档案归档管理方案范文

导语：如何才能写好一篇档案归档管理方案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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—、目标任务

进一步落实责任，加强工作指导力度，聚焦巩固提升我县脱贫攻坚工作，规范2014-2020年脱贫攻坚档案管理，全面、真实、及时、完整记录我县脱贫攻坚的历程，确保我县精准扶贫档案真实、完整、准确、安全、规范，高质量完成全县精准扶贫档案规范化管理工作。

二、基本原则

（一）坚持统一领导、分级实施。精准扶贫档案规范管理工作由县脱贫攻坚领导组办公室、县档案部门联合监督指导，各乡镇是精准扶贫档案实施主体，除负责乡镇本级档案资料外，还需组织指导各村及时做好村级精准扶贫档案规范管理工作。负责实施县级扶贫专项的牵头部门，要严格对照每年的实施方案、目标任务，及时规范和完善专项扶贫档案。

（二）坚持系统收集、分类管理。要按照省档案局省扶贫和移民工作局印发的《关于进一步规范脱贫攻坚档案工作的意见》（川档发〔2017〕1号）和省档案局印发的《省扶贫开发项目档案管理细则》（川档发〔2016〕15号）文件要求，对照县、乡、村、户扶贫资料清单进行分类收集和整理归档，要重点做好精准扶贫文书档案、科技项目档案、会计档案、照片档案、音像档案以及实物档案的管理工作。

（三）坚持集中保管，及时移交。县脱贫攻坚办各类精准扶贫档案由县扶贫开发局集中管理，县级扶贫专项档案资料由各专项牵头部门集中管理；乡级各类精准扶贫档案由各乡镇集中统一管理；村级精准扶贫档案由各村集中保管，个别村不具备档案保管条件的可由乡镇政府代为保管。具备移交条件的档案，要及时依法向县档案部门移交。

三、工作任务

（一）建立精准扶贫档案规范管理工作机制。精准扶贫档案规范管理工作由县脱贫攻坚领导组办公室统一协调指导，并牵头组织扶贫、档案部门联合对专项牵头部门、乡镇和村精准扶贫档案工作推进情况进行监督检查。

（二）配备适应精准扶贫档案规范管理工作开展和满足档案安全管理的设施设备。县级扶贫专项部门、各乡镇要为精准扶贫档案规范管理工作开展，提供必需办公设备和条件。精准扶贫档案库房要符合防光、防尘、防潮、防虫、防高温、防盗、防鼠、防火等要求，确保档案安全保管。

（三）建立文件材料齐全完整、整理规范的精准扶贫档案。

精准扶贫档案文件材料要收集齐全完整，规范整理。特别是特殊载体类档案要广泛收集反映脱贫攻坚历史伟业和先进感人事迹的图片、音像、实物等珍贵资料，做到应收尽收、应归尽归。

四、工作要求

（一）时间节点

县、乡、村三级2014—2020年度精准扶贫档案规范管理工作自本方案下发日起，村级档案在2021年4月10日前完成；乡级档案在2021年4月20日前完成；县级档案在2021年4月30日前完成。

（二）分类管理

精准扶贫档案相关文件材料应收集齐全完整，归档的文件材料要真实有效，做到字迹工整、数据准确、图样清晰、签章手续完备。归档文件材料的印制书写材料、纸张和装订材料等要符合要求。

精准扶贫档案应按照相关标准规范进行整理，文书档案按照《归档文件整理规则》(da/t22-2015)进行整理。扶贫项目档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(gb/t11822-2008)进行整理。扶贫资金档案按照《会计档案管理办法》进行整理。照片档案按照《数码照片归档与管理规范》(da/t50-2014)进行整理。电子档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(gb/t18894-2016)和《数字档案室建设指南》进行整理。

特殊载体类档案，按照国家有关标准、规范整理，并与关联纸质档案建立档号对应关系。

户别管理类按照“一户一档”进行整理归档。

以卷为保管单位的档号结构为：全宗号—类别号—案卷号，以件为保管单位的档号结构为：全宗号—类别号—件号。

五、保障措施

（一）加强组织领导

县、乡、村三级必须明确精准扶贫档案规范管理工作具体负责人员。县脱贫攻坚办联合档案部门抓好业务指导和监督检查工作,各乡镇、扶贫专项牵头部门要具体抓好组织实施。

（二）加强监督考核

各乡镇、扶贫专项牵头部门，要提高精准扶贫档案规范管理的自觉性和主动性。本次精准扶贫档案规范管理工作，将纳入各乡镇和扶贫专项牵头部门2021年度档案工作目标考核任务，未按期完成或未按规定规范管理的乡镇和扶贫专项牵头部门，由县档案部门视具体情况扣减相应年终目标考核分值，情节严重的全县进行通报。

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一、建立动物防疫档案的目的及意义

建立动物防疫档案是动物疫情监测工作的重要环节，是检验动物疫病防控效果的重要依据，是制定防控政策的重要支撑，也是降低防控风险的重要手段。在国内外动物疫情复杂，疫病防控工作形势严峻的情况下，我们不仅要提高监测范围的科学性和监测数据的准确性，科学设置疫情监测指标体系，还应进一步加强动物防疫档案的科学化、规范化管理，提高动物防疫档案的归档率和利用率，为疫情形势的分析评估和预警预报奠定坚实基础。

二、当前动物防疫档案工作存在的问题

随着党和政府对重大动物疫情的重视，动物防疫、检疫、动物卫生监督、疫情处理等各项工作不断完善、规范。重大动物疫情处理工作虽然取得了较好的成果，但其最大的缺失是没有一份完整的动物防疫档案卷宗。在动物疫情处理的各个阶段形成的各种资料，往往分散在省、市、县（甚至乡）各级兽医主管部门或兽医部门，造成这种情况的主要原因有以下几个方面：一是重大动物疫情处理指挥系统不明确。在实际工作中，上级兽医行政部门、兽医部门只是负责指导、督查等工作，省市指挥部等的工作人员，领导在工作现场往往处于指挥位置。二是兽医技术部门疫情报告不规范。疫情发生后，乡镇或县级兽医技术部门向市一级报告基本是采取电话方式，没有完整的报告资料。三是疫病临床诊断缺失或不规范。实际工作中，由于时间紧、场面杂，往往造成兽医专家初诊、复诊的“临床诊断书”及采集的病料化验单据等依据缺失或程序脱节。四是政府部门之间的通报不规范。五是重疫情处理，轻监督检查。六是缺少统一的验收方案和规范性程序。

