物业档案管理范文

导语：如何才能写好一篇物业档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：物业档案管理　物业管理　加强

中图分类号：G271　文献标识码：A

文章编号：1004-4914(2011)09-263-02

物业档案是随着物业管理的出现而产生的，物业管理自产生至今只有百余年，我国引进这一模式仅仅20多年。在这短的时间里，尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节，然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况，又或是收取管理费用、开发经营活动等，都要用到物业档案。如，某住户在收楼后准备先装修房屋，然后才居住。由于装修方案包括改动原房屋的间隔，所以必须先了解原房屋哪些墙是承重墙，哪些是隔断墙壁；装修方案还包括改动原来的电线布置，所以还要了解原房屋的电路布线位置。这些需要了解的信息都记载在房屋的各种图纸中，属于物业档案的一部分。如果物业档案管理得不好。甚至没有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存这些资料的地方去找，甚至会需要重新测量，这就造成了不必要的浪费。由此可见，物业管理工作要能规范有序地开展。加强物业档案管理尤为重要。

一、物业档案管理的特点

1.动态性。物业管理工作，它涉及的方面很具体：管理的对象是物业，服务的对象是物业的业主或住用人。相关对象的情况通常不会是一成不变的。物业可能需要进行维修、养护；业主可能因物业的买卖、交换等权属变更而变更；住用人更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业、业主及住用人的文件材料也要不断地添加变动。这就决定了物业档案管理必须及时准确，动态性较强。

2.完整性。物业档案主要可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、荣誉档案等；另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业日常巡检册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业服务档案等。物业档案是以―个物业单位为对象组成案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁过程，从而需要物业档案管理完整规范。

3.相关性。物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。这就充分体现出物业档案管理与人们的日常生活的密切相关性。

4.灵活性。物业档案和某些档案如产权档案、人事档案相比。具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，像物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐密性，因为它也包含着大量的隐私内容和一定的公司机密。这部分档案内容是不便于公开的，如住户的个人资料、物业中各个单元的产权资料、公司的重大决策等。这就要求物业档案管理必须灵活多变，既不能只存不用，也不能无限公开。

二、物业档案管理中存在的问题

1.企业领导对物业档案管理重视不够。很多物业企业领导认为物业档案管理工作是“安置型”工作。由于领导对档案工作重视程度不够，对物业档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传。长期以来造成了很多企业没有专门的档案库房，档案管理设施设备，档案信息资源开发不足，员工档案意识不强。物业档案利用率低。重“藏”轻“用”。

2.物业档案管理人员素质有待提高。目前，物业企业的档案管理人员往往由前台接待或客服人员兼任，没有专门的档案管理人员。由于领导的不重视，加上自身对档案工作重要性和责任性认识不够重视，很多工作人员存在应付了事的思想，工作不安心，对本职工作缺乏热情；物业档案管理人员平时缺乏一些专业知识的培训，许多档案人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上发展的要求，缺少创新和活力，专业素质和管理水平都有待提高。

3.物业档案收集资料欠齐全。物业档案是通过接收、征集等手段逐步积累起来，物业档案由物业管理文件材料经过整理、归档转化而来的。物业管理文件材料的形成、积累工作直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性，可以说没有收集工作，就不可能有完整的档案。目前很多物业档案管理人员在办理物业档案的过程中往往会收集不齐，一方面工作人员对物业档案收集流程不熟，会忘记一些重要的步骤，如该签字盖章的没有签字盖章等；另一方面对物业档案应收集的文件材料要求不清，如装修申请表中的装修内容填写不完整等。有时业主不交资料，档案管理人员也不及时催缴，时间的延误就会造成失档的现象，从而会导致收集资料不齐。

4.物业档案管理制度不健全。俗话说“没有规矩，不成方圆”。很多物业企业档案管理的相关制度不健全、落实不到位，档案工作缺乏制度化的管理程序。一是档案整理不规范：档案管理人员在整理过程中有的没有按照文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符。卷内资料漏失现象比较普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用；二是档案综合管理力度不够；三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。

三、提升物业档案管理水平的建议

1.领导重视，增强全员档案管理意识。(1)领导要重视物业档案管理工作，建立健全物业档案管理制度，落实责任，加强管理，切实做到把物业档案工作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。(2)组织全员认真学习《档案法》、《档案法实施办法》。加强档案管理、保护档案资料的宣传工作，并不断加强档案法制建设，提高对档案工作重要性的认识，提高全体工作人员的档案意识。(3)配备专业档案管理人员，加大对档案管理人员的培训力度，培养档案管理人员的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想。

2.全面提高物业档案管理人员素质。物业档案管理工作是一项长期性，需要耐心和细心的工作，要提升物业档案管理水平，提高物业档案管理人员素质是基础。(1)档案管理人员要自觉树立爱岗敬业精神，认真遵守“忠于职守，埋头苦干，优质服务”的档案职业道德规范，以勤为本。无私奉献，不断培养实干精神和严谨、细致、认真的工作作风。要明确档案工作者的职责任务，既做好档案收集和保管工作，又要不断强化依法治

档意识。(2)档案管理人员要熟悉档案的分类、收集、整理、鉴定、保管、借阅、销毁的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指导；积极参加各项业务培训，与其他单位的档案管理人员相互交流工作方法和经验，不断学习，不断提高。

3.收齐资料，做好整理。(1)要做到档案资料逻辑上的辩学性。档案收集工作做得好与坏，各部门移交的文件齐全与否，直接决定和影响了档案管理工作的质量。档案的内容来自各个方面，在形式上也不尽一致，因此，收集、立卷、归档、整理、著录时一定要遵循规范。做到科学、简洁，起到纲举目张的作用。(2)要做到档案资料的原始性。档案的本质特征是原始性和记录性的统一，绝对原始性指的是档案只能是原件原稿，相对原始性指的是除原件原稿是档案外，有些档案复制件、图书及资料也是档案。这些原始资料对于经营目标的实现、“各以查考性”和物业企业发展战略的确定起着关键性作用。(3)要做到档案资料的可理解性。为了使人们能够完全理解一份档案，就需要保存与档案内容相关的有用的信息。收集到的物业档案信息资料，统一交给档案员集中整理，在整理过程中重点是要根据内容、来源进行分类，做到条理清晰、便于查阅。在整理过程中，可以将档案制成标准化的图、档、卡、册、表。

4.完善规章制度，依法管档。(1)物业企业要建立健全并认真贯彻落实物业企业档案管理方面的各项规章制度，对物业企业档案的归档制度、利用制度、保密制度、保管制度、档案人员岗位制度做出明确而严格的规定，建立动态的管理机制，使档案管理工作有章可循，保证档案管理工作的及时更新，促进档案管理工作的制度化、规范化发展。(2)档案管理人员要严格按照规章制度执行，规范档案管理。一是对档案的使用实行严格的管理，借阅时必须登记后才能借出，归还时须本人来归还签字，档案管理人员对资料进行检查，如有破损，立即修复，严重的要追究有关人员的责任；二是对档案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用电子文件存档时要注意留有备份，以免电脑病毒侵入后中毒，什么档案都没有了，平刚要做一系列的防范工作。

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关键词 创新 物业档案 服务民生

一、物业档案的主要内容

1.物业房屋管理档案。房屋管理档案是一户一档，其具体内容包括：（1）业主办理进住手续的委托书；（2）业主户口本、身份证、业主家庭详细情况登记表；（3）房屋交用通知单、业主入住证明、入住时房屋钥匙的交接验收单；（4）交付业主文件清单、房屋验收清单、收楼工作流程确认单；（5）物业管理服务合同、房屋电卡、燃气卡交接签收单；（6）房屋室内装饰装修管理服务协议、装修施工注意事项、装修管理手册、施工队的保证书、防水改动责任书、装修施工证，施工人员临时出入证、身份证及暂住证等；（7）更换物业产权人及其他变更资料等。

2.物业基建和设备类的科技档案。开发商移交物业的建筑、设备设施等验收竣工图纸、洽商档案以及与物业管理相关的技术文件、证件等物业维修档案，具体内容包括：（1）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；（2）设施设备安装、使用和维护保养等技术资料；（3）物业质量保修文件和物业使用说明文件；（4）物业管理所必需的其他资料。

3.物业文书档案。在物业文书归档过程中，应及时收集物业各项管理服务的文件材料，包括：（1）物业管理企业在承接物业、办理各种手续中所产生的文件资料；（2）小区物业站的报修登记表、零维修服务分户台帐，接待、回访复查等检查记录表；（3）房屋及公用设备设施日巡检维修记录和维护保养记录，大、中修及更新改造工程验收记录表；（4）物业小区的公用绿地、花木、养护与管理记录；（5）公共环境、公共场所、房屋公用部位的清洁卫生、垃圾收集和清运的管理记录；（6）保安、交通和车辆停放秩序的管理记录等。

