档案的管理要点范文
时间：2023-04-13 08:16:50
导语：如何才能写好一篇档案的管理要点，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
人事档案管理从本质上来将就是讲人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。而在当前市场形势不断变化的前提下，人事档案管理也需要根据企业管理不断变化的内容和要求以及社会治理的实情发生相应的变化，需要及时进行更新升级。而和谐管理就是当前出现在人事档案管理中的一个新型理论，下面就探析下和谐管理是如何在人事档案管理中应用实施的。
1人事档案管理当前存在的问题
对于人力资源来说，人事档案管理不光是其重要组成部分，还可以帮助企业人力资源更好的开展工作。但是在人事档案管理工作进行过程中，还是存在很多问题，这些问题导致了人事档案管理水平一直停滞不前。其一是人事档案管理工作人员自身地对工作的认识严重缺乏认识；企业单位部分人也认为人事档案工作仅仅就是对档案的抄写、保管，不要将档案丢了即可，没有什么可以进行的工作，疏忽这项工作的也是颇多。其二是当前存在的人事档案管理制度不够完善，从而导致在人事档案管理工作中记录并不详细，也没有得到及时更新，使得人事档案发挥不出自己应有的作用。其三是当前人事档案管理模式落后，近些年来，随着科技的不断发展，计算机的应用已然得到了全面发展，但是人事档案管理并没有及时跟上时代的脚步，无法和计算机相结合应用，导致工作效率慢，工作水平低下。以上三点都是当前人事档案管理中存在的问题。
2解析和谐管理理论
作为和谐管理理论来讲，其基本思想主要是在每一个子系统中都形成一个种比较和谐的状态，从而可以使得整体的大系统达到和谐整体的目的。而当和谐管理理论在企事业单位中被应用，又将企事业单位中的人力资源发展推进了一大步，不光可以提高其工作水平，还提升了工作效率。和谐管理理论作为当前企业单位中竞争的主体核心，其主要的价值内涵有两种技术价值和精神利得意义价值。对于第一种技术价值而言，主要是将一些要素、组织甚至结构上进行协调，从而达到使得整体出现协调的特性。而如果将和谐管理理论在人事档案管理中应用，就是在有一定的输入条件下，将最大化的人事档案管理工作中的技术要求进行输出。而相对于和谐管理理论而言，系统输出就是一个没有发生改变的系统自身精神状态，是狭义的产出，与此同时，将资源支出进行一定的减少，可以把服务的最大化进行提供。对于第二种精神利得意义而言，就是在单位对员工进行管理的时候，不要只是在物质上满足员工，也不要只是对员工教授一些必要生存手段就认为可以了，还需要帮助员工进行自我努力，从而可以实现员工的自身价值，这样员工才会产生自豪感，也因为积极参入，使得有一种单位集体的归属。所以说在运用和谐管理理论进行人事档案管理中，要做的是可以从精神方面寻找和谐，帮助企业提升工作效率。
3和谐管理在人事档案管理中实施要点
在企业进行人事档案管理中，将和谐管理理论和管理学进行相互综合分析，从而使得人事管理工作得到最大的能效性，而具体的实施要点可以从以下三个方面出发。（1）将和谐管理理论知识运用到人事档案管理日常工作中，使得人事档案管理在企业分岗中达到一定合理性和准确性，进而使得人事管理组织得到一定的保障，在一个大环境中降低个人情感因素对人事档案管理中存在的影响，保证人事档案管理工作可以健康有序地进行。而且经过以上的工作，可以为相关部分领导提供有效的外界准确信息，使得人事工作中一些奖惩措施可以更好的实施。（2）通过和谐管理理论使得人事档案管理信息化进程加快。在对企事业单位进行人事档案管理信息化中，要将和谐管理理论得到充分应用，可以先从人的主观能动性方面出发，建立一个电子档案数据库，使得人事档案管理工作中人的作用影响降到最低，将其主管能动性发挥到最大。近年来，科技在不断发展，已汇总较为简便的档案管理方式也在这种背景条件下诞生了，而这种较为简洁的电子式档案也有一定的使用限制，就是对计算机的硬件要求比较高，硬件设施低的计算机并无法将其进行运行，所以就需要进行合理应用，将其与现代科技办公互相结合，使得在以后的人事档案工作中可以更为简单的查阅档案，管理模式也变得极为简便，可以更好的为企事业单位提供准确信息，从而提高领导对员工的判断和决策分析。（3）运用和谐管理理论使人事档案管理中日常保存工作得到更好的完善。在人事管理日常工作中，要做到的就是对不同的内容分别进行贯彻实施，遇到具体情况，做到具体分析，从而使得企业的管理制度和管理规范都得到了合理和准确的保障。而根据过往经验而得出，对人事档案管理进行科学准确的保存工作，可以达到监督领导和员工的作用，使得人事档案工作可以得到更好的开展，发挥更大极限的优势。
4总结
综上所述，和谐管理理论其中心思想就是在每一个方面都有一个和谐的要求，使得和谐从个人升华到了整体。而在人事档案管理工作中，将和谐管理理论与管理学相结合，使得其有了一个科学的有力保障，使得人事档案管理工作可以朝着更加积极有效的方向发展，为企业人力资源管理提供更好的保障。
[参考文献]
[1]刘志烨.探讨和谐管理在人事档案管理中的运用[J].财经界,2015(26).
[2]符白云.论人事档案管理中和谐管理理论的运用[J].城建档案,2015(08).
