档案管理痛点范文

导语：如何才能写好一篇档案管理痛点，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

摘 要 随着我国计算机的普及和信息技术的发展，各项工作都步入信息化的行列，当然，档案管理也不例外。电子档案管理模式在很大程度上提高了传统档案管理模式的工作效率，为档案管理工作提供了便利，但是与此同时也使档案管理存在着安全隐患。本文主要阐述了电子档案管理和传统档案管理各自的特点，并从中分析他们的异同，进而归纳出两种档案管理模式的利弊。

关键词 电子档案 传统档案 档案管理 利弊

随着社会的发展，日常办公逐渐趋于自动化、网络化和标准化，日常办公几乎属于无纸化，不再需要纸和笔，而是直接在计算机上完成，所以，一般都是电子文件多于纸质文件。随着电子档案的增多，电子档案管理成为必然，如何加强电子档案管理以防文件的损坏和丢失，实现电子档案管理的高效、准确、安全是我们在档案管理工作中应该着重思考的问题。 电子档案的特点

电子档案管理不仅要管理电子信息，还要将电子信息与实体档案紧密联系起来，实现对电子档案的识别、处理，并要求能够在网络上传递。电子档案的特点主要有：第一、信息不能人工识别，传统纸质档案在记录时都是采用人工可识别的符号，而电子档案要通过计算机转换才能够被人识别;第二、信息的存储具有高密度性，节省了存储的空间;第三、信息管理具有方便快捷性，电子信息与载体之间无必然联系，随时可以分离，能够复制存储于不同介质之中，方便进行异地之间的传输和管理，节省时间;第四、方式多样性，电子档案与传统档案单一的文字记录不同，可以利用多媒体技术记录档案，保持了档案的生动性[1]。 电子档案管理与传统档案管理的相同之处

电子档案管理是在传统档案管理的基础上形成的，电子档案的记录必须要依附于传统档案的真实记录才能保证电子档案的真实可靠;电子档案管理的原理基本与传统档案管理相同，只不过是通过信息化的手段将其整合，提高了效率;电子档案管理与传统档案管理所包含的内容相同，电子档案管理是对传统档案的信息进行归纳，扩大了信息容量，实现了资源共享，能够快速读取信息。 电子档案管理与传统档案管理的不同之处 电子档案在归档时间上不同于传统档案

电子档案的管理能够根据文件完成的时间随时归档，而传统档案管理要在整个过程结束后制定一个标准的表格在规定的时间内归档，在时间上缺少灵活性。由此可见，电子档案随时归档的好处是可以避免因时间问题而造成的文件丢失，保证了归档的完整性。 电子档案在归档方式上不同于传统档案

电子档案都是采用编码对其管理，但是由于载体的不固定性和可修改性，很可能造成电子档案的准确性、真实性缺失，而传统档案都是按照一定的次序进行编目之后，人工归档，保证了文件的真实、安全和完整。因此，在进行电子归档时，必须要随时进行加密和认证，以保证其真实有效。 电子档案在保管方式上不同于传统档案

电子档案的保管主要是以光盘或磁盘为载体，但是这类载体易老化变质，而且在更换介质的过程中可能会影响文件的可读性，而传统档案的保管需要保证纸质文件不受损坏，在转移的过程中不丢失，对人工的要求比较高[2]。因此，在对电子档案进行保管时，要求有关部门使用统一的格式对档案进行存储和传输，必要的时候可以打印一份纸质档案作为备份。 电子档案的查询方式不同于传统档案

电子档案在查询使用过程中，可以在获得权限之后，登录档案管理中心查阅相关信息，而传统档案在查询过程中，需要先向上级申请，获得批准后通过档案号人工查找，浪费了大量时间，影响了工作效率。 电子档案管理与传统档案管理的利弊

采用电子档案管理节省了大量时间，可以有效提升档案管理的效率，方便不同地区和不同部门之间进行数据传输，而且在查询使用中更加方便快捷。除此之外，电子档案管理符合当今社会的低碳环保理念，无纸化办公在节约了资金的同时，减少了树木的采伐，保护了森林资源[3]。

然而，任何一种管理模式都存在着不同程度的弊端。由于我国电子档案管理起步晚，在法律监管上落后于一些发达国家，电子档案管理面临着很多挑战，如何保证电子档案的法律效应是一个重要的问题。电子档案还存在着易丢失或因时间问题无法读取的问题，所以在管理过程中要注意对文件予以保护和备份。此外，在信息技术如此发达的背景下，电子信息的安全性难以得到保障，各种病毒和黑客威胁着电子文件的安全，这就对管理人员的技术提出了较高要求，要对电子档案采取加密和设置防火墙等措施。

结束语：

综上所述，电子档案管理方式的出现大大提高了办公的效率，而且有效节约了森林资源，但是与传统的档案管理模式相比还有其不足之处，不能完全取代传统档案管理。因此，我们要加强对电子档案管理的研究，推进电子档案的标准化、安全化、准确化管理，使之更好地服务于社会。

参考文献：

[1] 李丹一.对比研究电子档案管理和传统档案管理利与弊[J].办公室业务，2014（21）：88-88.

篇2

关键词:电子档案 管理 系统

一、系统功能模块设计的自动化、智能化与人性化原则

电子照片档案管理系统一般包括数据采集、统计、检索、和目录打印等五大功能模块。一套优秀的系统应将自动化、智能化与人性化充分体现于上述功能模块中。自动化原则。属性信息和归档信息由软件自动采集,照片号和底片号可根据构成规则自动生成。需要人工操作的主要是内容信息和部分管理信息,约十余项内容。系统为方便用户著录,应提供用户最方便录入、最能提高效率的录入工具,如Txt数据著录模板、Excel数据著录模板。大量内容相同的信息可通过下拉式复制拷贝完成,并可无缝导入电子照片档案数据库。自动化更体现在:只要著录的信息准确、规范,就会自动生成各种统计图表;自动生成各种适合纸质相册的照片说明标签、册内目录;根据利用和编研需要提供各种专题目录,如归档照片分组目录、全引目录、专题目录、摄影者目录、年度目录、内设机构照片目录等。智能化原则。利用数据透视功能,数据质检人员可从多个角度观察数据的准确性和规范化程度,对数据进行清洗、转换和规范。如照片号、底片号的与构成规则,题名、文字说明、年度、摄影者、拍摄日期等内容信息是否为非空字段。档案员可自主地从多个角度进行统计分析,如可选择专题、机构、年度、期限、册号、组号、照片类型等作为维度,照片号作为计数的度量值,进行单项统计分析或组合统计分析。人性化原则。呈现给用户的前端工具是“数码书架”,既形象又美观,非常贴近生活中的书架和相册。用户可建多个书架,每个书架可建多本相册,每本相册根据需要可放置几十张至一百多张照片。相册的封面、背景、芯页均“可换肤”,还设计了背景音乐、书立和密码。最好用的是它的移植性,管理者只需复制和备份Data文件,就可轻松将我们所做的电子照片包括照片说明等信息移植到另一台装有“数码书架”的电脑中。电子照片管理的后台采用Access或SQLServer数据库,只需点击一个按钮,就能将前台的电子照片和数据著录信息传递并显示在后台数据库中。这些数据库中的信息可非常方便地上传到数字档案馆(室)平台,或转成精美的照片陈列网页,到数字档案网站,供多人共享。照片检索提供类似google的模糊检索和高级检索功能。

