档案管理的优势范文

导语：如何才能写好一篇档案管理的优势，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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[关键词] 流动 人事档案 管理 探讨

什么是流动人员档案？流动人员档案是指脱离国家干部队伍，自行流动到中外合资企业、合作企业、独资企业、集体所有制企业和私营企业工作的人员档案，这是改革开放和干部制度改革中出现的一种新情况。所以在当今社会，流动人员档案管理不同于传统的人事档案管理,它作为一种载体,记载的对象是工作单位不固定、流动性很强的特殊群体。因此,传统的人事档案管理制度已经不适应新形势下流动人员档案管理的需要。

当今的档案流动不断向多极化方向发展，流动人员人事档案管理推动了人才合理流动，随着经济和社会的快速发展，流动人员人事档案管理的发展日趋社会化、多样化。流动人员人事档案管理，以及在档案管理基础上产生的人事制都适应了社会主义市场经济发展的需要，突破了计划经济体制下高度一体化的干部身份管理模式。流动人员人事档案的发端是人才流动的发端，若没有流动人员人事档案，就不能很好地解决人才流动的“身份”瓶颈问题。人事档案它改革了计划经济下的干部身份管理方式，而流动人员人事档案形成了新的人才流动态势，所以它目前是人才中心的基石，它的管理与服务工作始终是各地人才中心的最主要业务，无论从服务结构还是收入结构上看都是首屈一指的。最重要的是，流动人员人事档案的发展是人才市场发展的平台，从目前正在实践的以档案管理为依托的“一条龙式”人事服务，到方兴未艾的人才派遣等新业务，都是站在流动人员人事档案这个根基上对人事工作的突破与发展。我们可以大胆预想，下步人才市场业务的发展将会更多地衍生在流动人员人事档案之上。

纵观整个趋势，人事档案接收是呈跳跃式增加，人事档案的利用日益丰富和不可替代，为人才双向、多向的流动解决了后顾之忧，使流动人员档案有人管，关系有处挂，户籍有处报，职称有处评，人才流动千变万化离不开档案其稳固的不变基石，使各种人才有底可寻，有据可用。据相关调查表统计，目前社会接收流动人员档案出现了四大热点：一是围绕落实当地政府政策推进形成的热点，如近几年的事业单位改制企业，主要集中在2002年至2003年事改企档案；二是2000年至今的大中专毕业生档案大量增加形成的热点，如因为本地人员在外地工作，外地户口迁不进的户口全部回原籍的人事档案、在本地工作的人事档案、外地人员在本市工作等，以上这些大中专毕业生的人事档案集中存放在人才服务中心占总数70%；三是为落实政策，鼓励机关、事业、卫生、学校等干部、科技人员下海创业，辞职的较多，接收的人事档案也明显上升，辞职创业的人事档案占总数10%；四是鼓励大学生进行多渠道选派优秀大学生到村任职，村官的人事档案占总数5%。所以流动人员人事档案同时还拓展了人事管理与服务的空间。从档案相关调查数据显示，流动人员人事档案管理工作，将传统的人事工作服务对象从机关、事业单位、不分配的大中专毕业生拓展到了外省及本市的外资企业、民营企业等非国有企业的所有人才，进行双向流动，选择了适应改革需要自愿接受服务的其他单位，可以看出，人事档案流动强、调动频繁，服务空间大大提高。

然而，从现阶段的人事制度改革的进程看，人事档案不存在弱化的问题，而更应该将关注力放在讨论如何强化它的手段。因为流动人员人事档案工作具有十分重大的历史与现实意义。但是，我们在上述内容也提到流动人员档案管理不同于传统的人事档案管理,它作为一种载体,记载的对象是工作单位不固定、流动性很强的特殊群体，自2000年以来，各行各业、机关事业单位等查档率逐年提高，流动人员人事档案管理已有单纯的人事关系托管发展为一系列社会化的人事服务，查档内容涵盖了流动人员的转正定级、档案工资核算、工龄计算、高校毕业生就业接收手续等多项业务，服务对象逐步扩大、服务领域不断拓宽。所以流动人员人事档案工作是市场经济改革进程中的新产物，也必定随着市场经济建设的深入面临着许多新问题。目前看来，流动人员人事档案必须实现手段更新和服务能力的提升，为需求者提供动态真实的原始资料，更为需求者提供科学信用的评价分析，实现人事档案利用上的飞跃。流动人员人事档案工作必须要改革才能焕发它在市场经济中应有的勃勃生机，必须要拓宽视野，开辟新领域才能提升它存在的价值，因此，我们应当不断寻求服务方式的创新并需要有关上级部门的明确支持和统一指导。一是以法定方式明确人才中心对流动人员人事档案的专营性职责；二是按照现代人力资源管理的要求重新定义档案材料类别；三是根据国际通用的原则加强职业分类和岗位分类形成规范的职业管理制度。

总之，流动人员人事档案是伴随着社会主义市场经济建设的进程而产生的有中国特色的课题，由于人事档案管理实质是人事管理关系的实现，所以它牵涉到人事管理体制改革的各个方面。随着时展，我们回顾近十年社会流动人员人事档案管理工作的实践，我深深感觉到了流动人员人事档案管理工作的不断发展，它推动了人事制度改革的深化，促进了人才资源的市场化配置，并对经济社会发展产生了深远的影响。流动人员人事档案管理是现代社会档案管理工作的重要部分，我们不但要重视流动人员人事档案管理工作，而且还要想办法把这项工作做好。

参考文献：

[1]李明.妥善处理流动人员档案的滞留[J].档案管理,2011,4.

