财务档案管理制度范文

导语：如何才能写好一篇财务档案管理制度，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：高校；财务会计；档案管理；内控制度

当前，国家财务部门对高校的内部控制规范建设做出了明确的规定，高校应该积极响应财务部门的号召来建设内部控制规范。高校财务会计档案管理是财务管理的重要内容，在学校的内部控制建设中也具有非常重要的作用，成为了高校内部控制的重要防控对象。但是，从实际的高校财务会计档案管理的现状来看，内控现状不容乐观，这就要求高校要引起高度重视，要积极探索有效的策略来做好内控制度的建设。

一、高校财务会计档案管理对内部控制中的重要性

高校财务会计档案是指会计核算过程中产生和接收的会计资料，包括各种图表形式、文字形式的资料，能够有效反映高校的经济业务事项。1.高校财务会计档案在内控过程中的重要性。内部控制建设在高校的财务会计档案管理中具有非常重要的作用，财务会计档案在高校的内部控制建设中也发挥着非常重要的作用。财务会计档案本身形成的过程就能够有效体现内部控制，财务档案客观记录了高校财务管理等各种经济活动，全面覆盖了各类经济活动的全过程，无论是预算管理、事中核算还是事后的决算、对账，记录都非常详细，并且档案具有严肃性和真实性，不能篡改。因此，会计档案形成过程的本身就体现了内部控制的过程。2.高校财务会计档案管理体现了内部控制的原则。高校的财务会计档案管理过程中体现了内部控制的原则，行政事业单位响应国家财务部门的号召，注重内部控制，在实施内部控制的过程中要遵循重要性、适应性、全面性和制衡性的原则。因此，在具体的内部控制实施过程中，要对所有的经济活动和业务事项进行全面的控制。同时，要记载各种具有保存价值的图表、文字等会计资料，这凸显了全面性和重要性的原则。在不同的社会背景下，高校的财务会计档案管理要采用不同的方法和模式，例如，在当前信息技术不断发展的背景下，高校的财务会计档案管理也出现了一定的改变，财务会计档案的记载方式也更加先进和科学，这就体现了内部控制的适应性原则。3.内部控制方法指导高校财务会计档案管理。内部控制方法中对财务会计控制做出了明确的规定，指出行政事业单位要建立完善的财务管理制度，建设会计机构，不断提升相关工作人员的业务水平和工作技能，落实会计人员的岗位责任制度，并对会计的基础工作做出规范，重视会计档案管理工作，并对会计凭证处理、财务会计报告处理以及会计账簿处理程序做出了明确的规定。高校财务会计档案管理本身就是内部控制的一种重要途径和方法，这就要求档案管理要确保质量，保障所有的会计资料都是准确和客观的，这样才能真正落实高校的内部控制。因此，高校内部控制的方法对高校的财务会计档案管理有重要的指导作用，能够为高校的财务会计档案管理提供重要的方向和有效的手段。

二、当前高校财务会计档案管理内控存在的不足

1.没有正确认识到高校财务会计档案管理的功能。高校的财务部门在高校中具有非常重要的地位，可以说高校所有重要功能的体现都离不开财务部门，无论是科学研究还是人才培养过程中，财务部门都发挥着非常重要的服务作用，是高校的核心部门之一。但是，从实际的情况来看，大部分的高校财务人员都将工作重点放在和财务相关的工作上，包括财务预算、核算和决算等，但是却没有充分认识到档案管理的重要性，对会计档案的认知程度不够，这样就导致在财务会计档案管理过程中投入的精力和时间比较少，没有对会计档案进行有效的管理，领导层和相关的档案管理人员的档案管理意识比较薄弱，这和高校的内部控制建设的要求不相符合。2.高校会计档案管理系统有待升级。近年来，随着我国高等教育的普及化，导致很多高校都在不断扩招，学生数量越来越多，高校的各种经济活动也越来越多样化。所以，会计档案的资源信息也在日渐增多。当前，高校的会计档案管理系统主要是针对以纸质为载体的档案信息和数据进行管理，随着信息技术的不断发展和进步，这种落后的会计档案管理系统凸显出很多的问题和不足，无法对海量的数据存储进行处理。近年来，内部控制规范建设也在不断进步，财务核算系统也正朝着电子化建设的方向发展，由于信息技术的介入，导致档案信息的储存介质也变得更加多样化，而当前高校使用的会计档案管理系统和其他部门的信息化管理系统还很难实现兼容，存在着信息孤岛和兼容性的问题。不仅如此，高校会计档案管理系统在电子存储方面还具有一定的提升空间，在对纸质会计档案进行存档时虽然比较稳定，但是，对于纸质会计档案的利用和查询具有较大的难度。内部控制规范建设工作需要查询大量的账目，当前的高校会计档案管理系统还很难实现，这就要求要采用电子查询系统，发挥电子查询系统的功能和优势来快速检索大量账目，同时还可以调取打印已经成像的原始凭据，并且对于电子档案还能够进行加密，能够确保电子档案的真实性和可靠性，这就要求会计档案管理系统要及时升级。3.高校会计档案管理缺乏健全的制度。当前，大部分的高校会计档案管理都归于独立的档案管理部门，但是，由于会计档案管理对管理人员的专业性要求比较高，所以档案部门对会计档案的管理只是流于形式，真正来对会计档案进行管理的还是财务人员。财务人员对会计档案进行管理时，一般是以我国的会计档案管理法来开展工作，高校自行制定的会计档案管理的制度比较少，这就导致了高校会计档案管理缺乏健全的制度的情况。高校的财务工作具有特殊性，并非是纯粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的会计档案管理在实际的工作中，不知道是按照行政会计来执行还是按照企业会计来执行，陷入了两难的境地。由于高校财务档案管理的特殊性，导致高校对会计档案的存档内容以及档案的保存标准都做出了独立的规定，而很多高校并没有结合自身发展的具体情况，来制定健全的财务会计档案管理的制度，最终导致了会计档案管理出现各种问题。4.高校会计档案管理人员的管理水平有待提升。高校会计档案管理对管理人员的专业化水平要求比较高，但是，从实际的情况来看，部分高校财务部门并没有专业的会计档案管理人员，并且也只有极少数的高校在财务部门设置了独立的档案管理科室，和其他的业务科室相比，会计档案管理受到的重视不够，缺乏专业的会计档案管理人员，很多都是勤工助学的人员或者是其他部门的人员来兼职，导致会计档案管理的专业化水平比较低。近年来，随着信息技术的不断发展，档案管理也朝着数字化的方向发展，这就对会计档案管理人员的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于会计档案管理人员的专业化水平比较低，导致会计档案的信息化建设和数字化管理难以实现，不符合内部控制建设的要求。

