标准化档案管理范文
时间:2023-04-14 08:21:12
导语:如何才能写好一篇标准化档案管理,这就需要搜集整理更多的资料和文献,欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文,供你借鉴。
篇1
档案工作是测绘管理中的一项基础工作,也是单位不可缺少的一个重要部门。随着超常规跳跃式迅猛发展,档案信息资源的开发与利用也备受人们的重视。在信息与网络的新形势下, 如何加强测绘档案工作的规范化、标准化管理,成了我们时常探讨的课题。如何使测绘档案信息快速地发展,实现测绘档案信息资源有效利用和共享,是目前我们面临的紧迫任务。
档案工作标准化是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制订或修订的各种标准的总称,它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。
为了使档案工作的标准化、规范化,我认为应该采取以下措施:
一、建立健全的档案管理制度
测绘档案种类繁多,形式各异,有初始档案、预售档案、转移档案等,要实行档案的规范化管理,就要建立健全的档案管理制度。首先要加强档案硬件的建设,档案存放的库房要设有专柜,做到查找方便、快捷。库房要经常通风,做到防火、防盗、防潮、防鼠虫、防尘、防光,以确保安全和延长档案的寿命。其次,应指定专人管理档案,档案管理人员应深入各科室,了解各科室业务,以便对各科业务作出统一的立卷要求。最后要严格有关的档案借阅手续,杜绝档案乱接乱发,防止档案流失。
二、实施立卷归档原则
一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。
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关键词:档案管理;规范化;标准化
一、前言
众所周知,档案管理的现代化是包括管理思想的现代化、业务规范的标准化、管理人员的专业化以及信息服务的高效化等四个方面的内容,其中最为重要的就是要保证各类的实体档案信息得到最为妥善的保管和存储,以求能够发挥其最大的价值和作用。在信息爆炸的当今时代,各类信息的存储显得越来越重要,需要整理的档案数量也极速增长,各类行业、各个单位都将档案的搜集、整理和存储摆在更加重要的关键位置。根据相关的数据显示,就目前情况而言,我国各类档案馆以及市级以上的需要保存的档案已经远远超过3亿卷,并且这个数字还在持续的攀升。此外,随着档案的载体和记录方式的日益丰富,档案的形式和存储的方法也日益多样化,所有这一切需要现代化的档案管理模式来与之匹配,档案管理工作的标准化和规范化就显得尤为迫切。
二、当前档案管理工作存在的问题与不足
近年来,随着我国档案管理事业的不断发展、人们搜集、整理和存储信息和资料的意识明显增强以及现代化的设备和专业化人才的不断投入,我国档案管理的现代化建设确实取得了许多骄人的成绩。然而,细究之下仍然可以发现许多的问题和不足,具体而言,主要包括以下几个方面:
1.档案管理的重要性认识不够。虽然现在的档案管理意识相较于之前已经有了很大程度的增强,但是与西方发达国家相比,我们实际工作中对其重要性的认识仍然不足,许多单位对档案的整理和存储也陷入一种程式化、机械化的模式当中,只片面的注重实体资料的整理,相关的电子信息的存储非常不到位,工作方法也迟迟没有更新。更为重要的是,许多单位的档案室面积狭小无法满足日益高涨的存储需求,相关的基础设施也亟待更新,现代化的设施配备不足,多媒体的技术没有得到最大程度的利用和最大价值的发挥,所有这一切都可以归咎于其对档案管理的现代化重要性认识不足,意识不强。
2.档案管理的专业化人才匮乏。毋庸置疑,人力资源是各类行业、各个单位最为活跃和最能创造价值的资源,档案管理工作自然也不会例外。然而,就目前情况而言,许多单位从事档案管理工作的人员都不是正规的科班出身,没有接受过这方面系统完善的教育,齐专业化素质以及相关的学科理论知识和素养已经越来越无法满足当前档案管理工作的需求。更为重要的是,由于单位对档案管理工作规范化和标准化的认识不足、落实不到位,其档案管理的工作人员并没有得到专业化和系统化的入职培训,定期的学习和职业技能的提升更是无从谈起,这也是导致目前档案管理工作遭遇瓶颈期的重要原因。
三、推动档案管理规范化和标准化的相关对策
档案管理工作因其具有信息量大、操作复杂、耗时长等特点,需要一整套的规范化和标准化的工作流程以及高效边界的管理制度和原则,从小处入手、从细节抓起,全方位多角度地展开工作,保证档案数据资料的价值不会有一丝一毫的受损,及时进行档案卷宗的监督和管理,如此才能将档案管理的标准化和规范化推向新的发展高度。具体而言,可从以下几个方面入手:
1.严格细化公文制发的各项标准。所谓档案,通俗来讲就是各类公文资料的统称。因此,档案管理的标准化和规范化首先需要做到的就是要严格细化公文执法的各项标准,将其纳入统一化、规范化的轨道之中。首先,要保证公文制作和发出的高效率,这也是衡量档案管理质量的重要指标,因此在进行公文的制作之前,要对纸张、尺寸、排版形式、装订方式等进行细化的规定;其次,在不违背国家相关标准和原则的基础上,制定符合本单位发展情况的公文签发制度,保证其从标题到内容再到各项格式的正确无误;最后,文体的选用、书写的规范以及拟制的形式等都要确保无误,这可以交由具体的相关签发人员负责。
2.推动文档一体化建设。在实际的档案管理工作中,若能保证各类文档的一体化那将不仅会提高档案管理的高效和便捷,更为重要的是可以将整个单位的文书整理、文件归档和存储纳入统一化的管理之中,最大程度地减少中间重复环节,改变当前各个部门就档案的管理各自为政的现象,M行各类档案的同步管理,以求能够将错误归档、遗漏归档以及重复归档的可能性降到最低,提升档案管理工作的现代化水平,保证其规范化、标准化、高效化、精确化的实现。
3.杜绝重复立卷和无序归档现象。众所周知,在档案管理工作中重复立卷和无序归档的现象历来层出不穷,这也往往被视为是推动档案管理标准化和规范化向着纵深方向发展的重要掣肘,因此,为了确保档案管理的精确性和安全性,必须全方位多角度的采取措施杜绝这种现象,近年来也不断有研究者提出“以我为主、立卷归档”的标准化操作流程,笔者认为在市级的档案管理工作中可以将其视为一种整理和存储的指导原则,这就需要我们做好以下几个方面的工作:
首先,在对各个部门的各项工作进行档案的搜集和整理时,一定要能够确保所归档的文件资料能够体现出本阶段本单位各项工作的完成情况和实施细节,如此来保证相关文书资料的时效性,也可方便日后备查。其次,档案整理过程中,要注意分门别类,区分不同内容、不同工作、不同形式、不同结果的文件资料,突出重点和核心,降低相关资料的重复操作和整理,保证各项工作的高效性、便利性和有效性。最后,在确立档案整理的重点的同时,还要注意区分主次,在保证档案存储完整性的同时,也要有所侧重,既要防止档案管理中内容和形式的遗漏和缺失,也要突出立卷归档工作的核心,形成一套系统完整的全面性、重点幸兼而有之的现代化的档案管理系统。
四、结语
在实际的档案管理工作中,标准化和规范化历来是我们不变的追求,在具体的操作过程中从公文制发到文档的一体化再到立卷归档的指导原则和具体的操作方法,这其中无一不需要我们对文件资料进行质量的审核以及形式的审查,既要保证档案的完整和全面,也要明确重点核心,唯有如此,才能真正实现档案管理工作的现代化、标准化和规范化。
参考文献:
[1]李琳.现代信息化视阈中的档案管理研究[J].中国社区医生,2015.
