档案管理基础范文

导语：如何才能写好一篇档案管理基础，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】基础工作；档案管理；现代化

一、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1、全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2、重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3、结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

4、范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

二、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。

2、应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

三、结语

在当代信息化迅速发展的今天，在加强档案管理工作时，要根据档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代档案管理的层次和工作效率。

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档案管理基础工作是档案管理工作的重要组成部分，它在档案的规范程度和查找的准确度上都是不可或缺的，但在一些企业里档案管理系统还存在一些问题。

1.1档案管理人员对基础工作不重视

档案管理基础工作较为繁琐枯燥，使得管理人员对此应付了事。在一些企业里对档案的认识程度不够，无法理解档案管理的重要，将档案管理视为可做可不做，这就使得档案管理过程中出现缺失、分类不明等现象。档案管理对企业是非常重要的，基础工作做的不好导致档案无法调取，就会对今后的档案整理工作造成一定的影响。

1.2档案的分类不合理

很多企业在档案管理中出现分类不合理的现象，分类标准太过单一。有些档案在分类时致使简单的按照时间分类，完全没有考虑内容，使得在检索时非常麻烦常会检索出大量的档案。还有的档案页码标注不全，使得档案缺页或者排序不当造成档案的有效性下降。档案管理缺乏规范，使得档案管理混乱，在档案汇总后就会出现各种问题。

1.3档案的编号缺失或不准确

档案编号也是档案管理的重要部分，在一些企业中档案管理还是按照传统的进行编号，使得许多新的内容无法准确表达。在档案管理中还存在这样的一部分档案，没有设计目录，使得很多档案无法被准确定义，丢失的部分无法确定，已经存在的部分无法排序，影响档案的分类和内容的确定。

1.4档案管理缺少高素质的档案管理人员

在许多企业中档案管理人员多是年龄较大的，缺少年轻人，这种结构是不合理的。年龄大的人对新知识接受能力差，很多高新的信息管理方法都无法理解和应用，无法正确使用新的档案管理系统。缺乏应用信息技术的人员也在一定程度上影响了档案管理。年轻人对新事物学习快，探索性强，能更好的操作信息管理系统，推进档案管理系统的现代化。

二、如何加强档案管理基础工作的有效性

档案管理基础工作在档案管理中的重要性是毋庸置疑的，它对档案管理的规范性准确性及有效性都有积极的意义。为了实现档案管理的现代化就要正确对待档案管理的基础工作。切实的落实好每一步。

2.1提高工作人员对档案管理基础工作的认识

在现实的工作中企业要加强对档案管理基础工作重要性的培训，让档案管理人员清晰的认识到这份工作的重要，在观念上强化基础工作不容马虎。在实际操作中也要做到准确规范。在档案的分类，订装和登记等方面要严格认真，做到合理，有效。档案管理人员的素质要高要求，在繁琐的工作中能坚持不懈怠是非常重要的。档案管理的好坏也可以看出这个企业的正规程度。

2.2加强档案管理的标准，使其更正规化系统化

档案管理中重要的就是对档案进行一系列的分类整理登记。但由于档案管理不严密，从而影响了档案的分类和查找。不同的单位档案形式也不相同，档案的分类缺少统一的标准，需要各单位能找到属于自己的档案管理方式。将档案的分类和登入做的更细致，关键词区分更完善，就能大幅度提升查找的准确性和便捷性。建立关联数据库，加速档案检索速度。一个完善系统的档案基础工作是档案管理工作系统高效运行的保障。当然档案管理工作不是一成不变的，它也是向着现代化发展的。那么引进现代化的信息技术和管理手段建立一套全面的档案管理标准才能规范档案管理基础工作。有了较高标准的要求，档案管理人员对档案的管理会更认真，有利于提高档案管理的查准率。标准一旦设立就要严格执行，否则就形同虚设。

2.3强化档案管理信息系统

信息技术的快速发展使得它在档案管理系统中发挥着重要的作用，档案信息大多已经变成数字信息化。但信息管理系统还不够健全，在很大程度上影响了档案信息检索的准确性。若想实现信息化的管理模式就要完善信息管理系统。首先在信息管理上要优化分类，将档案信息分类填写细致，在设置关键词时要准确，提高检索效率。其次在信息分类中要避免使用符号或意义不明的词汇，控制题名的长度。在设置检索信息时要优先一些新的档案信息，分清主次。同时丢失的档案也要标明，方便查阅。强化信息管理系统的主要目的还是要提高档案检索的速度和准确率。既然在档案管理工作中融入信息处理系统那就要不断地进行更新，保持与现代技术的同步性，实现档案管理工作的现代化。

2.4加大档案管理的安全性

档案管理工作还要注重安全工作，在档案馆要安装摄像装置。管理人员要定期查缺补漏，做到档案管理心中有数。在管理工作中要定期检查档案的保管情况，避免损坏或丢失。只有将基础工作做好了才能保证档案管理准确严密。

