档案管理的分类方法范文

导语：如何才能写好一篇档案管理的分类方法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：知识经济；知识管理；档案管理

中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）04-00-01

一、知识经济的主要特征

一是知识已成为企业生产力和生产关系的最大要素；二是知识的来源已经全球化、信息化、多样化。过去知识的来源并不丰富和直接，而随着因特网的普及，世界的知识已经融汇在网络中，随时随地可以取得和应用。过去知识主要以书报、文稿为主，而现在有文字、图像、语音、图形多种表现形式，又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现；三是知识处理与传播已经网络化。过去靠面对面培训，靠电视、广播。而现在网络平台已经深入到企业和家庭，知识已经紧紧地围绕在我们身边；四是知识的产权化。虽然大量知识已共享，但作为企业竞争的核心知识正在产权化，以保护创新知识的企业。企业也正以自己的创新知识获取企业的最大利润；五是知识管理成为主要的手段，也成为企业的核心管理。知识经济时代的管理重点已经转移到知识管理上，因为企业的利润增长来源主要是企业掌握了别人不具备的知识，而掌握和拥有知识的过程就是知识管理过程。

二、企业档案管理中存在的问题

（一）传统企业档案管理中存在的问题

传统企业档案管理的重点在收集、保存资料，记载“历史”。传统档案管理多以实物存档为管理对象，管理手段主要就是用媒体（主要是纸质或实质）记录下来，并分类存放在档案室中。这个阶段由于技术手段的限制，管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上。同时，非常强调资料的完整性、安全性，所以过去只有少数的人员能借阅。事实上，传统的档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人在需要的时候以历史资料为依据，档案才产生作用。由于历史的局限，传统企业档案管理主要存在以下问题：一是工作量大，耗费时间长。二是保存占据空间较大。三是查找困难。四是传统档案的安全性没有可靠的保障。

（二）信息时代企业档案管理中存在的问题

一是收集整理档案用人多，耗费时间长。与传统档案管理一样，档案得不到及时地、实时地应用。等整理编号完毕，已经成为“历史”。有更严重的问题是，部分信息管理人员、档案管理人员不具备整理的能力，致使档案规范化难以实现。

二是网络化没有给企业档案管理带采革命性的变化。信息时代的网络化把全球联成了地球村，档案管理不再是孤立地由档案管理者处理的事情。因为，在信息竞争、知识竞争的激烈状态下，人们已经没有时间等待档案员那漫长的整理过程。只有对档案进行及时、快捷地处理，才能适应现实社会对档案的需求。目前就我国各级档案馆来看，档案管理的革命性变化还没有真正到来。

三是档案的分类方法多沿袭旧制。按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则，脱离了实际工作规律或习惯，因为绝大多数档案利用者并不是档案管理者，他们不知道档案的编目分类方法，查找起来就显得非常麻烦。事实上，这也是众多档案管理实施信息化以后出现的问题，档案信息系统依然是档案管理者自己的系统。

三、企业档案管理与知识管理的关系

企业知识管理就是通过一定手段，把知识的产生、沉淀、规范、传递、应用等过程管理起来，使企业员工快速掌握知识，具备更强的工作能力，极大地提高企业工作质量和效率水平，进而取得利润。

1.知识资源管理正逐步成为企业管理的核心之一。企业知识大体上分为显性和隐性两大类。显性知识就是已经记载下来、能看、能听或能读的知识；隐性知识是存在于大脑中、行为中、数据中，未被记载下来的知识。所谓知识资源狭义上的定义就是显性知识。知识资源管理，也就是显性知识的管理。当然，显性知识也是从隐性知识转变而来的。知识资源管理是知识管理的重要组成部分之一，它当然是企业管理的核心之一。并且可以说，知识资源对于企业、组织来讲，现实感到是最需要管理的，因为它们已经是、或大部份已经是企业的经营成果，它们代表了企业现实的知识资产，所以说，知识资源的管理其实质是对企业核心知识资产的管理。

2.档案知识管理必然上升到知识资源管理。档案知识是典型的显性知识，并且是经过一定规范化处理（格式化编目、编号）得知识资源。当我们认识到档案知识是知识资源，那么它的管理就要从知识资源管理的角度去认识、去推动。

（1）企业档案知识管理上升到知识资源管理是完全可能的。因为档案知识是知识资源，且是规范化处理后的知识资源。按照知识资源的管理过程，它还将应用到工作中，并创新知识、创新工作，这才符合档案知识管理的规律，才能生存下去，否则档案知识管理就会走到尽头。

（2）企业档案管理上升到知识资源管理也是现实必需的。因为通过上升，档案知识不再被看成信息，不再按信息管理的规律去管理，由此就能避开信息时代档案管理的问题。一是通过大家参与，形成共识的知识资源规范处理，避免了过去收集整理只是档案管理者的事；二是通过支持实际工作，知识资源结合实际分类，解决了过去按档案方法分类的问题，也解决了档案知识不能及时或实时应用的问题；三是档案知识管理真正按知识管理的方法、手段来进行，避免了知识类档案还按照信息类档案进行处理的错误方式。综上所述，档案知识管理上升到知识资源管理既是可能的，也是必要的。

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一、推进社区卫生服务档案管理规范化的必然性

(一)推进社区卫生服务档案管理规范化，是实现社区卫生服务档案管理由粗放型向集约技术型转变的必然要求。对我们来说，社区卫生服务档案管理是一个新事物，经过几年的初步探索，对社区卫生服务档案的类型、内容构成、分类方法、管理要求、提供利用等方面已经有了一定认识，也形成了一定的管理模式，但还缺乏系统性和规范性，仍然处在各自为政，粗放型管理状态，不利于社区卫生服务档案管理事业的发展。

(二)推进杜区卫生服务档案管理规范化，是加强国家档案资源建设的必然要求。社区卫生服务档案是社区卫生服务活动的真实记录和凭证，是一种相对独立的档案门类，也是国家重要的档案资源之一。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化，不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平，国家档案资源建设将会受到十分不利的影响。

(三)推进社区卫生服务档案管理规范化，是实现社区卫生服务档案管理自动化的必然要求。随着办公自动化和网络化的发展，社区卫生服务档案的自动化和网络化已经提到了重要议事日程，如果不推进社区卫生服务档案管理的规范化，使其管理内容、管理方式、方法不加以规范，要实现社区卫生服务档案管理的自动化和网络化是根本不可能的。

(四)推进社区卫生服务档案管理规范化，是充分发挥社区卫生服务职能的必然要求。社区卫生服务具有医疗、预防、保健、康复、健康教育、计划生育技术服务等六位一体职能，是社区建设的重要组成部分。随着社区建设的发展，社区卫生服务作为政府实行的具有一定福利性质的社会公益事业，正日益成为社区居民离不开的重要事业。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化，不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平，就很难提高社区卫生服务的水平和效率，影响社区卫生服务作用的充分发挥。

二、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容

明确社区卫生服务档案管理规范化的任务和内容，是推进社区卫生服务档案管理规范化的关键。从目前情况看，推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容有如下三个方面：

