人事档案数字化建设范文

导语：如何才能写好一篇人事档案数字化建设，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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当今，现代信息技术迅猛发展，成熟的数字化技术已经普及到各行各业。加快数字化建设成为我国现代化建设的国家战略。因此，以数字化手段做好新时期的人事工作，更好地为经济建设服务，既是新时期人事工作的客观需要，也是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求，人事档案管理数字化建设势在必行。但长期以来，人事档案管理主要为人工作业，近期虽使用了计算机，但由于其内容的保密性，推广情况较差，造成其数字化程度对比同时期其他领域相对落后。现存的信息形式没有统一规范，信息记录的流程不科学，使得信息内容不全面，不能满足对人员个体的微观管理和对人员群体的宏观管理的需要。具体情况有如下几点。

1.1人事档案管理软件的开发滞后，泛用性不强人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前，人事档案管理软件的开发处于无政府状态，没有统一的规范文件，各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通，制约了数字化进程的推进。

1.2人事档案管理的标准化、规范化程度低人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因，人事档案业务管理基础较差，案卷保存质量不高，人事档案管理无统一标准，当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门，使数字化建设的全面实施困难重重。1.3人事档案管理的方式落后人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的，尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前，越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。

1.4人事档案管理人员的素质不高数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前，许多单位和部门缺乏高素质人才，既掌握档案管理知识，又精通信息技术的复合型人才奇缺。

2人事档案管理数字化建设的目标

既然人事档案管理数字化是时代的需要，那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享，提高工作效率，就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统，系统具体要求如下。

2.1日常业务管理实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容，应主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。

2.2数字化档案采集数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理，提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能，并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集，实现高效、快捷的档案数字化采集。

2.3数字化档案网上查阅数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面，有如下三点设计：

（1）可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。

（2）对阅档过程进行详细的日志记录。

（3）信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

3档案管理数字化信息系统建设应注意的问题

3.1应用软件应统一应选用中央组织部推行的，建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准，统一文件格式。同时，对系统所涉及到的其他应用项目，也要制定统一标准，确保信息共享的兼容性。

3.2应使用先进技术构建数字化系统建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时，应采用分布式多媒体数据库，克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题，以便在信息数据大量增加情况下，保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制，宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频，确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接，满足应用软件实时升级的需要。

3.3数字化信息系统建设的计划与完善要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。

（1）拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。

（2）进行资料数据的采集与录入，建立规范化的信息报送、录入制度，丰富信息资源库。

（3）在试运行的基础上完善、改进和提高，收集整理出现的问题，召开专家研讨会，集思广益，提出改进方案。

（4）加大资金投入，在条件成熟的基础上，推广成功经验，提高覆盖率。

3.4突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门间的协调外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门；内部则涉及多个管理职能部门，信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点，制定高效合理的信息采集、维护和使用制度，明确界定各级、各部门的责任、权限和义务，形成规范、有序、统一的运行机制。

3结语

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关键词：人事档案；网络化；人才

一、实行档案网络化管理的必要性

简单的说，人事档案网络化管理就是通过将人事档案信息数字化，建立分属于各级人事档案管理中心的数据库，然后将孤立的数据库连接成网络，为社会提供网络化的调档查档等服务。人事档案网络化管理是建立在信息科学技术和社会经济发展基础的，实行档案网络化管理十分必要。

（一）实行人事档案网络化管理是优化人才资源配置和实现人才强国战略的客观要求。以马克思关于生产力和人的发展理论为基础，人才强国战略具有以人为本的重要特点。人才资源在社会的各种资源中是最宝贵的资源，也是经济社会发展的动力源泉。人才资源的开发是其他一切资源开发的前提条件。当前我国高等教育已基本实现了由精英教育向大众化的转变。据预计，十二五期间，应届高校毕业生年均规模将达到近700万人，人才流动性也明显加快。要实现人才强国战略，就要建立科学的人才选拔机制，保证选拨程序的公平公正、真实可信，杜绝档案信息失真的现象。要促进人才的合理流动，引导各类人才向农村、基层、边远地区和艰苦行业流动，促进人才在城乡、区域、行业间的合理流动和优化配置，离不开档案的网络化。人事档案网络化管理，利用集中管理的制度优势和网络技术优势，通过数据挖掘技术，将符合要求的人事档案信息以多媒体的形式汇集，借助于计算机统计分析，为人才选拨提供科学的建议，同时为制定教育、就业等宏观调控政策提供及时有效的政策支持。

（二）实行人事档案网络化管理是打牢档案信息化建设基础和推动信息化战略的重要一环。人事档案信息化就是充分利用信息技术，开发利用档案信息资源，促进档案信息交流和人才资源优化配置，推动经济社会发展转型的历史进程。全国档案信息化建设实施纲要中强调，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。当前，以“数字校园”和电子政务为代表的数字化建设浪潮在高校和政府部门方兴未艾。部分高校更是将档案信息化纳入了“数字校园”的建设格局，在实际工作中取得了很好的效果，在局域网建设方面积累了大量经验，走在了档案信息化建设的前列。清华大学档案馆自2002年以来在原单机人事档案Foxpro数据库管理的基础上，研发了网络版的人事档案管理信息系统THPA-MIS。该系统是在清华大学档案馆人事档案部内部建立了计算机局域网应用环境，借助计算机和数据库管理技术，实现人事档案目录信息的计算机化和网络化管理[1]。 在高等教育大众化时代，高校做为人事档案形成的摇篮，在人事档案信息化建设中的地位举足轻重。虽然在数字化建设中取得了一些成效，但是问题更不容忽视。由于各个高校自身条件不同，数字化建设快慢不一，其内部数据库和局域网没有统一标准。如果等到数字化建设全部完成再去推行网络化建设，势必会因标准不一致无法有效共享数据库资源而导致重复建设，浪费大量人力、物力和财力。因此应抓住数字化建设的契机，及时建立统一标准，使人事档案信息数字化和网络化建设同步推行，用网络化推动标准化。

（三）实行人事档案网络化管理是提高人事档案优质服务的最佳选择。近年来，我国事业单位改革步伐加快， 2011年全国已经基本实现了事业单位聘用制度的全覆盖。聘用合同制的推行，突破了传统的事业单位铁饭碗体制，使能者尽其才。事业单位改革是人事管理机制的进步，为人才合理流动提供了制度保障，同时也使流动人员的队伍进一步扩大，也要求人事档案能够更加灵活的流转，更加详实的反映人才各个方面的能力，对传统的人事档案服务体制提出了严峻的挑战。只有利用网络信息技术，通过人事档案网络化管理，才能提高效率，为社会提供优质的服务，满足社会需求。

人事档案网络化管理是在人才强国战略和国家信息化发展战略双重背景下提出的一个构想。人事档案的网络化管理有助于实现人才强国战略提出的加快人事制度改革，促进人才合理流动，统筹人才，实现人才的最优化配置。而国家信息化发展战略为这一目标的实现提供了宏观的思路，既利用信息技术，通过网络化管理，开发人力资源，实现人才的最优化配置。

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【关键词】人事档案；数字化；管理

【中图分类号】C270【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）07-0452-01

0.引言

人事档案作为组织人才信息的重要载体，它不仅是组织对一个人进行全面考察和了解的重要参考依据，也是记载一个人经历的准确完整信息。随着现代信息技术的广泛应用，使人事档案信息数字化管理得到了极大的便利条件的同时，也提出了诸多问题和挑战。