三、结语

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关键词：改革；档案管理；服务

一、我国档案管理基础工作究竟在哪些方面存在不足呢

档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。档案管理人员对档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；由于受专业和时间限制档案交接手续不严密，重视不够，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。主要问题集中反映在以下几个方面：

1、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。 档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

2、档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。档案交接手续不严密，重视不够。

3、组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

4、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现电力档案管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、选用准确的文件

选用准确的文件是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行档案管理时出现重复与低效率的情况等问题。

1、优化馆藏、科学保管，提高电力档案利用效率

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行电力管理档案后的利用效率。

2、健全档案管理制度

健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到档案的依据作用。积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护档案的真实性、可靠性、完整性。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上电力管理档案又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案电力管理工作有很大的提高。

3、规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

4、健全规范化和科学化的工作程序

由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。分清轻重缓急，循序渐进 ，档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现电力管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

三、结束语

加强电力档案管理的发展，使档案工作有新的进展和突破，就要形成一整套新的档案思想、档案观念抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，才能适应档案事业的发展，才能符合电力档案管理的需要。

参考文献：

[1] 夏燕玲. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 云南档案, 2010,(03) .

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【关键词】残疾儿童；档案管理基础工作；现状；措施

为了能够更好的规范残疾儿童档案管理工作，需要从基本工作抓起，档案管理人员要从日常基础工作入手，及时对工作中存在的不足之处进行补充，强化档案管理基础工作，以此来有效的提高残疾儿童档案工作的质量和效率，为残疾儿童档案工作的可持续发展奠定良好的基础，使其成为保障残疾儿童合法权益的重要依据。

一、高度重视，加强组织管理

残疾儿童档案工作需要给予充分的重视，并将其纳入到重要的工作日程上来，进一步做好残疾儿童档案管理基础工作，从思想认识、到人员及组织等各个方面都要到位，做好档案收集工作，对档案归档范围和保管期限进行明确。归档范围包括残疾儿童的出生年月、性别、体验表、父母相关的信息，同时残疾儿童康复过程中所产生的各种资料也应纳到归档范围。

二、残疾儿童档案管理的规范化

首先，需要做好残疾儿童档案收集工作，利用统一规格的档案袋来对采集到的档案信息进行包装和密封，而且在对相关档案资料进行调集时，要有相关的凭证作为依据，档案要具有统一的格式，收集的档案要确保操作步骤的规范化。

其次，残疾儿童档案整理和归类工作需要由专门的档案管理人员进行，可以采用编码形式来对档案信息进行整理和归类，以此来提高档案管理的有序化，为档案查找效率的提高奠定良好的基础。

最后，在对残疾儿童档案进行保管过程中，需要保证档案室环境的适宜性，不仅要具备良好的通风，而且进行除灰处理，控制好档案室内空气的温度和湿度，保证档案信息资源的安全。

三、加强对残疾儿童档案形成过程的指导、监督和检查

残疾儿童档案文件形成时，在严格对残疾儿童申请、入户调查等过程中形成的文件材料进行审核，确保所收集到的档案资料的真实性和齐全性。档案管理人员要定期和不定期对档案文件形成的过程进行监督、指导和检查，控制好档案形成过程中的质量。不仅在确保档案文件资料的齐全性和完整性，同时还要确保文件材料的规范标准，确保案卷质量的全面提高，这对档案后期的整理、加工和利用会带来积极的促进作用。目前在相关部门和单位中，文字资料形成过程中和档案管理工作存在相互脱节的问题，两者各自为政，彼此分割，这对档案管理工作带来了不利影响。文件资料形成过程中和档案管理工作相互关联，具有不可分割性，档案管理人员需要参与到残疾儿童相关文件资料形成的整个过程，同时档案人员还要积极参与到单位各项行政及业务活动中，对工作的内涵进行了解和掌握，并在工作中做好指导工作，使相关人员在书写文件资料时要严格按照规范的要求进行，为档案编辑加工工作提供更多的便利条件。对于各科室形成的文件资料要积极主动收集，确保归档材料的齐全性和完整性，为档案后期的加工利用打下坚实的基础。

四、完善档案管理设施

档案管理工作效率会受到档案管理设备的直接影响，残疾儿童档案的管理也是一样的。目前，档案管理逐渐朝着数字化信息管理的模式前进，这不仅能提高档案的安全性，同时也避免纸质档案的过渡消耗，并且相比传统的管理模式，更加的高效、便捷。在档案管理工作开展时，应紧紧贴近时代潮流，引入最新的管理方法与设备，配备档案现代化管理所需要的各种设施，加大档案管理设施的投入力度，培养档案管理人员努力提高自身的操作能力，并使其能够熟练的对档案管理系统进行应用，使档案管理人员能够将所学到的理论知识与实际工作有效的联系起来，从而进一步提高残疾儿童档案管理基础工作的效率。

五、建立档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

残疾儿童档案要实现信息化管理，就必须建立档案管理计算机信息系统，因此，在实际工作中，需要进一步改进和规范计算机条件下档案管理工作流程，使之适应档案信息化管理的需要。依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计。在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