[2]陈榕.浅述完善企业流动人员人事档案管理工作的措施[J].经济研究导刊,2009,18.

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受我国传统计划经济体制的影响，传统的人事档案管理是一种以“管理”为中心的陈旧模式，在这一模式下，人事档案管理是一个完全封闭的领域，在这一领域内，人事档案管理体制又是一个强调内外有别、档随人走、档案管理资格限定以及档案利用阻碍重重的制度。目前，这一模式已经在很多方面暴露出缺陷和不足，包括档案内容的真实性和完整性不足、档案管理和利用的无序化以及档案管理技术手段落后等。在这样一种现状面前，人事档案管理的需求和必要性都呼之欲出，探讨人事档案管理工作的优化路径成为学者和相关领域从业者讨论的热点。本文将着重从人事档案管理工作优化改革的必要性和具体路径出发展开下面的论述。

二、改革企业人事档案管理工作的必要性

本文认为之所以强调改革企业人事档案管理工作的重要性是和以下几个方面密不可分的：

（一）知识经济时代的必然要求

对人事档案管理的认识不断加深以及重视度不断提升的现象是与世界经济发展到以知识经济为主导的阶段这一社会经济背景是分不开的。知识经济是指一种经济增长主要依赖于知识的生产、扩散和应用的经济形态。在这样一种经济形态下，知识积累是经济增长的源泉，而知识的积累和技术的进步则主要依靠人力资本。于是知识经济背景下，人力资源管理便成为最受关注的一种资源类型。随着人力资源管理的重要性不断凸显，人事档案这一承载基本人力资源数据和信息的材料便成为管理者们关注的重点所在。

（二）实现企业全面管理的重要方面

企业管理不仅仅是生产和经营这些看得见的价值创造部门。企业的员工也是企业存续和发展的重要基石。特别是技术和知识密集型行业，人才的重要性更加突出。如何更好地管理企业的员工，为企业创造更多的知识财富也是企业管理者需要倍加关注的问题。而随着劳动力市场的不断自由化，员工的流动性较之以前都有很大的提高。一方面，这反映了市场经济环境下人员的优化配置，能够更好地促进人力资源的优化利用；另一方面，企业在人员管理上的压力也随之增大，人员流动的频繁也不利于档案的保存和管理，“弃档”现象时有发生。这些都不利于企业对员工的管理。因而改革人事档案管理制度对于实现企业全面管理也是有利的，只有这样，企业才能更有针对性聘任、培养满足自己发展目标的员工，提高企业员工的总体质量。

（三）增强企业市场竞争力的有力手段

知识经济时代，知识和人才是财富创造的源泉。那么在市场经济下，企业保持竞争力的一个有力手段便是人才的管理。结合企业的发展方向和目标，有针对性地寻找所需要的人才，并深入了解员工的背景信息，为企业员工和人才的管理建立其一个制度化的体系都是企业人才管理的重要方面。因而，做好企业人事管理工作，对于企业有效利用人才资源，实现自身的长足发展，增强和保持市场竞争力的重要手段。

三、改革企业人事档案管理工作的几个原则

在分析企业人事档案管理工作优化改革的具体路径之前，应当首先明确整个人事档案管理工作的总体原则。本文认为，改革企业的人事档案管理体制应当坚持以下原则：

（一）服务为导向的原则

档案资料是记载个人基本信息、整体素质和能力以及社会履历的重要资料。既是个人向用人单位展示自己的重要手段，也是用人单位认识和了解求职者，更好地管理人才的重要手段。在企业人事档案的管理过程中，从整个档案的归入、管理、移出以及保管都要体现为用人单位和个人服务的原则。保证为用人单位提供真实、完整、有效的档案信息，也为个人提供向用人单位展示自身素质和能力的素材，同时注意保护个人基本信息和隐私不被泄露和不当使用。

（二）保证档案内容完整、准确的原则

考虑到人事档案在企业全面管理的重要性，档案内容的完整准确对于企业和个人来说都是至关重要，否则档案资料的利用价值便值得怀疑。完整性要求是指档案资料必须能够反映个人的全部基本信息，并且全面反映一个人履历变化的过程，不能出现前后矛盾的现象。准确性要求是指档案资料内容准确无误、不存在模糊不清、无法确认的信息。只有满足这些基本要求之后，人事档案资料的使用价值才能得到保证。

（三）实行统一和标准化的档案管理原则

因为人员流动的频繁，档案资料会在多个单位之间流转，为了更加便利有效的管理，便需要有一个统一和标准化的人事档案管理制度。从档案的归入、整理、编排以及保存、借阅、流转和保密等各个环节实现标准化和规范化。