4.物业合同档案。物业合同档案主要包括：（1）小区业主委员会与物业管理企业订立的物业服务书面合同；（2）物业管理区域内，供水、供电、供气、供热、通讯、有线电视、宽带等单位委托物业管理企业代收费用及定期检验协议；（3）房屋及设备修缮的工程合同、房屋租赁合同、房屋装修合同等。

二、利用物业档案，为百姓的安居生活服务

1.着眼长远，物业公司早期介入开发建设项目。物业公司早期介入开发项目管理是为业主把好质量验收关，建立完整、有效的物业房屋档案，减少物业管理中的矛盾和纠纷，完善物业后期管理的基础。目前，有许多物业管理单位没有提前介入到开发建设时期，物业接手后给使用和管理服务带来很多缺憾，物业服务质量不尽如人意的事情时有发生，如高层断电、房间泡水、屋面漏水等等。这严重影响了业主的生活质量，直接导致服务投诉的增加，业主往往将找开发商解决不了的问题迁怒于物业，拒绝缴纳物业管理费等等。物业公司前期介入可以将潜在的矛盾纠纷化解在萌芽状态。

2.立足当前，物业公司利用档案化解矛盾。物业档案在处理纠纷、化解邻里矛盾中发挥着重要作用。前一时期，在笔者公司管理的住宅小区内，有部分业主反映夜里睡觉时经常被较强烈的噪音吵醒。物业工程部及时委派了技术人员。为查找问题的根源，技术人员到物业档案室查阅了工程设备相关的档案资料，并与设备一一核对，结果发现是水泵房里的电磁阀装置按反了。经过与物业档案的对比研究，技术人员改装了电磁阀自动进水装置，解决了噪音扰民的问题。还有小区高层断水时有发生，居民时有投诉。为解决这一问题，专业工程师及维修人员天天蹲守在泵房，查找问题产生的原因，并多次到物业档案室查阅技术档案资料。经过认真仔细调研，找出了断水的原因，即变频器经常死机。找出问题所在，就可以解决高层断水的问题。诸如此类的事件还很多，由此可见，物业档案在妥善处理突发性、群众性事件时做出了突出贡献。

三、更新观念，创新物业档案服务

1.强化档案意识，把物业档案全面纳入物业管理工作之中。住宅小区的物业档案在城市规划建设管理中起着重要的作用。物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的。在物业管理工作中，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况、收取管理费用、开发经营活动都离不开物业档案。物业管理工作的好坏很大程度上依赖于物业档案。因此，物业管理企业应该把加强档案的管理作为一项重要的工作来抓。将档案工作纳入企业的物业管理活动之中，健全物业档案的各项规章制度；从小区前期物业的决策论证、规划、设计、拆迁、施工、竣工等跟踪入手，凡是与小区管理有关的资料都要及时收集、跟踪建档，保证各种资料的完整准确，发挥其应有的作用；明确物业档案管理的岗位职责，实施全方位管理，保证档案的质量，促进物业管理和服务水平的提高；培养物业企业员工的档案意识；实施物业档案的网络化管理；改善档案的管理条件，加大人、财、物的投入，为提高物业管理服务质量提供保障。

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一、物业档案的概念

档案来源于文件，文件是档案的前身。一切档案都是在文件使用完毕或办理完毕后转化而来的。

（一）档案的定义

“档案”一词在我国始见于明代，但最经常被引用的出处是清康熙十九年（1680年）的《起居注》。该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。

我国对档案学的研究从本世纪二三十年代开始。至今，全国档案界对档案一词的定义多有论及，提法各异。何鲁成在《档案管理与整理》中写道：“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书。”1960年第一期《档案工作》杂志社论中写道：“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保存价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料（包括技术、影片、照片、录音带等等）。”1985年国家标准局的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》中档案定义为“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”1996年7月5日修正公布的《中华人民共和国档案法》从法的角度规定了档案的范围：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录（《中华人民共和国档案法》第二条）。

（二）物业文件与物业档案

物业管理工作形成的文件主要有两大部分，即物业管理公司日常运作形成的普通管理文件和物业管理实际操作接收和形成的多种专业性文件。这些文件完成了现行功能之后，就过渡为物业档案。

物业管理公司日常运作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、财务管理文件等。物业管理处接收的专业性文件包括接管验收时接收房屋的建筑工程资料、设备和产权资料；形成的专业性文件包括住户入住后不断形成并补充的业主（住用人）资料；常规物业管理过程中形成的物业维修文件、物业租赁文件和管理服务文件；物业管理公司开办多种经营活动形成的经营管理文件等。

（三）物业档案的分类

物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也不断增加，但总的来看，物业档案基本上可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括党群工作档案、行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、科研档案、声像档案、荣誉档案等；另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业清册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业管理服务档案等。

二、物业档案管理现代化

（一）物业档案管理现代化的含义和内容

管理现代化就是把管理工作信息化和最优化。随着现代科学技术的发展，无论是物业管理还是档案管理，都在向着现代化的管理目标迈进，物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

档案管理现代化的内涵包括两方面：一是指现代科学技术和方法的应用；二是要达到优化、取得最佳效益。对物业档案管理来说也是如此。

（二）物业档案管理标准化

我国现行的档案管理标准包括基础标准、业务技术标准和相关标准，国家档案局编制的《档案工作标准体系表》大致涵盖了档案管理工作领域内所有的标准。由于物业管理工作在我国仅有十几年历史，物业档案管理更是档案行业和物业管理行业中双重的新课题，所以国内尚未制订出关于物业档案管理的标准。在具体工作中，应尽量参照各相关标准，如《档案著录规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《档案号编制规则》、《档案工作基本术语》等作为工作指导。对一些较为成熟的物业管理公司来讲，如果条件具备，完全可以自行制订本公司的物业档案管理标准。

（三）现代化对物业档案工作人员的要求

档案管理现代化是不断完善深化的过程，这一过程也要求档案人员不断提高自身的素质，包括思想意识、知识结构和操作技能等。

树立科技进步和科学管理的观念是提高人员现代化意识的基础。既然现代化是一个永无止境的进程，人员也就必须习惯于不断反省、不断思变，在总结经验、着手当前的同时放眼未来。既然物业档案管理是一个新课题，就必然存在许多有待完善之处，在巨大的潜力可挖掘。物业档案管理这一领域是大有可为的，要想永立这一行业潮头，必须有要有前瞻性，首先就是要打好思想意识这个基础。

三、物业档案的特点

（一）档案种类多样化

由于物业档案的主体包括物业服务公司、物业服务人员、物业的使用者、物业的开发商、设计者、工程设计方、承建商，以及政府有关部门如计委、国土局和房管局、城市规划局等单位。因此，在物业服务活动中就形成了各种类型的专门档案，如产权档案、会计档案、科技档案（基建档案、设备档案）等专门档案。这也是物业档案不同于其他类型的专门档案的一个显著特点。

（二）载体形式多样化

物业档案种类的多样化决定了物业档案形式多样，主要有图、文字、卡、册、表。其中“，图”是指根据实际需要绘制的各类平面图、示意图。 “文字”是指在物业服务活动中形成的各类文字材料，包括早期介入文件、接管验收文件、房屋及设备的修缮工程合同、房屋租赁合同、房屋装修合同、业主和住户来访记录、代收费用的协议等。这部分材料数量大、种类多，是物业档案的主要组成部分。“卡”是指根据需要制作的内容浓缩、检索方便的各类卡片，包括设备保养卡、维修记录卡等。“册”是指为了增加信息容量、提高管理效率而建立的业主缴费手册、绿化管理手册等。“表”是指房屋验收质量登记表、业户情况登记表、房屋装修申请表。

（三）档案的动态性较强

物业可能需要进行维修、养护，业主可能因物业的买卖、交换、继承等权属变更而变更，住户更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业及人的文件材料也要不断地添加到档案中去，从而形成物业档案的一个显著特点——动态性较强。

（四）公开性和隐秘性并存

物业档案具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，如物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐秘性，因为它也包含着大量的隐私内容，这部分档案内容是不便于公开的，如业主（或住户）的个人资料、物业中的产权资料等。

    （五）档案的完整性

物业管理专门档案是以一个物业单位为对象组织案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁过程，体现出一种完整性。

（六）和人们的日常生活息息相关

物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、审计档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。

四、物业档案的作用

物业档案最重要的内容是物业管理专门档案，它包括两个部分：一部分是物业本身的档案，包括开发建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录；另一部分是物业业主和住用人的档案，包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等。物业档案的作用主要体现在这两部分档案上。

五、当前物业管理行业存在的主要问题

1.企业规模总体偏小。由于房地产开发规模普遍较小，开发方大多自行组建物管公司或成立物业管理处等，造成了一般物业企业难以快速实现高规格、大规模发展，企业规模总体偏小的现状。

