信息化工作管理范文

导语：如何才能写好一篇信息化工作管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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档案管理信息化观念更新

档案是单位人才培养、科学研究、社会服务功能以及各项活动的直接记录，同时也对未来工作的决策起到参考和依据作用。档案管理是机关企事业单位和谐稳定发展的重要条件之一，科学标准的档案管理，能够将历史工作情况系统全面的存档与展现，为高效工作提供条件，也有利于提高社会认定单位的工作效果，为单位的长远发展奠定根基。

1档案管理为提高工作效率提供数据信息

档案是企事业单位在工作、科学研究、党政管理各项活动中直接形成的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。档案管理的信息化建设就是将这些文件材料进行系统完整、逻辑清楚、条理有序、科学合理的分类归档，建成一个庞大的数据信息库。这个数据信息库记载着企事业单位过去所有的活动、事迹、人物与历史。做好档案数据信息库建设，及时发现并解决工作中的问题，提高档案管理的工作效率，也为其他方面的工作正常运行提供可靠保证。企事业单位开展相关的工作与活动，可以参考这个数据信息库来进行。另一方面档案管理的信息化建设能为企事业单位更新工作方法提供思路，在新的工作中借鉴以往的工作经验，去伪存真，总结经验与教训，为新工作新思路的拓展提供方法和借鉴。从一定意义上讲，高效率的工作迫切要求企事业单位的档案管理逐步走向科学化、规范化的轨道，从而也使得单位的各方面工作有章可循，工作效率和质量得到较大的提高和发展。

2档案管理的数字化、现代化和信息化

档案管理的现代化是应用先进的档案管理思想，科学的档案管理理论，继而采用与之相适应的档案管理方法和手段，以达到档案资源的信息化和数字化。企事业单位通过抓好档案管理信息数据库建设来开发企事业单位档案管理系统，以建立完整的档案信息供相关人员方便的查阅、阅读、修改、交流和使用。企事业单位还可以通过加大资金投入来为档案保护提供保障，通过增加人事管理等来为档案保护提供支持，最终实现档案管理、保护、开发利用的最优化配置。采用最先进、最实用的档案管理方式，提高档案资源开发利用工作的质量和效率，使其更好地服务于企事业单位、服务于社会。由此可见，单位档案管理的信息化建设和工作效率的提高离不开档案管理的数字化、现代化。

加强企事业单位档案管理，首先，应该充分认识企事业单位档案工作的重要意义，增强企事业单位档案管理意识。其次，建立、健全企事业单位档案的管理制度。加强企事业单位档案的管理必须依赖一系列管理制度的健全和完善，企事业单位要根据档案专业主管机关的规定，结合企事业单位特点和档案管理发展状况，制定切实可行的规章制度，保证企事业单位工作的顺利运行。第三，加强企事业单位档案管理队伍建设。从以上三个方面加强企事业单位档案管理的建设，能够确保为企事业单位提供更优质的服务，提高企事业单位整体工作效率。提高企事业单位工作效率，需要企事业单位档案管理解决数字化、现代化等方面的问题，进入数字化档案管理时代，档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目、检索、统计、编辑、研究、提供利用等都将面临新的变化，如档案所占用库房空间将极大地节省，档案管理的工作量减轻，企事业单位管理将更方便，工作效率也自然而然地得到极大的提高。

3档案管理信息化建设策略

档案管理的信息化需要用数字化手段最大限度地利用档案资源，处理、分析和管理整个档案数据库，整体解决企事业单位档案管理过程所面临的收发、整理、查询、开发等问题，实现企事业单位档案资源的合理开发、迅速利用、便捷查找等多方面的最佳配置。档案管理信息化是运用现代化的信息技术尤其是以计算机为主的智能化工具来加强档案资源信息的收集、整理、开发和利用。档案管理信息化建设能够打破信息使用者之间闭塞的壁垒，加快促进信息资源的开发、利用、保存和传递，实现资源共享。快速发展的现代社会信息化造就档案管理信息化的优势，主要在于不仅提高了档案的储存数量，而且还解放了人力、提高了效率、节约了资源。现今，网络信息化高速发展，档案管理工作人员应该有紧迫感，应该充分认识到档案信息化在在日常工作中的重要性，提高自己的信息化管理技能和意识，建立信息化所需要的创新观念，加大力度促进档案信息化建设工作的有序、稳妥、良性发展。综合各种信息资源，研究认为，为了提高档案管理的信息化水平我们应该从下面几个方面入手进行信息化建设工作。

（1）配置信息化硬件设施，如计算机、打印机、扫描仪、服务器、交换器等系统软件，培训档案管理人员，促进工作有序开展。

（2）将档案目录与内容进行数字化信息输入，在纸质档案的基础上补充完善电子档案的基础性工作，将历史资料建档、归档，建立统一的数据格式，避免重复劳动，实施实体档案盒数字档案对应的档案管理模式。

（3）定期或不定期对档案工作人员进行各项技能培训。档案管理工作人员首先要明确自己的责任，重视档案管理工作，其次要始终坚持提高自身专业知识水平，以适应不断创新的档案管理新方式。档案工作人员除了自学的方式外，还可以参加各类专业培训班、继续教育等，充分利用多方优势，用最短的时间系统地掌握最新的知识和技能，为以后优质、高效地完成档案工作奠定基础。

4结束语

社会在飞速发展，技术在急骤革新，在新的发展时期，档案工作人员必须要紧跟时展步伐，关注新科技的发展，积极完成档案管理信息化技术的创新，不断取得新突破，为档案管理事业贡献力量。

参考文献：

[1]陈素军.试谈学校档案管理与工作效率的提高[J].高教论坛，2011，（11）：81-82.

[2]唐宝莲，吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案，2006，（3）.

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【关键词】博物馆 图书情报 信息化 工作管理

博物馆通过陈列的文物、图片的展示等方式对传统艺术、文化进行传播，人们可以通过对博物馆的观赏来补习国民文化、寄托信仰或者是抚慰自身的情感。博物馆可以给人们提供一个安静优雅的环境，人们可以在浓厚的文化气氛中尽情地放松，调整自己的身心状态。在如今迅速发展的信息时代，对如何更好的管理博物馆，更好地发挥出博物馆传承文化的作用是十分重要的。而对博物馆图书资料以及档案的管理也是博物馆工作中十分重要的一个组成部分。所以，将高科技与图书资源管理工作有机的结合起来对博物馆内图书情报进行信息化的工作管理来说是非常重要的。在我国文博视野日渐发展的今天，人们越来越重视博物馆图书资料以及档案的管理工作。

一、图书情报管理面对的困境

（一）人们对图书情报管理持有的价值观较为滞后。

虽然到来的知识时代在一定程度上提高了信息的价值性，但是从整体来看，人们并没有更为深入细致地对图书情报管理进行认识，并且对其所起到的传递功能不够重视。所以，一方面对于图书情报的管理经常是投资的较少、配置不多，这样就会使图书情报资源管理缺少一定的资源力量；而另一方面，在对图书情报进行管理时忽视了将其进行个性化和信息化管理的价值理念。而作为博物馆中级的馆员不仅没能将博物馆的优势发挥出来，而且没能使管理工作与科研工作有机的结合起来，因此限制了图书情报信息资源的优势和功能的发挥。

（二）对文献资源的需求呈现多样化。

图书情报系统是面向公众的一个服务平台，所以它面对的是各种各样的人群，也正因为如此它面临着各种各样的需求。因此，建立一个能够满足群众个性化需求的图书情报信息化的管理方式是目前重点考虑的事情。就目前的图书情报管理工作而言，它具有一定的局部性，没能将其优势尽情地发挥出来的同时也没有建立信息资源共享的相关机制。除此之外，单一的信息检索用户界面不能体现用户者的个性化。

（三）缺少统一化、标准化的图书情报服务机构。在对图书情报进行管理时，没有统一的管理机构服务标准，地区与地区之间不能进行良好的衔接。对图书情报文献资源也不能进行有效地整合，降低了对文献进行检阅的效率以及在对图书情报服务进行标准化的管理时，政府缺少与之相对应的规划政策。除此之外，针对图书情报资源的建设水平也是良莠不齐。

二、博物馆图书资料管理工作的的功能和特点

（一）博物馆图书资料管理工作的功能

通常来说，博物馆中的工作人员的工作需要决定博物馆图书资料管理工作具备的功能，其功能能够帮助博物馆完成各种的任务和活动。其功能总结起来主要有四点：对文献资料进行收集编藏、提供相关的服务、促进学术文化的交流以及对研究推广资讯进行服务。同时还作为资讯中心，要对博物馆的资源定期进行整合，通过图书资料工作，除了可以对博物馆的内资源进行推广和利用以外，在推广教育、传递资讯等方面也起到了十分重要的作用。

（二）博物馆图书资料管理工作的特点

首先，博物馆和普通的图书馆一样都可以对读者提供一定的间接服务。读者可以运用博物馆提供的相关功能对博物馆中的资料文献进行借阅，以此对学术信息进行更详细的学习与研究。但服务的对象是较为单一的，只服务于特定的群体。但是和普通的公共图书馆还有一定不同的就是博物馆可以对读者提供直接的服务，而博物馆内陈列的藏品就是其服务的对象也是博物馆图书资料之所以存在的目的所在，与此同时也就意在说明了博物馆图书资料具有封闭性、专业性等特点。

其次，随着网络上电子文献的逐渐增多，博物馆中文献信息资源将由多个部分组成。除了传统的印刷型，还有机读型、网络型的，这就说明博物馆图书文献具有多样性。其中对文献信息存储量大、检索效率高、传播速度快的应属机读型的文献信息，因此，它一定会成为博物馆收藏文献信息资料十分重要的组成部分。

