企业档案文件管理范文

导语：如何才能写好一篇企业档案文件管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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对于企业而言，档案管理和文件建设是企业经营管理中的重要内容，对企业经营管理产生了重要影响。只有对档案管理和企业文件建设引起足够的重视，才能达到提高企业档案管理和企业文件建设水平的目的。基于这一认识，在企业经营管理中，应对档案管理和企业文件建设的重要性进行认真分析，并把握档案管理和文件建设原则，认真分析企业档案管理与企业文件建设存在的问题，并以此为依据制定具体的应对措施，保证企业档案管理和企业文件建设能够取得实效。

2 企业档案管理和企业文件建设的重要性

从目前企业经营管理来看，企业档案管理和企业文件建设是经营管理的重要内容，其重要性主要表现在以下几个方面：

2.1 企业档案的规范管理为企业后期的生产经营、决策、创新、诉讼提供了重要依据

在企业经营管理中，有许多重要数据和原始凭证需要及时保存，特别是生产数据和财务数据等，不但关系到企业后期的生产经营，同时也为企业的决策和意外因素导致的财务诉讼以及其他诉讼提供原始材料支撑。从这一点来看，企业档案的规范管理是企业经营管理的重要内容，对企业的整体运营有着直接或间接的影响。只有重视企业档案管理工作，才能保证企业档案管理取得实效，进而为企业的经营管理提供可靠保障，保证企业的经营管理水平不断提高。

2.2 记录了企业的成长发展历程

企业的档案资料，是企业发展历史的全面反映，同时也是企业发展历程的集中体现。加强企业档案资料的管理，不但能够使企业档案资料管理更加科学规范，同时还能提高企业档案资料管理的实效性，为企业的经营管理提供可靠支持。从这一点来看，鉴于企业档案是企业成长发展历史的重要见证，加强并完善企业档案管理工作，对企业经营管理而言具有重要意义。同时，依托企业档案管理衍生出的企业文件建设工作，也对企业的发展起到了重要的支持和促进作用。

2.3 企业档案是企业文化的重要载体

从目前企业档案中记录的信息来看，企业档案不但包含了企业经营管理过程中的所有信息，同时也包含了企业经营管理中的重要经历和细节特征。对于企业来讲，档案已经成为了企业文化的重要载体，通过档案这一有效手段，企业的各种信息数据得以保留，对企业的发展有着直接的影响和促进。同时，企业档案的发展也催生出企业文件建设这一概念，在这一理念的指导下，企业对档案文件的认识更深一步，对档案管理和文件建设的重视程度得到了持续加强。

3 企业档案管理与企业文件建设存在的问题

虽然企业档案管理与企业文件建设对于企业发展而言非常重要，但是受到企业管理机制、管理手段和管理理念等因素的制约，企业档案管理和企业文件建设还存在较多问题，主要表现在以下几个方面：

3.1 企业档案管理与企业文件建设，没有建立起良好的管理机制

通过了解发现，企业档案管理与企业文件建设，虽然得到了一定程度的重视，但是在具体的管理过程中，并没有建立起良好的管理机制，导致企业档案管理工作和企业文件建设不能全面有效的开展，最终对企业的经营管理工作产生较大影响。因此，企业在档案管理和文件建设过程中，只有建立起良好的管理机制，才能达到提高档案管理和企业文件建设水平的目的。

3.2 企业档案管理与企业文件建设，缺乏强有力的管理手段

在目前企业档案管理与企业文件建设中，所采取的管理手段相对陈旧，不但没有形成对现代化管理手段的全面应用，也没有在管理手段上进行有效创新，最终导致企业档案管理与企业文件建设在整体效果上难以满足实际需要，制约了企业档案管理和文件建设的发展。因此，企业要想加强档案管理和企业文件建设效果，就要在管理手段上进行不断创新，确保管理手段有较强的针对性。

3.3 企业档案管理与企业文件建设，在管理理念方面需要不断更新

档案管理与企业文件建设是企业经营管理过程中的重要内容，同时也是关系到企业经营管理实效的重要手段，只有在管理理念上进行不断更新，并及时引入先进的管理理念，才能保证企业档案管理与企业文件建设取得积极效果。但是从目前企业档案管理与文件建设理念来看，目前的管理理念相对陈旧，不但谈不上创新，能否满足目前的管理需要都是未知数。因此，管理理念的更新迫在眉睫。

4 企业档案管理和企业文件建设的具体措施

基于企业档案管理和企业文件建设的重要性，在企业经营管理中，应对档案管理和企业文件建设的作用和地位有正确认识，并根据企业的经营管理特点和实际需要，制定具体的档案管理和文件建设措施，具体应从以下几个方面入手：

4.1 企业档案管理和文件建设应建立起良好的管理机制

为了保证企业档案管理和企业文件建设能够取得积极效果，在企业档案管理和文件建设过程中，应根据企业实际建立起具有较强针对性的管理机制，使档案管理和文件建设能够融入企业经营管理过程中。其中档案分类管理和文件按重要性保管都是先进管理机制的具体体现。因此，企业档案管理和文件建设应提高其实效性和针对性。

4.2 企业档案管理和文件建设应采取现代化的管理手段

结合企业档案管理和文件建设的实际需要，在具体管理中，应采取现代化的管理手段。例如，在档案管理中，应建立电子文件数据库，将所有纸质文档扫描转化成电子文档。同时还要根据文件形式建立电子文件库和纸质文件库，使文件建设能够满足企业的现实需要，达到降低企业档案管理和文件建设难度的目的，提高档案管理和文件建设的整体效果。

4.3 企业档案管理和文件建设应积极更新管理观念

鉴于企业档案和文件的更新速度较快，在企业档案管理和文件建设过程中，应建立起动态管理理念，重视对企业档案和文件的动态化管理，提高企业档案管理和文件建设水平，最终满足企业档案管理和文件建设的实际需要。因此，更新管理理念，并积极建立动态管理手段，对企业档案管理而言具有重要的现实意义和推动作用。

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进行档案管理，一个标准化的流程是十分必要的。一套科学、可操作性强、合理、适用的档案管理办法会减轻企业档案管理的难度，增强档案查阅、修改等工作的方便性。要对组织领导、职责分工、奖惩机制、岗位培训等等方面做出系统化、标准化的体制建立。对文件的形成、收集、整理、分类、归档以及竣工后文件的编制、交接验收等提出具体要求。

2对于档案管理工作的具体工作及要求

多媒体工具的运用和标准化工作流程的的制定，提高了电力企业档案管理的效率，简化了档案查阅的复杂程度，但对于如何运用这些工具提出了一些具体要求，对此我们需要在日常工作中对员工进行培训。

