公司内部合同管理范文

导语：如何才能写好一篇公司内部合同管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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房地产公司合同管理是房地产公司内部控制的重要内容。本文就内部控制下的房地产公司合同管理方法为主题，分别从房地产公司合同管理常见的问题以及完善房地产公司合同管理方法两个角度进行分析，希望可以对我国房地产事业的发展起到一定的帮助作用。

二、房地产公司合同管理常见的问题

（一）合同订立缺乏严格的审核程序，导致合同内容出现问题

目前，我国的经济发展速度越来越快，房地产行业更是如火中天地发展着。房地产公司的每一项业务都离不开经济合同，每一份合同都和房地产公司的经济利益有很大的联系，而近几年房地产市场比较火爆，企业利润可观，一部分房地产公司往往忽视合同的管理，觉得合同管理不是公司的重要经济行为。殊不知合同一旦出现了问题，会给企业带来无法挽回的损失，对一些小企业甚至会出现灭顶的灾难，究其原因，主要是合同管理不到位，在合同订立方面是由于缺乏严格的审核程序，具体工作人员忽视合同中的一些细节问题，而导致合同内容不严谨、合同条款不合理造成的。

（二）合同执行过程中监管不到位，导致合同执行不力

在合同的执行过程中必须要有一些必要的监管行为，这样才可以保证合同的顺利执行，也可以降低房地产公司的风险。在实际工作中，有许多的房地产公司往往会忽视对合同执行的监管工作或者监管不是非常完善和科学。这样一来容易造成合同执行不力，甚至出现合同违约的现象，给公司造成不必要的损失，所以，企业应当明白合同的执行并不是一个人或是一个部门的事情，在监管的过程中需要许多的部门一同来完成，这样才可以保证合同及时有效地执行，确保公司的经济利益不受损失。

（三）对合同管理缺乏正确的认识

由于合同的内容不够严谨曾给某些房地产公司造成非常严重的麻烦，许多房地产公司也都予以借鉴，大多都提高了对合同制定的重视程度，但是大多数房地产企业尤其是一些小型房地产企业，在合同制定并签订结束之后便认为结束了，对合同后期的管理没有统一的管理流程，仅仅只是将合同交给相关的人员，对合同未执行完毕的一些细节没有后续跟进，更没有对合同进行复审的环节，这样除了制定和签订的人员之外，其他工作人员对合同的内容并不是很了解，很容易导致合同未执行完毕的部分出现拖拉、甚至违约现象，给企业造成不必要的损失。

三、完善房地产公司合同管理的方法

（一）建立起一套完善的适合本公司的合同管理制度

在内部控制下的合同管理部分，房地产公司需要根据国家相关法律法规的引导，并结合企业自身的特点和战略目标，制定一套合理的适合自己的合同管理制度。合同管理制度对合同涉及的各部门职责要有明确的规定，对合同制定、签订、执行及后续管理各环节均要有详细明确的规定，做到合同制定前、制定中、制定后均要有相应的监督机制，切实维护企业经济利益不受损失。

（二）设立规范的组织机构

房地产公司要想管理好经济合同需要建立规范的组织机构。首先，需要对相关员工进行必要的培训工作，要让他们在思想上对合同管理的工作加以重视；其次，需要建立一个专门的部门对合同进行严格管理，合同管理部门的人员必须是能力强、素质高、经过专业培训的员工；最后，需要根据房地产公司的具体情况来制定合同管理体系，使企业的合同管理制度更加完善。

（三）加强对合同各个环节的监督管理

房地产企业想要加强对合同的管理，就必须加强合同各阶段的审核监督工作。

1.加强合同制定前的管理。首先需要对制定合同的规范非常熟悉，对合同的订立内容充分了解；其次，了解合同对方的各方面情况，确保对方当事人具备合同履约能力；另外，对于涉及专业技术或法律关系复杂的合同要组织法律、技术及相关人员参与谈判。

2.对合同制定中的监督，要对合同的细节部分加以重视，防止在合同中出现漏洞，给企业造成不必要的损失。在这个环节要严格按照企业合同签订程序进行，相关部门及人员对合同按程序进行审核，特别注意合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，合同各项条款是否签订明确等。

3.合同履行过程中的监督及控制。一是如果在合同履行过程中发现条款有误、对方有欺诈行为，或国家政策变更、市场变化等客观情况发生，可能或已经对企业经济利益造成不利影响时，应及时按程序上报并和对方协商变更或解除合同事宜。二是合同履行中有纠纷的，及时安排相关部门及人员与对方协商解决，协商无法解决的按约定选择仲裁或诉讼。三是加强合同登记的管理和监督，定期对合同进行统计、登记和归档，详细登记合同的订立、履行和变更情况。另外，定期将相关员工集结起来，让他们总结在此段时间内合同各环节所遇到的问题和不足，并确定改进方案，防止以后出现同样的问题。

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公司合同鉴定领导小组全面负责合同的监督和管理工作，其主要职责是：

1、按照《合同法》和国家有关法律、法规，制定并组织实施公司合同管理的规章制度；

2、帮助、指导公司内部承办部门依据国家有关法律、法规及公司合同管理的规章制度建立本部门合同管理的规章制度，督促落实合同管理承办人员；

3、办理公司法定代表人对以公司名义对外签订合同人员的年度授权委托和单项授权委托；

4、办理设计和管理公司合同专用章；

5、负责公司合同的指导、审查和纠纷的处理及参与重大和法律关系复杂的合同的谈判、招标，并指导各承办部门的合同管理工作；

6、管理、推行和使用合同的统一或规范文本；

7、考核各部门的合同管理工作，查处违反合同管理办法和利用合同进行违法违纪行为的案件，提出奖惩建议；

8、组织合同管理人员及承办人员的学习和培训；

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一、合同内部控制的目标

企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。合同管理制度是企业经营管理的重要制度，企业通过推行合同内部控制，能够有效地维护自身合法利益，规范合同管理流程，保证合同内容、条款的完整和严谨，防范法律风险。合同内部控制的目标具体体现在运营目标、财务目标和合规目标三个方面：

1．运营目标：根据经营业务需求，在满足时间、技术质量要求的情况下，完成合同约定事项，提高合同的可靠性和执行力，保证企业经营目标的顺利完成。

2．财务目标：确保资金安全，在预算范围内控制成本，合理安排资金。

3．合规目标：遵守国家相关的法律法规，严格执行审批程序和有关流程，防止合同签订和执行过程中违法违规行为的发生。

二、梳理合同管理流程

在合同管理体系建立前，有必要对企业现有的合同管理流程进行梳理，既要分析合同管理流程每一个环节的控制活动是否有效，又要理顺合同管理链与其他业务流程之间的联系。合同管理流程上游衔接的流程有项目立项流程、招投标流程、预算审批流程等，下游与资金支付流程、验收流程等流程相连，在制定合同管理流程时，要注意做到与上下游无缝对接，避免出现管理的真空。

合同管理流程可划分为合同签订流程和合同履行流程，合同签订流程包括合同准备、合同谈判、合同文本拟订、合同报批审核、合同签订和合同分发存档等环节。在这些环节中，需要有相应的责任部门实施控制，其中合同经办部门负责合同的准备、谈判组织、文本草拟，办理合同报批工作；审核部门负责对合同主体资格、财务事项、技术要求、法律风险的内容进行审核，为审批人把关；审批人在授权范围内承担最终审批责任。

合同签订后，需加强合同的跟踪，保证合同权利义务的有效执行，当因内部和外部环境变化，双方无法完全按合同约定履行时，应及时进行协商，办理变更或解除合同，如协商不成，则进入仲裁或诉讼程序。上述合同管理过程称之为合同履行流程，该流程由合同跟踪履行、合同变更和补充、合同解除、合同纠纷处理和合同登记归档等控制活动组成。

三、风险分析

在合同签订和履行过程中，存在各种各样的风险，导致合同风险的既有外部环境因素，也有企业内部环境因素，通过分析评估，采取必要的应对措施，使风险控制在可以接受的范围内。通常情况下，外部环境因素如宏观经济环境、政策、法律、自然灾害等因素，为不可控因素，企业在订立合同时，需合理预测这类风险发生的可能性，可采用风险转移的方式尽量减少可能发生的损失。内部环境因素主要有合同决策、管理水平、操作人员素质、财务状况、生产能力和技术水平等，导致的企业合同管理风险按照影响结果可以划分为营运风险、财务风险和合规风险。