最后，博物馆图书资料管理服务功能具有多样性。博物馆图书资料工作除了有助于学术的研究以外还对提高专业人员的业务水平、活跃其他业务工作等都起到一定的积极作用。

三、博物馆图书资料管理工作的内容

可以将博物馆图书资料管理工作大致可以分为三个方面：采购、保管和借阅。

（一）图书资料的采购

博物馆藏书不是越多越好而是要有一定的针对性。在馆藏中要对以下几个方面进行考虑：首先，在一定的时期内要对文献进行征集和搜集，以保证其文献能够与时俱进，得到不断地充实。其次，要及时的掌握相关书籍的信息，做好预订的工作。博物馆图书资料的相关工作人员应该及时准确地掌握各种信息情报，特别要注意和自身工作的博物馆相关的信息都要进行搜集，然后进行汇总整理为相关的专业人员提供便利的参考和服务。最后，要学会运用各种不同的手段来获取想要的资料。对于珍贵的、稀缺的资料或书刊是博物馆必不可少的，可以对此采取复印、摘抄或照相等方法来获得。从博物馆的实际情况出发，如果博物馆中有 多出的复本，可以将其和其他需要其资料的单位进行调剂或交换。

（二）图书资料的保管

只要是收集来的图书资料，对于博物馆来说都是具有长久的收藏价值的，可以供人们长久使用。也正是因为这样保管好图书资料是十分重要的。除了要建立健全相关的规章制度和保护条例以外，还应该做好以下这些：对采购来的图书资料首先要及时地进行相关的一系列工作；对于稀少珍贵的图书资料不仅不出借而且要做特定的安排与保管，并且定期进行清点；对图书资料要进行全面的保护。一方面要保护图书资料不受火、尘、潮、虫等的破坏，另一方面图书资料有所损坏时要及时对其进行修补、装订。

（三）图书资料的借阅

对图书资料进行整理的目的就是要服务于业务，服务于读者。博物馆的图书资料管理部门应该创造条件、提供机会和场地，对读者们热情主动地提供服务。具体我们可以这样做：（1）从各个部门的需求出发，通过对提供的资料以及目录的了解，以此作为参考制定相关的工作计划。（2）设立资料室和阅览室。一个是为读者提供资料，一个是为读者提供适宜学习的环境。（3）主动地将不同的检索工具的使用方法介绍给读者，保证借阅的程序简单、方便又正规。（4）与其他相关的单位加强联系，做到信息勤交流、情报勤沟通。

四、科学管理博物馆图书资料

博物馆事业在不断发展的同时对博物馆图书资料管理工作也提出了更高的要求。如何科学管理博物馆图书资料是一个急切地问题。在对其资料进行管理时应对以下几个方面加以注重：

（一）更新旧有观念，规范已有制度

一方面，在观念上要进行更新。要正确、深刻地认识到对图书资料进行科学管理的重要性以及所起到的作用。在新的发展形势下，作为图书资料的管理人员要转变旧有的观念，树立积极正确的工作理念，把工作做好、做实。另一方面，要针对图书资料建立健全相关的规范制度。这样不仅可以方便于读者阅览、借阅，而且可以使图书资料的利用率得到提高，减轻馆员的工作量。

（二）完善体系，加强服务

对博物馆图书资料的目录体系加以完善，可以发挥出馆藏文献资源的最大效益的同时还可以提高图书文献的利用率。除此之外，在原有的基础上为读者提供更多的检索图书的途径，不断加强和完善对读者的服务。

（三）创造有利条件，实行开架阅览

对博物馆图书资料实行开架阅览不仅是一项重要的措施也是提高其图书资料利用率的有效途径。所以我们要积极地创造条件对博物馆图书资料实行开架阅览。这样可以使长期没有得到充分利用的好书实现其自身的价值，拓宽读者的视野，为读者阅览提供便利。

（四）加快网络服务，促进管理

随着信息网络时代的不断发展，博物馆图书资料工作的发展趋势是向数字化转型。如今计算机检索已经代替了手工检索，博物馆图书馆室已经逐渐采用现代化的检索服务方式。为了方便读者更快捷地获取需要的信息，避免出现对目录漏查的情况，我们应加快网络服务以此来实现现代化的管理。

如今，面对层出不穷的新技术、新观念，作为图书资料的管理人员要不断地学习，不断地提高自身的工作能力以及业务知识水平，与博物馆事业一同进步与发展。

参考文献：

[1]欧群. 现代图书情报机构知识网络构建的思考[J]. 图书馆. 2010（01）

[2]邓伟珍. 信息网络技术下我国图书情报工作的发展[J]. 长春理工大学学报（社会科学版）. 2008（01）

[3]倪宝华. 网络环境下图书情报工作的发展思考[J]. 中国科技信息. 2008（03）

[4]叶继元. 图书情报与档案管理学科未来五年重点研究领域与选题――《高校哲学社会科学管理学部图书情报与档案管理学科战略规划研究报告》解读[J]. 中国图书馆学报. 2012（01）

[5]梁宇红. 博物馆内图书情报信息化工作的管理与研究[J]. 价值工程. 2012（12）

[6]侯俊生. 信息化背景下图书情报机构服务模式探讨[J]. 黑龙江档案. 2012（01）

[7]《图书情报工作》2008年第1―12期篇名索引[J]. 图书情报工作. 2008（12）

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【关键词】电力企业；后勤管理；信息化

随着信息技术的飞速发展，现代企业管理中运用信息技术已经成为一种趋势。在电力行业中，随着电力企业体制改革的不断深化，企业越来越注重强化内部管理，电力企业的后勤管理工作非常复杂，要想打破传统的管理模式，实现后勤管理的一体化创新模式，就必须针对电力企业后勤管理工作的特点，合理运用信息技术，加快信息化建设步伐，从而将现代电力企业的后勤管理推向高效化、科学化与法制化。

1、电力企业后勤管理的特点

1.1后勤管理工作的服用性

服务是电力企业后勤管理工作的根本出发点，也是后勤管理工作的主旨所在。电力企业后勤管理工作的服务职能具体体现在三方面：其一是为电力事业、电力工程的需要，提供必要的物质条件；其二是为保证电力企业生产的顺利进行，提供强有力的后勤保障工作。要保证各项服务措施的到位。另外后勤管理部门往往是电力系统安全、环境、设备等资源的掌握部门，后勤管理应该切实做到对本职工作的落实，热情服务、周到解决；其三为职工生活提供服务，只有将每项后勤保障服务工作落实到位，才能为电力企业的全体职工提供优质的生活服务和工作环境。

1.2后勤管理工作的保障性

后勤是电力企业生产的重要支撑，电力企业只有在日常运转和生活过程中出现问题时，才能够体现出后勤保障工作的重要性。但这些运转问题的发生都是随机的、不可预知的，而且后勤保障工作通常是一些小事，所以具有较大的工作难度，也较容易被人所忽视。但是实际上往往是一些小事影响和阻碍了电力企业生产的顺利进行。后勤工作要想做到满足所有的保障需求通常比较困难，一旦出现失误或披露，就很容易带来严重的后果，因此应该采取科学、有效的措施来加以保障，只有保障到位，才能保证电力生产的持续平稳进行。

1.3后勤管理工作具有复杂多样性

电力企业的后勤管理工作内容复杂、涉及面广、头绪繁多，既包括了人际关系，又涵盖了人与物的关系。电力企业后勤管理首先应该为生产提供安全、能源、物资、环境等方面的保障，电力企业还要考虑到职工的生活情绪、物质需求等。另外，后勤管理还要做好各部门之间的协调工作，要做到处理好本单位与外单位的协作工作。因此，电力企业的后勤管理是一项系统的复杂工程。

2、电力企业后勤管理信息化的创新对策

2.1完善信息化建设的整体规划对策

电力企业后勤信息化建设的目的，就是结合电力企业后勤管理工作的特点，将后勤管理人员从繁杂的日常工作中解脱出来。利用科学、规范化的信息管理技术和管理模式，来提高后勤管理工作的效率。所以首先必须完善信息化建设的整体规划内容。电力企业后勤信息化管理应该包含其所有的业务领域，应该覆盖到整个企业的所有部门。后勤信息化建设应该充分利用企业内部的所有共享资源，避免信息过于冗余，同时还要保证各项数据源的准确与唯一。

2.2后勤管理信息系统的内容建设

电力企业后勤信息化建设的内容，必须结合电力企业后勤管理的工作内容，针对日常管理工作的特点，采取结合实际、具体分析的针对性措施，对信息系统的建设内容进行制定，根据电力企业后勤管理工作的特点，其信息系统的具体内容应该包括：

2.2.1设备资产的管理：电力企业后勤设备、资产管理的数据非常庞大，可采取一室一档的管理模式，管理项目包括办公家具、通信设备等设备的台账信息以及日常运行维护的信息。保证信息化管理平台能够将设备、房间形象化的展现在管理人员面前，不仅方便对相关信息进行清点和查看，也可提高设备的应用效率，保证各项设备资产信息的准确性。

2.2.2办公事务的管理：办公事务管理包括会议、订餐、保洁、预算以及其它综合事务的管理。信息化管理的内容主要包括一些日常基本信息的管理、执行过程的管理与执行结果的管理等。信息化的办公事物管理不仅可以实现各项办公事物的人性化管理，还可有效提高后勤服务与管理的效率，强化管理力度。

2.2.3安全保障的管理：电力企业的后勤安保管理，包括对安保人员、车辆、安保计划等进行管理，从而为企业提供安全、可靠的生产环境。

2.3制定完善的后勤信息化管理制度

任何一项新技术、新项目的实施都需要制定出相应的制度来加以保障和监督。对电力企业而言，信息化管理也是一项新的管理应用技术，所以电力企业实现信息化、数字化管理之后，就应该进一步制定和完善相应的管理制度，以保证信息化管理模式的全面落实和顺利实施。对于与人密切相关的后勤管理来说，相对完善的管理制度不仅能够提升信息化的落实步伐，还可大幅提升管理的效率，从而使员工能够尽快适应新的管理模式，并积极主动的参与到后勤服务信息化的创新管理当中。

2.4加强信息化管理模式的推广与应用

电力企业后勤信息化管理模式的创新运用，是一次历史性的进步，对电力企业的后勤管理将起到不可忽视的积极作用。因此电力企业必须制定好后勤管理的信息化发展目标，同是切实做好实施与推行的办法。电力企业可通过内部办公网络、企业宣传报刊、黑板报等形式，来加强对后勤信息化管理的宣传工作，以提升职工对信息化管理的认识度。另外，企业还应该对相关的后勤管理人员进行必要的信息化管理培训，提高相关人员的信息技术水平和业务能力，以便能够更好的应该信息化管理平台，使后勤信息化管理能够真正发挥其功能。

3、结论

后勤的信息化管理是现代企业发展的必然趋势，电力企业应该认识到信息化管理对电力企业后勤管理所起到的重要作用。进而结合自身的发展需求和企业后勤管理工作的特点，构建起符合企业持续发展战略目标的后勤信息化管理模式。

参考文献

[1]康勇，彭均力，卢锦华.信息化和数字化管理在企业后勤系统中的应用[J].冶金自动化，2011，2：225～226.