三、做好动物防疫档案管理的对策

（一）设立专职档案员

各基层畜牧站应该设立专职档案员。档案员必须是热爱档案工作，保密性强，具备档案管理知识，熟悉动物防疫工作法律法规的专业人才。档案员在严格国家和上级部门档案管理工作政策、制度的同时要根据当地实际，开拓性的开展工作，切实做好档案材料的保管、统计、利用、鉴定和销毁工作；及时、主动向本单位主管领导和上级档案主管部门反映情况，接受指导、监督和检查。档案工作人员应严格遵守《保密法》，提高政治敏感性，妥善放置不公开的文件、会议记录、领导讲话等机密材料，严禁无关人员出入档案室、借阅涉及保密事项的案卷。

（二）做好归档材料搜集整理工作

随着动物防疫工作的深入和细化，各基层畜牧站也形成了很多档案材料，但是一直没有规范整理。为此，畜牧业行政主管部门应在做好机关档案归档的同时，指导各基层畜牧站对往年形成的规模场的免疫证、村级动物防疫员的《动物饲养防疫管理登记档案》、基层站的《官方兽医监管日志》、免疫程序、督查记录等动物防疫档案材料进行全面的搜集，并按照文件类、总结汇报类、表格类、责任落实类、人员管理类以及疫情监测类等进行整理。

（三）指导基层畜牧站开展归档工作

畜牧业行政主管部门专职档案员在做好机关立卷归档的同时，还要做好基层畜牧站的立卷归档指导工作，指导基层畜牧站如何进行目录编排、档案装订、案卷编号和档案台账建立。这样不但方便了档案的检索和查询，还确保了动物防疫档案的规范化管理。

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关键词：房产档案；管理；规范化

1前言

房产档案作为房屋权属信息的主要记录方式，其需要详细记录下房屋产权状况与各种相关内容，所以房产档案需要具有非常强的法律效力,其内容的记录也需要具有一定的专业性。同时随着时间的流逝，房屋或许会由于赠与、交易或者是继承等情况而出现产权变化，并且由于土地分割、房屋翻建或者是拆迁行为的发生也会造成房屋的各项信息出现变动，所以需要对房产档案进行规范化管理，以保证其真实性以及全面性。

2有序开展房产档案的收集以及整理工作

在进行房产档案管理时，首先需开展房产档案的收集以及整理工作，并保证这两项工作的规范性。其中在房产档案的收集方面，为了保证收集质量需要制定以及明确相关的管理规范，制定工作流程，并明确各个工作人员的职责范畴，另外还需要科学的划分为范围与其分类等。另外档案收集部门一定要注重其和其他部门之间的相互联系，并及时的转移相关档案资料，以使档案资料收集能够有序正常开展。若是档案收集阶段其出现了档案内容不完整或者是字迹不清晰等问题，则收集人员需要重新进行档案的整理,避免档案内容出现不清晰完善情况。档案资料收集工作具有非常重要的意义，其直接影响到后续工作的顺利程度，所以一定要使房产档案资料具有真实性、全面性以及完整性。在整理档案资料时，一定要保证整理行为的规范化，这就需要形成系统性较强的资料库，同时根据相关规定要求来整理档案信息。此时需要科学的分类以及筛选各个档案资料，并根据一定的顺序整齐排列资料，之后需要妥善装订各个资料。在整理资料的过程中还需要适当添加图片、照片等信息，一方面使档案资料内容更具有真实性，另一方面也使资料内容更为丰富。

3对管理人员进行教育培训，提升其专业技能以及素质

房产档案收集以及整理工作主要是由管理工作者来完成，其道德素养以及专业技能将会直接影响到房产档案的管理质量，再加上各种新兴技术已经应用到房产档案管理过程中，所以一定要通过有效的教育培训工作来提升管理人员的工作能力以及道德素养。教育培训工作可以通过多种方式开展，比如说高校进修、专家讲座、趣味竞赛等等。但若只通过教育培训工作是远远不够的，管理人员还需要通过不断的学习来掌握更多的知识方法，了解房产档案的各方面知识，科学合理的运用各个档案学科新技术以及新理论，从而使档案管理工作更具有规范化以及科学性。另外还需要引进投入竞争激励机制，制定奖惩策略，使管理人员产生工作的积极性，可以自觉保证工作的正确性，自觉遵守相关的条例规定。