(一)必须规范社区卫生服务档案的构成

从目前情况看，社区卫生服务档案主要应包括综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等。

1．社区卫生服务综合管理类档案主要应包括对社区卫生服务机构、人员、资格等方面进行管理的过程中产生的相关文件材料和社区综合健康状况材料。社区综合健康状况材料，主要应包括四个方面情况：①社区人口学资料；②社区患病资料；③社区死亡资料；④社区危险因素调查及评估等。

2．家庭健康档案是社区卫生服务档案的核心，主要应包括五个方面：①家庭基本资料；②家族患病史；③家庭健康状况；④家庭以往患病记录；⑤家庭成员健康资料(居民个人健康档案)等。

家庭成员健康资料主要应包括两个方面，一是以问题为导向的健康问题记录，二是以预防为导向的记录。个人健康问题记录包括：①居民基本资料；②以往病史；③所患疾病状况描述及治疗进展情况记录；④特殊疾患随访记录表；⑤化验及辅助检查记录；⑥转诊、会诊记录等。预防为导向的记录包括：①周期性健康检查记录；②预防接种记录；③儿童生长与发育评价记录；④病人教育记录；⑤危险因素筛查及评价记录等。

3．社区卫生服务健康教育类档案主要应包括健康教育系统、健康教育组织、健康教育计划、健康教育活动内容、健康促进记录等。

4．社区卫生服务药品管理类档案主要应包括社区卫生服务机构药品目录、药品服用说明书、药品进出库清单、药品采购清单等。

5．社区卫生服务设备类档案主要应包括社区卫生服务机构购置诊断设备、治疗设备、医疗辅助设备、电教设备的随机文件材料和在使用维护过程中形成的文件材料。仪器、设备要建立总账、分户账、档案卡；各种仪器设备的说明书、线路图等资料要分类存档。

6．社区卫生服务基本建设类档案主要应包括社区卫生服务办公、活动场所等基本建设项目的文件材料，如基本建设项目的设计图、施工图、竣工图、工程概算、决算等。

7．社区卫生服务财务档案主要包括财务决算报表、账簿、凭证等。

(二)必须规范社区卫生服务档案的分类方法

可将整个社区卫生服务档案分成综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等七大类。

1．综合管理类档案宜按年度――问题分类法进行分类。就是先将综合管理类档案材料按年度分开，然后在每个年度内按问题进行分类。

2．家庭健康档案类宜采用家庭――姓氏分类法进行分类。先将健康档案按社区内的各个家庭分类，然后在每个家庭内按家庭成员的姓氏进行分类。

3．健康教育类宜采用年度――问题分类法进行分类。先将健康教育类档案按年度分开，然后在每个年度内按问题进行分类。

4．药品管理类宜采用门类――品种分类法进行分类。先将药品管理类档案按药品门类分开，然后在门类内按品种进行分类。

5．设备管理类宜采用类别――设备分类法进行分类。先将设备类档案按设备类别分开，然后在每个类别内按具体设备进行分类。

6．基本建设类宜采用项目分类法进行分类。将基本建设类档案按各个具体的基本建设项目进行分类。

7．会计档案类宜采用年度――类型分类法进行分类。先将会计档案按年度分开，然后在每个年度内按会计档案材料的类型进行分类。

(三)必须规范社区卫生服务档案管理的几个重要环节

1．必须规范社区卫生服务档案的收集工作。坚持集中统一管理社区卫生服务档案的原则，进一步明确社区卫生服务文件材料的归档范围，将社区卫生服务文件材料收集齐全，确保其完整。

2．必须规范社区卫生服务档案的整理工作。按照上述分类方法，及时将收集来的社区卫生服务文件材料进行系统化的分类整理编号，编制案卷总目录和分类目录，为社区卫生服务档案的保管和检索利用提供基础条件。

3．必须规范社区卫生服务档案的日常管理工作。建立健全档案查借阅、保护、保密、统计等日常管理制度，强化各种保管和管理措施，加强对社区卫生服务档案的管理，确保档案安全，延长档案寿命。

4．必须规范社区卫生服务档案的提供利用工作。加强社区卫生服务档案编研和检索工作，编制各类必要的检索工具，优质高效地提供档案查借阅服务，积极主动地开展档案提供利用工作，满足开展社区卫生服务工作的实际需要。

三、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要措施

推进社区卫生服务档案管理规范化是一件十分繁重和紧迫的重要任务，必须采取综合有效的措施，从整体上加以推进。

(一)必须加强对社区卫生服务档案管理规范化的宏观研究，在管理理论上实现突破。将社区卫生服务档案规范化管理的研究列入有关计划，尽快拿出研究成果，以指导实践。

(二)必须把社区卫生服务档案管理列为社区卫生服务业务建设的一项重要内容，使其同步发展。将社区卫生服务档案管理纳入社区卫生服务事业的发展规划和计划当中，与其同步规划，同步建设，使社区卫生服务档案管理工作随着社区卫生服务事业的发展而同步发展。

(三)必须加强对社区卫生服务档案管理的业务培训、检查和指导。社区卫生服务机构建档工作起步较晚，管理人员的档案意识还很薄弱，管理水平较低，如果不加强对其业务培训、检查和指导，就跟不上档案管理科学化、规范化、标准化的发展进程。只有及时培训、常指导、勤检查，及时发现并解决管理工作中存在的各种实际问题，才能保证社区卫生服务档案管理工作的健康有序开展。各级档案行政管理部门应高度重视社区卫生服务档案管理工作，切实加强对社区卫生服务档案管理工作的业务指导。

(四)必须尽快出台实施社区卫生服务档案管理的基本业务规范，对社区卫生服务档案管理提出明确的要求。切实加强对社区卫生服务档案管理各方面具体业务问题的研究，深入总结社区卫生服务档案管理工作的实践经验，尽快制定并出台实施社区卫生服务档案管理的基本业务规范，使社区卫生服务档案管理有章可循，促进社区卫生服务档案管理规范化水平的提高。

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运用计算机以及相关的网络通信等高新技术是档案信息现代化管理的重要标志，建立能够进行相关的存储处理，检索复制包含图文以及音像等内容档案文献信息，能够将档案保护与档案信息处理融合为一体的信息网络系统是现在档案管理的重要内容。同时，为达到将档案信息方便快捷地转化为可利用的社会资源的目的，各级档案管理单位都在投入大量资金精力更新相关的设备，尤其在针对档案管理升级工作中，各级档案管理单位都配置了计算机等现代化办公设施，这些现代化办公设施的引入，在档案现代化管理工作中发挥了日益重要的作用。档案管理工作者应根据自己从事管理工作的实际情况，为档案信息管理现代化的实现创造条件。

