档案管理汇报范文

导语：如何才能写好一篇档案管理汇报，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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镇档案管理工作汇报

我镇历来对档案工作相当重视，从建立伊始，一步一个台阶，踏踏实实促进了档案工作的发展，为进一步落实档案工作政策，贯彻县委、县府《关于进一步加强新时期档案工作的意见》（县委办[××××]××号文件）精神,现将我镇档案工作的有关情况汇报如下。

一、基本情况及主要做法。

×、高度重视，确定领导负责制。

在镇党委的关心和重视下，专门落实党群副书记***（电话：×××××××）亲抓档案工作，确定领导责任制，划定阶段性任务、目标。档案工作实行目标管理，实现了档案管理制度化、规范化。同时，镇党委把学习贯彻《档案法》，提高档案管理水平，列入了的重要议事日程，对档案工作进行了多次的专题研究，重点认真查找档案管理工作中存在的薄弱环节，制定整改措施，研究探讨进一步做好档案管理和服务的办法措施，对相关工作进行认真的部署安排，促进工作的落实。同时从经济投入、人员配备、设备装具购置等方面给予大力支持，确保档案室的正常运转和安全。

×、严格管理，全面落实档案工作。

我镇严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、归档工作，对档案文件严格按照程序做好鉴定、销毁、归档工作。

目前，我镇下属行政村（居委会）有***等××个行政村及***居委会。亿元产值以上企业××家，建档××家。

×、明确职责，建立常抓机制。

档案工作是一项基础性工作，许多人对档案工作比较陌生，不够了解，不够重视，为此，我镇多次强调对档案的管理、使用和爱护。认真学习文件精神，明确职责，建立了常抓机制。我镇设立专门的档案员对文件、材料的收集、整理、分类进行专门负责，特别是对散存在领导班子成员手中的文件、材料，及时予以收集，避免了档案、材料的丢失。

×、积极落实，推进档案信息化。

我镇积极落实文件精神，把信息化建设提上了日程。目前我镇已经普遍运用绍兴县政务网来收发文件及文件的归档等工作，运用县政务网的电子政务和办公自动化的信息平台，实现了档案服务利用网络化。

二、存在问题。

×、硬件设施不够齐全。

×、信息化进程缓慢。

三、下一步打算。

为进一步加强档案管理建设，落实县委、县府《关于进一步加强新时期档案工作的意见》精神，针对以上问题，我镇下一步打算及建议主要有：

×、加强对档案管理工作的重视。

继续加强镇领导的管理和负责制；宣传档案管理的重要性，学习《档案法》及《档案法实施办法》，加强档案管理法律意识；提高对档案管理的经费投入，保证档案工作的顺利开展。

×、推进档案管理信息化进程。

目前，我镇的档案信息化管理主要是依托绍兴县电子政务网的平台上进行的，缺乏独立的信息平台及专门的档案数字化管理人员，在信息化管理提上日程之际，我镇也应该积极提高自身的信息化管理水平，为开展信息化管理打下更为扎实的基础。目前，我镇的信息化建设步伐比较缓慢，对于量子软件的应用方面存在不足，档案保存手段还比较老，在下一步的规划中，信息化将是努力和方展的以各重要方向。

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一、抓好规范化，夯实基础

人民法院档案是人民法院在审判工作等活动中形成的各种材料，反映了人民法院贯彻执行党的路线、方针、政策和国家法律、法令的情况以及人民法院的基本职能，又是人民法院进行审判工作，实行审判监督的重要依据和必要条件。抓好各类档案规范化是保证档案管理质量的基础，是实现档案保管利用价值的最大化、档案完整化、档案检索便捷化的重要保障。因此在规范化上应做到把好“三关”。

（一）把好“收集关”，基础材料规范化

法院工作人员，特别是审判一线人员要严格树立“对历史负责”的高度责任感，严格按照法律、法规及上级的要求，认真细致、按时保质地收集各种文字图表、音像等不同形式的历史记录，准确反映整个诉讼活动等工作的全过程，使整个法院档案形成链条式的材料体系，准确完整，从根本上提高档案质量。

（二）抓好“整理关”，科学立卷规范化

法院综合档案室的管理人员要加强对各职能部门档案工作的督查和指导，职能业务部门要加强与档案业务部门的沟通与交流，齐心协力抓好档案基础建设，制定统

一、科学的档案整理方案，增强诉讼档案规范建设的可操作性，提高诉讼档案建设的整体水平。要把法院系统档案管理和《中华人民共和国档案法》相关规定有机的结合起来，从而真正实现基层法院档案的规范化。