4通过数字化技术开展房产档案管控工作

现在我国已经进入到数字化社会之中，数字化技术已经融入到人们生活的方方面面，为了跟得上时展，提升房产档案管理效率，有必要将数字化技术应用到其中。为了实现房产档案内容的信息化、数字化，管理人员需要通过扫描仪以及计算机等各种先进的设备仪器来使档案信息内容可以转变为数字化信息，之后再将其直接存储于计算机系统中便于查询以及管理。由于房产档案本身具有一定的特殊性，所以在对其进行数字化处理时需要注意以下几方面内容，也就是房产的客观信息、原始信息以及变更信息、限制信息，其中客观信息指的是该房产所具有的自然形态，可以将其和其他房产划分出的不同之处了；原始信息指的是原始登记信息；变更信息指的是房产在通过多次变更之后的登记记录；限制信息指的是房产再被政府部门或者是相关机关单位查封或者是典当之后所形成的限制交易资料。信息材料可以说是开展档案管理的第一步，通过多种现代化设备已经投入使用在房产档案管理部门中，并已经起到了很大的效果。过去管理人员必须要通过手动录入的方式来记录下各个档案信息，录入慢且查询不方便。现在通过扫描仪等设备来录入纸质卷宗，可以保存在纸质卷宗的原有形态，对于那些已经模糊、不易扫面的文件资料可以利用照相机来对其进行拍照，通过图片的方式来存储各个文件，之后通过文字说明较为不清楚的部分。在通过扫描仪等设施收集好资料之后，管理人员还需要对资料进行一一对比，保证资料的全面性、无误性。总之通过扫描仪、计算机、照相机等设备来成立信息采集平台，可以使信息得到充分的共享，同时信息流通速度也会得到很大程度的提升，通过这些设备的运用能够使原有房产档案信息更具有立体性，内容也更加的丰富，便于今后的整理、使用。为了使房产档案管理工作更具有现代化，提升其管理质量，有必要建立起数据库。一般来说在房产档案管理中需要将其数据库系统划分为四个部分方面，也就是产权产籍综合、政务综合、图形以及实物影像数据库，并基于此建立信息存储处理系统，实现无纸化办公，使管理人员只通过计算机系统即可以管控房产档案。最后档案信息管理机制还需要注重和其他关连平台之间的协同，这是由于房地产档案管理只是房产一个方面，其不仅可以独立自成体系，同时还需要注重和其他平台之间的相互联系，比如说房改房数据平台、自动计费制证机制以及房产管理地理平台等等。所以在设计档案信息管理机制时应当注重其与其他平台之间的相互连接，在有需要的时候可以连接到其他系统、平台中，使数字信息化管理平台的优势充分凸显出来。

5结语

房产档案作为房屋各项信息资料的重要记载以及总结，其可以真实同时全方位的体现于房屋的各方面信息，通过对其进行规范化管理，将各种现代化技术融入到其中，可以实现动态管理，使管理内容以及方式根据有及时性、时效性，使房产档案信息得到了更为有效的管控。

作者:庞志红 单位:青海省海东市平安区房产管理局

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关键词：房地产企业　档案工作　规范管理

所谓房地产企业，是指从事房地产开发、经营、管理和服务活动，并以营利为目的进行自主经营、独立核算的经济组织。房地产相对于传统的机械、电子等行业起步较晚，属于改革开放后的新兴产业，对档案管理方面的关注与研究也相对比较少，而且由于房地产行业发展速度较快，档案管理更是无法满足其发展要求。然而，档案工作是房地产企业运行和生产的参考和依据，事关群众的基本生活，是关系国计民生的大事。因此，房地产企业档案的规范化管理尤为重要。

一、房地产企业档案

1.房地产企业档案的范围

房地产档案一般是指房地产权属档案，包括权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理活动中直接形成的，保存备查的各种文字、图表以及声像、电子文件等历史记录。对于房地产企业而言，房地产权属登记档案只是一小部分，房地产企业档案还涉及建设项目档案、文书档案、合同档案、人事档案、会计档案等企业生产经营活动过程中形成的档案，可能是房地产开发建设过程中形成的，也可能是房地产管理、使用过程中形成的。

2.房地产企业档案的特殊性

首先，房地产企业档案具有很强的专业性。房地产企业档案是房地产企业在生产、管理活动中形成的权证、合同、文件、图纸、照片、光盘等不同形式和载体的历史记录。它记载了房地产产权的归属和沿革，反映了房地产企业的经营与发展状况，是在特殊的专业背景下按照专业要求形成的，有相对统一的格式和行文规范，并且专业术语较多，如土地界限认定、房地产面积丈量、房地产平面图测绘等，专业性十分明显。

其次，房地产企业管理类档案的构成以合同为主体。从土地开发到经营、管理、服务，每一项活动的开展基本上都要签订合同。房地产企业的经营运作离开各种合同就不可能得以完成和推进。通过这一系列的合同，将各个相关的部门和单位联系起来，共同推进和完成一个项目。据统计，合同在房地产企业管理类档案中所占的比例高达百分之五十以上。因此，在进行房地产企业档案的规范管理时，必须要认识到这一点。

最后，房地产企业档案具有综合性。以上分析可以看出，房地产企业的档案与专门的房管机构不同，不仅有房地产权属登记档案，更多的是专业的项目档案、合同档案，以及企业内部行政、经营管理活动中形成的档案。涉及内容庞杂，领域宽泛，种类繁多。这就要求在档案规范管理的过程中，要通盘考虑，全面系统地进行分析，以防出现规范没有涉及到的空白区。

二、房地产企业档案规范化管理的必然性

加强档案的规范化管理，是提高企业档案管理工作的重要手段，也是衡量一个企业档案整体管理水平的重要指标。加强房地产企业档案的规范化管理，是企业发展的必然选择。

加强档案的规范化管理是时展的必然要求。随着改革开放和市场经济的发展，信息时代的深入，标准化、规范化已经成为现代企业的标志和企业发展的必然选择。档案工作也不例外，必须要适应现代化和办公自动化的时代需要。推动档案管理工作的规范化、标准化是其必由之路。

加强档案的规范化管理是房地产企业提升管理效率的必然要求。房地产开发企业的档案管理是房地产行业单位诸多管理工作的重要组成部分。房地产企业的开发项目由于其规模大、工期长，在执行过程中形成的材料多。特别是由于其关联和涉及的部门和单位环节众多，因此需要在建设项目档案管理的过程中做到规范化、标准化，仅仅依靠传统的手工方式已经是难以实现对其进行有效的管理了。

三、房地产企业档案的规范化管理

1.完善管理制度，规范房地产企业档案管理行为

加强档案制度建设，做到依法管理档案，这是我们做好档案工作的依据和保障。首先，我们应该以《档案法》、《城市房地产管理法》、《城市房地产权属档案管理办法》等法律规范，结合房地产企业发展对档案工作的要求，制定企业自己的档案管理规范，明确档案工作原则和管理方式，界定文件形成、积累与归档职责，规定档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求等档案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，构建包括立卷归档制度、保管制度、鉴定销毁制度、提供利用制度、统计制度、保密制度、岗位责任制等的企业档案管理制度体系，并编印成册加以落实执行。同时，要随着时间、环境、事物的发展变化要适时修改、补充和完善，以适应企业和档案事业的发展要求。

