电子档案管理基础范文

导语：如何才能写好一篇电子档案管理基础，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：档案管理；电子文件；存储技术

电子文件使用的文件载体是磁盘或者是磁带，人们在查找文件的过程中，需要利用计算机，因为磁盘或者是磁带仅仅是一种储存的载体，因此需要利用计算机进行文件的传输。在生活中，电子文件的类型有很多种，电子文件的产生主要有两种，一种是与科技有关的电子文件，这种文件是技术性的，例如光栅图等，另外一种就是在日常办公的过程中产生的电子文件，这种文件是在处理日常事务中产生的。这些电子文件都属于档案中的一种，因此在储存技术上需要不断的完善。

1 管理文件中存在的问题

1.1 未能够有效的进行归档处理

我国企业在二十世纪九十年代的时候，使用的就是软盘进行企业信息的存储，之后又出现了光盘和计算机硬盘，这样电子文件的存储载体就取得了迅速的进步，文件的内容主要是日常的工作活动，除此之外，还有着源程序代码和技术性文件，有些文件也没有进行充分的整理、归档和鉴定工作人员仅仅是将科技材料或者是相关的企业文件放入硬盘和软盘内，这样文件在日积月累的过程中，就会出现泛滥成灾的现象，这样文件就比较混乱，检索和管理在程序上也就会出现一系列混乱的现象。从存档上来看，电子文件也没有经过专业的质量审查，从技术上来看，没有任何的时效性和正确性，文件也就出现了极大的缺陷，在利用的过程中，文件管理极容易出现归档性的问题，如果以上问退没有得到有效的解决，就会出现一系列的问题，需要引起我们的注意。

1.2 版本管理存在着不足之处

现在有很多的科研产品在研究和开发的过程中，会产生大量的文件，这些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要对本单位和上级的机关产生的文件进行管理之外，还有很多的项目文件进行管理。但是现在有很多的科研开发档案都是使用了源程序代码形成了一系列的电子档案，这些电子文档都在各个部门的开发人员那里存档，档案管理人员就无法按照常规的程序进行收集，导致了档案部门在收集的过程中面临着程序性的问题。在程序运行的过程中，如果文件存储的程序出现了一系列的问题，这时就需要进行正常到维护，在客户自接的系统和开发人员的系统上进行及时的更正，但是如果在本企业电子文件的保存上并没有及时的存档，因此极容易出现重复更正的问题，这样就会出现人力和财力上的极大浪费，对系统的运行也是极为不利的，尤其是在企业系统版本管理上会产生严重的困难，一定要引起我们的注意。

2 存储技术

首先；在进行文件贮存的^程中，一定要使用比较特殊的存档文件的存储柜，最大限度的保证电子文件的安全性。当电子文件在存储的时候，一把是在磁介质和光介质中进行电子文件的存贮，在存储的过程中，一定要建立一个与企业的电子文件的储存环境相符合的环境状态。而存放电子文件的柜子在温湿度上也要进行控制，这样就可以保证存储接触能够在正常的环境中保存。电子文件的载体在摆放的时候，一定要保证直立的状态，在存储环境上必须要避光，不能够有大量的灰尘，也要与磁场远离，这样就能够将整个运行的状态处理好，使存储介质能够正确的保存电子文件。

其次，要按照国家关于档案管理的规定进行电子当纳的存储，根据相关的原则在存储的过程中，将软盘中的文件转移到光盘内，这样便于对文件的版本进行有效的管理。在存储方式上的转移主要是针对长期储存来说的，因为软盘和磁盘在使用的过程中，有着一定的年限限制，经常出现操作失误的现象，如果不经常更换就会导致文件出现损坏，无法复原。而且在使用的时候，常常会出现误操作，这对于电子文件的使用非常不利。如果存储制度完善，而且经济条件允许，在管理版本文件的时候，可以使用版本管理器。这样的管理方法要比将文件放在光盘或者是磁盘中更有效。管理器的研发还能保证存储技术的革新。

再次，在电子文件数量持续增加的时候，存储文件就会使用磁盘列阵的方式。通过这种方式能将存储的成本降低，同时增加了文件的搜索效果。磁盘列阵是将不同类型、不同容量的磁盘连接在一起，这样在读取数据的时候，更加快速而且精确。使用磁盘列阵的方式存储是因为该存储方式有较多优点：首先，将有限的存储容量提高，是可以使用的网络数据也增加。而且数据在存放的时候，有选择性。从而使数据在吞吐的时候成串。其次使用这种存储方式可以保证文件能够快速存储，即使是多台的机器也能一同运转，实现文件高效率传输。

在检验文件的时候有了必要的较验技术，从而保证存储的文件都是合理可靠的。将文件放入硬盘中存储，如果硬盘出现了故障，那么会影响文件，带来的后果也严重。如果能够把不同的硬盘连接在一起，可以使存储量增加，这样可以有效的避免文件的丢失。因为一些文件在存储的时候，会因为磁盘损坏等原因而丢失，使用这种存储方式可以保证文件的安全。但是在使用的过程中，要根据本单位的实际情况出台相应的管理措施。这些措施都成为电子文件存储的依据。

最后，加强办公自动化系统、档案管理系统及电子文件的安全防护工作。做好办公自动化系统、档案管理系统及电子文件的安全防护，首先要抓好信息存储载体制成材料这个问题，严格把好电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。第二，保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全。要有专人负责管理应用，有良好的室内环境，保证机器设备和磁介质不会因温度太高或大幅波动及火灾受到致命的伤害。第三，要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等。

结束语

由上述可知，将电子文件存储是一个单位必要的工作，而且在存储的时候，还要保证有效性，是电子文件能成为单位发展的重要资源，拓展单位的发展空间。尽管在存储文件的时候，会遇到问题，但是在改革存储方式之后，也取得较高效果，对于单位的发展有积极的作用。

参考文献

[1]郭沙沙.试论电子档案信息安全保障体系框架[J].黑龙江科技信息，2015（20）.