2.物管投诉多，社会认可程度低。物业投诉产生的重要原因，一方面是物管企业提供的服务和住户期望与理解产生了一定差距。另一方面是开发方没有足够重视所建物业后期管理须要的客观条件与运作成本。还有政府未下力气引导群众对物业管理消费形成正确认识，造成其社会认可度偏低

六、产生以上问题的原因主要有以下三方面

（一）观念落后，认识错误

1.关于物业管理：物业管理是针对物业产权多元化发展状态而产生的，业主自管则不在《物业管理条例》调整范畴，不属于条例规定和承认的物业管理。

2.关于物业收费标准：由于各类物业的类型不同，其管理服务的项目有所差异，需要管理服务的内容和管理服务的难度、深度及细度也不尽相同。不同物业的收费标准应根据不同类型的物业，不同管理服务项目，不同物业管理服务标准，按照国家计委、建设部等有关规定，分别测定出不同物业项目管理服务费的收费标准，报当地物价行政主管部门备案后施行，这才是最科学的收费标准。

（二）配套法规政策规定实施细则严重滞后

由于配套政策规定实施细则严重滞后，使现实中出现的很多问题没法快速裁判。物业管理涉及方方面面，一些纠纷问题的解决上，主管部门因缺少可依据的配套法规与细节难以出据权威意见，造成公说公有理婆说婆有理。

七、恰当用物业档案解决物业管理中存在的问题，推动和谐社会的建立

解决当前物业管理中普遍存在的热点、难点问题，我们应转变观念，多方下手，观念的转变不仅在于物业管理公司，业主的转变也是不可或缺的，观念可以用合同、协议等方式来体现，双方互相认可，彼此遵守执行，自然矛盾就减少了，即使有不愉快发生，也便于划分责任，快速解决问题，这也就要求订立合同时要严谨、细致、科学、合理，合同定立后要正确妥善保存，具体在合同中需要体现哪些理念，怎么体现？这都对我们物业档案管理工作者提出了新要求。

1.业主与物业管理企业是平等关系。在物业管理工作中，物业管理企业受托对物业实施管理，给业主和使用人提供服务，物业管理服务合同一签订，双方就是平等的合同关系，没有主仆这种带有奴性的错误区分。

2.业主委员会与物业管理公司应当目的相同。业主委员会与物业管理公司目的应是一致的，即共同管好小区。

3.物业管理企业不是什么都管。物业管理公司终归是企业，职责是以合同的形式约定的，很多社会问题不在物业企业职责范围之内。

4.物业管理服务不是“免费的午餐”。不少人习惯于过去住房的福利型政策，对物业管理“谁受益，谁付费”原则不理解，甚至持抵触态度，拒交管理费。其实，业主在享受物业管理提供服务的同时，就有支付物业管理服务费、维护物业完好的义务。事实上物业管理公司实施物业专业化管理，为业主和使用人提供服务，是需要投入成本的，物有所值是最简单的道理。

5.物业管理治安防范不是看家护院。物业管理公司给住户、使用人提供的是安全防范服务。物业管理公司主要是按照服务承诺落实相应的防范措施，住户、使用人不能认为交了物业管理费用，就可以放松警惕性，应以积极的态度做好个人和家庭的安全措施，防患于未然。

6.物业管理企业不是水电供应商。由于历史的原因，物业管理企业普遍一直为水、电等公用事业部门无偿向业主、使用人代收水、电费用，甚至承担因业主、使用人拖欠、拒交水电费而垫付，物业管理企业“赔了夫人又折兵”。

7.物业管理企业应当依法维权。对于物业公司来说，业主、业委不一定就是弱势群体，实践中住户往往可以任何借口或理由拖欠、少交、拒交管理服务费，而物业企业却没有很好的办法应对解决。另外，一些部门、机构人为导致增加物业管理企业负担。因此，物业企业也有依法维权的权利。

8.在物业管理区域内不光是物业管理公司说了算。个别物业管理企业因缺乏有效学习而沉醉在理所当然的“管理者”角色里，没有依照相关规定，自己想怎么干就怎么干，成为物业管理行业的害群之马，这些则应由主管部门查处纠正。

我们应该充分认识物业档案管理在推动和谐社会的建立上的重要作用，物业档案管理对构建和谐社会主要有以下三方面社会功能：

（一）它具有教化和益智的社会功能

现代物业管理追求的是一种小区的情调、小区的感觉、小区的文化与品味，使住户有一种情感的归属。这样的物业管理，能增长住户的见识，开阔视野，陶冶情操，在潜移默化中提高居民的素养。应尽可能多地提供特色服务，努力做到"人无我有，人有我新"。比如在小区内可建立局域网，物业公司通过网络向业主和使用人及时各种服务通知和信息，同时也利用网络来加强物业公司和业主，以及业主和业主之间的沟通。只有通过这些普通小区没有的特色服务，才可以提升小区的管理品位。

（二）具有促进居民身心健康的功能

在衣食无忧的现代都市人群中，追求舒适、个性的生活小区正成为人们更高层次需求的集中表现。生活在高档小区，享受着高档物业管理，能产生“物我两忘”的身心体验。这样人就会心情舒畅，心胸开阔，身心健康，提高生活质量。因此，就要求物业公司首先在人员的选择上，应根据岗位的要求，制定严格的录用标准，把好进人关。比如对管理人员，应尽可能地选用那些具有酒店管理经验的，利用他们良好的服务意识，增加物业服务的内在品质。在安全护卫队员的选择上，除了外形的要求，还要在其综合素质，思想品质等方面进行严格的考察和筛选，并辅以不断的培训，提高其工作责任心，以最大限度地保证小区的安全。

其次，在服务标准上，不能局限于普通住宅小区的服务要求，可参照商务写字楼和酒店服务的标准，制定专门的保洁、绿化、维修和安全防范服务标准。如对小区内的单元楼道，至少每天进行一次拖、扫、抹，同时加大保洁巡视力度，最大限度地保证楼道地面、扶手的整洁。大力提倡社会效益和环境效益。物业公司应努力在小区内营造以美化、亮化、香化为主题的良好的居住、生活、休闲环境，让住户真切的感受到居住在这儿就是一份品位和一种尊荣。

（三）具有社交和繁荣文化的功能

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关键词：高校教师；业务档案；档案管理；师资队伍建设

一、高校教师业务档案的主要内容

高校教师业务档案的内容较为丰富，可以将其分为自然类信息资料、教学类信息资料以及科研类信息资料三大类。其中自然类信息资料主要涵盖的是教师的个人信息，从这些资料中能够了解到教师的学历信息以及工作履历等。同时还可以对教师的在职培训情况进行了解，包括各类资格证书、专业技术职称等。从自然类信息资料中，可以充分了解到教师的学缘情况以及职业发展背景；而从教学类信息资料中，则能够了解教师在长期授课过程中形成的教学记录，包括教学目录、备课笔记、示范教案以及考核信息等，能够从这类资料中对教师工作的基本情况进行充分的了解；而在科研类信息资料中，则能够对教师的各类科研成果以及学术论文等进行了解，此类信息与教师的专业水平和科研能力密切相关。

二、加强高校教师业务档案管理的方案明细

（一）明确管理职责。在对教师业务档案进行管理时，管理人员要在细化业务档案管理内容和管理范围的基础上明确管理职责。在高校教师业务档案管理过程中，会涉及到不同的档案资料。在进行教务活动相关的档案材料管理时，应将该部分的资料管理职责交由教师所属的教务部门以及教研部门等进行共同管理；在材料管理过程中要做好材料保管，进行材料收集和归档管理时，管理人员要将该工作交由教务部门负责，应要求教务部门在对材料进行收集和归档时做到规范、准确、完整。对于高校自身而言，也要积极地进行教师业务档案管理，加强硬件设施建设，规范业务档案管理系统，提高教师业务档案管理的整体水平。（二）完善管理制度教师业务档案的管理工作内容较为复杂，会涉及到较多的管理环节，包括资料收集、整理、分类以及保存。对每一个环节，管理人员都应该制定相应的管理制度：在材料收集环节，学校要完善组织管理制度，构建专门的档案材料管理部门，并安排专业的档案管理人员，确保在档案室中保存好教师的业务档案。此外，管理制度的制定人员还要注意对档案材料收集渠道和方式制度的完善，要不断拓宽材料收集渠道，确保材料信息完整。其中包括教师主动上交材料制度和材料的被被动收集制度，要配合多样化的材料收集手段，比如可以搭建材料收集网络，为线上资料递交提供支持。其次，对于档案管理而言，还应该推行档案的分类管理制度、档案管理审查制度等，确保归档的档案具有完全的真实性和准确性。（三）提升档案管理信息化建设水平。在对教师业务档案进行管理时，管理人员要关注档案管理的外部环境，首先要确保档案管理人员具有较高的业务档案管理意识，加强档案征集工作。作为业务档案的征集人员，应该关注教学科研工作的第一线，提高档案征集意识，确保能够在第一时间获得准确的档案资料。各学院的有关人员都应该参与到教师业务档案的征集工作之中，要将关键人员的档案征集工作效率作为衡量其工作奖惩效益的标准。在对教师业务档案进行管理时，管理人员应具备现代化的管理意识，要确保学校、教师以及档案室三个主体的高效合作，实现对档案的共同管理。在对档案进行具体管理时，管理人员要善于运用先进的管理技术，建立档案管理的信息化平台，可以建立电子档案库，实现教师业务档案的网络化管理，在计算机技术支持下，更加高效地对教师业务档案进行管理。（四）合理利用业务档案。在进行教师队伍管理和建设的过程中，会对教师业务档案有较高的依赖性，对于教师业务档案，高校应在管理的基础上进行合理的应用。而作为档案管理人员，应在教师队伍建设过程中，调用教师业务档案资料，使领导能够充分了解到教师的业务水平，确保领导可以了解到有价值的信息。在教师队伍建设过程中，档案管理人员还要善于对教师进行激励，可以采取名师引领制度，将成就较为突出的教师的事迹展示在教师业务陈列室，形成积极向上的教师队伍发展氛围。

