学生学籍档案管理范文

导语：如何才能写好一篇学生学籍档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】学生，学籍档案，档案管理

学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。

学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。

一、学籍档案管理中存在的问题

1.收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆等。

2.立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。

3.档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。

4.档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。

二、完善学籍档案管理工作的建议

1.增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。

2. 制定统一标准并树立全局观念。高校学籍档案管理必须制定统一标准，包括基础标准、技术标准、程序标准。标准的实施意义就在于统一，要切实改变各自为政、各行其是的局面，主管部门应加强协调，统一要求，在制定各类表格的形式、纸张大小时要考虑到归档整理、装订、裱糊等问题；要树立整体观念，服从大局，用标准去统一行动，用标准去规范管理工作。特别要抓好学生毕业前学籍档案材料的收集、检查和审核工作，严把质量关，确保档案材料真实完整、齐全规范。

3. 健全管理制度。严谨、科学、完善、配套的学籍档案工作规章制度，是协调、有序、正常地开展学籍档案管理的可靠保证。职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循，有据可依，照章办事。同时，各级领导应该把执行制度作为加强制度建设的重点来抓，使学籍档案工作规章制度与其他管理制度一样真正得到贯彻执行。

4. 改进档案管理手段以提高工作效率。随着教育事业的迅猛发展，各院校改革力度加大，教学上推行规范化、科学化的管理制度，对学籍档案管理工作提出了更高要求。过去靠人工整理、归档的档案管理方法，已不适应形势发展的需要。为了使教学工作与建档工作同步发展，进一步强化与完善学籍档案管理工作，学籍档案管理人员要在不断提高政治思想水平的前提下，掌握先进的科学技术，熟练使用计算机并努力充实业务能力，包括听、说、写、计算和具体操作能力及处理各种事务的能力。目前，不少高校的教务处建立计算机房，引进复印机、打字机、扫描仪等现代化设备，使学籍档案管理的工作效率大大提高，为毕业生资格审查、学位评审提供了翔实的档案材料，从而有效地发挥了学籍档案在教学管理中的重要作用。

5.加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风。

6.大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、档案资料查询等提供有效信息。

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【关键词】电子学籍档案管理；管理风险；优点；缺陷；规避措施

一、学校学生电子学籍档案管理的优点

首先，传统的学籍档案管理模式是完全依靠人力，学籍档案管理人员要负责学籍档案的抄写、分类、统计、存储等，而这些环节的任何一个都需要耗费大量的人力物力，最终导致学籍档案管理工作资金投入高但工作效率又十分低下。同时，人力的有限和管理人员的主观性等因素，也容易导致学籍档案管理工作出现纰漏，稍有不慎就会给工作造成巨大的损失。而采用电子学籍档案管理模式就可以规避这些问题。电子学籍档案管理模式是通过采用现代化信息技术快速而又高效地完成学籍档案的收集、分类、存储、统计以及查阅等环节，从而实现学籍档案管理全程的自动化，这相对于传统的学籍档案管理模式具有不可比拟的优越性。其次，电子学籍档案管理是通过文档的形式来对学生学籍档案进行存储。当前学校学籍档案存储方式主要是DVD光碟、硬盘、闪存U盘等科技产品，这些存储器不仅存储量大、存储时间长，而且稳定性高、受外界环境影响小，只要存储器没有受到损害，其文档的存储期远远超过纸质学籍档案的存储。因为纸质学籍档案在存储过程中容易受到虫害、潮湿等自然环境的影响，同时也容易被人为地损害，而电子学籍档案就能很好地规避这些问题。最后，电子学籍档案管理模式可以通过加密、授权限制等各种科学手段来保证学籍档案的安全性，而这些是纸质学籍档案无法做到的。所以，电子学籍档案在方便学校学生及管理人员检索和查询学籍档案的同时也可以通过信息技术的利用来为学生的学籍档案管理增加安全系数，防止学生学籍档案信息被恶意篡改，给学生和学籍档案管理工作造成损失。

二、当前学校电子学籍档案管理模式存在的缺陷

随着学校学生数量越来越庞大，就业竞争越来越激烈，以及社会文化的多元化，越来越多的学校对学生学籍档案管理更加重视，在这个过程中电子学籍档案管理发挥着非常重要的作用。但是根据具体情况来看，电子学籍档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张学籍档案相比，具有更大的风险性。电子学籍档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子学籍档案通常以磁盘、光盘为载体，这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低。传输安全性也就是网络安全性，网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子学籍档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定。

如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致学生的数据错误或被盗，所以，在使用电子学籍档案时一定要注意信息的准确性及安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

三、学生电子学籍档案管理风险的规避措施

首先，针对于学生电子学籍档案存储的不安全性，管理人员应该采取相应的措施来提高存储设备的安全系数，防止文件的丢失和恶意盗取。而为了达到这一目的，管理人员可以通过实现学籍档案存储设备的专机专用来保护相关文件数据不被损害。同时，管理人员应该定期对电子学籍档案的存储设备进行更新升级以及对电脑系统存在的漏洞进行定期修复，以此来提高电子学籍档案管理的安全性。而针对电子学籍档案存储数据的不完整性和存储设备寿命的有限性等问题，管理人员可以通过规范自己的操作、增强自身的职业道德素质来杜绝因人为因素造成的损失。同时可以通过对重要学籍档案进行备份来减少因数据丢失或损坏造成的种种损失。而为了尽可能地延长存储设备的使用寿命，管理人员可以通过存储设备的更新换代以及对其使用后进行及时修复等措施来实现。

其次，管理人员可以利用计算机高端技术来有效地规避电子学籍档案管理过程中存在的种种风险。学校学籍管理部门主要是管理学生的学籍档案，所以，技术人员可以利用信息技术对学生的信息系统采取加密处理，而这种加密手段也要突破先前的单一加密方式，采用公开加密和严格加密的双加密模式，公开加密用于学籍文件的发送，而严格加密才用于学籍内容的接收，这样就可以保证电子学籍档案内容的高度安全，维护学生的利益。除此之外，技术人员还可以对学生电子学籍档案系统设定身份验证，以此来控制学生电子学籍档案的访问权限。这也是规避风险的措施之一。

最后，管理人员应该加强学校学生学籍管理系统的构建，以此来降低电子学籍档案管理过程中存在的风险。电子学籍档案管理系统应该采用目前流行的客户机服务器和Web服务器等方式来优化系统的构建，以此保证系统的实用性、稳定性和可兼容性，同时通过设立高效的通信机制彩曾强系统的安全险，只有这样，才能从系统本身优化电子学籍档案的管理。除此之外，以防万一，学校还应该实行学生电子学籍档案与纸质学籍档案并行的“双轨制”，以便弥补电子学籍档案管理的不足。

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[关键词] 学籍档案 研究生 档案管理

笔者根据高校院系的实际情况,就研究生学籍档案管理工作中存在的问题进行分析,探讨对应措施,以形成更具规范与便利的档案管理模式。

一、学籍档案管理是院系研究生管理的重要内容

研究生学籍档案管理是对学生从入学到毕业的整个培养教育过程的质量考核管理，它包括学生的入学与注册、成绩、纪律与考勤、奖励与处分、转专业与转学、休学与复学、退学、毕业与就业等材料。它记录了研究生在校期间品行、能力、学业等方面的表现，是人事档案的一个重要组成部分，对其继续深造或走入工作岗位关系极大。因此，学籍档案管理是高校学生在校管理内容的核心内容之一,与学生利益包括其离校后的利益密切相关，受到学生的密切关注。做好学籍管理工作，提高学籍管理现代化水平，是研究生管理工作的重要内容。