三、高校财务会计档案管理的内控制度建设

1.重视会计档案管理的内控建设。高校要对会计档案管理的内控建设给予高度重视，深刻认识到内部控制贯彻在会计档案管理全过程的重要性和必要性，重视预算管理，并在预算管理的过程中做好各项经费预算，结合高校往年的情况以及当年的工作计划和活动计划来做好预算。在分配经费预算时，一定要将会计档案管理中的各项必要的支出都充分考虑进去，对于系统维护、设备添置以及平台建设等各项工作都要做好充足的预算，确保基本建设有充足的经费，建立经费内部控制的有效机制。制定会计控制内控的规范，并建立健全的会计档案管理制度，以制度为导向，让各项档案管理的相关业务都能够有章可循。高校可以结合最新的会计档案管理办法来制定会计档案管理制度和办法，同时，也要结合高校的实际情况来进行调整，详细规定会计档案的入册、登记、保管和交接等一系列的工作，形成系统、规范工作流程，通过有效的会计档案管理机制来促进会计档案管理工作的科学性和有效性。2.会计档案管理实现专人专管。高校会计档案管理的专业性比较强，因此，应该由专门的人员来进行专业管理。高校要对会计档案管理实施专人专管的制度。在实际工作中，可以由业务科室的工作人员来做好会计档案的收集和整理工作，然后由专业的会计档案管理人员来审核业务科室提交的原始数据，将符合要求的会计档案入册并进行装订。装订之后进行归档，归档也应该由专业的人员来进行专管，各个环节的专业管理人员要做好交接工作，交接完之后才能进行下一个流程。在会计档案的专人专管过程中，一定要充分结合会计档案的管理制度来完成对应的工作，对于会计档案的管理要制定岗位责任制，对于每一个环节的档案管理人员的工作职责和工作要求都做出明确的规定。为了取得更好的效果，可以建立考核机制，通过奖惩制度来调动会计档案人员的工作积极性和岗位责任意识，从而高质完成对应的工作。3.做好会计档案管理的组织建设。高校会计档案管理的内部建设离不开好的组织建设，在会计档案管理的过程中，如果管理的层级比较多，那么将会导致管理的力量分散，会严重影响管理的效果。当前，高校会计档案在管理过程中，档案职能在业务科室，在管理过程以及传达指令时要经过科室来进行转达，这样就导致了会计档案管理的执行力比较分散。内部控制制度具有制衡性的特点，要按照制衡性的原则来进行管理，而会计档案的管理当前功能不独立，没有形成平等的关系，这样业务科室容易对会计档案管理职能造成一定的影响，使得会计经济活动等的相关数据和信息很难客观记录下来，影响了会计档案的真实性和可靠性。针对这种情况，就要求高校会计档案要独立设置科室，由会计管理部门直接领导，会计档案管理功能科室应该和预决算功能科室、会计核算功能科室、收费功能科室以及资金管理功能科室等形成平等的关系，相互之间能够平等制衡。4.以内部控制原则来规范会计档案管理。在高校的会计档案管理过程中，一定要严格按照内部控制的原则来对会计档案的管理进行规范，尤其是要针对会计档案保管和查阅做好规范。高校要建立专门的会计档案管理科室，并选择2～3人来做好会计档案管理的专职工作，会计档案保存和查询有专门的人员负责，建立台账，会计档案的查阅都要做好登记备案，建立对应的台账和查阅制度流程，想要查账要先提交申请，经过财务管理部门的人员签字之后才能查账，并且只能在档案室查账和拍照，以此来确保会计档案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要经过内部授权审批才能执行，会计管理相关的负责人同样需要签字，并且要约定好归还的时间，使用完之后一定要及时归还。会计档案管理人员要对相关的会计档案进行定期的清点和整理。5.升级会计档案管理系统，提升管理人员专业素质。要做好会计档案管理的内部控制，升级会计档案管理系统和提升管理人员的专业素质是基础。因此，会计档案管理部门要对档案管理系统进行升级，使其和财务核算的平台能够相适应，将数字存储技术、数字成像技术、信息化录入技术以及电子扫描技术等都及时应用到会计档案的管理过程中，以此来强化内部控制的效果和效率。利用计算机技术来完善存储设施，不仅要对传统的纸质档案进行存档，同时还应该利用扫描仪扫描原始单据，并进行存档，这样在档案查阅时就更加便捷，只要通过凭证号就能够快速、准确、便捷地将需要的档案调取出来。通过电子档案备份能够延长档案的保存期限。另外，还应该提升会计档案管理人员的专业素质，加强信息化建设，对档案管理岗位的会计人员进行计算机信息化培训和会计电算化培训，不断提升会计档案管理人员的综合素养。

四、结语

当前，高校财务部门面临着新的挑战，在内部控制制度的背景下，财务部门要加强对会计档案的管理工作，将其当成核心的业务，并引入内部控制规范建设来强化会计档案管理工作，让会计档案的管理效率和质量得到显著提升，以此来适应当前社会的需求和环境变化。

参考文献：

[1]黄萍.关于高校财务会计档案管理内控制度建设的探讨[J].文存阅刊，2019

[2]胡苗.从内部控制视角谈高校会计档案管理建设[J].兰台内外，2019

[3]王利荣.浅析高校财务会计档案管理的内控制度建设[J].内蒙古师大学报(哲社汉文版)，2018

[4]周爱兰.从内部控制视角谈高校会计档案管理建设[J].智库时代，2018

[5]张紫蓓.完善会计档案管理内部控制制度策略分析[J].卷宗，2016

[6]黄金玲.高校财务会计档案管理的内控制度建设研究[J].中国管理信息化，2020

[7]张小光.浅谈高校财务会计档案管理的内控制度建设[J].卷宗，2019

[8]孔莉.高校财务会计档案管理的内部控制制度建设分析[J].中国新通信，2020

[9]卿春莉.高校财务会计档案存在的问题及其解决思路探讨[J].现代交际，2020

[10]马明欣.高校财务会计档案信息化建设及应用分析[J].纳税，2020

[11]孔利娟.高校财务会计档案管理的内控制度建设探究[J].卷宗，2020

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1 财务档案管理的规范方式

1.1 规范财务核算业务

财务档案管理以管理为基础，从优化手段，以“细”为主。做到细致入微，并提高财务的管理效率。财务工作人员应该严格遵守财经纪律，做到严格审核，严格把关，认真执行行业各项规章制度，提高财务会计核算水平。促进财务会计核算规范化是财务档案管理的重要手段。实施控制资金外流，加强审批程序的严格化，确保预算不会超出实际支出。

1.2 完善档案管理的规划方式

定期对资产进行实地盘点，根据统计库存易损耗品和已有资产的实际数数额，来反映企业资产的实际营业状况，并提高企业资产管理的效率，保证企业资产的增值与节流。为完善档案管理的规范方式，提升档案管理信息化水平，应定期检查档案、安排业务人员对财务报表等资料进行整理归档，坚持做好档案登记、反馈记录，提高资源利用率。按时做好档案交接工作，确保财务档案的完整性不被破坏。需要加强电子财务档案管理，并且提升档案管理信息化水平；定期检查档案资料，为柜子配置防火，防盗，防蛀、防发霉等设施。

1.3 完善财务管理制度

财务人员核算的同时，需注意不断地完善各项内部制度，全面规范预算管理制度。严格审核财务手续，控制不必要的损耗，确保资金的安全流动和企业资产的保值增值；根据国家有关财务管理和公司的具体规定，根据公司现在的实际情况，指定特别规章制度，完善新会计准则遵循责任相关制度；开展增收业务管理制度，坚持从财务的角度分析财务监管现状，从而提高财务的监管水平，完善财务的管理制度[1]。

2 财务档案管理水平提升对策

2.1 提高管理人员职业素质，强化会计基础工作

当传统的档案管理中存在问题时，例如：财务管理人员意思浅薄、财务管理制度不够完善。财务管理人员知识和技能达不到要求的水平，没有办法提升财务档案管理水平，进而需要强化财务档案管理的意识，利用信息化管理手段来提升财务档案管理制度，并且有效提高财务档案管理人员的职业素质。抓住基础，练习业务会不断地提高我公司的会计基础工作，会计基础工作是会计工作的重要环节，也是财务管理的基础部分，近年来，会计基础工作作为公司财务部门的首要任务来抓，把经济建设和经济管理的企业制度融合在一起，就会形成完善的管理体系，积极配合各部门工作做好沟通完善工作，使得财务管理水平基本平衡[2]。需要加强电子财务档案管理，并且提升档案管理信息化水平；定期检查档案资料，为柜子配置防火，防盗，防蛀、防发霉等设施。定期安排业务人员对财务报表等资料进行整理归档，坚持做好档案登记、反馈记录，提高资源的利用率。定时做好档案交接的工作，确保财务档案的完整性不被破坏。

2.2 建立内部财务管理制度，规范财务收入与支出

按照国家的要求，财务管理制度是会计监督的基本准则和行为规范，结合有序的财务制度，是完善企业制度的有效保障。为了整个公司的财务管理制度做到有条有序，会计基础的建立要结合公司自身的管理要求和经营特点，并列出成本核算统计和会计预算考核报告，使整个公司的财务状况得到良好改善。同时，为公司的管理制度提供切实可行的实施计划，定期抽查管理小组工作完成的情况，由上级主管汇报工作，内部控制的财务状况，由部门领导总结财务收支预算的情况和意见，对资金和税收进行审核排查，将结果发表到月末考核结果栏里面，直接作为期末各部门或各人的业绩考核。以上措施的执行，不仅能督促会计从业人员提高工作质量，做到认真、负责、谨慎，同时也规范财务收入与支出，最后也防止违规违纪的行为发生，提升了企业内部管理水平[3]。

