合同档案管理办法细则范文

导语：如何才能写好一篇合同档案管理办法细则，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：合同档案管理 部门立卷 信息化 编研

【分类号】U231.3；G271

0 引言

地铁工程建设周期长、参建单位众多、专业复杂，地铁工程圆满顺利地建成，合同的作用功不可灭。建设单位是通过合同制约、管理和监督各参建单位，参建单位依据合同完成各自工程项目。合同在中间是一个桥梁作用。而一旦发生纠纷，双方可以及时运用合同档案记载的内容依法维护各自的合法权益，合同又起到了一个凭据作用。另外，通过对合同档案信息地提炼，把死档案变成活信息。管理好合同档案的意义就可见一斑。本文结合地铁工程合同的特点及类别，针对合同管理过程中出现的问题，对地铁工程合同档案管理进行了探讨，从而规范合同档案管理，提高合同档案管理水平。

1 地铁工程合同特点及类别

地铁工程合同档案具有档案和合同的共性，又因地铁工程的特殊性和复杂性决定了合同档案还具有以下特点为：专业性强，合同数量大，种类多。合同按内容可分为工程建设类合同、运营管理类合同、资源开发类合同、公司人事及行政事务管理类合同及综合类合同。工程建设类合同分为勘察、设计、监理、咨询、建筑承包、安装承包、装修承包、物资设备采购、工程、技术咨询和专题研究合同、工程征地、拆迁、借地等与建设有关的其他合同、地铁建设工程其他资金来源的合同等。合同按档案类别又可分为管理类合同、基建合同、科研合同、设备合同、劳动人事合同等；

2合同档案管理现状

2.1.合同文件材料不符合归档要求：合同支撑性材料有些原件缺失，有些为复印件，附件不齐全等。公司合同管理实行的是承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，每份合同都应产生合同审批签发单、律师意见书、财务意见、各相关业务部门意见及其修改稿件和会议纪要等等合同支撑性文件材料，但是这些附件材料总是不齐，时有时无。

2.2部分合同未能及时向档案室移交归档。目前除合约部主管的建设工程类合同定期向档案室移交归档外，其它部门及下属公司的合同很多还留存在各自手上。如运营公司在运营期间产生的国产化、科研技改合同；实业公司的物业租赁、广告发包承包、合同、房地产开发、物资采购等合同；办公室汽车采购、维修合同、办公用品采购、其他行政管理合同；

2.3移交归档的合同文件材料散乱未经整理，合同整理组卷困难。因档案人员对合同评审过程不了解，在对合同进行整理组卷时，常常对一些看似与合同无关的材料拿不准、伤脑筋，对于过程中反复修改的合同稿顺序更是迷惑，而且因合同附件材料很杂乱，合同附件材料是否齐全、签章手续是否完善也很难把握

2.4合同整理组卷工作积压严重。地铁工程合同量大，平时合同都是批量移交，批量签收。每逢合同利用时或是突击组卷或只能提供散份合同文件。未装订合同借出可能有合同附件遗失风险。

2.5合同电子文件目前尚未归档。

2.6合同档案管理还停留在初级的合同整理、归档阶段，尚未着手合同的编研，合同档案资源价值尚待开发利用。

3合同档案管理思路

3.1建立合同档案网络管理体系，推行部门立卷制。

由公司档案室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同档案，并负责指导、监督、检查和培训合约部门及各下属公司的合同档案管理工作。合约部门及各下属公司应分别确定一名合同档案管理人员，负责合同及其相关文件材料的组卷归档工作。企业档案管理规范明确指出谁产生谁收集，谁负责谁组卷。因为每份合同具体有哪些附件材料，材料之间相互关系只有承办人员是最清楚的。让具体承办人预立卷，各部门下属公司合同档案管理人员组卷，实施部门立卷制才能保证合同档案齐全、完整、系统，又能避免合同组卷工作大量积压。

