采购合同管理方案范文

导语：如何才能写好一篇采购合同管理方案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1.1电力物资采购合同

根据我国合同法定义：合同是平等主体之问设立与变更的民事权利义务关系的最终协议|21，评定主体包括自然人、法人以及其他组织。电力物资的采购合同可以被认为是由电力企业生产经营所需物资在采购中与供应方共同协商并达成一致后，共同签订的一份买卖合同。电力物资的采购合同一般包括：设备销售合同、办公设备买卖合同、办公家具买卖合同、电力工程物资采购合同、协议库存合同等形式。

1.2管理电力物资的采买合同

合同管理内容包括对合同的定义、更改、审査、实施、控制、监督等一系列管理行为。合同管理必须由合同当事人结合企业内部制度和合同要求进行实施。电力物资采购合同的管理，则是电力部门对物资采购合同所实施的管理行为。管理必须遵守国家的相关法律法规，同时遵循电力企业的内部控制制度。在企业经营过程中应当将合同管理作为企业的一项日常管理工作。

2电力物资采购合同中存在的管理风险

2.1电力物资采购风险当下市场经济中的电力物资采购存在一定风险，需要重点关注以下几点：

1)采购中存在汁划风险：采购计划是对整体采购方案的统筹安排，计划不得当可能导致采购中对物价、货物规格、数量、名称和交货期限等要求存在偏差。

2)采购中存在价格风险：由于投标环境是由供货商操纵，所以常出现互相勾搭投标，蓄意哄抬价格，导致企业采购蒙受不必要损失。

3)采购中存在质量风险：采购质量问题是所有物资采购中需要重点关注的问题，个别供货商可能会出现不按招标条件和要求进行供货，导致采购的物资在质量方面无法达到企业采购要求。

4)采购中存在验收风险：在电力物资的采购过程中比较重要的两个环节就是交付与验收。只有满足物资交付要求，并实施严格验收，才能保证采购的物资负荷企业生产需要。

5)采购中存在意外风险：天灾或者政策等不可抗拒因素常常导致意外发生，采购中需要考虑意外风险问题”。

6)采购中存在责任风险：电力物资采购过程中采购管理人员需要具备较强的责任心，杜绝假公济私或者非法谋取私利等问题给企业带来的风险。

2.2电力物资采购契约风险

1)合同文本的选择：电力企业对常规合同的制定，必须建立规范、标准的合同文本，在进行物资采购过程中，必须按照标准合同完成招标和采购合同的签订，主要条款不擅自变更。

2)签订和履行合同的授权代表：一般来讲，电力物资的采购环节需要从招标、合同签订、交付验收等方面全程对合同进行管理。该过程中涉及人员较广，而其中部分人员虽经办部分事项，但可能不涉及所在单位的法定人代表授权，或者授权范围大过经办事项内容。可能造成权限风险问题和风险问题。

3)签订合同过程中涉及印章问题：各个企业的印章管理制度不够规范和统一，在签订合同过程中，各类印章起到不同作用，代表不同规则。比如合同签订中常用到的“公章”、“合同专用章”和“业务专用章”等。

4)签订合同中的违约责任问题：违约责任的制定是对合同双方当事人的行为规范，制定过于宽松或者严格对合同双方来讲都存在利弊，可能会被仲裁委员会或者法院判定无效，不利于企业维护利益工作展开。

5)合同签订中欺诈警觉问题：签订合同过程中需要注意合同内容，防止合同欺诈现象发生，合同欺诈很难同正常合同纠纷区别。在签订合同时需要特别注意一人持多公司资格“围标”，利用虚假合同主体身份完成合同的签订，然后在接到预付款后潜逃、空壳公司等。

3强化物资采购控制合同风险的内控方案

1)提升采购合同管理风险的防范意识，采购各级管理者需要特别重视合同管理问题，支持对合同签订过程中风险的管理控制。

2)综合提升合同承办人及涉及的管理人员在采购过程中的业务能力和素养，合同管理选用责任心较强的部门人员，提升管理人员的合同风险防范意识和管控能力，确保合同签汀、管理符合企业管理内控规定，并严格遵守国家相关法律法规。

3)对企业的合同管理部门赋予一定的权威性和独立性，有效制约在合同签订过程中的招标、签订、实施、交付、结算等过程中存在的不良行为。

4)内部审计控制，加强内部审计工作对发现薄弱制动点、风险点制定针对性措施，并随机抽检以及设备监造等。对已经形成的问题进行补救方案。

5)风险规避。在电力物资采购签订合同过程中，如果存在较大的风险，且风险损失程度严重时，应当主动规避风险，放弃合同的签订。

6)风险转移。在采购合同签订过程中，如果预测可能存在一定的风险，可以对风险进行转移，对可能出现的风险损失部分进行保险投保'

7)风险承担。风险发生时，根据以往风险的损失情况，预先做好损失准备金的备用，发生风险损失后作为弥补。

4结语

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通过对SAP系统功能分析及业务需求分析，做出以下解决方案：

1）方案描述1。SAPR/3系统创建采购订单标准功能只提供保存订单表头、明细的字段，但是SAP系统标准功能不提供保存合同条款用的标准表，为从SAP系统审批、打印完整的采购合同单据带来问题。从业务需求与技术实现相结合的角度考虑，解决此问题的最佳方案是借用SAP标准表保存合同条款。本方案可以节省系统开销，但是需要找到合适数据库表和字段来存放合同。存放合同条款的字段要求字符数足够多，而且最好与创建采购订单操作在同一界面，方便业务人员操作。最终确定采用创建采购订单界面下抬头文本字段保存合同条款。功能实现：登陆SAPR/3系统，进入事务码ME21N创建采购合同，每个采购订单约十条左右的合同条款分别填入抬头文本各项目中，每条条款包含字符数较多，编辑方式选择“连续文本”编辑器。合同条款及合同明细维护完毕保存即生成完整的采购合同转入审批流程。

2）技术实现1。业务人员将合同条款输入到订单表头的文本项目中，程序从SAP标准表实现文本字段的抽取，通过SAP标准函数‘READ_TEXT''''实现。合同条款取到内表ITAB_LINES1中再根据TDID字段确定对应合同条款内容。

3）方案描述2。SAP系统标准功能并不具备显示完整采购合同及采购合同驳回功能，开发新的采购订单审批功能，便于审批者对采购合同一目了然，方便合同审批。如果审批者不同意审批此份合同还可填写自己的审批意见，并且选择驳回层级将合同驳回到相关人员，驳回层级相关人员进入订单审批界面会发现此条带有驳回记录的订单被标识为粉红色便于订单创建人员根据驳回意见及时对合同进行修改，重新进行审批使合同快速生效实施采购。功能实现：进入审批采购合同界面，输入选择条件：①审批代码选择本岗位代码。②审批组、采购组织可以确定选择的采购订单属于哪个部门签订；凭证编号可以精确地选择出某个或某几个采购订单；采购组可以将选择的采购订单精确到业务部门的业务科；凭证类型可以精确地选择出生产、大修、工程、技改的采购订单。③凭证编号、供应商、创建者可直接输入已知编号或代码。设置批准与取消，如果只勾选设置批准，数据为本审批层级未审批过的采购合同；如果只勾选取消，则数据为已完成本级审批，下级审批未完成的记录；两勾同时选中，则数据为以上两种情况的汇总。选择条件设置完毕，进入功能界面。符合选择条件的数据被显示，首先如果需查阅采购合同，则双击采购编号字段对应的相应行，界面则跳转至采购合同预览界面。其次还可选中某采购订单点击功能栏上的采购订单按钮，则界面跳转至SAP标准功能ME23N界面了解更多采购信息。对采购合同详细查阅之后便可对采购合同进行审批了，如果同意执行此份采购合同则点击审批选择字段的批准标识，变成勾标识表示此份合同审批完成；如果不同意此份合同执行则填写相关的审批意见，点击审批意见标识，进入填写驳回意见界面。采购凭证号，审批者，驳回日期，时间为程序自动填充。审批者只需点击驳回层级此采购订单已经审批完成的审批层级全部列在下拉列表中，根据业务需要选择要驳回的层级，在驳回意见下填写相应的驳回意见，点击审批意见保存至系统自建表，审批意见保存同时，采购合同审批同步撤消到相应的选择层级。如果想要删除此条驳回意见，则选中点击删除即可，同时审批又从撤消层级恢复到目前的审批层级。

4）技术实现。采购订单的审批与驳回主要运用SAP标准函数实现，审批函数‘BAPI_PO_RELEASE’；驳回即撤消审批函数‘BAPI_PO_RESET_RELEASE’。