2.3 实行会计主管管理监督的工作

会计的准确信息离不开财会的管理方法与管理水平，主要从实质出发，以主管委派工作内容的完成程度。由于公司财务部门工作人员的综合素质较强，因而选拔具有独立工作能力的会计人员，代表公司所属部门进行检查监督，并负责财务资产管理和会计核算工作。会计主管主要负责公司的工资发放和费用支出，减少所在单位对工作的干预，增加主管的工作自主性和领导能力。会计主管应提高会计信息的准确性，架起一顶“桥梁”，避免经营活动中的发生不规范的活动信息。财务档案管理工作对于任何企业的各个部门发展都有着非常重要的意义和作用，为企业和事业单位的各项活动提供了直接有效的数据。面对市场经济的大背景，做好企业的财务管理工作是非常重要的，每个企业或事业机关部门都要实现经济效益和社会效益的最大化，企业财务工作，任务相当庞大，竞争相对激烈，但是在中国的财务档案管理的工作体系不够完善。除了一些小型企业会有专们的协助人员之外，事业单位也实现了统一的财务管理制度。

2.4 完善财务档案管理细节

规范财务工作，应强化和完善企业财务档案管理细节，促进企业经营业务的发展，提高公司的经济效益；应做好资金的筹集工作，维护公司的经济利益，资金的正常运转，认真做好财务管理制度的基本工作，例如：收支计划，核算、分析等工作。加强核算的准确性和及时性，做好财产的清查工作和保管使用工作，每个月编制各类的会计报表和财务说明，分析考核报告。企业的核心在于财务管理的全面性，财务工作人员有责任和义务做好全面的工作，坚决按《会计法》执行工作。资本金的管理必须聘请中国注册会计师来管理，按规章制度增加资本，由财务部门收回资本。此外，必须按股东批准董事会提议；转让或部分出资的公司股东，按照公司规章制度向股东以外的人转让出资；及时核对应付款和预付款的管理，保证流通资金充足，无法支付或应首的款项上报给公司，由经理批准后处理；公司规定审批的对外担保业务，登记后才能由财务管理部对外签发，财务管理部门及时督促有关部门撤销担保；资金的管理超出限额部门要及时送存银行保管，严格遵循人民银行颁布的《现金管理暂行条例》；财务人员不允许挪用现金和白条抵库，并与库存现金和账面日记余额相符，如果发现不符要当天查明原因，以保?C现金收入与支出符合原始凭据，进而保障资金使用合理性 [4]。

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【关键词】财政档案；管理；工作；建议

财政档案管理工作对于提高企业管理水平极为重要。尤其是在市场经济体制条件下，企业竞争的不仅是产品质量、服务更是企业的信誉。也只有完善的管理体系才能够加强企业的内部控制，才能提高企业的竞争力。而财政档案管理工作更是企业管理工作的重要组成部分，对于企业制定运营决策具有十分重要的指导作用。因而企业应该采取科学、规范的措施加强财政档案管理。

一、健全组织机构，落实责任制

财政档案管理工作的实质是进行财政数据信息的管理。但是实际情况是多数企业并不重视财政档案管理工作。这极其不利于企业的长久发展。因而企业应该重视健全财政档案管理工作的组织机构，保证财政档案管理能够有序地开展。另外，企业还应该重视落实责任制，确保责任到人，促使员工能够重视财政档案管理工作。

财政档案管理主要是进行各种财务档案的收集、整理、归档、查阅。在健全组织结构时，企业应该建立专门的财政档案管理机构，并细化管理部门。另外，企业还应该重视加强财政档案管理的定期检查，以提高财政档案管理工作效率。最重要的是企业应该根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等相关条例，落实档案管理责任制，确保出现财政档案管理工作问题时能够责任到人。例如某企业为了加强财政档案管理工作的组织领导，切实提高财政档案管理工作效率。企业成立了专门的财政档案管理小组，并下设办公室，由专门的管理人员负责财政档案管理工作。而且企业还确立了每个管理岗位的责任制，提高企业员工对财政管理档案工作的认识。总之，在市场经济体制条件下，企业应该加强财政档案管理，以使高层决策人员能够全面掌握企业的经济事项，并以此为基础做出有利于企业发展的经营决策，从而促进企业的快速发展。

二、完善管理制度

在新时期，企业应该加强财政档案管理工作制度的管理，并对原有的管理制度进行完善、修订以使其能够适应企业的现代化管理。企业在财政档案管理制度中应该明确规范的工作行为，并尽量保证工作人员在工作中能够有章可循，依法办事。

完善的财政档案管理制度应该包括档案工作制度、档案保管制度、档案员岗位责任制等。为了全面提升企业的财政档案管理水平，企业应该实现财政档案的规范化管理，实现财政档案的“管理有序”。首先，企业应该建立规章制度，明确档案收集、库房管理等工作的工作规范。其次，企业应该结合日常的财务工作从收集、整理、归档、保管、统计、借阅、销毁、保密等多个方面入手，细化财政档案的工作规范。最后，企业应该完善财政档案的后期管理制度，建立档案借阅登记账、移交登记账、档案销毁清册等管理账目，真正做到财政档案的规范化管理。例如某企业的财政档案管理制度中，对借阅登记程序的规定如下：档案室内设有阅览室，查阅档案只允许在阅览室内进行，并且对不允许记录、复印的载体事先申明；对需要借阅的档案履行借阅登记程序。自综合档案机要室成立以来，无擅自出卖、转让、赠送国家所有档案事件发生，杜绝任何档案违法行为发生，无毁损、丢失档案和涂改、伪造档案现象发生，更严禁擅自提供、抄录、公布、销毁档案。另外，为使档案工作能在安全的工作环境下有序进行，综合档案机要室安装了铁门、铁窗、铁柜、防火防盗报警装置和空气湿度检测设备，档案柜内放置虫霉防治药物，并配合制定火灾应急预案，尽量排除一切可能的安全隐患。总之，为了实现财政档案管理工作的规范化，企业应该重视完善财政档案的管理制度。

三、实现财政档案数字化管理

随着我国信息技术的发展，数字化管理系统越来越受到企业的青睐。尤其是对于财政档案管理工作来说，数字化管理不仅能够提高档案管理工作的效率，还能减轻工作人员的劳动强度，真正实现财政档案管理工作的无纸化办公。

实现财政的数字化管理可以从以下三个方面入手：一是实现文书档案数字化管理，包括在线归档、原文扫描、在线检索、电子查阅、文书类原文检索等功能。如档案管理员可通过档案管理系统将上一年度会计凭证、账本录入系统后产生的档案号作为每本凭证、账本的编号，简化查询资料过程；二是加强队伍建设，提高工作人员业务水平。企业应该重视开展财政档案数字化管理的业务培训工作，切实提高工作人员应用数字管理系统的能力。三是完善相应的配套设施，确保照相机、打印机、复印机、温湿度记录仪、灭火器等硬件设备齐全，为档案管理创造了良好的工作环境和条件。如各类文件可以通过录入文件相关内容和上传扫描文件到档案管理系统，在以后的工作中查看文件时，可以直接打开档案管理系统扫描文件，进行查看，简化了查找原始文件过程。总之，实现财政档案的数字化管理能够有效提高档案管理工作的效率，使财政档案管理更加规范、科学。

四、总结

综上所述，加强财政档案管理工作对于提高企业财务管理工作水平具有非常重要的意义。鉴于此，企业应该健全组织机构，完善管理制度，并借助信息技术实现财政档案的数字化管理，切实提高财政档案管理工作的效率，提高企业的竞争力。

参考文献：

[1]秦卫光. 做好财政档案管理工作的几点建议[J]. 档案天地，2015，S1： 124+126.