（一）营运风险

合同管理的营运风险，指企业在运营过程中，可能由于合同管理某一环节的缺失，导致经营活动达不到预期的目标甚至产生损失。合同管理的运营风险有：

1．因业务评价不正确、不完整，导致决策错误，主要体现在合同需求与业务目标不一致，合同主体资格审核不当，定价策略失误等；

2．因合同条款不严谨，对合同双方权利、义务和违约责任表述不清楚，导致经济纠纷和经济损失；

3．因缺乏充分的沟通，信息缺失带来风险；

4．违约风险：一方无法履行合同约定的义务，造成对方损失，或由于自身违约需承担赔偿责任。

（二）财务风险

企业在合同订立和执行过程中，由于合同条款和合同方商业信用等原因，合同履行最终结果和预期可能会发生偏差，导致收益的下降或遭受经济损失，其主要成因有：

1．预算制定不合理，未能有效控制成本。

2．合同的支付条件和付款进度不合理，令资金占用增加，产生资金损失。

3．合同各方权利义务的约定不清晰，可能产生额外的费用，造成成本增加。

4．税收风险：忽略可能产生的税费，没有约定由哪一方承担税款缴纳义务，导致费用增加和经济损失；采购合同没有要求供货商提供增值税发票，未进项税不能抵扣，增加了税收负担。

5．因合同纠纷产生资金损失。

（三）合规风险

因企业在订立合同和履行合同时，未能遵循法律法规、标准、行业规则、公司管理制度，而可能遭受法律制裁或监管处罚、重大财务损失或声誉损失的风险。合同管理的合规风险有：

1.违反相关法律法规，合同被确认无效并需承担法律责任的风险；

2.选择的合同主体不具备合同所要求的资质，不能保证产品质量或服务质量的风险；

3.没有按流程审核或审核把关不严，致使公司利益受损；

4.违反公司有关制度、，侵吞公司利益带来的风险。

四、控制活动

企业在实施内部控制时，相关制度、流程应覆盖合同管理的各个环节，尤其需对可能产生较大风险的关键控制点加以重点关注，采取切实可行的应对措施，使合同风险得到有效的控制。针对上述风险分析，制定相应的业务流程控制活动。

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风险存在于企业内控的各个环节，存在于企业生产经营全过程。企业内部控制与风险管理好坏已成为其管理水平高低的重要评判标准。我公司是国内民用建筑设计企业中最早采用ISO9001质量管理体系管理设计产品质量的企业之一。近年来，公司又大力推进企业内控与风险管理体系建设，不断强化内控与风险管理工作，已取得明显成效。本文结合我公司内控与风险管理体系建设中的一些做法，对建筑设计企业如何有效构建内控与风险管理体系课题进行探讨。

1健全内部控制管理机构

建立健全内部控制管理机构是做好企业内控与风险管理工作的保证。根据公司章程规定及企业内控与风险管理工作的需要，公司内控管理机构包括内控与风险管理决策机构、实施机构和评价机构。内控与风险管理决策机构为公司董事会。内控与风险管理实施机构包括董事会审计与风险委员会、审监部、公司各职能部门及下属单位。审监部是公司内控与风险管理归口管理部门。

2完善内部控制制度

建立健全严谨规范的各项内部控制制度是做好企业内控与风险管理的基础。企业经营管理中出现风险的环节，往往是该环节无相关制度进行规范与防范，或者有制度但制度内容不严谨，或者有严谨规范的内部控制制度但未得到有效执行。为规范公司内控管理，近年来公司制定（或修订）各类内控管理制度90多项，内容涉及公司治理、战略管理、经营管理、业务管理、财务管理、投资管理、人事管理、信息管理、企业文化建设等等，并将各类内控管理制度整理印制成《制度汇编》，发放给员工作为管理工具书。一系列内控管理制度的制定和实施使公司从法人治理到经营管理，从宏观战略管理到微观业务管理，从对内业务管理到对外信息管理等，都有了制度规范。

3编制内控业务流程

内控业务流程包括人力资源管理、资金管理、采购管理、资产管理、租赁管理、研发管理、财务报告管理、合同管理、全面预算管理、内部信息传递管理、内部审计管理等。企业内控业务流程编制主要按以下程序进行。

3.1梳理内部控制现状

对内控现状进行梳理主要包括3个环节：首先，梳理确定公司内控业务主要业务流程。我公司经过梳理，确定14个主要业务流程，包括：合同管理、人力资源管理、资金管理、采购管理、资产管理、设计与咨询管理、房屋租赁管理、研究与开发、业务分包、财务报告管理、全面预算、内部信息传递、信息系统、内部审计。其次，对各业务流程按管理活动环节进行流程分解。为便于管理控制，流程分解的环节不宜过长，一般分解到2级或3级，见表1。最后，确定流程环节的工作内容、责任部门（或岗位）、流程生成的工作记录及文档资料。以合同管理为例，表2为“合同订立”流程环节的工作内容、责任部门（或岗位）及流程文档。

3.2编制风险控制矩阵

风险控制矩阵就是以表格化形式将企业内控相关流转环节可能出现的重大风险点及其应对措施列示出来。编制风险控制矩阵有利于相关流转环节责任人简洁直观地了解面临的重点风险点，熟悉如何防范和控制重大风险，了解该环节风险管理的制度依据。以合同管理为例，表3为“合同订立”流程环节的风险控制矩阵。

3.3内控缺陷诊断与完善

内控缺陷是指公司内控的设计或运行无法合理保证内控目标的实现。一般可分为设计缺陷和运行缺陷。设计缺陷是指企业缺少为实现控制目标的必须控制，或现存的控制并不合理及未能满足控制目标。运行缺陷是指设计合理及有效的内控，但在运作上没有被正确地执行，包括不恰当的人员执行，未按设计的方式运行，如频率不当等。内控缺陷诊断就是对流程管理的必需的控制制度是否制定，制度控制规定是否合理、是否满足控制目标，控制制度是否得到正确有效地执行等环节进行检查，并标识和记录存在缺陷的控制点（或控制环节），以利于进行补充或纠正，从而完善内控程序。以“合同管理流程”内控缺陷诊断为例（见图1），本次诊断发现3个缺陷，其中2个设计缺陷（即合同管理制度不完备、合同管理部门不明确），1个运行缺陷（即合同经办部门进行谈判时未形成“合同谈判记录”）。缺陷完善措施：1）制定《合同管理办法》。2）明确“经营管理部”为合同管理部门。3）合同谈判过程与成果要形成《合同谈判记录》，并由合同谈判人员签字确认。

3.4绘制流程图

通过绘制流程图可以将内控流程各环节直观地描述出来，使内控执行者对控制流程、责任部门、流程涉及部门及领导、重大风险点、流程输出文档等控制信息一目了然。绘制流程图可以有效预防和减少内控各流程环节的差错，从而降低管理风险。以“合同管理流程”为例，图2为“合同履行、变更与纠纷处理流程图”（倒三角标识的是“重大风险点”代码）。

4编制《内控管理手册》

4.1编制《内控管理手册》的必要性

内控与风险管理工作涉及的内容广泛、流程环节复杂，编制《内控管理手册》可以优化流程管控、为推进标准化管理提供依据，为公司开展内控工作提供可遵循的标准，同时有效满足外部监管机构要求。《内控管理手册》是内控与风险管理体系建设成果记载，有利于建立健全内控管理体系，为合规经营、资产安全和信息真实提供合理保证；可以固化形成内控工作机制，为公司管理规范化和决策科学化提供参照和支持；有利于规范加强内控评价工作，全面提升公司管理水平和风险管控能力。

4.2《内控管理手册》主要内容

公司《内控管理手册》主要包括5部分内容：1）总则。主要介绍《内控管理手册》编制的目的、原则、依据、手册执行与更新、适用范围与生效。2）组织架构与职责。主要介绍内控管理组织架构体系建设及各职能部门（或岗位）的内控职责。3）内控基本架构。主要介绍公司内控环境、内控风险评估、控制活动、内控信息与沟通及内控监督。4）内控评价。主要介绍内控评价适用范围、内控评价组织职责、内控自评价方法、内控评价程序及内控缺陷认定标准。5）业务流程文档。主要包括公司主要内控管理环节的流程分解、流程描述、流程责任管理、流程制度适用及流程图等。