2.1建立学习考核制度

有效提高档案管理的准确性、全面性、真实性和完整性，要求档案管理人员具备基础的电力工程建设知识，对多媒体工具的熟练运用以及标准化流程、步骤的熟练掌握，这离不开系统的培训与考核机制。首先，应制定档案室职员的学习规划，请专业的教师团体对档案员工进行培训，或科室内部培训。给科室员工制定详细的课程表、授课时间、及所学内容的规划，做到每一位职员都有学习新知识的机会与时间。其次，加强员工的考核机制。制定了职员的学习规划不代表职员能真正熟练掌握，因此需要我们建立考核机制，进一步激励职员学习的积极性。日常工作中做一些档案整理的实际操作练习，定期对员工进行考核，并记录到员工绩效。对于学不会和不肯学，以及积极性不高学不好的员工进行有效处理。对档案室的管理人员也提出新的要求，如何提高员工积极性，建立什么样的机制，怎么处理学不会、学不好、不肯学的员工都需要管理人员进一步探索。

2.2提高电力企业建设工程档案管理的意识

档案管理对于电力设施的运行，改建，设备升级，企业自身经济效益有着至关重要的作用，这一思想必须深入到每个员工的头脑。对于企业经济效益来说，如何控制成本、减少开支、如何保障自身权益、做到账目透明、如何记录企业真实的精神面貌、工作作风等，电力建设工程档案提供了有效凭据。从电力设施的运行、改建、扩建等方面来说，电力建设工程档案提供了有效依据。只有从根本上认识了这一点，电力工程企业才会真正把电力工程的档案管理做好。电力工程的档案管理不是一个档案管理室就能做好的，需要各个部门的配合与支持，需要电力企业的负责人有效重视。必须在全企业树立这一思想，把这一思想深入到每个员工的心中。提高认识，还需要我们建立遍及全公司的档案管理网络。加强各施工单位、各合同方的深入、有效沟通，统一各单位档案管理的标准，步骤，要深入到每一个施工单位，每一个设备厂商，每一个材料供应商。在电力建设工程开始，就要统筹各方，建立统一的档案管理网络，细化责任到个人，定期核定审查各部分的档案管理进度，做到有效管理。对于不配合电力工程档案管理的部门，不配合电力工程档案管理程序的个人，做出有效处理，整顿。以推动电力工程档案的透明化和标准化。

2.3如何应对电力施工过程中的不同步

在电力工程进行中，各施工单位的工作进度，难易程度都各不相同，加之建设工期较长，施工单位众多，工期不能统一，无形之中给档案的收集管理工作增加了很多负担。面对这一情况，需要我们时时做好档案的收集、审定、整理、验收的相关工作，细化到每一工程，做到一工程一验收。时刻追踪各项工程的进展情况，档案的收集整理验收要与工程进度保持一致。从工程开始的建档，到工程进行中的档案整编验收，再到每项工程竣工时的审定整理，再到全部完工时的档案汇总整理与验收归类，这四个过程缺一不可，必须做到实时追踪、实时管理、把档案管理从以前的最后一个环节，贯彻到整个电力工程施工项目的始终。

3结语

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档案管理工作的开展与施工企业的日常运营管理有着密切的管理，企业管理者要重视当昂管理工作的开展，并且将档案管理工作纳入到企业发展战略层面上予以重视。在生产经营中，工程管理部门要组建专门对工程档案管理的队伍，对于工程档案进行统一的协调和管理，并且指派专人负责专项档案管理工作。建筑企业管理者要对于相关的管理制度进行不断的完善，并且构建一套科学的档案管理组织，通过落实不同岗位的职责和权限，层层把关的保证档案管理工作质量。在日常档案管理工作开展的过程中，管理者也要通过定期举办会议，并且制定和落实工作任务计划，有条不紊地将档案管理工作抓好。

2加强宣传

档案管理工作的开展离不开先进的思想意识，而先进的思想意识的产生，则需要积极、有效的宣传来作为保障。企业内部要提高对档案管理工作的认识，并且定期的组织企业内部参与档案管理工作以及各部门交叉人员进行学习，了解国家有关的法律法规，并且将档案管理发挥政策的学习纳入企业内部标准培训流程当中。企业管理者在开展建筑工程项目中，要对于自身的档案服务范围进行拓展和跟踪，积极地实现综合化、一体化以及跟踪化的档案服务。针对于企业档案管理工作人员素质培训上，要积极地组织相应的培训活动，让员工主动参与进去，不断提高档案管理的意识与观念，重视档案管理工作，不断提高业务水平和职业道德修养。档案管理工作的开展，需要各部门予以全面的支持。只有保证宣传工作的效果，才可以保证各项档案资料及时地进行归档和提交，保证档案资料的时效性。

3规范管理

在开展档案管理工作时，要对于相关的档案管理行为进行规范化操作，通过制定一个统一的标准来执行，可以有效地提高管理效率，实现规范化的档案管理。一般来说，建筑施工企业的档案分类可以分为文书档案管理、声像（照片、录音、影像、奖牌、证书等）档案管理、会计档案管理、科技档案管理（如科研档案、工法、工程施工竣工档案）等。不同的档案类型要按照经营管理、行政管理、生产技术、科研技术、设备、会计、工程建设、特殊等不同类别进行管理，并且对于不同档案的归档上要做好分类存放。对于档案管理行为上，还要制定相关的存放、保密以及查阅条例，并严格遵守，从而有效地提高整个档案管理工作的条理性和规范性，提高档案的利用效率。档案管理者要对企业档案资料归档范围的确定，制定企业档案管理方面的规章制度，收集整理企业各类档案资料，对档案资料分类整理、装订、装盒、编目录、编案卷侧面卷脊，按保管期限分类上架存放，同时编写相应的检索目录。

4信息化建设

企业的档案管理工作开展，需要与时俱进地进行创新和改进，引入信息技术，实现档案管理信息化是现阶段企业档案管理工作的必然趋势。档案信息是企业技术进步和发展的重要信息资源，也是提高企业竞争力的关键。通过对信息化技术的应用，构建一个科学的档案信息管理平台，可以实现对信息的充分利用，并且高质量、高效率地对档案信息进行汇总管理，提高了档案服务水平。随着办公自动化系统的应用，电子档案逐渐成为了档案资料中的重要一种。通过档案信息管理系统的应用，可以实现对电子档案的安全保管，配合采用刻录等方式，可以有效地提高档案信息的安全性。对于一些重点、机密档案管理上，档案信息管理系统可以实现对权限的有效分配，实现了档案保密的功能。档案管理工作中，纸质文件与电子文件的保存要做好共存与处理，在对纸质档案归档的同时，也要做好电子文件的及时归档，对重要的纸质文件、实物文件通过扫描翻拍等手段进行数字化转换。另外，档案信息的管理上，要不断地对档案保管条件进行提高，并且对档案信息的保管设备进行及时地更新与检查，避免档案信息被破坏。档案信息的使用中，要做好相关的审批，保证查阅档案人员的查阅经过严格的授权，并严格遵守相关的保密要求。信息化建设的过程，可以有效地将传统档案管理工作中的不足和局限进行改进，提高了管理效率，并且实现了档案信息的高效利用。