在电子档案使用过程中，应注意到电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。同时还要重视电子档案的真实性。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。另外，电子档案的法律效力问题也不容忽视，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

六、结束语

残疾儿童作为弱势群体，受到全社会的普遍关注，因此需要做好残疾儿童档案管理基本工作，特虽是在当前科学技术快速发展的新形势下，更需要根据残疾儿童档案自身的特点，进一步对残疾儿童档案管理工作进行规范，充分的利用各种先进的技术来加快推动残疾儿童档案信息化建设，更好的实现残疾儿童档案的重要价值，有效的保障残疾儿童的合法权益，使全社会能够更关心弱势群体，促进和谐社会的建设。

参考文献

[1]闫亚平，高建军.孤残儿童档案建立及规范化管理[J].陕西档案，2012，02：38-39.

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众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。

那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

4统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

5规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率

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1目前档案管理基础工作现存主要问题剖析

随着科学技术的普及和发展，计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

1、传统档案管理改革不够，计算机普及程度不高。

传统档案管理目前在我国还占绝大多数，正规档案馆计算机普及程度相对好一些，但在机关和企事业单位相对就差很多，比如在住房公积金管理方面，虽然由于行业较新，计算机应用程度还较好，但管理程度就有很大出入，管理也不规范。

2、基础档案管理工作没有一个统一的行业规范。

以住房公积金为例存在的问题较多，首先档案号不规范没有目录号另外一卷多册的现象也非常普遍；另外案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍，另外部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用，造成资源的浪费。

3、基层单位的档案管理人员队伍亟待提高

以吉林省为住房公积金的档案管理单位为例，从业人员比较杂，专业档案管理人员奇缺

现存管理人员的学历结构和专业技术知识存在很大问题，对现有人员的培训水平也跟不上。

4、档案管理基础工作的重视程度不够

现在的档案管理工作，虽然在表面上被认为是受到重视的，但在实际工作当中，无论是领导层，还是各部门，都把主要注意力放在敏感部位，往往就忽视了档案管理基础工作的开展，有时甚至是流于形式。

2 解决设想

档案管理基础工作是一个系统工程，要想达到系统的产出最大，更好的为经济建设服务必须实行标准化、规范化的工作程序与方法。在档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。同时要齐抓共管，全方位营造和谐氛围，把档案管理基础工作落到实处。

1、充分动员，做好档案的全面普查工作

档案普查是实现档案管理标准化、规范化的第一步。根据整体要求，首先进行档案的科学普查工作，普查过程中主要是查缺补漏，剔出重复的案卷，提高档案的使用效率。

2、加强案卷的规范化管理

普查之后要将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。做到流程式管理

3、著录工作的规范化

规范化档案管理过程中著录工作是一个非常重要的环节，著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。各单位要结合自己的实际情况对细则进行分解，以真对自己单位的实际情况。

4、统一分类号，保证检索查全率

区别于手工档案，计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜地制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类，然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。既保证了检索查全率，也提高了检索的效率。

5、规范化数据准备工作

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多快好的效果。分清轻重缓急，循序渐进，档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。分级次著录，省时省力，在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。分门别类，充分利用档案原基础，对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的问题。

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【关键词】市政基础设施工程档案管理 对策

市政基础设施是指在城市规划建设范围内设置，基于政府责任和义务为居民提供有偿或无偿公共产品和服务的各种建筑物、构筑物、设备等。市政基础设施工程一般属于国家的基础建设，包括城市建设中的各种公共交通设施、城市桥梁、轨道交通、隧道、道路、给水、排水、燃气、城市防洪、环境卫生以及照明等基础设施建设，是城市生存和发展必不可少的物质基础，是提高人民生活水平和对外开放的基本条件。市政基础设施工程档案是在市政基础设施工程建设工程中形成的与工程建设有关，对国家、社会和单位有保存价值的各种文字、图纸、数据、照片、声像等不同形式的载体的文件材料，它是工程建设的真实记录，也是一个城市发展的历史缩影，与工程质量密不可分。

近年来，武汉市城市建设加速推进，呈现出建设规模大，重大工程多，技术复杂程度高，工程涉及面广等特点。诸多城建重点单个项目投资超亿元，有的甚至高达几十亿元。工程项目涵盖类型也越来越多，由过去较为单一的道路排水工程、桥梁工程，发展为大型综合立交、过江隧道、轨道交通、全线高架桥梁等多种类型的工程。同时，市政基础设施工程的基本施工队伍也呈现多元化的趋势，一些专业从事钢结构施工、隧道施工、地铁盾构施工的公司加入到武汉市城市建设中来。城市建设的快速发展给市政基础设施工程档案管理工作带来了机遇，同样档案管理工作也面临着空前的挑战。如何加强市政基础设施工程档案管理，保证其真实、完整、准确，并得到妥善的保管和有效的利用，为未来城市发展规划和设施管养提供重要依据，是各工程建设和管理单位必须引起关注的重要问题。