2结束语

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1成套设备的定义及特点

本文所述的工程建设项目中的成套设备是指集土建、机械、设备，工艺管道，电气、自动控制、通讯等多专业的复杂系统工程。成套设备特点：技术复杂，涉及的部门及专业多，质量要求高，进度紧张，对于管理人员各方面素质要求高等。

2成套设备合同执行的理论体系

成套设备可被视为是在一个大工程项目中的一个局部小工程，故对于成套设备的合同执行可引入现代项目管理技术与理论体系，基于成套设备的拥有技术复杂，涉及的部门及专业多，质量要求高，进度紧张，对于管理人员素质要求高等特点，而现代项目管理正好能够实现项目的多层面管理，尤其适用于责任大，关系复杂，时间紧迫，资源有限的一次性任务的管理，以确保项目目标的实现。项目管理知识体系，(ProjectManagementBodyOfKnowledge,PMBOK）是由项目管理协会(ProjectManagementInstitution,PMI)提出的。PMBOK总结了项目管理实践中成熟的理论、方法、工具和技术，也包括一些富有创造性的新知识。PMBOK把项目管理知识划分为9个知识领域（集成、范围、时间、成本、质量、人力资源、沟通、风险和采购），每个知识领域包括数量不等的项目管理过程。

3我司成套设备合同执行现状

近年来，随着公司成套设备合同的数量的逐渐增多，传统的采购分包管理模式及管理体系已经不太能满足实际合同执行的需求，在具体项目实践中暴露出了很多的问题，研究这些问题的原因，探索解决问题的方式，有助于提高合同管理水平。目前我司成套设备执行中存在以下主要问题。①合同执行人员在思想上没有完全接受或者说根本没有了解项目管理的要求。体现为，项目管理层对于同业主签的工程承包合同信息的传达不够或不及时，而由于业主合同的约束，承包方对于质量，进度，费用的严格要求只能被动接受，导致承包方执行层面人员往往主观上认为业主要求过于苛刻，执行这一类合同是一件既费力又费功的工作，十分反感，在这种情况下很难提起基层执行人员工作主动性，提升企业竞争力。②合同管理中三大目标费用、质量、进度，往往更偏重费用、进度管理，对于质量管理重视不够。③沟通管理在合同执行过程中没有得到重视，成套设备所涉及的专业、部门、人员过多且复杂，对于信息有效准确的传递在实际工作中往往是薄弱环节，建立有约束力、高效的沟通管理机制是目前需要解决的一个项目管理问题。④复合型人才的缺乏。⑤忽视合同的风险管理。

4成套设备合同中项目管理体系应用

对于可视为局部小型EP工程的成套设备而言，其管理周期是整个合同的生命周期，管理对象主要是供货商在合同执行过程中的行为及活动，供货商的行为活动是整个合同项目管理中最基础、最核心的元素。管理目标主要是进度、质量、费用、风险等合同目标。

4.1合同进度管理

合同进度管理指对合同各阶段的工作内容、工作秩序、工作时间和衔接关系编制工作计划，并将计划付诸行动。在实施过程中检查实际进度是否按计划进行，若发现偏差，找出原因，采取有效弥补措施。合同进度控制的最终目标是项目总进度目标的实现。合同进度计划应由采购商合同执行人员提出，由成套设备的供货商编制。合同执行人员此时需要担当“合同项目经理”角色，有效协调供货商根据项目进度要求，各分包商的设备制造进度，合情、合理编排出一份能够满足项目总进度需求，不违反合同约束，又得到分包商的普遍认同的进度计划。对于可能影响进度的因素，包括技术、人为、资金、进出口外贸、运输等有充分的估计和合理的评价，从而实现对项目进度的准确预测和有效管理。

4.2合同费用管理

EPC项目中，采购合同的费用作为利润的主要来源往往能够得到公司各方的重视，尤其是合同金额大的成套设备。因绝大多采购合同均是总价合同，所以合同费用的控制主要在于签订合同之前的事前控制，且是一次性的，合同价与批准的预算价之间的差价即可视为利润。

4.2.1合同费用的事前控制

签订合同前，全面分析各参与竟标的供货商费用构成，确保供货范围，技术性能满足项目要求，且采购费用不超出事先确定的项目预算或不发生亏本现象。

4.2.2合同费用的事后控制

将最终合同执行结束后的实际费用同合同签订费用比对是否有偏差，找出偏差原因，总结经验，为下一次项目积累教训。

4.3合同质量管理

成套设备的质量是指成套设备供货商所生产交付的装置符合合同约束，具体体现在满足合同技术协议要求，符合国家及行业标准，得到业主方的认可。质量管理的目标就是为业主提供符合或者超过标准要求的优质设备及良好的售后服务。成套设备的质量控制过程可大致分为以下5个方面：①技术准备：详细设计，采购分包。②制造过程：单件质量，工序控制。③预装过程：装配质量，检验控制。④涂装包装：涂装质量，包装要求。⑤售后服务：现场指导安装，保修质量，客户回访。而影响质量的因素有许多，主要有以下构成：①人：合同管理者、供货商等。②材料：原材料、辅助材料、配件等。③设备：生产设备、检验设备、最终合同成品等。④工艺方法：工艺流程、制造方案等。⑤制造环境：工厂环境、质保体系等。合同产品的质量伴随着整个成套设备的制造过程而形成，控制质量就是要严格控制形成质量的各个工作程序、各个工作阶段。其中，如果任何一个细微的质量环节控制不够严格，会造成后续制造工序制造困难，甚至导致严重的质量事故。要控制好成套设备的最终质量，必须在合同前期投入相应资源和条件（事前控制）；合同实施过程中对相应各环节进行质量控制（事中控制），如文件图纸审查、性能测试见证、巡视、驻场监检；装置成型后出厂前的检验（事后控制）。推崇全过程系统的质量控制，其中事前和事中控制是质量控制的重点。

4.4合同的风险管理

风险管理顾名思义指对风险从识别到分析乃至采取应对措施等一系列过程。过去采购合同执行中很少提及风险管理，但随着承接项目的多样化、管理体系的完善化，风险管理已经逐渐得到认可及重视。采购分包合同的风险管理同样也得到了关注。对于一个成套装置的采购合同，其普遍存在的主要风险因素有质量风险、工期风险、费用超支风险、安全风险等。首先可运用层次分析法列举合同主要风险因素，同时分析评估各个因素的风险概率，并制定风险防范措施。

5结语

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关键词： 合同管理 成本控制 施工项目 费用

随着路桥建设市场的放开,招投标工程的全面实施, 打破了原有封闭的垄断局面, 路桥施工企业面临激烈的竞争，同时对各个路桥施工单位来讲也是一个契机，如何控制好成本管理则是实现利润的关键，并竞争中处于优势地位。

路桥施工企业中标后， 项目经理部通过子项目合同明确各方责任、 各分项工程单价或总价、变更索赔方式等,是项目实施成本控制的主要方式,建立科学的子项目合同成本控制体系是实现成本控制目标的关键, 通过子项目合同体系在某高速公路某合同段成本控制中应用的经验,对合同管理的成本控制体系进行评析。

1 合同管理在成本控制中的应用

在路桥施工项目实施过程中,通过子项目合同管理,明确各方责任、确定各项费用控制方法方式等有关成本控制事宜,从而使成本得到有效控制。

路桥施工企业公路施工项目投标报价由直接费、其他直接费、 现场经费、 间接费、 施工技术装备费、计划利润、税金所构成,其中直接费由人工费、 材料费、 施工机械费构成,其他直接费由冬雨季施工增加费、夜间施工增加费、行车干扰施工增加费等组成,现场经费由临设费、现场管理费、工地转移费等组成, 间接费由企业管理费和财务费用构成。上述费用中,项目经理部可控的成本有:人工费、 材料费、 施工机械费、 其他直接费、现场经费、间接费。这几项费用的控制效果直接影响项目的效益水平,为保证工程建设目标的顺利实现,结合项目特点,该合同段项目经理部建立了一套比较完整的子项目合同体系,并将成本控制的各项措施贯穿于各子项目合同之中,形成了一套子项目合同成本控制的体系,各子项目合同与各项成本控制之间的关系。

子项目合同成本控制体系将子项目合同与成本控制对应起来,使项目可控成本置于路桥施工项目子项目合同之下,从而确保成本得到有效控制。

2 以合同管理控制成本的方案

2.1 以劳务承包合同控制人工费用

人工费用指在施工过程中直接从事施工(包括施工现场直接为工程制作构件)的工人和施工现场运料、 配料等辅助工人的基本工资。 路桥项目的人工费用一般占工程造价的10% 左右,主要分为企业职工的支出和雇用的临时工和民工支出两种。

