毕业档案和人事档案范文

导语：如何才能写好一篇毕业档案和人事档案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

一、大中专毕业生人事档案管理现状分析

大中专毕业生的人事档案是全面考察学生多年来的学习、思想和生活状况，也是为用人单位提供评价人才使用的重要客观依据。但从人才中心所接转的的大中专毕业生档案情况来看：部分档案存在材料不全、散乱、错寄、自带甚至拆封等现象，造成无论是给毕业生的就业还是后期政审、利用等都带来了负面影响。其存在的问题主要表现为：1.人事档案的散乱、缺失。大中专毕业生的人事档案主要包括登记表、成绩单、学年鉴定表、奖励处分材料、党团组织材料等等。但在毕业生档案接收中经常出现档案材料错放、寄错，甚至出现一些重要的报到证、党团组织材料缺失等情况。由于没有专门的人事档案库房以及专业的登记保管等，在收集大中专毕业生的人事档案材料过程中出现杂乱无章的情况。同时，由于毕业生众多，大多需要新建档案，因此在存放过程中容易与其他毕业生档案混装在一起，存在档案保管不规范现象。2.人事档案的专业性、保密性不强。大中专毕业生的人事档案需要严格依据国家档案转递、管理规定要求执行，但现实中由于专职档案管理人员少，毕业生在人事档案转递过程中往往由辅导员、班主任甚至是学生代为转递，非专业人员的过多介入导致了人事档案管理的专业性不强。此外，大中专毕业生在后期为了提高知识，参加相关的成人教育、远程教育或自考，这些后添加的重要的档案资料为了查阅、复印等在拆封后没有及时密封，减弱了档案的保密性和真实性。

二、大中专毕业生人事档案管理的重要性

基于麦可思研究院的研究报告，《光明日报》于2015年7月20日的《2015年中国大学毕业生就业报告》公布的数据显示：高职高专院校2014届毕业生半年后的就业率为91.5%，比2013年提升了0.6个百分点，但2014年的高职高专院校的毕业生失业率为8.5%，每年有数十万的毕业生处于待业状态，因此，做好毕业生的人事档案管理和开发工作意义重大。1.提高人力资源利用率。企事业单位招聘、选拔人才是一种人力资源的资本投资，是为了通过对人进行资本投入、提高人的职业技能或体能，增加劳动产生的一种投资行为。做好毕业生人事档案管理可以有效将闲置、滞留在社会上的人力资源有效利用，避免人力资源浪费。2.扩大流动人员就业服务保障。大中专学生毕业后往往辗转多个城市就业，根据《流动人员人事档案管理暂行规定》的有关要求，需要做好流动人员流动人事档案的转递、保管工作。一方面，各地人才流动服务中心因掌握着流动人员人事档案，故占绝对优势；另一方面，要充分调动企事业、教育以及劳动人事等部门的多方力量，共同参与就业人员人事档案的建档、转递工作，为流动人员就业做好服务。

三、大中专毕业生人事档案管理对策

篇2

摘 要 人事档案具有现实性、真实性、动态性、机密性、权威性、流动性等的特点。当今社会，人才的流动性增强，部分大学生认为人事档案并不重要，出现了很多“弃档”“断档”现象，这样的行为为自己以后的发展设下了“拦路虎”。

关键词 大学生 档案管理 误区

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩的，以个人为单位集中保存起来以备考查的文字、表格及其他各种形式的历史记录材料。随着社会的发展，人才的流动性日益加强，部分大学生认为人事档案并不重要，因而出现了很多“弃档”“断档”现象，殊不知，这样的行为为自己以后的发展设下了“拦路虎”。

一、学籍档案和人事档案的关系

大学毕业生档案是指通过参加全国统一考试并被录取和顺利完成学业的大中专院校学生的档案，包括学籍档案和人事档案两部分。

毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后，才得以实现。

二、大学毕业生档案管理的现状

我国的人事管理实行用人单位直接管理职工档案和县级以上人才市场人事档案双轨制。有资格保管人事档案的用人单位有：国家机关 、全民事业单位、国有大中型企业、当地政府人事部门所属的人才服务中心等。

对于升学和找到就业单位的毕业生，档案直接转递到所就读学校和用人单位的相关部门，而毕业生所就业单位不符合保管档案条件或不愿保管员工档案的，以及未就业即在毕业离校办理派遣手续时，尚未落实就业单位，根据毕业生本人意愿，依据《人国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》，将档案及户口转至其入学前户籍所在地人才交流中心要接收其人事档案，公安部门为其办理落户手续。

另外，允许少数学生如支援西部建设的志愿者把档案、户口留校两年。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地。申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。

三、大学生对档案管理的认知与处理的误区

从目前的情况看，大学生对学籍档案与人事档案二者间的关系认识并不太清楚，尤其是对人事档案的认识和处理方式，还存在着诸多误区。这主要体现在以下两个方面：

一是档案不交人才交流机构托管。国家相关政策规定，毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年。有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了。这N认识对大学毕业生的个人发展有着极不利的影响。现在，企事业单位招聘员工、国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其档案记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据。学校免费保存的只是学籍档案，不是真正发挥作用的人事档案。

二是档案无用。目前，随着人事制度改革步伐的加快、社会就业方式和就业渠道的日益多元化，人们对档案的重要性的认识在日渐减弱，档案无用论日益泛滥，丢档、弃档现象屡屡发生。很多人认为人事档案没有用处，一些人干脆弃档，将档案丢在学校、人才市场或放在自己手中。

四、档案管理不善的危害及补救

遗失人事档案，或人事档案不能得到有效补和更新，会对个人的生存与发展带来许多麻烦或损失，主要表现在以下两个方面：

一是影响个人利益。在办理社会保险、领取失业金、养老金时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都是主要依据。如退休时需要依据档案认定个人出生时间，从而确定退休时间；需要确定个人参加工作时间，从而确定开始缴费或视同缴费的时间，以计算养老金金额和一系列有关事项。

二是影响个人的职场发展。毕业生的职称、调动、深造、出国等人生大事，都依赖人事档案的支撑。如，大学毕业后，学生档案需要经过转正定级后，才能成为干部档案，才能正常调动，才能在未来领取养老金等，未办这个手续，无法评职称，无法调动。

如果出现“弃档”“断档”，目前可以采取的补救措施有以下几种：

1.“口袋档案”（自己保管的档案）主人要尽快向人才服务机构咨询，若档案袋被私自打开，里面的资料就得经相关部门核实，若档案资料遗失，还要到原单位去补充和确认。

2.“跳槽”人员将档案遗留在原单位长期未办理转档手续的，要与原单位协商，解决跳槽后的遗留问题，以便及时将档案转交。

3.对于那些不知档案在何方的，则可以向学校、原户籍所在地的人事部门及第一份工作的用人单位咨询。

篇3

关键词：人事档案，人档分离，人事制度

 