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1 水利水电档案管理的特征和价值体现
1.1 水利水电档案管理的特征体现
从当前的水利水电档案管理的实际情况来看,作为水利水电企业重要的管理内容,也影响着管理工作的质量。水利水电的科学技术档案的数量比较多,在当前水利水电事业的迅速发展下,水利水电的经济地位在逐步的提升,人们对档案资料的积累以及收集工作就愈来愈重视,尤其是一些高新技术的应用需求比较大,对档案资源的整理开发也就愈来愈迫切。
多种专业形成的档案内容比较多。在水利水电的工程实施中,就会涉及到诸多领域的工种,这就会产生不同行业的资料信息,最终会以档案的形式存在[1]。在对工程的进度控制以及计量等方面形成的资料都要归到档案管理机构中去,这些材料所组成的文件材料就成为档案管理中的重要组成。
1.2 水利水电档案管理价值体现
随着近些年的水利水电科学技术的进步,在这一领域的工程建设的速度也比较快,在对水利水电工程的科学利用下,就能有效促进经济的发展。水利水电工程的立项以及建设等过程中会产生大量资料,而这些资料将会以档案的形式存储。对这些档案信息资料的原理就比较有助于为水利水电企业做出决策提供有效依据,对工程的验收以及质量评定也有着积极作用,档案在这一过程中就成为重要的参考依据[2]。在水利水电工程的事故发生,档案资料则成为对事故性质确定和对事故原因查明的重要凭证。由于水利水电工程是比较重要性的基础设施建设,也是永久性的工程建筑,所以质量有着不确定性,在档案资料的收集下,对水利水电工程档案的科学性和真实性的保证,就能发挥其积极作用,为日后的水利水电工程的维护服务提供了有效依据。
2 水利水电档案管理工作问题和标准化管理措施
2.1 水利水电档案管理工作问题分析
水利水电档案管理工作实施中还存在着诸多问题有待解决,其中在管理的体制上表现的比较突出。从当前水利水电档案管理的实际情况来看,还没有形成系统化的以及全面性的档案管理体系,造成了实际档案管理执法力度比较薄弱。由于档案管理部门之间的关系不清,在责权利方面没有明确化,这就为实际档案管理工作的标准化带来了很大阻力[3]。从水利水电档案管理机构的设置上的来看,没有注重档案管理机构科学化设置,从而影响了档案管理的实际质量。
面对新的社会发展阶段,在科学技术的迅速发展过程中,加强档案管理的创新意识就比较重要。通过对信息技术的科学应用,对提高水利水电档案管理的整体效率就有着积极促进作用。但是在实际档案管理工作中,并没有注重对新技术的应用,这就大大影响了档案管理的现代化程度,对档案管理信息化建设发展有着很大阻碍。
另外,水利水电档案管理工作的标准化目标实现,需要有专业化人才的支持。但是从实际的发展情况来看,在专业的档案管理人才的数量以及专业素质方面还有待加强。一些档案管理人员对基础的档案管理理念没有具备,档案管理实践操作的能力比较薄弱,没有注重对新技术的应用等,这些就会对档案管理工作的实施带来很大阻力,尤其是专业人才的缺乏对档案管理工作的标准化目标实现有着很大影响。
2.2 水利水电档案标准化管理措施
加强对水利水电档案标准化管理,就要能从实际出发。在水利水电档案管理质量的提高方面,首先在标准化管理工作实施环节加强重视,要结合实际的档案管理情况,制定统一化以及科学化的档案管理的标准,保障档案管理的日常化管理以及质量检查等[4]。通过标准化档案管理制度的制定,对施工企业文件资料控制中,区分受控以及非受控的文件,保障档案管理的整体质量,这就能为具体的管理操作提供良好条件。
注重档案管理的标准化和达标升级有机联系。水利水电档案管理的标准化目标实现,就要注重对标准化工作目标明确化,注重档案管理工作的达标升级。要能和当前的时展要求相契合,注重档案管理的信息化建设,不断的完善档案管理的体系,对档案信息资源的共享以及市场化的目标加以实现,发挥档案信息资源的最大化价值,适应时展的需求。
进一步加快水利水电档案管理的进程。在随着信息网络技术的广泛影响,水利水电企业也要充分重视新技术的应用,将其和档案管理工作有机融合,促进档案管理的信息化建设,以及实现网络化的档案信息管理,这对提高档案管理的整体效率就有着技术保障。在实现了网络化的档案管理工作的时候,对标准化的档案管理目标就能实现,能有效提高档案的信息资源的利用效率。要能从多方面对科技档案数据库进行完善化,将计算机技术作为水利水电档案管理的中心,对档案内容的查询效率要加以促进,实现档案信息管理的数字化目标。
加强对水利水电档案管理的制度完善建设。保障档案管理工作的顺利实施,就要从多方面加强重视,在管理制度的建设上要注重完善化,按照相关的行业规定标准,构建和水利水电工程相适应的档案管理制度。在对档案管理人员的工作制度的建立上是重点,以及对档案资料信息的收集整理制度的建立方面也比较关键,总之,完善的档案管理制度建设就能保障管理工作的规范化以及标准化的实施[5]。在管理层面通过档案管理领导责任制的实施,对档案管理工作的责任加以明确,在职责方面能清晰化,这些都有助于档案工作顺利实施。