1）以内部劳务承包合同进行控制

一般情况下,由于路桥施工企业内部职工实行计时工作制,职工的成本大大高于合同工和民工的成本,故大量使用合同工和民工是经济的,但是路桥施工企业生产任务波动大,大量使用合同工和民工遗留的问题也较多。因此,该合同段项目经理部对内部的分配制度进行改革,以内部劳务承包合同的方式来调动职工的积极性,在内部劳务承包合同方式下,将职工组成专业作业班组或由职工带领临时工和民工组成专业作业班组,采用计件的方式对分部分项工程进行承包,明确分部分项工程单价及零工单价,不能明确单价的采用劳务费用总包方式,多劳多得,同时,作业班组的工资由项目经理部财务部门直接发给作业班组成员,以避免班组长克扣班组成员应得报酬的现象。

2） 以外部劳务承包合同进行控制

劳务承包的另一种方式是外部劳务承包,即路桥项目经理部将专业性强的分部分项工程承包给外部劳务队伍。 该合同段项目经理部雇用外部劳务队伍时,采用严格的招标程序选择外部劳务队伍,同时要求中标的外部劳务队伍提交一定比例的履约保证金,在确定工期和质量的前提下,项目经理部采用固定总价或固定单价方式,同时对工程量的计量、变更、索赔制定严格的程序。

2.2 以责任合同控制材料费用

材料费用指在施工过程中所耗用的构成工程实体或有助于工程形成的各种主要材料、外购结构件的成本、以及周转性材料的摊销费用,材料费一般占工程造价的50%～70%。

1） 以材料采购合同、 部门目标责任合同控制材料采购及运输成本

材料采购合同中的采购量由项目经理部技术部门根据施工图、 施工合同中的约定及各项洽商记录、施工方案、现行的公路预算定额或施工定额计算后确定。技术部门按部门目标责任对材料采购计划的制订负责,计划过大追究制订者责任,以保证材料采购量与实际用量之间的偏差降到最小,最大限度地降低浪费。

材料采购合同中采购价格的确定,首先由材料部门在广泛搜集供货信息,调查了解市场行情、价格动态的基础上,编制材料价格动态报价表,详细反映有关材料的生产厂家、产品质量、等级、出厂价格,并根据市场价格变动情况随时调整报价表。在采购材料时遵循了“比质量、比价格、 比运距” 的优化原则,降低材料采购价格及材料运杂费,并严格履行合同手续与程序,在报项目经理部主管领导批准后才允许进行采购。 对于需要中长期供货的材料在调查分析市场行情的基础上,考虑了资金的时间价值以做全面的衡量,来确定是采用一次性订货还是分阶段订货。

2） 以劳务承包合同、 部门目标责任合同控制材料损耗成本由于材料损耗成本主要涉及到项目经理部材料管理人员及专业施工班组,这就需要建立合理的机制,充分调动项目经理部材料管理人员和专业施工班组控制材料损耗成本的积极性。

该合同段项目经理部通过劳务承包合同来调动专业施工班组节约材料的积极性,劳务合同中明确小型耗材可由专业施工班组自行包干采购,小型耗材外所有工程材料均由项目经理部统一供应,专业施工班组按项目经理部技术部门根据施工图、 施工配合比等技术资料计算的材料消耗数量实行包干。 材料有节余的按节余材料价值双方分成,材料超量按超量材料价值从专业施工班组劳务费中扣除。

另外,项目经理部还通过与材料部门签订部门目标责任合同调动材料管理人员的积极性具体操作是按照材料采购计划用量确定材料管理部门的材料目标责任成本,推行限额领料制度,并对材料部门管理人员的目标责任进行划分,项目经理部依据目标责任对材料部门相关责任人进行监督、 考核,并根据考核结果,对项目经理部材料管理人员进行奖罚。

3） 以机械租赁合同、 部门责任合同控制机械费用施工机械费指施工过程中使用施工机械所发生的台班费和租赁费。

该合同段项目经理部在签订机械租赁合同,选用机械时,从全局出发统筹考虑了需选择施工机械,并根据所考虑施工场地的地质、地形、工程量和工期等来进行选择,同时还注意了施工机械的合理组合,包括主机与辅机、各种机械配套组合等。

对于自有机械,从使用费用来说,机械使用费由可变费用和不变费用构成其中不变费用包括折旧费、大修费、经常修理费、安装拆卸费及辅助设施费等费用,可变费用包括机上人员的人工费、动力燃料费、 养路费、 车船使用税等费用。 项目经理部除定期提取折旧外,同时与项目经理部机务管理部门签定目标责任合同,下达各类指标,对燃料、 辅油、 修理费等指标均按定额制定,并按指标严格执行。

对于外租机械而言,由于机械租赁一般按月、 台班或工作量计价,所以,项目经理部在租赁机械时货比三家,努力降低机械租赁价格,同时主要推行工作量计价法,按工作量计算租赁费用。按月或按台班租赁时,在机械使用过程中提高机械使用率,若项目经理部负责燃油应,均按定额限额领用。

2.3 以各部门目标责任合同控制其他直接费、现场经费和间接费

其他直接费包括冬季施工增加费、雨季施工增加费、夜间施工增加费等,该合同段项目经理部签订部门目标责任合同时,实行执行问责制,由于部门工作失误而导致工程必须安排在冬季、雨季、夜间施工或频繁发生材料二次搬运时,追究部门责任。同时,项目经理部做好施工组织设计,尽量少安排冬雨季及夜间施工,降低直他直接费。

该合同段项目经理部精简机构,整个项目经理部仅25人,项目经理部的精干提高了工作效率,降低了管理费用;同时,以部门目标责任合同明确各部门间接费用目标,制定各项费用开支定额,实行部门分管,先算后用,节约一切可以节约的费用开支,培养管理人员勤俭节约的好风尚,尽量减少办公费、 差旅费、 招待费等各项费用。

3实施效果评价

首先,该项目理顺了子项目合同体系与成本控制之间的关系。 通过在上述某高速公路合同段中的应用,它使施工项目的人工费、 材料费、 施工机械费、 其他直接费、 间接费等可控成本与子项目合同间建立了相互对应的关系,从而确保了成本的控制有据可依,并取得良好效果。该合同段完工后的核算结果表明,各项费用均控制在目标范围内。其次,通过它的应用,进而形成了子项目合同成本控制体系,从而使项目的成本控制成为一个整体体系,有利于从项目经理部的角度进行动态控制。 通过在上述高速公路合同段的应用,项目形成了整体的成本控制体系,并在实施过程中不断分析,发现偏差,及时进行纠偏,项目效益高于预期。

通过子项目合同管理在成本控制中的应用,路桥施工企业能有效地加强项目成本控制的能力,促成成本目标的实现。

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[摘 要]设备选型 招投标 合同管理

中图分类号：TM 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）46-0266-01

一、建立规范化的设备采购管理的重要性

设备采购管理直接影响设备的后期管理，同时对企业的发展影响也越来越重要。设备采购管理行为的随意性、主观性，不但会造成投资的直接损失，还会影响今后的设备维护保养，产能发挥，产品拓展等方面，甚至影响企业的竟争能力和发展机会。研究统计表明，设备寿命周期费用的95%以上，在其设计制造阶段已经决定了。好的设备采购管理，不但可以最小的投入，达到最佳的投资回报；而且可以大大减少设备使用期中出现的问题，大大减少设备维护费用，从而减少设备寿命周期总费用。因此建立规范化的设备采购管理，通过合理配置和利用有效资源，不断改善和提高企业的装备技术，以提高企业设备前期管理的科学化、规范化和现代化水平。

二、如何建立规范化的设备采购流程

设备采购流程由设备决策、调研选型、招投标管理、合同管理、设备监造、安装调试及验收管理等环节组成。建立规范化设备采购流程的目的是明确设备采购职责，规范设备采购流程，确保设备采购工作的科学性、合理性；确保所采购的设备安全、可靠、经济，并且满足使用要求。

1.形成规范化的制度流程

设备采购管理是一项系统工程，涉及企业设备、规划、工艺、财务、审计、安全与环保等多个职能部门，要求企业各个职能部门分工合理，并能协调配合，否则会影响和制约设备采购管理。这要求建立一套完整的设备采购管理制度，以明确目的、工作范围、工作职责、管理内容以及考核标准，并使制度流程规范化，标准化。

2.建立设备选型可行性分析与综合评价体系

2.1设备选型可行性分析研究

设备采购前期调研是进行设备选型可行性分析与综合评价的前题，有选择性地对设备供应商、产品和售后服务进行调研、考察、评估，对产品方案、建设规模、工艺流程、重要设备选型、总体布置等进行比较、论证，并推荐出可供决策的建议方案。