一、加强市政基础设施工程档案管理的重要意义

1、工程档案是工程建设质量状况的综合反映。

随着量化分析和精细化管理的推进，工程建设质量有了一系列精确的评价体系。当对工程建设质量的评价由感观性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时，对工程质量的评价就要以工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段进行综合测评了。由此可见，工程档案直接反映了工程建设质量。同时，从近年来工程质量事故案例的处理看，一旦工程出现质量问题或重大事故，首先要对工程项目档案进行全面调查。这是因为工程档案是工程建设各项活动的真实记录，具有原始性、真实性、唯一性的特点，它是建设活动的直接产物，全面、综合地反映工程建设全过程的实际情况，对划分工程质量责任有着不可替代的作用，是工程建设质量状况的综合反映。

2、工程档案是工程质量管理的重要组成部分。

《城市建设档案管理规定》明确规定：“列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件”。这就表明，如果工程档案验收不合格，工程将无法进行竣工验收，工程档案管理已经成为工程质量管理的重要组成部分。同时，建设部《关于认真贯彻国务院第279号令和建设部第78号令切实加强工程档案管理工作的通知》中也明确指出，建设单位组织工程竣工验收，应当具备工程档案认可文件。建设行政主管部门在办理峻工验收备案时，应当查验工程档案认可文件。这就再次明确了工程档案在工程建设过程中的重要地位，并将工程档案管理作为提高工程质量管理的重要手段。

3、工程档案是城市管理、发展的重要依据。

工程档案是工程建设活动的真实记载，直接反映了工程项目建设活动的全过程，因此，工程档案对市政基础设施工程建成使用后的管理、维修、养护、改扩建等技术工作的决策、设计都起着重要的凭证和依据作用。凡对某项市政基础设施工程进行维修养护、改扩建，都必须依据该项工程的设计、施工、竣工验收等方面的详细记载即工程档案制定出合理的方案。同时，随着现代城市建设的加快发展，城市建设不断向地下和空中纵向延伸，而这一切建设规划编制的基础资料就是前期城市基础设施工程建设留下的档案资料，而在建工程的档案资料又将成为今后城市建设发展的重要依据，市政基础设施工程档案资料的重要性不言而喻。

二、当前市政基础设施工程档案管理工作中存在的主要问题

1、档案意识不强。

部分单位对工程档案管理的重要性认识不够，重施工管理轻档案管理的现象普遍存在。市政基础设施工程档案资料收集整理，本应始于工程前期运作，终于工程竣工验收，列入管理日程，同步施工进展。但在一些工程项目中，平时不重视工程档案和内业资料的收集整理，档案工作与工程建设不能同步管理，资料不规范、收集不齐全。甚至出现为应付竣工验收或有关检查搞突击、“做”资料，的现象，造成原始资料失真，工程档案造假。加之市政基础设施工程大多为政府工程，有的工程因工期紧，协调难度大，基本建设手续尚不完备，更遑论其能够重视工程档案建设。

2、工程档案人员素质有待提高。

一项市政基础设施工程档案资料应包括招投标、勘察、设计、施工、监理等单位形成的档案资料，涉及面广，专业性强。但就工程现场的情况看，大多项目部都未配备专职的档案管理人员，往往是其他人员兼职或临时抽调人员担任，大多没有参加过正规的档案业务知识培训，专业知识欠缺。加上现场工作繁忙，人员调动频繁，原始资料丢失、损毁严重，档案管理处于一种被动应付状态，这必然影响到工程档案的质量。

3、归档时间严重滞后。

《城市建设档案管理规定》明文规定：“建设单位应当在工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。”但现实的情况是，市政基础设施工程档案移交普遍滞后，有的工程甚至竣工多年，工程档案尚未移交。更有甚者，因市政基础设施工程特殊性，有的工程完工后不竣工验收即投入使用，其档案移交工作更是无从谈起。

4、工程档案质量欠佳。

按照相关规定，工程档案资料应做到图物相符、数据准确，填写、审批、签章手续完备，不得擅自修改、伪造和后补，应达到完整、准确、系统，符合归档要求。可从实际的情况看，市政基础设施工程档案资料质量尚存在较大差距。有的项目由于抢工期、赶进度等原因，施工过程中将资料工作放在一边，到验收时再来补写，使资料的真实性大打折扣；一些单位为节约时间，只做一份资料，其余全用复印件代替，有的甚至将其它工程的一些资料放入档案资料之中，从而失去了档案资料的真实性，降低了档案本身的价值；部分档案书写不规范，纸张破损严重，字迹不耐久，不符合工程档案归档的要求。

三、加强市政基础设施工程档案管理的对策

1、提高认识，落实责任是做好市政基础设施工程档案管理的前提条件。

加大对《档案法》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件档案管理规范》及相关市政基础设施工程档案工作法律法规的宣传力度，提高全行业特别是领导同志的档案意识，使他们认识到工程档案是工程建设的重要组成部分，是建设经验的积累和宝贵的技术储备，是城市建设发展的重要依据。要逐步形成领导重视档案建设，人人关心档案建设的良好氛围。同时，抓好档案管理工作责任制的落实，明确参建各方和相关人员的档案管理责任，促进档案管理工作开展。