（三）强化“考核关”，促进档案规范化

针对近年来基层法院书记员新招人员较多，在业务能力上参差不齐，在档案管理上时有问题发生。因此，这就要求基层法院在加强业务培训的同时强化考核，使每个相关人员加强工作责任心，深刻认识做好档案工作的重要性和必要性，从而提高做好档案工作的自觉性，并通过量化考核，奖优罚劣，彰显档案工作在基层法院工作的应有地位。

二、落实制度化，持之以恒

以制度管事，以制度管人是现代管理科学的重要方面，认真落实档案管理工作的各项制度，是做好档案管理工作的有力保证和重要手段。在落实上我认为应着重从三个方面：

（一）组织落实

法院的档案管理是一个科学、合理、合情、合法的链条体系，单从哪一个方面，哪一个环节去落实是不够的，必须从案件受理直至案件审结以及调档查阅等多个环节，全方位的按照档案法律和上级的制度去执行，所以法院的档案管理涉及到上上下下的每一个同志，每一个工作环节，光靠几个档案人员是永远不够的，这就需要领导的高度重视，并建立一套组织体系，从各项工作的源头，从案件的起点就一丝不苟地抓好档案管理，要求各项工作落实到位，形成一级抓一级，一层抓一层，压力传递，人人负责的良好氛围和责任意识。

（二）不断完善

随着社会发展，改革创新的不断深化，面对新的形势，原有的制度、规定可能就不能完全适应新的形势的需要，因此，这要求我们要用创新的理念，创新的思维去不断地完善和健全规章制度，对已有的档案管理制度，要根据新近颁发的档案法规和规定，该废止的要废止，该修改的要修改，该制订的要制订，从而适应法院档案发展的需求。

（三）长效管理

牢固树立长效管理的科学发展理念，摒弃“为争创而争创”和“管理达标万事大吉”的思想，将档案管理责任落实到法院业务管理工作中去，进一步明确各业务岗位的职责分工，使档案的收集、整理、归档、借阅等工作日常化、规范化、制度化，使归档验收、阅档审批，借档催收等制度得到全面规范的落实，从而使基层法院档案管理工作长效有序的发展。

三、依托信息化，科学发展

法院档案信息化建设是拓宽档案服务利用外延，提高档案服务效能的重要手段。因此基层法院在档案管理信息化进程中要做好以下三方面的工作：

（一）加强信息化基础设施建设

软硬件基础设施建设是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。这就要求基层法院在档案信息化建设过程中要舍得投入资金，在添置必要的硬件设备如计算机、扫描仪、服务器等的同时，亦要积极加大适应基层法院档案管理实际工作的软件设备的开发和利用。

（二）加快档案信息库的建设

档案信息资源共享的前提是各类

莲山课件信息资源数据库的建设。因此在档案信息化建设过程中，不光要对室藏档案数字化，同时还对新生成的文件进行数字化。充分利用计算机技术、扫描技术等多种现代化技术，实现电子档案与纸质档案同步归档，建立一个有序结构的档案信息库，为法院档案信息在线查询，交换和共享提供服务。

（三）加大档案人才队伍的建设

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为深入贯彻落实科学发展观，更好地适应新形势下档案工作发展的新要求，发挥档案工作在社区居委会基层建设中的重要作用，根据津档23号《关于加强我市民生档案工作的意见》的要求，自*年4月13日—17日，区档案局组成考核小组，对全区部分社区居委会开展了档案工作专项检查，现将有关情况通报如下。

一、基本情况

今年3月份以来，区档案局以加强社区民生档案建设为重点，在全区12个街道办事处，先后开展“社区居委会文件材料归档知识讲座”活动，对社区居委会主任和档案管理员进行了广泛培训。通过培训，使居委会主任和档案管理人员加深明确了社区档案工作的重要性和主要职责、任务，系统了解了社区档案归档范围、保管期限以及具体的整理操作步骤。全区200多个社区居委会在此基础上，集中开展了社区档案的整理工作，大多数社区居委会能够按照区档案局制订的《南开区社区居委会文件材料归档范围和保管期限表》管理社区档案，全区12个街有11个街的社区居委会按照立卷归档新模式完成了社区档案的整理工作，并将案卷目录及时上交到街道办事处，为下届新的社区居委会开展工作奠定了基础。目前社区居委会已规范建立起内容包括公民医疗卫生、计划生育、劳动就业、低保、特殊群体、重点优抚对象、流动人口、社会救助等方面的民生档案。