篇2
由于畜牧兽医局进行管理的项目过多，因此需要保存的档案种类也比较多。如果畜牧兽医局的所有档案只是进行笼统的保存和管理，将会大大影响畜牧兽医局的工作效率。首先，档案杂乱无章，当涉及到需要调取档案的时候，会浪费许多时间；其次，畜牧兽医局负责相关的技术研发工作，研发工作需要过去的研究成果或者是各类资料作参考，如果畜牧兽医局的档案过于杂乱，就不能提供完整有序的科研材料。所以，畜牧兽医局档案管理的第一要素就是将档案进行分类整理，分类程度越详细越好，畜牧兽医局对档案的使用效率会大大增加。
2畜牧兽医局的档案管理要做到主次分明
畜牧兽医局的档案数量和种类都很多，包括相关的法规文件、科研技术、历史资料等等，不可能将跟兽医局所有有关的文件都一一进行整理，这样将会占用大量的人力、物力。例如对畜牧兽医局今后的发展和管理有重要影响的文件：动物疫情诊断测报、动物疫病预防、重大动物疫病控制、动物保护监督、兽药质量监管、种畜禽管理、饲料和饲料添加剂等等应当进行重点保管和整理。因此，在畜牧兽医局的档案管理中，要做到主次分明，对畜牧兽医局有重要作用的档案进行重点管理，对一些无关轻重的档案就应当适当地减少管理精力，才能保证档案管理有条不紊的进行。
3树立档案服务意识，构建档案服务体系
畜牧兽医档案最主要的功能就在于有效地利用其信息资源优势，最大限度地发挥其畜牧兽医档案的作用，实现信息资源共享，为经济建设服务。首先为领导决策服务，避免工作的盲目性和随意性；其次为广大养殖场（户）服务，向他们提供各种有价值的信息，进行技术指导咨询,帮助他们脱贫致富，增加收入；再次为广大畜牧兽医工作者服务,促进科技成果转化。充分利用国内外科技成果，提高服务质量和技术水平，为畜牧业的快速、健康、高效发展保驾护航。
4总结
篇3
关键词：现阶段 医院人事档案 工作要点 管理
人事档案在医院的发展以及建设中起到指导的作用，其不仅记录了医院员工的相关信息，同时也是医院聘用选拨人才、职称评定、薪资调整以及人事安排的关键参考。当前，随着我国社会以及经济水平的飞速发展，我国医疗水平也获得一定程度的提高，医院人事改革也不断深化，致使人员流动频繁，对人事档案管理也提出了更高的要求。因此，相关管理部门一定要改变传统的工作方法和工作思路，使档案管理工作更加符合现阶段环境的需要。
一、开展档案宣传，强化员工观念
医院在对人事档案进行管理的过程中，一定要坚持对广大职工进行档案相关法规以及法律的宣传，通过下发资料、工作学习以及日常会议的形式，提高全体工作人员对档案工作的严肃性以及重要性认识，提高全体工作人员的档案观念。医院还要建立和完善相关的奖罚制度，一旦出现违反规定的情况要根据制度公平处罚，起到教育他人、规范管理的效果。只有医院全体工作人员对人事档案具有清晰以及全面的认识，才能够为档案管理提供良好的工作环境，进而促进管理工作水平的提高。
二、收集相关信息，实行动态管理
以往，我国医院在人事档案管理方面，没有给与充分的重视，管理方式比较单一，相关部门只是形式化的对档案开展保管和整理工作，缺乏信息主动收集和获取。例如一些医生工作岗位调动、科室变换，但是在档案中并没有充分体现，信息还是停留在开始状态，信息没有实时更新，因此，对人事档案一定要采取动态的管理模式，对档案信息要进行主动的收集和更新，动态以及真实的反映出医务人员的工作状态。医院相关部门一定要建立以及完善符合医院实际情况的档案管理工作流程和管理制度，召开各部门会议充分落实管理工作，按照相关管理制度的规定，需要定期向各部门收集和整理医务人员的动态信息。同时，医院还要根据档案管理情况制定考核制度，将档案管理与绩效考核挂钩，确保档案动态管理的顺利实行。
三、加强档案建设，强化应用价值
人事档案的内容主要有个人的政治面貌、社会关系、家庭情况、奖罚、职称、职务以及个人学历等，反映了个人的成长情况。但是在现阶段下，上述信息已经不能充分满足医院建设的新要求，因此，一定要对内容进行更新以及整理，补充能够体现时展和个人信息的新内容。同时，档案在原始内容的前提下，要反映出医疗人员的工作技能以及工作态度，全面而清晰的体现个人的科研成果、技术专长、工作技能、工作态度以及道德水准等情况，用数据的形式真实以及客观的进行记载，例如出勤率、诚信材料、数量、疾病治愈率、手术成功率、门诊量以及病人满意程度等。
四、强化信息技术应用，实现网络化和电子化管理
当前，随着我国医院办公信息化程度的提高，医院要建立内部网络，进而实现档案管理的网络化以及电子化。通过信息技术对档案进行有效管理，可以提高管理工作的服务质量以及工作效率。同时，应用管理系统能够实现管理工作由人工管理方式向自动管理方式的转变，将相关文献和档案信息以数据的形式保存，实现数据的资源共享和远程交换。现阶段，医院要从建设的角度长远计划，尽快完善档案管理系统，实现网络化和电子化管理，为档案的管理、学术研究以及队伍建设提供更加优质的服务。
五、重视队伍建设，强化人员素质
目前我院从事档案管理工作的相关人员缺乏相应的专业知识，在实际工作的过程中缺乏对问题做出及时有效处理的能力，因而在一定程度上影响了档案管理工作的质量和效率。当前，档案管理人员要充分掌握相关专业知识，同时还有具备人事管理、英语、计算机、医学等领域的相关知识，医院在选派档案管理人员的时候，医院领导要选派工作认真、态度端正以及具有医务知识和档案管理知识的人员进行管理工作。医院还要定期对管理人员开展各种类型的培训工作，选拨在档案管理方面可以长期坚持以及爱岗敬业的人员到院校深造学习，进而提高人员的管理知识以及业务能力，强化档案管理的工作水平。
六、结束语
总之，医院人事档案管理不仅涉及到医院工作人员的个人信息，同时，对医院的稳定发展以及未来建设具有推动意义，医院管理层要给予充分的重视。在人事档案管理具体工作中，一定要改变传统的方法和思路，将被动变为主动，拓展档案管理的内容，并且引入先进的计算机技术，实现档案管理信息化以及现代化，提高工作人员的综合素质以及专业水平，进而发挥档案的工作，为医院发展发挥作用。
参考文献：
[1]赵颖.浅谈现阶段医院人事档案管理的工作要点[J].黑龙江档案，2012，04：142
篇4
关键词：电子管理 图书档案管理 重要性
将图书档案进行电子管理最终形成电子档案，电子档案就是将具有一定价值的数据或文件进行整理、归档和保存而形成的电子文件。随着信息技术的发展，这种方便、快捷、有效的管理方式在图书管理中大受欢迎，提升了图书管理的电子化水平，成为图书管理工作顺利进行的最佳选择。
一.电子档案管理的优越性体现
1.电子档案方便快捷，能提高工作效率。相较于传统人工管理方式，电子档案管理最重要的特点就是方便快捷，工作人员无需再进行繁重的手工操作，只需用计算机处理图书的归档、检索等工作，这大大减轻了档案管理人员的劳动强度。同时，电子档案管理的准确性很高，操作起来也相对简单，增删信息的流程被简化，有效提高图书档案管理工作的效率。之外，电子档案的传输速度也相应加快，档案管理者通过网络传播就可以将档案传输给需要者，达到网络资源共享的目的。
2.电子档案管理能够防止文件丢失。传统图书档案管理都是纸质存档，很容易丢失或者损坏，一旦丢失或者遗漏文件只能靠拆卷重装来补救，繁重的工作给图书管理者增加了不小的负担和麻烦。电子档案管理就避免了这一问题的出现，本来进行纸质归档的文件上传到网络以后，可以随时补漏增缺，可以多复制几份进行存档，就不会出现文件丢失等问题。
3.电子档案管理形式多样，易于保存。传统的纸质图书档案保存方式较为单一，电子档案则不同，它的存储形式多种多样，包括文字、图形、音像，影像等都可以保存在浩瀚的网络媒介中。纸质档案存在着被人乱涂乱画或被有意销毁的弊端，一旦损坏，很难有备份可以参考，那么，电子档案则不会出现这样的问题，它能够将图书档案长久的安全的保存下去，供人调配使用。