2、增大投入，提高素质是做好市政基础设施工程档案管理的有力保障。

各工程现场应设置与工程档案工作任务相适应的机构，配备专门的档案管理人员，增加人力、物力、财力投入，解决必要的档案管理工作经费和设施，保障现场档案整理工作开展。档案管理部门应定期举办档案管理培训班，提高档案从业人员的业务知识和工作能力；要积极主动服务，选派政策水平高、业务能力强的人员充当业务指导员，指导、协助参建单位健全各项档案管理制度，规范现场档案资料整理。

3、规范管理，依法治档是做好市政基础设施工程档案管理的首要任务。

为加强工程档案管理，国家先后制定和了一系列与工程档案有关的法律、法规和规范性文件，初步形成了我国档案管理法规体系，覆盖了工程档案工作的主要方面和主要环节，工程档案管理工作基本做到了有法可依。在当前的工作中，首要的是有法必依，市政基础设施工程参建各方要严格落实工程档案管理法律法规，结合现场实际，制定系统、完善、可行的档案管理制度和操作办法，使现场的档案管理工作有章可循，有序开展。同时，档案管理部门要加大检查督促力度，对拒不履行档案管理相关法律法规规定的行为及时采取措施，加以督促。

4、严把质量，加强检查是做好市政基础设施工程档案管理的核心环节。

市政基础设施工程档案资料的完整、准确、系统是实现有效利用，发挥档案作用，实现档案价值的基础。在档案管理过程中，要牢牢抓住收集齐全、材料准确、整理系统这三个环节，严把质量关。档案人员应及时了解工程的立项、勘察、设计、施工及竣工验收等每个阶段，掌握工程建设的具体内容，合理确定个环节文件资料的归档范围，做到既不重复也不遗漏；由于市政基础设施工程建设施工有较大的动态性，所以档案资料收集整理必须要与工程建设施工同步进行，档案人员要随时掌握工程建设变化情况，确保文件资料的准确。尤其是修改有关文件资料时，一定要按照规定的修改程序进行更正，并保留修改依据和过程记录，保证内容和数据的准确性；在收集齐全、材料准确的基础上，档案人员要遵循市政基础设施工程档案的形成规律和成套性特点，保持归档文件、档案案卷间的有机联系，着眼于方便档案资料的保管和利用，科学分类，合理组卷，确保质量。

同时，工程质量监督管理机构在日常的监督管理过程中，也应加大对工程资料的检查力度，特别是加大对质量保证体系资料、施工日志、原材料、成品、半成品检测报告、地基基础等关键部分、关键节点验收资料、监理日志、监理平行检验记录等资料真实性的核查力度，发现问题及时督促整改，问题严重的及时采取行政执法措施，保证施工档案资料真实、客观、完整反映工程施工进展情况。

做好市政基础设施工程档案资料管理是利国利民的一项大事，也是城市建设发展的必要要求。当前，住建部正组织力量对《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》进行修订完善，这也显示了国家重视市政基础设施工程档案资料管理的决心。各级管理部门和各参建单位，应以高度的责任感和紧迫感推进市政基础设施工程档案管理工作，为更好服务于城市建设发展做出新的贡献。

参考文献：

《建设工程质量管理条例》

《档案法》

《城市建设档案管理规定》

《建设工程文件档案管理规范》

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【关键词】科技档案工作 管理工作存在问题 解决方法

整个社会在进步，人类通过创新生产技术、创造基本的建设以及研究自然科学等来促进社会进步，并将这些活动产生的有价值的知识成果通过各种形式保存起来，这是人类社会发展过程的结晶，也是社会进步的证明，这些被保存下来的文件材料被定义为科技档案。

一、管理档案中存在的问题

科技单位重视程度不够，由于一些管理者的还留有以前的管理思想，认为信息管理的工作不重要，因此根本不重视信息管理工作，对科技研究过程中留存的档案弃之如履，出现档案混乱、丢失的现状，甚至有些基层科技单位的档案管理只是为了应付上级的检查，走走形势而已，临时检查完了一切又回到了原状，档案连基本的分类保存都没有，长此以往就导致了档案管理者对档案管理工作逐渐丧失了兴趣与责任感，继而导致档案的利用率和开发率大大降低。

管理工作人员素质偏低，由于我国现今的基础科技档案管理人员的专业限制，他们曾经所选的专业一般都不是档案管理的，所以自然而然他们的知识以及对档案管理的水平有限，因而经常出现将档案分类归档出现错误的情况，这为之后档案的寻找以及利用的困难埋下了祸端，由于工作中的失误，对档案管理工作不熟悉导致工作效率低下，在很长的时间里只能完成很少的任务量，长此以往这样下来会严重阻碍我国科技档案管理的进步与发展。