三、基于业务档案的高校教师队伍建设路径

（一）调整师资队伍内部结构。高校在进行师资管理时，需要关注对教师队伍内部结构的调整，要以重点高校为标杆，使高校整体的教师职称比例缩小到合理的范围内。对于一般院校而言，应按照教育部文件规定对教师职称进行管理，高级职称与专任教师的比例至少要达到1:18。在调整师资队伍内部结构时，首先要对教师职称、学历以及学缘等内在结构进行调整。其次，要推行教师职务聘任改革制度，要形成良好的竞争氛围，以此来确保教师之间通过公平的竞争展现自身实力，使得高校能够挑选出具有丰富教学经验以及突出科研成果的教师，从而实现学科带头人团队建设，增加高校的师资队伍的整体实力。而在对教师队伍的内部结构进行调整时，也要注意对教师的教学成效进行科学的评价，帮助教师反省与提升自我，并帮助教师找到自己真正擅长的专业发展方向，从而优化师资队伍内部的专业结构，实现师资队伍专业程度的提升。（二）加强师资队伍外部结构建设。在对师资队伍内部结构进行完善的基础上，还应该重视对师资队伍的外部结构进行建设。管理人员要对师资队伍的外部结构有充分的了解，在进行建设时要把握以下两个方面：一是创设教师团队的发展文化。管理人员要在完善管理制度的基础上，努力创设一种能够激励教师进行不断自我提升的氛围，在良好的发展文化环境下，师资队伍结构才能真正地得以有效调整；二是积极地建设师资队伍的硬件设施，包括教研室的演示设备、科研设备等，要确保各项设备具有较高的灵敏度，并获得更为精确的数值。通过硬件设施的完善，高校师资队伍的建设能够拥有良好的科研发展环境，完善的硬件设施也能为师资队伍内部结构的调整提供助推力。（三）创新人力资源管理制度。在对高校教师进行管理时，要将其作为高校人力资源管理的主要内容。基于业务档案对教师进行管理，则需要在推行人力资源管理制度时，进行适当的创新与调整，要抓住管理核心，优化顶层设计，注重体制改革与机制创新，积极创建新型用人制度。高校在进行师资队伍建设时，要了解内外部的发展环境，对学校以及地区的发展规划都要有清晰的认知。在用人方面，要推行多元化策略，可以采用聘任制以及考核制，这样才能彰显出高校的教师队伍的管理水平。高校在进行具体的管理时，应以学校发展规划为基准制定岗位规划，要做到因岗设人，要严格避免出现因人设岗问题。院系应作为学校发展的出发点，在设定具体的岗位时，管理人员要与院方负责人进行充分的协商，要适当地进行权力下放，赋予院系以一定的自主权，以便进行更加具有针对性的人才招聘工作。从院系出发进行岗位设置，并采取公开招聘的方式聘任教师。对于学校而言，也可以开展内部培训，在应聘高级职称的教师时，要格外关注教师的个人能力与业务水平，对于已经聘用的人员要及时的进行公示。在当前“双一流”高校建设背景下，各个高校要以学校的发展目标以及学科建设目标为重要依据，积极地进行“双一流”建设。在这一发展方针下，各个高校则要注重对教师岗位的优化设置，要针对不同的教师制定不同的职业发展规划，为其提供不同的职业发展平台与晋升渠道，基于此，可以实现教师的个性化发展，为师资队伍的壮大提供更多的活力。（四）推行分类管理与差异化考评制度。在高校进行教师业务档案管理时，针对档案管理工作，管理人员应具备分类管理意识，在对档案进行分类管理的前提下，才能实现对教师的差异化考评。对于大部分高校而言，其在设置学科时，一般都会涵盖不同的种类，包括基础理论和工科专业目以及文科专业等，在进行考评时，应做到全面衡量。基于此，高校在进行教师水平考核时，应采取差异化考核策略，不同的专业要使用不同的考评制度，要认识到专业间的差异。而在对于具有差异的考评策略进行实施时，管理人员则要坚持科学的考核原则，即全面考核与重点考核相结合。在考核时，一般的考核内容为必须考评的内容，此外，在进行重点考核时，则要结合院校和专业的特点进行确定，确保考核体系符合院系的发展规划要求。在执行具体的考评活动时，考评人员要坚持正确导向，将科研、实际贡献作为考评导向。基于此，教师可以了解到科研的重要性，从而能够结合国家的最新动态，进行相关的科研活动。在高校中，科研活动更加倾向于数学系、物理系以及化学系等工科专业，教师在对其进行研究时，应具有国际化视野，力求产出一流的创新成果。除重视科研导向外，还应该关注院系特点。各个专业的教师都要注重解决现实中的问题，要关注自然学科、社会学科的自身特点，制定差异化的考评策略。与此同时，也要对良好的晋升通道进行创设，要为优秀教师提供更加方便的晋升渠道，帮助教师实现职位以及能力上的双重晋升。基于上述措施，优秀教师职位晋升缓慢而缺乏工作积极性的问题将得以有效的缓解，同时高校教师也更加能够感觉到被尊重与被重视，从而能够对高校形成更强的认同感与归属感，也同样能够真正地发挥自身效用。

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【关键词】规划；土地；档案；管理；佐证；

中图分类号： F301.2 文献标识码： A 文章编号：

引言

规划土地管理局是国家土地规划和管理的重要监督和执行部门，该部门的业务档案管理是其主要的工作内容之一，为相关的研究人员、单位或者个人提供土地资源的使用情况资料。土地规划管理局的业务档案管理是协调和处理土地纠纷，查处违法违章案件的重要参考依据，在进行土地违法违规案件的审理中具有公正、公平、佐证的作用。实践证明，规范和完善规划土地管理部门业务档案管理工作，在国土资源的有效管理中具有举足轻重的作用。据相关的研究资料显示，新形势下的土地规划和管理局在进行业务档案管理工作中存在着一定的问题，这些问题需要认真对待，并找出解决的方案。[1]

一、规划土地管理局业务档案管理的相关介绍

规划土地管理局业务档案管理是指对于地籍、地政、资源信息、执法检查、规划等的、在空间和时间上所积累的技术和行政资料，用文字档案的形式加以保管以便于人们借阅、查询。规划土地管理局业务档案管理工作是将上述珍贵的资料，用现代科学技术手段加以规范、整合、汇编，从而方便对于这些资源的管理和使用，力求达到管理规范化、科学化，使得业务档案具有实用性和可操作性。在可能的情况下，发挥业务档案的公正、公平、佐证的功效。

二、规划土地管理局业务档案管理的重要性

档案是记述历史资料的载体，是客观存在的、静止的史志资料和文字，具有极大的参考、借鉴、收藏价值。档案资料具有重要作用，它是后人对于以往事物的考察、推定当代事物的发展变化轨迹的依据。规划土地管理局的业务档案管理工作随着国家经济发展，开发利用国土资源的工作的推进，发挥着日益显著的作用，它已经成为国土资源管理工作不可或缺的一部分。自上个世纪八十年代，我国的土地管理组织系统机构成立以来，土地规划管理的业务档案就为相关的机构和单位、个人提供了大量的真实、可信的土地资源信息，为我国的土地规划事业起到了积极的促进作用。规划土地管理局的业务档案具有实用性、科学性和可操作性，随着我国土地管理事业的发展，业务档案管理体制和规章日益完善。[2]在长期的土地规划管理工作中，对于土地资源的利用状况做了详细的记录，尤其是对于全国开展的首次土地调查、土地规划、地籍调查等资料及相关的文件都有详细、科学、真实的文字记载，对于当今的国家土地资源研究具有重要的指导意义。另外，规划土地管理局的业务档案管理对于土地纠纷案件的处理、违法侵占土地资源的查处都具有重要的法律佐证效果。