二.加强电子图书档案管理的策略
虽然电子档案在实际应用中已经取得了较多的成绩，但是在具体的图书档案管理工作中仍然存在很多问题，如电子图书档案管理的网络安全性问题，电子图书档案管理制度存在不完善现象，以及工作人员的业务水平有待提高等。因此，就电子图书档案管理中存在的这些问题，下面将一一提出解决策略。
1.提高电子图书档案存放空间的安全性。电子图书档案的存放环境是保障其信息安全可靠的基本条件，加强电子图书档案管理首先应该强化对电子图书档案存放环境的保护措施。因此，需要工作人员对办公场所加强管理，防止发生电击、火灾等突发事件，保证电子档案能够有一个安全可靠的存储环境。与此同时，工作人员最好将电子档案进行多个备份处理，放在不同的存储位置能够保证发生意外时及时予以补救。尤其是遇到电脑病毒入侵或者其他破坏程序的侵害时，因为有多个备份，就不必担心数据或文件大量丢失。
2.完善电子图书档案管理制度。在电子图书档案管理过程中，为了确保文件或数据的存储安全，务必要加强管理制度设计。要培养一批高素质高水平的工作人员来负责电子图书档案的编制工作，进行编制设计时要以确保文件真实可靠为前提和依据。而且，工作人员要以档案的级别作为划分依据，及时对图书档案进行整理、归档和保存，在存储之前必须要交给审查人员核实，以确保存储数据的准确无误。例如，针对单位档案的馆藏状况进行系统化整理，根据档案资料的实际情况来确定电子存储方式，包括照相机、扫描仪或者光盘的恰当使用，从而建立起相对完整的电子图书档案管理制度。
3.加强电子图书档案系统管理设计。除了提高电子图书档案的存放安全性以及完善电子图书档案管理制度以外，加强电子图书档案系统管理设计也显得尤为必要。电子图书档案管理系统的不健全会直接影响信息安全性，所以针对这一问题，需要设计者在设计管理系统时进行加密设计，并且定期更换密码，设置访问权限，以防止任何不法分子通过某些途径获取信息，破坏电子图书档案信息。同时，规定时间内要对管理系统进行维修和保护，防止病毒侵入而产生系统漏洞，以保障电子图书档案系统的安全性。
4.提升工作人员的业务能力和水平。电子图书档案管理系统省去了大部分人力，但是并不意味着不用任何人力就能完成整个系统的运作，在整个操作过程中，工作人员的业务能力决定了电子图书档案管理系统能否正常高校运行。所以，为了保证操作的安全，还应该加强培训工作人员的业务能力和水平，包括对计算机技术的掌控能力和网络知识水平等。
篇5
【关键词】电子档案管理;重要性
1.电子档案库的组成和特点
1.1组成
(1)用户终端。电子档案库应具备使用户能轻松方便地获得所需资料,操作简便、界面友好的用户终端,使查阅手段简单化,提高资料的利用率。(2)通讯系统。网络和通讯系统是电子档案库的基础,只有在完备的通讯网络环境中,才能实现资源共享和各种联机服务扩大使用范围。(3)数据库管理和检索服务系统。电子档案馆中各种信息的加工储存,由数据库系统来实现,通过联机服务系统为用户提供检索服务。
1.2 特点
(1)管理对象数字化。随着办公自动化和信息技术的发展及在各个领域的应用,档案管理对象将转向以机读档案一一存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主。(2)档案信息媒体多样化。(3)档案信息存贮与传递数字化。(4)工作方式计算机化。管理对象信息化、信息处理数字化、媒体多样化和信息存贮与传递数字化,导致档案工作的工作手段和工作方式计算机化。(5)档案信息服务模式用户中心化。用户通过网络在办公室或家里的终端前,就可对远程数据库进行实时浏览、检索等访问。电子档案库以用户为中心提供面向用户的多种形式的信息服务。
2.电子档案的特点及优越性
2.1与传统档案相比，电子档案具有如下特点
（1）文件记录方式多样，变化性大。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。
（2）与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。
2.2 基于电子档案的特点，电子档案具有独特的优越性
（1）电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。
（2）电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。
（3）档案管理的电子化更利于文档的保密。在传统的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。
3.做好电子档案管理的措施
3.1 要完善体制，建立统一的电子文件管理标准
首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。
3.2 要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全
由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。
3.3应做好电子档案使用中的控制与管理
首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。
篇6
关键词：档案管理；电力基建；重要性
中图分类号：G271文献标识码： A
一、前言
档案管理指的是收集、整理、保管、鉴定、统计和提供有使用价值的资料的管理活动。对于平常的商品经济，商品价值的物质基础是商品的质量，也就是说商品的质量是保证企业竞争成功的关键。作为国民经济社会发展的基础性建筑产品，电力基建工程有着一定的特殊性，对于其工程质量而言，其必须恪守生命底线。为保证电力基建质量水平，国家相关部门出台了一系列控制措施，对基建工程进行了严格的规范。
电力基建工程的档案管理指的是通过鉴定、整理并归档的项目文件，真实记录和反映电力工程建设历史，是工程验收的必备条件，为日后管理、运行、检修、改扩建提供重要依据。在电力基建工程中充分认识到档案管理的重要性，不断提高社会大众对于档案管理工作的认识。
二、档案管理工作的重要性分析
基建档案管理反映历史原貌
通常来说，档案中所记载的资料内容就是对于历史中曾经出现的画面的再现。此历史资料记录、历史画面再现的作用，对于电力基建工程中的档案管理来所特别重要。对于基建工程中的不同建筑物，其都需要有相应的审批文件、土地征用、产权所有证、各类施工图纸、设计规划等齐全、完整反映基建工程原始面貌的档案。比如说，电力工程需要一套齐全、完整的基础建设档案，其需要系统性的记录下工程从下达计划、立项、规划设计、征用土地、签订施工合同到施工全过程以及竣工验收、各类往来报表等。不仅有大量的文字数据记录，还有相关的表格、图纸记录。这些基建工程档案让我们能够详细的记录建筑物的开工、竣工时间及建筑结构、面积、造价和设计寿命等。做好此类基建档案工作，将会为我们日后的基建建筑物维护和开发提供方便。
2、基建档案管理保障电力基建质量
基建档案指的是在电力基建项目从立项、报建、审批、招投标、勘察设计、施工、竣工验收全过程中形成的，能够反映工程建设真实面貌，保存备查的文字、声像、图示等的原始记录材料。相比较于其他的基建工程，电力基建项目周期长、参建单位多。在电力基建工程建设中，除了建设、堪察、设计、施工、监理等单位参与，还要金融、政府等部门协助。此外，能源电力行业基础设施建设一般都是投资规模的项目，从项目立项到项目竣工一般都要耗费三到五年的时间，而基建档案就是这一套流程中各个环节所产生的资料和记录。
基建档案有利于电力设施后期开发