随着高校招生数的扩大、办学形式的多样化、因公（私）出国（境）的学生数增加、就业渠道多样化形势的发展，越来越多的用人单位或部门重视利用学籍档案来了解毕业生的情况。一方面，毕业生个人在找工作或出国深造时需向聘用单位或国外高校提供其自身的学籍材料；另一方面，用人单位或其他部门为了辨别所招人员的个人信息真伪而需要确认档案。因此，学籍档案利用率不断上升的趋势给学籍档案管理工作提出了新的要求和挑战。

二、加强和改进研究生学籍档案管理工作的思考

目前，在院系层面上一些院系从各自不同的生源情况以及培养方案出发进行不同的管理，但有的没有形成规范的学籍档案管理制度。由于研究生学籍档案与其他的档案有所不同，研究生入学至毕业有三到四年甚至更长时间，学籍档案形成时间跨度大，包括在学期间培养过程的重要材料，没有规范的管理制度，会出现归档不全的问题；又由于研究生教学分散在各院系，院系在立卷整理过程中，容易出现档案质量参差不齐的情况。

在一些高校中，院系研究生学籍档案管理，主要有以下问题：

1.研究生入学前档案资料分散

每年报考研究生的学生，被通知调档审查一般是5月份与7月份，拿到毕业证书两次寄档过程，容易疏忽造成学生档案丢失或在交接过程中的脱节。又由于考生所在单位有的没有及时将档案寄往学生将就读学校，或者将档案寄到了非直接负责的档案管理部门。这样就使得一些学生在不同阶段的档案，存放在不同的学校，造成学生档案不完整，不能统一进行规范管理。

2.学籍档案管理制度不完善

许多高校对研究生学籍管理制度还不够完善，档案意识不强，要求不严。存在档案材料不齐全，价值不高的问题。研究生缺乏学籍注册意识的现象较为普遍。造成学籍注册、学籍异动记载不全等现象；有的对学生受到处分和取消处分，从休学到复学等等都缺乏登记，使学籍管理难以发挥制约、监督和服务的作用，甚至无法给研究生培养、教学提供科学的、可靠的信息。

3.学籍档案管理模式和手段落后

目前，多数高校学籍档案管理的信息化程度较高，已实现系统化。但也有一些学校院系研究生学籍管理，从档案材料收集、整理、鉴别、编排、装订到保管和利用基本上依靠传统的手工操作，保管技术简陋单一，与科学化、信息化的要求差距甚大，难以适应研究生教育和培养的需要。有的院系虽自主研发或购买了校内学生日常教务及管理系统，但仅能满足日常管理的需要。特别是数据库类型不能兼容，难以保证学籍信息的实效性和准确性，给学生查询和核对造成极大不便。

三、加强与改进学籍档案管理工作的举措

研究生学籍档案，是研究生在学校期间学习情况的综合反映，是个人起步的人事档案资料，我们应该从人事干部档案管理的高度来认识和看待研究生的学籍档案管理。加强和改进研究生学籍档案管理工作，规范与完善研究生学籍档案管理制度，应受到每一位学籍管理工作人员的重视。针对目前高校存在的问题，提出从新生入学报到、网上信息的录入、课堂教学管理、档案资料的归档和加强研究生学籍管理工作的领导的举措。

1.及时了解和掌握研究生新生信息

要求新生根据录取通知书内的相关信息提前寄给院系，内容：提供个人相关的基本信息、照片、学费、保险等。报到后及时录入个人信息卡。院系在一个月内做完对每位新生个人信息的审核确认，在二个月内学生完成体检和个人学习计划制订。这些资料是研究生的原始资料，必须列入个人档案。

2.实行档案网络化管理

随着档案信息逐渐走向数字化和网络化，要加强培养熟悉档案业务和计算机管理的专业人才，改革档案工作程序，加速网络化进程。为方便教师及时了解学生以及学生了解自己的成绩情况、网上选课、课程安排等，必须加强研究生个人信息、个人培养计划的网上录入管理及学生考试成绩教师网上录入的信息化管理工作。同时，要不断增加经费投入，改善档案管理设施和条件，使档案工作向规范化、科学化方向发展。

3.完善研究生个人档案资料的归档

研究生个人档案中，包含有研究生入学前资料、党团材料、毕业生登记表、毕业生体检表、报到证白联、学位申请书、研究生信息表、学年小结表、研究生阶段成绩单、奖励材料、处罚材料等。这些资料需要系统整理，分类组卷，仔细抄写，力求规范，存档备查。

研究生学籍档案属于机要类材料，归档后查阅、转寄都必须严格按照管理办法执行。研究生成绩、毕业答辩材料等重要资料归档应一式两份，一份交由学校档案馆长久保存，另一份入研究生个人档案，以保证研究生学习阶段资料的完整。一旦学生的学籍异动申请生效，学籍管理部门应在作好相关数据的信息化记录的同时，以书面的形式及时告知相关学院，建立起学籍管理部门、相关学院、个人档案三方存留的管理机制。

4.增强档案意识，加强对研究生学籍档案工作的领导

研究生学籍档案工作涉及学院各部门，光靠档案人员负责是远远不够的，必须依靠院系领导的重视和全体教师的共同认识和努力。因此，加强领导，增强全员档案意识是搞好研究生学籍档案工作的重要保证。档案工作要列入学院的年度计划，由明确的岗位目标责任制，规范考核办法。档案人员在提高自身素质和服务质量上下功夫，以提高档案工作的整体水平。

四、结语

研究生的学籍档案管理是一个较为系统和复杂的过程管理，必须增强档案意识，加强领导，树立以学生为中心的理念，以科学的信息化手段改进学籍管理方式，进一步完善研究生的学籍档案管理工作，实现学籍档案管理的规范化和系统化。

参考文献：

[1]孙荣平, 刘树生. 浅析高校学籍档案的管理与完善[ J] . 黑 龙江教育, 2005, ( 3) : 13- 17.

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关键词: 高校学生 档案管理 建议

档案是个人信息的重要载体,在求学和求职中发挥着重要的作用。大学生档案更是记载着大学生在校期间学习和生活的情况,反映了大学生的思想品德、学习成绩、个人特点、奖惩情况、身心素质、专长爱好等信息,是衡量大学生综合素质的重要依据;同时也是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据。大学生档案的管理是高校学生管理的重要一环,直接影响大学生的切身利益,但目前大学生档案管理存在不少如档案材料混淆、档案材料不完整和转递不及时与不准确等不足,因此在高等教育改革不断深入及高校招生规模不断扩大、大学生就业日益市场化的新形势下,加强和完善大学生档案管理是必须且必要的,我们可以从以下几个方面加强大学生档案管理。

