档案知识为主，以领导参加档案培训、业务部门上门宣传、档案会议接受档案意识等手段为附，逐步加强领导档案意识。通过领导的正确档案意识，如有意识地制定制度、改善保管条件等，继而从宏观上带动单位会计档案规范化。

（三）强化标准，以制度补意识不足。制定一整套切实可行且符合标准的制度，包括收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等各环节及档案数字化、电子档案、数字备份等新内容，明确具体做法，使人员在工作中做到有据可依，有章可循。从另一方面弥补档案意识不足，使档案业务得到规范。

（四）强化监督，以检促意识转变。档案局作为档案业务主管部门，发挥指引作用。在基层机关做好从上到下的宣传，从领导到档案员、会计人员层层宣传，加强指导，以年检、目标管理为手段加强对会计档案监督管理，以便及时发现问题，纠正错误意识，敦促改正、提高档案管理水平。

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一、引言

疾控中心作为卫生系统，衍生出特出的资料及信息，它不像医院病案，国家有相应的规范制度。作为档案管理人员，围绕职责，谈一下我们近几年列入、整理专门档案集中管理体会。

那么笔者工作青岛市疾病控制中心，如何保存疾控信息材料？疾病防控工作在高度重视的今天，如何管理疾控中心这些有效材料信息，成为档案管理者的新问题。过去我们的档案由单纯的文书档案，逐步发展到科研、基建、照片等档案，同时制定了一整套管理办法。随着国家国家十三五规划“深化医药卫生体制改革，坚持预防为主的方针，建立健全基本医疗卫生制度，实现人人享有基本医疗卫生服务，推广全民健身，提高人民健康水平……加强重大疾病防治和基本公共卫生服务，完善国家基本公共卫生服务项目和重大公共卫生服务项目，提高服务质量效率和均等化水平”方针，档案的门类也发生了变化，疾控中心通常的文书档案和科研档案外，从我们的工作性质及职责范围内，尝试从内容上我们收集一些记录和反映疾控专业的专门档案。如：食品安全监测档案、学校卫生监测档案等……。

二、收集档案方法和建议

我们之所以收集专门档案，因为文书档案包括不了各种档案，疾控中心的专门档案也不属于科研档案，从收集、整理专门档案来说开始困扰我们，不收集可能流失，收集又没有明确的标准和规定。此时只有选择相近的档案规定为依据，根据专门特点制定移交、接收及管理规定，根据各门类形成的材料、信息追踪过程、数据分析结果，将门类档案管理形成制度化，不断修订完善过程，形成了疾控中心独特的管理规范。通过收集整理，给我们的启示是：第一、对不同门类的档案应采取集中管理的原则，制定相应的管理办法，也是疾控中心在专门档案管理中一个新的突破；第二、在档案实行统一领导的基础上，根据门类不同采取分级管理，比如门类可分为：传染病档案、慢性病档案、食品安全监测档案、学校卫生监测档案、预防接种档案、艾滋病监测档案等。即不同专业，根据各自的特点由教育、卫生及档案行政管理部门共同负责，进行相应的业务监督及指导，使其更好地发挥作用；第三，各门类档案在管理的规范的基础上，档案人员要不断开发、编研各类防控疾病知识，依据数据有计划、有目的为卫生宣传提供健康教育素材，利于有针对性。