1　确立档案管理标准化意识

现代档案管理，应确立以现代化为主要发展方向的中心思想，应确立以标准化为主要前提的意识：档案管理以现代化为主要发展方向，就是要建立现代档案信息网络，这是以现代计算机技术应用为基础，实现档案管理的高效准确。要达到档案管理的高效准确，就必须确立各项业务工作的标准化基础，应着力避免内容混乱，系统不协调、设备不配套的混乱状况的出现，这也是档案管理工作实现现代化的先决条件。只有实施档案管理标准化措施，才能使服务工作的质量满足相关要求，减少相关资源的投入，以达到最佳效益。因此，确立档案管理工作的标准化意识，是实现档案管理工作现代化的必要条件。具体来说，应做到以下几点：

(1)对于不同专业不同内容的档案，应先按大类进行分别存档，在这些不同门类的档案中，还应按照科学的分类办法以及标准进行分类存档，实行标准化规范化的档案管理；(2)对于不同形式的的文字以及音像材料，应实行按形式、时间来具体分类，针对不同的保管期限进行立卷归档；(3)应根据自身参与管理的实际工作内容，制定符合实际档案管理工作特点，便于利用现代化设备进行操作的标准。

2　培养档案管理现代化人才

科技以人为本，时代的振兴和社会的进步，包括各行业的发展，人才的作用是十分重要的，但是现阶段中，我国的档案管理工作的相关人员培养仍处于比较薄弱的环节。大多数档案工作人员缺乏必要的计算机管理知识，仅能利用现有软件程序进行简单的重复操作，一旦遇到系统调整，需求变化管理体系或对系统进行改进就束手无策。因此，如何做好新时期档案管理工作人才，各级档案管理单位必须面对的紧迫而现实的问题。随着现代科技技术在现代档案管理中的应用的不断加深，尤其是计算机技术是实现档案信息管理现代化的必要条件，也就要求具有现代档案管理工作人员必须具有相当的专业知识，能根据档案管理工作的自身需要，对相应的软件程序能作出改有效的完善。这就要求从事档案管理工作的人员加强相关的计算机知识培训。要培养档案管理现代化人才，要做到以下几点：(1)应根据自身发展需要，对相关的管理人员进行有针对性、实用性的专业培训，通过培训使档案管理人员充分理解相关软件的作用；(2)应根据自身档案管理工作的实际特点，要采用合理的用人制度，选择有工作能力，有实干精神的人员从事档案管理工作；(3)要培养新时期档案管理工作人才，不仅要确保他们具有相关政治理论水平、业务水平，还培养其开拓进取的意识，掌握相关的计算机理论知识水平和操作技能，实现档案管理工作现代化。

3　强化档案管理现代化意识

总的来说，实现档案信息现代化管理的重要内容，相关的档案管理的工作人员应做到以下几点：(1)尽快学习掌握现代化设备的操作，学习建立档案信息网络，拓宽服务领域，提高服务质量，增强档案管理工作的内容；(2)敢于大胆实践，利用现有条件，探索出符合实际要求的档案信息现代化管理的途径；(3)应加强相关知识的学习，完善自身现代化科学技术体系，提高业务的科学管理水平；(4)转变传统的观念，不断强化档案信息现代化管理意识，改变只提供上门查阅的被动服务方式；(5)及时总结探索档案管理工作的特点和规律，找出快捷有效地为各项档案管理工作和为社会服务的新途径。

4　制定档案管理一体化体系

由于历史原因，过去很长一段时间内，档案管理体制基本上处于封闭状态，所采用的立卷方法和原则不少是沿袭其他国家的档案管理经验，集合自身特点总结出来的方法。虽然这套方法在概括档案文件的特点，保护档案文件之间联系，便于查找利用等方面有一定的优势，但这一方法毕竟已经不能满足现代大量信息需要查找的要求，相比于不断完善的现代化检索技术，这种固有的方法和要求就过于繁杂，应以现代化的方法进行取代，其主要内容就是以计算机系统来完成这方面的工作。而且，由于文书和档案是由不同的独立部门分别管理，导致档案部门不能及时的在文件信息积累的起始阶段就转化为档案，不能及时投入开发利用。现代档案管理体系，就应做到在文件形成之初就利用计算机进行有机地联系，依据计算机系统工程的处理方法将其分成若干系统进行处理，制定统一的规范和标准，利用子系统逐次分类技术达到档案信息在网上共享。因此，只有制定档案管理一体化体系，才能有效地提高档案利用时效，利用发展迅速的现代化技术，提高立卷方法改革的可行性。同时，运用计算机检索档案文件，既可以做到只要准确的确定检索条件，就能够快速的查到所需文件；又能达到查阅时不需要调动原件，不需要进入库房的效果。要制定档案管理一体化体系，就要做到以下几点：(1)利用计算机加工已形成的各种文献，建立档案信息数据库，通过网络系统传输到有需求的用户，实现档案管理部门由管理型向服务型的转便；(2)利用现有的办公条件，发展档案管理的对象，将单一的文件管理收集向多元化的电子档案收集发展；(3)档案管理部门在收集纸质文件的同时，也应加强对电子文件的收集，实现多种形式的档案共管，将工作重点逐渐由文件管理转移到整体信息的储存和开发上。

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【关键词】医院档案；集中统一管理；策略

在当前医疗改革不断深入的形势下，对于医院档案管理有了很大改进，然而在实际工作中，仍旧存在诸多问题，档案管理效率受到极大影响。因此积极采取相关策略，对医院各项以不同形式记录及保存的信息编制档案，进行集中统一管理，推动医院整体管理的科学化、规范化、程序化势在必行。

一、实现医院档案集中统一管理的重要性

（一）实施与落实国家相关法律法规。依法行事，将各种政策与规定付诸实施并且落实到位，强化档案管理的力度，是我国相关法律法规赋予各个机关单位的重要职责。属于医疗性单位的医院，档案所涉及的内容多、范围广，实现档案管理的集中统一，可以使管理内容单一、管理分散等问题得到解决，对于档案管理事业的发展非常有利，同时也是实施落实国家法律法规的重要表现。

（二）实现档案管理的规范化。任何单位在发展运营过程中都会产生文件材料、图纸、图表以及照片等多种形式的档案信息资料，将这些信息资料进行分类整理、归档，然后实施统一管理作用重大。不仅改善了单一的档案载体状况，而且还集中基建、科研、财会等信息资料进行规范化管理，收藏内容极为丰富。

（三）国家财产的管理保护。档案管理相关资料和保存形式呈现多样化，管理分散，档案利用的有效性产生严重影响。因为档案管理的资料不集中、管理形式比较分散，保存的方式各式各样，档案毁坏丢失现象严重。需要保管的信息资料都是具有重要价值的社会财富。实现集中统一管理医院档案，妥善保管和利用相关资料，是对国家财富的管理保护。

二、医院档案管理工作中的不足之处

（一）思想观念落后，对于档案管理工作不够重视。一些医疗机构的领导对于档案管理的重要性认识不够，认为档案管理可有可无，随便任用其他部门的工作人员才从事档案管理工作；投入到档案管理的资金和精力较少。医院领导的这种落后的思想观念和消极的工作态度，对医院档案管理工作人员带来较大的负面影响，进而影响到档案管理工作的顺利开展，成为医院全面管理工作发展的障碍。