设备的性能应体现和保持行业的先进水平，以延长设备的技术寿命。将“质量第一”和“经济合理”结合起来，坚持“比质比价”和“寿命周期费用最经济”的原则。经济效益好的设备不仅应安全、耐用、可靠，而且价格应合理，并且在使用过程中能耗低，维护费用低。

2.2设备寿命周期分析

设备的寿命是设备进行更新和改造的重要决策依据，设备更新改造是为提高产品质量，促进产品升级换代，节约能源而进行的。其中设备更新也可以是从设备经济寿命来考虑，设备改造有时也是从延长设备的技术寿命、经济寿命的目的出发的。从不同角度可以将设备寿命划分为物资寿命、经济寿命、技术寿命和折旧寿命。

设备寿命周期的故障率曲线

设备的寿命周期反映在设备的故障率上，设备使用过程中故障发生期分为初期故障期、偶发（随机）故障期、损耗故障期三个阶段，故障率特性曲线实际上是描述设备从开始使用到退出使用的故障率随时间变化而变化的规律，即描述设备从出厂、投入使用、退出使用的全部生命周期。

根据设备的使用、管理及维修等相关工作的信息，建立完备的设备寿命周数据库系统，以便了解设备的性能指标、使用环境、故障率、维修费用等。研究发生故障的机理和原因，对日后设备的维护、管理以及改造更新提供依据。

三、建立规范化的设备招标采购流程

制定规范化的设备招标采购流程，规范采购招标管理，维护企业利益及投标单位的合法权益；遵循公开、公平、公正和诚信的原则，以谋求企业效益最大化择优定标。

1.制定设备招标采购程序：设备的招标投标同其他工程、货物、服务项目等的招标投标一样，不仅具有明显的组织性、公开性、公正性和规范性等特点，而且基本程序也都是由招标、投标、开标、评标、定标和签订合同等六个阶段组成。根据以上招标投标程序，制定规范化的设备招标采购流程。

2.规范招标管理内容：

2.1对公开招标、邀请招标和议标三种招标方式进行规范管理；

2.2完善招标采购项目的立项、审批流程；

2.3根据调研收集的信息，建立入围单位审批流程；

四、建立规范化的设备合同管理流程

设备采购合同是设备招标选型后的重要环节，是从合同谈判到合同执行完成的全过程管理，监督设备采购管理工作的每一个环节以及实施情况。合同管理分为合同谈判、合同签订、合同执行三个操作步骤。

1.合同谈判分为交流验证阶段、技术谈判阶段和主合同谈判阶段。

1.1交流验证阶段的主要任务是进行广泛的技术交流，了解当前世界上的先进技术信息，比较不同设备的优缺点，这一阶段的谈判和交流可以作为设备规划和决策的依据，这一工作在设备前期调研阶段已基本完成。

1.2技术谈判阶段是在设备招标完成并确定中标单位后进行，与选定的供货商进行的技术谈判，谈判可直接涉及合同的相关条款。技术合同及附件主要包括以下内容：项目的产品大纲、生产能力、技术参数；设备技术规格说明和供货范围；供货商提供的技术资料及交付日期；设备的设计、制造标准、质量控制标准和检验标准；合同的总进度计划；技术服务和操作培训等。

1.3主合同谈判阶。主合同即商务合同，是交易双方在交易中权、责、利和义的书面表达方式。合同的内容比较全面详细，除了包括交易的主要条件如品名、规格、包装、数量、价格、交货、支付外，还包括不可抗力、索赔、仲裁等条款。

1.3.1合同的结构

i.约首：名称、编号、订约日期、地点、序言（订约原因和条件），必须注意序言对双方有约束力，应谨慎重拟写其意愿以及保证部分。

ii.主体：条款，即双方在交易中的权、责、利和义务的具体体现。

iii.约尾：执行合同的“技术细节”：包括合同语言、份数、效力、签字，注意签字人的合法性和有效性。

1.3.2合同的基本要求

i.合法、有效：形式合法；约因合法（不得有违“公序良俗”）；签约主体合法；签约条件合法。商务合同条款应符合国家合同法规定的法律法规，以及国际惯例，涉外商务条款应尽量符合我国有关部门颁发的规范条文。

ii.合同各要件齐全完整。

iii.合理条款明确具体、有可操作性，无歧义。合同的文字必须严格准确，避免使用有歧义的词汇；涉外合同应使用中外二种文字书写，外文文本应请外文专家仔细审查，避免因中外文理解上的概念偏差而引起合同执行时出现异常。

iv.合同对当事双方均有约束力，合同必须明确双方承担的责任，以及所获得的利益。

五、结束语

通过实施规范化的设备采购管理，在设备调研选型、设备招标采购、设备合同管理上取得了显著的效果，实践证明现有流程管理同已往相比具有以下优势。

1、通过实施规范化的设备调研选型，既符合先进的工艺要求，又节约投资成本，避免了由于事先考虑不周而出现重大方案变动或返工造成的损失，加强投资的可靠性。

2、通过实施规范化的设备招标采购流程，使招标更具有组织性、公开性、公正性和规范性，通过招标采购，引进了一大批功能齐全、性能优良、价格实惠的设备，为公司的生产以及发展打下了良好的基础；同时通过加强招标的监督管理，促进了廉政建设。

3、通过实施规范化的设备合同管理流程，严格控制了设备的设计、制造标准、质量控制标准和检验标准；严格控制了合同的总进度计划；严格控制了供货商的售后服务。对规避投资风险，控制成本起到了很好的效果。

篇6

关键词：物资集采系统；施工企业；应用

中图分类号：TU221 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）003-0-02

市场经济条件下，采购管理一直是企业价值链管理的核心环节，控制采购成本已经成为企业盈利的重要手段之一。为实F高效率、高质量、低成本采购，国内外许多大型企业都采取了集中采购的管理模式，同时将信息技术运用到集中采购管理，建立企业集中采购管理系统，通过系统的有效运行对采购环节进行有效的控制和管理，促进企业管理水平提升，从而达到降低成本增加效益的目的，集中采购已成为现代企业采购管理的一个普遍模式。

一、集中采购与集中采购系统

采购是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。集中采购是指在同一企业或同一企业集团内部的采购管理集中化趋势，即通过对同一类材料进行集中化采购来降低采购成本。

由于集中采购数量多、金额大，环节比较复杂，需要有规范严谨的工作流程和便捷高效的信息化平台做支撑，这样集中采购系统（亦称电子化采购平台）便应运而生，其科学的流程设计能有效提高采购过程的规范化，信息化平台能够为采购全流程提供必要的信息支持，使供应商的信息及与采购相关的历史数据能够及时方便的获取。

二、物资集中采购的优势

1.集中采购是控制成本增加效益的有力措施

企业的集中采购，一般是由企业负责物资管理的部门组织进行的，该部门将企业内所有子公司提报的采购计划汇总后统一进行采购。通过这种方式可以汇总企业内子公司的物资需求，同品类物资的采购量增大，会使企业在与供应商的谈判时，具有更强的议价能力，实现规模效益。同时，可以控制订货节奏，减少交易次数，节约交易费用，从而降低采购成本，增加企业效益。

2.集中采购是促进采购管理向供应链管理转型的关键环节

供应链管理是一种新的管理理念，其优势在于用集中化、系统化的思路统筹整个供应链上的各个功能，强调对供应链的物资流、信息流、资金流加以集成，实现供应链整体效益的最大化。从供应链的角度看，实施集中采购有利于加强对供应商管理。通过集中采购，企业能够与实力强、信誉好的供应商保持长期、稳定合作关系，建立起优良而稳定的供应渠道，确保物资供应质优价廉。

3.集中采购有利于降低采购风险

通过集中采购，企业能够动态的把握市场供需的态势和价格走势，从而实现正确决策和快速调整，有效的监控采购资金流动，进行动态分析，增强抗风险能力。

4.集中采购有利于杜绝采购过程中的腐败现象

通过集中采购，实现统一监管，能够克服分散采购中的不规范操作行为。在企业内部形成公平、公开、公正的采购环境，避免权力和个人意志的干扰，实现采购业务的决策民主、操作公开、过程设控、永久追溯，杜绝采购过程中腐败现象的发生。

三、物资集采系统的应用

水运工程施工企业施工地域广、工程项目多且较为分散，传统的物资采购模式要实现整个企业内部物资管理的统一管控难度较大，这就需要利用信息化手段，建立符合生产经营实际的集中采购管理系统，运用该系统实现对物资采购的集中、统一、有效的管理。