四、改革企业人事档案管理工作的具体路径

在改革总体原则的指导下，本文认为应从以下几个具体方面出发，具体实现企业人事档案管理制度优化目标，包括：

首先，须从总体观念和法律制度上明确用人单位是员工人事档案的建立者和管理者，摆脱已有的认为政府人事管理部门才是个人人事档案保存和管理的唯一主体的错误观念。毫无疑问，相比较各个用人单位主要是企业，政府人事部门对于企业人事档案的利用和利害关系程度存在不足。将档案的建立和保管的权限交给企业自身，既有利于企业自身对人员的管理，也有利于促进企业改进管理方法和制度实现人事档案管理工作的优化。其次，建立合理且可操作性强的人事档案管理制度。按照更好地服务相关主体、确保档案内容完整、准确以及实现档案管理工作统一标准化的原则，在人事档案的归入、整理、编排以及保存、借阅、流转和保密等各个环节都明确具体的操作规范和目标要求，并且明确岗位职责，以此保证整个人事档案管理制度的有序化和科学性。再次，重视档案管理的人才队伍建设，提高整个档案管理工作队伍的业务能力和工作素质。不仅要强化职业道德和行业文化知识教育，提高相关人员的政治素质和法律意识，也要注重提高其知识水平和服务能力，增强其对现代技术手段和管理理念等专业知识的掌握程度。最后，借助信息化技术，实现档案管理工作的全面信息化。计算机和信息技术的已经深入整个社会管理的方方面面。实践也证明，信息技术能够更好地降低管理成本、提高管理效率，更好地实现管理目标。企业在人事档案管理的信息化过程不能仅仅是进行简单的电脑录入和输出，应当结合企业的不同管理目标，对人事档案进行全面的处理和利用。

五、结语

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1 档案实施信息化管理的重要性

利用信息技术进行档案管理不仅为用户了解和使用其档案信息提供了便利，也加强了对档案的保存，提高了档案管理工作的效率。详细分析其具体作用，我认为主要体现在以下几个方面：

首先，使档案信息中的传递量和服务对象大大增加。实施信息化管理以后，利用数字信息进行档案管理，因为数字信息使用的空间小，传递过程中不会受空间的限制，再利用计算机网络通讯等科技手段的支持，用于存储和管理数字信息的服务器的数量会明显增加，服务对象的范围也更加广泛。

其次，信息化管理的使用充分延续了使用时间，能让档案信息全天候为用户服务，并且通过网络对档案信息进行检索更加方便快捷，为每个用户提供其个性化档案信息的了解和查询。

最后，利用信息化技术对档案进行管理，可以实现档案信息资源共享。利用网络技术进行档案信息的输送和传递优势更明显，查阅者不仅可以自己利用互联网直接进行查阅，还可以把电子档案下载到自己的电脑上，不用反复往返档案室进行查阅，这就让用户和从事档案管理的工作人员节约了大量时间，还能方便异地查询，使档案信息的利用效率得以有效提高。

2 利用信息化进行档案管理的工作中存在的安全隐患问题

2.1 实施信息化进行管理的过程存在安全威胁

档案采用信息化的管理手段进行管理以后，实现了信息的网络查询和网络传递，这就为信息的安全带来了很大的隐患，尤其是一些机密的档案信息，容易被一些别有用心的人在网络上进行伪造、窃取或篡改，这种情况的存在，为我们的档案管理工作带来了很多麻烦。同时，由于计算机网络病毒的影响，致使一些档案信息在网络上被病毒侵袭，致使档案信息中的资料容易被外泄。另外，保存档案信息的计算机都有一定的使用寿命，再加上软件平台的一些因素，如果采取的处理方法不妥，都容易导致电子信息档案受到损失。

2.2 档案信息本身存在着一定的安全隐患

在传统的档案管理工作中，普遍存在的都是纸质档案，这些纸质档案上边都有领导的签字和单位的盖章，很容易鉴别档案的合法性和真实性，自从实施信息化进行管理以后，这些电子数字档案很容易被复制和修改，这些都会对档案的合法性和真实性带来不利影响，使档案信息的安全面临着很大的威胁。

2.3 人为的操作失误造成安全隐患

在电子信息进行生成和管理的过程中，档案管理人员自身素质较低，安全意识缺乏以及工作时的粗心大意，都会引起操作失误，直接导致电子档案信息遗漏和丢失；另外，由于操作过程中的失误，对操作口令的选择缺乏谨慎认真，或者与别人“共享”自己档案信息的账号和密码，这些行为都会直接影响电子档案信息的安全，使档案信息存在被盗窃或者被泄露的隐患。

3 采用有效措施解决对档案实施信息化管理过程中存在的安全隐患

电子档案的产生对档案管理工作产生的影响是巨大的，但其存在的安全隐患也不容忽视。为了避免这些安全隐患，使电子档案呈现出更多积极的影响，我们必须要采取有力的措施进行改进。

3.1 提升档案管理工作人员的素质水平及安全意识

在对电子档案的安全问题进行解决时，首先应注意的就是人为的因素，这也是最容易防范的一个方面。因此我们有关部门一定要注意对档案管理的工作人员定期进行相关知识的学习与培训，加强他们对档案有关保密法规的学习，让他们能时刻具有安全忧患意识，提高其自身的专业素质。另外，要加强对这些工作人员的安全管理，进一步完善安全管理方面的制度，对档案管理人员有一个制约。同时，还要在这些管理部门经常开展计算机、互联网和信息化管理等方面的先进的科技知识的培训，引入更多的高科技人才参与档案的信息化管理，提高管理人员的综合能力，让他们能在电子档案的管理中及时发现问题并有效解?Q问题，机智的应对档案管理过程中遇到的安全威胁，从而保证档案信息的管理系统正常运转。

3.2 为档案的信息化管理建立健全的保障体系

为档案的信息化管理建立健全的保障体系，是提高档案服务素质，保障档案信息安全存在的一个重要手段。首先，我们应该让管理信息的有关程序更优化，聘请专业水平高的科技人员编订专用的管理程序，以确保管理程序的安全性；其次，在这些管理系统中安装正版的杀毒软件定期查杀病毒，避免系统遭受病毒感染；第三，不能忽视对纸质档案的管理，纸质档案是最基本、最可靠、最原始的档案信息的记录，这是电子档案所不能替代的，两者必须要互相依存。