注重对档案管理专业人才的培养。良好的档案管理工作开展,就要以人才为中心,加强对水利水电档案管理专业人才的培养,就要从多方面考虑,对档案人员的理论知识以及新技术的操作能力进行提高培养等,保障管理工作的有效落实。
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随着学校的高速率高质量发展,传统的档案工作管理方式已经不能跟上教学发展的步伐。档案工作的规范化、标准化管理对于提升档案管理工作的水平效率以及促进档案管理的现代化有着非常重要的作用。文章通过分析档案工作规范化、标准化管理的重要性,档案管理标准化、规范化的特点,以及促进档案工作规范化,标准化的措施,以此提高教学发展的水平。
关键词:
学校档案工作;规范化;标准化;管理
一、档案工作规范化、标准化管理的重要性
高校档案管理工作是反映学校管理水平和教学、科研质量的一个重要标志,是提高学校各项工作水平的重要保障,是实现学校管理现代化的重要环节。日前,很多高校的档案管理方式还停留在最基础的阶段,其管理能力的低下导致教学质量水平的落后,档案管理工作的方式还不能得到很好的提高。高校的管理人员应该要明确了解档案工作的规范化、标准化对教学质量的提高以及将管理系统逻辑化的重要性。
二、档案管理标准化、规范化的特点
(一)系统存储量大、查阅方便
随着计算机信息技术的不断发展以及在教学中的广泛应用,现代‘办公无纸化’已经渗透在学校教育的各个方面。现代化管理系统多应用电脑办公,采用文字处理软件,WPS表格以及图形展示的方式对教学管理做相应的处理并组成学校的档案管理系统能够方便查询、阅读、以及存储管理过程中的大量信息。
(二)管理成本较低
档案管理的整理、分类、收集、录入等环节都需要管理人员认真的态度去处理,各部门的档案管理人员随意、松散的档案整理态度会给档案整理增加很多不必要的用材、空间。而现代化档案管理相比从前的管理方式多了许多存储容量,可以存储所有学生的相关信息以及教师的教学和日常信息,虽然信息量多且繁杂可是将管理系统规范化、标准化之后就只需要少量人力来清查档案管理。因此,在档案整理的过程中要求规范化、标准化可以有效地节约成本,并且在再次查看时节约了寻找档案资料的时间。
(三)具备科学、合理的归档标准
众所周知,档案的种类多,涉及的方面广,保存的时间长短不统一,因此,将档案管理规范化、标准化使其具备科学、合理的归档标准有着重要作用。档案馆的资料齐全,而后要大量涌入不同的地方区域,杂乱无章的档案整理显然不能适应档案管理的这个特征。要把档案质量和类型都做到规范整理就要具备科学、合理的归档标准,而将档案管理规范化、标准化就能将管理持续有效地进行。
三、促进档案工作的规范化、标准化管理的措施
(一)做好档案管理基础工作
在档案管理工作开展中,公文制发是促进档案管理工作规范化与标准化的基础和前提,同样,做好文书处理与公文制发也是保证档案管理工作规范化与标准化的基础工作部分。许多档案管理人员因为在收集文书工作方面的繁琐事宜而有偷工减料的嫌疑,使得档案管理工作在收集与制作方面有所缺漏。公文制发的质量直接影响着管理工作的进行,因此,在档案的收集录入过程中,应注意对于公文制发的规范化以与标准化保证档案管理的规范化与标准化。其次,应在公文制发的档案收录管理中进行检查,保证内容合理,格式规范,避免不规范的字,以方便档案管理过程中的便利性。
(二)及时清理档案案卷,保证档案时效性
在档案管理的开展中,及时清理失去价值意义的档案信息对于档案管理有重要作用。及时清理档案案卷,保证档案案卷的时效性可以有有效空出部分空间让其他档案合理利用。通常情况下,档案管理工作人员都会在一定的时间内检查档案的时效性,若档案在一定时间之后失去了其价值,则能够将其清理销毁,若档案具有永久时效性,则需要对其永久管理并保存,这也在一定程度上保证了档案的安全性,给档案管理带来了方便。
(三)提高档案管理工作人员的综合素质
档案管理工作人员作为档案管理工作开展的重要组成部分,档案管理工作人员进行档案管理保护操作的规范性与标准性也有着很大的直接作用影响。管理工作人员掌握着所有的资料信息,事档案管理安全性能的直接影响者,这就要求管理人员对档案有着绝密的保护性。特别是在人员调动时,管理人员交接档案信息的可靠性是档案能被完整保护的关键。目前国家也有相关法律条例禁止档案管理人员将档案信息泄露给无关人员。以此看来,档案管理人员的综合素质要求也是档案管理的必备条件。
四、结语
学校档案管理关系着全校师生的重要信息,将其规范化、标准化对教学有着不可忽略的积极作用。要做好学校档案管理工作,就要切实把档案管理放在重要的位置,统一思想认知,调动全员积极性完善学校档案管理工作。当然,影响教学质量的因素不止档案管理,可是,档案管理在一定程度上影响着学校发展是不可否认的事实。学校档案管理规范化、标准化能够有效地在学校进一步发展进程中起到关键作用。
作者:李香峰 单位:东北电力大学人事处
参考文献:
[1]孙灿.试析档案工作的规范化与标准化[J].兰台内外,2013(04).