物资集采系统主要分为物资采购管理、供应商管理、合同管理、专家管理四大模块。

1.物资采购管理模块

物资采购管理可分为采购计划管理、方案管理和寻源管理三个子模块。施工项目部物资管理人员负责采购计划和采购方案的编制工作，依据系统流程逐级进行上报审批，已审批通过并生效的采购计划与采购方案涉及同种物资，可自动生成计划和方案之间的关联，从而实现计划与方案的一一对应。项目部物资管理人员通过物资采购计划查询功能可以查询到计划的执行情况。而通过集采系统，企业物资管理部门的人员可以对采购计划进行汇总，实现集中管理；并通过采购计划管理，全面掌握采购计划的进展情况，实现对采购计划执行进程的监管。

依据审批通过的采购计划和采购方案进入下一步流程――采购寻源管理，对物资采购方式进行选择。寻源管理分为：招标寻源、询价寻源、竞争谈判寻源和其他采购寻源几种管理方式。一般采取招标寻源采购方式，包括：采购寻源、标书开启、专家评标、监督检查、定标审批、定标确认几个步骤。由企业的物资管理部门采购招标公告，供应商依据招标公告内容进行招标响应。网上询价和报价代替了传统订货，采购人员与供应商在网上进行商务技术交流与洽谈，实现了采购业务的异地和电子化处理。网上采购不仅实现了完全的密封报价，竞争更加公平，而且使物资采购由货比三家变为货比多家，以尽可能合理的价格在网上实施采购，采购成本控制能力显著提高。

通过集采系统，物资管理部门和需用单位可实时在网上查询采购进度情况，监察部门可以实时在网上跟踪采购业务运行情况，实施网上采购监控。

2.供应商管理模块

供应商管理包括供应商注册、变更和推荐几个环节。凡具有合作意向的供应商，均需要通过物资集采系统的供应商门户进行网上注册并通过审批，纳入企业供应商统一管理。当供应商信息发生变更时，可通过变更审核环节进行修改。对提供的商品质优价廉，且服务优、信誉好，有长期合作意向的供应商，可以由项目部物资管理人员向上一级单位进行推荐审批，纳入企业合格供应商名录。经过注册并且通过审核的供应商，可以参与采购寻源相关流程。而供应商也可以通过信息查询功能，对自己的注册状态进行查询。

3.采购合同管理模块

依据审核通过的采购计划、采购方案和采购寻源过程中确定的供应商，项目部物资管理部门与物资供应商依据供应商中标确定的报价及项目部需要的物资供应数量签订物资采购合同，按照物资集采系统设定的审批流程逐级进行审核。审核通过的采购合同，即可进入执行环节。企业各级分管领导和物资管理部门可通过合同查询、执行情况查询两项功能监督采购合同的执行情况，经过层层把关，大大降低了合同执行过程中的风险。

4.专家管理模块

专家管理是对评标专家进行新增和推荐的一项功能，涉及人员的专业领域较为广泛，包括：工程技术、质量、安全、物资、监察、财务部门等与施工生产及管理密切相关的各类专业人员。由企业的物资管理部门负责专家推荐工作，经审核通过的专家进入到专家管理库，依据各自擅长的专业领域，参与采购寻源管理不同环节的专家评标工作。

四、结语

物资集采系统的运行，要求所有采购业务必须严格按照管理制度和统一的流程进行规范操作，否则各管理节点均无法通过运行，避免了业务运作中的随意性。将信息技术运用到物资采购过程中，每项业务的工程信息及采购情况系统会实时记录在案，实现了采购信息的高度集成和广泛共享，真正把“操作公开、过程受控、全程在案、永久追溯”的管理要求落到实处，使物资采购管理工作更加规范化、科学化。

参考文献：

[1]丁宁.采购与供应商管理.清华大学出版社，北京交通大学出版社，2012，9.

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我国装备知识产权管理工作起步较晚，近年来虽然取得了长足发展，但是由于受长期计划经济的影响，以及受创新基础、创新空间和创新能力的制约，我军武器装备建设所依托的自主知识产权，与武器装备信息化建设对自主知识产权的需求不相适应［3］。我国对市场环境下的装备知识产权管理缺乏应有的认识和经验，装备知识产权保护和管理工作还存在不少问题，与军事强国相比还存在不小的差距，突出表现在以下几个方面。

1.1装备采购知识产权法律体系不健全2008年6月5日，国务院《国家知识产权战略纲要》，标志着我国正式实施国家知识产权［4］。近年来，为做好国防知识产权战略的实施工作，结合装备建设管理工作实际，部队成立相关领导机构，颁布实施了一些相关办法和工作指南，为装备知识产权管理工作提供了依据和指导。但是，一方面，这些办法和规定还没有落实在装备采购机构日常工作中，不能较好地指导整个装备全寿命建设过程中的装备知识产权管理工作；另一方面，这些法规制度的内容还不够健全。如装备知识产权的客体内容有几大类，但仅有《国防专利条例》对国防专利进行了规定，其他类别的知识产权则无法规进行界定，而且已颁布的有关国防科研生产和武器装备科研管理的法规中，没有把知识产权的保护与管理列入其中，影响了装备采购过程中知识产权保护和管理工作的开展。

1.2重成果、轻专利现象突出重成果、轻专利现象在军地之间普遍存在。就军工系统而言，在军工企业装备研制、生产项目完成后，单位领导和个人首先想到的是申请成果鉴定，申报国防科技进步奖，而不是首先申请专利。每年申报国防科技进步奖的项目上千项，授奖科技成果五六百项，而申请的专利项目只有几十项。因此，保护装备研制生产过程中的知识产权首先要唤起重视装备知识产权的意识。

1.3装备采购合同约定不清、执行不严虽然装备采购合同对知识产权有所规定，但可操作性较差。由于军方对新研制装备提出明确的维修技术资料需求比较困难，签订合同时对知识产权的约定很粗糙，致使设计、研制阶段应该形成、产生哪些技术文件不明确。装备承研承制单位出于自身利益考虑，忽视装备采购合同的约定，在项目验收、定型时不完全交付或隐瞒技术资料，只提供一般性、总结性的资料，不提供维修方案、预防性维修大纲、装备故障及危害性分析、修理工艺、维修测试、修后调试标准、数据等最基本、最重要的技术保障资料，导致武器装备在转厂生产、型号换代升级及维修保障时大量技术问题难以有效解决。且由于军方缺少装备采购合同中知识产权方面的知识，向承研承制部门交涉有关装备维修技术资料时，所谓的“知识产权”反而成了一只“拦路虎”，成了解决装备技术保障资料难以逾越的一条“鸿沟”。

1.4知识产权的经济效益无法保障装备全寿命过程中知识产权的转化和实施机制不畅，在实际操作过程中，过分强调国家所有，同时缺乏必要的管理。一方面，由于军方享有装备成果实施单位的指定权，军工科研院所与生产企业可以无偿使用技术成果，研制单位即使申请了国防专利，其权益仍有可能得不到保护，严重影响了研制单位将科技成果专利化的积极性。另一方面，军方在项目招标过程中对投标方技术方案进行评审时，没有明确的专利倾斜考虑，国防专利作为一种无形资产为企业带来经济利润的运作，无论是在企业还是在军方都未得到认同，导致国防科技资源严重浪费，知识产权的经济效益无法保障。

2完善装备采购知识产权管理的对策

2.1将知识产权管理纳入装备采购全过程将装备知识产权管理动态地纳入装备建设全过程，在规划、计划、项目立项与评审阶段就要考虑知识产权因素，应当以创造自主知识产权作为重要目标。在项目实施中，要充分利用国内外知识产权信息提高项目的创新起点，优化项目实施的技术路线，对项目产生的研究成果及时采取知识产权保护措施，依法取得相关知识产权，并予以有效管理和充分使用。制定装备购置合同时，综合考虑装备全寿命期知识产权的全部要求，将国防知识产权纳入采购合同内容，包括装备采购合同文本应详细约定装备采购甲乙双方知识产权归属及义务、技术资料的交付和许可、确认的知识产权限制、可能的争端及解决途径、装备承制单位知识产权发明报告义务等内容。在生产、使用、保障等阶段，要充分协调各方的知识产权权益，加快成果的转化，尽快形成战斗力，同时，保证军方可以得到详尽的技术资料，作为装备使用维修保障的基础。