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关键词：财务档案管理;问题;对策

一、引言

自改革开放以来，我国经济飞速发展，经济体制改革也越来越深入，我国的经济体制也由原来的计划经济向着市场经济转变，这些都给我国的财务管理工作带来了全新的挑战。在这一时代背景下，企业要想获得长足的发展必须全面了解财务档案管理工作在新时期的工作要求和工作特点，并在创新思想的引领之下，大胆进行财务档案管理工作改革，建立适合企业发展的新型的财务档案管理机制。

二、财务档案管理中存在的主要问题

1.不重视财务档案管理工作。对于企业而言，财务档案是企业开展各项经济活动的重要表现，也是日后解决各项财务纠纷的重要依据。对于国家而言，财务档案也是国家相关部门进行监督检查、打击违法犯罪的有利武器。所以，财务档案管理工作尤为重要。但是在当前的财务管理工作中，财务管理工作存在的突出问题就是人们不重视财务档案管理工作，不能对财务档案实行有效的管理。甚至很多的管理者在传统财务管理观念的影响认为财务档案应该严格保密，不宜让外界过于了解，并没有建立相应的财务档案更不会对其进行管理。还有一些企业虽然建立了财务档案管理体系但根本就不对财务信息进行分类整理，使得财务档案管理工作流于形式。2.不积极执行国家相关法律法规的规定。我国《档案法》和《会计档案管理办法》等相关法律法规的颁布实施促使我国的财务档案管理工作取得了很大的进步。但从整体来看，很多的管理者以及财务档案管理工作人员积极履行国家相关法律法规规定的意识不强，使得规定的执行落实不积极不到位。甚至有些管理者认为财务管理工作只是银行转账、汇款等方式，更有一些管理者不知道建立财务管理档案是我国相关法律法规的强制性要求。这些问题的存在都导致了部分管理者和工作人员在进行财务档案管理时不能积极高效的执行国家相关法律法规的规定，严重阻碍了财务档案管理工作的有效开展。3.缺乏财务档案管理的制度性规范。很多企业对于财务管理工作往往有着明确规范的制度，但却缺乏对财务档案管理的制度性规范，对财务档案管理工作的内容和职责并没有一个明确具体的说明。这就导致了很多企业的财务档案管理工作是依照财务管理工作进行的，这就使得财务档案管理工作的针对性、约束力较弱。这一问题的存在也成为限制财务档案管理岗位充分发挥其职能的重要因素。4.缺乏统一的管理标准。与西方发达国家相比，我国的财务档案管理工作起步较晚，所以我国的财务档案管理工作还存在一个突出的问题，那就是现阶段我国的财务档案管理工作缺乏一个统一的管理标准。虽然国家相关部门制定了有关财务档案管理工作的相关法律法规，但这些规定往往是一些宏观性的规定，指导意义不强。5.信息化水平低。在科技发展的推动之下，现代社会已经进入了一个信息时代，信息技术被广泛应用于各行各业，极大的方便了人们的工作和生活。但在现实的工作中，很多企业尤其是中小型企业财务档案管理工作的信息化水平较低，仍然沿用传统的纸质档案管理模式，不仅成本高而且工作效率低下，限制了企业财务档案管理水平的提高。

三、改进财务档案管理工作的具体措施

1.转变思想，高度重视财务档案管理工作。提高财务档案管理工作的工作成效，必须首先转变管理人员的思想意识使其高度重视财务档案管理工作。只有转变管理人员的思想才能促使其积极的投身到财务档案的管理工作中去，从而积极落实国家、企业对于财务档案管理工作的相关规定，提高财务档案管理工作的成效。除此之外，高度重视财务档案管理工作不仅是财务档案管理人员的职责也是企业的职责，企业也应该高度重视财务档案管理工作，加大对财务档案管理工作的投入力度。通过增加预算、加大投入、优化部门结构等形式，切实的提高财务档案管理人员的积极性。2.规范财务档案管理制度。规范财务档案管理制度不仅是要建立明确的财务档案管理制度，更重要的是要加强对财务档案管理制度的执行监督。加强财务档案管理制度的执行监督主要应从以下两方面入手：（1）加强对财务档案管理工作的培训。企业应该选定专门负责人对参与培训的财务档案管理人员进行严格的考核，考核合格的人员可以继续上岗工作，考核不合格的人员应该继续学习培训并接受一定的惩罚，待考核合格后方能再次上岗工作。（2）在财务档案管理制度中应该明确规定相关的监督处罚措施。企业应该对财务档案管理工作人员的工作进行定期检查，这其中包括档案资料的分类、入档、登记情况等，管理人员必须严格依照国家的相关法律规定做好财务档案的立卷、归档和保管工作。3.制定统一的财务档案管理标准。财务档案管理工作的有效开展需要遵循一定的管理标准，如果财务档案管理工作没有一个统一的标准我们就无法评判财务管理工作的有效与否。所以，制定统一的财务档案管理标准是当前改进财务管理工作的重中之重。统一的财务档案管理标准使得财务档案管理工作的开展有据可依，促进企业财务档案管理工作的有序进行。需要注意的是，在进行财务档案管理工作中一定要仔细记录每一项开支明细，以方便日后的查找。4.提高财务档案管理的信息化、数字化水平。在当今时代，信息技术的应用越来越普遍，改进财务档案管理工作的重要内容就是要提高财务档案管理的信息化、数字化水平，从而有效提高财务档案管理工作的效率。比如，在传统的财务档案管理模式中，如果需要查阅某一个部门或者某一年的财务档案需要工作人员花费很长的时间才能够找到。这种传统的财务档案管理模式不仅费时费力而且效率低下。而现在通过信息化和数字化的方式可以直接通过电脑快速查找到所需要的资料，省时省力效率高。不可否认的是，这一目标的实现首先需要将纸质档案进行数字化的存储。5.科学考核和评价财务档案管理人员。财务档案管理工作的实施需要依赖财务档案管理人员来进行，提高财务档案管理人员的工作积极性进而提高财务管理工作的成效就需要对财务档案管理人员进行科学的考核和评价。考核的内容应该充分体现财务档案管理工作的特殊性和系统性，考核的结果应该与财务档案管理工作人员的工资、福利待遇等结合起来。所以，企业应该细化考核标准，不断完善考核内容，并将财务档案管理人员的工资态度、信息哈技能、工作成效等有机的结合起来，进一步提高财务档案管理人员考核、评价的科学性。

四、结语

综上所述，财务档案管理工作对于企业的长足发展和国家经济社会的稳定有着深远的现实意义，应该受到人们的普遍关注。国家应该加快制定财务档案管理的统一标准、完善财务档案管理方面的法律法规；企业也应该从思想上高度重视财务档案管理工作，积极提高财务管理工作的信息化、数字化水平，从而共同推动我国财务档案管理工作的发展，切实提高我国财务档案管理工作的成效。

参考文献：

[1]张晓红.财务档案管理中存在的问题及对策探讨.办公室业务,2016(5):77.

[2]刘丽华.财务档案管理中存在的问题和对策研究.人才资源开发,2016(10):183.

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【关键词】财务档案；管理；建议

财务档案，是指机关、企业单位、事业单位等在经济活动进行过程中，对于财务活动的真实反映和原始记录。是各个单位对于自身的经济业务过程的第一手重要资料和研究依据。也是单位发展的重要借鉴资源之一。而在这个健康发展的过程中，财务档案作为一个单位经营等各项经济活动的直接记述，对于其的管理、审计和应用也逐渐为各单位档案工作者们所重视。对于财务档案的管理，由于其是单位档案管理和经济活动的交叉工作。也逐渐成为了财务工作的一个重点难点。

一、现阶段财务档案管理工作的基本状况

随着经济社会和信息技术的发展，档案管理工作在我国各个行业也迅速发展起来，各个社会机构也对档案的管理更加重视。诸如档案室或史志室等档案保存和管理部门也逐步被加大投入力度。而在传统保存和管理的基础上，信息技术和网络管理等高科技方式在本工作中的逐渐成熟也为单位档案保存管理和利用效率的提高做出了极大的贡献。但是在实际情况中，财务档案的管理始终是一个受重视不足的工作。除了一些重视文化存留与延续的大型企业会对财务档案管理进行专人专地的管理和研究之外，大部分社会机构对于财务档案的重视和正确认识都是不足的。这就导致本单位的财务管理档案的归档、鉴定和利用不及时，对于本单位的经济活动的记录来说是一种严重的资源浪费。

二、 财务档案管理工作中普遍存在的问题

1、 财务档案的保管分工职责不明确

据实践中的情况观察，有相当一部分的单位存在对于本单位财务档案的工作管理责任分配不明确的现象。就像上文曾经提到过的，财务档案管理是一种同时需要财务部门和档案部门协作的交叉性合作性工作，由于对其没有充分的重视，导致各个相关部门和人员对此互相推诿，档案乱堆乱放，甚至被卖作废纸或者直接丢弃，遑论利用。