二、电子档案管理系统的现代化功能

1、数据录入功能档案部门一项重要的工作便对对各种类型的档案(如科技、文书、基建等)进行归档,包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。一旦档案信息录入了归档库,其他用户即可通过(检索子系统)在网上浏览、查询,以及通过(借阅子系统)借阅所录入的档案。此外,(数据录入子系统)还将完成所录入的电子图纸的批量挂接,以及修改后图纸的重新归档等。档案管理人员可以通过该子系统,在自定义的界面下录入、编辑各种档案数据原件的挂接,可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作,并能对文件进行修改和重新归档。

2、数据检索功能检索子系统安装在终端机上,提供检索数据和浏览图纸等功能。用户登录本系统后,首先选择需要检索的档案类型,再用“数据检索”或“分类检索”检索此类案卷或文件信息,若想用本地机上的系统浏览文件,可用“文件浏览器进行设置,在不同的终端上可以有不同的设置互不干扰。在用户权限允许的条件下,可以直接浏览到所需信息的全文,可以下载到本地机上供检索者利用。检索完毕后,应用“退出系统”关闭检索子系统,防止他人盗用用户的身份和权力。

3、统计报表功能统计报表子系统的功能主要是根据用户的要求选择打印数据和制定报表样式。如:案卷目录、文件目录、案卷封皮、备考表等。

4、数据转换功能受网络建设和存储容量的限制,几年前的档案管理软件主要是管理档案的条目信息,为了进行数据转换,首先需要进行转换关系的定义,即指定原来数据库的字段与本系统中某档案类型数据库字段的对应关系。

三、保障电子档案的安全

为保证电子档案的质量,系统应该提供一系列措施保障电子档案在内容、结构上的安全,如它应该能记录下那些因为隐含安全问题而被拒的请求等,以确保电子档案的真实性。为保障电子档案的真实性、完整性,笔者认为应从电子档案密级设定、保密技术使用、系统备份与恢复三个方面着手。

1、保密技术。保密技术主要用于保证电子档案在系统流转过程中的真实性与有效性。电子签名技术、电子水印技术、电子印章技术都是现在流行的电子档案防伪技术。除此之外,一些适合电子档案长久保存的文件格式也可以防止电子档案被修改,如PDF文件格式。

2、系统备份与恢复。系统备份与恢复用于电子档案管理系统在出现突发性事件时的恢复与备份,这项功能是否运行良好直接影响到整个系统的所有实体与功能。仅对利用实体与电子档案使用者而言,如果用户在交了费用但是还未得到电子档案时发生突发性中断事件,系统备份与恢复将记录下用户的交费行为,并在系统的随后运行中将电子档案发送给用户。

3、电子档案密级设定。电子档案密级设定的主要目的在于将用户的权限与相应级别的电子档案相连。根据我国国家标准DA/T18-1999《档案著录规则》,档案的密级可以分为:绝密级、机密级、秘密级、内部级、国内级、公开级等六个级别。笔者认为,鉴于电子档案管理系统是面向广大群众服务的,服务种类多而且广,系统可以根据服务的种类划分更多电子档案的密级,用户订购了哪种类别的服务,则相应具有哪种电子档案的访问权。

参考文献:

[1]美国国家档案馆.w w w.archives.gov/,2006年6月21日检索

[2]安小米.《城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的理论框架》.《档案学通讯》,2004年第2期

篇3

关键词：电子公文档案；管理系统；安全机制探究

一、引言

伴随着信息化技术的快速发展，人们对于电子公文档案管理提出了更高的要求，不仅需努力提升电子公文档案的网络化与智能化，更需注重其安全性。为此电子公文档案管理部门必须加强对其的安全管理，制定科学合理的管理机制，为管理系统的安全运行提供保障。

二、强化安全管理理念的运行

众所周知，理念具有先导性作用。随着网络的不断发展，网络安全隐患问题层出不穷，因此使得电子公文档案管理也出现较多的安全隐患，进而使得电子公文档案无法发挥其应有的作用。因此对于电子公文档案管理部门的领导而言必须从战略的高度重视对电子公文档案的管理，制定科学合理的安全管理机制，安排专业的人员进行管理。同时加强对部门人员的培训工作，增强其管理专业知识，始终在脑海中形成安全管理的理念，只有如此才能确保电子公文档案得到安全的管理。

三、制定安全管理制度的制定

安全的管理制度可有效的为电子公文档案的管理提供制度保障，只有确保电子公文档案在规范的环境下运行，才能有效的加强对电子公文档案的管理。为进行上述的工作，电子公文档案管理部门人员必须按照相关的安全要求制定科学合理的安全管理制度，同时确保管理人员严格按照管理制度开展工作，使工作流程完全处于安全管理制度的监督之下。例如，对于管理人员而言，必须对管理人员的使用权限加以确定，切勿随意登记电子公文档案管理系统，避免出现人为因素。除此之外，还需加强对物理隔离模式的应用，严格执行身份认证制度，禁止管理人员以外的人员进入电子公文档案管理系统，同时还必须加强对制度执行力的监督，避免是安全管理制度有名无实。

四、加强安全管理系统的建设

对于电子公文档案的管理而言，只有加强各部门之间的协调配合，才能真正实现对其的安全管理。关于某个单位，其电子公文档案管理系统需要由管理部门与管理人员组成，而安全管理体系则必须将单位中的所有部门进行整合，全部纳入到安全管理体系中，以避免出现安全管理漏洞。除此之外，还必须加强各部门之间的工作与技术的协调性，避免使安全管理出现“空白点”，以此来真正发挥安全管理体系的作用。