三、完善规划土地管理局业务档案管理工作的有效途径

1、提升业务档案管理意识，加强对于业务档案管理人员的培训

提升业务档案管理意识是做好档案管理工作的重要前提，只有从思想上重视业务档案管理工作的重要性，管理人员才能够以积极、严谨、认真的工作态度来正确对待档案管理工作。定期对于档案管理人员进行专业的工作技能和业务的考核，及时发现管理人员在工作意识、工作态度上的不足之处，发现其在档案管理工作中存在的问题，是提升管理人员业务水平的有效途径。因此，可以根据工作人员的具体考核水平，选择定期对于档案管理人员进行培训，增强其对于档案管理工作重要性的认识，扭转不良的工作习惯，提高工作效率，促进档案管理水平的提升。

2、依靠现代科技手段，转变档案管理工作方式

新的科学技术的发明和应用是适应人类生产、生活需要而产生的，因此，采用新技术手段，摒弃以往的落后的工作方式，是人们进行工作、生产的必然选择。采用新的技术手段能够有效的节约工作时间、提高工作效率、保障工作质量，符合社会发展需要。规划土地管理局在进行业务档案管理的过程中，可以依托科学技术，对于现有的档案管理手段和方式进行改革，以利于高效、科学的档案管理模式的推广和应用。目前，对于档案的管理手段中，较为先进的管理方式是采用电子档案管理模型。电子档案与纸质档案相比，存在着诸多的优势，例如，电子档案可以有效的节约档案保存室的空间资源，以信息存储方式保存的文献资料能够在保障文献资料的完整性的前提下，最大限度地保存纸质文献资料的内容。并且电子档案具有纸质档案所缺乏的独特优势，它可以将图像、数字、符号、图表、注解文字等综合信息显示出来。

电子档案与纸质档案相对应，采用计算机磁盘等存储设备进行资料信息的存储，将相互关联的通用电子图像文件加以集合与整编，以案卷为单位进行保存。[3]严格意义上讲，电子档案是一种虚拟档案，是与纸质档案等客观存在的实体档案相对照的，是将实体档案的信息以比特、字节的方式进行表征并使之在电脑网络上进行自由的流动，供人们自由查阅，它在很大程度上消除了实体档案对于借阅者的时间和空间的限制，实现土地信息资源的公开化、透明化。电子档案具有存储密度高、与不同的媒体相承接、查找和修改便捷等特点，因而成为当代档案管理模式的主流。

3、建立和健全业务档案管理规章制度，提高规划土地管理局的业务档案管理水平

建立健全规划土地管理局的业务档案管理制度，是为了更好的促进档案管理部门工作质量的提升。具体来讲，可以采用以下措施：

建立健全业务档案管理人员的岗位责任制，将具体的业务档案管理工作落实到具体的负责人身上。通过建立岗位责任制，相关的工作人员就会从思想意识上提高对于工作的重视程度，改变以往的责任不清，工作任务不明的档案管理工作状态。

建立健全相关的业务主管科室问责制。通过问责制的建立，可以加强相关科室的责任意识，从而在思想上提高对于档案监督及管理工作的认识。问责制的建立和实施是新时期国家行政事业单位改革工作模式，提高工作效率的重要手段，应用到业务档案管理工作中，可以加强相关的责任领导的重视，从而形成自上而下的监督意识。

建立健全接待和资料查阅制度。任何形式的档案资料都是历史的记载与传承，是后人对于以往的事件的研究的重要参考资料，具有极高的科研和保存价值。规划土地管理局的业务档资料具有极高的法律功效，是解决土地纠纷的主要参考依据，因此，加强对于相关业务资料的保有和管理是非常重要的。业务的档案管理人员在进行优质服务的同时，也要注重对于资料查阅单位、个人的资格审批，以保护相关资料不被违法利用。

结语

总之，规划土地管理局业务档案的管理是一项关系国有土地资源的开发与保护，土地纠纷案件的解决与处理的法律依据，是国家进行公共工程建设、城市规划与设计、现代化建设的重要参考数据。因而，做好规划土地管理局的业务档案管理工作是十分迫切并且必要的。

参考文献

[1] 赵甲信.关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J].陕西档案,2008,(06).

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关键词：高校教师；业务档案；管理

高校的教学活动是高校全部工作的重点内容，而高校教师是高等学校发展的主体，因此主要记录高校教师的教学和科研过程的业务档案，显得非常重要。由于高校档案管理制度中，没有“教师业务档案”类设置，致使大部分高校未能建立教师业务档案；或虽建档却无统一的管理，导致部分高校对教师业务档案管理不规范等。鉴于在高校教师业务档案的管理中存在诸多问题，笔者结合自身高校实际和工作实践，对高校教师业务档案的建立和管理作初步探讨。

一、教师业务档案的主要内容

教师业务档案主要由自然类、教学类、科研类、继续教育、社会兼职及学术交流活动等部分材料组成。自然类材料是指教师的“三历一职”，“三历”指教师的个人简历、学历和履历材料等基本信息，“一职”指教师的职称变化情况，包括专业技术职称任职资格申报表、专业技术职务考核材料、聘任专业技术职务的审批材料、晋升专业技术职务（职称）审批表等。教学类材料包括教师教学进度表、教案、教学总结和反思、教研教改材料、教学业绩、专家、同行和学生的评教材料以及考核、奖惩情况等。科研类材料包括教材和专著，教学和科研论文、研究课题、科研成果以及创造发明等等。继续教育材料包括培训、进修专业的课程，学习的时间、形式，考试、考核的成绩，综合评语、证书等。社会兼职及学术交流活动包括学术会议、学术交流会议及学术界专家讲座，以及兼职相关职务，学术负责人、带头人、学术顾问，讲座、交流、学习资料等。

二、教师业务档案的主要作用

1.为学校管理者决策提供参考。学校领导在研究学校的发展和专业定位时，需要教师业务档案作为参考，如教师年龄、学历、职称结构，教师的业务水平，教师的科研方向是否符合学校的发展需要等。有利于学校优化梯队建设，组织具有合理知识和能力结构的教师进入课题组形成强有力的科学研究机构。

2.使决策者对每个教师的教学能力心中有数。例如，是让某个教师直接担任某门课程的教学，还是让其通过培训胜任某门课程的教学。学校通过了解和提供学习机会，可以促进教师成长，提高教学质量，同时充分挖掘本校教师的潜力，使学校智力资源得到最大限度地开发，为学校开设新专业作充分的师资准备，优化学校教学资源的配置，做到人尽其才、知人善任。

3.有利于师生之间的互动和交流。教学需要互动，教学方法是否先进、教学效果是否优良，必须看学生的学习效果和接受情况。教师在学生测评方面的档案可以让教师了解学生对自己所教课程的反馈，学生对教师教学的评价让教师了解自己的不足之处，让教师不断的改进和提高，从而不断提高教学质量。

4.为教学评估提供真实的凭据。评估专家通过教师业务档案了解师资队伍数量与结构、整体结构状态与发展趋势，了解教师的教学水平和科研能力。

5.为教师个人发展提供凭证。教师的职称晋升需要相关的教学、科研等材料。教师业务档案中记录有教师的学历演变、教师授课课程、教学工作量、考核成绩、撰写的论文，对其业务水平的评价等。

三、教师业务档案管理中存在的主要问题

目前高校教师档案工作主要集中在教师人事档案的建设方面，业务档案的建设还处于被动、消极的状态。很多高校并没真正认识到教师业务档案建设的重要性，对整个档案工作不够重视，因而在人员、经费和设施等方面不愿进行过多的投入，致使教师业务档案从管理到利用环节上存在较多的问题。一般学校大都没有设置教师业务档案的管理机构，没有设备的配置，没有明确的管理责任人。往往是院系办公室主任、教学秘书和其他人员兼管，兼职人员更换频繁，人员不够稳定，职责不明确。同时档案管理人员缺乏档案管理的专业知识与现代化管理技能。一些教师档案意识薄弱，提供相关个人档案材料不积极，认为这些材料涉及他们个人的隐私，认为学校是多此一举。对教师进修和学历学位提升的有关证书、科研和课题、教学成果奖等材料不愿意及时归档。这些问题严重制约了教师业务档案的建设和管理水平的提高。

四、加强教师业务档案建设的对策

由于大部分高校教师业务档案管理工作由教学管理人员兼职负责，缺乏档案专业知识、能力和素质。为了改变教师业务档案的现状，充分发挥档案的作用，使得教育教学和管理能够合理、科学发展，提升教学改革的速度和质量，我们应采取积极有效的措施，建设规范化科学化的教师业务。