2、 财务档案的整理方式不成熟

对于经济工作中所使用的凭证、报表、账本等实物资料，通过财务部门流水作业的程序是很成熟的。但是在事后的整理归档工作中，这些有用的实物资料没有按照一定规律归类保存，导致了存放不当，对使用者造成了极大的不便。

3、财务档案的管理体制不完善

实践中可以得知，很多的财务档案管理负责部门没有系统的分类，存放，利用制度和规章。有些单位觉得这些文件已经使用，不再具有利用价值。而且对档案学的最基本知识都毫不了解，凭直觉办事，使得很多常规的工作都有着很大的内耗。投入大，效率低。

4、从事财务档案管理的人员不专业

实际操作中，很多财务档案管理的工作竟然是由后勤来完成了。这些人员基本没有必须的业务素养和专业的档案管理和财务工作常识。

三、 对于做好单位财务档案管理工作的几点浅见

1、强化财务档案管理意识

首先，从单位领导到具体档案工作的操作人员，应该从财务档案保管意识上着手改变，来对财务档案管理工作的水平进行提高。财务档案管理人员首先应认识到财务档案管理对于单位发展战略、单位文化建设和单位核心凝聚力起到的重要作用，重视单位财务档案管理的积极作用。进而使单位领导层对于财务档案管理对于整个单位生产经营和经济活动的重要性产生积极认识。由上而下对于档案意识有着较大提高，能够把财务档案管理工作形成财务和档案管理的日常化工作列入单位工作的短期日程中去。其次，财务档案管理的工作人员应当对自己的档案管理意识进行提升并紧跟时展潮流。认识到财务档案管理工作不仅仅对于档案保存具有重要作用，而且对于单位财务工作也有着重要的监督作用。把财务档案作为单位财务工作发展的晴雨表，通过对财务档案的审核和鉴定，来发挥档案部门的调查监督、情报获取和参谋的功能。

2、完善财务档案管理制度

对财务档案管理工作的加强，首先应该遵守国家颁布的《会计法》和《档案法》等法律法规。依法建立财务档案管理工作的制度。而且要在整个单位的整体工作规划中纳入财务档案管理规划，指定具体工作目标。《财务档案保管制度》、《财务档案归档制度》、《财务档案工作人员守则》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度应加以完善。以规范日常财务档案管理工作中的收集、整理、移交、归档、保管和利用等环节。

3、定期培训，提升财务档案管理人员素质

一个合格的财务档案管理工作者，应该要求其具有财务人员的从业资格和档案管理人员的从业资格。只有具有这两方面的专业知识，才能真正做好财务和档案两方面的工作，才能了解工作重心，使财务档案的真正意义得到充分地挖掘。此外，财务档案管理人员应注重自身业务技能和水平的不断提升。定期参加技能培训。紧跟技术发展步伐。以对财务档案管理工作的日新月异有所适应。

4、创新财务档案管理方式

新世纪以来，我国的经济、文化建设高速发展。在知识爆炸和财富大量创造的前景下，随着对于文化和战略的逐步重视，财务档案管理工作也必须适应社会对于其的严苛要求。这就需要财务档案管理方式的不断创新。首先，在技术层面上，跟从信息技术的发展，财务档案管理工作脱离传统的手动整理、录入和检索方式已经是势在必行。而顺应网络化和信息化潮流，对于财务信息管理工作的工作效率，透明程度和利用的简便性将是一个巨大进步。使档案真正能够走出保存架，发挥其对于文化建设和战略制定的重要作用。

另外，在管理理念上，应该积极学习西方一些成熟的财务档案管理制度。管理学在现代企业的发展中起到的积极作用是极其巨大的。配套于先进的生产力，先进的管理理念可以成倍地提高单位的工作效率。在财务档案管理工作中，对于先进经验的汲取也必不可少。如著名的美国的文件中心理论等管理方式，以使整个财务档案管理进程能够锦上添花。

四、 财务档案管理工作的规划走向

随着信息技术的极大普及和人民对于政治生活关心程度的加强，社会信息也会变得更加公开透明。所以，单位的财务档案管理信息除了在单位内部公开和利用以外，也应针对社会开放，以接受社会查询和监督。一方面是社会制度的进步，一方面也是档案工作和财务工作的进步。在这种潮流的引领下，财务档案管理工作的制度化、信息化和公开化也必将走向一个新的高度。成为社会文明程度的一个指标。

总而言之，作为一个高度系统化的工作，现阶段我国的财务档案管理制度还不够完善。随着市场经济改革的进一步深化，其中的隐性问题也将逐渐浮出水面。财务档案管理制度的加强，不仅对于单位档案的完善有着重要作用，对单位财务的公平、公正和公开也是一个有力的保障。做好财务档案的研究和分析工作，大到对单位发展大方向，大战略的制定；小到对一时一事财务工作的监督，都有着不可忽略的重要作用。

【参考文献】

[l]刘伟.王汝玲.新形势下财务档案管理之我见[J].河北水利，2007.06.

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关键词：农场建设；档案管理标准化；实施过程；问题；解决措施

农场发展建设期间会产生大量的信息资料，将资料录入到档案中进行统一管理，可以作为农产管理任务开展的参照标准，农场建设要引入创新理念。档案管理也要考虑信息技术的引入，进行标准化管理，档案信息的安全性得到了保障，使用期间也不会出现资料丢失的现象。档案标注化管理对农场的建设也起到了促进作用，下面将针对工作任务开展期间有效的管理措施进行探讨，帮助提行工作任务完成质量。

1农场实施档案管理标准化的必要性

当前，我国农场的发展方向为现代新农场，除去传统农场建设要满足的种植与养殖需求以外，现代新农场建设还需要满足人们的休闲、度假需求。所以在现代农场建设中，大部分农场都会将农家乐这一休闲会所纳入其中，达到完善农场功能，提高农场经济的目的。农产的标注化管理对发展农村经济有很大的帮助，社会各行业不断的发展变化，在如此激烈的竞争环境下，农场管理人员要掌握好实际变化局势，从基础工作进行改进，促进管理体系的完善。传统档案管理方法只是针对纸质档案来进行的，长时间使用很容易造成档案内部资料损坏，对查看使用造成了影响。通过标准化管理能够形成有效的监管体系，在工作期间也能够与基层群众增强沟通，解决农产发展所遇到的问题。这一系类优点是传统管理理念中所不具备的，并且传统的管理体系中，并没有应用信息技术，资料共享会浪费大量的时间，工作任务完成情况也不理想。在现代新农场建设中，如果想要彻底解决农场管理混乱、管理效率不高这一问题，就必须从管理制度入手，以农场档案管理制度的建立作突破口，规范化、标准化农场档案管理，约束管理行为，尽量维持好农场档案管理和建设管理的秩序。相关调查发现，现代新农场建设对农场的经营管理要求很高，只有全面提高了农场的经营管理能力，做好了农场各方面工作的管理，才能从真正意义上实现现代新农场的建设。而实施农场档案管理标准化正好是完善农场管理工作的一种方式，所以说，在现代新农场建设中，农场档案管理标准化的实施是极具必要性的。

2农场档案管理标准化实施中遇到的困难与解决对策

标注化管理理念被提出后，落实阶段遇到了一些问题，工作人员已经对传统的管理体系产生喜欢，并且不具备信息化管理系统的操作能力，系统中出现问题更不能及时解决，最终造成了严重的质量安全隐患。因不规范操作造成的信心资料丢失也常常会发生，不利于农场标准化管理体系的建设与发展。了解现存问题后需要深入的探讨引发原因，这样才能够确定所制定的解决方案具有可行性，不会与标准化管理落实出现冲突。