2.梳理业务流程，明确需求，规范档案工作的各个环节

流程梳理是指围绕企业的内、外部要素，对整个企业的业务运行情况展开深入、全面的分析、整理、提炼，明确管理或业务活动的关键节点、信息化管理要解决的重点问题、可能的解决方式、完成程度、实现深度等。对业务活动进行调研，明确各业务环节所要形成的档案，这是制定归档范围的首要步骤。规范、合理的流程是应用系统的基础条件，也是提高办公效率的必然选择。尤其是信息化、网络化的办公环境下，流程梳理更为重要。按照形成、整理、鉴定、归档、再整理、保管、利用、销毁等工作环节，建立科学规范的房地产企业档案管理工作程序，保障每个环节之间能够互相检查、校对、制约，发现问题并且能够及时纠正。

3.明确职责和分工，保证工作质量

所谓岗位职责是指一个岗位所要求的需要去完成的工作内容以及应当承担的责任范围。明确岗位职责可以最大限度地实现劳动用工的科学配置，有效地防止因职务重叠而发生的工作扯皮现象，提高内部竞争活力，更好地发现和使用人才，提高工作效率和质量，规范操作行为。房地产企业的岗位职责可以分为三个层次：一是企业层，企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核；二是部门层，各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责；三是档案人员层，专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。

4.加强宣传教育培训，优化档案工作环境，提高队伍素质

加强房地产企业档案管理工作，需要一支既懂档案管理，又精通房地产管理和熟悉计算机知识的档案专业队伍，同时还需要企业全员的支持和参与。因此，房地产企业要加强对专兼职档案员的培训，既要培训现代化档案管理的专业知识，加强对计算机技能的培训，还要使其了解企业各项业务工作及其形成的文件，熟悉房地产管理活动。同时，加强档案宣传，使企业全员树立档案意识。因为无论是哪个部门或个人，在企业的生产经营过程中，都会形成一定的活动记录，而这些记录的一部分会对以后的活动具有查考价值，需要归档保存。为了保证档案收集的及时、规范、完整，必须需要全员的参与和支持。

5.不断评估、优化档案管理，提升规范水平

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关键词：档案 整理工作 感悟

档案管理工作内容就是按照“遵循规律，区分价值，便于保管和利用”的原则将处于零乱状态和需要进一步条理化的文件资料，进行分类、组合、排列、编号和编制目录，将它们组成有序体系的过程。档案的整理工作是搞好档案管理与服务的基础。没有科学的档案整理，就不能使各种材料系统化、条理化，也无法分门别类妥善保管、确切统计和准确迅速地提供利用。在工作中，笔者对做好档案整理工作逐渐有了一些感悟。

一、清楚了解本单位的工作情况是做好档案整理工作的前提

档案是一个单位工作的记忆。对一个单位的档案员来说，究竟哪些文件材料应该归档，应该做到心中有数。对本单位工作越熟悉，收集的文件材料越齐全，档案工作就做得越好；反之，初来乍到，对单位工作陌生，再加上缺乏档案专业知识，要做好档案工作就会困难多多。比如，教育教学工作是学校的经常性工作，教学档案应是学校档案的主体。如果学校的档案员对教育教学工作的过程不熟悉，对教育教学过程中会形成哪些文件材料心中无数，文件材料之间有哪些联系不清楚，那么，在进行教学档案的整理中就不会做到条理清晰。

二p制定合理的归档管理办法

一个切合本单位工作实际的，以职能部门为单位的，融分类方案、归档范围、保管期限为一体的归档文件管理办法，并加以落实，能够大大提高档案整理的质量。

过去的档案归档范围是按照档案的种类制定的，部分概况性的表述与实际工作中产生文件的对应关系存在一定的出入。又由于档案收集整理与日常工作不同步，整理工作经常是在归档移交前进行突击，耗费人力物力和时间，影响档案整理的质量。而科学的档案管理办法，将归档目录与部门预立卷目录一一对应，使在工作中形成的文件材料一经产生就规范的装入档案盒中，在集中移交时，只需在平时收集整理的基础上稍作调整即可。这个“拿来即用”的目录，既能保证应归档文件收集完整齐全，又能使档案随办随归，减少集中整理的负担，从而大大提高档案整理的质量。

三p在开展档案整理工作前，制定整理方案很有必要

整理方案是整理档案，尤其是整理积存档案时不可缺少的计划性文件，是档案整理以前不可缺少的准备工作。制定方案必须在了解档案的数量、内容、成分、所属年度等基本情况的基础上进行全面考虑和周密计划。其内容应该包括：整理工作的要求和方法、分类方案表、工作程序、劳动组织以及大体完成的时间等。

有一个科学合理、可操作性强的工作方案，才能更有效地利用人力、物力、财力，保证整理工作的顺利进行。如在整理各类专题工作评估档案，撤并机构零散文件资料，和非正常离职人员遗留应归档文件资料等之前，都应首先制定整理方案，然后按照方案逐项落实，整理工作就会比较顺利地完成。

四p注意解决档案整理工作中遇到的问题

在档案整理工作中，会碰到大大小小的问题，需要我们灵活处理。比如，在整理文件中，会碰到无标题或者标题十分简单的文件，这时候就要自拟一个标题。在拟标题时，应根据文件的主要内容，用简练的语言加以概括，同时加上文种的名称。再比如，一个会议或一项工作，如果材料很多，就应把重要的材料放在前面，同时注意材料的分类。如党代会、职代会、团代会、学代会等会议，开头可放会议的批复、请示、议程、日程、报告、决议等材料，还要注意，虽然文书档案保管期限表并没有把会议主持词明确列进归档范围，但笔者通过实践感觉到，主持词实际上清楚地反映了会议召开的过程，对于今后了解会议的情况起到重要作用，因此应该把主持词予以归档。再比如，对于规格不同的文件，需要我们进行折叠，折叠时要注意技巧，折成16开或A4纸规格，同时在装订线一侧注意留出至少2厘米的空白，以免把正文订进。