五、加强数据库的安全建设

所谓的数据库安全建设即是指避免使数据库中的数据遭到非法的入侵与非法下载及使用。目前较为成熟的数据库管理系统为非关系全文检索数据库Trip。其安全机制分为不同的层面，对于数据库的访问在数据库级、记录级、字段级三个层面予以授权，对用户的访问权限与访问内容进行控制。当数据库被破坏时，可根据相应的日志文件对原因进行查找，并进行恢复，同时还可对数据库进行备份，便于相关管理人员的使用。此数据库拥有四级用户权限，即系统管理员、文件管理员、用户管理员与一般用户（如图1所示的用户权限图）。系统管理员拥有最高的系统管理权限，只有通过系统管理员才可以有效的生成文件管理员与用户管理员，以实现对电子公文档案的有效管理，若未经过系统管理员的授权，则任何人不可以进入电子公文档案的管理系统，使电子公文档案始终处于安全的运行管理之下。

六、加强应用程序安全的管理

应用程序安全通常被视为电子公文档案管理系统的安全核心，只有从源头上杜绝安全隐患的出现，才能有效的确保电子公文档案系统的安全运行。电子公文档案管理单位可使用共同的电子公文档案管理系统，然而必须注意的是不同的部门需要建立不同的数据库，并建立严格的使用权限。为确保系统的安全，管理部门必须不定期的对数据库资料进行备份并进行归档处理。一旦归档，数据库资料将完全被写入不可擦除的光盘中，使其真正成为不可被删除的档案，为日后管理人员的查看提供便利，最为重要的是避免了数据库资料的丢失。除此之外，为确保系统的安全运行，电子公文档案管理部门还必须采用安全设计技术。系统可自动的记录用户对于系统的任何操作并形成日志文件，使系统管理员可以及时的发现系统存在的安全隐患。

七、拓展安全管理的内容

若想加强电子公文档案的管理，除做好日常的管理工作外，还必须对安全管理内容进行拓展，以此为加强电子公文档案管理系统的安全运行提供额外的保障。为实现上述目标，安全管理部门必须加大进行物理安全管理、技术安全管理与软件安全管理的工作，只有如此才能确保安全管理更为全面的开展工作。为此必须发挥协调机制的作用，各部门各司其职并加强沟通，对于安全隐患及时的发现并排除，尤其是在数据安全方面，管理者需要在U盘、光盘与云存储中同时进行备份，实现“三管齐下”。

八、结束语

综上所述，电子公文档案管理是档案管理的重要内容，与纸质档案共同构成了档案管理体系，虽然我国已进行范围较广的电子公文档案管理应用，然而对于其中存在问题也不容忽视，只有加强全方位的安全管理，才能有效确保电子公文档案管理系统的正常运行。

参考文献：

[1]张慎武,王玉霞,李国伟.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].档案管理,2013(4):48-49.

[2]石玉梅.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].赤子:上中旬,2015(13):218-218.

篇4

随着电子信息技术的不断发展，档案管理工作也在进行相应的改变，电子档案逐渐替代过去的档案管理模式，档案的安全性、实用性都大大提高。本文主要针对电力系统的电子档案管理工作进行分析，探究其中的问题，以及未来发展的方向，希望能够为档案管理工作带来一些帮助。

关键词：

电力系统；电子档案；管理现状；发展方向

正文：

电子档案与传统的档案管理模式相比，其安全性更高，可异地备份电子档案，查阅过程更加方便，而且档案的内容更加多样，存储环节占用的空间更小，基本不增加库存，可快速方便提供利用，更方便出差人员使用，为此，许多单位开始使用电子档案开展工作。目前，电力系统也在使用电子档案，其中的问题也比较明显，笔者结合自身工作经验，阐述当前现状，以及档案发展方向，希望能够为电子档案发展带来帮助。

一、当前电力系统电子档案管理工作的现状

（一）管理责任分工不明，档案管理漏洞较多

档案管理工作是一项非常细致、要求较高的工作，需要企业为此成立专门的部门，并配备能力较强的工作人员，开发数字档案馆系统，统筹数字档案馆建设，但是，目前，由于发展水平的限制，电力系统在电子档案管理方面还存在许多问题，首先是责任分工不明确，归档责任部门对电子档案的归档缺乏主动性和能动性，而档案管理人员不明确自己的职责范围，这样势必会影响工作的质量，同时，电子档案是一种新生事物，许多工作人员对其了解较少，工作中遇到许多问题无法解决，造成管理工作较为混乱。

（二）人员业务能力较低

电子档案管理工作需要使用到各种电子设备，如计算机、扫描仪、存储设备、网络设备等，这些设备的技术水平较高，需要工作人员对其有深入的了解，同时要有足够的能力进行使用，如果工作人员的能力不强，则无法高效率地使用这些设备，进而影响档案管理的质量。目前，在电力系统中，许多先进的设备得不到应用，一直处在荒废的状态，这是因为工作人员没有能力使用这些设备，而且企业领导层也对此不够重视，没有安排能力较强的人员从事这项工作，也没有安排现有人员进行培训，导致人员的整体实力较低，人员业务能力滞后，会影响档案管理工作的开展。

（三）缺乏科学的建档规范和标准

电子档案是一种新生事物，在使用过程中会遇到较多的问题，这就需要企业制定完善标准和规范，对工作进行详细的管理和约束，进而使得档案管理工作走向正规。目前，电力系统档案管理工作缺乏科学数字档案馆的管理标准，甚至一些基础性的工作也无法有效展开，直接导致电子档案管理效率降低。

二、电力系统电子档案管理工作改进策略

（一）建立完善的管理部门，提高分工水平

电力系统的企业管理者要充分认识到电子档案管理工作的重要性，要建立完善的档案管理制度，由于电子档案是一种新生事物，其中出现的问题会比较多，只有成立专门的部门，才能有效地应对各种问题的出现，才能将档案管理工作落到实处。为此，笔者为电力系统提出以下几个措施，首先要明确各个人员的操作权限（信息管理、使用权限），保证电子档案的安全性（信息加密）；其次要强化负责制度（检查是否按权使用），要建立严格的上下级管理机制，每个人员、每项工作都需要在管理过程中进行；第三，要对人员进行合理分工，提高员工的工作效率（授权简洁）；第四，要强化档案管理部门与其他相关部门的关系，获得足够的工作支持；第五积极做到设计办公协同平台信息与数字档案馆对接，直接数字归档；第六，要定期向企业领导层汇报工作，及时获取领导层意见，进而提高管理的科学性。