一、人事档案管理存在的问题

自谋职业，造成毕业生就业单位的不确定性及变动频繁，也给人事档案管理带来了许多困难。而有些学校或用人单位为了图省事，无视档案保密原则，让毕业生将档案自揣于身，档案乱放、涂改、遗失现象屡见不鲜。人事档案摘要是一些领导以权谋私，部分档案管理人员政治觉悟、职业道德水平不高，以及管理制度不健全等原因造成的。

（一）整理不规范。

整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作，《干部档案整理工作细则》要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。”“通过整理使每一个档案达到完整、真实、精练、实用”的目的。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案虽己立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。博士论文，人事制度。博士论文，人事制度。

尽管我们对人的评价标准始终是又红又专、德才兼备，即从政治和业务两个方面来全面反映一个人的基本情况。然而，事实上由于受“左”的思想影响，我们总是会自觉不自觉地将政治作为唯一的标准来评价人，并且将政治思想与品德作风、工作表现分离开来，因此是空头政治。在重政治轻业务观念的影响下，人事档案部门没有严格把属于反映个人政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、实绩贡献等情况的人事档案作为收集归档的范围，而是侧重于政治思想表现材

料的收集，能反映个人业务能力的活的材料相对较少，即使有数量也有限或者补充不及时。

(二)人档分离现象日趋严重，“无头档案”增多。

随着人事制度改革的深化，人才流动日趋频繁，人档分离现象也日趋增多，其中最突出的表现是大量“无头档案”的出现。“无头档案”是指查不到当事人下落的人事档案，这种档案主要产生于下述情况:

第一、人员主管机关变动与档案的流动未同步进行。产生此种情况的原因有二:一是人事管理部门工作制度不健全，人员调动长期不通知人事档案管理部门，等人事档案管理部门发现时，人员已不知去向;二是工作机构或人员大规模急剧变化，造成一些人员的去向不明。

第二、转递工作不准确。在人事档案转递过程中经常出现的问题有:

1、在工作调动时，由于社会上不正之风的影响，少数人以不正当的渠道进入接收单位，手续不规范。不是先调档案后调人，或调档与调人同步进行，而是先调人后调档，人调入后，转档的事就拖下来了，接收单位没有及时索要档案，转出单位也未能及时将档案转出;或是先调档后调人，但档案转出后，调人的事要么遇到人事冻结，要么本人又不愿调出仍留原单位工作，而转出的档案又未及时索回，时间拖久了，就造成人与档案的脱节。

2、有的人事干部对工作不负责任，在档案转递时，不按规定的渠道和方式转档，而将档案直接转至基层单位，甚至交由本人自带，因此档案材料的丢失、错递现象时有发生。

3、在大中专毕业生毕业时，有部分学生在就业方案确定后又重新改派，而档案却未能及时改转。

4、个别档案管理人员工作不仔细，转递时对接收单位名称书写不清楚，或书写不准确，接收单位在接收时不仔细核对，误收误存，成了“无头档案”。

三、解决对策

“无头档案”的存在给人事档案管理工作带来了极大的麻烦，严重影响了人事档案工作的质量，因此积极预防和妥善处理“无头档案”显得十分重要。

（一）防止“无头档案”产生的措施

为了防止“无头档案”的产生，各单位人事档案管理部门必须健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事档案管理部门要与有关人事管理部门建立联系制度，及时获得人员工作和职务变动的准确信息，包括人员调出的时间、调入单位的名称、主管机关的名称、调动的原因、是否为正式调动等，然后及时将档案转入该人员新的主管部门，使档案与人员流动同步进行。

第一，机关人事档案管理工作人员要树立高度的工作责任心，充分认识人事档案工作的重要性，及时传递，认真细致、准确详细地书写转递档案通知单和收文机关名称，杜绝误转现象的发生。第二，建立严格的人事档案收进转出登记制度和定期检查核对制度。博士论文，人事制度。档案的进出登记，是档案流转的真实记录，是检查核对和确定档案来龙去脉的依据。检查核对制度，是验证收进转出档案是否准确无误的手段。要认真进行登记，定期检查核对，就能及时堵死转递和保管工作中的漏洞，从而防止“无头档案”的产生。具体而言，要做到以下几点:

(1)在人事调动或职务变动时，有关单位应及时将其任免通知告诉人事档案管理部门。档案管理部门应密切配合，加强联系，及时催问或索要档案。转递档案时，必须按照“干部档案转递通知单”的项目详细填写。收到档案的单位经核对无误后，立即做好入库登记，并在回执上签名盖章。回执在一个月内未退回者，转出单位应主动催问，以防档案丢失。

(2)大中专毕业生就业方案确定后，毕业生所在学校应及时将档案随同就业名册同时转递到所去单位所在地的县(市)组织人事部门，在交接档案时，应与就业名册逐一对照，登记注册，做到有档无人不签收，有人无档不分配，重新改分或错转的档案要认真核查，及时改转。

(3)转出或接收的档案必须完整、齐全，任何单位和个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出。档案接收人员在验收时，如发现材料不齐或丢失，要设法查找或索取必要的组织证明。博士论文，人事制度。

(4)档案转递时，必须严格密封，以机密件通过机要渠道转送或派专人送取，并要签字注册。严禁公开邮寄或自带，以保证档案在转递过程中的绝对安全。

（二）对“无头档案”的处理

处置“无头档案”是一项重要而繁琐的工作，关系到对人的使用以至人的政治生命问题，必须严肃认真，谨慎对待，其处置的办法是:第一，认真鉴别档案材料的保存价值。博士论文，人事制度。机关档案管理工作人员在处置“无头档案”时，必须依据有关规定，鉴别判定档案材料是否具有保存价值。对一般性简历登记表格和作为组织参考性的人事档案，可以登记造册，报领导批准后销毁。对重要的有保存价值的人事档案，要继续保存，或查清下落，转给有关部门。

第二，仔细分析，认真查阅档案人的下落。可以通过人事档案的形成部门、当事人原来工作单位、甚至爱人、子女或社会关系等线索进行查询，查询时一般由查询机关提供被查人的基本情况，让有关单位查复。博士论文，人事制度。

第三，经过多方查询，确实找不到下落的“无头档案”，根据规定可转当事人原籍档案馆保存。当事人人事档案不齐全的部门，可以向当事人原籍档案馆查询。

参考文献

[1]黄霄羽,曹建峰.人事文件中心建立的必要性、可行性和迫切性——我国建立新型人事档案管理模式的思考之一[J]北京档案,2002,(07).