一、人事档案数字化管理面临的问题

1.人事档案信息安全性容易受到威胁

在信息化条件下，虽然人事档案信息管理便利性得到了较为明显的体现，但是其信息安全性同时受到了一定的威胁。第一，人事档案信息管理人员自身素质不高，其安全意识和保密意识较弱，特别是对于一些向公众进行的信息缺少严格审查和管理，在缺少计算机安全知识和网络安全知识的情况下，操作人员的信息管理操作程序不规范，数据备份不及时；第二，由于在现代网络技术中，电脑病毒横行，或者是一些黑客对信息管理系统的恶意攻击。

2.人事档案信息保管环境较为严格

在传统人事档案信息保管过程中，主要是以纸质材料的保管为主，随着现代科学技术的发展，纸质档案材料保管技术也越来越成熟，其保管环境已经得到突破性的发展。但是，由于数字化人事档案信息主要是光盘或U 盘，而人事档案信息保存和使用的寿命也主要是取决于信息保存载体寿命的长短。

随着现代信息技术的快速发展，人事档案保管信息载体的更新换代速度也在不断加快，同时也带来了使用和保管不稳定的问题。而且，人事档案信息数字化保管中使用的光盘和 U 盘，其保存条件更为苛刻，保存环境要求更高，容易受到外来磁场、有害气体、灰尘、湿度、光线等外界干扰因素的影响，造成信息丢失等问题。

3.人事档案信息数字化管理所依赖的计算机软件技术更新换代较快

人事档案信息数字化管理的重要基础是其所依赖的配套设备、应用软件对数字信息转换程序、操作系统等，这也是人事档案数字化信息在读出和检索等方面的技术基础。但是，随着现代科学技术更新换代速度的不断加快，计算机升级速度也随之提高，造成计算机软件和硬件系统之间可能出现不匹配的问题，可能产生存储在光盘和 U 盘上的信息出现无法读出，以及新的操作软件和原有操作软件无法有效转换等问题。

4.人事档案信息管理人员素质较低

在传统人事档案管理中，人员需要具备专业性的档案管理技术，即可胜任档案管理工作的要求，但是在现代信息技术条件下，人事档案信息数字化管理技术的发展对人事档案信息管理人员的素质提出了一个更高的要求。他们不仅仅是要具备一些专门的人事档案管理知识，而且还要具备掌握网络信息技术的技能，对一些专门的操作系统软件要求熟练掌握。

虽然我国有许多组织人事档案管理部门已经看到这种发展趋势，而且也补充了一些信息技术专业人才进入档案管理人员队伍。但是，从总体上来看，我国人事档案信息数字化管理的专业技术人才较为缺乏，特别是对于那些既懂得人事档案管理专业知识，又懂得计算机网络技术和通讯技术的专业复合人才尤为缺乏。

5.人事档案信息真实性维护较为困难

人事档案信息数字化管理技术的发展对于人事档案管理来说，既带来了极大的便利，也对信息真实性的确认造成了极大的影响。因为传统人事档案信息的修改和复制都会留下较为明显的痕迹，容易进行辨认。然而，在信息化管理条件下，人事档案信息的修改、移动、复制和重新编辑等程序，都不容易留下痕迹，从而造成人事数字化档案在真实性方面难以得到有效体现和保持。

二、人事档案信息数字化管理完善对策

针对人事档案信息数字化管理中所面临的五个方面的问题，可以从以下几个方面采取措施，加以完善。

1. 选择适合人事档案信息数字化管理的操作系统

操作系统作为现代人事档案信息数字化管理的软件基础，需要和硬件相互匹配。针软对件技术和操作系统的这个特征，在对人事档案信息数字化管理操作系统进行选择的时候，一定要注意该系统在技术方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。该系统相关信息和数据在进行转移的过程中，是否具有安全性；该系统在进行更新的时候，必须要安全可靠。操作系统在进行技术更新换代的时候会因为新的操作系统存在安全隐患而造成数据被窃取的可能；该系统必须具有系统仿真安全性。人事档案信息在进行数字化复制或者是保存的时候，要求具有较高的软件基础，避免使人事档案信息被轻易所复制，从而确保该系统具有系统仿真性。

2. 合理选择人事档案信息数字化管理的载体

载体作为人事档案信息数字化管理的硬件基础，其在人事档案信息数字化管理中具有直接影响作用，所以要能够在与传统人事档案管理载体相结合的基础上，合理选择人事档案数字化管理载体。在对载体进行选择的过程中，首先需要考虑的第一要素是人事档案信息相关数据是否具有安全性和不可更改性，以及载体寿命长短的问题，这与许多组织所考虑的速度和便捷因素是有较大不同的。

3.加强人事档案信息数字化管理的安全性

在市场经济条件下，我国人事档案管理部门的职能已经越来越多向服务方向开始进行转变，人事档案信息管理部门必须要能够尽可能多地进行人事档案共享系统的建设，尽可能多地对人事档案信息进行公开，从而实现人事档案信息的共享。所以说，在市场经济条件下，人事档案信息的共享性和安全性是一对难以调和的矛盾。

在这样的条件下，我国人事档案管理部门一方面要能够以法律为依据，主要是以计算机病毒防治管理办法、保密法、档案法等相关法律法规为基础，重点建设人事档案信息计算机网络管理安全保障体系。其次，人事档案信息数字化管理部门要能够加强安全性教育，要能够把人事档案信息安全性教育作为一项长效机制来抓。再次，人事档案信息管理部门一定要能够采用正版杀毒软件，定期对本组织人事档案管理系统进行防毒和杀毒，从而确保人事档案信息的安全性。最后，要能够对传统人事档案信息保管方法和现代人事档案信息管理方法进行有效结合，对于一些非保密信息可以采取数字化方式进行保存，但是对于在一定级别以上的人事档案则采取传统方式进行保存，从而实现人事档案信息管理的效率和安全的有效统一。

4.提升人事档案管理队伍人员素质

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(一)存在问题

1．思维观念脱节长期以来，社会上普遍认为人力资源管理重“事”不重“人”，档案管理极少对外界宣传，加上单位忽视了对档案人员的培训与教育，致使其档案意识不强，档案管理水平不高。思想与态度决定行动，观念与时代的脱节带来的是行动短板。进入信息化社会以来，环境与市场需求发生了巨大变化，多元化的用人机制在高校开启了探索之路，服务与竞争意识成为市场制胜的法宝，因此，转变思路、更新观念、适应形势的要求成为必然。

2．知识结构单一受知识水平和技术能力的影响，档案管理人员工作只会进行简单的抄写、编排和装订，无法胜任知识经济时代的发展要求。高校普遍存在档案管理水平低、手工操作及效率低下的问题，专业人员知识老化、结构单一、学历水平虚高及性别结构失调等导致档案管理人才缺乏，他们驾驭信息的能力仅停留于信息收集、鉴别、整理的初级阶段，精通人事管理又擅长信息技术的人员匮乏。