一、加强大学生户籍档案管理

户籍管理是学校安全保卫的一项基础性工作,是高校管理工作的重要组成部分。按照公安部门的规定,高校学生户口属于城镇集体户口的一部分,且存在一定的特殊性,它紧密联系着高校的招生、教务、思想政治教育及毕业分配工作。近年来,随着社会市场化的深入,市场需求的出现人才多样化和复杂化,同时高校的办学模式、招生办法、教学体制和就业管理诸方面的改革逐步深入,有必要对户籍管理进行加强和深入。首先建立严格的收集制度,以保证户籍档案的真实和完整。高校每进出一个人,因为需要经过许多部门和好几道程序,往往会出现材料不全或不材料失真的情况,因而必须有严格的收集制度作保证。其次建立科学的立档和整档制度,保证户籍档案管理的有序开展。每年新生入学时对新生进行立档,严格检查新生档案的真实性和完整性;然后根据院系分学年分卷建档制度,即根据高校自身的特点和档案工作的规律,先分学年度,再按院系按专业然后按学号逐人建档,并分正副卷。可以依法公开的材料,立为正卷;尚不能公开的材料,立为副卷,只供内部参考。最后建立转退修学和毕业生档案卷。每一学年结束后,把本年毕业生的毕业生名册、户口迁移证存根、常住人口登记表等整理归档;对中途退学、转学者的户籍档案进行及时的整理,注明时间、去向及原因,以备查考。

二、加强大学生成绩与活动档案管理

大学生成绩和活动的记录最能反映大学生在校期间表现的好坏。当前高校学生档案的归档形式仍很传统,主要是政治表现(学生奖惩材料、入党入团材料、毕业鉴定表等)、学籍和学习成绩(入学成绩表、学籍变动材料、毕业成绩卡片、授予学位证书及各种奖励证明)、身体状况(入学学生体检表、毕业生体检表及各种疾病史等)和家庭政治及经济状况的少量材料等,不能全面反映学生的素质和水平。大学生成绩与活动档案主要包括如下几个方面:(1)学校对学生的考察、录用、培养、教育和学生德、智、体、美、劳等方面的第一手材料;(2)大学生英语四六级证书,计算机等级考试证书等吸引用人单位的证书;(3)大学生心理测试成绩,发明、创造证书,能力、技能竞赛证书,社会实践活动材料等。

三、加强大学生心理健康档案管理

大学生因心理问题而无法正常学习和生活从而退学、休学的学生人数呈现上升的趋势。学生心理问题或心理障碍的形成往往是长期的,如果能定期测查学生的心理健康状况并建立学生心理健康档案,对有问题的学生进行及时有效的指导、干预与防治,大学生的心理健康状况就会有一个很大的改观。加强大学生心理档案管理可以从这几个方面着手:(1)在恰当的时间建立学生心理健康档案。新生入学军训结束后进行心理测试,测试前安排有关的心理学知识教育活动,让学生明白建立心理健康档案是了解自身、获得心理帮助的有效途径。测试过程的组织要严谨,包括场地布置、时间安排、指导语标准化、组织秩序等方面;(2)规范心理档案的内容和形式。大学生心理档案不仅仅要涉及学生的基本状况、心理健康状况、既往病史,还要包括学生的人格特征、智力状况、学习心理、职业能力倾向等;(3)建立多种方法相结合的信息收集机制。心理档案信息的收集不同于一般文书档案、人事档案等的资料归集,很难通过让学生填写“心理档案表”的单一方式掌握学生心理状态。因此,必须综合运用心理测查、问卷调查、观察法、访谈法等,从多角度、多层面了解学生的内心世界;(4)建立畅通的档案资料采集渠道。畅通的原始档案资料收集渠道是档案资料建设的必要前提,心理健康档案原始资料的采集主要有三条渠道:一是校医院,即学生在医院就诊的病历;二是心理咨询室,记学生的咨询纪录及个人心理资料;三是班主任、辅导员等专门人员采集的学生信息。

四、加强大学生毕业档案管理

20世纪90年代末,高校毕业生就业由计划分配转入双向选择,就业渠道多种多样,毕业生的档案管理也就出现了新的变化,形成了单位管理与社会化管理的模式。各地的就业指导中心和人才交流中心作为专门从事毕业生就业服务的机构,一方面为毕业生搭建完善的就业信息服务、指导、培训和研究等的平台,另一方面为毕业生档案管理提供保障。就业指导和人才交流中心在前一方面的工作做得很尽心,也取得了一定的成绩,但对后一方面的工作却存在不少问题,如档案的缺失、去向及异动等方面。因此,对高校学生毕业后,特别是没马上找到工作档案需要进入人才交流中心的档案必须加强管理。管理可以主要从以下几个方面着手:首先,对档案定时的进行检、阅和编号,发现材料缺漏及时标注和通知到个人;其次,尽量对档案进行信息化管理,最好建立网上查询系统,方便查询个人档案的状态;再次,每到毕业生离校之际,派专人到各高校讲述档案的重要性,并提供管理服务等;最后,对几年还未找到工作的毕业生的档案的管理费用适当降低或先免费后补交的政策,给暂时经济困难者提供帮助。

五、结语

随着招生、就业制度的改革和人才市场的完善,大学生培养与就业随之发生了改变,与大学生密切相关的人事档案也直接受到了影响,人事档案必须加强管理。因此,我们在档案的日常管理工作中要不断更新理念,改进工作方法,积极与学校信息化建设接轨。当然大学生档案的管理不仅仅是档案管理人员或高校的事,还需要教育行政部门、高考招生部门和各地中学等部门的协助和配合,只有这些部门相互协作,才能将大学生档案工作做到科学化、制度化、规范化。

参考文献:

[1]朱芳.加强高校户籍制度改革以促进人才流动.杭州电子工业学院学报,2003,23:16.

[2]邱河.浅谈高校学生户籍档案管理之改革.景德镇高专学报,2009,3:60-61.

[3]张立.新形势下加强大学生档案管理的思考.福建教育学院学报,2009,4:31-33.

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关键词：毕业生档案；管理信息系统；系统设计

档案是人类从事各种社会活动而形成的具有一定价值的材料或实物，是人类的共同财富。档案管理是一项必不可少的重要工作，如何科学地保管和有效利用档案，是我们必须认真思考的问题。随着社会发展，科技进步，档案的载体发生了变化，出现了电子档案。电子档案不同于传统的档案，其保管方法也需要随之改变。为了提高档案管理的水平，很多企业、部门都采用了电子档案管理系统，通过软件来提高档案管理的效率和水平。目前，针对各类档案馆对档案管理现代化的迫切需求，众多软件厂商均推出自己的电子档案管理系统软件，并赢得了市场的认同。但目前这类软件普遍存在的一些问题也制约着其在档案管理领域的进一步拓展。这主要体现在以下几个方面：

（1）价格昂贵。动辄几万元的一套管理系统对于大多数中小单位来说还是难以接受的，也因此而制约其向更广范围的基层推广。

（2）技术复杂、安装维护困难。目前常见的档案管理系统的安装配置与系统管理都需要有较高的专业知识，用户遇到问题很难自行解决，对开发商的依赖性很大。

（3）片面追求大而全。一些软件厂商为了提高软件的价格，采用了“以大充好”的办法。不顾及客户的实际需求而本着多模块也就高价格的“策略”。而在实际使用当中，一般档案部门在应用中只需要几个常用的模块。在目前的实际运用中还鲜见一种价格便宜、性能稳定、安装维护简单、切实适合中小型档案部门需求的、小巧灵活的档案管理软件。