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关键词：中职学校；档案管理；信息化；数据库

档案管理是学校管理的重要基础工作，涵盖学校管理、教育教学活动、教育科研工作和教育督导评估等重要资料的管理。传统的档案管理几乎全是书面文件，容易损坏也容易检索，随着信息技术的发展，信息化管理易检索、不容易丢失的优势逐渐显露出来，这就要求我们档案管理人员一定要充分发挥信息优势辅助和细化档案管理。

中职档案信息化是档案管理工作的必然趋势。本文从三个方面进行了中职学校档案信息化工作开展的全面研究。

一、建设高质量的档案信息数据库

中职学校档案信息化建设必须要重视信息数据库的建设，因为一直以来中职档案管理工作往往会因为缺乏信息化内容而突显出一些棘手的问题，而且单一的存储模式也容易出现档案内容的损坏、丢失等问题，档案数据库的建设能够解决这些问题，为了建设高质量的档案信息数据库要从这几方面做起：首先，要建设高质量的档案信息数据库，将所有的纸化档案进行重点筛选，完成信息数据库的建设。按照《纸质档案数字化技术规范》，对原有馆藏传统载体档案进行数字化转换。其次，要实现数据库的共享建设。在共享建设的过程中要按数据库用户数量、连接系统的数量等来确定优先顺序。在此基础上进行共享数据库的逻辑结构设计。通过数据库共享建设中职学校校内的各类档案之间可以共享，保证不同侧重点的档案管理内容能够实现共同管理，信息共享，避免了重复工作；校外的相关信息能够共享则能够保证中职院校的档案内容与其他高等院校、相关用人企业之间可以进行信息沟通，保证中职学生能够获得更高学历进修、参加企业内部招聘的机会。

二、数字化工具更新档案信息内容

档案建设最为复杂的内容就是需要不断地更新信息内容，诸如学生的基本情况、教师的学历情况、学校的发展历程等都需要随着时间的推进而不断发展。在信息化档案管理建设的过程中，可以利用数字化工具进行随时的档案更新。首先，要选择有效的数据化工具。这些更新软件要保证能够建立数据库更新平台，并在原有的数据库基础上开展、更新工作，保证满足中职学校的人事、教育教学等档案内容的随时更新，并保证对档案内容的管理更为标准化、可视化、自动化，确保系统运行的稳定性、兼容性、整体性和延续性。其次，在进行数字化工具更新的过程中要一方面保证自动化升级，当文件保存系统自动升级时，保存在系统内的档案将随系统的更新和迁移。另一方面则要保证更新过程中的数据库的稳定性，使得原有的内容能够备份保留。另外，在进行更新管理的过程中要对数字化档案资源进行安全管理和维护，有效地应用身份认证、识别文件加密等设置能够确保档案信息资源的安全。

三、发挥档案信息化人才作用

在档案信息化管理的过程中必须发挥管理人才的能动作用，因为任何先进的技术和设备都需要人的能动操作，在这个过程中档案人员的信息化能力必须得到提升。首先，要加强技能培训。中职学校档案信息化建设过程中，管理人员需要具备基本操作技能：（1）把固化在纸质载体汇集成系统档案信息，以数字化方式输入计算机上网。（2）利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理。（3）直接在办公自动化过程中形成规范的电子文件信息。（4）能够迅速掌握新型软件技术，保证能够随时进行数据库更新管理。除了基本操作技能之外，档案信息化管理人员还必须要有超强的档案管理素质。（1）较强的档案保密能力，能够随时保证档案信息不泄露，能够以基本的档案工作人员的素质要求自己，尤其是面对信息化的档案内容要有档案保密的技术应用能力。（2）有合理化应用档案信息的能力，能够着眼于信息档案的应用。为了实现这些能力，中职学校要组织档案工作人员进行培训。对于新任档案员工作的教师要进行岗位培训，保证工作人员能够迅速了解档案工作的内容，树立正确的档案管理思想。

综上所述，中职学校应建设健全高质量的档案信息数据库，利用数字化工具更新档案信息内容。只有这样才能实现中职学校档案信息化管理工作的规范化和标准化。

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[关键词]信息化；管理；对策

中图分类号：C931.6 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）40-0347-01

1. 企业信息化管理是企业科技管理工作之一

企业信息化管理，实质是企业科技管理工作之一，不过由于企业科技管理工作中，信息化管理占有较大比重，而且需要的技术基础较多，所以许多企业把信息化管理工作单列出来，成立电算室（所），后发展变为信息中心。

早期的企业信息化管理，由于信息设备、手段、规模和认识的限制，基本偏重于技术层面的工作，例如网络的建设、某个专业信息系统的开发应用等。但这些仅仅是信息化工作的内容之一，并非信息化管理。沿袭至今，人们常常把信息化管理工作误认为是信息化工作，甚至认为是计算机应用工作。

现在的企业信息化管理工作，主要是牵头策划和制定企业信息化的规划、系统目标、计划和阶段结果的最终确认；对企业信息化建设项目的实施进度进行定

期检查，及时解决问题；在软件公司、本企业信息化建设人员、业务人员以及企业领导之间进行协调沟通等。

2.企业实现信息化的对策

2.1 转变观念，提高认识

信息化不是技术问题，而是观念问题。一些企业从经营者到普通员工都把企业信息化当成简单的技术问题。事实上，更重要的是观念问题。企业信息化绝不是企业的信息利用计算机处理，而是一个把企业和市场完全结合的系统工程，是改造传统产业的一场变革，使企业管理思想、管理理念、管理方式的全面创新。所以信息化并非目的，而是实现业务改革的手段。有些企业的领导以为实现信息

化就是引进一个ERP，实际上ERP仅仅是信息化的一种常用的手段，实现信息化并不一定要用ERP。通常ERP是比较大型的信息系统，具有整合企业各职能信息的能力。

2.2 注重规划，找准定位，有始有终

信息时代的企业竞争格局是在速度、质量、资源和整合等角度全方位进行的。企业已不能满足于仅仅在财务报表上赢得利润、获得客户，而是要致力于培养一种持续成功的企业机制，这种机制就意味着企业需要有根本性的转变。企业的信息战略规划，是通过信息系统建设，通过信息化的力量，达到变革企业机制、创新企业管理、改善企业业务模式的目的。在企业总体规划中，应把信息系统建设纳入企业战略的范畴统一规划。从企业生存、市场竞争和客户服务的需求角度看待信息化建设；要保持开放的心态和清醒的商业头脑，不能指望信息化建设可以“一劳永逸”地解决企业的所有问题，也不能设想信息系统可以替代人的全部智慧和劳动，所以企业必须依靠信息化的手段不断改造固有生产方式，才能在现代复杂多变的形势和环境下立于不败之地。一方面是信息化之后带来的综合效益，将使得企业自发地不断采用信息技术来改进流程、提高竞争力；另一方面，采用信息技术以后，企业的业务会对信息技术产生依赖性。

2.3 培养人才，科学管理

加强信息人才培养，实施“以人为本”工程。要通过改革，逐步建立一套行之有效的办法，通过选聘、考核、认证制度，营造有利于发挥企业家才干的环境，完善企业家和管理人员的激励机制和约束机制，造就一大批优秀企业家队伍和优秀管理人员。另外，还要相应培养创新意识强烈、科技基础扎实和工艺技术精湛的优秀劳动者队伍，形成出色的生产、营销和管理团队，为推进信息化提供人才保证。

信息时代企业要以快速的反映来适应外部环境的变化。企业需要对人才和技术储备进行投入，而资本的重要性进一步缩小。特别是信息技术将满足企业对信息的管理要求，而人才的重要作用在于把信息进行综合、创新进而转变为知识和决策。对技术和人才的投入与储备，将是网络时代企业的两项基本建设。

加强企业信息化培训工作，提高企业管理人员的信息化知识和技能。可以联合大专院校，建立有先进企业领导、国内外企业信息化专家等组成的教师队伍，制定好教育培训计划，开展有针对性、系统性、实用性的培训工作。组织建立企业信息化咨询服务机构。针对企业生产、经营、管理信息系统建设的需求，提供相关服务。

在信息化过程中，通过加大在技术、资金、通讯基础设施建设和复合型人才教育培训等转变传统的管理观念，提高全体员工的整体素质，建立良好的管理规范和管理流程，构建扎实的企业管理基础，实行科学管理，从而提高企业的整体管理水平。