2.2确立采购项目知识产权产出目标通过设置知识产权产出目标，可以有效激励承研承制单位技术创新，推动装备技术的不断进步。根据装备采购项目和任务分析涉及的技术行业、技术领域，分析行业技术发展现状、市场现状以及行业发展趋势，分析行业创新主体；对所涉及技术领域中的关键技术进行梳理，按照技术构成、产品类别或者工艺方法进行划分或制定项目技术图谱。通过分析本领域中的技术缺项、存在问题、专利空白和相关衍生技术等情况，研究装备采购项目相关专利屏障的突破口，预计通过承担研制任务能够取得的技术突破，可能产生的自主创新技术，对申请项目产生新的专利情况进行预期判定，并进行知识产权风险分析和评估以及风险应对策略。确立装备预研合同和装备研制合同应在一定期限内完成的知识产权方向行业、类型、期限、数量和名称等指标要求，并严格按照装备采购项目里程碑节点考核评价。

2.3细化装备采购合同知识产权约定针对当前装备采购合同中知识产权条款欠缺、内容不具体、操作性不强等问题，在装备科研、购置和维修等类型合同中科学设计采购合同知识产权条款设置内容，约定装备承制单位对装备科研、购置中产生的智力成果及时取得知识产权的保护；约定知识产权目标、归属与分享、报告义务、许可、转让、纠纷处理、保护等［5］；详细约定装备采购甲乙双方知识产权归属及义务、装备承制单位知识产权发明报告义务、技术资料的交付和许可、军用软件著作权交付和许可、可能的争端及解决途径等，从而明确装备采购合同甲乙双方知识产权权利义务，为装备采购中的知识产权管理提供参考。

2.4加强装备采购知识产权管理制度建设从目前的情况来看，《装备条例》《装备预研条例》《装备科研条例》《装备采购条例》《装备维修工作条例》等法规对装备知识产权只是作了原则性规定，知识产权管理还没有较好地融入装备采购相关法规中。因此，必须尽快制定适合我国国情的军用计算机软件登记制度、国防专利报告制度、国防专利权益分配制度、技术资料保管交付制度、知识产权许可及使用费管理制度、装备采购合同知识产权管理条例等装备建设领域知识产权管理相关的法律法规，加大装备采购立法与知识产权管理的融合度，完善装备领域知识产权保护的法律体系，统筹考虑知识产权与装备建设的关系，充实装备知识产权管理相关内容，更好地在装备采购全过程建立公平、公正的法律保障体系。

2.5强化装备知识产权保护意识装备领域知识产权问题的特殊性，要求站在国家和国防安全的高度认识装备知识产权问题，宣传普及知识产权知识，提高装备建设相关人员的知识产权保护意识，增强国防科研院所和军工企业单位知识产权管理保护的自觉性、主动性和紧迫性，真正使装备知识产权观念深入人心。装备知识产权法律知识宣传的重点对象是装备采购管理部门、军工企业、科研院所的科技人员和领导干部。通过各种方式使相关人员掌握装备知识产权知识和法律法规，了解国际、国内知识产权发展状况和保护情况。在此基础上，逐步注意培养合同管理和合同履行监督人员对招投标、合同签订、合同执行过程中知识产权的保护和策略运用意识，使之学会运用知识产权保护手段为本部门、本行业的科研成果服务，要让知识产权保护工作渗透到装备全寿命过程的各个环节，推动装备建设中知识产权工作的健康发展。

2.6培养装备知识产权管理专业人才知识产权管理人才是典型的复合型人才，既要懂法律，又要懂技术，还要懂管理。由于各方面的原因，装备知识产权管理人才队伍还不稳定、流动性大、人才结构不合理。在装备知识产权人才队伍的培养方面还需要制定措施，加大力度培养一支具有高水平、高层次研究能力的知识产权管理专业人才队伍。

3结束语

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关键词：EPC 总包商 分包商 主合同

中图分类号:F270 文献标识码:A

文章编号:1004-4914（2012）03-252-02

EPC工程项目是总承包商受业主的委托，按照合同约定对项目的设计、采办、施工、试运等进行全面的承揽，最终向业主交付具备使用条件的工程；业主仅负责整体的、原则的、目标的管理和控制。而总承包商统一对分包商的工作向业主负责。EPC项目总合同及大量分包合同的管理，在EPC项目管理中起着极为重要的作用，可以说合同管理的效果决定着EPC项目管理的成败。下面就EPC合同管理的几个方面浅析EPC合同管理的方法。

一、主合同管理

EPC总承包项目合同管理的重中之重是主合同管理，主合同管理是从投标一直贯穿到项目最终交验全过程中的，主要分为：

1.合同签订管理。从投标开始就要详尽了解招标文件的具体要求，一旦中标，在合同条款的谈判过程中，应注意以下几点：首先，合同文字的准确性，有些合同条款因缺乏准确性，就会导致双方理解上的分歧，将引起合同执行过程中的争议。再次，合同约定内容必须全面，部分承包商为碍于各种原因，对业主责任和争议事项解决等问题不善于提出，但业主责任和承包商责任等一样是十分重要的合同条款，应和合同价款、支付方式、争议解决等问题一样作为合同最核心的问题，明确清晰地表明。

2.合同整理。合同签订后，总承包商合同部门和主要合同执行人员需要全面熟悉合同条款，明确合同要求。并在项目组建之初，组织项目全体管理人员学习合同条款，各部门明确自身工作范围，熟悉对本约定的合同条款，了解合同整体要求。合同部门在这个阶段要做的主要工作为：首先，分析统计工作范围，主要包括，工作范围及双方责任划分，将范围内的工作汇成清单，并明确责任界限，同时，明确设计、采办、施工各部门工作界面划分，做好分工。其次，分析工期，根据合同工期及里程碑要求，明确工期要求，制定项目计划，做好项目进度控制。再次，熟悉合同中对工作标准的要求，明确合同执行使用的规范，做好质量控制。最后，分析研究合同中的罚款条款，并书面通报给项目执行管理人员。另外，要明确合同价款，付款条件及方式等条款。

3.工作量变更控制和管理。总承包合同为固定总价合同，合同中必须有明确的工作范围，由于初步设计的详尽程度有限，在项目执行过程中应该不断明确合同范围，并以会议纪要等形式予以确定，防止业主反复调整工作范围及工艺技术等问题。合同执行中业主也经常增加一些临时性的工作，总承包商应该明确工作范围，及时确定工作量的变更，并以书面的形式经业主确认，如较大的工作量变更和工作范围变更，应该随之变更合同。

4.合同工期管理。总承包合同中一般会明确项目重要节点里程碑，项目执行过程中应严格按照里程碑节点实现项目进度，同样，应该做好分包商进度管理，以实现项目工期。保证项目工期，项目工程款按照合同规定如期回收的基本保证。

5.合同费用管理。根据主合同约定的支付方式，了解支付工程款的条件，在不影响整体进度的前题下，首先促成里程碑要求的付款条件，从而更有利于工程款的尽早回收。

6.合同索赔管理。EPC项目的特点决定EPC项目执行过程中具有复杂的合同关系，同时周期长、工程涉及方面广等特点，这个过程中难免出现许多争议，这是EPC项目合同管理的重点工作。

在明确合同对业主及总包方双方的工作范围要求后，合同执行过程中发生纠纷或者一方违约的事件时，应该及时收集证据，特别是书面的签字文件或者照片等证据。EPC项目中的监理，也起到协调和见证解决纠纷的作用。

总承包商应及时做好证据收集、整理、筛选工作，明确索赔内容，及时提出索赔信函，并将相关资料和信函存档。FIDIC条款中，规定一般索赔通知应该在事件发生后28日内，所以及时收集证据，迅速形成书面文件，发出索赔信函是很重要的。

7.合同收尾工作管理。在EPC项目执行过程中除了要重视最终验收，过程中的验收工作也要及时，所有工作环节，及时得到监理和业主的验收认可，不论是中间验收还是最终验收，一定要形成书面签字文件，对工作描述应全面，以便成为结算的有力证据。

二、分包合同管理

1.分包计划。合同签订后，总承包商全面熟悉合同条款，明确合同要求，分析统计工作范围，工作范围及双方责任划分，将范围内的工作汇成清单，并明确责任界限，根据清单合理分工。这时候即可制定分包计划，明确EPC项目中的分包工作范围和分包工作量，确定分包工作的开始时间，从而确定分包合同开展时间和签订时间。项目执行过程中，按照计划有序开展分包工作。做好标段划分，将各个分包商间的工作界面划分清楚，避免漏项。

2.招标管理。做好招标工作是合同顺利签订和执行的前提基础。招标工作的主要程序是：招标文件编制、资质审查、标书发售、标书澄清答疑、评标议标及授标等程序。EPC项目选择合适的分包商，也影响着项目执行的情况，应选择有经验的、具有良好信誉的公司。

3.分包合同签订。分包合同文本的编制、谈判、修改工作是合同签订工作的重点，合同文本要全面有效体现双方权责，基于招标文件，系统完备体现各方的责任、权利、工作范围等，使分包合同的条款、工期、付款条件、质量要求等内容与主合同符合。对合同风险和合同条款合理性开会议审核。