高职学院毕业生信息管理是学院档案管理中的一个重要组成部分。在过去计算机技术还不发达的年代，主要是靠纸质的学籍卡来保存毕业生信息，这种方式非常原始，其弊端不言而喻。随着计算机技术和管理信息系统的发展，档案管理由电子管理模式替代了传统的纸质管理模式。使用毕业生档案管理系统来管理毕业生信息，具有手工管理所无法比拟的优点，如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。而这些优点能够极大地提高学生毕业生信息的管理效率。该系统使用B/S模式Web服务器端的开发环境，它可以产生和运行动态的、交互的、高性能的应用程序。本系统对档案管理系统的体系结构、模块功能进行了分析与设计，系统在ASP的开发环境下，使用SQL server 数据库，实现了学校毕业生毕业生信息的录入、查询、修改、删除、还原等功能。本系统从需求分析、系统的设计、具体功能的实现都严格遵循了软件设计工程的思想。

下面简要介绍毕业生档案管理系统的设计。

1、需求分析

为了提高毕业生档案管理的水平，信息管理员需要对学生信息进行录入、修改、查询、删除以及还原等操作；档案管理系统的主要目的就是利用软件实现学生信息的录入、查询、修改、删除的流程，使管理人员对毕业生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理员对录入毕业学生信息要求准确、完全；管理员还要对录入的基本信息随时作更新修改，使管理员能够得到学生的最新信息；为了确保信息安全和准确，为系统管理员和一般用户建立完善管理权限和身份级别，一般用户不能对信息进行添加、删除。

2、用户身份级别要求

根据用户身份的不同从而对系统的使用权限有所不同，从权限大小大致可以分为：高级管理员和一般用户，系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能。

系统管理员：使用本系统的信息管理员，是权限最大的用户，拥有管理系统的所有权限。主要负责对毕业生信息的录入、查询、修改、删除、还原、打印和用户的管理。

一般用户：本系统的一般用户，能够对毕业生信息进行查看、修改、打印和本身密码的修改，但无录入和删除毕业生信息的权限。

3、系统功能模块设置

具体操作：对毕业生信息进行录入、修改、查询、删除、打印和管理和用户的设置。

（1）毕业生信息的录入：管理员对人事信息的添加

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：信息管理员可以在档案库里新加毕业生信息，需按毕业生实际信息录入；

（2）毕业生信息的修改：管理员和一般用户修改录入的人事信息

操作对象：管理员和一般用户

浏览对象：管理员和一般用户

具体功能：用户和管理员在毕业生信息发生变化的时候可以对其变化信息进行更改，使毕业生信息随时更新，便于管理员的管理，能及时得到最新的毕业生信息；

（3）毕业生信息的查询：管理员和一般用户查看录入的人事信息

操作对象：管理员和一般用户

浏览对象：管理员和一般用户

具体功能：用户和管理员可以查询已录入的毕业生信息，系统提供了多种查询方式，模糊查询和常规查询，如按姓名、性别、专业、工作单位等信息可以直接查询；

（4）毕业生信息的删除：管理员删除录入的人事信息

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：管理员可以将库中多余的、辞退毕业生毕业生信息移出，可以对其信息永久性的删除，也可以将其暂时性的删除到回收站中，在回收站中可以将需要的信息还原，也可以将其永久性的删除；

（5）毕业生信息的打印：管理员和一般用户打印录入的人事信息

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：用户和管理员都能通过Word文档导出查询出来的毕业生信息，便可以直接通过Word文档对毕业生信息进行打印。为方便管理统计毕业生信息，也可以通过Word文档导出查询出来的某一类型所有毕业生列表，对其毕业生列表进行打印。

（6）管理用户的设置：管理员对其用户名、密码和用户权限的设置

操作对象：管理员

浏览对象：管理员

具体功能：系统由高级管理员和一般用户，一般用户的权限是由高级用户指定的，高级管理员可以对管理员用户进行修改、添加、删除，及用户密码的设置和修改，高级管理员拥有整个系统的全部功能，一般用户就能对毕业生信息的修改、查询、打印的功能。

3、系统开发的其他方面

在系统的开发过程中可以使用快速原型法，在短时间先开发出 一个比较简单的管理系统。让几个管理员先试用，然后提出各种修改意见。对这些意见进行筛选和论证，之后对系统进行修改、测试、检查、直到系统性能达到用户需求为止。原型法的主要优点在于它是一种支持用户的方法，使得用户在系统生存周期的设计阶段起到积极的作用。经过一段时间的不断补充、完善，这套管理系统功能基本符合学校要求，能够完成全校学生信息的输入、统计以及打印，并提供完整的系统维护功能和相关的权限管理机制。同时也考虑到了系统数据冗余的问题，对于数据的一致性的问题也通过程序进行了有效的解决，极大地方便了管理人员，使其工作既快又好地开展。

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一、学生课程成绩与毕业论文档案资料特点

在高校，每一个学生都有自己的成绩单，都要提交一份自己的毕业论文（少数专业学生没有毕业论文要求）。学生课程成绩与毕业论文是反映教学效果和质量的重要档案资料，两类档案资料的显著共性特征是学生身份信息唯一和明确具体，体现在每位学生的学号具有唯一性。在教学进程中，这两类档案资料的时间属性也很明确，学生课程成绩每学期都有记载，毕业论文在本科学制最后一学期提交归档。此外，学生课程成绩具有私密性、调用频率高等特性；毕业论文属于学生科研成果，成果归属权清晰，学校有对成果进行使用的权利，除保密论文外，一般毕业论文均具有开放性，可供其他人和机构查询。毕业论文还具有页码多、图表字数多等特点，纸质档案占据较大的保存空间。归纳和理解学生课程成绩和毕业论文档案资料特点，是开展档案管理和编研工作的基础。

二、以身份信息为支点的档案组卷及双重管理

传统的常用的成绩档案和毕业论文档案组卷方法是采用入学年度与院系别（专业）相结合如组卷方法，或者采用以毕业年与院系别（专业）相结合的组卷方法。例如：××学校××级××院系（专业）学生成绩册（毕业论文），××学校××届××院系（专业）学生成绩册（毕业论文）。由于受到院系、专业调整和更名的影响，受到办学模式多样化的影响，受到学分制和学籍异动等影响，这种组卷方法具有一定的弊端[4]。

就目前高校教学档案管理的实际而言，学生成绩和毕业论文一般都采用了纸质档案和电子档案双重管理，但这种双重管理还存在不少问题。例如：学生成绩电子档案一般依托高校教务管理部门的教务管理信息系统，学校档案馆无权调阅；学生成绩电子档案虽然采用了学号查询入口，系统也具有一般的统计汇总功能，但对学生课程成绩的统计分析功能开发的软件还远远不够，难以满足教学管理的较高级需求；毕业论文电子档案一般是做成光盘，或者简单存贮在院系教学管理工作者计算机硬盘中，不利于长期保存、扩充内容和查询浏览。这说明，目前的所谓教学档案双重管理还仅仅是初步的、分离的档案保存，不能充分体现纸质档案管理和电子档案管理各自的优势，不能满足档案管理的要求和用户服务需求。