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[关键词]档案工作;标准化管理
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2015)26-0183-01
档案工作的管理对档案管理的现代化发展具有重要影响,也是促进档案工作顺利进行的重要保障。档案工作包括资料的收集、整理、归档以及应用等多个环节,做好档案工作的管理必然要求档案工作的规范进行。因此,实现档案工作管理的标准化需要从多方面入手,通过建立相关的制度以及提高档案自身质量,组建高效的档案人员队伍等方式推动标准化管理。
一、档案工作标准化管理的重要性
档案工作的标准化管理是促进档案工作现代化的重要措施。档案是国家以及个人的重要资料,对个人的发展具有重要作用。进行档案工作的标准化管理能够更加重视档案的保管,在标准管理下有效减少对档案的损毁,保持档案的完整,使档案的使用寿命得到延长[1]。另外档案工作的标准化管理对实现现代化的档案工作具有重要影响,推动档案工作的更好发展。
档案工作的标准化管理涉及到对档案资料的收集、整理、鉴定和保管利用等方面,能够从档案资料的源头提高档案资料的质量,通过档案工作各个环节的标准化提高整个工作的效率与质量,提高档案工作整体的协调性,实现高质量的档案工作。
二、档案工作标准化管理的主要措施
(一)建立档案工作的管理制度
档案工作涉及到各种类型的档案材料,根据《中华人民共和国档案法》的相关规定,结合具体的工作情况建立标准化的管理制度是促进档案工作管理标准化的重要举措。要保证管理制度的有效执行,加强对档案管理工作的总结,对档案工作进行考核,及时发现并解决档案工作中的错误问题。将管理制度落实到工作的每一个部门以及每一个具体的环节。通过管理制度严格有效的实施,促进档案工作的规范化进行,从而实现档案工作的标准化管理。另外,档案工作在注重软件质量的同时要加强硬件的建设,完善档案工作所需要的硬件设施,促进档案工作的高效开展。加强对各个环节的监督指导。在总体的工作要求下,利用各项具体的制度规范档案工作。
(二)提高公文制发的质量
档案资料是由公文形成的,因此公文制发的质量与档案质量有着紧密的联系,对档案工作的管理有着重要影响。要运用质量较好的纸张制发公文,保证纸张的尺寸规格符合标准,运用统一规范的纸张制发公文[2]。在公文的排版中统一要求横写横排,并全部实行左侧装订,从而提高公文材料的质量。在制发公文的过程中要严格按照规定的程序进行,对公文中的标题、审批权限、单位以及落款日期等进行严格的检查,保证公文的准确性。对公文的书写要使用不褪色的笔种,按照规定的格式以及字体要求行文,严禁滥用简称。注重公文制法发的质量是对档案质量的重要保障,为实现档案工作的标准化管理打下坚实的基础。
(三)提高立卷归档的质量以及案卷质量
在立卷归档工作中要遵守“以我为主”的重要原则,严格控制档案归档的入口。本单位形成的文件是归档文件的最主要资料,因此在档案归档中要以自己单位所形成的资料为主,促进档案工作的标准化管理。认真区分文件与资料,对于存在较多相似内容的文件资料要进行仔细的分析研究,减少资料的重复堆砌,从而提高档案工作的效率,提高档案质量[3]。要保证文件资料具有时效性,且将现行现行文件阶段的任务都已完成,提高档案管理的有序性。
在立卷归档中要把握档案的完整性,将档案按照其主次顺序进行整理,减少闲杂资料的乱入,从而保证档案的规范性。按照规范要求整理档案能够及时发现档案中存在的遗漏问题,以便及时的解决。在立卷过程中,充分利用文件之间的联系进行文件的分类,将同类文件和有联系的文件归在一起,提高档案的完整性,使档案可以很清楚的反应问题,最大限度的实现档案的使用价值。完整有序的档案能够提高档案工作的质量和效率,对档案工作的标准化管理提供工作基础。
案卷质量与立卷归档的方法具有紧密的联系,运用合理的立卷归档方法在提高案卷完整性的同时提高案卷的使用价值。在档案工作中要注重案卷的分类和检索,对案卷的装订进行严格把关,从而得到高质量的案卷。
(四)提高档案人员的素质,实行标准化的队伍建设
提高档案人员的素质,构建标准化的档案工作队伍是实现档案工作标准化管理的重要保证。要使档案人员确定正确的政治方向,培养档案人员的政治鉴别力以及政治敏锐度,有效进行档案工作。加强对档案人员的专业知识以及法律知识培训,使其良好的辨别并解决档案中存在的法律问题。形成“依法治档”、“依法用档”的工作意识,提高档案的安全性[4]。提高档案人员的责任意识,养成积极的工作态度。在档案工作中,有的档案需要严格保密,可因此要提高档案人员的责任意识,做好档案的保密工作,在工作中严格遵守工作制度。档案工作具有一定的乏味性,因此要培养积极的工作态度,提高档案人员的奉献意识,促进工作的有效进行。档案人员的高素质,是促进档案工作高效进行的人才保障,也是推动档案工作标准化管理的重要因素。
(五)积极运用现代信息技术
当前是一个信息技术快速发展的时代,实现档案工作的现代化管理需要需要积极运用现代信息技术。通过现代化技术以及先进的设备,促进档案工作的现代化管理。利用网络技术构建档案管理系统,形成动态管理系统,对档案工作进行全面管理。另外利用信息技术在档案的归档过程中建立电子档案,实现纸质档与电子档双份保存的方式。利用计算机对档案进行立卷和编号,通过信息检索及时找到需要的档案,使档案工作的效率达到提高。现代信息技术可以使档案材料得到更好的存储以及查阅,促进档案工作的有效开展,实现档案工作的标准化管理。
结束语
档案工作的标准化管理是档案工作有效进行的重要保障,也是推动档案工作现代化的重要方法。促进档案工作的标准化管理需要从档案资料的源头处公文质量抓起,做好公文制发以及立卷归档等工作,不断提高档案人员的素质,构建高效的工作队伍。要不断完善管理制度,积极运用现代信息技术,通过档案工作的标准化实现档案工作管理的标准化。本文阐述了档案工作标准化管理的重要因素,提出了相应的措施。希望可以推动档案工作朝着规范化、标准化的方向发展,促进档案工作的标准化管理。
参考文献
[1] 杜晓侠.浅析档案工作规范化、标准化管理[J].黑河学刊,2009,(4):127-137.
[2] 张丽辉.加强档案工作规范化标准化管理[J].大江周刊:论坛,2012,(1):24-35.