5做好档案服务

档案管理工作的开展，其最终目的是为企业的经营生产提供服务。在档案信息管理的过程中，也要重点关注对档案信息的开发与利用。对建筑施工企业来说，档案信息中包含了很多技术方面的信息，是企业施工过程中技术和经验的汇总，是企业智慧的结晶，是众多工程师的心血。在工程档案的管理与利用上，对于一些图纸、资料，档案管理人员要进行科学地处理，并且及时地提供给相关部门进行利用。通过对于档案的科学整理，可以有效地为企业技术创新提供科学依据。与此同时，很多荣誉、资历、工程案例等档案也是企业参与招投标中的重要筹码。档案管理者及时地将此类信息汇总交给相关部门，也可以提高企业的市场竞争力，提高业务部门的业务开展效果。档案管理工作的服务对象是整个企业，工程档案的管理和利用要具有一套标准的服务流程，不断地拓展档案的利用范围，满足企业各个部门对档案资料的需求。

6结束语

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关键词：档案管理；电力企业；问题建议

电力作为国民经济的基础设施行业，在服务国家经济发展、服务百姓民生等方面有着特殊的地位。随着电力体制改革和企业结构的不断调整，电力的生产和经营正在逐步迈向一个全新的发展阶段。相应的，档案的利用价值也逐渐被凸现出来。如何及时有效地管理并利用这一庞大的资源，更好地为电力工业的科学决策、生产经营和科学研究提供及时、全面、准确的服务，已成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。以下结合本企业档案管理，谈谈对电力企业档案现代化管理的认识。

一、企业档案管理的存在问题剖析

电力行业是资金、技术密集型的行业，虽然随着时代的发展，电力企业在档案管理取得了一些成绩，但由于历史、人为、技术及管理方在面的原因，与现代企业档案管理及今后电力发展的需要还存在着一些差距和不足。

（一）电力企业对档案管理的重要性认识不足

一直以来，部分电力企业只注重加快电力工程的建设，而忽视了企业的档案建设，导致这些电力企业在档案管理方面投入甚少，出现档案室设施不全，保管条件和保管手段落后的情况，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持，使企业对于档案的需求和利用难以取得预期效果。

（二）电力企业的档案管理人员素质亟待提高

很多电力企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。另外，相当一部分的电力企业根本没有设立独立档案管理部门，往往合并在其他部门之下，例如库房兼做档案室，这些行为将导致企业档案资料的归档和保管不一致。很多该保存的资料没有得到保存，而大量没有价值的资料倒是被长期保存了起来，不仅不能推动企业经济的发展，还会在一定程度上增加企业的经营成本。

（三）企业档案管理现代化体制机制还不健全

电力服务涉及千家万户，电力从生产、传输、运行，到销售、计量、使用、结算、管理是一个十分复杂繁琐的过程，电力企业内部分工较细，为实现管理需要，电力企业建立了一系列各种专业的计算机管理系统，这些系统承载着大量的电力企业管理信息，并且随着电力的发展而快速的更新。但一些系统在先期开发时并未考虑与档案系统相融合，未形成档案管理部门与各业务部门工作的有效联动，在工作过程中形成的材料归档还比较难，导致电力企业的档案管理工作与其它工作相比相对滞后。

（四）电力企业档案管理的理论研究滞后

在新形势下，电力档案的管理工作已经成为了电力企业管理部门所面临的新课题。但是从目前来看，关于这方面的理论研究和政策指导还是相对滞后的，没有取得什么显著的研究成果。因此，电力企业需要投入更多的人力、物力，专注于此项研究。那么应该主要研究哪些问题呢？1、电力企业档案的产权特征和法律地位问题。2、电力企业在产权变更后档案的流向问题。3、国家、社会对有保存价值的档案的鉴定问题。4、电力企业档案在档案资源建设中的地位和作用问题。这些问题的研究和解决其实都不是一蹴而就的，它需要通过档案管理部门在实践中逐步摸索，逐步解决。

二、强化电力企业档案管理的措施

（一）强化法律意识，严格规范电力企业的档案管理制度

电力企业档案的整理应该按照相应的法规及原则进行，不宜盲目。比较常见的法规有：《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《基本建设档案资料管理暂行规定》、《归档文件整理规则》、《建设项目（工程）档案验收办法》等等。

（二）着眼实际，抓好“主体”档案管理工作

企业“主体”档案是企业档案的核心，在抓好其它档案的同时，着重抓好“主体”档案的归档工作，特别是抓好技术档案、设备仪器档案、产品档案管理工作，及时做好设备档案和产品档案的收集、整理与归档工作，从而保证企业档案的完整性。

（三）提高档案管理人员的业务素质

在新形势下，要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须建立一支有理想、有道德、有知识、有素质的档案干部队伍。针对档案工作性质，企业要确定专人管理档案工作，针对企业档案管理的特点和管理人员素质差的情况，企业领导要积极选送档案人员参加档案专业知识培训，提高档案人员业务素质，培训的方式要因人、因地而异，不可一概而论。但现场培训是一个较为普遍和有效的方式，它可以将培训和实际操作结合起来，是受训人员更能较快的掌握。另外，加大招考力度也是提高档案管理人员素质的一个有效途径。通过招聘那些懂法律、会外语、精计算机的复合型人才，改变目前档案管理部门所显现的知识结构不合理，年龄结构老化的状况。最后，还可以通过加强业务研究，来积极探索新的档案管理方法，以便适应新形势下电力企业档案管理工作的需要。

（四）进一步加强档案的信息化建设

网络技术与档案管理的结合是时展的必然选择，以数字化、网络化为主旋律的档案信息化战略，已在全世界范围内推展；加强企业的信息服务工作亦是企业国际化战略的重要组成部分，在企业发展过程中，以企业的档案工作为依托，成立市场信息服务中心，建立网上档案管理系统，不仅能够为企业提供咨询服务，克服企业管理的盲目性，而且能够为企业的发展起着不可忽略的作用。为了使电力企业的档案管理信息化更好地发展，我们还是要尽量争取企业高层领导的支持，使他们能够充分认识到企业档案管理信息化的重大意义，进而支持将档案管理信息化纳入企业整体信息化之中。当然，不同电力企业的档案管理信息化进程可以是不一样的，要具体问题具体分析。例如，对于那些经济效益好，现代化管理水平高的电力企业，要鼓励其全面开展档案信息化建设；而对于那些经济效益不好的企业，我们可以采用分步实施、逐步推进的方式。