3.2制定合同档案管理制度。用制度固化合同管理各部门的职责。

合同档案管理制度是合同管理制度的一部分，通过建设合同档案管理制度，规范合同档案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相关凭据材料。通过合同档案管理制度明确合同档案管理部门职责，合同归档具体要求及合同的利用。通过制度界定各部门各责任人的整理组卷的义务责任。通过归档制度明确合同及其相关文件材料的归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。用归档范围指导哪些文件材料应归档范围。例如有关修改合同的文书、图表、传真件及合同成果性资料等均应为合同的组成部分，而一些跟签发合同并无直接关系的审计材料、其它行政收发文及联系单就不应归入合同。通过归档要求固化合同移交清单，明确合同移交附件的准确页数。通过合同利用制度明确合同正本原件无特殊情况不外借，避免合同借出遗失风险。各分公司、各部门员工确因工作需要须借出，须经分公司、分管领导签字同意。合同还应每年清理一次。发现损毁、遗失，要查明原因及时处理，并追究相关人员责任。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章，这些均需在合同归档要求中明确。

3.3 开展公司合同管理人员内部培训，提升合同管理水平。

在公司内部开展法制宣传，增强公司各部门合同管理人员法律观念，增强合同归档意识。讲解合同管理办法及归档要求，明确合同整理细则，如何鉴定归档文件，如何排序，提高预立卷的案卷质量。同时可通过培训对合同管理人员日常的合同副本文件的接收、借阅、发放管理等进行规范。进一步提升合同管理质理和水平。通过内部沟通交流，为下步实现合同电子文件的移交归档做好准备。

4.4加快合同档案信息化建设

公司目前已开发运用合同管理系统用以对合同执行情况进行跟踪。但是合同管理系统与档案管理系统还不能对接。档案管理系统的合同信息完全还完全依套手工录制目录和挂接电子文件目录。如果把两者对接起来，就能避免大批量的合同文件电子目录挂接工作量，减少人为失误。实现以后同步合同电子目录与电子文件同步传输，即便于合同档案管理，又方便合同查询利用利用。

3.5开展合同档案编研工作，加强合同档案资源开发。

通过对合同信息进行著录，根据各部门需求，编制各类合同信息小册子和合同档案检索表，发放到相应部门，或是通过如OA平台或是信息管理系统平台合同目录信息等活动，即可以从合同中提炼出重要信息方便各部门利用需求，又可通过对合同信息的汇总给领导层提供决策参考。合同不仅是一种凭证，更是一种资源。把死档案变成活资源，把死合同变成活信息。

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前言：

一个企业的经营成败和合同的管理有着密切的关系。现代社会发展迅速，合同已经进入到各个领域，只有充分重视合同以及合同的管理工作才能有效降低企业施工的风险，才能增加企业的利润。合同的管理不能仅仅注重合同的签订前管理，更要注重签订后的管理，要及时对合同进行补充，以免发生不必要的纠纷。

1.建筑企业合同管理中存在的问题

1.1合同签订的主题不当。合同中对自然人、法人、其他组织以及合同的主题都要有所标注。

1.2合同文字描述不严谨。签订合同时一定要使用准确的文字，不得使用容易产生误解的文字，避免签订合同后造成争议。

1.3标准合同文本。要使用标准格式的合同，可以参考合同的示范文本。

1.4合同应及时进行完善。合同在最初制定时难免有不合理额地方，要在执行过程中根据实际情况进行完善和变更。

1.5重视合同资料的法律效力。改正或者签名的资料原件一定要保留好，这是最有法律效益的文件。

2. 建设工程施工合同特征

建设工程是一种特殊商品，具有唯一性、单件性、建设周期长、施工生产和技术复杂、工程认证多、价款支付繁杂、施工期间受外界自然条件影响大等特点。因此，也决定了建设工程施工合同具有自身的特征：合同的“标的物”数额较大，内容条款较多，履行期间较长，合同的涉及面较广等等。

3. 建设工程施工合同管理的主要内容

建筑施工企业合同管理是一个系统性工程，包扩合同的签订、履行、变更、终止以及控制、监督等一系列环节。对施工企业来说，经营成败与合同管理密切相关，是市场经济条件下企业管理的一项核心内容，必须予以高度重视。

3.1积极开拓市场，做好工程项目的投标工作

目前，我国已经从计划经济体制转为中国特色的市场经济体制，企业获得施工任务也从靠政府计划安排变成了通过招投标去获得取。市场竞争的机制的逐步完善，必将引来企业竞争的加剧，要想生存和发展就必须立足市场，通过投标来获取施工任务。

3.1.1.组建强有力的投标团队。聘请业务精练、具有招投标实战经验、了解建筑市场的人员组成投标团队，对于大型复杂的项目还应成立攻关队伍。

3.1.2.熟悉招标文件并编制切合工程实际的施工组织设计。施工组织设计不仅要完全符合所投项目的施工要求，而且还要在节省费用、缩短工期、安全文明施工等方面体现出企业的特色和优势。