篇6
随着社会的不断发展与进步,医疗体系改革不断深入,当前的卫生系统档案信息化管理工作已经跟不上时展的步伐,而且还存在诸多的问题,会使卫生系统档案信息化管理发展受到一定的约束。
二、卫生系统档案管理信息化的作用
(一)推动档案管理现代化
档案管理信息化能够推动档案管理现代化主要体现在以下几个方面。第一,档案管理信息化能够大大提高档案的利用率,还能减轻档案管理者的劳动量,并且能使医疗卫生机构的档案资源得到最佳配置与合理管理。第二,工作人员通过计算机就能查阅相关档案信息,能够有效提高工作效率,同时还能够有效避免纸质档案的损坏、遗失问题。第三,档案信息化能够为档案配上声音、图像等,使档案的展示更加形象、直观,从而能够为档案调阅者提供更好的服务。
(二)为管理者决策提供可靠保证
管理者在做决策前需要综合分析医疗卫生机构的各项信息,只有保证信息的完整、可靠,才能制定出正确、合理的政策。档案管理信息化为管理者决策提供可靠保证主要体现在以下两个方面。第一,由于电子档案可以在计算机上随时查阅,而且信息齐全,一般不会出现信息错误和丢失的情况,从而能够为管理者决策提供可靠保证。第二,档案管理信息化能够对各种档案信息进行综合分析,从而能够为管理者决策提供可靠保证。
三、公共卫生信息化应用进展
(一)居民电子健康档案
居民电子健康档案包含了个人健康档案、家庭档案、个人健康信息、就诊记录和健康管理等信息,记录了疾病发现、诊疗、康复全过程,实现了对居民个性化的连续、动态、全程健康管理。居民电子健康档案改变了以往居民健康信息的纸质、静态的状况,实现了居民所有健康相关信息一点(源)采集,多点共享,综合利用。只要简单地刷一次卡就可以完成档案记录,既往的就诊记录和随访记录都能方便、快捷地得到利用,有利于医务人员及时掌握患者的疾病控制情况,根据个体情况进行健康教育和个性化管理,使治疗针对性更加明显,时效性更加突出。居民使用网上健康查询、网上预约和健康管理咨询等服务,从过去医生主导向与病人互动的模式转变,大大方便了患者就医,提高了自我管理的依从性。公共卫生业务贯穿了个体从出生到死亡的全过程,是居民健康档案的重要组成部分。
(二)医防结合的慢性病管理
基于居民电子健康档案,建立了医防结合“三位一体”的慢性病全程健康管理模式。社区卫生服务中心负责组织和实施慢性病患者的筛查、诊断、常规治疗、随访等工作,综合医院开展慢性病患者的诊断和救治,专业机构制定计划、实施、质控、督导和评估,三方职责明确、分工协作、资源整合、信息共享。基于居民电子健康档案,社区和综合医院建立了疾病复查、疑难重症患者双向转诊制度和流程。慢性病病人的随访、就诊记录、检验报告和用药溯源自动同步至居民电子健康档案,数据真实可靠,医生能够对患者疾病情况进行客观、量化的评估和预警。对健康人群、高危人群、慢性病患者进行分类干预,开展健康教育、危险因素监测、定期随访、并发症防控等工作,显著提高了患者管理数量和管理效率。
(三)医教结合的学生管理
基于?W生电子健康档案,建立了医教结合的学生健康管理模式。实行“一校一医”的学生健康管理模式,学校发放机构卡,全科医生发放医生绩效卡。全科医生负责学生基本信息建档、维护、疾病监测、健康处方管理的全程跟踪,及时掌握校园内学生的健康信息,有针对性地开展各类疾病的干预与处置。建立一人一档的学生健康档案,为辖区内所有中小学生发放健康卡,健康卡与学生医保卡、学籍卡信息绑定。利用每年的健康体检、健康评估和健康指导,记录学生的健康状况与健康素养情况,同时做好学生的健康档案与早年的儿童保健和后期的成人健康档案衔接。
四、推进卫生系统档案管理信息化建设的措施
(一)建立统一规范的标准化管理体系
在当前卫生系统档案管理工作中,要想及时解决存在的问题,卫生系统就必须对当前的管理体系进行全面改革,实现档案管理与现代信息技术的紧密结合,建立一个统一规范的标准化管理体系,促进卫生系统档案管理信息化工作的有效实施与发展。在卫生系统信息化管理工作中,工作人员要对档案进行标准化、规范化、统一化的系统管理,将纸质档案转化为电子档案,并进行有效的分类管理与保存,以此来促进卫生系统档案管理更有逻辑性与专业性,促进卫生系统档案资料充分发挥自身的价值。
(二)培养档案管理专业人才
目前,卫生系统档案信息化建设需要大量的高素质、专业性、综合性的人才。由于医疗卫生机构档案管理工作比较复杂,再加上现代信息技术在档案管理工作中的应用,对档案管理人员的专业水平提出了更高的要求。因此,在实际的档案管理工作中,卫生系统要引进一批专业的档案管理人才,且他们必须要熟悉掌握各部门的档案管理条例、职能分类,具有一定的计算机专业知识与医学专业知识基础,以此来打造一支专业性强的管理团队,更好地为群众进行服务。
(三)加快档案信息化基础设施和应用系统建设
在档案信息化建设中,最主要的就是要实现各单位档案室计算机与网络系统的普及应用,从而不断加快档案信息化基础设施和应用系统建设。第一,我国要在全国范围内建立卫生医疗档案信息网络,并利用政务网对其进行辅助,来建立市与县级档案网络之间的联系。第二,对档案管理软件进行规范与统一,从而可以有效保障档案数字信息数据的规范、标准、统一与长期使用性。第三,加强电子文件归档管理,积极推进传统载体档案数字化建设。在当前实际的档案信息化建设中,卫生系统必须引进先进的办公设施和网络技术,实现卫生系统档案管理的信息化,最大化地发挥现代技术在档案管理中的作用,不断提高档案管理的信息化水平,以此来实现卫生系统档案管理工作的可持续发展。
(四)完善卫生系统信息化建设的安全措施
卫生系统可以从以下几方方面完善卫生系统信息化建设的安全措施。第一,在出现隐患萌芽时,工作人员一定要科学地评估危险的大小,并重点保护这些有隐患的档案信息。第二,工作人员要评估档案数据的安全性,给档案划分相应的安全等级,并从实际情况找出相应的解决办法,最终制订一套切实可行的安全方案。第三,卫生系统要利用用户信息认证、电子加密、防火墙等先进的技术保护档案信息管理系统的安全。这些技术中,防火墙的效果最好,它能够有效避免计算机访问危险网站,减少中病毒的概率。
篇7
关键词:食品安全 措施 安全管理
1、计量与标准化及食品安全管理概述
食品是人类赖以生存和发展的物质基础,食品质量与安全关系到人类的健康、社会的稳定和经济的发展。现阶段很多企业大力量先后按照150 9001、15022000、150 14001进行质量管理体系、食品安全管理体系、环境管理体系的认证工作。通过组合认证,全方位保障食品安全。因此.发达国家政府纷纷采用技术和法律的手段提高食品安全管理水平,对影响食品质量安全的因素进行有效监控。食品生产加工行业,就计量工作在食品质量安全中的地位、作用及基层计量工作的现状进行了调研和思考。计量工作在食品生产中的地位和作用计量检测工作是行业的一项重要基础工作,它贯穿于行业生产经营的全过程。食品出现问题的主观原因是思想不重视,食品安全管理制度执行不严,管理不善。食品安全管理对于食品行业的正常运行具有重要的作用,它可以加强食品行业的安全管理措施的制定,防止工作人员对食品安全的安全管理概念的不清晰,而且对保证利益相关者的利益也有重要作用,因此食品安全管理不仅有着重要的实际应用,而且一直是理论界讨论的热点。食品行业倒闭,食品行业运营产生问题都应该从食品安全管理上找到相关起因。无论是表现良好的食品行业还是表现很差的食品行业都应该时时刻刻注意食品安全管理,只有这样才能维持食品行业长久的竞争优势和发展。食品安全管理强调的是一系列的过程,其目标是食品行业高层管理人员为了实现食品行业良好的运营,构建良好可靠的管理系统所涉及的种种活动的集合。食品安全法的颁布施行,对规范食品生产经营活动,增强食品安全监管工作的规范性、科学性和有效性,全方位构筑食品安全法律屏障,提高我国食品安全整体水平,切实保证食品安全,保障公众身体健康和生命安全,具有重要意义。