（五）要切实做好电力企业档案的安全防护工作

电力企业要积极按照国家关于档案保管保护的规定，投入资金，配置具备防盗、防潮、防火、防有害生物等的必要设施。对于那些特殊载体档案，要采取更为严密的安全措施，进行重点防护，尽可能的保证那些涉及知识产权和商业机密的档案的完整性。

（六）积极搞好开发利用，为企业各项工作服务

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1 化工行业档案的特点

1.1 形成周期长，变动大

化工产品的研发过程往往需要经历很长的时间，并且从立项开始，在到产品的各项研发阶段，都需要根据项目的要求完成整个研发。同时在完成研发过程后也往往需要根据市场的要求，进行修改产品的设计及研发思路，整个过程涉及较长的周期。

1.2 专业面广、种类多

化工企业的产品涉及诸多具体的专业，涵盖的专业面较广，并且根据具体的产品种类还可以细分更多的领域。这就诞生了诸多的化学产品信息，并且包括各种行业的档案信息，要求档案管理中需要处理各类的化工专业信息。

1.3 技术储备功能和继承性

在化工专业的发展过程中，需要根据化工实验发展确定相应的化工学科发展，最主要一个特点就是实验中积累发展经验，并且通过不断地实验获得最终满足市场的技术和产品。其中，化工档案作用就是记录技术发展的中重要信息，能够提升产品技术的积累特性，能够发挥技术传承的作用。化工档案能够总结过去的研究经验，并且根据前人的研究为未来产品发展提供支持，从而能够保证化工技术发展的延续性。此外，化工技术发展中，档案管理工作能够通过搜集技术经验，形成相应的技术知识群，也就可以促进设计研究的发展，从而体现了化工技术的发展潜力。

2 化工行业档案管理工作的优化

2.1 档案的收集

第一，档案收集工作的基础是专业人员的工作知识，而领导干部的意识和重视程度直接决定了该工作的质量。在收集化工档案的工作过程中，若工作人员不具备专业素质，就不能在工作中实现信息的全面把控，从而导致档案收集工作出现混乱。若工作过程中领导干部的意识不到位，独一收集档案工作不重视，必然导致该项工作开展困难。第二，在档案收集工作中，需要建立符合自身发展的制度，能够建立全员的法律知识体系。在档案工作中，需要根据制度执行相应的工作，按照要求落实相应的责任。同时，档案收集工作人员能够熟练掌握各类专业法律知识，从而形成全面的法律知识体系，从而能够加强档案收集工作的客观性和科学性。

2.2 档案的整理

在档案整理工作中，直接决定档案管理整体水平，也是化工企业管理的关键工作。化工档案整理需要通过分析各类档案信息，进行相应整理和分类，从而形成完善档案体系。在具体工作过程中，必须重视提升工作技巧，具体包括：第一，能够及时追踪已存档的档案信息，根据档案要求进行分析相应的工作内容，在档案整理中能够按照企业的化工信息实施分类，及时地制定相应的档案整理规范，能够与相关部门进行及时的信息交流，实现档案信息的共享。第二，在档案整理中，还应该行业的发展，制定相应的解密和降密工作制度。根据相应的技术知识保密性，调整企业内部的共享范围和加密等级，做到与行业保持知识产权的与时俱进，从而能够全面提升档案管理工作规范性。

2.3 档案的利用

档案管理工作的根本还在于应用档案，具体档案的利用中技巧包括：第一，提升服务质量，转变服务模式。在传统的档案管理工作中，受到工作人员工作态度和专业素质的影响，诸多人员不能够提供主动服务，这就要求工作人员必须提升服务质量，通过服务质量管理全面提升工作人员的服务态度，并且按照行业的发展要求提供更加专业的档案服务。第二，在档案管理中应充分的使用信息化的工具，采用计算机和互联网来提升档案管理工作效率，全面提升档案管理电子工作的质量，从而形成全面化的档案管理模式。此外，应积极与专业信息化服务公司合作，挖掘档案管理工作的信息化能力。

2.4 加强宣传，提高积极性

档案管理宣传是提升全企业员工参与档案相关工作重要方式，在进行档案管理宣传中，需要整合企业内部的资源，强化内部员工的意识，能够在内部形成良好的工作氛围，并且将档案管理工作中的管理价值发挥出来，从而形成企业档案管理文化机制，能够提升档案管理工作水平。同时，通过宣传档案管理工作的相关要求、制度和规范，就能够全面强化员工的主动意识，将档案管理工作作为企业发展的重要内容，形成良好的发展循环，全面提升档案管理能力。

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关键词：档案管理；面向对象；UML；网络

1 引言

在文件管理过程中，不允许有疏忽差错，任何小小的疏忽都可能对企业的安全造成重大损失。而基于计算机技术的计算机辅助管理档案的应用，通过借助网络化、微机化，很大程度的促进了档案资料的数字化存储和网络化服务方面的发展。计算机技术的普遍应用，是档案管理系统的里程碑式发展。而企业Web文件档案管理信息系统软件的应用，则进一步提高了企业对于档案管理的效率与服务水平，也是使企业经营管理更加趋于科学化、正规化的重要条件。

2 文件档案管理信息系统

档案管理信息系统是一个典型的管理信息系统。管理信息系统简单来讲是一种人机系统。该系统在人的控制下，通过计算机硬软件等办公设备对所需要的信息进行采集，信息采集后，再通过后期诸如传输、加工等措施对所需的信息进行加工处理。而且通过该系统，可以实现企业的集中化式管理。在档案管理过程中，可很大程度上提高企业的管理水平。

2.1 文件档案管理

为了达到系统、规范的管理企业，同时又能确保高效的对企业文件档案资料进行管理，提出了文件档案管理。文件档案管理是对文书工作和档案工作的整个过程进行统筹规划与科学管理，在满足企业需求的前提下，以计算机网络技术为辅助，以文件生命周期理论为指导，将系统的性能发挥到最佳状态。

2.2 文件档案管理的发展

计算机技术的不断发展，使得以电子文件为主的档案管理信息系统成为各个企业档案管理的主要形式。此外，档案管理的形式和设计方法与管理信息系统接近。目前大部分的电子文件、电子档案与管理信息系统的研究有关。最初的档案管理是手工工作，既耗人力又耗财力，工作时间也长。而基于计算机技术的管理系统，加速了档案管理工作发展，同时也使管理档案得到了很大的创新。计算机技术加速了档案管理的进程。计算机技术在档案管理中的运用，有效的保障了企业的档案管理工作。

2.3 网络技术与文件档案管理

随着 Internet 和 Intranet/Extranet 的快速增长，Web 已经对我们的工作和生活产生了深远的影响。Web能提供支持所有类型内容连接的信息，用户存取方便。Web服务技术在文件档案管理系统中的运用，使数据以分布式存储且使资源实现共享。在档案处，用户可以对所需要的档案资料进行方便地查询。此外，通过企业的档案检索系统，就可以检索不同部门的档案目录，实现资源共享目的的同时也使档案资料进行同步更新，极大地方便了档案的管理。