（二）缺乏完善的档案管理制度。管理制度不完善，管理机制不健全等现象在多数医院档案管理工作中普遍存在，以至于档案管理工作出现管理不严，监督无力、无约束无考核等现象，医院档案按管理处于混乱状态。档案管理工作中实际存在的问题得不到领导重视，相关工作得不到改善。

（三）归档难度大，档案得不到合理利用。档案归档制度执行不到位，造成资料信息散失或者不够重视，应当及时归档的资料得不到及时收集和整理，造成信息资料的归档不全；在档案利用时，工作人员不能主动、及时提供服务，使档案不能广泛利用，对档案很少做总结和研究，档案的利用率不高；管理形方式单一，多是文书档案管理，对档案的及时更新和查阅造成不便；档案门类不断增多，不同形式的档案其管理方法也不尽相同。

三、促进医院档案集中统一管理发展的有效策略

（一）增强思想观念，提高重视档案管理的意识。单位领导应更新思想观念，增强档案管理工作的重视程度，加大档案管理方面的资金和精力的投入力度。做好档案管理重要性的宣传工作，带动相关工作人员的工作热情和积极性。档案管理人员应当明确自己的责任，不断学习业务知识，提高工作能力，为做好档案管理工作提供有力保障。

（二）完善管理制度，建立先进的管理体系。不断完善医院档案管理制度，建立先进的管理体系，医院档案管理工作人员应当认真执行档案管理制度，建立科学有效的档案管理体系，使档案信息职能部门的主体作用得以充分发挥；强化各科室之间的合作与交流，各负其责，各尽其能，认真做好信息资料的搜集、整理、汇总、移交工作；认真做好档案的分类工作，并且对档案归类的方案、范围以及保管期限等作出明确规定，对各个科室提出具有针对性的工作要求。

（三）强化技术培训和业务指导。档案管理的职能部门应当致力于档案管理人员业务工作的监督与指导，严格按照既定的档案分类范围、分类方法以及管理期限等规章制度，对文件资料的整理、立卷等做调查，结合医院管理的实际进行相应的调整和修改，确保资料信息的完整与规范，切实做到档案管理的集中统一。

四、结束语

种种迹象表明，医院档案管理工作直接反映医院的医疗质量和管理水平，搞好档案管理工作的重要意义显而易见。医疗改革的新形势下，实现档案管理的集中统一，对档案进行妥善保管，提高档案的利用效率，充分发挥档案资料的积极作用，为医疗卫生事业的健康发展作出应有贡献。

【参考文献】

[1]钟国芳，翟琳怡.建立对医院档案集中统一管理机制的框架设想[J].中国卫生标准管理，2015（33）：2-4.

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[关键词]医疗保险；档案管理

中图分类号：TD327.3文献标识码：A文章编号：1009-914X（2015）38-0168-01

医疗保险作为我国社会保障制度的重要组成部分，当人们受到重大伤害或重大疾病之后，国家给予他们一定的经济帮助，减轻居民的经济负担。医疗保险档案是对参保单位和参保人员缴费、享受医疗保险各项待遇的真实情况的反应，是支付各种医疗保险待遇的唯一依据，所以医疗保险档案管理的工作对居民生活有着重要的影响。

一、医疗保险档案管理的现状

1、对医疗保险档案管理不够重视，缺少对医疗保险档案管理重要性的正确认识。随着医疗保险参保人数的逐年增加，导致医疗保险档案的数量也急剧增长，因为医疗保险档案工作比较复杂，有些领导对医疗保险档案管理不够重视，缺少资金的投入导致人员配备不足，导致档案缺失的现象比较明显。业务员对医疗保险档案管理意识薄弱，认为档案管理对自己没有意义而松懈。

2、医疗保险档案的材料没有收集齐全，医疗保险档案是参保过程中具有保存价值是医保事业的真实记录和历史反应。但是由于人员调动时没有及时交接，导致有些档案不完整甚至丢失。

3、对医疗保险档案没有专业的管理和统一的标准。每个地区的医疗保险档案管理不一致，那些资料需要归档，怎样归档；那些资料需要分类，怎样分类。目前尚没有一个统一的规范。所以很容易造成档案的遗失或者归档错误的情况发生。

4、医疗保险档案管理人员没有进行过专业培训，档案管理水平比较低。目前医疗保险大多为兼职人员，并没有接受过专业的档案管理的训练，缺少档案管理的基本知识，另外他们的业务水平低，所以在管理档案是缺少责任心，直接影响档案管理的工作。

二、医疗保险档案管理的必要性

医疗保险作为我国社会保证体系的重要组成部分，是对未来不确定疾病或意外的一种帮助制度，医疗保险制度的建设是由国家立法，强制实施的。医疗保险档案是在医保过程中形成的文字、电子文档等具有保存价值的原始记录。医疗保险是参保人员重要的原始资料，更是参保人员享受医疗保险各项待遇的重要依据，很多人对于医疗保险档案管理工作存在很多误区，他们认为没有必要成立医疗保险档案管理部门。其实，医疗保险档案管理对我们的身体健康有着重要的作用。电子文件的管理形式优于传统的档案管理方式。

对医疗档案有一个科学的管理能够有效提升管理水平，只有做好医疗保险档案管理的开发，并且充分利用它进行工作，才能实现档案管理工作的价值而且可以为医疗保险档案管理打下坚实的基础。所以，要对医疗保险档案管理有一个标准，使其具有科学性、及时性和准确性，保证档案的真实性和完整性，可以使医疗保险档案管理规范化、信息化和专业化。

医疗保险作为一项民生工程，涉及面广，政策性、专业性强，工作环节多，业务管理繁杂。所以医疗保险档案管理的发展具有举足轻重的作用。一方面可以给领导提供依据，医疗保险档案管理主要是基金的管理，建立系统的、规范的医保档案管理体制，不仅可以为数据统计、会计核算和基金收支提供详细的资料，而且对于建立科学、高效的医疗保险基金管理提供有力的信息支持。因为医疗保险成立时间短还有很多不切实际的问题，需要不断地完善有关的政策，方便成立和群众的需求相适应的的制度，医疗保险档案管理便为领导的决策提供了资料。另一方面可以为参保单位和参保人员提供服务。医疗保险档案能清楚的写明参保单位和参保个人的参保情况、费用记录和年限计算依据。其中，现金结报资料作为基金支付的重要凭证，能够为参保人查阅提供方便；政策宣传资料为参保人员了解医疗保险参保办法及享受的待遇做了详细的介绍。这些档案能够让参保人员学习一般知识、了解医保信息并且可以为维护自身权益提供直接凭据。

三、医疗保险档案管理的措施和办法

1、提高对医疗保险档案管理的程度。对档案管理的高度重视是保障档案管理工作顺利进行的基础和前提，在平时的管理中，需要加强宣传和教育档案管理的重要性，让领导和员工意识到档案管理的重要性，档案管理水平不断提高。