因此，建立以学生身份信息为支点的档案组卷及双重管理值得深入探索。朱惠钰，刘美娟（2001）提出，在新生入学时候，教务管理部门可以建立一个学号姓名及身份证号对应的数据库，实现使用学号或身份证二选一的查询方式。以学号为支点组织成绩档案，形成的案卷题名为：××学校学生成绩总册（学号范围），把学号与档号一起贴在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速准确调档[4]。同时在教务管理信息系统中，建立以学号或身份证入口的查询界面，在主字段学号目录后面，添加更多的其他信息子目录，例如：姓名、院系、专业、学期、班级、课程名称、课程性质、授课教师等，充分实现多维学生课程成绩数据分析的功能，为做好档案编研工作打下基础。谭玲玲等（2009）把整个学生成绩档案信息化管理分为五大功能模块，即成绩录入、成绩查询、成绩修改、成绩分析、成绩输出，每一个功能模块下面又设立若干子模块，共计11个子模块[5]。在毕业论文电子档案信息化管理过程中，杨焕海（2007）提出了基于web的高校毕业论文档案管理信息系统设计方案，对系统分析与结构、关键技术，以及系统实现进行了论述，提出的系统具有录入、修改、查询、浏览、编审、检索和汇总等功能[6]，该毕业论文电子档案管理信息系统也是基于学生学号关键身份识别信息而建立起来。以学生身份信息为支点，可以把纸质档案和电子档案对应联系起来，实现双重管理。同时，利用计算机网络信息的强大技术，可以最大限度地体现教学档案的价值。

三、学生成绩与毕业论文档案的编研要点

档案编研工作是档案部门以馆藏档案为主要对象，以满足社会利用的需要为主要目的，在科学研究的基础上，编辑史料，编写参考资料，参加编史修志及撰写专门著作的工作。它是一种主动提供或报道档案信息，为学校和社会服务的形式。档案编研工作是档案管理的重要环节，是充分开发档案信息的有效手段。高校档案编研工作应立足于服务学校，做好选题规划，体现学校特色[7]，对于反映教学效果和教学质量的学生成绩和毕业论文，学校和院系档案管理工作者可充分利用纸质档案和信息化电子档案，选择一些关键选题，开展教学档案编研工作，供教学管理者和教师参考，便于了解教学质量状态，进一步改进教学工作，加强高校内部教学质量监控。例如：对于学生课程成绩，可选择的编研题目有全校公共课大学英语、高等数学、计算机基础等课程的一次性考试通过率；英语四级六级通过率；班级大面积不及格课程分析；学生学籍异动警示分析等。对于学生毕业论文，可选择的编研题目有结合教师科研和生产实际题目的比例；历年选题的重复情况分析；不同职称教师指导学生人数情况分析；本科毕业论文质量分析等。

学生课程成绩和毕业论文是重要的教学档案资料，是学生学习历史的记载。对其开展科学管理和编研工作，不仅有利于实现一般的快速查询功能，还能实现纸质档案和信息化的电子档案优势互补，弥补档案管理中存在的不足之处，充分挖掘和利用该类档案的价值，便于为用户提供优质档案服务，为改进教学和教学管理，提高教学质量提供优质档案服务。

参考文献：

[1]张含卓，欧雪梅.加快高校教学档案信息化建设的思考[J].华北煤炭医学院学报，2011，13（3）：427-428.

[2]钱爱华.高校教学档案分类探讨[J].安庆师范学院学报（社会科学版），2010，29（12）：100-103.

[3]王玉武.网络环境下高校教学档案管理工作浅析[J].黑龙江档案，2011，（5）：52.

[4]朱惠钰，刘美娟.浅谈高校学生成绩档案组卷方法[J].浙江档案，2001，（12）：25.

[5]谭玲玲，邹妙玲，谭年元.基于教务网络管理系统的高校成绩管理的探索与实践——以湖南工程技术学院为例[J].湖南医科大学学报（社会科学版），2009，11（3）：190-192.

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高校学生心理档案主要有个体心理档案和团体心理档案。团体心理档案是在学生个体资料的基础上，对各个类别、层次的学生团体做出的归纳分析。在这里主要探讨以专业班级为主的心理档案管理的规范问题。

1 创设“个性化”学生成长轨迹档案

目前高校学生档案的记录往往局限于学生基本资料，学生心理档案也流于形式，记录学生的家庭基本状况和学生学习的基本情况。而反映学生团体心理即共性心理档案没有受到重视，对于创设“个性化”的学生档案也缺乏尝试。社会发展的多元化需要学生档案建设的个性化改革。

1.1 亲自记录心路历程。建立学生“个性化”的档案，是丰富高校学生心理档案的一个有效途径。现代的学生喜欢求新求奇，通过创设个性化的心理档案，可以激发学生参与档案建立的积极踊跃性。行之有效的方式，诸如可以让学生写“自我传记”，这样的传记写作使人人都有话说，而且比单纯的个人简历要生动形象得多，学生也乐意去写。主题可以定为“我的家庭”、“我的童年”、“我的梦想”等。这些主题自传写作经过收集分析后，可以成为掌握学生心理的重要借鉴资料。还可以以“班级日记”的形式为学生团体心理展示提供较好途径，记录形式可以多样化，可以就一个话题进行各抒己见，如对今天某一门课程、某一课堂、某一专业问题进行日记式的讨论，也可以记录自己的心情和对生活某一现象进行评论，等等，甚至也可以把自己想说的以绘画的形式表现出来。

自传写作和“班级日记”还能反映学生的写作文采，对于文采飞扬的学生可以适当引导其向这类相关职业发展。还有一些图“话”结合的日记，也表现了学生的多才多艺，可以有针对性地加以正确引导。

当然，这些一手资料需要相对保密才能博得学生的信任，才能保证学生内心独白和“小秘密”的真实性。同时也是对学生人格的尊重。因此，这些资料最好局限在小团体内保存。

1.2 接受心理测试资料的保存。心理测试是高校建立心理档案的常用方法和主要方法之一。大部分的心理测试需要在规定的短时间内，凭着第一反应进行测试。一些杂志网络登载的测试多半带有娱乐性质，需要去伪存真。科学的测试必须选择相关领域的专家编制的测试，包括智力、性格、就业等的专业测试题目。从测试的结果可以分析学生的学习能力，学习心态、人际关系、自我认知水平和性格特征等信息。目前高校广泛使用的心理测试量表有：人格测量表如卡特尔16项个性因素测试（16PF）、智力测量表如韦氏智力测验、心理健康量表如90症状清单（SCL-90）、心理状态测量量表如情商（EQ）测试等。

事实上，一些企业的心理测试也适用于高校学生。目前高校开设的大学生就业指导课程，一个重要的组成部分就是对性格的认识。性格测试可以让学生充分认识自己，并有利于根据将来发展的需要进行自我性格改变，以利于自己将来的就业择业和长足的发展。

心理测试需要注意的问题有：参与指导测试的教师要专业，严格控制测试的时间，规范测试量表的及时回收和保证测试结果的保密等。只有这样严格程序和结果，才能保证测试的科学性和有效性。

1.3 辅导员心理咨询和访谈。一些高校已经建立了成熟的辅导员心理咨询制度和访谈制度。在规定时间或者一个学期，对每个学生至少进行一次面对面的交流和心理困惑的了解。对于这种程式化的咨询方式，可以进行更加“人性化”的改变。诸如，辅导员以知心朋友的身份和心态与学生交流，不刻意创设交流场景，可以在校园偶遇的情况下，或者在班级公共活动时，或者以茶话会的形式进行自由畅谈。通过与学生的一些交流，记录反映学生个性如兴趣、性格等方面的资料。在这种环境下，学生心理一般不会刻意设防，便于拉近师生距离，消除学生的畏惧心理。对于敏感学生，要倍加关注，必要时不仅需要进行咨询访谈，还需要特殊关照和治疗。