二、加强基层档案管理方法

（一）扩大信息的收集面以及储存量

我们都知道对于基层科技档案管理工作来说，首要的是进行信息的收集，由于科技关乎很多方面，比如说：自然科学、天文、气象、生产技术、地质等等方面，关乎地理、农业、工业、天文等等诸多方面，这就导致了科技档案的数量繁多，种类错综复杂，因此档案管理人员首先要具备的素质就是有着强烈的责任感，其次是要心细，有耐心，主动积极的深入各个行业，吃苦耐劳，积极收集各个行业的信息并加以整合最后分类，以此来扩大收集面。

另一方面档案管理者应该加强与相关的科研单位进行合作，利用自己的专业知识帮助他们建立健全档案管理的制度，该制度关于档案的收集，整理分类，最后归档保存，另外可以利用先进的科学技术，扩大数据库的容量，并对数据库加以分类，以便之后可以迅速地对找寻相关的档案以此开发和利用该档案。

（二）科学的整理档案

上一小节我们已经提到过了科技档案种类繁多，来源复杂的特点，所以科技档案给人们的第一印象就是冗杂零散，因而科学的整理档案就显得尤为重要，只有经过档案管理者将档案经过科学的整理，将相似的科技档案进行整理归纳才会体现这些档案的价值。

我们可以将从各部门收集来的资料按照制定好的规章制度进行分类，相同类别的档案按照时间顺序依次进行编制，然后登记在相关的工作簿中，以便之后进行科技档案的查阅与利用，但是我们要遵守以下几点原则，一是我们不能破坏科档案之间的联系，要遵守科技档案的形成规律，二是要充分利用现有的档案管理资源，三是最为重要的一点，整理好的档案必须要保管好以便为之后提高开发和利用，所以科技档案的整理必须有几点要求来约束档案管理者，即是档案的整理必须要完整有序，方便查找。

（三）保障档案的完整与安全

对于新形势下基层科技档案管理来说，收集并整理档案是远远不够的，还有对科技档案进行一系列的保护措施，保障我们收集来的科技档案达到以下标准：档案完整；连续有致；安全可靠；整体完好，要根据之前的经验教训总结档案损坏的原因，并在此基础上实施一定的具有针对性的保护工作，采用有技术含量的方法，尽可能的消除那些不利的一面，最大限度的保障档案的完整与安全。

在保管档案的同时也需要延长档案的寿命。这样才能放大档案的价值，采取措施从根本上延长档案的使用时间，比如说一些防潮、防腐措施，优化档案存储的环境，不仅要延长档案被自然损坏的时间，也要在阅读档案的时候尽量减少人为的损坏。

科技档案作为一种珍贵的研究资源，我们在管理的时候必须要建立严苛的制度，杜绝因管理者的保管不当而造成的档案丢失或泄密等情况的出现，对于需要借阅查询相关的科技档案的人，必须要让他们在借阅之前进行登记，签名等等措施，并要求他们在一定的时间归还，并制定一些措施禁止他们进行档案的外借，乱借，对于那些已经过期了没有价值的科技档案来说，也不能随便丢弃，要按照相关的规章制度进行处理。

（四）实现资源共享

由于科学技术的进步，现今人类的生活以及学习方式中都充斥着计算机与网络，所以对于新形势下的基层档案管理人员来说，他们如今急需要解决的问题就是通过利用先进的科学技术实现科学档案资源的共享，在我看来，实现资源共享不仅有利于资源的利用减低资源获得成本，另一方面也方便了科技档案的存储，对于那些资料繁杂，年代久远，损坏有些严重的科技档案可以从纸质版变成电子版，在降低存储量的同时以另一种方式延长使用寿命。

通过增加相关的资金投入力度，给基础科技档管理者配备一些硬件设施，比如说计算机、扫面仪，复印机等等，政府等相关部门对于科技档案管理者提高计算机和网络技术的培训，实现信息的网络化，电子化，加强科技档案的信息共享。

三、总结

科技档案的管理对于基层档案管理来说十分重要，新形势下基层档案管理工作也逐渐走上正轨，我们有理由相信在信息技术的带动下，基层档案的管理工作会不断完善，档案的完整与安全，信息资源的共享都将得到保障。

参考文献：

[1]朴立平.对基层科技档案管理工作的探讨[J].科技情报开发和经济，2012.

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关键词：公积金；贷款；档案；管理

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）10-0-01

公积金贷款是指由住房公积金管理中心运用职工以其所在单位所缴纳的住房公积金，通过委托商业银行向缴存住房公积金的在职职工和在职期间缴存住房公积金的职工发放的房屋抵押贷款，通过履行一定审批手续，以贷款的方式用于职工筹集住房资金和提高职工的购房能力，从而解决职工住房难的问题。建立公积金贷款档案是为了把各方在借贷中的权利、义务真实地记录下来。

一、住房公积金贷款档案的概念和作用

档案，是一种文件材料和凭证。运用公积金开展贷款业务是深受广大职工欢迎的一项惠民举措，有贷款行为就必然会产生很多文件材料和凭证，这些资料就是公积金贷款档案的组成部分。总的说来，住房公积金贷款档案有以下四个方面的作用：