我们了解到专门档案作为一个门类与文书档案、科研档案被列入国家档案发展计划是在《档案事业发展“七五”计划》时期，曾在1982年国家档案局召开的全国档案工作会议提出的，记得是这样表述的：“今后一个时期要在全国范围内建立起一个门类齐全、结构合理、管理科学，具有中国特色的档案事业体系。”2015年12月28日，国家档案局局长李明华在全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话中，就“十三五”时期全国档案事业发展的主要任务从六个方面作为重点：一是全面推进档案法治建设，通过科学规划和推进档案法规体系建设、完善和加强档案执法监督体制机制、促进和提升全社会档案法治意识，实现档案治理法治化；二是有效推进档案资源体系建设，一方面要进一步充实、丰富和优化档案馆馆藏，另一方面要进一步加强机关、团体、企事业单位以及农村和城市社区档案的形成管理，实现档案资源建设多元化；三是创新档案利用服务模式，推进各级国家综合档案馆依法开放档案，加快档案信息资源整合与共享进程，实现档案利用便捷化；四是加快档案管理信息化进程，创新档案信息化管理模式，一手抓数字档案资源建设，一手抓数字档案馆（室）建设，实现档案管理现代化；五是强化档案安全保障，从档案实体安全和信息安全两个维度入手，大幅改善档案安全基本条件，建立健全档案安全防范体制机制，实现档案安全高效化；六是发挥人才的引领支撑作用，通过健全人才培养体系、加大教育培训力度、鼓励社会各方参与等方式加强档案人才队伍建设，实现档案人才队伍专业化。在第二条中提到有效推进档案资源体系建设，作为疾病控制中心，我们要发现资源，丰富馆藏，提升我们的档案质量，用于研究、利用、开发，使疾控中心专门档案管理工作有特色，也为今后发展打下基础。

疾控中心专门档案是我们在工作中，经过长期观察发现的，尽管是内容不同，形式不同，但是他反应青岛市卫生大系统各种疾病控制的大数据，符合管理需求。尽管单位形成的全部档案是一个整体，通常按“全宗”管理，专门档案的不同种类、不同载体有它们的共同性和规律形成，在整理中发现有它的特殊性。如：食品安全监测档案、学校卫生监测档案、预防接种档案等都有专门档案的管理要求及特点，与文书档案、科研档案有区别，这就要求我们从宏观上调整档案的管理规定及管理制度，同时就专门档案的征集、分类提出了新课题，分析专门档案与文书档案、科研档案之间的关系。从专门档案的提出，在工作中我们曾纠结于专门档案应该归入那一类，是否影响档案工作进展及标准化进程，比如：学校卫生档案是在教学中形成的健康卫生信息，学校有独立管理体系，学校卫生监测作为疾控中心监测是预防性，特别涉及到群发疾病分析其传染源调查，是预防中必须涉及到的，在认识中就有交叉，我们在探讨中前行，然后逐步完善。

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关键词：医院；基建项目档案；管理

医院基建项目档案是医院档案的重要组成部分，是反映医院基本建设项目进程和医院历史变迁的重要记录。近些年来，国家、地方对医院建设的投入不断加大，许多综合性医院门诊量、住院人数不断增加，原有的病区规划不能满足现有需求，从而制约了医院的长远发展。因此，无论是在原址基础上进行改扩建，或者选新址重建，基建档案管理的重要性愈发凸显，基建档案管理的好坏，直接关系到医院整体建设的发展速度、成本投入，甚至建筑物质量安全。如何及时、有效、完整、系统的做好基建项目档案的收集整理工作，迅速为利用者提供服务，是现代档案管理工作人员的重要职责。

1 医院基建项目档案管理存在的问题

医院的建设规模不断扩大，但是对于基建项目档案的管理仍然存在不少的问题。

1、基建项目档案管理重视度不够，相关规章制度或缺乏、或陈旧。许多医院早期对于基建档案的管理与文书档案的管理一样，未进行区分。领导对于基建档案管理的重视度不高，造成基建档案资料保管缺失、分类不统一，不便于后期的查询、利用。没有指定专门的基建档案管理制度，或者制度过时、陈旧，已经不适用于现代基建项目档案管理，未针对本院的实际情况制定符合本单位发展建设规划的基建项目档案分类方案。

2、基建档案管理人员专业知识薄弱，缺少培训。一个档案管理员同时负责文书、基建档案的情况在不少单位都存在，文书档案管理员参加的固定培训基本都是针对文书档案管理的内容，不涉及基建档案管理。对于不少文书档案管理员来讲，基建项目档案管理的概念为零，认为按照文书档案管理即可，对基建项目从立项到竣工的各阶段内容不熟知，专业知识薄弱，造成基建档案收集不完整，查阅不方便、重要图纸丢失等情况，不利于医院未来发展建设的需求。

