档案管理的要点范文

导语：如何才能写好一篇档案管理的要点，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

关键词：档案管理；存在问题；管理建议

中图分类号：G271文献标识码： A

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、军事、文化、科学、技术、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、声像，图表等不同形式的历史记录。因此档案存在的作用和意义是重大的。随着我国现代社会经济技术的发展，档案管理也逐步备受关注起来。但历史、社会和人为因素使得档案管理与其他部门比较起来，存在着相对的滞后性。如何能适应新形势、寻找新出路，是档案工作者目前所面临的一个新课题。

一、我国档案管理行业目前存在的问题

1、档案作用未被重视、管理工作被忽视

档案的实际作用是不可忽视的。档案的作用有两方面。一是参考作用，二是凭证作用。对于一个具体单位或者个人档案的作用体现在以下几个方面。（1）档案是一个单位规范管理的基础。（2）档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反应。（3）档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。（4）档案是我们积累知识和传播知识的重要载体。（5）档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。（6）档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系获得发展最有利的工具。但是这些作用往往被单位的执行者忽视，没有发挥其作用。另外档案的管理工作也没有被重视，在企事业单位中很多人甚至一些领导者都认为档案管理工作就是抄抄写写的保管事物性质的工作，不是单位的重要工作。只要保证不丢失、不泄密，能查档就可以了。没有意识到档案管理工作的重要性和必要性。所以在对于档案信息化资源的开发和利用上不足，使档案的管理工作效率不高。

2、档案管理制度不完善、不健全

企事业单位中一般都有较为完善的管理体制，但是在档案管理这方面的还比较分散，缺乏一些信息资源的整体性。在档案管理的制度、职责、考核标准等还没有一套完整的、系统的、严格的管理模式。很多人认为档案管理部门是一个冷清的部门，不能给企业带来经济效益。对于它的管理不需要有太多的管理模式去约束它。致使在档案部门工作人员对自己工作怠慢，导致信息化与档案管理没能有效统一，使档案管理工作跟不上时展的需求，造成了档案在实际的工作中对于其他方面工作利用率不高。

3、档案管理人员缺乏档案职业的准入资格

所谓的职业准入资格是指从业人员进入某种职业领域时所具备的基本条件、程序以及要求。准入资格对于进入某种职业领域内起到一定的屏蔽作用。但是目前我国的企事业单位的档案部门没有制定这样的准入资格。现在有很多档案部门从业人员非专业出身，文化知识水平都不高，知识老化，知识面狭窄，思想理念和思想意识都相对落后。这样的从业人员很难适应日益发展的档案信息化的速度。管理水平的欠缺，知识档案在信息开发利用方面处于滞后状态。

三、加强档案现代化管理的建议

1、创建电子文件管理系统

在电子信息系统中，电子文件系统是一种特殊的类型，保存文件的各种特殊都需要考虑到。其中活动凭证的安全存储，它都需要及时的产生、跟踪和检索。从而保护那些具有利用价值的档案能受到良好的保护。创新电子文件管理系统一般需要注意以下几个问题：（1）在文件管理系统中该如何确保活动记录能有效的记录下来；（2）当电子信息系统完成事务活动时，活动记录的形成该如何确保；（3）电子记录的传送如果在超过规定的时间，该如何越过硬件和软件的管理继续工作；（4）电子文件作为一种可靠活动事务凭证其真实性和完整性该如何保证。（5）如何简化电子档案的搜索程序。只有在明白了上述需要注意的问题，才能实现电子文件管理系统设计功能的必然要求。首先，对文件管理系统的任务应负起相应的责任；提出具体的要求和承诺在文件形成机构方面；文件记录的收集要具有可靠性、可用性、完整性以及可辩性；其次，对文件记录的保护；最重要的一点是保持文件记录的完整性不受损害，使其具有更改性和审计性。最后，文件记录的可用性；要做到活动凭证可以二次编辑和修改，可利用和检索。

2、更新档案管理思想意识

科学的档案管理理念对于现代的档案信息利用意义重大，现代档案管理工作开展面临了信息技术应用、电子档案形式、新型档案载体保管方式等多方面挑战，要求档案管理工作者要充分完善个人综合素质，不断进行创新，以全新的观念迎接挑战，突破传统封闭思想束缚，从手工型向现代化管理形势转变。对阻碍档案管理工作开展的旧制度进行完善改革，促进档案管理新技术的应用，全面提升工作效率。同时改革那些与档案现代化管理发展不相符的工作理论和模式，善于用新的思路来解决档案管理中遇到的新问题，把档案管理工作提高到一个新的层次。

3、档案管理与科技有效结合，规范化和标准化档案管理

实现档案现代化管理的基础条件通过计算机技术的不断普及。电子档案的自动分类、编辑、统计等工作都可以通过计算机技术来有效地进行。文件、图像等数据的转化产生的电子数据，可通过扫描仪工作来进行整体，使计算机技术的使用效率大大提高。电子档案信息的网络化与共享化通过利用互联网所建立的贡献平台来实现。甚至不同地域的电子档案信息都可通过网络来进行汇总。在需要调取档案时，只需在相关的平台上对所需档案进行检索，相关档案信息便可得到。档案现代化管理的工作必须要标准化和规范化；这是一个较为漫长的过程，想要实现其标准化和规范化，不是一时之间就可完成的。如像管理人员的手工操作就可运用到档案管理的基础工作中。在进行此项工作时，档案部门所颁布的相关条例条规是档案工作人员必须给予严格参照的。对档案现代化管理有时不一定全权依靠档案局，相关部门也应该给予关照和帮助，从而使档案现代化管理可以更快更好的实现标准化和规范化。

4、提高管理队伍的素质

企业档案管理工作的创新，应是以人为主体的创新，归根到底要依靠“人”来推动，同时也是为了促进“人”的更好发展，从而实现档案事业的可持续发展。这就要求高度重视档案管理队伍素质的提高。一是培养敬业精神。敬业是创新精神的基础。档案工作者要热爱事业，积极思考问题，勇于提出改进工作的意见和设想，而且不满足于一得之功，一孔之见，不断进行档案工作的探索和创新。二是培养独立思考的习惯。档案工作者要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在此基础上敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。三是培养求实的科学精神。档案工作者要准确把握所面临的新形势和自身发展的新情况，学结一切创造性的先进做法和成果，用求实创新的精神把握档案事业发展规律，勇于探索和实践，有效地开创性地开展工作。

四、结束语

档案现代化管理是时代的需要，也是历史的必然结果。档案管理人员必须深刻认识到自身的职责，更新工作观念，在档案现代化管理当中最重要的检索工具就是计算机技术，应积极创造投入计算机管理新设备和技术，最大程度发挥计算机技术的功能。但也不能忽视传统的纸质档案形式，只有将两者有机的结合，使之发挥出更为有效的管理效果，更好地服务于社会。