2、食品安全管理所存在的问题
在国际上,中国食品安全问题成为重要的话题,一些发达国家抓住了一些被歪曲的事实或者个别案例,对中国进行的误导宣传,导致很多国家联合起来退货和抵制中国产品和食品的入境。因此,食品安全问题无论从国内还是国际来看,切实关系到国计民生。近年来很多大型的食品行业突然倒闭,暴露了食品安全管理过程还存在很多问题,比如食品行业缺乏监督管理的动力,食品行业相关管理人员观念落后,食品行业监督管理部门和运行部门独立性较差而造成的食品行业存在严重后果。
2.1监督管理动力的缺乏是食品安全管理的主要问题
食品安全管理顾名思义,既是对食品行业自身进行监督管理,因此这个过程存在很多的阻力,没有任何个人或食品行业倾向对自身进行监督管理,即使采取了某种措施监督和管理,很多时候这些行为也只是停留在表面上,很少将这些措施落到实处。一方面,食品行业高层管理者不愿意制定一系列的管理控制制度,来约束自身和管理人员的行为。另一方面,食品行业也淡漠食品行业管理的因素,认为食品安全管理没有什么实际价值,但是为了食品行业长期持续的健康发展,健全的食品安全管理制度不可或缺。食品安全管理在实施过程中另一个值得讨论的问题就是:食品行业监督管理部门和其他部门之间的独立性。很多食品安全管理制度的制定者也是受影响对象,因此让这些管理人员自己监督自己,很显然这个过程本身存在很多矛盾和阻力。很多情况下,食品安全管理的实施过程本质上为了应付上级的检查才实行的。
2.2观念落后是食品安全管理的另一个主要问题
很多食品生产者,很少有人能够意识到食品安全管理所具有的重要作用,由于很多食品生产者缺乏相应的理论知识,很多人甚至没有听到从计量与标准化的关系谈当前的食品安全管理这个概念,也不了解食品安全管理所涉及的过程及目标,因此即使制定完善的食品安全管理制度,也很难付诸实施,将食品安全管理的监督管理制度落到实处。有的管理者甚至认为食品安全管理是对食品行业发展的一种制约和束缚,会加大食品行业的工作负担。观念上的偏差在食品安全管理过程中表现出来,有的食品行业甚至是为了应付上级检查而实施管理, 这种心态不可能使得石油安全管理的积极作用得到有效发挥。
3、计量与标准化角度的食品安全管理的措施
针对食品安全管理存在的问题,大型食品行业采取一系列措施,比如,良好的环境氛围是食品安全管理的根本保证、管理机制和清晰的绩效评估体系。
3.1良好的计量与标准化制度是食品安全管理的根本保证
现阶段,良好的计量与标准化制度一直是食品行业管理研究的热点问题,如何构建良好的文化,对于食品生产者的工作环境和食品行业的正常运行都有重要的影响。很多学者认为计量与标准化制度决定了食品行业经营状况的好坏。计量与标准化制度是一种无形却充满力量的影响力,它对组成整个食品行业的食品生产者起到约束的作用,从而提高食品的安全保障。良好的计量与标准化制度围可以凝聚一个食品行业的集体力量,推动食品行业更快更好的发展。一个食品行业建立独特的食品安全管理理念,那么这个独特的食品安全管理理念无形中就会为食品行业带来很多积极的影响,食品行业最终获得生产经营丰收的硕果。组建食品行业食品安全管理模式,必须具有超前的风险意识,才能使食品行业的管理理念在迅速发展的社会中逐渐成长并完善。
3.2计量与标准化体系是食品安全管理的保证
良好的食品行业规范制度是一个食品行业有序运营的根本保证。不仅对于食品行业如此,对于任何社会单位的有序运行也是如此。如果食品行业有健全的管理制度,针对食品安全管理存在的问题,大型食品行业采取一系列措施,对于长庆油田来讲,采取化学清洗作业安全管理制定的相关措施,以及储运石油方案与计划书的编制和清洗作业方案的制定,包括施工安全措施,应急方案,组织机构和审批意见,以及填写报告。绩效评估包括很多方面,对于食品行业来讲,可以有财务绩效,员工工作绩效,产品绩效,虽然不同的绩效衡量食品行业运营的不同方面,但是它们都具有一个共同的特点,公正与实用。如果任何绩效考评标准不能够体现公正与实用,那么也不会取得良好的食品安全管理结果。例如,对于财务绩效如果失去了公正,那么投资者会依赖错误的信息,这样对投资者等利益相关者的决策造成很大影响,员工的薪酬绩效评价若失去实用和公正,会导致员工消极工作,在某种程度上也会影响食品行业内控的效果。因此食品行业在构建绩效评价体系时,必须时刻体现体系的公正和实用性,只有这样才能收到更好的食品安全管理结果。
总结
通过对食品安全管理过程的详细描述,发现食品安全管理主要存在很多问题。食品安全管理的重要性无需多言,只有切实制定健全的食品安全管理制度,才能使食品行业在激烈的市场竞争中利于不败之地。对规范食品生产经营活动,增强食品安全监管工作的规范性、科学性和有效性,全方位构筑食品安全法律屏障,提高我国食品安全整体水平,切实保证食品安全,保障公众身体健康和生命安全,具有重要意义。
参考文献
[1].魏玉娟.关于保障食品安全管理制度运行有效的探讨[J].食品安全,2010,(08)
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【关键词】档案;管理;工作
1.进一步提高对档案管理规范化认识促进档案管理工作现代化
(1)档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,。我们要在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。其中,公文制发是档案工作达到规范化、标准化的前提条件,坚持“以本单位形成文件为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节;提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证;利用计算机管理档案,是使档案工作达到规范化,标准化的有效途径。
(2)做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
(3)档案管理规范化工作是档案现代化管理的重要组成部分,是衡量档案管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案规范化工作,对于总结档案工作经验,探索、掌握档案工作规律,提高档案管理水平都具有不可估量的作用。因此,我们要充分认识做好档案工作的重要性,立足于档案管理长远发展大计,紧紧围绕档案管理为中心工作,切实加强对档案工作的领导,遵循档案管理原则,把档案工作列入本单位总体发展规划和计划,纳入工作人员的岗位职责,纳入工作评估指标,并同步布置、检查、总结、验收档案工作。
2.加强档案管理规范化工作必要措施分析
2.1实施正确的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
(1)相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。
(2)在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好二个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