4.分包合同管理的全面控制。EPC合同的分包合同数量较多，各个分包商间工序穿插，就必须做好分包合同执行的监督和沟通协调工作。对各个分包商的各个环节、动态要及时获得信息，并传递给相关分包商，以便项目顺利开展。合同签订后，首先进行合同交底，将合同涉及的各方汇集，明确合同的责任及合同实施的方法及要求。再次，合同执行情况的追踪，对于合同执行的差异及时发现，并制定方案补救，防止问题的扩大。

5.建立分包合同信息化管理系统。EPC项目合同涉及信息庞大，传统的管理方法无法满足合同管理的实际需要，采用现代化信息管理系统，能够大大促进合同管理的时效。利用成熟的软件或者自有开发的小软件，实现合同管理的现代化。

三、采购合同管理

采购合同是总承包项目的重点工作，从采办占合同总金额比例就不难看出，采办合同数量多，采办种类多，涉及面广。采办合同的招标及合同签订程序除了分包合同的相同内控程序外还应注意以下几点：

1.采办物资规格技术的确认。采办设备及材料的技术参数及规格，采办人员必须反复与厂家和设计确认，出现变更时，应及时通知，此项工作尤为重要。

2.采办备品备件。采办备品备件是采办工作容易出错的方面。越是容易忽视的方面越容易出错，即使是备品备件之类，也应反复确认。

3.采办设备界面划分。采办设备的外部接口的供应范围划分，经常出现错误和不明确的现像，一定要认真复核供货范围。

4.盘点采购合同。采办合同全部或基本全部签订，项目部应组织设计和施工部门会同采办部，共同盘点，防止漏项，对于漏项的应及时组织采购。

EPC项目的管理中，一旦实施好项目的合同管理，也就是等同于实施好了项目管理。可见合同管理的重要性，合同管理的加强，将有利于项目的顺利执行和最终效益的实现。

参考文献:

支浩.浅谈国内设计单位参与国际工程所面临的问题.山西建筑,2008(11)

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一、编码体系的统一

原有的编码体系能以满足企业发展的需要，因此在该基础上对其进行改革，主要遵守简洁高效的标准，后面建立的编码均是使用两位数字，构成数字主要是01一99之间。所有编码本身的长代码，均由系统自行生成，其中所有工程记录的编码除了原来的样式之外，后面新生成的工程记录则是使用流水号的形式进行记录，由系统自动生成。

二、费用以及支付的管理

在项目进行的过程当中会产生各种不同的合同，对该合同进行统一管理，这也表示了要进行覆盖工程全方位的管理模式。在这个模式当中包括了以下内容:工程量的相关清单、工程所产生的合同管理如总包合同以及分包合同、进度款支付申请、实际支付。将相关的数据诸如支付项的分类、工程合同以及费用工作表等进行汇总，由系统进行整理。有些项目是由两个公司甚至更多一起承包，所有单位每个月都分别进行保量然后再进行相关进度的审核，层层上报，除了少数关键项目需要上层亲自审批而使用纸介质的之外，大多数工作都是使用系统电子化来进行自动生成的。本次项目需要的费用工作表需要有所独立，以此来对成本进行有效的控制。以支付分类为根据将合同所需的费用科目进行建立以及分类。在支付项当中将项目所产生的消费进行读取，这样对于费用的流程有了更加深入的了解。分包出去是多少钱，还有已经支付给分包的费用。项目的盈亏通过栏位之间的比较，变得一目了然。

三、采购管理

在设备管理模块跟材料管理模块里面建立起对应的设备、材料清单，对所有采购合同建立合同台帐，在每个采购合同里面添加设备部件内容、备品备件、支付计划跟相关的信息，通过合同的建立对每期的支付申请单直接形成，在项目记录模块里面对采购到货、设备出入库、材料领用等工作环节用表单的功能对齐进行全程的审批跟记录。进度计划的管理，宁煤项目，实现了设计、采购、施工的深度交叉协同管理。

四、文控管理

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第一条为了加强部直属预算单位政府采购的审计监督，规范审计行为,保障政府采购活动公开、公平、公正,提高政府采购资金使用效益,加强廉政建设,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中央单位政府采购管理实施办法》、《水利部直属预算单位政府采购管理实施办法》及有关规定,制定本办法。

第二条本办法所称政府采购审计,是指部直属预算单位审计机构（以下简称"审计机构"）在本单位主要负责人领导下,依法对本级及其所属单位政府采购预算、计划的编制和执行情况进行的审计和审计调查。

第三条本办法适用于与中央预算有直接经费领拨款关系的水利部本级、部直属行政事业单位和社会团体的政府采购审计工作。

第四条政府采购审计包括：政府采购预算、计划的编制和审批，政府集中采购、部门集中采购、单位分散采购的范围和工作程序,政府采购事项的审批、备案与合同管理,政府采购资金的审计等。

第五条上级审计机构对下级审计机构的政府采购审计工作进行指导和监督。

第六条政府采购审计工作由审计机构负责组织实施，也可由审计机构委托具有专业资质的社会审计机构承担。

审计机构应当依照本办法及《水利部委托社会审计业务管理办法》的有关规定,对被委托的社会审计机构的政府采购审计工作进行指导和监督。

第七条政府采购审计的主要内容：

㈠政府采购有关法规、制度和政策的执行情况；

㈡政府采购预算和实施计划的编制和执行情况；

㈢政府采购目录及标准的执行情况；

㈣政府采购备案或审批事项的落实情况；

㈤政府采购信息在财政部指定媒体上和水利部指定媒体上的情况；

㈥政府采购合同的订立、履行、验收和资金支付情况；

㈦政府采购内部控制制度建设情况；

㈧对供应商询问和质疑的处理情况；

㈨政府采购的招投标及其他采购方式情况；

㈩其他需要审计的内容。

第二章政府采购预算和计划执行审计

第八条政府采购预算及执行审计

㈠政府采购项目是否编制政府采购预算；

㈡政府采购项目及采购资金预算是否在政府采购预算表中单列，有无应列而未列的问题；

㈢政府采购预算编制是否进行调查研究、有无弄虚作假问题；

㈣年中因追加预算、政府采购目录及标准调整或不可预见的原因而需要补报的政府采购项目,是否在政府采购活动开始前补报政府采购预算；

㈤是否存在未列入政府采购预算、未办理预算调整或补报手续的政府采购、突破预算实施的采购项目；

㈥纳入政府采购预算的项目是否正确、完整。

第九条政府采购计划执行审计

㈠政府采购计划是否按照本单位经批复的政府采购预算编制；

㈡政府采购计划是否按照规定进行报送；

㈢政府采购计划的变更是否依照程序进行,有无随意变更采购计划的情况和计划外私自采购的行为,有无任意追加突破限额的情况；

㈣因特殊情况,政府采购计划需要调整项目技术指标或需求数量的,是否在该项目实施前向有关部门提出变更要求；属于政府集中采购的项目是否报送水利部、集中采购机构调整后再组织采购。

第三章政府采购审批与备案执行情况审计

第十条下列事项是否报经财政部审批后实施：

㈠政府（部门）集中采购项目达到公开招标数额标准,因特殊情况需要采用其他采购方式；

㈡因特殊情况需要采购非本国货物、工程或服务；

㈢法律、行政法规规定其他需要审批的事项。

第十一条分散采购项目达到公开招标数额标准的,因特殊情况需要采用公开招标以外的其他采购方式,是否经水利部主管部门审批。

第十二条下列事项是否备案：

㈠部门预算追加应当补报的政府采购预算、已经批复政府采购预算的变更；

㈡政府集中采购计划和部门集中采购计划；

㈢达到公开招标数额标准、经批准采用公开招标以外采购方式进行采购项目的执行情况；

㈣限额标准以上,公开招标数额以下的政府采购项目,采用单一来源采购方式进行采购项目的情况；

㈤限额标准以上政府采购项目的合同副本；

㈥法律、法规规定的其他需要备案的事项。

第四章政府采购形式和方式审计

第十三条政府采购组织形式的审计

㈠列入政府集中采购和部门集中采购目录的项目,是否按规定办理集中采购,有无采用化整为零、分解整体项目、增加采购批次等手段规避集中采购控制的情况；

㈡集中采购和分散采购是否按规定程序和权限进行，有无随意采购,擅自扩大范围、提高标准,有无规避政府采购监管的问题。

第十四条政府采购方式的审计

㈠政府采购方式的选择是否符合法律规定,是否贯彻了以公开招标作为政府采购的主要方式,采用非公开招标方式的理由是否真实、充分；

㈡是否将应以公开招标方式采购的货物、工程或服务化整为零，有无以其他方式规避公开招标采购或擅自采用其他采购方式；

㈢是否严格按照已确定的采购方式和要求进行采购,有无在执行过程中自行改变采购方式等。

第五章政府采购程序审计

第十五条公开招投标程序的审计

㈠招标审计

⒈自行招标是否符合有关条件,委托招标是否签订委托协议,明确委托的事项；

⒉是否在财政部指定的政府采购信息媒体上招标公告；

⒊自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止的时间是否符合规定的时间；

⒋招标文件的内容是否符合法律规定,是否完整,有无以不合理的要求限制或排斥潜在投标供应商，对潜在供应商实行差别待遇或歧视待遇,招标文件指定特定的供应商，是否含有倾向性或排斥潜在供应商的其他内容的；