参考文献

篇2

[关键词]财务管理；会计档案；创新实践

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.002

[中图分类号]F233；G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）16-000-01

1 会计档案管理要点

1.1 会计档案收集与整理阶段

会计档案收集是会计档案工作的基础性工作，它要求收集会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计核算资料，这些都是记录经济发展和业务情况的重要指标，是会计档案工作的基础。因此，在此阶段，档案管理人员要熟悉会计档案的收集范围，根据会计档案工作要求，规整重要档案，以备后用。

1.2 会计档案形成与保管阶段

会计档案形成与保管是会计档案管理的重点。在收集与整理会计资料后，要对会计档案进行整理立卷，并按要求装订成册。把会计档案放在财务资产保管部保存1年，期满后，由财务资产部编制移交清册，然后由档案机构统一保管。会计档案要放在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，此外，还要注意防虫蛀，保持清洁卫生。

1.3 会计档案移交阶段

《会计档案管理办法》规定：“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门，不得自行封闭保存。”因此，档案部门要严格遵照国家法律规定，按期点收，不得找借口托辞。财务资产部门要将保存满1年的会计档案即时移交给档案管理部门，并做好交接手续，及时编制好会计档案移交清册。

1.4 会计档案借阅阶段

《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位的财务部门保管1年。”企业要加强会计档案管理，避免出现会计档案丢失的现象。因此，财务部门要建立严格的会计档案借阅制度。

内部人员借阅会计档案的管理标准：内部人员查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理有关规定，办理借阅手续。填写会计档案借阅审批表，注明借阅人姓名、时间和会计档案名称，经由会计机构负责人、档案管理部门负责人签字，可提供复印件，并在专设的登记簿上登记。

外部单位借阅、查询会计档案时，除执行内部借阅条款外，还要借阅单位出据介绍信，并由负责人签字方可借阅。借阅人归还会计档案时，会计档案管理人员要认真检查档案的完好性，仔细核实有无涂改、损坏情况，防止会计档案在流动过程中散失、缺损、抽换或任意销毁，确保会计档案的安全性和完整性，避免秘密文件丢失、泄密。

1.5 会计档案销毁阶段

会计档案销毁是会计档案管理的最后一个阶段。在该阶段，企业要按照一定原则和标准，对会计档案的鉴定和销毁做出明确要求，对过期的会计档案进行价值估算，并销毁没有价值的会计档案。档案管理部门要提出鉴定意见，和财务部门共同组成鉴定工作小组，对档案逐册、逐页进行鉴定，对确无保管价值的会计档案编制销毁清册。销毁情况形成书面文件和销毁清册一同存入档案。

2 会计档案的管理策略

第一，结合财务管理实际需求，建立完善的会计管理机制，以全面规制会计工作内容，从而保证会计工作流程的规范性、有效性。

第二，把所有经济活动都归入会计监督管控的范围，按照制度要求，保持会计档案工作特色，实施精细化、电子化管理模式，严控会计档案归口，确保会计档案的真实性、有效性、准确性和时效性。

第三，企业要做好教育和专业培训工作，努力提高会计档案管理人员的素质和专业水平，以保证会计管理工作有效进行。

3 会计档案管理创新实践

3.1 会计档案电子化、信息化革新

纸质档案仍然是当今会计档案的主要载体，但是，随着电算化的跨跃，财务系统软件从远光到FMIS，再到ERP、财务管控系统等多系统并行，将会计电子档案的推行提上日程。依据会计档案管理的最新要求，2014年，财务资产部协同财务管控组，将成立以来的全部账目编制成电子档案，以电子档案盒为载体，设立内部局域网管理，对电子档案进行专项管理，满足会计电子档案异地、防灾存储的要求。在地市没有服务器网络的情况下，实现对以前年度会计信息进行电子查询，为查询纸质档案起到“卫星定位”的作用。

3.2 优化人员配置，确保会计档案专业专职管理

财务资产部设置会计档案管理岗位，配备专业财务人员负责会计档案管理，在保证会计档案质量的同时，提升会计档案管理水平。注重会计档案人员的职业素质和业务水平，要求会计档案管理人员必须具备会计从业资格证书，大学专科及以上学历，且有5年以上会计工作经验，政治表现好，具有良好的道德品行。建立会计岗位轮换制，采用A、B岗机制确保会计档案管理有序进行，工作衔接流畅，财务管理职能进一步强化。

3.3 重视业务水平，加强培训管理

会计档案管理人员除应兼顾财务会计专业和文书档案专业知识外，还要具备计算机方面的专业知识。因此，对会计档案管理人员的专业素质要求也相对高于其他岗位。定期或不定期地对会计档案管理人员进行专业培训，提高其业务能力和道德素质，使其能胜任档案管理工作。

篇3

关键词：电子管理；档案管理；重要性

随着科学技术的发展，相关单位在档案的管理上以子管理方式为主，此种情况下促进了电子档案的形成。电子档案实际上就是将一些存在相应价值的数据亦或是文件做好详细的归类，存储而形成的电子文件。随着我国国民经济水平的飞速发展，我国科学技术水平也得到了突飞猛进的效果，这种便捷、合理的管理形式在相关领域得到了普遍的认可，在某种程度上将电子化水平加以提升，逐渐为档案管理工作的开展带来益处。对此，本文主要从以下几方面对电子档案在档案管理中的重要性进行研究，笔者结合自身积累的经验论述了电子档案所产生的作用，并提出了自己的一些观点，希望提供给相关人士，供以借鉴。

1 电子档案管理的优越性体现

1.1 电子档案方便快捷，能提高工作效率

相较于传统人工管理方式，电子档案管理最重要的特点就是方便快捷，工作人员无需再进行繁重的手工操作，只需用计算机处理档案的归档、检索等工作，这大大减轻了档案管理人员的劳动强度。同时，电子档案管理的准确性很高，操作起来也相对简单，增删信息的流程被简化，有效提高档案管理工作的效率。之外，电子档案的传输速度也相应加快，档案管理者通过网络传播就可以将档案传输给需要者，达到网络资源共享的目的。

1.2 电子档案管理能够防止文件丢失

传统档案管理都是纸质存档，很容易丢失或者损坏，一旦丢失或者遗漏文件只能靠拆卷重装来补救，繁重的工作给管理者增加了不小的负担和麻烦。电子档案管理就避免了这一问题的出现，本来进行纸质归档的文件上传到网络以后，可以随时补漏增缺，可以多复制几份进行存档，就不会出现文件丢失等问题。

1.3 电子档案管理形式多样，易于保存

传统的纸质档案保存方式较为单一，电子档案则不同，它的存储形式多种多样，包括文字、图形、音像，影像等都可以保存在浩瀚的网络媒介中。纸质档案存在着被人乱涂乱画或被有意销毁的弊端，一旦损坏，很难有备份可以参考，那么，电子档案则不会出现这样的问题，它能够将档案长久的安全的保存下去，供人调配使用。