档案。

1.加强领导。领导应重视教师业务档案工作，充分认识教师业务档案对提高教学质量和对整个学校发展的重要地位和作用，实实在在地帮助解决教师业务档案工作中存在的困难和问题，采取有效措施，确保资金投入充足、设备配置到位、人员配备齐全。

2.加强宣传，增强教师档案意识。通过宣传，提高教师对教师业务档案的认识水平，只有教师对档案工作有了正确的认识，才能使他们充分认识到档案工作的重要性和档案的作用，增强教师对业务档案的责任感和使命感，使得他们能够主动地协助或配合管理人员做好这项工作。要让广大师生员工认识到，档案是学校的宝贵财富，必须完整地归档保存，不得占为己有或随意丢弃。而对不愿意归档的教师，给予批评的同时，在考核评优，晋升，进修学习方面要有一定的限制，变教师档案的被动移交为主动移交。

3.健全档案管理机制，随时收集，定期整理。对教师交来的教学档案，管理人员必须当场验收核实，不符合规范要求的必须按规范重新提供。收到的材料随即装入档案袋中，收集材料时要随时登记，养成良好习惯，做到不遗漏，不残缺。每年年底都要对收集的材料以个人为单位进行规范分类清理编排，材料不规范的要进行裁剪、裱糊、折叠，再编造目录活页装订，便于今后查找利用。材料收集整理好后要及时上交学校档案馆，以便今后利用。随着人才流动越来越频繁，教师业务档案也增加了难度和复杂性，教师业务档案的管理权应该在学校档案馆，它是跟着教师本人走的，人在哪里，档案就到哪里，人调离档案随之调离。这一特殊性决定着管理工作需要频繁的转移接交，增大了遗失的可能性。因此，必须严格按程序办理转移接交手续。对于新招聘、调入学校的老师，应急时接交和建立新档案；对调离人员在学校办手续时，应妥善地将该人员业务档案密封后移送接收单位，学校档案室应有教师业务档案案卷目录，档案接收、移交清单，以便查找。

4.使用现代化手段，提高教师业务档案管理水平。信息化管理是教师业务档案建设管理的必需手段。计算机对档案材料进行的简单信息整理、数据统计、运算及储存，管理软件及网络技术对教师业务档案进行的专业管理和使用，给教师业务档案的管理工作带来极大的方便；因此，积极引进先进的信息技术，是高校教师业务档案材料的收集，编目、管理及使用的迫切要求。

总之，教师业务档案的建立为正确评估教师业务能力、学术水平和工作能力，为学校的发展提供了切实可靠的依据。我们应不断增强对教师业务档案重要性的认识，建立明确的档案管理制度，实施对教师业务档案的科学、有效、规范的管理，使教师业务档案在学校的教育教学中充分发挥重要作用。

参考文献：

[1]金玉兰.高校教师业务档案管理与开发探析[J].兰台世界，2010，（02）.

[2]王光娟.浅谈高校档案信息资源的开发利用[J].山西科技，2011，（01）.

[3]刘立献.高校教师业务档案有效管理探析[J].湘潭师范学院学报（社会科学版），2008（5）.

[4]张燕.谈高校教师业务档案的建设[J].科技情报开发与经济，2007（17）.

[5]李养民.高校教师业务档案管理存在的问题及对策[J].咸阳师范学院学报，2007（3）.

篇7

周 次

日   期

教学内容安排（写明章、节、目）

实验、实训内容安排

作业安排

备 注

第一周

8.26-9.1

老生报道

第二周

9.2-9.8

第一章 认识企业档案管理

第一节 企业档案

第二节 企业与企业制度

第三周

9.9-9.15

第二章 企业档案工作

第一节 企业档案工作概述

第四周

9.16-9.22

第二章 企业档案工作

第二节 企业档案管理体制

第三节 企业档案管理模式

第五周

9.23-9.29

第三章 企业文件的形成与归档

第一节 企业文件的形成

第六周

9.30-10.6

国庆放假

第七周

10.7-10.13

第三章 企业文件的形成与归档

第二节 企业文件形成工作的管理

第八周

10.14-10.20

18级学生实习2周

第九周

10.21-10.27

18级学生实习2周

第十周

10.28-11.3

第三章 企业文件的形成与归档

第三节 企业文件归档制度与要求

第十一周

11.4-11.10

第四章 企业档案管理业务流程

第一节 企业档案的收集与进馆

第二节 企业档案的整理

第十二周

11.11-11.17

第四章 企业档案管理业务流程

第三节 企业档案的鉴定与保管

第四节 科技档案

第十三周

11.18-11.24

第四章 企业档案管理业务流程

第五节 人事档案

第六节 实物档案

第十四周

11.25-12.1

第四章 企业档案管理业务流程

第七节 企业档案的统计

第十五周

12.2-12.8

第五章 企业档案信息资源的开发与利用

第一节 开发与利用的主客体

第二节 开发与利用方式

第十六周

12.9-12.15

第五章 企业档案信息资源的开发与利用

第三节 企业档案编研（1）

第十七周

12.16-12.22

第五章 企业档案信息资源的开发与利用

第三节 企业档案编研（2）

第四节 企业档案陈列室

第十八周

12.23-12.29

第六章 企业档案信息化

第一节 企业档案信息化概述

第二节 建设的主要内容和要求

第三节 建设路径

第四节 企业档案信息化实施

第十九周

12.30-1.5

期末考试

第二十周

篇8

关键词: 教师业务档案内容作用问题策略

教师业务档案是指教师在教育、教学、科研等实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录,是可开发利用的重要信息资源,是学校档案管理的重要组成部分,是进行教学管理和教学研究活动不可缺少的依据和参考,是改进教学工作和促进学校交流、提高教学质量的信息资源[1]。因此,加强教师业务档案管理,对于调动广大教师的积极性,提高师资队伍素质,进一步促进科研开展和学校科学管理具有极其重要的作用。

1.教师业务档案的内容

教师业务档案涵盖信息量大,涉及范围广,繁琐复杂,根据各项内容的特性及应用,主要分为以下几个方面。

1.1教师基本信息。

包括记录教师出生年月、籍贯、毕业学校、专业、学历、学位、毕业时间、职称、晋升时间、高校教龄、教研室、工作简历、获教师资格证等信息的教师登记表、学历证书或学位证书的复印件及其相关证明材料,以及外语、计算机考试成绩单、获得相应专业技术职务资格的审批文件或聘书等的复印件和学习进修、短期培训、访问等学术交流活动期间形成的能够反映这些活动真实情况和结果的文件资料。

1.2每年度教师教学工作情况。

教学工作材料有教学任务书、教学大纲、教案、教学总结、班主任工作等情况的统计表、教学质量评估表和教学工作量登记表等。逐年积累,是评职称的必备材料。

1.3教师科研工作的情况。

包括教师在各级各类报刊上公开发表的论文、公开出版的专著、反映学校的报道及在各级学术教研会上交流的论文、编写的练习题、考试题等。这些材料我们有的收藏原件,有的收藏复印件。

1.4获奖情况的材料。

包括各类荣誉证书的原件或复印件,各级各类表彰的优秀、先进、模范、论文获奖及指导学生参加各种竞赛获指导教师奖等,这些材料能从各个不同的角度反映出该员的工作态度和业务能力。

1.5考核评估的材料。

包括学生对教师、教师对教师和组织对教师的评估、年度考核登记表和材料等。

2.教师业务档案的作用

2.1教师业务档案能够为学校改革方向、科学管理提供决策信息。

教师业务档案在整体上反映了学校师资队伍素质、学术水平情况,对学校能够准确定位自身办学层次、发展方向、目标定位提供重要的信息资源,对学校寻找出既能发挥本校优势又能满足社会需求的办学路子,制定切实可行的改革、建设整体方案有至关重要的作用。通过对业务档案的分析,有的放矢地改进学校的工作,制定和完善相应的规章制度,进一步使学校的管理走上科学合理的轨道。

2.2教师业务档案能够为教师职称评审和职务晋升提供真实有效的凭证。

教师业务档案,如实地反映了教师的学历、学位变化,教学及管理能力的提高,学术科研水平的发展,以及同行、学生、社会对他的评价等基本情况。这些档案信息为学校开展考核评优、职称评审、工资晋升等工作提供了可靠的依据,使得在职称评审中,考评人员能够方便、快捷地对教师进行评价,省去了重新收集整理数据的繁琐步骤,更重要的是使得考评工作做到了科学性和准确性。公平的职称评审是对教师劳动成果的肯定,而合理的聘任则体现了优胜劣汰。学校聘任领导小组根据教师业务档案中的业绩进行公平、公正的聘任,做到认真严谨、有理有据,对于增强教师队伍的活力起到了积极的推动作用。由此可见,教师业务档案是很重要的,是一个教师成绩体现的基础,也为教师提供了一个公平竞争的平台。