五p档案整理的过程也是不断学习、不断总结、不断提高的过程

档案的整理工作可分为系统整理和技术整理两部分。系统整理包括区分全宗、分类、立卷、卷内文件排列、填写卷内目录、案卷封面的编目、案卷的排列和编制案卷目录。档案的技术整理包括卷内文件编号、修复、填写案卷备考表、案卷目录的抄写和案卷的装订。系统整理更多的是运用业务知识，体现业务水平，更多地体现操作水平和技巧。

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测绘成果资料是测绘生产活动过程的直接记录,是具有使用价值的成果资料,是进行社会决策和经济建设的重要依据。随着测绘数字化的迅速发展,测绘档案管理的手段和技术的更新也成为必然。而且随着测绘活动的不断开展,测绘资料的不断增加,科学确定符合本单位实际的测绘档案管理方案是提高测绘档案管理效率的必然要求,也是对已有测绘资料进行开发利用的一种需要。虽然国内也有一些档案管理软件,但要做到完全适合本单位的实际情况,还需要我们进一步进行分析。

2测绘成果信息的特点

2.1测绘种类

目前我国的测绘行业中种类可谓繁多,而且随着科技的发展,还会出现一些新的门类。就目前而言,测绘行业的分类大致为:大地测量、摄影测量、遥感测量与其它方法地形测量、地图制图与地图印刷、工程测量、科学研究等。而这其中又可以细分为多种小的类别的测绘信息,如不同的比例尺、各大类下的多种专业活动等。如大地测量中的三角网、导线网、长度测量、水准测量、GPS测量等。

2.2测绘载体

随着科技的发展,测绘成果一般以多种载体的形式出现。按载体形态可分为:观测手簿、软盘或光盘、底片、航测内外业原图、清绘原图、二底图、印刷纸图等。而且随着测绘技术手段的不断发展,新的测绘载体还会不断出现。

2.3时空分布

测绘成果总是伴随着不同的空间地域特性而存在,并且随着时间的推移、地形的变化,测绘成果的更新又成为必要,这样就有了不同时间和空间的测绘成果。

3测绘资料档案的管理

以上测绘成果信息的特点具有普遍性,在进行测绘档案管理方案的确定时可以借鉴。但具体到某一个测绘生产单位,则仍然要结合本单位的实际情况来确定最适合的测绘档案管理方案,以达到科学管理和开发利用的最佳效果。

3.1测绘档案管理的原则

测绘档案管理的原则主要有以下4个:①统一管理原则;②独立管理原则;③档案标准化原则;④共建共享原则。各类测绘资料档案均应及时归档,并由档案室采用统一的分类方案、归档细则对单位内的各种测绘资料档案进行统一管理,任何产生档案的各部门都不能擅自占有、使用和管理各类测绘档案。完成归档后的各类测绘档案将可以通过本局的局域网进行查询,实现资源共享。

3.2测绘档案管理的目的

通过制定合理的适合本单位的测绘档案管理方案,能够使档案管理人员非常熟练地查阅相关资料,使非档案管理人员在较短的时间里熟悉测绘档案管理方案后也能方便快捷地查阅档案资料,得到所需要的信息。并通过对单位内的各种测绘资料档案进行统一管理,达到充分利用已有资料取得社会效益和经济效益的最大化。说到底测绘档案管理的目的是为了测绘档案的利用,而非单纯的保管。

3.3测绘档案管理的功能

3.3.1测绘档案立卷归档功能

一项测绘项目结束后,必须将所有相关资料提交给档案室,由测绘档案管理人员立卷归档。组卷时一般是按测绘项目进行立卷归档,同时按载体的不同进行分开管理。大致分为纸质类、地图类、电子文件类等分别存放,并考虑到档案资料管理的密级和期限。

3.3.2测绘档案查询应用功能

应该说测绘档案的查询应用是任何测绘单位进行测绘档案管理时的非常重要的一环。因此测绘档案管理方案制定的合理与否直接关系到查询的方便快捷程度,也涉及到所要查询的档案资料能否齐全准确。同时随着现代科技的发展,能够进行单位局域网内直接查询也是一个方向。一些有条件的单位已经这么做了,效果很好。

3.3.3测绘档案后期维护功能

测绘档案的管理不光是立卷归档和查询应用,在这以外还包括档案的移交、鉴定、密级管理、统计以及催还、续借、归还等。统计项目主要包括测绘档案工作基本情况、年度统计汇总表、各季度测绘资料汇总表等。

3.3.4测绘档案高级管理功能

在建立计算机局域网查询系统时考虑到测绘档案信息的安全性,需要对不同的用户设置不同的管理权限,包括访问操作权限和数据操作权限等。访问操作权限包括用户需不需要登录才可以查阅、数据操作权限指用户查询档案资料后可不可以对档案资料进行更改、删除等。

3.4测绘资料档案编目方法的确定

一个好的测绘档案管理系统必然会有一个好的编目方法。但是按照通常的测绘档案编目方法来进行本单位的测绘成果目录编制并不一定适合。因此需要制定一个适合本单位的实际情况的编目方案。按照我局的实际情况,我们制定了一个切实可行的方案:在对纸质材料进行立卷归档时,我们按表1进行立卷归档。我局按照测绘项目所在地进行分类,而不是按照测绘大类(诸如大地测量、遥感测量等)进行分类的,再次分类按照测绘资料类别进行。其他测绘单位也可根据自己的实际情况进行更改或扩充。这样就比较方便查询,只要你知道所要查询的测绘资料位于哪个地区,就能比较快地确定查询范围。或者直接到档案室的哪个地区档案柜内去取相关资料。