2、提高档案管理人员的管理技术水平。因为目前档案管理的人员很多是兼职人员，管理水平都比较低，所以要对档案管理人员进行培训。一方面让他们掌握基本的法律和专业知识，使他们的管理能力不断提高，可以完成复杂的医疗保险档案管理的工作。另一方面，还要对他们进行思想教育工作，让他们端正自己的工作态度。要为医疗保险档案管理打造一支高水平、高素质的队伍。

3、要对档案管理工作方法进一步完善。我们要尽可能的利用各种先进技术来改善档案管理的方法。例如，在医疗保险档案管理中，一方面我们可以投入大量的微机设备，这样我们可以为各种先进技术的应用提供必要的硬件设备。另一方面我们要应用各种技术和相应的软件的开发，这样可以建立一个医疗保险档案管理的工作平台。通过对档案管理工作方法的改进，实现了对档案检索、统计以及借阅管理的自动化，在很大程度上提高了档案管理的效率。

4、要对档案管理制度进一步完善。我们应该从实际出发，根据《档案法》和《保密法》等，对档案管理制度进一步完善。因此，我们科以在以后的档案管理中，可以对档案的收集、存档、保管、整理和移交有章可循，工作流程清晰，不仅提高了工作效率，而且还能保证档案管理的质量。

5、要积极推进档案管理的信息化建设。传统的档案管理是由工作人员手工收集、整理，不仅工作量大，而且效率低。这就要求我们极力发展档案管理信息化建设，来提高档案管理的效率和水平。这就要求档案管理人员必须熟练掌握和运用计算机软件，这样不仅减少了工作人员的工作量，而且也便于参保人员的查询。

四、总结

综上所述，我们在医疗保险档案管理中存在着一系列的问题，我们在解决这些问题时要坚持科学、合理、有序的原则，还要国家相关部门统筹兼顾，强化引导，建立一个交流的平台，可以提高医疗保险档案管理的工作效率。

参考文献

[1]张素芹.城镇居民基本医疗保险档案管理工作思考[J].黑龙江史志，2014-05.

[2]玄雄彪.关于医疗保险档案管理的重要性思考[J].赤子（中旬），2014-07.

[3]贾丽敏.城镇居民基本医疗保险档案信息化建设的思考[J].电子技术与软件工，2014-10.

[4]林素梅.医疗保险档案的收集与整理[J].上海档案，2002-05.

[5]秦文辉.浅谈医疗保险档案工作的收集[J].山西档案，2012-04.

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一、规范县（区）级人力资源和社会保障部门文书档案管理的意义

县（区）级人力资源和社会保障部门不仅要负责单位内部的人事管理工作，而且要负责（参与）全县（区）行政事业单位、学校、医院、国有企业等单位的人事管理，因而其文书档案管理必须规范化、科学化，这样才能达到服务单位、服务全县（区）的目标。

1、人力资源和社会保障部门的发展要求规范文书档案管理。文书档案管理是人力资源和社会保障部门重要工作，规范这一工作，首先，可以为人力资源和社会保障部门决策提供参考，人力资源与社会保障部门的工作特别是决策性的工作需要参阅大量的历史资料，而详实、规范的文书档案管理工作，可以帮助决策主体尽快的获取相关信息，科学的做出决策。其次，可以降低单位管理成本，提高工作效率。规范的文书档案管理工作使得人力资源和社会保障部门在撰写各种文件等行为有模式可以参考，这就避免另起炉灶等增加了工作难度。

2、其他主体的需求要求规范文书档案管理。人力资源和社会保障部门要负责指导、参与全县的人事工作，特别是，县、区一级要出台诸多的文件、政策，如人才引进政策、职称评审政策、工资定级政策等，所辖区域内部各单位都需要参阅这些资料，如果文书档案管理不规范，则在其他单位需要借阅这种资料时容易出现信息获取难、资料借阅手续复杂等问题，相反，如果文书档案管理规范，则可以为其他单位提供高效优质的服务。

3、文书档案工作本身的发展要求推行规范化管理。当前，文书档案工作正遭受信息化等带来的挑战，这种挑战要求文书档案的内容信息化，并积极利用信息化管理工具规范文书档案管理，如开发出文书档案信息化管理软件等，这些工作的开展都要求规范文书档案管理工作。

二、县（区）级人力资源和社会保障部门文书档案管理存在的问题

虽然我国县（区）级人力资源和社会保障部门文书档案管理工作取得了一定成绩，在分类归档、存储借阅等方面出台了一些制度，但从实践来看也还存在一定的问题，表现在制度体系不完备、管理方法相对滞后，管理人员素质有待提升等方面。

1、文书档案管理制度体系不完备。制度是规范化管理的基础，只有制度完备才能做到管理规范。首先，制度细化不够，人力资源和社会保障部门制定的文书档案管理制度多为一些宏观性的、指导性的文件，如明确岗位职责等，但对于具体如何管理、如何规范缺乏细化的、可操作的制度支持。其次，制度量化不够，现有的制度多为定性的、描述性的管理制度，在定量管理方面支持不够迈入没有定量化的考核制度等。再次，制度实化不够，现行的制度宏观性较强，但缺乏具体的、针对岗位特征的规定，导致文书档案管理中缺乏指导实践的制度。

2、管理方法相对滞后。管理方法是规范化管理的有效工具，只有方法先进才能真正实现规范化管理。首先，从文书档案管理本身来看，部分区县人力资源和社会保障部门没有按照国家档案管理的相关规定科学的对文书档案进行分类，并形成分类保管体系，导致管理不规范。其次，信息化手段的利用来看，部分区县人力资源和社会保障没有充分利用编码技术等管理带来的便利，没有开发相应的软件模块完善管理，仍然依靠传统的人工管理，导致规范中规范化难度大。

3、管理人员素质有待提升。管理人员素质的高低直接关系到规范化的难易程度，首先，部分文书档案管理人员专业素养不高，他们多为兼职的档案管理人员，本身并没有接受过专门的档案管理教育，导致其在文书档案管理中面临很多专业性的困难。其次，部分文书档案人员继续教育缺乏，由于这一岗位工作创新需求少，人力资源和社会保障部门内部对这一岗位的培训投入相对不足，难易为规范化管理提供支持。

三、促进县（区）级人力资源和社会保障部门文书档案管理规范化的思考

文书档案管理规范化是必然的趋势，也是一种必然的要求，县（区）级人力资源和社会保障部门必须高度重视，加强人才培训，加强文书档案规范化管理设施建设，并制定规范化管理制度，确实推动规范化管理落到实处。

1、加强文书档案管理人才培训。首先，要根据人力资源和社会保障部门文书档案管理的要求制定继续教育方案，一方面，要明确文书档案管理岗位所需要具备的岗位技能，包括档案管理技能、信息化操作方面的技能等，另一方，要明确岗位职责，即文书档案需要完成哪些工作，以此指导整个培训工作，避免培训虚化、表面化。其次，要加大投入积极开展培训工作，通过与高校、档案管理部门等单位合作，积极帮助文书档案管理人员获取最新的专业知识，如利用信息化手段进行管理等。