2.2公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身,档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
2.3加强档案工作的组织领导是推进档案工作规范化、标准化的必要举措
首先,为进一步加强对档案工作的领导,单位要成立校档案工作委员会。档案工作委员会研究决定档案工作的重大事宜,审议通过档案工作规划,负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核。同时成立档案室,是档案工作的职能部门,是永久保存和提供档案利用的机构。各单位、各部门相应成立档案工作领导小组,领导小组组长由各单位分管档案的领导担任,成员由各单位档案员和有关工作人员组成。各单位应根据实际工作需要配备一定数量的档案员,负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其次,加强档案工作队伍建设。要建设一支高素质档案工作队伍,是做好档案工作的基础。各单位、各部门要根据档案工作需要明确本单位档案员,同时加大档案员的教育培训力度,定期组织档案员进行业务学习,切实提高档案人员的档案基础知识与基本技能;为档案员提供外出学习机会,开阔眼界,拓展思路,尽快提高档案工作水平。要充分调动广大档案工作者热爱档案工作、做好本职工作的积极性、主动性和创造性,努力建设一支相对稳定的专兼职档案员队伍。
2.4提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
不断深化的工作实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理。
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1.1完整性要求维护医院档案的完整,可以说是档案管理的基本原则。要达到完整性要求,一方面要保证医院档案数量齐全,成分多样,使应该集中保存的档案不致分散和遗漏,维护全宗和全宗群的完整;另一方面要尽量保持医院档案间的历史联系,不能人为地割裂、分散。
1.2安全性要求医院档案是珍贵的历史记录,往往只有一份孤本,而且年代越久远的档案,其价值往往越大。但由于社会的和自然的原因,档案材料不免遭到损毁。因此,尽可能地延长档案的寿命,保护其安全,避免医院档案中的机密泄露,就成为档案管的基本任务之一。
1.3科学性要求现代的医院档案管理工作,不再是对医院档案的简单出纳和保管,而要采用科学的理论和方法,遵循档案工作的发展规律,把档案管理活动作为一个复杂的系统来进行科学管理使医院档案管理工作向更高水平迈进。
1.4规范性要求规范性要求,也就是医院档案管理的标准化要求。档案管理系统不是孤立的系统,各个档案管理系统之间,档案管理系统和其它文献管理系统之间有着千丝万缕的联系,并正在向网络化方向发展。这就要求统一规划、统一协调,实行档案管理工作的标准化、规范化,使得档案信息资源得以共享。要达到规范性要求,除了要制订各项医院档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施外,还可通过法规手段来实现。
1.5经济性要求在医院档案管理过程中应尽可能用最少的投资达到最大的效益,无论采用哪种管理手段,都要考虑它是否经济实用,能否用较少的成本获得较大的经济效益。由于我国大多数档案机构经济条件有限,经济因素往往在档案管理系统运行中起决定作用。
1.6现代化要求医院档案管理现代化已成为一种发展趋势,将各种现代化技术如计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术等应用于档案管理中,可大大提高档案管理工作的效率,提高医院档案现代化管理水平。
2医院档案管理工作的特点
医院档案管理活动与其它文献管理活动一样,包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程,是一种信息控制系统,主要表现在以下四个方面:
2.1医院档案管理工作对社会的相对封闭性医院档案直接关系到其形成者的切身利益,所以,档案一般自形成之日起,对外有相当一段时间的封闭期,然而医院档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾,这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程,并由此推动档案管理工作不断向前发展。
2.2医院档案管理过程的阶段性就医院档案的流转程序而言医院,档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同,具有不同的价值,服务对象不同,医院档案管理方式也有不少差异。在档案室阶段,档案具有凭证价值,主要为其形成单位控制和使用,为本单位日常工作经常查考,具有过渡性;在档案馆阶段,档案对其形成单位的作用降低,具有历史价值和科学文化价值,进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务,而是要有意识地开发档案信息资源,主动地提供档案为整个医院的各项工作服务。
2.3医院档案管理活动对档案形成者的依附性医院档案是在其形成者活动过程中产生的,反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果,包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此,档案历来为形成者所有与控制,其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。
3医院档案管理工作的新思路
3.1提高档案管理人员的素质,增强人们对档案管理的意识,档案资源是一种潜在的生产力医院的档案管理与医院的医疗、教学、科研是紧密相连的。随着医院管理向科学化、现代化和标准化发展,档案工作已成为医院管理的重要组成部分,医院档案工作人员是医院档案工作的管理者,对医院的档案工作实施全面的管理,在档案管理中起着领导、决策、指导、监督作用。因此,建立一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案管理队伍,并使他们充分意识到档案的价值及档案带来的社会效益和经济利益,自觉参与档案管理工作,已经成为我们工作的当务之急。
3.2完善医院档案管理的体制建设和制度建设多数医院原来的档案管理没有独立的机构,造成档案管理没有自,工作处于被动状态。医院应通过认真地调查研究,制定相应的改革措施,逐步建立医院档案管理的职能机构,确立档案室在医院中的地位,实现档案管理从分散模式向集中模式的转变,从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。档案管理是一项长期工作,医院各级部门要严格把关,责任到人,建立相应的考核制度。医院应将档案管理工作纳入科室管理责任书之中,与科室主任工作实绩考核奖惩挂钩,明确科室主任对科室档案工作的管理责任,抓好归档材料的收集、整理,促进档案管理的规范化。