3.3 采取专业的技术措施保障各环节的安全

专业的技术防范手段是保障电子档案安全最直接、最有效的方式，在对档案进行信息化管理过程中可采取的科技手段主要有以下几种：

首先是对档案信息采取加密技术。对数据进行加密，使电子档案信息变成密文，这样档案信息只有输入密钥以后才可打开，显示信息的内容，这样的信息相对来说不容易被非法窃取和阅读。

其次，在电子档案管理中实施签署技术。这种技术主要包括证书式的签名和手写式的签名，采取这种技术以后，不仅能证明文件确实出自作者之手，而且文件内容也不容易被被人改动。

第三，利用权限控制的技术。这种技术的应用，可对访问用户进行身份验证，只有通过验证以后方可访问档案信息，随时禁止无关人员入读。

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【关键词】档案；建筑工程；管理

中图分类号： G271文献标识码：A

一、建筑工程档案资料的内容

1.综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

2.土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降位移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

3.竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

二、建筑工程档案的特点

1.单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。

2.真实性。工程档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以求和工程质量标准，是建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。

3.实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。

3.1 综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

3.2 土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

3.3 竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

三、建筑工程档案管理需要解决的问题

1.档案材料不完整。档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80%左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。

2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

四、建筑工程档案有效管理的措施

1.思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

2.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

3.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。

5.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

6.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用C A D光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理的一个发展方向。近几年，上海水利投资建设公司也开始对照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录，对档案管理网络化、信息化作了有益探索。

各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。

7.及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

结 语

当前，我国的建筑市场面临严峻的挑战和激烈的竞争，管理体制必将渐进改革，建筑工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。

【参考文献】

[1]冯惠玲，张辑哲《档案学概论》[M]，中国人民大学出版社，2001年版。

[2]刘家真《电子文件管理理论与实践》[M]，科学出版社，2003年版。

[3]徐英浩《浅谈施工档案在工程管理中的作用》[J]，工海煤气，2004(5) 。

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关键词：石油企业；档案管理；新思路

1 现阶段石油企业档案管理工作存在的问题分析

1.1 企业管理层对档案管理问题重视程度不够。在石油企业的管理中，领导虽然对档案管理的重要性有了一定程度的认识，但在实际操作过程中，他们认为企业的生产经营是企业管理工作的重心，和档案管理没有太大的关系。因此，在关系企业发展的决策环节，都不要求档案管理人员参与。造成很多档案管理人员对企业发展认识不清，长此以往，会导致档案管理人员缺乏工作积极性，对待工作不严肃、不认真，而疏忽了档案管理工作。

1.2 档案管理手段需持续跟进企业发展现状。传统手工档案一般用纸质作为档案收存的载体，但是纸质极易在高温、高湿的环境下发生化学反应，造成字迹模糊、纸质破损等困扰，不利于档案的长期保存。随着现代科技的发展，档案管理使用现代化设备必不可少。将传统的纸质档案单一管理模式，转变为与电子档案并存的模式，充分发挥了计算机和网络资源的优势。利用计算机网络对企业各类别技术档案的收集、整理、保管、利用等工作，实行文、档一体化的管理，并能把档案的管理工作做到细致化、精确化、高效化和资源共享化。查询资料或文献时，进入档案电子服务系统中进行索引，为更多的借阅者提供可靠详实的资料来源，促进了现代化企业的进步。

1.3 档案管理人员的业务技能有待提高。由于企业档案管理工作的艰巨性和复杂性，对负责档案管理工作人员的要求也更严格。一般意义而言，合格的档案管理人员不仅要具有丰富的知识结构和过硬的业务本领，具备对馆藏的熟知能力和档案编目能力，具备敏锐的社会需求探知能力和信息服务能力；还要与时俱进，具备时代前瞻能力，熟悉党和国家有关档案工作的各项方针、政策、档案工作法规、工作标准、工作范围、工作性质及职能等，以便及时、准确、有效地为社会服务；更要具备学习能力，努力钻研相关的学科知识，掌握现代科技，利用现代化管理手段，实现档案管理的信息化。而就目前而言，石油企业的档案管理人员的专业技能还有待提高，主要表现在业务能力不强，缺乏创新意识，不能迅速掌握现代先进的科学技术手段为档案管理工作服务。

2 加强石油企业档案管理工作创新的思路

2.1 提高企业对档案管理工作的重视程度。石油企业的领导要不断与时俱进，更新档案管理的观念，明确档案管理在石油企业中的引领地位，树立以档案管理为单位的实际发展提供支持的核心理念，加强单位员工参与单位档案管理的意识。领导要真正加强对单位的档案管理工作重视与管理，做好档案管理中的信息工作。单位内部要通过广泛的宣传和教育，提升员工参与档案管理的积极性。

2.2 创设良好的运行和管理机制。企业的档案管理需要良好的运行和管理机制，以实现档案功能的真正价值。首先，应建立良好的网络信息运行系统，保障网络信息系统的畅行无阻，提高企业部门及职工对档案资源的查询、利用，实现在企业范围内更广阔的资源共享。其次，还要建立有效的管理机制，相关部门要紧密配合，共同建设安全的档案信息系统，如更新企业的防火墙系统，保障信息资源的安全，以便档案管理能更好地发挥其作用，促进档案信息高效利用和高效管理。