2.3教师业务档案是学校科研教育教学研究的重要资源储备形式。

业务档案收集了教师的科研成果、教学成果、论文论著等,是教师在长期的教学实践和研究过程中积累的财富,是知识原载体与教师智慧凝结的结晶,是学校不同时期学术水平的总和,不仅为学校积累和保存了历史文化财富,而且是学校实力的象征。这些档案能给教师提供丰富、有价值的信息,鼓励教师之间进行教学改革,激励教师积极开展科研活动。同时,通过参考利用教师业务档案,可以使每位教师克服自己过去和别人的教训,吸取成功经验,少走弯路,集中更多精力,站在更高的角度,高起点开展教育教学和科研工作,促进教学质量的不断提高,为国家培养出更多的合格人才。

2.4教师业务档案为教师本人提高业务水平提供保障。

建立健全的教师业务档案给教师个人带来方便的同时,也有利于其进行比较总结,查找不足,提高个人素养和业务能力,从而促进师资队伍建设。

3.教师业务档案管理存在问题与对策

教师业务档案是教师在科研、教学和学术水平等基本情况的真实纪录,也是高等教育事业发展的需要。但是,目前还存在不少问题。一是管理体制不健全。管理水平较低,管理方式不够规范。二是对教师业务档案重视不够。由于高校对整个档案工作不够重视,因而在人员、经费和设施等方面不愿对教师业务档案管理工作进行过多的投入,致使教师业务档案从管理到利用环节上仍是手工操作,影响了教师业务档案管理的规范化和信息化。三是教师业务档案管理人员的专业素质有待提高。大部分高校教师业务档案管理工作由教学管理人员兼职负责,缺乏档案专业知识、能力和素质。这些问题严重制约了教师业务档案的建设和管理水平的提高。为了改变教师业务档案的现状,充分发挥档案的作用,使得教育教学和管理能够合理、科学发展,提升教学建设改革的速度和质量,我们应采取积极有效的措施,建设规范化科学化的教师业务档案。

3.1提高认识,加强领导。

领导应重视教师业务档案工作,充分认识教师业务档案对教育教学改革及提高教学质量的重要地位和作用,实实在在地帮助解决教师业务档案工作中存在的问题和困难,采取切实措施,确保资金投入充足、设备配置到位、人员配备齐全。

3.2建立健全档案管理机制。

由于教师专业性质的不同,活动规律各异,形成的业务档案具有分散性、多样性、广泛性等特点,收集工作相当困难。只有建立健全业务档案材料的收集整理归档制度,才能确保收集工作及时、完整、准确。因此,档案管理人员应该根据教师档案的内容、特点、目的等方面采用合理的档案分类方法、整理形式和应用手段对档案材料进行编目;同时应选择有效的管理及调控手段,制定档案查阅及维护制度,使得管理工作能够做到有章可依,有法可循,建立健全档案整体的管理机制[2]。

3.3及时更新教师业务档案内容。

教师业务档案不像文书档案、教学档案、会计档案那样固定,而是随人流动,人在档案在,人调离档案随之调离。这些档案材料形成具有很强的随机性,因此,档案管理人员要有强烈的档案意识,及时全面地将其收入教师业务档案,准确记录和反映教师素养和业务工作的个体差异,真正发挥档案在教师评估中的凭据作用[3]。

3.4加强宣传,增强教师档案意识。

通过宣传,不断提高广大教师的对教师业务档案的认识水平,使他们能充分认识到档案工作的重要性和档案作用,增强广大教育工作者对搞好档案的责任感和使命感,使得他们能够积极主动地协助或配合管理人员工作。

3.5提高档案专兼职管理人员的综合业务水平。

应根据档案管理规范化的要求,确定专兼职档案工作人员的职责:一是要认真学习、执行档案工作的政策法规,加强业务学习,增强工作责任性。二是坚持平时分类预立卷归档工作,每年初根据文件材料归档范围将教师业务的不同内容与载体的文件材料,预立卷类目并编号,以便平时归卷时对号入座,方便查找利用。三是负责教师业务档案的形成、积累、保管、整理、立卷、归档工作,保证归档文件材料齐全、完整、系统,维护教师业务档案的历史真实面貌。四是按“文件材料归档范围”收集完整的要求,及时做好档案登记、工作,文件的借阅要严格实行登记、清退手续。五是主动接受院档案室的业务指导、督促与检查,提高档案的案卷质量。同时要不断学习档案专业业务知识,参与学院档案工作参评活动。在调动工作时,应办理文件材料移交接手续,并报学院综合档案室备案。

3.6使用现代化手段,提高教师业务档案管理水平。

教师业务档案在传统的手工管理模式下费时费力,大量的数据需要经常统计汇总,如每学期一次的全校教师教学工作量及课时津贴的计算、汇总;大量的教师业务档案需要收集、整理、提供查询;每年一次的全校教师花名册的修订、教师结构统计、教师上课率统计,等等,都是量大、繁杂、枯燥的数据处理工作。要提高教师业务档案管理水平,就必须运用计算机建立教师业务档案综合信息数据库管理系统,对全校师资及教师个人实行全方位、多角度、动态的网络管理和服务,实行全社会网络化动态管理,既便于有效利用,弥补科研成果分散管理带来的不足,又能使教师的科研成果系统化,便于对教师科研能力的评估,还能提高管理工作效率。教师们逐步体验到建立健全教师业务档案所辐射出的无限优点,一定会主动及时上交应该归入其业务档案范围的材料,形成一个良性循环态势,营造一个更加和谐的社会发展环境。

总之,教师业务档案的建立为正确评估教师业务能力、学术水平和工作实绩提供了切实可靠的依据。因此,我们应不断增强对教师业务档案重要性的认识,建立明确的档案管理制度,实施对教师业务档案的有效、规范管理,以此激励教师教学热情,不断进取,以实际行动书写自己的光彩历史,进而使教师业务档案在学校的教育教学中充分发挥重要作用。

参考文献:

[1]陈继红.建立教师业务档案营造教育人文环境[J].南通高等师范学报,2005,(3):13-14.

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关键词：教师；业务档案；中职学校；管理

随着社会的发展，高素质人才已成为一个重要的资源。中等职业学校教师业务档案就像学校的人力资源库，受到了学校领导和档案工作者的日益重视。中职学校教师业务档案是指中职学校教师从事教学教研，并参与各种教学实践中产生的，能体现教师本人的思想政治观、教师教学水平和成果等方面的书面文字材料和其他材料，是通过收集、整理、立卷归档和严格保存保管形成的，是教师工作成果和智慧的结晶，具有独立、连续、流动和一定安全保密等特征。它一方面集中体现了教师的个人专业能力、业务水平以及工作业绩等，另一方面体现出一所中职学校师资队伍的整体素质和各种结构情况，进而反映学校的办学水平。

一、中职学校教师业务档案主要包括以下几个方面：

1、教师教学工作记录本、班主任工作记录本、课外活动记录本及其他方面的教育管理记录本等。这些记录本是教师业务档案的重要组成，是由教师本人在教育教学过程中实事求是地填写。

2、教师的教学公开课评价及教案。教学公开课是每名教师每学期都要开展的教学交流活动，这是评价教师的教学水平、改进教学方法和经验的重要举措。教学公开课可主要分为全校开展和省市教育部门开展两种，在省市教育部门开展的公开课更具借鉴和启发作用，因此公开课的评价和教案应在同一时间系统地收集，作为教学管理和教研部门的调查材料，同时也是教师的一个重要教学成果。

3、听课记录。教师之间的听课记录是参加彼此，然后展开评议后所作出的记录。该材料指出在教学实践中教师应该改进的目标，对教师间互相学习，互相促进提供参考。

4、教师发表的论文著作、教学经验、总结和教学改革方案等。在报刊杂志以及参加各种论文竞赛获奖或教学研讨会中交流，或经有关权威部门认可的都应归档。这些都是衡量教师教学研究和科学创新的最重要的证明。

5、教师是终身学习制的，所以教师学习的主要途径是继续教育。教师的学历、专业职称和参加进修、培训的材料是教师专业水平的参考评估资料。

二、教师业务档案原始材料的收集

1、教师个人专业技术职务评审的申报材料是基础材料，它较全面地反映了一段时期内的该教师的专业技术水平。

2、教师年度考核表、聘任协议书、师德师风评价、实践技能评价、公开课教学评价、班主任工作以及指导学生参加各类竞赛等材料。

3、有关的证明材料复印件。教师参加继续教育是教师不断加强学习的主要途径，很多教师通过在职或离职进修学习，使自己获得更高程度的学历，也提升了自身的综合素质。

4、学术论文复印件。凡在报刊上公开、教学经验、公开出版的专著和编写的教学用书。这些复印件必须同时要有书刊的封面和目录，以保证其真实性，这是衡量教师教学和研究的最有力的证明。