3.5测绘资料档案的查询

3.5.1信息文件的建立

将每一个测绘项目的纸质材料如技术设计书、选点埋石资料、外业观测、内业计算成果、技术总结、验收报告等进行卷内目录登记。将每一个测绘项目的电子文件材料按测绘项目和年代进行存放,统一管理。而对于地图类等大幅面资料则按测绘项目的年代存放在地图柜内,并在柜外标注起始年份。同时按每个测绘项目进行相关信息的登记建档,如卷内目录文件、电子目录文件(即一个测绘项目文件夹内包括的电子文件名称)、地形测量成果目录统计表(该表内包括测区、名称、比例尺、测区面积、分幅方法、图幅数量、作业依据的规范、细则、图式、坐标系统、高程系统、施测时间等)等。并且根据实际情况我们又在地形测量成果目录统计表内加了起算点坐标、高程等栏目。

3.5.2测绘档案的查询

在建立了上述3个文件后,我们设置了两个关联文件。在查询时分两步可以查询到用户需要的所有该测绘项目的信息。第一步:只要用户输入要查询的地名或类别(也可同时输入这两个信息,查询速度会更快),这时可以显示该地名或该类别的所有测绘项目名称。第二步:输入要查询的具体的测绘项目名称,这时通过关联文件信息可以显示该测绘项目的档案盒内文件目录、所有电子文件名称以及该测绘项目的其他属性(即地形测量成果目录统计表内的信息)。用户即可根据需要到测绘档案室调阅档案盒内文件或电子文件或纸质图形等,非常方便快捷。

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我在驾校担任的是档案管理员兼安全管理员，本人深知干好这项工作不仅需要细心、耐心，而且还需要掌握档案、安全管理的知识。自2013年担任“专职安管员”以来，一直以“做一名合格的安全员”做为本职工作的追求目标。自肩负这个重任以来，我始终保持清醒的头脑，踏踏实实的态度来对待我的工作，现将2020年上半年的工作总结如下：

一、安全管理工作

1、春运安全工作。按照上级公司文件安排，开展春运一系列安全工作,制定春运安全生产工作方案、春运安全责任书、组织全体教职工进行春运安全培训 ，对春运资料整理归档。

2、疫情工作。配合领导做好疫情防控工作，制定复工复产方案、完成各部门的复工复产责任书的签订。

3、每月按时间节点上报上级公司要求的各种安全报表。

4、对上级公司下发的安全文件，及时让领导批阅，并整理归档。

5、新购的33部宝来车已全部完成了一车一档工作，并向公司、交通局、交警队进行报备。

6、每月不定期跟随刘校长、刘磊副校长到训练场进行安全督导检查。

7、按照上级公司的文件要求，制定了禁毒工作方案，并通过微信群对禁毒的宣贯，按照公司要求，每周上报工作小结。

8、按照上级公司文件要求，积极开展“安全生产大整顿活动”，根据文件安排，逐一进行开展活动，制定方案、组织教职工培训、每周上报活动小结，还参加了公司组织的基础档案管理评比活动，观摩了其他分公司的安全档案，发现自身有很多的不足，要向做的好的分公司学习经验。

9、每年的6月是安全生产月，按照公司文件安排，开展了一系列的安全生产月活动，制定方案、每周向公司上报活动小结，最后将活动资料整理好归档。

10、制定年度安全工作计划、每季度工作安排和总结、制定上级公司文件要求的各项工作方案、安全培训资料等。

11、每周五按时参加公司的安全视频会议，并做好笔记。

二、档案管理工作

对驾校的所有合同协议、安全档案、初学驾驶员档案、继续教育档案、车辆档案和人员档案进行分类整理归档。

三、工作中存在的的不足

1、安全档案管理不严不细，存在很多不足之处。

2、组织、沟通能力上还有所欠缺，和有经验的同事还有一定差距，应加强业务学习，解放思想，弥补差距。

3、工作中不够大胆，思想不够超前，需不断学习改进。

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根据《中华人民共和国档案法》和《省乡镇机关档案工作目标管理办法》的有关精神，为有效提升我镇档案工作水平，更好体现档案为经济社会和关注民生工作服务的职能，经研究决定，镇档案室要在现省三级的基础上争创省一级档案室。现就“争创”工作提出如下实施方案：

一、第一阶段（3—4月）：加强领导，精心组织。

1、建立“争创”工作领导小组。争创省一级档案室由镇长为组长，分管领导为副组长，党政办、档案管理员、各站办相关人员为成员，并抽调人员配合档案工作人员做好各项具体争创工作。

2、成立档案工作鉴定小组。档案分管领导兼任组长，党政办副主任为副组长，镇档案人员和各站办相关人员为成员。

3、召开动员会议。就“争创”工作统一思想，形成共识。布置档案目标管理任务，明确各站办的职责，保证按时保质完成归档工作。

4、完善档案管理制度。开展一次镇机关部门工作人员档案知识测验，利用各种形式并在各种场合宣传档案工作。修订本镇各类档案归档范围、不归档范围、档案保管期限表以及相关管理制度等，并以文件形式下发各站办。

5、按归档范围着手做好各类拟归档的档案移交和收集工作。由镇和档案局人员共同上门接洽，包括：党政办、财政办、社管办、综治办、经济建设服务中心、农技水利服务中心、社会事业服务中心、劳保所、司法所等。