3.1.3.合理报价。本着诚实信用的原则，根据企业实际和工程特点，合理地、实事求是地确定报价。

3.2推行项目经理管理模式以项目经理部为单位，科学合理的明确责、权、利，充分调动项目经理的积极性，全面推行项目经理负责制。

4. 建筑施工企业如何签订合同和加强合同管理

4.1建制度建立健全合同管理制度体系

“没有规矩不成方圆”，企业合同管理必须要有一套协调、务实、科学的制度体系，从而使合同管理实现制度化、标准化、规范化。首先，应当制定合同管理办法，主要明确各部门职责、管理原则、工作流程以及罚则等，切实解决“合同多头管理，实际无人管理”的问题；同时，有必要在管理办法中明确本单位一些重要合同管理措施，比如重大合同的标准、签约权限及程序等；其次，要根据合同管理的各环节，制定操作性强且切合企业管理实际的管理细则，如合同评审管理办法、合同履约监控管理办法、合同印章管理办法、合同代表授权管理办法、合同档案管理办法、合同监督检查管理办法、合同纠纷案件处理管理办法、合同业务培训管理办法等。制定上述细则主要把握两点：一是要注意与合同管理办法以及各个细则之间的衔接对应；二是程序要具有可操作性，既要满足防范风险的需要，又要尽量简洁明快；还应当根据本单位实际和现场项目管理需要，制定有关操作指引和指导意见，比如制定调价索赔操作指引，制定加强合同档案资料保管的指导意见等，这些指引、意见和上述管理办法、细则，共同组成了企业的合同管理制度体系。另外，为了让合同管理相关人员对合同管理制度有比较直观的了解，合同管理部门应当对上述管理办法、细则指引、意见等，制定流程图，使工作程序更加直观、清晰，便于各项管理制度的贯彻落实。

4.2树立合同观念,增强合同意识

建筑施工企业，特别是企业负责人、项目负责人、合同管理人员要加强学习《合同法》、《建筑法》、造价管理等相关法律、法规，处处以法律为依据,以合同管理为中心，按照合同约定的条款履行义务,维护自身的合法权益。

4.3合理规避、转移风险

一般来说，施工过程都是一个较为漫长的过程，都会不可避免的遇到政策调整、市场价格变动以及自然灾害等不可抗力情况，必将引起合同变更。出现了合同变更事由，施工企业要及时与监理、甲方进行变更确认，以便获得相应补偿和赔偿。同时，还应通过参加工程保险等社会保险方式把一部分风险合理转嫁出去。再则，工程价款的结算方式、材料价差调整方式和依据、付款方式、合同纠纷的调解方式等都要在合同中进行明确约定。

4.4会签评审合同文本

作为合同管理部门，会签评审合同的重点主要放在合同的合法合规性及法律风险防范方面，其他方面由合同承办部门、相关业务部门起草、会签评审把关。一是制定合同评审管理办法，明确各部门评审合同的职责、合同会签评审流程，以及合同评审意见的反馈等。目前，大多数建筑施工企业都实行项目管理制度，因此合同评审有必要实行多级会签评审制度，如某项目部要签订合同，首先由该项目部相关部门对该合同进行评审，然后提交项目部的上级管理单位各部门进行评审，通过多级把关，防范合同签订阶段的法律风险。二是认真评审每份合同。要重点审查合同当事人主体资格，主体资格不当则影响合同效力；要防范合同条款挂一漏万，特别是注意防止漏违约责任，实践中许多项目部不重视违约责任的约定，认为合同双方关系很好，不会产生纠纷，一旦发生争议不利于追究对方的违约责任；要避免合同文字不严谨、用词不准确，从而产生歧义，不能完全体现双方的真实意志；要关注支付条款，建设工程工期长、金额大，如果付款条件不明确或不严苛，施工单位的资金压力就很大，甚至不得不垫资施工，因此必须审核付款条件、比例；另外，要关注主合同、从合同关系，原协议和补充协议关系等。合同评审后，管理部门和各业务部门应当督促评审意见的落实，基层项目应当对上级单位评审意见的落实情况进行反馈，从而保证合同会签评审制度的闭合性。需要强调的是，合同评审切忌流于形式，实践中不少企业的合同评审都存在滞签、倒签现象，甚至会签评审合同只是为了应付各种检查，这些都要通过有关罚则给予坚决处理，从而保证管理制度得到严肃执行。