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医院电子信息档案建设是一项惠及大众的措施，我国医院现代化建设将侧重点放在医疗设备和医疗技术上，社会各界对与医院档案管理工作的重视程度远远不够，医院档案管理工作缺少必要的监督，无法进行有效科学的管理。医院对于本院的档案管理工作的管理意识薄弱，得不到重视的结果必然是缺少支持，这直接导致了在我国医院现代化建设中，电子信息档案管理工作的进展缓慢、鲜有成效。

2基础设施落后

在我国用于医院电子信息档案管理的设备较为落后，不能满足信息化档案管理的需要，电子信息技术的应用需要良好的硬件和软件设施作为支撑，医院中聚集了医疗方面的专业人才，但是对于先进档案管理设施没有概念，基础设施建设的不健全，也使得医院电子信息档案管理的发展缓慢。医院缺少对世界先进电子信息档案管理工作发展的关注，不能及时更新设备来为医院电子信息档案建设创造良好的条件。

3如何加强医院电子信息档案建设

3.1加强培训

针对目前我国医院现代化建设中档案管理人员素质较低和专业人才缺乏的问题，加强相关培训无疑是最有效的方法，通过加强各部门人员的计算机知识培训,来为提高医院电子信息档案管理水平的创造条件。对于档案管理人员来说，加强业务学习,在自觉学习掌握专业的档案管理理论基础上，时刻关注国内外先进的电子信息类档案工作发展动态,从而实现通过计算机档案管理软件对电子信息档案进行科学规范的管理。

3.2提高重视程度

医院的重视是医院电子信息档案建设的关键，医院的现代化建设不能只着眼于硬件，医院电子信息档案的建设工作关系到全局，医院相关负责人需要树立全局意识，对于医院电子信息档案管理工作给予充分的理解和足够的重视，硬件是医院医疗水平提高的基础，软件则是硬件的重要辅助，两者互相补充、互相促进。医院电子信息档案建设惠及广大民众，同时也需要社会各界的大力支持，医院的支持和社会的支持构成医院电子信息档案建设的发展动力，我们需要为其提供便利的资源和技术，在医院现代化建设中为电子信息档案建设创造更多条件。

3.3制定相关制度

针对相关制度缺失的问题，我们需要建立科学规范、高效合理的电子信息档案管理制度，只有通过严格的制度化管理才能保障医院档案管理的现代化和信息化发展。依据国家相关法律法规建立严格的档案查阅制度，在此同时，逐步建立起严格的采集制度、传送制度、保存制度、归档制度、鉴定制度和清理制度等。严格的管理制度需要明确相关管理人员的职责，对电子信息档案管理中出现的各类问题要进行详细的规定和解释，确保问题发生后采取的处理方法有着科学合理的依据。制度制定后必须严格遵守，对应着档案管理制度可以出台相应的奖惩措施，这样的方式能够充分调动管理人员积极性，对推进医院电子信息档案建设也有着很好的推动作用。

3.4加强软硬件建设

在医院的现代化建设中，软硬件设施的建设是基础性的工作，我们在医院的电子信息档案建设中，需要加强基础的设施的建设，医院电子信息档案建设需要先进色软硬件设备作为保障，只有在保障先进设备和软件的基础上才能实现电子信息档案管理工作的高效和准确，电子信息管理系统的应用能够有效提高医院电子信息档案的管理效率。保持与世界接轨，关注世界电子信息技术发展动态，及时进行设备和软件更新，只有时刻保持与世界先进水平相一致，才能使得我国医院信息化水平得到不断提高。医院要将电子信息档案建设作为重点工作认真对待，为其发展创造条件。

4结束语

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关键词：办公自动化；档案管理；电子化

一、基层档案管理工作现状及存在的问题

近几年来，随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，基层央行办公自动化管理系统已逐步代替以往手续繁杂的办公行文，许多来往函件，公文处理直接在计算机和网络上办结，文件从产生到归档几乎可以不使用纸和笔，随之产生了大量的诸如电子邮件、磁盘、光盘、图片录像及数码声频视频等电子文件资料。但由于对此类文件的重要性缺乏足够的认识，相应的配套管理措施和有效的技术支持不到位，使基层央行的电子文件档案管理工作存在诸多问题和漏洞，主要表现在：

一是电子文件档案管理意识不强，文件丢失问题严重。由于基层央行档案管理人员存在思想认识上的误区，认为只有书面纸张类的文件资料才是档案，非纸化文件的管理不是自己的事，对电子文件缺乏管理意识。在工作中形成的大量电子邮件、磁盘、照片录像及数码声频视频等电子文件资料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，认为拍摄完成、看完用完就算完成任务了，不需要归档保存；由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，致使部分电子档案长期在个人或业务部门内部保存，特别是由于电子文件的可删除性和电子文件信息与载体的可分离性以及机构调整、人员变动等原因，造成电子档案被删除或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了电子档案的长久保护和开发利用。

二是电子文件档案管理制度不健全，操作不规范。基层央行虽然健全了相应的档案管理制度，然而对非纸化文件资料的管理操作却是空白，使管理人员无章可循；有的同志对电子文件的重要性缺乏足够的认识，在使用完之后乱丢乱放或随意删除，完全处于自主管理、自由处理状态；也有的单位虽有管理制度，但落实不够，执行不严，归档不及时，交接无手续，保管不规范，缺乏行之有效的管理措施。

三是档案管理工作存在"一重一轻"现象，基础设施建设相对滞后。由于部分领导存在思想认识和管理理念上的偏差，认为纸张化文本档案易管理、易操作、易出成绩，且投资少、见效快、效果明显，因此，非常注重传统档案管理的人财物投入，而对电子类文本档案则相对忽视，存在"重传统档案管理，轻电子档案管理"的现象，使档案管理电子化建设进程发展滞后。

四是管理人员专业素质不高，缺乏现代化档案管理专业知识和技能。目前基层档案管理人员大多都是兼职，管理水平参差不齐，档案综合管理能力有待提高，部分档案管理人员对《档案法》及有关档案管理规定和要求知之甚少，对档案的形成、收集、整理及归档等管理环节和程序也是一知半解，尤其是对档案管理标准化、电子化的专业知识、技能更为缺乏，致使档案管理水平停滞不前。