(二)改进路径

1．更新观念，提高服务质量认清形势，更新观念，树立人力资源新观念，树立用户至上的理念。高校必须自觉增强档案意识和强化服务的理念，用高标准的服务水平、高起点的服务意识和高层次的服务质量，全心全意为人民服务。主动适应动态服务，拓展利用服务渠道，开发人才信息资源，化被动服务为主动服务、静态服务为动态服务。创新服务水平，提升服务质量，实现资源共享。加强高校人事档案管理人员的忧患意识、竞争意识、科技化意识、网络管理和法律意识，使其站在更高层次的角度，从繁琐的手工查档向数字化查档服务转变，坚持科学发展观，强化标准化意识，服务现实社会。

2．树立人本理念，发挥最佳效能树立人本理念，注重机制创新，从控制向服务转变;注重规范管理，从感性向理性转变;树立法治理念，提高管理成效，切忌简单而为和感情用事;注重整体效应，树立绩效理念;注重对人才的开发和利用，做到人尽其才，发挥最佳效能。坚持以人为本，努力实现个人的自身价值。打造人文化管理机制，创新人事管理改革和建设思路，建立科学的考核评价机制和有效的激励与竞争机制，实现传统向现代人力资源管理的转变。

3．创新思维，提升素质首先要在观念上创新，档案信息资源的创新，关键在于人才，必须建立一支政治素养强、专业化水平高的档案管理队伍。这就必须要强化三种素质，即政治理论素质、业务知识素质和科学文化素质，努力提高人事档案管理人员的政治思想水平，提高人事档案管理者的业务素质。高校人事档案管理者除了具备档案管理的专业水平，还要具备相关的计算机及互联网操作技能，提高档案管理人员的预测能力，为领导实行科学决策提供强有力的依据。组织定期和不定期、系统和专项的岗位业务培训，进一步提高人事档案管理人员的综合素质，包括理论知识素质、心理素质、业务素质，在信息化条件下，要提高档案管理的水平，必须提高管理人员的专业技术水平，不断加深、拓展专业知识的广度和深度，掌握现代信息技术，熟练运用计算机技术，掌握分析处理技术，编制有关软件。高校应加大高层次统计人才的培养力度，造就一批既熟悉业务知识又懂得计算机管理技术的复合型人才，以适应新时期对高校人事档案管理的新要求。

二、管理机制急需科学发展

应尽可能满足用户对信息的需求，建立以岗位管理为核心的管理体系，实行人事档案的社会化开放式管理，积极实行人性化的柔性管理。由“以工作为中心”的刚性管理向“以人为中心”的柔性管理转变，是高校人事档案管理行业的一场革命，要实施柔性管理，就要把提高素质作为柔性管理的必备条件，从而达到柔性与刚性管理有机结合、宽严相济。

(一)存在问题

1．管理意识滞后人事档案管理制度相对落后，人事档案管理方式和手段相对落后，对管理信息化的重要性认识不足，尤其对于信息化管理的重要性认识不足，这就导致了高校开发管理信息系统的技术相对落后，大多是重管理，轻服务，管理水平不高。

2．信息资源管理分散目前，各高校人事档案信息系统之间交叉少，还处于各自为战的状态，难以形成合力，加上人才流动日趋频繁，影响人事档案的完整性，人事档案信息难以实现资源共享，无法有效实行人力资源优化配置。

(二)改进路径

1．创新服务，转换角色需求决定服务。实现高校人事档案管理的标准化、规范化，建立科学的考核评价机制，就必须转变高校人力资源档案管理理念，从守门员向知识导航员与信息咨询专家转换，从信息文献提供者向信息组织管理专家转换，档案管理员应教授和训练用户如何在信息高速公路上辨别方向，适应对人事档案信息的各项需求，将传统的管理模式与现代的信息技术相结合，建立人事档案信息数字化，充分发挥人事档案信息的利用价值，实现资源共享，为高校档案管理现代化提供强有力的服务支撑。

2．刚柔相济，科学发展柔性管理的本质是一种“以人为中心”的管理，采用非强制方式和手段，在人们心目中产生一种潜在的说服力，从而把组织意志转变为人们的自觉行动，它强调的是在尊重人、重视人、理解人的基础上用好人、管好人，因此，它更多的是对管理对象信赖的一种管理。柔性管理并非是对刚性管理的否定，柔性管理是在刚性管理的基础上的发展与升华，二者之间存在着继承与发展的内在联系，没有刚性管理的档案行业必然遭致混乱，柔性管理不虚无，它需要真正的柔性制度与其配套实施，实施柔性管理，必须坚持刚柔相济，才能相得益彰、相互促进。人事档案管理工作是一种奉献性很强的服务性工作，这就要求管理者必须具有强烈的事业心和责任感，以平易近人的服务态度对待用户，并与之进行友好沟通，体现服务至上的理念，保证档案服务更具针对性、特色性、实用性。统计有助于实现高校人事档案管理的专业化，为学校人事决策提供科学保障和依据，保证“存储数字化、管理自动化、利用网络化”的发展方向，加快推动档案工作方式和手段实现信息化，加快信息化建设步伐，实现人事信息的共享。对人事信息数据库进行完善，利用现代化设备和数字化技术，对档案信息进行动态管理和维护，加强开发人事信息资源，提高利用率，实现档案管理科学发展。

三、环境服务有待完善创新

经济基础决定上层建筑，没有一个坚实的、先进的设备硬环境，就不可能打造出现代化的数字管理平台，营造符合人性化服务环境，来适应网络时代要求，进而满足多元化用户的个性化需求。

(一)存在问题

1．基础投入不足随着信息数字化的来临，高校人事档案建设相形见绌，资金投入出现了不足，硬件配备不足。目前，高校人事档案基础设施建设滞后，档案室面积狭小、设备简陋，多数达不到人事档案库房、阅览室、办公室分开的要求，有的是档案库房、办公室、阅览室挤在一间小的办公室内，有的仅有木柜存放人事档案。管理人员数量不够，许多档案管理人员缺乏专业知识，影响了高校人事档案管理科学化、现代化。

2．技术装备落后在人事档案管理信息化过程中，出现了技术与体制上的障碍，这就延缓了信息化的进程，也激化了档案信息的供需矛盾。为此，高校应升级人事档案的信息存储与检索系统，购买电脑、空调等，增设档案库房，引进先进技术设备及管理软件，及时建立防火、防盗监控系统，实现人事档案管理资源的优化配置，以利于档案信息化管理。

(二)改进路径

1．加大信息化建设投入力度物质基础是项目建设的前提，高校要想提高人事管理信息化水平，就需要加大投入。信息网络建设作为基础设施建设的中心环节，需要建立完整而准确的人事档案信息数据库，配备先进的计算机等硬件设备，改善高校人事档案管理硬件条件。学校要加强对信息化管理基建的重视，完善计算机的硬件与软件设施，构建高标准、现代化的人事信息系统，按照档案管理基础设施建设的严格要求，启用标准配备，确保人事档案管理步入可持续发展的良性轨道。

2．打造现代管理数字平台面对电子技术、互联网、高科技的冲击，人事档案管理这块传统意义上的净土，也难以独善其身。档案管理数字化平台意味着缜密、高效、快捷，为确保人事档案信息的安全与保密，就要从制度层面杜绝数据丢失或泄密的可能性，严格管理权限，认真维护数据库。为此，应依托现有校园网络平台，构建网络化平台，建立人事管理信息化基础数据库，实现从手工检索到计算机检索的转变，实现人事档案管理的微机化、网络化，实现统计数据资源共享。在数字化平台发展进程中，由于对技术因素的过度强调，也出现了人文关怀失落的问题，因此，构建信息化管理高效平台应掌握好技术因素和人文因素的平衡点，把握好保密性与开放性的尺度，相互借重，不可偏废。