加强电力行业的基建档案管理有利于电力设施后期在利用中的增值作用。电力基础设施建设是具有一定建筑资质和需要较高施工工艺的建筑行业，无论从经济效益角度，还是扩大社会效益的方面都其他行业所不能比拟的。电力行业的基础工程假设只是整个工程的一个起始,后续还存在扩建、改建、维修等工程。加强基建档案管理有利于在后续开发中节约人力、物力、财力。在电力基础建设工程竣工以后，由于各方面的原因需要以原设计图纸为导向进行扩、改、修，否则不但不会发生经济上的增值，反而要浪费大量的经费。
三、发挥档案管理作用的措施
1、加强档案管理的制度建设
做好档案管理工作，需要不断健全档案管理制度。作为电力基建工程的难点、弱点，档案管理受到电力建设项目周期长的影响，在整个施工中会出现大量技术性文件资料，而要想有效地保管好这些资料文件，需要我们有一套完整规章制度。电力基建项目参建单位多，要保证竣工档案完整性、成套性和文件材料系统性，就须统一标准。所以，在电力基建工程中，档案管理必须执行国家同一法规、条例、办法。依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及《供电企业档案分类表》等，让各电力基建单位在档案管理中有章可循，用统一档案标准对基建档案实行规范化管理。
做好电力基建档案管理人才建设
伴随着电力改革的深入，不少电力基建工程档案管理人员兼职从事档案管理，大多数并不是档案管理专业毕业，不熟悉档案的收集、整理、组卷等各项工作，为电力基建工程档案管理增添了不少难度。此外，电力基建单位多且档案意识不强、重视程度不一等，这些都让电力基建档案管理有不小的差异。因此，做好电力基建工程档案管理的人才建设，有效地提升档案管理人员技术水平和业务素质。在进行正式的基建工程施工前，在统一的档案管理条例基础上，对档案管理人员做好职业技能培训，保证档案管理人员掌握所必需的档案管理基本知识，熟练掌握和应用好管理各项技能，夯实基建工程档案管理基础。
先进技术促进档案管理科学化
随着全球科技的快速发展，网络信息时代为我们带来了众多的档案新载体的和管理新方法、新手段。随着电力基建工程建设的增加，其对于档案管理的信息需求更是大大增加，其要求也愈发的准确、快速、系统。档案管理亟需要改变原有的档案管理方式方法。为此，第一就要做到检索工具编制要科学、适用，不要因为盲目的追求数量而造成多、滥、杂的出现；第二，同一单位内需要建立什么样的检索工具以及什么样的检索工具体系，这些都需要我们能够更为准确、迅速的、从使用者多角度查寻档案需要进行编制。要更加积极主动的创造有利条件，通过光盘、电子计算机、扫描仪、照相机等先进电子技术管理档案，在有效的提高档案信息储备和检索速度的同时，研究好档案管理的现代化。同时，遵循“实用与效能”的原则，检索工具的选编要更加具有针对性，确定目标，统筹安排，加速推进档案信息管理从传统的管理向现代化的管理方式进行转变。
科学化、规范化记载档案管理内容子项
对于电力基建工程的档案管理而言，其过程中可能会碰到一些新资料或者新问题，这就需要我们切实做好档案管理内容子项的规范化建设和科学化设计。作为电力基建施工企业的一笔无形资产，合格的档案信息也定将成为企业未来发展的宝贵财富。想要保持档案信息资源的准确存在，需要我们科学化、规范化记载档案内容子项。通过标准的形式将档案管理内容的子项确定下来，比仓库管理标准、施工管理手册、技术改进管理标准、设备消缺等规定了材料文件收集、管理、验收要求，为我们收集档案提供制度保障。通过这些规章制度的约束和规范，更好的保证档案内容子项合理化进行，也保证档案管理顺利进行。
四、结论
受到电力行业其自身所具有的独特性的影响，我们在进行电力基建工程的建设时，其档案管理工作特别重要。档案工作有着需要的周期长、牵涉的部门和单位多、牵扯的环节众多、档案资料有着极为繁杂的内容等特点，但电力基建工程也有自身程序和规律。为此，我们要正确把握以上规律，重视好电力基建工程的档案管理工作,利用先进的管理方式和技术手段，始终做到电力基建工程建设与基建工程的档案管理携手共进，争取在未来企业的发展壮大中，发挥这些档案的价值。
参考文献：
[1] 高晓玲.加强企业基建档案管理初探[J].企业家天地(理论版).2011(07)
篇7
关键词：困难学生；自主管理；档案信息；服务体系
近年来，党和国家高度重视学生资助工作，把学生资助工作作为“促进教育公平，办人民满意教育”的一项民心工程来抓。近年来国务院和省政府相继出台了多项家庭经济困难学生资助政策，为落实这项“民心工程”，加强困难学生的资助管理，我市于2007年8月成立学生资助管理中心，从此我就开始了学生资助中心工作，负责市直及各县区，学前、义务教育，高中、中职资助工作，及大学生生源地信用助学贷款、高校义务兵服兵役学费返还，高校毕业生学费和国家助学贷款补偿等工作。几年来全市累计资助学前儿童8.6万人次，发放助学金 1.02亿元；资助中职学生15.6万人次，发放助学金2.3亿元，资助普通高中学生12.2万人次，发放助学金2.28亿元，累计办理生源地信用助学贷款 22万多人次，成功发放助学贷款13.62|元。产生大量学生资助申请表、汇总表，全国、省及市级资助政策文件，资料档案。各县区大量生源地助学贷款档案 ，我们将档案目录一条条录入电脑，各门类档案的归档率、完整率、准确率达96%以上，菏泽市学生资助管理中心多次被授予全省资助工作先进单位，我先后两次被省教育厅、省财政厅授予全省学生资助工作先进个人。
1 困难学生资助档案的主要内容
1.1 困难学生的个人情况
在建立健全学生资助管理中心的档案体系时，需要对学生的基本情况进行深入了解，其中包括学生的身体状况，家庭情况，家庭收入以及经济来源渠道等等。学生们首先应该提交准确的证明材料，校方经过核实之后，最终确立资助档案。
1.2 申请审批材料
审批材料的内容包含的非常广，除了家庭经济状况之外，还包括相应的公示情况，学校以及教育部门的审批认定书等等。可见，审批材料具有预定的权威性。
1.3 困难学生资助情况
学生资助档案管理中心的工作人员需要在第一时间内对学生的自主材料以及上交的其他书面形式的材料进行收集和整理，同时保证材料的完整性，还应该对其准确性进行核实。只有这样才能够及时地了解学生的资助情况。这种做法也是为了对资助体系进行完善，同时还能够有效的减少资助工作中的遗漏问题。
1.4 困难学生个人的成长经历
在学生资助管理中心的档案管理工作中，最重要的工作依据就是被资助学生每个学期的总体成绩，在社会实践中所获得的参赛证书以及社会实践情况。
2 困难学生资助档案的特点
学生资助档案是在学生资助工作中产生的，学生资助实践活动的规律决定了学生资助档案的特点，具体表现为：第一，学生资助档案内部有机关联性强。由于学生资助档案涉及每个资助人的切身利益，关系到国家和社会出资人资助经费公平、公正的发放，所以，资助工作本身就有一整套严格的申请、审批和发放程序，形成的档案环环相扣，关联度非常强。第二，学生资助档案来源广泛，具有分散性强的特点。学生资助工作由各个大中小学来实施，而在每个学校，资助工作往往涉及办公室、财务部门、学生管理部门、资助管理部门等多个部门，所以，档案的来源广泛而分散。第三，学生资助档案信息化程度高。从2007年起，国家教育部就投入了大量经费，建立了“全国学生资助管理中心网”、“全国中等职业学校学生信息管理系统”、“全国高校学生资助工作信息管理平台”等多个信息管理系统，各省、市、县也纷纷建立了网站，为学生资助工作的专业化、信息化铺平了道路。信息系统的广泛应用，产生了大量电子文件，这给学生资助档案的归档与管理带来了新的挑战。
3 困难学生资助档案建立与完善策略
3.1 明确学生资助档案材料，保证其真实性和应用价值