1.4 教师与学生交流中记录学生心理和思想。这里的教师主要指专业任课教师。除了辅导员之外，学生接触频繁的就是专业任课教师。任课教师可以在专业课的学习中掌握学生在学习方面的心理状况。交流的形式也是多样化的，教师可以通过课堂提问、课堂讨论、课间聊天等方式，初步判断学生对于专业的兴趣和擅长与否。经过长期积累，这些档案经过分析，可以由专业教师对学生的专业优势进行指导，扬长避短，对学生将来的就业取向有极其宝贵的参考价值和指导作用。

1.5 现代技术下的网络资源档案。学生心理应该是一个动态的发展过程。利用现代技术可以较及时跟踪学生当前的心理状态。而且现代技术的普及，为高校建立学生心理档案提供更为便捷的方式。引进计算机和网络先进技术，通过网络平台建立计算机软件式学生心理档案。这是一种现代化电子动态心理档案，可以长久保存学生心理档案。

发达的网络使学生多数爱“宅”在网络上，面对面的交流正在被网络交流取代。学校可以通过网络聊天创设心理档案记录平台。这种聊天主要指可以以院系、专业、班级为单位建立起来的聊天群，如QQ群。在虚拟网络空间，学生容易抛弃一些思想包袱，畅所欲言。人在轻松自在的环境下更善于调节心情，缓解一些心理压力与问题。所以这种网络聊天不仅可以作为心理档案的来源，同时也能促使学生在这种团体公开状态下参照其他同学积极乐观的心态和多样化的观点，自我反省，改变一些固有的观念和心理，起到“一石二鸟”的作用。

微信弥补了QQ聊天的一些不足，可以在朋友圈里进行资源分享，在微信群里进行交流。通过学生分享交流的内容也能够发现一些学生心理趋向及性格特征。像对于各种类别：时事新闻、精美小品文、文化知识、心灵鸡汤、养生保健、美景旅游等关注度的差异，反映了学生个人兴趣存在的差异。这些都为团体档案的建立提供了宝贵资料。

2 学生心理档案的作用

2.1 学生心理成长印记的宝贵资料。高校的学生基本上都是长期离家住校的学生，独立性、自立性更强。没有父母的陪伴和监督，辅导员和教师自然成了监督、了解学生的最密切的“朋友”。师生之间的交流，以及学生对老师的倾诉都是宝贵的资料，需要及时记录成纸质或电子的资料存档。“班级日记”因为要时时记，天天记，所以比较细致完整记录学生心理的成长轨迹。同时这些宝贵的资料能够帮助学生明晰自己的兴趣、性格、能力等。有利于学生明确自己的未来发展方向和职业取向，从而发挥主观能动性，取长补短，完善自我。

2.2 学校管理可资借鉴的资料。通过心理档案，可以较为科学有效地判断和发现学生在高校中心理和生活学习上的突出问题和困惑。再通过剖析，挖掘具有研究价值的材料数据，对学生工作管理的量化，促进学生全面健康成长有着重要的意义。当然，现在高校学生的就业问题也十分重要，建立学生档案，对学生的职业规划方向和就业范围有重要的参考价值。

2.3 对症下药，帮助学生心理健康发展。对于在心理档案中发现的一些特殊群体，如特困生、单亲家庭的学生或者性格内向不善交往的学生，他们心理往往或多或少存在一些问题，通过给予这些特殊学生群体以特殊的关照、指导和干预，有的放矢，对症下药，使学生心理健康发展。

2.4 探讨树立健康心理的可靠参考资料。学生心理档案比较特殊，不像其他文件资料，除了学生的基本信息以外，需要定期更新，一个学期或者一年进行一次更新测试，形成流动性档案。尤其对团体档案的观察，可以通过档案中反映学生的共同心理来制定健康心理培养方案。所以，高校学生心理档案的建立是心理教育者动态监测学生心理状态变化及检测心理教育效果的有效手段和途径。

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论文关键词：高校,学生档案工作,问题,对策

强化学生档案工作是提高高校学生管理水平的一个重要手段。这项工作有助于高校因材施教、人才选拔和培养，有助于促进学生的发展，提高学生的综合素质，有助于为毕业生就业提供有效服务等等。目前，高校学生档案管理存在的问题是：学生档案管理意识淡薄，长期处于松软状态，未能彰显出应有的活力。

一、高校学生档案管理意识淡薄的表现

（一）学生方面

通过大量调查发现：大学生们的“学生档案意识”非常模糊。如有61.3%的大学生不清楚“学生档案”包括哪些内容；有47.1%的大学生对“学生档案”的重要性持否定看法。再从大学毕业生对自己档案的处置方式来看：有的随意将档案丢在学校置之不理；有的干脆把档案揣在身上或放在家里；小部分人把档案转到了学校所在地的人才市场，但几年后就忘记这事，更多毕业生则完全将档案遗忘了，不知档案是转回了原籍，还是留在了学校，或是转到了人才市场。很多大学生毕业后，不清楚自己在校学习期间所形成的“学生档案”会在自己毕业后成为干部档案或工人档案，也不清楚自己的档案会随着自己的毕业离校而发生转递的情况；有些毕业生虽然知道，但对此事不关注。因此可以看出：当代大学生的“学生档案意识”淡薄甚至缺失。

（二）高校管理者方面

高校管理者“学生档案管理意识”不强。具体表现为以下几个方面：

1．从人员配备上讲，很多高校并不是专人管理学生档案，有的虽然配有专职人员，但数量过少或需要兼做其他工作，无论时间投入还是精力投入都不能保证工作需要，“少而不专”的问题较为明显。

2．从业务培训上讲，多数学生档案管理人员未接受过档案管理专业知识和相关法律知识的系统培训，缺乏档案管理的基本知识和基本技能。

3．从管理制度上讲，有的并没建立完整规范的学生档案管理制度制度，有的虽然建立了学生档案管理制度，但并不完善，流于形式，应付上级主管部门的检查。

4．从设施设备上讲，由于资金投入少，没有专门的学生档案库房，现代办公设备不足，很多高校都没有配套的学生档案管理软件及电脑，设施设备都没有达到应有的技术要求，“旧而缺”的问题较为普遍。

这些普遍存在的问题，直接导致学生档案工作质量不高，错、漏、假、乱等情况时有发生。如把档案资料“张表李装”的情况（张三的表格装入了李四的档案袋中），或是错填年龄、身份证号等基本数据，或是毕业生档案错寄、错投等。还有就是本该装入学生档案袋中的资料却没有装入，致使学生档案资料残缺不全。由于平时管理不规范，有的不能按照规定进行档案资料的鉴别、整理、归档、装订，有的档案资料无序堆放在一起，有的甚至随意加入、抽取、涂改、圈画、撤换档案材料，有的借阅手续不严，造成档案或档案资料的丢失、损毁、错乱等。

二、提高高校学生档案管理水平的对策

1.普及学生档案知识，增强学生的档案意识

国家档案局于1996年修改的《档案法》和中华人民共和国教育部于2008年颁布的第27号令《高等学校档案管理办法》中明确提出要对大学生普及档案知识的教育，组织学生学习本校结合自己实际情况制定的《高校学生档案管理办法细则》，让学生知道学生档案的归档范围。因此，在学生管理实践中，高校应发挥自身的优势,利用系部橱窗、班级黑板报、校园广播、主题团日活动、举行学生档案知识竞赛等多种形式,广泛、深入地加强宣传教育。