2.4 企业之间的信息化要达到双赢

企业之间要互相帮助，互相借鉴。特别是提倡供应链管理的今天，如果你的客户或供应商都进行了信息化，你还在手工记账，肯定不合乎协同的节拍。所以企业之间在信息化的问题要达成一致，要把自己的经验传达给对方，把自己的教训反馈给对方，让大家一起促进信息化，使整个供应链系统通过信息化这个工具创造更多效益，这也是双赢的战略。管理模式可以输出，信息化就是很好的传递工具，如果利用信息化来促使企业上下游的管理，那么整个企业的信息化工作会更快。

咨询分析部门对企业信息化也产生很大的影响。有时他们的一些言语可能影响企业对软件的选择，可能影响企业对管理流程的重组。所以咨询分析部门和专家对自己的行为要注重，不要有偏见，特别是与企业进行长期合作过程中，更要对企业的信息化负责。现在一些咨询公司与软件开发商合作对企业的管理进行咨询，这对企业信息化如何与管理改善结合起来有很大的好处。可也存在一些咨询公司不管企业的管理现状，硬拉企业与软件提供商进行配对，只顾自身利益，不管是否能够成功，这将导致企业不相信咨询公司，双方都得不到提高。企业信息化的成功应该是和咨询公司双赢的，所以要保证咨询一个，成功一个。

2.5 要根据企业需求进行信息化

企业在信息化之前应该首先了解本身的行业特性，来决定信息化的首要目标及充分的利用信息化特性拟定策略，从而形成一种独特的商业模式。例如，若企业属于服务业，那么信息化目标重心应放在连结企业内部各项不同的系统，并把所有面对客户的信息整合起来，让信息能流通及透明化，使客户能充分掌握有关的信息，让他们感觉到就像是拥有自己的资料室一样，这样做决策或反应都更快，最终目标是提高客户满意度。如果企业属于制造行业，那么信息化目标重心应放在降低成本、缩短生产时间、减少库存或串联供应商。总的来说，信息化是帮助企业落实策略的工具，信息化本身不是一种策略。

企业要加快运作节奏，适应市场的需求，就要求企业

借助电子信息技术建立企业的内部快速反应机制。企业每天都要将采集的大量信息，及时进行存储、加工、分析、预测，及时作出正确反映，以指导企业的行为；动作快的就能把握机会，捕捉到有效的市场和信息。用现代化的管理方法和先进技术，优化企业管理，有效地利用生产资源，防止浪费，节约资金，减少物耗，降低生产成本。提高产品质量才能在激烈的市场竞争中提高市场占有率，搞好企业生产经营的科学决策，企业为了提高市场的竞争能力，还要强化决策能力，提高决策水平。必须善于根据市场需求变化及时作出正确的决策，如市场预测、经营决策、投资机会和环境分析、产品定价和促销策略等。这一切决策都离不开大量的信息采集、加工和分析。而要作到这一点，没有一套现代化的科学管理手段是办不到的。在现代信息社会中，靠所谓的经验、侥幸心理和一时的灵感，是肯定要失败的。

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1.1后勤管理工作的服务性

电力企业的后勤管理工作的宗旨就是服务，这也是基本的出发点。后勤管理工作的服务性主要体现在三个方面：一是为电力的生产和运营提供强有力的后勤保障基础。一般情况下，电力企业的电力系统安全以及设备等资源都是由后勤管理部门来管理，所以，后勤管理部门要确保各种服务措施做到位，落实到实处，及时快速的解决；二是为电力工程或者电力事业提供必需的物质条件；三是为企业的工作人员提供服务，将每项后勤管理工作做好对提高工作人员的工作环境和生活环境具有重要意义。

1.2后勤管理工作的保障性

后勤管理工作是企业发展的重要支撑和保障，电力企业只有在日常的运转中出现问题才能体会到后勤保障工作的重要性。这些问题的发生是不可预知的、随机性的，认为这些都是琐碎的小事，所以很容易被人忽视。但是这些小事处理起来往往非常困难，处理不好就会对企业的运行造成一定的影响。后勤工作要做到满足企业所有的保障要求是很难做好的，所以需要实行科学、有效的措施来加以保障。做好后勤保障工作才能使电力企业持续平稳发展。

1.3后勤管理工作的复杂多样性

电力企业的后勤管理工作涉及的范围比较广，工作任务处理起来也比较复杂，既要处理人与人之间的关系，也要处理人与物之间的关系。后勤管理工作不仅要解决电力企业工作人员的物质需求、生活环境等，还要协调好各部门之间的工作、本企业的业务与外企业的业务协作工作。所以，电力企业的后勤管理工作是一项非常复杂而且繁琐、系统的工程。

2电力企业后勤管理信息化的创新对策

现代企业管理中运用信息技术已经成为一种趋势，随着电力企业体制改革的不断深化，企业越来越重视内部管理，所以要对后勤管理信息化进一步创新和落实。

2.1进一步完善信息化管理建设的总体规划

电力企业后勤管理工作的信息化建设主要的目的就是依据后勤管理工作的这些特点，把工作人员从琐碎的日常工作中分离出来，利用先进的、科学的信息化管理模式，进一步提高后勤管理工作效率。所以对后勤管理工作信息化建设的总体规划进一步完善是非常有必要的。完善信息化建设的规划内容应该包括所有的业务领域，涉及到所有的部门[1]。

2.2后勤管理信息系统的内容建设

电力企业后勤管理工作的信息化建设的内容需要在后勤管理工作内容的基础上，依据日常后勤管理工作的特点，结合企业实际发展情况，制定出具体的、有针对性的措施，制定完善的信息系统建设内容，主要的信息系统建设内容应该有以下几个方面：

第一，设备资产的管理。电力企业后勤管理对设备、资产的数据管理工作非常复杂，需要实行一室一档的管理模式，管理项目的内容包括通讯设备、办公设备等，同时建立相应的账目信息以及日常维修信息。信息化的管理平台可以把设备、资产的使用信息进一步形象化的表现出来，这些有关信息非常方便查找和清点，使设备的应用效率进一步提高，确保各种设备、资产信息的可靠性和准确性。

第二，办公事务的管理。办公事务涉及的内容主要包括会议、订餐、清洁、预算等一列相关事宜。采用信息化技术，不仅能够加强对办公事务的管理成效，才能够实现对工作过程的监督，有助于整体管理水平的提升。此外，办公事务信息化管理有助于人性化理念的实现，有助于管理力度的加强，对于后勤服务水平的整体提升有着重要的促进作用。

第三，安全保障的管理。安全保障管理工作主要是针对单位中的安保人员以及车辆。信息化管理技术的应用有助于安保人员工作的开展，有助于加强车辆管理效率，对于营造安稳、可靠的企业大环境非常重要。

2.3制定完善的后勤信息化管理制度

电力企业的后勤信息化管理是一项新的管理手段，所以对这项新技术、新项目要制定科学、合理的管理制度来加以保障和监督。电力企业在推行数字化、信息化管理模式以后需要制定完善的、与之相对应的管理制度，使这种信息化管理模式可以顺利的实施和落实。后勤管理与人密切相关，所以建立完善的管理制度不仅可以提升信息化水平，提高后勤管理工作效率，而且可以使员工快速适应新的管理模式，使员工积极、主动的参与这种信息化管理模式当中，进一步发挥创新。

2.4加强信息化管理模式的应用和推广

信息化管理模式是企业管理现代化发展的需求，也是提升企业管理水平的重要途径，对于电力企业后勤管理的强化、发展都有积极作用。为了确保后勤管理信息化的有效开展，电力企业必须根据自身的实际情况，制定科学的发展目标，并加强宣传工作与培训工作，提升工作人员的意识与技术水平。例如，电力可以可以建立针对后勤管理的办公平台，通过平台加强宣传力度，提高工作人员对信息化管理的认识度和关注度。由于信息化管理模式对工作人员的技术水平有更高的要求，电力企业要重视对员工技能水平的培训，特别是一些年龄较大的员工，确保他们具有足够的业务能力，确保后勤管理工作的正常运行。

3结语

电力企业的后勤管理采用信息化管理是时展的必然趋势，也是电力企业以后的发展方向。电力企业应该充分认识到信息化管理对企业发展的重要性。后勤信息化管理需要电力企业结合自身的实际发展需求和后勤管理工作特点，建立适合自身可持续发展的后勤信息化管理模式。

参考文献：

[1]陈军，杨艳芳，陈静.电力企业后勤信息化工作建设初探[J].华东电力，2011，（14）：36-39.