二、主要特点

1、领导重视，社区建档工作得到加强

各街道办事处的领导十分重视社区建档工作，对于社区是民生档案产生和利用的重要基地和窗口有了充分的认识，按照《南开区档案局关于对社区居委会档案整理情况进行检查的通知》的要求，积极配合做好基层社区居委会民生档案的整理工作，在人、财、物上给予了一定的支持。如：嘉陵道街主任办公会专题研究社区建档工作，并规定时限，狠抓落实，在全区率先完成了社区居委会档案整理工作。广开街分管档案工作的领导对社区档案整理工作严格要求，在确保人力、物力的同时，要求并组织各社区居委会全体成员一起动手整理档案，将历年档案整理完毕。学府街加大对全街社区档案工作的资金投入，拨专款统一为社区建档工作购置档案装具，较好的解决了社区资金不足问题。

2、克服困难，确保档案整理工作如期完成

各街档案干部在时间紧、任务重的情况下，没有放松对档案整理工作的要求，正确处理好日常工作与指导社区建档工作的关系。她们同区档案局的同志一起，深入社区居委会指导、帮助规范建档，严把档案质量关，确保档案整理工作取得实效。如：水上公园街档案干部在怀孕特殊时期，克服困难，坚持到每个社区居委会耐心进行指导，保证了案卷目录的及时上交，受到居委会主任的好评。社区居委会高度重视档案管理工作，他们在换届选举前，工作任务十分繁杂的情况下，有的集体利用周六、周日加班，有的把文件材料带回家进行整理，确保了社区档案整理工作的如期完成。

3、规范建档，社区档案管理水平得到提升

通过规范建档，社区档案管理从原来的完全利用手工检索，逐渐转变成有条件的社区利用计算机辅助管理档案，实现双重检索，极大提高了档案检索速率和查准、查全率，方便了社区档案干部利用档案开展工作。如：鼓楼街在计算机辅助管理档案方面先行先试，面对社区居委会主任年龄偏大、对计算机不太熟悉等不利条件，街档案干部加大指导力度，使全街所有社区居委会实现了微机管理档案。还有的社区居委会干部充分利用业余时间，甚至把部分工作带回家由子女帮忙完成计算机录入，实现了微机检索利用，使基层社区档案管理水平迈上了一个新台阶。

三、存在问题

虽然我区社区建档工作取得了一些成绩，但还存在一些问题，主要表现在：

1、社区建档工作发展不平衡

个别单位的领导对社区建档工作的重要性认识不够。街档案干部由于兼职过多没有担负起对社区档案工作的督促和指导的职责。

2、部分社区建档工作缺少必要的资金投入，不能保证社区建档工作的规范管理。

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一、电子文件定义及其特点综述

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：

1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；

2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；

3、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；

4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件与传统税务档案的区别

（一）电子文件的归档方式与传统档案不同

电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

（二）电子文件在保管方式上和传统档案有差异

电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。税务档案管理部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，税务档案管理部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

（三）电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同

因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案管理部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标收、著录。技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

（四）电子文件查询利用方式和传统档案不同

只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案室的工作人员，工作人员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

三、电子文件对税务档案业务管理工作的影响

（一）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的阅卷归档制度。文件的归档阅卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形成移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

（二）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

（三）由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。:

四、电子文件在税务档案管理中的运用

（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置及至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（二）解决好电子文件的保存问题

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制，以防止信息损失。

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关键词：养老保险社保业务档案管理

1、维护社会保险档案，保护职工权益

随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。

我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册企业职工养老保险卡补缴缴费分解表历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。

随着国有企业重组兼并倒闭，职工下岗中断劳动关系中断缴费情况大量出现，如何记录保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。

1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。

2、社会保险业务规范化管理

在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。

社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设文件材料收集归类整理立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署同组织同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。

为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。

3、社会保险业务档案管理的统一与标准化

社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。

3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理便于查询集中保管确保安全的原则，做到有章可循有制可依有底可查，统一了业务档案管理工作制度。

3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火防光防尘防盗防潮防高温防污染防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房档案查阅办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜灭火器温湿度计空调计算机等专用设备。新晨