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现在，计算机应用、网络管理已经成为知识经济时代的档案管理标识。档案作为丰富的信息资源，理应利用计算机软件进行更好的管理和利用，以便给档案管理者和利用者带来最大的便利。利用计算机进行档案管理的优势比较突出，主要表现在以下几个方面：

一、大大地减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了工作效率

过去，从事传统文书档案管理的工作者都感到有“三难”。一是立卷难。传统立卷归档做法是，只有文件按照分类大纲归类后，才能组卷、立卷，尔后再进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档等工作。这些工作又都直接关系到案卷质量的高低，马虎不得。这样做起来，既费时又有很大的主观性，且操作难度又大，加之工作程序枯燥烦琐，工序多而繁杂，掌握起来难度较大。二是管理工作难。组好卷以后，首先要拟写案卷标题、案卷号和案卷目录，然后还要编写页码、抄写卷内目录，同时还要装订、填写案卷封面，排列案卷等。这样做的问题是，程序烦琐，人工操作量大，管理工作繁难。三是提供利用速度较慢，查准率不高。由于档案管理是人工操作，查找文件就成了一件难事。首先，查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、所属年度，然后，档案管理人员才能根据要求查找案卷目录，再以卷内目录查找文件。如果这时出现文档管理人员立卷的主观差异，或组卷不合理，所拟案卷标题不能准确揭示案卷文件内容等问题时，查找起来就困难了。在计算机技术应用飞速发展的今天，现代网络提供了归档文件软件管理系统，通过立卷改革，把过去的按“卷”归档改为按“件”归档，它不但为归档工作提供了便捷的管理手段，而且简化了档案管理人员的归档程序以及可操作性，减少了人为的主观因素，既减轻了档案管理工作人员的劳动强度，又提高了归档质量和检索速度。利用计算机软件进行档案归档管理工作后，就可以将过去的集中立卷，改变为平时随时整理归档。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，而且可随时查漏补缺，使文档不造成存积，提高了立卷管理的时效和水平，从而达到了及时归档和方便检索利用的目的。

二、有利于遗漏文件的补漏增缺

当用传统的立卷方法遇到文件收集不齐全或漏交归档时，需要补漏增缺，此时拆卷、插卷等工作需要重做。拆卷后，卷内文件又得重新排列，重新编档案页码、编写卷内目录、装订和修改填写案卷封面等，其工作量可想而知。这样不但费时费力，而且还给档案管理工作人员增添了额外繁杂的工作量。而一旦改为计算机技术管理，文档按“件”整理归档，文档的插入就变得十分方便。这时，只需要修改一下档案目录就可以了。由于省时省力，档案管理工作人员就可以有充分的时间去了解档案工作的最新科研成果，从而不断地提高自身的业务水平。

三、保持了文件的历史原貌

从事传统的归档工作时，为了使案卷装订整齐统一，就需要做档案的修整工作。此项工作的操作稍有不慎，就破坏了文件的原貌。而使用计算机技术管理后，文件按“件”编号，统一编目，各自为一件，随机存档，档案整理工作就不存在这方面的问题了，避免了主观因素的干扰。

四、查找利用便捷高效，准确率高

以手工为主的传统档案管理，不仅消耗了大量的人力、物力，而且落后的管理手段还会导致档案利用工作出现许多问题。如档案利用率低下，查找效率不高、查准率较差等，这就严重制约了档案信息资源的利用。因此，实现档案管理手段和利用方式，向现代文档管理迈进，已迫在眉睫。由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，在利用过程中能够通过主题词、时间、文号等多途径进行检索，高效便捷，使得档案管理人员能及时摆脱以往的经验式的管理模式，完成档案管理由案卷级向文件级管理的转变，手工立卷变为计算机管理。只有这样，才会极大地提高档案管理与利用的质量、精度和效率，实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。

五、有利于文档的保密

做好档案管理工作中的保密工作，是对每个档案工作人员最基本的要求。在工作中尤其要加强档案的科学管理。过去，我们经常把密级和非密级文件混合组卷、混合保管、混合提供，在传统的查阅档案工作中都是将整个案卷提供利用，而利用者却往往只利用案卷中的一份文件，但却看到了整卷的档案内容，造成了扩散机密的漏洞，这不符合文档管理的保密要求。现今，计算机管理将其改为了单份文件提供利用，而不存在“案卷”这一基本单位，利用者也就无法接触到其他的文件，从而达到了文档保密的要求。

六、有利于提高档案管理工作的质量

档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量、高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷时档案管理人员是根据自己的理解来进行操作的，其对立卷标准掌握很难做到完全统一，如在遇到拟写案卷标题名称时，由于个人主观因素不同，有的题目就很难反映整个案卷内容。这必然影响到整个案卷内容的揭示，给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案管理人员的绝大部分时间，制约了管理人员业务水平的发挥。在这种管理模式下的档案利用工作，也是被动的。而将文书档案管理改为计算机管理后，档案管理人员可以从烦琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作质量和利用效率，使文书档案的管理、提供利用变为主动行为，只有这样，才能够发挥出档案自身的政治和经济价值。

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关键词：条形码技术 特点 企业档案管理 优势及注意事项

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）05（a）-0155-01

1 条形码技术

条形码是由一组粗细不同、黑白或色彩相间的线条以及相应的字符、数字组成的标记，用以表示一定的信息。条形码技术是利用光电扫描阅读设备识读条形码信息并将其录入计算机的技术。