二、大力推进基层央行档案管理电子化建设势在必行

一是加强领导，提高认识。基层央行档案管理工作的电子化建设是顺应潮流、适应形势发展的新举措、新要求，是实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为人民银行中心工作任务提供高效、优质服务的有效措施，是推进基层央行工作全面协调可持续发展的基本要求。基层央行档案管理电子化建设要坚持以科学发展观为指导，紧密结合基层央行工作实际，坚持实事求是，既要精心组织、真抓实干，又要做到统筹规划、科学谋划，为长远发展打下良好基础。

二是着力实现档案管理标准化、规范化，大力提高档案管理基础工作水平。加强基础工作是实现档案管理电子化的前提和条件，基层央行首先要对原有档案进行广泛收集、分类整理，并依照档案管理规定对归档范围、保存期限，保密文件收发、销毁等各个环节要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除无用和过期的文件；将历史形成的档案资料，按照档案装订归档要求，进行重新分类整理、装订和归档，并明确各类档案的装订顺序和归档时限，对档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等环节认真加以规范。然后按照标准化、规范化管理要求，重新分类组合，归档立卷，编目著录。使原有档案全部实现标准化和规范化，为档案管理电子化提供了充分准备。

三是建立健全相关管理制度，保证档案管理电子化沿着标准化、制度化、规范化的轨道发展。要依据《档案法》、《机关档案业务建设规范》等有关规定，结合基层央行工作实际，进一步充实完善《档案管理制度》、《档案保密制度》和《档案操作规程》，建立电子化档案管理措施，规范工作程序，从档案资料的收集、整理、立卷、归档、检索、借阅，直到最后的鉴定、销毁，每个环节都要做到有章可循。同时进一步明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责，对归档范围、保存期限、保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序，做到定期或不定期监督检查和考核评价，发现问题，及时整改，以确保各项制度落到实处。

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1 档案管理信息化的现状

社会科技带动着市场经济的发展，促进了计算机技术的加速应用。随着计算机技术的不断应用，各个企业和单位都不同形式的出现了办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，在当前文件的各种管理过程中，计算机技术与信息技术已成为各种文件交流的主要形式，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。

1.1 社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。由于当前档案管理的过程中各个部门所使用的计算机型号不同，各种应用软件开发过程不同造成在档案管理过程中出现各种不协调因素和不利的影响，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

1.2 随着社会的飞速发展，生产力水平的不断提高，档案管理的效率也随之不断的提高和改进，传统的档案管理模式已无法满足当前日益发展的需要，随着当前计算机技术的发展，电子档案管理已成为当前档案发展的主体，但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，在当前，由于在管理的过程中，各种计算机软件和计算机记性的不同造成档案自动化你管理过程中的各种不一致和不标准，因此在未来发展过程中，电子信息档案还有待加强。

1.3 档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

2 加强档案管理信息化建设

2.1建立网络档案系统。随着数字化信息技术在各个领域的不断应用，网络档案系统已成为未来档案管理过程中的主要形式。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。

2.2 加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键。1）电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。2）电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用。3）做好档案归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。4）解决好档案电子文件的保存问题。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证。

3 档案管理信息化建设应采取的措施

3.1 加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平。根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案（如：纸质档案和照片、录音、录像档案）进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制订电子档案管理办法。

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【关键词】房屋档案;档案管理;基础性工作;加强

房屋的档案管理工作有着非常重要的作用和影响。房屋无小事，所以它对人们的日常生活有着极大的影响，相关的管理部门和人员必须要对其做到足够的重视。在我国的社会经济不断发展的过程中，人们的生活水平和质量有了很大的提高。在此状况下，对于房屋的档案管理的关注度越来越高，因为对于绝大部分的人来说，房屋是其赖以生存的所在。所以，对其的管理方式等方面的要求越来越高。近年来，档案管理和电子信息技术进行了充分的结合和应用，不过，从房屋档案管理者的角度出发，档案管理工作仍旧任重而道远!

1房屋档案管理中存在的问题

(1)房屋档案管理软件没有一定的统一性，在房屋档案管理部门中，主要的工作人员所使用的电脑都有着各种各样的问题，其型号和规格等是不尽相同的，这种状况的存在，使得档案管理人员在管理的过程中不能彼此沟通和互动。相关的房屋档案管理人员在开展工作的过程中仍旧会面临这些问题，所以，需要对合适的文件检索软件和档案信息管理的计算机管理软件系统进行充分的普及应用［1］。相应的文件检索软件和档案信息管理系统之间是不能进行互调的，那么，这对于当下的档案管理工作的开展是非常不利的，使得档案管理人员不能通过对计算机进行充分的应用来完成档案管理工作，这对于房屋档案管理和电子信息技术的结合有着很大的影响。(2)房屋档案管理基础性工作的标准并不规范。在房屋档案管理的工作中，基础性工作的标准和规范占据着至关重要的作用，要实现当下的房屋档案管理工作和电子信息技术的有效结合，就需要在很大程度上满足这方面的要求和条件，不断提高管理工作的便捷性。当时，在当下的房屋档案管理工作开展过程中，还是存在着多方面的问题，房屋管理业务的基础比较差，这对于房屋的类别也没有一个非常清晰地划分。(3)房屋档案管理的基础性工作没有和时代的发展和要求进行全面的结合。当下，我国的房屋档案管理和其他的管理有着很大的相似性，都存在很多的问题，没有对互联网计算机技术进行充分的应用，电子信息处理的手段和方式没有得到全面、有效的应用。有很多的房屋档案管理工作人员仍旧用传统的管理方式进行工作，这对于档案的所有人来说是非常不利的［2］。同时，在社会经济快速发展的今天，部分的房屋档案管理工作中已经对电子信息技术进行了应用，但并不充分，仍旧还是有一些档案管理和分类的方法没有跟上时代的发展，脱离了时展的特色和步伐，在一定的程度上阻碍了房屋档案管理工作的发展和进步。(4)许多房屋档案管理工作人员的素质相对不高。在档案管理工作开展中，相关的工作人员必须要具备良好的专业技能与素质。但在实际的工作中，很多的档案管理人员的素质没有达到相应的要求，其中，有一部分工作人员没有接受过档案管理的培训，专业技能不过关，不能使用现代化的档案管理的软件和系统对档案进行管理，这些档案管理人员的技术水平有待提高，同时，我们当下所处的时代是一个信息化的时代，如果档案管理人员的管理技能不足，那么，就会对档案管理工作的质量造成严重的影响。