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实现基建工程档案资料管理的科学化，不仅能够发挥依据和凭证作用，还有利于经济的可持续发展。笔者在总结自身多年档案管理工作经验的基础之上，具体分析了基建工程档案管理科学化的意义，并提出了行之有效的档案管理思路和方法，以期对基建工程档案资料管理工作提供指导和借鉴。

关键词：

基建工程；档案；分类归档；档案管理现代化；新能源

基建工程档案管理即是对基建工程建设过程中形成的科学资料进行系统整理、分类采编的工作。为了更好的对档案资料加以保存和查询，充分利用档案资料的借鉴作用，档案管理者应该形成一套合理的有规划的管理思路，并采取科学的方法提高管理水平。以下，笔者根据自身长期从事档案管理工作的经验为新能源发电基建工程档案管理总结出可行的思路方法。

一、系统分类整理

当下，基建工程档案资料越来越受到重视，在国家档案局制定颁发的《企业档案分类规则》及住建部制订的《城建档案分类大纲》中，基建工程档案就被纳为科技档案的一大类别，并明确规定了对这类档案进行管理建设的规章制度。

由于基建工程存在多个周期，其档案资料也需要根据工程的不同环节、档案资料的类型进行合理的、系统的分类整理，以提高档案管理专业化水平。具体来说，对基建工程档案的分类可以遵循以下思路：1）依据国家颁布的《建设工程文件归档整理规范》、住建部颁布的《城镇基建工程施工及验收规范》、《城镇基建室内工程施工与质量验收规范》所制定的准则，按要求对文件资料进行整理和归档。2）按文件材料内容进行分类归档。为了使档案资料的归类更加有序，应该采取合理的方法来进行分档，由于基建工程从设计方案到执行再到验收会经历多个互相关联又相互独立的环节，因此，可以以此为依据进行档案的分类。根据工程实施的不同阶段，基建工程档案大致可以分为以下几种类型：工程预备文件、工程施工文件、工程检收文件、工程监管文件。其中，工程预备文件包括项目申请资料、初步设计方案、财务预算资料等，主要是工程施工的前期预备阶段形成的档案资料；工程施工文件包括施工过程记录、工程变更文书、施工资质证书等，主要是在实际施工过程中使用的档案资料；工程验收文件则包括工程检验的各项纪录、检验合格证明等，主要是对已完成工程进行检测过程中形成的各类资料；最后是工程监管文件，不同于上述三类文件，监管文件是贯穿于整个工程各环节的档案资料，包括对工程监理的规划、监理月报文件、财务文件等等。

基建工程档案资料类别的初步划分和归档有利于将众多的资料文件系统的加以区分整理，便利档案资料的建设和查询。除了分类归档，还需要对各类档案资料的质量进行检查，并加以修改，使之能够符合档案资料的要求。

二、控制档案资料质量

为了能够更好的查询和利用档案资料，有必要提高档案的质量，确保档案符合国家规定、行业规定。具体来说，高质量的档案资料需要符合以下条件：1）存储的档案资料最好为原件，若原件丢失，应该及时予以复原。2）须将档案文件内容与工程实际情况相对照，保证归档的档案资料内容真实可靠且符合国家技术规范。3）档案资料须采用碳素墨水等耐久材料书写，对于部分用易褪色材料进行书写的资料，应该及时加以誊写，确保档案资料的持久保存。4）归档资料需要确保纸面洁净，图章清晰完备。5）对于档案资料中文字材料和图纸材料，应该检查其是否符合国家标准规格，对不符合标准的文件及时进行修改。档案资料的质量检查非常必要，它关系到档案资料的有效性，并会对此后档案文件的查询和利用产生深远影响，因此，档案管理者必须重视对各类档案质量的检查，确保档案资料的合格性。

三、档案管理现代化

现代计算机技术的普及为档案资料的现代化管理提供了良好的条件，因此，优秀的档案管理者需要对计算机技术有足够的了解并能够灵活的利用这些技术提高档案资料管理的科学性和便利性，因此，实现档案资料管理现代化首先要加强对管理者现代化技术的培训，提高其利用如GPS系统、SCADA系统等现代化技术来管理档案的能力。此外，建设更加先进完备的现代化管理系统也至关重要，当前，在新能源开发行业，基建工程档案管理的硬件设施还不尽如人意，有待投入更多的资金和设备。具体来说，一套完整的现代化档案管理系统应该包括计算机、扫描仪、光盘刻录机等机器设备和缩微技术、光盘技术等，以实现基建工程档案资料管理的数字化。除了在信息技术软硬件方面的加强，在档案管理科学化过程中，还需建立起标准化的档案工作秩序，一方面不断吸取其他部门档案管理的宝贵经验，另一方面注重结合基建工程项目的特点制定和创新档案管理机制。

四、结语

综上所述，在新能源发电部门，基建工程档案资料的科学管理不仅有利于对过往工程项目的记录，还对以后的利用借鉴有很大帮助，因此，采用合理的管理办法十分必要。对档案资料的科学管理主要包括对众多档案的分类归档、对归档资料质量的检查和及时修正、对档案现代化管理的重视和引入。只有严格执行这些步骤，才能够更好地提高和完善档案的整理和保存，更好地服务于档案利用。

参考文献

[1]陈梅英.基建档案的重要性及其管理方法研究[J].中国新技术新产品.2011(03).

[2]李秀琴.试论如何利用综合档案资源管理系统软件实现基建档案的信息化管理[J].科技情报开发与经济.2011(17).

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【摘要】 档案管理是医院医疗工作的重要组成部分，只有做好档案管理才能使医院得到长远的发展。随着信息时代的发展，医院档案管理要加快信息化建设，才能使医院档案管理适应时代的需要，促进医院的可持续发展。

【关键词】 档案管理信息化现代化医院可持续发展

医院的文献档案包含病人的病例、财务、人事等各个方面，医院档案记载着医院的发展过程，对医疗事业的发展有着重要的参考价值。但是医院档案管理面临着各方面的复杂问题，所以，在医院档案管理上有所创新，实现医院档案管理的现代化，这不只是解决问题的重要措施，也是保证医院可持续发展的重要途径。

1.现代化管理对医院档案管理的重要性

1.1随着信息化的发展，只有加快医院档案管理的信息化进程才能适应医院发展的需要。在现在的信息社会，对于时效性强、价值较高的档案信息需求量愈来愈大，利用网络实现档案信息资源共享的要求也越来越高，以往的医院档案管理模式以及各个业务环节也不断受着冲击。面对这种冲击，各个医院要顺应时代的潮流，抓住这一机遇，快速发展医院，逐步加快对档案信息的建设，让档案管理实现现代化，只有这样才适应新形势的发展要求。

1.2解决医院档案管理自身的问题、提升管理和利用水平的根本途径就是显现现代化管理。现在人们的认识不足，各个医院在档案管理方面比较落后，主要表现在对医院档案管理的意识不强，对设备及技术运用比较落后。只有不断更新对档案馆管理的知识，转变管理方法，积极采用先进的技术设备，解放双手，加快提高工作效率，实现档案管理的现代化，只有这样才能解决上述问题，从而提高医院档案管理水平。