5、各类荣誉证书复印件。包括各级各类优秀、先进的表彰；指导学生参加各类竞赛获指导教师奖以及发表学术论文获奖等。

6、日常自主学习笔记。阅读学习的内容包括教育教学理论、本专业及相关专业知识、政治理论知识以及人文社会科学知识等等。

上述材料不是一次就能归集齐全的，而是在平时教育教学过程中应随时积累的。前两项材料主要由学校办公室和教务处提供，后四项材料需教师本人提供，一开始我们就主动要教师提供材料并认真验收，直到教师个人也逐渐意识到了提供这些材料的重要性，认为材料保存在学校档案室比存放在自己手中会更安全、更可靠，也更方便查用，所以一有上述材料就会主动递交给学校档案室。

三、教师业务档案的整理和归档

1、随时收集。任何时间收到材料后，要求先用简单袋子分人保管，做到不残缺、不遗失。

2、按时整理。首先每年年底将收集的材料根据规范进行裁切、裱糊、折叠，其次是拆开原有档案合并进行分类编排，并重新制作目录活页装订，最后按照一定的顺序放入个人档案盒。

四、教师业务档案的价值

1、教师业务档案对教师专业职称评审和职务晋升提供了很有分量的依据，专业职称评审是一项技术性的评审制度，是对教师在一段时期内的德、能、勤、绩、廉等方面的综合评价。教师业务档案是教师个人在其日常教育教学过程中形成的并具有一定保存价值的材料，它真实反映了教师的教学水平、创新能力以及班级管理能力，也反映了教师对教学的内容、方法、态度和成果等教学环节的不断的探索与研究。对申报专业职称评审的教师来说，个人业务档案可以提供很多有用的资料作为其工作业绩的证明，让教师能顺利如实填写评审申报表。同时教师申报职称还需要提供大量辅助材料，如教学成果、年度考核结果等，相关职能部门便要通过教师业务档案提供依据，还需由学校档案室在材料复印件写上“确系原件复印”，并加盖档案室印章，保证送审材料的真实性和准确性，。

我校实行“评聘分开、竞聘上岗”晋升原则，公正的职称评审是对教师教学成果的肯定，而合理的聘任则体现了优胜劣汰。学校职称评聘工作领导小组根据其过往的绩效表现进行聘任，做到严谨认真、有理有据，这对提高学校教师队伍的活力起到了积极的推动作用。

2、教师业务档案为新时期下的教师发展性评价制度奠定基础，教师的综合考核与评定是一项复杂而细致且政策性强的工作，它直接关系到教师的切身利益。教师业务档案由于对教师的年度考核、教学质量、教研情况等有一个详细的量化记录，所以一直都是学校对教师进行评价的重要依据。

3、教师业务档案是一所学校教学水平的体现，同时为学校的教学、科研提供广泛的参考，档案中客观记录了教师以往的教学、教研情况，是学校不同时期教学水平的重要组成部分，它不仅为学校积累和保存了历史文化财富，也是学校实力的象征。在我国，对一所学校的督导评估也强调这方面的重要性，并将其作为评估学校综合实力的指标。

中职学校教师业务档案是中职学校档案的重要组成部分，也是学校尊重教师、尊重知识的表现。把教师业务档案妥善地保存起来，不仅是学校的历史财富，也是教师的个人财富，通过教师业务档案，每一名教师都可以看到自己在从事教学和教研中的成果，从而进行更高层次的探索与创新，激发教学热情。因此，作为一名档案工作者应该认识到教师业务档案的珍贵价值，更好地为教学一线服务，为学校的发展贡献力量。

参考文献

[1]刘梦云：加强教师业务档案管理之我见《烟台教育学院学报》2003.12

[2]郝丽艳：对高校档案管理工作的探讨 《兰台内外》2009年第4期

[3]单鹤舫：浅谈教师业务档案的建立与管理 《现代交际》2011年第5期

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关键词：档案管理 数字化档案 自动化 电子文件

电子文件的原始完整和真实可靠；归档制度的创新，包括归档文件整理、鉴定、编目工作的提前进行，对传统的按部就班的手工管理方式提出了新的挑战；文件档案工作“一体化”使得文档工作真正“一条龙”式的全程管理开始实践。

21世纪初，我国档案工作的基本策略是实行纸质、电子双套制并行归档和管理。随着社会的发展和技术的进步，随着公众档案意识的增强，数字化档案将逐渐成为档案馆实施管理和提供利用的主流对象。面对数字化的文件与档案的易逝性、易变性、信息及其载体的易分离性、电子环境和应用程序的依赖性等特点，要保证数字文件的真实完整和准确有效，档案工作者不得不提前介入到文件形成与管理的前期工作中，才能保证电子文件归档后形成档案的真实有效的平整价值特性，才能使所有文件的现行有效性在质量上得到保证。文件连续体理论倡导者Frank Upward等人提出的对文件进行“档案化管理”的理念是值得我们深思的，这一管理理念将逐渐会渗透到现代档案工作的实践过程中。

一、提前介入的必要性

提前介入实际上是引起档案工作者从文件的形成阶段就开始介入到电子文件的管理工作构成，引起档案工作者不仅能够通过网络使用电子文件管理系统，实施文件处理过程前端监控，而且应在电子文件管理信息系统的设计和研制阶段就参与需求调研和系统分析，将档案管理的思想和方法融入到系统的设计过程。这种从文件形成阶段就开始考虑档案的归档和保存要求，目的是能够准确定位归档范围、确保归档文件的质量，保障电子文件归档后形成档案的凭证性、价值型和完整有效性。

只有通过对电子文件形成过程加强控制，档案工作者才能够收集到完整、准确的电子文件元数据及北京信息等，了解和认识电子文件的管理特性，做好归档鉴定、归档移交、数据转换与数据迁移等工作，最终对归档后的数字化档案实施有效管理。

在已经实施文档一体化信息系统的机关、企事业单位，文件与档案实行了一体化管理，在网络信息系统中，归档工作体现为文件管理权限的移交和文件内容的锁定，这必然要求档案室的工作人员要熟悉系统的使用方法，关注电子文件归档前的管理模式和运行特点，要求档案工作提前介入到电子文件的管理过程中。

档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。

在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。

二、提前介入的工作内容

（1）在进行办公自动化或电子文件管理信息系统设计时，即电子文件管理信息系统建设之前，由档案工作者会同相关的项目工作者、系统设计人员、文件工作者、业务工作者一起，就文件未来是否需要留、存多久，以及诸如文件著录、标引或利用现代信息技术整理档案信息和提供档案利用等各方案因素进行整体设计和分析，从档案管理的角度对文件从源头上进行控制，确定档案的归档范围，保证归档工作的质量，确保数字化档案的完整性。

据有关权威部门统计数据显示，随着各行业在生产、管理上信息化程度日益增高，计算机泄密行为也呈上升趋势。而计算机泄密最大的特点就是较之一般侵占案件，其手段更隐蔽、危害也更大。一个恶意的机密泄露事件往往会给企业造成难以估量的后果：轻则需要投入巨额资金进行补救，重则会将一个企业置之死地。

（2）将档案管理的一些工作环节提前到文件管理阶段来进行。如文件的收集、鉴定、整理等工作。这里所说的收集对象不再是传统意义上的对“应归档”文件实体的简单收集，而是包括了对文件内容、文件形成背景信息、元数据信息等的过程控制与收集。凡是可能在文件形成时生成的数据，包括描述文件的内容、结构、北京、版本、生存环、存在状态等各方面的信息，均要及时进行采集、保存和整理。同时，对于文件形成流转过程中的收文、发文、会签及其他处理过程方面的信息，则需要进行实时追加。“所有数据均为一次采集，终身使用”。这里的“终身使用”是指包括文件现行期、半现行期和最终转化为档案的整个生命周期。文件的背景信息、元数据信息、应用程序阅读器等都是文件的伴生物，是文件整个生命周期中不可分割的组成部分，是从一开始就随着文件的制作形成而产生并不断追加的一个过程，是保证文件真实完整、准确可靠、可读有效的不可或缺的组成部分。

（3）归档范围、保管期限等方面的确定也应提前到文件管理阶段。虽然在纸质文件的管理中，这些制度也是在文件归档之前确定的，但针对电子文件，归档范围与保管期限等的确定的提前介入却具有不同的内容与含义。

数字信息时代，电子文件归档范围、保管期限的确定，首先是由档案部门会同文书部门和业务部门的工作人员一起制定标准和规范，但其实施执行却与传统的档案管理流程有所不同。档案工作者参与文件（档案）管理信息系统的设计，把文件形成规则、归档范围、保管期限等规定都植入系统当中，促使系统开发者在进行软件设计的过程中，充分考虑档案工作的需求，变被动为主动。