2加强房屋档案管理中基础性工作的措施

(1)在房屋档案管理工作开展的过程中，需要对统一的管理软件进行充分的应用。主要因为与房屋登记相关的档案资料数量十分庞大，对于人们的生活又有着非常大的影响。从房屋档案管理基础性工作的角度来进行相应的分析和研究，建议相关的管理人员需要将使用型号和规格相同的计算机的意见反馈给相关的领导，而且需要把进行档案管理的软件保持统一。那么，相关领导需要将先进理念与技术引用到档案管理工作中，结合现代电子信息技术的优势提高相关工作人员的档案管理水平与效率。(2)对于房屋档案管理的基础性工作标准需要进行相应的提高。在档案管理工作开展的过程中，需要遵循相应的管理原则和要求，主要包括集中统一管理档案、维护档案的完整和安全、便于利用和检索。房屋与人们的生活关系紧密，处理好这个关系对和谐社会的建立是大有裨益的。所以需要我们将房屋档案管理基础性工作制定的标准作为依据，不断提高管理方式的标准化［3］。在社会经济不断发展的过程中，人们的生活水平和质量有了很大的提高，房屋的重要性越来越高，那么，在这样的情况下，就出现了很多的房屋产权纠纷问题，要有效解决这些问题，首先就需要明确房屋档案管理工作标准和规范。

3结语

随着我国国民经济的迅猛发展，人们的生活水平和质量有了很大的提高，对于各方面的需求也在不断增多，其中，房屋和人们的生活是息息相关的。所以需要房产登记事务中心加强对房屋档案的管理。不过，我国的房屋档案管理中存在着很多的不足，相关的档案管理人员的素质和工作能力相对不高，没有充分有效地利用电子信息技术的优势，在此基础上，就需要我们加强房屋档案管理中的基础性工作，使档案管理日趋完善。

参考文献:

［1］张琳．我国企业档案管理中存在的问题及完善对策［J］．企业改革与管理，2016(15)．

［2］宋守君．工程档案信息化管理系统的功能与对策研究———以山东建筑大学为例［J］．山东建筑大学学报，2014(04)．

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一、医疗机构档案电子化管理的必要性

办公自动化、无纸化等事物的出现，使医疗机构档案的生成方式发生很大变化，文件的起草、签发、催办、归档等过程，以及化验结果、病理报告、手术安排、疗程控制等过程均可以在计算机和通讯线路中进行。这样一来，档案的前身就以机读文件为主要形态，那么档案自然也以机读形式存在，这种档案的利用方式与纸质载体档案具有很大差异。这种变化预示着档案电子化管理成为档案管理工作发展的必然趋势。

（一）电子化管理节省存储空间

纸质档案在立卷归档后需要占用大量的空间来存放，而电子档案只需占据极小的存储空间。例如，一张光盘的容量可达600MB―4000MB，它可以存储35万张打印纸上的文字信息或10万页的图形信息。这就相当于把一个文件柜里的档案内容压缩到一张光盘上，对于存档量大而空间较小的档案馆（室），电子化管理可以节省大量的空间。

（二）电子档案复制的精确度较高

纸质档案复制或缩微品拷贝时经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制是通过数字化的信息处理，精确度较高，几乎不存在这些问题，可以实现复制件内容与原件内容完全相同，有效避免信息丢失。

（三）电子化管理的操作简捷，工作效率高

电子档案的形成和归档都可以借助计算机及相关的软件系统，减少了人工操作步骤，简化了工作流程，提高了工作效率。在查询利用时，还可以借助计算机对电子档案进行查询，只要输入查询条件，就可以迅速提供查询结果。即使在档案存储量很大、查询条件模糊的情况下，计算机也可以较快地显示查询结果，使得档案查询工作方便快捷。

（四）电子化管理的传递更加快捷

电子档案是在一定的计算机和网络环境下产生的，其传递既可以使用移动存储设备来进行，也可以通过网络来进行，传递起来更加方便快捷。与纸质档案相比，电子档案可以同时传递给多个利用者，不受存储载体的限制，简化了档案的逐个传递过程，节省了传递时间，提高了工作效率。

（五）电子化管理可以促进档案的新分类

实行档案电子化管理后，医疗机构档案传统的分类方法将被打破，取而代之的是医疗信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分布在几个管理模块中，计算机按照规定指令，根据工作目标随时设立和调整类目，档案的分类更能贴近医疗工作各方面的实际情况，分类也将更详细、更科学、更规范。

二、医疗机构档案管理现存的问题

（一）对档案管理工作缺乏足够重视

档案是医疗机构的重要资源，但不少医疗机构都存在“重医疗、轻档案”的思想，认为档案工作不能给单位带来经济效益，对档案工作的重要性认识不足，致使医疗机构档案信息资源开发不足，制约了档案管理工作的发展。

（二）设施不完善，电子设施的投入力度不够

重视不够导致了对档案工作的投入不足，管理设施不完善。当前许多医疗机构都存在档案库房面积狭小、安全保管不到位、办公设施陈旧、管理工作手段落后等问题。虽然计算机、网络、多媒体技术广泛应用于医疗机构的日常工作之中，但档案工作未能完全实现管理手段现代化的及时转变，有些单位对实现档案电子化管理所必需的计算机、扫描仪、管理软件等相关电子设施的投入力度不够，档案的收集、整理、检索大多还停留在手工阶段，档案管理的现代化水平偏低。