1.3医院的可持续发展和档案管理的自身发展都要求实现档案管理的现代化。随着人们对自身健康的认识，医院竞争愈加激烈，确保医院的可持续发展，提高档案管理的工作效率，实现医院档案的可持续发展显得尤为重要和迫切。医院档案管理的现代化可以利于发现、培养和造就大批的医疗人才，为医院的发展服务。

2.医院档案现代化管理内容

2.1文书档案的现代化管理 在计算机信息化的今天，为了适应工作需要，把收到的文件用计算机等级，在网络上按照一定的次序传阅，并设定传阅的时间。如若传阅文件没有及时返回，自动化的催办程序发出信息，提醒承办人及时批阅，对那些批阅完毕的文件自行管理，这样可以有效降低文书处理部门的工作量，减轻档案管理人员的负担，缩短决策时间，节约了成本，提高医院的决策效率。

2.2网络化管理人事档案随着社会信息化进程加快、社会人员的流动性加大，如何能够迅速准确的提供人事档案信息显得尤为重要。根据人事档案的特点，运用现代 化手段，建立和完善人事档案的信息化、网络化建设，从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。不但便于管理部门管理、监督，也便于个人对自己档案的了解。

2.3病人病历档案管理的网络化随着医学事业的发展，各种新的治疗手段不断出现。将各种微创性手术的开展包括腹腔镜、胸腔镜下各种手术的名称进行分类，运用计算机综合查询分析功能，将各类手术及疗效情况进行分类汇总，通过网络提供给各临床科室，便于医务人员查询、分析、讨论，进行统计后编写相关的学术论文。病历档案也包括医学影像图片的储存和查询，使得医护人员及患者可以方便的查询。

3.档案管理现代化、信息化的方法

3.1实现医院档案管理信息化的关键在于管理者的思想创新。医院领导的支持和主管部门的参与，是计算机能够在医院档案管理中成功运用的关键。档案管理部门要多加进行对档案管理人员的培训，优化档案管理人员的知识结构，从而适应现代化管理的需要。努力把档案信息化作为医疗系统建设现代化和服务工作现代化重要内容，建立档案管理信息平台。

3.2加快对档案管理人才的培养。现在很多医院档案管理人员都是身兼多职，档案管理知识比较浅薄，这对档案管理现代化、信息化工作十分不利。试图改变这种现状的最直接有效的方法是，改变档案管理队伍的素质结构，让档案管理人员适应新工作的需要，对于有这方面潜力的工作人员进行培训，加大对他们的业务培训，让其在短时间内完成上岗培训。制定信息化建设的长期规划和短期目标，争取上级部门和医院的支持，加大投入，吸引、培养医院档案管理专业型人才，做好人才储备工作，使医院档案管理工作迈上一个新台阶。

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一、特种设备检验检测机构档案分类管理的问题

（一）档案管理意识薄弱。对于许多工作者而言，档案管理的意识不是非常明显，甚至会出现松懈的情况。从本质上来讲，此工作的重点主要体现在“分类”“管理”上。如果对这两个词进行延伸，相关人员不仅要掌握现代化的实施手段，还要做好档案的安全保护工作，提高生产的有效性。但现实的情况恰恰相反，工作人员片面地认为只有登记是他们的本职，其他的后期保护与业务管理都不应该计算在内。

（二）领导的重视程度不够。领导的重视程度不够主要表现在以下几个方面：第一，相关负责人没有对档案管理工作进行定期的宣传，转变管理者的思想。第二，没有给予档案管理部门适当的便利，使他们在数据采集、特种设备的文件归类中无法形成一个明确的方向。通常情况下，管理人员都要定期对任务进行规划，实现工作程序的统一分析。如果缺少了这一指向，则不利于后续方案的设定与实施。第三，少数的领导认为，特种设备的档案管理工作是根据设备检测明细中合格证书内容对照来达到管理的目的，并进行文件的定期核查工作。在这种条件下，工作者缺少一定的技术支持，对统计数据进行分析。因此，在相?P资料检索的过程中浪费了大量的时间与金钱，使管理工作混乱。

（三）档案管理制度不健全。管理制度的不健全在许多特种设备检测单位中都是比较常见的。一般情况下，都是由于工作人员管理方式的缺失所导致的。首先，有些单位虽然建立了一定的档案管理制度，但没有将具体的惩罚和奖励方案落实下去，工作只是流于形式，员工对其中的认同感欠缺。其次，在档案外借、归还以及安全保密工作上没有体现得当性。档案借出的条款不明确，一些人员没有及时归还，管理者也没有与其进行协商或者催促，使得一些特种设备的资料“有去无还”。同时，还有一部分人对资料并不爱惜，管理手段不得当，当数据记录错误时随意进行涂改，使档案的真实性出现了缺失。

二、特种设备检验检测机构档案分类管理

（一）提高档案分类管理的认识与责任感。特种设备档案管理的认识与责任感的提升主要针对两部分人群。第一，对于实施部门的工作人员来讲，他们应该转变传统理念，以服务为宗旨，以特种设备的不同类型划分为主要目标，将维修改造、使用年限、产品参数、生产厂家等重点记录下来，以保证每一个特种设备的日常状态都能够记录在案。档案管理人员要将其进行重点划分。第二，从管理层人员的角度来讲，要加强特种设备档案管理的宣传工作。例如：可以在每月定期召开例会，档案管理人员以工作的分类总结为主，对其中发现的问题进行着重说明，并提出改进方案。对于一些工作积极、认真负责的人员，管理者要以表扬、鼓励的方式调动他们的积极性。反之，对于一些投机取巧的工作者，管理人员也要及时批评，并督促其改正。

（二）建立完善的特种设备档案管理工作。完善的特种设备档案管理工作的确立是必不可少的。工作人员除了要协调记录与核准方式外，还要将档案的借阅与归还放在首位，实现工作体制的有效性。第一，每一个特种设备都要登记在案。管理人员要根据其编号进行排序，并适当调整入库时间，将范围精确到分钟。具体执行者要建立一个excel表格，将设备管理中的对应事项都审核清楚，并查看是否有遗漏，便于日后的验证工作。第二，档案管理人员在信息预览、复制和外借方面予以创新。例如：可以在本单位的官网上设定一个OA软件。每个特种设备都有其具体的号码，我们也可以将其理解为它们的身份象征。内部人员如果有需要，可以将自己的员工编号输入进去，并依照特种设备的号码进行预览。在借出和归还方面，内部人员要携带上级负责人盖章以及档案管理人员同意的证明，管理者将借出时间与限定日期在系统中输入，程序会进行自动提醒。当借出者归还档案时，工作人员同样要进行审查，以保证内容中没有被涂改或者损毁的地方。如果出现了此种情况，要及时向上级汇报。