3 Web文件档案管理信息系统

以前企业的档案信息分布于各个部门中，每个部门都有自己的档案管理规程、系统，但缺乏一个统一的管理，没有一个有效的信息连接渠道，对企业的档案有整体全面的管理。因而在管理过程中容易出现工作的重复，也大大增加了出错的几率。而如今市场上的档案管理系统软件价格较高且不利于维护。基于Web的档案管理信息系统，使企业信息共享化的同时也促进了管理水平的提高。对纸质档案与电子文件的管理也更加合理有效。

3.1 软件工程

软件工程是以科学为基础，在软件的设计过程、测试评估、运行维护的过程中探索出来的一种方法，可以有效地满足当前发展需要。软件工程的原理包括：用分阶段的生命周期计划严格管理；坚持进行阶段评审；实行严格的产品控制；采用现代程序设计技术；结果应能清楚地审查；开发小组的人员应该少而精；承认不断改进软件工程实践的必要性。而面向对象设计的方法，正是根据软件的特点而提出的。通过了解可知，企业Web文件档案管理系统是由交互式系统来管理的，因而可以采用 MVC模式。

3.2 统一建模语言UML

上世纪末，UML 成为国际对象管理组织认可的标准建模语言。UML在发展过程中，将OMT等设计方法结合起来，在吸收方法学思想的基础上，为有公共的、稳定的、表达能力强的特点而著称的面向对象开发方法提供了便利。UML的强势发展以及特有的巨大优势，在未来将是面向对象技术领域内普及率最高的标准建模语言且将长期内占据主导地位。不可否认的是，UML可以大幅度提升系统软件的开发效率并保持软件的可持续发展。

对统一建模语言理解需要做到以下三点：统一、建模和语言。“统一”是 UML 的核心，它能够提升研发效率，节省研发支出，降低研发风险；“建模”是UML的使用价值的体现。它通过建模对系统进行控制，使系统变得更容易理解；“语言”是 UML 普遍价值的表现。它是普遍使用的、有特殊规则的一套符号系统。

4 Web文件档案管理信息系统软件的开发与研究

在Web文件档案管理信息系统软件的开发与研究过程中，为了体现出软件工程的思想，因此采用先进的软件开发方法、高效的开发工具。经过查阅了解以及结合国内外的先进档案管理系统开发使用情况和使用经验，并根据用户提出的需求，逐步对所要求的性能进行细化分解，以确保能够满足客户所需。经过研究分析，最终对系统的设计方案提出了以下要求：对企业所有档案、文件的管理；对档案、文件的借阅进行管理；系统能够进行数据交换；在软件环境发生变化时，系统数据的独立性要能确保数据的完整性与安全性；数据项设置应符合《档案著录规则》（DA/T18-1999）；记录并监控系统的操作；系统的界面应友好，便于使用和维护。

为了能够满足客户需求，保证设计目标的顺利实现，对基于Web的企业文件档案管理系统软件设计，要求遵循以下的基本设计原则：实用性原则；信息集成原则；开放性原则；利用面向对象技术原则；高可靠性原则；易操作性原则；安全性原则。

4.1 文件档案管理系统采用的设计模式

设计模式，简单地理解，就是一些设计面向对象的软件开发的经验总结，同时也是面向对象的一种设计方案。企业的档案管理，采用模式设计可以满足企业对于档案管理的要求，并建立出企业所需的操作管理界面。交互界面的结构组织模式MVC，可以在满足企业管理界面要求的同时，使管理界面单独存在，并不与软件混淆。文件档案管理系统采用的是交互系统，而MVC 模式正好可以满足条件，所以在建立企业档案管理系统时，可以采用MVC模式。

4.2 程序系统设计

管理系统设计是采用目前最先进的基于WEB的多层B/S结构，同时利用以下开发工具：动态交互式网页采用 ASP 技术；静态网页采用 HTML 4.0 作为程序设计的主要语言；后台数据库用SQL SERVER 2000开发网络级信息库管理系统。

对系统要求进行分析后，便进入系统设计阶段。通过综合考虑设计过程中所有的技术限制，依照客户德尔要求进行扩展和细化分析阶段。在明确系统设计后，便确定出系统的工作方案，并且该方案是可以转化成代码的。根据以上要求，就可以概括出设计过程的步骤：登录设计；档案利用设计；档案续借设计；档案管理设计；档案查询设计；借阅管理设计；档案统计设计；打印报表设计；档案销毁设计；系统管理设计以及修改口令设计。在设计中，就可以按照以上步骤设计出客户所需的软件。

5 总结

本论文通过对企业文件档案管理信息系统的开发与研究，详细论述了档案管理信息系统的整个设计过程。将计算机网络技术应用于档案资料的管理，使企业有效地掌握、共享档案资源。设计过程中，严格参照国家公文和档案管理规范标准的要求，运用面向对象的软件工程设计方法，并结合企业自身的发展要求，开发出了企业文件档案信息管理系统软件。该软件具有实用性强、人机界面友好和操作简便轻松的特点，对提高企业的档案工作效率和自动化办公程度有很大的帮助。

参考文献

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一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段    

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS　的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。    

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。    

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。    

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。    

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段    

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。    

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。    

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。   

三、电子文件阶段    

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》?试行稿　国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院?中国兵器工业第五设计研究院　召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》?GB／T17678－1999　把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。    

机读文件?仅指计算机识别的文件　最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：    

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。    

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。    

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。    

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。    

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关键词:档案管理 档案利用 保密

中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2012)08(a)-0238-01

社会生活中档案利用的频率会越来越高,范围也会越来越广。怎么做好档案的保密与利用工作,很多学者与专家也从不同的角度给出了不同的观点。多年的实践证明,历史发展到今天,没有那一种观念可以长期的适用于不同时期,只有不断的创新与改变才能顺应发展的步伐。当今社会,档案资源被广泛认知与挖掘,做好档案保密工作,才能凸显这个行业的重要价值,从而更好的利用它转变为有意义的社会价值。以下笔者结合自身的工作体会,对档案管理的保密工作进行分析。

1 做好保密档案的保密化管理工作

保密档案应该和其他档案分别进行保存和管理。给保密档案设保险柜和防火防盗系统,从基础设施上保证保密档案的安全。保密档案的保密化管理工作好坏与否与档案管理人员的素质有紧密的关系。因此,提高从事管理保密档案工作人员的素质显得十分重要。因其工作岗位特殊,故要求其要有高度的责任心和保密意识和严谨的工作作风,防止机密的泄露。在日常生活中管理人员在任何场合都要守口如瓶,把保守秘密安全置于自己的生命之上。加强保密档案的使用管理。保密档案的调阅等应该严格登记程序。机密密档案调阅结束后应及时核查,归档,防止泄密,一旦泄密,要想方设法进行挽救。