[2]纪红卫.对人才引进中“重新建档”的冷思考[J]北京档案,2002,(07).

篇4

一、目前大中专毕业生档案管理中存在的问题

1.毕业生对人事档案不够重视。随着市场经济的发展，就业方式的多样化，档案的作用相对降低。一些毕业生对档案不了解，也不关心。调查中发现，有60%的学生认为“找工作看重的是能力，档案不怎么重要”；只有15%的学生认为“以后要找工作，档案很重要，不能遗弃”。据调查，大中专毕业生最容易出现三种档案问题:一是毕业时未通过正常渠道办理就业手续，以工人招工手续入职，重新建立职工档案，放弃学生档案，成为“弃档族”。二是很多非公有制用人单位不要求档案，毕业生在完成向人才流动服务机构存档手续后就失去了踪影，长年不见踪影，成为名副其实的“忘档族”。三是贪便宜图方便，将档案带在身上，成为“口袋档案”。这些都是因为缺乏对人事档案重要性的认识，不知道将来政审、调资、出具证明、介绍信、职称晋升均要以档案材料为依据。

2.档案管理不够规范。由于种种原因，一些单位在档案管理上还没有形成符合各自特点的实施细则和制度，在执行过程中也存在不够严格的现象，使档案管理流于形式，仅仅充当了档案“保管员”的角色。每年对接收到毕业生档案，只是按毕业院校、接收时间、所学专业、生源、学历等进行登记、编号、录入，没有严格按照管理档案的程序操作，这些不规范的操作直接导致档案材料的不完整。加上无法与毕业生取得联系，久而久之，档案管理者也说不清那些无头档案的情况，阻碍了人事档案的开发利用，影响了人事档案管理工作的可靠性、严肃性，降低了人事档案工作效率。

3.档案管理手段落后。干部人事档案工作大多沿用手工操作，整档手续繁琐复杂。《干部档案整理工作细则》要求对档案材料进行技术加工和装订，案卷要做到卷面整洁，整齐平坦。对不规则、破损、卷角、折皱的材料，要进行技术加工，既不损坏档案原貌，又不造成档案材料的毁损。信息化时代的人事档案工作除了要求人事档案工作者要具备良好的政治、道德素养，还要求人事档案工作者要掌握丰富的档案专业知识和具有较强的业务能力，但目前真正能够达到要求的寥寥无几。

二、提高对毕业生档案工作重要性的认识

1.对毕业生做好宣传工作。利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的重要性，努力做好咨询服务工作，让广大的毕业生充分认识到，在新的形势下，无论从事什么样的工作，毕业生人事档案都不是可有可无的，它对毕业生今后就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的重要载体，是企事业单位选人用人的重要依据，更是公务员招考和升学考试中政审、考察的重要材料，是对毕业生本人进行定位的重要参考，也是人才交流的重要信息。

2.提高档案管理者自身素质。随着大中专毕业生由人才资源向人力资源转化的这个过程不断深入，毕业生档案管理和企事业单位工人档案管理出现融合趋势，部分单位存在一个弱化现象，这就给我们的毕业生档案管理工作提出了更高的要求。要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，要牢固树立科学的人才观，重视毕业生资源的开发，打破以往旧的管理模式，学习运用现代化科技手段和先进的管理方法基本技能，不断改进工作方式、方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源，高标准的做好服务工作。

3.用人单位要高度重视档案信息。人事档案真实地记载着一个人的成长过程，它反映了一个人的真实面目。毕业生的档案材料虽然少，但材料的内容十分重要，它是全面考察、了解和正确使用人才的重要依据，是毕业生综合素质的体现。因此，用人单位在使用人的同时，必须全面掌握一个人的信息，这样才能根据需要正确地选择、使用人才，让其在适合自己的岗位上发挥特长，为社会创造财富。

三、加强对毕业生档案的管理

1.建立专门的毕业生人事档案库。毕业生档案要集中统一管理，特别是大型国有企业，要将毕业生档案和工人档案分开管理；毕业生就业管理部门要对接收到的派遣期内的毕业生档案要重新核对、整理，根据毕业生的基本情况，分门别类，按姓名、专业、学历等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用，为用人单位提供人才信息资源，实行科学、规范的管理。对超出派遣期的毕业生档案要及时移交人才交流部门管理，尽可能地联系毕业生到相关部门办理人事业务。

2.加强收集工作，完善档案内容。档案工作者要有高度的责任感，按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合工作实际，制定相应的制度，全面收集材料，特别要注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，还有参加学习、科研成果、等情况，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。为了获取大量有用的档案信息，必须广开信息渠道，拓宽信息来源，进一步提高人事档案的自身价值，使档案内容不仅反映一个人的过去和现状，而且能根据档案信息预测一个人未来的发展趋势，以达到历史、全面、系统、预见性地展示一个人的目的，从而使人才管理部门依据大量的定量分析、实绩考核和综合评价，公正、客观地选拔有用人才。

篇5

关键词：人事档案；人事管理；社会价值；职工档案

人事档案和一个人的生活和工作息息相关，极其重要。它是一个人的人生轨迹，是一个人的历史记录；它认定一个人的身份、功绩、婚姻状况，涉及到政审手续、职称申报调整工资养老保险等多方面的具体事务。下面逐做例举。

一、人事档案管理的社会价值

人事档案的社会价值巨大，在我国人事管理制度中颇具特点，它不仅仅具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，还具有重要的凭证价值和参考价值。无论什么情况，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作，人事档案就具有存在和利用的社会价值。在市场经济条件下，随着社会进入信息时代，信息已成为重要的社会资源，信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程，作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。市场人力资源的合理配置、企业和从业者之间的沟通和联系、企业自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接，而这些信息的获取和利用，离不开人事档案工作的有效运转。

二、我国人事档案管理中存在的主要问题

人事档案是对一个职工的个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录，是职工享受各种社会待遇的凭据以及解决劳动纠纷的依据。它关系到职工的切身利益。随着市场经济的建立和社会的发展，原有的企事业人事档案管理办法已经不能满足社会的发展和新型劳动力市场的需求，在工作中遇到了很多问题。

1. 人事档案管理政出多门。

现有的人事档案管理体制处于新旧体制转制时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事制度的逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。