2 加强电子档案管理的策略

即使电子档案在具体的使用情况下有着显著的效果，然而在实际的管理工作中依然有着诸多的不足之处，例如在档案管理工作中所存在的安全问题，没有制定出完善的规章制度，某些员工的文化水平不高等不足之处。因此，笔者依据此类现象进行分析，并提出合理化的解决方案，提供给相关人士，供以借鉴。

2.1 提高电子档案存放空间的安全性

电子档案的存放环境是保障其信息安全可靠的基本条件，加强电子档案管理首先应该强化对电子档案存放环境的保护措施。因此，需要工作人员对办公场所加强管理，防止发生电击、火灾等突发事件，保证电子档案能够有一个安全可靠的存储环境。与此同时，工作人员最好将电子档案进行多个备份处理，放在不同的存储位置能够保证发生意外时及时予以补救。尤其是遇到电脑病毒入侵或者其他破坏程序的侵害时，因为有多个备份，就不必担心数据或文件大量丢失。

2.2 完善电子档案管理制度

相关人员在对档案进行管理的时候，为了文件亦或是相应数据达到安全的目的提供重要的保障，一定要极大对管理制度设计工作的力度，建立一支积极进取的队伍，并培养所有员工的专业能力和文化素养，对电子档案进行相应的编制作业，在实际编制的过程中还需要遵循文件真实的工作理念，并且相关人员应当以档案自身的等级当作划分的依据，在第一时间对档案做好认真的归纳、存储等一系列工作，并且在保存档案的前期阶段一定递交给相关人员检查，从而确保存储数据实现精准的目的。比如，依据某馆藏的具体情况做好科学的整理，依据档案的具体状况来选择恰当的存储形式，包含照相机、光盘的应用，进而建立出相应的管理制度。

2.3 加强电子档案系统管理设计

相关单位处理要进一步将储存的安全性能加以提升以及不断优化档案管理制度之外，还应当加大档案系统管理设计工作的力度就显得格外重要。然而，档案管理体系倘若没有完善的系统，那么就会对信息的安全性带来直接的影响。因此，依据此类情况，就要求相关设计人员在对档案管理系统进行设计的时候采取加密的设计手段，并在特定的情况下更换相应的密码，而且还应当设置有效的访问权限，这样做的目的是为了避免某些黑客通过获取信息，会对档案信息造成破坏的情况出现。与此同时，在特定的时间段，相关人员还需要对管理系统做好相应的维护工作，避免病毒进入而出现系统漏洞，进而最大程度确保电子档案体系实现安全的目的。

2.4 提升工作人员的业务能力和水平

总的来说，随着电子档案管理的不断发展中，会节省大量的人力，然而这不能表现所有的工作都不需要使用人力来促使系统的运行，在实际的操作中，相关人员自身所具备的能力就会对系统是否顺利运作带来不利影响。因此，为了确保具有一定的安全性，相关单位还应当加大培养员工的力度，不断的掌握专业技能，从而为我国的档案事业奉献出一份力量。

结束语

总而言之，随着当前网络信息时代的不断发展，无论是生产还是生活都会涉及到电子科学技术，而相关单位将电子档案使用到相关领域中，采取智能化的设备将人工操作的方式取而代之是未来道路的发展趋势。显而易见的是，在档案信息化建设的过程中，需要将相关硬件和软件技术完美的结合起来，并将档案管理制度加以完善，培养复合型人才，将电子文件制作效率加以提高，最终建立一套完善的管理体系，从而为我国的经济建设做出一份贡献。

参考文献

[1]刘敏.浅析电子计算机在档案管理中的应用及重要性研究[J].江苏商论，2009（14）：197-197.

[2]任兵.电子计算机在医学档案管理中的研究与应用[J].兰台世界，2013（z2）：60-60.

[3]赵丹，沈红.浅谈电子档案在检察机关档案管理工作中的应用[J].兰台世界，2012（S4）：69-70.

篇4

一、电子档案的优缺点

（一）优点

一是电子档案的时效性较强，周期较短，以数字化方式对档案进行整理和统计等，减轻了档案管理人员的劳动强度，简化档案管理环节，缩短了档案管理的周期。二是电子档案具有个性化和交互性。电子档案的管理模式具有现代化特征，促使用户之间密切交流和沟通，在一定条件下发生角色的转化。三是电子档案形式具有实时性和网络化特征，通过网络技术和数字技术的有效利用，有效的提高了电子档案传输和通讯的便捷性。四是加工的标准化。电子档案的加工与整合都具有统一标准，尤其是在编码技术、视频格式以及浏览平台等方面，通过对互联网技术的有效运用，促进档案资源的有效共享，并实现跨库检索的实现。五是电子档案具有智能化特征，其检索系统能够依据检索条件自动进行分析和检索，促进多语言混合检索以及检索结果的自动排序等功能的实现，为用户提供准确可靠的档案信息，促进档案实际利用价值的有效发挥。

（二）缺点

一是所依赖的软硬件不稳定。现在计算机软、硬件系统更新换代快，尤其是软件系统。几年的时间就出现新的电子文件存储的数据结构变化而面临需要转换的问题。二是载体的不稳定性。从磁带到磁盘、光盘电子文件的载体也在发生变化，有的载体寿命短，不易长久保存。三是电子文件具有可改性，经更改后除与原文对照，否则不能确定是否更改，其真实可靠性远不如纸质档案。四是容易被损坏。

二、电子档案管理的现状

（一）对电子档案的认识存在一定局限性

以往把档案贴上封条放在档案室里的做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众，给想利用档案的人员带来极大的不便。随着市场经济体制的建立和商品经济的发展，人们的价值观念发生变化，意识到档案在经济发展中的作用以及档案信息资源所带来的经济效益。

（二）档案管理的标准化进展缓慢制约着电子文件的整理与归档

档案管理的标准化是对系统实施计算机管理的前提和基础。许多单位因实施现行分类法有一定的难度，仅仅从微观上考虑本单位的现状，实施本单位制定的分类方法，没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，出现了各自为政，各行其是的局面，使档案工作的标准化、规范化难以实现。

（三）电子文件档案信息安全问题日益突出

随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet、高效流转，电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵。以办公自动化和网络作为生存基础的电子文件处于网络环境中，一个疏忽就可能导致灭顶之灾。

（四）计算机技术尚未大规模应用于档案管理

由于档案管理部门的人力、物力有限，有些档案部门至今仍没有配备计算机，或者即使有了计算机，很多管理员没有接受过关于使用和保存电子档案的系统教育，档案人员尚不能娴熟使用电子档案管理软件，或者在选购软件时带有一定的盲目性，从而不能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。