2 做好保密档案密级管理工作

随着时间的变化在保管过程中,保密档案的密级也要随着时间的推移现实情况去做出合适的调整。这种调整主要是升密、降密、解密三种。我们要依据档案内容划密标准,杜绝密级偏高或偏低,密期偏长或偏短等问题的出现。

3 正确处理好档案保密与利用的关系

保证保密档案的秘密性是应该的,但保密的目的之一是为了利用,只有得到使用才能体现保密工作的价值,保而不用只会失去保的价值,失去档案的意义。保守保密档案是每个从事档案管理工作人员的应尽的义务。但是档案管理工作在重视档案保密的同时,又普遍存在着利用不足,过于重视保密的现象。因此导致大批具有重大价值档案得不到充分利用,造成资源的浪费,这是因为领导不及时全面的了解情况,合理的利用档案,档案管理人员的管理价值观也有失偏颇。所以,档案管理部门要转变过去不合理的观念,在严格做好保密工作的同时,使这些珍贵的档案得到充分利用,发挥最大的价值。因此,对保密档案管理工作来说,保和用都十分重要,失一不可,要很好的协调两者的关系。只注重档案的秘密性,而不关心其秘密性的时效和范围,是错误的;但缺乏保密观念,无度地开放使用范围,也是不对的。所以,在合理的使档案为大家利用的同时,还要做好一定保密工作。保密档案审查工作是档案开放前的前提工作,其目的是精确合理地区分、核定档案的开放和使用范围。这项工作要分三步进行:一是初审,根据档案管理的标准,对需要使用的档案进行逐个审查,初步其利用的范围。二是中审,选择有较高业务素质的工作人员,重点取舍初审中没能判定开放与否的档案,三是终审,相关的上级领导,根据具体情况,进行再审查,最终确定档案是否开放。根据《保密法》规定,保密档案划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。档案密级的确定,是为了让档案管理人员根据具体情况采取不同的措施,使档案能够最大限度的发挥作用。密级是随时间的推移而变化的,当其失去保密价值时应该对其进行公开管理。开放之前必须先进行划密解密,对档案的划密解密工作,应当遵照相关规则,由原确定密级的国家机关和企事业单位或其上级来执行。

4 做好保密档案利用时的合理监督对策

如何使档案技能合理利用,又能保证档案的安全和完整,我们就要在档案利用时做到合理的监督。要有严密而且简明的档案利用规章制度,严格执行,在实践中不断总结,不断完善档案利用规章制度如阅览制度、外借制度、复制制度等。根据具体情况,对不同的使用人员确定不同的开放范围,规定不同的审批手续,在做好档案利用工作的同时,更要确保档案的安全和秘密性。

5 做好电子档案文件管理中的保密工作

随着时代的发展,越来越多的单位都实行了无纸化办公,电子文件逐渐成为档案文件的另一种重要形式。档案管理工作也从手工管理阶段发展到使用档案专业管理软件管理阶段。管理手段上的变革,必然带来保密工作方式上的变革。

一是构建档案管理网络安全体系。保障企业网络安全,一般可以通过隔断来自互联网的各种安全威胁来实现。目前流行的隔离方式主要有两种:(1)企业设置防火墙安全系统,企业内网与外网之间通过中间服务器进行物理隔离。(2)档案数据存储服务器与外网之间纯粹的物理隔离。第一种物理隔离方式,即是采用防火墙安全系统,为档案数据服务器和关联计算机配置防病毒软件,设置人侵检测系统,对外网进行逻辑隔离,以阻断外网的人侵行为。同时在外网与企业内网之间设置中间服务器,进行物理隔离。第二种物理隔离方式,即纯粹的物理隔离,外网与企业内网没有使用任何实现连接的软硬件设备,数据交换全部通过移动介质在内、外网之间进行数据交换,如使用移动硬盘。

二是系统用户查阅电子文件管理。访问本企业档案系统的用户只能是本单位的职工。在档案系统正式启用前,系统管理员应根据本单位职下的职责范围和职级设置其相应的访问权限。档案系统应能记录并能提供访间用户的信息,包括用户身份、职属信息、授权信息、用户请求信息、用户操作信息等,从访问权限方面做好电子档案保密工作。企业信息部门还应配合好档案部门做好系统用户的正确使用档案系统的工作,以防止系统用户的不当操作造成不必要的损失。

三是保证电子档案存储系统运行环境的安全。与纸质档案管理制度一样,健全电子档案管理制度,包括档案机房管理制度等。

6 结语

总的来说,我们要积极探索档案管理模式,处理好档案保和用的关系,使重要的信息化资源发挥最大的作用,促进社会主义档案管理制度的建设。

创新之处有以下两点。

第一,关于企业档案管理的保密问题目前学术界的研究还相对比较少,因此在视角上有所创新。

第二,本文提出比较全面的企业档案管理保密工作的策略。

参考文献

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管理主旋律。【关键词】创新；国有企业；档案管理；发展

随着国有企业的快速发展，企业档案管理的重要性日渐明显，档案管理在国有企业与时俱进过程中扮演着越来越重要的角色。然而，国有企业档案管理的发展明显滞后，难以为国有企业的快速发展提供不断更新的服务职能，因此，探究国有企业档案管理的科学发展之路势在必行。

一、国有企业档案管理的现状

首先，企业档案管理体制发展滞后，难以与企业的快速发展相协调。在企业的成长历程中，企业档案管理一直处于弱发展状态，其工作价值没有得到充分展现和广泛认可，渐渐成为企业无足轻重的附属部门。

其次，国有企业档案管理的工作职能始终局限于“重藏轻用”。国有企业档案管理的工作人员主要从事档案的采集、整合、保存等活动，工作职能没有做到与时俱进，难以为国有企业的发展提高质量及服务。

再次，国有企业档案管理理念落后，难以适应企业的产业结构调整。企业为了不断适应社会主义市场经济体制的发展而不断进行产业结构调整，必然要求企业档案管理理念的不断更新，然而，目前国有企业档案管理理念缺乏创新意识，始终处于管理链条的末端而缺乏主动发展意识，无法形成企业档案管理的科学化、法制化。

最后，企业档案管理人员文化素质和业务能力欠佳。在企业的日常管理过程中，企业档案管理部门经常成为闲杂人员安置的“二线地区”，档案管理人员缺乏主动发展意识，业务能力停步不前，难以与国有企业的发展相适应。