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司法机关档案概述

司法档案是以诉讼档案为主体的多元化档案体系，作为特殊的档案门类，司法档案与其他档案相比，具有鲜明的特点。从档案管理来看，司法档案在收集和整理、保管期限、归档范围、归档流程等方面有专门的法规、标准、规范。从档案形成来看，它完整反映司法机关在案件侦查、审理过程的工作情况，按照国家的法定程序形成。从档案作用来看，司法档案是案件办理的原始记录，多系手抄孤本，是案件审判工作的重要凭证和依据，其“原始性”和“真实性”高于其他文献材料。从保管机关组织架构来看，司法机关按照法院、检察院行政区划管理，均为业务领导与保管职能合一的体制，不必纳入各级档案馆的进馆单位，司法档案由司法机关档案室独立管理，各级档案局负责检查和指导档案工作开展。

司法机关档案资源体系建设存在的问题

档案信息资源系统建设，作为信息化建设的核心内容，是加快档案工作融入信息社会步伐、推动档案部门向多元化服务型角色转变、适应新时期社会和公众需要的重要举措。近年来，司法档案的建设取得了一定的成果，门类比较齐全、结构逐步合理、管理日益科学、装备日趋精良、能有效为司法工作提供服务的档案资源体系基本形成。但是，与国家档案发展规划相比，与国内先进城市档案水平相比，与司法工作和社会民众要求相比，仍存在一些深层次的问题和矛盾。具体表现在：

1、从宏观分析，档案建设缺乏全局性战略规划

一方面，由于目前国家尚无全国统一、具体的档案资源建设战略规划，导致全国各地区、各级司法机关在档案资源体系建设中，缺乏统筹规划，形成了“以我为主，自成体系”的建设机制。另一方面，国内学术和实务界对于档案资源建设理论的研究欠缺，倾向于通过管理系统和计算机应用提高档案管理工作，而忽视了档案信息资源的整合、利用、共享和安全保障。基于对档案资源体系建设的内涵和实质内容的理解差异，司法机关在体系核心、建设策略、建设原则、体系结构等方面分化严重，“重硬轻软”、“重信息轻实体”、“重系统轻信息资源”成为许多司法机关信息化建设的现状写照，盲目投资，重复建设比比皆是，甚至破坏了档案的完整性。

2、从管理分析，司法档案资源建设缺乏统一的、指导性的标准环境

标准环境包括两个方面：一是法规、规范、标准。其内容具有强制性，反映不同类别、不同业务流程下档案在各环节工作的流程和规定。如法院系统了《人民法院诉讼档案管理办法》、《诉讼文书立卷归档办法》，检察院系统了《人民检察院诉讼档案管理办法》、《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》等。二是信息资源管理标准，涉及数据共享与交换的关键技术标准，如数据、数据样式、元数据标准、数据交换、数据库结构等。以上标准的统一与规范，是加强档案规范化建设的重要内容，是确保档案资源系统建设根基牢固的基础，也是实现数据无缝流通的关键。由于司法机关档案部门组织结构均为业务领导与保管职能合一的体制，司法机关的专业档案馆(室)分别遵循最高法、最高检的档案规定，开展档案的收集、整理、利用等工作，难以形成统一的、指导性的标准环境，制约了司法档案资源跨地区、跨部门、跨门类的利用和共享。

3、从内部状况分析，司法档案资源体系建设面临着诸多制约因素

一是档案缺位失位现象。个别档案部门没有树立“大档案”意识，不能突破从档案保管者向多元化服务者角色转变，缺乏档案工作可持续发展的规划，档案缺位失位现象普遍存在。二是受传统档案管理模式、馆库建设和人员综合素质等因素限制，司法机关弱化了对声像、实体和特色档案等档案材料的接收，导致室藏档案门类单一，普遍“车少货缺”。三是“条块分割”的弊端尚未革除。司法档案均以各自形成单位利益为重，只注重本单位的档案工作，“直筒式”的档案管理系统居多，分散保管限制了档案的整合。