3、基建项目资料存放不统一，资料分散。基建项目竣工后，根据项目的实际情况，所有项目资料应由基建资料室收集、整理后移交医院档案室统一保管。但有的医院基建科不设专门的基建资料室与资料员，项目施工方对于基建资料的收集、整理重视度不高，造成基建项目资料存放不统一，分散的情况。

4、科室分工不明确，档案交接混乱。个别医院早期不设基建科，或者由院办公室同时承担基建建设管理，造成科室分工不明确。同时由于基建项目资料分散，档案交接过程混乱，甚至个别人员自己保管重要的基建资料，不明确档案的归档重要性。

5、基建项目档案管理信息化程度低下，甚至没有。传统的文书档案管理软件不一定不包含基建项目档案内容，即使含有基建项目档案管理板块，也不一定适用于不同单位。个别单位还在使用传统的Office软件录入基建项目档案信息，不便于后期的档案再利用。

2 如何做好医院基建项目档案管理工作

1、提高意识，加强对基建项目档案管理重要性的认识。

要想做好基建项目档案管理工作，首先医院领导要高度重视，医院成立基建项目领导小组，基建科下设基建资料室，指定专人负责基建项目资料的收集、整理工作。医院工程项目资料由医院档案室统一存档管理，需要向医院有关部门报送的档案，由医院档案室统一报送，资产管理（维修）单位需要利用工程项目资料，可以向医院档案室申领副本或复制。建设、勘察、设计、施工、监理等参建单位都应将工程项目资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围，各单位应指定专（兼）职档案管理人员负责工程项目资料的收集整理工作。档案管理部门负责监督、检查、指导有关工作，做好对参建单位档案工作的日常业务跟踪和业务培训，并负责验收和接收归档工程项目资料。医院在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程项目资料的套数、质量、费用、移交时间和整理要求等项内容，设专门条款加以明确。

2、做好工程项目资料的收集整理工作

2.1工程项目建设过程中，主办单位、施工单位、勘察设计单位、工程监理单位、工程质量监察部门，应在各自的职责范围内搞好建设项目资料的形成、积累、整理、立卷、归档和保管工作。属于医院归档范围内的工程项目资料，有关单位应按规定及时整理，经项目部工程部门和医院运营部门审核通过后，移交医院档案室。

2.2工程项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理所承包工程的项目资料，交总承包单位汇总、整理。竣工时由总承包单位向主办单位提交完整、准确的项目资料。

2.3工程项目由几个单位分包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的项目资料，交建设单位汇总、整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。

2.4项目前期可行性研究、设计基础资料、工程管理文件及设计单位等提交的设计文件、工程图纸、图表等资料，建设单位有关部门要在接收后的一个月内向档案室移交一套，以保证项目资料的完整。

2.5凡引进设备和技术的建设项目，要做好有关技术资料的收集、整理工作，有关技术资料均应交由档案室统一管理。设备的开箱验收必须有建设单位档案人员参加，项目资料原件由项目部登记后向医院档案室归档。

2.6医院的工程建设项目均要执行项目资料归档质量保证金管理办法。项目资料归档质量保证金与安全保证金一并由医院财务科按合同金额的3%预留，待项目资料移交验收合格，专职档案管理人员签字后，由财务部门配合落实，按医院《工程管理办法》的有关规定返还保证金。

3、明确归档范围和质量要求

根据《重大建设项目档案验收办法》（国家档案局2006年颁布）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T/28）和医院的有关规章、标准的规定，结合医院实际，制定基建项目档案归档细则，明确归档范围和质量要求。归档的文件资料必须完整、准确、系统，保障生产（使用）、管理、维护和改扩建的需要。工程项目资料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

4、做好基建项目工程立卷工作

立卷应遵循工程项目资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程由多个单位工程组成时，工程项目资料应按单位工程组卷。勘察、设计、施工单位在收齐工程项目资料并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。专业档案员根据项目内容进行分类，管理性材料排在整个项目首卷，其余材料按照文件性质分别组卷。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