（二）增强档案管理人员的业务能力

档案管理人员的业务能力会直接影响工作的效率，为此，要特别重视工作人员的能力培养，要使得档案管理人员的整体实力得到提升。首先，电力系统要建立完善的电子档案管理制度，通过制度的约束作用，让员工养成正确的工作观念和习惯，同时，通过制度的帮助，要理顺各个员工的工作关系，让员工的工作效率得到提升；其次，要调整企业档案管理工作的发展理念，要通过先进的观念，提高档案管理工作的整体水平，员工在此过程中，要不断提高自身的综合能力，保障档案管理不出现纰漏。第三，要对工作人员的保密意识、安全意识进行强化，使得员工的工作能力得到提升，在工作过程中，要对员工的工作情况进行监督，使其能够养成正确的观念，确保电子档案信息的安全性。电力企业要定期对员工进行培训，使其能够得到水平提升，企业要在员工招聘环节进行重视，对员工的综合素质进行考察，从而让员工能够为企业提供更多的帮助。

（三）增加对电子档案管理的工作投入

电力系统在电子档案管理工作中应当增加资金方面的投入，让档案管理工作获得足够的支持，例如打印机、高速扫描仪、光盘刻录机都是必须要具备的设备，同时，还要重视软件的升级工作，保证系统的安全性和效率性。在电子档案工作中，安全问题时最重要的环节，需要相关人员增加安全方面的投入，例如购买安全等级更高的防火墙软件，加强网络设备自查自检能力等，通过资金方面的保障，让档案管理工作得到进一步提升。

（四）制定完善的工作标准和规范

电力系统应当重视工作制度建设工作，要对工作中的各种注意事项进行明确，要了解当前电子档案管理工作中常见的问题，要提高档案的安全性、保密性，要重视员工的分工工作，因此，要对员工的工作情况进行明确，使得各个员工的工作责任更加明确，要注重不同部门之间的交流工作，使其能够获得更多的帮助，制度的约束作用和管理作用是最为明显和有效的，因此，电力企业应当重视制度建设工作，要站在档案管理工作的立场，提出更加及时、准确、全面的制度建议，让管理层了解真实情况，具体部门要严格按照制度办事，并积极为制度建设工作建言献策，从而让制度的先进水平得到提升，电力系统内部各企业之间要建立统一的档案管理权限制度，要通过合理的制度，提升档案的利用价值。总之，在现代社会中，电子档案管理工作是未来档案工作发展的主要方向，电力企业非常需要档案管理工作，因此要重视电子档案的改革工作，提升管理的效率和水平。在电子档案管理工作中，要明确部门分工，要建立完善的责任制度，还要选拔和培养优秀的员工，为管理工作提供更加坚实的人才基础，还要追加档案管理投入，使得管理工作能够顺利进行，希望电力企业能够高度重视电子档案管理工作，从根本上提升管理水平，从而为企业发展提供更强的动力。

参考文献：

[1]孟凡蕾.强化档案意识,提升档案管理水平[J].黑龙江科技信息,2011,31.

[2]武云娜.论新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].科技情报开发与经济,2011,15.

篇5

关键词 电力系统 档案管理 现代化 信息化

知识经济时代，企业的核心竞争力已经有有形资本转向了无形资本的转变。档案信息作为电力企业的无形资本的一种表现形式，提升电力企业的档案信息管理，对于提升企业的核心市场竞争力有着重要的意义。随着社会现代化建设水平的不断提升，现阶段，电力企业的现代化管理改革工作也取得了一定程度的进步，但受到传统的企业管理思想的局限，有些电力企业并没有将现代化管理思想应用到档案管理工作去，致使电力系统档案管理现代化改革产生了一定的迟滞性。本文简要介绍了电力档案管理存在的问题，提出了几种解决途径，以供相关企业参考。

一、电力档案管理现代化解析

电力系统档案作为一种科技档案，是电力企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。是电力工业历史发展的真实记录，它信息量大、门类多、涉及范围广，在电力企业生产经营中发挥着重要的作用，是其成长历程的真实写照，发展至今已经成了电力事业中至关重要的组成部分，电力档案的管理作为捋顺和整理电力档案的关键，更是有着非同寻常的意义，可以说它经营的好坏直接影响电力企业在市场中的核心竞争力。电力系统档案的现代化表现形式可以简要的归纳为以下三种：

（一）电力系统档案的现代化指的是利用现代化的电子计算机设备来施展档案管理工作

随着现代社会生产的实际需要，电力企业大规模的引进了大量的计算机设备，一方面，利用计算机技术、通信技术、控制技术能够切实地提高电能生产的质量、效率以及安全性，另一方面，计算机的丰富功能能够为实现电力档案现代化管理提供管理平台。

（二）电力系统档案的现代化管理是指要对档案信息内容的数字化管理

传统的电力系统档案由相关人员进入到生产车间进行仪器监测、数据抄录、整理形成数据档案，放置在专门的档案室进行统一管理，这种传统档案管理模式下的效率较低，对于档案信息的再次查询和利用也十分困难，同时还面临着较大的丢失风险。利用计算机技术来实现对纸质档案的数字化转换，有效提升了档案信息的检索方便程度，有效提升了档案信息的实际价值，同时存储在计算机数据库的数据安全性能更高。

（三）电力系统档案现代化管理是指利用计算机信息管理技术来实现对档案信息的录入、查询、检索以及再利用等管理活动

传统的档案管理大多数的管理工作都依赖管理工作人员的实际劳动，其效率往往比较低，为了提升管理效率，往往会设置多个管理员，造成对人力资源的浪费。而利用计算机技术进行档案管理，能够降低管理工作者的体力劳动，继而提升工作效率，能够起到进一步的优化档案管理人员结构的作用。

二、电力档案管理存在的问题以及相关对策

（一）电力档案现代化管理存在的问题

1.电力企业对档案现代化管理的基础建设有所欠缺。新时期，我国电力企业内部实践了更加深层次的内部改革，为了迎合市场的新需求、新特点，许多电力企业将大量的改革资金应用在生产社、先进工艺、高素质人才的引进工作方面，对于电力企业档案现代化管理的意识较低，并没有上升到企业的战略发展高度，因而对于档案管理方面的基础建设的资金投入较少，主要体现在许多电力企业的信息化建设程度不高，相关管理设备配置较低，网络安全性极低。

2.电力企业对档案管理工作的规范性较差。目前，我国的电力企业的档案管理正在逐步地上升和发展阶段，缺乏科学规范的管理系统，档案人员的权责不明确，分工不细致，标准化程度不高，资料的收集和整理等环节存在严重的漏洞，管理质量低，很大程度上影响了电力企业档案管理工作的有效性，制约了档案管理的现代化进程。

3.现代化档案管理人才的缺失。档案管理虽然内容十分简单，但倘若电力企业实现了对档案信息的现代化管理，实际上提升了档案管理的科学性，提升了对管理人员的技能要求。现代档案管理人才处于极度缺乏的状态，一方面，相对于其他的热门学科，积极投身于档案管理事业的人才较少，另一方面，电力企业对于档案管理的薪资待遇的设置普遍不高，难以招揽到高素质的人才。人才的缺乏实际上是不利于档案管理工作效率的提升的，也不利于企业的无形资产的扩充的。