4.3《内控管理手册》的维护与更新

公司《内控管理手册》内容不是一成不变的。随着公司不断壮大，外部经营环境和外部机构监管要求不断调整变化，公司内部管控模式、组织架构、业务管控活动及工作流程也将不断进行动态调整，公司内控经验不断累积，信息化水平提升等等。这些因素变化都要求公司内控与风险管理工作不断地调整和完善。因此，公司应适时改进和完善《内控管理手册》的具体内容。审监部作为《内控管理手册》管理与维护的归口部门，原则上根据年度内控实际情况，每年开展一次评估，并根据需要进行更新。更新资料主要来源于：公司决策层、管理层及各部门对内控的要求及建议、公司及下属公司的管理实践、年度内控评价结果。持续修订、完善和更新后的《内控手册》作为公司沉淀优秀管理经验，创新标准化管理和实现管理样板性目标的重要工具之一。《内控管理手册》维护与更新工作步骤：1）进行内控自评价。2）发现设计缺陷和执行缺陷。3）修订制度完善流程。4）更新内控管理手册。

5组织内控评价

首先，公司职能部门和下属单位进行内控自评价。各职能部门和下属单位对各业务流程进行穿行测试，对业务流程的内控有效性进行评价并填写《穿行测试底稿》。在穿行测试中发现业务流程存在运行缺陷，且属于风险控制点的，评价人员则需对该风险控制措施进行扩充样本测试并填写《风险控制措施测试底稿》。其次，评价工作小组通过询问、抽查样本、重新测试等方法，检查各部门自评价过程以及结果，对各部门自评价结果的真实性、客观性作出独立性评价结论；并对重大风险管控措施的内控有效性进行评价；整理汇总自评价过程以及日常经营活动中发现的公司内控缺陷，并明确缺陷整改责任部门、整改计划等。最后，评价工作小组根据内控自评价的实际范围、评价方法、评价程序以及评价结果等，编写《内控评价报告》，并报董事会批准。

6重视内控环境建设

6.1进行全方位内控培训

培训内容包括全员参加的内控基本知识和针对各层级管理人员及内控人员的内控专题培训。公司通过一系列的培训和辅导，可以解决“为什么企业要进行内控体系建设”“哪些人员需要参加内控体系建设”“如何进行内控体系建设”问题，提高各层级管理人员和基础员工对内控工作的认识，营造有利的内控工作开展的文化环境。

6.2建立内控工作沟通机制

为了保证内控工作的有效推进，公司建立了内控工作沟通机制，实现了内控工作信息的实时传递。首先，建立内控与风险管理例会制度。内控领导小组每季度组织召开内控工作例会，公司各职能部门及下属单位在会上汇报内控与风险管理工作开展情况、存在的问题及解决方案、遇到的困难以及需要公司协助解决的事项，内控领导小组负责人对相关的具体问题提出意见和工作指导，会后审监部跟踪所有问题和困难的落实情况。其次，公司建立内控体系的半年工作总结。每半年公司内控管理部门对内控开展情况进行工作总结，并通报给各职能部门和下属单位负责人。第三，建立重大风险项目即时汇报机制。对于公司内控中发现的重大问题要求及时向内控领导小组和审监部进行汇报，以实时处理可能发生的重大风险。

6.3将内控管理工作纳入绩效考核

为有效发挥各职能部门和下属单位管理者在内控管理工作中的推动作用和积极性，公司将各部门、各单位的年度内控评价结果纳入其年度绩效考核的指标中，并与部门和单位负责人年度绩效薪酬挂钩，从而激励管理层切实关注和推动内控管理工作。

6.4聘请专业中介机构协助内控体系建设

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论文关键词 合同评审 风险管理 经济效益

“合同评审”并没有出现在相关法律条文中，但在现实的经济生活和企业日常管理中，它是合同管理和风险控制的重要一环。大部分企业都会制定各自的合同管理规定，来规范合同评审。从目前能够检索到的相关论文来看，没有直接关于合同评审内容的论文，其中与合同评审内容相关者，大部分以“合同管理的风险防范”、“合同审查的要点和风险防范”等为题目，内容涉及合同的法律审查和合同签约的风险防范，其中合同的法律审查包括合同形式和实质的审查，如合同文本的审查，合同签约主体的审查，合同重要条款的审查等，通过上述审查防范法律风险。个人认为相关论文内容不够全面，分析不够深入，仅涉及问题的表层。其实在一个企业中合同的签订，需要牵头部门（有法人授权的主体），技术部门、财务部门和法务部门各方协调一致，上述主体均负有合同审查的义务，各司其职；合同的风险不是法律风险一个方面，也不是法务部门能够独自解决的，因此需要建立企业风险管理的框架，通过风险识别、风险衡量、风险处理等一系列措施来进行风险管理。

一、 合同评审管理规定

（一）合同管理的必要性

合同是各市场主体创造经济效益的重要载体，一方面，在市场经济条件下，一切商品的交换过程都是通过缔结和履行合同的方式来实现的。因此，合同关系是市场经济社会里最基本的法律关系，合同行为是市场主体进入市场后的最基本的行为，合同是各类市场主体参与市场运行和竞争的起点和终点。只要有合同，必有合同利益，有合同利益，必有合同利益分配或谋取的不确定因素，有合同利益分配或谋取的不确定因素，则必然会有合同风险。另一方面，经济合同风险是企业风险管理的重要组成部分，因此各企业在进行经营和产品合同签订后的履约及赔偿责任问题，合同签订后还应密切注视其执行情况，要有远见地处理随时发生的变化，建立了合同管理的相关制度规定。其中制度运行的表现形式就是合同评审，合同评审是企业相关部门对于合同各项条款进行评议和审查的一项制度，对相关合同的风险进行评估。

（二）合同管理制度规定

关于合同管理，各个企业都建立完善的制度规定，其中包括管理合同的订立、审查及履行审核，合同专用章的保管、使用，合同的会审等。例如在有些企业中，公司办公室法律事务室会根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民法通则》及其他有关法律、法规制定《外部合同管理规定》，其与企业合同主管部门各司其职，通过规范强化合同管理，维护企业的合法权益。其中关于合同会审，就规定如下：“2.4 除合同管理部门外，与合同项目有关的业务部门为合同的会审部门。2.4.1企业管理部门为建设工程合同的会审部门。2.4.2技术中心为技术合同的会审部门。2.4.3生产制造部为机械和电气设备购进、大修合同的会审部门。2.4.4企业管理部、财务资产部为各类合同的综合会审部门。国际贸易公司为国际贸易出口合同的会审部门。”

（三）合同评审的管理形式

上述关于合同评审的管理规定，在企业的日常工作运行中，最为直观的表现形式是重大合同的评审会和合同授权委托书及审批表；合同评审会为上述各方针对合同的立项和经济、技术内容负责讨论和审核，而合同授权委托书及审批表则通过合同专用章使用的审批来实行合同管理，因为合同生效的方式为签字盖章，不盖章则不生效，从而有效管理合同。在一个合同签订、生效、履行等过程中，需要各个部门互相配合，协调统一，从风险控制的角度出发，实现经济效益。

二、风险识别和风险衡量

（一）合同分类管理模式

从企业实际出发，根据法人授权委托主体的不同，签约主体包括物资供应公司、销售服务总公司、生产制造部、国际贸易公司和其他签约主体，上述主体可以作为合同签约主体，每个部门在授权范围内代表本单位签订合同；根据合同是具有涉外因素，合同类型分为涉外国际出口贸易合同、国内对外合同和集团公司内部合同；在对外合同中，根据提供合同模本的主体不同，合同类型分为以下几个类型：本企业提供模本的合同、他方提供模本的合同，双方协商修改合同文本的合同，在日常经济往来中，提供合同模本是防范合同风险的重要途径。合同模本的提供方一般在双方合同主体占据较为强势的地位，大部分为在行业内具有垄断地位或占据绝大部分市场份额的企业，一般不允许相对方更改合同模本的条款内容，合同相对方只能选择签订或不签订合同。