3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集积累整理保管应用查询服务工作。

保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料文件集中起来，进行鉴定整理组卷归档。

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［关键词］人力资源 档案 管理

［中图分类号］C979 ［文献标识码］A ［文章编号］1009－5349（2011）08－0031－01

人力资源和社会保障监察案卷档案是指人力资源和社会保障监察机构在办理监察案件过程中形成的，能反映案件真实情况，有保存价值的各种文字、图表、声像、证物(以下统称文书材料)等不同形式的历史记录。人力资源和社会保障监察卷档案管理，遵循一案一卷、分类保管、利于保密、方便利用的原则。人力资源和社会保障监察明确专门的档案管理人员，具体承担案卷档案管理工作，在业务上接受同级人力资源和社会保障行政部门档案管理工作的监督和指导。

一、收集、整理案卷材料

人力资源和社会保障监察机构在立案后，承办监察员即开始收集有关本案从受理立案到结案执行各阶段的各种文书材料，着手立卷工作。在案件办结以后，要认真检查全案的文书材料是否收集齐全，若发现文书材料不完备的，应及时补齐或补救，并去掉与本案无关的材料，再行排列整理。

二、立卷编目并装订卷宗

人力资源和社会保障监察案卷一般按照下列顺序排序装订：1.卷宗封面；2.卷内目录；3.受理举报登记表(附举报材料)、检查登记表、移送通知书、指定管辖通知书等案件来源材料；4.立案审批表；5.当事人及有关人员主体资格及身份证明材料；6.调查取证材料(询问通知书及送达回证、调查笔录等各类证据材料)；7.限期改正指令书及有关材料(案件办理报批表、送达回证、改正情况材料)；8.处理、处罚文书(劳动保障监察决定书、行政处罚告知书、行政处理决定书、行政处罚决定书)及有关材料(案件办理报批表、讨论案件笔录、听证程序材料、送达回证、当事人申辩材料)；9.结案审批表；10.执行手续材料(罚款收据、强制执行申请书、人民法院关于执行的裁定书等)；11.行政复议和行政诉讼材料(复议申请书或行政状副本、答辩书(状)、复议决定书、人民法院的判决或裁定书等)；12.卷内备考表及卷底。

三、对案卷进行分类和统计

人力资源和社会保障监察案件文书材料可根据利用需要分为正卷和副卷，一卷一号，副卷案卷号与正卷相同，在卷案号后加注“副”字。正卷为案件办理过程中形成的可以对外公开的文书材料，副卷为案件办理过程中形成的有关内部工作情况等不能对外公开的文书材料。对事实清楚、情节简单的案件，文书材料中没有不宜公开材料的，可以只立正卷。人力资源和社会保障监察案卷文书材料的排列顺序，总的要求是按照办案程序的客观进程及形成文书时间的自然顺序，兼顾文书之间的有机联系进行排列。卷内目录应按文书材料排列顺序逐件填写或打印。一份文书材料编一个顺序号。没有题名的文书材料要拟定题名，题名不得随意更改和简化。

四、办理案卷的查阅、借阅手续，有效利用案卷档案

劳动保障监察机构工作人员因工作需要借阅档案，应办理借阅登记手续。借出档案，须经劳动保障监察机构负责人批准，并按规定期限退还，一般不超过7日。外单位的人员查阅档案，应持介绍信或其他有效证明，经劳动保障监察机构负责人批准后，与承办监察员一同查阅。凡涉及投诉举报人利益、用人单位商业秘密以及其他需要保密的事项，应当采取保密措施，防止泄密。卷内材料除行政处理决定书、处罚决定书等结论性材料，不准摘抄和复制。档案利用人不得拆封、抽取材料、涂改、勾画、污损，不得转借他人。

五、做好案卷档案的保管和防护工作

卷宗装订前，要对文书材料进行全面检查，材料不完整的要补齐，破损或褪色的要修补、复制。订口过窄或有字迹的要粘贴衬纸。纸张过大的材料要修剪折叠。加边、加衬、折叠均以A4办公纸为准。对于字迹难以辨认的材料，应附上抄件。外文及少数民族文字材料应附上汉语译文。需要附卷保存的信封，要打开展平加贴衬纸，邮票不得取掉。文书材料上的金属物必须剔除干净。设置档案室，配备档案装具，采取防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施，定期检查门窗、电灯、开关等，周围不得存放危害档案安全的物品。

六、档案管理人员必须严格遵守纪律，保守国家秘密，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案内容

对保管期限届满的档案，按国家有关档案销毁的规定办理。确定销毁的档案，应把其中的行政处理决定书、决罚决定书等结论性文书取出一份，按年度、类别、案卷号的顺序整理立卷，随有关年度编号，永久保存。对仍有继续保存利用价值的档案，可以适当提升档次，继续保存。