（一）贷款档案是防范住房公积金贷款风险的凭证。贷款档案保存了贷款人的资料，具备一定的法律效用。如果当事人违约，或者未能履行义务，就可依据贷款档案采取一定的行动来降低风险。所以说，档案的完整程度决定着贷款风险的高低。

（二）贷款档案是住房公积金规范化管理的基础。我国自住房公积金制度建立以来，通过多年来的积累，目前公积金数额已非常庞大。住房问题涉及到职工自身利益，如何管好用好这些资金意义重大。公积金贷款业务的档案管理是公积金管理的一项基础工作，贷款档案的规范化管理程度如何，直接影响到公积金管理工作的整体水平，可以说牵一发而动全身。

（三）贷款档案是加强贷后跟踪管理的依据。目前，我国公积金管理机构大多推行终身制贷款，而实现这一机制的载体就是贷款档案。由于还款时间长短不一和人员变迁等因素影响，增加了贷款档案跟踪管理的复杂性，同时也进一步凸显了完善贷款档案管理制度的必要性和重要性，否则，贷后管理就是一纸空谈。

二、住房公积金贷款档案的特点

（一）长期性。公积金贷款档案是需要长期保存的文件，档案内容需要不断完善、修改、补充，直到贷款还清为止，体现了档案管理的长期性。

（二）复杂性。公积金贷款档案是在不断完善各种手续的过程中逐渐完成的，其中涉及到的部门众多，材料复杂多样，来自不同业务部门的各类凭证、票据以及不同行业的资料，很难做到外观上和格式上的完全统一。

（三）动态性。公积金贷款档案会根据个人需求和请求的改变而改变，到还清贷款时档案不可能一成不变，这就要求档案管理者眼勤手勤，对每一卷档案都要实行动态化管理。

三、公积金贷款档案管理中存在的问题

（一）对档案的重视不够。在我国，很多人都会有这样一种认识：档案嘛，只要不丢失、不泄密就足够了，当有关部门来查阅的时候，能够找得到就行了。这种观念在很多档案管理员甚至领导心中根深蒂固贻害无穷，是档案规范化管理理念的大敌。

（二）档案的不完整和不准确。在收集、整理、审核档案的过程中，资料不完整的情况时常出现。有些职工认为个别项目不必填写，自作主张地不填或者随便填；有些职工则在填写内容（比如工作单位、联系方式等）发生变化后不能主动申报修改，造成了档案信息的不完整和不准确。

（三）管理人员力量薄弱。很多大型的档案室管理人员明显不够，人手不足，加之不少档案管理人员没有受过专业培训，常常造成档案不能及时归档和完善，直接影响到档案的管理水平。

（四）查阅制度不严格。国家对档案的查阅制度有着严格的规定，但是据笔者调查了解，在实际工作中有不少公积金管理中心的贷款档案管理员不能严格按照规范程序调阅档案，这样极易造成档案丢失和贷款人信息泄露。

四、进一步完善公积金贷款档案管理

面对迅猛发展的商品房交易和不断暴增的公积金贷款业务，如何完善公积金贷款档案管理是摆在我们面前的一个重大课题，这就要求我们在实际工作中不仅要严格执行档案管理流程，更要使档案的管理设计符合自身的业务需要。

（一）建立科学的管理制度。档案管理有两大要求，即真实性和齐全性，对贷款档案来说这点尤为重要。如果贷款档案不完整或者缺失，就意味着房贷资金面临风险。为了保证房贷资金安全，就必须建立健全科学完整的档案管理制度，明确由专业人员进行档案资料的收集、整理、审核等工作，确保档案的真实准确和完整齐全。

（二）安全保管贷款档案。公积金贷款档案不但涉及金额较大，而且牵涉众多职工的切身利益。做好档案管理的制度设计之后，档案的硬件安全管理就显得尤为重要了。档案库要具备防霉、防水、防火、防潮、防盗等基本条件，如果是数字化管理的单位，信息安全还应排在首位。

（三）严格执行查阅审批制度。公积金贷款档案是为了基于特殊信贷关系之上而建立起来的，其特殊性决定了它的查阅审批制度相较于其他档案更加严格。首先，作为一种职工个人贷款档案，它要求管理人员应为客户信息保密。因此档案管理人员要严格执行档案借阅规定，不论任何人包括政府相关部门，在查阅档案之前必须经过公积金档案管理部门批准。一旦出现由于档案泄密造成经济损失和纠纷的情况，应及时通过法律途径来解决，同时严格追究当事人的相关责任。

（四）规范整理档案。贷款档案不如个人档案那么多，但也应该严格按照管理规范来执行，不能因为量少而采取多人一袋的方法进行保存。在此基础上，档案管理人员每年还要定期逐卷整理核对资料，避免因损毁、丢失造成损失。同时要加快推进档案管理的数字化和信息化，跟上经济社会的高速发展，真正做到与时俱进。

五、结语

档案管理尤为重要，它不仅代表着一个单位在某个发展时期的管理水平，更是一个部门、一个城市，甚至一个国家发展水平的体现。我们应该用全新的视角来看待档案管理，积极探索施行适应现代化要求的新型管理模式，更好地促进社会的和谐发展。

参考文献：

[1]韦志国.文书与档案管理，2011（12）.