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关键词：数字图书馆；信息化；发展历程；信息检索技术

中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)35-0000-0c

1 数字图书馆信息化的意义

在信息技术快速发展的今天，信息的类别及形式逐渐繁多，越来越多的信息需要存储和传播，普通的图书馆管理方式已经不能满足这种信息发展的需求。随着各种信息管理与信息系统的管理思想、管理技术的渐成熟，数字图书馆建设的思想逐渐浮出水面，被人们所重视。数字图书馆是一个数字化的信息存储系统，这个数字仓储中各种形式存储着大量的信息，图书馆用户可以足不出户，随时随地的通过互联网访问数字图书馆，对自己所需的信息进行检索和筛选，并且以简单的方式保存下来，加以利用，便于携带和再次存储。数字图书馆相对于普通图书馆，一方面继承了普通图书馆的基本管理模式，对各种有用信息进行收集、组织和存储，并且向用户提供查询、借阅等服务；另一方面又是普通图书馆的扩充和发展，现代信息技术的运用，使得数字图书馆具有传统图书馆不可及的优势。数字图书馆的虚拟化和网络化，给用户带来非常体验，使信息的传播更为广泛和迅捷。

最为众所周知的，可能是中国数字图书馆。它是中国数字图书馆有限责任公司充分利用国家图书馆丰富的储存资源，利用全国各省地区的文化组织和中国数字图书馆服务网络，借助自己在信息化技术和管理方面的经验，为各类图书馆、档案馆，和政府机关、高等教育学校、社会团体商业机构、社会公众等机构组织提供专业、系统、主动的技术支持和数字内容服务。早在2001年6月，该网站就已经拥有6000万页，即约20万册数字化图书，共涉及到经济、文学、计算机技术、历史、医药卫生、工业、农业、军事、法律等22多个学科。

2 数字图书馆信息化的发展历程

数字图书馆在我国的发展到目前为止也只经历了短短的十几年，却取得了显著地成效。1996年在北京召开了地62届国际图联大会，数字图书馆的概念正式提出，也是此次会议的讨论专题，同期，清华大学和IBM公司联手向外界展示了“IBM数字图书馆方案”。这是中国数字图书馆信息化的开端，是后续工作大力展开的起点。次年7月，由文化部向国家纪委立项、国家图书馆和上海图书馆等图书馆参与的“中国试验型数字式图书馆项目”正式启动，这表示我国的数字图书馆工程的实施正式开始。到了98年，我国数字图书馆的建设在科技部的鼓励和协助下得到迅速发展，我国863计划智能计算机系统主题专家组参与进来，稳抓时机，设立数字图书馆建设重点项目――“中国数字图书馆示范工程”，国内很多的企事业单位都积极加入。

同年10月，文化部与国家图书馆，规划实施了由“中国数字图书馆有限责任公司”承担主要责任的中国国家数字图书馆工程，标志着中国数字图书馆工程进入实质性操作阶段。到了第二年初，项目组就完成了系统原型的开发，并且成功调试运行。三月份成立了国家图书馆文献数字化中心，据统计，中心每年扫描的数字图书高达3000万页以上，另外部分省、市的相关项目也正如火如荼的开展起来。

为了使我国的数字图书馆信息化规范化，让项目工作人员有据可循，文化部在2000年底，召开了“中国数字年图书馆工程资源建设”工作会议，对当前我国的数字图书馆发展情况做了分析和探讨，最终制定了《中国数字图书馆工程一期规划（2000――2005年）》，使数字图书馆信息化工作保持正确的发展方向。与此同时，全国各大高校的数字图书馆建设也普遍展开，例如北京大学于1999年9月成立“北京大学数字图书馆研究所”，发挥北京大学的整体优势，构建了一个国内水平领先，与国际接轨的数字信息服务环境。

3 数字图书馆信息化的整理工作

3.1 整体规划问题

数字图书馆信息化项目需要投入丰富的人力、物力和财力，我们要在这个过程当中避免各项资源的浪费和重复建设。所以在实施这样的项目之前需要进行严密的整体规划，因为数字图书馆信息化涉及到很多的学科和行业，所以在规划的过程当中也需要这些行业的参与，尽量做到全面、客观。学会借鉴国内外相关的成功经验，做到规划上有准备、提前预防，不打没有准备的战争。考虑到相关法律法规、各项政策安排、技术水平等等条件，制定一个切实可行的总体规划。然后针对这个总体规划，再进行精细管理，对每一个宏观概念进行解析，分步实施。在这样的一个图书馆信息化工程当中，没有哪一个机构可以独立完成的，它涵盖着各行各业的协作互助，例如：出版机构、硬件供应商、综合实施商、软件开发商、数据库维护方等等机构。所以工程的责任方应该明确这一点，做好与各方面的沟通和交流。大家明确自己的分工，抓住工作重点，做到分工合理、责任明确。

3.2 信息资源的组织

“十五”建设以来，我国的数字图书馆信息化工作取得了显著的成效，信息网络基础建设位居世界前列，其中通讯网络规模为世界第二，仅次于美国；信息网络的覆盖已经大范围的伸展开来。关于数字图书馆信息化工作，被很多人误解为把图书馆原有的纸质版的图书、文献全部数字化就可以了，然而这是一种非常片面和局限的观念。数字图书馆是一个包含了各行业信息的信息资源仓库，这些信息具有统一的获取、存储、检索标准，可以在共同的网络平台上运用，具有强大的交互性和流动性，实现信息的增值。

信息资源是数字图书馆信息化的重要物质基础，是展开信息化、数字化服务的重要前提。数字图书馆信息化的资源包括原有馆藏信息的数字化、外部数字信息的购买和网络信息资源的挖掘等方面。原有馆藏信息的数字化需要借助大规模的数字录入工作，这是一个长期的精细的工作，需要严格的实施标准和监督工作。购买外部的数字信息资源是一个可靠性高、简便易行的方式，但是其成本高昂，需要大量的资金投入。

国内较为成熟的相关系统有：中国期刊全文数据库，是目前国内最大的连续动态更新的中国期刊全文数据库，覆盖理、工、农、医药、文史、政治、法律、教育和信息科学等；中国重要报纸全文数据库，收录中央级及地方级重要报纸五百多种；中国优秀博、硕士论文数据库，收起收录就达到五万余篇；万方数据，具有科技信息子系统、商务信息子系统和数字化期刊子系统，是国内具有相当实力的数字检索系统。国外的有：OCLC是世界上最大的提供网络文献信息服务和研究的机构，以推动更多的人检索世界范围内的信息，实现资源共享并减少费用为主要目的；DIALOG系统，是世界上规模较大、适用范围骄傲光的综合性商业联机信息检索系统，在全世界120多个国家有两万多个用户，虽然于1998年被英国的M.A.I.D购并，但仍沿用原名，从事科技和商务数据库联机查询服务。

3.3 信息化整理工作的项目管理

3.3.1 信息技术的实施

技术是依托于技术人才而实施的，数字图书馆信息化所需的人才是兼有图书情报专业知识和计算机网络、系统开发知识和精通一门外国语言的复合型人才。在数字图书馆信息化的服务当中，担任信息系统管理者、系统专家的角色，对信息系统的开发生命周期具有全面的了解，从需求分析到系统的开发，从安装测试到交付使用，还有后期的用户培训，都要具有过硬的专业知识。

数据库服务是数字图书馆信息化开展非常重要保障，目前使用较为流行的数据库有FoxPro数据库、Sybase数据库和DB2数据库等。FoxPro数据库最初由美国Fox公司1988年推出，具有窗口、按纽、列表框和文本框等控件，提高了系统的开发能力。Sybase数据库是一种大型数据库系统，统具有完美的触发器、存储过程和存储规则以及完整性定义，支持优化查询，具有较好的数据安全性。在我国大中型系统中具有广泛的应用。DB2数据库是IBM公司研制的一种关系型数据库系统，主要应用于大型应用系统，拥有完备的查询优化器和很好的网络支持能力。

3.3.2 界面设计

系统界面是用户和系统进行交流的媒介，向用户介绍该信息化系统具有什么样的功能和信息，是唯一与用户沟通的桥梁，所以其设计质量严重影响用户的使用效果。良好的用户界面设计要遵循以下原则：首先是界面友好、便于使用，结合人类的感官的自然特征和使用习性，把界面设计得简单自然，对于熟练使用电脑系统的用户，还可以使用快捷键操作；其次是要运用导航，给用户一个宏观的指导，让用户快速找到入口，进行下一步更为具体的操作。最后是要实现标准化，标准的、通用的系统使用规则，符合大众的使用习惯，易于用户接受。

3.4 用户的引导教育

目前大部分的数字图书馆系统，知识普遍应用于科研教育机构，对于很多的普通用户来讲，很少使用到这些先进的信息系统。当然与用户本身的知识水平有关，另一方面也是我们的系统工作人员对于用户的引导和教育，要避免数字图书馆信息化的建设与用户的脱节和浪费。具体来讲，要形成详细的系统使用技术文档，还有工具书和检索刊物的使用，帮助用户建立起自己的信息储备系统；另外需要安排具有较高业务水平的服务人员来对用户进行指导协助，提供人性化服务。

4 结束语

数字图书馆信息化的整理工作对于提高国民素质，加强国家精神文明建设具有重要意义。在这个过程当中，需要相关的各行各业共同努力，实现图书、文献信息检索的高度数字化和信息化。

参考文献：

[1] 孟晓青.数字化图书馆与图书馆学的研究[J].兰州石化职业技术学院学报, 2004,(3).