四、结语

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一、新形势下强化高校人事档案管理利用的重要性

高校人事档案管理工作利用是一项复杂庞大的系统性工作，是推动高校人才队伍建设科学化、规范化发展的重要依据，是干部培养改革的重要历程，是人才成长以及高校人才队伍建设的真实记录，人事档案体现了一个人德能勤绩廉等各方面的综合情况。因此高校在各项事业发展中必然要重视人事档案管理服务工作，在人才队伍建设中，其真实性尤为重要，因为人事档案管理涉及教职工的个人重要信息，在服务利用中能够客观反映一个人的经历以及奖惩等各方面的人事相关信息，同时在人才队伍建设中发挥着凭证和参考价值。为了促进高校综合性建设，高校人事档案管理与建设已经成为高校发展不可或缺的内容，因此，高校要重视人事档案管理利用工作，促进高校人事档案管理工作与时俱进，保证高校教育事业稳定发展，为社会主义现代化事业建设服务。

二、目前高校人事档案管理利用中存在的问题

新时代新形势下各行各业都进行了改革，人事档案管理工作也作出了相应的调整，虽然高校人事档案管理利用逐渐趋于制度化、规范化和标准化，但是在人事档案的管理和服务利用中仍然存在诸多问题。

1.人事档案管理工作重视程度不够。人事档案管理工作在高校是一项长期工作，其体现的业绩水平并不明显，因此部分高校人事档案管理人员并不重视此项工作，而高校其他人甚至是主要领导对人事档案管理和利用的重视程度不够，存在严重的对人事档案管理工作淡化、认识不到位的错误思想，认为只要保存好人事档案在需要的时候可查阅即可，并没有将高校人事档案管理利用工作放在重要机关事务当中。主观能动性的缺失是导致高校认识档案管理工作发展阻碍原因之一，因此，为了适应新形势对人事档案工作的要求，高校对人事档案管理工作必须转变思想，重视此项工作。

2.高校人事档案利用率不高。现代化教学背景下，高校人才竞争愈加激烈，为了提升内部人才质量，高学历高职称人才流动频繁，很多高校为了自身利益经常不与员工签订合规的聘用合同，导致这部分员工档案信息不真实，直接影响到高校人事档案整体质量。另外，高校人事档案管理工作诸多方面的缺失，导致大量高校人事档案堆积如山，人事档案管理工作需要在利用时能随时征收，而由于在收集整理阶段的缺失，导致缺乏有利用价值的档案，在实际的人事工作中无法获取价值丰富的资料，阻碍了人事档案利用，影响工作效率，不能有效推动教育事业良好发展。

3人事档案管理人员专业水平参差不齐。目前，很多高校的机关档案管理工作都是由其他职能部门工作人员兼职，没有专门配备档案管理人员，无法满足人事档案管理工作的各项需求，兼职的一些人事档案管理人员由于对工作的不重视，因此在实际操作中有处理不够细致等现象发生，收集档案意识不高，不能及时收集档案并处理归档，对人事档案整理、归档以及日后的服务利用带来不便，这也在一定程度上阻碍了高校机关工作的发展。

4.人事档案管理利用信息化水平不高。随着科学技术的不断发展，我国已经全面迈入信息时代，很多高校管理模式和手段逐渐趋于信息化数字化，但是由于信息化建设起步比较晚，还有很多高校在人事档案管理利用工作中没有实现数字化信息化建设，高校的人事档案管理人员受惯性思维影响，认为人事档案的信息化管理只是将纸版的档案材料变为电子的档案材料，提供简单的信息收集、存储与检索服务，忽视了研发一些人事档案管理的办公软件，使得高校人事档案利用信息化建设难以有效开展，与大数据时代对人事档案管理工作提出的新标准之间存在较大差距。

三、新形势下加强高校人事档案管理利用的途径

为了加强人事档案管理工作建设，提高高校人事档案管理利用工作效能，将人事档案管理工作效能有效发挥，需要采取相应的措施。

1.强化对人事档案管理利用工作的重视。强化高校人事档案管理工作最根本是从思想上意识到人事档案的重要性，尤其是在利用过程中的重要性，转变传统思想中对档案工作的轻视，努力学习有关业务知识，高校的管理者要用发展的眼光看问题，充分认识人事档案管理利用工作的重要性，加强对人事档案管理工作的全程监督和审查，全面地了解高校人事档案的重要性，明确高校人事档案管理工作对高校各项事业发展的深远意义，有规划地开展人事档案管理工作。在组织架构上，要明确此项工作的分管领导和专职档案工作人员，明确责任、形成合力。另外要加大人事档案管理工作的资金投入，根据高校实际情况配备人事档案管理的设施设备，确保人事档案管理工作顺利开展。

2.转变人事档案管理利用模式。首先，高校在人事档案管理方式上，要进行集中式的管理，对于负责的管理部门和岗位实行责任的划分和细化，用综合管理方式实现集中式的人事档案管理，增强高校人事档案工作的服务质量和效率；其次，高校要加快完善人事档案管理的制度规范，为人事档案工作提供制度化的保障，做到有据可查，有据可依，促进高校人事档案管理工作更加趋于规范化、标准化，能够在高校实际工作中与时俱进地调整和修订人事档案管理制度规范，使人事档案管理制度科学化；最后，补充人事档案内容，保证工作实效，新形势下传统的人事档案内容无法适应现实需求，高校需要进一步创新管理方式，补充新的管理内容，优化旧的管理模式，使高校人事档案管理工作内容更加全面完整，以便于高校人事档案信息的归纳整理，提升高校人事档案的利用效能。

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【关键词】高校；人事档案管理；信息化建设

1引言

21世纪以来，随着信息技术成为社会变革的重要推动力之一，社会的各方面都发生了改变，而且这种改变也在影响着教育教学领域。现阶段，部分高校在推动人事档案管理模式进入新阶段的实践中进行了有益尝试，大数据信息技术成为整合人事档案资源的重要手段，在实践过程中高校管理水平实现相应的提升，体现出信息化技术在高校人事档案管理中的实践价值和应用价值。