在具体的实践中，对于困难学生进行适当的补助是必要的，不仅可以让学生们感受到教育的公平和平等，还能够为学生自身减少负担，使其能够积极投身到学习和实践中去。但是，资助档案管理中心工作人员的工作内容就是对学生所提交的信息进行核实，在保证材料的真实性以及时效性的基础上，对其采取补助措施。如果材料存在着一定的失真现象，档案管理的工作力度就会受到严重的损害，而且也会威胁到其他学生的自身利益。所以说，档案管理工作人员需要对这些档案信息进行整理和更新，时刻掌握学生的动态信息，提升档案管理工作和服务的高效性。进而提升档案资料的整体作用。
3.2 及时整理和分析困难学生资助档案信息
为了对学生资助管理中心的档案信息进行完善，同时将工作进一步贯彻和落实，需要将这些贫困学生的档案进行分析和整理。由于学生的家庭情况不同，所以，资助的力度也存在着明显的差异，所以，在具体的工作中，应该在建立健全完善的资助档案管理体系的前提下，将学生的基本信息进行分类管理，其中包括孤儿家庭、单亲家庭以及患重病家庭等等。同时，还应该根据家庭收入的实际情况来采取科学合理的资助行为。可见，学生资助管理中心档案信息的利用和服务体系的建立为具体的工作打下坚实的基础，逐渐实现了资助工作高效性和多样化的工作目标。
3.3 遵循信息化原则，实现文本档案与电子档案同步
电子档案作为一种新的载体便于使用和管理，并且最大的特点是能够考虑到学生档案信息变动处理的特殊性对学生信息的更改变动处理灵活方便对学生各种情况调用简单快捷，所以经济困难学生档案管理应利用现代信息技术建立网络登记、实时更改、信息等功能集于一体的信息网络系统实现文本档案与电子档案的同步发展。
3.4 遵循保障性原则，提高管理人员素质
目前由于家庭经济困难学生资助覆盖面的不断加大，从事资助工作的人员一般都身兼多职，而对家庭经济困难学生档案的收集和管理往往有所忽视并且缺乏系统的档案理论培训和业务能力训练。这就使很多档案材料无法得到及时更新，只是束之高阁不再二次利用和研究。学生资助档案工作者要加强理论学习，努力提高自身的业务水平将家庭经济困难学生档案做到系统、规范。使家庭经济困难学生档案为开展好学生资助工作提供捷径管理者根据学生的家庭经济困难学生档案，可以对学生的家庭经济困难情况有一个全方面、相对真实的了解和认识，针对性地管理好、用好各级各类学生资助资金使，把有限资助资金真正用在最需要获助的学生身上。这不仅对学生、资助中心的管理和发展具有重要作用。
3.5 加强制度建设，落实法律责任
首先，加强制度建设。每个学校都要建立严格的学生资助档案的集中统一管理制度，明确管理部门、归档时间、部门职责并落实到人，将学生资助档案的归档管理纳入考核范畴，加强监督。
其次，要落实法律责任。凡是漏签的文件都要补签。奖学金、助学金、贷管费、减免学费、补助等各类资助材料，必须有学校领导签字，以保证归档材料的完整性和法律凭证价值。在资助过程中形成的电子文件材料，在目前相关法律尚不健全的情况下，仍然应当还原成纸质文件进行归档，并在归档时加盖单位公章。
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关键词：会计电算化；会计档案；管理；重要性
一、会计档案的作用
1.会计档案直接影响经济工作
从宏观来说，国家利用各企事业单位、各机关的会计档案反映的数据逐级汇总，可以考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况，从而制订更适应国家经济建设的计划和决策;从微观来说，各企事业、机关单位利用会计档案提供的原始数据，科学地预测未来，制订最优化的管理方案，以最低的成本获取最大的经济效益。
2.会计档案保护国家利益不受侵犯
改革开放给经济建设带来了生机和活力。但由于原有法律法规还不完善，一些单位和个人利用政策上的漏洞，巧立名目，随意提高开支，铺张浪费，使国家财政收入大大流失。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来，及时发现问题，阻止腐败的产生、蔓延，打击经济领域的不法行为，解决经济纠纷，从而确保国家的经济利益。
二、电算化下会计档案管理的内容
电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理，对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失，通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、电算化下会计档案管理存在的一些问题
1.会计档案载体
电算化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。
2.会计载体本身性质带来的问题
电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用，《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限，没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度，未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。
3.会计档案管理制度不完善
由于电算化会计档案更易在不知不觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。
4.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才
众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的软件设施建设。
提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。
四、如何改善电算化下的会计档案管理
1.完善会计软件
最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。
2.完善电算化下会计档案管理各项制度
(1)建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。
(2)建立电算化会计档案的保管制度。根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作，按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。
(3)建立严格的借用手续制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续，外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。
(4)建立电算化档案定期备份制度。电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。
3.提高会计部门人员素质，完善人员配置结构
会计系统是由人来操作的，一个系统是否安全，不但取决于系统本身，更应该注意操作使用人员的素质，未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身，对系统的安全是一种威胁要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。各单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量用计算机专业人员，毕竟，计算机系统维护是一项专业性很强的工作，对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，就可以收到良好的效果。
参考文献:
[1]张颖.对会计档案管理的思考.辽宁经济,2008(3).