针对不同的合同采用不同的管理模式。例如在企业中，物资供应公司拥有独立的法人授权，一般以本企业提供的合同模本对外签订合同，法律事务室不参与合同签订的前期工作，仅根据合同范本进行书面审查。销售服务总公司拥有独立的法人授权，法律事务室不对该类合同进行审查。生产制造部拥有独立的法人授权，法律事务室仅书面审查合同用印审批，并加盖合同专用章。国际贸易公司拥有独立的法人授权，一般多以他方提供的合同范本或双方协商修改的合同文本上签订合同，一般合同需要进行书面评审，重大合同需要各方进行面对面的评审。集团内部合同，一般按照标准合同文本进行签订，不进行评审。其他签约主体签订的合同，一般按照标准合同文本进行签订，对于较为复杂的合同，需要进行评审，可以进行评审。上述合同，除物资供应公司、销售服务总公司，均需加盖法律事务室的合同专用章。

（二）合同风险分析

针对上述企业的主要合同类型及其对应的管理模式分析，可以得出以下几点结论：第一，拥有独立授权，采用本企业合同模本签订的合同风险较小，但仍需关注合同签订前的形式审查和合同签订后的实质审查，以及合同履行的各个节点监督管理。第二，集团公司内部合同，合同多为标准文本，合同双方没有利益冲突，一般风险较小，但如需注意符合相关法律法规规定，具有合法性、完备性、规范性等特征。第三，其他签约主体签订的合同，一般合同为标准文本，且己方处于优势地位，一般风险较小，但仍需严格遵循相关程序进行审查。第四，以国际贸易公司为签约主体的合同，一般涉及合同标的金额较大，多为涉外国际贸易合同，且合同文本一般为外文或中英文对照，一般风险较大，因此需要重点关注，也是合同评审的重点。

  三、合同风险处理

（一）合同风险原因分析

根据合同的风险级别来看，国际贸易公司牵头的涉外合同风险较大。具体而言，出现风险的原因如下：首先，合同文本形式不采用中外文对照格式，一般为外文，这一方面，由于语言差异，造成合同条文解释的不一致；另一方面，也增加了合同评审的困难；其次，签约人员对于合同主要条款初审不严，主要表现为支付条款关于宽松，交货期短，违约条款不详尽等等，这造成后期评审后协商修改难度较大，成本较高；再次，由于涉外合同是在国内和国外分别签字盖章的，由于市场经济形势瞬息万变，竞争激烈，为了保住合同，一些合同在未进行评审之前已经对方签字盖章，合同评审流于形式；最后，由于一些合同条款约定不明确，一些合同的重要附加条件，己方仅通过邮件和电话协商确定，而这些重要的约定未写入合同内，也没有说明双方往来函件和邮件视为合同的组成部分，这就造成合同履行过程中发生一系列问题，而诉讼成本过高，合同价款不能收回，企业的利益受损。

（二）合同风险处理路径

要解决上述问题，从风险存在和主要原因来看，根源在于相关的合同签约主体过分关注合同签约，极少关注合同的履行；过分关注合同签订可能产生的经济效益，忽视合同签订、生效、履行过程中的风险，这其实是价值定位的问题。从源头上解决这一问题，需要相关责任主体认识到合同评审的重要性和必要性，同时企业相关主体构建一个企业风险管理的框架，通过各种途径，防范合同风险，以最少的成本实现最大的经济效益。根据企业风险管理的理论，结合企业的实际情况，可以尝试通过以下途径防范企业经济合同风险。

首先，建立一个企业风险管理（ERM）框架。进入21世纪，企业风险管理（Enterprise Risk Management，简称ERM）已形成了特定的概念，它来自于美国全美反虚假财务报告委员会发起人机构（简称COSO委员会）于2004年9月的《企业风险整合框架》，它系统地为现代企业管理当局（包括董事会、管理层、执行部门和其他员工）提供了一个以内部控制为基础的具有指导意义的逻辑框架，运用于企业战略的多层面、流程化的风险管理过程。它为企业实现经营目标提供了有效的保证。除此之外，国际标准化组织（ISO）的ISO 31000标准，即《风险管理-原则和指导方针》，也为企业风险管理提供了一整套行之有效的标准化流程。ERM是一个由企业的董事会、管理层和其他员工共同参与的，应用于企业战略制定，用于识别可能对企业造成潜在影响的事项并在其风险偏好范围内管理风险，为企业目标的实现提供合理保证的过程。这个框架是一个过程管理，贯穿于企业，在各个层级和单元应用，还包括采取主体层级的风险组合观，较为全面，特定。其实在企业运行中，风险始终存在，相关管理者也有风险管理意识，同时也建立了一系列风险防范的管理制度规定，但始终没有形成风险管理的文化，风险管理意识薄弱。通过建立这样一个框架，可以有效推动风险管理意识和文化的形成。

其次，在企业风险管理的框架下，建立一个信息交流和沟通的渠道。针对合同风险管理，风险信息必须通过一定的形式在合同评审的相关主体中交流，如合同评审会。合同签约方应认真听取各方意见，形成关于合同风险的统一意见。然后针对每一个重要的风险及其对应的回报进行评价和平衡，据平衡的情况采取包括回避、接受、共担或降低这些风险，以最小的成本消化相应的风险。

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【关键词】合同管理；施工企业；解决办法和措施；

我国加入世贸组织以来，国家政策不断随之调整，促使建筑业迅速发展，作为契约经济的市场经济逐渐代替了统配统筹的计划经济，合同管理逐渐也成为施工企业的核心管理，因此施工企业合同也越来越显得越发重要，一个企业的成败和合同与合同管理有着密切的联系。施工合同没有按照招投标文件进行签订，建设工程施工合同履约程度低，违约现象严重，合同签订不规范不统一已经成为了我国施工企业工程合同管理的重要问题，大力加强我国施工企业工程合同管理势在必行。

一、 我国施工企业合同管理概况

（一）我国施工过程中的合同管理内涵

施工工程合同是发包方和承包商为完成建筑安装工程，明确双方权利与义务，约束双方行为签订法律文件。合同管理是指以《合同法》为依据，做到机构，人员制度三落实，对以自身为当事人的合同，依法进行订立，变更，解除，转让，履行，终止等一系列行为的总称。合同管理必须是全过程的，系统性的，动态性的，全过程就是由洽谈，草拟，签订，生效，直至合同失效为止。

我国目前合同管理现状

（1）评标方法不合理。我国目前工程招标评标基本上都采用综合评分法。这种评标方法，并不能根据自己的实力来获取报价的高分值，而是决定于标底和其它投标单位的报价，并不能实现企业的自主定价权。

（2）工程款支付方式和结算方式不合理。由于合同双方对风险管理意识淡薄，合同管理水平低，施工中工程变更、签证较多，以及我国一直使用预算定额等原因，在工程款结算方式中，双方一般都约定竣工后按照预算定额据实结算。

（二）我国施工过程管理的核心

施工合同确定工程项目的价格、工期、安全和质量（功能）等目标，规定着合同双方责权利关系。所以合同管理必然是工程项目管理的核心。它作为其它工作的指南，对整个项目的实施起总控制和总保证作用。

每一项工作应从研究合同开始，针对合同条款，在工作时就应明确业主要求是什么，我们在工作时注意什么？比如一项合同工期要求紧，在工作安排时就应特别注意如何才能保证工期，采取哪些保证措施。合同管理的成功与否，直接决定着项目的成败，决定着业主与承包商“双赢”的合同目标能否实现。合同管理因其自身特点而与其他诸如进度管理、成本管理、质量管理、安全管理等项目管理子模块有所不同

二、我国施工企业合同管理出现的问题

1、项目管理人员的合同素养不足。对合同内容的不熟悉，甚至有的项目管理人员，到工程结束都没有去认真翻阅过合同文件，对合同条款的约束力不屑一顾。

2、项目管理的传统观念仍然有较强的作用。针对现场施工管理中出现的问题不是去翻合同，而是去找关系打召呼；大家有时会不约而同地想到：坐到饭桌前比坐到谈判桌前更容易使问题大事化小、小事化了。

3、应变更合同的没有变更。在履约过程中合同变更是正常的事情，问题在于不少负责履约的管理人员缺乏这种及时变更的意识，结果导致了损失。

三、应对施工过程中的合同管理问题的对策和建议

（一）人为因素的调控问题

主要从两个方面加强监督与审计，首先是国家税务审计机关，企业上级主管部门等于企业相关联的利益各方，在规范管理制度的前提下加大对企业的审计和处罚力度。然后是企业通过设立鼓励性合同和公司内部审计部门，监事会等公司内部监督机构加大监督力度，避免股东与经营者之间因委托与关系而产生的道德风险问题，把企业的经营业绩与企业的经营者的收益结合起来，提高会计信息的准确性