2. 部分企事业的职工档案存在着客观性、准确性、完整性差的问题。

没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出。职工档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致，工作经历记录不完整等。一些企业，尤其是私营企业或股份制企业的领导认为职工档案没什么用，不给新招用的职工建立档案，甚至随意更改，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。

3. 档案管理的软硬件不适应形势发展的需要，特别是档案管理人员素质急需提高。

档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力。多数档案室设备陈旧，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等达不到标准，档案管理只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子里。

三、加强人事档案工作的主要措施

建立用人与管档相分离的人事档案管理体制，要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理权重新收回来，归政府所有。

1. 严肃档案管理。

当年人事档案是极为神圣的，单是“档案”这个词汇就有着极大的威慑力，记得小的时候，老师就经常吓唬我们说，如果表现不好，你的劣迹会记入档案。而到了今天，人事档案管理却出现了混乱，如有“工龄越来越早，年龄越来越小，文凭越来越高，资格越来越老”等现象，档案中甚至还出现了假身份、假学历，极大地破坏了档案的严肃性。为此，人事档案管理要以制度化、规范化为基础，提高档案的内在质量，为人事工作提供准确、真实可靠的数据。

2. 改善人事档案管理设施，提高档案管理人员素质。

现阶段的人事档案管理不论是在档案保管、保护还是开展档案业务工作，对所需的设施都提出了更高的要求。现代化的设备和技术手段是实现人事档案管理现代化的物质基础。

篇6

[关键词]新时期环境；高校；人事档案；管理工作

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.157

[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）12-0-02

人事档案管理主要是将个人的社会经历、学历情况、家庭情况、思想品德、个人能力及相关奖励和处罚的情况记录在档案，这份档案跟随并记录了人的一生。我国目前的档案保管工作还比较落后，并未完全达到信息化、科技化。高校应该是人才、科技、思想水平都比较高的单位群体，更应当率先发现其内部人事档案管理工作方面存在的问题，并分析其解决的对策。

1 高校现人事档案管理中存在的问题

1.1 资料保存不完善

据笔者网上查阅和有关部门工作人员介绍，高校人事档案主要包括以下内容：学生集体常住人口登记表或户口迁移证、高校毕业生就业协议书、高校毕业生就业报道证、个人人事档案等。个人人事档案中又包括个人基本信息、各个时期的学习经历、成绩单、奖惩经历等，还有包括思想道德在内的党团材料。但与此同时也有很多其他资料没有体现出来，相对来说并不完善，比如个人身体情况、能力情况等。

目前我国的高校人事档案就资料保存方面来说并不是很完善，不能体现个人的整体情况，仅停留在成绩和个人基本情况方面。而且由于大部分都是纸质材料，所以在保存过程中，容易发生破损、霉变、氧化、虫蛀等情况，一旦档案室发生火宅等情况，档案资料极易受到损害，难以保存。

1.2 人力物力不足

高校有专门的档案科室来保存档案，用铁制柜分门别类的进行保存，大多依据年级、性别字母排序、学号排序等。因平时不需要使用档案，档案管理部门人员非常清闲；但一旦到了毕业季，档案室管理任务繁重，大量的毕业生个人资料、成绩资料、党团资料需要整理，这时学校往往会请一些学生或兼职人员帮忙，但由于他们缺乏经验，且无法确保资料的保密性，给档案管理工作带来一定困难。由此可见，我国高校在档案管理人员的安排和调配方面非常不科学。而且人事档案管理工作者缺乏专业培训，专业技能不高。

在物力方面，由于学校对人事档案管理不甚关注，所以也存在资金不足的情况。要想实现档案管理科学化、信息化，就需要计算机系统和扫描系统等设备，而目前这些设备都配备不足。同时，由于档案室空间有限，很多详细的个人资料都不能保存在个人档案中，而只能放部分简单的内容，且由于存储空间有限，很多时期较早的档案被移交至其他部门，导致档案信息不完整。由此可见，我国高校在保存学生人事档案方面局限性较大。

1.3 档案调取缺乏灵活性

高校对人事档案的管理是保密的，学生只有在毕业时才可调取自己的档案，而且档案由文件袋包装，加贴封条，其内容严格保密，连本人都不能拆封查看自己的档案。在档案调取时，缺乏灵活性，往往由某单位申请去学校调取档案需要几天甚至一周的时间，如果是异地单位，则需要的时间更久。而且在调取档案过程中，档案保管人员只能手动将档案从档案柜中找出来，耗时耗力，对于已经调走的和近期调进的档案不能一目了然，不利于档案管理；并且档案内的内容，是否有缺失、遗漏的情况也不得而知。

1.4 档案保存环境安全性低

高校本身的档案保管室，没有非常严密的保管设施，只有一些防护栏门锁柜子锁等设施，被偷盗的可能性高。另外，档案室纸质文件偏多，比较干燥，很多档案室设施陈旧，存在安全隐患，同时消防设备没有定期检查等都造成巨大的安全隐患，不能很好的做到防火防灾。

2 新时期环境下做好高校人事档案管理工作

2.1 强化档案材料搜集的真实性及档案工作严谨性

21世纪是一个竞争和挑战并存的时代，社会对人才的需求越来越迫切。我国高校也在蓬勃发展，越来越多的人步入大学课堂接受高等教育，未来，90%的人都要接受高等教育，也将有更多的学生选择读研、留学，单位企业也将逐渐规范化，建立内部人事档案管理部门。高校人事管理人员在具体的档案管理工作过程中，要把搜集内容具体到实践内容，不能单纯停留在在职评选及学历收集等方面。另外，还应按时向材料搜集部门反映最新的教研结果。工作人员在材料搜集工作过程中，必须保持科学严谨的态度，保障材料的真实性和系统性。

2.2 提高档案管理员工综合素质

针对于目前高校人事档案管理人员不足，专业性不强，有以下几点建议。

2.2.1 扩大范围、面向社会广泛录取档案管理人员

以往的档案管理人员多半是由学校内部调动调整的，很多都是年龄较大的行政工作人员，甚至还有返聘人员，这些人大都是奔着清闲的工作岗位去的，这就造成员工队伍老龄化、缺乏进取精神等问题。因此，学校要面向社会招聘管理人员，让管理队伍年轻化，使真正有能力的专业人才投入到这个工作岗位上来。

2.2.2 加强员工专业培训和绩效考核工作

从高校人事档案的长远发展来看，既需要员工本身具有较强专业素质，还需要对员工进行不断的专业培训，提高他们的业务水平，使其实际操作和理论知识并进。另外，还应完善绩效考核制度，通过考核激发员工学习新知识、新技能的热情，以免其思维僵化、止步不前。