二、创新唱响国有企业档案管理主旋律

档案管理作为企业的一个职能部门，是企业快速发展的忠实记录者、评价者，更是企业快速发展的促进者，因此，探究企业档案管理的科学发展之路将会直接促进企业的发展。

（一）创新档案管理人员培养体系。档案管理人员的工作积极性和主动性是提高企业档案利用率的决定性因素。提高档案管理人员的工作热情成为创新档案管理的有力抓手，能够通过提高档案管理人员的工作效率，最大限度地提高企业档案的利用率，促进企业的发展。所以，企业要全力构建档案管理人员的培养体系，积极为档案管理工作人员创造再发展、再提高的机会，实现工作人员文化素质和业务能力的不断提升，使档案管理工作人员更好地适应本职工作。企业还要为档案管理人员构建科学的竞争体制，激发档案管理人员的工作积极性和主动性，通过科学量化和合理评价工作人员的绩效考评，为档案管理人员创造岗位升迁和提高薪酬的机会，实现档案管理人员的可持续发展。

（二）创新国有企业档案管理体制。随着国有企业改革的白热化，如何科学调控企业档案管理部门的人事机构，铸造业务精、能力强的专业档案管理队伍，既做好国有企业发展相关文件的“仓库管理员”，又要主动参与企业日常管理，为企业的科学发展提供一个个成功案例，帮助提高企业重大决策的可行性、科学性和前瞻性，充分发挥档案管理部门在企业管理体系中的积极作用，促进企业的科学发展。创新国有企业档案管理体制，使之与企业的快速发展相适应，摈弃传统落后的管理体制，积极构建能者上庸者下的良好竞争氛围，全面开发企业人力资源的潜力，为企业的大发展作出贡献。

（三）创新国有企业档案管理职能。企业档案管理要发挥档案文件管理功能，通过科学整合企业发展信息，科学处理企业的各类档案，积极开发档案文件中的信息资源，大力推进企业档案文件的开发和利用工作，归纳出企业成功发展的经验，为重大决策提供必要的服务，以此促进企业的快速发展。企业档案管理还要实现企业文件电子化，组织专业技术人员积极建设数据库系统，将与本企业发展信息有关的文件全面纳入数据库系统，实现企业档案管理的电子化、便捷化和高效化，为以后企业管理过程中的文件查询和信息查询提供信息化服务，促进企业管理效率的提高。

（四）创新国有企业档案管理理念。国有企业档案管理要改变工作方式，走出传统的“坐以待客”的落后模式，以科学化、信息化的企业档案管理系统为强大资本，积极参与企业的日常管理，为企业的重大决策提供理论支持。企业档案管理还要改变落后的档案管理手段，积极构建科学化、正规化的档案管理模式，大力提高档案材料的权威性和严肃性，为强化国有企业人力资源的科学配置提高有效依据。企业档案管理更要提高档案文件的真实性，实现企业人事档案管理的规范化、科学化，严禁出现个人随意改变人事档案的情况，积极构建科学的人力资源管理环境。

总之，积极探究创新对国有企业档案管理科学发展的推动作用，能够全面开发企业档案管理的积极作用，为国有企业的快速发展寻找强有力的抓手，通过提高企业档案的利用率促进企业的发展。

参考文献：

[1] 焦晓玲 .国有企业档案管理， 才智，2012（18）.

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关键词：大数据；档案管理；存在问题；应对策略

计算机互联网快速发展为人们带来了极大的便捷，面对大量增长的数据信息，如何对其进行整合处理，从而使其成为对人们而言更具有价值的信息，是当前所面临的重点问题。档案管理作为一项社会性公共服务工作，是现代化建设与发展过程中极为重要的组成部分，不仅与人们的生活和工作密切相关，也关乎着社会的和谐稳定发展。档案管理主要包括档案数据的存储与获取利用，采集、搜索和储存等各个环节都是非常关键的，随着社会不断地进步与发展，每天都会新增大量的数据资料，也增加了工作人员的工作量。因此，在大数据背景下，针对当前存在的档案管理问题，要充分利用现代化信息技术手段，从而保障档案管理工作高效有序进行，最大限度发挥档案资源的作用和价值。

1大数据背景下对档案管理工作的影响

1.1档案管理形式发生转变

随着计算机技术的快速发展与普及，已经逐渐被广泛应用于各个领域当中，为人们带来了极大的便捷，同时也改变了人们的生活与工作方式，传统文件档案材料记录与管理方式也发生了巨大的变化，人们可以通过计算机获取到图片、文字等相关信息，不再局限于文字等单一信息载体形式，传统纸质档案也逐渐转变为电子档案文件，文件的载体形式与呈现方式发生颠覆性改变。网络技术越来越普及，覆盖范围也在不断扩大，电子文件的载体形式也不再局限于计算机，可以在平板、手机等终端对文件进行审核、传输、处理，在网络环境下几乎可以完成所有的工作内容。尤其是近年来，大数据、云计算和无线网络的广泛普及，各项先进技术不断创新发展，政府部门也逐渐构建网络政务服务，大量的档案数据都上传到云端系统当中进行保存，同时也能够实时获取信息数据，从而实现数据信息的实时共享。活动及数据记录形式丰富多样化，和传统档案文件管理方式相比，有了质的变化，计算机信息技术的快速发展与更新，极大地改变了传统档案记录与管理形式，也为进一步提升档案管理工作效率与质量创造了有利契机。

1.2档案管理理念发生变化

计算机技术的普及使得各行各业也发生了巨大变化，越来越重视信息化建设，档案文件的记录方式及载体有了巨大的变化，大量的档案文件资料都逐渐被电子形式所替代，各种格式也越来越多样化，档案管理也从以往传统的纸质载体形式逐渐转变为电子档案形式。长期以来的档案管理理念和方式已经不再适用于当前社会的发展需求。因此，必须要积极转变传统档案管理理念，传统载体形式，使得信息与载体是不可分离的，两者也是统一的，因此，大部分情况下，都是对档案载体的管理。但是电子档案文件的特质发生了巨大的变化，档案信息与载体能够分离，并且信息载体也可以进行转换，因此，也更加注重档案信息内容的管理。信息技术和社会生产生活已经融为一体，彼此之间相互作用、相互影响，越来越多的领域及生产活动逐渐应用到网络计算机技术，从线下逐渐走向线上，现在的人们进行网络社交，参与各项活动，通过网络可以完成几乎所有的日常活动，满足所有的需求。在大数据背景下，必须要针对当前存在的问题，不断地调整与优化档案管理方式，更新管理理念，积极采用先进的信息技术手段，不断提升档案管理水平及效率，同时，也能够更加安全的保存档案文件数据，最大程度上满足大众日益增长的档案信息利用需求。

2目前档案管理工作中存在的问题

2.1档案管理水平不高

当前档案管理工作开展过程中，虽然相关部门有逐步完善档案管理机制，但是大部分依然是传统档案或者是相对比较简单的档案文件管理，档案文件的收集、整理及开发等一系列工作也都以传统形式进行，缺乏大数据背景下的信息化档案管理体系。尤其是经济水平相对落后的区域，档案管理信息化建设程度不高，对于大数据、云计算和区块链等新兴技术而产生的，缺乏统一的档案管理机制与方法。信息技术的高速发展为人们带来了极大的便捷，人们可以通过多样化的渠道获取数据信息，传统档案管理形式也变得落后，档案信息开发利用效率也不高。其次，各级单位、机关档案数字化、信息化建设工作有待进一步加强，对于载体形式的转换及利用方式，仍有待逐步完善，需要更新相关措施及方法，大量工作有待推进。