（三）建立严格的绩效考核制度。特种设备检验检测机构的管理者应该及时建立完善的绩效考核制度，对档案管理人员进行综合性评估，提升他们的整体素质。第一，要聘请专业的人员对档案工作者的操作技能进行培训。例如：指导人员要从理论与实践两方面对他们进行培训。在理论方面，主要讲解一些档案的统一管理方式。在实践方面，带领工作人员“走出去”，让他们去其他地区与单位进行业务观摩，学习别人的长处，改进自身的管理技术。第二，每隔一段时间对工作人员的能力进行考察。以“综合简述题”“日常操作管理”作为两个重要记点。前者主要是对工作者的工作方法进行考察，选择10道覆盖面较广的题目来进行查验。后者则是以平时的工作经验总结为主，看工作人员是否按照记录的标准和要求将设备运行维护和事故处理等内容具体化。总体来说，管理者对两部分成绩进行统一设定，对连续两次排名在首位的员工，升职加薪时予以考虑。而对于成绩不合格者，也要有一定的经济惩罚。

三、特种设备检验检测机构档案分类管理的有效性

第一，优化档案监督与交接工作。特种设备档案的分类管理工作是文件合理交接的重要前提。如果工作人员出现了岗位上的变动，工作的交接是必不可少的。假定档案的分类不明确、设备的种类设定不完整，会为交接工作带来一定的困难，影响检测秩序。第二，促进档案的定期检查工作。管理的有效性会使得档案按照一定的编码表示出来，操作人员能够依据具体的明细进行装订或查询，提升了工作速度。

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关键词：高校档案 规范化 新途径

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）07（a）-0223-01

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成拥有一定保存价值的文字、声音、影像资料。档案工作是高校重要的基础工作，从1987年国家教委下发的《关于加强高等学校档案工作的几点意见》，到2008年国家教育部下发的《高等学校档案管理办法》，都体现出国家对高等教育档案管理工作的重视程度。从学校自身看，在知识经济和信息化时代，加强高校档案规范化管理，对于夯实高校基础工作，体现核心竞争力都具有重要的意义。

1 新时期高校档案管理工作规范化的意义

档案的规范化管理是指注重档案管理不同阶段的相互关联、配合，形成档案管理合力，通过“合规”操作，体现出档案在收集、分类、保管、利用等方面的层层衔接与递进关系，以便于更好的提高高校档案管理效率。一方面，实现高校档案规范化管理，可明确档案管理的工作流程。档案管理是一个系统工程，在“收集、分类、保管、利用”等每个环节都有特定的任务，只要某一个环节出现了纰漏，就会影响到整个档案系统的准确性。而规范化管理，通过明确每个环节的工作重点和工作任务，能够从细节抓起，通过强制性的合规操作，实现“依法治档”，促进整个档案系统的科学性和完整性，推进高校档案管理的信息化、现代化和档案利用知识化进程。另一方面，实施规范化管理，可以提高档案管理人员工作的工作主动性。档案的规范化管理，能够明确每个部门、每个档案管理人员的工作责任，通过明确某一环节的目标，使得每个部门、每位工作人员能够各尽其职，工作职能上没有没有重叠和交叉，防止在档案管理过程中的各部门间“推诿”、“扯皮”、“不作为”和“齐抓不共管”的现象发生。

2 高校档案管理工作规范化的新途径

高校档案的规范化管理渗透到档案的收集、分类、保存、应用等四大环节，只有做到每个环节既相互独立又互相联系，才能够体现出规范化的集约与高效。

2.1 高校档案的收集阶段

收集阶段是高校规范化档案管理的第一步，在收集过程中，需要对高校在教学、学术研究、学生工作、招生就业等方面的工作内容进行系统的分析与严格的把关鉴定，并能够及时的收集有保存价值的资料。在实际工作中，首先要明确相关部门的职责，依法治档、依法管档、“应收尽收”，使高校档案工作有章可循，为档案的收集提供质量保障。当前，高校普通在学生档案收集方面较为薄弱，而在档案收集过程中将重点放到教学与学术研究、教师档案等方面。高校档案必须以师生为本作为自己的发展方向，以“使用者至上，服务第一”的原则，收集、开发档案，以为使用者提供提档便利条件作为最终目标，在档案的收集中体现人文关怀，树立“全纳”和“大档案”的服务理念，使档案收集工作服务于学生。

2.2 高校档案的分类整理阶段

档案的分类是高校档案管理系统的第二阶段工作，在这一环节中，要求高校档案管理部门将收集的各类档案按其形成的内容、特点进行科学分类、系统编目，明确档案层级及信息间的逻辑关系。在分类阶段，做好过程控制与监督检查，实现程序化分类控制是关键因素。要明确高校档案分析的“分类前—分类中—分类后”的标准，做到事前有依据、计划与布置，事中有检查、监督，事后有验收、总结。要摒弃传统的根据“归档时间”进行分类的方法，大力实施“复合型”分类法。

2.3 高校档案的保管阶段

档案的保存与管理是档案工作最重要的环节，高校要尽最大的努力实现档案的“无破损”、“零丢失”管理，延长档案保存的周期。对于数字化档案，要引入稳定度高、集成性高的软硬件档案管理系统，推进档案数据库资源的数字化、信息化进程，做好日常的数据库更新与维护，高校要指定专人进行系统软件硬件升级，建立相关的数据备份与保密制度，购置有效的防火墙，加强网络安全，为数字档案的管理与利用提供可靠的运行平台。要进一步落实好档案管理的相关“标准化”建设，根据学校自身实际，出台《档案标准化保管办法》以及《档案标准化管理实施细则》、《档案标准化保管考核规定》等规章制度，推进档案的“标准化”进程。

2.4 高校档案的利用阶段

“以人为本”是科学发展观的要求，以档案的使用者为本位更是现代档案管理的核心理念。高校档案的收集、分类、保管等前三个环节能够确保档案的“应保尽保”和合理编排、安全保存，那么高校档案的利用则是档案管理工作的最终目标。高校档案管理部门要在合理设置密级，保证安全性的前提下，广泛创新档案利用手段，通过阅览、借出、交流、咨询等方式，使高校档案得到有效的利用，扩大档案利用的覆盖面，增强档案利用的服务效能。档案管理部门可根据用户的要求，为每个用户建立“档案数据包”，为其提供阅读和提档咨询服务，主动建立与档案使用者的联络纽带，为其查询和导航档案资料，使档案管理工作服务于学校的各个部门，为学术研究提供资源库，为学生的成长与发展提供参照物，为学校领导的重大决策做好参谋。

总之，在知识经济和信息化时代，加强高校档案规范化管理，对于夯实高校基础工作，体现核心竞争力都具有重要的意义。实现高校档案规范化管理，可集约化档案管理的工作流程、提高档案管理人员工作的工作主动性。在未来的发展中，档案的收集阶段，要明确部门的职责，做到“应收尽收”，进一步完善档案管理结构；在档案的分类阶段，要实现程序化分类控制；在档案的保管阶段，要整章建制，做好数据库维护；在档案的利用阶段，要体现人本理念与个性人服务；最终才能够更好的实现高校档案管理工作的规范化。

参考文献

[1] 严小蕾.高校档案工作规范化管理刍议[J].四川档案，2012（4）.