（三）标准化和规范化工作有待加强

档案电子化管理的前提是基础工作的标准化和规范化，但目前许多医疗机构的库藏档案业务基础相对薄弱，案卷质量不高导致电子化转换工作任务繁重;归档文件材料的多样性造成现行的档案整理、分类方法及有关规定已不能完全适应;各单位档案管理系统和网络建设各行其是、层次不一，其规范性、开放性、服务性、共享性较低，无法适应档案信息资源共享的要求。因此，提高档案管理的标准化和规范化水平，成为亟待解决的问题。

（四）管理人员的业务素质有待提高

实现档案管理电子化，要求档案管理人员必须具备较高的技术层次、完善的知识结构和熟练的操作技能。目前，很多医疗机构都缺乏具备现代高技术水平的高层次、复合型档案管理人才，大部分管理人员的专业素质和文化程度偏低，缺少系统的专业培训，难以适应档案管理现代化发展的趋势。

三、医疗机构档案电子化管理的实施途径

（一）提高对档案工作及其电子化管理重要性的认识

档案管理是医疗机构日常管理工作的重要内容，是一项基础性管理工作。医疗机构档案是各级各类医疗机构建设和发展过程的原始记录和真实写照，能为其当前的经营和管理提供研究依据和决策参考，所以应该提高对档案工作重要性的认识。医疗机构实施档案电子化管理，既符合新时期档案事业发展的新趋势，又是提升医疗机构整体管理水平的要求，各级卫生行政主管部门及其管辖单位对此项工作都应高度重视，加快推进。

（二）加强电子化管理设施建设

一整套现代化的软件、硬件设施，是实现档案电子化管理的物质基础。在硬件方面，应购置计算机、扫描仪、刻录机、服务器等;在软件方面，应购置和开发档案管理软件，建设档案信息管理网络，并使档案管理系统与本单位的其他各项工作相衔接，确保各类电子文件和电子档案的收集、整合、控制和传递工作快捷、平稳、有序进行。

（三）建立健全电子化管理的标准化和规范化体系

为避免在档案管理中出现无法可依、无章可循的混乱情况，医疗机构必须建立健全档案管理的规范化和标准化体系。通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作具有统一科学的准则和依据，将档案各项工作有机联系起来，保证档案管理工作的有序、规范、高效运行，实现经济效益和社会效益的优化。各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等，都需要建立一系列具有可操作性的标准和规范，从而形成档案管理标准化体系，并保证贯穿到档案管理工作的各个环节之中。

（四）加强电子化管理人才队伍建设

1.加强档案基础理论和业务技能培训

为使档案管理者具备扎实的档案（下转第73页）（上接第76页）学基础理论和业务知识，应有计划地组织档案管理人员认真学习档案工作的法律法规、规章制度、管理标准和理论知识，并在实际工作中考察他们的应用能力和实践能力，不断提高他们的业务技能。

2.加强档案电子信息技术培训

建立档案电子化管理系统，要求档案工作者必须熟悉计算机操作知识和电子信息管理系统的各种功能，以确保系统的平稳有序运行。对于计算机基础薄弱的人员，应从基础知识和基本操作入手，结合管理系统的基础功能进行培训;对于具有一定计算机应用基础的人员，培训的重点可以放在信息的规范采集、系统的全程运用和网络知识的应用方面。为巩固培训成果，还应将档案电子信息技术的理论水平和操作能力作为重要指标，纳入对档案管理人员的考核范畴中去。

3.留住现有人才，积极引进人才

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【关键词】医院档案管理信息化；存在的问题；对策

大量的档案信息在医院里每天都要产生，如：处方档案、影像资料、病历档案及管理文件等。当前形势下，各级医院面临的新任务和新课题是实现医院档案管理的信息化[1]。医院的档案管理具有丰富的信息资源，内容错综复杂，传统的医院档案管理模式已经不能跟上时代的发展需要，其必然趋势是实现医院档案管理的信息化，对实现医院的现代化管理具有重要的意义。笔者通过对当前医院档案管理信息化存在的问题进行分析，结合档案管理信息化的优势提出了相依的对策：

一、医院档案管理信息化存在的问题

1、医院不够重视：近年来，临床科室、管理部门、医技科室的信息化建设在全国各大医院得到一定的重视，也都付诸执行，在实践工作中也都得到了充分利用，但是，只有档案管理工作没有引起各大医院的足够的重视。

2、基础设施欠缺：档案管理信息化建设的前提和基础是完善的设备，如：计算机、刻录机、打印机、扫描仪、复印机、数码相机等电子产品，且均属于易耗品，这需要医院投入大量的资金支持，由于电子产品更新换代较快，使用期短，定期及不定期的维修、升级、更换、均需要经费支持，医院投入经费不足，使档案管理信息化发展从根本上被制约了。

3、缺乏专业人员：档案管理人员的专业知识和职业素质参差不齐，有的档案管理人员仅仅具备医学专业知识，没有档案管理工作的专业知识和工作经验，档案管理实行信息化之后对工作人员的要求更高，档案管理人员不仅要具备档案管理专业知识和经验，还要具备计算机操作能力，档案管理人员的专业素质对医院档案管理信息化的实施造成严重影响。

4、缺乏管理制度：目前，关于档案管理的法律法规、标准、保障制度、规范等尚未出台，如：档案的时效、保密、隐私及电子档案的法律效力等问题[2]。档案管理的信息安全性没有明确的管理性和技术性的标准。由于信息化建设没有确切的标准，计算机软件的开发也没有规划性，软件的实用性和通用性严重不足，没有统一、完善的档案信息分类编码，严重影响了档案管理信息化的发展。

二、医院档案管理信息化的优势

1、有利于珍贵档案的保护。某些珍贵的档案原件进行信息化处理后，有效避免了在过多的借阅、翻阅、使用过程中造成的损坏；重要原始资料丢失的风险被大大的避免和降低了。在医院的发展及建设过程中形成的重要资料被信息化处理后，采用计算机进行原件的扫描，以电子文件的形式被管理、收藏及使用，是对原始就档案的有效保障。