2高校人事档案管理信息化建设概述

在查阅《档案学词典》及相关资料的基础上，笔者认为人事档案是指：由人事、组织、劳动等部门在人员的考核管理活动中所形成的特殊档案，是个人经历、经验、能力的最真实记录。高校中的人事档案管理涉及了职工教学经验、社会关系、业务能力及多方面内容，通过查阅职工的个人档案，可得知其自身的综合能力，从而为人才的选拔提供依据。信息化，笔者认为可以简单理解为利用数字化、网络化等先进信息技术手段针对信息数据资源进行充分的开发及利用，以实现强化信息数据现代化水平的目的。高校人事档案管理工作信息化建设则是指通过电子技术、网络技术的合理运用，实现电子文件管理。这里所提到的电子文件具有虚拟特性，即只在数字环境下生成，并以数字化形式保存在数字设备之中，可借助互联网进行传播。加强档案信息化建设，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等的保存和利用；建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系；推进档案信息全国联通，逐步实现档案转递线上申请、异地通办等也是符合社会发展需求的人事档案管理工作的发展方向[1-2]。人力资源档案管理的个体本身所具备的复杂性和流动性，要求人事档案信息的记录及调整必须具备准确性和实效性。高校人事档案信息化包括人事档案信息化和档案管理信息化两部分内容；高校人事档案管理工作的内容包括在记录教职工个体的基础性数据的基础上，同时收录其工作、教育、家庭、环境等各方面的信息，将大数据等信息技术渗透到传统人事档案管理工作中的信息收集、处理、调用等流程中，让档案信息处理在用户的计算机终端就能够实现，极大地节约了人力成本；使高校人事管理工作得到档案信息化的多维度服务，高校人事管理结构调整获得可靠依据[3]。

3高校人事档案管理信息化建设的价值

3.1理论价值

信息全球化背景下，各个国家已经或将要进入到知识经济时代，基于知识的产生、管理等逐步演化为创造财富的主要方式。高校在我国社会信息化进程中有着一定的助推作用；在教育教学改革新形势下，高校管理模式发生变化使得高校的人事档案管理工作也会随之相应发生变化：数据标准及规范需要实现有效统一、信息资源需要有效共享、管理数据量大增等，基于此种现实情况，人事管理信息化建设必然会被提上高校的日程。人事档案管理信息化工作得以合理实施离不开相关信息系统的开发、利用；通过以信息化数据为依据建立起完善的人事档案信息化系统的方式，打破信息壁垒，破除数据孤岛，将人事档案、职务、学历、进修深造动态管理、薪酬、绩效、社保和人才招聘等重要环节都放在统一平台，为师资队伍建设、教学科研管理、人力资源配置、组织人事工作研究等提供支撑[4]。

3.2实践价值

3.2.1方便对人事管理信息进行定量分析高校在人事档案管理工作中科学地融入信息化技术手段，落实信息化建设，由浅层次来看，可以帮助相关工作者树立信息管理理念，并提高其工作质量及效率；由深层次来看，能够加快人事档案数据信息的收集整合的效率，提升完整度。此外，人事档案管理的复杂性和多样性的特征决定了相应的人事档案信息的记录、更改也需要满足准确性和实效性的要求；高校人事档案管理人员利用信息平台采集人事管理个体的人事档案基础信息以及岗位、培训、绩效、薪酬、外部环境等信息的同时，对数据信息进行数字化定量分析、科学预测，更大程度更深层次地挖掘人力资源价值，为高校提供人才引进培养、人事决策等方面的信息保障和价值依据[5]。

3.2.2完善人事档案管理流程一段时期以来，伴随着社会变革，高等教育目标与任务的较大变化带来了高校人事管理工作实践形式的改变；很多高校通过引进人才的方式来优化师资队伍，但因专业人才、岗位变动、继续教育、培训情况等的档案信息的立、存、调等步骤较为烦琐，处理过程中难免会出现数据缺失、材料收集、整理、归档不及时和流程不规范现象，致使查阅不便并降低了档案的完整性和利用率。对人事档案管理实行信息化，则可以改善上述情况；在制定规范的人事档案管理信息化制度和标准的前提下，对现有档案材料按照由近及远的顺序进行数字化处理，录入档案管理系统中，可以降低人为因素的影响，在一定程度上解决档案材料收集整理不及时、不规范的问题，完善了人事档案管理流程的同时也使档案管理和利用更加高效。

3.2.3提高流动人才档案的管理效率高校招生规模在学校自身的快速发展过程中不断扩大，高校间以及高校与其他单位间的人员流动更加频繁，再加上每年有大量学生毕业，这些人员流动，带来了大量的人事档案的转移、接收等工作；在此过程中，人事档案管理工作也随之出现了档案材料缺失、失真，数据信息不全，工作量巨大等问题。与以往传统形式上的人事档案管理模式对比，通过建立流动人才档案信息库、流动人才档案信息服务平台等方式，可以加快流动人才信息的接收、处理和传递，实现全方位、多层次的数据检索和处理，在授权范围内实现部门与部门、人员与人员之间的人事档案信息资源共享。信息化技术的融入可有效提升人事档案管理的工作效率和流动人才档案的管理效率，且出错率可大幅度降低[6]。

3.2.4提升高校教育与科研水平人才教育、社会服务和科学研究三项是现阶段我国高校的主要职能，提高师资队伍建设水平是提升高校教育与科研水平的重要手段之一；因此，人事管理综合水平的高低决定着师资队伍建设水平，也间接决定着高校的办学质量。目前一些高校已经在人事档案信息化建设方面进行了积极实践，也获得了一定的成绩，随着信息资源的不断开发，信息化建设的价值也愈加突出。通过有效措施进行相关数据内容与信息体系的整合管理，运用大数据等信息技术，再加入管理、教学、科研等数据，将一个个信息孤岛合并为智慧校园人力资源平台，形成高校人力资源动态全景图以优化师资队伍配置，提高人事档案管理综合水平进而为高校教育人才、科学研究等工作提供决策依据。3.2.5保障人事档案安全可靠保证档案的安全性是人事档案管理工作中的重中之重；以安全性角度讲，从人工监管查档到电脑授权查档是人事档案信息化实施后取得的进步，通过智慧校园人力资源管理平台，能划分针对各职工的职能，以职能的不同赋予不同的权限，精准授权可查阅内容，屏蔽其他内容，更有利于人事档案信息的安全保密性提升；通过设置风险预控体系，构建数据失效风险预警机制，建立全程监管机制，制定应急对策等方式，可以为保障人事档案信息的安全提供支持。

4结语

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【?P键词】流动人员；人事档案管理；信息化

【Keywords】mobility personnel； personnel file management； informatization

【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）06-0011-02

1 引言

随着现代市场经济的快速发展，流动人员的规模不断扩大，传统的人事档案管理模式已经无法适应这种新的形式，人事档案管理工作改革势在必行。同时，现代信息技术的快速发展，为流动人员人事档案实现电子化转变提供了重要的技术支持。流动人员人事档案信息化管理建设的主要目标是基于现有的信息化基础设施以及原有的纸质档案资料，实现档案信息化管理的过程。但是由于各种原因的限制，导致流动人员人事档案信息化管理建设工作受到了较大的阻碍，档案资源利用效率不高。因此，需要进一步加强对流动人员档案信息化管理建设的研究。通过体系的建设解决当前流动人员人事档案信息化管理建设存在的各种问题，全面提升档案管理服务水平，整合各方面资源，提升对档案资源的开发和利用，将其作用最大限度地发挥出来。

2 流动人员人事档案信息化管理建设存在的问题

2.1 信息化建设资金投入不足

当前，对于流动人员人事档案信息化管理的硬件配备相对较为落后。首先，资金缺乏是最主要的因素，从目前来看，随着单位规模的不断扩大，流动人员数量不断增加，流动人员人事档案信息化管理工作中会涉及大量数据的存储、共享以及安全等方面的问题[1]，因此，对基础的网络设备和存储设备提出了极高的要求。但是要想满足这些要求，需要大量的资金购置新的设备或者升级原有的设备。而单位本身具有明显的社会服务属性，其经费来源主要依靠政府的拨款，这些资金远远无法满足单位购置新的档案管理设施、设备的需求，对实现流动人员人事档案信息化管理建设工作产生了极大的限制。