3.3实行档案标准化管理是档案管理信息化的根本档案管理现代化不仅是先进设备的配置,还包括管理方式的标准化。医院档案的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录,各个项目都要求标准化,符合各标准的规定。档案要做到标准化是指现代化医院档案管理必须有章可循、有法可依,在档案管理的各个环节、各个步骤,从初步收集、整理到最后归档、存入微机,都要做到条理清晰、目的明确,保证档案完整,避免漏失档案的内容。
4结论
档案从几千年来的纸质载体到21世纪的电子载体,从理论到实践,从思想意识到管理模式,从工作手段到工作方法,从工作规范到质量标准等都面临着机遇和挑战。研究知识经济给档案管理带来的机遇和挑战,针对医院档案管理的特点和要求,探索知识经济时代新形势下的医院档案管理对策,提出具体的、针对性的措施,对于提高医院档案管理水平,强化医院的档案管理,丰富医院档案管理的理论内容,促进医院档案管理现代化建设,具有重要的理论意义和应用价值。
【论文关键词】医院;档案管理;新思路
【论文摘要】档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的,保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。医院档案管理主要包括两个方面的内容:一是对医院档案资源的管理,也称档案实体管理;二是对医院档案中所包含的信息的管理,称档案信息组织。本文通过对医院档案管理工作的论述,提出了医院档案管理的新思路。
参考文献
[1]宋东亮,顾宏革.知识经济时代档案馆的发展策略[J].档案学通讯,2001.3
[2]潘习龙,徐莉,赵茜倩等.医院改革——医改的关键环节[J].国医院管理,2008,28(5)
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关键词:档案管理;规范化;标准化;人才资源
中图分类号: G271 文献标识码: A 文章编号:
社会的发展,科学技术的进步,使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化,现代技术也广泛应用到档案工作中。因此,造就一支高素质的档案管理队伍,是强化档案管理的关键。
一、强化档案管理,关键在不断提高档案人才资源建设
人才兴旺,事业兴旺。人才是档案事业发展的第一资源。人才优势是最大的优势,要实现档案事业协调健康和可持续发展,必须把档案人才资源建设放在首位。
1.促进人才流动,盘活人才资源。引进招聘有文化专业知识、有专业技术、有专业技能的人才充实档案队伍。人才交流中心应帮助档案部门做好人才引进、交流工作,帮助各类人才找到档案服务项目和岗位。
2.树立“以人为本”的观念,促进人才健康成长,使其发挥作用。环境好,则人才聚。努力营造鼓励人才干事业,支持人才干事业,帮助人才干事业的环境,充分调动其积极性、主动性和创造性。
3.保持档案干部队伍的稳定性。档案是知识性、专业性、连续性很强的工作,档案干部的不稳定,直接影响到档案工作的连续性。因此必须做好档案干部的稳定工作,从维护档案工作的长远利益出发,切实解决他们工作中、生活中的实际问题,使他们安心本职工作,热爱本职工作,创新本职工作,促进档案工作的持续、稳定发展。
二、强化档案管理,加快档案管理人员的培养
随着当前社会的发展和进步,推动了档案事业的发展,使档案工作发生了显著变化,档案工作的领域拓宽了,档案服务的范围扩大了,档案工作的手段更现代化了,这就对从事档案工作的人员提出了更高、更新的要求。
1.政治素质。档案管理人员应认真学习档案工作的法律、法规,贯彻落实中央关于档案工作的一系列重要指示,遵守档案利用工作纪律,按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用。转变发展观念,创新发展规格,提高发展质量。
2.业务素质。随着档案工作科技含量的提升,需要有综合协调能力、掌握现代科学技术的复合型人才。因此,档案人员应具有较高相应的专业知识,不仅掌握档案理论知识(如归档程序、编目、检索、利用等)。还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术(如:文史知识、社会学、情报学、统计学等学科),不断提高自身的业务素质。
3.现代管理的素质。第一,要有开拓创新精神。档案人员不但具有继续传统档案工作理论的观念,还要有研究探讨档案工作理论的观念,研究探索档案工作发展中出现新情况的意识,善于发现档案工作的新规律、新方法,及时总结工作中的经验、教训,取人之长,补己之短,创新档案机制,促进档案发展。第二,要有市场意识。首先要有质量意识、效益意识。根据信息市场的需求,优化服务措施,提高服务质量,开发利用价值高的档案信息,及时推向市场,发挥其积极作用。第三,要有现代化意识。当前市场经济追求信息的快速传递,发挥时效是信息价值的重要措施。这就要求挡案人员努力学习,掌握现代化设备的实践技术。
三、强化档案管理,实行档案工作的规范化、标准化
档案工作规范化、标准化是实现档案管理的保证。建立和健全档案管理制度是做好档案工作的基础。
1.加强制度建设。制度本身就是一种规范。要根据挡案工作的实际,制定文件形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等一系列基础性工作的规章制度,统一标准规范整理,做到有章可循、有据可依,严格执行,建立健全各项规章制度,真正实现档案管理各环节的标准化、规范化。并在实践中逐步的加以完善,使档案管理更具规范化、标准化、科学化。
2.严格立卷归档标准,提高案卷质量。实现档案工作规范化、标准化的根本目标,就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。严格把握文件立卷归档的实效性,对完成现行文件任务的文件材料,才能立卷或归档,未完成的则不可以;进行合理的立卷分工,明确归档的重点,首先要区分文件与资料,特别要注意区分相似之处的文件资料,减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果;把住卷宗的入口关,不该归档的不混入,应归档的不散失,在立卷过程中,同类并具有内在联系的文件材料组在同一卷内,保持同一问题的完整性,使其反映同一问题全过程,这样,即提高了档案利用价值,又使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂;同时还要做好案卷的装订工作,以有利于档案的标准化、规范化管理。
3.严把公文的制发。档案由公文转化而来,公文制发得如何,不但决定公文本身的质量,也影响档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。如:公文用纸的质量、规格,排版形式;公文的签发手续、审批权限是否合格;公文的标题、主送和抄送单位是否准确、有无日期;字迹是否牢固清晰,不使用褪色的笔种、墨水,以有利于日后长久保管利用;不滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用等问题。因此,在公文制发中,必须要解决好规范化、标准化的问题,以提高档案实体质量,为档案实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。
参考文献
[1]邓绍兴,陈智为.档案管理学[M].中国人民大学出版社.
[2]王英玮.专门档案管理[M].中国人民大学出版社.
[3]倪勤,李更发.档案工作实践与理论[M].中国文史出版社.