6、确定编研的方向，明确课题和相关责任人员，着手收集各类基础材料。

7、根据标准，提出对档案库房硬件设施升级改造的具体要求。（包括：数码照相软件、温湿度仪、空调、去湿机、卷盒卷皮等）

8、根据建立镇域新农村档案信息服务系统的要求，设计方案，着手做好各类数据的收集和研发工作。

二、第二阶段（5—7月）：整理归档，抓好落实。

1、根据全宗卷管理规范要求，按10大类分别进行整理，由县档案局同志提供具体指导。

2、完成目录的输入并装订成册。由镇组织不少于3名打字熟悉人员集中精力完成。

3、完成编研材料的定稿清样工作，请有关领导审阅，并提出修改意见并付印。

4、各类整理好的档案按要求进库房存放。

5、做好所需有关硬件设施的到位工作。

6、完成新农村档案信息服务系统的设计工作。

三、第三阶段（8月底之前）：查漏缺补，准备验收。

1、对照达标细则，对已完成的工作进行认真检查，对不足之处予以认真整改。

2、邀请上级档案部门组织初验。

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一、广泛宣传、统一认识新规则的实施不仅仅是对传统立卷方法的改变，更是对目前档案管理方式和思想观念的变革。为保证改革工作的顺利进行，首先必须让广大档案工作人员对这次改革有清醒的、统一的认识。因此我们最早从去年下半年始就利用开会、业务指导和创先评优等各种机会对机关档案工作者进行宣传。并把此项工作作为今年*区档案工作创新的一项重要年度目标加以部署与落实。通过广泛的宣传，不仅统一了广大档案工作者的思想，还增强了他们实施改革的自觉性，为改革工作的顺利进行提供了良好的思想保障。

二、充分调研、制订方案为让改革工作少走弯路，我们在反复学习国家档案局制定的《归档文件整理规则》和省档案局印发的《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》的同时，还组织部分业务骨干赴深圳、南通等地参观学习。尤其是参加省局组织的归档整理培训班后，使我们对如何开展改革工作有了比较清晰的思路。在深入领会“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”十六字方针的前提下，我们结合*区的实际情况，制订了*区贯彻实施《归档文件整理规则》的详细方案。为保证积极稳妥地推行立卷改革，我们在充分调研的基础上又数易其稿，力求完善。由于前期准备工作充分，同时也是为了争取时间，我们大胆提出“缩短进程、双管齐下、一步到位”的设想（即不搞试点，直接面上推广和实体整理指导与软件升级同步进行），这一想法很快得到领导的支持。另外鉴于今年是立卷改革的第一年，且绝大多数单位归档文件采用了集中收集方式，所以在这次改革中我们确立了“新老衔接、平稳过渡”的工作思路，即虽然归档文件统一采用“年度——保管期限”的分类方法，但在同一保管期限内，文件材料适当兼顾问题或部门集中排列，这样不仅符合多数档案人员按问题或部门分类的习惯，从一定程度上也方便了目录的手工检索，给档案人员思想观念的转变和整理方法的改变一个“缓冲区”。我区立卷改革工作能在短短四个月内取得成效正是对这一实施方案的最好证明。

三、强化服务、措施落实今年是实施文书立卷改革的第一年，本来困难就很多，又适逢“非典”，真是难上加难。但是我们没有畏惧，而是按照既定方案，强化服务，采取多种积极有效的措施，确保了我区机关立卷改革工作的顺利进行。

1、培训及时为了让广大档案工作者及时了解掌握新的归档整理方法，我们排除一切困难，在三月底举办了机关文书立卷改革培训班，培训班上我们不仅讲解一般整理方法、具体操作程序，还现场演示升级档案管理软件，强化档案人员对计算机和软件的应用能力。我区绝大多数单位的文秘档案人员和档案目录输入人员参加了培训，为新规则的顺利实施打下了扎实的业务基础。

2、指导深入作为实施改革的第一年，业务指导的工作量是相当艰巨的。为了让有困难的单位及时得到指导，我们业务指导科一方面内部作适当分工，另一方面对全区的重点、难点部门和新手单位进行排查摸底，认真制定指导计划，进行上门指导。对其它单位，我们也通过电话及时了解进展情况，必要时进行口头指导和督促。在指导中我们重点对各单位的部门归档率、文件完整率及归档目录著录的规范化程度进行检查，确保应归档的文件材料齐全完整和电子归档目录的准确性。为增强有关业务标准的可操作性，保证整理归档质量，我们根据国家档案局1987年制定的《机关文件材料归档范围和不归档范围》，结合我区各镇实际情况，修订了《*区镇级机关文件材料归档范围和保管期限表》。由于深入的业务指导，今年我区各单位归档工作的完成质量有了很大提高。

3、服务到位我们一直坚持“以服务树形象”，牢固树立服务意识。只要基层有困难，随叫随到，有问必答，答无不尽。我们在耐心细致地做好业务指导的同时，还积极主动的帮助基层档案部门做好方方面面的协调工作。如有的档案人员在材料收集中遇到困难，我们就向该单位领导宣传、争取他们的支持或让档案人员带着我们一个部门一个部门的跑，取得他们的理解和帮助。根据调查和有关反映，有的档案部门计算机等硬件设备不能到位，影响了整理归档工作的顺利开展，对此我局领导专门向区分管领导汇报，由“两办”专门发文，要求各单位为档案工作配置专用计算机等现代化设备，促进了机关档案工作的现代化建设。

四、加强监督、巩固成果全区机关立卷改革的工作虽然取得了阶段性胜利，但为了及时总结经验、克服不足，不断完善改革方案和扩大新规则的实施范围，我们没有止步，而是加大了对各单位档案管理情况监督检查的力度，主要是从三个方面来完善巩固已取得的成果。一是继续执行归档目录报送审核制度，即各单位完成本单位20*年度文书档案归档工作后要在规定时间内把这次整理归档工作中形成的纸质和电子版的归档文件目录各报送一份给*区档案局业务指导科，以便在检查统计各单位归档完成情况的同时，及时发现问题反馈整改；二是实行归档完成情况通报制度，即定期对各单位归档工作中存在的问题和未按时完成归档工作的单位进行通报，增强单位和档案人员完成整理归档工作的紧迫感和责任感。三是开展自查、互查和抽查活动，即各单位先根据标准对本单位的归档工作完成质量和整个档案管理的现状进行自查自纠，接着由各协作组长组织互查，在这个基础上*区档案局再组织抽查。通过三个层次的检查，不仅可以提高各单位归档工作的质量，促进档案人员的相互交流，也让我们及时了解掌握到各单位改革实践中的各种反馈信息，为下一步广泛深入的推行新规则提供了参考。