三、电子档案管理策略

（一）转变管理理念，加强组织管理

当前电子档案管理上仍存在一定不足，一定程度上阻碍了档案电子化的发展。因此各部门在电子档案管理的过程中，应当积极转变电子档案管理理念，加强电子档案工作的组织管理，将电子档案管理工作落实到实际行动中，切实提高电子档案管理的有效性。

（二）加强电子档案全过程管理

由于电子档案管理具有一定特殊性，因此其档案及文件的收集及管理方式与传统纸质档案文件均存在明显差异。因此相关档案管理人员应当加强电子档案全过程管理，结合电子档案的实际情况，对原告进行收集和遮盖力，建立电子档案与纸质文件之间的标识关系，必要情况下应当制作纸质拷贝件，或制成微缩品，以免系统故障而导致电子档案泄露或丢失。

（三）制定科学且严密的电子档案工作标准

随着现代社会科学技术的发展，电子档案逐渐被广泛应用，为提高电子档案的安全性，应当积极建立科学且严密的电子档案管理规范，充分做好电子档案的积累、整理、鉴定、归档以及保存等环节，提高电子档案管理的科学性和规范性。

（四）采取切实可行的信息保护措施

为保障电子档案管理的有效性，应当从入口、传输和使用三个方面保护电子档案信息的安全性和真实性。当前技术条件下，为防止电子档案信息被窃取、删除或修改，比较常用的信息保护措施主要有加密技术、身份验证、档案备份以及安装杀毒软件等方式，防范电子档案被非法访问或随意删改，提高电子档案信息的安全性。

篇5

1 办公自动化环境下的文档管理优势

在实践研究中发现我国目前实施的办公自动化文档管理的优势主要在三个方面，这三个方面对于促使文档管理的顺利实施都起到非常重要的作用。在这种情况下就需要对现在社会上实施的办公自动化条件下的文档管理进行全面研究，保证其在我国社会发展中有更加广泛的应用，在这里笔者就针对于办公自动化环境下的文档管理中存在的三方面优势进行详细的论述。

第一，目前在我国社会上各个企业中实行的文档管理大多数是使用计算机进行的，在这个过程中主要是利用计算机自身灵活性进行实施的。在目前使用计算机进行文档管理和传统的纸质档案管理进行比较，发现在档案管理过程中使用的计算机自身具备非常良好的信息处理和存储功能，也就是说采用计算机进行档案管理能够有效减少在进行档案管理中投入的时间和人力，减少处理档案的复杂性，从而达到提升文档整理和归纳的速度。另外在进行档案查找的过程中还能够有效利用计算机自身具备的检索功能，有效减少在进行档案查找过程中投入的时间。在这个过程中能够减少人们对档案的查找时间，主要是因为计算机在接收相应档案的过程中，在第一时间就对相应档案进行分类归纳，并对档案所属的科室也进行有效过滤。另外在企业中采取这种档案管理方式，还能够大大提升企业在实施档案管理上的工作效率。

第二，在对现在企业内部使用的计算机档案管理进行深入研究，了解到我国各个企业内部使用的电子档案管理方式具备灵活的储存形式。在办公自动化的环境下，相应的档案管理人员可以将企业自身涉及的档案储存在硬盘、内存卡和光盘等高科技存储介质中，这种储存方式并不受环境的影响，也就是说在任何环节下都能够完成存储。而且在对这些存储介质进行全面分析中，发现这些存储介质自身存储范围都比较大，而且档案在其中存储的时间也长于传统的纸质档案存储方式。另外在研究中发现采取这种存储方式还能够地档案进行密保处理，有效降低不法分子窃取企业内部档案的可能性，使得档案存储更加安全可靠。

第三，在企业发展过程中各个科室、部门之间形成的档案也存在很大的差异，这就导致采取传统的纸质档案存储还存在一些问题，针对于这一点就可以采用现在社会上使用的计算机档案管理技术，实现各个部门和科室之间的档案信息共享，这样对于促使整个企业得到更好的发展起到非常重要的作用。除此之外在进行计算机文书档案管理的过程中，还能够有效减少企业在实施档案管理中的成本，使得档案自身利用率得到有效提升。在使用计算机信息技术进步性档案管理的时候，在相应人员进行档案查询的时候，还能够有效减少相应人员查询档案时需要的时间，并且在写档案还能够通过网络技术进行直接传送，对实现我国企业内部档案的全面化和规范化都起到不可忽视的作用。

2 办公自动化环境下文档管理的问题

2.1 网络办公环境存在安全风险

在办公自动化环境下，文书档案的传输与共享以网络为依托，这就意味着电子档案面临着传输与存储上的风险性。为此，如何有针对性的加强电子档案在传输与归档上的安全与稳定是自动化办公的关键问题。首先，档案管理者应定期进行办公设备的软件、硬件维护、升级与维修，对存档的文件进行多重备份与更新，以确保文书档案存储的稳定性；此外，档案管理者应当充分发挥用户身份验证、网络防火墙等加密手段的强大优势，最大限度的提升文档存储与信息共享上的安全性与保密性，杜绝其他用户对重要文件进行非法阅读、下载与修改，避免因文件泄露造成的不必要的损失。

2.2 电子档案处理易造成操作失误

办公自动化环境下的档案管理，因其在电子文档的存储与共享上存在一定的安全风险性，因此，档案管理者应当建立规范的管理操作规程与严格的档案管理制度。例如，档案管理者应当针对电子文档收集、存储、传输、共享的各个环节制定科学有效的操作规范，避免操作流程中的错误与漏洞造成文档的损坏与遗失；为加强文书档案的保密性与安全性，档案管理者不仅应当充分利用现代信息加密技术的强大优势，更要建立严格的身份验证制度与档案保密制度，通过完善的档案管理制度弥补档案加密技术的疏漏与不足。

3 办公自动化环境下文档管理的有效手段

3.1 以保证档案归档的安全为前提

计算机网络技术的迅猛发展是一把双刃剑，快捷、高速的文件传输也意味着黑客入侵与网络病毒等不稳定因素威胁着档案管理的稳定与安全。对此，企事业单位的档案管理者应当不断学习并应用最先进的信息安全技术与加密手段。管理者应当设置严格的权限，设定可以登录数据库或服务器的用户的范围，避免文档被非法下载、盗用、篡改甚至删除。

3.2 以培养高素质的档案管理人员为基础

只有培养一支专业的、高素质的档案管理队伍，才能使现代化的办公设备得到最大限度的利用。办公自动化环境下的档案管理要求管理人员不仅应当掌握文档处理方面的基础知识，还需熟练操作计算机等电子设备，灵活运用办公自动化系统来实现信息数据的编辑、储存、分类、检索、传输、共享等环节。为此，企事业单位应当定期组织培训与讲座，有效的提高档案管理者的业务素养和管理水平。