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关键词：数字技术；中小学档案；信息化管理

档案是十分宝贵的资料，它见证历史，融合人类智慧的结晶，具有较高的应用价值。我国教育部曾颁布《中小学档案管理办法》，提出要将学籍档案、人事档案、党政档案、教学业务档案、声像档案资源转化为电子文件，保证档案数据的完整性，满足教师、学生对档案的应用需求。当前是知识经济时代，信息技术为中小学档案管理提供了新的途径，开辟新的管理渠道，同时也对管理人员提出更高的要求。在数字技术的支持下，中小学档案管理需引入更多高端技术人才，加强对人才的业务知识培训，提高人才的计算机应用水平，为档案管理工作奠定坚实基础。在当今时代，学校档案工作管理人员可充分运用现代信息技术，实现“一人一号、一人一档”，为教师和学生建立完整的档案资料，通过电子档案保存数据，优化电子信息管理系统。

1中小学档案工作信息化管理的意义

1.1提高管理效率

中小学档案工作信息化管理拥有较强的现实意义，能充分发挥档案的凭证作用和信息化功能，推动提高中小学档案管理水平。当前已有很多中小学在自身运行和发展的过程中应用电子档案，做到安全保密、统一标准，促进档案管理工作的数字化发展，有效提高管理效率。档案包括学基于数字技术发展背景下中小学档案工作信息化管理模式研究陈永光（勉县武侯中学汉中724200）生的整个成长和发展阶段，需要从学生入学时期开始建立，记录学生的学习变动情况、成长情况以及所有的个人信息，每年都会增加较多的新建档案，数量庞大，传统的纸质档案不利于保存，信息化管理能解决这一问题。电子档案能充分利用有效空间，全面改善档案管理效果，提高管理效率；

1.2降低管理成本

在传统的中小学档案管理中，学校需在档案管理方面投入大量的人力和物力资源，耗费较大的存储空间，并且档案资源在查找、保存过程中也较麻烦。通过采用信息化管理方式，中小学档案管理能全面节约人力资源和物力资源成本，档案的查询工作可以变得更加方便、快捷，当教学管理工作需用档案时，管理人员就可通过计算机查找学生档案或教师档案，减少对原始档案的损耗，最大程度地保护档案原件；

1.3实现档案价值

在中小学的运行过程中，档案管理信息化建设有利于充分实现档案价值，促进中小学日常管理工作有效开展，推动学校资源科学分配，全面提高中小学资源利用率。档案是中小学教学以及教学改革工作的基础保障，能全面、真实地反映教学管理的相关内容，记录教育管理信息，通过采用信息化管理的手段，学校能充分发挥档案的价值，促进教育管理工作的开展。对教师而言，教师的个人成长档案包含教学工作的开展情况，涵盖教育工作中所获得的个人奖励、突出成绩以及荣誉等内容，能彰显课程改革所取得的突出成果，是学校教学工作的重要资料。

2当前中小学档案工作信息化管理的问题

2.1档案材料存在遗漏

在当前中小学档案管理工作中，很多学校都存在档案材料遗漏的情况，档案资料收集不全、资料流失等现象时有发生，这些都会给档案管理工作带来很多困难，不利于档案信息化管理的进行。针对已提交或收集的档案资料而言，很多档案资料质量不高，存在不完整、信息错乱等情况。档案需要进行系统化的管理，在信息化管理中，档案的初始资料非常关键，学校的档案管理人员需要高度重视档案材料的收集工作，对已遗漏的档案进行弥补，为今后的信息化管理做好充足准备，全面提高教育资源的利用率；

2.2档案管理意识淡薄

当前部分学校中的档案管理人员还存在管理意识淡薄的问题，档案管理人员没有认识到自身工作的重要性，对工作内容以及规定的工作流程不够重视，容易在档案收集和管理工作中出现疏忽。目前，一些工作人员将档案管理工作视为应付上级检查工作，对档案管理的态度非常消极、被动，这些会对档案管理造成不利影响。档案管理是个系统化工程，学校中的师生档案能记录教育教学工作的重要成果，同时记录学生的个人成长过程，对教育管理工作具有十分重要的意义，只有全面提高师生的档案管理意识，才能推动中小学档案管理信息化发展；

2.3档案管理手段落后

目前中小学档案管理工作在管理手段上较落后，大部分管理人员只能对档案材料进行基础整理，无法对档案资料进行编研和深度分析，不能发挥档案的价值。在管理模式上，绝大部分学校依然采用人工保管的方式，管理效率低下，信息资料查询不便，不利于档案数据的应用。传统的档案管理手段已难以适应现代化教育教学工作的开展，落后的档案管理与教学工作不适应，无法发挥档案信息的重要价值，需进行全方位的改革。

3数字技术发展背景下中小学档案工作信息化管理的主要任务

3.1全面加强档案信息资源建设

信息资源是电子化档案的基础，基于现代化的数字技术，中小学档案工作管理必须首先加强档案信息资源建设，保证档案信息资源的完整性。学校需为档案资源管理搭建专门的网站，或建设“数字档案馆”，将档案内容录入网络平台，充分发挥档案资源的利用效果，加强对档案资源的服务。从整体上看，当前中小学档案工作信息化管理正在由传统的文件管理转化为电子信息管理，无论是管理方式、管理手段还是管理体系，都处于过渡时期，只有学校完善数据库建设，才能发挥信息技术的价值，全面优化管理水平。学校需在校内建立档案信息化服务机构，充分运用先进的信息技术和专业设备，避免档案资料流失，科学规划电子档案数据信息的录入工作，方便管理人员对档案资源进行检索；

3.2完善档案管理工作的标准

档案是中小学发展过程中的重要资料，不但关系到教师和学生的发展，还关系到学校的教学工作和教学改革工作。在实现档案工作信息化管理的过程中，学校必须将《档案法》、《保密法》、《电子文件归档与管理规范》作为档案管理的基本标准，严格规范档案管理行为，结合中小学档案管理的实际情况，详细规定电子档案的信息收集方法、利用方法、销毁的规范要求，让电子档案拥有绝对安全的存储环境，保证电子档案的管理严格按规章制度，全面提高中小学档案信息化的管理水平。学校可结合本地区档案信息化管理的现状，制订出《数字化档案查询制度》、《电子文档管理制度》、《数字化档案鉴定销毁制度》等，保证中小学档案信息化管理实现规范化操作。只有制订出中小学档案信息化管理工作的标准和规范，才能进一步加强信息化档案资源共享，全面提高电子档案的利用率，让学校的电子档案管理更加规范，代替传统的纸质档案，实现数字化进程；

3.3优化档案管理基础设施系统

档案信息化管理需运用专门化的管理软件，保证软件操作的便捷性和安全性，全面提高电子档案管理的水平，优化电子档案管理效果。中小学档案信息化管理工作需充分运用计算机和信息技术，搭建出完善的档案管理数据库，将数据库与教学管理系统、OA系统紧密结合，这样才能充分提高电子档案工作的效率，实现自动化发展。学校需认清本校在电子档案管理方面的需求，自主研发电子档案管理平台，也可向其它企业、科研机构购买软件，引入先进的信息技术，做好软件的升级、更新，优化基础设施建设，让电子档案朝着系统化的方向发展。档案的安全性和完整性非常重要，如果基础设施系统不能及时优化，就很有可能造成数据损毁、泄密等事件，形成严重损失。因此，学校必须加强对基础设施的维护和更新，不断优化系统建设，在软、硬件方面加大资金投入，提高电子档案的应用和管理效果；

3.4建立健全档案信息保密体系

在当前中小学档案管理信息化的过程中，很多学校都存在电子档案规范化水平不高的情况，档案管理标准存在滞后性，应用软件比较繁杂，不利于电子档案管理水平的提高，造成档案数据资料保密性不强，不利于档案管理工作的开展。针对这种情况，学校必须建立健全档案信息保密体系，将保密工作作为一项重要的管理任务，对中小学档案的应用系统进行管理，完善数据备份技术，在系统中增加身份认证、安全密钥等，保证电子档案信息安全。其中，数据备份技术可防止数据流失，如果计算机硬件、软件存在故障和缺陷，工作人员出现错误操作、计算机遭受破坏性病毒等，电子档案就会形成数据灾难，数据备份技术能对电子档案的数据库进行实时备份。

4数字技术发展背景下中小学档案工作信息化管理的实现路径

4.1提高工作人员以及师生的档案管理意识

在以往传统的档案管理工作中，负责档案管理的工作人员以及学校的师生都存在档案意识较差的情况，有些教师对档案管理工作缺乏认知，容易受到教务工作的压力，不注重档案信息收集，学生没有对档案信息反复验证，导致档案信息不完整，信息数据难以充分发挥作用。针对这种情况，学校首先需全面提高工作人员的档案管理意识，加强教师与档案工作人员的配合，让全体师生都认识到档案资料是重要的教育资源，高度重视档案收集和应用工作，保证学校档案信息化管理顺利开展。针对档案管理工作，教师需要对学校收集的相关资料高度重视，积极提供，保证初始的档案信息完整、准确。

4.2全面加强档案管理信息化人才队伍建设

伴随教育标准化建设的不断推进，档案管理工作需不断更新观念，促进管理质量、管理水平的提升。档案管理信息化需相应的人才作为支撑，只有人才具备较高的专业素养和知识技能，熟练应用各类档案管理软件，正确利用档案资源，才能充分发挥电子档案的价值，保证先进的信息设备得到充分利用。首先在人才引进方面，中小学需与高校进行合作，引进档案管理专业的人才，加强对计算机应用能力人才的考核，全面保证人才的知识技能；此外，学校还需设置专门负责档案管理的办公室，实现档案信息化管理，成立档案管理领导小组，对工作人员进行全方位培训，不断提高工作人员的数据采集技术、计算机应用技术等，实施档案理论的培训，做到理论与实践相结合，强化工作人员的业务水平，促进中小学档案工作信息化管理走向专业化。

4.3注重档案信息化管理的绩效评估工作

当前我国大部分学校都为中小学生建立电子学籍档案，这些电子学籍档案在学校日常教学工作、教务管理工作中发挥十分重要的作用，取得良好的管理成效。在档案信息化管理的过程中，绩效评估能调动工作人员的积极性，提高教师和学生对电子档案的重视程度，有利于信息化管理水平的提高。绩效评估不但是一种考核手段，更是一种管理手段，它可及时发现学校在档案信息化管理中存在的不足，对各项管理工作进行量化，让档案管理的成绩凸显出来，提高档案信息化管理的针对性和有效性。在绩效评估工作中，评估主体要做到多样化，教育部需承担一定的监督和管理责任，学校需要进行自评，全体师生也需针对档案管理进行评价，充分发挥绩效评估的作用。在绩效评估中，评估主体需明确信息化管理的投入、产出以及实际的应用效果，确保档案信息化管理充分发挥作用。在绩效评估方法上，学校需明确档案信息化的采集流程，明确审核标准，全面结合《全国中小学档案管理工作规范》，对基础设施建设情况、信息资源建设情况、学籍档案服务平台建设情况、电子档案存储以及安全程度进行评价。档案信息化管理工作具有较强的系统化特征，工作内容包含很多难以量化的方面，这些可通过问卷调查的方式进行评价，融合主、客观因素，充分发挥档案信息化的管理水平。

5结语

在数字化技术的支持下，中小学档案管理工作需发挥出档案数据资料的价值，推动教学改革，实现教育教学工作的全面更新。传统的档案管理模式存在资料收集不全面、信息数据保密性较差、查询利用水平较低等情况，这些都会对档案管理和档案资料的应用带来困难，因此，中小学档案信息化管理势在必行。在实践操作中，学校需优化人才队伍建设，加强对管理人员的技术培训，全面提高师生以及档案管理人员的思想认知，搭建良好的基础设施，为电子档案管理提供软、硬件设备，积极研究新技术，通过绩效评估的方法考察档案管理工作中存在的不足，充分发挥信息技术的作用。资金、技术、人力资源是中小学档案管理工作信息化建设的重要基础，学校必须保证资金充足，对档案管理的资金进行科学分配，注重传统档案向电子档案的转化，制订严格的保密体系，让中小学档案管理工作得到有序开展。

参考文献

[1]张爱娥.企业档案管理体系数字化与信息化建设研究———评《企业档案管理体系的建设与运行》[J].人民长江，2021，52（05）：229.