其次，可以通过举办相关讲座，对学生宣传与普及档案知识，培养学生的档案意识。如，充分发挥地方高校档案馆(室)的人力资源的优势，邀请具有高、中级档案职称的专业技术人员和档案工作的一线人员来我校开设讲座，让学生更多了解档案知识，产生兴趣，增强档案意识。

再次，可以通过开设相关课程强化学生的档案意识，如开设档案基础公共选修课。中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》第三十五条“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。目前我校文秘专业、法律事务专业已开设档案管理基础课程。

只有通过多种形式，让学生更多地、更全面地了解档案知识，增强档案意识，才能使他们成为热爱、支持学生档案事业发展的动力。只有通过宣传学习,使全校师生员工充分认识到高校学生档案的重要性，使大学生对自身档案有一个正确的认识,积极主动地丰富充实学生档案的归档内容。例如，参加学校的大学生文化艺术节、社团组织，竞争学生干部、获得各种技能证书等，不仅丰富档案内容，同时提高了大学生的综合素质。大学生在填写个人档案材料时,做到准确、工整、规范、真实,从源头上解决学生档案归档材料内容少、质量差的问题。

2.树立正确的档案管理理念，增强高校学生管理者的学生档案管理意识

为使学生档案管理工作适应新形势的需要,必须增强高校学生管理者的学生档案管理意识，树立正确的学生档案管理理念。首先要大力宣传和贯彻《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》,增强学生档案管理工作人员的档案意识，明确学生档案管理工作的内容，充分认识到搞好学生档案管理工作的重要性。

在学生管理实践中，搞好学生档案管理工作，它有助于高校因材施教、人才选拔和培养，有助于促进学生的发展，提高学生的综合素质，有助于为毕业生就业提供有效服务等等。高校管理者在现实工作中应重视高校学生档案资料的收集、整理、建档、归档等，在此基础上，做好学生档案管理工作，并进一步合理开发和利用学生档案的建档工作，督促学生，提升学生的综合素质。

3.重视学生档案管理，加强学生档案管理队伍建设

要想搞好高校学生档案工作,就必须建立一支强有力的学生档案管理队伍。各个系部配备具有高度责任心的专职人员从事学生档案管理工作，并不断提高他们的业务水平,以适应新时期档案管理的需要。每年邀请上级档案主管部门专家、学生档案管理的先进单位来校介绍经验，高校档案室的专业技术人员每月对学生档案管理人员进行业务学习，各系部进行学生档案管理专题研讨，使他们不仅要熟悉学生档案管理业务工作的各个环节、步骤，还应掌握学生档案管理方法。高校专职学生档案管理人员应当加强自身学习，提高文化素质。新时期高校档案面临许多新问题，同时也给高校学生档案管理工作提出了更高的要求。学生档案管理人员要充分认识到学生档案管理工作的重要性，在工作实践中不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及学生档案工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进学生档案管理工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。

4.发挥学生档案管理功能，重视学生档案信息的研究与开发

齐全、规范、完整、有序的学生档案，不仅能真实生动地记录这所学校教育教学发展进程，而且能反映出其办学质量和管理水平的优劣。这时的学生档案，就成了历史的见证，成了学校管理全过程中最真实、最可靠的信息来源。高校学生档案管理工作人员应当根据现在高等教育发展的新形势,从加强创新教育、素质教育入手,有针对性地对学生档案资料进行分类汇编,认真研究开发大学生信息资源,在知识、能力、品德等方面发现学生的优点,为学生在大学的发展提供指导，为学生的未来发展提供丰富的档案资料。

5.加大学生档案管理工作的投入，更新学生档案管理技术、手段和设备

随着招生规模的不断扩大,学生档案数量逐年增加,档案内容更加完善,传统的手工管理已不能适应快速发展的高教事业。这就需要加大对高校学生档案工作的硬件投入。一是实现微机化管理。当前我校各部门基本上都配有电脑,因此,开发适合我校学生管理的学生档案管理软件,把高校学生档案管理从落后的手工操作转化为现代化管理已是势在必行。二是实现学生档案检索内容的数字化,使其各部门学生档案信息资源共享,从而达到更加快速、系统、全面、准确地提供每个学生档案材料的目录。

综上所述，高校学生档案管理工作是一个系统工程。档案管理工作者要根据当前高等教育发展的新形势,从加强创新教育、素质教育入手,认真研究开发大学生档案信息资源,在知识、能力、人格、素养等方面发现学生的优点和长处,以便于因材施教。这对于加强学生管理,帮助学生成才,指导学生就业等都有重要作用。只要思想上重视,制度上落实,科学规范工作,就能更好地管理好学生档案,就能最大限度地发挥高校学生档案的作用,从而为高校学生的教育管理起到应有的作用。

参考文献

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9 孙康燕.新形势下的高校学生档案工作[J].教育与教学研究,2006(10).

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关键词：学生档案；管理；问题

前言

高校学生档案是记录学生在校期间的学习、生活以及各种社交、实践的历史记录，也是学生在找工作时企业进行筛选的重要依据，因此，高校学生档案管理对于高校而言，是重要的依据文件。笔者从事相关工作，对此有着较为深刻的认识和经验，就高校学生档案管理工作中存在的问题和解决措施谈谈自身一些看法。

一、高校学生档案的重要作用

学生档案在高校思想工作和管理工作中发挥重要作用在开展学生思想教育工作中，我们不仅可以了解到学生的具体的实际情况，从而有针对性地进行思想教育工作，而且运用学生档案能够教育和激励学生奋发向上，不断进取，使学生队伍的整体素质得到提高。

二、高校学生档案管理中存在的问题

1．学生档案的收集整理不规范,内容不完整。

目前学生档案的管理一般由学生管理部门进行统一管理,并将学生档案的整理交由综合档案室完成。学生管理部门没有配备专职的档案人员,在收集整理过程中没有走上标准化、规范化,出现这样或那样的错误,如文字材料纸张规格不统一、书写不规范、用圆珠笔甚至复写纸书写等等。随着高等教育的发展,本科生、专科生都实行网上招生,这样电子档

案就应运而生。把纸质档案和电子档案一同管理起来，这样也增加了检索的方法，为利用提供了方便。

2．开发学生档案信息乏力,不能适应信息化的要求。

如今高校学生档案管理基本上还采取传统的、原始的手工操作模式。随着规模的不断扩大,学生档案数量也不断增加,档案管理还是靠档案人员手工操作完成,致使信息资源得不到充分开发利用,不能为用人单位及时有效地提供所需信息。落后的手工管理方式已越来越不适应现代化的高等教育的快速发展。大多数的高校档案室都配备了计算机,但并未实现学生档案的网络化。档案的管理方式并没有因配备了现代化的管理工具而有质的变化。目前这种状况严重制约着学生档案管理工作科学化、规范化、现代化的进程。

3．学生档案的开发利用不高。

学生入校后,档案就暂时寄存在学校的某一部门中(如高校的学生工作处、团委)，老师或指导员很少通过档案了解学生的情况和特点并进行因材施教和选拔任用干部，学校的教学改革也很少以学生档案作为参考，学生在校期间的档案几乎没有利用，只是在将要毕业或已经毕业后用人单位或一些学历认证中心辨别其学历真伪时才能为用人单位提供一些参考，发挥一下作用。总之，档案利用率很低，没有发挥其应有的重要作用。