篇6

关键词：档案管理；电力基建；重要性

中图分类号：G271文献标识码： A

一、前言

档案管理指的是收集、整理、保管、鉴定、统计和提供有使用价值的资料的管理活动。对于平常的商品经济，商品价值的物质基础是商品的质量，也就是说商品的质量是保证企业竞争成功的关键。作为国民经济社会发展的基础性建筑产品，电力基建工程有着一定的特殊性，对于其工程质量而言，其必须恪守生命底线。为保证电力基建质量水平，国家相关部门出台了一系列控制措施，对基建工程进行了严格的规范。

电力基建工程的档案管理指的是通过鉴定、整理并归档的项目文件，真实记录和反映电力工程建设历史，是工程验收的必备条件，为日后管理、运行、检修、改扩建提供重要依据。在电力基建工程中充分认识到档案管理的重要性，不断提高社会大众对于档案管理工作的认识。

二、档案管理工作的重要性分析

基建档案管理反映历史原貌

通常来说，档案中所记载的资料内容就是对于历史中曾经出现的画面的再现。此历史资料记录、历史画面再现的作用，对于电力基建工程中的档案管理来所特别重要。对于基建工程中的不同建筑物，其都需要有相应的审批文件、土地征用、产权所有证、各类施工图纸、设计规划等齐全、完整反映基建工程原始面貌的档案。比如说，电力工程需要一套齐全、完整的基础建设档案，其需要系统性的记录下工程从下达计划、立项、规划设计、征用土地、签订施工合同到施工全过程以及竣工验收、各类往来报表等。不仅有大量的文字数据记录，还有相关的表格、图纸记录。这些基建工程档案让我们能够详细的记录建筑物的开工、竣工时间及建筑结构、面积、造价和设计寿命等。做好此类基建档案工作，将会为我们日后的基建建筑物维护和开发提供方便。

2、基建档案管理保障电力基建质量

基建档案指的是在电力基建项目从立项、报建、审批、招投标、勘察设计、施工、竣工验收全过程中形成的，能够反映工程建设真实面貌，保存备查的文字、声像、图示等的原始记录材料。相比较于其他的基建工程，电力基建项目周期长、参建单位多。在电力基建工程建设中，除了建设、堪察、设计、施工、监理等单位参与，还要金融、政府等部门协助。此外，能源电力行业基础设施建设一般都是投资规模的项目，从项目立项到项目竣工一般都要耗费三到五年的时间，而基建档案就是这一套流程中各个环节所产生的资料和记录。

基建档案有利于电力设施后期开发

加强电力行业的基建档案管理有利于电力设施后期在利用中的增值作用。电力基础设施建设是具有一定建筑资质和需要较高施工工艺的建筑行业，无论从经济效益角度，还是扩大社会效益的方面都其他行业所不能比拟的。电力行业的基础工程假设只是整个工程的一个起始,后续还存在扩建、改建、维修等工程。加强基建档案管理有利于在后续开发中节约人力、物力、财力。在电力基础建设工程竣工以后，由于各方面的原因需要以原设计图纸为导向进行扩、改、修，否则不但不会发生经济上的增值，反而要浪费大量的经费。

三、发挥档案管理作用的措施

1、加强档案管理的制度建设

做好档案管理工作，需要不断健全档案管理制度。作为电力基建工程的难点、弱点，档案管理受到电力建设项目周期长的影响，在整个施工中会出现大量技术性文件资料，而要想有效地保管好这些资料文件，需要我们有一套完整规章制度。电力基建项目参建单位多，要保证竣工档案完整性、成套性和文件材料系统性，就须统一标准。所以，在电力基建工程中，档案管理必须执行国家同一法规、条例、办法。依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及《供电企业档案分类表》等，让各电力基建单位在档案管理中有章可循，用统一档案标准对基建档案实行规范化管理。

做好电力基建档案管理人才建设

伴随着电力改革的深入，不少电力基建工程档案管理人员兼职从事档案管理，大多数并不是档案管理专业毕业，不熟悉档案的收集、整理、组卷等各项工作，为电力基建工程档案管理增添了不少难度。此外，电力基建单位多且档案意识不强、重视程度不一等，这些都让电力基建档案管理有不小的差异。因此，做好电力基建工程档案管理的人才建设，有效地提升档案管理人员技术水平和业务素质。在进行正式的基建工程施工前，在统一的档案管理条例基础上，对档案管理人员做好职业技能培训，保证档案管理人员掌握所必需的档案管理基本知识，熟练掌握和应用好管理各项技能，夯实基建工程档案管理基础。

先进技术促进档案管理科学化

随着全球科技的快速发展，网络信息时代为我们带来了众多的档案新载体的和管理新方法、新手段。随着电力基建工程建设的增加，其对于档案管理的信息需求更是大大增加，其要求也愈发的准确、快速、系统。档案管理亟需要改变原有的档案管理方式方法。为此，第一就要做到检索工具编制要科学、适用，不要因为盲目的追求数量而造成多、滥、杂的出现；第二，同一单位内需要建立什么样的检索工具以及什么样的检索工具体系，这些都需要我们能够更为准确、迅速的、从使用者多角度查寻档案需要进行编制。要更加积极主动的创造有利条件，通过光盘、电子计算机、扫描仪、照相机等先进电子技术管理档案，在有效的提高档案信息储备和检索速度的同时，研究好档案管理的现代化。同时，遵循“实用与效能”的原则，检索工具的选编要更加具有针对性，确定目标，统筹安排，加速推进档案信息管理从传统的管理向现代化的管理方式进行转变。

科学化、规范化记载档案管理内容子项

对于电力基建工程的档案管理而言，其过程中可能会碰到一些新资料或者新问题，这就需要我们切实做好档案管理内容子项的规范化建设和科学化设计。作为电力基建施工企业的一笔无形资产，合格的档案信息也定将成为企业未来发展的宝贵财富。想要保持档案信息资源的准确存在，需要我们科学化、规范化记载档案内容子项。通过标准的形式将档案管理内容的子项确定下来，比仓库管理标准、施工管理手册、技术改进管理标准、设备消缺等规定了材料文件收集、管理、验收要求，为我们收集档案提供制度保障。通过这些规章制度的约束和规范，更好的保证档案内容子项合理化进行，也保证档案管理顺利进行。

四、结论

受到电力行业其自身所具有的独特性的影响，我们在进行电力基建工程的建设时，其档案管理工作特别重要。档案工作有着需要的周期长、牵涉的部门和单位多、牵扯的环节众多、档案资料有着极为繁杂的内容等特点，但电力基建工程也有自身程序和规律。为此，我们要正确把握以上规律，重视好电力基建工程的档案管理工作,利用先进的管理方式和技术手段，始终做到电力基建工程建设与基建工程的档案管理携手共进，争取在未来企业的发展壮大中，发挥这些档案的价值。

参考文献：

[1] 高晓玲.加强企业基建档案管理初探[J].企业家天地(理论版).2011(07)