2.2.3 科学安排工作，提前做好部署，提高员工的做事效率，避免使用兼职工

由于人事档案管理要求极高的保密性和准确性，因此不适宜使用兼职工，他们没有受过专业的培训，且责任心较低，在档案管理工作中极易发生错误。对毕业时期档案科室繁重的工作任务，可提前做好工作部署，尽早做好工作安排和前期准备工作，让学校其他部门配合工作，提前准备好档案材料，使档案管理工作顺利、及时开展。

2.3 建立严格的高校档案部门制度

笔者通过网上查阅资料得知目前很多高校人事档案部门机构不健全，没有正式的高校行政管理部门统一管理。学校方面要加强关注，通常一个高校有着成千上万份的毕业生人事档案，如果没有统一的领导和健全的职责规范，就很难保证高校的人事档案管理工作能长远发展，取得新突破。强化高校人事档案管理部门的制度规范化工作，设置专门的主管领导，做好整体工作的部署和检查推动。调整员工结构，如设置专门的档案整理人员、电脑录入人员、核查人员等，使每个员工责任清晰、分工合作。配备相应的奖惩措施，降低档案管理工作的错误率。

2.4 加强管理人事档案信息化建设

随着新时期的到来，经济飞速发展，电脑技术不断进步，高校的人事档案管理工作也应逐渐信息化，如可将个人的档案资料输入电脑，形成电子文档，方便调阅和整理。虽然初步的录入阶段耗时耗力，但这对长期的高校档案管理工作来说是非常有好处的。第一，便于管理，调阅方便。第二，不占空间，档案内有什么缺什么一目了然。第三，可使部门单位间的档案调转工作简单方便，从网上直接传取。第四，可以开放部门查阅权限，比如学生可通过校园一卡通或学号信息，通过柜台或网站查阅自己的档案资料。第五，教育部门可建立辖区内整个高校的人事档案备份，防止人事档案因电脑故障或其他原因而丢失。第六，档案流转过程清晰，可以看到由谁录入该份档案、备份在何处、受何部门管理、于何时调往哪里、何人何时何因调阅，新减了哪些材料等。

3 结 语

我国步入新时期以来，科技飞速发展，高校的人事档案管理工作也应不断发展，不能局限于当前。档案管理人员的素质、专业技能都应不断提升并运用到实际工作中。利用高校的人事档案资源，使档案管理更有意义，发挥其越来越突出的作用。

主要参考文献

[1]群仪.十二所高校人事档案管理现状浅析[J].干部档案工作研究，2013（1）：27.

篇7

目前，县级医院人事档案管理仍基本上沿用十几年前的管理模式，医院人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。

1.1 人事档案管理制度不健全。近几年，我院自主引进数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理人事，但同样因缺少原始的人事资料，无法核定工资标准。还有的因原单位不同意放人，致使他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，“有档无人”、“有人无档”的现象比比皆是，给新录用单位在人员管理、人事审核、审批工作中带来不便。

1.2 人事档案管理不集中、模式单一。县级医院档案管理模式采用“封闭式管理”，过于强调保密性原则。人事档案调遣、查询“门槛”太高，一般需领导审批和专门介绍信，甚至是多个或多级领导同意。人事档案利用范围小，只用于政审、调资、年终考核、办理退休。人事档案管理通常分四个部门，历年由人社局统一招聘分配的，有编制的正规高校毕业生，档案由人社局档案室保管；我院自主聘用的高层次专业技术人才、正规高校毕业生转正定级前、部分合同制员工，档案由人才交流中心保管；其他在编员工，但非人社局招考分配的，档案由主管部门卫生局保管；另部分合同制员工，档案由我院人力资源科保管。

1.3 人事档案管理手段滞后。第一，资料收集不及时。如医护人员的外出进修、科研论文、职称晋升、各级表彰等档案多保管在医院的医务科、护理部，遇到归档或查询时，档案员要经常往返于各科室之间进行搜集、整理、复印。第二，档案信息资源利用率不高。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。第三，归档困难。由于资料的变动（增加或更新），如年度考核、工资调整、医德医风考核、学历变更等以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。第四，工作量大。现人事档案是以纸质、照片等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主，缺乏对档案出、入库记录和档案变更的管理。遇到档案的查找、编辑、分析等工作时，工作量巨大，步骤也繁琐。

1.4 人事档案管理人员业务不精。在我院从事档案管理的大多是一些即将退休的老护士长。由于年龄大，从事临床护理工作吃力，便照顾到行政后勤管理档案。专业知识不足、档案业务不熟、变动频繁，势必影响档案管理工作的质量和利用。

2 人事档案管理工作措施

2.1 重视医院档案管理人员的培养。可通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来，并且保持档案管理人员的相对稳定。同时，医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划。不但要进行档案管理现代化的知识培养，而且要提高法制观念，自觉参与档案的管理与利用。

2.2 建立统一的开放式档案管理模式。由于我院员工原始人事档案分四个部门管理，导致医院为员工建立的临时性档案材料不全，使医院在员工职称晋升、学习培养、干部选拔方面获取信息量不足。补充完善人事档案材料，建立统一的开放式档案管理模式势在必行。第一，完善基本档案材料。包括个人基本情况；学历、学位证明；继续教育及学习进修证明、证书；年度考核表。第二，收集卫生专业技术人员开展工作档案资料。包括开展的新技术新项目；参加援川、强基工程、义诊等活动；专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同；发表著作、论文、科研成果鉴定书；典型病历、抢救成功的病案、手术分析；“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料；参加专业学术会议证书等。第三，开放式档案管理模式。人事档案管理必须走向开放性，才能适应经济发展和人革新形势。把人事档案作为记录员工综合素质的信息储存和保管，促进人才合理流动和人才市场主体到位。

篇8

一、大学毕业生如何漠视档案

目前大学毕业生对自己档案的“漠视”主要可以归结为以下几点：

1、滞留在高校

如今高校毕业生自主就业，部分毕业生因没有落实工作单位把档案暂时留在了学校；找到工作后因身在外地或忘记等各种原因，没有再回学校办理档案转移手续。也有毕业生认为，档案转移手续复杂，放在人才市场每年需缴240元管理费，不如丢在学校安全省事。

2008年11月底，从"2008年高校毕业生就业工作总结会”上获悉，目前北京市高校京外生源毕业生户口和档案滞留学校的达到2，2万余名。据北京市教委的数据显示，在这2，2万余户档滞留高校的京外生源中，本科生占七成。这些学生滞留户档的目的明确，其中就业、考研和出国留学的超过83％。期满后继续滞留的户档数量逐年增加。超过两年期限的达到9200余人，其中有3800人甚至已经超过了6年。