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关键词：社会保险业务；档案管理；误区

社会保险业务档案是各级经办机构在办理社会保险收、支、管全过程中所形成，并被保存起来以备查考的文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式的历史记录。这些记录能够准确反映一个参保对象从办理参加养老保险手续到终止养老保险关系，其间所能享受到的养老、医疗、失业、工伤、生育等待遇。随着社会保险制度改革从局部试点到全面推开，社会保险覆盖范围逐渐扩大，参保人数、参保单位不断上升。与此同时，随着社会保险业务量和档案数量的与日俱增，社会保险部门所承担的安全有序管理社会保险业务档案的职责也日渐沉重。由于社会保险业务档案建设是伴随社会保险制度建立而逐步发展起来的，还属初始阶段，由于没有全国性的社会保险档案业务管理标准和规定，各地业务档案管理不尽统一，缺少规范，因此在具体工作中容易产生一些“误区”。如不及时纠正，会对社会保险业务档案的标准化、规范化管理带来一定的影响。

一、社会保险业务档案管理存在管理上的“误区”

一讲到“社会保险业务档案”，不少同志很容易将其同办公室产生的文书档案联系在一起，因此，把形成的业务资料全部推向办公室，由文书、档案人员判定是否具有归档价值。实际上，业务档案与文书档案形成的范畴、利用的对象都不同。业务档案来自于业务运行过程，是整个业务工作中的一个重要组成部分。因此，业务部门有责任对其进行收集、整理、编目、装订、归档，直至移交档案室，实行集中统一管理。至于收集范围、整理方式要达到什么程度，业务部门可与办公室共同探讨，业务部门有了解业务全过程的特长，办公室人员有收集、归档、保管文书档案的经验，这样各取所长、相辅相成，可制定出比较符合本单位工作实际的《业务档案归档范围和分类方案》。在办理业务过程中，业务部门本着谁经办、谁整理、谁归档的立卷原则，可根据归档范围先分类别，以“参保单位—年度—业务环节（类别）”分类方法，先区分参保单位，再区分年度，第三区分业务环节，同一单位同一年度社会保险文件材料中，件的排列依照社保登记类、参保人员类、申报结算类、保险关系转停类、待遇类顺序排列。密不可分的材料依顺序排列在一起，经办机构的材料在前，参保单位提供的材料在后，结论性材料在前，证据性材料在后。按照业务档案流程编制归档文件目录、加盖归档章、填制备考表，然后装盒归档，全部实行了“一户一档”的管理办法。这样，业务部门就完成了立卷的任务，并于次年1月底前将上年度业务档案移交档案保管部门统一编目、存档、保管和提供利用。值得一提的是，在移交时要办理档案交接手续。这一过程的有分有合，有序流转，也体现了各自“职能”和“责任”的不同，避免了原始依据的遗失、混杂，方便以后利用。

二、社会保险业务档案管理存在载体上的“误区”

目前，计算机在社会保险业务运作中应用广泛，各种数据已通过计算机生成、存贮、共享。有人认为最初记载于纸质的原始资料已无保存价值，认为通过计算机直接查寻更加快捷明了。这种认识存在一定的偏颇。计算机固然有其科学、准确、检索方便、存贮量大、易于修改等特点，但纸质文件、纸质档案却始终保持和发挥着原始凭证的作用，并且有永久保存价值。这一点恰恰是电子文件所欠缺的。因为档案的法律效力是国家《档案法》赋予的。目前，电子文件的法律效力没有得到《档案法》的认可，所以遇到数据更正、司法公正时，只能依靠纸质文件、纸质档案。这方面的事例不胜枚举。即使在国外先进的国家，也重视纸质文件、纸质档案的凭证作用。所以，首先要对社会保险业务档案的载体保管有个正确认识，纸质文件要归档，计算机形成的电子文件同样要归档，从而发挥各自不同的利用价值。对纸质业务资料的归档形式可延用文书档案的管理方式，对电子业务资料的归档则通过程序控制和备份，并刻录成光盘存放在防磁柜里永久保存，每四年再重新刻录一次保存。

三、社会保险业务档案管理存在操作上的“误区”