篇7

关键词：困难学生；自主管理；档案信息；服务体系

近年来，党和国家高度重视学生资助工作，把学生资助工作作为“促进教育公平，办人民满意教育”的一项民心工程来抓。近年来国务院和省政府相继出台了多项家庭经济困难学生资助政策，为落实这项“民心工程”，加强困难学生的资助管理，我市于2007年8月成立学生资助管理中心，从此我就开始了学生资助中心工作，负责市直及各县区，学前、义务教育，高中、中职资助工作，及大学生生源地信用助学贷款、高校义务兵服兵役学费返还，高校毕业生学费和国家助学贷款补偿等工作。几年来全市累计资助学前儿童8.6万人次，发放助学金 1.02亿元；资助中职学生15.6万人次，发放助学金2.3亿元，资助普通高中学生12.2万人次，发放助学金2.28亿元，累计办理生源地信用助学贷款 22万多人次，成功发放助学贷款13.62|元。产生大量学生资助申请表、汇总表，全国、省及市级资助政策文件，资料档案。各县区大量生源地助学贷款档案 ，我们将档案目录一条条录入电脑，各门类档案的归档率、完整率、准确率达96%以上，菏泽市学生资助管理中心多次被授予全省资助工作先进单位，我先后两次被省教育厅、省财政厅授予全省学生资助工作先进个人。

1 困难学生资助档案的主要内容

1.1 困难学生的个人情况

在建立健全学生资助管理中心的档案体系时，需要对学生的基本情况进行深入了解，其中包括学生的身体状况，家庭情况，家庭收入以及经济来源渠道等等。学生们首先应该提交准确的证明材料，校方经过核实之后，最终确立资助档案。

1.2 申请审批材料

审批材料的内容包含的非常广，除了家庭经济状况之外，还包括相应的公示情况，学校以及教育部门的审批认定书等等。可见，审批材料具有预定的权威性。

1.3 困难学生资助情况

学生资助档案管理中心的工作人员需要在第一时间内对学生的自主材料以及上交的其他书面形式的材料进行收集和整理，同时保证材料的完整性，还应该对其准确性进行核实。只有这样才能够及时地了解学生的资助情况。这种做法也是为了对资助体系进行完善，同时还能够有效的减少资助工作中的遗漏问题。

1.4 困难学生个人的成长经历

在学生资助管理中心的档案管理工作中，最重要的工作依据就是被资助学生每个学期的总体成绩，在社会实践中所获得的参赛证书以及社会实践情况。

2 困难学生资助档案的特点

学生资助档案是在学生资助工作中产生的，学生资助实践活动的规律决定了学生资助档案的特点，具体表现为：第一，学生资助档案内部有机关联性强。由于学生资助档案涉及每个资助人的切身利益，关系到国家和社会出资人资助经费公平、公正的发放，所以，资助工作本身就有一整套严格的申请、审批和发放程序，形成的档案环环相扣，关联度非常强。第二，学生资助档案来源广泛，具有分散性强的特点。学生资助工作由各个大中小学来实施，而在每个学校，资助工作往往涉及办公室、财务部门、学生管理部门、资助管理部门等多个部门，所以，档案的来源广泛而分散。第三，学生资助档案信息化程度高。从2007年起，国家教育部就投入了大量经费，建立了“全国学生资助管理中心网”、“全国中等职业学校学生信息管理系统”、“全国高校学生资助工作信息管理平台”等多个信息管理系统，各省、市、县也纷纷建立了网站，为学生资助工作的专业化、信息化铺平了道路。信息系统的广泛应用，产生了大量电子文件，这给学生资助档案的归档与管理带来了新的挑战。

3 困难学生资助档案建立与完善策略

3.1 明确学生资助档案材料，保证其真实性和应用价值

在具体的实践中，对于困难学生进行适当的补助是必要的，不仅可以让学生们感受到教育的公平和平等，还能够为学生自身减少负担，使其能够积极投身到学习和实践中去。但是，资助档案管理中心工作人员的工作内容就是对学生所提交的信息进行核实，在保证材料的真实性以及时效性的基础上，对其采取补助措施。如果材料存在着一定的失真现象，档案管理的工作力度就会受到严重的损害，而且也会威胁到其他学生的自身利益。所以说，档案管理工作人员需要对这些档案信息进行整理和更新，时刻掌握学生的动态信息，提升档案管理工作和服务的高效性。进而提升档案资料的整体作用。

3.2 及时整理和分析困难学生资助档案信息

为了对学生资助管理中心的档案信息进行完善，同时将工作进一步贯彻和落实，需要将这些贫困学生的档案进行分析和整理。由于学生的家庭情况不同，所以，资助的力度也存在着明显的差异，所以，在具体的工作中，应该在建立健全完善的资助档案管理体系的前提下，将学生的基本信息进行分类管理，其中包括孤儿家庭、单亲家庭以及患重病家庭等等。同时，还应该根据家庭收入的实际情况来采取科学合理的资助行为。可见，学生资助管理中心档案信息的利用和服务体系的建立为具体的工作打下坚实的基础，逐渐实现了资助工作高效性和多样化的工作目标。

3.3 遵循信息化原则，实现文本档案与电子档案同步

电子档案作为一种新的载体便于使用和管理，并且最大的特点是能够考虑到学生档案信息变动处理的特殊性对学生信息的更改变动处理灵活方便对学生各种情况调用简单快捷，所以经济困难学生档案管理应利用现代信息技术建立网络登记、实时更改、信息等功能集于一体的信息网络系统实现文本档案与电子档案的同步发展。

3.4 遵循保障性原则，提高管理人员素质

目前由于家庭经济困难学生资助覆盖面的不断加大，从事资助工作的人员一般都身兼多职，而对家庭经济困难学生档案的收集和管理往往有所忽视并且缺乏系统的档案理论培训和业务能力训练。这就使很多档案材料无法得到及时更新，只是束之高阁不再二次利用和研究。学生资助档案工作者要加强理论学习，努力提高自身的业务水平将家庭经济困难学生档案做到系统、规范。使家庭经济困难学生档案为开展好学生资助工作提供捷径管理者根据学生的家庭经济困难学生档案，可以对学生的家庭经济困难情况有一个全方面、相对真实的了解和认识，针对性地管理好、用好各级各类学生资助资金使，把有限资助资金真正用在最需要获助的学生身上。这不仅对学生、资助中心的管理和发展具有重要作用。

3.5 加强制度建设，落实法律责任

首先，加强制度建设。每个学校都要建立严格的学生资助档案的集中统一管理制度，明确管理部门、归档时间、部门职责并落实到人，将学生资助档案的归档管理纳入考核范畴，加强监督。

其次，要落实法律责任。凡是漏签的文件都要补签。奖学金、助学金、贷管费、减免学费、补助等各类资助材料，必须有学校领导签字，以保证归档材料的完整性和法律凭证价值。在资助过程中形成的电子文件材料，在目前相关法律尚不健全的情况下，仍然应当还原成纸质文件进行归档，并在归档时加盖单位公章。