2.1存在的问题。信息化技术应用缺乏先进的基础设备，档案管理并不能全面实现数字化，管理效率自然得不到保障。档案产生形式比较复杂，由于标注化管理落实程度不足，导致部分信息丢失的现象，原始资料一旦丢失是无法进行弥补的，此类问题在农场发展建设中真实存在，应当得到管理人员的高度重视。使管理制度在基层中得到高效落实。标准化管理应用落实时间比较短，在经验方面还存在很多的不足，工作期间遇到的突发现象会造成档案管理任务中断，解决也会浪费大量的时间。就国内目前的农场档案管理工作来说，尽管在政策上已经提出了要实施档案管理标准化，但并没有全面落实到具体工作上。也就是说，农场档案管理标准化的实践经验很少，正式实施时因为没有相应的范例参考、制度约束，所以就只能沿用传统的农场档案管理制度来作为标准化档案管理的制度，从而导致档案管理标准化实施不生效，增大档案管理人员的工作量，给农场档案管理制造更多的麻烦与困难。

2.2解决措施。1）根据农场的实际建设情况来建立一套完整的档案管理标准化体系。这一措施主要针对农场档案管理中制度照搬、管理行为照抄问题而言，目的是解决农场档案管理标准化实施中的制度缺乏问题。档案管理机构尽快加大对现代农场实际情况的了解、评估力度，并在了解了农场实际情况之后，依据评估所得的数据结果来建立一套行之有效的档案管理标准化体系，并以该套体系为基础，将体系规定贯彻落实到具体的工作中，促使并保证农场档案管理标准化目标的实现。农场档案管理标准化体系的建立应该以实际情况为参考，结合财务档案管理的方法，完善和健全档案管理标准化管理内容，围绕适用性和针对性这两个中心，切实建立一套全面的、能够满足现代农场建设需求的档案管理标准化体系，促进农场档案标准化目标的实现。2）加强档案管理人才队伍建设，提高农场档案管理水平。人才是农场档案管理中不可缺少的一项资源，是决定档案管理质量的关键性因素。针对现代农场建设中所出现的档案管理人才素质偏低问题，笔者认为最好的解决措施是加大人才培养力度，尽量打造一支高素质、高能力的农场档案管理队伍，提高档案管理人才的综合素质。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进农场档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触农场档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进现代新农场建设中的档案管理标准化实施。3）以农场财务档案标准化为中心，实现农场档案管理标准化目标。在现代农场财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响农场经济活动的重要内容。而且，作为农场档案管理的核心，农场财务档案管理工作对农机档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代农场档案管理标准化实施中应以农场财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代农场档案管理标准化目标的实现。通过财务档案管理标准化实施中的带头作用，促进其他档案内容标准化的实施。4）建立数字化档案管理体系，促进农场档案管理标准实施目标的实现。在现代档案管理数字化的今天，农场档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程，在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上，建立数字化档案管理体系，并借鉴财务数字化档案管理方法实现农场数字档案管理标准化。针对农场经营内容种植、养殖、娱乐经营等内容，以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系，并在农场经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助，促进现代农场档案管理能力的提升。综上所述，档案管理现代农场建设管理工作中的一项重要内容，并且现代农场档案管理标准化对农场经营发展有着重要的影响。针对农场档案管理标准化现状及存在的问题，应通过管理体系的完善、人员的培训、现代档案管理方法的运用以及有效的执行监督实现档案管理标准化目标，促进农场综合管理能力及管理水平的提高。

作者:王艳文 单位:黑龙江省八五一一农场

参考文献:

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1 我国对投资项目档案管理的要求

1.1 依法建立健全的档案

依据《中华人民共和国档案法》和《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》要求，每项投资项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工阶段的全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件建立全面、系统的档案。档案管理人员要依法对档案进行管理，严格履行自身的职责，如果发生违规事件，需要按照相关规定进行处罚。

1.2 重视档案管理工作

由于投资项目属于公共品的投资，是百年大计，关系到国计民生的大事，需要通过档案的方式记录整个项目实施的过程，档案管理人员需参与项目的管理工作，如果领导、项目参与人员及档案管理人员不重视档案管理工作，势必会造成档案记录方面和整理方面的失误，这对于整个投资项目来说都会造成很大的影响，甚至会造成项目无法实施下去，无法实现项目的可追索性，因此，重视档案管理工作是非常必要的。

2投资项目档案工作的特点

2.1 收集过程复杂

由于投资项目一般工程量都较大，涉及到的内容非常多，实施时间非常长，而在档案管理过程中，收集档案的过程比较复杂，收集档案的时间长且分散[1]。另外，在进行档案收集的过程中，由于收集人员常发生变动，也增加了收集过程的复杂性。

2.2 参与部门多

在进行投资项目档案管理的过程中，还具有参与部门多的特点，其主要是每一个投资项目在实施的过程中，会有很多的参建单位，并且每个参建单位都会有很多的部门，档案收集工作非常的繁重，在收集档案的过程中，需要与每一个部门进行良好的沟通与协调，才能保质、保量及时的收集整理好完善的档案资料。

2.3 整理难度大

整理难度大主要是由于投资项目规模较大，专业性强，材料较多导致的。在将收集回来的资料进行分析筛选的过程中，需要将有用的资料留下，没用的资料筛除，工作量是非常大的，并且整理的难度随着资料的增多也会增加[2]。因此，需要结合投资项目档案工作的特点采取针对性的管理措施，才能够达到预期的目的。

3投资项目档案管理的措施

3.1 建立健全的档案管理制度

健全的档案管理制度是投资项目档案管理顺利进行的有效保障，因此，建立全面、系统的档案管理制度是重中之重，档案管理人员只有严格的依照档案管理制度进行档案管理，才能够保证档案管理的科学性和全面性。在建立健全的档案管理制度方面，主要需要做如下几个方面的工作。一、实行领导责任制和工作岗位责任制，职责明确，相互协调，充分发挥各级各部门的工作职能。二、制定档案归档范围和整理标准。有了范围和标准，就可以为管理人员指明工作方向，减少失误，提高档案管理的质量。

3.2 项目档案工作与项目建设工作同步进行

从投资项目实施的那一刻起，就应该开始项目档案管理工作。项目建设单位需将项目档案管理工作纳入项目建设管理程序，建立项目档案管理制度。而很多的管理人员在投资项目实施很长一段时间之后才进行档案的收集整理工作，导致档案管理质量方面出现了很大的问题，影响到档案资料的真实性，对此，应该确保档案管理工作与项目建设的同步进行[3]。通过对投资项目从立项到竣工验收全过程的跟踪整理资料，才能够保证档案资料的全面性、真实性，进而使投资项目的档案具有更高的保存和使用价值。

3.3 建立档案管理网络体系

由于投资项目档案资料的收集、整理、归档工作不是一个人或几个人能完成，它是需要各相关部门协调配合才能完成的，因此，要建立档案管理网络体系，与各个建设单位良好沟通，对各个档案工作人员进行明确的分工、提出工作要求，如档案资料的收集、档案资料的筛选、档案资料的整理以及最终的归档要求，这些工作都需要由档案工作人员通过密切的合作才能完成[4]。

3.4 开展档案的专项验收工作

国防科工委、国家档案局《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》规定“项目档案验收是项目验收的必备条件之一。未经项目档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。”档案的专项验收工作主要是在投资项目竣工阶段进行的，通过对档案进行专项验收，能够及时的发现档案中存在着哪些不符合实际情况的问题，并且通过及时的纠正，能够确保档案的真实性、完整性，进一步提高档案管理的质量[5]。在进行档案专项验收的过程中，应该派专门的管理人员组成团队与建设单位共同进行验收，这样才能够保证档案专项验收落到实处，并且发挥档案专项验收的作用，促进档案管理工作的顺利开展。

以本队的军工铀矿地质勘探设施“十一五”退役治理项目为例，该项目2007年3月申请立项，2008年7月开始施工，2010年6月竣工，2012年已完成环保、职业卫生、财务审计、档案等专项验收，2013年进行现场核查验收后再进行了竣工验收。大队在实施该项目时，成立了项目档案工作领导小组，制定了专项档案管理制度，建立了一个完整的档案管理网络体系。各参建单位配备了档案资料管理人员，统一管理项目各阶段的文件资料，并接受档案部门的检查指导，确保资料完整、准确、系统、安全。具体操作为：大队安防环保部门负责项目立项、调研等前期资料以及项目管理文件、项目竣工验收文件和照片档案的收集，并分类归档；大队财务资产部负责项目财务管理文件的收集、归档；施工单位负责项目施工阶段资料的收集、归档；监理单位负责项目监理文件的归集和整理；项目竣工验收后，由大队安防环保部门归集，统一移交大队档案室。