条形码技术诞生于20世纪40年代的美国，直至20世纪70年代才得以实际的应用和普及。之后普遍应用于图书、邮电、物流管理等领域。随着企业档案数量的不断积累，对档案现代化管理提出了新的要求，这时，条形码技术就被普遍应用于企业档案管理系统。

2 条形码技术的特点

条形码技术的特点有以下几方面。

2.1 设备简单，可操作性强

条形码打印及识别设备简单、操作便捷，无需进行专门培训，上手容易。可操作性很强，只需配置计算机操作人员、计算机、条形码打印机及光电扫描阅读设备即可。

2.2 编码规则简单，可批量打印

使用条形码技术时，只要档案管理人员赋予一定的编码规则，就可批量打印，既保证了档案页面的美观性，又大大提高了工作效率。

2.3 准确性高

一维条形码输入出错率是三百万分之一，二维条形码在局部损坏，破面积不超过50%时，仍可正确识读，出错率是千万分之一。

2.4 经济性好

条形码技术设备经济、实用，推广条形码技术相对比较简单，所需费用也相对较低廉。这也是企业选择它的一个重要原因，控制成本，并同时利用有限的资源实现了利益最大化。

2.5 分类统计

条形码技术在编码时，如果制订合理的编号规则，那么就可以起到对档案起到分类保管、统计的功能，实现档案管理系统分类著录、档案库房合理排架、馆藏档案数量统计及高效提供利用的功能。

2.6 安全可靠

条形码的显示方式特殊，一般得用条形码阅读器解读，这就避免了档案泄密的风险，实现了对保密档案的安全操作。

3 条形码技术在企业档案管理中的优势

3.1 提高了企业的档案管理水平

传统借阅管理主要依赖手工登记，而条形码技术的应用可以直接用光学扫描设备扫描相关信息，可以将每份档案的最新实时信息记录在档案管理系统中，反映了每本卷册的实时情况；同时对超时未归的档案可以进行及时的提醒，避免因外借催还不及时导致的档案遗失情况，确保了档案信息的即时性、准确性。随着科技的不断进步，条形码技术可以实现对档案管理的移交、进出馆、鉴定、销毁等过程的参与，极大地提高了档案管理水平。

3.2 提高了档案管理人员的工作效率

当企业的档案类别较多、数量较多时，只要利用条形码技术，赋予简单编码，就能实现对档案类别的区分及馆藏档案大流水号的控制，实现了档案的相对分类，在档案管理系统及档案库房实现双向管理、一一对应。条形码技术的应用，有助于库房管理人员完成库房档案的核对和清查，摆脱了以往档案清点工作一直靠手工逐卷翻找，将档案入库记录与借阅单相结合的工作方式；同时降低了库房管理人员的工作强度，减轻了库房倒架的压力，提高了工作效率。

3.3 确保了借阅档案的安全

对档案利用者实现跟踪管理，确保借阅档案的安全性。进馆的档案，我们可以利用粘贴的条形码，用扫描枪读取档案的著录信息与借阅者的相关身份信息，记录到档案管理软件数据库中，实时验证借阅者的身份，最大程度确保档案的安全。

3.4 提供了档案行政管理的决策依据

为档案行政管理决策提供依据，通过条形码技术的应用，利用系统中形成的原始数据，建立每个卷册的利用情况，并对档案利用分类统计，可以积累借阅者对馆藏档案的提供利用需求，为业务部门及档案管理部门各项业务的开展提供参考，为领导的决策提供数据支持。

3.5 提升了档案服务部门的形象

为借阅者提高优质、高效的服务是企业档案管理者的工作要求，提供利用的快捷性才是档案工作者不懈的工作追求。条形码技术的应用，大大提升了企业档案管理部门的服务水平和服务质量，有助于提高企业核心生产力。

4 条形码技术在企业档案管理中的注意事项

4.1 普及条形码技术知识

要及时组织相关人员系统学习条形码技术的基础知识，做好条形码技术应用的宣传工作，促进条形码技术的推广应用。

4.2 适当选择硬件设备

根据企业自身经营状况及业务需求的实际情况，对条形码识读设备、档案管理软件及打印设备的配置做出适当合理的规划。

4.3 配备爱岗敬业的专业技术人员

虽然条形码技术设备操作简单，但需要配备爱岗敬业的专业技术人员，使设备及系统运转顺畅，并根据实际运行情况，及时总结，融会贯通。

5 结语

条形码技术的应用提高了企业档案管理人员的工作效率，降低了体力和脑力工作强度，确保了信息采集的准确性，为企业档案管理的信息化建设提供了有利的支持，使得企业档案管理人员和借阅人员的工作流程得以优化。随着条形码技术的更加成熟，在未来的企业档案管理体系中必将发挥着越来越重要的作用！

参考文献

[1] 吴璟.条形码技术在档案管理中的应用[J].城建档案，2008，11.