2.2 档案信息化设备配置不合理

就目前来看，流动人员人事档案信息化设备的配置缺乏合理性，其中仍然大量使用老旧设备，系统标准不兼容。同时，在新设备的采购方面，存在错误的投资倾向，部分机构并未考虑到档案信息化管理的特殊属性，仅仅将资金应用在投影仪、触摸屏等电子化设备，导致资金严重浪费，难以满足流动人员人事档案信息化管理的实际需求。

2.3 信息化人才缺乏

当前，流动人员人事档案信息化管理队伍主要由传统档案管理人员构成，很多人员缺乏信息化方面的专业知识和技能。因此，在实际档案管理信息化工作中，大部分管理部门在开展信息化相关工作时，会将项目外包出去，导致其无法从整体上把握整个计划工作。同时，档案管理部门的领导虽然具有较强的信息化意识，但是由于自身信息技术知识的限制，无法对流动人员人事档案信息化管理建设工作制定统一的规划。

2.4 缺乏法律法规支撑

健全的法规是流动人员档案管理信息化建设的基础保障。但是从当前的实际情况来看，关于流动人员人事档案信息化的相关法规较少，使流动人员档案信息化管理建设工作受到了极大的限制。由于各个地区单位流动人口档案信息化管理建设存在较大差异，因此，相关的法律需要充分把握各个地方的特点。同时，地方出台的流动人口档案信息化规范与标准也与地区实际情况不符，很多管理规范仍然沿用上级标准，缺乏因地制宜的法规细则，缺乏可操作性。

3 流动人口人事档案信息化管理建设对策

3.1 增加资金投入

地方政府及相关部门应该进一步提升对流动人员人事档案管理的专项资金拨款，将地方信息化及电子政务建设规划内容纳入财务重点规划，同时还需要进一步发掘资金来源渠道。由于政府财力较为有限，企事业单位需要将流动人员人事档案资金需求纳入年度预算，并且充分调动社会各方面的支持，筹集更多的资金用于流动人员人事档案信息化管理建设工作。

3.2 优化基础硬件设施配置

随着信息化时代的来临，各类信息设备的更新换代速度进一步加快，因此，在早期建设上，应该优先考虑重要的基础设备，首先需要充分考虑档案工作的实际需求，并且考虑现有资金条件，挑选最具价值的设备；其次，需要在保证新设备有效利用的基础上，将老旧设备的作用充分发挥出来。

3.3 提高信息化人才素质

当前，流动人员人事档案信息化管理建设专业人才普遍较为缺乏，针对这一问题，首先需要通过讲座、培训等方式实现对档案管理人员专业知识的培训。其次，需要进一步完善档案管理人员的从业资格，确保档案管理人员能够胜任流动人员档案信息化管理工作。第三，利用研讨会、交流会等形式，为档案管理人员创造交流学习的机会[2]，进一步提升档案管理人员的管理经验和专业技能，通过比较和借鉴进一步拓展自己的事业，更具针对性地总结日常工作，不断成长。另外，高校作为培养档案信息化专业人才的重要基地，应该充分发挥作用，在档案管理专业教学中进一步增加计算机课程、信息化技术课程等所占比例，在档案管理研究生教学中也??该提升信息化方面的教育内容，全面提升档案管理人才的信息化水平，为企事业单位流动人员档案管理工作岗位输送更多专业信息化档案管理人才。

3.4 健全信息化法规制度建设

当前，流动人员档案管理法规中专门针对信息化方面的内容较少，需要尽快出台相应的法规制度，相关部门应该针对地方企事业单位流动人员人事档案管理的特点制定相关的行政法规，为地方流动人员人事档案管理工作的信息化建设提供相应的法律保障。地方法规的设立需要充分考虑区域流动人员档案管理工作的特征和局限性，找到当前本地区信息化法规的空白，提升法规的可操作性。同时，流动人员档案管理信息化的相关法规和标准，应该明确具体管理对象以及相关的权利义务和法律责任。并且法律制定需要在小范围试行，然后不断完善，确保其可操作性和适用性之后再进行大范围正式推广，从而构建一个可行性强、实效性强的流人员人事档案信息管理法律法规体系。

3.5 加强档案信息资源的开发利用

流动人员档案信息化管理建设的最终目的是为了档案信息资源的开发和利用。首先，企事业单位应该建立流动人员档案信息查询数据库以及档案信息目录数据库，方便对各类数字化档案进行归类整理，利用档案知识对档案工作进行指导。其次，加快流动人员档案数字化工作的进程，由于纸质档案的数量非常庞大，企事业单位的人事部门必须进行批量的数字化转化，可以利用高效扫描仪对各类纸质档案进行数字化转化，特别需要注意的是要进行高分辨率的扫描，确保档案数字化后的质量。另外，各部门应该建立统一的档案数字化格式标准，确保各部门档案的有效整合，企业内部还需要构建一个整合的信息平台，全面提高流动人员档案的利用效率。

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随着市场化经济的发展，人事档案变得越来越重要。特别是对医院来讲，由于医生工作的特殊性要求，它不仅看重医护人员的学习教育经历，也看重医护人员实际的工作经验和经历，而这些在人事档案上都可以反映出来。因此，医院人事档案的管理就显得尤为重要了。随着医院的经营时间的不断延续，经营业务范围的不断扩大，每年都会有更多的新医护人员加入，所以传统的医院人事档案管理方式早已不在适合现今的医院实际的发展。随着近年来数字信息化时代的来临和网络化的不断普及，医院应该积极的将现代信息技术同医院的人事档案管理工作结合起来，让数字信息化能够真正的为医院的人事档案管理工作服务。

1 将数字信息化运用到医院人事档案管理中的意义

1.1 有利于提高医院的档案管理工作的效率

随着信息化时代的来临，医疗体制的不断发展和改革，医院的人事档案作为记录人才的信息的主要载体早已渐渐的进入了网络化的时代。数字信息化的人事档案管理，不仅对于医院的相关工作的管理、调动以及工作的安排等方面提供了极大的便利，而且也有利于提高医院的人事部门的工作效率。并且信息化的人事档案管理也有利于医院的医护人员的原始档案数据的保存以及查询等，这样利用相应的数字化的人事档案管理的相应措施，就可以不用再像传统的人事档案管理那样存在保存原始档案难、人工管理查询难等问题。其实目前很多医院仍然还是采取传统的以人工为主要方式的档案管理方式、以纸质为主要材质的存储模式，这切实都会存在纸质受潮、发黄、霉变等问题，因此这些档案通常是比较难以保存的，并且通常要耗费很大的人力和时间去做定期的查找和检查，这种种问题在无形中就增加了很多的管理的成本[1]。

1.2 有利于促进医院内部的信息资源的共享

将数字信息化运用到医院的人事档案管理中，有利于促进医院内部的档案的相关信息的共享，并且有利于提高各部门之间的开放性。数字信息化运用到医院的人事档案管理中在档案的管理中能够促进医院的档案管理方式的现代化的推进，通过相应的信息数字化的技术以及网络技术，建立相应的医院人事档案管理的数据库和相关的平台，这样就能与现在的人们的智能化、网络化的生活方式相接近。通过人事档案管理的数据库和相关的平台促进医院内部的信息的共享。另外在接受传递方面，也有利于提高信息的时效性。