（二）相关解决对策

1.增强电力企业对档案管理的重视程度，加强各项档案管理制度建设。大力宣传国家 《档案法》 ，做到严格贯彻执行。形成领导和全体电力企业员工在思想上做到高度重视，真正认识电力企业档案在企业发展中的重要作用。使得企业真正重视档案工作基础设施建设，加强档案管理的各项规章制度建立和进一步完善，做到电力企业档案管理员各司其职，思想上高度重视，行动上积极主动，不断学习，精通自身业务，更好的开展业务。

2.电力企业应该加大对档案管理现代化改革的资金投入。档案管理工作对于电力企业的核心竞争力提升的意义是十分重大的，因此，进一步加大对档案管理的资金投入，是一种基于电力企业长期利益的内部资金投入策略。一方面，电力企业应该更新档案管理部门的基础建设，包含有计算机的配备、相关管理软件的购买、机房的建设，另一方面，还应该进一步的引进专业的信息建设技术人员，对于电力企业的相关档案进行数据的聚集，形成档案的数据库。实现档案的网络检索、建立档案的卷、表、目等目录，为实现档案管理的标准化打下良好的基础，也利于档案的信息化建设。

3.科学制定档案管理工作的考评机制。电力企业档案管理现代化的实现是为了进一步提升档案管理的有效性，除了从基础建设上进行强化工作之外，还应该从制度上去约束管理行为，提升管理效率。在加强对电力企业档案管理的重视，以及规范化、标准化、信息化建设等制度的同时，对于档案管理的监管和考核机制的建设和完善也显得格外重要。应该将档案管理部门的工作职能独立于其他机构之外，进行专门的年度计划、半年度计划的制定，并且将计划任务进行层层分解，利用绩效考评的形式来促进管理效率的提升。

4.对档案管理人员的综合管理人员的培养。提升电力企业档案管理现代化，必须要进一步的提升档案管理人员的综合素质，一方面，要尽可能的聘用高素质的管理人才，通过提升档案管理工作人员的薪资待遇，吸引人才的加入，另一方面，企业应该加强对人员的后期培训，包含计算机技术、数字化管理技术的综合培养，提升人才能力，不仅提升档案管理工作效率，还有助于企业的无形资产的增加。

（作者单位为国网山东省电力公司莱阳市供电公司）

参考文献

[1] 姜志祥，李春妍.运用现代化管理方法提高安全管理水平[J].化工劳动保护，2012.

篇6

只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。

社会保险档案管理现状分析

（一）社会保险的参保人数增长迅速

我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家****行动计划(2011-2012年)》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2.23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1.2亿，工伤保险参保人数超过1.4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。

（二）社会保险经办机构实施改革计划

近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系跨省转移接续制度。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定(草案)》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。

（三）负责社会保险档案管理的部门分散

篇7

【关键词】道路运输 管理系统 电子版档案

道路运输管理系统电子版档案就是为了方便对车辆的管理，而面向道路运输行业而设计的电子网络信息化管理系统。道路运输管理系统的电子版档案可以将全国各个省市级的道路的车辆运输情况收录到其中，并将它们转化成信息数据资源，实现资源的共享，将运输道路的管理工作简化，提高了管理的效率，使道路运输管理的工作实现了公开化、透明化，对道路运输管理建立电子版档案是社会和经济发展的必然趋势和要求。

一、道路运输管理系统电子版档案设计的原则

道路运输管理系统电子版档案的设计就是为了方便对道路运输进行管理，增加管理工作的效率，使管理部门提供的管理信息具有更高的可靠性。

第一，道路运输管理系统电子版档案的设计要满足客户的需求，以满足客户的要求作为设计基础，完成基础的设计工作之后在对其进行更加全面的扩展，提高电子版档案的管理功能，增加道路运输管理系统电子版档案的实际应用能力。

第二，随着社会的发展，网络化的技术应用越来越广，网络是具有可扩展性的，因此在道路运输管理系统的电子版档案建设中一定要遵循网络的开放性与标准化的原则，道路运输管理系统电子版档案的规模要不断的扩大范围，要不断的采用新的计算机技术，使其的发展与社会同步。

第三，在道路运输管理系统的电子版档案中涉及到的范围和内容比较多，其具有复杂性，因此，在建立电子版档案时要保证其设备和设计方案的可靠性，一定要有有效的容错技术，这样才能及时的解决可能遇到的问题。

第四，在建立道路运输管理系统电子版档案时一定要方便人们对其的管理和维护，提高其的使用年限，还要在保证基本功能和质量的前提下降低电子版档案的成本，获取更多的经济效益。

为了方便人们的管理和使用，电子版档案的设计思想主要采用的是结构优化的方案，这使道路运输管理系统电子版档案的优势得以充分发挥，实现其的合理分工，同时为了方便人们的使用，电子版档案还设计了车辆更新页面：通过点击客运管理车辆更新、新增客车更新许可，可进入车辆更新许可页面，进行车辆更新操作。

二、道路运输管理系统电子版档案的车辆更新功能简介

道路运输管理系统的功能有很多，包括：收集、加工、检索等等，在这其中还包括旅游客运、车辆审批、长途客车客运、技术管理、车辆过户、车辆更新、发证审核以及数据统计等等。在这其中车辆更新功能的主要的步骤是先申请车辆更新，在电子档案接受申请后，对车辆更新的程序进行详细的查询，然后确定车辆申请，点击确定，进入车辆申请审批流程，审批完毕后，将车辆更新的具体环节的电子档案信息上传到信息网络中。在道路运输管理系统电子版档案中，人们可以随时对车辆更新的流程进行查看，在确定车辆更新完毕后，可以点击车辆入档，这样就可以对更新后的车辆建档了，方便人们查询。

在道路运输管理系统电子版档案中，管理的人员还可以建立具体完善的系统，对系统进行设置，可以建立专门的用户使用系统，在新客户使用时，只需要登录就可以了，新的客户可以对系统进行简单的查询，还可以建立数据保存系统，将用户的比较重要的信息数据进行备份，不重要的信息数据进行清空，释放磁盘空间。