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关键词 会计信息化 财务档案 档案管理信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、医院财务档案管理内容

财务档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是企业进行经济活动的原始记录和真实反映，是各单位的重要档案之一。医院财务档案与企业财务档案的基本内容类似，一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。会计凭证包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等内容。会计账簿包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。会计报表包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

二、医院会计信息化背景下的财务档案特点分析

医院实行会计信息化以后，数据库的功能彰显，产生大量依附于计算机磁性介质上的数据与文件，使财务档案具有了许多新的特点，具体分析如下：传统纸质档案比较直观，而信息化档案主要存储在计算机系统，需要依靠财务软件才能够使用。传统档案只能够纸质存储，而信息化系统下的财务档案可以打印输出，同时可以从信息系统查询数据，使用更加方便快捷。同时，信息化系统下的档案易于修改、复制、查询和传递，内审和外审都比较方便。最后，信息系统下财务档案能够达到无纸化查询，减少了查询传统纸质档案所需时间，极大提高了工作效率和质量，有利于档案资源的整合管理。

三、会计信息化后财务档案管理办法探讨

医院的财务档案既是记录和反映医院经济业务的重要史料和证据，又是医院档案的重要组成部分。医院的财务档案是否真实、齐全、准确、完整，将直接影响到医院财务档案管理的质量以及医疗事业的发展。结合会计信息化后财务档案的特点，我们进一步探讨如何更加科学合理的管理财务档案。

（一）加强计算机软硬件基础设施建设。

会计信息化系统的构建和使用依赖于良好的软件和硬件环境，相应产生的财务档案管理也离不开软硬件基础设施。良好的软硬件基础设施是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，根据信息化要求组建档案信息网络。

同时，选择合适的财务软件，在使用软件时要采取保密和授权措施，避免财务档案被篡改，能够追查软件使用人的全部活动。随着业务发展的需要，软件开发商要做好维护升级工作，确保财务软件使用的一贯性，从而提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可持续性。

（二）做好财务档案的备份、整理和利用。

财务档案至少每月备份一次，同时月末将会计凭证的打印出纸质档案装订储存，年末将各种报表打印出纸质档案装订储存，以便今后查阅使用。备份的软盘与档案管理员办理存档手续，用做备份的软盘必须妥善保管；备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封，备份软盘应装在保护封条和包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。

（三）加强会计信息化系统网络安全建设。

要加强内部控制，简历数据保密制度，授权管理制度等。通过密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取，不同角色财务人员设置不同权限；建设内网与互联网隔离，专门用于会计信息系统建设，防止黑客盗取财务信息等安全隐患，保障会计信息化系统网络环境的安全运行。

（四）提高财务档案管理人员的信息化素质。

财务部门员工要针对信息化系统加强培训，使其具备计算机基础知识，适应信息化技术发展的需要，提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。同时，医院财务档案人员应当定期参加档案专业的培训，不断提高业务能力，运用档案知识，把医院会计档案资料按法规要求规范地移交给医院档案管理机构，保证财务档案的安全完整。

（五）建立健全医院财务档案管理的规章制度。

要使医院财务档案规范化，必须将档案管理工作纳入医院工作的总体，制定档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《财务档案工作作人员职责》、《立卷归档制度》、《财务档案保管制度》、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》、《财务档案查阅制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循、规范运行。

（六）提高领导对财务档案管理的重视程度。

财务档案管理作为医院科学管理的基础工作，是加强医院的科学管理工作中的重要环节，医院领导应高度重视财务档案管理工作，完善管理制度，确保财务档案能够真实、准确、完整的做好管理工作，财务档案的真实和完整直接的影响到医院的发展，财务档案的高效利用是领导者决策的重要依据。在实际工作中，应该形成医院主管领导主抓、财务负责人主管、财务档案专管入员负责的管理体制，重视财务财务管理。设置专门的档案室，培养并指定专人负责财务档案管理，保证财务档案管理所需的人力和物力。

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[关键词]高校 财务 会计 档案 管理

根据《会计法》和《档案法》的有关规定制定的《会计档案管理办法》，对加强会计档案管理和会计基础工作，建立规范的会计工作秩序，提高会计工作水平，有着极其重要的意义。财务会计档案管理工作作为会计基础规范的一个重要环节和不可缺少的组成部分，其规范化程度决定了会计基础工作的水平。

一、财务会计档案管理的重要性

档案的重要性不言而喻，国家专门为档案管理立法，足以说明档案工作在社会生活中举足轻重的地位。财务会计档案作为档案的重要组成部分又有其特殊的重要性，其记载反映的内容主要是与财务计划、经营、收支、管理有关的经济事务，是单位经济活动的主要历史载体。而高校财务档案就是高校建设、教学、科研过程中经济事务的主要载体。

高校财务会计档案是历史经验的总结、是各种审计财务检查工作的基础、是保持工作连续性的载体、是各种经济事务发生的证据。所以说加强对高校财务会计档案管理有着极其重要的意义。

二、会计档案管理的现状

1、“三重、三轻”现象突出

(1)重纸质档案、轻电子档案。只注重纸质的凭证、账簿、报表的归档管理，而对电子档案的存储缺少必要介质的备份建档；对财务系统，包括财务辅助系统(含学生收费系统、工资核算系统、校园卡系统等)的软件环境的电子档案更是缺少必要的存储立档；对软件系统不断的升级和改造过程中的记录可以说是“交白卷”。

(2)重会计档案、轻文书档案。只重视会计档案的管理，凭证、账簿、报表、预决算资料的管理，而对于文书档案，如上传下达的文件、某些基于账簿的独立性工作报告、平行部门之间的工作协调文件，以及和外界订立的合同的管理则不系统、不规范，甚至出现丢失的情况。在具体工作中，财务人员容易简单地认为，账簿、凭证、报表是重要的档案，除此之外，其他文书档案不是财务档案的主要内容，在管理上不能给予应有的重视，结--果大量的文书档案散落于各处，时间一长，往往会丢失。

(3)重立卷归档、轻日常管理。对立卷工作比较重视，而对平时的管理则比较松懈。尤其是档案借阅管理，缺少登记管理制度、缺少必要的逐级审批报告制度，对查阅者的身份、查阅的内容、查阅的时间没有限制，存在随意性，大大降低了财务会计资料的保密，甚至直接造成财务机密的泄露。

2、”四不”现象严重

(1)时间不及时。《会计档案管理办法》第六条规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。但是在实际工作中，当年的档案却迟迟不能归卷建册，甚至要延迟到下一个会计年度才能完成。另外，在移交本单位档案机构时也同样存在时间延误的现象。为查阅方便，财务部门往往会将财务会计档案保留在本部门两年甚至三至五年以上。

(2)内容不完整。高校会计档案，在类上主要是指前面所述的电子档案、文书档案，在具体业务上主要是指校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报等财务档案。随着高校财务管理职能不断延伸，其业务范围也相应拓展，除了基础工作的记凭证、报账表外，还更多地参与到经济活动的管理和财务状况的分析，会计人员在完成处理工作之后，却忽略了对相关资料的收集、整理、归档。给之后的信息查阅及前期工作的追溯带来了极大的不便。另外，会计人员的交接记录档案、财务软件系统升级改造的档案等事项容易被忽略，造成这部分工作档案缺失。

(3)立卷不规范。会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置；活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分保管，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多、无处存放，从而影响了档案整体工作的质量和效果。

(4)程序不合规。财务会计档案管理程序不合规，主要表现在整理立卷程序不合理、移交保管程序和销毁程序不符合规范等。整理立卷程序中没有按照统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”的办法执行。移交程序不规范主要表现在档案交接前没有充分的准备工作，移交点收不规范，没有专人监督或监督人员身份不称职，无法履行监督人的职责，交接后的事项办理不完整等，这些都是档案交接程序不符合规范的表现。销毁程序不规范主要存在未按照程序审批，档案管理部门和财务部门未共同派人员监销，销毁不符合保密要求，直接以废品变卖形式代替的现象。

3、“七防”措施不力

缺少防火、防潮、防盗、防虫、防尘、防光、防霉等“七防”的必要设备设施。这直接影响财务会计档案的使用效果和寿命，给高校带了不可估量的损失，大大降低了财务管理的水平，影响了财务工作的可持续和教育事业的稳步发展。