2 数字信息化在医院人事档案管理中存在的一些问题

2.1 对于医院的人事档案管理不够重视

由于医院都是以医疗工作为中心，所以在对于医院的人事档案的管理这一方面并没有给与一定的重视。所以，由此带来的对于人事管理这方面的投入也就相应的有些不足。其实这对于医院的人事档案管理的信息化是非常不利的。首先，由于医院对此不够重视，所以直接导致了医院的人事档案的管理的硬件设施和数据信息处理的资金投入不足。其次，由于医院方面对这一问题的不重视直接导致了医院的人事档案管理人员对于人事档案管理这一工作本身的不够重视。大多数的人事档案管理的工作人员都是简单的整理、收集相关的档案资料等日常性的工作，并没有真正的对医院的档案进行数据处理或者数据统计建设等工作，这些都是非常不利于医院的数字信息化的人事档案的管理的。另外，如今大多数的医院的人事档案的管理的工作人员往往都是身兼数职，他们大多数并没有真正的把医院的人事管理这一工作认真的对待。当然这与我国传统的档案管理方式是分不开的，因为他们认为档案管理就是简单的对档案进行摆放、整理等[2]。

2.2 对于医院的人事档案的管理缺乏相应的制度

人事档案作为一个人的基本信息和经历的主要载体，相关部门应该对于人事档案做好相应的保密工作。虽然有《档案法》等相关的法律法规的颁布，但是人事档案的机密性现在还是一个大问题。所以医院的相关管理部门应该对此加以重视，加强数字信息化下医院人事档案管理的保密性措施的建设。

3 将数字信息化更好的运用到人事档案管理中的措施

3.1 加强树立将数字信息化运用到人事档案管理中的意识

随着如今的信息化时代的来临，将数字信息化运用到人事档案管理中是大势所趋。特别是如今的医院的管理模式大多都已经实现了信息化、网络化，大多数医院的管理已经渐渐向着现代化的管理模式不断迈进。这就需要医院的相关管理人员树立起将数字信息化运用到人事档案管理方面的意识。只有在这方面引起足够的重视，才能够渐渐地体现出信息化管理在医院人事档案中的巨大价值。

3.2 注重引进相关专业的档案管理人才

真正能够将信息化运用到医院的人事档案管理中去，这需要引进相应专业的档案管理人才。因为他们不仅需要掌握相关专业的档案管理知识，还需要熟悉现代计算机网络技术。对于现今的大多数医院来说，由于在职人员比较多，所以医院的人事档案管理都是一项比较繁多的、量大的工作。当然在引进相关的专业的档案管理人才的同时，也要注意全面的对工作人员进行综合考核。由于医院人事档案管理工作的特殊性，所以对于相应的工作人员来说，必须要具有较好的职业道德素质和较强的责任感以及保密意识。在医院的人事档案管理方面，也要注意将数字信息化、网络技术、数据库的建立与处理等更好的结合起来，做好医院的人事档案信息管理建设[3]。

3.3 加强医院人事档案管理中的相应的硬件和软件等设施的建设

对于将信息化更好的运用到医院人事档案管理中，这不仅需要相应的硬件设施的建设，也需要医院引进相关的软件技术，建设出相关的医院人事档案管理平台。做好医院的人事档案的管理工作，硬件设施是基础。医院应该对此加大投入，建立标准的现代化的医院人事档案管理场所，对于档案室、医院人事档案管理的工作人员的办公室以及档案的阅览室应该严格分开。将信息化技术真正运用到医院的人事档案管理中，软件设施的引进也是至关重要的。对于如今的飞速发展的信息化和网络化时代来说，利用软件设施建立相应的医院的人事档案平台是非常有必要的。并且这种人事档案管理平台还可以同医院的其他管理系统相结合，来更好地实现医院的信息、资源的共享，这样也可以更好的促进医院各个方面及时获得相应的信息，更好的促进相关的措施或者方案的处理更加合理。

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（一）建立完整的数据库管理系统。具体操作如下：

1.完善人事档案信息综合数据库，建立信息收集网络、传递方式，制定人事信息收集内容。

2.建立人事档案信息分类数据库，保证数据采集准确，随时更新。

3.建立数字档案库，借助多媒体设备（如电子扫描仪或数码相机）将人事档案进行数字化处理，刻录光盘。

4.完善和建立办公信息数据库，人事档案管理日常的办公业务均列为办公信息数据库的服务范围。

（二）培养一支高素质档案管理队伍。人事档案管理工作需要高素质、复合型人才，具备良好的个人素质、较高的文化知识、有一定外语水平，懂得人事档案管理专业知识和计算机网络技术的应用和维护知识，全面了解和自觉执行人事档案信息管理方面的法律、法规、制度和标准，在工作中具有较强的适应性、稳定性和创造性，能够下功夫研究并解决当前档案信息化建设中遇到的一些实际问题，还要善于探索未来人事档案信息化建设的发展思路。具体表现：熟练掌握信息技术的操作技能、具有管理信息资源的创造能力、熟悉掌握不同信息载体的科学化管理能力、能将安全保密措施正确用于人事档案信息处理过程中。

（三）建立健全相应的规章制度。在制定信息化建设的规章制度时，参照国家和有关部委颁发的档案信息化建设法规，研究制定以下几种制度：计算机人事档案信息管理的暂行办法；计算机人事档案信息收集与归档管理的暂行办法；计算机人事档案信息提供与利用的暂行办法；计算机人事档案的安全与保密制度等条规 ，确保各项条款的实用性。

（四）加大安全保密工作力度。要经常组织人事档案工作者开展计算机信息安全保密方面的教育活动，如业务讲座、经验交流、专家巡回演讲和展览等教育形式，不断增强广大人事档案工作者安全保密意识，逐步提高安全防范的工作能力；人事档案部门不仅要坚决贯彻落实国家颁发的计算机信息系统的安全保密方面的法律、规定，还要结合本单位实际尽快制定出计算机信息安全保密方面的具体实施办法，如计算机人事信息档案的安全与保密制度、计算机人事信息档案的安全保密防护办法，真正做到有法可依，有章可循；要结合人事档案信息的利用情况，严格确定利用对象、方式和时间，避免信息利用无序状态。为防止人事信息传输中的非法访问、非法收集和删除破坏等现象发生，应在相应的网络接口部位安装监控设备，并定期进行检测与维护。为防止计算机病毒侵入人事信息网络系统，要经常用有关清毒软件对计算机系统做好清毒，确保人事信息万无一失。

二、医院人事档案信息化的意义

（一）人事信息资源充分得到共享。有利于组织领导能直观快捷地了解和掌握员工队伍状况；提高医院人事档案信息的利用率，最大限度地保护了纸质档案；易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，降低了档案管理的成本。

（二）保证医院人事档案信息的时效性、真实性。使人事档案存放更加规范系统，使查询档案方便、快捷，做到人才流动到哪里，档案信息系统就跟踪到哪里，提升人事档案的使用价值，实现档案信息资源的合理配置，为社会提供高效、优质的服务。