篇9
关键词：合同管理 绩效审计 评价指标
同管理绩效审计是审计部门对一系列的合同管理活动进行监督和评价的过程。构建一套科学、合理的合同管理绩效审计评价指标体系，有助于审计部门了解审计事项和梳理风险点，有利于其发现合同管理的薄弱环节，促进合同管理绩效审计的顺利开展，并从根本上改善合同管理，切实提高管理绩效。
一、合同管理绩效审计评价指标体系的构建模式
构建模式包括基于项目管理和基于过程参与两种。前者将合同管理作为特定的项目，借鉴COSO内部控制五要素构建评价指标体系。后者从合同的准备、订立、履行、后续管理等事前、事中、事后阶段对合同管理的全过程进行评价指标构建。评价指标主要涉及以下几个阶段：（1）合同管理制度与机制建设，主要关注合同管理部门设立与人员配备、合同管理岗位与环节设置、制度建立以及机制建设。（2）合同准备阶段，主要关注合同项目的可行性、效益性和真实性，确认合同项目是否列入年度计划或经有效授权与批准。（3）合同订立阶段，主要评价合同主体的合法性和适当性、合同标的的合法性和可行性、合同价格的合理性与经济性和合同要式的规范性。（4）合同履行阶段，主要关注合同实际、合理、有效履行，针对不能履行合同与不履行合同的行为采取法律救济的情况。（5）合同的后续管理阶段，主要关注合同档案的完整性、合同监督检查的及时性以及问题纠正与改进的有效性等。由于大多数单位均未明确专门的部门具体负责合同的管理工作，且从审计实践中也可得知，按管理过程设计评价指标体系最为直接、实用，因此本文选择过程参与模式进行指标体系的构建。
二、合同管理绩效审计评价指标选取的原则和确立
在选取指标时，应遵循以下原则：（1）目的性原则。对于合同管理的绩效评价，处于不同的阶段，绩效评价的侧重点应有所不同。（2）全面性原则。对合同管理的绩效做出正确的评价，通常需要从多个角度进行考量，充分反映评价客体的整体特征。（3）可行性原则。应根据合同管理绩效审计评价的实际需要和现实可能来设计指标，确保整个评价指标体系立足于主、客观条件。
指标的选取应从合同的内部管理制度建立健全和有效性评价入手，贯穿合同的立项、签约、履约、后续管理等各个环节，主要围绕合同管理合规性，即合同管理活动遵守法律法规、内部管理制度的情况；经济性，即实现合同管理目的所耗费成本的最小化；效率性，即投入耗费的成本和产出的服务、产品或其他成果之间的关系；效果性，即活动的预期结果和实际效果之间的关系四个方面。通过筛选，笔者最终确立由5个一级指标、19个二级指标和51个三级指标构成的合同管理绩效审计评价指标体系。
（一）合同管理制度与机制建设
1.合同管理部门设立与人员配备。包括：（1）合同管理部门独立性评价，属于效率性指标，评价要点为是否存在专门、独立的合同管理部门，其职责是否明确、合理；是否明确合同管理部门的权限范围，合同管理部门履行职责时是否不受其他业务部门的不当干涉。（2）人员专职化评价，属于效率性指标，评价要点为是否配备专门的合同管理人员且专门负责合同管理事项。
2.制度建立。包括：（1）合同管理制度建立与健全度，属于合规性指标，评价要点为是否制订包括内控制度的合同管理制度，制度是否合理、有无明显缺陷、是否符合相关规定。（2）制度与实际情况匹配性评价，属于效果性指标，评价要点为合同管理制度是否与本单位实际情况相符。（3）制度修订效率评价，属于效率性指标，评价要点为合同管理制度是否根据上级单位的规定以及本单位实际情况的变化及时予以修订。
3.合同管理岗位与环节设置。包括：（1）岗位责任制建立评价，属于合规性指标，评价要点为是否建立与合同管理有关的岗位责任制，评价其是否涵盖合同审批合同订立合同履行等内容。（2）岗位职责分工评价，属于合规性指标，评价要点为合同管理是否实行不相容职务严格分离、不相容岗位相互牵制，合同管理全过程的透明度是否提高，是否防止暗箱操作。（3）岗位职责落实评价，属于效率性指标，评价要点为合同管理岗位职责是否落实到岗到人，岗位人员是否了解自己的岗位、明确自身的职责。（4）管理环节设置评价，属于经济性指标，评价要点为合同管理环节是否冗繁，是否增加了合同成本。
4.机制建设。包括：（1）内控机制建立与健全度，属于合规性指标，评价要点为是否建立有效的合同管理的内控机制。（2）内控机制运行评价，属于效果性指标，评价要点为合同管理内控制度是否得到了切实遵循，有无管理失控的现象。（3）沟通机制建立与健全度，属于效率性指标，评价要点为是否建立和健全合同管理沟通机制，是否存在畅通、便捷的沟通渠道。（4）沟通机制运行评价，属于效果性指标，评价要点为沟通机制运行是否高效，合同管理部门与相关业务部门能否及时有效的沟通。（5）成本核算分析机制建立与健全度，属于经济性指标，评价要点为是否建立健全成本核算分析机制，是否涵盖成本核算、成本分析、频率、报告与风险提示等内容。（6）成本核算分析机制运行评价，属于效果性指标，评价要点为是否全面有效开展成本核算分析工作，分析是否到位，频率是否合理，是否及时将分析情况进行报告，发现风险是否及时给予风险提示。
（二）合同准备
1.合同缔约方资质调查。包括：（1）合同缔约方资信评价，属于效果性指标，评价要点为对合同缔约方是否进行资信调查，调查其信用状况，是否具有完成合同行为的资质，是否具备法人资格或取得法人授权等。（2）合同缔约方履约能力评价，属于合规性指标，评价要点为对合同缔约方进行评价，拒绝与无履约能力、未经国家质量管理部门认可的单位签订合同。
2.合同价格信息资源收集。主要包括合同价格比较分析评价，属于经济性指标，评价要点为利用所掌握的价格信息，对参与投标或合同谈判的单位所报价格与掌握的价格信息进行对比分析，使招标标的或最终的合同价格趋向经济、合理。
（三）合同订立
1.项目招标。包括：（1）招标实行率，属于合规性指标，评价要点为明确哪些合同必须履行论证、招投标程序以及实际落实情况如何，是否存在应招投标却没有招投标的合同。计算公式为：招标实行率=实行招标程序的合同/应实行招标程序的合同×100%。（2）中标价格节支率，属于经济性指标，评价要点为中标价格是否达到预期效果，是否能够为单位节约合理的支出和成本。计算公式为：中标价格节支率=（价格均价-中标价格）/价格均价×100%。（3）招标工作评价，属于效果性指标，评价要点为是否选定了合格中标单位，能否通过招标获得质优的货物、满意的服务等。