2、弃之人才市场

最近，北京市人才档案公共管理服务中心对失去联系超过5年的流动人员的人事档案进行了网上公示。公示档案中，仅北京市市区就超过5000份；加上各区县，此次公示的档案份数超过了3.5万份，规模堪称庞大。2008年11月底，北京市人才服务中心有关部门负责人表示30天公示期满后，即解除对原档案的托管关系。

江西人才市场是江西省最大的人才流动管理机构，截至目前，该市场已存放两万多份人事档案。然而，许多档案从放进之日起就成了“死档”。该市场工作人员介绍，有的档案甚至已经有十几年无人过问了。

二、大学毕业生为何漠视档案

目前，人们的择业模式越来越多元化，自主择业已成普遍情况。无论是对于企业用才，还是个人择业，已经不再受户口和档案的限制，不再“惟档案是尊”，这是整个社会对于市场运转的一种自我调控，但也引发了大量的“弃档”现象。

1、企业不看重档案

近几年，随着人事制度改革的深化，人事档案已不再是企业考察个人能力和选拔人才的惟一标准。

现在深圳某企业工作的黄某曾说：“我换了七八次工作，从来没有人问我档案问题。现在企业看重的是能力，档案有没有，作用不大。”这代人的职业观较以前更追求自由和个性，流动也相对频繁，用处弱化的人事档案便容易被轻视。

某高校毕业生曾说：“自从大学毕业后，我的人事档案就一直放在学校，反正也用不着。很多同学都将档案留在学校，除非有正规的接收单位才想起档案，否则档案就永远地留在学校或人才市场。”还有学生喜欢频繁调槽，在工作单位变动后，由于嫌转档手续烦琐，便在流动或工作转换中放弃了档案。

市场经济的发展需要生产要素的流动，人力资本的流动也是必然。市场理性对人的要求不再是个人的政治地位和政治身份，而是专业和技能。用人单位在考察人时，也必然把个人能力与企业发展结合起来，从而谋求利润的最大化，这就是所谓的“考察档案不如考察现实的人”。

2、对档案的用途知之甚少

尽管档案作用的弱化在一定程度上减少了人事档案中不客观纪录现象的发生，杜绝了个人生活被他人主观操纵的可能性，可以看作是一种社会和公众理性的选择。但毕竟目前是社会转型时期，人事档案在某些方面仍然具有不可替代的作用。一些刚毕业的大学生们对于档案的用途知之甚少，不少毕业生甚至不知档案与自身有何关系。

广西某职业学院大四学生张某已与湖南一家公司签订了就业合同，现正在该公司见习。当档案调查人员问他打算如何处置自己的档案时，他表示根本没有想过此事，并发出了“档案不是存在学校吗，还需要迁出来吗”的疑问。

三、长期漠视档案有何不妥

尽管档案的作用现在有很多大学毕业生还知之甚少，但是大学毕业生无论是考公务员，还是到企业就业，或是自主创业，都应该重视并妥善安置自己的档案，否则，将来会产生许多不必要的麻烦。

1、档案滞留高校影响计算工龄

毕业生如果没有及时地将档案从学校转出，用人单位将不能为其计算工龄。按照有关规定，未就业的毕业生，档案放在学校期间不算工龄；须在人才交流服务中心办理人事，中心才能为其办理转正定级、年度考核、档案工资审批等手续，这样才能连续计算工龄。学校代为保管毕业生档案，只是延长了毕业生的择业期，而毕业生与学校之间并不存在人事隶属关系，学校不能为毕业生出具涉及人事关系的证明。根据相关政策规定，单位只能按应届毕业生标准为其办理就业手续，而工龄也就相应的从“零”开始。档案滞留学校还将影响今后的转正定级和职称评定。

2、无法报考公务员

已毕业多年的饶某这段时间颇为懊恼，年前他本来打算报考国家公务员。但当年毕业时他没有理会自己的人事档案，结果人事档案被学校转回原籍，自己也浑然不知。由于和原籍档案管理部门从未联系过，这几年他的人事档案上没有任何新增记录，导致没有地方及时给他出具报考公务员的政审材料，考公务员的事也因此落了空。

3、落不了户

孙某4年前毕业于辽宁某学院，不久前跳槽去了南宁一家房地产咨询公司。然而，让她郁闷的是，到南宁上班，没想到才过了几天她就不得不飞回辽宁调档案。原因是公司要帮她落户口，而她一直不知道没有档案就落不了户口这个道理。听孙某讲述说，她大学毕业后，把档案放到人才市场，第一年交了几百元的档案管理费，后来逐渐觉得档案对自己没什么用，就再也没有理会过，再到后来根本就忘了有档案这么一回事，直到迁移户口要用档案，才知道它的重要性。

4、办不了身份证

刘某几年前从某职业技术学院毕业，当时他揣着档案辗转于沿海各城市打工，没有及时将档案挂靠在人才市场。今年因为需要办理第二代身份证，这才想起，户口从学校转出后一直没有落户。为此，小金在省城和原户籍所在地的派出所折腾了近一年，费了诸多周折，可至今手续还没能办好。

人事部门一负责人曾经在一次访谈中指出，现在很多以档案为依据的个人证明等手续还是绕不开档案这一关的，如：工龄、研究生考试、公务员考试、职称申报、养老保险办理以及出国、结婚生育等都离不开档案。

四、大学生毕业后档案该何去何从

随着越来越多的大学毕业生选择进入私企或者自主创业，“弃档”现象也越来越突出。如何妥善处理自己的人事档案，成为这一群体必须面对的问题。

目前，我国的人事管理实行双轨制：一种是用人单位直接管理职工档案；一种是县级以上人才市场人事档案。这两种是平行运行、且能对接的制度。也就是说，假如你毕业后进入私营企业工作了两年，再考上公务员进入国家机关，你的工龄是从你的档案进入人才市场的时间开始算起。换句话说，是从进入私营企业工作的时间开始计算。因为档案放在学校只是学籍档案，转到人才市场才成为人事档案，才能证明你进入社会参加了工作。 那么，大学生毕业后档案该如何妥善处理呢?专家介绍，对于毕业后找到接收单位的学生，档案可以直接转到单位或者单位主管部门，如果单位不接收档案，毕业生可以将档案存入当地人才市场，由其进行代管。对于毕业后没有找到接收单位的，最好是将档案转入下列部门之一。