三、成因分析

1、认识不到位

工作中存在着侥幸心理、走过场心理、无所谓心理的会计人员，在档案管理的过程中马虎了事、得过且过。这种认识不到位，与当事人的责任心有着密切关系。认识不到位将直接影响着档案管理的效果，直接影响着高校财务工作的开展。

2、制度不完善

除《会计法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》外，高校自身缺少具体的财务档案管理细则，这使得高校财务档案工作在本行业上缺少针对性。同样，不同高校内部也存在着千差万别，尤其在涉及校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报、文书合同等财务档案管理时缺少统一规范的措施，无据可依，无章可循。

3、执行不得力

在财务档案管理过程中，由于认识不到位，制度不完善直接导致了执行不得力。而执行不得力又导致了现状的发生和发展，其本身既是后果，又是起因。

4、约束不强效

财政部门、高校教育主管部门、高校内部审计部门把监督的重点一般都放在经费的审批和使用上，对财务档案疏于管理，对违背法规的行为大都采取以教育为主的从轻处罚方式，对档案管理的违规行为缺少威慑力和强有效的约束力。

四、建议和对策

1、加强领导，提高认识

领导重视是搞好高校会计档案管理工作的重要前提和关健。高校会计业务主管部门、校内的分管领导、财务处长等各级领导应引起重视，加强对财务会计档案管理工作的领导。主管部门可对各高校财务档案制度的建立健全进行指导，对财务档案管理工作的及时、全面、完整进行检查，督促各高校将财务档案管理作为一项重要任务来布置、落实，常抓不懈。校内的分管领导、财务处长及其他有关部门领导应充分认识会计档案是所提供的史料和证据，对学校制定事业发展方针和战略、预测经费收支、查证经济问题、防止贪污舞弊具有不可替代的重要作用。有条件的高校应独立设置财务会计档案科室，配备有一定专业素养人员，通过岗前业务培训，使其认识财务档案岗位的重要性，树立爱岗敬业的精神。

各岗位财会人员应提高认识，纸质档案、电子档案同样重要，会计档案、文书档案一并立卷归档，要在日常管理上下功夫。广大财务工作者还应清醒地认识到财务会计档案工作是一项细致严谨的工作，来不得半点马虎，档案的重要性是在以后工作需要时才体现出来的，也就是说有一定的滞后性。有的档案的重要性在整理初期并没有显现出来，如果这时候粗心马虎，甚至置之不理，档案形成有缺失，内容不完整，以后需要时却找不到，事后补救又来不及，很可能就造成不可弥补的重大损失。所以财务人员在档案工作上一定要细致耐心，应该做到事无巨细，养成良好的档案工作习惯，应该严格按照规章制度，把工作的每一步都做好做扎实，也应该增加些忧患意识，防患于未然。

2、完善档案管理制度

建立健全高校财务档案管理的规章制度。同时，将校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报、文书合同等方面的财务档案管理纳入学校档案工作的总体。要使高校财务档案规范化，必须制定高校财务档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《高校财务档案工作人员职责》、《立卷归档制度》、《高校财务档案保管制度》、《高校财务档案保密制度》、《高校财务档案移交、销毁制度》、《高校财务档案查阅制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序，使财务档案管理工作有章可循。

3、严格执行管理程序

严格按照财务会计档案管理的时间、内容、程序要求来推进工作的顺利进展。在整理立卷程序中按照统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”的办法执行。移交程序中按照移交前、移交时、移交后的要求规范执行，档案交接前做好充分的准备工作。移交时认真点收，专人监督，监督人员身份要符合要求，完整办理交接后的事项等。销毁程序按照程序审批执行，造册登记，未了事项另行立卷，档案管理部门和财务部门共同派人员监销，销毁彻底，防止泄密等。

4、增加投入，提高软硬件环境

按照“七防”的要求建设符合条件的档案馆(室、间)，保证财务档案的安全。有条件的单位还可以在档案馆内外安装电子监控和摄像，以进一步提高安全度。同时保证房屋、设备、家具的日常修缮、维护保养、更新代。

在财务年度预算中应足额安排财务档案管理经费，并按照专项经费管理办法确保其专款专用，并将其纳入经常性项目管理，任何组织和个人不得挪用、克扣、挤占档案管理经费，必须保证档案管理经费充足，保证档案管理工作的协调可持续发展。

[参考文献]

[1)国家财政部：会计档案管理办法LZ]，1999-Ol-01，

[2]谢德宽：高校财务档案管理问题探析田，中华女子学院山东分院学报，20lO(2)

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农场档案管理标准化实施中存在的问题与对策

1农场档案管理标准化实施中存在的问题

受农场档案管理习惯影响，现代农场档案管理标准实施中存在着以下问题。首先，传统档案管理工作习惯使得现代农场档案管理标准化过程中缺乏具有高素质与专业技能的档案管理人员。其次，档案管理标准化缺乏足够的经验以及对自身的分析能力。多数农场档案管理标准化实施照搬照抄其他农场、网上的标准化管理体制度，甚至于一些农场为了标准化进程的加快、树立地域标杆工作等一味模仿和参照，忽略农场的实际情况造成管理体制与农场实际情况不符，影响了农场档案管理标准的实施，加上现代新农场建设中多样化经营带来的经营信息、资料档案增加也使得现代农场档案管理标准化实施中工作量加大，影响了农场档案管理工作的开展。为了满足现代农场档案管理标准化需求，满足现代新农场建设经营中档案管理工作需求，现代农场经营中应加强对档案管理标准化的重视，以科学的标准化实施理论指导档案管理标准化工作，以此为基础促进现代新农场的建设与发展。

2针对农场档案管理标准化实施问题的对策分析

2.1针对农场实际情况建立档案管理标准化管理体系

针对农场档案管理标准化过程中单纯模仿、照搬照抄的问题，农场档案管理执行机构应加快现代农场基础情况的调研与分析。结合农场管理的实际情况等建立完善的档案管理标准化管理体系。以此为基础指导农场档案管理标准化的实行，促进农场档案管理标准化实施目标的达成。在标准化管理体系的建立中应以财务档案管理方法与重点为基础，结合新农场项目特点以及农场经营内容等需求建立健全的、完善的档案管理标准化管理体系。以针对性、适用性为中心，结合相关法规要求建立真正能够指导农场档案管理标准化实施的，能够满足现代农场建设需求的管理体系，促进农场档案标准化目标的实现。

2.2加快农场档案管理队伍建设，促进农场档案管理标准化的实施

针对现代农场档案管理标准化工作对档案管理人员的专业技能需求，农场档案管理标准化建设中还应加快档案管理队伍的建设。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进农场档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触农场档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进现代新农场建设中的档案管理标准化实施。

2.3以农场财务档案标准化为中心，实现农场档案管理标准化目标

在现代农场财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响农场经济活动的重要内容。而且，作为农场档案管理的核心，农场财务档案管理工作对农机档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代农场档案管理标准化实施中应以农场财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代农场档案管理标准化目标的实现。通过财务档案管理标准化实施中的带头作用，促进其他档案内容标准化的实施。

3建立数字化档案管理体系，促进农场档案管理标准实施目标的实现

在现代档案管理数字化的今天，农场档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程，在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上，建立数字化档案管理体系，并借鉴财务数字化档案管理方法实现农场数字档案管理标准化。针对农场经营内容种植、养殖、娱乐经营等内容，以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系，并在农场经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助，促进现代农场档案管理能力的提升。

强化执行监督管理，促进农场档案管理标准化的实施

在对现代农场档案管理标准化执行情况的调研中，农场档案管理标准化执行监督管理是影响档案管理标准化的关键因素。许多农场在建立了适合农场实际情况的、健全的档案管理标准化体系后，由于执行不力导致了档案管理问题的频发。针对这样的情况，在农场档案管理标准化实施中，除注重上文所述内容外还要加强执行监督管理以及奖惩制度的结合运用。通过档案管理过程中涉及的各个岗位奖惩制度制定与实施，严格农场档案管理标准化的执行，确保农场档案管理标准化的有效实施，促进农场档案管理标准化目标的实现。