（二）建立严格的合同管理体系

1、设立专门的合同管理机构。应将合同管理工作划归企业法律顾问机构管理，这是由法律顾问机构的性质决定的，是专业化管理的必然。

2、制定和完善合同管理工作制度。合同从签订到履行完毕涉及到许多法律问题，也涉及施工生产的专业技术部门，某一环节的缺失或重大失误都有可能导致严重后果。因此，必须制定规章制度予以保障。

3、合同管理工作应适当分工。大型施工企业管理层次相对较多，既要充分发挥整个合同管理系统的作用，调动各级合同管理部门的积极性，又要根据不同情况，调整具体管理权限。

4、确定合同管理工作的重点

确定重要的合同。施工企业的合同种类繁多，从合同的管理角度来说，都应严格管理起来，但是，并不是所有的合同都要同样地关注。

确定重要的合同管理部门和单位。在施工企业中，除合同管理部门外，工程承揽部门、工程管理部门、机电物资部门、财务部门、印信管理部门对合同管理也将起到重要作用。

确定合同管理的重要阶段。合同的成立阶段是整个合同管理工作的重点，它直接确立了双方的权利义务，规定了未来合同履行的前景和预定目标，其意义重大。合同管理部门和专业部门的工作水平，领导者的决策，都左右着合同签订质量。

履行阶段的监督审核。要建立合同履行过程的内部监督审核制度。监督审核工作以合同管理部门为主，工程管理等部门参加，组成内审小组，对合同履行情况进行监督审核。

（三）提高风险防范意识

1重视合同文件形成过程，签署高质量的合同

选择资深且实力雄厚，良好信誉的承包商，签署严谨周密的合同文件，在合同中合理确定合同双方应承担的风险以及风险出现后分担原则等，是承包商合理规避可控风险的关键，对减少承包商的索赔以及合同顺利执行有着重要意义。

2、聘请良好的监理工程师，加强合同管理

监理工程师不仅应具备解决问题的能力，还应具备充分的经验和知识来评估工程各方面的条件，预测可能发生的各种情况，识别工程建设过程中可能碰到的各种风险，分析风险可能给工程带来的损失，提出防范风险的措施，保证工程的顺利实施。

3、工程保险

保险无疑是分担风险有利的方式，它常是转移风险的一种重要手段，对减少承包商的索赔保证工程建设的顺利进行有着非常重要的作用

结论

基于以上的分析，我们可以认识到，合同管理是建筑工程项目管理的核心，工程管理的各方面工作都要围绕着这个核心来开展，建筑工程项目的合同管理已经成为我国建筑业可持续发展、实现科学管理的重要内容。因此，要在高度重视建筑工程项目的合同管理、深刻了解其重要地位的基础上，在实践中探索及归纳建筑工程项目合同管理的技巧，寻找新方法，解决新问题，促使参建各方自觉履行合同约定的条款，从而降低建筑市场风险，切实维护建筑市场的秩序，确保建筑工程项目顺利进行。

参考文献：

[1]刘向丽.浅谈施工企业合同管理[J].物流工程与管理，2009，（4）

[2]魏日新，李正强.小议建设工程施工合同管理[J].科技创新导报，2009，（6）

[3]盛文考，李向阳，韩昭华.建筑工程施工合同执行中的几个问题的探讨 [J].建筑管理现代化，2001，（3）

[4]李黎.浅析建筑施工合同管理中风险[J].管理科学，2009，（4）

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建筑施工合同包含了施工准备、施工质量的控制、图纸和设计的规范性控制、安全控制、合同变更、工程风险、工程验收、仲裁和纠纷处理、档案资料的管理、进度控制等内容。从建筑施工企业可以看到，其合同内容包含了非常多的内容，而且也具有非常强的专业性。在履行建筑施工合同中会涉及到多个方面的利益，不仅关系到投资方和建设方，而且还和土地、环保等管理部门都有很大的关系，这些特点进一步增加了合同的复杂度。合同的履行时间比较长，建筑施工项目往往由于工程结构复杂，决定了其短期内不能够完成。施工过程和程序要求比较严格，建筑施工过程往往受到国家相关法律的约束。由于我国建筑行业发展的限制，使我国在建筑施工合同管理方面的法律法规仍然不够完善，使某些合同条款存在无法可依的情况。部分企业不重视法律的意义，在发生合同纠纷后，企业往往需要花费大量的时间和精力来解决这些问题，影响了企业的正常经营[1]。例如一些企业对合同管理不够重视，对合同内容和条文不能够认真的研究，在发生争执的时候才开始重视合同内容。在合同的签订过程中，阴阳合同的现象也比较常见，这进一步造成了合同管理的困难。对合同中的索赔部分没有按照合同管理要求来签订，以致在发生纠纷的时候，不能利用赔偿策略来维护企业的合法利益，造成企业资金的浪费。同时部分企业对合同管理意识不够，没有严格按照我国合同法等法律的规定认真签订和执行合同。部分企业不重视合同管理，常常在付款的时候才补签合同，这样在发生纠纷的时候，不能够明确合同双方的权利和责任，使工程项目在实施上存在隐患[2]。部分企业对建筑施工合同管理人员的素质要求不够高，不重视对合同管理人员的培养，高素质的合同管理人才成为了影响企业发展和进步的障碍。

2建筑施工合同管理措施分析

由于建筑施工合同具有一系列比较独特的特点，所以施工合同的内容复杂而且内容比较多，给合同的管理和实施带来了一定的困难。建筑施工合同管理是对建筑施工项目工程中所涉及到的合同签订、履行、变更、以及索赔等内容进行全面的管理。合同管理可以分为两个方面的内容。一是对某个单项合同的管理，也就是从合同订立到履行结束所进行的管理。二是对整个工程项目的合同管理，从项目合同的总目标对施工合同进行控制[3]。要提高企业合同管理的质量，可以从以下几个方面做起：

2.1首先应当提高合同管理人员的素质。合同管理人员的业务素质对施工合同的管理具有至关重要的作用，应当选择符合合同管理岗位而且素质和条件都比较优秀的人才。在平时的工作中应当加强相关的职业培训，加强业务人员的职业道德教育，促进建筑施工合同管理人员素质的不断提高[4]。对建筑施工合同管理人员应当明确其责任，对于具有贡献的业务人员要给予适当的奖励，提高其工作上的积极性。

2.2完善公司建筑施工合同的管理机构。应当在公司内部建立从上到下的健全机制，在企业管理中各个部门都应当服务于企业合同管理。对于投资企业来说，为了保证资金的安全和投资的效益，应当对合同的草拟、签订、责任划分、合同跟踪等环节建立健全的可操作的制度[5]。完善企业内部关于施工合同的相关管理制度，不仅要紧密的结合我国的合同法和建筑行业的相关法律，还应当结合企业的实际情况，建立可以执行操作的合同管理制度。

2.3不断的完善合同的内容。要大力的借鉴一些比较优秀的合同文本，保护好企业的合法利益，防止合同管理人员因为对一些专业词汇理解不到位而产生漏洞。明确合同双方的责任和义务，在合同执行过程中如果出现问题应当具有相应的条文作为双方协调的依据。我国建设部门和工商部门所推荐的建筑施工合同文本，是根据国际建筑施工合同同时又结合我国施工企业的经验而编写的，具有非常强的实践性，其合同文本比较严谨，所表达的意思比较准确，得到了施工合同管理人员的青睐。比较标准的合同文本有利于合同双方履行，有利于防止合同管理人员因为个人能力都产生的漏洞，同时也能够明确各自的责任，在发生纠纷的时候便于解决纠纷。如果不能够使用示范的合同文本，也应当在合同管理中认真的和示范文本进行对比，防止合同签订中出现错漏和歧义[6]。在合同的签订过程中还可以到专门的管理部门如工商管理部门以及法律专家对合同管理进行指导，防止出现无效合同和诈骗的情况发生，尽力提高合同的执行率和履行率。