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一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后形成档案的质量，因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案的质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、“以我为主”的文件原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和检索利用便捷化。而“以我为主”的文件工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷档案原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文件归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件归档的时效性，确属办理完毕的文件，才能予以归档，而没有完成的，则不能归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要在“以我为主”的原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

三、提高归档质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

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关键词：档案管理；石油企业；现状；措施；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-06-00-01

档案管理工作作为企业管理工作的一部分，是规范企业工作、提供企业工作质量和工作效率的关键。因此，做好企业的档案管理工作，科学规范企业档案管理是体现一个企业业绩与管理水平的重要尺度。但是目前我国很多档案管理工作人员，由于工作能力较弱，导致很多档案资料积压和浪费，严重影响企业档案工作的开展。为了保证企业档案的管理水平和服务质量，发挥档案作用的最大化，就必须做好企业档案积压的防范工作。实现档案工作的规范化、科学化，促进档案管理工作的顺利进行。

一、石油企业档案管理中存在的不足

（一）档案管理人员对档案的重视程度不够。

我国很多档案管理人员，甚至石油企业中领导干部，对于企业档案都没有一个正确的认识。在他们看来，档案工作就是一些抄写工作，不管将档案管理的有多好，都不会给石油企业创造经济利益，也不会给自己赢得荣誉。正是因为档案管理人员存在这个错误的认识，很多企业的档案管理人员轻视档案工作，认为他们只是负责档案的看守，不用进行整理，造成档案出现积压的现象，使档案工作无法适应现在企业的管理需求。

（二）石油企业档案管理信息化水平低。

随着计算机和网络技术的应用，档案的载体发生了巨大的变化，由原来单一的纸质载体发展为纸质、电子等多种载体共存的局面。不少企业信息化水平依然很低，没有引进先进的档案管理软件，档案的检索依然主要依靠手工。此外，电子档案的利用率极其低下，严重制约了档案工作的发展。

（三）档案管理力量薄弱，水平不高，手段落后。

档案管理人员素质的高低在很大程度上会影响档案管理工作的效率，档案管理工作效率的低下又在很大程度上影响档案的处理工作。当前部分石油企业的档案管理工作人员都没有进行过专业的培训，使得很多档案管理人员对于档案工作的了解并不明确，对于档案材料的整理和归档等业务性较强的工作更是知之甚少。因此，档案管理人员的这样工作状况，不能做到及时地档案整理，档案积压现象严重，也会造成档案材料的混乱和丢失。

（四）档案管理缺乏制度化

档案管理制度是保证档案管理工作的关键，但是目前我国部分石油企业在档案管理制度的建立上还不到位，对于档案的整理、保管等方面制度不够健全，有部分石油企业虽然建立了档案管理制度，但却并没有将制度真正的进行执行，导致档案管理工作人员并没有重视档案的管理，文件资料整理不及时，致使档案不能及时入档，使得档案积压想象频出，最后造成重要档案的丢失，这样非常不利于档案管理工作的开展和进行。

二、加强石油企业档案管理工作的措施

（一）深化认识， 提高企业重视度。

要想从根本上提高石油企业的档案管理效率，首先就要提高公司领导的重视度。只有企业领导充分认识到档案管理工作的重要性和必要性，并且把档案管理真正列入企业工作重点， 经常性的紧抓不放，并为其提供充足的人力、物力支持，才能够为档案管理营造一种良好的工作氛围。

（二）提高档案工作人员的专业素质和技能。

第一，把握招聘环节，在新近人员中，注意招收具备专业文化知识与技能的人才，选用细心并且热爱档案管理工作的人员。只有掌握住人才入口，才能完善档案管理队伍，提高管理效率。第二，提高档案管理工作者自身的素质，加强对现有工作人员的再教育。在社会经济高速发展的新时期，档案管理工作随时面临新的挑战，因此档案管理人员必须坚持与时俱进，而公司则需要定期举办企业档案基础知识讲座和相关业务技能培训，帮助现有工作人员熟悉工作流程，拓宽眼界，提高自身责任感和专业素质，运用新技术和新理论来完成、改善档案的管理工作。从而达到促进企业档案事业的发展，培养新时代复合型人才的目的。

（三）借助现代信息技术，实现档案管理的现代化。

计算机和信息技术的快速发展，已经对人事档案管理工作产生了跨时代的巨大影响，我们要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些方法和手段进行改革。随着企业规模的不断扩大和经济实体增加，人事制度改革和人员模式改变，给石油企业带来了人事众多，管理多元化的特点，也给档案的管理模式提出了新的要求。因此石油企业档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化企业的经济效益。通过对档案深层次开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，信息的共享都能为企业的经济发展提供必要的服务。

（四） 实行规范化管理， 提高档案管理质量

首先要规范材料的收集和归档工作，建立健全相关制度。制定相关收集标准，力求统一化和标准化；创新收集方式，将全面收集与重点收集相结合；制定时间要求，按照不同类型档案的形成条件适时收集，做到不延误、不重复、不丢失。其次要规范档案的管理工作。对不同种类、不同载体的档案进行集中管理，完善 《档案借阅制度》 ， 保证档案的安全性和保密性。同时落实责任制，对管理失职行为依照规定，严格处理。

三、总结

档案管理作为石油企业管理工作的重要部分，对于石油企业管理工作起着重要的作用，只有针对石油企业管理现状，积极的探索档案管理的措施，全面提升石油企业档案管理人员的素质和档案管理工作的效率，才能全面推进石油企业工作的水平的提升。

参考文献：

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关键词：交通管理单位；办公室；档案管理；优化路径

一、交通管理单位办公室档案管理工作的内容

办公室工作是交通管理单位所有工作的结合点，而档案管理工作又是办公室工作的基础。国内交通管理单位的办公室档案管理主要包括四方面内容。分别是档案的收集工作、档案的整理工作、档案的鉴定工作以及档案的保管工作。