2.财务审核。包括：（1）会计部门审核率，属于经济性指标，评价要点为合同是否经过会计财务部门的财务审核，是否安排了相应的财务预算，是否存在无计划或浪费现象。计算公式为：会计部门审核率=会计部门已审核的合同/会计部门应审核的合同×100%。（2）财务审核评价，属于经济性指标，评价要点为合同涉及的经济事项是否符合单位业务发展的要求，是否符合单位的经济规划，尤为关注合同价款和结算方式。
3.法律审核。包括：（1）法务部门审核率，属于合规性指标，评价要点为合同是否经过法律事务部门的法律审核，能够采纳法律审核意见。计算公式为：法律部门审核率=法律部门已审核的合同/法律部门应审核的合同×100%。（2）法律审核评价，属于合规性指标，评价要点为合同涉及标的的名称是否规范，审查数量和质量表述是否正确，审查合同履行的期限、地点和方式是否明确和合理，违反合同的责任是否明确。
4.单位负责人审批。包括：（1）内部审批率，属于合规性指标，评价要点为确定是否所有的合同都经过内部审批，查找未经审批私自签订合同的情况。计算公式为：内部审批率=内部已审批的合同/内部应审批的合同×100%。（2）审批效率评价，属于效率性指标，评价要点为计算审批流转的平均周期。（3）审批权限评价，属于合规性指标，评价要点为有无滥用授权、超越职权的行为。（4）审批程序评价，属于合规性指标，评价要点为审批程序是否合规。
5.合同缔约评价主体与内容。包括：（1）合同缔约主体评价，属于合规性指标，评价要点为合同缔约主体是否与中标单位一致，是否出现合同转让的违规事项。（2）合同条款准确性评价，属于效果性指标，评价要点为合同条款是否体现双方真实意愿，是否公平、合理、严谨，是否存在不必要的歧义。（3）合同条款完整性评价，属于效果性指标，评价要点为合同条款是否完整，是否涵盖标的名称、数量、质量、期限、地点、方式和违约责任等内容。（4）合同条款合规性评价，属于合规性指标，评价要点为合同的条款是否符合国家法律、法规，有无损害国家利益、公司利益或他人合法权益的事项，有无签订无效合同的情况。（5）合同风险关注度，属于合规性指标，评价要点为对合同存在的法律风险、经济风险是否足够关注并加以防范。
6.合同缔约方式与效率。包括：（1）合同缔约方式评价，属于合规性指标，评价要点为合同的订立方式是否符合国家法律法规或当事人的约定。按法律法规规定采用书面形式或按当事人约定采用书面形式。（2）合同缔约效率评价，属于效率性指标，评价要点为合同应在经济事项发生前订立，即是否存在经济事项先于合同签订的现象。
（四）合同履行
1.合同的变更与新增。包括：（1）变更合同评价，属于合规性指标，评价要点为正在执行的合同，凡涉及合同价款等核心合同条款变动，应重新签订合同而非签订补充协议。（2）新增合同评价，属于合规性指标，评价要点为合同执行中需要增加新合同的情况，应审查新增合同的必要性以及是否合规、合理、经济等。
2.合同履约比例与效果。包括：（1）合同履约率，属于效果性指标，评价要点为检查合同按时按质履行的情况，确定其数量和比例。计算公式为：合同履约率=已按时按质履行的合同/计算期内应履行的合同×100%。（2）合同履约满意度，属于效果性指标，评价要点为调查合同履约状况，了解合同履约的满意程度。
3.合同标的物和利益归属评价。包括：（1）合同利益归属评价，属于效果性指标，评价要点为审查合同业务的利益是否完全归属被审计单位。（2）合同标的物评价，属于合规性指标，评价要点为合同标的物是否与实际相符，是否存在将受管理程序约束的经济事项变通为不受约束的经济事项。
4.违约情况处置。主要包括违约责任追究与应对，属于效果性指标，评价要点为合同履行出现违约，是否能根据法律规定进行应对或追究。
（五）合同后续管理
1.合同监督检查。包括：（1）合同真实性审查评价，属于合规性指标，评价要点为审查合同是否真实存在，是否利用合同进行违法活动或获取非法利益，防范利用“阴阳合同”、虚假合同骗取资金的违法行为。（2）合同程序审查评价，属于合规性指标，评价要点为审查合同是否按照程序办理，是否存在事先签订合同再报批或未针对经济活动签订合同的现象。（3）合同履行检查评价，属于效果性指标，评价要点为审查合同是否按照订立的条款全面、诚信、及时履行。
2.合同专用章使用和保管。主要包括合同专用章使用和保管评价，属于合规性指标，评价要点为合同专用章的使用和保管是否符合公司的规定，有无丢失、滥用行为。
3.合同纳税与档案管理。包括：（1）印花税的缴纳评价，属于合规性指标，评价要点为应缴纳印花税的合同是否按规定缴纳。（2）档案建立与健全度，属于合规性指标，评价要点为合同档案是否分类、按序装订归类保管，应做到全程资料齐全、有书面资料可供查询。（3）建档效率评价，属于效率性指标，评价要点为是否及时建立并实时维护合同档案。（4）档案管理评价，属于合规性指标，评价要点为合同档案专人专柜保管，档案的查阅、借用、复制是否建立相关登记簿，档案工作人员因调动、退职、退休等离开工作岗位时，或向本单位档案部门移交档案时是否履行交接手续。
三、评价指标权重确定和指标赋值方法
（一）专家咨询问卷设计
为科学确定合同管理绩效审计指标权重，笔者采用德尔菲法，即专家咨询法获取各层次、各指标的权重判断。考虑到专家组成员过多将会使计算过程过于复杂，也为减少偶然因素和专家个人偏好对结果的影响，其数量不应超过10名，且应包括合同管理的法律专家、管理学专家、合同管理制度的设计者、合同管理经验丰富的高级管理人员、审核合同的法律事务人员、审核合同的会计人员以及合同管理的具体操作人员等。各个专家应在完全独立的环境下确定各层次、各指标的权重。
（二）各层次指标的权重确定
各个专家完成各层次、各指标的权重判断后，计算所有专家的判断数值之和，去掉其中的最大值和最小值之后进行算术平均。确定最终的权重的计算公式为：W=（∑Ki-Kmax-Kmin）/（n-2），其中Ki为各专家对指标权重的判断数值；Kmax和Kmin分别为专家对指标权重判断的最大和最小值；n小于等于10；W为最终确定的权重。
（三）评价指标赋值方法