5、做好基建项目档案资源的开发利用

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2015年12月11日，新修订的《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）正式公布。为方便各单位更好地理解、贯彻和实施，本刊从第二期开始连续四期刊登国家档案局经科司蔡盈芳同志的文章，就《会计档案管理办法》进行全方位解读，本期对《会计档案管理办法》保管期限的修订内容进行解读。

会计档案保管期限的调整是本次《会计档案管理办法》修订的重要内容，也是变化最大的内容，广大档案工作者和计人员对此疑惑较多，新旧《会计档案管理办法》在保管期限上如何衔接，大家也觉得难以把握。本期重点对定期保管会计档案保管期限调整进行解读，并对新旧保管期限规定的衔接方法进行说明。

保管期限调整的背景和原因

新《会计档案管理办法》（以下简称“新《办法》”或“新《管理办法》”）将会计档案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年5类调整为10年、30年2类，主要以下原因：

一是与各单位其他档案保管期限保持一致的需要。近年来，国家档案局对机关和企业档案的定期保管期限进行了调整，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）分别将机关文书档案和企业档案的定期保管期限统一为10年、30年。

二是与有关法律法规相协调的需要。会计档案在很多民事案件中都作为重要证据，民事案件的诉讼时效最长为20年，加上诉讼开始前事件已经存在一定的时间了，民事案件常常需要20年以前的会计档案作为证据。但大部分会计档案的最低保管期限都低于20年。某法院在经济纠纷案审判中曾遇到过由于会计档案到期已销毁而无法判定钱款是否收付的情况，后该法院专门提出司法建议指出，由于民事案件的诉讼时效最长为20年，建议将会计凭证和会计账簿的保管期限修改为20年以上。

三是与资产存续期限相协调。各单位都认为原定保管期限太短，由于原定保管期限不合理，特别是一些与使用期超过档案保管期限的固定资产相关的会计档案，在到保管期限后，与其相关的资产仍在使用或存续，与此有关的会计档案需要调阅查用。

四是贯彻以人为本的理念。会计档案与人有关，与人有关的档案会在较长时间内需要查阅利用。原《会计档案管理办法》（以下简称“原《办法》”或“原《管理办法》”）规定的保管期限远远短于其他与人有关的档案的保管期限大量，为了维持各单位员工或社会其他成员的合法权益，将会计档案的保管期限适当延长是必要的。

五是现实使用反映会计原定保管期限过短。各单位大量到了原定保管期限的会计档案也都不销毁，有的单位50年前的会 计档案仍旧保留着；超过15年的凭证档案和超过25年的账簿档案仍旧被查阅利用。这从一个侧面反映了会计档案保管期限有延长的必要。

六是考虑会计电子档案特点。与纸质载体相比，会计电子档案对库房等物理空间占用较少，保管成本大幅降低，具备延长保管期限的条件。

七是满足当前反腐需要。现存会计档案保管期限标准不能满足责任追查的需要。

八是原《办法》设定的会计档案定期保管期限类型太多，许多会计人员和档案人员在划定会计档案的具体保管期限时往往无法很好掌握。

保管期限调整的内容

一是将定期保管期限由原《管理办法》规定的5类合并为2类。新《管理办法》第十四条规定，“会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年”。即将会计档案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年5类调整为10年、30年2类。会计档案的保管期限是从“会计年度终了后的第一天算起”的。例如，2014年形成的凭证类会计资料，其归档后会计凭证档案的保管期限是从2015会计年度开始起算的。

二是将凭证和账簿2类会计档案保管期限作了适当延长。将所有单位的银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表，财政总预算、行政单位、事业单位和税收部门的国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证、各收入机关编送的报表、国家金库年报（决算），基本建设拨、贷款年报（决算），行政单位和事业单位会计月、季度报表和税收会计报表的保管期限统一为10年。将企业的原始凭证、记账凭证等凭证类档案由原先的15年延长为30年。将总账、明细账、日记账、其他辅账等账簿类会计档案由原先的25年延长为30年。会计档案移交清册保管期限为30年。将行政单位和事业单位的各种会计凭证，财政总预算拨款凭证和其他会计凭证由原先的15年延长为30年。将财政总预算、行政单位、事业单位和税收部门日记账、总账、税收日记账（总账）、明细分类、分户账或登记簿由原先的25年延长为30年。这些要求主要体现在新《办法》的附表1和附表2。