在具体操作中，也会遇到这样那样的实际问题，也需要有一个协调统一的过程。

1.归档范围

有的同志认为，凡是业务工作中形成的所有资料都要归档，实际上没有这个必要。一定要视业务资料的利用价值而定，实行优化收集，在保管期限上也可以区分一下。同时，也要防止重复劳动。例如：社会保险基金征缴部门形成的一式几联“征缴凭证”，因财务部门托收后将其中一联按月整理装订成基金凭证，并按规定移交档案室，这样基金征缴（下转第75页）（上接第93页）部门产生的一联存放于本部门保管就可以了，因为一个档案室存放两套完全相同的档案也是一种浪费，应根据需要确定归档内容。

2.业务档案形成也要有“收支两条线”的观念

社会保险主要有征收和支付两块工作，征收和支付形成的原始资料不应混杂。一个卷一个内容，即使是以一个单位，也要分清“收”与“支”分作两类归档。

3.案卷排序问题

既要贯彻档案集中统一管理的原则，又要兼顾不同档案的各自特点，分别排序，同一类别的案卷流水号从上到下，从左到右的顺序排列上架，不同类别的案卷不得排列在一起。档案上架后，对各架编制档案存放示意图，便于查寻。

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一、社会养老保险业务档案管理

近年来，社会养老保险业务的档案管理已经进行了多方面的改善。之所以对社会养老保险业务档案管理不断地进行完善，是因为最终的目的是要避免养老保险业务档案的不真实、不完整和不安全性。社会养老保险业务档案管理是提高养老保险保障的一种重要手段，通过为参保个人及社会有关方面提供优质高效服务来促进社会养老保险业务的发展。有数据资料表明，在档案服务工作趋于信息化、网络化的今天，必须要对社会养老保险档案管理工作进行改革，才能适应当今时代的需要。因此，在新形势下，为了不阻碍社会养老保险业务档案管理工作适应社会保险事业的发展，必然要对社会养老保险档案管理工作提出更高的要求。目前，社会养老保险业务档案管理主要存在以下几点问题：一是缺少规范化的档案管理制度；二是信息化档案管理水平较低；三是档案管理人员管理素质有待进一步提高。

二、提高社会养老保险业务档案管理工作的对策

（一）完善和规范档案管理制度

社会养老保险档案的保管要做到制度建立、专人负责、安全存放和交接衔接。社保经办机构和企业应建立社会养老保险档案管理制度，明确管理人员分工和职责，对档案建立、维护、交接等环节进行制度化管理。档案纸质材料应当排列整齐有序，储存在专门的场所，重要材料应复印备份，档案电子数据应当有比较强的网络安全性，必须做到异地备份，数据格式要有清晰的说明以便日后升级维护。这里特别要强调交接环节一定要尤其重视，严防脱节，否则会给后续工作带来无法预计的困难。

（二）对社会养老保险档案进行科学分类和有序整理

1.科学分类档案分类不仅是档案文件整理中的一个工作程序，更重要的是在整个归档文件整理工作中具有主导的作用。没有合理的分类，归档文件收集整理工作就无法开展下去。归档文件只有赋予鲜明的特征，才能加以区别和联系，便于保管和利用。所以，确定养老保险档案的分类标准，实现科学分类，是档案归集、整理和保管的基础，同时又指导着其他各项工作的有序展开。2.平时归档平时归档是立卷人员依照档案分类与范围。将已经办理完毕的文件材料，随时归入临时卷夹（卷盒）内，这就是平时归档。平时归档要“随办随归”，不得积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。3.有序整理档案的整理，应按各类档案的归档范围，由各职能部门负责收集整理。归档文件材料的排列，要按照各类文件材料归档的范围、发生时间、重要程序分门别类地收集和整理，依次进行排列。档案在整理后，要去掉金属物，对破损的应按裱糊技术要求进行托裱。4.合理编号整卷装订的案卷其全部卷内文件要编统一的顺序页号。并以“件”为单位在文件材料的首面加盖归档章。5.编制目录归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、所在页号（或件号）以及备注等项目。件号即文件材料的排列顺序号；责任者是指制发文件材料的组织或个人；文号即发文的字号；题名即文件材料的标题；日期即文件材料的形成时间；页数即填写一件文件材料的总页数；备注即需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出和销毁等。6.标准化装订按照国家最新的档案管理办法，文书类档案可以不装订，可按件和保管期限直接装盒。而会计类和养老保险业务类档案必须装订成册。装订材料，必须选用经档案行政部门认可，符合档案保护要求的安全材质。装订档案，一律采用案卷左侧装订，并将左、下侧对齐，采用“三孔一线”的方法装订。7.填写卷面案卷封面项目包括：全宗名称、案卷标题、起始时间、保管期限、件、页数和归档号。案卷封面项目的填写，要求内容完整、概括准确、字迹整洁、一目了然。8.档案装盒不同类别、不同年度、不同保管期限的归档文件材料不能放入同一档案盒。档案盒的厚度与归档文件材料的厚度相适应，避免归档文件材料弯曲受损。9.定期移交按照有关规定，凡在工作中形成的在归档范围内的文件材料，均由相关责任部门进行整理、立卷、装订，并定期移交档案部门归档。各职能部门应在次年初向档案管理部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。应归档的文件材料要齐全完整。10.规范排列案卷移交档案室后，管理档案人员要将一个年度、一个类别的案卷进行系统化的排列，使卷与卷之间保持一定联系，固定顺序，便于查找利用。