五、存在问题及今后设想辩证唯物主义认为对新事物的认知是有一个“从认识到实践、再认识再实践”的客观过程。立卷改革对于我们来说是一个新事物，在认识、实践的过程中笔者也发现了一些问题，对今后的再实践也有一些初步的设想。

1、加强沟通、实施监管。在新规则的推广实施过程中，我们遇到的最大阻力来自某些垂直管理部门。上级垂直管理部门对档案工作重视从总体上看是促进档案工作发展的，但由于他们缺少和档案主管部门的沟通，造成他们制定的部分档案工作规章制度和业务标准存在不规范、甚至错误的现象，这给基层档案工作的规范化、标准化建设带来很大负面影响。如某一金融机构，上级业务主管部门从去年就要求下支机构实行文书立卷改革，本为好事，但由于其标准过于繁琐且存在明显错误，缺乏实际操作性。我们曾多次请示和协调，终因上级行坚持而不了了之。因此笔者在此呼吁上级档案行政管理部门要主动加强与其它专业主管部门的沟通和联系，强化档案部门在档案工作业务标准和行政规章制定方面的监管力度。

2、完善配套制度、强化后续管理。新规则实施后，绝大多数档案工作者认为文书档案的整理方法简化了，但同时也有部分档案人员担心今后检索不方便、档案利用不安全。这种现象正好验证了新规则的实施不仅仅是档案整理方法的改变，更是一次思想观念和档案管理方式的变革。新规则强化了计算机等现代化技术在档案工作中的应用，对档案管理方式提出了更新更高的要求。这些也敦促着档案人员必须及时转变观念，提高现代化技术应用技能，适应新形势下档案工作的发展要求。而档案的统计、库房管理和提供借阅等档案管理制度也要相应修改和完善，档案整理的后续管理要强化，只有这样才能使改革不致于“功亏一篑”。

3、规范电子归档、推进文档一体化。随着时代的变迁、科技的发展和现代化办公设备的普及，日常工作中形成的电子文件越来越多，如何整理、保管电子档案已摆在广大档案工作者面前。新规则是为了适应新时期档案工作的发展而应运而生的，但笔者发现新规则对电子文件整理归档只字未提，因此在此建议上级档案管理部门进一步加强对电子文件整理归档工作的研究，尽快制定完善这方面的方法和标准。另外新的归档文件整理方法为实现“文档一体化”提供了实践可能，因此我们已对各单位2003年度文件归档整理工作提出“随办随归”的要求，以加快我区“文档一体化”建设的进程。

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一、农业科技档案归档范围及要求

1.农业科技档案是农业科学技术研究活动的真实记录，是从事农业科技研究、生产、技术开发的重要依据。科学合理的归档范围是科技档案齐全完整的重要保证，是整个科技档案管理工作的基础。凡是在科研活动中直接形成的、具有保存价值的科研文件材料均属于归档范围。包括：研究报告、项目建议书、科研课题经费申请及批件、计划任务书、协议书、合同书、试验方案、设计方案、实施方案。实验过程中的重要原始记录，田间调查、综合分析报告。计算文件，检验文件，设计文件、图样，工艺流程，专利申请，重要的国内外来往文件，课题阶段总结、中期评估报告、年度进展及执行情况报告。科技成果申请表、鉴定证书、科技成果奖励与审批文件，获奖凭证（奖励证书及奖状、奖杯、奖牌，专利文件及证书）。科技转让合同、协议书，新品种销售转让协议及批复，成果推广应用中形成的技术文件及工作总结，国内外同行评价及用户反馈意见及技术成果宣传报告等文件材料。

2.农业科研文件材料的质量直接关系到科技档案的质量，对归档的科研文件材料的要求，一是，课题主持人要分阶段进行科研文件材料的收集、积累，以便在研究工作结束后，确保科技档案材料能够及时整理、立卷归档，并对所交科技档案的完整性、系统性负责。二是，要求原件归档，且文件制作材料必须易于长期保存。书写工具应选择蓝黑水或碳素墨水，不能用圆珠笔、铅笔来记录归档材料。三是，确定合理的归档时间，对研究周期长的课题按阶段归档，采取每年一次将当年形成材料归档的办法，研究周期短的课题在任务结束时及时归档。

二、提高科技档案的质量，创新服务方式，为农村经济发展助力

1.及时收集档案材料，确保完整、准确、系统、全面。档案资源建设是实现档案事业可持续发展的重要基础性工作，各级农业科研院所要加强档案资源建设，走出传统收集的圈子，跟踪、挂靠研究课题，积极主动地向科研人员收集课题准备阶段形成的文件材料，研究试验阶段形成的各种载体的重要原始记录、试验报告、计算材料、专利申请的有关文件材料，总结鉴定验收阶段形成的工作总结、科研报告、论文、专著、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等，成果和奖励申报阶段形成的材料（有成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等），推广应用阶段的方案、总结、扩大生产的设计材料、工艺文件、转让合同、用户反馈意见等。

2.农业科技档案部门要科学规范管理，编制必要的检索工具。编撰简介、简报、文摘汇编、手册等二次农业档案科技文献。充分利用信息资源存储数字化、管理自动化、利用网络化的优势，研究制定相关技术标准，统一相关数据格式，实现信息资源社会共享。编研成果包括公开出版物和内部参考，这是开展农业科技档案信息资源开发利用的一条重要途径。挖掘农业科技档案资源要因地制宜、因时制宜，从农作物新品种、栽培技术、病虫害防治、新成果推广等方面入手，编研各种载体的农业推广技术资料。利用室藏档案资源编研水稻、果树、花卉、畜禽、食用菌等新品种简介以及推广技术材料，汇集多项科研成果与新品种介绍。根据科研成果制作光盘、宣传版面、多媒体、照片、录像带等不同形式和载体的科普宣传材料，充分发挥档案信息的科普宣传作用。