（三）提高人事档案管理效率。在干部选拔任用、调整配备和交流等工作中，可利用信息库直接产生干部任免审批表、基本情况表、干部名册等，大大提高了人事管理工作的运转速度。

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关键词 事业单位 人事档案 管理 信息化

万丈高楼平地起，只有始终将档案管理工作方面的基础工作放在首位，接下来的档案管理工作才能有条不紊地进行。人事档案管理工作要在事业单位中建立一个以事业单位员工人事档案信息为基础的员工信息系统。

一、事业单位档案管理现状分析

目前，大部分企事业单位档案管理信息化水平低，特别是人事档案的管理比较混乱，主要体现在以下几个方面：第一，部分单位仍采用传统档案管理模式，对计算机及科学技术利用不足，导致档案管理效率低下。第二，部分员工没有正确认识档案信息化建设的内涵，错误地认为信息化即数字化，导致档案管理的信息化建设水平较低。第三，对人事档案的重视不足，员工的业务水平不高。虽然目前许多单位不同程度地实行档案管理信息化建设，但绝大部分只是初步实现了利用管理软件进行档案目录的著录、编目、排序及检索，还没有把其拥有的人事档案信息实现数字化，还不能够实现网上资源共享，使得人事档案资源利用率低，工作效率低，降低了人事档案在社会中的需求作用。

二、改善人事档案管理的措施

（1）严把人事档案管理的第一关。对于新增的人员从两方面做起：1）对各类新进人员做好档案接收工作。未及时移交档案的，要做好催交工作。2）在档案接收时对材料进行认真地查阅，发现材料缺失的及时和对方机构联系，补全材料。尤其是调动员工，工作时间较长，在社保上有视作缴费年限的员工，视作缴费年限工作记录材料一定要相当完整。如有缺失一定要和对方单位联系解决。建立一个优质的人事档案网站和人事档案信息管理系统，并配备相应的检索工具。在这一阶段人事档案网站主要起宣传作用，完善人事档案信息管理系统，建立人事档案全文数据库，并在人事档案网站上提供个性化服务。全文数据库和个性化服务是档案信息化管理的必然趋势。

（2）提高人力资源部各岗位管理工作的协调与互补。人事档案中的很多材料都在人力资源管理中逐步产生。员工的出勤情况，员工的教育培训情况、绩效考核，人力资源部门各岗位都会有员工不同方面的材料，如员工岗位变动、晋升提拔，员工的薪酬变化等，具体主要从两方面做好：1）各岗位成员在工作中形成的材料做好保管，尽量保证人力资源管理过程中信息动态完整。2）完善档案材料移交的程序，做好材料移交记录。对于平时工作中形成的重要档案材料，移交时最好做好记录，包括移交的时间、材料名称或内容概括、移交双方人员的姓名。3）各岗位成员定时将材料移交人事档案保管人员，也可以人力资源部定时对需存档案的材料进行整理和装订，共同参与材料的收集与整理，提高人事档案材料的质量。

（3）提高人事档案管理工作的前瞻性。当今是一个知识迅速增加、不断更新的信息时代，新情况、新问题层出不穷。人事部门成员不但要加强相关法律法规、信息技术等方面知识的学习，不断完善自己的知识结构，拓宽自身的知识领域，熟悉掌握本岗位的专业业务知识，另外还要不断学习新知识，掌握新本领，开阔新思路，才能牢牢抓住工作的主动权。加强学习，不仅加强业务知识的学习。学习的同时要会思考，在人力资源管理信息化的发展方向指引下，多一点创新，扩大员工档案材料收集的范围，做到人员全覆盖，信息全方位。

（4）做好人事档案管理人员的培训。人事档案管理工作应该向数字化靠拢，建设档案信息化管理工作。做好档案的信息化管理工作是现代档案管理工作的需要，从实体人事档案管理转变为对信息资源的科技化管理。科技化管理人事档案主要运用现代化手段对档案信息资源进行管理，以基本信息为管理对象，对各个部门信息行进数字化处理。在使用过程中要充分利用相关部门网站制作网页，使档案管理服务于系统互联网，并形成科技化的电子档案数据库管理中心。在电子人事档案建立过程中，要保证人事档案出有内容的真实性和安全性，且快速实现资源共享。信息化时代到来后，人才成为企业发展的必要组成部分，很多企业人事档案仅仅能体现员工最基本信息，不能突出企业中不可或缺的管理和技术方面的能手的能力、性格、特长等方面的内容，导致不能为管理者提供选拔聘用员工所需的元素，使人事档案无法充分发挥其应有作用。

三、做好人事档案的保密工作

人事档案涉及个人隐私，在单位管理时可以共享，但是保密工作也要加强。首先，我们要做到保管档案和保密档案。保管档案是对已有档案进行保存，在以后需要翻阅时能及时找到；保密档案是指包含的内容在一定是时期内关乎国家安全和利益的，泄露将会对国家造成危害。因此，档案的存放应该按照国家的规定执行。对人事档案信息系统要经常进行维护，避免漏动，防止黑客的入侵，通过人事档案现代化管理，在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面合理性和公正性得以体现，从而真正做到人尽其才，才尽其用。合理利用数据库系统分布的形式部署档案的信息管理系统，是保证档案安全性的合理选择，人事档案现代化管理过程中，要认真研究人事档案信息化管理的相关政策，建立健全人事档案信息化的管理机制，严格界定人事资源和信息资料的密级标准，对计算机的加密功能要正确操作。比如有些单位在人事档案过程管理上存在麻痹思想，轻易告知他人账号和密码进入数据库查阅资料，出现电子文档丢失、泄密等情况，给信息化管理带来了安全隐患。

四、实现人事档案信息化的意义

人事档案实现信息化管理后，相关管理人员可轻松进行数据的统计整合并进行打印输出：根据当前日期自动计算员工的年龄、工龄；进行附条件搜索，如搜索全体党员、全体女职工等；方便地统计出各类学历、职称员工的人数等等。通过在管理系统中建立档案数据目录和检索工具，可实现精确查询，查全率、查准率相比手工模式有较大提高。一次数据录入就能多次多人利用，并能在人事档案管理网站上共享，查阅者可以自行通过网络进行实时便捷查询，极大程度地提高档案信息利用率和管理人员的工作效率。这些数据的统计整合能充分发挥人事档案的作用，为企业编制人力资源规划、制定人才招聘政策、绩效考核等提供参考依据，促进企业人力资源的合理配置，更好地为企业人力资源管理服务。

五、结束语

当今社会，事业单位人事档案管理正面临着新的机遇和挑战，加快档案现代化管理进程，不仅能够有效地发挥档案的利用工作，还能适应信息社会发展的需求，最重要的是能够最大限度地为本单位各项业务工作和社会服务。人事档案实现信息化管理后，事业单位应当全面推进人事档案管理现代化建设，从封闭性管理向开放性管理转变，不断提升人事档案管理水平，提高服务效率，搭建出符合自身发展需要的人事档案信息平台。随着人事档案信息化管理工作的开展，档案管理人员必须定期参加相关培训，学习信息技术与管理知识，事业单位人事档案的管理已经不再单纯属于保管档案资料的范畴，而是事业单位的人力资源信息中心。

参考文献

[1] 国家人事部人事信息中心.通理系统实用教程[M]. 1999.