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会计电算化档案管理对于各基层单位来说是重要的基础工作。实现会计电算化后，会计档案具有磁性化的特点，因此认真分析会计电算化档案管理中存在的问题，对提高各单位的管理水平有着重要意义。

一、会计电算化档案管理中存在的主要问题

从传统的手工会计系统转变为会计电算化系统后，许多方面都发生了变化，这给各单位的会计工作带来了新的要素，从而在会计电算化档案管理中也产生了一些相应的问题。

（一）会计电算化档案管理内容不全

我国自开展会计电算化以来，实现会计电算化的单位数量很多，但多数单位真正运行时间较短。有些单位为了适应会计电算化系统技术环境、制度环境的变化，对会计软件进行了升级，而原有的会计软件及相关资料未能及时进行整理归档。这样，这些会计档案资料就得不到利用，而且这也不符合控制制度的要求。随着时间的推移，会计档案的完整性、安全性就得不到保证。

（二）会计电算化档案损坏严重

很多单位在实现会计电算化后，认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，所以会计档案管理的制度仍沿用手工系统的制度，对保管会计档案的环境没有采取任何改善措施，致使防尘、防潮、防毒、防磁的要求得不到解决。由于灰尘过多，使得很多存储设备无法正确读出数据或根本无法打开；由于环境潮湿，使得存储设备变形、发霉；作为保存各种重要数据的存储设备在多次借阅中，被多次进行读数据的操作，造成了存储设备的自然损坏，而使数据无法读出。这些情况都造成了会计电算化信息系统档案的人为破坏。

（三）输出材料达不到规定的保管期限

利用计算机进行会计核算的单位应保存打印输出的纸介质会计档案，如凭证、日记账等，这些会计档案的保管期限为15年或永久保存。会计业务与其他业务相比，有时又有特殊性，如一次多份输出，手工系统是通过复写纸来实现的，那么在资金有限的情况下，考虑到这种特殊的业务需求，在会计电算化系统构建时，在选择打印机时应以针式打印机为首选，而针式打印机输出的材料在6、7年后，有的就字迹不清了，起不到档案资料的作用。

二、加强会计电算化档案管理的措施

针对上述存在的问题，各单位应采取相应措施来加强对会计电算化档案的管理，从而提高单位的管理水平。

（一）要统一思想认识

会计电算化与手工会计系统相比，有许多不同，应当在各单位中统一思想认识。因此对于实现会计电算化的单位，有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性，并督促有关制度的建立。不少已实现会计电算化的单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的认识，因此，应当进一步提高会计电算化档案管理者的素质，把信息化档案资料的管理落到实处。

（二）注重硬件环境管理

对于会计电算化系统来说，应提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。在拥有针式打印机的同时，再配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以便输出的纸质会计档案符合保管要求。选用功能符合本单位实际管理要求的会计软件，最好是具有会计档案管理功能的会计软件。加强会计电算化系统的安全管理，注意进行定期的补丁维护、数据备份，尽量避免因计算机病毒等不安全因素而导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

（三）建立有效的会计电算化档案管理制度

在进行会计电算化档案管理时，应注重有效管理制度的建立，这对于其管理工作会有事半功倍的效果。

1.建立有效的档案归档制度

会计电算化档案不但包括原有手工的相应档案资料，也包括会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。未打印成书面形式输出之前的会计数据，应妥善保管其电子形式的数据并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

2.建立有效的借阅制度

任何人在借阅会计电算化档案时，需经财务部门负责人批准，按照本单位会计电算化档案管理的有关规定，办理借阅手续；单位外部人员借阅本单位会计档案时，要特别注意，必须经主管领导、财务部门负责人批准方可。

3.建立有效的档案保管制度

在制定会计电算化档案保管制度时，应依据国家有关的档案法规、档案标准等来进行。在进行数据备份时，应选择优质的存贮介质进行会计档案数据备份，做好防潮、防尘、防磁、防腐蚀工作；对用来进行数据备份等的电子会计档案要标明时间、文件内容、负责人员等，并制作档案管理文件卡片。

4.建立有效的档案备份制度

对于各单位的会计电算化档案，应由相应负责人定期将会计数据备份到磁性介质中。由于磁性介质的特殊性，相应管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期复制、检查，以防止会计信息丢失。同时要建立相应的登记簿，记录备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。

5.建立有效的档案权限调用制度

在各单位中，不同的人对会计电算化档案资料应有不同的使用权限，因此对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。一般数据，可较大范围共享；保密程度较高的数据，只能供一定范围内的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，应只有单位的主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样分权设置，可以在一定程度上保证会计电算化档案的安全性，减少人为修改的可能。

（四）加强复合型人才的培养