（1）档案的收集工作

交通管理部门的办公室档案管理的收集工作非常复杂，涉及资料、数据非常多，在这种状况下，做好档案管理工作就变得尤为重要。交通管理单位办公室档案收集工作是档案管理的基础和前提。随着档案管理的发展，数据的记录形式出现了巨大的更新和变化，越来越多的档案文献不再使用纸质的形式，记录形式显示出了多样化的特点。随着互联网和计算机技术的引入，交通管理部门办公室档案记录的形式变得更加的丰富，出现了文字资料，图片资料乃至视频资料等多种形式。这在一定程度上，增加了办公室档案收集作业的难度。档案文件以各种形式存储在数据库中以确保文件的完整性，这些都是交通部门办公室档案收集工作的内容。

（2）档案的整理工作

交通管理部门的办公室档案管理的整理工作同样非常复杂，由于交通档案文件的格式是各种各样的，档案形成事件极其的散乱，搜集到的各种类型的交通档案材料混合在一起，非常需要有效的整理方法。和其他档案相同，交通部门的档案也需要根据不同的分类标准进行分类整理，化零散为系统。目前，交通管理部门办公室档案的整理工作是借助计算机完成的，在科学的算法下，根据交通档案的时间、地点、形式等因素进行整理。

（3）档案的鉴定工作

交通管理单位的办公室档案资料内容非常多，不同档案的重要性也不尽相同，所以，交通部门档案的收集工作、整理工作和保存工作还与档案价值的大小有很大关系。对于不同档案重要程度的判定就是所谓的档案鉴定工作。交通部门档案管理人员要分出工作内容的主次，然后再开展其他工作。

（4）档案的保管工作

对于交通部门的档案来说，档案的保管工作至关重要，很多无法预测的交通事故都需要档案的信息。做好交通部门档案的保管工作对保障档案信息完整性和安全性都有着积极的意义，并且可以提高交通部门档案的使用效率。

二、交通管理单位办公室档案管理的信息化建设

（一）档案管理信息化建设的含义

信息化是档案管理模式转变的大趋势，传统档案管理工作的重点在与档案实体的保管作业。而信息化建设使得档案管理由实体档案向着数字化信息档案转变。档案管理的信息化建设需要把档案信息进行数据化的处理，使档案管理的各个环节，诸如传递、接收、存储等环节连为一体，优化档案信息的共享机制。在档案管理信息化建设的进程中，管理工作者需要借助多种技术手段，比如，数据库技术、扫描技术、数据处理技术等。在这些技术的帮助下，传统的形式的档案文件系统化地连接在了一起，构成有序的档案信息库。

（二）档案管理信息化建设的可行性

随着信息技术的发展，数据技术开始广泛应用到各行各业中，也为科学化档案管理改革提供了契机。目前，国内绝大部分地区的交通档案管理部门都配有信息化的网络，并且有关档案管理人员也能够进行信息化的操作。交通管理单位对档案管理信息化建设的尝试，为宏观的档案管理工作的变革提供了经验。我国陆陆续续地制定了一系列关于信息化档案管理的规范标准，相关的法律也在不断地健全，这种举措大大增强了交通管理单位对档案管理的重，对档案管理信息化的建设具有非常积极的意义。

三、交通管理单位办公室档案管理的优化路径探究

交通管理单位的日常工作会产生很多档案资料，档案管理又是办公室工作的重要部分，优化交通单位的档案管理工作的路径要求交通部门办公室人员有着较高的专业素养。在新的形势下，交通管理单位的办公室人员要转变思路，优化档案管理模式，创新档案管理办法，以保障交通管理单位日常工作的开展。

（1）提高交通管理部门办公室人员的专业素养

随着数据技术的发展，档案管理的模式和办法也在不停地发展，各种高科技的辅助工具出现在了交通部门的档案管理工作中。计算机、数据库已经成为了交通部门最基础的档案管理工具，并且给办公室工作带来了非常大的便利，同时也引发了很多问题。为了优化交通单位的办公室档案管理工作，就必须提高从事档案管理工作的办公室工作人员的专业素养。

对于交通单位的人力资源部门来说，要做好档案管理人才的招聘工作，从源头上保障办公室档案工作人员的业务能力，以保证工作效率。办公室要加强对新入职员工的培训工作，此外，在日常工作中也要注重加强同事之间的档案管理的交流与互动。这样做不仅可以提高其档案管理的业务能力，还能提高办公室档案管理人员的团队合作能力，进而提高交通部门档案管理工作的效率与质量。

（2）打造更加科学的交通部门档案管理制度

交通行业的飞速发展对交通档案管理工作提出了越来越严格的要求，为了使得交通档案管理更加地规范化、科学化，交通部门必须制定与档案信息化管理相适应的规章标准，以确保交通信息档案管理做现代化与标准化的推行。对于交通部门的办公室来说，进行高效率的档案管理工作，就必须认真应对自己工作中的不足，参考先进的档案管理的模式打造档案管理者的考核评价制度，以优化交通部门档案的管理制度。

（3）优化交通部门档案管理的硬件建设

在信息化高度普及的形势下，办公室档案管理工作对硬件设施的要求越开越高。交通部门的档案管理室要按照业内档案管理工作的标准来设置，要有计算机、灭火器、温度湿度监测装置等，这是设备都是保障交通信息档案安全必不可少的。交通部门的采购人员要严格控制这些设备的质量，以优化交通部门档案管理的硬件建设。