⒌是否存在招标机构、采购单位和供应商相互恶意串通,虚假招标行为；

⒍已发出的招标文件进行必要澄清或者修改的,是否在招标文件要求提交投标文件截止日期规定的时间前,是否以书面形式通知所有投标人,招标过程中是否存在擅自修改招标文件和投标文件的违法行为等。

㈡投标审计

⒈投标人是否具备政府采购项目所需的资质（资格）,是否具备招标文件中列举的要求；

⒉投标文件的编写、密封、撤回、更正、补充、替代方案等是否符合有关规定及招标文件的要求；

⒊两个或两个以上单位联合投标的,其资质是否符合法律规定和采购人规定的特定条件；

⒋投标人在递交投标文件的同时,是否递交了投标保证金；

⒌投标人是否向招标采购单位、评标委员会成员提供不正当利益手段谋取中标。

㈢开标、评标与定标审计

⒈参加开标会议的人员、开标时间、开标记录及开标程序是否符合规定,无效标的处理是否符合规定,开标是否在有关监督机关监督下进行,是否公正、公开；

⒉评标是否符合法定程序,评标委员会是否由招标人的代表和技术、经济等方面的专家组成,评标专家是否按规定抽取,与投标人有利害关系的人员是否按规定回避,评标标准和方法是否在招标文件中载明,在评标时是否另行制定或修改、补充任何评标标准和方法,评标标准和方法是否对所有投标人都相同,评标的指标、标准是否科学合理,标底的编制和确定是否合规、合理、科学,评标委员会是否按规定进行评标，是否执行了评标纪律或受单位非法干预、影响,评标过程是否在有关监督机关监督下进行；

⒊评标委员会完成评标后,是否向招标人提供书面评标报告,并推荐合格中标候选人,中标候选人的基本条件是否符合规定的条件，是否按规定进行了排序，采购人是否按照评标报告中推荐的中标候选供应商顺序确定中标供应商或事先授权评标委员会直接确定中标供应商；

⒋中标供应商确定后,中标结果是否在财政部指定的政府采购信息媒体上公告,并向中标供应商发出中标通知书；

⒌投标供应商对中标公告是否有异议,招标采购单位是否在规定时间内对质疑内容作出答复。

㈣中标审计

⒈采购人或采购机构是否在规定期限内与中标供应商签订书面合同，所签订的合同是否对招标文件和中标供应商投标文件作实质性修改，采购单位有无提出不合理的要求作为签订合同的条件，是否与中标供应商私下订立背离合同实质性内容的协议，是否存在中标书发出后无正当理由不与中标人签订采购合同的行为；

⒉对中标人放弃中标、拒签合同的,将中标项目转让给他人的,在投标文件中没有说明且未经采购招标机构同意,将中标项目分包给他人的,拒绝履行合同义务的,是否按规定处理。

第十六条邀请招标及其他采购方式程序的审计

㈠邀请招标程序的审计

主要审查采购项目是否符合邀请招标方式的条件,供应商是否根据资信和业绩进行选择,供应商是否在三家以上。

㈡竞争性谈判程序的审计

主要审查采购单位是否按照规定成立谈判小组，谈判小组人数和组成是否符合规定，被邀请的供应商是否符合相应资格条件，是否不少于三家,谈判文件是否符合要求。

㈢询价采购程序的审计

主要审查采购单位是否按照规定成立询价小组，询价小组人数和组成是否符合规定,被询价的供应商是否符合相应资格条件，是否不少于三家,询价方案是否符合要求,报价方式是否符合规定,是否按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商等。

㈣单一来源采购程序的审计

主要审查其采购行为是否符合该采购方式条件，采购项目质量是否符合要求,采购价格是否合理等。

第十七条政府采购文件完整性审计

主要审查政府采购文件,包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评标报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料等是否齐全并得到妥善保存。

第六章政府采购合同审计

第十八条政府采购合同签订审计

㈠政府采购合同的合法性、合规性

⒈政府采购合同的主体、内容、形式、程序等是否符合国家法律、法规和政策的规定；

⒉政府采购合同的签订是否符合政府采购预算、采购计划的要求,合同的主要条款是否符合招标文件的要求等；

⒊有关经济合同是否按照《水利经济合同审计签证和备案暂行办法》进行了审计签证；

⒋采购机构以采购单位名义与供应商签订的政府采购合同，是否取得采购单位的授权委托；

⒌采购单位追加与合同标的相同的货物或服务,与供应商签订补充合同,原采购合同其他条款是否变更,所有补充合同的采购金额是否超过原采购合同金额的百分之十。

㈡政府采购合同条款和内容是否完整、明确、具体,意思表达是否清楚准确

⒈商品或服务的名称是否规范；

⒉数量、规格、质量、性能表述是否正确；

⒊价款和酬金是否明确合理；

⒋合同履行的期限、地点和方式是否明确合理；

⒌违反合同的责任是否明确。

第十九条政府采购合同履行审计

㈠采购单位或其政府采购机构是否按照合同约定,对合同履约情况进行验收；

㈡政府采购合同的验收是否由专业人员来进行,验收记录、验收证明书是否齐全、完整等。重大采购项目是否委托国家认可的专业检测机构办理验收事项,验收方成员是否在验收书上签字；

㈢政府采购合同的双方当事人是否擅自变更、中止或终止合同,如合同双方当事人协商一致需要变更合同,或者合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益必须变更、中止、终止的合同,审查合同变更、中止、终止是否经过政府采购管理部门审批,相关法律手续是否完备；

㈣合同纠纷、合同违约责任是否按法律规定或者合同约定的条款进行及时、合理、合法的处理；

㈤采购人或采购机构是否将应当备案的文件资料提交财政部门备案。

第七章政府采购资金审计

第二十条政府采购资金审计

政府采购资金的来源是否合法、合规并及时足额到位,有无挤占、挪用其他专项资金的情况。

第二十一条采购资金支付审计

㈠采购资金的申请和划拨是否根据批准的年度采购预算,科学编制用款计划,按照规定的程序进行资金支付；

㈡预付款是否符合采购合同所约定的条件（工程采购还应审查是否符合招标文件的要求和工程进度）；

㈢支付资金是否符合采购预算、采购计划、采购合同的要求；

㈣预付和结算是否由财务部门直接向供应商、劳务提供者或施工企业支付,有无采购部门或采购机构违规支付的情况；

㈤结算时是否扣除了预付款,是否预留了质量保证金,有无提前支付的情况。

第八章责任追究

第二十二条预算单位有下列行为之一的,审计机构视情节轻重进行责任追究。责令改正,给以通报批评;责令退还或者追回政府采购预算资金;根据违规金额建议预算主管部门核减下年度政府采购预算;建议有关部门、单位对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员,给予行政处分或纪律处分；构成犯罪的,移交司法机关追究刑事责任。

㈠拒绝、拖延审计机构要求提供的与政府采购预算及其有关的财务情况和会计资料的；

㈡拒绝、阻碍审计机构执行政府采购审计的；

㈢编制虚假政府采购预算，骗取政府采购预算资金的；

㈣擅自变更政府采购预算，改变政府采购预算用款方向或性质，造成政府采购预算资金损失浪费的；

㈤政府采购预算执行中相互挤占、挪用、转移、虚列支出的；

㈥造成政府采购的国有资产流失的。

第二十三条被审计单位（部门）有关责任人员干扰、阻挠、破坏政府采购审计,审计机构应当向有关部门提出处理、处罚的建议。对审计人员进行打击报复的有关责任人，由所在单位或者上级水行政主管部门追究责任。

第二十四条审计机构和审计人员进行政府采购审计时，应当严格执行审计程序,做到客观公正、廉洁奉公、保守秘密。对、、的,由所在单位或上级主管部门依照有关规定追究责任。构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

第九章附则

第二十五条水利部直属预算单位可依据本办法,结合本单位实际,制定实施细则。