1、生源地人事部门

把档案转至生源地，由所在地级市的人事局接收，这种方式比较适合准备在生源地就业的毕业生。其优点是在生源地办理就业手续时比较方便，但如果毕业生想离开生源地就业，转出时就会比较麻烦。

篇9

【关键词】流动人员；人事档案；管理

一、人员流动现状

改革开放的新形势下，全国的流动人员人数逐年增加。据统计，“十二五期间”，我国流动人口每年增加约800万人，2014年年末已达到2.53亿人。一方面，高校毕业生在就业的过程中形成了大规模的人员流动。2015年全国高校毕业生人数创历史新高，达到749万人，比2014年增加22万，大学生就业面临严峻的挑战；另一方面，组织间再就业人员流动的数量也非常庞大。随着我国经济增长方式的转变，产业结构调整、国有企业改革等一系列宏观政策的稳步推进，造成一大批“下岗待就业”人员。尽管国家出台一系列保障措施促进下岗职工再就业，但短时间内这类失业人员的基数仍很大。此外，还包括农村剩余劳动力向城市非农产业的流动。这三大类的流动人员对我国国民经济的发展起着重要的作用。

二、流动人员人事档案存在的问题分析

（一）档案材料难以收集，归档信息不完整。人事档案作为记录个人历史真实面貌的文件材料，必须具有真实性、完整性。然而，在现实流动人员管理的过程中，档案归档材料很难收集完整。人事档案包括十大类的材料，涵盖学历、工作经历、政治面貌、奖励与处分等多个方面，许多单位对人事档案重视程度不够，将精力集中在对流动人员的使用上，对工作中形成的档案材料没有加以收集和整理。一些单位和高校在人员流出后并未按档案管理的相关规定，及时将档案转移至人才服务中心，而是交由本人代为保管。档案信息的不完整为流动人员日后在干部选拔、职称晋升、工龄认定等方面带来了很大的麻烦。

（二）流动人员的档案材料的真实性不高。人事档案是组织考察个人基本情况的重要依据，也是本人在工作、退休期间享受政治待遇、物质待遇、精神待遇的重要参考。“三龄两历一身份”（年龄、工龄、党龄和学历、工作经历、干部身份）是人事档案的核心，也是流动人员人事档案最容易失真的信息。由于流动人员档案的管理还不完善，流动人员工作不固定，有些人为了个人私利，擅自涂改出生日期、工作经历、入党时间等重要信息，出现年龄越来越小、荣誉越来越多等混乱的现象，这就使得流动人员人事档案的可信程度大大降低。

（三）档案转递不完善，人档分离的现象十分突出。流动人员的本质特点决定了档案传递工作在流动人员人事档案管理中的重要地位。《流动人员人事档案管理暂行规定》中明确指出，流动人员人事档案在转递时必须完整齐全，应通过机要交通或专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。目前，流动人员人事档案的转递很不完善，移交不及时，甚至出现不移交等现象。一些单位在转移时不按规定采用机要信件的方式，随意选择快递公司投递档案，或者交由个人代为移交，导致档案的缺损、涂改和遗失。在现实的档案管理工作中，流动人员的档案因为没有履行正规的转递手续而出现“死档、黑档”等人档分离的情况时有发生。

三、流动人员人事档案管理的建议

（一）严格档案转递手续，实行动态化管理。随着市场经济体制改革的不断深入，人员的流动越来越大，越来越频繁，这对流动人员的人事档案转递工作提出了更高的要求。单位应严格执行档案管理相关规章制度，切实做好流动人员的人事档案转递工作。在转递人事档案前，单位应对档案的基本信息进行核对。档案中缺少的重要材料，如工资审批材料、年度考核材料、政治面貌等，须及时补充，确保档案的完整性、准确性。通过选派具有档案管理资质的人员或采用机要信件的方式投递人事档案，对于流动人员自带的档案材料，人才服务机构不得接收。

（二）做好档案收集整理工作，确保档案真实完整。由于流动人员流动的无规律性、不固定性，这给流动人员的档案收集、整理、核对工作都带来了很大的难度。要确保流动人员档案的真实性，首先须建立健全人事档案收集环节的管理制度。流动人员在与用人单位签订劳动合同时，应对档案的收集、保存、转递等工作作出约定，以契约的形式在法律的层面上明确劳资双方的责任和义务。完善流动人员人事档案的收集网络，可采用定时收集、跟踪收集、补充收集等多种形式和方法。其次，改变以往被动的收集保管方式。人才服务机构应加强与用人单位之间的动态联系，以单位集体的名义存放流动人员的人事档案。流动人员的工资晋升材料、年度考核材料、学历晋升材料、奖惩材料等先由单位完成，正式材料形成之后一定期限内交由人才服务中心，人才服务中心根据档案管理的规定和要求进行整理和审核。

（三）加强档案基础设施建设，优化人才队伍建设。基础设施建设是推动流动人员人事档案发展的前提条件。各级人力资源保障部门应加大对档案人财物的投入力度和政策扶持，保证流动人员人事档案存放的安全性、完整性。根据国家档案的相关规定和要求，参照自身实际情况，改善档案室的硬件水平，努力把档案室建设成为符合“十防”要求的合格档案室，强化安全保障措施。同时，加强档案信息化建设，管理部门应针对流动人员的特点，开发出适合流动人员人事档案管理的软件，结合互联网技术，建立包含人员信息、业绩评价、工资晋升等业务的人才跟踪系统，实行流动人员人事档案动态化管理。加强档案管理人才队伍建设是推动流动人员人事档案发展的关键。选拔政治素质高，业务能力强的人员充实流动人员档案管理队伍，推进档案人员持证上岗制度，加强岗位管理与考核。积极开展继续教育、专题讨论、学术交流等方式的档案培训工作。定期组织档案管理人员系统的学习档案学理论知识、学习档案管理部门、组织部门关于档案的最新文件和精神、了解本专业的学科发展动态，不断完善和丰富档案知识结构体系，提高档案人员的综合素质。

【参考文献】

[1]朱玉媛,张煜.我国流动人员人事档案立法与执法探析[J].档案学通讯,2010（02）.

[2]魏群.探析流动人员人事档案管理存在问题及改革措施[J].兰台世界,2015(07).

[3]李燕.流动人员人事档案管理如何加强[J].档案与建设,2006(03).

[4]严建南,纪红卫.试论“人档分离”[J].档案学研究,2003(05).