建立司法机关“一体化”档案资源体系的思考

1、“一体化"档案资源体系的基础分析

从政策方针看，国家档案局局长杨冬权在2009年全国档案工作会议上明确提出要从3个方面对档案实体或档案信息进行科学整合：“整合同一地区内不同档案机构的档案资源，整合统一系统、不同地区档案机构的档案资源，整合不同系统、不同地区档案机构的档案资源。”在《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》中明确：“实现‘大档案’建设，全面完善覆盖人民群众的档案资源体系成为‘十二五’期间的档案战略发展的主要任务。”司法机关的档案改革趋势势必要跟上国家信息化建设步伐。

从理论研究看，“大档案”资源体系建设一直以来是档案实务和理论学术研究的热点课题。2004年丁培良在《浅析集聚“大档案”》一文已经对“大档案”进行，了深入的思考，也即“一体化”档案资源建设的理论雏形。2005年，安徽和县进行了档案资源整合试点，引发了波及全国的县级档案管理模式改革的浪潮。在此之后，深圳、浙江等地作为先行先试的改革试验田，在档案资源建设方面取得突出的成绩为“大档案”理论奠定了实践基础。

从工作实践来看，司法档案在形成、内容、利用、整理等方面存在特殊性，司法机关之间基于案件办理所形成的司法档案联系相当紧密，互为参考，互为补充。

2、建立司法档案“一体化”档案资源体系的客观原因

一是管理体制的创新。体制的创新将促成各管理机构形成工作合力，寻求工作上的支持和默契。积极探索建立区域性有效调控机制，加强监督和指导力度，推动资源建设全面发展。同时，体制改革能增进管理者之间的学习交流，拓宽业务联系渠道和范围，加强复合型档案人才队伍的培养。

二是有利于建立多样化资源整合模式。“一体化”档案资源体系能够把实体整合和信息整合相结合，实行集中统一管理，针对各专业档案的国标要求，进行科学规范化管理，最大限度保证档案的归档率、完整性和安全性。

三是有利于资源共享，深化服务职

能。实现“多档合一”，规避传统管理模式所形成的管理壁垒，通过建立功能强大、海量的数据库和安全可靠的网络环境，实现跨区域、跨部门、跨门类的档案资源共享，从而使社会、机关和用户成为真正受益者，实现档案资源查询、利用的一站式服务，最大限度的发挥档案资源的整体效益。

四是有利于减少建设成本和运行维护支出。体系的建设将遵循统筹规划，协调配合，稳步推进、注重实效的原则，有效避免多头建设、多头投资，实现设备的合理规划和配置，从而节约财政开支和日常维护费用。同时，体系的建设所筹集的专项资金也解决了各机关资金紧张的难题。

3、司法机关“一体化”档案资源体系的建设构想

建设“一体化”档案资源体系意味着要打破长期形成的档案管理体制，改变多年来的传统管理模式，面对体制的改革、资源的整合、标准的设立、共享渠道的监控等难题，任重道远，却意义非凡。

在组织管理架构上，各级档案馆，尤其是市级以上档案主管部门，应该充分履行档案统管和指导职能，将司法机关纳入体系建设推进小组，凭借自身档案专业和资源优势，统筹规划，明确建设目标，分类指导，分层推进，分阶段实施，做大、做强、做活档案馆。

在整合内容和管理模式上，一是对分散在各单位的司法档案进行实体整合或信息虚拟整合。经济和馆库条件较好的地区可以将实体移交进馆实现集中管理，馆库条件紧张的地区则依托档案资源数字信息汇集到档案馆系统进行虚拟整合。二是实现档案信息整合。在统一档案信息著录、数字化处理规范的基础上，实现不同单位、档案的信息整合，建立区域性档案目录中心或共享平台。

在标准环境上，国家档案行政管理部门应尽快出台系统的档案资源体系建设的标准，以便档案工作者有章可循，各地档案主管部门也应该结合司法机关特点，制定规范性的实施细则和管理规范。此外，还应该建立科学的绩效考核机制，确保档案资源建设的可持续发展。

在人才培养上，各级档案主管部门和司法机关要善于总结和工作创新，要支持、鼓励和促进学者和档案工作者对档案资源体系进行研究，加强校地合作，提高业务水平，实施档案资源建设的人才培养战略，使复合型档案人才成为建设的中坚力量。

参考文献：

1、丁培良，《浅析集聚“大档案”》，中国档案，2004，06

2、魏勤政，《大档案热的冷思考》，档案管理，2006，02

3、沈伟光，《档案陷阱》，新华出版社