三、道路运输管理系统电子版档案的操作步骤

道路运输管理系统电子版档案的操作是非常简单方便的，打开页面后，直接点击“申请”按钮，就可以进入车辆更新申请页面了，然后对整个页面系统信息进行浏览，了解清楚后，就可以登陆用户名，登陆之后就可以进行需要信息的查询了，找到自己需要的信息后，点击确定即可。在车辆的更新系统中，部分地区车辆更新前车辆已购置，根据规范车辆更新申请时需录入拟投入车辆，这样就可以方便客户进行车辆更新了，车辆更新完后，就可以直接点击“提取更新车辆”按钮，在弹出的网页对话框中，可以看到线路名称已经默认填写，点击查询按钮，找到需要的车辆，双击，结束车辆更新过程。需要注意的是，在车辆更新过程中，拟投入车辆列表中的车辆的技术等级、类型等级要与原车辆相当，或者技术等级更高，绝对不可以低于原车辆的标准等级。另外，一个申请页面可以同时进行多台车辆的更新申请。

四、道路运输管理系统电子版档案应用的意义

道路运输管理系统电子版档案的设计极大地方便了管理的工作，电子版档案的管理工作十分方便，操作简单，具有很强的安全性，增加了管理工作的效率，使道路运输管理工作更加的公开化、规范化、信息化。

第一，道路运输管理系统电子版档案可以将原有的多种数据进行兼容整理，将以往的客户运输信息、征收的费用、车辆的管理、获取的许可证件等等信息数据进行整理，并且将这些数据积累下来，与新的数据兼容到一起，存入到新的数据库里，增加了数据信息，提高了数据信息的准确性。

第二，提高了道路运输管理工作的效率。在道路运输的电子版档案设计中，对传统的道路运输的系统进行了优化。它的操作简单易学，任何人都可以使用，这不仅简化了管理工作的繁琐程序，还能够提高管理工作的效率，缓解了管理工作的紧张局面。

五、结语

道路运输管理系统电子版档案的设计是现代社会发展的需要，是道路运输管理工作的必经之路，它不仅简化了管理的步骤，还给管理工作带来了前所未有的机遇和发展前景，是实现道路运输更好发展的关键途径，使道路运输管理工作迈上了更高一层的台阶。

参考文献：

[1]周斌.省域道路运政管理信息系统综合解决方案研究[D].长沙理工大学，2008

[2]杨佩昆.智能交通运输系统体系框架[J].上海：同济大学出版社，2001

篇8

关键词：电力企业，电子文书，档案管理系统，架构研究

 

文书档案管理作为电力企业MIS系统的重要组成部分，在企业信息化建设中起着很关键的作用。随着企业办公自动化系统的启用，电子文件日益成为企业文件的主导形式，这就对档案管理提出了新的要求，即如何利用计算机及网络技术收集、积累、整理、形成档案，开发档案信息资源，提高档案管理的效率，更好的为企业服务。为此，就需要一套文件、档案一体化的计算机管理系统。文件、档案一体化的计算机管理系统是指将文件处理和档案管理两个管理系统有机的结合在一起的管理系统。目前电力企业的文书档案管理电子化已经得到一定的发展，但管理上还不够规范。为此，需要在进一步实现文书档案管理电子化的同时，加强管理的规范化工作。

1.电子文书档案与纸制档案的关系

在目前电子文书档案还不具备法律效力的时候，必须保证电子文书档案管理与纸制档案管理的有机结合。在通过纸制档案管理，保证法律效力的同时，通过电子文书档案管理，实现管理的电子化和自动化，方便查询和借阅。

2.实现文书档案管理电子化规范化的好处

1）可以轻松的实现对档案目录信息的管理。。与文件处理系统连接后，档案目录信息可由计算自动生成，只需要管理人员进行少量的调整工作，最大化的降低了档案管理人员的工作量。

2）可以实现档案全文存储与检索。在档案管理系统中存有文件的全文，不仅能实现档案目录检索，还能实现档案的全文检索，这就为档案的利用提供了强而有力的基础。另外在档案全文存储的基础上，还可以实现档案的网上远距离传递。

3）可以实现多媒体档案信息的集中统一管理。多样化的档案信息，需要集中统一的管理。使用计算机管理档案，不仅可对目录、全文信息进行管理，而且还可以做到文字、图形、静态图像、动态影象、声音等多种形态的档案信息集中统一管理。

4）可以实现档案业务的计算机辅助管理。档案业务工作，是指档案管理的各个环节工作内容。可以利用计算机辅助管理档案的收集、整理、档案著录标引、档案销毁前的价值鉴定等，还可以利用计算机收集和掌握档案业务工作的管理信息及动态变化情况，并进行具体分析，对提高档案管理工作效率和增强预测能力会起到非常重要的作用。例如，利用计算机对档案基本情况的统计和档案借阅归还的管理，可以随时掌握档案机构、人员知识结构、馆藏、借阅、归还、设备、经费等基本情况及变化情况。

综上所述，实现档案管理电子化规范化，可以提高档案业务工作的效率、降低档案管理者的劳动强度，降低管理成本。实现档案管理的电子化，通过网络就可以随时随地的进行档案检索、借阅，亦可进行档案业务管理工作。实现电子借阅不仅可以提高效率，还能减少档案丢失、泄密的危险。

3.实施原则

系统实现过程应遵循以下技术原则：

3.1 开放性

基于业界开放式标准，并为未来的业务发展奠定基础。

3.2规范性

系统要符合中华人民共和国档案行业标准（DAT/22－2000）《归档文件整理规则》和《档案管理软件功能要求暂行规定》及集团公司制定的档案管理办法。

3.3灵活性与可扩展性

方便扩展设备容量和提升设备性能，具备支持业务处理的灵活配置、业务功能的重组与更新的灵活性。

3.4安全可靠性

提供良好的安全可靠性策略，支持多种安全可靠性技术手段，制定严格的安全可靠性管理措施。

3.5先进性和前瞻性

采用先进成熟的设备和技术，确保系统的技术先进性，保证投资的有效性和延续性。

4.档案管理系统应具备以下特点

4.1安全性

因为是网上档案室，所以安全性是极为重要的要求。系统必须确保只有经过授权、认证的用户才能使用本系统，而且普通用户不能修改、删除档案库里的归档文件。用户能直接查看符合用户查阅权限的档案的内容，超过用户查阅权限的档案，只能查看档案的索引信息，如需查阅档案的内容，经过授权流程后，方能查阅档案内容。绝密文件，系统不提供网上检索、查阅功能，用户可以在网上提出查询申请，由档案管理员审批后，在指定地点和时间由机要员陪同观看。

4.2易用性

档案管理系统的主要使用者并不是计算机专业人员，因此，系统的用户界面必须确保尽可能的友好，方便用户的使用，尤其在档案的录入部分，应该提供统一的界面，使档案管理员能方便的录入，减少文本转换的次数，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系统应提供更多的功能，尽量的减少档案管理员的工作量。。另外，系统还需具备良好的提示帮助功能，减少用户的学习时间和误操作的机会。。

4.4和纸质文档管理充分结合

在现行条件下，电子文档仍然代替不了纸质文档。纸质文档仍然需要精心保管，妥善维护。纸制档案的管理方法应该在电子档案的管理方法中得到充分的体现，电子档案的管理方法应该尽量的减少手工管理档案的工作量。其次，系统管理主要目的是保证文书档案管理系统的稳定、可靠运行；减轻系统维护人员的工作负担，提高工作效率；实时掌握各级节点系统资源的利用情况，为升级扩容提供数据依据。系统管理主要包括：主机系统管理、网络管理、数据库管理、应用系统管理、安全管理等。而且要支持集团公司的系统管理能够与各省的系统管理实现互联，即可实现部分垂直管理。

【参考文献】

[1]王萍,宋雪雁.电子档案管理基础[M].清华大学出版社

[2]马永飞主编.文书与档案管理基础.高等教育出版社,2002,12.