三是在保管期限表的设置上坚持原则性与灵活性相结合。新《办法》第十五条第一款规定 “各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。”这意味着，各单位在划定会计档案保管期限表可以根据需要自行设置相应的保管期限，但自行设置的保管期限不得低于新《管理办法》规定的最低期限。如某单位认为部分会计凭证比较重要，可能在未来一段较长的时期里需要查询利用，将该批会计凭证划定为50年。这种做法是符合新《管理办法》有关精神和要求的。但反之则不行。即不得将凭证类会计档案划定为低于30年。这种原则性与灵活相结合的做法，给各单位结合实际划定会计档案保管期限预留了空间，有利于会计档案的管理。

会计档案保管期限新旧标准的衔接

为确保新《办法》有效贯彻实施，实现新旧管理办法平稳过渡，国家档案局联合财政部专门就有关衔接规定下发了文件，保管期限新旧衔接是主要内容，要求如下：

一是对已到保管期限且已鉴定但未销毁的会计档案的处理。已到原《办法》规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定可以销毁但尚未进行销毁的会计档案，应按照新《办法》的要求组织销毁；已到原《办法》规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定应继续保管的会计档案，应按照新《办法》规定的最低保管期限，确定继续保管期限（最低继续保管期限等于新的最低保管期限减去已保管期限，下同）。

二是对已到保管期限但未作鉴定的会计档案的处理。已到原《办法》规定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未进行鉴定的会计档案，应按照新《办法》的要求进行鉴定，确定销毁或继续保管。确定销毁的，应按照新《办法》的要求组织销毁；确定继续保管的，应按照新《办法》规定的最低保管期限，确定继续保管期限。

三是对未到原《办法》规定最低保管期限的会计档案。文件规定“未到原《管理办法》规定最低保期限的会计档案，应按照新《管理办法》规定的最低保管期限重新划定保管期限。”如2005年形成的会计凭证档案，原定保管期限是15年，保管期限2006年起算，至2015年12月，已保管10年；按照原《管理办法》只需再保管5年，至2020年12月，即可进行到期鉴定，如鉴定确无继续保存价值就可销毁。但由于新《办法》对凭证类会计档案保管期限进行了延长，该批会计档案未到原定保管期限，其保管期限应延长为30年，即到2035年12月才算到保管期限，可在2036年进行到期档案鉴定后，确无继续保存价值即可销毁。其他各类会计档案的处理方法照此类推。

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关键词：档案管理电子档案优越性开发和利用规范措施

0引言

电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。

1电子档案的优越性

1.1直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。

1.2微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。

1.3微机管理更有利于文档的保密过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

1.4微机管理有利于提高档案管理工作的质量档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。

2电子档案的整理、开发和利用

2.1电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。:

2.2电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案，互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。

3规范电子档案管理的几项措施

3.1加强电子档案归档制度建设各档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。

3.2从电子文件的源头抓电子档案的质量为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。

3.2.1档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。

3.2.2设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。

3.2.3电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。

3.2.4为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。

3.3要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。

4结语

电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。

参考文献：

[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006(15).

[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案2008(9).

篇10

我院于**年12月就设置了机关综合档案室，专职档案员在原有一人的基础上，于**年又增加了一人。现有的两人中，其中一人已于**年参加了×××档案人员岗位资格考试，并取得了专业资格证书，改变了我院过去一直没有合格的专业人员管理档案的历史。我院现有各类库存档案近×××万卷，每年又新增近2千卷。原有的库房和阅卷室只有×××平方米，已不能适应年年大量新增档案的发展要求。根据实际情况，**年我院在经费非常困难的情况下，又投入了五万余元的经费，将新大楼二楼小法庭改扩建为新的档案室，总面积达×××平方米，比原来的档案室扩大了×××平方米。其中库房面积×××平方米，阅卷室×××平方米；新购置密集架5列10组，加上原来的10列30组，现有密集架15列40组；标准档案柜2组×××个、灭火器×××个、电风扇一台、586型电子计算机一台，改善了依法管理档案的条件。