[2]丁继武，何可.严把“三关”扎实做好档案服务———成都市新都区档案馆强化国有企业退休人员人事档案管理工作[J].四川档案，2021（06）：42-43.

[3]李宁，温雯，詹妮，刘衎，郑紫薇，梁欣欣.新时代全面提升单位档案管理水平的实践与思考———以农业农村部科技发展中心为例[J].农业科技管理，2021，40（06）：6-9.

[4]张雪峰，陈萍.新发展阶段高校党建档案管理质效提升策略研究[J].赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版），2021，42（08）：34-39.

篇9

随着科学技术的飞速发展，信息化已悄然渗透到人们生活的各个领域，为社会的繁荣进步带来广泛而积极的影响。在大数据时代背景下，社会服务的信息化已成为发展的趋势，随着信息化改革的不断深入，人力资源管理可以更为方便、快捷、高效地实现人力资源的信息共享、合理配置和资源整合，从根本上提高管理水平。作为高校行政管理工作的核心，人事管理直接关系到高校的运转效率与长足发展。近年来，国家持续推进高等教育体制改革，明确了建设双一流高校的总体目标和实施方案。这些重大举措在进一步扩展高校办学规模、建设一流师资队伍、培养拔尖创新人才、引领高校机制改革的同时，也无疑给人事管理工作提出了新的要求，带来了新的挑战。如何科学高效地处理好指数级增长的人事信息量、日趋多样化的人事关系、日益复杂化的人员结构等诸多问题，成为新形势下高校人事管理工作必须面对的严峻现实，加快推行和实现高校人事信息化管理成为必然。

二、高校人事工作信息化管理的现状及存在问题

1、管理层观念滞后，信息化认知度尚浅

要想真正实现高校人事管理工作的信息化，必须从学校领导层就牢固树立信息化的观念，明确发展目标，破除固有模式，做好顶层设计。然而，目前国内多数高校还停留在“就事论事”的层面，并未从学校层面设立专门的信息管理部门，搭建统一的信息平台，而是任由各部门“各自为政”，根据需要自行创建平台、购置系统，这虽然能在短期内解决一定的困难，但从长远来看必将成为信息化进程的羁绊。反过来看，人事信息化管理工作的全面推行必须依托健全的机构设置和管理办法，而当前高校人事机构的设置却基本是以业务分割为依据，信息化工作或被忽视，或仅作为辅助手段而已，管理者们并未真正认识到这项工作的重要性和紧迫性。

2、信息资源共享率低，数据的权威性存疑

高校党政部门众多，工作需求各不相同，关注点各有侧重。在信息化初期，由于学校层面未作整体的规划和考虑，各部门便根据工作运转所需，相继建立起符合自身业务需要的管理模式和信息系统。如学生处的学工管理系统、组织部的干部管理系统、教务部门的教学管理系统等。这些系统一般由不同公司独立开发，其平台架构和开发理念的迥异在制约人事信息共享的同时，带来了严重的信息资源冗余，反而从很大程度上阻碍了高校管理一体化的建设进程。此外，各部门的工作性质和工作内容决定了对数据采集的不同要求，数据的字段设置、采集要求、更新方式等存在很大差异，当需要跨部门整合数据供决策之用时困难重重，严重的影响了人事数据的权威性和准确性。

3、信息更新维护困难，数据的准确率堪忧

首先，高校人事管理部门以大量的人事数据为基础，辐射出十几类数十种流程复杂的业务，主要涉及人才引进、定编定岗、人员异动、职称评审、培训进修、年度考核、薪资福利、社会保险、档案管理等。除基础信息的几十个字段外，个人与业务相关的扩展信息也数据量庞大，有的信息库字段要上百个，数据的更新和维护工作需要占用大量的工作时间。其次，信息化管理工作的稳步推进需要相应的制度规范作为支撑，而二级院系在配合人事部门工作时存在一定的随意性，这无疑会增加管理的难度。最后，由于分散式管理，各管理部门对各自信息库进行信息录入和维护的口径不一致，在获取信息和进行信息整合时，会产生极大困难，稍有闪失，甚至会出现大量连锁性的错误，如果没有权威的人事信息作保障，难以保证工作和决策的准确性。

4、信息系统框架陈旧，数据的安全性较差

经过若干轮的事业单位人事制度改革，高校的人事管理工作已经发生了很大变化，简单的信息管理系统已难以满足日益增长的人事管理需求，一个优秀的系统，既要满足现有的工作需求，又要便于扩展，同时还可从信息化的角度对现有的工作进行优化。目前，多数高校还依然采用封闭的系统平台，单纯面向管理人员，限于管理优先的惯性和服务基层概念的缺乏，缺乏管理者和广大教工的交互，无法真正达到信息化的管理要求和资源的真正共享。目前，主流的人事管理信息系统均采用B/S架构，通过浏览器进行用户端和管理端的操作，简化了用户端的操作流程，带来了舒适的用户体验，同时减轻了系统维护和升级的工作量，有效降低了成本。但网络环境的特殊性也使得系统的安全性面临更多未知的挑战，一旦产生诸如硬件损坏、黑客入侵、病毒袭击等问题，都会给系统的数据安全造成极大的威胁和损失。

5、管理队伍素质不一，实施的有效性受限

事在人为，再好的政策如果没有一批精干的队伍去实施，也将是一纸空文。高校人事干部不仅是信息化建设的实施者，更是人事改革的推动者，这支队伍的素质将直接影响高校的发展。目前，从高校人事工作者本身来说，还存在思想政治素质、业务文化素质、心理素质等基本素质较低，创新意识和服务意识较为薄弱；沟通协调能力、决策执行等能力尚缺的问题；从高校角度来看，进人缺乏专业性、用人缺乏科学性、育人缺乏长期性等问题并没有进行有针对性的改善，导致这些问题将长期存在并对人事工作的开展产生负面影响。

三、对目前高校人事信息化管理改革的几点思考

要想突破高校人事信息化进程中的重重阻碍，就必须革新观念、系统设计、全面部署，将信息化建设作为一项“必须做、科学做、持续做”的重点工作，纳入到高校行政管理体系中来。

1、以人为本——加快高校人事管理向人力资源管理的转轨

高校人事管理信息化，就是高校人事部门借助现代化的信息技术，以计算机和网络为平台，通过对高校各种人事信息资源的广泛收集、整理、深入开发和充分利用，促进人事管理从传统事务型管理向现代人力资源数字化管理的转变，不断提高人事管理的效率和决策水平的过程。高校人事管理信息化的进程其实也是传统人事管理向人力资源管理转轨的过程，转轨的方式和速度将直接影响信息化的深度。人事管理依次经历了“经济人”和“社会人”的人性理论，逐渐形成了组织行为学，强调对人的管理不仅要依靠规章制度和组织形式，还要激励并保持成员的责任感、成就感、事业心和集体精神。由于管理的视角、类型、侧重点、形态、方式等多方面的区别，高校人事管理与人力资源管理存在很大的差异性。人力资源以人为本，将人力视作第一资源，通过积极的科学管理和主动开发可以使其不断升值和增值，比传统的人事管理更加契合时代的发展需求。我国在近年来出台的一系列改革政策，迫使高校朝着科学化、制度化和社会化的方向发展。2014年的《事业单位人事管理条例》明确了按需设岗、以岗定薪、岗变薪变的合同契约式管理方案；2015年的《国务院关于机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定实施办法》中提出了养老金并轨的要求，明确了单位和个人缴纳的比例，持续推进了社会人理念和高校社会化；2016年，人社部宣布将研究制定高校不纳入编制管理后的人事管理衔接办法，再一次打破了高校与社会间的壁垒，“铁饭碗”成为过去，专业人才的自由流动和社会化管理成为必然趋势。这场人事管理到人力资源管理的革命性变革的号角已经吹响，面对这场变革，高校不仅需要借鉴已有的理论和经验，更要在管理实践中不断探索和总结，以形成适应变革需要和自身发展的新理论，应快速转变陈旧观念，积极探索和健全适应本单位特点的分配激励机制，形成高校内部以及高校与地方间人才流动的合理机制；应当合理配置人力资源，以科学合理的手段培养人才，以社会化、科学化和自动化有效提高行政服务能力。