[3]冯惠玲,张辑哲.档案学概论(第二版).中国人民大学出版社,2006 ,11.

[4]中华人民共和国环境保护法，1989年12月26日中华人民共和国主席令第22号

[5]火电行业二氧化硫排放交易项目工作简报第I期，国家环境保护总局环境规划院，2008年1月10日

篇9

[关键词]档案管理；信息化；元数据

1.档案管理中存在的主要问题

勘察测绘研究院经过几十年的发展，自身在档案管理工作中已经形成了一整套比较完整的归档管理流程和机制，但是随着全院生产管理和日常办公信息化建设的迅速发展，特别是院内生产管理平台――《勘测项目管理系统》的建设，原有的归档方式和归档内容已不能满足目前的实际需要，主要体现在以下几方面。

1.1纸质文件和电子文件分离管理

传统的档案管理主要是针对介质资料进行归档保存，但是随着勘测技术设备的更新换代，测绘成果已经从传统的模拟形式向数字化形式转变，产生了大量的电子档案成果，这样导致档案工作人员必须对同一档案进行两次工作，勘察测绘研究院设置的纸质和电子档案管理员岗位工作既重复又因为判断标准的不统一导致纸质与电子档案的不统一，不但降低了工作效率，也不符合档案一体化要求。

1.2档案管理手段落后

档案管理人员主要依靠手工登记造册的方法，进行日常档案的验收、归档、借阅工作，资源分散管理，查询利用不方便。归档目录主要采用EXCEL进行原始的登记管理，安全性低、共享性差、档案数据检索效率低等。

1.3业务档案增长迅速，数据量大

城市勘测单位每年承担大量的工程项目，以某勘察测绘研究院为例，每年完成的勘测工程项目数约为4000项，再加上每年的合同、保密数据等归档数据，因此每年递增的业务档案案卷约为5000余卷，城市勘测的电子档案中有相当一部分是以数据形式存在的，包含矢量地形数据、影像数据、栅格数据等多种类型，都是海量数据或数据库。

1.4业务档案的查询和利用频繁，查询借阅工作量巨大

城市勘测档案，尤其是测绘专业工程档案的利用率和档案查阅率非常高。勘察测绘研究院的每个测绘工程项目开展之前，都要收集项目所在地及周边的相关资料，查询、利用档案是测绘工程项目的重要基础和基本流程。随着业务量的大幅增加，档案的借阅查询频率也大大增加，传统的手工借阅大大增加了档案管理员的劳动强度，降低了资料的流动次数，间接降低了外业的生产效率。某勘察测绘研究院档案资料中心每年提供近2000次的档案资料查询和利用。

2.信息系统设计思想

鉴于以上档案管理中遇到的问题，我们感到档案信息化工作的要求已经迫在眉睫。档案管理信息化建设必须注重综合应用，将原有的信息孤岛向系统集成转变。所以，必须将档案信息化纳入到勘察测绘研究院信息化建设的总体框架之中，建立新的电子文件形成、流转、处置和监控、收集、归档、鉴定制度，严格执行安全管理和责任追究制度。目前勘察测绘研究院的信息化基础设施建设已经形成了以勘测项目管理系统为主线，自主开发的自动售图系统、数据上传下载系统、控制点管理系统等系统为辅的生产管理信息框架。因此，我们考虑通过建设档案管理信息化项目，来填补勘察测绘研究院整体信息化战略在档案管理方面的空白，延伸勘察测绘研究院的信息化道路。

2.1系统结构

经过对国内几家较大的勘测院的考察比较，决定综合档案管理系统平台采用商业档案管理软件，在此基础上进行二次开发，与勘察测绘研究院的勘测项目管理系统实现无缝对接。系统采用C/S与B/S混合结构，C/S主要用于档案管理员的归档、编目、审批等日常业务工作，B/S主要服务于用户进行电子档案的查询、浏览和借阅（如图1所示）。

2.2档案移交部分

主要是利用SOAP/XML/WebService技术，通过二次开发，实现档案管理平台与勘测项目管理系统的流程自动转接，完善项目管理系统的“资料管理”功能。使档案的采集、移交、借阅工作与生产实际结合，并实现信息的共享流通。实现了纸质档案和电子档案一体化管理的要求（如图2所示）。作业员按照项目类型归档模版进行电子文件的分类归档，大大减轻了档案管理员的工作强度。

档案管理员通过档案管理系统进行档案验收，合格的档案自动分为案卷和卷内进行档案编号入库。自动实现了档案的分类、登记、条目与电子文件链接等主要管理工作。

2.3档案查询借阅部分

档案入库完成后，普通作业员可以通过网页的方式对业务需要的档案进行相关查询，经过审批即可获得浏览电子档案或下载到本地的权利，提高了档案资料的利用率，简化了查询借阅流程，大大提高了生产管理的工作效率。

2.4档案管理制度建设

综合档案管理系统建设的同时，我们非常重视相关配套管理制度的建设，从信息化建设的角度重新梳理了档案资料管理工作流程，参照国家相关行业标准，检查完善了相应的管理制度和目标规范。重新制订了《归档范围及保管期限规定》、《档案资料保密制度》、《工程项目资料归档管理规定》等相关规章制度。将原来的纸质档案管理员和电子档案管理员合并为一个工作岗位，实现了电子、纸质档案一体化管理。

2.5系统下步建设构想

城市勘测电子档案绝大部分与地理位置有关，所以为了更好地提高电子档案资料的相互借鉴、重复利用程度、增加信息共享程度，进而为电子政务和社会信息化建设提供全方位、多层次的服务，可以考虑利用先进的GIS平台和计算机网络平台，统一平台、统一标准、统一建库、统一管理，实现对大量电子档案信息的集成管理和共享应用。