三、做好高校学生档案管理工作的对策

加强和改进高校学生档案管理工作必须要立足现实，解决实际问题，只有树立全新的档案工作理念，切实改变工作作风，理清工作思路，制定切实可行的措施，才能取得实际进展。

1．增强高校领导和全院教职工的档案意识，加强学生档案材料的收集，规范学生档案的整理。

首先，收集学生档案涉及很多管理部门，让每一位领导、教师、教育管理工作者认识到，学生档案是关系到学校加强学生素质教育，向社会输送人才的大事，从长远来说也是关系到学校知名度的大事，要提高对档案工作重要性的认识，为建好学生档案开拓一个新的局面。

2．加强档案管理队伍建设。

搞好高校学生档案工作，必须建立一支强有力的管理队伍，并不断提高他们的业务水平，以适应现代化档案管理的需要。学校为加强档案管理工作，提高管理人员的业务能力和管理水平，应设置专职人员对学生档案进行管理；还应加强他们的业务培训,组织校内外的学习与交流，相互取长补短，达到共同提高的目的。

3．建立健全档案管理的各项规章制度。

档案管理制度是做好档案工作的基础，各级主管部门应当采取一切系统的措施，建立健全档案管理各项规章制度。通过这些制度建设，使档案工作走上制度化、规范化。学生档案的形成过程具有连续性和周期性，要保持学生档案材料的系统性和完整性，必须建立一套完整的档案接收、管理、收集、归档等方面的一系列规章制度。

4．逐步实现学生档案的信息化管理。

一定要逐步实现学生档案的信息化管理，运用现代化的手段管理学生档案，将每个学生可以规范化的档案材料录入到学生档案信息库中，在建好基本信息的基础上，随时录入学生的最新信息，并及时对录入的信息进行维护和更新，确保信息数据完整、真实、准确。在日常工作中我们可运用信息库存，对学生个人信息库、对学生的个人信息进行查询、统计、服务。当用人单位来考查学生时，就可以及时为其提供或打印一份准确的毕业生个人信息资料。这样不仅有利于档案的规范化和科学管理，还有利于档案信息的开发和利用。学生档案的信息化管理也正是未来学生档案管理工作的发展趋势。

5．加强学生档案管理人员的自身素质。

大多数的档案管理人员都是兼职档案员，他们没有受过正规的专业学习，主要是通过平时工作积累的经验，因此档案管理人员必须加强档案业务的学习，充分利用各种机会进修，运用现代化管理知识和先进技术设备，充分利用计算机辅助档案管理，建立学生档案信息数据库，使用计算机输入、贮存、处理、检索、输出、传递档案信息能显著提高工作效率和工作质量，进而全面提高档案管理水平和服务水平，学校学生档案工作跟上办公自动化的步伐，为学校教学，科研和其他工作服务。因此，加强档案管理人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。

结束语

总而言之，高校学生档案管理是一项复杂、系统和规范的工作，容不得半天差错，高校工作人员应当秉着认真、负责的态度，以学生和高校的根本利益为中心，利用现代化的技术和手段，做好高校学生档案管理工作，来推动高校健康、稳定的发展下去。(作者单位：西安医学院)

参考文献：

［1］胡婕.程志贤学生档案管理的问题及对策［J］.华东交通大学学报.2004.

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【关键词】高校学生 档案 管理

建好高校学生档案，做好学生档案管理工作，为毕业生就业提供服务，具有重要作用和意义。二十一世纪，知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强。如何做好新时期毕业生档案管理工作就成为一项重要任务。

一、目前学生档案管理中存在的问题

真正能证明毕业生学习经历的就是档案，学生生档案是人才信息的重要载体，准确、齐全、完整的毕业生档案，历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。但是就目前学生档案管理工作来看，还存在不少问题，主要表现在：

㈠队伍建设

高校学生档案工作作为高校学生管理工作的一部分，管理队伍建设还未引起足够重视，此项工作多由管理人员兼管，由于管理人员事情多，任务重，没有充足的时间管理好档案。

㈡档案管理不规范

档案管理部门没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象。学生档案多数分散在各院系管理，达不到集中统一、规范管理的要求。学生入校档案入柜，直到毕业前才将档案取出，把新材料突击归入档案。这样就会出现档案不规范、不统一、把关不严、移交手续不规范，严重影响学生档案质量。同时，导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了档案管理工作的严肃性，降低了档案工作效率，更谈不上为学生提供优质服务了。

㈢档案管理手段落后

目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于一些简单的检索管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

㈣毕业生对档案的重视程度不够

随着市场经济的发展，工作中心的转移，组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，许多大学生毕业后，不一定马上就业，也有的毕业生就业后，就业的单位不能够接收档案，或者不愿意接收档案，还有许多毕业生不知道自己会不会长期留在单位中工作，等等，由于这一类的原因，加上主观上对档案的不重视，所以，每年越来越多的毕业生对档案随意处置，或放在学校置之不理；或自己拿着，变成无法接收的“口袋档案”；或者转到人才，但不定期缴费；更有甚者，档案不知去向。其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升、办理社保、事业单位和国有企业招聘考试以及各地方对大学生的优惠政策等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的欠缺认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。所以，未雨绸缪，大学毕业后，无论工作的情况如何，要先把个人档案的事情处理好。

㈤地区性政策限制。有些地区的人事机构不接收非本地户口的毕业生档案，使一些在当地就业的学生不知道档案该存放到哪里，为他们带来了后顾之忧。

二、做好新时期学生档案管理工作的思路及对策

从上述问题来看，目前毕业生人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用，为广大毕业生提供高效、优质的服务，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。具体应从以下几方面入手：

㈠提高学生对档案工作重要性的认识

一是加强宣传力度，提高学生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大学生生充分认识到，学生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位选贤举能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。

二是加强自身学习，提高管档人员素质。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给档案管理工作提出了更高的要求。管档人员要充分认识到学生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。

㈡加强档案管理工作的科学规范化管理

一、要有专人负责档案管理工作，尤其是在人员变动时要做好档案的交接工作，以保持档案工作的连续性，建立专门的毕业生人事档案库，实行科学、规范的管理。

二、对于新接收的档案要全面核实。对接收到的毕业生档案应重新整理，如发现材料有缺失或相关内容不符，应及时通知学生本人。整理后应注明档案内容，并做好档案登记工作，装订成册。建立多种检索方式，便于查找与利用。

三要及时完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合相应的制度，将学生在校期间的材料及时归档，包括成绩单、鉴定表、毕业生登记表以及能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。

（三）创新档案管理模式，实现现代化管理。

随着高校扩招，学生档案材料越来越多，量越来越大，目前落后的手工管理方式与现代化的高等教育快速发展相比，已越来越不适应。高校学生档案管理工作应该不断适应科技快速发展的趋势，提高现代化管理水平，充分利用信息化、网络化等先进技术，来提高档案管理工作的效率。

综上所述，在新时期做好高校学生档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们义不容辞的责任。

参考文献

[1]傅荣校，档案管理现代化.浙江大学出版社

[2]杨国祥，档案管理学.机械工业出版社；第1版