篇8

关键词：会计电算化；会计档案；管理；重要性

一、会计档案的作用

1.会计档案直接影响经济工作

从宏观来说，国家利用各企事业单位、各机关的会计档案反映的数据逐级汇总，可以考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况，从而制订更适应国家经济建设的计划和决策;从微观来说，各企事业、机关单位利用会计档案提供的原始数据，科学地预测未来，制订最优化的管理方案，以最低的成本获取最大的经济效益。

2.会计档案保护国家利益不受侵犯

改革开放给经济建设带来了生机和活力。但由于原有法律法规还不完善，一些单位和个人利用政策上的漏洞，巧立名目，随意提高开支，铺张浪费，使国家财政收入大大流失。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来，及时发现问题，阻止腐败的产生、蔓延，打击经济领域的不法行为，解决经济纠纷，从而确保国家的经济利益。

二、电算化下会计档案管理的内容

电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理，对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失，通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、电算化下会计档案管理存在的一些问题

1.会计档案载体

电算化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。

2.会计载体本身性质带来的问题

电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用，《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限，没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度，未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。

3.会计档案管理制度不完善

由于电算化会计档案更易在不知不觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。

4.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才

众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的软件设施建设。

提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。

四、如何改善电算化下的会计档案管理

1.完善会计软件

最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

2.完善电算化下会计档案管理各项制度

(1)建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

(2)建立电算化会计档案的保管制度。根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作，按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。

(3)建立严格的借用手续制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续，外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。

(4)建立电算化档案定期备份制度。电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。

3.提高会计部门人员素质，完善人员配置结构

会计系统是由人来操作的，一个系统是否安全，不但取决于系统本身，更应该注意操作使用人员的素质，未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身，对系统的安全是一种威胁要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。各单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量用计算机专业人员，毕竟，计算机系统维护是一项专业性很强的工作，对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，就可以收到良好的效果。

参考文献:

[1]张颖.对会计档案管理的思考.辽宁经济,2008(3).

篇9

【关键词】文书档案；收集；整理；信息化；管理要点在进行

传统档案的管理主要是以纸质材料为储藏依据的，但是由于传统的储藏方式复杂且安全性不高，不仅降低了工作效率还影响了档案的相关查阅和使用。除此之外，除此之外，由于传统档案的是由纸质的方式来进行书写和保存的，因此，在进行储藏时需要大量的空间，如果保存不当的话会引起火灾或者被水浸泡，不利于档案的保存和使用，由此可见，档案信息化管理不仅是适应社会发展需要的变革，更是档案管理自身的进步和转变，在进行房产档案管理的过程中，不能随随便便的进行记录，只有掌握了信息档案管理的要点，才能发挥其优势，才能起到事半功倍的效果，保证房地产行业健康有序的发展。笔者在下文中对房产档案信息化管理要点进行相关的阐述。

1.房产档案管理的概念

对房产档案进行信息化的管理，其中包含了众多的内容，但其中最主要的是对具有保存价值的文件材料进行管理。房产档案中，文书是其中必不可少的组成部分之一，对过去以及当前的房产形势进行有效的记录，在一般情况下，要求文书档案具有完整性，其中文号的编写是必不可少的，并且还包含外来文件、内部发文、正件、附件等，通过管理人员的收集与整理的过程中，分门别类的进行归档。通过房产档案，可以反映出产权人以及房屋的自然状况，甚至是土地的使用情况等，其中包含的主要形式有计算材料、文字材料以及公司证照、商标证、照片、声像、实物、基建档案等，可以说档案的载体是十分丰富的。

2.房产档案的收集

在对房产各类档案进行收集的过程中，一定要严格根据规章制度办事，尤其是要对一些零散的文件进行收集，对于刚刚处理完的文书档案就要在第一时间进行整理并且将其收集起来，防止在今后使用过程中出现混乱的现象，就当前的实际情况而言，档案收集工作大多都已经采用现代化的管理方式，计算机是主要的工作载体，将文书档案重点字段录入计算机中进行保存，安全管理档案的概率也就因此得到了进一步的提升。因为房产档案不同于一般的档案，其自身具有专业性以及动态性的特点，在档案管理的过程中经常会有对屋面进行丈量以及对土地界限进行认定等环节，这些必须要在档案中得以充分的体现，就要严格遵循档案收集的相关制度规定，并且J清房产档案的特点，让档案管理处在一种动态的环境之中，当前所采用的一种动态房产档案管理软件系统充分体现出了动态性的特点

3.房产档案信息化管理主要手段

3.1 完善房地产档案的信息归集和查询，使档案管理实现信息化和方便化

为了确保房地产信息的全面和准确，就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合起来，一方面将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统形成文本信息加以保存；另一方面利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料加以处理成图像信息方式归集到房产档案信息系统中进行管理；原始档案数据进入计算机后再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产数据库。由于房产交易、抵押登记、司法查封、房屋租赁等不同业务的特点，对房产档案信息的要求也不尽相同，因此，要建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的强检索功能，将房屋的坐落、产权人的姓名、房屋的面积、交易的时间、产权的状况等房屋产权管理中的每一个要素都作为查询点，从而减轻手工查询的工作量，提高查询工作效率，为广大市民、部门提供高效的信息查询服务。

3.2 努力推进并实现房产档案数字化管理，建立健全全国统一的房地产档案网络

我们借助互联网的平台将房产档案信息传输到全国各地，随时随地我们都能查到自己所需要的信息。数字化缓解了档案保护与利用的矛盾，提高了档案的完整性和安全性，提高了办事效率，方便了人民群众。相应的，房产档案数字化管理系统要对档案开放范围和权限设立相应的访问权限，对于公众可以开放的房产档案，公众可以在公共网上自行查询利用，而只可对内部开放的档案，只能经由房地产档案人员通过内部局域网进行查询利用。

我们房产交易处要结合房地产管理部门的特点，制定并完善房产档案管理制度，修订本行业档案岗位责任制，做到职责分明，层层把关，提高房产档案的管理质量，全面建立档案一体化系统实现资源共享，使档案管理工作系统化、规范化、标准化，努力推进并实现房产档案数字化管理，建立健全全国统一的房地产档案网络，并逐渐走向现代化与世界接轨。

4.结束语

综上所述，房产档案的信息化管理是不可抵挡的潮流和发展方向，信息化时代下，我国各个行业都要向着信息化的管家手段改革和推进，在进行信息化管理的过程中，要对信息进行采集和整理，再结合传统管理手段优点的同时，与现代信息技术相结合，这又这样才能促进我国档案管理的进一步发展和改进，满足社会主义初级阶段对房产档案的管理需求，提高利用效率，使信息化得到进一步的普及，并逐渐应用到社会得各个方面。是我国的房产管理更加的有序。信息技术在房产管理中的应用，不仅改变了房产档案管理的模式，实现了房产档案的动态化管理，还节省了大量的人力物力财力，促进了建筑商经济效益的提升，和建筑行业的健康发展，就我国目前形势来说，房地产行业的管理是我国现阶段的重点管理对象，因此，信息技术的应用，是我国的管理更加的便捷。

参考文献

[1]谭翠园.网络环境下做好房地产档案管理工作的对策措施[J].经济生活文摘（下半月），2013（4）.