2.2档案管理队伍与工作需求不匹配

由于多方面因素的影响，档案管理部门与档案工作不被重视。档案管理部门属于非中心的弱势部门，对于档案管理人员的准入标准也并不高。部分机关单位、社会组织不重视档案管理工作，档案人员自身的专业理论和技能也不足，对档案管理工作的整体认知不足，且档案管理专业技能不强。尤其是在档案信息化建设与管理工作中，缺乏熟悉先进计算机信息技术且具备档案业务能力的专业型人才，导致当前档案管理人员不能很好地接受现代化技术手段。因此，现代化档案收集、管理以及开发利用工作缺乏专业人才，发展进度缓慢，达不到理想效果。

2.3档案管理基础设施不足

大数据时代背景下，大量的数据信息不断涌现，导致档案管理工作量不断增加，且越来越复杂化，对于档案管理部门及工作人员而言，这也是一项严峻的挑战。相关从业人员必须要充分利用计算机信息技术，更好地开展档案管理工作。基础设施及工作场所都是开展工作的重要前提，要投入大量的人力、物力和财力，只有这样才能够有效保障档案管理信息化、现代化建设与稳定发展。当前，许多档案管理信息化程度有待提升，档案信息化设备也比较落后、匮乏，如果不能及时更新与优化，将会严重影响档案管理工作的有效开展。尤其是经济相对落后的区域，受到财力、物力等因素的制约，档案信息化建设程度不高，且无法满足时代的发展以及档案信息的利用需求，和信息化程度相对较高的地区相比，差距也会越来越大。

3大数据背景下档案管理的应对策略

3.1充分利用大数据信息技术，提升档案管理水平

档案管理工作也必须要不断地更新与优化，积极顺应时展潮流，做到与时俱进，才能够保障相关工作的高效有序开展。首先，应当逐步优化传统管理方式，不断地开拓与创新，才能够进一步推进档案信息化建设与发展，提升档案管理水平与整体工作质量。全面落实档案电子化、数字化建设战略方向，可通过集中优势力量攻坚推进档案馆数字化建设。尤其是要对民生档案资料进行收集整理，同时对其加以开放利用，对于民生档案数据应当优先接收与建档，并优先提供使用，惠及广大群众。档案管理工作应当符合群众的需求，是群众了解国家政策方针的重要窗口，也是群众与政府之间联系的枢纽，要维护广大群众的合法权益。全面推进档案信息化与现代化建设，在保障档案文件信息安全的基础上，满足各级单位对于档案资源的利用需求，最终实现档案资源实时共享，更好地服务于广大人民。

3.2加强档案管理队伍建设

档案管理建设与发展过程中，人才是促进其发展的重要内在动力，切实做好档案管理工作，首先，要加大思想建设，不断提升思想素养以及专业能力。应当从长期发展以及现代化建设2个方面入手，通过招考、选拔等方式引进专业型人才，尤其是具备计算机能力，且又懂得档案管理工作的专业化人才，从而有效改善当前档案管理队伍人才不足、结构不合理等相关问题。还应当针对当前档案管理工作人员的实际情况，定期开展业务技能知识培训，通过相关活动进行技能的训练。不断提升当前档案管理工作人员的业务水平以及计算机实践操作能力，能够充分利用档案管理系统开展相关工作，逐步提升电子档案管理水平与综合能力。通过人才引进，能够为档案管理部门输入新鲜的血液，提升工作人员综合素养与团队能力，全面推进档案管理队伍的建设与发展，逐步建立起一支业务能力强、具有凝聚力的专业型队伍，为档案事业的健康可持续发展提供人才支持。

3.3逐步完善档案管理基础设施

档案管理工作实际开展过程中，现代化基础设施是非常关键的，也关乎着现代档案管理工作的整体水平，相关部门及工作人员首先，应当不断更新管理理念与方式，针对档案管理工作中存在的问题，及时进行处理，全面推进档案管理工作信息化与现代化建设。除管理理念外，还应当加大基础设施建设，招聘专业的技术人员，不断增强团队的综合业务能力，配套相关基础设施，充分发挥档案管理人员自身的作用和价值。其次，还应当逐步渗透大数据思维，将其与档案管理工作有效融合。可以尝试与大数据企业之间建立合作关系，加大设备与技术研发力度，促进设施和技术的进一步融合，从而更好地辅助档案管理工作的有序开展。将储存和虚拟技术应用到档案管理工作中，逐步开拓合作的渠道及方式，充分发挥各项先进技术的作用，推动档案管理工作的有序开展。

3.4切实做好档案数据的开发利用

档案信息化建设的最终目的是为了实现档案信息现代化利用与管理，通过各项先进的技术手段，实现档案现代化利用。以往传统管理模式中，线下审核时间长，且查阅效率低，信息检索也不全面等问题也比较突出，通过档案信息化与大数据技术，能够得到有效解决。通过设置权限管理，可对目录级、文件名等进行全面搜索，搜索档案也更加的便捷化。通过精准定位档案内容，能够直接下载、打印数字化档案，实现查阅档案工作不进档案室以及不翻纸质实体，这样能够有效减少对档案的磨损，极大地提升了档案的整体利用率和价值。还可以对各项操作实行权限管理，对档案文件数据实施安全等级管理，并定期备份，保障档案信息安全。对档案信息化管理难点及时予以解决，从而不断提升档案管理利用效率。

3.5加强制度体系建设

对档案资源进行全面整合，就一定完善相关制度体系，国家相关部门要出台关于电子文档管理相关法律法规，确保数字化档案信息的安全性与完整性，为相关工作的开展创造有利环境。其次，还应当出台档案数据隐私保护等法规，保障当啊哈文件资源在储存、整合和利用各个环节中的安全性，保护个人数据隐私。同时，要完善档案数据资源共享体系与审计制度，明确档案数据传播范围与安全等级，保障各项制度体系落实到位。

4结语

现代化档案管理工作必须要加强信息化与数字化建设，这也是当前档案管理工作的核心重点。相关从业人员必须要逐渐打破传统思维的枷锁，做到与时俱进，不断地创新开拓，从而不断提升档案管理整体水平，更好地适应现代化社会的发展，在最大程度上发挥档案信息资源的作用和价值，从而更好地服务于社会经济发展，服务于广大群众。作者简介：王英利（1971-），男，籍贯：吉林通榆，学历：本科，职称：档案管理员，研究方向：档案管理。

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