定量指标可利用计算公式直接取得得分。例如招标实行率利用公式计算的结果为X%，则此项定量指标为X分。对于定性指标，通过调查问卷并应用格栅获取法对其赋值。该方法中一个格栅由元素和属性组成，每一个元素均可被属性的一级或另一级描述。而一个元素的属性可以用一个线性的尺度来表述，大多情况下通过具有1至5刻度或1至7刻度的尺度来表示，该标准在整个过程中应保持一致。笔者在建立合同管理绩效审计评价指标体系的过程中已完成格栅组成元素的确定，下面主要完成属性的判断，然后通过各属性对各指标的实现程度进行判断打分。本文选用五等级百分制划分法，评价等级分为优秀，即90至100分；良好，即80至89分；中等，即70至79分；一般，即60至69分；很差，即60分以下。通过发放调查问卷，收集问卷中对评价指标的等级判断及评分，确定定性评价指标的分值。
（四）评价指标总体归纳
本文对评价指标的总体归纳采取两种方式，一种是根据评价指标的类型，参考指标的分值分别对合同管理绩效审计评价作出描述性的评价；另一种是根据评价指标分值乘以相应权重并累加得出相应的总体评价分值。这两种方式可单独使用，也可合并使用。X
参考文献：
篇10
【关键词】房建工程施工；监理资料；整理；准备要点；注意事项
一、房建工程施工监理资料整理准备的工作要点
房建工程施工前监理资料整理准备的工作要点主要包括：（1）制定适合本项目的资料整理制度。房建工程开工前，监理机构要制定本项目的档案管理制度，做好分工，责任到人并设专人对档案进行管理。制度的制定不能流于形式，要切实的将机构的每位监理人员的监理资料管理职责分配清楚，明_档案管理人员日常工作流程，特别是监理人员与档案管理人员接口工作要明确清楚，确保工作衔接顺畅，不出现职责空白。在实际工作中，根据每位监理人员岗位职责，将监理资料职责以书面形式确定下来，这样即使监理人员发生变动，但岗位职责是不变的。职责的制定最好结合资料形成流程，根据资料形成流程对每个施工控制环节的资料做出具体要求，并要向监理机构每位监理人员及施工单位有关人员在监理交底会上进行传达，统一要求，以使整个工程资料达到规范化、标准化。（2）选择合格的资料整理人员。房建工程施工前对项目监理部需要配备一个业务精炼、思想意识和责任心强的资料管理人员。作为一个档案资料管理人员首先要熟悉国家、行业及公司制定的相关法律、法规、制度等，另外必须要熟悉施工流程。
二、房建工程施工监理资料整理的注意事项
1、房建工程施工前监理资料整理的注意事项。（1）相关资质文件搜集与审核的注意事项。监理机构发出进场通知，施工单位入驻现场后，档案管理人员应依据本工程的合同文件及时将收集施工单位进场人员资质，并将现场人员与投标文件或合同文件对应，审核施工单位是否按照合同要求切实履行自己的承诺。（2）各种记录填写规定制定的注意事项。针对本项目部，制定适合本工程的原始记录，包括旁站记录、监理日志、日记及周月年报等表格，并对各种记录的填写明确做出规定，对来往文件的格式也进行详细的规定，也有利于档案管理工作的开展。虽然监理规范中对资料基本工作和基本表格做出了基本规定，但在每个工程实施过程中还有很多需要具体细化的东西，例如各单位简称的确定、资料流程过程中各方使用表格的要求、记录之间填写签字职责的明确等等，这样将避免资料在形成过程中产生混乱。（3）监理日记、监理日志填写分工要做出明确规定的注意事项。无论监理日志是作为监理机构的工作记录，还是作为一个施工标段的工作记录，或作为每位监理人员的工作记录，监理机构都应在驻场后做出明确要求，确定好，每份监理日志记录的范围，以方便今后归档保存，避免记录混乱。例如：如工程规模比较大、专业比较多，建议按照施工分标或单位工程记录；如工程规模比较小，建议一个监理机构只记录一份监理日志便可，同时要确定每份监理日志的填写人员。
2、房建工程施工期间监理资料整理的注意事项。（1）施工期间不但要对各项工程开展的形象进度了如指掌，而且对往常所收集整理的资料也要定时整理盘查，如定期检查各单位、分部工程的开工手续是否齐全，申报和批复时间、意见是否合理，是否存在漏报现象；针对现场日志、记录的填写除了要求规范、定期检查。（2）文件承办也是施工期间的重要环节，无论是上级机关来文还是承包人上报文件，作为档案管理人员必须第一时间进行收发登记，并对文件的内容详细了解，在总监批示后转相关人员进行传阅，如有必要应复印下发，并对文件要求落实的内容进行跟踪，确保文件第一时间相关责任人能够及时了解，有利于工程现场监理控制。看似是一个小小的环节，但是关系重大，也体现了一个项目监理部程序化管理的水平。（3）定期对施工单位形成的档案资料进行审查，这项工作基本在监理合同中都会明确注明，即使没有注明，监理也有义务和权力检查承包人施工过程中形成的各种档案资料。经常检查也会减免验收时的返工率，大大的提高验收效率。尤其是开工前期，此项工作应经常开展。（4）做好影像资料搜集工作。目前各项目均配有数码相机，在工程中也进行了应用，但大部分拍摄的是现场存在问题的照片，很少能够找到监理人员的影子，不能体现现场监理的工作。在将来写材料的时候将会是一件很头痛的事，这就要求档案管理人员经常下工地，对现场监理人员的工作进行影像记录，工程现场如有条件也要进行监理人员现场检查、验收等情况的影像资料搜集，以便今后使用。
3、分部工程验收资料整理的注意事项。（1）对现场形成的监理记录文件进行系统整理，例如监理日志、监理现场检查记录表（包括钢筋、模板、验坡、验基槽等检查记录）、旁站值班记录、工程现场书面指示等，虽然在平常的资料搜集和检查中包括该部分，但在分部验收阶段必须系统的按照分部工程统一归档。监理日志可能包含的内容比较广，只摘取该验收分部工程实施阶段的即可，其他资料必须按照分部工程整理归档。（2）试验资料整理的注意事项。该工作在开工前就应由专业的试验工程师或现场监理工程师统筹安排，根据检测计划制定现场可执行操作的详细检测实施计划，避免出现某一分部工程检测资料超过计划，而另一个分部工程检测没有数据的现象。到分部验收阶段主要对试验资料进行分类、统计、并对混凝土及砂浆进行质量评定，也是判定该分部工程质量合格和优良的重要指标。另外还要对施工单位形成的试验检测资料进行检查核对，避免出现施工单位自检于监理抽检不相符的情况。
结束语
房建工程资料是房建工程管理工作的具体反映，也是开展稽查检查非常重要的手段。房建工程施工过程中的资料整理人员要对形成的档案经常翻阅，对于未闭合的资料及时进行跟踪，督促监理工程师和施工单位及时落实，以便档案管理工作更好的开展。
参考文献：
[1]张桂凤.关于建筑工程资料收集与整理的要点分析[J].世界华商经济年鉴，2012（3）