3.结束语

我市勘测院综合档案管理系统的实施，将勘测资源管理与生产管理、技术管理有机地结合起来，实现OA，MIS，GIS的高度融合，使勘测资源采集、管理、分发自动化、提高勘测资源管理的质量，使之成为勘察测绘研究院的管理核心和信息资源中心。满足了勘察测绘研究院档案部门深化计算机管理的要求，紧密结合我市勘测院基础地理信息生产以及更新维护体系，使地理信息的更新维护和项目档案的管理实现了规范化，形成了一整套技术体系和现代化的档案工作模式，实现了城市勘测数据的集中式管理与分布式应用，最大程度地满足基于城市勘测业务流程化和信息化的建设需求。

参考文献

篇10

【关键词】 交通事业单位 改制 企业 档案管理

改革开放三十多年来，我国的经济和社会生活发生了翻天覆地的变化。正如马斯诺的需要层次理论所提到的，衣食住行是人们生活的必需，是第一层次的需要即生理需要。交通事业在近些年蒸蒸日上，对百姓的生活带来了许多方便。社会主义经济经济体制的建立，也对各行各业的管理活动进行了大改革，许多国有企业和股份制企业纷纷进行改制，以适应经济社会发展的需要。毫不例外，部分交通事业单位也在积极地转型，加入全面竞争的行列。但是这里有一个问题，交通事业档案改制以后所形成的档案性质不一样了，那么对这些档案的管理应当如何进行呢？下面我们就来试着分析一下。

1 交通事业单位档案管理现状

交通事业单位档案是交通档案的一部分，不包括交通行政系统或个人的档案，而是交通事业单位在交通活动中直接形成的对经济和社会有价值的历史记录，是交通行业发展的重要信息资源。当今时代，交通事业在科学发展观的指导下，进入了全面持续快速发展的新时期。交通事业单位具有明确的内容和鲜明的特点。

1.1 交通事业单位档案管理内容

交通事业档案主要包括各业务方面档案和行政文书档案，而业务档案包括各个部门活动所形成的档案如行政执法档案、公路航道建设（改善）档案、运输管理档案等，业务档案在交通档案中占较大的比重。

交通事业单位一般有公路、运管、航道、海事等部门， 其业务各自独立，所以主管部门档案人员要经常深入基层进行业务指导，每月组织档案业务学习， 对归档立卷的标准要求严格，定期收集与整理业务档案。

档案管理活动包括收集工作、整理工作、鉴定工作、保管工作、编研工作和利用工作等各个环节。2007年以来，交通部和省各级档案行政主管部门陆续下达了如何进一步加强建设项目档案管理以及贯彻重大建设项目档案验收办法等管理性文件。在具体工作中，各档案机构把好工程前期所形成文件材料的质量关，开展经常性的自查活动，对自查中发现的问题及时整改，以保证项目档案的准确、完整，保证档案工作与工程建设同计划、同施工、同验收。[1]

1.2 交通事业档案管理特点

1.2.1 集中统一管理档案

根据2005年《交通档案管理办法》规定，各单位形成的档案应由各单位档案部门实行集中统一管理并由档案部门对本单位的归档工作进行指导。

1.2.2 设立专门的档案部门

由于交通事业单位发展比较成熟，一般都会专门设立档案管理部门，或录用专职档案工作人员。档案室对本单位各部门或各环节的归档工作进行指导。档案室会同本单位有关业务部门对已超过保管期限的档案进行鉴定。总之，档案室有自己的一套管理方案，能够保证档案活动的顺利开展。

1.2.3 交通事业单位档案定期向同级档案馆移交

档案馆的档案主要包括机关、企事业单位档案和部分个人档案或家族档案。各类档案馆所收藏档案的内容各不相同。各交通事业单位在完成了文书处理程序，把有保存价值和经过有序整理的档案向各事业单位档案室移交，再由档案室定期向档案馆移交。

2 企业档案管理特点

企业档案是企业生存与发展的记忆库，借助企业档案，我们能够了解企业的过去，现在和预测其未来。企业档案主要包括企业在研发、生产、经营和管理等一系列活动中形成的资料文件。企业档案由企业自身单独保管，但是受到各地市档案馆的监督和指导，各破产企业的档案在一般情况下交由档案馆来保藏。[2]

3 交通事业单位转制改企后的档案管理应注意几个问题

事业单位改革是手段，最根本目的是要发展由这些事业单位所提供的各种公益服务，使其成为中国经济社会发展的新动力。在事业单位改制后，根据事业档案和企业档案管理的不同特点，我们发现，对其所形成档案的管理活动要进行重新思考。

3.1 在会计档案管理方面

如今，交通事业单位体制改革正在如火如荼进行，在会计档案管理方面企事业单位的管理方式不同，主要体现在两个方面，一是，企业对应收帐款质量的控制是提取坏帐准备，而交通工程事业单位的应收帐款虽越来越多，但在这方面没有做出任何规定，因此，交通事业单位应该参考企业的做法对应收帐款提取坏帐准备，并对坏帐准备的提取方法和提取比例做出明确的规定；二是，交通事业单位固定资产不计提折旧，固定资产的损耗不在成本核算中体现出来，而企业是通过计提折旧的方法计入成本。这些方面的不同要求事业单位能够进行认真地反省和借鉴。

3.2 在人事档案管理方面

在交通事业单位中，人员的变动比较小，整个组织结构模式相对比较稳定，而竞争因素在企业体现地越明显，导致人事档案在企业中相对比较复杂，需要档案管理者足够重视此方面的内容。人事档案的管理依据也需要从《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《交通管理处干部档案管理制度》等规定转变成企业人事档案管理规定，由干部向普通人转变。

3.3 移交单位的变化方面

一般来说，交通事业单位档案向档案馆移交，除此之后，没有其他的地方。但是事业单位改制成企业后，可以适用企业档案管理的办法，由档案寄存中心进行寄存管理，引入市场化因素。寄存管理服务项目是为企业档案提供档案寄存的一种有偿服务，为配备档案保管条件代价太大，或者不具备保管条件的企业提供了档案保管归宿。

4 结语

总之，交通事业单位的改制势在必行，基于档案管理方式的不同，对交通事业单位转企业后应注意的某些方面需要更加重视，比如在会计档案、人事档案和服务理念上，在工作重心和移交单位的变化上，是档案管理一个方面，不容小觑。企业档案工作当然也需要转换其管理方式，以期能够为交通事业单位的发展提供更好的服务。由于我国是实行集中制的国家，在档案管理方面，一致遵行在组织的集中统一领导下，分散地管理档案。在集中统一原则下，取其事业单位和企业档案管理的精华，共同为交通行业的档案管理工作谋福利。

参考文献：