2.4加强对合同履行过程中的管理。在工程中标之后，施工单位应当和建设单位签订工程合同，建筑施工合同经过前期的招标等准备工作后，就进入到了履行阶段。合同履行是按照合同的要求来完成施工的任务，如果在履行阶段不能够很好的进行管理，也容易造成经济损失。对于建筑施工合同来说，由于其履行阶段比较长，所以应当做好长期的监督管理工作。在履行阶段应当促使施工企业按照合同要求进行施工，同时及时的跟踪合同的执行情况，要掌握和收集合同履行过程中的信息和资料，以便及时发现问题和解决问题。对于合同执行过程中的合同变更，要努力的分析其原因，按照目标管理的要求，对不需要进行变更的地方要坚决拒绝，防止出现资金投资的浪费。在合同的履行应当建立严格的验收制度，保证建筑施工的安全和质量。

3结束语

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关键词：合同管理；煤炭物资；采购

中图分类号：F715.4 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）11-00-01

近年来随着煤炭企业的整合、兼并、重组的速度的加快，为保证煤矿工作面正常安全生产，煤炭生产企业经济效益的实现，煤矿对于煤矿物资的需求在不断增加；在这种大的市场环境的影响下，煤矿物资采购部门发挥了非常重要的作用，各煤炭企业都成立了适合本单位实际生产经营情况的合同管理部门，明确了合同管理职责，为企业的经济活动保驾护航。

一、煤炭企业合同管理的基本现状分析

1.合同管理人员管理水平低下

⑴合同管理员不设专人管理，部分的矿厂没有设专门的合同管理部门，合同管理与财务管理没有分开，这样就造成一人肩负多种职务的现状，造成管理上的混乱。致使合同签订的效率低下错误频发。

⑵由于煤炭企业采购部门过去多年来一直是由业务科室中的业务员自行办理合同，所谓的“自行办理”就是业务员自己携带合同章与生产商或供应商签订合同，在办理合同的过程中无专业的合同管理员对内容进行审核，这样签订的合同就存在很大的风险，容易给企业带来不必要的损失。

⑶煤炭企业的管理者认为煤炭企业的主要任务就是多出煤、出好煤，搞好煤炭生产就万事大吉了，签订合同就是个程序，是无关紧要的事情只是盖章就行，忽略了合同管理的重要性。

2.各项合同管理方式落后单一，合同管理制度未落到实处

⑴合同签订审批流程未按照“四职审批”的要求进行，我局合同审批的流程是由合同业务员报采购计划后由业务经理—财务经理—总经理审批后方可生成合同再由合同审核部门审核通过打印签订，由于一些客观原因，审批流程偶尔会出现越级审批现象，这就导致合同签订内容与计划不一致的现象，出现“管理错误”。

⑵合同没有统一的文本，由于采购过程中签订合同的一方不是固定的，合同文本五花八门，合同内容不统一，就会出现合同条款不全，签订合同对方的信息不完整，有时还有错别字等情况发生。这就给合同审核制造了难度，增加合同签订后的法律风险。

⑶合同签订后对合同中涉及到货、付款等随后的程序没有监管，合同执行的过程是从合同的来源、订立、履行及落实跟踪合同执行情况等一系列行为的总称，在现在使用的管理制度中对合同来源、订立两项可以说做到有据可依，但是履行一项没有落到实处，“履行”包括到货、验收、付款，由于涉及的部门较多，信息无法快速收集，导致对合同履行监管成为一纸空文。

⑷合同管理中合同统计没有实现自动化、信息化，合同管理工作量较大。合同管理过程中报表统计是一个非常重要的环节，它为企业的决策者提供了依据，指导企业朝着健康的方向发展。我局去年一年的合同量就达到6000多份，30多亿元，签订数量庞大；每个月合同还需人工进行统计，无形中增加工作难度降低了工作效率。

二、对策

根据以上阐述的煤炭企业合同管理过程中的问题，在合同管理过程中提出以下几点要求

1.制定并使用同一的合同文本。积极与公司内部法律顾问处沟通联系，委托专业的法律顾问或者律师制定适用我公司实际经营情况的合同文本。合同文本中不仅要体现大部分合同中需要买受的标的物的名称、数量、规格等做出明确说明，还必须对付款的方式、到货验收和处理纠纷的方式等方面进行严格规定。这样就使得煤炭内部所签订的合同具有广泛的适用性，有效的阻塞了合同管理员的法律水平和语言水平的不足出现合同签订文本的漏洞。当签订合同双方有违约行为时，利于解决合同争议。

2.平时需加强合同管理人员的素质。在平时的日常工作中我们在审核合同过程中往往对合同中主要的部分审核不清，导致签订的小部分合同出现倒签、资质过期、价格无依据等问题，这些问题的产生主要是由于合同管理员个人专业素质较低而产生的。煤炭企业就要在平时加强合同管理人员的素质教育，如聘请专业的法律院校的教师来煤炭企业授课、进行实际案例的电视讲座、通过自学参加法律顾问的考试等方式来逐步提高合同管理人员的专业修养，推进煤炭企业合同管理的整体水平稳步提高。

3.利用计算机网络技术把合同审核制度落到实处。随着煤炭企业采购量的日益增多，合同管理职能的日趋重要。已往传统的合同管理模式终究将被合同信息化管理模式所取代，REP企业管理软件中合同管理部分能够实现合同的逐级审批，规范了审批流程，杜绝审批过程中的漏批或者是越级审批的现象。从而减少审批时间、提高工作效率、提高合同审核的准确性，还实现了办公无纸化节约了工作成本。

4.加强合同履行全程的监管。煤炭企业的合同管理是从报送计划、订立合同、履行合同三个重要环节组成的，而合同的履行是衡量合同执行过程是否合理、合法的重要依据。合同管理部门可以利用网络信息系统（ERP）把合同中的到货、验收、付款纳入信息监管，对履行过程的信息收集做到准确及时。通过加强对合同履行过程的监管，会发现采购合同中签订合同双方的责任和义务是否依照约定履行，及时发现影响履行的原因，准确的向企业各个部门反馈，排除履行阻碍，协调合同签订双方关系，防止违约行为的发生。

随着我国加入WTO以来，给煤炭企业带来的好的机遇同时也面临着严峻的考验，煤炭企业会真正的与国际市场接轨，合同管理也就成为防控市场风险，约束经济行为的一条准绳。这就要求我们煤炭企业加强合同管理制度建设，规范合同管理工作，为煤炭企业的良性发展保驾护航。

参考文献：

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关键词：物资需求计划 财务管理 账实不符

一、电网物资需求计划管理存在的常见问题

（一）物资需求预测难度大

物资需求计划往往要结合国内宏观经济、物资价格、工程投资、历史数据等基础数据，从物资类别、工程类别、地域等层面分析，编制招标计划，以规避采购风险。目前基层单位对物资需求预见性和能力不够，随机性较大，这加大了电网物资需求预测的难度。

（二）物资需求计划平衡存在困难

电网物资计划需平衡每年、每季、每月的批次物资的种类和数量，需要对各单位的物资需求数量、需求时间在整个省网公司系统范围内进行科学合理的统筹规划及平衡，需制定统一平衡利库方案，有效利用库存资源，减少积压，平衡需求，但在现实工作中很难做到均衡。

（三）物资需求计划工作执行不顺畅

依物资需求计划进行物资集中采购时，由于物资需求申报环节出现种种问题，导致在执行ERP系统程序时，后续的物资集中采购中止。出现这种情况后，有的项目需从最原始的起点重新开始，从而造成了物资需求单位急需项目物资，但集中采购流程却无法继续进行的局面。

二、物资需求计划报送不准确引起财务管理问题的成因分析

（一）项目物资采购合同搭建过细，增加合同管理难度

在现有项目物资采购合同管理流程中，即使有的物资采购合同的总金额仅为几元钱，但仍需按所搭建的相同的合同管理程序进行管理。这种物资采购合同搭建模式具有如下缺陷：一是增加了合同管理的难度；二是增加了进行后续合同款结算的成本；三是影响了工程项目物资的会计核算；四是影响了项目单位及时办理工程结算及财务决算；五是影响了结算完成率的同业对标。

（二）ERP系统中物料编码不匹配，替换申报造成资产账实不符

在实际工作中，有些基层物资需求单位在申报物资需求计划时，发现ERP系统中物料编码是成套的，但物资需求单位只需成套物料中的某些部件。因此将需求的部件以成套的物料编码来替代，采购合同也只能按需求计划采购成套物料。如果项目部门为了减轻利库考核压力，就会将需换部件的部分全部拆下，更换成套物料，这样只需面对余下废旧物资的处置问题。由此可见，ERP系统物料编码不齐全会导致项目单位利库压力大，促使项目单位采取利己手段，将本该只需某零部件的物料以整体替代，造成项目成本的增加。