篇10

摘要：本文将针对我国企事业单位财务档案管理的现状进行分析，并提出了提高我国财务档案管理水平的一些措施和建议，以求能提高我国财务档案管理工作的水平。

关键词：财务档案管理；现状；工作要点

档案管理工作对于机关和企事业单位工作的延续性和继承性有着至关重要的作用，而财务档案管理作为机关和企事业单位经济活动与日常档案工作中的一个重要组成部分，对于企事业单位的整体发展有着重要影响。

一、我国财务档案管理工作的现状

近年来，伴随着我国社会经济的迅速发展，以及科学技术水平的不断进步，尽管我国的档案管理水平取得了长足的发展，但是作为档案管理重要组成部分的财务档案管理工作却没有取得相应的进步。救我顾某前的状况而言，除了一些大型企业招聘了专门的财务档案管理工作人员外，大部分的企事业单位都缺乏对财务档案管理工作的重视和正确认识，从而使得财务档案不能得到及时的归档和鉴定，进一步造成了档案资源的严重浪费。概括而言，我国现阶段财务档案管理工作存在以下几个问题：

首先是财务档案的整理工作不到位。财务档案中的一些单据凭证、账簿、报表等，其审计程序一般都是比较程序化的，所以财务档案确切的说是一个非常完整的系统。但是在真正的工作中，大多数的企事业单位并没有将财务档案按时序整理成册，这就使得财务档案整理工作的不到位，进而造成了财务档案编号的混乱，不利于对财务档案的使用。

其次是财务档案的保管责任不明确。大部分的现代企事业单位都设立了专门的财务部门和档案管理部门，但是分工细化在带来了工作上的便利的同时，也造成了对财务档案管理责任分工的不明确，多数单位对于财务档案是由档案部门管理还是财务部门管理并没有做出明确的规定，甚至出现了乱堆乱放的现象，从而影响了财务档案系统化管理。

再就是我国现阶段的财务档案管理的制度不健全。我国社会主义市场经济的发展现在还处于一个逐步完善的阶段，在这一过程中，肯定会出现一些制度化的难题，而伴随着这些制度化问题的解决，我国的社会主义市场经济才会获得持续稳定健康的发展。作为财务档案管理工作而言，现在的制度化建设也处于初级阶段，多数企事业单位的财务档案管理部门并没有系统的规章制度，从而造成了企业内部日常性的档案管理工作无章可循，只能是依靠着经验来办事，这样就容易破坏档案管理工作的完整性。

最后就是财务档案管理人员不够专业。我国的财务档案管理工作还处在一个不断完善的过程中，现阶段我国的财务档案管理工作人员一般不是专业出身，这些工作人员可能既没有专业的档案知识，也没有必须具备的财务知识，这就使得他们的档案管理能力低下，容易在档案管理工作中出现错误。其实，伴随着我国市场化程度的不断提高，这个问题也在逐步的得到解决。

二、 做好财务档案管理工作的要点分析

财务档案的管理工作事关企业的健康发展和整个社会经济的健康运行，因此相关的单位应该对财务档案的管理工作高度的重视。要做好财务档案的管理工作，主要应该从以下几个要点出发。

1。提高对财务档案管理工作重要性的认识

要提高企事业单位的财务档案管理工作质量，首先得从认识上着手，应该在全社会形成一种氛围，让企事业单位的财务档案管理人员以及企事业单位的相关领导认识到财务档案管理工作对于整个单位持续稳定健康发展的重要性，让领导层了解财务档案对单位经济活动和生产经营的积极影响，进而能够将财务档案的管理工作纳入到财务管理工作的议事日程当中，不仅如此，财务档案的管理人员也要注意提升自身的档案意识，要深刻的认识到财务档案管理人员不仅仅是档案的管理者，更应该成为财务工作的监督者，从而真正的发挥好自己的职能。

2。提高对财务档案管理人员的要求

企事业单位在实际的工作中，要切实的根据企业的实际发展情况，结合财务档案管理工作的工作性质和工作量来对财务档案管理工作岗位的设置、人员的多少以及对工作人员的要求等做出合理的规划。在财务档案的具体管理中，要坚持规划既有利于财务档案的管理，又有利于人际资源成本的节约这两个基本的原则，确定最优化的财务档案管理人员。在此基础上，还应该注意把好财务档案管理工作人员的素质关。财务档案的管理人员首先要具备财务人员从业资格和档案人员从业资格的双重标准，这样才会具备展示的财务档案管理能力。同时，公司要定期的组织财务档案管理人员参加由财政部门或者是档案部门组织的业务培训，这样才能不断的提高财务档案管理人员的业务水平和素质，从而适应不断发展的财务档案管理工作。

3。完善相关的财务档案管理制度

我国的《会计法》和《档案法》等法律法规对于依法加强企事业单位的财务档案管理工作提出了明确的目标和要求。为了做好财务档案的管理工作，企事业单位要建立和完善财务档案管理的各项规章制度，将财务档案管理纳入到整个企业的整体工作中去，确保财务档案管理的工作人员在实际工作中能够严格的按照有关的制度来进行工作，确保财务档案管理工作有章可循。

4。结合新技术的发展推动财务档案管理工作的不断进步

可以首先从改善财务档案管理的硬件基础开始，逐步实现财务档案管理的数字化、信息化和网络化，从而可以不断的提高财务档案工作者的工作效率，同时还将会有助于改善财务档案利用的便捷性。其再就是针对我国的财务档案管理工作而言，可以借鉴和引进一些西方的先进管理手段，以此来取长补短，学习西方先进的管理手段来弥补我国财务档案管理工作中的不足。

三、结论

通过以上的分析我们可以看出，财务档案管理作为档案管理的重要组成部分，是一项系统化程度很高的工作。因此，在实际的工作中，加强对财务档案的管理不仅是档案管理工作的重点，更是企业财务工作不断取得进步的有力保证。随着我国社会经济的不断进步与发展，我们只有把握住财务档案管理工作的特点，正视我国财务档案管理工作中存在的问题和不足，并积极的寻求解决这些问题的对策和策略，那么必然会做好财务档案的管理工作，从而为我国国民经济的持续稳定和健康发展保驾护航。

参考文献：

[1]黄宏杰，电算化会计档案管理的现状和对策[J]南京医科大学学报(社会科学版), 2007,(02)

[2]李欣荣，浅谈会计档案的特点与管理[J]山东档案, 2003,(05)