2、显著改善文件归档方式。在医院的管理工作中，各类文件都要由档案部门及时进行登录，传统的纸质文件登录方式，属于手工操作，档案管理人员需要用大量的时间和精力登记并整理。但是，档案被信息化处理之后，档案管理人员可以摆脱繁琐的手工劳动，登录及整理工作均可以用计算机软件完成，工作效率被大大的提高。同时，计算机智能检索方法更加快速、精确、高效、广泛，对机密档案还可以电子加密，因此，医院档案管理信息化不仅提高了档案管理人员的工作效率也方便了信息的使用者。

3、改善了档案管理的模式。档案归档的传统方式造成了大量的纸质档案资料，日积月累后，档案资料需要大量的储存空间，同时，纸质档案的保存需要根据季节的不同进行温度、湿度的调节，还要防虫，管理的成本较高，容易损坏原件，使用时查阅的时间较长，弊端较多。档案进行信息化处理后，不但提高了运行效率，更加直观、形象的反应档案，而且为档案的检索和使用提供了极大的方便，节省了储存空问，保障了安全备份。

三、完善档案管理信息化的相关对策

1、 转变观念，提高认识。虽然医疗技术是医院的主要业务，但是为医院领导层决策起着至关重要作用的是档案管理，档案管理与信息化建设需要医院领导两手一起抓。医院档案管理、网络技术、信息处理技术相结合，在医院领导决策和医院信息化管理中发挥着重要的作用。

2、加大投入，完善设施。实现档案管理信息化的前提和基础是加大档案信息化管理的基础设施和基础设备的投入。一方面要加大资金的投入，医院应当将档案管理信息化所需资金列入医院建设规划及预算中，多渠道筹措资金，切实解决档案管理信息化建设所需的基础设施投入，如：机器设备、相关软件、档案数据库等的投入；另一方面是要配齐实现医院档案管理信息化所需的软件和硬件[3]。

3、规范管理，建立制度。目前档案管理信息化建设需要的是健全的电子文件管理制度及管理规范。医院必须按照国家相关规定，结合医院实际情况，制定出适合本院的电子文件规章制度，包括：归档制度、保管制度、保密制度、鉴定制度、利用制度、销毁制度等，使医院档案管理工作有据可依、有章可循。科学管理电子文件和电子档案，保证其真实、完整、规范，为防止黑客入侵应设置防火墙，提高档案的保密性和安全性。

4、培养人才，提高素质。医院档案管理信息化需要多种形式、多样方法、多条途径将档案管理工作和计算机技术相结合，对工作人员的要求较高，医院必须定期组织档案管理人员参加继续教育或外出进修，不断提高工作人员的相关专业知识、操作技能和综合素质[4]。也可以引进专业知识和计算机操作均精通的复合型档案管理人才，帮助医院实现医院档案管理信息化。同时，各级档案管理部门必须人才分布合理，各部门配备相应的网络技术人才、管理人才、临床医学人才及中医人才等。

综上所述，医院档案管理信息化需要医院领导、档案管理人员及全体医护人员的共同努力下完成，依托强大的软件和硬件设施、完善的档案管理机制、高级复合型档案管理人才，不断提高档案的利用效益，为医疗事业的长久发展奠定基础。

参考文献：

[1] 党维玲，杨孝军.医院档案管理信息化探析[J].医学信息，2011，24（6）：34.

[2] 李晗铭.医院档案管理信息化探讨[J].才智，2012（23）：324.

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一、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1、全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2、重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3、结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

4、范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

二、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务。

2、应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

三、结语

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1.1电子档案缺乏标准化管理

在现代档案馆中,应用了很多的计算机技术以及先进的设备,但是档案管理制度却缺乏规范化的管理标准约束,这不利于提高档案管理的质量。也有一些经济比较落后的地区,档案馆的管理制度比较落后,一些管理措施存在滞后性,这使得档案管理发展进程比较缓慢。有的档案馆中并没有应用计算机技术,使得电子档案管理的效用无法得到最大的发挥。针对不同地区档案馆的发展现状,必须采用因地制宜的方式优化管理机制。在档案馆中很多管理人员缺乏电子档案的相关知识,而且没有接受系统的教育,对电子档案管理技术没有很好的掌握,无法熟练的使用电子档案管理软件,这不利于提高电子档案管理的效率。

1.2电子档案信息安全存在很大问题

电子档案管理措施具有较大的先进性,其提高了档案管理的效率,而且提高了工作人员的工作质量,应用计算机技术以及互联网技术,可以实现档案信息的共享,可以使档案资料发挥更大的价值,利用因特网技术,可以使档案资料在因特网中自由的与传输。这项技术在带来便利的同时,也带来了一定安全问题,使得档案信息很容易被窃取,一些网络黑客可以潜入档案传输平台中窃取重要信息,还可以对档案资料进行篡改与伪造,对电子档案管理造成了较大安全威胁。

2针对电子档案管理中出现的问题提出对策与建议

2.1建议统一的接收档案数据格式

建立电子档案管理中统一的接收数据格式,推广使用相同的电子档案管理软件。建立统一的电子档案模板,采用通用、统一的文件格式,形成统一的接收数据格式,并推广应用到各个单位和各个地区,从而保证电子档案管理建立的统一性,减小电子档案统一化管理的难度,保证电子档案的长期可读。

2.2保证电子档案管理的完整性

采用有关的技术措施,保证电子档案管理的原始性、真实性和完整性,提高电子档案的可信度。具体可以采取的措施有:使用背景信息和元数据,作为检验电子档案管理的原始性、真实性和完整性的依据;使用签署技术,如光笔签名、数字签名;实行消息认证和身份验证,存储该用户的相关资料,在使用时必须进行认证;推行一种访问控制技术———防火墙技术,在本机构和其它系统网络之间设置障碍,防止非法访问,盗窃机要信息和专利信息;使用加密技术和档案备份。这些措施的采用有利于保持电子档案文件的原始性、真实性和完整性,增加人们对于电子档案的信任,使其能够为更多的人、更多的单位有效利用,并且放心使用。