（三）物料挂接整体资产的所属部件位置错误，引起资产账实不符

有些项目单位在编制物资需求计划时就将某些物料挂接到不属于该整体资产的所属部件位置下，造成资产实物信息不真实。由于现行的工程项目设计已走向市场化，各地各行业的设计院均能承接电网的设计业务，但目前电网公司的集中采购目录及其物料编码均是国家电网公司内部制定的，无法在全国各行业通用。有些设计院不熟悉国家电网公司内部的物资数据信息，又由于设计深度与广度的局限，设计院在出具“电网工程”设计图纸时，对属于整体设备的各相对独立的部件没有出具电网公司内部定义的整体资产下的各相对独立的部件编码与其对应的物料编码。有些项目单位的业务部门在办理各项电网工程业务时，凭经验与习惯进行物料挂接整体资产的所属部件操作，且工程项目部门也缺乏专业人员审核资产和物料的正确对应关系，因此往往出现物料挂接整体资产的所属部件位置错误，造成资产的整体名称下其构成部件与对应的物料名不符实。

（四）ERP系统中的利润中心搭建错误，导致资产核算不真实

有些项目单位在申报物资需求计划时，由于物资管理的业务流程不完善，对于利润中心的确认没有由项目单位财务部门来确认，申报者不熟悉某项目是哪一层面的工程业务，凭主观意识将某一项目错误地挂接在另一利润中心中。但是，在ERP系统中业务部门的操作在前端，而财务部门最后才进行文件的审核归档，等到财务部门发现利润中心挂接错误时，已完成了所有的业务流程，无法进行修正，造成了物资的实物或工程在某一真实的利润中心，而物资的账存与工程成本发生的账务处理却在另一利润中心，从而导致实物与账面记录在不同的利润中心的情况，对后续的资产管理带来不利影响。

三、强化物资需求计划管理的相关对策

（一）规范物资需求计划全过程管理，提高资金预算的准确性

强化电网公司物资需求计划、编制、申报、审批和执行的全过程控制与管理，保证物资需求计划的准确性和及时性，提高物资资金预算的准确性，注重对物资需求计划要素的事前控制。加强对年度物资计划总量指标和物资需求计划分类的管理，上报和审批应有专人负责，权责明确、责任清晰。各项目单位按照规定流程，加强物资需求计划内部初步审核，按照规定格式和内容提交物资需求计划，加强对规格数量、交货时间、技术参数等计划要素审核，确保符合规范要求的物资计划通过ERP系统报送与流转。统筹兼顾设备、材料的生产周期和工程项目的建设周期，合理安排全年招标项目，重点做好年度招标计划、批次招标计划报送工作。基层物资管理部门需密切关注原材料市场，跟踪供应商产能、市场供需等变化，有针对性地制定物资采购策略，降低采购成本，保障物资供应，提高资金预算的准确性。

（二）优化物资采购合同的搭建，提高合同管理的效率

ERP系统中项目搭建是分级进行的，如果将计量改造和城、农网项目采购申请汇总到上一级项目编码进行招标采购、签订合同，合同量将大大减少。一是编制计划时，细分到台区，即将需求或预留体现在台区；二是在设备材料清册上载时，将同一利润中心且符合汇总原则的物料合并生成一条采购申请；三是合同签订与合同履约按合并后的采购申请执行；四是发货时，结合需求或预留发货到台区。

（三）及时更新ERP系统中的物料编码信息，实现申报与所需一致

完善ERP物料编码，具体包含成套物料、部件及零件，应增添有关调频调峰电厂所需物资的物料编码。应将物资主数据中的物料按照国家电网公司统一标准进行管理，建立国家电网公司与省级电网公司的物料编码，其中物料主数据采用替代方案，利用国家电网公司统一标准物料编码主数据替代业务数据，冻结旧物料编码；对未清理的动态数据进行切换，在省级电网公司物料对应关系的基础上，用国家电网公司统一标准物料替代所有未清理的动态数据，关闭和标记删除旧动态数据；按照国家电网公司统一的计划和要求，完成省级电网公司的ERP 系统扩展功能和接口开发、测试、联调工作，对常用的物料在ERP系统中将其物料编码固化，对过时不用的物料编码进行删除或放入回收站，及时更新与维护主数据中的物料编码信息，确保申报物料与所需物料的一致性，保证账实相符。

（四）提供资产与物料对应关系的设备清册，确保物料挂接在整体资产下所属的部件准确

在设计招标与合同条款中应明确规定，设计单位在提供初步设计方案时，必须按照国家电网公司的物料编码提供一份以项目为单位编制的包含资产和物料对应关系的设备清册的设计方案，否则不能签订设计合同。这样便可解决项目单位在申报需求物资计划时，所需物资的物料编码与国家电网公司的采购申报目录不一致的问题。在进行物料挂接整体资产下所属的部件时，就能依设计单位提供的资产与物料对应关系的设备清册进行处理，能保证物料挂接整体资产下所属的部件不出差错，保证工程项目完工后，其物料均正确地对应了整体资产下所属的部件，使资产和账目相符。

（五）增加财务部门在需求计划的会签流程，保持资产与利润中心相匹配

各基层单位应依实际情况规范本单位的物资需求计划的报送依据，特别是要加强农网改造项目物资需求计划的专项审查，建议聘请相关专家对县局申报的需求计划和技术规范书进行逐条审核，将错误信息控制在最初计划申报阶段。建议将需求计划审核纳入二级与三级基层单位的同业对标中进行考核，以保证物资需用计划的准确性，提高物资集约化的效率与效果。在制定物资计划管理流程时，建议增加财务部门在ERP系统中针对需求计划的会签流程，将利润中心的挂接由财务部门负责确定，物资管理部门、财务部门及各专业部门形成一个协同机制，以使后序物资集约化的流程持续进行，前后联动，从而提升物资集约化与财务的协同性。

参考文献：

1.刘丛言.ERP在某电网公司物资管理中的思考和探讨[J].知识经济，2011，（20）.

2.孙艺新.大型电力企业购资源管理模式研究[J].华北电力大学学报（社会科学版），2009，（4）.

3.王学亮.国内外大型企业集团财务集约化管理经验及对电力企业的借鉴[J].能源技术经济，2010， （11）.

4.杨洋.电力物资集约化管理模式研究[D].北京：华北电力大学，2011.

作者简介：

杨学华，女，长沙理工大学经济与管理学院，教授。研究方向：财务与会计、审计。

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关键词：合同管理 法律风险防范 合同管理目的

现代企业的经营多半是通过合同形式（包括商谈、签订和履行三阶段）来完成交易的，因此合同管理是企业内部管理的核心内容，法律风险防范是其主要价值目标。合同法律风险则是以权益实现或责任追究为核心的法律权利义务体系，包括权利与义务的合理分担、归责要素和责任承担等三个技术层面，大体属于可预测和可控的范畴。在现代企业管理体系中，合同管理贯穿于企业的计划、采购、生产、销售、财务等所有管理部门，通过强化企业合同管理水平可以促使企业各部门的管理水平以及整体管理运行素质获得全面的提升。目前中国企业由于合同管理模式选取不当，普遍存在销售与财务、采购与品保、物流与业务等部门在管理目标上相互矛盾，相互冲突，各自的合同管理职能受到严重限制，企业合同管理职能长期得不到有效发挥。目前全程合同管理理念已经逐步走向成熟和规范，笔者依据这一现代管理理念，结合十多年来为企业提供专业法律服务过程中的切身体会和理论思考，对目前企业在合同管理中存在的误区进行评析。