三、实现社会养老保险信息化、网络化

社会养老保险档案要实现数字化、网络化管理。要充分利用计算机数据库管理功能和网络平台，建立养老保险档案管理信息系统，实现档案管理的数字化和网络化。这是我国社会保障体系建设、社会保障信息化建设和提高社保经办机构管理服务水平的必然要求，也是现代化社会养老保险档案管理的发展方向。档案管理的数字化和网络化不仅有存储量大、检索方便、数据传递快速便捷等优点，而且在实现资源共享、提高统筹层次方面也有现实意义。

四、结语

综上所述，在新形势下，社会养老保险业务档案管理工作仍然是需要关注的一个领域。针对社会养老保险业务档案管理中不适应当前时代需求的问题，要通过完善和规范档案管理制度、提高信息化档案管理水平以及提升档案管理人员素质等途径进行改革，才能确保社会养老保险业务档案管理工作的有效性。

作者:刘志忠 单位:承德县社会保险事业管理局

参考文献：

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摘要：随着社会保险事业的发展，社会保险业务档案的基础性地位和服务性功能日显重要。社会保险业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。 关键词：养老保险 社保业务 档案管理 1 维护社会保险档案，保护职工权益 随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。 我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。 随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。 1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。 2 社会保险业务规范化管理 在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。 社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。 为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。 社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。 3 社会保险业务档案管理的统一与标准化 社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。 3.1 统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。 3.2 统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至

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关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。 . 统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。 保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料、文件集中起来，进行鉴定整理、组卷归档。 培训也是必不可少的。为了做好社保业务档案整理、归档工作，确保业务档案的完整、准确、安全和有效利用，保定市社保所组织各县（市、区）专兼职档案管理人员参加市档案局举办的档案业务培训。通过培训，使档案管理人员全面、系统地了解档案专业知识。并采取走出去、请进来的方法进行辅导。走出去，就是组织各县社保档案员到典型示范单位取经，通过现场观摩提高其感性认识；请进来，就是邀请市、县档案局的专业人员，针对社保业务档案的具体情况，手把手地从应归档的文件材料的收集整理、立卷、归档各个环节进行现场指导，提高实际操作能力，确保档案资料收集齐全，整理规范。 保定市不仅建立了比较完善的社保业务档案管理制度与流程，还拓展业务档案收集渠道，改善了业务档案保管条件，丰富业务档案门类和数量，抢救了一大批受损业务档案，确保业务档案的完整和安全，基本实现业务档案信息化管理。 文章屋在线 wzk.co

    

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一、概念选择

笔者收集的部分地方管理规定中，对社会保险档案概念有三种解读，即社会保险机构档案、社会保险专业档案和社会保险档案。这三种概念正好由大到小兼容。社会保险机构档案是指社会保险机构形成的所有档案，包括文书、会计、业务、声像、电子等门类。例如《山东省社会保险档案管理暂行办法》。社会保险专业档案是指社会保险机构业务部门在经办过程中产生的基金会计和专业性文件材料，例如《天津市社会保险业务档案立卷归档暂行规定》。社会保险档案是指社会保险机构业务部门在经办过程中产生的、除基金会计材料之外的专业性文件材料。如《广东省社会保险业务档案管理暂行办法》。

对于上述概念的选择，都是地方社会保险部门和档案行政管理部门基于对本地区实际工作情况的考虑而做出的。第一种概念固然有全局观，但与2006年年底刚刚颁布的国家档案局第八号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》相抵触。第二种概念专业档案特点突出，但管理难度较大。虽然基金会计材料在社会保险部门产生的专业性文件材料中所占比例极大，理应进行重点管理。但这部分材料明显属于会计档案范畴，其管理方式和归属流向理应由国家财政主管部门提出规范要求。仅由劳动保障部门和档案行政管理部门提出规范要求就不甚合适。因此笔者认为，从国家劳动保障主管部门和档案行政管理部门宏观管理的角度出发，应当选择第三种概念为社会保险档案概念。这样，既能够突出专业档案管理特色，也能掌握社会保险机构发挥职能产生的特色档案。