2.3实现电子档案的标准化管理

提高档案工作者的素质与能力加快培养精通计算机技术的档案管理的专业人才,并且重视和加强对现从事电子档案管理工作人员的培训。培养人才时,加强他们对计算机知识、电子档案管理专业知识和思想素质的学习,使他们精通计算机技术、熟悉档案管理专业知识、热爱档案事业、素质高、责任性强,为电子档案管理奠定坚实的人才基础。对现从事电子档案的工作人员进行培训,增强他们的档案管理专业知识,提高他们的素质,同时让他们与时俱进,熟悉和使用计算机进行档案管理操作,做到档案管理现代化。

2.4保证电子档案管理的安全性

建立健全维护电子档案文件真实和安全的法律法规,制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范,使各单位、各地区统一使用,推进电子档案管理的标准化进程。在电子文件的形成、处理、归档、保管、利用等各个环节,信息都有可能被更改或者丢失,所以通过法律形式将电子档案管理和利用标准进行规定,使人们能够自觉地遵守这些规定,建立健全相关的法律法规和管理制度,者有利于维护电子档案的原始性、真实性,保证其安全性。同时在各地区、各单位,电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、分类、排列、保存等各个环节用标准和规范确定下来,使电子档案得以科学、有序、规范地管理,为电子档案的统一化管理奠定基础。

3结论

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医院综合档案工作不仅仅是档案的制作、收集、整理、保管，而且还包含了档案的利用，其管理与医院各个科室、各个部门之间的关联性很强。医院综合档案管理水平的高低，一定程度上反映了该医院服务质量水平的高低。文章分析了医院综合档案管理的特征，并阐述了医院综合档案网络管理的内容，针对当前医院综合档案网络管理中存在的问题，提出完善对策。

关键词

医院；综合档案；互联网+；综合档案网络管理

近年来，随着“互联网+”时代到来，医院综合档案管理面临着更大的挑战。因此，医院综合档案管理必须要将现代化网络技术运用其中，构建网络化管理新体系，为医院临床实验研究、护理、诊治等提供更完善、更便捷、更系统的档案服务，推动医院综合档案管理向规范化、现代化方向转变。

一、医院综合档案管理的特征

医院综合档案是指，医院各个部门在日常工作中所收集、归档的各门类档案的总称，是医院重要的信息载体。具体而言，医院综合档案管理具有以下四个方面的特征：

1.综合档案搜索便捷化。在“互联网+”时代，医院综合档案的网络化主要是以资源共享为目标，通过互联网技术的运用，把分布于医院各个部门的各类文字、病案等档案进行整理，建立统一的管理平台，使管理人员可以随时随地进行搜索查看，为医护人员提供了便利，也使医院综合档案管理更加便捷，推动了医院档案管理事业发展。

2.综合档案收集丰富化。档案资料收集是医院综合档案管理的基础。在“互联网+”时代，互联网技术在各个行业得到广泛应用。电子档案比传统纸质档案具有更加明显的优势，其档案资料都可以实时收集和整理，在档案资料的流转和利用的同时，可以形成一条新的途径。同时，医院综合档案在进行信息收集、整理的时候，运用互联网技术可以提高工作效率，节约工作时间，在有限的时空里，最大限度丰富综合档案收集内容。

3.综合档案服务多元化。在“互联网+”时代，由于互联网技术的运用，医院综合档案搜索更加便捷，档案资料收集的内容也更加广泛，档案服务更加多元化。特别是医院传统的综合档案服务方式已经很难跟随时展要求，对其进行网络化管理是必然要求，综合档案作为医院重要信息载体，其网络化管理直接扩大综合档案信息共享范围，无形之中就增加了档案服务途径。而且通过互联网技术的运用，医院档案管理人员可以通过不同渠道获取档案信息，发挥了网络管理的优势，提高了医院综合档案信息使用效率。

4.综合档案载体多样化。在“互联网+”时代，互联网技术在医院综合档案管理中的应用，使档案管理形式更加多样化，档案不再拘泥于单一的载体，而是更多的以影音、声音和图像等形式呈现，为医院综合档案服务对象提供了更多的选择，档案信息内容更加形象。医院综合档案载体的多样化，使档案信息内容更加直接，综合档案资源得到更充分的利用。

二、医院综合档案网络管理的内容

1.档案归档的网络化。在医院综合档案形成的过程中，档案文书制作、流转和归档是其基本内容，文书质量的好坏可能直接影响到综合档案管理水平的高低。在“互联网+”时代，为了更好地满足新医改工作的要求，更好地推动医院综合档案管理发展，更好地提高医院医疗服务，其档案管理者必须要对互联网技术进行充分利用，对医院医疗护理中的每日信息进行详细记录，并及时归档，使其成为电子档案。医院综合档案管理部门要对综合档案进行管理的时候，按照对应的时序将其传入到医院内部网络上，便于制作者、使用者更好查阅使用，实现综合档案共享。

2.医院人事档案网络化管理。在“互联网+”时代，医院人力资源管理部门对于医院人事档案制作、收集、归档、利用质量要求越来越高，人员流动性更加频繁，对于人事档案的存储量也将随着医院综合档案数量的增加而快速增加，这就要求医院在进行人事档案管理过程中，充分使用互联网技术，提供更好的信息检索功能，在一定程度上为医院人事档案管理部门和本人查阅和使用人事档案的过程中，提供更好的便利性。

3.医院纸质档案的网络化管理。医院传统综合档案大多数采取纸质形式，虽然其真实性得到一定程度的保障，但是也存在着查询和利用不便的问题。在“互联网+”时代，医院综合档案管理部门必须要把医院综合档案中的传统纸质档案，包括照片、录像、影音和文书等，通过互联网技术，利用微缩扫描等先进手段，将其作数字化处理，然后进一步转化成电子档案，从而为医院综合档案的规范化管理奠定基础，大大提高了医院综合档案查询和利用效率，推动了医院综合档案管理水平的提高。因此，在“互联网+”时代，医院综合档案管理通过对纸质档案的网络化管理，提高了综合档案管理效率、水平和质量。