篇10

一、要有法律政策的“软”环境

这就需要国家档案行政管理部门会同国家人事部门和相关的立法部门共同制定出一些与人事档案信息开发、利用有关的法律政策，且这些法律政策必须充分考虑到网络环境下人事档案信息的利用条件、利用范围、人事档案信息的分类等级、查阅权限和授权的条件。需要指出的是，随着我国立法进程的加快，针对人事档案信息的分类和利用方面的法律也相继出台，这为人事档案信息网络化管理提供了基础保障。例如，国家人事部制定的《流动人员人事档案管理暂行规定)中第一条规定“流动人员人事档案是指：辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；待业的大中专毕业生的人事档案；自费出国留学人虽的人事档案；外商投资企业、乡镇企业、街道企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；其他流动人员的人事档案”。既为对流动人员的人事档案保管提供了法律依据，也为实现这些人员人事档案信息的网络化管理提供了依据。

二、要建立必要的信息采集和分类标准体系

人事档案信息的标准体系主要是指在人事档案信息的分类、整理及编码、加密码、解码等，必须要有一套适用、科学、统一的标准体系。具体要包括3个方面：

1、人事档案信息的网络化管理中电子账号的编码设置标准。人事档案信息管理的电子账号的编码是一个基本编码，它必须要在科学论证的基础下既便于管理又要能反映出一些相关的信息。现有的居民身份证的编码不仅值得我们参考而且应充分地加以利用。(中华人民共和国居民身份证法》中详细地规定了居民身份证编码的管理要求。居民身份证中规定编码为18位，其中包含了居民的出生地、年龄、性别、户籍所在地的一些基本的信息，并且明确规定此号码为终身不变的惟一号码，即使公民户口迁移也不能更改号码，还明确规定了现役军人和未满16周岁的公民均可以自愿申领个人的居民身份证。身份证号的编制成果完全可以被直接地利用，不存在利用上的不便之处，仅仅在公民身份证的基础上再加上叶些与人事档案信息有关的编码就可以完成人事档案信息的电子账号的统一编码。至于人事档案信息的电子赇号的加密码的设置只要保证其安全性就可以了，输入简单的数字代码可以快速地查阅相关人事档案信息。

2、人事档案信息的等级划分和权限的规范标准。人事档案的信息必须划分等级，既便于利用也能切实保护好个人的信息安全。参考美国的人事档案管理的制度，将我国的人事档案信息划分为三类等级标准：第一类自由查肉的人事档案信息。第二类申请查阅的人事档案信息。第三类，严格保密的人事档案信息。在此基础上，确定具体的权限设置标准。

斗人事档案信息利用中的加密码和解密码的标准设置。人事档案信息的利用要求必须要有科学、安全、方便的加密码和解密码，这些号码的设置和标准规格都要具有科学性和实用性，因此人事档案信息在开发利用之前必须要有这些标准设置。

人事档案信息在采集时就必须附加必要的密码设置，这些信息内容必须通过加密后在具体的保管和利用中，确保不被泄密和恶意下载的发生。

三、要建立人事档案信息的专用数据库

以人事档案信息化为突破口，积极进行数据库建设。建立数据库是一项工作量大、技术含量高的工作，事先要有充分的调研活动，选定了一套通用人事管理软件，启动建库工作。

人事档案信息是动态的、变化的信息资源，为了保证数据的准确性和真实性，必须保证数据的准确、真实、规范、统一。人事档案信息的采集是这项工作中最关键的环节，信息的准确性是所有工作的立足点，专用人事数据库建设，必须制定具体科学的信息采集制度、信息审核制度、保密制度，以保证信息建库工作顺利进行。

可以首先建立各级国家人事档案信息管理中心，然后将中心里保存的人事档案中的信息根据相关的分类标准整理后输入并保存在专门的信息数据库里，最后形成的数据库不仅包括所有的人事档案信息，还要包括在信息整理中有关的注册、登录、加密等一系列的信息数据。信息数据库建立起来以后，还要有一定的专门网络和专门网站才能实现人事档案信息的交换、流通，也才能真正实现人事档案信息的异地查询和人才的流动管理。利用者可以利用专门网络、公用网络或者一些信息平台进行查询。

四、要进行人事档案管理制度的必要改革

人事档案所有权为国家所有，那么国家就应该采取有力的措施建立和保管好这些人事档案，对于那些人事档案管理中出现的丢弃档案及人事档案流失事件必须严格管理，防止这些现象的再次发生。同时人事档案管理制度的改革也要实现人事档案能够集中管理和人事档案信息能够被集中采集，

目前国家大力推行人事制度和建立人才服务中心，就可以很好地解决一些流动人才的人事档案的集中保管和信息的集中采集。例如，2000年3月30公布的(关于深化科研事业单位人事制度改革的实施意见》第16条“有条件的部门和地方可以建立对所屑科研机构的未聘人员实行集中管理和服务的内部人才交流服务机构，有组织地分流安置各类未聘人员，减轻科研机构的冗员负担。有关部门要加强对人才交流服务机构的指导、扶持和管理”。2000年7月中央组织部、人事部下发的《关于加快推进事业单位人事制度改革的意见)第4条“全面推行聘用制度，破除干部身份终身制，引入竞争机制，在事业单位全面建立和推行聘用制度，把聘用制度作为事业单位一项基本的用人制度。所有事业单位与职工都要按照国家有关法律、法规，在平等自愿、协商一致的基础上，通过签订聘用合同，确定单位和个人的人事关系，明确单位和个人的义务和权利。通过建立和推行聘用制度，实现用人上的公开、公平、公正，促进单位自主用人，保障职工自主择业，维护单位和职工双方的合法权益。通过聘用制度转换事业单位的用人机制，实现事业单位人事管理由身份管理向岗位管理转变，由单纯行政管理向法制管理转变，由行政依附关系向平等人事主体转变，由国家用人向单位用人转变”。人事

制度的推行和人事档案管理制度的改革为人事档案信息的网络化管理服务提供了实际需求。

五、应建立各级国家人事档案管理中心

现有经济条件下，人事档案往往不是一个人一生完整的记录，由于管理的漏洞，流动会导致一个人的人事档案出现多份或中断。为了保证这些人事档案的信息能够准确、及时被新的用人单位利用和方便国家全面管理，必须建立各级国家人事档案中心，建立全国的人事档案信息库，在全国范围内推行人事档案信息的标准化和网络化，为相关人员分配个人的人事档案信息的电子账号，便于人事流动和用人单位掌握准确的个人信息。

六、要构建人事档案信息的管理系统

1、人事档案信息的管理系统组成。①人事档案信息经过采集、交流、整合后所形成的不同数据库。②不同数据库的人事档案信息进行交换的专用网络。③人事档案信息的交流、共享时所需要的信息交换平台。