一、将合同管理定位于合同书的管理

不少企业认为合同管理就是对合同（纸质文书，即合同书）的管理，中心工作是按公司内部签约授权等级对商谈中的合同进行审查、会签和盖章，然后对已签合同进行备份、分类归档和保管。这种合同管理模式将合同管理的本质视为合同订立过程的流程管理，不能真正有效防范企业的法律风险和实现企业合同管理的目标，属于计划经济下借鉴行政管理模式的传统思路。从静态管理的角度，这种合同行政管理模式是将合同管理理解成单纯的合同文件管理，动态过程则表现为业务部门拟定合同样稿，法律部门（包括法务部门和顾问律师，下同）对合同的法律问题进行把关审核，最后由企业领导签字后交办公室盖章。这一管理模式忽略了合同交办审核的细节，包括当事人背景资料、前期谈判的焦点、合同履行的技术细节等问题。同时将合同管理工作全盘交公司法律部门处理，而法律部门仅负责其中合同法律条款的审核。事实上企业的法律风险存在于经营交易的全过程之中，包括从合同商谈（包括新客户开发）、合同签订和合同履行（包括交付货物或提供服务，支付货款）等各阶段都会存在相应的法律风险。目前中国企业面临最大的合同法律风险有两个，一是按时保质保量交付问题，二是应收账款回收问题。以应收账款为例，“表面上是财务问题，实际上是一个合同管理问题。如果仅仅用追讨欠款的事后处理方法来解决应收账款问题，企业只能是头痛医头、脚痛医脚、前清后欠，永远无法真正走出拖欠的困境。”我们只有将法律风险防范机制前移，强化事前的法律风险评估机制，建立事中的法律风险控制机制，对客户采用信用等级评定机制和分类管理的合同管理模式，构建全程管理模式，才能有效解决企业间拖欠货款问题。

二、将合同管理视为专属公司法律部门的工作

很多企业认为合同管理是专属于公司法律部门的工作，其他部门只是配合法律部门的工作，甚至不少中小企业根本就没有法律部门，也没有专人负责合同管理工作。我们认为这种合同管理模式是错误的，因为法律部门只是参与合同管理的一个职能部门，公司的很多部门皆与合同管理密切相关。以合同审查环节为例，现行的合同审查机制基本上是业务部门将合同文本交法律部门进行形式审查，由于法律部门不了解合同背景资料，无法掌握合同缔约过程的细节，无法对合同的合法性、合理性和可行性进行有效的审核，进而无法对潜在的法律风险进行有效的识别。为保证合同目的的顺利实现，“合同审查应当不仅仅就拟定的纸上条文进行风险审查，更需要对合同的整个商谈、磋商过程有所了解，追溯合同反映出的每个问题的渊源，并了解交易背景和自己一方的立场及所关注的主要内容”，并会同财务部门和业务部门对合同的效益性进行会审。而在合同履行阶段，传统模式是法律部门是不主动参与的，而事实上企业各管理部门是需要分工合作的，法律部门则应成为合同履行的协调者和监督者。例如财务部门的主要职责是开票、对账、结账和财务数据分析等；业务部门（包括采购和销售）的主要职责是进行客户开发、资信调查、合同商谈和签订合同，联系品保（包括采购和生产部门）部门安排生产，联系仓储部门交货，协助财务进行货款回收等；品保部门的主要职责是负责打样，安排生产进度，监督产品品质，参与产品安装、调试和技术培训等；物流部门（包括报关、仓储和运输部门）的主要职责是安排发货（包括退换货），核对交接货清单，办理物流保险等。在合同履行过程中，通过与其他各部门进行定期会商、不定期的走访交流、合同月报制度和重点领域采取的专项风险防范机制，企业法律部门可以掌控合同履行过程的动态情形，并对可能引发重大法律风险的环节和项目进行重点监控，可以有效控制合同履行过程中的法律风险。所以我们说合同管理应是企业各部门共同参与管理，而非仅仅是法律部门的工作。

三、重视合同签订环节，忽视合同履行环节

现在很多企业对合同的签订环节很重视，建立了合同审批办法和流程，但没有重视合同在履行（包括合同的变更、转让和解除等）环节的法律风险控制。我们认为合同签订的目的是实现合同价值，但合同签订后不会自动全面履行。现在不少企业没有建立合同履行法律风险控制机制，也没有必要的证据意识，导致对方违约时不知道即将面临的法律风险，更不知道应如何妥善应对。譬如合同法规定发生质量问题应及时通知对方，但质量异议通知函的内容该怎么写，不少企业的业务员并没有清晰的概念。笔者的一件质量索赔案，因对方交付的货物有质量问题，业务人员曾用电话方式告知对方，后来又采取传真方式通知对方，但对方没有书面回复。在法庭上对方声称没收到质量异议通知。因为双方的合同约定：“若有质量异议，须在收到货物后十天内提出，否则视为验收合格。”最后因该企业没有证据证明提出了质量异议，结果直接导致案件败诉。其实我们只要建立相对完善的合同履行环节的风险防范体系，即能有效化解法律风险。以质量索赔为例，我们必须建立完善的索赔流程，及时保全相关证据，才能有效地向违约方索赔损失。即企业在产品检验后发现存在质量问题时，应在传真质量异议通知书时提示对方回传期限，如果对方没有回传就应立即书面邮寄，或直接书面邮寄，并保留邮寄凭证和邮寄材料，这样才不致出现因通知程序缺失导致败诉的情形产生。因此只有加强合同在履行环节的控制机制，才能真正做到对企业经营风险事前有识别，事中有控制，事后有救济，全程有预警。

四、重视事后诉讼救济，忽视建立诉讼前的法律风险预警机制

许多企业认为合同管理只是为了便于解决纠纷的制度设计，关注点在完善法律纠纷的诉讼解决机制，并不关注事前的法律风险识别和评估，往往是处于纠纷之中却发现自己身陷法律风险之中，造成要么案件胜诉了却发现被告无偿债能力，要么案件败诉。其实预防诉讼的成本远比诉讼本身小，且效果明显。内中的道理与扁鹊三兄弟的故事同出一辙。史载：“魏文王之问扁鹊耶？曰：子昆弟三人其孰最善为医？扁鹊曰：长兄最善，中兄次之，扁鹊最为下。魏文侯曰：可得闻邪？扁鹊曰：长兄于病视神，未有形而除之，故名不出于家；中兄治病，其在毫毛，故名不出于闾；若扁鹊者，镵血脉，投毒药，副肌肤，闲而名出闻于诸侯。”战国时扁鹊行医在三兄弟中最出名的缘故是因为大家都习惯上认为医生是看病而不是预防的，平时不注重定期体检，对潜在的病灶采取预防和保健措施，而是等到疾病爆发了才想到聘请医生。病看好了是良医，看不好就是庸医。对律师来说也是一样，大家都习惯上认为律师是打官司的，而不是预防诉讼的。实际上我们知道决定案件胜负的关键因素是企业采取的法律风险防范机制是否有效，其次才是律师法律业务能力的高低。目前中国绝大多数企业的合同管理模式也处于类似的思维定势，我们认为完善的法律风险预警机制应由以下四个方面构成：证据预警、时效预警、质量预警和偿债预警。证据预警是指避免因证据缺失导致证据链条断开，造成无法充分举证或举证不能的情形出现而采取的措施。时效预警主要是指距最后一次付款接近两年、此后无书面催收记录也未达成书面还款协议时，法律部门应通过书面催收等手段中止或弥补时效的措施。质量预警是指在合同约定或法定检验期间内，或在质量保证期间内，对货物质量进行及时的检验，如发生质量问题应及时通知对方，并保留相关书面证据的措施。偿债预警是指负债方逾期偿还货款，或遇负债方有改制、合并、分立、破产、隐匿财产等情形，可能影响到货款正常清偿时，法律部门应及时向企业相关部门汇报情况，及时采取法律措施以保障企业债权的安全性。企业应建立动态的合同管理监督机制，对可能产生的对将来诉讼局面不利的法律风险及时采取预警措施，避免或减少不必要的经营损失。

综上，我们认为不仅要关注合同签订的风险识别和完善诉讼救济机制，更要关注合同履行的风险控制和诉讼前的预警机制。首先要建立和完善企业合同管理的专职法律机构，包括建立企业法务部门和聘请专业的律师团队，从机构上保障合同管理能得到常态化的执行和监督。其次是从制度入手制定切实可行的合同管理制度和操作流程，使合同管理工作有章可循，包括资信调查、合同会签、合同履行、纠纷处理等环节，并通过建立合同示范文本库、律师专项法律服务、年度法律检查等方式来不断完善企业的法律规章制度和操作流程。最后是对合同管理参与人员进行定期管理和法律培训，通过提高人员法律素质来促成各部门间的协调合作，提高合同管理水平和效率。只有企业做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、救济和预警都处于有效的运行状态，做到机构、制度和人员三落实，形成完善的全程合同管理体系，才能真正实现防范法律风险的合同管理目的。

参考文献：

[1]孟宪生.全程合同管理模式.焦点房产网，http：，2012，3，13