二、归档范围

养老、医疗、失业、工伤和生育是覆盖面最大的五个社会保险险种。部分地区亦开展了农村养老保险和农村医疗保险。社会保险档案的归档范围亦应将上述险种业务经办过程形成的专业性文件材料容纳其中。由于地方社会保险机构设置不同，既有“五险分设”的，也有“多险合一”的和“五险合一”的，这就造成各地社会保险机构的归档范围也各不相同。从国家劳动保障主管部门制定政策和地方社会保险机构工作实际来看，各个保险险种经办程序虽然各不相同，但也有共同的管理环节。例如：五大险种均要求进行社会保险登记，对参保单位的相关情况材料进行留存；而且，五大险种都要进行针对性稽核，对骗取保险金案件按既定程序进行查处。但是，养老、医疗和工伤等险种还要进行个人账户管理，医疗和工伤保险还要进行定点医疗机构或个人的管理。所以说，经办过程形成的专业文件材料既有不同，也有共性。因此笔者认为，社会保险档案的归档范围既要按不同的社会保险险种详列形式一致的文件材料，也要指出不同保险险种的特殊内容文件材料。

三、分类整理

从上述归档范围来看，笔者认为应将社会保险分为单位管理类、个人账户类、定点监管类和社保稽核类。不同类别的专业性文件材料不宜混合在一起整理。由于各地参保单位和参保者数量各不相同，产生的专业性文件材料数量差别较大，国家劳动保险主管部门和档案行政管理部门不宜对单位管理类和个人账户类文件材料提出统一的整理要求，而应当让各地根据本地区实际情况做出整理方式规定。相对而言，定点医疗机构、零售药店定点医师的数量不多，社会稽核案件数量亦不是很大，这两类文件材料倒是可以采取规定划一的整理方法。

四、保管期限

笔者认为，社会保险档案的保管期限划定应根据维权需要、保护隐私、便于操作等多种因素进行综合考虑。

对于参保者个人而言，社会保险待遇事关个人的切身利益。社会保险部门也提出了对参保者跟踪一生、记录一生、保障一生、服务一生的理念。因此，社会保险档案个人账户类就必须以账户注销作为计算保管期限的起始点。账户注销既有可能是参保人死亡，也有可能是参保人停保。同理，参保单位类也必须从其账户注销后开始计算保管期限。依照这个模式，定点监管类从定点资格撤销起开始计算，社保稽核类从案件结案时开始计算。这样，可以使档案人员很方便地掌握鉴定时机。

至于社会保险档案的保管期限，笔者认为应当使用标识制，而且不必设多个档次。笔者建议，社会保险档案的保管期限分为“永久”和“三年”两种。单位管理类中，在本地区经济发展过程中有代表性的民营企业的账户为“永久”，其余单位账户为“三年”。个人账户类中，对本地经济文化发展做出突出贡献的参保者账户为“永久”，其余个人账户为“三年”。定点监管类中，发生过重大医疗事故、重大意外事故、恶意骗保案件的机构或人为“永久”，其余机构或人为“三年”。社保稽核类中，涉案金额巨大的案件为“永久”，其余案件为“三年”。

对于部分社会保险档案只需要保存三年，笔者这样考虑：从为参保者维权的角度出发，相关社会保险档案是其提起社会保险行政复议或行政诉讼时的有利凭证。在2001年劳动保障部下发的《社会保险行政争议处理办法》中规定：“申请人认为经办机构的具体行政行为侵犯其合法权益的，可以自知道该行政行为之日起60日之内向经办机构申请复查或者向劳动保险行政部门申请行政复议”；“行政复议申请期限从申请人知道行政复议权或者行政复议申请期限之日起计算，但最长不超过两年。”另外，民事诉讼的法律时效一般为两年。无论是参保单位账户还是个人账户，其档案保管期限均从账户注销之后开始计算，保管三年应该可以满足相关各方的维权需要。同时，个人账户许多材料涉及参保者个人隐私，相关档案短期保存对于保护参保人隐私也是有利的。由于定点资格撤销后需要重新按程序提交有关证明材料，此前形成的相关定点监管类档案参考意义不大，保存价值不大。同样，社保稽核类中涉案金额小、情节不太严重的部分档案也不必长期保存。