三、医院综合档案网络管理存在的问题和完善对策

1.医院综合档案网络管理中存在的问题。第一，医院综合档案网络管理分工不明确。医院综合档案管理涉及医院各个部门和科室，涉及内容较为繁杂，在档案网络管理过程中，必须要按级别分档，对档案进行严格分类，便于后期快速检索。但是，目前医院综合档案网络管理过程中，还存在着诸多的问题，特别是缺乏一个统一的档案管理部门对档案归档进行指导和管理，许多设备档案和文书档案只能进行一般档案管理，对于那些具有重要意义的照片档案和影像档案则缺少有效管理。而且，在医院综合档案网络管理中，缺乏统一的专职管理人员，职责也没有明确，绩效考核机制缺乏，导致医院综合档案网络管理难度较大。第二，医院综合档案网络管理基础设施较为缺乏。在综合档案网络管理过程中，必须要有相应的网络管理基础。但是，现实情况来看，许多医院在综合档案数字化建设的过程中，由于缺少某个必备设备，导致基础设施未能即时同步更新的问题，导致医院综合档案网络管理缺乏完善的基础设施，综合档案网络管理部门必须要加大投入，完善医院综合档案网络管理基本设施建设，引进国内外更为成熟的技术，提高医院综合档案网络管理水平。第三，医院综合档案网络管理者专业技能缺少。“互联网+”时代，网络技术日新月异，为了更好提高医院综合档案网络管理水平，必须要不断提高档案管理人员专业技能，这是提高医院综合档案管理水平的必然要求。但是，当前医院综合档案管理部门有效经费投入不足，档案管理人员缺乏，导致医院综合档案管理人员很难在岗接受专业培训，专业管理技能很难得到有效提升。第四，医院综合电子档案安全性难以得到保障。电子档案是当前医院综合档案最广泛的档案管理形式，其优点十分明显，但是在安全性方面也存在较多问题。首先，医院综合电子档案本身就是通过网络技术指定的，其稳定性较差，而且档案文书容易被更改。其次，随着网络技术的发展，病毒和黑客等网络安全问题日益呈现，医院电子综合档案存储在电脑中，容易受到病毒和黑客攻击，档案数据容易丢失且无法修复，影响到医院正常的医疗护理工作。

2.医院综合档案在“互联网+”时代的管理提升。第一，加大对综合档案投入，改善档案管理基础设施。医院综合档案网络管理水平的提升，其前提是要改善基础设施。硬件设施是医院综合档案网络化发展的重要组成部分，所以要加大对综合档案管理投入力度，紧跟网络发展步伐。医院综合档案管理部门在进行基础设施建设的过程中，一方面要考虑医院现有的业务发展需要，另一方面要考虑网络发展趋势，确保在现有的综合档案管理基础之上，不断提升医院综合档案网络管理水平。第二，不断提高医院综合档案管理人员专业技能。在医院综合档案网络管理过程中，硬件设施是基础和先决条件，但是档案管理人员业务素质和技能则是关键性的影响因素。作为医院综合档案网络管理的实施者，其档案管理人员不仅要具有良好的职业道德，而且还要具有较高的业务水平，同时也要具备专业的档案管理技能和专业的医学知识，更要掌握较强的计算机网络操作能力，顺应时展潮流，主动掌握和创新综合档案网络管理方式，研究网络技术，把医院的综合档案网络管理不断向前推进。医院综合档案管理部门在进行人才引进和优秀档案人才培养的过程中，制定长期计划，更好培养和吸收那些愿意投身于医院综合档案网络管理事业之中的有志青年，更好的储备人才，为医院综合档案网络管理奠定坚实的人才基础。医院综合档案管理部门要强化对在岗位人员的在职培训，并且要把实际操作水平和专业知识结合起来，为医院综合档案网络管理打造专业人才队伍，不断推动医院医疗卫生事业的发展。第三，强化网络安全管理，为医院综合档案网络管理提供保障。医院综合档案管理部门要针对电子档案在收集和保管中可能出现的信息失真、资料丢失和档案损毁等问题，特别是容易遭受黑客和病毒攻击，强化保密意识和安全意识，要让档案管理人员认识到电子档案安全工作的重要性，进而在医院综合档案网络管理过程中，不断提升档案安全度。首先，医院综合档案网络管理部门要在医院所有的办公电脑中安装杀毒软件，防止黑客和病毒对计算机电子档案产生破坏作用，特别是要规划建设医院综合档案网络化终端保护系统，对重点档案和重点部门及重点人员进行安全防范，确保医院综合档案安全性。其次，要对医院综合档案进行加密处理，对于那些重要的资料和保密资料进行实时备份，确保这些重要档案的安全。最后，医院综合档案管理部门需要定期加强对综合档案的网络化管理相关基础设施进行安全维护和保养、升级换代，确保这些硬件基础设施的存储功能顺利实施，不断提高医院综合档案网络管理工作安全性。第四，明确医院综合档案网络管理范围。医院综合档案管理涉及医院各个部门和各个科室，必须要建立一套完整有序的管理制度和体系，确保医院综合档案网络管理有序开展。如何建立一整套完整有序的综合档案网络管理体系，医院综合档案管理部门必须要牵头明确综合档案管理范围，对不同类别的档案按照类别划分，把不同类别的档案进行分类和分级，并且要利用计算机网络技术，把这些纸质综合档案电子化，制作出一个详细的索引目录，建立一个完整的综合档案管理系统。医院各个科室也要根据部门职责，及时、完整、准确收集业务工作中所形成的档案资料，便于医院综合档案管理部门及时整理归档。医院综合档案管理人员要及时对档案资料库进更新，把最新形成的档案资料搜集到档案资料库中，防止重要档案资料丢失。

作者：左曙东 单位：陕西省宝鸡市妇幼保健院

参考文献

[1]刘振宇.关于医院综合档案管理网络化的思考[J].中医药管理杂志，2011（4）.

[2]李文情.“互联网”视域下医院综合档案管理研究[J].中国管理信息化，2016（4）.

[3]谢敏.医院档案网络化管理的探索[J].现代交际，2013（4）.