二)、领导重视，思想统一，任务明确

我院的档案工作由院长xxx直接分管，办公室主任xxx主管，xxx到xx乡挂职后，又由院志办主任xxx主管，档案员负责的领导和管理体制。我院一直把学习、宣传、贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》和《×××档案条例》贯穿于法院工作的始终。做到了年头布置时有任务，大小会议上经常讲，检查工作中对照查，年底总结时谈利弊。通过这一系列途径的学习、宣传、贯彻、实施“两法一条例”，增强了全体干警的法制观念、档案工作观念、保密观念，使我院的档案管理工作在**年12月18日经考评验收已达省c1级标准的基础上，又有了新的进展。

经过不懈的努力，完成了**年至**年的诉讼档案、文书档案、会计档案、司法鉴定档案、声像档案、科技档案、实物档案的立卷归档工作，所有各种档案归档均符合要求，查找方便，利用效果好。**年至**年两年间各档案借阅326卷次，利用档案268卷次。档案更好地为各类立案、审判、执行、申诉复查工作提供了利用服务。

(三)、建立健全档案管理制度，强化档案管理工作

为使法院系统的档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，更好地开展各项审判业务和审判理论研究。我院制定了《xx市人民法院档案管理办法》、《xx市人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《xx市人民法院行政文书立卷归档办法》、《归档制度》、《档案员职责》等办法、制度，建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录、专题目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及销毁制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。

(四)、做好归档工作，不断丰富库藏工作

做到归档时间早知道，每年12月底前办公室就以文件通知的形式下达各庭、室、处、局、队告知归档的时间、顺序、要求等，使其做好归档的准备工作。截止**年6月底止，综合档案室共收集整理保管各类档案32064卷、**册。其中，诉讼档案31548卷，35824册；行政文书档案516卷；会计档案382卷；司法鉴定档案726卷；资料档案64卷；科技档案9卷；声像档案6卷；实物档案×××件，归档后的档案门类齐全，库藏丰富，结构合理，为我院档案管理工作逐步走向正规化奠定了基础。

二、存在的问题

(一)在归档工作中重视诉讼档案、司法鉴定档案的归档，对行政文书、会计、声像、科技、实物、资料等档案的归档工作重视不够。

(二)没有过细地深入到各庭室检查、落实档案的收集、整理、装订等工作，因此出现诉讼档案有空号、重号及装订不太标准的情况；有的部门还存在不认真按时按质量归档的情况，特别是在行政文书、声像、科技档案归档工作上有不足。

(三)按档案管理正轨化、信息化的要求，该更换的设备没有更换，该配备安装的设备一直没有安装。如586型电子计算机维修未跟上，因此档案管理处于手工操作的管理状态；库房的温控设备也没有配备。因此库房的温度大部分时间是处于正常温度(14℃——24℃)以上，但有时也超过30度以下，不符合档案管理规定的要求。

(四)档案库房尽管加设防盗钢条，但保卫人员看不到其，保卫视角差，存在着安全隐患。

三、整改措施

(一)院领导要继续加强对档案工作的领导和重视，定期或不定期地检查档案管理工作，办公室、档案管理人员要经常向领导汇报档案管理工作，做到下情上传、上情下达、心中有数，不断总结经验，解决好存在的问题。

(二)从广度到深度进一步认真贯彻《档案法》、《×××档案管理条例》，依法开展档案管理。

(三)加强全院干警的档案意识，以及业务学习和培训，特别是文秘人员、档案人员、内勤人员、书记员的业务学习和培训，努力提高工作质量、工作效率与管理水平。

(四)针对自查中存在的问题，不断完善各种规章制度，对存在的问题进行整改，该配备、更新的设备争取配备、更新齐全。

(五)抓好档案管理的工作指导，坚持落实好已经建立健全的各种规章制度，把问题解决在档案归档入库之前，保证每年归档工作按质量和进度顺利进行。

(六)做好档案管理开展利用工作，使档案资料更好地为法院审判工作服务，为经济建设服务，为社会服务。

特此报告