2、打通通道——建立基于服务域的高校人事信息平台

人事管理工作是高校管理中非常重要的一环，其工作效率的高低、质量的优劣都直接关系到教职工对高校的认可度。在大数据的时代背景下，人事管理以庞大的人事数据为基础，其准确性、实时性和全面性决定了管理的效益和决策的正误。因此，建立起基于服务域的高校人事信息管理模式将逐渐取代保守封闭的管理方式，并以此突围现有的困境。此处所讲的“服务域”，是指将相关的业务进行梳理并重组整合成的服务集合，该管理模式的推行将会引发从顶层到部门、从管理到服务、从打碎到整合的一系列变革。从“顶层”到“部门”。高校应设立校级的信息化中心，着眼全局，履行全校性的信息化部署和指导职能，积极打破部门之间的“信息孤岛”局面，实现以人事信息为主体的信息资源共享；与之相呼应，在二级部门设置信息管理科室，结合部门实际进行信息化建设的构想和实施；在院系设置信息管理员，负责更新和维护教工信息；如此形成自顶向下辐射的局面，确保人力资源信息化的整体性和有效性。从“管理”到“服务”。长期以来，我国高校延续了政府机关的管理模式，但其产生的种种弊端成为了高校发展的桎梏。在高校“去行政化”的进程中，不但要推进高校行政体制改革，还要引入现代服务理念，构建科学的行政制度，并将这种“以人为本”的服务理念贯彻到信息化建设中去。摒弃传统的单机式管理模式，引导教工从“被动接受管理”到“主动自我管理”，逐渐转变为一种能突出教工自我意识的网络化服务窗口。从“打碎”到“整合”。信息化建设不是简单的办公无纸化进程的延伸与推进，更多的体现为系统的信息资源整合与共享。模式将打碎各部门业务壁垒，聚合为系统性的跨部门业务流程，形成业务清晰、流程合理的人力资源管理模式，并基于以大人事为主体的“服务域”理念，进行“大平台+微应用”的重构，解决各业务部门数据孤立、服务零散的问题，为教职工提供从招聘到离退休的全生命周期管理；长此以往，这些全面积累的人事业务相关数据，定将成为决策分析和制度改革的强有力支撑。

3、队伍建设——自上而下建立起一支强有力的人事管理队伍

一流的大学离不开高水平的师资队伍和高素质的管理队伍，两支队伍的建设在一定程度上取决于高校人事管理队伍的综合素质。人事管理信息化亦如此，不仅要依靠科学的政策和完善的软件，更要有专业的管理团队作为支撑，这种专业的管理团队将在以下几个方面体现出其特有的品质。科学的管理模式。目前，多数高校的人事管理队伍由人事部门工作人员和二级院系人事秘书组成，前者由机关管理考核，后者由所在院系管理考核，组织结构较为松散，任务分配不够合理，考核标准也不统一，个人素质参差不齐，这无疑给人事队伍的管理带来了困难。要解决以上问题，需将与广大教工接触最频繁、联系最密切的基层人事工作者真正纳入到学校的人事管理体系中，由学校人事部门和院系共同完成对这些人员的招聘、培训、任用、考核等，以例会和工作沙龙传达和解释政策文件和服务要求，从而强化人事服务的第一道窗口。合理的任务分配。人事信息资源具有资料信息量大、构成多维、要求精确、动态变化频繁、信息交流面广等特点，光靠校级人事部门的单个科室甚至单个人来更新和维护，不仅费时费力，还极易发生错误。应根据实际情况，规范人事信息流动渠道，合理配置信息维护的业务流，首先可在人事部门设置相应的信息科，作为信息更新的末端，聘任既熟悉人事业务又熟悉信息系统建设的专业技术人员，把人事信息库的建设和人事档案的管理有机结合起来，把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来；与之相应的可在人事部门的其他科室设置信息专员（或由科员兼任），将本科室所属信息进行批量更新和动态维护，并及时提交给信息科审核，如职称评聘情况、教工状态变化等；其次请人事秘书对教工提出的信息更新进行初审，或根据实际情况设置字段维护权限，对相应字段进行维护。长效的培训机制。现阶段多数高校人事岗位上“人员流动快、专业出身少”的现状还未得到有效解决，而高校人事管理涉及面广、业务量大、更新率高，且在向人力资源管理转轨的过程中逐步突显的“专业化、规范化、法制化、科学化”等特点，使从业人员必须适应岗位特点和时展的新需求，拥有更强的理论水平和业务能力，成为各高校急需破解的新问题。有鉴于此，高校应进一步加强对人事管理队伍的培养，利用长效的培训机制，通过理论教学、政策解读、业务学习、互动交流等丰富多彩的培训方式和分阶段分时段的培训结构，普及现代人力资源管理理论、人才工作理论以及法律知识，不断探索高校人事管理的新形式、新途径和新方法，提升人事工作的综合水平。

四、结束语

高校人事从传统事务型管理向现代人力资源数字化管理的及时转轨，是高校改革发展的客观需要，也是高校提升核心竞争力的必要保障。作为一项长期持续性的工作，人事管理信息化建设必将随着信息时代的高速发展和高校实际情况的日益变化而不断发生新的变化，这便要求人事工作者不断探索、不断努力，寻求更好的改进途径和方式方法。

作者:何雯 单位:苏州大学

参考文献:

[1]杨赛.高校人事管理信息化存在的问题及对策[J].教育界，2012(18)13-14.

[2]蒋莉.高校人事管理信息化中亟待解决的几个问题[J].中国现代教育装备，2013(9)77-79.

[3]茹洁.浅析人才资源管理在高校教师管理中的运用[J].亚太教育，2015(6)234.

篇10

关键词：新时期 信息化技 档案管理

随着信息科技的发展，信息技术已经成为现代管理工作中不可或缺的工具，在提高管理精度和进度中发挥了极其重要的作用。作为一个单位运行管理重要一环的档案管理工作，却仍然停留在“以纸质档案为主、信息化档案为辅”的状况下，与时代的要求及事业的发展之间存在较大的不适应性。如何探索运用信息化技术强化档案管理工作，对提升档案管理工作科学化水平有着重要的意义。

1.当前档案信息化管理中存在的不足

档案管理旨在保存资料、记录历史、服务发展。传统的档案管理手段是将记录分门类别地存放在档案室中，其管理重心就放在了收集记录、编目编册及日常管理等环节上。随着时代的发展，传统档案管理已逐渐无法满足事业发展需求，其不足之处正日渐显现。

1.1工作任务与人力资源之间存在的矛盾

随着事业的发展，档案资料来源日趋多元化，使周期性的收集记录、编目编册工作任务变得越来越繁重。往往是只有一名档案管理人员，必须同时兼顾周期性的档案归档工作和档案日常管理工作，且档案管理人员对信息化技术的应用能力普遍较差，为档案管理工作形成了巨大的压力。

1.2档案数量与保存空间之间存在的矛盾

一个单位经过几十年的发展和积累，档案数量日渐庞大，档案室的空间则日趋紧张。而档案室在建设标准上有着规范的要求，很多单位在建设档案室时往往缺乏前瞻性，没有预留足够大的空间，对实体档案的保存形成了较大的制约。

1.3档案调阅与运用需求之间存在的矛盾

传统档案的调阅存在现场性、单一性等特征。调阅人员必须到档案室现场，且要在档案室里“大海捞针”，造成了调阅效率低下。此外，还存在资料一经借出，其他人无法查阅的问题以及外地工作人员无法远程查阅的问题，对档案的运用效率造成了较大的影响。

1.4长期保存与安全保障之间存在的矛盾

传统的档案多为纸质记录，虽然档案室按照较高的规范建设而成，对档案起到了较好的保护作用。但在借出过程中及保存过程中往往会出现一些不可预料的因素，使档案的长期性保存存在隐患。

2.以信息化技术融入新形势下的档案管理工作

传统档案管理存在的不足的矛盾，迫切需要引入信息化管理手段加以改进、予以破解。结合本人的思考和实践，笔者认为，在运用信息化技术强化新形势下的档案管理工作中，必须抓好以下工作：

2.1立足规范性，建立规范的管理体系规范化、标准化的基础工作是档案管理信息化建设的前提。制定和实施档案信息化工作的标准和规范，是档案工作现代化的必然要求，是提高工作质量和效率的前提所在。由于现行的档案学学科理论较为陈旧，使档案信息化建设无现成可借鉴的管理规范。因此，在引入信息化技术管理档案的前期，必须立足规范化建设，着眼于建立一套全新的符合本单位档案管理工作实际、适应单位事业发展需求的档案信息化管理体系。在建设过程中，首先要解决纸质档案数字化的规范问题，按照各类纸质档案的不同需求，明确其转化为电子文档的方式、类型及参数等要求和操作规程；其次要解决电子文档归档的规范问题，按照不同类型的电子文档，明确其编制规范和归档流程；再次要解决数字化档案日常管理的规范问题，在制定实施数字化档案分类编号原则的基础上，对收集、整理、调用等环节制定相应的流程、记录、权限和审批程序，实现档案信息化管理的有序化、标准化和规范化发展。

2.2保障安全性，落实可靠的防护措施信息化技术是把“双刃剑”，其在为档案信息化管理工作带来便利的同时，也为档案管理工作的安全带来的极大的要求和挑战。档案管理的先决条件就是真实和安全，而这也是档案管理中的重中之重、难中之难。应该预见的是，档案的信息化管理和传统的纸质档案管理还将在相当长的一段时期内并存，对档案管理工作的真实性和安全性构成“双保险”。因此，在落实并加强传统档案管理安全防护措施的同时，要大力加强信息化技术引入后的安全防范，为档案信息化管理工作的发展提供安全保障。在强化安全防范过程中，首先要从档案管理人员入手，制定落实相应的安全管理守则，提高档案人员的安全防护能力，守住档案信息化安全的第一道保护屏障；其次要从硬件日常安全管理入手，制定实施身份认证、防火墙、数据备份等安全防护制度，消除网络安全对档案信息化管理的威胁。